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NTCGP 1000:2009NTC ISO 9001:2008
MECI 1000:2005SISTEDA
ACTUALIZARSE en la estructura, los requisitos y los elementos establecidos en las Normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, MECI 1000:2005 y SISTDA respectivamente y la forma como se les da respuesta desde el SGI.
ConceptualizaciónMarco normativo relacionado con los modelosPrincipios de los modelosEstructura de los modelosSGI: ProcesosDocumentación del SGIResponsabilidad de la DirecciónGestión de los Recursos Prestación del ServicioMedición, Análisis y Mejora
Grado en el que un conjunto de
características inherentes
cumple con los requisitos.
NTCGP 1000:2009
Necesidad o expectativa
establecida generalmente
implícita u obligatoria.
NTCGP 1000:2009
EXPLICITAS (OBLIGATORIAS)
• Legales.
• Especificaciones técnicas.
• Normas nacionales o internacionales.
• Términos de referencia.
IMPLICITAS
• Estéticas
• Sociales
• Culturales
• Sensoriales
Conjunto de elementos
mutuamente relacionados o que
actúan entre sí
Actividades coordinadas para
dirigir y controlar una
organización
SISTEMA GESTIÓN
• Políticas• Objetivos• Procesos• Recursos
• Planificación• Control• Aseguramiento• Mejoramiento
Ley 872 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto Nacional 4110 de septiembre 12 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.
Acuerdo municipal 028 del 28 de abril del 2005 “Por medio del cual se adopta el SGC en la administración central del municipio de Envigado y sus entes descentralizados”.
Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 a la versión 2009.
PROCESO
PROCESOPROCES
O
PROCESO
Sistema de Gestión de la Calidad
Herramienta de
Gestión
• Sistemática• Transparente• Dirigir y
evaluar el desempeño institucional
• Calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Decreto Nacional 1599 de 2005 y anexo técnico, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano “MECI” 1000:2005.
Resolución 584 de diciembre 7 de 2005 “Por medio del cual se adopta el MECI 1000 en la IUE”.
SUBSISTEMA
ELEMENTO COMPONENTE
Sistema de Control Interno • Esquema de
organización• Planes• Métodos• Principios• Normas• Procedimient
os y mecanismos de verificación y evaluación
Cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas y objetivos previstos.
• Actividades• Operaciones y
Actuaciones• Administración
de Información y de los Recursos
Ley 489 de 1998: Capítulos IV (art. 15 parágrafo y art. 20) X y XV. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública.
Decreto 3622 de 2005 “Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.
5 POLITICAS: Desarrollo del Talento Humano , Gestión de la Calidad, Democratización de la Administración Pública, Moralización y
Transparencia en la Administración Pública, Rediseños Organizacionales
Sistema que articula y armoniza el SGC, SCI y el SISTEDA.El SGI se adopto en la Institución mediante Resolución 1410 del 11 de febrero de 2010 “Por medio del cual se adopta el SGI en la IUE”.
NTCGP 1000MECI 1000
ACTUAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
Subsistema Control
Estratégico
Subsistema Control de Gestión
Subsistema Control de Evaluación
Actividades de control
Ambiente de control
Dirección Estratégica
Administración de riesgos
Información
Comunicación Pública
Autoevaluación
Evaluación Independiente
Planes de Mejoramiento
4.1
Requ
isito
s Ge
nera
les
5. Respo
nsabil
idad
de la
Direcci
ón
6. Gestión de los
Recursos6. Gestión de
los Recursos
7 Prestación
del servicio
8. Me
dición
, an
álisis
y mejo
ra
8. Medición, análisis y mejora
4.1 Requisitos Generales
4.1 Requisitos
Generales
4.1 Requisito
s
Generales
1. Enfoque hacia el cliente.2. Liderazgo.3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.4. Enfoque basado en los procesos.
5. Enfoque del sistema para la gestión.6. Mejora continua.
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.
