UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
FUNDACIÓN ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL JUVENIL E INFANTIL DE
CIUDAD GUAYANA.
ACTUALIZACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÒN
ORQUESTA SINFÒNICA NACIONAL JUVENIL E INFANTIL DE CIUDAD
GUAYANA PARA EL AÑO 2.008.
PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA
PÚBLICA.
PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2013.
Tutor Académico:
Lcda. Tritzi Gutierrez.
Tutor Industrial:
Lcda. Elbia Hernández.
Elaborado por:
Melody Y. García Q.
C.I: 21.122.957.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍA
FUNDACIÓN ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL JUVENIL E INFANTIL DE
CIUDAD GUAYANA.
ACTUALIZACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÒN
ORQUESTA SINFÒNICA NACIONAL JUVENIL E INFANTIL DE CIUDAD
GUAYANA PARA EL AÑO 2.008.
PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA
PÚBLICA.
Lcda. Elbia Hernández. Lcda. Tritzi Gutierrez.
TUTOR INDUSTRIAL. TUTOR ACADÉMICO.
PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2013.
ÍNDICE
CONTENIDO PAG.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………. 04
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA :
Nombre de la empresa…………………………………………………. 06
Reseña Histórica……………………………………………………….. 06
Objetivo General……………………………………………………….. 06
Misión………………………………………………………………….. 07
Visión…………………………………………………………………... 07
Unidad de Desarrollo…………………………………………………… 07
Estructura Organizativa…………………………………………………. 08
PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA INSTITUCIÓN:
Situación Problema……………………………………………………… 09
OBJETIVOS DE LA PASANTÍA:
Objetivo General…………………………………………………………. 11
Objetivos específicos…………………………………………………….. 11
PLAN DE TRABAJO………………………………………………………. 12
LOGROS DE LA PASANTÍA…………………………………………….... 28
FACILIDADES Y DIFICULTADES……………………………………….. 29
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN…………………………….... 30
APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS………. 31
CONCLUSIONES…………………………………………………………... 36
RECOMENDACIONES…………………………………………………….. 37
GLOSARIO…………………………………………………………………... 40
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………………………………….. 41
ANEXOS……………………………………………………………………… 42
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
INTRODUCCIÓN
En la Fundación Orquesta Sinfónica Nacional Juvenil e Infantil de Ciudad
Guayana, específicamente el núcleo de alta vista en Puerto Ordaz, cuenta con una
población aproximada de 1.500 alumnos, lo cual implica administrativamente que se
deben hacer los presupuestos o planificaciones de los recursos en base a éste número
para el manejo de proveedores (agua, carnets, uniformes) y las distintas becas que son
otorgadas a los integrantes del sistema.
En ésta institución se llevan a cabo procedimientos administrativos
correspondientes a varias cuentas que la institución tiene en el banco provincial, esta
institución maneja y opera con un aporte anual que le da el estado venezolano y
diferentes aportes y donaciones que entran por personas naturales y jurídicas, es
importante destacar que anualmente la institución debe realizar rendiciones sobre los
aportes o el presupuesto que se le aprueba demostrando en que fue invertido o
gastado este presupuesto dentro de los ramos ya establecidos.
La coordinación administrativa de esta institución es quien se encarga de llevar,
planificar, organizar los procesos administrativos y contables dentro de la institución,
procesa y clasifica la información previa para la elaboración de los Estados
Financieros los cuales realiza un contador externo; debido al gran volumen de trabajo
y a la falta de una partida presupuestaria destinada para el pago de la elaboración de
la contabilidad dichos estados financieros han estado atrasados desde el año 2.008.
Dada esta situación y a manera de ayudar a su solución se comenzó una pasantía el
22 de octubre del año 2.012 en la coordinación administrativa de dicha institución la
cual finalizó el 11 de febrero del año 2.013, con el fin de la actualización y el avance
en la elaboración de los Estados Financieros de esta institución para el año 2.008,
logrando la organización de archivos internos de la administración, la actualización y
corrección de información financiera necesaria para el desarrollo de las actividades de
la institución participando directamente en todos los procesos de recolección,
revisión, corrección de la información.
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
A continuación se explicarán de forma detallada las actividades que se realizaron
durante las dieciséis (16) semanas de ejecución de la pasantía, estructurándose de la
siguiente manera:
Breve descripción de la empresa dónde se realizó la pasantía, señalando su misión,
visión, objetivo y especificación del área de la pasantía.
Explicar los problemas observados en la empresa, objetivo principal de la
pasantía.
Señalar los objetivos y breve explicación de los pasos o actividades acordadas
dentro del plan de trabajo.
Especificar los logros del plan de trabajo.
Describir las facilidades y dificultades presentadas durante el proceso de
pasantía.
Explicación de los conocimientos adquiridos durante el período de la pasantía.
De la misma forma se presentarán las conclusiones y recomendaciones derivadas
del proceso de pasantía dentro de la oficina administrativa de la fundación.
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
Fundación Orquesta Sinfónica Nacional Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana, núcleo
Alta Vista – Puerto Ordaz.
RESEÑA HISTÓRICA
La Orquesta Sinfónica Nacional Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana,
perteneciente al Sistema Nacional de Orquestas Sinfónicas en Venezuela, nació en el
año 1992 bajo la dirección del Profesor Enio Palumbi siendo pionera en el país y en
Latinoamérica.
Actualmente dirigida por el profesor Edgar Pronio, ésta institución está dedicada a
la formación e instrucción de niños y adolescentes en el área musical, siendo para
muchos una oportunidad de desempeñarse profesionalmente en éste área y para otros
una actividad extracurricular.
Ésta institución es una fundación sin fines de lucro, la desarrolla sus actividades a
través de aportes que recibe anualmente por parte del estado venezolano, además de
aportes y donaciones que son realizadas por otras instituciones tanto privadas como
públicas.
Adicionalmente la institución percibe al inicio de año escolar colaboraciones
económicas y materiales de los representantes, rigiéndose por las normativas y
rendiciones contables pertinentes al estado venezolano.
OBJETIVO GENERAL
La Orquesta Sinfónica de Ciudad Guayana tiene como objetivo preparar a niños y
adolescentes musicalmente para su desarrollo intelectual, cultural, social y
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
profesional, a través de la práctica intensiva y colectiva de la música, ayudando a
cultivar valores que inciden en la formación del niño, joven y su entorno familiar.
MISIÓN
El Sistema de Orquestas a nivel nacional constituyen una obra social del Estado
Venezolano consagrado al rescate pedagógico, ocupacional y ético de la infancia y
juventud, mediante la instrucción y la práctica de la música, dedicada a la
capacitación, prevención y recuperación de los grupos más vulnerables del país, tanto
por sus características etarias como por su situación socioeconómica.
VISIÓN
Ser una institución abierta a toda la sociedad, con un alto concepto de excelencia
musical, que contribuye al desarrollo integral del ser humano. El movimiento
orquestal se reconoce como una oportunidad para el desarrollo personal en lo
intelectual, social y profesional.
