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MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 1 – 48
MANUAL DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
PRESENTADO POR:
CRISTIAN ALBERTO MORENO HERNANDEZ
PRESENTADO A:
ING. CARLOS ALBERTO BURITICÁ NOREÑA
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
PEREIRA ENERO DE 2014
MANUAL DE CALIDAD
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 2 – 48
TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD. 1.1GENERALIDADES
INTRODUCCIÓN. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN
2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. 2.1RESEÑA HISTÓRICA. 2.2PORTAFOLIO DE PRODUCTOS 2.3UBICACIÓN 2.4ORGANIGRAMA 2.5DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES. 4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN.
4.2.1 GENERALIDADES 4.2.2 MANUAL DE CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN. 5.1COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. 5.2ENFOQUE AL CLIENTE. 5.3POLÍTICA DE CALIDAD. 5.4PLANIFICACIÓN.
5.4.1OBJETIVOS DE CALIDAD. 5.4.2PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
5.5RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN. 5.5.1RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. 5.5.2REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
5.5.3COMUNICACIÓN INTERNA. 5.6REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
5.6.1GENERALIDADES. 5.6.2INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN. 5.6.3RESULTADOS DE LA REVISIÓN.
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6. GESTIÓN DE RECURSOS 6.1GENERALIDADES 6.2RECURSO HUMANO
6.2.1GENERALIDADES 6.2.2COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN
6.3INFRAESTRUCTURA 6.4AMBIENTE DE TRABAJO 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PRODUCTO. 7.2PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO. 7.2.2REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO. 7.2.3COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE:
7.4COMPRAS 7.4.1PROCESO DE COMPRAS 7.4.2INFORMACIÓN DE LA COMPRA 7.4.3VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
7.5PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. 7.5.1CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 7.5.2VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 7.5.3IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD 7.5.4BIENES DEL CLIENTE. 7.5.5PRESERVACION DEL PRODUCTO
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 8.2.2 AUDITORIAS DE CALIDAD 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA 8.5.2 ACCIONES CORRECTIVA 8.5.3. ACCIONES PREVENTIVAS
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1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD. 1.1. GENERALIDADES
INTRODUCCIÓN.
Afro Frutas del Pacifico E.U., describe la estructura del Sistema de Gestión de Calidad a través del presente Manual de Calidad, el cual se emplea como referencia para encontrar de forma rápida los procedimientos que son de aplicación en la organización para el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008. El presente Manual de Calidad y los documentos que del mismo se derivan son de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de Afro Frutas del Pacifico E.U., los cuales deben velar por su confidencialidad y control. Los procesos, procedimientos y actividades descritas o relacionadas en este manual se encuentran implementados, asumiendo un alto compromiso de nuestros miembros con su cumplimiento creando una cultura de Calidad y mejora continua en la organización.
ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN
El presente Manual de Calidad aplica para los diferentes procesos definidos por la
Organización de la empresa.
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2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. 2.1. RESEÑA HISTÓRICA.
En el año 2008 se constituye la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., Con el
objetivo de producir y comercializar pulpa de frutas.
Esta es una empresa, que nació de la idea del señor ANDRES MAURICIO SALAZAR,
quien desde el momento de su creación se ha desempeñado como el gerente de esta
compañía, persona ampliamente conocedora del sector económico en el cual se
encuentra la empresa.
Durante todo el tiempo de trabajo en la empresa, se han vinculado personas altamente
capacitadas, los cuales con sus capacidades y experiencias han logrado que la empresa
tenga muy buena aceptación en la región.
Estamos creciendo día a día, mejorando continuamente, y en todo momento, el equipo
humano de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene bien definido el criterio de
responsabilidad, de profesionalismo y del sentido de pertenencia con nuestros clientes
razón de ser de la empresa.
2.2 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
- Producción y comercialización de pulpa de mango.
- Producción y comercialización de pulpa de mora.
- Producción y comercialización de pulpa de lulo.
- Producción y comercialización de pulpa de guanábana.
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2.3 UBICACIÓN
Pereira
Villa del Prado
Manzana 37 casa 30
2.2 OGANIGRAMA
El organigrama de Afro Frutas del Pacifico E.U., se detalla así.
Nota: Este organigrama está sujeto a cambios, debido a que la empresa está en proceso
de reestructuración.
GERENTE
GENERAL
AUXILIAR
CONTABLE
ASESOR
COMERCIAL
SECRETARIA
COORDINADOR
DE PRODUCCION
OPERARIO
COORDINADOR
SGC
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2.5 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
MISION.
Somos una empresa una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de
alimentos a base de frutas naturales, procesos que realizamos bajo las normas de calidad
y seguridad que permiten entregar a nuestros clientes productos en óptimas condiciones,
contando con personal altamente capacitado para el desarrollo de las operaciones.
VISION.
Ser una empresa líder en la región en el sector de alimentos naturales a base de frutas en
el año 2015, logrando reconocimiento por la calidad de nuestros productos y mejorando
día a día en los procesos de la compañía.
OBJETIVOS
Mantener una alta calidad en todos los procesos de la organización.
Mejorar los índices de retorno del capital invertido.
Aumentar la productividad e índices de eficiencia de la organización.
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TIPO DE EMPRESA
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., es una sociedad Unipersonal., la cual se encarga
de atender a los clientes prestándoles el servicio ya antes mencionados, de una manera
eficiente y eficaz, buscando siempre que los clientes se sientan conforme con los
productos que se le están ofreciendo, a pesar de que somos una empresa pequeña
estamos en ese constante crecimiento para ser cada día mejores.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Evaluación de desempeño: Actividad que se realiza con el fin de acompañar el talento humano para su mejoramiento continuo, a partir de la identificación de los factores a mejorar y el seguimiento de las funciones y responsabilidades propias de cada cargo.
Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
Política de calidad: Intenciones globales y orientación de una organización, relativas a la calidad.
Responsabilidades: Compromisos adquiridos de acuerdo a los procesos, procedimientos y funciones definidos en cada puesto de trabajo.
S.G.C: Sistema de gestión de la calidad.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen al más alto nivel una organización.
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4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES.
Afro Frutas del Pacifico E.U., de acuerdo a la Norma ISO 9001:2008 establece,
documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad en busca de la
mejora continua, provisionando recursos e información necesaria para la operación y
seguimiento de los procesos.
Los procesos que realiza la empresa necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad
han sido identificados y se encuentran consideradas en el Mapa de Procesos y en la
respectiva caracterización que se muestra a continuación, allí dichos procesos se
caracterizan mediante el ciclo PHVA (Planificar, Verificar, Hacer y Actuar), además se
especifican sus respectivos proveedores, entradas, salidas, clientes, recursos,
documentos y los indicadores que nos permiten realizar seguimiento a los procesos y
medir su eficacia. Dichos indicadores son objeto de monitoreo periódico para asegurar el
cumplimiento de los requisitos establecidos.
A continuación se presentan:
1) Mapa De Procesos
2) Caracterización De Procesos: Administrativo Financiero
3) Caracterización De Procesos: Operativo
4) Caracterización De Procesos: Sistema de Gestion de Calida
5) Caracterización De Procesos: Comercialización
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MAPA DE PROCESOS
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APOYO
GERENCIA
TALENTO HUMANO
ASESORES COMERCIALES
OPERATIVO
PULPA DE MANGO
PULPA DE LULO
PULPA DE GUANABANA
ESTRATEGICO
SISTEMA DE
CALIDAD
PLANEACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD ALIANZAS ESTRATÉGIC AS
C
L
I
E
N
T
E
S
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S PULPA DE MORA DEPARTAMENTO
FINANCIERO
COMERCIALIZACIÓ N
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-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-SOLICITUD DE SERVICIO
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
-PERSONAL CAPACITADO.
-PAGO DE SALARIOS
-PAGO DE IMPUESTOS
-COBRO DE LAS CUENTAS
-ALIANZAS CON OTRAS
EMPRESAS.
ACTUAR
-ACCIONES CORRECTIVAS
-ACCIONES PREVENTIVAS
PLANEAR
-PLANEACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
-PLAN DE CAPACITACION.
VERIFICAR
-EVALUACION DEL
DESEMPEÑO.
-REVSION DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
-AUDITORIAS
HACER
-CAPACITACION DE
TRABAJADORES.
-PAGO DE NOMINA
-PAGO DE IMPUESTO
-CUENTAS POR COBRAR
-COMPROBANTE DE
INGRESOS Y EGRESOS
-ALIANZAS COMERCIALES
PROVEEDORES
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
- TELEFONO
- Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA JURIDICA
- PERSONA NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES CLIENTES
ENTRADAS PROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIERO SALIDAS
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-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
- CONTRATOS DE
CLIENTES
- SOLICITUD DE SERVICIO
ACTUAR
- ACCIONES CORRECTIVAS
- ACCIONES PREVENTIVAS
PLANEAR
- PLANEACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
- PLAN DE TRABAJO
- PRESUPUESTO
HACER
-PULPA DE MANGO.
- PULPA DE GUANABANA
- PULPA DE LULO
- PULPA DE MORA
VERIFICAR
- EVALUACION DEL
DESEMPEÑO.
- REVISION DEL PROCESO
OPERATRIVO
-AUDITORIAS
- VENTA DE PULPA DE
FRUTAS
-RELACIONES
COMERCIALES POR MEDIO
DE LAS VENTAS
- PULPA DE FRUTAS EN
DIFERENTES
PRESENTACIONES
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
- TELEFONO
Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA
JURIDICA
- PERSONA
NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
PROVEEDORES DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES
CLIENTES
ENTRADAS
SALIDAS PROCESO OPERATIVO
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-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
- CONTRATOS DE
CLIENTES
- SOLICITUD DE SERVICIO
ACTUAR
- ACCIONES
CORRECTIVAS
- ACCIONES
PREVENTIVAS
PLANEAR
- PLANIFICAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
- PLANIFICACION DE LAS METAS.
- PLANIFICAR DOCUMENTACION Y GESTION DE LOS PROCESOS
HACER
- COMPLEMENTAR
DOCUMENTCION Y
GESTION DE LOS
PROCESOS.
- CONTROL Y DIRECCION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
-CONTROL Y DIRECCION DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA.
VERIFICAR
-EVALUAR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- REVISION DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
-AUDITORIAS
- DECISION DE MEJORA
CONTINUA.
- CUMPLIMIENTO DE
POLITICAS DE CALIDAD
- EFICIENTE MANEJO DE LOS
PROCESOS.
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- MANUAL DE FUNCIONES
-MANUAL DE CALIDAD
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- ACTAS DE COMITE
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
-Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA JURIDICA
- PERSONA NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
INDICADORES
RECUSRSOS
DOCUMENTACION
PROVEEDORES
CLIENTES
ENTRADAS SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD
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-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
- CONTRATOS DE
CLIENTES
- SOLICITUD DE SERVICIO
ACTUAR
- ACCIONES
CORRECTIVAS
- ACCIONES
PREVENTIVAS
PLANEAR
- PLANIFICAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
- PLANIFICACION DE LAS METAS.
- PLANIFICAR DOCUMENTACION Y GESTION DE LOS PROCESOS
HACER
- ALIANZAS
ESTRATEGICAS.
- PARTICIPAR EN LICITACIONES.
-PROMOCIONAR LAS PULPAS DE FRUTAS.
VERIFICAR
-EVALUAR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- REVISION DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
-AUDITORIAS
- ALIANZAS ESTRATEGICAS.
- CONTRATOS DE VENTA DE
PULPAS CON NEGOCIOS DEL
SECTOR ALIMENTOS
- PROMOCIONES DE VENTA
DE LAS PULPAS.
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- MANUAL DE FUNCIONES
-MANUAL DE CALIDAD
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- ACTAS DE COMITE
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
-Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA JURIDICA
- PERSONA NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
INDICADORES
RECUSRSOS
DOCUMENTACION
PROVEEDORES
CLIENTES
ENTRADAS SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD COMERCIALIZACION
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4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN.
4.2.1 GENERALIDADES
El presente manual de calidad contiene una documentación clara y organizada que
sirve de soporte para exponer las acciones realizadas por Afro Frutos del Pacifico
E.U., con el fin de cumplir con los requisitos exigidos en la norma ISO- 9001:2008.
La documentación del sistema de gestión calidad de la organización incluye la política
y objetivos de calidad, el manual de calidad, los procedimientos documentados
requeridos, otros documentos necesarios que garantizan el correcto funcionamiento de
los procesos y los registros requeridos para demostrar la conformidad.
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD
Afro Frutas del Pacifico E.U., establece y mantiene el presente Manual de Calidad
para el manejo del Sistema de Gestión de Calidad de la organización descrito en el
numeral anterior.
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin de lograr el correcto funcionamiento del
Sistema De Gestión de la Calidad los documentos requeridos son controladas de
acuerdo al Procedimiento Para Control De Documentos. (PD-GC-001)
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
Con el fin de proporcionar la evidencia de conformidad con los requisitos necesarios
para el buen funcionamiento del Sistema De Gestión de la Calidad Afro Frutas del
Pacifico E.U., tiene establecido el Procedimiento Para Control De Registros. (PD-
GC-002)
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 18 – 48
CONTROL DE DOCUMENTO PD-GC-001
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Solicitar la autorización para la modificación o actualización de documentos.
2. Analizar la solicitud.
3. ¿Es aprobada la solicitud?
4. Realizar el registro en el formato de Modificación o Actualización de documentos FT-GC-003
5. Modificar o actualizar el documento.
6. Revisar el documento.
7. ¿Es funcional y se adecua a los objetivos de la
organización?
8. Aprobar el documento.
9. Adecuar el documento según la norma
fundamental.
10. Incluir el documento en la Lista maestra de
Documentos FT-GC-001.
11. Recoger el documento obsoleto.
12. Dar a conocer a todo el personal el nuevo
documento.
Encargado de modificar el
documento correspondiente,
Representante de la dirección
del S.G.C
Representante de la dirección
para el S.G.C.
Encargado de modificar el
documento correspondiente.
Representante de la dirección
para el S.G.C.
Gerente general
Gerente general.
Representante de la dirección
para el S.G.C
SI
1
2
3
9
8
4
5
6
7
10
11
I
T
NO
SI
NO
12
MANUAL DE CALIDAD
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
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CONTROL DE REGISTROS PD-GC-002
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Diligenciar el formato de registro
correspondiente según el área.
2. Entregar el registro a la secretaria.
3. ¿Están los registros completos,
correctos y legibles?
4. Archivar los registros en orden
según el código del registro.
La persona encargada
de diligenciar el formato.
La persona encargada
de diligenciar el formato.
Secretaria.
Secretaria.
I
1
2
4
3
SI
T
NO
MANUAL DE CALIDAD
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.
La alta dirección de Afro Frutas del Pacifico E.U., proporciona su compromiso con el
desarrollo e implementación del Sistema De Gestión de la Calidad en la empresa a
través de:
Evolución del Sistema de calidad.
Verificación del cumplimiento de política y objetivos de calidad.
Información suministrada por los clientes.
Dificultades presentadas y posibles causas.
Soluciones propuestas.
Compromiso del personal involucrado en el proceso.
En las reuniones que se realizaran la empresa se encargara de evaluar la necesidad
de los recursos necesarios para el desarrollo del sistema gestión de calidad y asegurar
la disponibilidad de los mismos.
Para evidenciar la revisión por parte de la dirección, en todas las reuniones, se
consignara la información obtenida en el “Formato Actas de Reunión FT-PA-007”.
.
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE.
Las labores de Afro Frutas del Pacifico E.U., están enfocadas a la satisfacción del
cliente a través del cumplimiento de todos los requisitos relacionados con el producto
que se encuentran en el numeral 7.2.1 del presente manual.
La medición de la satisfacción del usuario se evalúa como lo establece el numeral
8.2.1 del presente manual, la alta dirección se asegura de analizar dicha información
en sus reuniones trimestrales.
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 21 – 48
5.3 POLITICA DE CALIDAD.
Afro Frutas del Pacifico E.U., es una empresa que se dedica a la producción y
comercialización de pulpa de frutas como; pulpa de mago, pulpa de lulo, pulpa de
guanábana, pulpa de mora, basándonos en las especificaciones de los clientes,
logrando obtener la satisfacción de los mismos con los productos ofrecidos, contando
con el personal calificado, infraestructura y tecnología adecuada para garantizar el
cumplimiento eficaz y eficiente del sistema de gestión de calidad.
5.4 PLANIFICACIÓN.
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD.
Los objetivos de calidad son establecidos y evaluados por la dirección y el comité de
calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U., Dichos objetivos están enfocados al
cumplimiento de la política de calidad, tienen asignado un responsable, un plan de
acción, fecha de cumplimiento y se mide a través de indicadores.
Se les hará seguimiento y se presentaran informes que serán analizados en las juntas
del comité de calidad.
A continuación se presentan los objetivos de calidad:
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 22 – 48
OBJETIVOS DE CALIDAD COORPORATIVOS
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO 2015
INDICADOR
RESPONSABLE
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
AUMENTAR
RENTABILIDAD 60% 85%
Utilidad Neta
Ingresos
= Rentabilidad
TODOS
* Aumentar clientes
* Mejorar servicio
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MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 23 – 48
DISMINUIR GASTOS 6.500.000
Disminuir en
un 10% con
referencia al
año anterior
Gastos del
presente año__
Gastos del
año anterior
=INDICE DE
CONTROL DE
GASTOS
TODOS
* Reciclar papelería
* Disminuir reproceso
* Hacer uso eficiente
de los recursos que se
tienen.
* Comprar elementos
de aseo más baratos.
* Ahorro energía
* Ahorro teléfono.
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR UTILIDAD
NETA 20.550.000 40.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes
* Mejorar servicio
* Disminuir gastos
* Alcanzar certificación
ISO 9001:2008
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR FLUJO DE
CAJA 1.800.000 3.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes
* Mantener una
rotación de cartera
máximo 20 días.
31/04/2015 NENSUAL
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 24 – 48
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO
2015
INDICADOR
RESPONSABLE
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
ALCANZAR
CERTIFICACIÓN ISO
9001:2008
0% 100%
Número de
actividades
realizadas____
Número de
actividades
programadas
= INDICE DEL
CUMPLIMIENTO
DEL
PROGRAMA DE
TRABAJO
TODOS
* Implementar
los procesos y
procedimientos
según los
requerimientos de la
norma.
* Conformar el
comité de calidad.
* Realizar
auditorías internas.
31/12/2015 MENSUAL
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 25 – 48 S
AT
ISF
AC
CIÓ
N
CLIE
NT
ES
IN
TE
RN
OS
AUMENTAR Y
MANTENER
ACTUALIZADO A
TODO EL PERSONAL
DE LA EMPRESA
0% 100%
Número de
capacitaciones
__realizadas___
Número de
capacitaciones
Programadas
= INDICE DEL
PERSONAL
CAPACITADO
TODOS
* Identificar el
personal que debe
recibir la
capacitación.
* Aplicar el plan de capacitación que apoye el logro de los objetivos de calidad.
* Seleccionar el
organismo o persona
que realizará la
capacitación.
* Promover la
capacitación en
todos los niveles.
31/12/2015
MENSUAL
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 26 – 48
PROCESO ADMINISTRATIVO
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO 2015
INDICADOR
RESPONSABLE
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
AUMENTAR
RENTABILIDAD 60% 85%
Utilidad Neta
Ingresos
= Rentabilidad
TODOS
* Aumentar clientes
* Mejorar servicio
* Disminuir gastos. 31/12/2015 MENSUAL
MANUAL DE CALIDAD
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 27 – 48
DISMINUIR GASTOS 4.500.000
Disminuir en
un 10% con
referencia al
año anterior
Gastos del
presente año__
Gastos del
año anterior
=INDICE DE
CONTROL DE
GASTOS
TODOS
* Reciclar papelería
* Disminuir reproceso
* Hacer uso eficiente
de los recursos que se
tienen.
* Comprar elementos
de aseo mas baratos.
* Ahorro energía
* Ahorro teléfono.
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR UTILIDAD
NETA 20.550.000 40.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes
* Mejorar servicio
* Disminuir gastos
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR FLUJO DE
CAJA 1.800.000 3.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes
* Mantener una
rotación de cartera
máximo 20 días.
31/12/2015 NENSUAL
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 28 – 48
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO 2015
INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
DISMINUIR ROTACIÓN
DE CARTERA
Máximo 20
días
Máximo 20
días SECRETARIA
*Facturar cuentas de cobro de cada mes, para recibir su respectiva cancelación.
* Llamar a recordar cuenta de cobro a clientes morosos.
31/12/2015 MENSUAL
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 29 – 48 S
AT
ISF
AC
CIÓ
N
CLIE
NT
ES
ALCANZAR
CERTIFICACIÓN ISO
9001:2008
0% 100%
Número de
actividades
realizadas____
Número de
actividades
programadas
= INDICE DEL
CUMPLIMIENTO
DEL
PROGRAMA DE
TRABAJO
TODOS
* Implementar
los procesos y
procedimientos
según los
requerimientos de la
norma.
* Conformar el
comité de calidad.
* Realizar
auditorías internas.
31/12/2015 MENSUAL
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SGC- MC-001 Pág.: 30 – 48
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO 2015
INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
DISMINUIR RECLAMOS 3 reclamos
por mes
O reclamos
por mes. TODOS
* Cumplir con los
requisitos que el
cliente tiene.
- Estar atento a
cada una de las
sugerencias o
reclamos que hagan
los clientes.
- Ofrecer un
servicio de calidad.
31/12/2015 MENSUAL
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SGC- MC-001 Pág.: 31 – 48
OBJETIVOS DE CALIDAD PROCESO OPERATIVO
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO 2015
INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
AUMENTAR
RENTABILIDAD 60% 85%
Utilidad _ neta
Ingresos
= Rentabilidad
TODOS
* Aumentar clientes
* Mejorar servicio
* Disminuir gastos 31/12/2015 MENSUAL
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SGC- MC-001 Pág.: 32 – 48
DISMINUIR GASTOS 4.500.000
Disminuir
en un 10%
con
referencia
al año
anterior
Gastos del
presente año__
Gastos del
año anterior
=INDICE DE
CONTROL DE
GASTOS
TODOS
* Reciclar papelería
* Disminuir reproceso
* Hacer uso eficiente
de los recursos que se
tienen.
* Comprar elementos
de aseo más baratos.
* Ahorro energía
* Ahorro teléfono.
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR UTILIDAD
NETA 20.550.000 40.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes
* Mejorar servicio
* Disminuir gastos
* Alcanzar certificación
ISO 9001:2008
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR FLUJO DE
CAJA 1.800.000 3.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes
* Mantener una
rotación de cartera
máximo 20 días.
31/12/2015 NENSUAL
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SGC- MC-001 Pág.: 33 – 48
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META
AÑO 2015
INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
ALCANZAR
CERTIFICACIÓN ISO
9001:2008
0% 100%
Número de
actividades
realizadas____
Número de
actividades
programadas
= INDICE DEL
CUMPLIMIENTO
DEL
PROGRAMA DE
TRABAJO
TODOS
* Implementar
Los procesos y
procedimientos según
los requerimientos de
la norma.
* Conformar el
comité de calidad.
* Realizar auditorías
internas.
31/12/2015 MENSUAL
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SGC- MC-001 Pág.: 34 – 48
5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
En Afro Frutas del Pacifico E.U., se lleva a cabo el sistema de gestión de la calidad a
través de su planificación, este proceso debe ser continuo, y debe estar acompañado
de revisiones periódicas por parte de la dirección, con el fin de alcanzar los objetivos
de calidad propuestos por la organización y cumplir así con los requisitos exigidos por
el cliente.
Toda la planificación del Sistema de Gestión de Calidad debe ser elaborada por
etapas, para que la empresa las pueda ejecutar y así alcanzar la integridad de los
procesos y de la organización. El plan de calidad desarrollado por la empresa se
encuentra en el manual de procedimientos.
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN.
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con el organigrama general de la institución. Las
responsabilidades y autoridades que se requieren para los diferentes cargos están
definidas en el manual de Funciones por proceso de la organización.
La descripción de cada uno de los cargos se encuentra en el manual de funciones.
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Afro Frutas del Pacifico E.U., por ser una empresa pequeña, el gerente general fue
designado como representante de la dirección en el proceso de aseguramiento del
sistema de gestión de la calidad y lo ha dado a conocer a todo el personal por medio
de una carta. Ver Anexo No. 1 “CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO
DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN” el cual se encuentra en el manual de
procedimiento en el sistema documentado de gestión de calidad.
Es responsabilidad del representante de la dirección:
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Cumplir con todas las actividades establecidas en el manual de la calidad para
garantizar que el sistema de gestión de la calidad funcione eficientemente y se
esté cumpliendo los requisitos exigidos por la norma ISO 9001: 2008.
Estar en permanente contacto con la alta gerencia para informar sobre el
desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de
mejora.
Garantizar que todas las personas en la organización conozcan lo que el cliente
desea.
Velar por la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
Garantizar que la empresa está preparada para la auditoría inicial de certificación
y para las auditorías periódicas necesarias.
5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA.
En Afro Frutas del Pacifico E.U., la información que debe ser comunicado dentro de la
empresa se hará por mediante correos electrónicos, carteleras, telefónica o
personalmente, dependiendo en cada caso del tipo de información y de su
importancia. Toda la información generada dentro de la organización que requiera ser
divulgada dentro de la misma debe ser aprobada por el gerente con anterioridad
además será controlada por medio de un formato de Comunicación Interna FT-GC-
008”, con el propósito de que quede constancia de la entrega y del tema tratado.
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
5.6.1 GENERALIDADES.
La dirección de Afro Frutas del Pacifico E.U., Con el propósito de cumplir con los
objetivos y la política de calidad de la organización estipulada en el presente manual
de calidad, revisa semestralmente la eficacia del Sistema De Gestión De Calidad
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SGC- MC-001 Pág.: 36 – 48
implementado en la organización, para de esta manera asegurar su conveniencia,
adecuación, eficacia y mejora continua.
5.6.2 INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN.
Las revisiones realizadas por la gerencia general al sistema de gestión de la calidad
deben estar soportadas en la siguiente información:
Resultados de auditorías externas y/o internas.
Retroalimentación de clientes.
Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento a las actividades generadas en la anterior revisión.
Seguimiento al cumplimiento de los objetivos de calidad.
Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad.
Recomendaciones del comité encaminadas al mejoramiento del sistema de gestión
de la calidad.
Cumplimiento de la frecuencia de las auditorías.
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓN.
La dirección de la empresa debe revisar el sistema de gestión de calidad basándose
en el informe presentado y estudiado por el comité de calidad, dejando consignados
los resultados de la revisión en actas teniendo en cuanta su establecimiento de
acuerdo a:
• Cumplimiento de los objetivos y revisión de la política.
• Se debe buscar la eficacia del sistema de gestión de la calidad por medio del
mejoramiento continuo de los procesos.
• El mejoramiento del servicio, teniendo en cuenta la retroalimentación del
cliente.
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SGC- MC-001 Pág.: 37 – 48
• De acuerdo con las necesidades identificadas en la revisión, se asignan
recursos.
6. GESTIÓN DE RECURSOS
6.1 GENERALIDADES
El óptimo desempeño del Sistema de Gestión de Calidad en nuestra organización
garantiza un eficaz suministro de los diferentes recursos de acuerdo al requerimiento y
las necesidades para el mantenimiento, sostenibilidad y mejoramiento del sistema de
calidad buscando aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos.
6.2 RECURSO HUMANO
6.2.1 GENERALIDADES
En la empresa, contamos con personal capacitado para el desarrollo de las diferentes
actividades propias de cada puesto de Trabajo, nos aseguramos de involucrar
personas de acuerdo a las competencias establecidas en los manuales de funciones.
6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN
Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin de garantizar la tenencia de Personal
competente, capacitado, con destrezas, y la educación y experiencia necesarios para
el desarrollo de sus actividades, cuenta con un manual de funciones para los
diferentes procesos, donde se detallan las competencias y habilidades necesarias
para desarrollar eficientemente las tareas pertinentes a cada puesto de trabajo. Los
empleados son capacitados en la forma eficaz de manera que puedan ejecutar sus
actividades buscando siempre mantener nuestros altos estándares de calidad.
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SGC- MC-001 Pág.: 38 – 48
6.3 INFRAESTRUCTURA
La empresa posee las instalaciones pertinentes para el normal y correcto
funcionamiento de las operaciones de la organización, se tiene acceso a los diferentes
servicios públicos como son (energía eléctrica, internet, telefonía, agua, transporte,
etc.), brindando a los trabajadores, clientes y proveedores, conformidad, satisfacción y
seguridad.
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Para garantizar la calidad de nuestros servicios hemos considerado fundamental la
satisfacción del personal que realiza las actividades, por lo tanto es de vital
importancia garantizarles las mejores condiciones posibles para poder realizar sus
actividades diarias de forma eficiente.
Como consecuencia a esto se ha buscado desarrollar estrategias que permitan
garantizar en óptimas condiciones los siguientes fenómenos:
Temperatura
Iluminación
Ruido
Seguridad
Ventilación Así mismo, se ha desarrollado un Programa de Salud Ocupacional en el cual se ha construido el Panorama de Riesgos, y con este desarrollar mecanismos que permitan minimizarlos. Posteriormente se harán actualizaciones periódicas para la detección y disminución de estos y con ello propender a un mayor Bienestar y Seguridad de los empleados.
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1 PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.
La empresa tiene planificados y desarrollados los procesos necesarios para la
prestación del servicio el cual se encuentra en el manual de procedimientos.
Esta planificación es coherente con los otros procesos del sistema de gestión de
calidad. Además contiene las actividades de revisión, verificación, validación,
liberación, medición, seguimiento, inspección, realizando la documentación pertinente,
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SGC- MC-001 Pág.: 39 – 48
como evidencia que los procesos cumplen con los requisitos del servicio y se controlan
de acuerdo al procedimiento de Control de documentos y registros, numeral 4.2.3 y
4.2.4
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS
CON EL PRODUCTO.
Los requisitos especificados por el cliente son canalizados a través de la solicitud
realizada para la prestación de servicios. Esta solicitud es registrada en el formato de
Comunicación Externa FT-PA-008”, por la secretaria, después de canalizar la solicitud,
se inicia con el PLAN DE CALIDAD DE CONTRATACION. Para los servicios que
ofrece la empresa.
Según el servicio a prestar, se inician las etapas de ejecución dando cumplimiento a
los requisitos legales y reglamentarios, a los especificados y no especificados por el
cliente. El plan de calidad para cada servicio se encuentra en el manual de
procedimientos del sistema documentado de gestión de calidad numeral 7.1.
7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL
PRODUCTO.
La empresa se encarga de revisar muy bien cuáles son los requisitos que el cliente
tiene, y de allí parte para ofrecerle un servicio de buena calidad:
Los requisitos del producto están definidos, como se describe en el numeral 7.2.1 de este manual.
Las diferencias entre los requisitos del producto y los requisitos del cliente estén resueltas.
Es posible cumplir con el compromiso.
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SGC- MC-001 Pág.: 40 – 48
Una vez hecha esta revisión y con la aprobación del cliente, se da inicio a la prestación
del servicio, y se realizan revisiones periódicas y se mantiene una constante
comunicación con el cliente para evaluar que las especificaciones si se estén
cumpliendo, o si se realiza algún tipo de cambio, para contar con su aprobación.
Los registros que se generen de esta revisión, se controlan como lo establece el
procedimiento Control de Registros, en el formato “Revisión de los requisitos
relacionados con el Servicio FT-PP-001”
7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE:
La empresa tiene determinados unos canales de comunicación eficaces con los
clientes para: entregar y obtener información sobre el servicio, consultas, contratos,
incluyendo las reclamaciones, la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.
Las disposiciones para realizar los procesos de comunicación con el cliente se
documentan en los perfiles de cargo, para los funcionarios que tiene la responsabilidad
y autoridad de informar, atender y retroalimentar las inquietudes del cliente, respecto
del servicio.
La información emitida por el cliente se recopila y se registra en el formato
comunicación Externa (FT-PA-008).
7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS
La empresa tiene definido un procedimiento de compras el cual se encuentra definido
en el manual de procedimientos en el sistema documentado de gestión de calidad
como anexo 2 procedimiento de compras PD-PA-006
7.4.2 INFORMACIÓN DE LA COMPRA
La información referente a la compra de productos o servicios necesarios por los
empleados para la realización de sus funciones es transmitida a la secretaria.
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SGC- MC-001 Pág.: 41 – 48
Para las compras, se busca a los candidatos en el formato “Lista de Proveedores
Seleccionados FT-PA-009”, y se solicita una cotización ya sea por escrito o en forma
verbal. Si es verbal se diligencia el formato “Cotización de Proveedores FT-PA-010”.
Posterior a esto se realiza la orden de compra, la cual debe ser diligenciada por la
secretaria y contener todas aquellas especificaciones técnicas que describan de la
manera mas clara el producto o servicio, a demás de establecer las cantidades, valor
unitario, valor total, tiempo de entrega y forma de pago, como se muestra en el
respectivo formato “Orden de Compra FT-PA-011”, esta debe estar autorizada y
firmada por el gerente general.
7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
La secretaria, verifica la compra de los productos y/o servicios, con la orden de
compra, inspeccionando que el proveedor entregue los productos solicitados. Se
verificara las cantidades, el precio, y visualmente los atributos de calidad, si todo esta
conforme se dará el visto bueno en la factura u orden de remisión. Si parte o el total
del pedido es no conforme se diligenciará el formato para verificación de productos
comprados “Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-013”, procediendo a la
reclamación respectiva. Este registro es archivado en la carpeta de proveedores, como
soporte y evidencia para la evaluación de su desempeño.
Si el producto es conforme, la secretaria da el visto bueno de los productos
comprados, se liberan y da autorización para su utilización.
7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
7.5.1. CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO.
Para el control de los servicios ofrecidos por la empresa, se debe tener en cuenta los
siguientes factores como son el método de trabajo, y el equipo humano capacitado, los
cuales afectan directamente la calidad del servicio, por consiguiente se debe tener
control de cada factor.
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 42 – 48
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Cada asesor de acuerdo a los Planes de Calidad establecidos para cada uno de los
servicios que ofrece la empresa realiza sus revisiones, con el fin de asegurar que las
operaciones del servicio se están realizando conforme a la ley y a los requisitos
exigidos por el cliente.
EQUIPO HUMANO
La empresa cuenta con personal altamente capacitado, y con experiencia en el
campo, esto permite que la empresa pueda generar confianza en los clientes, los
cuales son la razón de ser de la compañía, ya que son la principal motivación por la
cual la empresa existe.
Si se da la necesidad de vincular a un nuevo asesor, la empresa garantiza la
contratación del personal idóneo, realizando el procedimiento de Selección e
Inducción de personal, basados en las especificaciones del cargo a desempeñar
descritas previamente en el Manual de Funciones de la empresa.
Además la empresa realiza una mini encuesta de satisfacción del cliente y, mes tras
mes se habla con los clientes para conocer su opinión sobre el servicio que se esta
prestando.
7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE
LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
Debido a que los procedimientos que aplica la empresa no son para nada
complicados, la empresa esta muy al pendiente de cualquier situación que se pueda
presentar en la prestación del servicio, para corregirlo y evitar que vuelva a presentar,
además porque el personal con el que se cuenta esta muy bien capacitado para
resolver cualquier situación que pueda perjudicar a la empresa, también tenemos en
cuenta las leyes del gobierno para las empresas dedicadas a trabajar en este campo.
La empresa tiene todo documentado en la norma ISO, y eso ayuda a validar todos los
procesos que la empresa realiza.
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7.5.3. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
Para identificar lo de cada cliente, la empresa maneja un archivo físico, donde a cada
uno de los clientes se les ha asignado una carpeta con todos los documentos
relacionados con el servicio que le ha ofrecido la empresa hasta la actualidad.
7.5.4. PROPIEDAD DEL CLIENTE.
Los bienes suministrados por los clientes a la empresa, pueden ser terrenos,
propiedades, información en borrador, medio magnético, todos los bienes
suministrados a la empresa son identificados por la empresa por medio de una carpeta
que se le asigna a cada uno de ellos, una vez utilizados cada uno de estos la empresa
hace entrega de los bienes a cada uno de los clientes.
