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Gestin por Procesos
CENTRO DE INNOVACIN PARA LA ACREDITACIN 1
FUNDAMENTOS BSICOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS
ESTNDARES SISTMICOS DEL MODELO DE CALIDAD.
CONTENIDO
Procesos
Qu se debe tener en cuenta en todo proceso?
Diferencia entre Proceso y Procedimiento
Gestin por Procesos
Objetivos de la Gestin por procesos
Mapa de Procesos
Clasificacin de Procesos
Documentacin de los Procesos
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Qu son los Procesos?
Son un conjunto de actividades secuenciales interrelacionadas que se llevan a cabo en una serie de etapas para producir un resultado.
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El rbol de procesos
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Macro-procesos
Procesos
Sub-procesos
Actividades
Tareas
Proceso
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Qu se debe tener en cuenta en todo proceso?
Todo proceso tiene un objetivo y el resultado de este tiene la necesidad de satisfacer a un usuario.
Todo proceso parte de una norma de la institucin, que define sus objetivos, productos o servicios y funciones.
La formalizacin de los procesos y subprocesos esta en la misin de la organizacin, la cual determina el valor agregado de la entidad.
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Qu se debe tener en cuenta en todo proceso?
Todo proceso debe tener un responsable designado que asegure el cumplimiento, eficacia y control.
Tiene que ser capaz de satisfacer el ciclo estratgico de mejoramiento PHVA.
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Proceso es diferente a Procedimiento
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman entradas en salidas
Proceso
Forma especifica de llevar a cabo una actividad o proceso
Procedimiento
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Procedimiento
Un procedimiento es un documento que describe clara e inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operacin relacionada con el proceso productivo o de servicios los elementos tcnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances las limitaciones fijadas, el nmero y caractersticas del personal que interviene
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Gestin por procesos
La gestin por procesos es la forma de administrar toda la organizacin basndose en los procesos
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Objetivos de la Gestin por Procesos
Conseguir que los procesos sean eficaces
Lograr que los procesos sean ms eficientes
Hacer que los procesos se adapten a las necesidades cambiantes de los usuarios y su entorno
Desarrollar nuevos procesos de forma competitiva en la que la organizacin pueda aprovechar las oportunidades de crecimiento
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Para el anlisis de los procesos
a. Identificar los procesos estratgicos, claves y de soporte.
b.Construir el mapa de procesos.
c. Asignar los procesos clave a sus responsables.
d.Desarrollar las instrucciones de trabajo de los procesos.
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Anlisis del proceso
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PROCESO
R E Q U I S I T O S
R E Q U I S I T O S
SALIDA ENTRADA
Materiales/ informaciones
Productos/ servicios
Equipamiento Mtodos
Recursos materiales
Recursos humanos
Recursos tecnolgicos Informacin y
conocimiento
Mapa de Procesos
El mapa de procesos es un modelo donde se muestran todos los procesos necesarios y suficientes para que la organizacin pueda realizar su gestin
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Componentes del mapa de procesos
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PROCESOS ESTRATEGICOS (Orientadores o direccionadores)
PROCESOS OPERATIVOS (Primarios, claves o misionales)
PROCESOS DE APOYO (Soporte)
NEC
ESID
AD
ES D
E LO
S C
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CC
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CLI
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S
PROCESOS 1PROCESO1PROCESO 3
Ejemplo de Mapa de Procesos
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Mapa de Universidad del Pacifico
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Mapa de Proceso
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Documentacin de los Procesos
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Los documentos son un soporte de informacin que resumen las caractersticas ms relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama de flujo. En los documentos se describen las caracterizaciones de los procesos, conteniendo la siguiente informacin: Nombre del Proceso Responsable del Proceso Objetivo del Proceso Alcance del proceso Proveedor Usuarios Registros Indicadores Recursos Necesarios
PROCEDIMIENTOS
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Para cada procedimiento identificado debe elaborarse un formato que permita describir las etapas, las actividades, los responsables, y registros consignando el nombre, cargo y fecha de quien elabora, quien revisa y quien aprueba.
CMO DOCUMENTAR UN PROCESO
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PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1. Levantamiento de Informacin: Procedimientos, Polticas de Operacin
Responsable del Procedimiento
2. Aprobacin del procedimiento por parte del responsable del subproceso
Responsable del Subproceso
3. Elaboracin de documentos Gestor de Calidad del Subproceso
4. Aprobacin del documento por parte del Responsable del subproceso
Responsable del Subproceso
5. Revisin del Documento rea de Calidad y Mejoramiento
6. Publicacin del Documento rea de Calidad y Mejoramiento
7. Divulgacin y capacitacin en el documento
Responsable del Subproceso
CONTROL DE GESTIN
El control de gestin se centra en la identificacin de los factores claves de xito de cada proceso.
Esto implica que sus miembros identifiquen con claridad, lo que sus clientes, ya sean internos o externos, esperan de ellos.
Oportunidad
Calidad
Cumplimiento
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FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTIN
Concebir el sistema de informacin que se requiere y asumir la responsabilidad por su buen funcionamiento.