UNIDAD DÓNDE SE DESARROLLO LA PASANTÍA
La dirección de la Orquesta Sinfónica de Ciudad Guayana, específicamente el
núcleo de Alta Vista está encargado de la coordinación regional de los núcleos, es
decir, a través de la dirección y coordinación administrativa de éste se maneja el
presupuesto de los núcleos de la región, quien posteriormente se encarga de distribuir
y destinar a los diferentes núcleos las partidas presupuestarias además de controlar las
diferentes actividades de éstas sedes.
La coordinación administrativa de ésta institución está conformada por una
Administradora y una asistente administrativa, las cuales se encargan de dirigir y
gestionar junto con la dirección de la institución la cual está a cargo del Prof. Edgar
Pronio, la información, actividades y operaciones de la institución, planificando
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
anualmente la recolección de aportes y donaciones, los gastos a los cuales estarán
destinados dichos aportes y la emisión de rendiciones e informes financieros a final
de cada año.
La Licenciada en Administración y Finanzas Elbia Hernández es administradora
de la fundación y encargada del manejo de nómina y gastos del personal, pago y
contratación a proveedores, aprobación de contratación de servicios y compra o
adquisición de bienes, elaboración de inventarios, relación de cheques a emitir,
archivo, ingresos y gastos además de los procedimientos contables, los cuales son
auditados por un contador externo quién realiza los estados financieros pertinentes.
Es importante destacar que la Fundación Orquesta Sinfónica Nacional Juvenil e
Infantil de Ciudad Guayana se rige bajo normas y reglamentos emitidos por la
Fundación Musical Simón Bolívar (Caracas), debido a que anualmente deben
enviarse informes, relaciones de cuentas y bienes manejados para que sean auditados,
ya que la institución maneja presupuesto del estado y debe hacerse la respectiva
rendición.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA INSTITUCIÓN:
SITUACIÓN PROBLEMA
En la Orquesta Sinfónica de Ciudad Guayana, la coordinación administrativa se
encarga de todos los procedimientos administrativos y contables de la institución, y la
emisión de los Estados Financieros anuales, actualmente dichos estados financieros
desde el año 2. 008 no han sido realizados.
El procedimiento a seguir en esta oficina para su la realización de dichos estados
es la revisión de los comprobantes de egresos emitidos y la corrección de posibles
errores de transcripción o registros contables de la partida descrita en dicho
comprobante, la realización de conciliaciones bancarias, libro de bancos, relación de
ingresos y egresos. El contador externo verifica la información y realiza las
correcciones pertinentes para proceder a la realización del Balance General y el
Estado de Ganancias y Pérdidas.
Los errores más frecuentes dentro de estos comprobantes se dan por la
complejidad de clasificar cuentas dentro de un código contable ya que en algunos
casos es difícil definir o distinguir entre varios concepto de cuentas, también se
presenta la probabilidad de errores de transcripción en los códigos contables, así
como en las fechas o montos de la operación, otros casos que también se pudieron
observar durante el período de pasantías fueron las omisiones de comisiones
bancarias las cuales no son registradas generando en conciliaciones bancarias
diferencias en los saldos bancarios comparados con los saldos en libros.
También se encontraron cuentas en la relación de ingresos y egresos de naturaleza
transitoria, las cuales generaban dificultad para registrarlas, debido a que debían
entrar y salir por el tipo de operación que las generó.
El atraso en la elaboración de informes contables y la revisión de los documentos
o la información financiera para su elaboración se debe a la magnitud de las
operaciones que se manejan dentro de la coordinación administrativa de la institución
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
y la falta de una partida presupuestaria destinada al pago de personal administrativo y
gastos contables.
La emisión de los Estados Financieros en la institución es fundamental debido a
que a través de ésta información la dirección puede tomar en cuenta el efectivo
disponible, analiza las partidas de egresos tomando en cuenta en cuales se gastó más
y si se ajustan estos gastos al presupuesto establecido, los auxilios financieros
manejados entre las fundaciones de la institución y cuanto se está destinando al pago
de proveedores.
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de Ciudad Guayana COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS DE LA PASANTÍA:
OBJETIVO GENERAL
Actualizar la información financiera de la Fundación Orquesta Sinfónica Nacional
Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana para el año 2.008 a través de la realización de
los estados financieros.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer la información administrativa relacionada a los estados financieros
en la institución.
Revisar las conciliaciones bancarias, libros de banco y relaciones de ingresos
y egresos.
Organizar la información financiera utilizada.
Realizar los Estados Financieros correspondientes al año 2.008.
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PLAN DE TRABAJO INICIAL
Esta pasantía fue realizada en la Fundación Orquesta Sinfónica de Ciudad
Guayana ubicada en Puerto Ordaz, Estado Bolívar desde el 22 de Octubre de 2.012
hasta el 11 de Febrero de 2.013, bajo la tutoría de la Lcda. Elbia Hernández de
Sequea. Durante este período se realizaron las siguientes actividades:
1-. Conocimiento del área administrativa.
La Orquesta Sinfónica es una fundación sin fines de lucro dedicada a la difusión
cultural en la región, es por esto que su administración tiene requerimientos distintos
a empresas o compañías. El inicio de la pasantía se basó en el conocimiento de la
razón social, objetivo, normas y procedimientos administrativos manejados, y la
información contable que es emitida dentro de la institución.
La coordinación administrativa de ésta institución maneja fundamentalmente
dentro de sus operaciones diarias el libro diario, mayor, bancario, libro de ingresos y
egresos, conciliaciones bancarias y el libro de actas.
Es importante destacar que ésta institución no tiene obligaciones tributarias debido
a que es una institución exenta de impuestos, condición otorgada por el Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), por lo cual
no maneja libro de compra y ventas.
Para la emisión o elaboración de toda información financiera la coordinación
administrativa maneja los códigos contables del Plan único de cuentas de la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE), para lo cual se requirió el análisis y estudio de
las cuentas utilizadas frecuentemente en la institución para agilizar las actividades a
realizar durante el período de pasantías.
Dentro de las cuentas utilizadas frecuentemente en la institución podemos
mencionar:
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Activos:
101.02.11.00 Reintegro de Auxilio Financiero.
Ingresos Diversos:
301.12.04.00 Reintegro Diversos.
Transferencias:
305.01.01.00 Donación del Sector Privado.
305.01.01.01 Aportes de Padres y Representantes.
305.01.02.00 Aporte Gobernación.
Gastos del Personal:
401.01.01.00 Sueldos Personal Fijo.
401.01.06.00 Remuneraciones Personal Contratado.
401.04.01.00 Horas Extraordinarias de Trabajo.
401.04.05.00 Bono Vacacional Empleados.
401.04.08.00 Bono de Alimentación.
401.07.10.00 Uniforme al Personal.
401.07.99.00 Otras Subvenciones a Empleados.
Materiales y Suministros:
402.01.01.00 Alimentos y Bebidas.
402.06.03.00 Tontas, Pinturas y Col. (Tóner).
402.08.03.00 Herramientas Menores.
402.08.10.00 Reparación y Accesorios otros Equipos.
402.10.03.00 Útiles de Escritorio y Oficina.