Cuando se presenta algún daño en el bien suministrado a la empresa, esta se
comunica con el cliente, para informarle sobre la situación y así poder establecer la
solución mas adecuada.
7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO
Cuando por alguna razón, la empresa posee algún documento del cliente, relacionado
con el servicio que ofrece la empresa, y el asesor responsable no los puede entregar
personalmente, estos documentos podrán ser recogidos por personal del cliente y si
no es posible, la entrega se hará por medio de una empresa de mensajería todos
estos documentos son empacados en sobre de manila para garantizar así su cuidado
y preservación, como soporte de esta entrega, se exigirá la firma de la persona que
recibe el documento, con la fecha de entrega y el nombre del documento.
En cuanto a los inmuebles que la empresa administra, estos tienen todo el derecho de
exigirle al inquilino o arrendatario que le permita ver el predio en el momento en que
ellos deseen hacerlo, para revisar que el inmueble se encuentre en buen estado.
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
Con el fin de realizar las actividades de medición, análisis y mejora del sistema de
gestión de la calidad, Afro Frutas del Pacifico E.U., ha determinado utilizar las
siguientes técnicas estadísticas:
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VERSION 01
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SGC- MC-001 Pág.: 44 – 48
Lluvia de Ideas
Análisis Causa-Efecto (Espina De Pescado)
Estas técnicas permitirán controlar, registrar y evidenciar el desarrollo de dicho
sistema.
El procedimiento de cada una de estas dos técnicas se encuentra en el manual de
procedimientos.
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Como una medida del desempeño al Sistema De Gestión De Calidad, la empresa
tiene presente que la satisfacción del cliente es vital para la compañía y por ende
realiza el seguimiento del cumplimiento de sus requisitos, por tal motivo se han
desarrollado los procedimientos para la evaluación de la satisfacción de los clientes en
lo relativo a nuestros servicios y nuestra organización, por medio de una encuesta que
se realiza a los clientes logramos comprender que tan eficiente y eficaz ha sido
nuestro servicio, con la información que la empresa recoge con la aplicación de la
encuesta, la compañía se encarga de desarrollas acciones correctivas y preventivas
para lograr la satisfacción total de los clientes.
8.2.2 AUDITORIAS DE CALIDAD
Afro Frutas del Pacifico E.U ., tiene un procedimiento definido para la auditoria interna
de calidad conocido con el nombre de PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE
AUDITORÍAS INTERNAS PD-GC-003, el cual se encuentra en el manual de
procedimientos.
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS.
Para realizar las mediciones de cada uno de los servicios que ofrece la empresa se
cuenta con un plan de calidad y con personas altamente capacitadas los cuales en el
desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del servicio realizan
sus revisiones.
MANUAL DE CALIDAD
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FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 45 – 48
La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y
seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su
cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas
se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y
seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una
encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe a cada uno de los
trabajadores y se comunicará con cada uno de los clientes para revisar que los
requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es
necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un
servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste.
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO
Cada uno de los servicios ofrecidos por la empresa han sido documentados a través
de un plan de calidad a través del cual se realizara la medición y seguimiento, cuando
la propuesta de servicios es aceptada por el cliente, éste da evidencia de que los
requisitos allí consignados son los exigidos por él, posterior a la aceptación se da
comienzo al respectivo plan de calidad según el servicio solicitado. Ver numeral 7.1 del
manual de procedimientos Planificación de la Realización del Producto, del sistema
documentado de gestión de calidad.
Esta es una manera eficiente que tiene la empresa para hacer un buen seguimiento
acerca del servicio que se le esta ofreciendo.
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PD-GC-004
Durante el desarrollo de cualquiera de los servicios ofrecidos por la empresa, el
trabajador es el encargado de realizar las revisiones y garantizar el cumplimiento de
los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios y los no especificados por el
cliente consignados en el respectivo plan de calidad.
Cuando se presenta una no conformidad ya sea por deficiencia técnica o
incumplimiento en alguno de los requisitos, el trabajador deberá corregir el error
presentado y eliminar el documento asociado con el fin de prevenir su uso o entrega
no intencional.
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
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Cada uno de los trabajadores deberá presentar un informe al gerente general de
manera mensual, con el objetivo de conocer los problemas presentados durante ese
tiempo, para poder corregirlos y así poder evitar que se vuelvan a presentar en el
futuro. Igualmente el Gerente general se encargara de hacer las respectivas
revisiones y verificación de los servicios prestados, y si se presenta la necesidad de
comunicarse con alguno de los clientes, las observaciones que se hagan serán
registradas en el formato Revisión del Servicio FT- PP- 001, estas no conformidades
serán recopiladas analizadas y evaluadas en las reuniones de comité de calidad.
También para poder realizar un buen control del servicio prestado, se hace un buen
provecho de la comunicación que se realiza con los clientes.
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
Con el fin de analizar la información y demostrar la eficacia del sistema de gestión de
la calidad, la empresa ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas,
Diagrama Causa – Efecto y Lluvia de Ideas, las cuales permitirán realizar el análisis,
encontrar las tendencias y determinar la(s) área(s) donde existen los problemas o
donde pueden necesitarse mejoras. El procedimiento de cada una de estas técnicas
se encuentra en el manual de procedimientos numeral 8.1.
Como ejemplo, el análisis de los datos relacionados con la satisfacción del cliente, se
hará aplicando una encuesta anual, para esto el gerente general ha asignado a la
secretaria , la cual debe recopilar y presentar la información en diagramas de barra
o circulares, posterior a esto, se realizará una reunión con la mayor parte de los
empleados y a través de lluvia de ideas se identificaran las causas de los problemas
principales aplicando el Diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado), finalmente y
con la aprobación de los asistentes se establecerían las acciones correctivas y
preventivas para eliminar los fallas presentadas.
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VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 47 – 48
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
En la empresa se conformó el comité de calidad, con el fin de canalizar, retroalimentar
el desempeño de la empresa y velar por el mejoramiento continuo del sistema de
gestión de la calidad.
A través de los indicadores de gestión, el comité de calidad revisa y evalúa el
cumplimiento de la política, objetivos de calidad, desempeño del sistema y en el
tiempo, el desempeño laboral. Cuando no se están cumpliendo las metas, el comité
establece las acciones correctivas y preventivas a implementar.
Igualmente se cuenta con las auditorías internas de calidad, a través de las cuales se
realiza un examen sistemático para determinar si las actividades planificadas que
buscan el mejoramiento continuo de la organización y los resultados asociados,
corresponden a los esperado y planificado.
8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIONES CORRECTIVAS PD-GC-005
En Afro Frutas del Pacifico E.U., el comité de calidad se reúne periódicamente cada
tres meses para evaluar el sistema de gestión de la calidad y formular las acciones
correctivas necesarias según los problemas encontrados.
Para el estudio de las causas de los problemas más representativos, la empresa
recopila toda la información y a través del análisis de datos y las técnicas estadísticas
mencionadas anteriormente en el numeral 8.1, el comité establece las acciones
correctivas necesarias para evitar su ocurrencia garantizando de esta forma el
mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad.
En el momento en que se establece la acción correctiva, el comité de calidad lleva un
registro con el fin de realizar un seguimiento mensual y verificar el funcionamiento de
las acciones emprendidas. Todas las acciones correctivas serán registradas en el
formato “Análisis de la no conformidad FT-GC-015“.
A toda acción correctiva se le debe hacer una acción preventiva.
Cuando en la empresa se presenta algún problema con la prestación del servicio, esta
inmediatamente se comunica con el respectivo cliente al cual esta afectando la
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VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
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situación, para escuchar la opinión de este y así poder encontrar una solución optima
para el problema y lograr la satisfacción del cliente.
8.5.3. ACCIONES PREVENTIVAS
ACCIONES PREVENTIVAS PD-GC-006
El comité de calidad en reunión periódica de acuerdo al análisis de datos obtenido a
través de la aplicación de las técnicas estadísticas determina las acciones preventivas
necesarias, con el fin de reducir o eliminar el riesgo de problemas potenciales, esto se
hace siguiendo el mismo procedimiento establecido para las acciones correctivas PD-
GC-005.
Todas las acciones preventivas serán registradas en el formato "Análisis de la No
Conformidad FT-GC-015"., este registro permite hacer seguimiento y verificar si han
funcionado las acciones preventivas establecidas.
Procedimiento
- Se reúne con el comité de calidad
- Evalúa las situaciones de inconformidad presentada
- Se diseñan propuestas para superar problemas
- Se escoge la solución mas optima
- Se pone en funcionamiento la solución escogida
MANUAL DE CALIDAD
VERSION 01
FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014
SGC- MC-001 Pág.: 49 – 48
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4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
4.1 REQUISITOS GENERALES REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
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1. OBJETIVO
Establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad,
y desarrollar un proceso de mejora continua, para garantizar la eficacia del sistema y
el aseguramiento de los requisitos del cliente, bajo los requisitos de la norma ISO
9001: 2008.
2. ALCANCE
El sistema de gestión de la calidad en AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., es
aplicable a todas las áreas involucradas en la producción y comercialización de los
productos de la empresa.
3. DEFINICIONES
3.1 ACCIÓN
Facultad y efecto de hacer algo: acto, hecho.
3.2 ORGANIZACIÓN
Responsabilidades, autoridades y relaciones, ordenadas según una estructura
jerárquica, a través de la cual un organismo cumple sus funciones.
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3.3 RECURSOS
Elementos necesarios para el desarrollo de determinados procesos, pueden ser
humanos, financieros o técnicos.
3.4 MEJORA CONTINUA
Este término indica que usted debe mejorar su sistema de gestión de la calidad, donde
encuentre oportunidad, exista justificación y se cuente con los recursos necesarios
para dicha mejora.
4. GENERALIDADES
4.1 La participación activa de todos los empleados de la empresa e igualmente el
compromiso de la gerencia son la base del éxito del sistema de gestión de la
calidad.
4.2 Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad,
determinando su secuencia e interacción.
4.3 Se debe asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para
apoyar la operación y el seguimiento de los procesos.
4.4 Se debe definir la estructura y la responsabilidad de todas las funciones de la
empresa, que de una u otra manera afectan la calidad del servicio.
4.5 Se deben determinar los criterios y métodos necesarios para verificar que tanto
la operación como el control de los procesos del sistema de gestión de la calidad
sean eficaces.
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5. PROCEDIMIENTO
El sistema de gestión de la calidad en AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., se realiza
mediante una documentación de carácter formal y objetivos basados en el
mejoramiento continuo, el cual se encuentra soportado en los fundamentos de la
norma ISO 9001: 2008, permitiendo mantener e incrementar la satisfacción de los
clientes y la competitividad en el mercado.
Todas las actividades desempeñadas por la empresa que estén involucradas de
manera directa e indirecta con la calidad del servicio se deben considerar en la
estructura de esta documentación.
En AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.., se identifican tres (3) procesos necesarios
para el sistema de gestión de la calidad. Caracterizados mediante el ciclo PHVA
(Planificar, verificar, hacer, actuar) con sus respectivos proveedores, documentos,
recursos, indicadores y clientes. En el mapa de procesos se identifica la secuencia e
interacción de éstos dentro de la organización. Ver "Caracterización de procesos y
Mapa de procesos" en el manual de calidad.
Mensualmente en la empresa se realizan reuniones con el objetivo de revisar, evaluar
y controlar los procesos, a través del análisis de los indicadores y los respectivos
resultados. Se cuenta igualmente con la colaboración y el compromiso del gerente
general, el cual asigna de acuerdo a las necesidades los recursos requeridos para la
implementación de acciones correctivas y preventivas que ayuden al mejoramiento
continuo del sistema de gestión de calidad.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente general Revisar la documentación del sistema de
gestión de calidad
Gerente general Implementar y mantener el sistema de
gestión de la calidad.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Mapa de Procesos
Anexo No. 2 Caracterización Proceso Administrativo
Anexo No. 3 Caracterización Proceso Operativo
Anexo No. 4 Caracterización Proceso Sistema de Calidad
Anexo No. 5 Caracterización Proceso de Comercialización
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
4.1 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
4.2.1 GENERALIDADES PAGINA:
1 de 6
1. OBJETIVO
Fundamentar el sistema de gestión de la calidad para dar cumplimiento a todos los
requisitos de la norma ISO 9001:2008, el cual será en síntesis, la declaración
documentada de una política y objetivos de calidad, un manual de calidad, además de
todos los procedimientos documentados requeridos por esta Norma Internacional.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los cargos y actividades de la organización requeridas por la
norma internacional las cuales pueden incidir directa o indirectamente en la
producción y comercialización de los productos de la empresa, y cuyo resultado será
reflejado en la satisfacción de los clientes.
3. DEFINICIONES
3.1 CALIDAD
La totalidad de las características de un producto o servicio que le confieren aptitud
para satisfacer necesidades establecidas e implícitas.
3.2 SISTEMA DE GESTIÓN
Conjunto de elementos interrelacionados que actúan para establecer una política y
unos objetivos, con el fin de lograr dichos objetivos.
3.3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Es la forma como la organización realiza la gestión empresarial asociada con la
calidad, consta de la estructura organizacional junto con la documentación, procesos
y recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los
objetivos del cliente.
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4. GENERALIDADES
4.1 Para el sistema de gestión de calidad y la redacción de los procedimientos es
obligatorio la participación del mayor numero de personas de la empresa, ya que
esto genera, comprensión, participación, y sentido de pertenencia, y al mismo
tiempo brinda la facilidad de conseguir los objetivos de una manera mas
eficiente, debido a la colaboración constante que se presentaría en la
organización.
4.2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad para una
organización, difiere de otra, debido a el tamaño de la empresa y el tipo de
actividades, la dificultad de los procesos y sus interacciones, y la competencia
del persona la cual es vital para las aspiraciones que tiene la organización, ya
que dependiendo de la capacidad de los trabajadores la empresa puede lograr
alcanzar una certificación de una manera mas rápida.
4.3 El proceso de documentación del sistema de gestión de calidad debe ser claro y
sencillo, para que todo el personal pueda tener la información que requiere para
realizar su trabajo, además es fundamental que sea controlado constantemente
para evitar la presentación de posibles complicaciones que puedan hacer que la
empresa no logre alcanzar un certificación o en su defecto esta sea perdida por
no seguir las indicaciones establecidas en la documentación elaborada por la
empresa.
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5. PROCEDIMIENTO
El sistema de gestión de la calidad en AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene
como soporte una documentación que permite mostrar las actividades que la empresa
realiza para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, garantizando así,
el mejoramiento continuo y la satisfacción de los clientes.
Los procedimientos obligatorios de la norma contenidos en el manual de calidad son
los siguientes:
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
8.2.2 Auditoria Interna
8.3 Control de producto no conforme
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Además de estos procedimientos elaboraron otros, que no son obligatorios y se
encuentran descritos en el manual de procedimientos.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCIÓN
GERENTE GENERAL
Planear, organizar y controlar la elaboración
de toda la documentación del sistema de
gestión de la calidad.
7. ANEXOS
No aplica.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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MATRIZ DE PROCESOS VS NORMA ISO 9001:2008
PROCESOS
ELEMENTOS DE LA NORMA IS0 9001:2008
ADMINISTRATIVO
4.1 - 4.2 - 4.2.1 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4
5.1 – 5.2 – 5.3 – 5.4.1 – 5.4.2 – 5.5.1 – 5.5.2 – 5.5.3 - 5.6 6.1 – 6.2.1 – 6.2.2 – 6.3 – 6.4 7.1 - 7.2 – 7.3 -- 7.4 - 7.5 8.1 – 8.2.1– 8.2.2 – 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 - 8.4 - 8.5.1 – 8.5.2–8.5.3
OPERATIVO
- 4.2 - 4.2.1 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4
5.3 - 5.4.1
6.2 - 6.3 - 6.4
7.1 – 7.2 – 7.3 – 7.4 -- 7.5.1 – 7.5.2 – 7.5.3 – 7.5.4 – 7.5.5
8.1 – 8.2.1 – 8.2.2 – 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 –8.4 - 8.5.1– 8.5.2 -8.5.3
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
4.1 – 4.2 – 4.2.1 – 4.2.2 – 4.2.3 – 4.2.4 5.3 - 5.4.1 6.1 - 6.2 - 6.3 - 6.4 7.1 - 7.2 – 7.3 – 7.4 -- 7.5
8.1 - 8.2.1 - 8.2.2 - 8.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3
MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS VS NORMA ISO 9001:2008
CODIGO
PROCEDIMIENTO
ELEMENTOS DE LA NORMA ISO 9001:2008
PD-GC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.3 - 4.2.4 - 8.2.2 - 8.3 - 8.5.2 - 8.5.3 PD-GC-002 CONTROL DE REGISTRO
PD-GC-003 AUDITORIAS INTERNAS
PD-GC-004 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
PD-GC-005 ACCIONES CORRECTIVAS
PD-GC-006 ACIONES PREVENTIVAS
PD-PA-001 CAPACITACION DE TRABAJADORES 4.2.3 – 4.2.4 – 6.1 – 6.2.1 – 6.2.2 – 6.3 – 6.4
PD-PA-002 PAGO DE NOMINA
PD-PA-003 PAGO DE IMPUESTOS
PD-PA-004 CUENTAS POR COBRAR
PD-PA-004 COMPROBANTE INGRESOS Y EGRESOS
PD-PA-005 ALIANZAS COMERCIALES
PD-PA-006 EVALUACION DEL DESEMPEÑO
PD-PP-001 ADMINISTRACION PROPIEDAD RAIZ 4.2.3 – 4.2.4 – 7.1 - 7.2.1 – 7.2.2 – 7.2.3 – 7.3.1 – 7.3.2 7.3.3 – 7.3.4 – 7.3.5 – 7.3.6 – 7.4.1 – 8.2.2 – 8.2.3 – 8.2.4 8.5.1 – 8.5.2 – 8.5.3
PD-PP-002 COMPRA Y VENTA DE PROPIEDAD RAIZ
PD-PP-003 ARRENDAMIENTOS
PD-PP-004 ASESORIA JURIDICA Y COMERCIAL
PD-PP-004 TECNOLOGIA
PD-PP-005 DESARROLLO DE PROYECTOS
PD-PP-006 AVALUOS COMERCIALES
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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FECHA:
OCTUBRE DE 2013
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, donde se incluyen todos los
documentos obligatorios y una descripción general del sistema de gestión de calidad de la
empresa.
2. ALCANCE
Certificación de la producción y comercialización de los productos como lo son: pulpa de
mago, pulpa de mora, pulpa de guanábana y pulpa de lulo.
3. DEFINICIONES
3.1 MANUAL DE CALIDAD
Documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de
un organismo.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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4. GENERALIDADES
4.1 El manual de calidad es un documento que contiene toda la información
relacionada con el sistema de gestión de calidad en la empresa.
4.2 Es documento que incluye una descripción de la interacción entre los procesos del
sistema de gestión de calidad.
4.3 Proporciona una base de mejoramiento continuo para la empresa.
4.4 Permite certificar las responsabilidades y el compromiso de toda la empresa en la
implementación de la norma.
4.5 Es un documento utilizado como guía en las auditorias de certificación del sistema
de gestión de calidad
4.6 Se debe revisar anualmente para incluir nuevas modificaciones.
4.7 Todos los documentos del sistema de gestión de calidad deben estar estructurados
según la Norma Fundamental (Ver Manual de Procedimientos).
4.8 El manual de calidad debe estar controlado según el numeral 4.2.3 Control de
Documentos.
4.9 El manual de la calidad se fundamenta en los requisitos de la norma ISO 9001:
2008.
5. PROCEDIMIENTO
El manual de la calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U., es un panorama general del
sistema de gestión de calidad de la empresa. Contiene en el siguiente orden:
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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La reseña histórica de la empresa
Listado de proveedores y clientes.
Organigrama de la empresa
Misión, visión, política y objetivos de calidad.
Mapa de procesos y la caracterización respectiva de cada proceso.
Elemento 4.2.3 Control de documentos y lista maestra de documentos.
Elemento 4.2.4 Control de registro y lista maestra de registros.
Matriz de los procesos v/s norma ISO 9001:2008.
Matriz de los procedimientos v/s norma ISO 9001:2008.
Matriz de responsabilidades cargos v/s elementos de la norma ISO 9001:2008.
Elemento 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de calidad.
Elemento 8.2.2 Auditorias internas de calidad.
Elemento 8.3 Control de producto no conforme.
Elemento 8.5.2 Acciones correctivas.
Elemento 8.5.3 Acciones preventivas
Este documento contiene todo lo relacionado a un sistema de gestión de calidad aplicable
a la producción y comercialización de los productos ya antes mencionados de Afro Frutas
del Pacifico E.U.
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Coordinador del Sistema de gestión de
Calidad
Realizar todos los procedimientos y
documentos relacionados con el sistema de
gestión de calidad de la empresa.
Elaborar el manual de calidad.
Representante de la dirección S.G.C
Revisar y actualizar los procedimientos y
documentos, cuando sea necesario.
Revisar el manual de calidad
Asesor Aprobar el manual de calidad.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
4.1 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS PAGINA:
1 de 10
1. OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios de los
documentos internos y externos de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., con el fin de
asegurar que los empleados cuenten con los documentos correctos, aprobados,
según sea necesario en el momento requerido, evitando que se utilice información
obsoleta o se realicen cambios no autorizados en la documentación.
2. ALCANCE
Abarca todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de la calidad y
los de origen externo.
3. DEFINICIONES
3.1 DOCUMENTO
Medio que se utiliza para describir una necesidad o una actividad realizada y que
puede estar en medios impresos, electrónicos o magnéticos. Los documentos, motivo
del presente procedimiento, aparecen en la estructura de la documentación de la
empresa.
3.2 DOCUMENTO INTERNO
Es cualquier tipo de documento generado o emitido por AFRO FRUTAS DEL
PACIFICO E.U.
3.2 DOCUMENTO EXTERNO
Información generada en el ámbito externo de la empresa, estas pueden ser
reglamentaciones, normas técnicas, o resoluciones del gobierno, entre otros.
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3.3 DOCUMENTO ELECTRONICO EN MEDIO MAGNETICO
En AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., son aquellos documentos guardados en el
computador los cuales son de vital importancia para el buen desempeño de la
compañía.
4. GENERALIDADES
4.1 Permite que el documento en uso sea el correcto y el aprobado, según sea
necesario.
4.2 Cuando en una empresa hay pocos empleados, se podría mantener una lista de
las personas que tienen los documentos.
4.3 Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el sistema de
codificación descrito en la norma fundamental y el estado de revisión es definido
en el encabezado del documento.
4.4 Asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Además se previene el uso de documentos obsoletos, ya que permite revisarlos
y actualizarlos cuando sea necesario.
4.5 Permite identificar los documentos de origen interno y de origen externo.
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5. PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS PD-GC-001
Para tener un éxito en la documentación del sistema de gestión de la calidad en Afro
Frutas del Pacifico E.U., se requiere tener un control de todos los documentos
requeridos por la empresa, por lo tanto se estableció un procedimiento para el control
de documentos, consultar "PD-GC-001", el cual se encuentra descrito en el manual de
procedimientos.
El procedimiento incluye la modificación o actualización de los documentos, el control
de aquellos obsoletos, los de origen externo e interno. Esto con el fin de garantizar
que los documentos se encuentren disponibles en el momento requerido por cualquier
persona de la organización.
Para identificar todos los documentos originales manejados por la empresa, se
utilizara un formato de “Lista Maestra de Documentos FT-GC-001”.
El préstamo se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FT-GC-002”
donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fue
entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.
ELABORACION, REVISION, APROBACION Y CODIFICACION DE LOS
DOCUMENTOS:
Igualmente en el manual de procedimientos se encuentran todas las especificaciones
para la elaboración, revisión, aprobación, y codificación de los documentos del sistema
de gestión de la calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin de que tengan un
diseño y contenido uniforme. Antes de implementar cualquier documento o registro,
relacionado con el Sistema de gestión de calidad, se deberá revisar previamente y
aprobar por el gerente general. Consultar “Norma Fundamental” en el Manual de
Procedimientos.
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CREACION O ANULACION DE DOCUMENTOS:
Para crear o anular algún documento, se deberá diligenciar el "Formato de creación o
anulación de documentos y formatos FT-GC-004".
MODIFICACION O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS:
Cualquier modificación o actualización en los documentos, serán registrados en el “
Formato de Modificación o actualización de documentos FT-GC-003 ", en este formato
se registra, la fecha, el código del documento, la justificación del cambio, el número de
actualización, el número de versión, el nombre del responsable del cambio, y la firma
del representante de la dirección para el sistema de gestión de calidad, el cual es el
encargado de autorizar dichos cambios.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS: El préstamo de los documentos se controlará mediante el formato “Préstamo de
documentos FT-GC-002” donde se especifica el nombre del documento, quien lo
entrega, a quien fue entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.
DOCUMENTOS OBSOLETOS:
Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original un
sello de “OBSOLETO” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por todos.
Los libros oficiales de contabilidad, los comprobantes de egreso, recibos de caja y
facturas, se guardan 10 años, y se llevan archivo muerto en cajas que se almacenan
en bodegas de los dueños. Los documentos que no son de importancia y no son
legales, después de que pierdan su vigencia, se les coloca el sello de "OBSOLETO"
en la portada, se archivan 2 años, y posteriormente se eliminan.
CORRESPONDENCIA PERSONAL:
Toda la correspondencia es recibida por la secretaria, la cual recibe las cartas, sobres,
cuentas por pagar de tarjeta de crédito y celular, y demás, ella es la persona
encargada de realizar la entrega personalmente a los miembros de la organización.
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CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:
En cuanto al manejo de los documentos de origen externo que son para la empresa y
llegan por correo, e-mail o fax, y se consideran importantes por la información que
contienen, el manejo que se les da para mantener un control y orden, es el siguiente:
Se recibe el documento
Se coloca la fecha de recepción
Son firmados por la secretaria general, la cual es la persona encargada de
recibir todos los documentos de origen externo.
Los documentos de origen externo como Boletines Informativos, Código de
Comercio, documentos de la DIAN, documentos de los clientes y la Norma ISO
9001:2008, deben ser controlados por la secretaria , cuando el documento llega
se debe poner el sello de (Copia Controlada) y de esta forma indicar que ya han
sido registrados en el formato “ Control de documentos de origen externo FT-
GC-005 ”, ella igualmente se encarga de entregar el documento personalmente o
hacerlo llegar a la persona correspondiente.
Posterior a esto, los documentos considerados de importancia serán archivados
en orden y en la respectiva carpeta.
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO:
El único documento de origen interno, a controlar es el manual de calidad, este
documento será identificado mediante un sello (Copia Controlada), y cualquier copia
solicitada será identificada por el sello y su control será registrado en el formato
“Control de Documentos de Origen Interno FT-GC-016”.
ARCHIVO FÍSICO:
El archivo físico es manejado mediante un listado visible al usuario, esta información
será registrada en el formato “Listado Carpetas Archivo Físico FT-GC-017”.
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Representante de la dirección S.G.C
Revisar, difundir, implementar, controlar,
mejorar y mantener el procedimiento de
control de documentos.
Aprobar la modificación o actualización de
documentos.
Aprobar la solicitud de creación o
Anulación de documentos.
ASESOR COMERCIAL
Reunir los documentos obsoletos.
Recibir y entregar a la persona
correspondiente los de origen externo.
Apoyar al gerente general en el control de
documentos.
SISTEMA DE GESTION DE LA
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ANEXO No. 1
CONTROL DE DOCUMENTOS PD-GC-001
PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Solicitar la autorización para la modificación o actualización de documentos.
2. Analizar la solicitud.
3. ¿Es aprobada la solicitud?
4. Realizar el registro en el formato de Modificación o Actualización de documentos FT-GC-003
5. Modificar o actualizar el documento.
6. Revisar el documento.
7. ¿Es funcional y se adecua a los objetivos
de la organización?
8. Aprobar el documento.
9. Adecuar el documento según la norma
fundamental.
10. Incluir el documento en la Lista maestra
de Documentos FT-GC-001.
11. Recoger el documento obsoleto.
12. Dar a conocer a todo el personal el nuevo
documento.
Encargado de modificar el documento correspondiente, Representante de la dirección del S.G.C Representante de la dirección para el S.G.C. Encargado de modificar el documento correspondiente. Representante de la dirección para el S.G.C. Gerente general Gerente general. Representante de la dirección para el S.G.C
SI
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8
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11
I
T
NO
SI
NO
12
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Recoger todos los documentos obsoletos.
2. Informar del cambio del documento al personal interesado.
3. Distribuir el nuevo documento al personal interesado.
4. ¿Es necesario guardar el documento obsoleto?
5. Identificarlo con el sello de “OBSOLETO”.
6. Archivar el documento obsoleto en un lugar conocido por todos.
7. Disponer según lista maestra de documentos.
Secretaria. Representante de la dirección del S.G.C
Representante de la dirección del S.G.C. Secretaria
Secretaria
Secretaria
I
1
2
5
7
3
4
T
SI
NO
6
SISTEMA DE GESTION DE LA
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Recibir el documento de origen externo.
2. Colocar fecha de recepción.
3. Firmar los documentos.
4. Realizar el registro del documento en el
formato de Lista de documentos de
origen externo FT-GC-
5. Realizar una señal a los documentos
para indicar que ya han sido registrados.
6. Entregar o hacer llegar a los interesados
el documento.
7. ¿Es necesario guardar el documento de
origen externo?
8. Archivar el documento externo en un
lugar conocido por todos.
9. Ubicar según lista maestra de
documentos.
10. Se elimina el documento.
Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria Secretaria
I
1
T
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4
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8
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SI
NOOO
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ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
4.1 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento documentado para identificar, controlar y conservar los
registros de calidad, con el propósito de utilizarlos para demostrar el cumplimiento de
los requisitos especificados del producto, o para evidenciar el funcionamiento eficaz
del sistema de gestión de calidad.
2. ALCANCE
Abarca todos los registros relacionados con el sistema de gestión de la calidad de la
empresa Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 REGISTRO DE CALIDAD
Fuente de información para evidenciar objetivamente el cumplimiento de requisitos
especificados del producto, o para demostrar el buen funcionamiento del sistema de
gestión de calidad. Pueden presentarse en formatos preimpresos o en medio
electrónicos.
3.2 FORMATO PREIMPRESO
Son aquellos que proceden de una impresora de computador o una fotocopiadora.
3.3 FORMATO ELECTRONICO O EN MEDIO MAGNETICO
Afro Frutas del Pacifico E.U., son aquellos registros, diligenciados y guardados en el
computador.
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD
PÁGINA:
2 de 4
3.4 ALMACENAMIENTO
Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.
3.5 LEGIBILIDAD
Es la facilidad que tiene un documento de ser leíble y entendible por la persona.
3.6 TIEMPO DE RETENCION
Tiempo que la empresa, teniendo en cuenta algunas normas de ley, considera
necesario la conservación de los registros.
GENERALIDADES
4.1 Los registros brindan información que ayudan a dirigir la empresa de manera
eficiente, por consiguiente se debe demostrar que la empresa ha hecho algo,
registrando alguna información o cumplido algún requisito particular.
4.2 Es necesario que cada persona según sus funciones en la organización tenga
claramente establecido el tipo de registro que debe manejar y mantener.
4.3 En algunos casos, el periodo de retención de los registros puede estar
determinado por requisitos estatutarios o reglamentarios o requisitos financieros
dependiendo de la importancia de los registros en la toma de decisiones.
4.4 Todos los registros de Afro Frutas del Pacifico E.U., serán guardados en un lugar
seguro, con el fin de evitar posibles daños, pérdida o deterioro físico.
4.5 Para tener un control adecuado de los registros, la persona encargada de
manejarlo debe conocer la norma fundamental y las especificaciones contenidas
en la “Lista Maestra de documentos FT-GC-001”.
5. PROCEDIMIENTO
Para evidenciar el desarrollo de los procesos en Afro Frutas del Pacifico E.U., se
utilizarán formatos en las áreas administrativa, operativa y de calidad con el fin de
tener un control del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la
calidad.
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
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3 de 4
Los registros generados en cada área de la empresa son recepcionadas por el gerente
de la empresa (ya que en el momento no cuenta con una secretaria) quien seria la
persona encargada de revisar y verificar que la información contenida en ellos sea
legible, de lo contrario se hace su devolución al área en la cual se diligenció el formato.
Todos los registros de la empresa, deberán ser archivados en un lugar seguro, para
garantizar su fácil acceso, conservación y seguridad, estos deben estar ordenados
según el código del registro.
Cada año la secretaria general hará la revisión de la vigencia de los registros en la
“Lista Maestra de Registros FT-GC-006”. En este formato se debe registrar el código
del registro, nombre del registro, elemento de la norma a la cual corresponde dicho
registro, revisión No., departamento, lugar donde se puede recuperar, el tiempo en que
se debe archivar, y la disposición final. Todos los registros se deben archivar 2 años,
si el tiempo de retención se ha cumplido, el registro se elimina; de no ser así el registro
se debe archivar nuevamente.
Los préstamos de registros serán autorizados y controlados mediante el formato
“Préstamo de Documentos FT-GC-002”.
Todos los registros de calidad son un tipo especial de documento, su modificación,
creación o eliminación se debe realizar de acuerdo al procedimiento “PD-GC-001 “.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria general Realizar el control de documentos y
archivarlos.
7. ANEXOS
Anexo No.1 Procedimiento Control de Registros PD-GC-002.
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD
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ANEXO No. 1
CONTROL DE REGISTROS PD-GC-002
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Diligenciar el formato de registro
correspondiente según el área.
2. Entregar el registro a la secretaria.
3. ¿Están los registros completos,
correctos y legibles?
4. Archivar los registros en orden según el
código del registro.
La persona encargada de diligenciar el formato.
La persona encargada de diligenciar el formato.
Secretaria.
Secretaria.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
I
1
2
4
3
SI
T
NO
Anexo No. 2
CARACTERIZACION PROCESO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD PÁGINA:
6 de 9
ENTRADAS
-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-SOLICITUD DE SERVICIO
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
PROCESO ADMINISTRATIVO
-PERSONAL CAPACITADO.
-PAGO DE SALARIOS
-PAGO DE IMPUESTOS
-COBRO DE LAS CUENTAS
-ALIANZAS CON OTRAS
EMPRESAS.
SALIDAS
ACTUAR
-ACCIONES CORRECTIVAS
-ACCIONES PREVENTIVAS
PLANEAR
-PLANEACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
-PLAN DE CAPACITACION.
VERIFICAR
-EVALUACION DEL
DESEMPEÑO.
-REVSION DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
-AUDITORIAS
HACER
-CAPACITACION DE
TRABAJADORES.
-PAGO DE NOMINA
-PAGO DE IMPUESTO
-CUENTAS POR COBRAR
-COMPROBANTE DE
INGRESOS Y EGRESOS
-ALIANZAS COMERCIALES
PROVEEDORES
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
- TELEFONO
- Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA JURIDICA
- PERSONA NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES CLIENTES
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD PÁGINA:
7 de 9
Anexo No. 3
CARACTERIZACION PROCESO OPERATIVO
-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
- CONTRATOS DE
CLIENTES
- SOLICITUD DE SERVICIO
ACTUAR
- ACCIONES CORRECTIVAS
- ACCIONES PREVENTIVAS
PLANEAR
- PLANEACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD.
- PLAN DE TRABAJO
- PRESUPUESTO
HACER
-PULPA DE MANGO.
- PULPA DE GUANABANA
- PULPA DE LULO
- PULPA DE MORA
VERIFICAR
- EVALUACION DEL
DESEMPEÑO.
- REVISION DEL PROCESO
OPERATRIVO
-AUDITORIAS
- VENTA DE PULPA DE
FRUTAS
-RELACIONES
COMERCIALES POR MEDIO
DE LAS VENTAS
- PULPA DE FRUTAS EN
DIFERENTES
PRESENTACIONES
ENTRADAS
SALIDAS PROCESO OPERATIVO
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
- TELEFONO
Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA
JURIDICA
- PERSONA
NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
PROVEEDORES DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES
CLIENTES
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD PÁGINA:
8 de 9
Anexo No. 4
CARACTERIZACION PROCESO SISTEMA DE CALIDAD
-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
- CONTRATOS DE
CLIENTES
- SOLICITUD DE SERVICIO
ACTUAR
- ACCIONES
CORRECTIVAS
- ACCIONES
PREVENTIVAS
PLANEAR
- PLANIFICAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
- PLANIFICACION DE LAS METAS.
