1 Tekhne Sección 5 Registro de Documentos Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de...

1

Tekhne

Sección 5Sección 5Registro de DocumentosRegistro de Documentos

Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de Documentos

2

TekhneRegistro de DocumentosRegistro de Documentos

Conceptos BásicosConceptos BásicosEn C.I.O. podemos llevar un registro detallado de los documentos que se reciben de terceros a medida que se desarrolla un proyecto. Por ejemplo, cuentas de cobro o facturas de contratistas, facturas y notas débito y crédito de proveedores, facturas o recibos de servicios públicos, etc. El registro de documentos es una parte fundamental dentro del control ya que es la base para la generación de órdenes de pago, sin embargo, no necesariamente todos los documentos registrados quedarán incluidos dentro de una Orden de Pago.

Curso Básico de C.I.O. Milenio

Más...

Más...

El usuario puede definir sus propios tipos de documentos según las necesidades de control con el fin de realizar el correspondiente trámite de pago. Básicamente los documentos se clasifican por el origen, es decir, en documentos de Subcontratos, Almacén o de Gastos Generales.

El registro de documentos también es una herramienta primordial para establecer la programación de pagos según los vencimientos de los documentos recibidos y el tipo de documento como Anticipo o pago periódico.

Sección 5 - Registro de Documentos

3

TekhneAcceso a Registro de Documentos 1Acceso a Registro de Documentos 1


Primero seleccionamos la opción Control en el menú principal y luego Registros de Documentos. Se presentan dos opciones para ingresar y que a la vez sirven para filtrar la información. Antes de empezar a crear o editar registros de documentos es importante conocer las diferencias entre dichas opciones:

Más...

A continuación, se presentará una lista de los proyectos existentes. Seleccione el proyecto en el cual debe quedar el documento que desea registrar o editar.

Más...

1. Proyecto: Esta opción permite el manejo y registro de documentos a nivel de proyecto y en ellos especificar si afectan a todo el proyecto o a un presupuesto específico.


4



Si entramos por la opción Presupuesto se presenta una lista detallada de los proyectos y los presupuestos creados en ellos.Podemos seleccionar un presupuesto con doble-clic en el listado, o seleccionándolo para luego oprimir el botón Ok.

Más...

2. Presupuesto: Esta opción se debe usar cuando requiera especificar que el documento es relacionado con un presupuesto determinado. Igualmente cuando se desea revisar información de un presupuesto en particular.


5



Las opciones relacionadas con este menú aparecen en forma de lista y activan los campos pertinentes según el proceso a realizar.

Proyecto y Presupuesto al que pertenece el documento.

Disponible sólo si selecciona opciones de listar por fecha. Tiene tres valores: Todos: Muestra todos los registros. Ordenados: documentos ya incluidos en una Orden de Pago y Pendientes: los documentos sin Orden de Pago.

Rango de fechas: Activo sólo si escoge opciones de Consulta o de Lista.

Código: Disponible únicamente para realizar consultas por el número de registro.

En la pantalla de acceso a registro de documentos se pueden seleccionar tanto las opciones de creación de un registro como opciones de consulta.


Más...

Más...

6

Tekhne


Estructura de Información 1Estructura de Información 1Información BásicaInformación Básica

Número del documento a registrar.

Proyecto y Presupuesto al que corresponde el documento.

Tipo de documento (definido por el usuario).

Tipo de registro

Número consecutivo del registro Indica si ya fue

pagado.Datos del subcontratista o proveedor.

Orden con la que se pagó.

Fechas del documento.

Datos adicionales del documento.

Tipo de movimiento según el origen del documentoValor del documento.


7

TekhneEstructura de Información 2Estructura de Información 2

Información BásicaInformación Básica


Tipo de Registro Tipo de MovimientoAlmacén Anticipo: El pago es un avance para suministro. Se usa mucho para el

suministro de hierro y concreto.Pago Obra: Pago ordinario de obra por pedidos u órdenes de compra.

SubContrato Anticipo: El pago es un avance sin que requiera trabajos ejecutados.Devolución ReteGarantía: Devolución de la retención de garantía practicada en los pagos al subcontratista.Pago Obra: Es un acta o avance por ejecución de actividades.

Gasto General Pago Obra: Pago por gasto o un servicio.


Más...

Según el tipo de registro (Almacén, Subcontrato o Gasto General) se tienen diferentes opciones para el tipo de movimiento al que corresponde el documento así:

8


Detalles - AlmacénDetalles - Almacén


Detalle de la entrada a almacén.

Presupuesto al que corresponde el documento

Valor unitario del insumo.

Código del Pedido, Entrada o Insumo facturado.

Datos del insumo (Descripción y unidad de medida).

Valor total del concepto incluido en este registro

En el registro de un documento de Almacén pueden incluirse varios conceptos y especificar para cada uno de ellos el detalle del insumo que el proveedor está facturando.

Descripción adicional sobre el concepto.

Cantidad del insumo


Más...

9


Detalles - SubcontratoDetalles - Subcontrato


Datos del subcontrato

Valor total del acta, avance o anticipo.

Datos del Acta de Obra o avance. (No está disponible si el tipo de movimiento es Anticipo).

Descripción adicional sobre el concepto


10


Detalles - Gasto GeneralDetalles - Gasto General


Presupuesto al que corresponde el gasto.

Valor total que se está facturando.

Detalle del gasto, éste debe haber sido creado previamente por la opción Gastos - Gastos Generales.

Descripción adicional sobre el concepto


11

TekhneBarras de HerramientasBarras de Herramientas


Muchas de las opciones de las barras de herramientas son estándares, y en cualquier caso se puede parar el cursor por un momento sobre un botón y C.I.O. muestra la función del botón.