402.99.01.00 Otros Materiales y Suministros.
Servicios No Personales:
403.03.04.00 Teléfono.
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403.03.05.00 Servicio de Comunicaciones.
Finalmente se procedió a la detección de problemas presentados dentro del área
administrativa, con la orientación y guía del personal que allí labora, encontrando
atraso en la emisión de los Estados financieros desde el año 2.008 y la falta de
revisión de la información financiera inherente para su elaboración.
2-. Revisión Exhaustiva de los comprobantes de egresos.
Para el análisis de los comprobantes de egresos pertenecientes a la cuenta corriente
Nº 0108-0088-93-0100214105 del Banco Provincial, se revisaron las carpetas n° 29,
30 y 31 las cuales contienen los comprobantes del año 2.008, ordenados
cronológicamente y según la correlación de números de cheques.
En los comprobantes de egresos se debían observar la fecha, nombre y cédula del
beneficiario del cheque, monto del gasto en letras y números, concepto del gasto y
coincidencia con el código contable reflejado. (Ver anexo 3).
Seguidamente se comparó la información contenida en el comprobante con la
información contenida en la orden de compra de bienes o contratación de servicios,
confirmando la relación entre ellas, en algunos casos la información no coincidió
debido a errores de transcripción en los comprobantes, errores en la clasificación de
las cuentas u omisión de la información. (Ver anexo 4).
Para finalizar la revisión de las carpetas se verificó que cada comprobante
estuviera acompañado de los anexos que justificaran el gasto realizado, cada
comprobante debía tener el recibo de pago firmado y sellado por el beneficiario, la
orden de compra de bienes o contratación de servicios, factura o contrato de servicio,
acta de la junta directiva, dependiendo de la naturaleza o causa del gasto; y se
constató que los documentos adjuntos a cada comprobante estuvieran acompañados
de las firmas de los directores y el sello de la institución.
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Los comprobantes de egresos que presentaban falta de soportes del gasto o no
coincidieran con la información contenida en sus anexos fueron marcados con una
etiqueta con una explicación del error o el requisito faltante. (Ver anexo 5).
3-. Elaboración de Informe de sugerencias.
Después de la revisión de la información financiera pertinente para la realización
de los Estados Financieros junto con sus soportes, se elaboró un informe de
sugerencias para las correcciones de las observaciones realizadas.
Para la realización de dicho informe se revisaron los depósitos hechos por aportes
de representantes por concepto de inscripción, uniformes, carnets, además de
donaciones de entes públicos y privados, clasificándolos y asignándoles un código
contable para reflejarlos en la relación de ingresos y egresos.
Descripción Cta. Monto (Bs.) Fecha
101 02 02 00 Devoluciòn de Fondo de Caja Chica
101 02 05 00 Reintegro de Prestamo a Corto Plazo 0,00
101 02 11 02 Reintegro de Auxilio Financiero 0,00
301 05 02 01 C o ntribucio nes perso nales del secto r privado 0,00
301 12 03 00 Reintegro Diversos 0,00
301 12 03 02 Reintegro de en Efectivo 0,00
301 13 01 07 Otros Ingresos 0,00
305 01 01 00 Del Sector Privado (Donaciòn) 0,00
305 01 01 00 X Simposio del Banco Mercantil 403 1.600.000,00 24/08/2008
305 01 01 01 Aporte Padres y Representantes 300.000,00
305 01 01 01 Padres y Representante 408 50.000,00 07/08/2008
305 01 01 01 Padres y Representante 409 50.000,00 07/08/2008
305 01 01 01 Inscripción 456 200.000,00 22/08/2008
305 01 01 03 Del Sector Privado (Indemnización Rodovias) 0,00
305 01 02 00 Aporte Gobernación 0,00
305 01 02 06 Aporte Empresa del Estado (Ferroven) 0,00
305 01 02 06
Total Ingresos 1.900.000,00
Transferencia desde otras Cuentas
Total Transferencias 0,00
Fundación Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana
Relación de Ingresos - Egresos (Cuenta Provincial: 0108-0088-93-0100214105)
Mes: Agosto 2,008
Código Cta.
Ingresos
CUADRO N° 1: CLASIFICACIÓN DE LOS DEPÓSITOS PARA LA RELACIÓN
DE INGRESOS Y EGRESOS.
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Aunado a éste proceso se verificaron los libros y conciliaciones bancarias,
cotejando los cheques emitidos y anulados para la corrección de errores u omisiones.
Monto Inicial
Bancario: 9.449.789,75
Libros: 9.320.789,75
Depósitos: 1.000.000,00 Depòsitos: Monto Descripción Fecha
575 50.000,00 Aporte Padres y Representante 02/09/2008
580 70.000,00 Aporte de chemise 05/09/2008
582 10.000,00 Aporte de carnet 11/09/2008
583 870.000,00 Solintex, evento internacional de danzas 12/09/2008
Ch. emitidos: 1.950.000,00 No. Cheque Monto Beneficiario Fecha Emis.
2289 0,00 Nulo 10/09/2008
2290 800.000,00 Edgar Pronio 24/09/2008
2291 500.000,00 Roy Díaz 30/09/2008
2292 650.000,00 Jonathan Fuentes 30/09/2008
Ch. cobrados: 2.300.000,00 No. Cheque Monto Beneficiario Fecha Cobro
2115 700.000,00 Joel Rodriguez 01/09/2008
2120 500.000,00 Roy Diaz 15/09/2008
2150 400.000,00 Omaira Oyer 30/09/2008
2165 700.000,00 Ana Rodriguez 29/09/2008
Otros Cargos: 0,00 IDB Monto Beneficiario Fecha Emis.
Ch.no cobrados: 1.475.000,00 Cheques Monto Beneficiario Fecha Emis.
2116 700.000,00 Javier Rincon 30/06/2008
2117 400.000,00 Alcala Jesus 10/07/2008
2122 375.000,00 Elbia Hernàndez 30/07/2008
IDB no cobrado 0,00
Monto Final:
Bancario: 8.149.789,75
Libros: 6.674.789,75
Diferencia 1.475.000,00
Conciliación Cuenta Juv. E Inf. Provincial 0108-0088-93-0100214105
30/09/08
CUADRO N° 2: CONCILIACIÓN BANCARIA MES DE SEPTIEMBRE 2.008.
Se realizó un informe de sugerencias con las observaciones pertinentes a la
información financiera revisada y a los soportes de dicha información contenida en
las carpetas, dirigido a la Lic. Elbia Hernández para el análisis de cada caso, en el
cual se desglosaron los errores u omisiones encontrados y dándole a cada caso una
posible solución para su corrección, las cuales se numeran a continuación:
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Informe de Sugerencias.