- PLANIFICAR DOCUMENTACION Y GESTION DE LOS PROCESOS
HACER
- COMPLEMENTAR
DOCUMENTCION Y
GESTION DE LOS
PROCESOS.
- CONTROL Y DIRECCION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
-CONTROL Y DIRECCION DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA.
VERIFICAR
-EVALUAR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- REVISION DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
-AUDITORIAS
- DECISION DE MEJORA
CONTINUA.
- CUMPLIMIENTO DE
POLITICAS DE CALIDAD
- EFICIENTE MANEJO DE LOS
PROCESOS.
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- MANUAL DE FUNCIONES
-MANUAL DE CALIDAD
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- ACTAS DE COMITE
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
-Reclamos/satisfacción del clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA JURIDICA
- PERSONA NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
ENTRADAS
INDICADORES
RECUSRSOS
DOCUMENTACION
PROVEEDORES
SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD
CLIENTES
Anexo No. 5
CARACTERIZACION PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD PÁGINA:
9 de 9
-POLITICA DE CALIDAD
-OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
-MANUAL DE FUNCIONES
-DECRETOS DE LA DIAN
- CONTRATOS DE
CLIENTES
- SOLICITUD DE SERVICIO
ACTUAR
- ACCIONES
CORRECTIVAS
- ACCIONES
PREVENTIVAS
PLANEAR
- PLANIFICAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.
- PLANIFICACION DE LAS METAS.
- PLANIFICAR DOCUMENTACION Y GESTION DE LOS PROCESOS
HACER
- ALIANZAS
ESTRATEGICAS.
- PARTICIPAR EN LICITACIONES.
-PROMOCIONAR LAS PULPAS DE FRUTAS.
VERIFICAR
-EVALUAR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
- REVISION DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
-AUDITORIAS
- ALIANZAS ESTRATEGICAS.
- CONTRATOS DE VENTA DE
PULPAS CON NEGOCIOS DEL
SECTOR ALIMENTOS
- PROMOCIONES DE VENTA
DE LAS PULPAS.
- INTERNOS
- EXTERNOS
- GERENTE
- ASESORES COMERCIALES
- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
- NORMA ISO 9001:2008
- FORMATOS
- NORMA DIAN
- MANUAL DE FUNCIONES
-MANUAL DE CALIDAD
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- ACTAS DE COMITE
- RECURSO HUMANO
- RECURSO FINANCIERO
- PAPELERIA
- COMPUTADOR
-Reclamos/satisfacción de los clientes
- Gastos/utilidad neta
- Total pasivo/total Activo
- INTERNOS
- EXTERNOS
- PERSONA JURIDICA
- PERSONA NATURAL
- ALIANZAS CON
OTRAS ENTIDADES
ENTRADAS
INDICADORES
RECUSRSOS
DOCUMENTACION
PROVEEDORES
SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD
CLIENTES
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD
PÁGINA:
5 de 9
ANEXO No 1
MAPA DE PROCESOS
E
APOYO
GERENCIA
TALENTO HUMANO
ASESORES COMERCIALES
OPERATIVO
PULPA DE MANGO
PULPA DE LULO
PULPA DE GUANABANA
ESTRATEGICO
SISTEMA DE
CALIDAD
PLANEACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD ALIANZAS ESTRATÉGICAS
C L I E N T E S
P R O V E E D O R E S
PULPA DE MORA DEPARTAMENTO
FINANCIERO
COMERCIALIZACIÓN
MATRIZ DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
El cortó tiempo de funcionamiento frente a
la competencia.
Falta de personal de trabajo.
Los equipos utilizados para producción de
pupa de frutas no son de alta tecnología.
Debido a que Pereira esta en un constante
crecimiento, la empresa tiene oportunidad
de crecer.
Ofrecerles a los consumidores el producto
final por medio de la venta de jugos
naturales.
FORTALEZAS AMENAZAS
La rápida atención que se les brinda a los
clientes actuales en la comercialización de
pupa de frutas.
Los productos que se ofrecen son de muy
buena calidad.
Tiene una estructura muy pequeña frente a
la competencia.
Condiciones adversas en el mercado de
comercialización de pulpas de frutas en
cuanto a la consecución de clientes
MISION
Somos una empresa una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de
alimentos a base de frutas naturales, procesos que realizamos bajo las normas de calidad
y seguridad que permiten entregar a nuestros clientes productos en óptimas condiciones,
contando con personal altamente capacitado para el desarrollo de las operaciones.
VISION
Ser una empresa líder en la región en el sector de alimentos naturales a base de frutas en
el año 2015, logrando reconocimiento por la calidad de nuestros productos y mejorando
día a día en los procesos de la compañía.
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
NORMA FUNDAMENTAL REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 15
1. OBJETIVO Establecer los procedimientos, normas, y especificaciones para revisar, aprobar,
actualizar, y codificar los documentos del sistema de gestión de la calidad de AFRO
FRUTAS DEL PACIFICO E.U. Para que tengan un diseño y contenido uniforme.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los procedimientos, planes de calidad y formatos creados dentro
del sistema de gestión de la calidad de los servicios suministrados por AFRO
FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
3.1 MANUAL DE CALIDAD
Documento que enuncia la política de calidad y que describe el sistema de gestión de
la de una organización. Un manual de calidad se puede referir a la totalidad de las
actividades de una organización o únicamente a una parte de ellas.
3.2 NORMA
Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que
suministra, para uso común y repetido, reglas, y directrices o características para las
actividades o sus resultados, encaminados al logro del grado óptimo de orden en un
contexto dado.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
2 de 15
3.3 NORMA DE FUNDAMENTAL
Es una reglamentación de carácter interno y permanente que define y regula el
comportamiento general que se debe seguir para la correcta ejecución de una
actividad de una empresa, diseñada para lograr uniformidad de criterios.
3.4 NORMALIZACIÓN
Actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al
logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un
contexto dado.
3.5 CALIDAD
Grado en el que un grupo de características inherentes cumple con los requisitos. Sin
embargo para efectos prácticos, la calidad debe ser entendida no como la ausencia de
errores o fallos en los productos y servicios, sino como todos aquellos esfuerzos que
se realizan día a día en la empresa para lograr que el producto o servicio que
entregamos a nuestros clientes sea el que realmente el cliente quiere.
3.6 PLAN DE CALIDAD
Es un documento que enuncia las prácticas, los recursos y la secuencia de las
actividades relacionadas con la calidad, que son específicas a un servicio, un proyecto
o un contrato en particular.
3.7 POLÍTICA DE CALIDAD
Son las directrices y los objetivos generales de una organización con respecto a la
calidad expresados de manera formal por la alta gerencia.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
3 de 15
3.8 PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
3.9 SISTEMA DE CALIDAD
Es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos
necesarios para implementar el sistema de calidad.
3.10 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Es un término que se utiliza para designar el sistema administrativo de las
organizaciones para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
4. GENERALIDADES
4.1 La administración y control de los documentos del sistema de calidad de AFRO
FRUTAS DEL PACIFICO E.U. es responsabilidad del gerente general
4.2 La estructura de documentación de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U. está
conformada por un manual de calidad, planes de calidad, procedimientos y
registros.
Entradas Proceso Salidas
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
4 de 15
4.3 Los procedimientos se deben codificar de acuerdo a la siguiente estructura, la
cual está dividida en tres partes separadas por un guión.
La primera parte consta de dos letras que indican el tipo de documento que se
está produciendo; el cual puede ser (norma empresa, procedimiento, descripción
de cargos, formato, etc.). Ver anexo No 1.
La segunda corresponde a dos letras que identifican el departamento o sección
que emite el documento y que ejerce la autonomía para efectuar sus
modificaciones y/o actualizaciones. Ver anexo No 2.
La tercera parte está integrada por tres dígitos que van desde 001,
consecutivamente en la documentación.
La elaboración de los procedimientos de la norma deben hacerse diligenciando los
siguientes campos:
Nombre de la empresa
Debe escribirse en mayúscula, centrado, con espacio expandido de tres puntos entre
cada letra y con la razón social.
Documento
El documento debe estar identificado con un código, según la norma de empresa NE-
AC-001, el cual tiene tres partes que diferencian el tipo de documento, el
departamento o sección que lo expide.
Título del documento
Aparece en la mitad del formato de encabezamiento en mayúscula; en algunas
ocasiones va a acompañado por uno o dos subtítulos adicionales que ilustran mejor el
tema. Debe ir en mayúscula sostenida.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
5 de 15
Fecha
Se debe colocar en este espacio la fecha en que se elaboró, indicando el mes en
letras y el año en cuatro dígitos, conservando siempre este orden.
Revisión
Permite la fácil identificación del número de veces que el documento ha sido
modificado o actualizado.
Página
Cada página del manual debe estar numerada siempre en forma consecutiva para
controlar la existencia y exactitud de la información allí consignada, se realiza de la
siguiente forma, (# de #).
Descripción del documento
Es el cuerpo o contenido de la información escrita que va a tener el documento. Para
un documento conformado por una sola hoja se usa el formato descrito en el anexo
No. 3, y para un documento de dos hojas o más, se debe emplear el formato descrito
en el anexo No. 4 cuya segunda hoja posee un encabezado en forma resumida,
conformado por el código del documento, el logo de la empresa y la página respectiva,
en mayúscula sostenida.
En la última página se debe emplear el formato donde indica quien elaboró, revisó y
aprobó el documento con su respectivo cargo, y firma.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
6 de 15
4.4 El resto de los documentos asociados deben hacerse de acuerdo a los formatos
establecidos. Ver formatos del presente manual
4.5 Toda solicitud de elaboración o actualización de cualquiera de los documentos
del sistema de calidad se deben hacer por medio del departamento de calidad.
4.6 Todos los documento deben contener las siguientes características:
Los textos deben ser escritos en estilo de letra “Arial” en tamaño “11”, con un
interlineado de 1.5 líneas.
Se deben emplear solo números arábigos hasta cuatro niveles, con un punto entre
ellos.
Los textos que posean más de cuatro divisiones en su clasificación, deben emplear
otros caracteres como: guiones, puntos, ceros o asteriscos.
Entre títulos y subtítulos, debe ir una línea de espaciado antes y después de
escrito.
Después de la numeración debe ir un carácter de separación con el título.
Los títulos y subtítulos se deben escribir en mayúscula sostenida, y los párrafos
con mayúscula inicial.
El documento se debe hacer en hoja tamaño carta, sistema Microsoft Word.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
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Las márgenes para el formato de la página son las siguientes:
MARGEN Cm. LÍNEAS
Margen superior del formato (1 Pág. ó 2
Pág.)
1
Margen izquierdo 3
Margen inferior 2
Margen derecho 3
Margen superior del texto (1 Pág. ó 2 Pág.) 2 después del formato
5. PROCEDIMIENTO
Todos los procedimientos o planes de calidad que se creen dentro del sistema de
gestión de la calidad deben contener cada uno de los siguientes campos:
OBJETIVO
Debe describir el fin o propósito de la norma, lo que se quiere lograr con su
implementación.
ALCANCE
Define el cubrimiento del documento.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
8 de 15
DEFINICIONES
Debe relacionar los principales términos utilizados en el documento y el significado
correspondiente para evitar confusiones en su interpretación. Deben aparecer en
orden alfabético.
GENERALIDADES
Información adicional que permite complementar el documento. Recomendaciones
que se dan para mejorar el proceso
PROCEDIMIENTO
Establece de manera general y secuencial, las etapas básicas, para el desarrollo de un
proceso, identificando los responsables de cada etapa. Esto puede ser realizado en
forma descriptiva o empleando diagrama de flujo, el cual indica de forma secuencial,
los procesos a seguir para efectuar una actividad, de acuerdo al siguiente esquema:
SÍMBOLO REPRESENTA
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo,
puede ser acción o lugar, además se usa para indicar
una unidad administrativa o persona que recibe o
proporciona información.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan
las personas involucradas en el procedimiento.
Documento. Representa un documento en general
que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
9 de 15
SÍMBOLO REPRESENTA
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo
en donde se debe tomar una decisión entre dos o más
alternativas.
Conector de página. Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el
diagrama de flujo.
Conector. Representa una conexión o enlace de una
parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del
mismo.
Transporte. Indica el movimiento de personas, material
o equipo.
Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso,
método o procedimiento.
Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los
símbolos señalando el orden en que se deben realizar
las distintas operaciones.
RESPONSABLES
Se mencionan los cargos involucrados en el documento con las funciones designadas.
ANEXOS
Suministra información adicional o complementaria del documento desarrollado.
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
10 de 15
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
GERENTE GENERAL
Revisar que toda la documentación del
sistema de gestión de la calidad se realice
de acuerdo a la norma fundamental.
Aprobar la modificación o actualización de
documentación.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Sistema interno de codificación de documentos por documento.
Anexo No. 2 Sistema interno de codificación de documento por áreas de la empresa.
Anexo No. 3 Plantilla norma fundamental (documento de una hoja).
Anexo No. 4 Plantilla norma fundamental (documento de dos hojas o más).
ELABORADO POR:
Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR:
Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR:
Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador
SGC
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
11 de 15
ANEXO No. 1
SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO
CÓDIGO
Procedimiento PD
Formato FT
Manual de calidad MC
Manual de procedimientos MP
Norma Empresa NE
Registros RT
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
12 de 15
ANEXO No. 2
SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN
DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA
TIPO
CÓDIGO
Proceso Administrativo PA
Proceso Productivo PP
Proceso de Gestión de Calidad GC
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
13 de 15
ANEXO No. 3
PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL
(DOCUMENTO DE UNA HOJA).
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
MES AÑO
TITULO REVISIÓN:
#
DOCUMENTO: PAGINA:
# de #
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador de S.G.C.
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
1 cm
3 cm 3 cm
3 cm
3 cm
2 cm
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
14 de 15
ANEXO No. 4
PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL
(DOCUMENTO DE DOS HOJA O MÁS)
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
MES AÑO
TITULO REVISIÓN:
#
DOCUMENTO: PAGINA:
# de #
2 cm
3 cm 3 cm
1 cm
NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:
15 de 15
NOMBRE DOCUMENTO PÁGINA:
# de #
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
1 cm
3 cm 3 cm
2 cm
3 cm
3 cm
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 6
1. OBJETIVO
Demostrar el compromiso que tiene la alta dirección en el desarrollo e implementación
del sistema de gestión de la calidad, y en la mejora continua de su eficacia.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades que son desarrolladas por la gerencia general
frente a la responsabilidad y compromisos en la implementación del sistema de
gestión de la calidad en la empresa.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 Para evidenciar el compromiso, la alta dirección debe:
Comunicar a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del
cliente, los requisitos legales, y los requisitos reglamentarios.
Establecer la política y objetivos de calidad.
Revisar el sistema.
Asegurar la disponibilidad de recursos.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECION
PÁGINA:
2 de 6
5. PROCEDIMIENTO
La alta dirección de Afro frutas del Pacifico E.U., para evidenciar el compromiso con el
desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad, nombro un comité de
calidad, a través de una carta que se dio a conocer a todo el personal de la empresa.
Antes de desarrollar la documentación del sistema de gestión de la calidad, se
estableció la política de calidad, la cual se comunico a todo el personal de la empresa,
indicando su importancia, y su compromiso, para satisfacer los requisitos del cliente,
razón de ser de la empresa. A partir de la política de calidad, se plantearon los
objetivos de calidad corporativos, administrativos y operativos.
El gerente general con los demás miembros del comité de calidad, van a reunirse
periódicamente con el fin de realizar el seguimiento a la política y objetivos de calidad
evaluando fundamentalmente los siguientes aspectos:
Evolución del Sistema de calidad.
Verificación del cumplimiento de política y objetivos de calidad.
Información suministrada por los clientes.
Dificultades presentadas y posibles causas.
Soluciones propuestas.
Compromiso del personal involucrado en el proceso.
Con estas reuniones, la alta dirección, puede conocer la necesidad de recursos para
el desarrollo del sistema de gestión de la calidad y asegurar la disponibilidad de los
mismos.
Para evidenciar la revisión por parte de la dirección, en todas las reuniones, se
consignara la información obtenida en el “Formato Actas de Reunión FT-PA-007”.
La alta dirección de la empresa, debe motivar permanentemente a todo el personal de
la empresa, para que estos participen en el desarrollo del sistema de gestión de
calidad.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECION
PÁGINA:
3 de 6
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Revisar el sistema de gestión de la calidad.
Nombrar el comité de calidad.
6. ANEXOS
Anexo No. 1 Carta correspondiente al nombramiento del comité de calidad.
Anexo No. 2 Diagrama de flujo compromiso de la dirección.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECION
PÁGINA:
4 de 6
ANEXO No. 1
CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE CALIDAD
PEREIRA
DE: GERENTE GENERAL
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: NOMBRAMIENTO COMITÉ DE CALIDAD
Con el propósito de que nuestra empresa adopte una filosofía de mejoramiento
continuo y se establezcan y cumplan las políticas y objetivos de calidad, se ha
propuesto la posibilidad de la creación de un comité de calidad, el cual debido a que la
empresa es bastante pequeña podría ser conformado solo por el gerente de la
compañía, el cual deberá estar en constante comunicación con sus empleados para el
logro de los objetivos.
Atentamente,
___________________________________
ANDRES MAURICIO SALAZAR
Gerente General
“NUESTRO SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ES UN COMPROMISO DE
TODOS”.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECION
PÁGINA:
5 de 6
ANEXO No. 2
DIAGRAMA DE FLUJO COMPROMISO DE LA DIRECCION
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Si
1. Definir la política y los objetivos de calidad
2. ¿Son coherentes con las metas
organizacionales? 3. ¿Satisfacen las necesidades y
expectativas del cliente? 4. Difundir entre el personal. 5. Asignar responsabilidades. 6. Definir grados de autoridad. 7. ¿Se asignaron claramente las
interrelaciones? 8. Designar un representante de la
dirección. 9. Asignar los recursos al sistema
de gestión de la calidad. 10. Revisar el sistema. 11. ¿El sistema es eficiente? 12. Analizar las posibles causas. 13. Establecer acciones correctivas 14. Establecer acciones para el
mejoramiento.
Gerente general. Gerente general. Gerente general. Gerente general. Gerente general. Gerente general y comité de calidad Gerente general y comité de calidad Gerente general y comité de calidad Gerente general y comité de calidad. Gerente general y comité de calidad.
NO
NO
I
T
2
1
3
4
5
6
8
7
11
9
10
12
13
14
10
NO
NO
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
6 de 6
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
FECHA: OCTUBRE DE
2013
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 2
1. OBJETIVO
Asegurar, Determinar, comprender y cumplir los requisitos del cliente, con el propósito
de cumplir y aumentar siempre su satisfacción.
2. ALCANCE
Es aplicable a todo el proceso de implementación del sistema de gestión de la calidad
en la empresa.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
El cliente es lo mas importante para la empresa, por consiguiente en las diferentes
reuniones que realiza la empresa, se determinan las necesidades de estos y se evalúa
hasta que punto sus necesidades pueden ser propias de la empresa.
5. PROCEDIMIENTO
Para Afro Frutas del Pacifico E.U., lo más importante es la satisfacción de los clientes,
y para dar cumplimiento a este propósito se dará cubrimiento a los siguientes
elementos 7.2.1 “Determinación de los requisitos relacionados con el producto” en
donde se describen todas la actividades que debe ejecutar la organización para
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
2 de 2
Cumplir con las exigencias del cliente y la forma de verificar para que cada una de las
especificaciones sea tangible en el producto.
En el elemento 8.2.1 “Satisfacción del cliente”, se establece unas de las medidas de
desempeño del sistema de gestión de la calidad, para esto la empresa va a realizar
una encuesta para obtener la información acerca de la opinión del cliente, con el fin de
satisfacer cada vez más sus requisitos y expectativas.
Para alcanzar la satisfacción del cliente la empresa realiza lo siguiente:
Calidad en la producción y comercialización de sus productos.
Seguimiento de los objetivos de calidad.
Permanente contacto con sus clientes, atendiendo sus requisitos, inconformidades
y sugerencias.
Actualizaciones permanentes, referentes al objeto social de la empresa.
Cumplimiento con las especificaciones requeridas.
Planes de mejoramiento continuo.
5. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Asegurar que los requisitos exigidos por el
cliente se cumplan a plena satisfacción.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.3 POLITICA DE CALIDAD
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 5
1. OBJETIVO
Comprometer a todos los colaboradores con el sistema de gestión de la calidad y dar
cumplimiento a la política de calidad para garantizar a los clientes la calidad de los
productos.
2. ALCANCE
Todo el personal de Afro Frutas del Pacifico E.U., esta involucrado en el sistema de
gestión de la calidad; para esto cada uno debe tener en cuenta como los afecta, su
función y responsabilidad dentro del sistema; la Gerencia General será la encargada
de definir las políticas para lograr dicha cobertura.
3. DEFINICIONES
3.1 POLITICA DE CALIDAD
Es el direccionamiento de Afro Frutas del Pacifico E.U., la cual nos indica hacia donde
va enfocada la empresa en términos de calidad. Se cuantifica a través de los objetivos
de la calidad y se debe asegurar su entendimiento, mantenimiento e implementación.
4. GENERALIDADES
4.1 La alta dirección debe asegurarse de que la política de calidad es adecuada al
propósito de la organización.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA: 2 de 5
4.2 Se debe incluir el compromiso de cumplir con los requisitos y mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
4.3 La política de calidad proporciona un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos de calidad.
4.4 Debe ser comunicada y entendida al interior de la empresa.
4.5 La política de calidad debe ser revisada para su continua adecuación en la
empresa.
5. PROCEDIMIENTO
La política de calidad se debe entender y entregar a todo el personal de la empresa,
señalando su importancia y compromiso en el sistema de gestión de la calidad,
además será publicada en la cartelera de la empresa y se incluirá igualmente en la
inducción de los nuevos empleados.
La política de calidad se va a revisar cada 2 años o cuando se requiera, para realizar
su modificación o adecuación para determinar si las metas y objetivos continúan
siendo los más apropiados para la empresa.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Definir la política de calidad.
Comunicar a todos los empleados la política
de calidad.
Revisar cada 2 años o cuando se requiera la
política de calidad.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA: 3 de 5
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Política de Afro Frutas del Pacifico E.U.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA: 4 de 5
ANEXO No. 1
POLITICA DE CALIDAD
Afro Frutas del Pacifico E.U., es una empresa que se dedica a la producción y
comercialización de pulpa de frutas como; pulpa de mago, pulpa de lulo, pulpa de
guanábana, pulpa de mora, basándonos en las especificaciones de los clientes,
logrando obtener la satisfacción de los mismos con los productos ofrecidos, contando
con el personal calificado, infraestructura y tecnología adecuada para garantizar el
cumplimiento eficaz y eficiente del sistema de gestión de calidad.
PRINCIPIOS DE CALIDAD
Desarrollar un sistema de gestión de calidad, que cuente con el compromiso de
todo el personal, donde se garanticen los recursos necesarios para su
aplicación, mantenimiento y control.
Mejorar en el aspecto tecnológico y educativo de manera integral, para ser más
eficientes y competitivos en el medio empresarial.
Mantener información respecto a las necesidades de los clientes, con el fin de
superar sus expectativas, con calidad, honestidad y respecto, buscando siempre
su máxima satisfacción.
Asegurar la calidad del recurso humano a través de capacitaciones y
actualizaciones permanentes en aspectos técnicos y humanos, fundamentales
para el logro de los objetivos de calidad.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA: 5 de 5
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.4 PLANIFICACION
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 10
1. OBJETIVO
Asegurar que en los objetivos de la calidad necesarios para cumplir con los requisitos
para ofrecer los productos de Afro Frutas del Pacifico E.U., se establezcan las
funciones y los niveles pertinentes internos, estos objetivos de calidad deben ser
medibles y coherentes con la política de calidad.
2. ALCANCE Es aplicable a todos los departamentos de la empresa.
3. DEFINICIONES 3.1 OBJETIVOS DE CALIDAD Se definen como las metas en aspectos de calidad a los cuales quiere llegar la
organización en un determinado periodo de tiempo, deben ser realistas, cuantificables
y alcanzables.
4. GENERALIDADES 4.1 Los objetivos de calidad deben cumplir con los requisitos de los productos
ofrecidos por la empresa. 4.2 Cumplir con los requisitos exigidos por los clientes para la prestación del
servicio. 4.3 Identificar las oportunidades de mejora. 4.4 Identificar nuevas oportunidades de mercado. 4.5 Todo el personal debe conocer y entender los objetivos de calidad, los logros
obtenidos y las respectivas modificaciones que se realicen.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 2 de 10
5. PROCEDIMIENTO El comité de calidad junto con el gerente general son los encargados de establecer los
objetivos de calidad, para el logro de la política de calidad, los cuales serán
entregados y divulgados a todo el personal de Afro Frutas del Pacifico E.U.
La elaboración de los objetivos de calidad debe estar enfocada al cumplimiento de la
política de calidad. El comité será el encargado de analizar, evaluar y autorizar alguna
modificación en el momento que sea necesario.
A los objetivos de calidad se le asigna un responsable, un plan de acción, fecha de
cumplimiento, fecha de seguimiento, y se medirán a través de los indicadores. Dicha
información se registrará en el formato "Objetivos de Calidad FT-GC-007“.
El comité de calidad en las reuniones aprobará el formato y una vez aprobados, los
objetivos de calidad serán divulgados a todo el personal de la organización por parte
del coordinador para el sistema de gestión de la calidad y se explicarán en cada
departamento.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Establecer y verificar el logro de los
objetivos de calidad.
Comité de Calidad
Analizar, evaluar, y autorizar las
modificaciones que se deban realizar a los
objetivos de calidad.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 3 de 10
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Objetivos de Calidad.
ANEXO No. 1
OBJETIVOS DE CALIDAD COORPORATIVOS
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
AUMENTAR RENTABILIDAD
60% 85%
Utilidad Neta
Ingresos
= Rentabilidad
TODOS
* Aumentar clientes * Mejorar servicio
31/12/2015 MENSUAL
DISMINUIR GASTOS 6.500.000
Disminuir
en un
10% con
referencia
al año
anterior
Gastos del
presente
año__
Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS
TODOS
* Reciclar papelería * Disminuir reproceso * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Comprar elementos de aseo mas baratos. * Ahorro energía * Ahorro teléfono.
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR UTILIDAD NETA
20.550.000 40.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos * Alcanzar certificación ISO 9001:2008
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR FLUJO DE CAJA
1.800.000 3.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes * Mantener una rotación de cartera máximo 20 días.
31/04/2015 NENSUAL
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA: 4 de 10
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014
META AÑO 2015
INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA PLAN DE ACCION
FECHA DE CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
ALCANZAR CERTIFICACIÓN ISO
9001:2008 0% 100%
Número de actividades
realizadas____
Número de actividades
programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO
TODOS
* Implementar los procesos y procedimientos según los requerimientos de la norma. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.
31/12/2015 MENSUAL
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
IN
TE
RN
OS
AUMENTAR Y MANTENER
ACTUALIZADO A TODO EL PERSONAL
DE LA EMPRESA
0% 100%
Número de capacitaciones __realizadas___ Número de capacitaciones Programadas
= INDICE DEL PERSONAL CAPACITADO
TODOS
* Identificar el personal que debe recibir la capacitación.
* Aplicar el plan de capacitación que apoye el logro de los objetivos de calidad. * Seleccionar el organismo o persona que realizará la capacitación. * Promover la capacitación en todos los niveles.
31/12/2015
MENSUAL
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 5 de 10
PROCESO ADMINISTRATIVO
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
AUMENTAR RENTABILIDAD
60% 85%
Utilidad Neta
Ingresos
= Rentabilidad
TODOS
* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos.
31/12/2015 MENSUAL
DISMINUIR GASTOS 4.500.000
Disminuir
en un
10% con
referencia
al año
anterior
Gastos del presente año__ Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS
TODOS
* Reciclar papelería * Disminuir reproceso * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Comprar elementos de aseo mas baratos. * Ahorro energía * Ahorro teléfono.
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR UTILIDAD NETA
20.550.000 40.500.000 $ TODOS * Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR FLUJO DE CAJA
1.800.000 3.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes * Mantener una rotación de cartera máximo 20 días.
31/12/2015 NENSUAL
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 6 de 10
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 7 de 10
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
DISMINUIR ROTACIÓN DE CARTERA
Máximo 20 días
Máximo 20 días
SECRETARIA
*Facturar cuentas de cobro de cada mes, para recibir su respectiva cancelación. * Llamar a recordar cuenta de cobro a clientes morosos.
31/12/2015 MENSUAL
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
ALCANZAR CERTIFICACIÓN ISO
9001:2008 0% 100%
Número de actividades
realizadas____
Número de actividades
programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO
TODOS
* Implementar Los procesos y procedimientos según los requerimientos de la norma. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.
31/12/2015 MENSUAL
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 8 de 10
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
DISMINUIR RECLAMOS 3 reclamos
por mes O reclamos
por mes. TODOS
* Cumplir con los requisitos que el cliente tiene. - Estar atento a cada una de las sugerencias o reclamos que hagan los clientes. - Ofrecer un servicio de calidad.
31/12/2015 MENSUAL
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 9 de 10
OBJETIVOS DE CALIDAD PROCESO OPERATIVO
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
AC
CIO
NIS
TA
S
AUMENTAR RENTABILIDAD
60% 85%
Utilidad _ neta
Ingresos
= Rentabilidad
TODOS
* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos
31/12/2015 MENSUAL
DISMINUIR GASTOS 4.500.000
Disminuir en un 10% con referencia al año anterior
Gastos del presente año__ Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS
TODOS
* Reciclar papelería * Disminuir reproceso * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Comprar elementos de aseo más baratos. * Ahorro energía * Ahorro teléfono.
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR UTILIDAD NETA
20.550.000 40.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos * Alcanzar certificación ISO 9001:2008
31/12/2015 MENSUAL
AUMENTAR FLUJO DE CAJA
1.800.000 3.500.000 $ TODOS
* Aumentar clientes * Mantener una rotación de cartera máximo 20 días.
31/12/2015 NENSUAL
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA: 10 de 10
POLITICA OBJETIVO META
AÑO 2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO
SA
TIS
FA
CC
IÓN
CLIE
NT
ES
ALCANZAR CERTIFICACIÓN ISO
9001:2008 0% 100%
Número de actividades
realizadas____ Número de actividades
programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO
TODOS
* Implementar Los procesos y procedimientos según los requerimientos de la norma. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.
31/12/2015 MENSUAL
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.4 PLANIFICACION
5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 6
1. OBJETIVO
Planificar el sistema de gestión de la calidad en Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin
de proporcionar las herramientas necesarias para integrar los procesos, asegurar la
revisión, realizar el seguimiento, dar cumplimiento a los objetivos de calidad y mejorar
continuamente.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades relacionadas con el sistema de gestión de la
calidad.
3. DEFINICIONES
3.1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Es la forma como la empresa realiza la gestión empresarial asociada a la calidad.
Conformada por la estructura organizacional junto con la documentación, procesos, y
recursos con que se cuenta para alcanzar los objetivos de la calidad y cumplir con los
requisitos exigidos por el cliente.
3.2 PLANIFICACION DE LA CALIDAD
Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la
calidad, procesos necesarios, y recursos, para conseguir los resultados de acuerdo a
los requisitos de los clientes y a las políticas de la organización.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
2 de 6
4. GENERALIDADES
4.1 La planificación del sistema de gestión de la calidad, debe involucrar a todo el
personal de la empresa, para garantizar el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
4.2 La planificación exige ejercer control sobre los cambios y garantizar que su
sistema de gestión de la calidad siga siendo eficiente durante y después de los
cambios.
5. PROCEDIMIENTO
En Afro Frutas del Pacifico E.U., se lleva a cabo el sistema de gestión de la calidad a
través de su planificación, este proceso debe ser continuo, y debe estar acompañado
de revisiones periódicas por parte de la dirección, con el fin de alcanzar los objetivos
de calidad propuestos por la organización y cumplir así con los requisitos exigidos por
el cliente.
Toda la planificación del Sistema de Gestión de Calidad debe ser elaborada por
etapas, para que la empresa las pueda ejecutar y así alcanzar la integridad de los
procesos y de la organización. A continuación se describe las etapas que hacen parte
de las actividades descritas en los diferentes elementos tratados en la norma, los
cuales establecen los procedimientos y mecanismos que debe desarrollar la empresa
para el aseguramiento de la calidad y garantizar que el sistema continúe siendo
eficiente.
5. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Liderar todo el sistema de gestión de la
calidad en la empresa.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
3 de 6
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Plan de Calidad.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
4 de 6
ANEXO No. 1
PLAN DE CALIDAD PL-GC-001
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE
ACTIVIDAD DOCUMENTO
ASOCIADO RESPONSABLE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES
NO SI
1. Evidenciar compromiso gerencial. 2. Elaborar el diagnóstico del sistema de gestión de la calidad. 3. Conformar el comité de calidad y nombrar el representante de la dirección. 4. Establecer planes de acción para el desarrollo de actividades. 5. Establecer la política y los objetivos de calidad. 6. ¿Son coherentes con los principios de la organización?
Gerente General. Gerente general Gerente General. Gerente General, . Gerente General,
Sustentar las bases en la organización para el desarrollo del sistema de gestión de la calidad. Conocer el estado real de la empresa con respecto a la calidad y servir de punto de partida para las acciones que se tomarán. Contar con un equipo que apoye a la gerencia en la estructuración e implementación del sistema de gestión de la calidad. Tener un orden adecuado y eficiente para la ejecución de las actividades. Definir el compromiso de la organización con la calidad y guiar a la empresa en el desarrollo del sistema de gestión de la calidad.
Es el primer paso para la implementación exitosa del sistema de gestión de la calidad, debiendo ser demostrado en todas las acciones que realiza a diario la empresa. Con este diagnóstico se busca establecer fortalezas, debilidades y los obstáculos que se puedan presentar. Este equipo le permite a la gerencia retroalimentación continua de los avances del sistema de gestión de la calidad. En este proceso se debe involucrar a todo el personal, para lograr un mayor compromiso y sentido de pertenencia.
I
1
2
3
6
4
5
A
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
5 de 6
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE
ACTIVIDAD DOCUMENTO
ASOCIADO RESPONSABLE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES
NO
SI
7. Elaborar y revisar la documentación del sistema. 8. ¿El documento se adecua a los procesos? 9. Revisar el sistema de gestión de la calidad. 10. Establecer y desarrollar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
PD-GC-001
Comité de Calidad. Gerente general, Comité de Calidad y representante de la dirección. Comité de Calidad y representante de la dirección. Gerente General, Comité de Calidad y representante de la dirección.
Lograr uniformidad en las actividades realizadas en cada uno de los procesos. Conocer los resultados de la implementación del sistema de gestión de la calidad. Dar cumplimiento a la filosofía de mejoramiento continuo de la calidad.
En la elaboración de la documentación se debe involucrar al personal. El Comité de Calidad debe recopilar todas las evidencias para la revisión.
A
8
7
10
9
T
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
6 de 6
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD
Y COMUNICACIÓN
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 8
1. OBJETIVO
Definir y establecer la estructura organizacional que indique la relación entre cada uno
de los cargos, igualmente realizar una descripción detallada de cada uno de los cargos
existentes en Afro Frutas del Pacifico E., donde se identifique sus responsabilidades, y
autoridades.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los cargos existentes en la empresa.
3. DEFINICIONES
3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Modelo por medio del cual se esquematiza las responsabilidades, funciones y
relaciones en una organización.
3.2 MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS
Es un formato en cual se identifica, describe, determina conocimientos y experiencia,
responsabilidad, condiciones laborales y otros factores que necesita reunir el perfil de
la persona que desempeña cada uno de los cargos en la empresa.
