1

CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS

Y CUENTAS POR PAGAR

2

Requerimiento

Pago

Activo / Gasto

Compra

Ciclo de adquisiciones y pagos

3

Definición

Actividades realizadaspor la empresa con elobjeto de obtenermateriales y serviciosnecesarios para susoperaciones

4

Usuario Almacén Logística ContabilidadGerencia General

1

Solicita 2

3

6

4

5

Prepara estado actual de inventarios

Verifica y analizaopciones de compra con los proveedoreslocales

Toma decisiónadecuada

Orden decompra

OtorgaV°B° yrevisa

información > US$5,000

OtorgaV°B° yrevisa

información > US$5,000

Realiza compra aproveedores

Recepción,revisión y almacenamientode material

Se registra

Orden decompra

Flujo de comprasUnidad 5

5

Usuario Jefe Depto./ Gerencias Jefe AbastecimientoAbastecimiento

Comprador

Emite O/CCMP-0300-0400-200

Firma O/C y envía ProveedorCMP-0300-0400-400

Solicita NuevaAprobación

Rechaza S.A

Proceso Compra -- Nacionales

No

No

Si

Si Aprobar CotizaciónCMP -0300-0300-100

Si

No

Director OperacionesFinanzas

Clarificación SACMP-0300-0100-100

ComprarNo

Si

Aprobar

Aprobar Cotización

< 2.000.000CMP -0300-0300-100

O/C

GenerarCotización

CMP-0300-0200-300

Generar Ordende Compra

Abierta-EspecificaCMP-0300-0400-100

Generar S.A.CMP-0200-0100-100

SA

Niv.Aut.

Articulo Niv.Aut..

ProveedorCotizac.

SA

Cotizac.SA

Cotizac.SA

SA

SA

Riesgo+Control

Riesgo

Control

O/C

Lectura

Lectura+Escritura

Inicio

LogísticaRecepciónContabilidad

Unidad 5

6

Solicitud de requisición

Generación de un orden del inventario de materiales o servicios.

Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.

Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de producción

7

Modelo de solicitud de requisición

Códigoartículo Unidad Descripción

Cantidadsolicitada

Elaborado AprobadoRecibido por Revisado por

Departamento de compras

Número:

Fecha:

Código

Unidad solicitante:

REQUISICION DE MATERIALES

8

Emisión de la orden de compra

Dpto. que solicita el bien o servicio. Concepto o descripción de los

bienes o servicios. Cantidad de los biens y servicios. Costo unitario y total. Fechas de solicitud y de disposición

de los bienes y servicios. Autorizaciones necesarias.

9

Modelo de orden de compra

Cantidad

Descripción C.U. Descto. IGV Total

ORDEN DE COMPRA Numero:

Proveedor: Fecha:

Elaborado por: Aprobado por:

10

Aprobación de la orden de compra

Ejemplos:

Monto Unidad de Ejemplos

( S/.) Aprobación de compras

0 – 1,000 Solicitante Utiles de oficina

1, - 10,000 Jefe de compras Suministros

10,-50,000 Gte. Adm/Fin Suministros,A/F

50,- más Gte. Gral Suministros,A/F

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Cotización

Busca conseguir:

Mejor material y/o servicios

Mejor precio

Mejor condición de entrega

Mejor financiamiento

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Modelo de Resumen de cotizaciones

Proveedor

Descripción

Precio Descto

IGV

Total

Entrega

“A”

“B”

“C”

Pago

Preparado por: Revisado por:

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Envío de la orden de compra al proveedor

Conocer los materiales utilizados así como a sus diferentes proveedores.

Realizar las compras según los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad.

Controlar que los materiales se reciban oportunamente.

Realizar reclamos: faltantes o calidad

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Recepción de los bienes / servicios

Almacén recibe lo requerido y envia la documentación a contabilidad para su registro.

La unidad solicitante hace el seguimiento.

15

Registro del ingreso, recepción del servicio

Remitir al área decontabilidad:

Copia de la orden de compra.

Factura original del proveedor.

Informe de recepción Otros (por ejm: pólizas

de importación).

16

Pago de bienes y servicios recibidos

Se origina luego de haberse emitido la

orden de pago.