Por medio de la presente le quiero expresar que en base a la revisión realizada a
las carpetas de comprobantes de egresos, estados bancarios y libros de banco, y la
relación de ingresos y egresos pertenecientes a la Cuenta Corriente Nº 0108-0088-93-
0100214105 del Banco Provincial a nombre de la Fundación Orquesta Sinfónica
Nacional Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana, encontré varios escenarios que
considero son pertinentes a ser revisados y cambiados, para tal efecto se presenta una
lista de errores y posibles soluciones para cada caso, a fin de que sean corregidos y se
proceda a emisión los Estados Financieros dando cierre al período económico
correspondiente al año 2.008.
Sugerencias:
1-. Registrar en la relación de ingresos y egresos las comisiones bancarias.
2-. Totalizar y registrar en la relación de ingresos y egresos los auxilios financieros
manejados dentro de la institución.
Carpeta de comprobantes de egresos Nº 29:
3.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 20567 a nombre de Pernia
José, del mes de febrero, falta colocar el código contable correspondiente a
remuneraciones al personal contratado, Código nº 401.01.06.00.
4.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 20579 a nombre de Dino
Pronio, del mes de febrero, falta colocar el código contable correspondiente a
remuneraciones al personal contratado, Código nº 401.01.06.00.
5.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 20959 a nombre de Edgar
Pronio, del mes de marzo, se le colocó el código contable según orden de compra de
bienes o contratación de servicios nº 406.20.03.00 correspondiente a la cuenta
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reintegro diversos, se debe cambiar por el código nº 403.12.99.00 correspondiente a
la cuenta otros servicios fiscales.
Carpeta Nº 30:
6.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 21666 a nombre de ASEO
INMOBILIARIO, S.A., del mes de julio se registro el código contable perteneciente a
otros materiales y suministros nº 402.99.00.00, se debe registrar con el código
402.10.03.00 perteneciente a materiales y útiles de limpieza y aseo.
7.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 21823 a nombre de
Yamile Arias, del mes de julio, se le colocó el código contable nº 403.08.02.00
correspondiente a la cuenta servicios de contabilidad y auditoría, dejando una cuenta
por pagar pendiente sin cerrar, se debe registrar el ajuste correspondiente con la
cuenta nº 201.01.01.00 cuentas a pagar proveedores.
8.- Cambiar fecha en el contrato de servicio del cheque 21925 de 25 de septiembre de
2.008 a 22 de septiembre de 2.008, feche de emisión del cheque.
Carpeta Nº 31:
9.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 22005 a nombre de
Gregori Arcila, S.A., del mes de octubre se registró el código contable perteneciente a
otros servicios profesionales y técnicos nº 403.08.99.00, se debe registrar con el
código 401.01.06.00 perteneciente a remuneraciones del personal contratado.
10.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 22044 a nombre de
Gregori Arcila, del mes de octubre se registró el código contable nº 403.08.99.00
perteneciente a otros servicios profesionales y técnicos, se debe registrar con el
código 401.01.06.00 perteneciente a remuneraciones del personal contratado.
11.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 22071 a nombre de
Rayner López, del mes de octubre falta firma en el contrato de servicio.
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12.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 22215 a nombre de
Ehilin Chacón, del mes de noviembre se debía registrar con el código contable nº
402.99.01.00 perteneciente a la cuenta otros materiales y suministros, según orden de
compra de bienes o contratación de servicios.
13.- En el comprobante de egreso perteneciente al cheque nº 22227 a nombre de Elbia
Hernández, del mes de noviembre se registró el código contable nº 401.05.01.00
aguinaldos a empleados, se debe registrar con el código 401.08.01.00 perteneciente a
prestaciones sociales y otras indemnizaciones a empleados.
4-. Corrección de errores en los comprobantes de egresos:
Para la corrección de los comprobantes anteriormente revisados se verificaron las
observaciones contenidas en las etiquetas y se procedió a darle la solución propuesta
anteriormente.
En los casos de comprobantes de egresos que requerían el cambio de información
contenida en ellos, se buscaron los códigos contables correspondientes para sustituir
el existente, modificando el código contable, la descripción del gasto y los montos de
ser necesario.
Por ejemplo en la carpeta de comprobantes de egresos n° 30 cheque 21823
perteneciente a Yamile Arias, se le colocó el código contable nº 403.08.02.00
correspondiente a la cuenta servicios de contabilidad y auditoría, dejando una cuenta
por pagar pendiente sin cerrar, para la corrección del comprobante se registró la
cuenta nº 201.01.01.00 cuentas a pagar proveedores, realizando el ajuste
correspondiente.
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Comprobante Original.
CUADRO N° 3: COMPROBANTE ORIGINAL, PAGO DE SERVICIOS DE
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.
Código Contable
Monto de la operación
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Comprobante con los cambios efectuados.
CUADRO N° 4: COMPROBANTE CORREGIDO, CON EL AJUSTE DE
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES.
Nuevo Código
Contable
Cambio en los montos de la
operación
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En el proceso de revisión de comprobantes también se encontraron algunos casos
con la omisión del código contable, en los cuales se procedió a adicionar la
información faltante.
CUADRO N° 5: COMPROBANTE SIN CÓDIGO CONTABLE.
Faltó registrar el código contable
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En algunos casos debió elaborarse nuevamente los recibos de pagos o la orden de
compra, conseguir las firmas y sellos requeridos debido a que después de la
corrección la información no coincidía, como por ejemplo en el caso del cambio de
un código contable se cambió el código en el comprobante de egreso y se realizó la
orden de compra con el nuevo código.
La corrección de errores en los comprobantes de egresos consistió en la
modificación de fechas, montos, códigos contables o el concepto del gasto, además de
verificar que las firmas de los directivos de la institución no faltaran en los
documentos que van anexos a los comprobantes.
Adicionalmente se constató que cada comprobante tuviera como los anexos
correspondientes como el recibo de pago, la orden de compra de bienes o
contratación de servicios, la factura correspondiente y el presupuesto, o un acta de la
asamblea directiva dependiendo de cada caso. (Ver anexo 6).
5-. Correcciones de errores en la información financiera necesaria para la
realización de los estados financieros:
Una vez corregidos los comprobantes de egresos se procedió a la revisión de la
información financiera que se elabora con la información contenida en los
comprobantes de egresos, dentro de esta información financiera se encuentran las
relaciones y conciliaciones bancarias, relaciones de ingresos y egresos, libro diario y
mayor, los cuales sufrieron ajustes después de la corrección de los diferentes
comprobantes de egresos.
Se realizó el libro bancario, registrando las comisiones bancarias, los ingresos y
egresos diarios de la cuenta corriente del Banco Provincial, cotejando los saldos con
la conciliación bancaria, aunado a esto se modificaron los códigos contables y se
realizaron los ajustes correspondientes en los saldos de la relación de ingresos y
egresos.
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Se realizaron los asientos de ajustes respectivos en los libros de la institución,
como el libro diario, el mayor y el libro de actas.