3.3 PUESTO DE TRABAJO
Corresponde a la unidad funcional de una organización el cual debe cumplir unas
actividades y esfuerzos que conlleven al desarrollo de una labor determinada.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
2 de 8
4. GENERALIDADES
4.1 El manual de funciones, queda sujeto a modificación en el momento que en la
empresa se generen cambios en las características de los cargos, o se necesite
un cargo adicional.
4.2 Se recomienda utilizarlo en los procesos de selección, inducción, y
entrenamiento de personal nuevo y en el proceso de evaluación del desempeño
de personal antiguo.
4.3 Se debe dar a conocer a todo el personal de la empresa, empleados antiguos y
nuevos.
4.4 Se utiliza también para detectar necesidades de entrenamiento y capacitación.
5. PROCEDIMIENTO
En el desarrollo del sistema de gestión de la calidad, son parte fundamental, las
personas que conforman la organización, por lo que se busca una mejor funcionalidad
y las mejores interrelaciones entre ellos.
Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con la descripción de los puestos de trabajo (Ver
Manual de Funciones), esta información se encuentra consignada en un formato el
cual fue aplicado a cada empleado para obtener la descripción detallada de todo lo
relacionado a su cargo, igualmente se encuentra establecido el organigrama
estructural de la empresa.
El formato de descripción de cada puesto de trabajo contiene:
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: Nombre del cargo, objetivo general del cargo,
cargo del jefe inmediato, departamento, número de personas en el cargo, personal
a su cargo.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
3 de 8
DESCRIPCION DE FUNCIONES: Funciones permanentes, funciones periódicas y
su frecuencia, funciones ocasionales.
REQUISITOS DEL CARGO: Conocimientos y experiencias, competencias,
responsabilidad.
ENTORNO DEL CARGO: Relaciones del cargo con el exterior y con el interior de
la empresa.
CONDICIONES DE TRABAJO: Temperatura, espacio, ruido, ventilación, riesgos.
Después de recoger la información de cada uno de los cargos, el gerente general
debe revisar el manual de funciones y posteriormente debe dar a conocer y explicar
a cada una de las personas que desempeñan dichos cargos para su análisis y
verificación.
Es recomendable la utilización del manual de funciones el cual queda anexo en esta
documentación, en el proceso de selección del personal, con el propósito de
establecer los programas de entrenamiento y capacitación que requiera la nueva
persona a desempeñar el cargo. También sirve de base para la evaluación del
desempeño y permite que el titular de cada uno de los cargos existentes tenga claro
lo que se espera obtener de él en su puesto de trabajo.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Coordinadora del Sistema de gestión de
calidad
Aplicar formato y hacer descripción de
cargos.
Definir el organigrama de la empresa
Gerente General
Revisar, actualizar, comunicar y explicar a
todo el personal de la empresa el manual de
funciones.
Asegurar su cumplimiento.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
4 de 8
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Matriz de Responsabilidad, Autoridad y Manejo.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
5 de 8
ANEXO No. 1
MATRIZ DE RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y MANEJO
ELEMENTOS DE LA NORMA
JU
NT
A D
IRE
CIT
VA
GE
RE
NT
E G
EN
ER
AL
SE
CR
ET
AR
IA
GE
NE
RA
L
RE
PR
ES
EN
TA
NT
E
DE
L S
.G.C
CO
OR
DIN
AD
OR
S.G
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XIL
IAR
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4.1 REQUISITOS GENERALES A R R
4.2.1 GENERALIDADES A R R
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD A R R R
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS A R R R M M M
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS A R R R M M M
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION A R M
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE A R M M M M M M
5.3 POLITICA DE CALIDAD A R M R R M M M
5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD A R M R R M M M
5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD A R M R R M M M
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD A R M R M M M M
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION A R M R M M M M
5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA A R M R R M M M
5.6.1 GENERALIDAES A R
5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION A R
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION A R
6.1 GESTION DE LOS RECURSOS A R
6.2.1 GENERALIDADES A R
6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION A R
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
6 de 8
ELEMENTOS DE LA NORMA
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6.3 INFRAESTRUCTURA A R R R R R R R
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO A R R R R R R R
7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO A R R R R R R R
7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
A R R R R R R R
7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
A R R R R R R R
7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE A R R
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS A R R R
7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS A R R R
7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS A R R R
7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
A R R R R R R R
7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
A R R R
7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD A R M R R M M M
7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE A R R R R R R R
7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO A R R R R R R R
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
7 de 8
ELEMENTOS DE LA NORMA
JU
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A D
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CIT
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8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE A R R R
8.2.2 AUDITORIA INTERNA A R R R
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS A R R R R R R R
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PRODUCTOS A R R R R R R R
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME A R R R R R R R
8.4 ANALISIS DE DATOS A R R R R R R R
8.5.1 MEJORA CONTINUA A R R R R R R R
8.5.2 ACCION CORRECTIVA A R R R R R R R
8.5.3 ACCION PREVENTIVA A R R R R R R R
R: Responsabilidad
A: Autoridad
M: Manejo
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
PÁGINA:
8 de 8
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y
COMUNICACION
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 5
1. OBJETIVO
Designar un miembro de la dirección, que asuma la responsabilidad general del
sistema de gestión de la calidad.
2. ALCANCE
El representante de la dirección tiene autonomía sobre todo el personal de la
empresa para vigilar el cumplimiento de todas las actividades y procedimientos en el
proceso de implantación y seguimiento del sistema de gestión de calidad.
3. DEFINICIONES
3.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Es la persona designada por la gerencia general para asumir la responsabilidad
general y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en
la empresa.
4. GENERALIDADES
4.1 Es responsabilidad de la alta dirección, designar un representante y a la vez,
estipular su tiempo de permanencia de acuerdo a su evaluación del
desempeño.
4.2 Son requisitos del representante de la dirección entre otros:
Tener un conocimiento general referente a la empresa y los productos ofrecidos.
Tener conocimiento sobre el contenido de la norma ISO 9001 versión 2008.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
2 de 5
Garantizar que la documentación de la norma ISO reglamentada será la óptima
para certificar la empresa.
Establecer, implementar, y mantener los procesos necesarios para el sistema de
gestión de la calidad.
Ser un buen comunicador y estar comprometido con la importancia del sistema
de gestión de la calidad.
Reafirmar en todos los niveles de la organización, la importancia de cumplir con
los requisitos del cliente.
5. PROCEDIMIENTO
Afro Frutas del Pacifico E.U., por ser una empresa pequeña, el gerente general fue
designado como representante de la dirección en el proceso de aseguramiento del
sistema de gestión de la calidad y lo ha dado a conocer a todo el personal por medio
de una carta. Ver Anexo No. 1 “CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO
DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN”
Es responsabilidad del representante de la dirección:
Cumplir con todas las actividades establecidas en el manual de la calidad para
garantizar que el sistema de gestión de la calidad funcione eficientemente y se
esté cumpliendo los requisitos exigidos por la norma ISO 9001: 2008.
Estar en permanente contacto con la alta gerencia para informar sobre el
desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de
mejora.
Garantizar que todas las personas en la organización conozcan lo que el cliente
desea.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
3 de 5
Velar por la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
Garantizar que la empresa está preparada para la auditoría inicial de certificación
y para las auditorías periódicas necesarias.
Las demás funciones y requisitos se encuentran en el manual de funciones. Cualquier
persona tanto interna como externa de la organización que quiera conocer sobre el
desempeño del sistema de gestión de la calidad debe dirigirse al representante de la
dirección.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Designar el representante de la dirección.
7. ANEXOS
Anexo No.1 Carta Correspondiente al Nombramiento del Representante de la
Dirección.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
4 de 5
ANEXO No. 1
CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE
LA DIRECCIÓN DE AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
PEREIRA
DE: GERENTE GENERAL
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La empresa Afro Frutas del Pacifico E.U., por ser una compañía tan pequeña solo
cuenta con una persona idónea para hacer el debido seguimiento al desarrollo del
Sistema de gestión de Calidad, el cual es el gerente general, ya que es la persona que
conoce muy bien todos los procesos de la compañía.
Atentamente
__________________________
Andrés Mauricio Salazar
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA: 5 de 5
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y
COMUNICACIÓN
5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Asegurar que se establezcan y mantengan los procesos de comunicación adecuados
para que el sistema de gestión de la calidad funcione eficientemente.
2. ALCANCE
En Afro Frutas del Pacifico E.U., la comunicación abarca todos los departamentos de
la organización y sus respectivos responsables en cada puesto de trabajo.
3. DEFINICIONES
No Aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 La buena comunicación es esencial para que el sistema de gestión de la calidad
funcione de manera eficiente.
4.2 El proceso de comunicación debe ofrecer a todos los niveles de la organización
la capacidad de:
Recibir información de manera oportuna y actuar sobre ella.
Crear confianza mutua.
Identificar oportunidades de negocio.
Identificar oportunidades de mejora
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
2 de 3
5. PROCEDIMIENTO
El comité de calidad el cual solo se encuentra conformado por el gerente de la
empresa deberá evaluar los resultados generados en el desarrollo del sistema de
gestión de la calidad y luego se los comunicará a todos los empleados de Afro Frutas
del Pacifico E.U., por medio de reuniones donde expone el alcance del sistema y sus
anomalías para proponer mejoras.
Todas las reuniones que se realicen en Afro Frutas del Pacifico E.U., deben seguir el
formato “Actas de Reunión FT-PA-007” donde se consignan los temas tratados, puntos
pendientes reunión anterior, desarrollo de puntos, compromisos próxima reunión, y
firma de asistentes, estas actas se conservarán como evidencia del desarrollo de las
reuniones.
Toda la información generada por los departamentos que requiera ser divulgada a
toda la organización, deberá ser aprobada por el gerente general antes de ser
comunicada y será quien determine si se publicará en la cartelera o en forma personal.
Toda la comunicación interna escrita será controlada por medio de un formato de
“Comunicación Interna FT-GC-008”, con el propósito de que quede constancia de la
entrega y del tema tratado.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Coordinador del Sistema de Gestión de
la Calidad
Innovar y mejorar el sistema de
comunicación interna en Afro Frutas del
Pacifico E.U.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
3 de 3
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.6 REVISION POR LA DIRECCION
5.6.1 GENERALIDADES
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Revisar el sistema de gestión de la calidad, en intervalos planificados, para asegurar
su conveniencia, adecuación y eficacia continua.
2. ALCANCE
La revisión se implementará en cada uno de los departamentos que conforman Afro
Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES 3.1 REVISION
Inspección general de actividades relacionadas a una situación concreta.
3.2 AUDITORIA Examen sistemático para determinar si las actividades de calidad planificadas y los
resultados asociados que corresponden a lo esperado o planificado.
4. GENERALIDADES
4.1 Se debe mantener registros de las revisiones por parte de la dirección, debido a
que estos registros constituyen la evidencia de la operación eficaz del sistema
de gestión de la calidad.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
2 de 4
5. PROCEDIMIENTO
En intervalos no planificados la dirección revisara el sistema de gestión de la calidad y
se analizaran los puntos de acuerdo al avance que se lleve de la documentación.
En intervalos planificados la gerencia general deberá programar las reuniones
necesarias para revisar cada uno de los elementos de la norma:
4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.1 GENERALIDADES
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
5.3 POLITICA DE CALIDAD
5.4 PLANIFICACION DE LA CALIDAD
5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD
5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA
5.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN
5.6.1 GENERALIDADES
5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISIÓN
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
3 de 4
6 GESTION DE LOS RECURSOS
6.2.1 GENERALIDADES
6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7 REALIZACION DEL PRODUCTO
7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL
PRODUCTO.
7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL
PRODUCTO.
7.2.3 COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES.
7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS
7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS
7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
7.5 OPERACIONES DE PRODUCCION Y SERVICIO
7.5.1 CONTROL DE LAS OPERACIONES DE PRODUCCION Y SERVICIO
7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LAS OPERACIONES DE
PRODUCCION Y SERVICIO.
7.5.4 BIENES DEL CLIENTE
7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO
8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
8.2 MEDICION Y SEGUIMIENTO
8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
8.2.3 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
8.4 ANALISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS
8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
4 de 4
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Revisar el sistema de gestión de la calidad
de la organización, para asegurar su
conveniencia, adecuación y eficacia
continua.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN
5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 5
1. OBJETIVO
Establecer el tipo de información que servirá de apoyo a la alta dirección de Afro
Frutas del Pacifico E.U., para el proceso de revisión del sistema de gestión de la
calidad.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las revisiones por parte de la gerencia al sistema de gestión de la
calidad.
3. DEFINICIONES
3.1 AUDITORIA EXTERNA
Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los
resultados relacionados con la calidad cumplen con las disposiciones preestablecidas
y si estas disposiciones son aptas para alcanzar los objetivos. Es realizada por
personal externo a la organización.
3.2 AUDITORIA INTERNA
Evaluación para determinar el avance, el desarrollo y eficacia del sistema de gestión
de la calidad. Es realizada por miembros de la organización.
3.3 RETROALIMENTACION DEL CLIENTE
Es la recopilación por parte de la empresa de toda la información generada por el
cliente con relación al producto y/o servicio que se le suministro. Esta asociada con el
grado de satisfacción que ha obtenido el cliente
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
2 de 5
4. GENERALIDADES 4.1 El diligenciamiento de formatos y análisis de registros es parte fundamental en el
suministro de información para la revisión del sistema de gestión de la calidad
por parte de la gerencia general.
5. PROCEDIMIENTO
Las revisiones realizadas por la gerencia general al sistema de gestión de la calidad
deben estar soportadas en la siguiente información:
Resultados de auditorias externas y/o internas.
Retroalimentación de clientes.
Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento a las actividades generadas en la anterior revisión.
Seguimiento al cumplimiento de los objetivos de calidad.
Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad.
Recomendaciones del comité encaminadas al mejoramiento del sistema de gestión
de la calidad.
Cumplimiento de la frecuencia de las auditorías.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
3 de 5
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Revisar la información relacionada con el
sistema de gestión de la calidad
Comité de Calidad
Suministrar la información requerida por el
gerente general para la revisión del sistema
de gestión de la calidad.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Cronograma de Reuniones
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
4 de 5
ANEXO No. 1
CRONOGRAMA DE REUNIONES
Mes
Reunión
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Trabajo y
Comunicación
Interna
Vigía de Salud
Ocupacional
Comité de
Calidad
Auditorias
Internas
Comité de
Compras
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
5 de 5
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION
FECHA:
OCTUBRE DE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 5
1. OBJETIVO
Evaluar cada uno de los resultados procedentes de la información revisada por parte
de la dirección.
2. ALCANCE
Incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del
sistema de gestión de la calidad.
3. DEFINICIONES
No Aplica
4. GENERALIDADES
4.1 Se deben mantener registros de la revisión por parte de la dirección, donde se
traten todos los puntos de la revisión, junto con cualquier acción emprendida y
fechas fijadas.
4.2 Como resultado de la revisión, se debe llegar a ciertas decisiones e
implementarlas, lo anterior no implica que en cada revisión se tome una decisión,
solo se debe decidir cuando se justifiquen las mejoras, y se tengan los recursos
necesarios para implementarlas.
4.3 El resultado de la revisión se puede evidenciar, con mejora continua en la
infraestructura, muebles y enseres, equipo de oficina, software, hardware,
compra de libros. Igualmente se puede evidenciar en el mejoramiento de las
condiciones ambientales como la ventilación, iluminación y ambiente de trabajo.
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION PÁGINA:
2 de 5
5. PROCEDIMIENTO
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad por medio de los
informes suministrados por el comité de calidad. ( en este caso el comité se encuentra
conformado solo por el gerente)
El propósito del análisis de los resultados es identificar fallas en el proceso, para
desarrollar y actualizar los planes de calidad, estratégicos para futuras actividades.
Las decisiones y acciones tomadas son establecidas por medio de los siguientes
criterios:
Se debe buscar la eficacia del sistema de gestión de la calidad por medio del
mejoramiento continuo de los procesos.
El mejoramiento del producto, teniendo en cuenta la retroalimentación del
cliente.
De acuerdo con las necesidades identificadas en la revisión, se asignan
recursos.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Revisar la documentación del sistema de
gestión de la calidad.
Coordinador del Sistema de Gestión de
la Calidad
Suministrar toda la información con
anticipación y coordinar reunión.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
3 de 5
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Acta de Inversiones de Afro Frutas del Pacifico E.U.
1
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
4 de 5
ANEXO No. 1
ACTA DE INVERSIONES DE AFRO FRUTAS DEL PACIFICO.
No.
FECHA:
ASUNTO: Inversión Documentación e implementación del Sistema de Gestión de
Calidad Norma ISO 9001:2008
JUSTIFICACIÓN:
Para Afro Frutas del Pacifico E.U., es muy importante dar garantía de la calidad de
sus productos tanto a sus clientes actuales como a los potenciales, esta es una de las
razones por las cuales la alta dirección de la empresa ha decidido adelantar un
Sistema de Gestión de Calidad bajo los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008 el
cual se desarrollará durante el año 2014.
COSTO DE LA INVERSIÓN:
La empresa realizara una inversión aproximada de 12.000.000 millones de peso en el
proceso de certificación de esta.
RESPONSABLE:
ANDRES MAURICIO SALAZAR
Gerente General
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
PÁGINA:
5 de 5
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
NOVIEMBRE DE 2013
6. GESTION DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Asegurar que la organización dispone de los recursos necesarios para implementar,
mantener, mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad y aumentar la
satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
2. ALCANCE
Estos recursos deben amparar a todos y cada uno de los departamentos que
conforman la empresa
3. DEFINICIONES
3.1 RECURSOS
Todos aquellos medios técnicos, humanos y financieros destinados para el desarrollo de
determinados procesos.
4. GENERALIDADES
4.1 Hacer una adecuada distribución y uso del espacio físico en la oficina.
4.2 Capacitar en áreas afines a cada uno de los responsables de los puestos de
trabajo.
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA: 2 de 3
5. PROCEDIMIENTO
Para Afro Frutas del Pacifico E.U., es muy importante el buen desempeño del sistema
de gestión de la calidad; por lo que se conformó el comité de calidad y se nombro el
representante de la dirección (en este caso el gerente general realiza las dos
funciones), el cual periódicamente revisa el proceso de Gestión de Calidad con el
propósito de mantener informada a la alta dirección de la evolución del sistema y así
proporcionar los recursos necesarios para el cumplimiento de los requisitos del cliente
en su servicio ofrecido. Para esto, la empresa debe elaborar su presupuesto, en el
cual se debe asignar los recursos necesarios para las actividades que comprende el
desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa, igualmente la gerencia
general asigna los recursos necesarios para la contratación de personas, y la compra
de equipos para la mejora de la infraestructura del ambiente de trabajo.
La empresa debe establecer un espacio físico en el cual se puedan desarrollar las
actividades relacionadas con el Sistema Gestión de Calidad, con equipo de computo el
cual este disponible para realizar la documentación de los procedimientos a ejecutar,
así mismo el gerente general deberá tener en cuenta que a medida que el sistema se
vaya desarrollando, se necesitaran de otros recursos que la gerencia deberá asignar
para el desarrollo del S.G.C.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Gestionar y asignar los recursos necesarios.
Coordinador del Sistema de Gestión de
la Calidad
Diseñar y presentar presupuesto para el
desarrollo del sistema de gestión de la
calidad.
7. ANEXOS
No aplica
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA: 3 de 3
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
6. GESTION DE LOS RECURSOS
FECHA:
NOVIEMBRE DE 2013
6.2 RECURSOS HUMANOS
6.2.1 GENERALIDADES
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Tener un conocimiento objetivo sobre todo el personal que labora en Afro Frutas del
Pacifico E.U., teniendo en cuenta su educación, formación, habilidades, y experiencia
apropiada para llevar a cabo sus funciones.
2. ALCANCE Es aplicable a todos los cargos y empleados que laboran en Afro Frutas del Pacifico
E.U.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES 4.1 Es necesario por parte de la empresa tener claridad en lo que espera recibir de
cada uno de los empleados en su respectivo puesto de trabajo.
4.2 Es indispensable el que la alta dirección tenga conocimiento de la capacidad de
cada uno de los empleados a su cargo.
4.3 La gerencia general, revisará si las personas son competentes para la
realización de sus actividades.
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA:
2 de 3
5. PROCEDIMIENTO
En AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., con el fin de obtener la información
relacionada con los cargos, se diseñó un formato que fue aplicado a cada empleado,
y adicional a esto, se contó con el análisis directo del jefe inmediato, para obtener así,
la descripción detallada de lo relacionado con cada uno de los puestos de trabajo.
Actualmente, la empresa cuenta con un manual de funciones y responsabilidades,
donde se describe cada uno de los cargos existentes en la empresa.
El gerente general es el encargado de revisar el manual de funciones, y lo debe dar a
conocer a cada uno de los titulares de los puestos de trabajo, con el fin de mejorar el
desempeño.
El manual de funciones, debe ser utilizado en el proceso de inducción y en el proceso
de evaluación del desempeño, permite que el titular de cada uno de los cargos
existentes tenga claro lo que se espera obtener de él en su puesto de trabajo. (Ver
Manual de Funciones)
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Coordinadora del Sistema de gestión de
calidad
Aplicar formato y hacer descripción de
cargos.
Definir el organigrama de la empresa
Gerente General
Revisar, actualizar, comunicar y explicar a
todo el personal de la empresa el manual de
funciones.
Asegurar su cumplimiento.
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA: 3 de 3
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
6. GESTION DE LOS RECURSOS
FECHA:
NOVIEMBRE DE 2013
6.2 RECURSOS HUMANOS
REVISIÓN:
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DOCUMENTO:
PD-GC-001 6.2.2 TOMA DE CONCIENCIA,
COMPETENCIAS Y FORMACION
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1. OBJETIVO
Planificar las asignaciones de trabajo e identificar las competencias necesarias del
personal que realiza los trabajos que afectan la calidad del servicio y velar por el
mejoramiento de la misma.
2. ALCANCE
Es aplicable a todo el personal de Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 CLIMA ORGANIZACIONAL
Ambiente en el que se desenvuelve el trabajador.
3.2 PLAN DE CAPACITACIÓN
Programación de la capacitación requerida para los empleados de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
4 GENERALIDADES
4.1 Mantener todos los registros apropiados sobre la educación, formación, habilidades
del personal de la empresa.
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4.2 A través del análisis permanente del clima organizacional la gerencia puede conocer
el grado de satisfacción y motivación de los empleados, lo que permite que cada uno
manifieste de forma clara y consciente la percepción sobre la empresa.
4.3 Afro frutas del Pacifico E.U., con el fin de mejorar la competencia de su personal y de
promover el desarrollo ha definido un plan de capacitación de acuerdo a la descripción
de cargos y el perfil de sus empleados.
5. PROCEDIMIENTO
Los empleados actuales de Afro Frutas del Pacifico E.U., fueron vinculados hace varios
años a la organización, y no se tuvo en cuenta seguir un plan de selección y vinculación
de personal.
COMPETENCIA
Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con un manual de funciones, en el se encuentra la
descripción de cargos de la empresa, con la competencia requerida, para el desempeño
de cada uno de los cargos. Ver Manual de Funciones.
FORMACIÓN
La empresa, realizó un programa de capacitación anual con el que se busca actualizar y
mejorar el desempeño de cada uno de los empleados de la empresa. (Ver Anexo No. 2
Plan de Capacitación Anual)
Los registros del programa de formación o capacitación que han recibido los empleados,
son archivados en el respectivo formato de “Asistencia a Capacitaciones FT-PA-006”, en
este se consigna la fecha, el tema, los asistentes, sus cargos y la firma respectiva de cada
uno.
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TOMA DE CONCIENCIA
La concientización del personal acerca de la pertinencia e importancia de sus actividades
y la forma como contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, tanto para los
empleados antiguos como para los nuevos, se realiza teniendo en cuenta una formación
impartida por el Representante de la Dirección referente a:
La planeación estratégica (Misión, Visión, Valores).
La política de calidad.
El programa de salud ocupacional
El manual de funciones; y
Los procedimientos e instrucciones pertinentes a cada uno de ellos.
Para conocer el compromiso del personal con los procesos de la empresa y la
concientización adquirida con en el sistema de gestión de calidad, se ha diseñado una
encuesta del clima organizacional, que permite tener una idea sobre la opinión que tiene
el personal sobre la empresa, su política, el manejo de la comunicación, a demás conocer
el grado de satisfacción de los empleados con respecto al ambiente de trabajo, etc. (Ver
Anexo No. 1 “ENCUESTA DE MEDICIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL”). Esta
encuesta es de suma importancia para el proceso de implementación del sistema de
gestión de la calidad, y se debe aplicar en la empresa anualmente para determinar las
áreas a mejorar y diseñar los programas de mejoramiento correspondientes.
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Velar por que se aplique el plan de
capacitación requerido de acuerdo a las
necesidades de la organización.
Garantizar la evaluación del clima
organizacional y la ejecución de las medidas
correctivas requeridas.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Encuesta de clima organizacional.
Anexo No. 2 Plan de capacitación.
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ANEXO No. 1
ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL
1. ¿Considera usted, que la norma ISO 9001:2008 va ayudar a mejorar su desempeño
laboral?
Si No 2. ¿Conoce la política de la calidad de la empresa? Si No 3. ¿Conoce los objetivos de calidad de la empresa?
Si No 4. ¿Conoce los objetivos personales? Si No
5. ¿Le gusta que la empresa este en función de la mejora del servicio con calidad?
Si No 6. ¿Cómo considera la relación suya con sus compañeros de trabajo? Buena Regular Mala
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7. ¿Cómo analiza la comunicación de sus jefes hacia usted?
Buena Regular Mala
8. ¿Cómo es la comunicación suya hacia sus superiores en la empresa? Buena Regular Mala
9. ¿Cree usted, que las sugerencias que usted da a la organización son tenidas en
cuenta?
Si No 10. ¿Considera usted, que las condiciones en que usted trabaja son las adecuadas?
(Espacio, ventilación, temperatura, ruido).
Si No
11. ¿Considera usted, que los equipos y herramientas de trabajo son las adecuadas
para desempeñar con eficiencia sus funciones?
Si No
MUCHAS GRACIAS.
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ANEXO No. 2
PLAN DE CAPACITACION AÑ0 (X)
TEMA RESPONSABLE COORDINACION
PERSONAL ASISTIR FECHA
PROPUESTA OBSERVACION
Legislación sobre Salud Ocupacional y Riesgos
Profesionales
Coordinadora del S.G.C Todos
Norma ISO 9001:2008
Coordinadora del S.G.C Todos
Manejo de Archivo
Secretaria y Auxiliar Contable
Secretaria- Auxiliar Contable - Coordinador del
S.G.C
Recursos Humanos
Gerencia Todos
Manejo de Tiempo
Gerente General Todos
Salud Frente al Computador A.R.P y Vigía Ocupacional Secretaria y Auxiliar
Contable
Curso de Primero Auxilios A.R.P y Vigía Ocupacional Todos
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TEMA RESPONSABLE COORDINACION
PERSONAL ASISTIR FECHA
PROPUESTA OBSERVACION
Sensibilización en Plan de
Emergencias
A.R.P y Vigía Ocupacional Todos
Manejo de Botiquín
A.R.P y Vigía Ocupacional Todos
Estilo de Vida Saludable
A.R.P y Vigía Ocupacional Todos
Manejo Y Optimización de la
Mecánica Corporal
A.R.P y Vigía Ocupacional Todos
Prevención de Lesiones por
Trauma Acumulativo
A.R.P y Vigía Ocupacional Todos
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
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NOVIEMBRE DE 2013
6.3 INFRAESTRUCTURA
REVISIÓN:
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1. OBJETIVO
Determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos de los productos ofrecidos.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades realizadas por la organización.
3. DEFINICIONES
3.1 INFRAESTRUCTURA
Organización, sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de una organización.
3.2 SALUD OCUPACIONAL
Es el conjunto de actividades multidisciplinarias encaminadas a la promoción, educación,
prevención, control, recuperación y rehabilitación de los trabajadores, para protegerlos de
los riesgos ocupacionales y ubicarlos en un ambiente de trabajo de acuerdo con sus
condiciones fisiológicas.
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4. GENERALIDADES
4.1 La infraestructura incluye, edificios, espacios físicos y servicios asociados, equipo
para los procesos (hardware y software), y los servicios de apoyo (transporte y
comunicaciones).
4.2 Un programa de salud ocupacional permite que los trabajos se realicen en un
ambiente físico propicio y adecuado para el trabajador.
5. PROCEDIMIENTO
Afro Frutas del Pacifico E.U., conscientes de la importancia de contar con un espacio
adecuado para la realización de sus actividades, ha procurado mantener una oficina, con
los muebles y enseres necesarios en condiciones optimas para garantizar el buen
funcionamiento de la empresa y alcanzar así la satisfacción de los clientes.
En la empresa, se conformo el vigía de salud ocupacional encargado asegurar que las
condiciones físicas de equipos, y muebles estén en optimas condiciones y en el caso del
software y hardware, se asegura por las observaciones y recomendaciones realizadas
por los empleados. El vigía de salud ocupacional debe velar igualmente por el bienestar
de todos los empleados y de esta manera garantizar un mejor servicio al cliente.
El tener la infraestructura adecuada para desarrollar las funciones de la empresa permite
a todas las personas desenvolverse en un ambiente de trabajo agradable.
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Suministrar los recursos necesarios para
contar con una infraestructura adecuada y
óptima para el buen funcionamiento de la
empresa.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
6. GESTION DE LOS RECURSOS
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NOVIEMBRE DE 2013
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
REVISIÓN:
0
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1. OBJETIVO
Determinar y gestionar un buen ambiente de trabajo a todos los empleados durante el
desempeño de sus labores, mejorando así la calidad en la producción y
comercialización.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los cargos existentes en Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 AMBIENTE DE TRABAJO
Conjunto de condiciones bajo las cuales una persona realiza su trabajo.
3.2 VIGIA DE SALUD OCUPACIONAL
Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamento de salud
ocupacional dentro de la empresa.
4. GENERALIDADES
4.1 Se requiere de un ambiente de trabajo óptimo si se quiere lograr la conformidad
con los requisitos del producto y/o servicio.
4.2 La alta gerencia debe identificar y proporcionar los recursos al personal para la
realización del trabajo, así como el espacio laboral adecuado, el equipo,
herramientas y sistemas informáticos necesarios y convenientes. También debe
considerar la forma cómo proveer y gestionar los diferentes aspectos del ambiente
laboral.
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5. PROCEDIMIENTO
Para garantizar la calidad en los productos ofrecidos, es básica la calidad de todo el
equipo humano que labora en la empresa, siendo este el recurso más importante. Por
esta razón, la empresa, procedió a conformar el vigía de salud ocupacional con el fin de
asegurar con su revisión, un ambiente de trabajo adecuado, con las condiciones
ambientales normales, para satisfacer a los empleados e incrementar su sentido de
pertenencia con la empresa.
La gerencia de Afro Frutas del Pacifico E.U., busca que todo el personal se encuentre
satisfecho en su lugar de trabajo, por lo cual se constituyo a través de un acta y por
nombramiento del gerente general, el vigía de salud ocupacional con el fin de
promocionar y vigilar por el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional y el
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial dentro de la empresa (Ver Anexos).
El Vigía de Salud Ocupacional debe reunirse mensualmente o cuando lo requiera
para:
Programar el plan de trabajo a desarrollar basado en el programa de salud
ocupacional de la empresa.
Velar por cumplir con el programa de capacitación de la Administración de
Riesgos Profesionales.
Dar a conocer las dificultades halladas y buscar las posibles soluciones, tratando
de que el clima organizacional sea el mejor y que los problemas sean mínimos al
interior de la organización.
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Identificar y proporcionar los recursos
necesarios para posibilitarle a su personal
realizar el trabajo, lo mismo que el espacio
laboral adecuado y el equipo, herramientas
y sistemas informáticos convenientes.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Carta de constitución del Vigía de Salud Ocupacional
Anexo No. 2 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Anexo No. 3 Programa de Salud Ocupacional.
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ANEXO No. 1
ACTA DE CONSTITUCIÓN
VIGIA SALUD OCUPACIONAL
PEREIRA, DE 2013
En las instalaciones de la empresa, el representante legal, nombro el representante
del Vigía de Salud Ocupacional dando cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986 y al
Decreto 1295 de 1994 en su artículo 63 y a las exigencias de la División de Salud
Ocupacional del Ministerio del Trabajo, así como lo dispuesto en el Programa de Salud
Ocupacional. El período del vigía ocupacional es de dos años.
El Representante legal de la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., nombró a
las siguientes personas:
PRINCIPAL: SUPLENTE: _________________ __________________
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ANEXO No. 2
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Prescribe el presente reglamento contenido en los siguientes términos:
ARTICULO 1º. La empresa se compromete a dar cumplimiento a las
disposiciones legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren
una adecuada y oportuna prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales, de conformidad con los artículos 34, 57, 58, 108, 205, 206, 217, 220,
221, 282, 283, 348, 349, 350, 205, 206, 217, 220, 221, 282, 283, 348, 349, 350, 351,
del código sustantivo del trabajo, la ley 9 de 1979, Resolución 2013 de 1986,
Resolución 1016 de 1989, Resolución 6398 de 1991. Decreto 1295 de 1994 y demás
normas que con tal fin se establezcan.
ARTICULO 2º La empresa se obliga a promover y garantizar la constitución y
funcionamiento del comité de Salud Ocupacional, de conformidad con lo establecido
por el decreto 614 de 1984, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989,
Decreto 1295 de 1994 y el Decreto 1771 de 1994.
ARTICULO 3º La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para
desarrollar actividades permanentes de conformidad con el programa de Salud
Ocupacional, elaborado de acuerdo con el decreto 614 de 1984, y la Resolución 1016
de 1989, el cual contempla como mínimo los siguientes aspectos.
A. Subprograma de Medicina Preventiva y del trabajo, orientado a promover y
mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los
trabajadores, en todos los oficios; prevenir cualquier daño a su salud
ocasionados por las condiciones de trabajo; protegerlos en su empleo de los
riesgos generados por la presencia de agentes y procedimientos nocivos;
colocar y mantener al trabajador en una actividad acorde con sus aptitudes
fisiológicas y psicosociales.
B. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial, dirigido a establecer las
mejores condiciones de saneamiento básico industrial y a crear
procedimientos que
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Conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgo que se originen en los
lugares de trabajo que puedan ser causa de enfermedad, disconfort ó
accidente.
ARTICULO 4º. Los factores de riesgo existentes en la empresa son:
FISICOS
ERGONOMICOS
FISICO - QUIMICOS
LOCATIVOS
ELECTRICOS
QUÍMICOS
PARAGRAFO: A efecto de que los riesgos contemplados en el presente artículo
no se traduzcan en accidentes de trabajo ó enfermedad profesional, la entidad ejerce
un control en la fuente, en el medio transmisor ó en el trabajador, de conformidad con
lo estipulado en el programa de salud ocupacional de la empresa, el cual se da a
conocer a todos los trabajadores al servicio de ella.
ARTICULO 5º. La empresa y sus trabajadores darán estricto cumplimiento a las
disposiciones legales, así como a las normas técnicas e internas que se adopten para
lograr la implantación de las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene
y Seguridad Industrial, que sean concordantes con el presente reglamento y con el
programa de salud ocupacional de la empresa.
ARTICULO 6º. La empresa ha implantado un proceso de inducción del
trabajador a las actividades que deba desempeñar, capacitándolo respecto de las
medidas de prevención y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo
específico que vaya a realizar.
ARTICULO 7º. Este reglamento permanecerá exhibido en por lo menos dos (2)
lugares visibles de los locales de trabajo, junto con la resolución aprobatoria, cuyos
contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso.
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ARTICULO 8°. El presente reglamento entra en vigencia a partir de la
aprobación impartida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad social y durante el
tiempo que la empresa conserve, sin cambios sustanciales las condiciones existentes
en el momento de su aprobación, tales como actividad económica, métodos de
producción, instalaciones locativas ó cuando se dicten disposiciones gubernamentales
que modifiquen las normas del reglamento ó que limiten su vigencia.