Solicitante

Receptora

Tesorería $

17

Registro del pago

Debe ser efectuadoen el momento enque la empresaemite el cheque afavor del proveedoro beneficiario

Unidad 5

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Condiciones de compra

Libre a bordo puerto de embarque (FOB)

Libre a bordo puerto de destino Costo, seguro y flete (CIF) Libre al costado (FAS) Costo y flete (C&F) Contra reembolso (Cash on

delivery)

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Control interno

Integridad: registrar los b/s adquiridos y la obligación contraída

Existencia: la transacción registrada debe ser por operaciones reales

Exactitud: registro por monto exacto Autorización: realizar compras y

pagos autorizados, según política

20

Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por

naturaleza

1. Deben ser independientes entre sí las siguientes funciones:

a. Departamento de compras. b. Recepción y almacenaje de

mercancías. c. Envíos. d. Comprobaciones de facturas recibidas. e. Departamento de caja.

21

Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por

naturaleza

2. Las compras se ordenarán mediante pedido u orden de compra que debe ser confeccionado por el área que solicitó el material, los que deberá ser prenumerados. Los precios, condiciones de entrega y pago pactadas con los proveedores, figurarán en los pedidos, que serán autorizados por personal responsable.

3. Evidenciar que, antes de la compra, se ha consultado el kardex para justificar la compra.

22

Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por

naturaleza

4. Se deberá evidenciar que la compra fue en las mejores condiciones, para ello será necesario el uso de licitaciones, cotizaciones y/o concurso de precios.

5. Una persona independiente del área de compras debe revisar periódicamente los precios de la factura y condiciones.

6. La recepción de los productos debe quedar evidenciado en documentos.

23

Procedimientos generales de control interno de compras y gastos por

naturaleza

7. Deberá evidenciarse que los ingresos se verificaron de acuerdo a lo solicitado (cantidad, calidad, descripción, etc.)

8. El registro deberá ser inmediato a la recepción del bien, por lo que contabilidad deberá recibir copia del ingreso, si es que no es automático.

9. El área de compras debe responsabilizarse sobre las reclamaciones que se efectúen a los transportistas o compañías de seguros por pérdidas y/o siniestros.

24

CUENTAS POR PAGAR

$

25

Definición según NIC

Provisiones, es un pasivo (obligación presente que surge de eventos pasados) de oportunidad.

Provisiones, cuando una empresa tiene una obligación presente, es probable una salida de flujos, y puede ser hecha una estimación confiable

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Control interno de Cuentas por Pagar

Llevar un registro auxiliar por cada proveedor.

Conciliar mensualmente con la cuenta de control (Mayor)

Confirmar saldos con los proveedores en forma periódica

27

Procedimientos generales de control interno de las cuentas por pagar

1. En las facturas se debe evidenciar claramente que se ha realizado las siguientes comprobaciones:

a. Con la orden de compra/pedido b. Con el documento de ingreso c. Que se ha verificado la parte numérica d. Que la autorización del pago ha sido consignada por la persona responsible.

28

Procedimientos generales de control interno de las cuentas por pagar

2. Normas que establezcan registros contables de todos los pasivos, contratos, etc., y en general cualquier tipo de obligación.

3. Medidas de control contable que aseguren que el registro individual de las cuentas han sido efectuadas correctamente.

4. Las facturas por pagar deberán ser conciliadas periódicamente con las cuentas del mayor y con las facturas del archivo pendiente de pago.

5. Se deben hacer confirmaciones de saldos.

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MAYOR GENERAL

Cuenta 42.001: Cuenta Control de Proveedores

550

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR

Proveedor 1 400 Proveedor 2 100

Proveedor 3 50

Total 550

Ejemplo de conciliación - Cuenta de control con Registro auxiliar

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Modelo de Registro auxiliar (Cuenta corriente)

Codigo

Proveedor

Fecha

Docum

Cargo Abono

Saldo

US$

S/. US$

S/. US$

S/.

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Proceso de la compra de existencias

Proceso Registro1. Orden de requisición No2. Autorización No3. Cotización No4. Orden de compra No5. Autorización No6. Envío de la existencia por parte del proveedor Sí 7. Envío de la factura por proveedor (Registro de compra) Sí

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Proceso de la cancelación de la compra de existencias

Proceso Registro• Preparación de la autorización de pago No• Autorización No• Preparación del cheque Sí/No (algunas empresas registran la preparación del cheque)• Firma del cheque No• Entrega del cheque (abono en la cuenta corriente del proveedor Sí

Unidad5