Cuenta: PROVINCIAL No. 0108-0088-93-0100214105
Febrero 2.008
Fecha Descripción Deposito Cheque Debe Haber Saldo
Vienen..... 4.870.000,00
30/02/2008 Padres y Representante 213 50.000,00 4.920.000,00
30/02/2008 Padres y Representante 214 50.000,00 4.970.000,00
30/02/2008 Padres y Representante 215 50.000,00 5.020.000,00
30/02/2008 Padres y Representante 216 50.000,00 5.070.000,00
30/02/2008 Padres y Representante 222 50.000,00 5.120.000,00
30/02/2008 Roy Diaz 1201 500.000,00 4.620.000,00
30/02/2008 Yonathan Fuentes 1203 650.000,00 3.970.000,00
30/02/2008 Omaira Oyer 1204 400.000,00 3.570.000,00
30/02/2008 Jose Franco 1207 450.000,00 3.120.000,00
30/02/2008 Malena Torres 1208 300.000,00 2.820.000,00
30/02/2008 Alcala Jesus 1209 400.000,00 2.420.000,00
30/02/2008 Papeleria Tecnica De Tintas 1210 890.000,00 1.530.000,00
30/02/2008 Carmauris Aular 1215 380.000,00 1.150.000,00
770.000,00
CUADRO N° 6: LIBRO BANCARIO.
6-. Elaboración de los Estados Financieros del año 2.008:
Después de las correcciones realizadas en los montos y clasificaciones de cuentas
contenidas en la información financiera de la institución se procedió al cierre de los
libros contables.
Se procedió a la sumatoria y totalización de las cuentas contables por rubros,
clasificándolos por cuentas de activos, pasivo y capital para la elaboración del
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Balance General, colocando los saldos obtenidos en cada cuenta al final del año
2.008.
FUNDACIÓN ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL JUVENIL E INFANTIL DE CIUDAD
GUAYANA
BALANCE GENERAL
AL 31-12-2.008.
(EXPRESADO EN MILES DE BOLÍVARES).
ACTIVOS
CIRCULANTES
BANCOS 133.561,81
PRÉSTAMO A CORTO PLAZO 2.513,73
CUENTAS POR COBRAR ALCALDÍA CARONÍ 12.000,00
AUXILIO FINANCIERO -76.000,00
TOTAL ACTIVO 72.075,54
PASIVO Y CAPITAL
PASIVO
DEUDA A CORTO PLAZO 23.000,00
RETENCIÓN PARO FORZOSO POR PAGAR 6,06
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR 1.224,78
TOTAL PASIVO 24.230,84
CAPITAL
SUPERAVIT ACUMULADO 32.033,05
UTILIDAD DEL EJERCICIO 21.189,62
TOTAL CAPITAL 53.222,67
TOTAL PASIVO Y CAPITAL 77.453,51
CUADRO N° 7: BALANCE GENERAL
Para la elaboración del Estado de Ganancias y Pérdidas, se procedió a la sumatoria
y totalización de los ingresos y egresos, clasificándolos por sub-rubros colocando los
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saldos finales y obteniendo la utilidad para ese período contable la cual se registró en
el balance general, dichos estados financieros fueron revisados y avalados por el
contador público de la institución.
FUNDACIÓN ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL JUVENIL E INFANTIL DE CIUDAD GUAYANA
ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
DEL 01-01-08 AL 31-12-08
(EXPRESADO EN MILES DE BOLÍVARES).
INGRESOS
APORTES ENTES DESCENTRALIZADOS 142.666,67
APORTE FEDE ORQUESTA 217.333,33
APORTE DEL SECTOR PÚBLICO 12.000,00
APORTES VARIOS 3.662,30
APORTE DEL SECTOR PRIVADO 23.265,64
TOTAL INGRESOS 398.927,94
EGRESOS
GASTOS DEL PERSONAL
SUELDO DEL PERSONAL FIJO 32.938,00
REMUNERACIÓN DEL PERSONAL CONTRATADO 262.018,94
BECAS SALARIOS 8.860,00
BONO DE ALIMENTACIÓN 7.609,94
BONO VACACIONAL 17.034,85
PRESTACIONES SOCIALES 2.129,00
AGUINALDOS 13.559,65
TOTAL GASTOS DEL PERSONAL 344.150,38
GASTOS ADMINISTRATIVOS
CONSERVACIÓN Y REPARACIÓN 260,00
CONDECORACIONES Y OFRENDAS 150,00
MATERIALES Y EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 230,00
SERVICIOS DE CONTABILIDAD 2.240,00
ALQUILER DE TRANSPORTES 5.928,00
ALIMENTOS Y BEBIDAS 3.683,66
REINTEGROS DIVERSOS 4.056,58
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GASTOS DE TELÉFONO 320,20
SERVICIOS DE COMUNICACIÓN 2.186,00
MATERIALES DE COMPUTACIÓN 1.330,00
OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS 469,00
TINTAS Y PINTURAS 1.084,30
MATERIAL ELÉCTRICO 2.210,10
VIÁTICOS Y PASAJES 6.213,60
COMISIÓN BANCARIA 2,00
PRODUCTOS DE FARMACIAS 98,00
ESPECIES Y TIMBRADOS 11,00
HERRAMIENTAS MENORES 320,00
ÚTILES DE ESCRITORIOS 945,50
CONS. Y REPARACIÓN MAQUINARIAS Y EQUIPOS 1.850,00
TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS 33.587,94
TOTAL EGRESOS 377.738,32
UTILIDAD DEL EJERCICIO 21.189,62
CUADRO N° 8: ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
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LOGROS DE LA PASANTÍA:
Durante el período de pasantía se logró culminar con las actividades y objetivos
propuestos en el plan de trabajo inicial, gracias a la orientación de la Lcda. Elbia
Hernández se logró afianzar conocimientos adquiridos a lo largo de la preparación
académica durante estos 5 últimos años. A pesar de que el objetivo de la pasantía
sufrió cambios en los años a analizar debido al gran volumen de información y
trabajo dentro de la oficina administrativa se realizó el análisis de la información
administrativa y contable del año 2.008 y se realizaron los Estados Financieros
correspondientes a este año.
Para el logro del objetivo principal de la pasantía se procedió a la revisión de las
carpetas de comprobantes de egresos tomando como guía las órdenes de compra de
bienes o servicios y el plan único de cuentas emitido por la Oficina Nacional de
Presupuesto del año 2.005 vigente para el año a analizar.
Se llevó a cabo el proceso de verificación de los anexos adjuntos a los
comprobantes de egresos, los cuales son el recibo de pago, la orden de compra de
bienes o contratación de servicios, contratos, actas, presupuestos y facturas
correspondientes, verificando que los datos coincidieran y que las facturas tengan
todos los requisitos exigidos por la ley.
Aunado a esto los ingresos de la institución también fueron revisados y ordenados,
verificando la razón u origen de los mismos para su clasificación contable, para la
realización del Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas de la
institución. También se realizó la revisión y verificación de las actas elaboradas y las
conciliaciones bancarias.