Representante legal,
__________________________________
ANDRES MAURICIO SALAZAR
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ANEXO No. 3
PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
1. JUSTIFICACION Y BASES LEGALES
De acuerdo con las políticas de salud ocupacional de la empresa, al considerar que el
centro de nuestra organización es el hombre y como tal amerita la dedicación de todos
los esfuerzos posibles para su bienestar, entre ellos el desarrollo de actividades
permanentes para preservar la salud, se hace evidente la necesidad de ejecutar un
programa de salud ocupacional que tenga por finalidad brindar a los trabajadores
información sobre la localización y evaluación de los agentes de riesgo ocupacionales
y sus posibles efectos nocivos, para adoptar las medidas preventivas y de control
necesarias mediante actividades que mejoren las condiciones de trabajo y salud.
El programa se sustenta en las disposiciones vigentes de legislación colombiana, entre
ellas las siguientes: Ley 9 de 1979, Resolución 2400 de 1979, decreto 614 de 1984,
Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Resolución 6398 de 1991,
Decreto 1295 de 1994.
OBJETIVOS
Velar por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de
los trabajadores.
Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones
de trabajo.
Proteger a las personas contra los riesgos relacionados con agentes
ergonómicos, locativo, físico, físico- químicos, eléctrico, químico, que pueden
afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo.
Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud en los lugares de trabajo.
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2. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA
- RAZON SOCIAL: Afro Frutas del Pacifico E.U.
- NIT: 900130215
- TIPO DE ORGANIZACIÓN: Empresa Unipersonal.
- REPRESENTANTE LEGAL: Andrés Mauricio Salazar.
- ACTIVIDAD ECONOMICA: Fabricación y comercialización de pulpa de mango,
pulga de mora, pulpa de guanábana y pulpa de lulo.
- DIRECCION: Villa del Prado Manzana 37 casa 30
- TELEFONO: 3336092
- MUNICIPIO: PEREIRA DEPARTAMENTO: RISARALDA
CENTROS DE TRABAJO
NOMBRE DIRECCION ACTIVIDAD ECONOMICA
Afro Frutas del Pacifico E.U.
Villa del Prado Mz 37 casa 30
- Fabricación y
comercialización de
pulpa de frutas.
- Pulpa de mango
- Pulpa de lulo
- Pupa de guanabina
- Pulpa de mora
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3. RESEÑA HISTORICA
En el año 2008 se constituye la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., Con el
objetivo de producir y comercializar pulpa de frutas.
Esta es una empresa, que nació de la idea del señor ANDRES MAURICIO SALAZAR,
quien desde el momento de su creación se ha desempeñado como el gerente de esta
compañía, persona ampliamente conocedora del sector económico en el cual se
encuentra la empresa.
Durante todo el tiempo de trabajo en la empresa, se han vinculado personas
altamente capacitadas, los cuales con sus capacidades y experiencias han logrado
que la empresa tenga muy buena aceptación en la región.
Estamos creciendo día a día, mejorando continuamente, y en todo momento, el equipo
humano de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene bien definido el criterio de
responsabilidad, de profesionalismo y del sentido de pertenencia con nuestros clientes
razón de ser de la empresa.
MISION Somos una empresa una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de
alimentos a base de frutas naturales, procesos que realizamos bajo las normas de
calidad y seguridad que permiten entregar a nuestros clientes productos en óptimas
condiciones, contando con personal altamente capacitado para el desarrollo de las
operaciones.
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VISION
Ser una empresa líder en la región en el sector de alimentos naturales a base de frutas
en el año 2015, logrando reconocimiento por la calidad de nuestros productos y
mejorando día a día en los procesos de la compañía.
POLITICA DE CALIDAD. Afro Frutas del Pacifico E.U., es una empresa que se dedica a la producción y
comercialización de pulpa de mango, pulpa de guanábana, pulpa de mora y pulpa de
lulo, teniendo como propósito principal consolidarse como la compañía líder en la
producción y comercialización de pulpa de fruta en la región, basándonos en las
especificaciones de los clientes logrando tener la satisfacción de los mismos con los
productos ofrecidos, contando con el personal calificado, infraestructura y tecnología
adecuada para garantizar el cumplimientos eficaz y eficiente del sistema de gestión de
calidad.
PRINCIPIOS DE CALIDAD
Desarrollar un sistema de gestión de calidad, que cuente con el compromiso de
todo el personal, donde se garanticen los recursos necesarios para su
aplicación, mantenimiento y control.
Mejorar en el aspecto tecnológico y educativo de manera integral, para ser más
eficientes y competitivos en el medio empresarial.
Mantener información respecto a las necesidades de los clientes, con el fin de
superar sus expectativas, con calidad, honestidad y respecto, buscando siempre
su máxima satisfacción.
Asegurar la calidad del recurso humano a través de capacitaciones y
actualizaciones permanentes en aspectos técnicos y humanos, fundamentales
para el logro de los objetivos de calidad.
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4. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
NUMERO DE TRABAJADORES
Actualmente, la empresa tiene 5 colaboradores, los cuales corresponden 3 a la
parte administrativa y 2 al área operativa
CENTRO DE TRABAJO
HOMBRES MUJERES TOTAL TEMPORALES
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO
E.U. 3 2 5 0
FORMA DE CONTRATACIÓN
Contrato laboral fijo a un año.
JORNADA DE TRABAJO
DIAS DE TRABAJO: Jornada Laboral de lunes a Sábado
HORAS DE ENTRADA: 8:00 a.m y 2:00 p.m
HORAS DE SALIDA: 12:00 p.m y 6:00 p.m DESCRIPCION DEL PROCESO PRODUCTIVO
La empresa actualmente, ofrece los siguientes productos:
PULPA DE MANO, PULPA DE LULO, PULPA DE GUANABANA Y PULPA DE
MORA.
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EQUIPOS
Los equipos usados en Afro Frutas del Pacifico E.U., se limita a los equipos de
oficina necesarios para llevar a cabo la actividad económica de la empresa, una
tolva, una despulpadora de frutas, congelador, una empacadora y selladora, una
olla.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO DE TRABAJO
Afro Frutas del Pacifico E.U, es una entidad privada con un portafolio de servicios que
cubren, venta de pulpa de mango, pulpa de lulo, pulpa de guanábana y pulpa de mora.
Estos productos están orientados, a toda la comunidad de Pereira y sus alrededores
generando elementos y recursos que permitan el desempeño de la labor
encomendada por la gerencia de la empresa.
DEPARTAMENTO ÁREAS Y SECCIONES SUBPROCESOS
Operativo
Gerente General Secretaria, Auxiliar Contable
Asesores
*Plan de calidad de contratación. *Plan de calidad pulpa de mango, pulpa de lulo, pulpa de guanábana y pulpa de mora
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DEPARTAMENTO ÁREAS Y SECCIONES SUBPROCESOS
Administrativo
Gerente general Secretaria
Auxiliar contable
* Manual de Funciones *Procesos de Selección, Inducción, entrenamiento, capacitación, evaluación del desempeño. *Salud Ocupacional. * Pago de nomina y parafiscales. *Pago de impuestos. * Comunicación con clientes. * Comunicación interna. *Elaboración y cobro de facturas por la prestación de servicios. * Comprobantes de egreso y recibos de caja. * Elaboración de propuesta de servicios. * Procedimiento de compras.
Calidad
Gerente General Representante de la
dirección para el S.G.C Coordinador del S.G.C
* Evaluación y reevaluación de proveedores. * Control de documentos. * Control de registros. * Auditorias internas de calidad. * Acciones correctivas. * Acciones preventivas. * Correspondencia recibida. * Planificación del producto. * Auditorias de calidad. * Comité de calidad. * Manual de calidad.
Los elementos utilizados en cada uno de los subprocesos son equipos de oficina.
5. ESTRUCTURA BÁSICA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
5.1 POLÍTICA DE SALUD OCUPACIONAL
“Afro Frutas del Pacifico E.U.”, tiene un compromiso permanente en la adecuación y
funcionamiento de un Programa de Salud Ocupacional, apropiado, para
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Proteger a los empleados de los riesgos existentes en el trabajo o donde se vea
afectado su estado físico, mental y/o social.
La empresa igualmente ofrece y mantiene un Programa de Salud Ocupacional que
maximiza la eficacia de los recursos humanos y cumple con todas las normas legales
con el fin de minimizar los riesgos de salud que se puedan presentar en el transcurso
de la actividad laboral de la empresa.
Igualmente, como complemento a la intención anterior, se tienen las siguientes
actividades:
Ofrecer y mantener unas instalaciones en la medida de lo posible, segura y
exenta de riesgos para la salud y dar toda la información necesaria, capacitación
y respaldo necesarios para este propósito.
Reducir a un mínimo el número de factores de riesgo que generan accidentes
y/o enfermedades que afectan a los trabajadores con el objetivo final de cero
enfermedades y cero accidentes.
Es deber de cada uno de los trabajadores, cuidar razonablemente la salud y
seguridad propia y de sus compañeros de trabajo.
Facilitar los recursos económicos necesarios.
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5.2 RECURSOS
En cumplimiento con la resolución 001016 del 31 de Marzo de 1989, "Afro Frutas del
Pacifico E.U.," garantiza los recursos necesarios para el desarrollo del Programa de
Salud Ocupacional.
HUMANOS
Para el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional se cuenta con EL VIGIA
OCUPACIONAL para la organización y ejecución de las actividades programadas.
El Programa de Salud Ocupacional contará también con la asesoría de la Aseguradora
de Riesgos Profesionales.
FINANCIEROS
Se asignará un presupuesto para el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional
teniendo en cuenta las medidas de intervención resultantes del Panorama de Factores
de Riesgo.
5.3 SEGURIDAD SOCIAL
Toda persona que inicie labores en la empresa será afiliada a los sistemas obligatorios
de seguridad social como son: salud, pensión y riesgos profesionales
En caso de ocurrencia de un accidente de trabajo, la atención médica, quirúrgica,
hospitalaria y farmacéutica será prestada a través de las EPS a la cual se encuentre
afiliado el trabajador por intermedio de la red de IPS específica, con cargo a la ARP a
la cual se encuentre afiliada la empresa.
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5.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA Y UBICACIÓN DE SALUD OCUPACIONAL
Salud Ocupacional no se encuentra ubicada en el organigrama de la empresa,
depende directamente del representante legal, el cual designa al Vigía Ocupacional
para planear, dirigir y ejecutar todas las actividades relacionadas con el programa.
5.5 VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL
La dirección de la empresa se compromete a mantener vigente el Vigía de Salud
Ocupacional de acuerdo a lo estipulado en la resolución 2013 de 1986 y el decreto
1295 de 1994 en su artículo 63.
La vigencia es de 2 años contados a partir su conformación. 5.6 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES:
Representante Legal: 1. Asumir la seguridad como una de las necesidades básicas.
2. Participar en el desarrollo del programa según lo recomienda el área coordinadora.
3. Autorizar los presupuestos y gastos para lograr los objetivos del programa de salud
ocupacional.
4. Aprobar las disposiciones de seguridad que se formulen.
Trabajadores: 1. Observar las normas y reglamentos de salud ocupacional.
2. Adoptar procedimientos seguros para su protección, la de sus compañeros y de la
empresa en general.
3. Informar toda condición peligrosa o prácticas inseguras y hacer sugerencias para
prevenir o controlar riesgos.
4. Tomar parte activa en el Vigía Ocupacional, grupos facilitadores, comisiones y
programas de inspección que se asignen.
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Vigía de Salud Ocupacional:
1. Proponer actividades de salud ocupacional dirigidas a trabajadores y directivos,
participando activamente en ellas.
2. Vigilar el desarrollo de las actividades que debe realizar la empresa en materia
del mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud, de acuerdo con las
normas vigentes y con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
3. Visitar periódicamente los sitios de trabajo e inspeccionar ambientes, equipos y
el área de trabajo para informar al empleador sobre la existencia de factores de
riesgo y sugerir medidas correctivas y de control.
4. Servir como organismo coordinador entre el empleador y los trabajadores en la
solución de problemas relativos a salud ocupacional.
4. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales y proponer al empleador medidas correctivas a que
haya lugar para evitar su ocurrencia.
6. Reunirse por lo menos una vez al mes o en forma extraordinaria en caso de
accidente o riesgo inminente, mantener un archivo de las actas de cada reunión
y de las actividades que se desarrollen.
El Vigía Ocupacional en la empresa, será un estamento de promoción y vigilancia del
programa de Salud Ocupacional y como tal los miembros de dicho Comité han de
adquirir los conocimientos básicos sobre dicho tema y las funciones que claramente se
definen en la resolución 2013 del 6 de Junio de 1986.
GESTION DE LOS RECURSOS
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5.7 FUNCIONES
FUNCIONES DEL PRESIDENTE:
- Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.
- Determinar el sitio de reunión
- Notificar por escrito la convocatoria a la reunión.
- Preparar temas a tratar en las reuniones.
- Tramitar ante el Gerente General las recomendaciones aprobadas en el
comité.
- Coordinar lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los
trabajadores de la "EMPRESA" acerca de las actividades del mismo.
FUNCIONES DEL SECRETARIO:
- Llevar un archivo de las actas
- Tomar asistencia
- Tomar nota de asuntos a tratar en las reuniones.
6. PROCESO: ACTIVIDADES DEL PROGRAMA
6.1 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD
Se realizará periódicamente a partir de los auto reportes de condiciones de trabajo y
salud además de los estudios específicos realizados en la Empresa, tales como
Panoramas de Factores de Riesgo y Exámenes médicos y para clínicos a los
trabajadores.
El diagnostico de las condiciones de trabajo se ha hecho mediante la elaboración del
Panorama de factores de riesgo, el cual se presenta en el Anexo No.1. Con base en
él se han identificado los principales riesgos, cuya vigilancia y corrección serán objeto
del presente programa.
GESTION DE LOS RECURSOS
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FACTOR DE RIESGO No EXPUESTOS ACTIVIDADES DE CONTROL
Iluminación Inadecuada 2
* Ubicar luminarias paralelas al área del puesto de trabajo. * Mantenimiento programado de luminarias * Cambiar tubos deficientes * Limpiar tubos.
Posturas inadecuadas 2 * Capacitación higiene postural
Posición sentado 3 * Capacitación higiene postural
Falta señalización 5
* Señalizar salida de emergencia * Ubicar extintor con su señalización respectiva a 1.5 m del piso en área despejada y de fácil acceso.
Instalaciones inadecuadas 5 * Reubicar cable o taparlo para evitar posibles caídas.
Incendio 5 * Conformación brigada contra incendios. * Dotación del botiquín.
Instalaciones eléctricas defectuosas
5 * Reparación de instalación eléctrica defectuosa.
6.2 SUBPROGRAMAS
Este programa de salud ocupacional contemplara los siguientes subprogramas:
MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO (Resolución 1016)
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
VIGIA OCUPACIONAL ACTIVO
6.2.1 MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO
Comprende el conjunto de actividades encaminadas a la promoción de la salud de los
trabajadores y protección de los mismos frente a los factores de riesgos, de tal forma
que se mantengan o se ubiquen en un puesto de trabajo acorde a sus capacidades
fisiológicas.
La empresa Afro Fruta del Pacifico E.U., realizara las siguientes actividades:
GESTION DE LOS RECURSOS
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EXAMENES
Exámenes de Ingreso: Con el fin de analizar el estado de salud de trabajador
en el momento del ingreso, con el fin de orientar su ubicación frente a los
factores de riesgo existentes en el puesto de trabajo.
Exámenes Periódicos: Se realizaran estos exámenes con el fin de realizar un
control y seguimiento a la salud del trabajador para establecer las medidas
preventivas necesarias.
Exámenes de Egreso: Dentro de los cinco días siguientes al retiro del
trabajador, cualquiera que sea la causa del mismo, se le practicara un examen
de egreso similar al de ingreso, con énfasis en los sistemas orgánicos
susceptibles de daño por los factores de riesgo a los que estuvo expuesto y en
las lesiones que pudiese haber sufrido accidentes de trabajo.
CAPACITACIÓN
Así mismo la empresa realizara las siguientes actividades tendientes al mejoramiento
de las condiciones de salud y trabajo:
1. Capacitación en riesgo ergonómico:
Manejo y Optimización de la Mecánica Corporal
Prevención de Lesiones por Trauma Acumulativo
Salud Frente al Computador.
2. Capacitación en Manejo del Botiquín
3. Capacitación Estilo de Vida Saludable
GESTION DE LOS RECURSOS
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PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO
De acuerdo al panorama de factores de riesgo elaborado por la empresa, y con el fin
de integrarlo a este subprograma, la empresa aplicara de acuerdo al mismo las
siguientes recomendaciones:
Ubicación de luminarias paralelas al área del puesto de trabajo realizando
mantenimiento y limpieza periódica o cuando se requiera.
Reparación de las instalaciones eléctricas y canalización de cables.
Suministrar a los trabajadores los elementos de protección personal adecuados y
reponerlos cuando se requiera.
El gerente general como jefe inmediato de todo el personal, dará los permisos
correspondientes para asistir a las capacitaciones de promoción y prevención
programadas por la A.R.P y las E.P.S. a las cuales están afiliados nuestros
trabajadores.
SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA
Este sistema evalúa de manera integral todos los aspectos referentes al factor de
riesgo desde su generación hasta sus efectos en salud, haciendo énfasis en los
métodos de control para evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La
empresa establecerá con el apoyo de la A.R.P el factor de riesgo mas representativo
y de acuerdo a éste se realizaran las actividades de vigilancia epidemiológicas
correspondientes.
6.2.2 SUBPROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
La higiene de trabajo se define como el conjunto de acciones orientadas a la
prevención de enfermedades profesionales (E.P). Es una ciencia dedicada al
reconocimiento evaluación y control de aquellos factores ambientales presentes en el
lugar de trabajo y que puedan generar enfermedades. En la empresa se desarrollara el
subprograma teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
GESTION DE LOS RECURSOS
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Reconocimiento de los factores de riesgo presentes en el ambiente laboral.
Evaluación de los riesgos existentes.
Establecimiento de los métodos de control, estableciendo las medidas
correctivas según sea el caso.
Programa de capacitación al personal expuesto.
Una vez analizado el panorama de factores de riesgo elaborado por la empresa, se
establecerán los siguientes mecanismos de control:
Ubicar extintor en un lugar visible con carga vigente y libre de obstáculos que
facilite el acceso en una emergencia determinada.
Capacitar a todo el personal en el manejo del extintor.
Diseñar plan de evacuación y divulgárselos a los trabajadores.
Elaborar señalización para salida de emergencia.
Reubicar cables para evitar posibles accidentes de trabajo, así mismo reparar
instalaciones eléctricas y realizar jornada de mantenimiento de las mismas.
Realizar programas de capacitación continua en los siguientes temas:
Planes de Emergencia
Curso de Primeros Auxilios
Sensibilización en Plan de Emergencias.
GESTION DE LOS RECURSOS
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24 de31
La empresa adoptara los siguientes sistemas para la evaluación de resultados:
Ausentismo Laboral, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional : Con el
fin de establecer posibles relaciones de causalidad entre el puesto de trabajo y
las enfermedades o accidentes del trabajador, la empresa registrara las
incapacidades por enfermedad común (E.C), accidente de trabajo (A.T) y
enfermedad profesional (E.P). La clasificación de las incapacidades y su
consolidación permitirán establecer medidas preventivas además del
seguimiento del ausentismo mediante el cálculo de los índices de evaluación. El
ausentismo de causa no medica también será evaluado teniendo en cuenta que
puede ser una manifestación de insatisfacción laboral. Esta información será
registrada por el presidente del Vigía en el formato “Reporte de Ausentismo FT-
PA-014”
Como otro sistema de control la empresa llevara un registro de todos los
medicamentos contenidos en el botiquín, con el consumo que se presente
registrando el nombre de la persona, fecha, síntoma y medicamento a consumir.
Esta información será registrada por el presidente del Vigía en el formato
“Registro Diario de Utilización del Botiquín FT-PA-015”.
Recreación:
Actividades de recreación y deporte: Con el fin de promover la integración de los
trabajadores en programas recreativos, para fomentar el esparcimiento y el
desarrollo de las habilidades del trabajador
6.2.3 VIGIA OCUPACIONAL ACTIVO
La dirección de la empresa se compromete a mantener vigente el Vigía de Salud
Ocupacional de acuerdo a lo estipulado en la resolución 2013 de 1986 y el decreto
1295 de 1994 en su artículo 63. El Representante legal de la empresa AFRO FRUTAS
DEL PACIFICO E.U., nombró a las siguientes personas:
PRINCIPAL:
SUPLENTE:
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA:
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La vigencia es de 2 años contados a partir su conformación. FUNCIONES: 1. Proponer actividades de salud ocupacional dirigidas a trabajadores y directivos,
participando activamente en ellas.
2. Vigilar el desarrollo de las actividades que debe realizar la empresa en materia
del mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud, de acuerdo con las
normas vigentes y con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
3. Visitar periódicamente los sitios de trabajo e inspeccionar ambientes, equipos y
el área de trabajo para informar al empleador sobre la existencia de factores de
riesgo y sugerir medidas correctivas y de control.
4. Servir como organismo coordinador entre el empleador y los trabajadores en la
solución de problemas relativos a salud ocupacional.
5. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales y proponer al empleador medidas correctivas a que
haya lugar para evitar su ocurrencia.
6. Reunirse por lo menos una vez al mes o en forma extraordinaria en caso de
accidente o riesgo inminente, mantener un archivo de las actas de cada reunión
y de las actividades que se desarrollen.
El Vigía Ocupacional en la empresa, será un estamento de promoción y vigilancia del
programa de Salud Ocupacional y como tal los miembros de dicho Comité han de
adquirir los conocimientos básicos sobre dicho tema y las funciones que claramente se
definen en la resolución 2013 del 6 de Junio de 1986.
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA:
26 de 31
PLAN DE SANEAMIENTO Se refiere al mejoramiento de las condiciones higiénicas de la empresa en relación con
las instalaciones locativas, manejo de desechos y aguas residuales.
La empresa mantiene su plan de saneamiento básico y da garantía de ello a través
de los siguientes aspectos:
- Distribución adecuada de zonas.
- Se mantiene en buenas condiciones de mantenimiento y aseo los pisos y paredes.
- Se realiza la recolección de basura en recipientes y posteriormente en bolsa
plástica la cual es depositada en el lugar asignado y posterior se realiza la
recolección por la empresa de aseo de la ciudad.
- Se cuenta con los sanitarios dotados con los elementos necesarios y en buenas
condiciones de aseo. Y para esto existe el suministro de agua potable necesaria
para la limpieza y el consumo humano.
- Se controla los microorganismos a través de la desinfección periódica de pisos
con hipoclorito y varsol tomando las medidas de control necesarias para el uso y
manejo.
PLAN DE EMERGENCIAS
Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con un plan de evacuación en el momento en que
se presenta una emergencia en la empresa, el cual se encuentra conformado de la
siguiente manera.
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA:
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PROCEDIMIENTO DE EVACUACIÓN CUANDO SUENE LA ALARMA: Siga las instrucciones del coordinador de la evacuación. Interrumpa sus actividades.
Apague sus equipos y cierre ventanas.
Deje su oficina y ciérrela al salir.
Busque la escalera.
Descienda hasta el primer piso y retírese de los frentes del complejo.
Reúnase en el sitio acordado previamente.
Espere el conteo por el coordinador.
No regrese hasta que se le ordene.
Si tiene algún visitante llévelo con usted.
LO QUE DEBE HACER EL RESPONSABLE DE LA EVACUACION:
ANTES DE SALIR: Verifique (si es posible) la veracidad de la alarma. Chequee cuantas personas hay en su área y/o piso.
Supervise las acciones especiales establecidas (proteger archivos,
sistemas, cerrar ventanas y puertas).
Recuerde a la gente la ruta de escape a utilizar y el lugar de reunión final.
DURANTE LA EVACUACIÓN: Supervise que se ejecuten las acciones preestablecidas.
Impida a las personas a su cargo que se regresen.
Repita en forma clara y permanente las consignas especiales (NO
CORRAN, CONSERVEN LA CALMA).
Evite los brotes de comportamiento incontrolable, pueden dar origen al
pánico.
Auxilie oportunamente a quien lo requiera (desmayados, lesionados, etc.).
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA:
28 de 31
Si se encuentra bloqueada la salida busque una salida alterna.
En caso de no poder salir lleve un grupo a una oficina o cuarto seguro.
Solicite ayuda de inmediato por los medios que tenga a su alcance.
DESPUÉS DE LA SALIDA:
Verifique si todas las personas a su cargo lograron salir. En caso contrario,
notifique al grupo de bomberos. No trate de hacerlo usted..
Colabore con los bomberos o entidades de socorro.
Cuando haya terminado la emergencia y se autorice el regreso a los
puestos de trabajo inspeccione detalladamente su piso o área de
responsabilidad. Informe las anomalías y supervise el inicio de las
actividades.
Igualmente la administración de Afro Frutas del Pacifico E.U., realiza
capacitaciones y mantiene un botiquín de primeros auxilios, el extintor, y ha
decidido conformar una brigada de primeros auxilios y emergencias.
_________________________________ ANDRES MAURICIO SALAZAR REPRESENTANTE LEGAL
.
GESTION DE LOS RECURSOS
PÁGINA: 29 de 31
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
SECCION CLASE DE RIESGO
FACTOR DE RIESGO
FUENTE GENERADORA
# EXP.
TIEMPO EXPOS.
POSIBLES CONSECUENCIAS
CONTROL EXISTENTE
CONTROL RECOMENDADO
C I O
OF
ICIN
A
ERGONOMICOS
Posturas inadecuadas
Trabajo administrativo
3
X
Lesiones
osteomusculares Ninguno
Capacitación higiene postural en
A.R.P
Posición sentado
Trabajo en computador
3 X Lesiones
osteomusculares Ninguno
Capacitación higiene postural en
A.R.P
LOCATIVO
Falta de señalización
Área de trabajo 5 X
Accidente de trabajo Ninguno
Señalizar salida de emergencia.
Ubicar extintor con
su señalización respectiva a 1.5 m
del piso en área despejada y de
fácil acceso
Instalaciones inadecuadas
Cables en el piso 5 X Accidente de trabajo Ninguno Reubicar cable o taparlo para evitar posibles caídas.
C: Continuo I: Intermitente O: Ocasional
SECCION CLASE DE RIESGO
FACTOR DE RIESGO
FUENTE GENERADORA
# EXP.
TIEMPO EXPOS.
POSIBLES CONSECUENCIAS
CONTROL EXISTENTE
CONTROL RECOMENDADO
C I O
OF
ICIN
A
FISICO Iluminación inadecuada
Luminarias mal ubicadas
Falta de
mantenimiento
2 X
Fatiga visual Ninguno
Ubicar luminarias paralelas al área del puesto de trabajo. Mantenimiento programado de luminarias Cambiar y limpiar tubos deficientes
FISICO –
QUÍMICO Incendio
Material combustible (tela,
madera, papel, etc.)
5 X Quemaduras Ninguno
Conformación brigada contra incendios. Dotación del botiquín.
ELECTRICO
Instalaciones eléctricas
defectuosas
Toma eléctrico sin tapa en sala
de juntas 5 X Quemaduras Ninguno
Preparación de instalaciones eléctricas.
QUÍMICO Manipulación de sustancias
Límpido Sampic
1 X Dermatitis por
contacto Ninguno
Usar guantes adecuados para manipular dichas sustancias.
C: Continuo I: Intermitente O: Ocasional
GESTION DE LOS RECURSOS PÁGINA: 30 de 31
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
GESTION DE LOS RECURSOS PÁGINA: 31 de 31
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 8
1. OBJETIVO
Planificar y desarrollar los procesos necesarios para cada uno de los productos que
ofrece Afro Frutas del Pacifico E.U., dicha planificación ha de permitir a la
organización ofrecer productos conforme a los requisitos establecidos por los clientes.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los productos que ofrece Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Término que se utiliza para cubrir la prestación de un servicio o la manufactura de un
producto o combinaciones de las dos.
4. GENERALIDADES
4.1 En la planificación de cada uno de los productos, debe estar determinado los
objetivos de calidad y los requisitos de los productos.
4.2 Se debe proporcionar los recursos necesarios y determinar en cada caso, el
método para verificar los productos y los criterios de aceptación.
4.3 El grado de detalle del plan de calidad depende de la complejidad del proceso y
del grado de competencia del personal que lo ha de emplear.
4.4 Para cada uno de los productos que ofrece la empresa, se tiene el proceso de
planificación correspondiente.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Pagina
2 de8
5. PROCEDIMIENTO
Los productos ofrecidos por la empresa, son documentados a través de un plan de
calidad, este plan consta de los procedimientos con su respectiva secuencia, la
descripción, responsables, objetivos de calidad, la verificación del cliente y las
observaciones.
El desarrollo del sistema de gestión de la calidad y el mejoramiento continuo sólo se
aseguran con la planificación de la realización de cada uno de los productos.
Los cambios en la realización de alguno de los productos, se hace modificando el
respectivo plan de calidad y este debe realizarse teniendo en cuenta lo establecido en
elemento 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Jefe de Calidad Revisar, actualizar e implementar los planes
de calidad.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
PÁGINA:
3 de 8
7. ANEXOS
Anexo No.1 Plan de Calidad de Pulpa de Mango
Anexo No.2 Plan de Calidad de Pulpa de Mora
Anexo No.3 Plan de Calidad de Pulpa de Guanábana
Anexo No.4 Plan de Calidad de Pulpa de Lulo
Anexo No.5 Plan de Calidad de Comercialización de los productos
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
4 de 8
ANEXO No. 1
PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE MANGO REFERENCIA GENERAL: No aplica.
AUTORIDAD: Gerente general
FLUJOGRAMA DESCRIPCION DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE
CALIDAD VERIFICACION OBSERVACION
Inicio. 1. Llenar formato 2. Producir el
producto 3. Vender el
producto. Fin.
Formato
Cliente
Operario
Gerente
Satisfacer Necesidades de los clientes.
Gerente General
I
1
2
3
F
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
5 de 8
ANEXO No. 2
PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE MORA REFERENCIA GENERAL: No aplica.
AUTORIDAD: Gerente general
FLUJOGRAMA DESCRIPCION DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE
CALIDAD VERIFICACION OBSERVACION
Inicio. 4. Llenar formato 5. Producir el
producto 6. Vender el
producto. Fin.
Formato
Cliente
Operario
Gerente
Satisfacer Necesidades de los clientes.
Gerente General
I
1
2
3
F
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
6 de 8
ANEXO No. 3
PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE GUANABANA REFERENCIA GENERAL: No aplica.
AUTORIDAD: Gerente general
FLUJOGRAMA DESCRIPCION DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE
CALIDAD VERIFICACION OBSERVACION
Inicio. 7. Llenar formato 8. Producir el
producto 9. Vender el
producto. Fin.
Formato
Cliente
Operario
Gerente
Satisfacer Necesidades de los clientes.
Gerente General
I
1
2
3
F
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
7 de 8
ANEXO No. 4
PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE LULO REFERENCIA GENERAL: No aplica.
AUTORIDAD: Gerente general
FLUJOGRAMA DESCRIPCION DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE
CALIDAD VERIFICACION OBSERVACION
Inicio. 10. Llenar formato 11. Producir el
producto 12. Vender el
producto. Fin.
Formato
Cliente
Operario
Gerente
Satisfacer Necesidades de los clientes.
Gerente General
I
1
2
3
F
ANEXO No. 5
PLAN DE CALIDAD DE COMERCIALIZACION DE LOS PRODUCTOS REFERENCIA GENERAL: No aplica.
AUTORIDAD: Gerente general
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE
CALIDAD VERIFICACIÓN OBSERVACIÓN
Inicio 1. Ofrecer los productos. 2. Establecer convenios con empresas. 3.Se hace entrega de los productos a los diferentes clientes. 4. Se le hace seguimiento a los clientes para conocer su percepción frente a los productos. Fin.
Formato de prestación de servicio
Gerente general
Satisfacer las necesidades que tengan los clientes. Ofrecer un producto
seguro y confiable.
Gerente general
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
8 de 8
ELABORADO POR:
Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR:
Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR:
Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador SGC CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
I
1
2
3
F
4
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I F C O E . U .
7.1 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE
7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS
RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Determinar cada uno de los requisitos relacionados con los productos que ofrece Afro
Frutas del Pacifico E.U.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades relacionadas con los productos que ofrece la empresa
a los clientes
3. DEFINICIONES
3.1 REQUISITO
Especificaciones del cliente, necesarias para el uso especificado o para el uso previsto.
3.2 REQUSITOS NO ESPECIFICADOS
Son todas aquellas especificaciones del producto que no son suministradas por el cliente
y que son necesarias para que éste pueda cumplir con la función prevista o especificada.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 3
4. GENERALIDADES
4.1 Es necesario que se determinen los requisitos especificados por el cliente, para
así determinar los que la organización puede darle, incluyendo los requisitos
para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.
4.2 Se debe tener en cuenta, los requisitos no establecidos por los clientes pero que
son necesarios para la satisfacción del mismo.
4.3 Es indispensable para Afro Frutas del Pacifico E.U., tener conocimiento de todos
los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los productos que ofrece
la empresa.
5. PROCEDIMIENTO
REQUISITOS ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE
Los requisitos especificados por el cliente son canalizados a través de la solicitud
realizada para la prestación de servicios. Esta solicitud es registrada en el formato de
“Comunicación Externa FT-PA-008”, por la secretaria, después de canalizar la
solicitud, se inicia con el PLAN DE CALIDAD DE CONTRATACION. Para los
productos que ofrece la empresa, se tiene un formato de propuesta.
Según el servicio a prestar, y después de asignar el contrato, se inician las etapas de
ejecución dando cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, a los
especificados y no especificados por el cliente.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 3
6. RESPONSABLE
CARGO FUNCION
Secretaria
Registrar la información de solicitud de
servicios en el respectivo formato, transmitir
la solicitud de prestación de servicios al
gerente general, y aplicar el formato de
propuesta según los requisitos del cliente.
Gerente General
Aprobar la solicitud, y ordenar la realización
de la propuesta según los requisitos del
cliente.
Asesor
Dar cumplimiento a los requisitos legales y
reglamentarios, especificados y no
especificados por el cliente.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE
7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS
RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir en la revisión de los requisitos especificados por el
cliente, para asegurar que el producto proporcionado cumple con las características
requeridas.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 REQUISITO
Especificaciones del cliente, necesarias para el uso especificado o para el uso
previsto.
3.2 CONTRATO
Requisitos acordados entre un proveedor y un cliente transmitido por cualquier medio
y rectificado por medio escrito.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 4
4. GENERALIDADES
4.1 Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los
requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de que
la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente.
4.2 Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse
de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal
correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.
4.3 El desarrollo de revisiones de los requisitos relacionados con el servicio son
una herramienta importante para lograr que el servicio terminado cumpla
satisfactoriamente con los requisitos establecidos por el cliente en el contrato.
4.4 La actualización, respecto a los requisitos legales y reglamentarios debe ser
permanente.
5. PROCEDIMIENTO
Desde el momento en que el cliente realiza la solicitud de propuesta de prestación de
servicios, hasta que el gerente general autoriza comenzar con el servicio, se empieza
la revisión de los requisitos.
El cliente, con la aprobación de la propuesta, asegura que los requisitos registrados
allí son los exigidos por él, dicha aprobación da inicio al respectivo Plan de Calidad del
servicio solicitado por el cliente.
Cuando se presenta algún problema con la prestación del servicio, la empresa se
comunica con el respectivo cliente para comunicarle la situación que se esta
presentando, y luego se precede a determinar las acciones correctivas a emprender,
las revisiones que se realicen frente al problema o situación de inconformidad, serán
registradas en el
Formato "Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio FT-PP-001”
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 4
6. RESPONSABLE
CARGO FUNCION
Gerente General
Aprobar la prestación de servicios.
Garantizar la satisfacción de los requisitos
del cliente.
Revisar el cumplimiento de los requisitos del
servicio y registrar la información en el
formato correspondiente.