9. Coordinación, cooperación y articulación.10. Transparencia.
NTCGP 1000:2009
. AUTOCONTROLControl del propio trabajo
AUTORREGULACIÓN
Aplicación de proceso y Normas internas
AUTOGESTIÓN
Eficacia, eficiencia y Efectividad de las funciones
Subsistema Control
Estratégico
Administración Del Riesgo
Direccionamiento Estratégico
Ambiente de Control
Subsistema Control
De Evaluación
Autoevaluación
Evaluación Independiente
Planes deMejoramiento
ComunicaciónPública
Actividades de Control
Información
Subsistema Control
De Gestión
NTCGP 1000:2009
• Norma Nacional• Lenguaje sector publico• Notas para facilitar
interpretación• 10 Principios• Términos y definiciones• Eficacia, eficiencia y
efectividad del SGC• Riesgos• Orientación elementos
comunes NTCGP1000 VS MECI 1000
NTC ISO 9001:2008
• Norma Internacional• Lenguaje genérico• Notas para facilitar
interpretación• 8 principios• Términos y definición• Eficacia del SGC
1. Introducción2. Objeto y Campo de Aplicación3. Términos y Definiciones4. Sistema de Gestión de la Calidad.5. Responsabilidad de la Dirección.6. Gestión de los Recursos.7. Realización del Producto o Prestación del Servicio8. Medición, Análisis y Mejora.
NTC GP 1000
Elementos introductorios1. Introducción2. Objeto y campo de aplicación3. Términos y definicionesRequisitos
PLANEAR4. SGC5. Responsabilidad de la dirección6.1 Gestión de los recursos
HACER6. Gestión de los recursos7. Prestación del servicio
AJUSTAR – ACTUAR5.6 Revisión del SGC por la dirección8.5 Mejora
VERIFICAR8. Medición, análisis y mejora
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
NTC GP 1000:2009
Entradas Resultados
• Procesos Estratégicos• Procesos Misionales• Procesos de Apoyo• Procesos de Evaluación
Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.(NTCGP-1000:2009)
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP-1000:2009)
CADENA DE VALOR
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y medición, análisis y mejora.(NTCGP-1000:2009)
Infraestructura
Insumos
Servicios de Apoyo
Talento Humano
Asesorías Específica
s
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP-1000:2009)
Mapa de Procesos
Investigación
Docencia
Proyección socialy Extensión
Admisiones y Registro
Bienestar Universitario
Servicios de Biblioteca
Requisitos Productos/ Servicios
Estratégicos
Misionales
Evaluación
De Apoyo
Internos: Procedimientos etcExternos: Metodologías etcNormatividad: Leyes ,decretos etc
Físicos:Humanos:Ambiente de Trabajo:
RiesgosIndicadoresDocumentos (Incluye Legales y Reglamentarios)Recursos
A
V
H
P
Quien recibeSalidas Secuencia de actividadesEntradasQuien suministra
Responsable:Objetivo:
Página 1 de 1
Versión:Requisitos de la Norma NTCGP-1000:2009 y del MECI 1000:2005 aplicables:
Código:Proceso:LOGO
Establecer controles sobre los riesgos identificados y
valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente
y el logro de los objetivos de la entidad.
NOTA 2. Los controles sobre los riesgos pueden establecerse con base
en la identificación, análisis, valoración y tratamiento de los riesgos. La
guía de administración del riesgo disponible en www.dafp.gov.co y la
NTC 5254 puede servir como orientación para este propósito.
NTCGP 1000:2009
ContextoEstratégico
Identificaciónde Riesgos
Políticas deAdministración
de Riesgos
Análisis deRiesgos
Valoración deRiesgos
Generalidades a. Política de calidad b. Objetivos de calidad c. Manual de calidad d. Procedimientos requeridos por la norma e. Procedimientos necesarios para la organización f. Registros requeridos por la norma
Manual del SGICaracterización de procesoManuales y procedimientosNormatividad aplicableMapas de riesgosFichas técnicas de indicadoresFormatos
M-DI-01 V:01
• Alcance y exclusiones:Aplica para la totalidad de los procesos de la Institución.Aplica para el diseño y la prestación de servicios educativos de docencia en el nivel de pregrado, investigación, proyección social y extensión, así como para los servicios de admisiones y registro, biblioteca y bienestar universitario.
• Exclusiones• 7.6 Control de equipos de seguimiento y medición
• Caracterizaciones: Interacción entre los procesos del SGI y referenciación a sus procedimientos, riesgos indicadores.