Adicionalmente, se realizaron otras actividades como lo fueron la elaboración de
las conciliaciones bancarias, libros de banco, relaciones de ingresos y egresos,
redacción de contratos de servicios y recibos de pago, elaboración de cheques y
transcripción de actas de la institución en el libro de actas, del período comprendido
entre el mes de agosto al mes de diciembre del año 2.012 y el mes de enero y febrero
del año 2.013 y el inventario de los bienes muebles de la institución.
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FACILIDADES Y DIFICULTADES:
La oficina administrativa de la Fundación Orquesta Sinfónica Nacional Juvenil e
Infantil de Ciudad Guayana proporcionó de manera efectiva la información de las
actividades a desarrollar, permitiendo la facilidad de obtener de manera precisa la
guía y disposición de las personas que llevan a cabo el trabajo administrativo y el
cumplimiento del objetivo de esta pasantía.
FACILIDADES:
Ambiente laboral agradable y personal dispuesto a ayudar y suministrar la
información necesaria forma rápida y oportuna, para el logro del objetivo
principal de la pasantía.
Acceso y fácil recopilación de la información necesaria para la realización del
informe de pasantías.
Orientación y conducción de la organización y procedimientos dentro de la
administración de la institución.
Análisis y revisión de información administrativa y contable para la
realización del informe.
Análisis de los asientos contables para la realización de los Estados
Financieros.
Obtención de los formatos trabajados o utilizados dentro de la oficina para la
realización de los diversos trabajos administrativos.
DIFICULTADES:
En cuanto a las dificultades encontradas sólo se puede destacar el gran volumen de
información y trabajo, dentro de la oficina debido a la magnitud y tipo de institución,
son muchas las donaciones, cuentas e información a trabajar y manejar en esta oficina
administrativa.
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APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN:
Uno de los aportes dados a la institución fue la corrección de códigos contables en
los soportes de los egresos emitidos por la institución y la revisión de comprobantes
de egresos realizando las sugerencias de posibles soluciones a errores.
Actualización de los montos disponibles en banco con la realización de los
instrumentos financieros pertinentes a esta área, como lo son las conciliaciones
bancarias, libros de banco y relaciones de ingresos y egresos para el año 2.012 y
2.013, clasificando todos los ingresos y egresos por su naturaleza contable,
manejando los códigos del manejando el plan único de cuentas emitido por la Oficina
Nacional de Presupuesto.
Corrección de los montos en la información administrativa y financiera para la
elaboración y actualización del Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas
atrasados en la institución a partir del año 2.008.
Organización de archivo de la información pertinente y relacionada al año 2.008,
año a analizar, además de la transcripción y actualización de actas de reuniones
extraordinarias del personal directivo de esta institución al libro de actas.
Archivo de depósitos y transferencias realizadas por otras instituciones y
representantes, comprobantes de egresos, actas y, estados y conciliaciones bancarias
junto con los libros contables realizados en la oficina que soportan la información
pertinente a las cuentas bancarias de la institución para el año 2.012 y 2.013.
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APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS:
Durante el período de pasantía se logró consolidar los conocimientos adquiridos
durante la preparación académica en la casa de estudios UNEG referentes al área
contable, específicamente relacionados a la administración de bienes públicos y la
realización de los Estados Financieros dentro de una empresa.
A favor de lo antes expuesto, se muestra un fundamento teórico – práctico
reforzado y adquirido durante la ejecución de la pasantía en el ámbito laboral.
En un principio se trabajó con el concepto de una fundación y su contabilidad, las
implicaciones tiene la denominación Sin Fines de Lucro en el área tributaria y
contable de la institución.
En tal sentido¸ el autor José, A. Brito expresa en su libro Contabilidad Financiera
(2.009):
La contabilidad es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y
resumen en términos cuantitativos las transacciones que realiza una entidad
económica, permitiendo así el análisis e interpretación de los cambios y
resultados obtenidos con miras a la toma de decisiones. (p.2)
Es necesario dentro de cada institución o empresa el control y la clasificación de
sus actividades y operaciones para el manejo de la información pertinente para la
toma de decisiones como bien podemos ver en esta definición, no es la excepción
para las organizaciones sin fines de lucro, dentro de las cuales se encuentra la
Fundación Orquesta Nacional Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana, la cual además
de ésta denominación es una institución que maneja un presupuesto público y que
debe rendir sus operaciones ante Fundamusical en Caracas y ser auditado por éste
ente.
Para la institución es necesario llevar como libros contables y auxiliares el libro
diario, el libro mayor, el libro de actas, el libro de inventarios de bienes muebles y el
libro bancario, para un mayor control y visión de la situación de la empresa y la
correcta toma de decisiones.
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La Fundación Orquesta Sinfónica Nacional Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana,
como se ha mencionado antes, es una institución sin fines de lucro, lo cual nos indica
que el fin de ésta institución no es el enriquecimiento ni existen distribuciones de
ganancias para ninguno de sus directivos, socios o empleados, las organizaciones sin
fines de lucro usualmente son de fines benéficos o trabajan por el bienestar público y
los excedentes a final de año deben ser utilizados para promover las metas y objetivos
de la organización..
En el Código Civil Venezolano, sección II, en su artículo 19 numeral 3, define
que:
Son personas jurídicas y por lo tanto, capaces de obligaciones y derechos:
Las asociaciones, corporaciones y fundaciones lícitas de carácter privado. La
personalidad la adquirirán con la protocolización de su acta constitutiva en la
Oficina Subalterna de Registro del Departamento o Distrito en que hayan sido
creadas, donde se archivará un ejemplar auténtico de sus Estatutos.
Artículo 20:
Las fundaciones sólo podrán crearse con un objeto de utilidad general: artístico,
científico, literario, benéfico o social.
Artículo 21:
Las fundaciones quedarán sometidas a la supervigilancia del Estado, quien la
ejercerá por intermedio de los respectivos Jueces de Primera Instancia, ante los
cuales rendirán cuenta los administradores.
En cuanto a las obligaciones tributarias de la institución, la misma está exenta de
impuestos, debido a que en su acta constitutiva establece dentro de los estatutos que
es una fundación sin fines de lucro, con fines de carácter artístico y cultural, todos los
bienes son destinados al desarrollo de las actividades musicales y para el beneficio de
una población estudiantil de mas de 1.500 alumnos.
Código Orgánico Tributario, artículo 73:
Exención es la dispensa total o parcial del pago de la obligación tributaria,
otorgada por la ley especial tributaria.
Exoneración es la dispensa total o parcial del pago la obligación tributaria,
concedida por el Poder Ejecutivo en los casos autorizados por la ley.
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En relación a la exención de los impuestos podemos observar que en el código
Orgánico tributario y en la ley de impuesto sobre la renta se establecen las bases y
condiciones para las exenciones y exoneraciones de organizaciones sin fines de lucro.