Asesor
Dar cumplimiento a los requisitos legales y
reglamentarios, especificados y no
especificados por el cliente.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
4 de 4
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7.1 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE
7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Determinar los medios que utilizará Afro Frutas del Pacifico E.U., para la comunicación
con los clientes, que permitan garantizar la eficacia en el suministro de información y la
retroalimentación oportuna en aspectos relacionados con la satisfacción del cliente.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las comunicaciones que realice la empresa con el medio externo
y/o con los clientes.
3. DEFINICIONES
3.1 COMUNICACIÓN EXTERNA
Son los medios que utiliza la empresa para transmitir la información al medio externo.
3.2 CLIENTE
Organización o personas que reciben un producto o servicio.
3.3 CLIENTE OCASIONAL
Es aquel cliente a quien se le prestan servicios puntuales no repetitivos.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
PÁGINA: 2 de 4
3.4 CLIENTE POTENCIAL
Es aquel cliente institucional que está en posibilidad de adquirir el servicio de la
empresa de manera permanente.
3.5 CLIENTE PERMANENTE
Es aquel cliente a quien se le han prestado servicios y son repetitivos en su solicitud.
4. GENERALIDADES
4.1 Se hace de obligatorio cumplimiento para el personal de la empresa que toda la
información recibida por los clientes se registre en formatos diseñados para
ello.
4.2 Es necesario identificar las sugerencias, quejas, y reclamos que por algún motivo
presentan los clientes para establecer las no conformidades y sus posteriores
correctivos.
5. PROCEDIMIENTO
En Afro Frutas del Pacifico E.U., el gerente general, es la persona autorizada para
comunicarse legalmente con los clientes, además ha designado a la Secretaria como
la responsable del manejo de la comunicación formal con los mismos, dicha decisión
la ha dado a conocer mediante una carta dirigida a todo el personal. Ver Anexo No. 1.
Todo el personal de la empresa, puede comunicarse con los clientes, pero se debe
garantizar que la información suministrada por los clientes sea emitida al responsable
del manejo de la comunicación, para que este, recopile, y registre en el formato
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
PÁGINA: 3 de 4
“Comunicación Externa FT-PA-008” las solicitudes de prestación de servicios,
preguntas, inquietudes, recomendaciones y reclamos, y designe al encargado para
dar el tratamiento correspondiente según la situación presentada.
Todas las quejas y reclamos provenientes de los clientes con relación a los productos
ofrecidos. Se analizaran en las reuniones de revisión de la gerencia al sistema de
gestión de la calidad y se determinarán las acciones preventivas y correctivas según el
caso, además se retroalimentarán en el comité de calidad.
6. RESPONSABLE
CARGO FUNCION
Gerente General
Designar el responsable de la comunicación
con los clientes.
Manejar la comunicación legal de la
empresa.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Carta correspondiente al nombramiento del responsable de la
comunicación con los clientes.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
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CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES
PEREIRA,
DE: GERENTE GENERAL
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN
CON LOS CLIENTES
La presente es para informarles que se ha nombrado a la Secretaria como la
responsable de canalizar y coordinar todo el intercambio de información entre empresa
y los clientes, esto con motivo de conocer el grado de satisfacción que ha generado
nuestro servicio y mantener un mejoramiento continuo.
Por lo tanto pido la mayor colaboración y el suministro de información oportuna, ya que
los clientes son la razón de ser de nuestra empresa.
Atentamente,
_________________________________ ANDRES MAURICIO SALAZAR Gerente General
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 11
1. OBJETIVO
Asegurar que los productos y servicios adquiridos por la empresa provienen de
proveedores confiables que se ajusten a las especificaciones de calidad, cumplimiento
y servicio requeridos por la empresa.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades relacionadas con la compra de productos y
servicios realizados por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 PRODUCTO
Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
3.2 PROVEEDOR
Organización o persona de quien la empresa obtiene productos o servicios.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 11
4 GENERALIDADES
4.1 Para comprar el servicio de cualquier asesor, nos debemos remitir al
procedimiento administrativo de selección y contratación de personal.
4.2 Las compras de productos y servicios que inciden en el sistema de gestión de la
calidad de la empresa deben estar respaldadas con dos cotizaciones como
mínimo. Estas cotizaciones son dadas por el proveedor en forma verbal o
escrita, en cualquiera de los dos casos, la secretaria posterior a su elección
deberá adjuntar el respectivo registro o documento a la orden de compra. Para
las compras de estos insumos debemos remitirnos al Procedimiento de
Compras.
4.3 Las órdenes de compra deben contener todos los requerimientos contenidos en
la solicitud de compra para asegurar que la necesidad del usuario, expresada al
interior de la empresa, sea transmitida al proveedor sin duda alguna.
4.4 La empresa debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de las
siguientes variables, precio, calidad, servicio, cumplimiento y plazos de pago.
4.5 Las compras de productos y servicios que inciden en el sistema de gestión de la
calidad de la empresa, deben hacerse con una orden de compra, la cual debe
ser aprobada por el gerente.
4.6 Existe una caja menor, para la compra de productos que no inciden en el
sistema de gestión de la calidad de la empresa.
4.7 Se conformó un COMITE DE COMPRAS, el cual es el encargado de realizar la
evaluación y la reevaluación de los proveedores, para garantizar su contribución
de éstos en el sistema de gestión de calidad.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 11
5. PROCEDIMIEN TO
COMPRA SERVICIO DE ASESOR
La compra de servicios, se realiza según las necesidades de la empresa, esta
solicitud es realizada y aprobada por el gerente general, para este tipo de compras, se
deben emplear los procedimientos administrativos de selección y contratación de
personal.
COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Las compras de productos y/o servicios, necesarios por los empleados para el
desempeño de sus funciones se realizan según el procedimiento de compras. Cada
uno de los empleados de Afro Frutas del Pacifico E.U., informa a la secretaria , sus
necesidades de productos, la secretaria recepciona estos datos y según los insumos
solicitados, busca a los proveedores correspondientes en el formato “ Lista de
Proveedores Seleccionados FT-PA-009”, se comunica con ellos telefónicamente, para
solicitar la cotización actual ya sea verbal o escrita, si la cotización es verbal se debe
registrar los valores en el formato “Cotización de Proveedores FT-PA-010”. Después
de obtener la información, la secretaria analiza la cotización y selecciona la mejor
alternativa, realiza la orden de compra en el formato “Orden de Compra FT-PA-011”,
adjunta la cotización y la entrega al gerente general para la respectiva autorización.
Posterior a la autorización, se realiza el pedido al proveedor y se hace seguimiento a
la orden de compra.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
4 de 11
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Nombrar el Comité de Compras.
Autorizar las solicitudes de compra.
Aplicar los procedimientos relacionados con
la compra de productos y/o servicios.
Secretaria
Aplicar todos los procedimientos
relacionados con la compra de productos
y/o servicios.
7. ANEXOS Anexo No. 1 Carta Nombramiento Comité de Compras.
Anexo No. 2 Diagrama de Flujo procedimiento de compras.
Anexo No. 3 Procedimiento de selección de proveedores.
Anexo No. 4 Procedimiento de evaluación de proveedores
Anexo No. 5 Procedimiento re-evaluación de proveedores.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
5 de 11
ANEXO No. 1
CARTA NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE COMPRAS
PEREIRA,
DE: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: NOMBRAMIENTO COMITÉ DE COMPRAS
Es necesario conformar un comité de compras, con el fin de garantizar que los
proveedores que tiene la empresa contribuyen al mantenimiento del sistema de
gestión de la calidad. El comité se podría conformar por, el gerente general, la
secretaria y el coordinador del sistema de gestión de la calidad, este comité deberá
realizar y dar cumplimiento a los procedimientos de evaluación y reevaluación de
proveedores.
El comité de Compras en Afro Frutas del Pacifico E.U., esta conformado por el
gerente general, la secretaria y el coordinador del sistema de gestión de la calidad.
Atentamente,
____________________________________________
ANDRES MAURICIO SALAZAR
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL S.G.C
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
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ANEXO No. 2
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PD-PA-006
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio 1. Recepcionar la información de
productos y/o servicios solicitados por los empleados.
2. Buscar candidatos en el formato
"Lista de Proveedores Seleccionados FT-PA-009 "
3. Llamar a los proveedores 4. Solicitar cotización, o registrar
valor en formato de “Cotización de Proveedores FT-PA-010 “
5. Analizar, y elegir al proveedor
según los precios, la calidad, el servicio, cumplimiento y plazo de pago.
6. Registrar los datos de compra en el formato de “Orden de compra FT-PA-011”.
7. Solicitar autorización por parte del
gerente general.
8. Realizar pedido al proveedor. 9. Hacer seguimiento a la orden de
compra. Fin.
Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria . Secretaria.
F
8
7
9
I
1
5
3
2
4
6
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
7 de 11
ANEXO No. 3
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PROVEEDORES PR-AD-007
Afro Frutas del Pacifico E.U., selecciona a sus proveedores, teniendo en cuenta las
siguientes características:
Precio
Calidad
Servicio
Cumplimiento
Plazos de Pago
Según estas variables, la secretaria, los selecciona y registra la información en el
formato “Lista de Proveedores Seleccionados FT-PA-009“. En este formato se registra
el nombre del proveedor, productos y/o servicios que ofrece, forma de pago, tiempo de
entrega, dirección, teléfono, fax, e-mail.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
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ANEXO No. 4
PROCEDIMIENTO EVALUACION DE PROVEEDORES PR-AD-008
En Afro Frutas del Pacifico E.U., el comité de compras, se debe reunir anualmente o
cuando lo requiera, para evaluar a los proveedores registrados en el formato “Lista de
Proveedores Seleccionados FT-PA-009”.
Esta evaluación se realiza siguiendo el formato “Evaluación de Proveedores FT-PA-
012” los resultados de la evaluación se conservan como registros y son dados a
conocer al proveedor con las respectivas recomendaciones exigidas por la empresa.
CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN
a. CUMPLIMIENTO (VALOR 30%)
En esta característica, el comité de compras, dará la calificación (alta, media o baja)
según el cumplimiento en la entrega del proveedor evaluado.
ALTA: Si el proveedor cumple con la fecha y hora de entrega. Calificación 30%
MEDIA: Si el proveedor algunas de las veces no ha cumplido con la fecha y hora de
entrega. Calificación 20%
BAJA: Si el proveedor definitivamente no cumple con fecha y hora de entrega.
Calificación: 10%
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
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b. PRECIO (VALOR 30%)
Se analiza de acuerdo a los siguientes aspectos:
DESCUENTOS POR COMPRAS (VALOR 10%): Si el proveedor tiene como política de
empresa dar descuentos a los clientes, se califica así:
Descuento del 20% o más. Calificación 10%
Descuento entre el 10% - 20%. Calificación 6.6%
Descuento entre el 0% -10%. Calificación 3.3%
FORMA DE PAGO (VALOR 10%): Se evalúa según los plazos de pago dados por el
proveedor para cancelación de facturas, Se califica así:
Pago de factura en 30 días. Calificación 10%
Pago de factura en 20 días. Calificación 6.6%
Pago de factura en 10 días. Calificación 3.3%
PRECIO (VALOR 10%): Se analiza según los precios manejados por la competencia,
y se califica así:
Precio Bajo. Calificación 10%
Precio Medio. Calificación 6.6%
Precio Alto. Calificación 3.3%
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
PÁGINA:
10 de 11
c. CALIDAD (VALOR 40%)
Se analiza según los siguientes aspectos:
SISTEMA DE CALIDAD PROVEEDOR (VALOR 30%): Si el proveedor esta certificado
o adelanta algún proceso de certificación de calidad.
Proveedor Certificado. Calificación 30%
Proveedor en proceso de certificación. Calificación 20%
Proveedor no certificado, ni en proceso. Calificación 10%
SERVICIO POSTVENTA (VALOR 10%): Es el servicio brindado a la empresa por el
proveedor después de realizada la compra, se analiza según la respuesta oportuna, la
garantía y el servicio al cliente.
Bueno. Calificación 10%
Regular. Calificación 6.6%
Malo. Calificación 3.3%
RANGOS DE CALIFICACIÓN
Se determina con la sumatoria total de las calificaciones:
Si la evaluación del proveedor esta en el rango 80% - 100%, el proveedor
continuara en el formato “Lista de proveedores seleccionados FT-PA-009”.
Si la evaluación del proveedor esta entre el 60%-80%, se enviará una carta al
proveedor donde se dará a conocer el resultado de la evaluación, y se le hará la
solicitud del plan de mejoramiento del desempeño.
Si la evaluación del proveedor esta por debajo del 59%, el proveedor se debe
cambiar, en el caso de que el proveedor sea exclusivo, se le enviara una carta
donde se le dará a conocer el resultado de la evaluación, y se le exigirá el plan
de mejoramiento del desempeño.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:
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ANEXO No. 5
PROCEDIMIENTO PARA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PD-PA-009
El comité de compras analiza el desempeño de los proveedores actuales, anualmente,
o cada vez que sea necesario la re-evaluación.
NOTA:
En Afro Frutas del Pacifico E.U., la reevaluación de proveedores se hace con el mismo
procedimiento de evaluación de proveedores, utilizando los mismos formatos y
criterios.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.4 COMPRAS
7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Describir el mecanismo a través del cual se establecen las especificaciones del
producto o servicio a comprar.
2. ALCANCE
Es aplicable a las compras de productos que inciden sobre el sistema de gestión de la
calidad de los productos ofrecido por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 ORDEN DE COMPRA
Formato por medio del cual la secretaria realiza su solicitud de compra.
3.3 ESPECIFICACINES TECNICAS
Criterios utilizados para definir características de un producto o servicio.
4. GENERALIDADES
4.1 Para que el proveedor pueda satisfacer de manera correcta las necesidades de
compra, las órdenes de pedido deben ser lo más completas posibles e incluir las
especificaciones técnicas requeridas.
4.2 Los datos contenidos en la solicitud de compra deben ser revisados por la
secretaria auxiliar contable, y aprobados por el gerente general
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 3
4.2 La empresa debe asignar al personal adecuado la responsabilidad de revisar y
aprobar los datos de la compra.
4.3 Las compras de productos y servicios que inciden en el sistema de gestión de la
calidad de la empresa deben estar respaldadas con una cotización como
mínimo.
5. PROCEDIMIENTO
La información referente a la compra de productos o servicios necesarios por los
empleados para la realización de sus funciones es transmitida a la secretaria.
Para las compras, se busca a los candidatos en el formato “Lista de Proveedores
Seleccionados FT-PA-009”, y se solicita una cotización ya sea por escrito o en forma
verbal. Si es verbal se diligencia el formato “Cotización de Proveedores FT-PA-010”.
Posterior a esto se realiza la orden de compra, la cual debe ser diligenciada por la
secretaria y contener todas aquellas especificaciones técnicas que describan de la
manera mas clara el producto o servicio, a demás de establecer las cantidades, valor
unitario, valor total, tiempo de entrega y forma de pago, como se muestra en el
respectivo formato “Orden de Compra FT-PA-011”, esta debe estar autorizada y
firmada por el gerente general.
NOTA:
Todos los formatos de compras, se deben diligenciar completamente y archivar en la
carpeta de proveedores, para posterior, el comité de compras cuente con la
información suficiente para realizar la evaluación y reevaluación de proveedores.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 3
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria Auxiliar Contable Diligenciar completamente la orden de
compra y adjuntar cotización.
Gerente General Autorizar las solicitudes de compra.
7. ANEXOS No Aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.4 COMPRAS
7.4.3 VERIFICACION DE LOS
PRODUCTOS COMPRADOS
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento para la inspección y control eficaz de para garantizar que
los productos y servicios comprados cumplen con los requisitos de compra
especificados.
2. ALCANCE
Es aplicable a las compras de productos que inciden sobre el sistema de gestión de la
calidad de los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 SERVICIO DE ASESOR
Es el servicio que contrata la empresa con un profesional, para que éste labore en
nombre de Afro Frutas del Pacifico E.U.
4. GENERALIDADES
4.1 Todos los productos comprados deben ser inspeccionados antes de usarlos.
4.2 La verificación de los productos o servicios, se deben efectuar de acuerdo al
procedimiento documentado.
4.3 Se debe mantener los registros de verificación de compras para garantizar la
disponibilidad de datos históricos que permitan evaluar el desempeño del
proveedor. Estos registros se controlan de acuerdo al procedimiento descrito
en el numeral 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 3
5. PROCEDIMIENTO
VERIFICACIÓN COMPRA SERVICIO DE ASESOR
Cuando la empresa decide comprar el servicio de un asesor, su verificación se hará
realizando seguimiento de su desempeño, durante dos meses aproximadamente. Si
cumple con todos los requisitos para lo cual fue contratado se considera conforme, de
lo contrario el gerente general tomara la decisión con respecto al asesor y se lo dará a
conocer a través del formato “Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-013”
VERIFICACIÓN COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
La secretaria, verifica la compra de los productos y/o servicios, con la orden de
compra, inspeccionando que el proveedor entregue los productos solicitados. Se
verificara las cantidades, el precio, y visualmente los atributos de calidad, si todo esta
conforme se dará el visto bueno en la factura u orden de remisión. Si parte o el total
del pedido es no conforme se diligenciará el formato para verificación de productos
comprados “Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-013”, procediendo a la
reclamación respectiva. Este registro es archivado en la carpeta de proveedores, como
soporte y evidencia para la evaluación de su desempeño.
Si el producto es conforme, la secretaria da el visto bueno de los productos
comprados, se liberan y da autorización para su utilización.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 3
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria
Recepcionar y verificar productos o servicios
comprados.
Reportar al proveedor en el formato de
Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-
013, los productos o servicios no
conformes y archivar para dar soporte y
evidencia en la evaluación de su
desempeño.
Gerente General Verificar la compra de servicio de asesor,
realizando seguimiento de su desempeño.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL
SERVICIO
7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y DE LA
PRESTACION DEL SERVICIO
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Planificar y llevar a cabo las actividades requeridas para garantizar que los productos
ofrecidos cumplen con los requisitos del cliente.
2. ALCANCE
Es aplicable a los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 Establecer los criterios de revisión y aprobación de las operaciones de servicio.
4.2 Las instrucciones de trabajo se encuentran en los Planes de Calidad de cada
uno de los productos ofrecidos por la empresa.
4.3 Todos los productos ofrecidos por la empresa están limitados al cumplimiento de
los requisitos legales y reglamentarios.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 3
5. PROCEDIMIENTO
Para el control de los productos ofrecidos por la empresa, se debe tener en cuenta los
siguientes factores como son el método de trabajo, y el equipo humano capacitado, los
cuales afectan directamente la calidad de los productos, por consiguiente se debe
tener control de cada factor.
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Cada asesor de acuerdo a los Planes de Calidad establecidos para cada uno de los
productos que ofrece la empresa realiza sus revisiones, con el fin de asegurar que
las operaciones del servicio se están realizando conforme a la ley y a los requisitos
exigidos por el cliente.
EQUIPO HUMANO
La empresa cuenta con personal altamente capacitado, y con experiencia en el
campo, esto permite que la empresa pueda generar confianza en los clientes, los
cuales son la razón de ser de la compañía, ya que son la principal motivación por la
cual la empresa existe.
Si se da la necesidad de vincular a un nuevo asesor, la empresa garantiza la
contratación del personal idóneo, realizando el procedimiento de Selección e
Inducción de personal, basados en las especificaciones del cargo a desempeñar
descritas previamente en el Manual de Funciones de la empresa.
Además la empresa realiza una miniencuesta de satisfacción del cliente, mes tras mes
se habla con los clientes para saber la inconformidad del servicio.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 3
NOTA:
Para llevar un control de los documentos que se entregan a los clientes como
resultado del servicio prestado, se llevará un registro. Todos los documentos
entregados a el cliente por algún miembro de la compañía se controlará registrando la
información correspondiente en el formato "Entrega de documentos Clientes FT-PP-
002", en caso tal de que los documentos sean entregados por medio de una empresa
de mensajería, como evidencia de la entrega se adjuntara un memorando en formato
minerva el cual deberá ser firmado por la persona que recibe el documento.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Asesores
Realizar sus revisiones según el plan de
calidad, conforme a la ley y a los requisitos
exigidos por el cliente.
Gerente General Brindar acompañamientos a los asesores
cuando éstos lo requieran.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL
SERVICIO
7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA
PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL
SERVICIO
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 2
1. OBJETIVO
Definir las actividades requeridas para garantizar que los productos ofrecidos cumplen
con los requisitos del cliente.
2. ALCANCE
Es aplicable en la a todos los productos que ofrece Afro frutas del Pacifico E.U., ya
que estos no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento o medición
posteriores.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 Existen algunos procesos, productos y/o servicios en los cuales los resultados de
las mediciones para confirmar que cumplen con los requisitos del cliente no se
encuentran inmediatamente disponibles.
4.2 En otros casos, no se puede realizar las mediciones puesto que el producto y/o
servicio se destruiría en el proceso.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 2
5. PROCEDIMIENTO
La empresa está muy al pendiente de cualquier situación que se pueda presentar en la
prestación del servicio, para corregirlo y evitar que se vuelva a presentar, además
porque el personal con el que se cuenta esta muy bien capacitado para resolver
cualquier situación que pueda perjudicar a la empresa, también tenemos en cuenta las
leyes del gobierno para las empresas dedicadas a trabajar en este campo.
La empresa tiene todo documentado en la norma ISO, y eso ayuda a validar todos los
procesos que la empresa realiza.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General Validar el desarrollo de los productos
ofrecidos por la empresa.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL
SERVICIO
7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Señalar las actividades para la identificación del producto por medios adecuados, a
través de toda la prestación del servicio.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 IDENTIFICACION
Saber qué es el producto o servicio resultante de un proceso particular o incluso de un
proceso intermedio.
3.2 TRAZABILIDAD
Es conocer de donde viene el producto o servicio, donde esta ahora, y la etapa en que
se encuentra.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 3
4. GENERALIDADES
4.1 La importancia de la identificación y trazabilidad del servicio se evidencia en el
momento en que se presentan problemas con los requisitos legales o requisitos
del cliente, permitiendo detectar quien es el responsable, la fecha en que
sucedió, e iniciar las acciones correctivas y preventivas.
4.2 La implantación de un método de identificación y trazabilidad permite evitar
confusiones y analizar las no conformidades a fin de tomar acciones correctivas
que prevengan la recurrencia.
4.3 La organización debe identificar el estado del servicio con respecto a los
requisitos de seguimiento y medición. Cuando la trazabilidad sea un requisito, la
organización debe controlar y registrar la identificación del servicio.
5. PROCEDIMIENTO
Para identificar lo de cada cliente, la empresa maneja un archivo físico, donde a cada
uno de los clientes se les ha asignado una carpeta con todos los documentos
relacionados con el servicio que le ha ofrecido la empresa hasta la actualidad.
Cuando se presentan reclamos por parte del cliente, la secretaria, con el asesor
correspondiente y el Gerente General, deben recuperar la historia del servicio con el
fin de identificar la falla y la causa que le dio origen, analizando los registros
conservados. Posteriormente se elabora un plan de acción en el que se determinan las
actividades a ejecutar para dar respuesta al cliente. Adicional a esto se deben
establecer las acciones preventivas a tomar para que no vuelva a ocurrir.
NOTA:
Cuando se tienen documentos en la empresa, estos se guardaran en el archivo,
garantizando así su fácil identificación y trazabilidad.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
3 de 3
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria Conservar y manejar adecuadamente el
archivo físico.
Gerente General y Asesor Establecer las acciones correctivas y
preventivas.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL
SERVICIO
7.5.4 BIENES DEL CLIENTE
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 2
1. OBJETIVO
Identificar los medios que permitan identificar, verificar, proteger y mantener los bienes
suministrados por el cliente.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los bienes que el cliente suministre a la empresa.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 La empresa esta en capacidad de identificar, proteger y salvaguardar los bienes
propiedad del cliente.
4.2 Cualquier bien que sea propiedad del cliente, que se pierda, se deteriore o que
de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe ser registrado y
comunicado al cliente.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 2
5. PROCEDIMIENTO
Los bienes suministrados por los clientes a la empresa pueden ser, información en
borrador, medio magnético, todos los bienes suministrados a la empresa son
identificados por la empresa por medio de una carpeta que se le asigna a cada uno de
ellos, una vez utilizados cada uno de estos la empresa hace entrega de los bienes a
cada uno de los clientes.
Cuando se presenta algún daño en el bien suministrado a la empresa, esta se
comunica con el cliente, para informarle sobre la situación y así poder establecer la
solución mas adecuada.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Asesor
Garantizar las condiciones adecuadas de
mantenimiento para el bien, e identificarlos
en la carpeta correspondiente.
Reportar al cliente las anomalías
presentadas con dicho bien.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL
SERVICIO
7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO
FECHA:
NOVIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 2
1. OBJETIVO
Definir los mecanismos que permitan preservar, identificar, manipular, y proteger los
documentos originados de la prestación del servicio durante el proceso interno y la
entrega final.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los documentos originados de la prestación del servicio.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 Se debe garantizar que el documento entregado al cliente, resultado del servicio
prestado, se entregue en las mejores condiciones.
4.2 La protección de la calidad del producto después de la revisión final, se extiende
hasta incluir la entrega al cliente.
REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:
2 de 2
5. PROCEDIMIENTO
Cuando por alguna razón, la empresa posee algún documento del cliente, relacionado
con el servicio que ofrece la empresa, y el asesor responsable no los puede entregar
personalmente, estos documentos podrán ser recogidos por personal del cliente y si
no es posible, la entrega se hará por medio de una empresa de mensajería todos
estos documentos son empacados en sobre de manila para garantizar así su cuidado
y preservación, como soporte de esta entrega, se exigirá la firma de la persona que
recibe el documento, con la fecha de entrega y el nombre del documento.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria Empacar en sobre de manila los
documentos a entregar
Mensajero
Garantizar el cuidado y preservación de los
documentos, entregar y hacer firmar el
memorando de constancia de recibido.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 7
1. OBJETIVO
Planificar e implementar los procesos necesarios para realizar el seguimiento,
medición, análisis y mejora del sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas del
Pacifico E.U.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades encaminadas al mantenimiento y mejora de la
calidad de los productos ofrecidos por la empresa.
3. DEFINICIONES
3.1 MEDICION
Hace referencia a la forma como la organización realiza el seguimiento de la
información relativa a la percepción del cumplimiento al cliente
3.2 ANALISIS
Directamente relacionado con la aplicación de herramientas estadísticas a la
información relativa con el servicio
3.3 MEJORA
Transformación que sufre la empresa con la aplicación del sistema de gestión de la
calidad.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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4. GENERALIDADES
4.1 La medición, análisis y mejora son fundamentales para demostrar la conformidad
del producto y/o servicio, asegurando la conformidad del sistema de gestión de
la calidad y su mejoramiento continuo.
4.2 La planificación e implementación de estos procesos debe incluir igualmente las
técnicas estadísticas aplicadas y el alcance de su utilización.
4.3 Se debe medir todos los procesos y todo el personal de la organización; el
seguimiento y medición se deben aplicar especialmente a las siguientes
actividades:
Objetivos de calidad (5.4.1) Satisfacción del cliente (8.2.1)
Desempeño del sistema (8.2.2)
Conformidad del proceso (8.2.3)
Conformidad del producto y/o servicio (8.2.4)
5. PROCEDIMIENTO
Con el fin de realizar las actividades de medición, análisis y mejora del sistema de
gestión de la calidad, Afro Frutas del Pacifico E.U., ha determinado utilizar las
siguientes técnicas estadísticas:
Lluvia de Ideas
Análisis Causa-Efecto (Espina De Pescado)
Estas técnicas permitirán controlar, registrar y evidenciar el desarrollo de dicho
sistema.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Facilitar la recolección de la información y
difundir la utilización de las técnicas
estadísticas.
Representante de la Dirección del S.G.C
Aplicar las técnicas estadísticas para el
control del S.G.C
7. ANEXOS Anexo No. 1 Técnicas Estadísticas.
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4 de 7
ANEXO No. 1
TECNICAS ESTADISTICAS
LLUVIA DE IDEAS
Técnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un grupo reunido,
de opinar o sugerir sobre un determinado asunto que se estudia, ya sea un problema,
un plan de mejoramiento u otra cosa, y así se aprovecha la capacidad creativa de
todos los participantes.
USO
Se pueden tener dos situaciones ante la solución de un problema:
1. Que la solución sea tan evidente que sólo tengamos que dar los pasos
necesarios para implementarla, y
2. Que no tengamos idea de cuáles pueden ser las causas, ni las soluciones.
Es aquí donde la sesión de tormenta de ideas es de gran utilidad. Cuando se requiere
preseleccionar las mejores ideas.
PROCEDIMIENTO 1. Nombrar a un moderador del ejercicio.
2. Elegir el tema a trabajar.
3. Cada miembro del equipo tiene derecho a emitir una sola idea por cada turno de
emisión de ideas. Se puede exponer cualquier idea, pero esta debe relacionarse
con el tema.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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4. No se deben repetir las ideas. 5. Se debe anotar las ideas, en una libreta o agenda. 6. No se critican las ideas. 7. El ejercicio termina cuando ya no existan nuevas ideas.
8. Terminada la recepción de las ideas, se les agrupa y preselecciona conforma a
los criterios que predefina el equipo.
9. La duración es de 1 hora aproximadamente.
10. Se debe guardar un acta como evidencia de la reunión.
ANALISIS CAUSA - EFECTO (ESPINA DE PESCADO)
El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes
teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como
diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de
Diagnóstico y Solución de la causa.
EFECTO (No conformidad)
CAUSAS
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CÓMO INTERPRETAR UN DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO:
El diagrama causa-efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada,
todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Nos
permite, por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser
nunca sustitutivo de los datos. Es importante ser conscientes de que los diagramas de
causa-efecto presentan y organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son
contrastadas con datos podemos probar las causas de los fenómenos observables.
Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente los
síntomas, limitar las teorías propuestas enmascarando involuntariamente la causa
raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de las teorías,
suponiendo un gasto de tiempo importante.
La variabilidad de las características de calidad es un efecto observado que tiene
múltiples causas. Cuando ocurre algún problema con la calidad del producto, debemos
investigar para identificar las causas del mismo.
PASOS PARA REALIZAR UN DIAGRAMA CAUSA - EFECTO:
1. Decidimos cual va a ser la característica de calidad que vamos a analizar.
Trazamos una flecha gruesa que representa el proceso y a la derecha escribimos
la característica de calidad.
2. Indicamos los factores causales más importantes y generales que puedan generar
la fluctuación de la característica de calidad, trazando flechas secundarias hacia la
principal. Por ejemplo:
FACTOR 1: Incumplimiento en la entrega de documentos relacionados con el
servicio
FACTOR 2: Falta de eficiencia y agilidad en la atención de clientes
FACTOR 3: Mala calidad del servicio
FACTOR 4: Otros
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3. Incorporamos en cada rama factores más detallados que se puedan considerar
causas de fluctuación. Para hacer esto, se puede formular preguntas
relacionadas con los factores.
Así seguimos completando el Diagrama de Causa-Efecto hasta que contenga
todas las causas posibles de dispersión.
4. Finalmente verificamos que todos los factores que puedan causar dispersión
hayan sido incorporados al diagrama. Las relaciones Causa-Efecto deben
quedar claramente establecidas y en ese caso, el diagrama está terminado.
Un diagrama de Causa-Efecto sirve para conocer en profundidad el proceso con que
trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los Efectos y sus Causas. Sirve
también para guiar las discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un
problema de calidad. Y permite encontrar más rápidamente las causas asignables
cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.2 MEDICION Y SEGUIMIENTO
8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 5
1. OBJETIVO
Determinar los métodos que adoptarán Afro Frutas del Pacifico E.U., para la obtención
y utilización de la información relativa a la percepción de los clientes con el fin de
evaluar la satisfacción o insatisfacción del cliente.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos o
expectativas.
4. GENERALIDADES
4.1 El seguimiento de la satisfacción de los clientes es una de las medidas de
desempeño del sistema de gestión de la calidad.
4.2 La organización debe estar en la capacidad de monitorear la información acerca
de la percepción del cliente.
4.3 Es importante comprender que la satisfacción no es lo opuesto a la
insatisfacción. La satisfacción puede producir una respuesta neutral mientras
que la insatisfacción puede producir una respuesta bastante negativa.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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5. PROCEDIMIENTO
Afro Frutas del Pacifico E.U., adelanta un proceso de implementación del sistema de
gestión de calidad y como medida del desempeño de este, la organización debe
conocer la percepción de los clientes relacionada con los productos ofrecido por la
empresa.
Para Afro Frutas del Pacifico E.U., el cliente es su principal objetivo y razón de ser,
por consiguiente es muy importante conocer la percepción de los clientes sobre los
productos que la empresa le ha suministrado hasta el momento y para evaluar dicha
percepción se realizara una encuesta anual con el objetivo de evaluar el servicio y
plantear las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar un servicio
acorde a las expectativas y necesidades de cada uno de los clientes, para ello la
empresa tiene en claro los siguientes aspectos primordiales en la prestación de cada
uno de sus servicios producción y venta de pulpa de frutas:
Puntualidad y cumplimiento en horario de atención a los clientes
Cumplimiento en entrega de documentos que tenga relación a la prestación del
servicio producción y comercialización de pulpa de frutas.
Apoyo técnico.
Desempeño asesor.
Desempeño empresa.
La información de cada una de las encuestas diligenciadas por nuestros clientes será
recopilada, tabulada y analizada finalmente por el comité de calidad con el fin de
encontrar los problemas de mayor incidencia en el servicio y las soluciones para
mejorar cada vez más el desempeño de la empresa.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria Entregar encuesta al cliente.
Coordinador del S.G.C Tabular información y presentar informe al
Representante de la Dirección para el S.G.C
Representante de la Dirección S.G.C
Informar a la alta gerencia acerca del
informe.
Acordar junto con el comité de calidad, las
acciones correctivas y preventivas a
implementar que mejoren continuamente el
servicio ofrecido al cliente.
7. ANEXOS Anexo No. 1 Encuesta de Satisfacción al Cliente.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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ANEXO No. 1
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE 1. ¿Considera que Afro Frutas del Pacifico E.U., le ha cumplido con los requisitos
establecidos por usted para la prestación del servicio? Si _____ No _____ ¿Por qué?__________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2. ¿Sus inquietudes, solicitudes, quejas y reclamos han sido atendidos en forma oportuna y
efectiva? Siempre _____ Casi siempre _____ Algunas Veces _____ Casi nunca _____ Nunca _____ 3. Que tan satisfecho se siente, con el apoyo que le brinda la empresa a la hora de solicitar
alguno de los servicios que ofrece la empresa. Muy Satisfecho _____ Satisfecho _____ Ni satisfecho ni insatisfecho _____ Insatisfecho _____ Muy Insatisfecho _____ ¿Por qué?__________________________________ __________________________________________________________________________ 4. ¿Cómo considera el desempeño de nuestra empresa? Excelente _____ Bueno _____ Regular _____ Malo _____ ¿Por qué?_________________________________________ __________________________________________________________________________
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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5. Con respecto a la calidad del servicio que le ofrece Afro Frutas del Pacifico E.U., se
encuentra: Muy Satisfecho _____ Satisfecho _____ Ni satisfecho ni insatisfecho _____ Insatisfecho _____ Totalmente insatisfecho _____ ¿Por qué? ________________________________________ _________________________________________________________________________________ COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ MUCHAS GRACIAS. Atentamente,
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.2 MEDICION Y SEGUIMIENTO
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 6
1. OBJETIVO
Planificar, implementar y mantener de manera eficaz un programa de auditorías internas
para determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los productos que
ofrece la empresa, con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, y con los requisitos del
sistema de gestión de la calidad establecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades contenidas en el sistema de gestión de la calidad de
la empresa y a todos los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008.
3. DEFINICIONES
3.1 AUDITORIA
Examen sistemático para determinar si las actividades de calidad planificadas y los
resultados asociados corresponden a lo esperado o planificado.
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4. GENERALIDADES
4.1 Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y
la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las
auditorías previas.
4.2 El comité de calidad selecciona al auditor interno o a los auditores internos de
acuerdo a los resultados mostrados por los empleados en los cursos de auditoría
interna, a demás de esto, el grupo o las personas que demuestren mas habilidades
en las competencias que son requeridas para un auditor interno serán
seleccionados y su capacitación puede ser complementaria con otros cursos
externos que se dicten. No se tendrá en cuenta el resultado de los exámenes.