4.2 (5)
DOCUMENTOS SIGC
DESCRIPTIVOS(Antes de la actividad)
(4.2.3)Procedimiento
EVIDENCIA(Después de la actividad)
(4.2.4)Procedimiento
Internos SIGC
ManualesProcedimientosFormatos
Externos y normatividad SGI
LeyesAcuerdosResolucionesNormasMetodologías
Registros SGIFormatos diligenciadosFotografíasVideos
Información secundaria
Información secundaria
Información Primaria
Documentos obsoletos
Procedimiento P-GD-01 Documentado para controlar:
Aprobación, Revisión y
Actualización
Identificación de cambios y estado actual
Disponibilidad
Legibilidadidentificación
Documentos de origen externo y distribución
Protección
Procedimiento P-GD-05 Control de registros
tablas de retención documental
IdentificaciónLegibilidad
Almacenamiento
Disposición
Recuperación
Tiempo de retención
(Ley 594 de 2000)
Establecer el compromiso de la Dirección
Formular la política de calidad
Planificar el Sistema de Gestión de la Calidad
Establecer la responsabilidad, autoridad y comunicación
Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad
Enfoque al cliente
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
• Educacion• Formacion • Hbilidades• Experiencia Ambiente de
Trabajo
Recursos
InfraestructuraTalento Humano
Talento HumanoCompetencia, toma de conciencia y formación:
Determinar la competencia
Proporcionar formación
Evaluar las acciones tomadas
Conciencia de sus actividades
Registros de las competencias
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Manual de Funciones y competencias
InfraestructuraSe debe determinar, proporcionar y mantener
Edificios y espacio de trabajo
Equipos para procesos
Servicios de apoyo
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
7.1 planificación de la prestación del servicio.
7.2 Procesos relacionados con cliente.
7.3 Diseño y desarrollo.
7.4 Adquisición de bienes y servicios.
7.5 Control de la prestación del servicio.
7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición.
Cambios
Entradas
Verificación
Validación
ResultadosPlanificación
Revisión
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio.
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.
7.5.3 Identificación y trazabilidad.
7.5.4 Propiedad del cliente.
7.5.5 Preservación del producto.
8.3 Controlar producto no conforme.
Resultado no medible.
Deficiencias visibles en el uso.
UNICA
REGISTROLOTE
CLIENTE
PROVEEDOR
MANIPULACIÓN
EMBALAJE Y
PROTECCIÓN
ALMACENAMIENTO
ENTREGA
IDENTIFICACIÓN
PLANEAR MEDIR
CORREGIRMEJORAR
Seguimiento y medición (8.1, 8.2)
Satisfacción del cliente 8.2.1
Desempeño del SGC 8.2.2
Procesos8.2.3
Producto8.2.4
No conformidadProducto no
conforme 8.3
Acción inmediata
Análisis de datos 8.4
Investigación de causas
Acción correctiva 8.5.2 Acción preventiva 8.5.3
Dónde se va a registrar?
Qué se vaa medir?
Quién lo va a
medir?
Cómo se va a medir?
Cada cuántose va a medir?
Con qué se va a medir?
Dónde se va a medir?
ENTRADAS / RECURSOS
PROCESO DE AUDITORÍA
SALIDAS (RESULTADOS)
CLIENTES DE LA AUDITORÍA
Sistema de gestión a auditar
-AUDITORES COMPETENTES
-RECURSOS FÍSICOS
-PROCEDIMIENTODE AUDITORÍA
Planificar la auditoría
Hacer la auditoría
Evaluar la Auditoría
Mejorar la auditoría
Informe de la
auditoría
GERENCIA
CLIENTES DE LA EMPRESA
RETROALIMENTACIÓN
PARTES INTERESADAS
AUDITADO
PROCESORecursos
PROV
EEDO
RES
Resultados
CLIENTES
Eficiencia Eficacia Efectividad
Eficiencia(Recursos)
Eficacia(Atributos) Efectividad
Personas Insumos Máquinas y Equipos Tiempos Gastos
Calidad Oportunidad Amabilidad Confiabilidad
Logros Cobertura Participación
Identificar Controlar
CorregirNuevaVerificación
Registrar
Procedimiento P-AM-04
Información que demuestre la
eficacia del sistema y permita mejorarlo
Satisfacción del ClienteDesempeño del ProcesoComportamiento del ProductoComportamiento de los Proveedores
Reunión de Mejoramiento
NO CONFORMIDA
D
CAUSAS
ELIMINAR ELIMINAR
ACCIÓN CORRECTIV
ACORRECCIÓ
NProcedimiento P-AM-05
Quejas de los clientes No conformidades de auditorías Decisiones de la Revisión por la
Dirección Incumplimiento de estándares o metas Fallas en los procesos Productos no conformes Resultados de autoevaluación
NO CONFORMIDAD POTENCIAL
CAUSAS
ELIMINAR
ACCIÓN PREVENTIV
AProcedimiento P-AM-05
Sugerencias de los clientes. Sugerencias de los empleados. Observaciones de auditorías. Decisiones de la Revisión por la
Dirección. Tendencias no deseadas en indicadores. Problemas potenciales de Productos. Resultados de autoevaluación