En el Código Orgánico Tributario, Artículo 75 se establece que:
La ley que autorice al Poder Ejecutivo para conceder exoneraciones, establecerá
el plazo máximo de duración del beneficio. Si no lo fija, el término máximo de
la exoneración será de cinco (5) años. Vencido el término de la exoneración, el
Poder Ejecutivo podrá renovarla hasta por el plazo máximo fijado en la ley, o
en su defecto, el de este artículo.
Parágrafo Único: Las exoneraciones concedidas a instituciones sin fines de
lucro, podrán ser por tiempo indefinido.
En su artículo N° 3 se establece:
Sólo a las leyes corresponden regular con sujeción a las normas generales de
este código las siguientes materias:
2° Otorgar exenciones y rebajas de impuesto.
3° Autorizar al Poder Ejecutivo para conceder exoneraciones y otros beneficios
o incentivos fiscales.
Parágrafo Primero: Los Órganos Legislativos Nacional, estadales y
municipales, al sancionar las leyes que establezcan exenciones, beneficios
rebajas y demás incentivos fiscales o autoricen al Poder Ejecutivo para
conceder exoneraciones, requerirán la previa opinión de la Administración
Tributaria respectiva la cual evaluará el impacto económico y señalará las
medidas necesarias para su efectivo control fiscal, asimismo, los órganos
legislativos correspondientes requerirán las opiniones de las oficinas de
asesoría, con las que cuenten.
En la Ley de Impuesto Sobre La Renta, Capitulo III, Artículo 14 numeral 10,
podemos ver la clasificación de las instituciones u organizaciones exentas de
impuestos:
Las instituciones dedicadas exclusivamente a actividades religiosas, artísticas,
científicas, de conservación, defensa y mejoramiento del ambiente,
tecnológicas, culturales, deportivas y las asociaciones profesionales o
gremiales, siempre que no persigan fines de lucro, por los enriquecimientos
obtenidos como medios para lograr sus fines, que en ningún caso distribuyan
ganancias, beneficios de cualquier índole o parte alguna de su patrimonio a sus
fundadores, asociados o miembros de cualquier naturaleza y que sólo realicen
pagos normales y necesarios para el desarrollo de las actividades que les son
propias. Igualmente, y bajo las mismas condiciones, las instituciones
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universitarias y las educacionales, por los enriquecimientos obtenidos cuando
presten sus servicios dentro de las condiciones generales fijadas por el
Ejecutivo Nacional.
Parágrafo Único: Los beneficiarios de las exenciones previstas en los
numerales 3° y 10 de este artículo deberán justificar ante la Administración
Tributaria que reúnen las condiciones para el disfrute de la exención, en la
forma que establezca el Reglamento. En cada caso, la Administración
Tributaria otorgará la calificación y registro de la exención correspondiente.
Para el logro del objetivo principal de la pasantía, se realizó el balance general de
la institución mediante la revisión de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar,
verificando los plazos para su vencimiento, la revisión de los libros y conciliaciones
bancarias con la revisión de cada uno de los depósitos y cheques emitidos, realizando
la relación de cheques anulados y verificando los listines de pagos y las obligaciones
y retenciones por pagar de la institución.
En tal sentido, el autor Fernando Catacora C., expresa en su libro de contabilidad
que ´´Las cuentas del balance general muestran la situación financiera de una entidad
a una fecha determinada´´. (p.34)
Para la realización de el Estado de Ganancias y Pérdidas se afianzaron
conocimientos sobre la contabilidad los libros que se manejan dentro del área
administrativa de ésta institución, durante las primeras semanas en la revisión de la
información pertinente a las actividades a realizar en la pasantía debió revisarse los
comprobantes de gastos con sus códigos contables y sus respectivas facturas
verificando las fechas, montos, y características de las facturas (razón social de la
empresa, rif, forma de pago), también la verificación de la orden de compra o del bien
o servicio y el recibo de pago debidamente firmado y sellado por la empresa o
persona beneficiaria.
Las entradas o ingresos a las cuentas de la institución debieron ser verificados en
las relaciones bancarias, clasificando la naturaleza del ingreso y archivando los
comprobantes en orden cronológico y correlativo, se registraron las comisiones
bancarias.
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Orquesta Sinfónica Juvenil e Infantil
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En tal sentido, el autor Fernando Catacora C., expresa en su libro de contabilidad que
´´Las cuentas de Ganancias y Pérdidas muestran el resultado de las operaciones por
un período determinado a los efectos de medir la utilidad o pérdida obtenida´´. (p.35)
Se realizó un informe con las observaciones pertinentes a la información
financiera analizada, señalando posibles cambios en algunos códigos e información
no registrada en la contabilidad, con sugerencias para la corrección de los mismos,
marcando en las carpetas y libros la información a modificar o corregir.
Para el cierre anual de la contabilidad del año 2.008 se realizaron de los Estados
Financieros, con la revisión y corrección de la conciliación bancaria, los libros de
ingresos y egresos, y la revisión y sumatoria del libro diario y mayor.
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CONCLUSIONES
Durante el período de pasantías en la Fundación Orquesta Sinfónica Nacional
Juvenil e Infantil de Ciudad Guayana se lograron los objetivos previstos en el Plan de
trabajo, afianzando así los conocimientos adquiridos en la casa de estudios UNEG, y
logrando objetivos adicionales al plan de trabajo propuesto.
Las dificultades o problemas encontrados dentro de la unidad de pasantía fueron
solventados mediante la revisión exhaustiva de la información contable y sus
soportes, corrigiendo de manera efectiva cualquier error en los archivos y
documentos con la ayuda del personal que labora dentro de la administración. Se
realizaron los Estados Financieros de la institución, actualizando el año 2.008.
La institución maneja un gran volumen de información y actividades, el
manejo de la información administrativa y contable se lleva manualmente, por
lo cual la información financiera se ha atrasado, adicionalmente la Fundación
maneja un presupuesto anual dónde las partidas para la contratación de
servicios contables es poca lo cual contribuye a la acumulación de trabajo.
La mayoría de los comprobantes de ingresos son manejados por la
coordinación académica quien transfiere a la coordinación administrativa, la
cual no lleva un control u orden de los mismos, ni un archivo, ocasionando un
atraso y acumulación de trabajo para su archivo.
Dentro de la coordinación administrativa no hay un personal destinado al
archivo y orden de la información que allí se maneja.
Así mismo se logró en la coordinación administrativa de la institución el avance y
actualización de procedimientos contables para el año 2.012 y 2.013, participando en
procedimientos internos necesarios para el correcto funcionamiento y la realización
de la contabilidad como lo fue la realización de la conciliación bancaria y el archivo
de sus soportes, la realización del libro de ingresos y egresos de la institución, la
transcripción de actas, elaboración de comprobantes de egresos y la elaboración del
inventario de bienes muebles del año en curso.
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RECOMENDACIONES
Implantar un sistema contable actualizado, que facilite la realización de los
estados financieros y el manejo de la información contable, utilizando las
herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad para el correcto manejo
del gran volumen de información que se maneja dentro de la institución.