4.3 La selección de auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
4.4 Se deben definir los criterios de las auditorias, su alcance, frecuencia y metodología.
4.5 El auditor o los auditores internos deberán conseguir la información de forma
planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo a fin de confirmar que todo
lo planificado se está llevando a cabo adecuadamente, para reunir esta información
el auditor deberá:
Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de
procesos.
Observar los procesos que se están realizando.
Hablar con las personas responsables de los procesos.
Observar los registros.
4.6 La realización de una auditoría interna deberá ir acompañada de un informe o
resumen revelando si es el caso, los hallazgos, no conformidades e inconsistencias, y el
desarrollo de las acciones correctivas y preventivas necesarias para su posterior
aplicación
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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5. PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS PD-GC-003
Las auditorías internas son importantes ya que a través de ella se puede verificar si las
actividades de calidad planificadas y los resultados asociados corresponden a lo esperado
o planificado.
En Afro Frutas del Pacifico E.U., se realizan las auditorías internas con el fin de
determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los productos ofrecidos
por la empresa, con los requisitos establecidos por la organización y con los requisitos
exigidos por la norma ISO 9001:2008.
El comité de calidad, nombrará al auditor o a los auditores internos, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:
El auditor interno debe pertenecer a la organización y cumplir con los requisitos
establecidos para este cargo. Ver Manual de Funciones.
La(s) personas nombradas por el comité de calidad deben ser imparciales y no
deben auditar su propio trabajo, para auditar el cargo de la persona o las personas
nombradas se responsabilizará de esta función al coordinador del sistema de
gestión de la calidad.
El conocimiento, desempeño y habilidades demostradas en el curso de auditoría
interna. No se tendrá en cuenta los resultados de la evaluación.
Debe ser una persona(s) con conocimientos en el área de calidad y/o la norma ISO
9001:2008 (en caso de que esta persona no posea conocimientos relacionados con
la norma, la empresa deberá capacitarlo).
Debe manejar las técnicas estadísticas fundamentales para analizar la información
y presentar sus informes al gerente general con las actividades correctivas y
preventivas, para que éste tome sus decisiones y las instaure eliminando las no
conformidades presentadas.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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El nombramiento de los auditores internos de calidad será dado a conocer por el gerente
general a través de una carta enviada a todo el personal, ver “Carta de Nombramiento del
Auditor Interno”. (Anexo No. 1)
Las auditorías internas se realizarán en intervalos planificados, con el fin de cubrir cada
uno de los numerales de la norma y los procesos o actividades relacionados con la
calidad, todo esto se deberán cubrir en un plazo máximo de un año. Cuando las auditorías
se programan se debe registrar la información en el formato “Cronograma de Auditorías
Internas de Calidad FT-GC-010”
Como evidencia de las auditorías internas realizadas por la empresa, se aplicarán y
guardarán los siguientes registros de aseguramiento de calidad:
Planeación de las auditorías, Formato “Plan De Auditoría FT-GC-011”.
Desarrollo de la auditoría, Formatos “Lista de Chequeo FT-GC-012” e “Informe de
Auditoría Interna FT-GC-013”.
Resultados de la auditoría, Formato “Reporte de No Conformidad FT-GC-014” y en
caso de que la no conformidad requiera un análisis más completo, Formato “Análisis
de la No Conformidad FT-GC-015”.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Dar a conocer el nombramiento de auditor
interno de calidad y verificar el cumplimiento
del cronograma de auditorías internas.
7. ANEXOS
Anexo No. 1 Carta nombramiento del auditor interno.
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ANEXO No. 1
CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL AUDITOR INTERNO DE
CALIDAD
FECHA:
DE: GERENTE GENERAL
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: NOMBRAMIENTO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
Consciente de la necesidad de evaluar el desempeño del sistema de gestión de la
calidad en la empresa y de evidenciar el compromiso de cada uno con el sistema, el
comité de calidad ha nombrado a ______________________________, como auditor
interno de calidad de nuestra empresa.
Espero la colaboración y apoyo de todos ustedes, con el fin de que los resultados de este
proceso de auditoría contribuyan al mejoramiento continuo de la organización.
Atentamente,
__________________________________
ANDRES MAURICO SALAZAR
Gerente General. “NUESTRO SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ES UN COMPROMISO DE TODO”
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
6 de 6
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Definir la metodología a utilizar en Afro Frutas del Pacifico E.U., para el seguimiento y
medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad y su capacidad para
alcanzar los resultados planificados.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los procesos del sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas
del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 Cuando no se alcancen los resultados planificados, debe llevarse a cabo
correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de
la conformidad del producto y/o servicio.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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5. PROCEDIMIENTO
Para realizar las mediciones de cada uno de los productos ofrecidos que ofrece la
empresa se cuenta con un plan de calidad y con personas altamente capacitadas los
cuales en el desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del
servicio(producción y comercialización de pulpa de frutas) realizan sus revisiones.
La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y
seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su
cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas
se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y
seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una
encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe a cada uno de los
trabajadores y se comunicará con cada uno de los clientes para revisar que los
requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es
necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un
servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Realizar la medición y seguimiento de los
procesos.
Retroalimentar y acompañar a los
trabajadores en su desempeño laboral.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL
PRODUCTO
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Afro Frutas del Pacifico E.U., debe medir y hacer un seguimiento de las características
de los productos ofrecidos para verificar que se cumplen con los requisitos del mismo.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los procesos del sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas
del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
No aplica.
4. GENERALIDADES
4.1 La medición y seguimiento de las características del producto debe realizarse en
las etapas apropiadas del proceso de realización de acuerdo con las
disposiciones planificadas.
4.2 La liberación del producto y la prestación del servicio no debe llevarse a cabo
hasta que se encuentre completa y satisfactoriamente las disposiciones
planificadas, a menos que sean aprobadas de otra manera por una autoridad
pertinente, y cuando corresponda, por el cliente.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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5. PROCEDIMIENTO
Cada uno de los productos ofrecidos por la empresa han sido documentados a través
de un plan de calidad a través del cual se realizara la medición y seguimiento, cuando
la propuesta de servicios es aceptada por el cliente, éste da evidencia de que los
requisitos allí consignados son los exigidos por él, posterior a la aceptación se da
comienzo al respectivo plan de calidad según el servicio solicitado. Ver numeral 7.1
Planificación de la Realización del Producto.
Para realizar la medición y seguimiento del servicio, cada uno de los trabajadores
deberá cumplir con el respectivo plan de calidad realizando las revisiones
correspondientes, para la medición y seguimiento del servicio el gerente general
solicitara un informe a cada uno de los trabajadores sobre su(s) tareas , verificando
que cada uno de los trabajadores este cumpliendo con los requisitos exigidos por él
cliente, igualmente se realizará una encuesta anual de satisfacción del cliente con el
propósito de evaluar el desempeño de la empresa, y el servicio prestado, y según los
resultados encontrados, el comité de calidad establecerá las acciones correctivas y
preventivas necesarias para garantizar un servicio acorde a las necesidades y
expectativas del cliente.
El gerente general ha asignado a la secretaria para la comunicación con los clientes,
cuando el cliente decide comunicarse con la empresa y presentar algún reclamo, o
solicitud, esta es la persona encargada de registrar la información y asignar el
responsable de dar respuesta garantizando la oportuna respuesta de todas las
inquietudes presentadas por nuestros clientes, como evidencia de esto, la secretaria
registra la información de los clientes en el formato de “Comunicación Externa FT-PA-
008 “
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria Canalizar toda información relacionada con
los clientes.
Asesor Cumplir con el plan de calidad respectivo.
Velar por la satisfacción del cliente
Representante de la dirección para el
S.G.C y Gerente General
Realizar la medición y seguimiento del
producto.
Velar por la satisfacción del cliente.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Definir las acciones a seguir por Afro Frutas del Pacifico E.U., para asegurar que el
servicio (producción y comercialización de pulpa de frutas) que no sea conforme con
los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
2. ALCANCE
Es aplicable a todos los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 NO-CONFORMIDAD
Se emplea para describir cualquier incumplimiento de un requisito específico, este
puede ser un incumplimiento de un requisito del cliente, un problema con un producto
y/o servicio, una deficiencia en el sistema de gestión de la calidad o cualquier situación
donde lo sucedido no era lo que se requería o esperaba.
4. GENERALIDADES
4.1 La empresa debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y
de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se
hayan obtenido.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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4.2 Cuando se corrige un servicio no conforme, debe someterse a una nueva
verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.
4.3 Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha
comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas
respecto a los efectos, o efectos potenciales de la no conformidad
4.4 La liberación del producto y la prestación del servicio no debe llevarse a cabo
hasta que se encuentre completa y satisfactoriamente las disposiciones
planificadas, a menos que sean aprobadas de otra manera por una autoridad
pertinente, y cuando corresponda, por el cliente.
5. PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PD-GC-004
Durante el desarrollo de cualquiera de los servicios (producción y comercialización de
pulpa de frutas) ofrecidos por la empresa, el trabajador es el encargado de realizar las
revisiones y garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, los legales y
reglamentarios y los no especificados por el cliente consignados en el respectivo plan
de calidad.
Cuando se presenta una no conformidad ya sea por deficiencia técnica o
incumplimiento en alguno de los requisitos, el trabajador deberá corregir el error
presentado y eliminar el documento asociado con el fin de prevenir su uso o entrega
no intencional.
Cada uno de los trabajadores deberá presentar un informe al gerente general de
manera mensual, con el objetivo de conocer los problemas presentados durante ese
tiempo, para poder corregirlos y así poder evitar que se vuelvan a presentar en el
futuro. Igualmente el Gerente general se encargara de hacer las respectivas
revisiones y verificación de los servicios prestados, y si se presenta la necesidad de
comunicarse con alguno de los clientes, las observaciones que se hagan serán
registradas en el formato Revisión del Servicio FT- PP- 001, estas no conformidades
serán recopiladas analizadas y evaluadas en las reuniones de comité de calidad.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
3 de 3
También para poder realizar un buen control del servicio prestado, se hace un buen
provecho de la comunicación que se realiza con los clientes.
NOTA:
Cuando no se pueda eliminar un documento que es no conforme, será guardado en
una carpeta de color, con el fin de identificarlo.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente
Realizar la revisión permanente del servicio,
dar cumplimiento a los requisitos y eliminar
las no conformidades.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U A T S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.4 ANALISIS DE DATOS
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Determinar, recopilar y analizar los datos que demuestren la idoneidad y la eficacia del
sistema de gestión de la calidad, proporcionar información relacionada con la
satisfacción del cliente, la conformidad con los requisitos del producto, las
características y tendencias de los procesos y/o servicios, las oportunidades para
llevar a cabo acciones preventivas y los proveedores.
2. ALCANCE
Es aplicable a toda la información generada en Afro Frutas del Pacifico E.U., y que
afectan el proceso de gestión y la calidad total de los servicios prestados (producción y
comercialización de pulpa de frutas).
3. DEFINICIONES
3.1 TECNICAS ESTADISTICAS
Las técnicas estadísticas son los procedimientos para la recolección, organización,
clasificación, y análisis de la información de tal manera que permitan tomar
decisiones óptimas respecto a la situación analizada.
3.2 TENDENCIAS ESTADISTICAS
Las tendencias estadísticas son el resultado de un profundo análisis de los datos
significativos que buscan encontrar o detectar los posibles problemas alrededor de un
tema determinado.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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4. GENERALIDADES
4.1 Los datos generados de los resultados de las actividades de seguimiento y
medición se deben guardar como registro para analizar tendencias y encontrar
las posibles áreas donde existen problemas e indicar donde pueden necesitarse
mejoras.
4.2 Los resultados del análisis pueden emplearse como información de entrada
para:
La revisión por la dirección.
Los procesos de decisión de acciones correctivas y preventivas.
La evaluación de la satisfacción del cliente
Evidencia de conformidad con los requisitos del cliente.
5. PROCEDIMIENTO
Con el fin de analizar la información y demostrar la eficacia del sistema de gestión de
la calidad, la empresa ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas,
Diagrama Causa – Efecto y Lluvia de Ideas, las cuales permitirán realizar el análisis,
encontrar las tendencias y determinar la(s) área(s) donde existen los problemas o
donde pueden necesitarse mejoras.
Como ejemplo, el análisis de los datos relacionados con la satisfacción del cliente, se
hará aplicando una encuesta anual, para esto el gerente general ha asignado a la
secretaria , la cual debe recopilar y presentar la información en diagramas de barra
o circulares, posterior a esto, se realizará una reunión con la mayor parte de los
empleados y a través de lluvia de ideas se identificaran las causas de los problemas
principales aplicando el Diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado), finalmente y
con la aprobación de los asistentes se establecerían las acciones correctivas y
preventivas para eliminar los fallas presentadas.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Secretaria
Recopilar los datos del sistema de gestión
de la calidad a través de encuestas,
procesar la información y presentar informe
al gerente general.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos para asegurar la mejora continúa de la eficacia del sistema
de gestión de la calidad mediante la utilización de la política de calidad, los objetivos
de calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones
correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
2. ALCANCE
Es aplicable a todo el sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 MEJORAMIENTO CONTINUO
Es el mecanismo mediante el cual se mejoran los procesos dentro de una
organización, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué
cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del
proceso.
4. GENERALIDADES
4.1 Se debe mejorar el sistema de gestión de la calidad continuamente, donde se
encuentre oportunidad, exista justificación y se encuentre con los recursos
necesarios para dicha mejora.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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5. PROCEDIMIENTO
En la empresa se conformó el comité de calidad, con el fin de canalizar, retroalimentar
el desempeño de la empresa y velar por el mejoramiento continuo del sistema de
gestión de la calidad.
A través de los indicadores de gestión, el comité de calidad revisa y evalúa el
cumplimiento de la política, objetivos de calidad, desempeño del sistema y en el
tiempo, el desempeño laboral. Cuando no se están cumpliendo las metas, el comité
establece las acciones correctivas y preventivas a implementar.
Igualmente se cuenta con las auditorías internas de calidad, a través de las cuales se
realiza un examen sistemático para determinar si las actividades planificadas que
buscan el mejoramiento continuo de la organización y los resultados asociados,
corresponden a los esperado y planificado.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Velar por el mejoramiento de la organización
y por el desarrollo adecuado del sistema de
gestión de la calidad.
7. ANEXOS No aplica.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
3 de 3
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.5 MEJORA
8.5.2 ACCION CORRECTIVA
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Diseñar un procedimiento que permita a la organización tomar acciones para eliminar
la causa de las no conformidades o reclamos y prevenir su posible repetición.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de la calidad de Afro
Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 ACCION CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
4. GENERALIDADES
4.1 Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas.
4.2 La necesidad de tomar una acción correctiva, surge cuando se presenta quejas
de los clientes, reclamos sobre un servicio, problemas encontrados con un
proveedor, auditorias del sistema de gestión de la calidad, entre otros.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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4.3 Cuando se determine e implemente una acción correctiva, se debe tener un
registro y seguimiento dentro de un período razonable para verificar si esta
funcionando.
4.4 Todo el personal que conforma el comité de calidad deberá conocer las técnicas
estadísticas adoptadas por la empresa para realizar el análisis de datos.
5. PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS PD-GC-005 En Afro Frutas del Pacifico E.U., el comité de calidad se reúne periódicamente cada
tres meses para evaluar el sistema de gestión de la calidad y formular las acciones
correctivas necesarias según los problemas encontrados.
Para el estudio de las causas de los problemas más representativos, la empresa
recopila toda la información y a través del análisis de datos y las técnicas estadísticas
mencionadas anteriormente, el comité establece las acciones correctivas necesarias
para evitar su ocurrencia garantizando de esta forma el mejoramiento continuo del
sistema de gestión de calidad.
En el momento en que se establece la acción correctiva, el comité de calidad lleva un
registro con el fin de realizar un seguimiento mensual y verificar el funcionamiento de
las acciones emprendidas. Todas las acciones correctivas serán registradas en el
formato “Análisis de la no conformidad FT-GC-015“.
A toda acción correctiva se le debe hacer una acción preventiva.
Cuando en la empresa se presenta algún problema con la prestación del servicio
(producción y comercialización de pulpa de frutas), esta inmediatamente se comunica
con el respectivo cliente al cual esta afectando la situación, para escuchar la opinión
de este y así poder encontrar una solución optima para el problema y lograr la
satisfacción del cliente.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Representante de la Dirección para el
S.G.C
Presentar informes al gerente general y al
personal sobre las acciones correctivas y los
resultados.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.5 MEJORA
8.5.3 ACCION PREVENTIVA
FECHA:
DICIEMBRE 2013
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO
Definir las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para
prevenir su ocurrencia.
2. ALCANCE
Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de la calidad de Afro
Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 ACCION PREVENTIVA
Acción emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
3.2 POTENCIAL
Capaz de realizar alguna cosa o producir un efecto.
MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:
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4. GENERALIDADES
4.1 La acción preventiva comienza con la consideración y análisis de los datos
(numeral 8.4) de todas las incidencias de no conformidades, estas pueden ser,
dificultades con los proveedores, problemas en el proceso, tasas de reproceso,
fallas de inspección final, quejas del cliente y encuestas de satisfacción al
cliente, reclamos sobre garantías, reportes de servicios, auditorías del sistema
de gestión de la calidad y la necesidad de concesiones.
4.2 Los procedimientos para las acciones correctivas y preventivas deben definir las
responsabilidades y autoridades para estas actividades.
4.3 Se debe determinar e implementar las acciones necesarias, así como registrar
los resultados y realizar seguimiento dentro de un periodo razonable para
averiguar si ha funcionado la acción preventiva tomada.
5. PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS PD-GC-006
El comité de calidad en reunión periódica de acuerdo al análisis de datos obtenido a
través de la aplicación de las técnicas estadísticas determina las acciones preventivas
necesarias, con el fin de reducir o eliminar el riesgo de problemas potenciales, esto se
hace siguiendo el mismo procedimiento establecido para las acciones correctivas PD-
GC-005.
Todas las acciones preventivas serán registradas en el formato "Análisis de la No
Conformidad FT-GC-015"., este registro permite hacer seguimiento y verificar si han
funcionado las acciones preventivas establecidas.
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6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Representante de la Dirección para el
S.G.C
Determinar el método para realizar el
seguimiento a las acciones preventivas.
7. ANEXOS No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA: ENERO 2014
MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS
REVISIÓN: 0
DOCUMENTO:
PD-GC-001
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Gerente general OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades laborales de la empresa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Junta directiva
DEPARTAMENTO: Administrativo
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Todos
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades del personal de la empresa.
Velar por el funcionamiento administrativo y financiero de la empresa. Establecer un cronograma de actividades y de vencimiento con clientes y los
entes fiscalizadores. Desarrollar todas las actividades de mercadeo en la empresa. Analizar y solucionar los problemas e inconvenientes que se presenten en el
desarrollo de las actividades de la empresa. Programar reuniones con el personal de la empresa, cuando sea necesario, para
solucionar problemas y evaluar el desarrollo de actividades. Coordinar y supervisar la elaboración y presentación correcta y oportuna de los
trámites legales a los que está obligado la empresa. Representar legalmente a la empresa. Diseñar planes, programas, y proyectos de acuerdo a las directrices impartidas
por la junta directiva. Evaluar el cumplimiento de recaudo de cartera Aprobar vacaciones, permisos, despidos, renuncias y sueldos del personal de la
empresa.
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FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
Hacer y revisar declaración de retención en la fuente.
x
Hacer y revisar declaración de IVA e industria y comercio
x
Elaborar declaración de renta x
Elaborar renovación Cámara de Comercio x
FUNCIONES OCASIONALES
Velar por el cumplimiento del proceso de selección, inducción y capacitación de personal.
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.
III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa1: Profesión administrativa. Alternativa 2: Contador público.
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Área Administrativa
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA Área administrativa y financiera
2 años
INDUCCION
Conocimiento empresa.
Área administrativa y financiera de la empresa.
Sistema de gestión de calidad
15 días
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2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x
ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x
COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO X
3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA x
EQUIPOS x
DINERO x
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
x
CON CLIENTES x
CON OTRAS EMPRESAS x
PROVEEDORES x
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO x
EN REVISIÓN x
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL x
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IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes y administradores de
las empresas
Entregar informes Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Presentar propuestas de servicio Fijar el monto a cobrar por la prestación del servicio Cobrar cartera morosa
Ocasional
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Auxiliar contable
Revisar cartera Revisar informe de bancos Realizar llamadas telefónicas Aprobar y firmar comprobantes de egreso Presentar documentos en limpio Elaborar cartas
Permanente
Auxiliar contable Revisar informes Revisar balances de la empresa
Permanente
Secretaria Revisar informe de asesorías a clientes Permanente Oficios varios Ser atendido en servicios de aseo. Permanente
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Aseguramiento de calidad OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Velar por la documentación e implementación del sistema de gestión de calidad en la empresa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Calidad
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Asegurar de que se establezca, implemente y se mantenga los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.
Informar a la alta dirección del desempleo del sistema de gestión de calidad. Promover entre los empleados el cumplimiento de los requisitos del sistema de
gestión de calidad. Coordinar la realización de reuniones del comité de calidad. Coordinar la realización de las reuniones del comité de compras. Planear con los auditores internos el cronograma de auditorías internas. Hacer seguimiento a los auditores internos de acuerdo a sus obligaciones Apoyar a los auditores internos en la realización de las auditorías internas. Revisar el resultado de los auditores internos de calidad. Mantener dentro de la empresa la motivación para cumplir con los requisitos del
sistema de gestión de calidad. Coordinar con el ente certificador la auditoría de certificación y seguimiento. Auditar a proveedores en su sistema de gestión de calidad cuando se requiera. Informar o dar respuesta a las solicitudes de los clientes sobre el sistema de
gestión de calidad. Coordinar la auditoría de calidad cuando el cliente lo requiera.
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FUNCIONES OCASIONALES
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.
III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Tecnólogo Alternativa 2: Profesional en el área administrativa
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Norma ISO 9001:2008 Norma 19011 (Auditorías Internas)
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA No requiere
INDUCCION Conocimiento de la
empresa. Norma ISO 9001:2008
1 día
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x
ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x
COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS x
FLUIDEZ VERBAL x
FLUIDEZ ESCRITA x
TEMPERAMENTO CALMADO x
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3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA N/A EQUIPOS x
DINERO N/A
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
x
CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS N/A
PROVEEDORES x
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO N/A
EN REVISIÓN x
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL x
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes
Determinar la satisfacción del cliente Verificar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad de la empresa.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Todos
Velar por la implementación y el cumplimiento del sistema de gestión de calidad en la empresa.
Permanente
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
NOTA: El comité de calidad selecciona o se elige al representante de la dirección, de acuerdo al
desempeño por competencias y al interés que demuestren los empleados de la empresa
que cumplen con los requisitos por competencias que debe tener un representante de la
dirección
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Auditor interno de calidad OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Asegurar la implementación correcta y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad en la empresa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Calidad
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Planificar con el representante de la dirección las auditorías internas de calidad, para los periodos de 6 meses o 1 año.
Hacer el plan de auditoría en el formato correspondiente. Preparar la lista de chequeo que contenga las preguntas a realizar en la auditoría
interna. Coordinar con el auditado, la fecha y hora de realizar la auditoria. Hacer las auditorias en la hora programada. Llenar los formatos, de informes de reportes de auditoría. Informar al representante de la dirección el resultado de las auditorías internas. Informar al auditado mediante el formato respectivo el resultado de la auditoria. Hacer firmar al auditado el resultado de no conformidades. Hacer seguimiento periódico a las propuestas de solución a las no
conformidades. Cerrar o levantar las no conformidades cuando este comprobada su
implementación. Informar al representante de la dirección de cualquier anomalía del sistema de
gestión de calidad.
FUNCIONES OCASIONALES
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.
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III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Tecnólogo Alternativa 2: Estudios equivalentes en el Sena.
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Norma ISO 9001:2008 Norma 19011 (Auditorías Internas)
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA No requiere
INDUCCION Norma ISO 9001:2008 Norma 19011
(Auditorías Internas) 1 día
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x
ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x
COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS X
FLUIDEZ VERBAL X
FLUIDEZ ESCRITA X
TEMPERAMENTO CALMADO X
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3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA N/A EQUIPOS X
DINERO N/A
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
X
CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS N/A
PROVEEDORES X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO N/A
EN REVISIÓN X
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
X
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL X
z
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Realizar seguimiento a la implementación de la norma ISO 9001:2008
Ocasional
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Todos
Asegurar la implementación correcta y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad en la empresa.
Permanente
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
NOTA: El comité de calidad de acuerdo selecciona al auditor interno o a los auditores internos de
acuerdo a los resultados mostrados por los empleados en los cursos de auditoría interna, a
demás de esto, el grupo o las personas que demuestren mas habilidades en las
competencias que son requeridas para un auditor interno serán seleccionados y su
capacitación puede ser complementaria con otros cursos externos que se dicten.
No se tendrá en cuenta el resultado de los exámenes.
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Secretaria OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Velar por el buen funcionamiento de la empresa CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Administrativo
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Archivar papelería. Atender a los clientes. Estar pendiente de los asuntos de su jefe Realizar circulares cuando se necesite.
FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
Hacer evaluaciones de los proveedores x
Realizar las órdenes de compra x
Realizar las actas de cada reunión x
FUNCIONES OCASIONALES
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo
del contrato.
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III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Bachiller
Alternativa 2: Estudios equivalentes en el Sena.
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Manejo de archivo
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA No requiere
INDUCCION Conocimiento del
manejo de la empresa 5 día
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x
ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x
COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS x FLUIDEZ VERBAL X
FLUIDEZ ESCRITA X
TEMPERAMENTO CALMADO X
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3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA x EQUIPOS X
DINERO x
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
X
CON CLIENTES X CON OTRAS EMPRESAS X
PROVEEDORES X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO N/A
EN REVISIÓN x EN APROBACIÓN DE TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL X
IV. ENTORNO DEL CARGO
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Conocer cuáles son sus necesidades permanente
4. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Todos
Estar en constante comunicación con ellos y conocer las necesidades de cada uno de ellos en el desempeño de sus funciones.
Permanente
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar contable OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Conocer el estado financiero de la empresa CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Contable
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Revisar soportes contables Revisar listado de movimientos diarios Revisar conciliaciones bancarias Revisar cuadres diarios de caja. Realizar arqueos de caja. Realizar conciliaciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Realizar y analizar balances financieramente.
FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
Hacer y revisar declaración de retención en la fuente.
X
Hacer y revisar declaración de IVA e industria y comercio
X
Elaborar declaración de renta X
Elaborar renovación Cámara de Comercio X
Revisar libros oficiales de contabilidad X
Realizar, revisar y depurar balances X
FUNCIONES OCASIONALES
Contestar requerimientos. Responder y consultar a la DIAN. Realizar informes para reportar anomalías que se presenten. Revisar tramitación del departamento financiero ante entidades bancarias. Realizar otras funciones o encargos, según se requiera durante el desarrollo del
contrato.
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III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Contador público. Alternativa 2: Asesor contable
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Manejo técnico del computador.
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA Área contable 1 año
INDUCCION
Sistema contable y financiero de la empresa.
Sistema de gestión de calidad
15 días
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x
ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
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3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA x EQUIPOS X DINERO X
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
X
CON CLIENTES X
CON OTRAS EMPRESAS X
PROVEEDORES X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO x
EN REVISIÓN X
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
X
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL X
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
DIAN Para realizar consultas, atender visitas que el ente realice.
Ocasional
Gerente Para atender requerimientos, informar anomalías, dudas, etc.
Ocasional
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente general Consultas, soporte, apoyo Presentar informes
Permanente
DOCUMENTO: PD-GC-001
PÁGINA:
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
DOCUMENTO: PD-GC-001
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Asesor comercial OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Capturar clientela CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Operativo
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 4
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Llamar a los clientes potenciales para la administración de sus propiedades Dar a conocer los servicios que la empresa presta Atender a los clientes Intentar descubrir nuevos sectores o mercados
FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
Hacer un informe sobre su gestión X
Atender reclamaciones de clientes x
Realizar consignaciones x
FUNCIONES OCASIONALES
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.
DOCUMENTO: PD-GC-001
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III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Asesor comercial
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Manejo técnico del computador.
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA Administrativa 6 meses
INDUCCION
Conocimiento de la empresa
Sistema de gestión de calidad
15 días
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x
ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
DOCUMENTO: PD-GC-001
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3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA X
EQUIPOS x
DINERO x
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
x
CON CLIENTES x
CON OTRAS EMPRESAS x
PROVEEDORES x
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO x
EN REVISIÓN x
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL x
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Ofrecer los productos que la empresa ofrece
permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Todos Solicitar colaboración en el desarrollo de las funciones cuando sea necesario.
Permanente
DOCUMENTO: PD-GC-001
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
DOCUMENTO: PD-GC-001
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de Producción OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Programar la Producción CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Operativo
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Operario
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Programar la producción Supervisar la producción Analizar y solucionar los diferentes problemas que se presentan en el área Realizar informes Realizar órdenes de compra de la materia prima
FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
Programar reuniones x
Asistir a reuniones convocadas por la Gerencia x
Aconsejar a la empresa en el cambio de algunas cosas cuando es necesario
x
FUNCIONES OCASIONALES
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.
DOCUMENTO: PD-GC-001
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III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Tecnólogo en Alimentos Alternativa 2: Ingeniero en Alimentos
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Conocimiento de las BPM
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA Producción I año
INDUCCION
Conocimiento administrativo de la empresa
Sistema de gestión de calidad
10 días
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
DOCUMENTO: PD-GC-001
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3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA x EQUIPOS X DINERO x
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
x
CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS x
PROVEEDORES x
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO x
EN REVISIÓN x
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL x
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Informar sobre la producción realizada Ocasional
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente Informar sobre situaciones que se presenten.
Permanente
DOCUMENTO: PD-GC-001
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
DOCUMENTO: PD-GC-001
PÁGINA:
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I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Operario OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Desarrollo de las actividades de producción CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general
DEPARTAMENTO: Operativo
N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
Realizar la producción Realizar el aseo Lavar la materia prima Empacar la producción
FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
Asistir a reuniones x
Realizar la entrega de los pedidos x
Comunicarse con clientes x
FUNCIONES OCASIONALES
Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.
DOCUMENTO: PD-GC-001
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III. REQUISITOS DEL CARGO
4. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa 1: Bachiller
EDUCACIÓN NO FORMAL
(Cursos o conocimientos específicos)
Manipulación de alimentos
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA Producción 3 meses
INDUCCION
Conocimiento administrativo de la empresa
Sistema de gestión de calidad
10 días
5. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO x ENTREGA DE TRABAJOS x
COMPAÑERISMO x COLABORACIÓN x
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
x
CONOCIMIENTOS TECNICOS x CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x
DOCUMENTO: PD-GC-001
PÁGINA:
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6. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA x EQUIPOS x DINERO x
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
x
CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS x
PROVEEDORES x
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO x
EN REVISIÓN x EN APROBACIÓN DE TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL x
IV. ENTORNO DEL CARGO
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Informar sobre algo en particular Ocasional
4. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente Informar sobre situaciones que se presenten.
Permanente
DOCUMENTO: PD-GC-001
PÁGINA:
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V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuada
TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE
PERSONAL
FECHA:
ENERO DE 2014
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-PA-001
PAGINA:
1 de 5
1. OBJETIVO
Identificar las necesidades y seleccionar al personal con la capacidad, la aptitud y la
destreza, requerida para cumplir a cabalidad con el perfil y los requerimientos del cargo
para el cual se esta solicitando el aspirante.
2. ALCANCE
Toda persona que posiblemente tenga el perfil y pueda ser seleccionada para integrar el
equipo humano que conforma a Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES
3.1 SELECCIÓN DE PERSONAL: Es el procedimiento para captar o encontrar la
persona adecuada para un puesto determinado
3.2 ENTREVISTA: Es una forma de comunicación interpersonal, que tiene por objeto
proporcionar o recabar información o modificar actitudes, y en virtud de las cuales
se toman determinadas decisiones.
3.3 COMPETENCIAS: Conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que
forman la base de todos los procesos modernos de recursos humanos.
SELECCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
2 de 5
4. GENERALIDADES
4.1 La fuente de abastecimiento de hojas de vida se debe hacer con las amistades,
parientes, o familiares del propio personal de la empresa, igualmente se acudirán a
las fuentes externas de reclutamiento como son el Sena, universidades,
asociaciones gremiales etc.
4.2 Para los requisitos de las competencias, puntualidad en horario, puntualidad en
entrega de trabajos, compañerismo, colaboración, adaptación a cambios del
entorno y al interior de la empresa, conocimientos técnicos, y calidad en el trabajo
realizado, se procede a consultar con los anteriores empleos del aspirante, puede
ser verbal (telefónicamente) o escrito, esta información es de carácter confidencial y
debe quedar consignada en el formato entrevista selección del personal.
4.3 De acuerdo a la información recibida, se preseleccionan los candidatos.
4.4 La entrevista se debe realizar usando el formato de selección de personal.
4.5 Durante la entrevista se debe informar al aspirante, acerca de la naturaleza del
cargo, horario, remuneración a ofrecer, prestaciones, a fin de que igualmente el
decida si le interesa seguir adelante con el proceso.
4.6 Con la información obtenida de la hoja de vida, las referencias laborales y la
entrevista, se toma la decisión final, eligiendo a la persona más apropiada para
desempeñar dicho cargo.
4.7 Si la persona seleccionada presenta alguna debilidad en alguno de los requisitos se
programará con el, plan de capacitación o entrenamiento, según el área que
requiera para cumplir con los requisitos.
SELECCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
3 de 5
5. PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
Inicio.
1. Revisar los requisitos del cargo que se encuentran en el manual de funciones.
2. Solicitar las hojas de vida.
3. Comparar las experiencias de los candidatos con los requisitos del cargo.
4. Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo.
5. Consultar con los anteriores empleos del aspirante, los requisitos de la competencia, de una manera confidencial y cualitativa.
A. Continúa en la página siguiente.
Gerente general
I
1
2
3
4
5
A
SELECCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
4 de 5
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
A. Viene de la página anterior.
6. Preseleccionar a los candidatos.
7. Citar a entrevista a los
candidatos preseleccionados.
8. Realizar la entrevista elaborando
el formato de selección de
personal.
9. Seleccionar el candidato que
hará parte del equipo humano de
Afro Frutas del Pacifico E.U.
Fin.
Gerente general
A
7
8
F
9
6
SELECCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
5 de 5
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Velar por el cumplimiento del proceso de
selección de personal, dentro de los
parámetros del sistema de gestión de
calidad.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
ENERO DE 2014
PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN DE PERSONAL REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-PA-002
PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO:
Realizar, una presentación de todos los aspectos relevantes de la empresa, para que el
nuevo empleado se adapte lo más rápido posible, se identifique con su trabajo y se
integre con el equipo humano que conforma la organización.
2. ALCANCE: Todos los empleados nuevos, a iniciar labores en Afro Frutas del Pacifico E.U. 3. DEFINICIONES: No aplica. 4. GENERALIDADES:
4.1 El proceso de inducción, inicia el primer día de trabajo, y se termina cuando el
empleado conoce y comprende toda la información relacionada con la empresa,
este proceso es de suma importancia y no se debe omitir, ya que de él depende, el
adecuado desempeño del nuevo empleado en su labor.
INDUCCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
2 de 4
5. PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Dar la bienvenida, al nuevo
empleado y desearle éxito en su
nueva gestión.
2. Dar a conocer al nuevo empleado,
la reseña histórica de “Afro Frutas del
Pacifico E.U.”.
3. Dar a conocer la misión, visión, y
políticas de “Afro Frutas del Pacifico
E.U.”.
4. Presentar al nuevo empleado, el
organigrama estructural de la empresa.
5. Informar al nuevo empleado acerca
de sus deberes y derechos dentro de la
empresa.
6. Dar a conocer al nuevo empleado,
el reglamento de higiene y seguridad
industrial de la empresa.