Establecer, coordinar, administrar con la alta direccin, un plan para asegurar el control de los indicadores de los procesos crticos
Comparar la realizacin con las metas y con los estndares establecidos
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INDICADORES
Son las relaciones matemticas que permiten medir cuantitativamente o cualitativamente, atributos o resultados de un proceso con el objetivo de comparar estos ndices con metas numricas preestablecidas.
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Requisitos para establecer un Indicador
Relacionados con los objetivos de la Institucin
Especficos, referidos a un solo tema
Medibles mediante un instrumento de medicin o una frmula que relacione sus componentes
Controlable por el responsable del indicador
Relevantes, tanto para la institucin como para el responsable
Disponibles a tiempo.
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Clases de Indicadores
Cu
anti
tati
vos Peso , espesor,
tiempo, participacin en el mercado entre otros
cual
itat
ivo
s Nivel de satisfaccin, grado de percepcin, estado de animo, entre otros.
Solo se pueden calificar
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Segn el grado de mensurabilidad
Clases de Indicadores P
roce
sal o
Cau
sal
Las causas infieren de los procesos.
Deducidos de las 5 emes. (Mano de obra, Materiales, Mquinas y equipos, Mtodo y Medio ambiente)
De
Pro
du
cto
o r
esu
ltad
os Relacionados con
las metas.
Efecto a Resultados asociados a las metas
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Segn su papel en la relacin causa-efecto
Clases de Indicadores D
e ef
icac
ia
Grado en que se logran las actividades planificadas
De
Efic
ien
cia Entre el
resultado alcanzado y los recursos utilizados
De
Efec
tivi
dad
Impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos
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Segn el objeto a medir
Clases de Indicadores
M
ltip
les Estn compuestos
por ms de un indicador
Ind
ivid
ual
es
Son especficos para una sola medicin
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Segn su amplitud
De eficacia
Relacionados con aspectos externos
Alcanzan o no alcanzan resultados
Maneja diferentes variables
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De eficiencia
Relacionados con aspectos internos
Son mejores o peores que algo
Dados en unidades producidas por recursos utilizados con respecto a lo esperado
Orientado al manejo de los parmetros de los procesos
Manejan la misma variable
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Atributos de la informacin para los indicadores
Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensin
Origen
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Temporalidad
Relevancia
Integridad
Oportunidad
Principios para el diseo de Indicadores
Los Indicadores deben ser sencillos, objetivos y de fcil manejo
Se deben adecuar a la necesidad de la organizacin
Los indicadores deben estar ligados a la evaluacin sistemtica de los resultados
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Elementos para el diseo de Indicadores
1. Nombre
2. Procedimiento de clculo
3. Unidad
4. Sentido
5. Fuente de Informacin
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6. Valor de Actualidad
7. Valor de Potencialidad
8. Meta
9. Frecuencia de anlisis
10. Responsable del anlisis
Indicador de Eficiencia y Eficacia
Valor de Actualidad (Capacidad) (Eficacia) Resultado obtenido al analizar la situacin real de la empresa en este momento
Valor de Potencialidad (Eficiencia) Se orienta a la mejor situacin posible, con los recursos disponibles
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Ejemplo de Indicador de Eficacia
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Nombre Nivel del cumplimiento del perfil
Procedimiento de Clculo (Puntos obtenidos por el candidato/puntos requeridos por el perfil )* 100
Unidad %
Sentido Creciente
Fuente de Informacin Evaluacin del perfil del cargo
Valor de Actualidad (Capacidad) 80%
Valor de Potencialidad 95%
Meta Mnimo 90%
Frecuencia de Anlisis Mensual
Responsable del Anlisis Jefe del Proceso de Recursos Humanos
Ejemplo de Indicador de Eficiencia
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Nombre Cobertura de mantenimiento
Procedimiento de Clculo (Equipos a los que se les realizo mantenimiento preventivo/equipos programados para mantenimiento preventivo) * 100
Unidad %
Sentido Creciente
Fuente de Informacin Hoja de vida de equipos y programa de mantenimiento
Valor de Actualidad (Capacidad) 80%
Valor de Potencialidad 98%
Meta 90%
Frecuencia de Anlisis Trimestral
Responsable del Anlisis Jefe del Proceso de mantenimiento
Elementos para el Plan de mejora
Plan de Accin
1. Aspectos a mejorar
2. Determinacin de los resultados de los indicadores
3. Fecha limite para obtener resultados
4. Actividades a desarrollar
5. Recursos necesarios
6. Costo de los recursos
7. Plazo para reunir los recursos necesarios
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Para mejorar
Convertir las acciones en planes detallados de mejora
Llevar a cabo los planes de mejora
Comparar los resultados de los indicadores con los resultados previos, comprobando de esta forma si las acciones dan la mejora esperada.
Verificar la satisfaccin del cliente
Iniciar un nuevo ciclo de gestin, volviendo a la fase de evaluacin.
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MUCHAS GRACIAS
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Av. Bolvar 115 Pueblo Libre, Lima