Manejar y establecer normas entre los diferentes departamentos y personas
que afectan directa o indirectamente los procesos contables, para la
disminución de trabajo y facilidad del control interno.
Contratar personal auxiliar para el manejo de archivos de los soportes e
información pertinente al área administrativa, y auxiliares de contabilidad
para el control y actualización de información contable diaria dentro de la
institución.
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GLOSARIO
Análisis: Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer los
principios o elementos de éste.
Aportes: Refiere a aquella contribución que alguien realiza a otro individuo o a una
organización, ésta puede consistir en un bien inmueble, una suma de dinero o una
contribución de tipo intelectual.
Asientos: Es una anotación en el libro de contabilidad que refleja los movimientos
económicos de una persona o institución.
Auditoría: Estudio sistemático sobre los estados financieros y operativos de una
empresa con el propósito de compararlos con los reportes contables emitidos,
verificando el cumplimiento de las políticas fijadas por la gerencia además del
cumplimiento de normas legales, para garantizar la exactitud y autenticidad de los
datos reportados en los estados financieros y otros documentos de la misma índole.
Códigos Contables: Herramienta que se utiliza para la clasificación de las cuentas
con distintos números los cuales hacen distinción por clases y grupos de cuentas
contables.
Comprobante de egresos: Es un documento que se utiliza para registrar
contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de
pago a proveedores.
Cuentas Transitorias: Son cuentas que se emplean para reflejar operaciones que,
debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a
las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como
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su nombre lo indica al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan p
anulan en la contabilidad.
Donaciones: Transmitir gratuitamente algo que le pertenece a una persona a favor de
otra.
Estados Financieros: Son el principal producto de todo el proceso contable que se
lleva a cargo dentro de una empresa y sobre los cuales son tomadas las decisiones
económicas y financieras que afectan a la entidad.
Exención: Ventaja fiscal de la que por ley se beneficia un contribuyente y en virtud
de la cual es exonerado del pago total o parcial de un tributo.
Exoneración: Acción y efecto de reducir la carga, responsabilidad u obligación.
Fundaciones: tipo de forma jurídica que se caracteriza por ser una organización sin
fines de lucro, este tipo de entidades por lo general reinvierten los excedentes de su
actividades en obras sociales.
Inventario: Documento donde se lleva el control de las existencias de materiales de
equipos muebles e inmuebles con que cuenta una entidad.
ONAPRE: Oficina Nacional de Presupuesto.
Organizaciones sin fines de lucro: Entidad cuyo fin no es la consecución de un
beneficio económico, estas suelen tener la figura jurídica de asociación, fundación o
cooperativa, estas organizaciones suelen trabajar en el progreso de una sociedad
integral y se enfocan en puntos clave de las comunidades como pueden ser los niños,
ancianos, grupos delincuenciales o otros.
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Plan único de cuentas de la ONAPRE: Es un plan de cuentas que fue creado con la
finalidad de emplearse en la formulación, ejecución y control de Presupuesto del
sector público permitiendo la homogeneidad e integración de los sistemas de
administración financieras del estado.
Rendición de Cuentas: Obligación que se tiene de demostrar formal y
materialmente, a través de libros, registros, comprobantes y demás documentos, la
corrección de la administración, manejo o custodia de los recursos, así como la
presentación de los resultados de la planificación, programación y ejecución
establecidos.
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REFERENCIAS
Libros de texto:
Brito, José A. (2.009). Contabilidad Financiera. (Octava Edición) Carcas –
Venezuela: Centro de Contadores.
Catacora Carpio, Fernando. (2.009). Contabilidad la base para las decisiones
gerenciales. (Segunda Edición) Caracas - Venezuela: Red Contable Publicaciones.
Fuentes Legales:
Código Civil de Venezuela. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
Nro. 2.990. Julio 26, 1.982.
Código Orgánico Tributario (2.001). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nro. 30.273. Diciembre 05, 1.973.
Ley de Impuesto Sobre La Renta. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nro. 38.628. Febrero 16, 2.007.
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ANEXOS
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ANEXO 1: PLAN INICIAL DE TRABAJO.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Fecha de inicio: 22/10/2.012.
PLAN DE TRABAJO Fecha de culminación: 11/02/2.013
ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1.- Revisión exhaustiva de los comprobantes de egresos elaborados, de la cuenta corriente Nº 0108-0088-93-0100214105 del Banco Provincial.
X X X X
2.- Informe de sugerencias para la corrección de errores de diversos comprobantes, en los códigos contables de cuentas mayormente
asociadas a Gastos de Personal, como por ejemplo nóminas, seguro social, paro forzoso, préstamos y utilidades.
X X X
3.- Participación directa en las correcciones pertinentes en base a la revisión realizada.
X X X X X
4.- Comparación de los Estados Financieros realizados con los emitidos anteriormente (ya existentes en la institución).
X X X X
5.- Elaboración del Informe Final. X X X X
Firma del Tutor Industrial Firma del Tutor Académido
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ANEXO 2: PLAN DE TRABAJO MODIFICADO.
Fecha de inicio: 22/10/2.012.
Fecha de culminación: 11/02/2.013
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
X
X X X X
X X X
X X X X X
x x
6.- Elaboración de los Estados Financieros x X X X
7.- Elaboración del Informe Final. X X X X
4.- Participación directa en las correcciones
pertinentes en base a la revisión realizada.
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADESSEMANAS
2.- Revisión exhaustiva de los comprobantes de
egresos elaborados, de la cuenta corriente Nº 0108-
0088-93-0100214105 del Banco Provincial.
5.- Revisión y correción de la información contable
contenida en estados o conciliaciones bancarias y
relaciones de ingresos y egresos, afectadas por las
correcciones realizadas en los comprobantes de
1.- Conocimiento del área de pasantías y análisis y
familiarización de la información en el área.
3.- Informe de sugerencias para la correción de
errores de diversos comprobantes.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
_______________________Firma del tutor Industrial
_______________________Firma del tutor Académico
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ANEXO 3: INFORMACIÓN A VERIFICAR EN LOS COMPROBANTES DE EGRESOS.
Cédula de identidad del beneficiario
Fecha de emisión del cheque
Código contable
Concepto del gasto
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ANEXO 4: INFORMACIÓN A COMPARAR EN LA ORDEN DE COMPRA DE BIENES
O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, CON LA CONTENIDA EN EL COMPROBANTE
DE EGRESOS.
Nombre del beneficiario, titular del cheque emitido
Este monto debe coincidir con el
monto del cheque
Concepto del gasto
Cuenta afectada por el gasto
Fecha de solicitud, debe ser anterior a la fecha de elaboración del cheque
Sello de la institución
Firma de los directores, aprobación del gasto y la
emisión del cheque
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ANEXO 5: COMPROBANTE DE EGRESO CON OBSERVACIONES.
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ANEXO 6: ANEXOS O SOPORTES DE LOS COMPROBANTES DE EGRESOS.
Recibo de pago.
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Contrato de servicio.
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Orden de Compra de Bienes o Contratación de Servicios.
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