7. Realizar el recorrido por las
instalaciones de la empresa y presentar
ante el equipo humano el nuevo
empleado.
A. Continúa en la siguiente página.
Secretaria
INDUCCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
3 de 4
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
2
3
4
6
5
8
7
A
I
A. Viene de la página anterior.
8. Capacitar al nuevo empleado en el
Sistema de Gestión de Calidad de la
empresa.
9. Entregar al nuevo empleado el
manual de inducción.
10. Hacer entrega al trabajador del
puesto de trabajo y proporcionar los
elementos adecuados para
desempeñar sus funciones.
Gerente general
6. RESPONSABILIDAD:
CARGO FUNCION
Gerente General
Velar por el cumplimiento del proceso de
inducción, dentro de los parámetros del
sistema de gestión de calidad.
INDUCCIÓN DE PERSONAL
PÁGINA:
4 de 4
9
A
T
10
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
ENERO 2014
PROCEDIMIENTO ENTRENAMIENTO
DE PERSONAL
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-PA-003
PAGINA:
1 de 3
1. OBJETIVO:
Preparar, adiestrar ó familiarizar a la persona seleccionada para desempeñar cierto cargo
en la empresa, con el fin de que conozca realmente su cargo, y funciones a desempeñar
basados fundamentalmente en el sistema de gestión de calidad de la empresa.
2. ALCANCE: Todo el personal seleccionado para desempeñar un cargo en Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES:
3.1 PREPARAR: Prevenir o disponer a una persona para realizar una acción que se ha
de seguir ó para alcanzar algún fin determinado.
3.2 ADIESTRAR: Enseñar, instruir o guiar.
3.3 FAMILIARIZAR: Adaptar o acostumbrarse a algo.
ENTRENAMIENTO DE
PERSONAL
PÁGINA:
2 de 3
4. GENERALIDADES:
4.1 Cada una de las actividades que se llevan a cabo en el procedimiento de
entrenamiento de personal, debe tener una duración aproximada y mínima de 3
días.
4.2 En caso, de que la persona seleccionada este seleccionada para desempeñar el
cargo de asesor, el gerente general debe realizar con la persona a desempeñar
dicha asesoría, una visita a clientes, esta etapa debe tener una duración aproximada
y máxima de 5 días.
5. PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Familiarizar y capacitar al
empleado seleccionado en el
proceso administrativo de la
empresa y funciones a
desempeñar en el respectivo
cargo.
2. Entrenar y capacitar al empleado
seleccionado en el sistema de
gestión de calidad implementado
en la empresa
3. ¿La persona, a entrenar fue
seleccionada para desempeñar el
cargo de asesor?
4. Visitar a clientes.
Gerente general
ENTRENAMIENTO DE
PERSONAL
PÁGINA:
3 de 3
6. RESPONSABLES
2
1
I
3
SI NO
T
4
CARGO FUNCION
Gerente General
Entrenar al empleado seleccionado en el
sistema de gestión de calidad implementado
por la empresa.
Atender a los clientes, con el empleado
seleccionado.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
ENERO 2014
PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-PA-004
PAGINA:
1 de 8
1. OBJETIVO
Analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades,
objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar
continuamente sus actuaciones futuras, y lograr los objetivos trazados por la empresa.
2. ALCANCE Todo el equipo humano que conforma a Afro Frutas del Pacifico E.U. 3. DEFINICIONES
3.1 EVALUACION DEL DESEMPEÑO: Es la herramienta que permite definir si el
empleado cumple con las expectativas que de el tiene la empresa.
3.2 OBJETIVO: Meta, fin que se desea alcanzar.
3.3 RESULTADO: Grado de consecución de los objetivos establecidos para cada
puesto de trabajo.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PÁGINA: 2 de 8
4. GENERALIDADES:
4.1 Se debe concertar una cita, fecha y hora en que se va a realizar la evaluación del
desempeño.
4.2 La evaluación del desempeño debe hacerse anual, finalizando diciembre o iniciando
enero.
4.3 Se debe evaluar el resultado de los objetivos del año anterior, justificando el no
cumplimiento de los objetivos que fueron propuestos.
4.4 Se debe concertar entre evaluador y evaluado los objetivos para el próximo año, los
cuales se basan en los requerimientos de la empresa, los sugeridos por el evaluado
y el replanteamiento de los no cumplidos en períodos anteriores, estos deben ser
medibles, alcanzables, e ir acompañados de un plan de acción y el tiempo de
cumplimiento. Información que es complementaria al día que se esta evaluando.
4.5 Con base en los resultados del año anterior, el evaluado debe sugerir sus
requerimientos de capacitación, igualmente la empresa dependiendo de sus
necesidades ofrece en que se debe capacitar al empleado para mejorar su
desempeño laboral.
4.6 Todo el personal debe estar informado acerca del proceso a implementar y conocer
la metodología y el formato de evaluación del desempeño a emplear por la empresa.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PÁGINA: 3 de 8
4.7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS: Esta evaluación se
divide en tres categorías:
BAJO: Esta calificación corresponde a un desempeño por debajo del 33%, en donde por
demostración o por actitudes negativas demostradas por el evaluado durante el año, se
clasifica esta persona en este valor.
MEDIO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (34% - 66%)
equivalente, donde el evaluado durante el año a evaluar ha mostrado algunas debilidades
o resistencias, con respecto a las competencias evaluadas.
ALTO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (67% - 100%)
equivalente, donde la persona durante el año a evaluar cumple con su desempeño, con
respecto a las competencias evaluadas.
4.8 COMPETENCIAS A EVALUAR:
PUNTUALIDAD EN HORARIO: Se mide de acuerdo a las evidencias que tiene la
organización con la hora de entrada del evaluado, o por comentarios de los clientes.
PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJO: Se mide de acuerdo al tiempo
programado para dicho trabajo, que tan cumplido ha sido el evaluado con sus entregas
de trabajos, o por comentarios de los clientes en este aspecto.
COMPAÑERISMO: Se mide a través de la encuesta de clima organizacional o por
retroalimentación de los compañeros.
COLABORACIÓN: Durante el año a evaluar la empresa puede concluir cual ha sido la
forma de colaborar del evaluado con los requerimientos, que algunas veces le hace la
empresa, en requerir laborar en horas fuera de las laborales y cual ha sido su
comportamiento en ayudas a sus compañeros de trabajo o a sus clientes cuando lo han
necesitado.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PÁGINA: 4 de 8
ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA: En un
mundo cambiante donde las leyes, decretos, formas y otros; evolucionan día a día, la
empresa analiza y observa cual ha sido la adaptabilidad del evaluado a los cambios, sean
externos o internos a la empresa, y puede concluir de ahí su clasificación.
CONOCIMIENTOS TECNICOS: Los clientes anualmente serán evaluados y dentro de la
evaluación se tendrá en cuenta el nivel de errores en que ha incurrido el asesor, a demás
se tendrá en cuenta los reclamos internos y externos de los clientes, los que darán una
información del nivel técnico en que se esta desempeñando el evaluado.
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO: Se evalúa de acuerdo a los comentarios de
los clientes acerca del desempeño interno del evaluado, en cuanto a equivocaciones y a
la calidad del servicio prestado.
4.9 LA EVALUACION DEL COMPETENCIAS ES PRE-EVALUADA POR LA
PERSONA QUE EVALUA Y SE DISCUTE CON EL EVALUADO DURANTE LA
ENTREVISTA.
4.10 CALIFICACION DEL DESEMPEÑO: De acuerdo a los resultados de los objetivos
del año anterior y de la evaluación del desempeño de las competencias, el
evaluador califica al evaluado en las siguientes categorías:
NORMAL: Cuando el evaluado a cumplido con los objetivos propuestos y su evaluación
de competencias esta en el rango alto (67%-100%).
SOBRESALIENTE: el evaluado ha superado las cifras propuestas en los objetivos y su
desempeño es igualmente alto en todas las competencias.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PÁGINA: 5 de 8
EXCELENTE: Cuando el empleado ha superado todas las cifras propuestas e igualmente
a superado las competencias, en estas condiciones el evaluado puede reemplazar
inmediatamente a su jefe inmediato.
PARA MEJORAR: Cuando los objetivos propuestos en su mayoría, no han sido
alcanzados y no existe justificación alguna, y/o su evaluación de competencias esta entre
la categoría medio ó bajo, en esta categoría se debe concertar planes para mejorar su
desempeño.
PARA REEVALUAR: Cuando no se han cumplido los objetivos propuestos y su
evaluación de competencias es baja y a demás, ya ha estado en esta categoría de
evaluación 2 años consecutivos.
4.11 COMENTARIO EVALUADO: Al evaluado se le debe dar la oportunidad para que
coloque por escrito, los comentarios referentes a su evaluación y calificación.
4.12 LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ESPERA QUE EL EMPLEADO:
Conozca lo que se espera de él
Reciba retroalimentación
Comunique sus necesidades de ayuda o apoyo
Establezca objetivos y haga compromisos conjuntamente con su jefe inmediato.
Conozca la valoración que se tiene de su desempeño.
4.13 EL GERENTE GENERAL O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO, DEBE
APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Ser objetivo e imparcial.
Remitirse exclusivamente al trabajo encomendado.
No tener en cuenta la antigüedad ni otros factores personales.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PÁGINA: 6 de 8
Plantear el proceso como elemento de apoyo para que el evaluado conozca qué
debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar.
4.14 EL EVALUADO DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Mantener una actitud positiva ya que se trata, fundamentalmente, de orientarle en el
mejoramiento continuo de su desempeño.
Expresar con fundamento, los puntos en que tenga alguna discrepancia.
Qué debe hacer, cómo y con qué ayudas del mismo y la empresa puede contar para
mejorar su desempeño.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
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5. PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
Inicio.
1. Informar internamente acerca del sistema de evaluación de desempeño que se va a implementar en la empresa y la metodología a emplear.
2. Concertar con cada empleado una cita, día y hora en que se va a realizar la evaluación de desempeño.
3. Identificar previamente los objetivos, y tenerlos definidos antes de realizar la evaluación de desempeño.
4. Iniciar en la fecha y hora acordada, con cada empleado el proceso de evaluación de desempeño.
5. Diligenciar el formato de evaluación de desempeño.
6. Revisar globalmente el formato y verificar si el resultado obtenido coincide percepción del evaluador y del evaluado.
7. Comentar personalmente con el evaluado, los resultados de la evaluación.
Fin.
Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PÁGINA: 8 de 8
6. RESPONSABLES
2
3
1
4
5
6
7
I
F
CARGO FUNCION
Gerente General
Aplicar el proceso de evaluación del
desempeño a todos los empleados de Afro
Frutas del Pacifico E.U., de no ser así,
delegar esta responsabilidad a otro,
siguiendo la estructura organizacional de la
empresa.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
ENERO 2014
PROCEDIMIENTO CAPACITACION DEL
PERSONAL
REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
PD-PA-005
PAGINA:
1 de 4
1. OBJETIVO
Brindar a todos los empleados de Afro Frutas del Pacifico E.U., la oportunidad de
incrementar, perfeccionar sus conocimientos y desarrollar aun más sus habilidades, para
ser más competitivos en el medio.
2. ALCANCE:
Todo los empleados que integran el equipo humano de Afro Frutas del Pacifico E.U.
3. DEFINICIONES:
3.1 CAPACITACION: Actividad grupal que se desarrolla en un espacio determinado
para complementar el entrenamiento, mejorando los conocimientos de los
trabajadores en aspectos tales como: conocimiento y comprensión del objetivo de
su oficio, mejoramiento personal, trabajo en equipo, sistema de calidad, normas
tributarias, y procedimientos complementarios para mejorar el desempeño de sus
funciones.
4. GENERALIDADES:
No aplica.
CAPACITACION DE PERSONAL PÁGINA:
2 de 4
6. PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Diligenciar el formato de plan de
capacitación.
2. Definir el tema.
3. Asignar un responsable de
coordinación.
4. Definir el número de personas a
capacitar, teniendo en cuenta su
disponibilidad de tiempo.
5. ¿La capacitación solicitada puede
ser dictada por alguna persona de
la empresa?
6. Coordinar fecha y hora, con la
persona encargada de realizar la
capacitación.
7. Contactar las entidades o
personas que van a dirigir el
proceso de capacitación.
A. Continúa en la siguiente página.
Gerente general Secretaria
CAPACITACION DE PERSONAL PÁGINA:
3 de 4
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
I
1
2
3
4
5 NOOO
SI
6 7
12
A
A. Viene de la página anterior.
8. Seleccionar la opción mas
conveniente para todos
9. Determinar los medios de
financiación de la capacitación.
10. Determinar si es el caso, el valor
a pagar por los empleados a
asistir.
11. Realizar la contratación de la
capacitación.
12. Informar a todos los participantes,
la fecha, hora, y lugar de la
capacitación.
13. Comprometer verbalmente o por
escrito, a los participantes de la
capacitación para que estos
multipliquen la información
conocida e igualmente apliquen
los conocimientos adquiridos.
B. Continua en la siguiente pagina
Gerente general Secretaria
CAPACITACION DE PERSONAL PÁGINA:
4 de 4
A
8
9
10
11
12
13
B
14
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
B. Viene de la página anterior. 14. Diligenciar el formato de
asistencia a capacitaciones. 15. Verificar que la información se de
a conocer a los demás compañeros que no participaron en la capacitación.
6. RESPONSABLES
CARGO FUNCION
Gerente General
Velar por el cumplimiento del proceso de
capacitación del personal, dentro de los
parámetros del sistema de gestión de
calidad.
7. ANEXOS
No aplica.
ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno
REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar
APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar
CARGO: Coordinador S.G.C
CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
B
15
T
A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .
FECHA:
ENERO 2014
LISTA DE FORMATOS REVISIÓN:
0
DOCUMENTO:
FT-GC-001
PAGINA:
1 DE 2
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS FT-GC-001
PRESTAMO DE DOCUMENTOS FT-GC-002
MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS FT-GC-003
CREACIÓN O ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS FT-GC-004
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO FT-GC-005
LISTA MAESTRA DE REGISTROS FT-GC-006
OBJETIVOS DE CALIDAD FT-GC-007
COMUNICACIÓN INTERNA FT-GC-008
REVISIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS NORMA ISO 9001:2000 FT-GC-009
CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS FT-GC-010
PLAN DE AUDITORIA FT-GC-011
LISTA DE CHEQUEO FT-GC-012
INFORME DE AUDITORIA INTERNA FT-GC-013
REPORTE DE NO CONFORMIDAD FT-GC-014
ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD FT-GC-015
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO FT-GC-016
LISTADO CARPETAS ARCHIVO FISICO FT-GC-017
MANUAL DE FUNCIONES FT-PA-001
ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL FT-PA-002
MANUAL INDUCCIÓN FT-PA-003
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO FT-PA-004
PLAN DE CAPACITACION FT-PA-005
ASISTENCIA A CAPACITACIONES FT-PA-006
ACTAS DE REUNION FT-PA-007
COMUNICACIÓN EXTERNA FT-PA-008
LISTA DE PROVEEDORES SELECCIONADOS FT-PA-009
COTIZACIÓN DE PROVEEDORES FT-PA-010
FORMATOS
PAGINA: 2 DE 2
ORDEN DE COMPRA FT-PA-011
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES FT-PA-012
QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR FT-PA-013
REPORTE DE AUSENTISMO FT-PA-014
REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUÍN FT-PA-015
FORMATO REVISIÓN DEL SERVICIO FT-PP-001
FORMATO ENTREGA DOCUMENTOS A CLIENTES FT-PP-002
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
FT-GC-001 VERSION 0
CODIGO NOMBRE
DOCUMENTO FECHA
VIGENCIA VERSION No.
PROCESO (¿Dónde está?)
PRESTAMO DE DOCUMENTOS FT-GC-002 VERSION 0
FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO
PRESTADO POR
ENTREGADO A
FIRMA DEVOLUCIÓN FIRMA
RECIBIDO D D MM M A A D M A A
MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE
DOCUMENTOS
FT-GC-003 VERSION 0
FECHA CODIGO
DOCUMENTO JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO
No. Actualización
VERSIÓN No.
NOMBRE DEL RESPONSABLE
FIRMA RESPONSABLE
FIRMA AUTORIZACION
SOLICITUD DE CREACION O
ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
FT-GC-004 VERSION 0
PARTE No. 1
FECHA NOMBRE DEL SOLICITANTE: No. De solicitud:
DÍA MES AÑO
CARGO DEL SOLICITANTE:
TIPO DE SOLICITUD:
CREACIÓN _____ ANULACIÓN ______
DESCRIPCION DEL DOCUMENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CÓDIGO DEL DOCUMENTO:
JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:
FIRMA SOLICITANTE FIRMA JEFE INMEDIATO
PARTE No. 2
RESPUESTA A LA SOLICITUD
FECHA
APROBADO SI _____ NO ______ DÍA MES AÑO
OBSERVACIONES
FIRMA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN S.G.C
CONTROL DE DOCUMENTOS
DE ORIGEN EXTERNO FT-GC-005 VERSION 0
FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO PROCESO PERSONA
D M A
LISTA MAESTRA DE REGISTROS
FT-GC-006 VERSION 0
CODIGO NOMBRE
REGISTRO VERSION
No. PROCESO RESPONSABLE DE
MANEJO ACCESO
¿Cómo se recupera? TIEMPO DE RETENCION
DISPOSICION FINAL
OBJETIVOS DE CALIDAD
FT-GC-007 VERSION 0
PROCESO ________________________________________________
POLITICA OBJETIVO META AÑO
2014 META
AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE
ESTRATEGIA PLAN DE ACCION
FECHA DE CUMPLIMIENTO
SEGUMIENTO
COMUNICACIÓN INTERNA
FT-GC-008 VERSION 0
PEREIRA, Fecha de elaboración DE: _________________________________ PARA: _________________________________ ASUNTO: _______ Tema central de la información ___________________________
____________________________________________________________
____________________ Este espacio contendrá la información completa sobre el tema
de interés general en la organización__________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Atentamente, _____________________________ FIRMA CARGO
REVISIÓN Y APROBRACION DOCUMENTOS NORMA ISO
9001:2008
FT-GC-009 VERSION 0
DOCUMENTO (S)
FECHA DE ENTREGA
FECHA DE RECIBIDO FIRMA DE REVISADO
FIRMA DE APROBADO
D M A D M A
CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS
FT-GC-010 VERSION 0
PAG 1/4
No. ELEMENTOS NORMA
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
4. SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD.
4.1 Requisitos generales
4.2 Requisitos de la documentación
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de la documentación
4.2.4 Control de los registros
5. RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
5.1 Compromiso de la dirección
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Política de calidad
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivos de calidad
5.4.2 Planificación del SGC
5.5 Responsabilidad, autoridad y
comunicación.
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
5.5.2 Representante de la dirección
5.5.3 Comunicación Interna
5.6 Revisión por la dirección
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Información para la revisión
5.6.3 Resultados de la revisión
PAG 2/4
No. ELEMENTOS NORMA
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
6 GESTION DE LOS RECURSOS
6.1 Provisión de recursos
6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia, toma de conciencia
y formación
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo
7 REALIZACION DEL PRODUCTO
7.1 Planificación de la realización del
producto.
7.2 Procesos relacionados con el
cliente
7.2.1 Determinación de los requisitos
relacionados con el producto.
7.2.2
Revisión de los requisitos relacionados
Con el producto.
7.2.3 Comunicación con el cliente
7.3 Diseño y desarrollo
7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño
y desarrollo
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo
FT-GC-010
PAG 3/4
No. ELEMENTOS NORMA
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo
7.3.7 Control de los cambios de diseño y
desarrollo.
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
7.4.2 Información de las compras
7.4.3 Verificación de los productos comprados
7.5 Producción y prestación del servicio
7.5.1
Control de la producción y prestación del
servicio
7.5.2 Validación de los procesos de la
producción y prestación del servicio.
7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.5 Preservación del producto
7.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y medición.
8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y medición
8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.2 Auditoria Interna
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto.
8.3 Control del producto no conforme
8.4 Análisis de datos FT-GC-010
PAG 4/4
No. ELEMENTOS NORMA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
8.6 Listado maestro de formatos
8.7 Listado maestro de cargos SGC
8.8 Listado maestro de técnicas estadísticas
8.9 Listado maestro de documentos.
AAUDITORES INTERNOS:
GRUPO 1: GRUPO 2:
FT-GC-010
PLAN DE AUDITORIA
FT-GC-011 VERSION 0
FECHA:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:
FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:
REUNION DE APERTURA:
HORA:
REUNION DE CIERRE:
HORA:
ENTREVISTAS
FECHA HORA AREA/ELEMENTO/PROCESO A
AUDITAR NOMBRE
AUDITADO CARGO
________________________ AUDITOR PRINCIPAL
LISTA DE CHEQUEO
FT-GC-012 VERSION 0
FECHA:
HOJA: /
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
NUMERAL PREGUNTA EVIDENCIA COMENTARIOS
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
FT-GC-013 VERSION 0
FECHA:
HOJA: /
AUDITORIA No.:
INFORME DE AUDITORIA
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FT-GC-014 VERSION 0
FECHA:
NUMERO DE REPORTE: _______DE_______
DEPARTAMENTO DE LA EMPRESA DONDE SE DETECTO LA NO-CONFORMIDAD:
ADMINISTRATIVO _______ OPERATIVO ________ CALIDAD _______
NO CONFORMIDAD MAYOR ____ NO CONFORMIDAD MENOR ____ OBSERVACIÓN____
PROCEDIMIENTO: ___________________________________________________________________________________ CLAUSULAS DE REFERENCIA: ___________________________________________________________________________________ AUDITOR: ___________________________________________________________________________________ AUDITADO: ___________________________________________________________________________________
REPORTE DEL AUDITOR:
FIRMA AUDITOR: __________________________________ FIRMA AUDITADO: ____________________ COMENTARIOS DEL AUDITADO - CAUSAS:
ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:
FECHA PROPUESTA DE TERMINACIÓN: _____________________________ FIRMA AUDITADO: __________________________ REVISIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA
FIMA AUDITOR: ______________________________________ FECHA: ______________________
ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD
FT-GC-015
PAG 1/3 FECHA:
DESCRIPCION:
ELEMENTO DE LA NORMA ISO: __________ NO CONFORMIDAD: MAYOR ___________ MENOR__________ RESPONSABLE:________________________________________________________________________________________________
GRUPO DE ESTUDIO:
FECHA PROPUESTA DE ENTREGA DE SOLUCION: ___________________________ ESTUDIO DEL IMPACTO:
ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO TÉCNICA DE LLUVIA DE IDEAS:
PAG 2/3
DIAGRAMA CAUSA - EFECTO
SELECCIÓN DE POSIBLES CAUSAS PRINCIPALES Por medio de las siguientes técnicas estadísticas: Técnica de lluvia de Ideas
PROPUESTA(S) DE POSIBLE(S) SOLUCIÓN(ES)
_______________
Firma del responsable Vo.Bo. Representante de la dirección Para el S.G.C
FT-GC-015
CAUSAS EFECTO (No conformidad)
PAG 3/3
ETAPA DE IMPLEMENTACION
FECHAS PROPUESTAS PARA REVISIONES:
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
ETAPA DE SEGUIMIENTO / VERFICACION DE LA SOLUCION
FECHAS:
______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
CIERRE O LEVANTAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD
________________________________ _______________________________________ AUDITOR(ES) Vo.Bo. Representante de la
Dirección para el S.G.C
ESTUDIO ACCION PREVENTIVA
FT-GC-015
CONTROL DE DOCUMENTOS
DE ORIGEN INTERNO FT-GC-016 VERSION 0
FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO PROCESO PERSONA
D M A
LISTADO CARPETAS ARCHIVO
FÍSICO FT-GC-017 VERSION 0
No. NOMBRE CARPETA IDENTIFICACION
MANUAL DE FUNCIONES
FT-PA-001 VERSION 0
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO:
CARGO DEL JEFE INMEDIATO:
DEPARTAMENTO:
N° DE PERSONAS EN EL CARGO:
PERSONAL A SU CARGO:
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
FUNCIONES PERMANENTES
FUNCIONES PERIÓDICAS
FUNCIONES FRECUENCIA
S Q M B T S A
FUNCIONES OCASIONALES
III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)
Alternativa:
EDUCACIÓN NO FORMAL (CURSOS O CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS)
AREA TIEMPO
EXPERIENCIA
INDUCCION
2. COMPETENCIAS
HABILIDADES NIVEL REQUERIDO
BAJO MEDIO ALTO
PUNTUALIDAD HORARIO
ENTREGA DE TRABAJOS
COMPAÑERISMO
COLABORACIÓN
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
CONOCIMIENTOS TECNICOS
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO
3. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTA
EQUIPOS
DINERO
POR CONTACTOS (Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA
CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS
PROVEEDORES
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO
EN REVISIÓN
EN APROBACIÓN DE TRABAJO
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN
TEMPERATURA
ESPACIO
RUIDO
VENTILACIÓN
RIESGOS
ENTREVISTA SELECCIÓN DE PERSONAL
FT-PA-002 VERSION 0
PAG 1/3
FECHA: NOMBRE: CARGO AL QUE ASPIRA:
I. CONFORMACION DEL GRUPO FAMILIAR
PADRE: MADRE: HERMANOS: CONYUGUE: HIJOS:
II. EXPERIENCIA LABORAL
EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS: MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:
PAG 2/3
EXPERIENCIA LABORAL
EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS: MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:
III. ASPECTO PERSONAL
PRESENTACION PERSONAL:
CARACTERISTICAS DE PERSONALIDAD:
MOTIVACION HACIA EL CARGO:
OBSERVACIONES DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS:
SUGERENCIAS
FIRMA DEL ENTREVISTADOR:
FT-PA-002
PAG 3/3
IV. VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES
EMPRESA: NOMBRE: CARGO:
INFORMACION COMPETENCIAS
PUNTUALIDAD EN HORARIO:
PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS:
COMPAÑERISMO:
COLABORACION:
ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA:
CONOCIMIENTOS TECNICOS:
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO:
OBSERVACIONES GENERALES AL RESECTO:
FIRMA DE QUIEN CONFIRMA LA REFERENCIA:
FT-PA-002
MANUAL DE INDUCCION
FT-PA-003 VERSION 0
PAG 1/5
BIENVENIDA SEÑOR (A): _________________________________________________________ Desde ahora, usted hace parte del equipo humano de Afro Frutas del Pacifico E.U.
Todo nuestro equipo de trabajo le quiere dar la bienvenida, y esperamos que se adapte al
ambiente laboral de la empresa.
Esperamos que trabajando todos en equipo con calidad y su colaboración, logremos cumplir con
los objetivos trazados, mejorando continuamente, y brindando entre todos un excelente servicio a
todos nuestros clientes, razón de ser de nuestra empresa.
RESEÑA HISTORICA
En el año 2008 se constituye la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., Con el objetivo
de producir y comercializar pulpa de frutas.
Esta es una empresa, que nació de la idea del señor ANDRES MAURICIO SALAZAR, quien
desde el momento de su creación se ha desempeñado como el gerente de esta compañía,
persona ampliamente conocedora del sector económico en el cual se encuentra la empresa.
Durante todo el tiempo de trabajo en la empresa, se han vinculado personas altamente
capacitadas, los cuales con sus capacidades y experiencias han logrado que la empresa tenga
muy buena aceptación en la región.
Estamos creciendo día a día, mejorando continuamente, y en todo momento, el equipo humano
de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene bien definido el criterio de responsabilidad, de
profesionalismo y del sentido de pertenencia con nuestros clientes razón de ser de la empresa.
PAG 2/5
UBICACIÓN
DIRECCIÓN: Villa del Prado
, Manzana 37 casa 30
TELEFAX: 3336092
CIUDAD: Pereira
FT-PA-003
PAG 3/5
NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO INTERNO
HORARIO DE TRABAJO
USO DEL TELEFONO
FT-PA-003
El teléfono es un elemento básicamente de
trabajo.
Para asuntos personales, aconsejamos usarlo en caso de verdadera necesidad.
Las horas de entrada y salida de todos los
empleados, son las siguientes:
DIAS LABORALES: LUNES A VIERNES
HORA DE ENTRADA: 8:00 AM Y 2:00 PM
HORA DE SALIDA: 6:00 PM
PERIODOS DE DESCANSO DIARIOS: DE 12:00 M a
2:00 PM
PAG 4/5
PERMISOS
El permiso es la autorización que recibe usted como empleado, para ausentarse del trabajo por
un tiempo determinado; este permiso debe ser aprobado por su jefe inmediato.
Recuerde, que las ausencias injustificadas, causan perjuicios a la empresa. SEA PUNTUAL.
DIAS DE PAGO
El pago de nomina, para cada trabajador se hace quincenalmente.
SALUD OCUPACIONAL
El bienestar de nuestros empleados es uno de nuestros principales objetivos, por tal razón, la
empresa en cumplimiento de las normas legales ha conformado un vigía de salud ocupacional,
integrado por dos compañeros de trabajo, ellos están encargados de velar por su seguridad y el
cumplimiento del plan de capacitación en prevención con la A.R.P del Instituto de Seguridad
Social.
¡TODO INCIDENTE POR LEVE QUE PAREZCA DEBE SER REPORTADO A LA PERSONA
ENCARGADA DEL VIGIA OCUPACIONAL O A SU SUPLENTE!
SALUD
Todos los empleados, al ingresar a la empresa, son afiliados a seguridad social.
Le recomendamos por su bienestar llevar siempre consigo la tarjeta actualizada de servicios, o
los documentos necesarios para ser atendido cuando lo requiera.
FT-PA-003
PAG 5/5
USO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Para la realización de sus funciones, se le han asignado los recursos necesarios para ello, por
consiguiente, le recomendamos tratarlos con cuidado, ya que estos son esenciales para
desempeñar su trabajo.
MECANISMOS DE COMUNICACIÓN La comunicación es esencial y necesaria, por consiguiente, en Afro Frutas del Pacifico E.U., se
tiene un canal de comunicación en donde todos sus problemas o inquietudes inicialmente
deberán ser manifestadas a su jefe inmediato, el siempre estará dispuesto ayudarle, igualmente
se ha puesto a disposición de todos, la cartelera, donde se podrán publicar sus avisos.
FT-PA-003
UNA VEZ MAS,,,, BIENVENIDO A AFRO
FRUTAS DEL PACIFOC E.U. CUENTE CON
NUESTRO APOYO, E IGUALMENTE
ESPERAMOS CONTAR CON SU TRABAJO Y
SU COLABORACIÓN PARA SER MEJORES
DIA A DIA.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
FT-PA-004 VERSION 0
PAG 1/3
EVALUADO:
CARGO DESEMPEÑADO:
JEFE INMEDIATO:
AÑO A EVALUAR:
FECHA:
I. OBJETIVOS
OBJETIVOS PERSONALES AÑO ANTERIOR
RESULTADOS OBTENIDOS
COMENTARIOS
1.
2.
3.
4.
5.
PAG 2/3
OBJETIVOS PERSONALES PROXIMO AÑO
PLAN DE ACCION FECHA DE
CUMPLIMIENTO
1.
2.
3.
4.
5.
II. NECESIDADES DE CAPACITACION PARA MEJORAR DESEMPEÑO
FT-PA-004
PAG 3/3
III. EVALUACION DE COMPETENCIAS
COMPETENCIA ALTO MEDIO BAJO
PUNTUALIDAD HORARIO
ENTREGA DE TRABAJOS
COMPAÑERISMO
COLABORACIÓN
ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO
IV. CALIFICACION DEL DESEMPEÑO
PARA SALIR PARA MEJORAR NORMAL SOBRESALIENTE EXCELENTE
V. COMENTARIO EVALUADO
_____________________ ______________________ FIRMA EVALUADOR FIRMA EVALUADO
FT-PA-004
PLAN DE CAPACITACION
FT-PA-005 VERSION 0
TEMA RESPONSABLE COORDINACION PERSONAL ASISTIR FECHA
PROPUESTA OBSERVACION
ASISTENCIA A CAPACITACIONES
FT-PA-006 VERSION 0
FECHA: _________________ HORA INICIO: __________ HORA FIN: __________
TEMA CAPACITACION: ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
FACILITADOR: ___________________________________________________________________
NOMBRE CARGO FIRMA
ACTAS DE REUNION FT-PA-007 VERSION 0
ACTA DE REUNION
No. ACTA: LUGAR:
FECHA REUNION:
HORA:
COMITÉ O GRUPO:
TEMA TEMAS A TRATAR TIEMPO ASISTENTES FIRMA
TEMAS SUGERIDOS TIEMPO
TEMA DESARROLLO REUNION COMPROMISOS RESPONSABLE
SEGUIMIENTO A LAS ACTAS ANTERIORES
TEMA COMPROMISOS ESTADO
COMUNICACIÓN EXTERNA FT-PA-008
VERSION 0
NOMBRE CLIENTE DESCRIPCION DE SOLICITUD PERSONA DE CONTACTO
RESPONSABLE POR RESPUESTA
FECHA RECIBIDA
FECHA RESPUESTA
D M A D M A
LISTA DE PROVEEDORES FT-PA-009
VERSION 0
PROVEEDOR PRODUCTO Y/O SERVICIO
QUE OFRECE FORMA DE
PAGO TIEMPO DE ENTREGA
DIRECCIÓN TELEFONO FAX
COTIZACIÓN PROVEEDOR FT-PA-010
VERSION 0
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO
UNITARIO PRECIO TOTAL
ORDEN DE COMPRA
FT-PA-011 VERSION 0
AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
TIEMPO DE ENTREGA:
FORMA DE PAGO:
DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO
UNITARIO PRECIO TOTAL
AUTORIZADO POR: __________________ ELABORADO POR:_________________
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
FT-PA-012 VERSION 0
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
PRODUCTO SUMINISTRADO:
CARACTERISTICA VARIABLE FACTOR PUNTAJE VALOR CALIFICACION
CUMPLIMIENTO
Cumplimiento en entrega
30% Alta Media Baja
3 2 1
30 20 10
30
PRECIO
Descuentos por compras
30%
20%-o mas 10%-20% 0%-10%
3 2 1
10 6.6 3.3
10
Forma de pago 30 días 20 días 10 días
3 2 1
10 6.6 3.3
10
Precio Bajo Medio Alto
3 2 1
10 6.6 3.3
10
CALIDAD
Sistema de calidad proveedor
40%
100% 50% 0%
3 2 1
30 20 10
30
Servicio Postventa Bueno Regular Malo
3 2 1
10 6.6 3.3
10
TOTAL CALIFICACIÓN
RANGOS DE CALIFICACION
Aceptable 80% - 100% ____
Medianamente aceptable 60% - 79% ____
No aceptable 0% - 59% ____
QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR
FT-PA-013 VERSION 0
FECHA:
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
PRODUCTO:
CANTIDAD RECIBIDA:
CANTIDAD NO CONFORME:
MOTIVO DE LA INCONFORMIDAD:
PRODUCTO REVISADO POR:
RECLAMACIÓN APROBADA POR:
SOLUCION PLANTEADA POR EL PROVEEDOR:
FIRMA ENCARGADO DE ELABORACION: ___________________________________
REPORTE DE AUSENTISMO
FT-PA-014 VERSION 0
FECHA
TRABAJADOR PROCESO
DIAS PERDIDOS
CUALES CAUSAS SALARIO DIARIO
(con prestaciones) COSTO DIAS
INCAPACIDAD D M A E.C E.P A.T OTRAS
CAUSAS
REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUIN
FT-PA-015 VERSION 0
FECHA NOMBRE
PACIENTE EDAD
SEXO MOTIVO
CONSULTA
MEDICAMENTO
ADMINISTRADO
CANT FIRMA
RESPONSABLE
FIRMA
PACIENTE D M A F M
REVISIÓN DEL SERVICIO
FT-PP-001 VERSION 0
FECHA ASESOR CLIENTE COMENTARIO FIRMA
D M A
ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
FT-PP-002 VERSION 0
CLIENTE:
ASESOR:
FECHA DOCUMENTO
FECHA ELABORACIÓN
FECHA VENCIMIENTO NOMBRE PERSONA QUE
RECIBE DOCUMENTO FIRMA QUIEN RECIBE
EL DOCUMENTO D M A D M A D M A