Cerrar la ventana Edición

Ayuda

Confirmar o descartar

modificaciones

Más...

Manejador de Reportes


12

TekhneCreando un nuevo Registro 1Creando un nuevo Registro 1


Si por el contrario, estamos ubicados fuera de la ficha del registro de documentos, es decir en la pantalla inicial, seleccionamos entonces la opción Crear registro.

Para crear un nuevo registro, tenemos dos opciones según la parte del programa en la que estemos.

Primero, si estamos en la ficha de Registro de Documentos, la edición de datos se inicia con el botón Crear. C.I.O. presenta a continuación un menú flotante en el que seleccionamos la opción Crear. La opción Agregar se utiliza para incluir un nuevo concepto dentro del registro ya creado.

Crear

Más...


Más...

13



C.I.O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ficha en blanco. Todos los datos de las fichas de Información Básica y Detalles son obligatorios.

Se activan dos nuevas opciones en la barra de herramientas, Confirmar la creación del nuevo registro, o Descartar el trabajo.


Más...

14



El código del registro es un número único para identificarlo en la base de datos - C.I.O. no permite números repetidos. Para encontrar un número sin utilizar se puede acudir al sistema de ayuda sensible al contexto.

Colocar el cursor en el campo No. Registro y el botón de ayuda se activa automáticamente. Oprima el botón de ayuda y aparece la ventana de búsqueda de códigos.

Esta ventana viene con un rango predefinido de números para buscar - en este caso de 1 hasta 999999. El usuario puede modificar el rango dentro del cual desea realizar la búsqueda del código.

Mejor, sencillamente oprima el botón Próximo y C.I.O. muestra el siguiente código libre. Ahora oprima OK y este código pasa al campo en la ficha del registro. Alternativamente el botón Buscar muestra todos los códigos libres y el usuario puede escoger cualquiera.

Más...

Más...

Más...


15



Existe ayuda adicional disponible para la mayoría de campos en la ficha del registro y en la de detalles. Vamos a revisar cada una de ellas.

El programa automáticamente asigna los datos del Proyecto y presupuesto según las opciones de acceso seleccionadas.

Más..

En los campos de fechas, por ejemplo Fecha Documento y Fecha Vencimiento es posible visualizar un calendario con la fecha de trabajo marcada.

Ir al mes anterior o al siguiente.

Busca en el calendario la fecha del día.

Selecciona la fecha marcada y ese dato será insertado en el campo de fecha desde donde se activó el calendario.

Fecha seleccionada

Para el campo Tercero C.I.O. muestra la base de datos de Terceros.


Más...

Más...

Más...

16



En los campos relacionados con un documento de Tipo Almacén, para el campo Pedido se presenta una lista de todos los pedidos realizados al Tercero seleccionado. En esta ventana se debe seleccionar el renglón correspondiente y luego arrastrar y soltar sobre la ventana del Registro de Documentos.

Lista de Pedidos u Ordenes de Compra realizadas al Tercero seleccionado.

Actualizar la lista de Pedidos de acuerdo a las fechas seleccionadas.

Periodo de fechas en el cual se han realizado los pedidos que se quieren revisar.

Presupuesto y Proyecto en el que estamos trabajando.

Activa la ayuda para fechas.


Más...

17



Para el campo Entrada, se presenta una lista de los documentos de Entrada al almacén del pedido previamente seleccionado. Seleccione la Entrada que requiera y luego arrastre y suelte sobre la ventana del Registro de Documentos.

Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando.

Lista de Entradas de Almacén hechas para el pedido seleccionado por el usuario.


Más...

18



Si el documento que se está registrando es de Tipo Almacén puede aún especificar hasta el detalle del insumo que el Proveedor está facturando. Seleccione el insumo que desea incluir y luego arrastre hacia la ventana de Registro de Documentos.

Lista de insumos que están incluidos en el documento de Entrada a Almacén seleccionado por el usuario.



Más...

19



En un Registro de Documentos de tipo Almacén, en los campos Valor Unitario, Valor Total y Cantidad, se presenta la ventana Estado de Pedido. En ella es posible consultar los valores acumulados y determinar posibles diferencias en lo facturado.

Valor de los insumos recibidos

Valor de los pagos ya realizados

Pedido que está facturando el Proveedor

Valor Total del Pedido


Más...

20

TekhneCreando Un nuevo Registro 9Creando Un nuevo Registro 9


Si el documento es de tipo Subcontrato, es posible ver los subcontratos creados para el Proyecto y Presupuesto en el que se está trabajando. Arrastre desde el área indicada y suelte sobre la ventana del Registro de Documentos.

Lista de Subcontratos creados en el Proyecto y Presupuesto seleccionados por el usuario



Más...

21


Para los documentos de tipo Gastos Generales se puede ver la lista de gastos creados para el Proyecto y Presupuesto seleccionados. También es posible filtrar la información de los gastos que se quieren visualizar seleccionando una opción de la lista de Categorías. Arrastre desde el área indicada y suelte sobre la ventana de Registro de Documentos.


Lista de Gastos Generales creados en el Proyecto y Presupuesto seleccionados por el usuario.


Categoría de Gastos que se quiere ver en la lista.


Más...

22

TekhneModificando un RegistroModificando un Registro


Para cambiar alguna información de un Registro de Documentos, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Modificar. C.I.O. entra en el modo Modificando.

Ahora se puede cambiar cualquier información, terminando el proceso con el botón Confirmar para grabar los cambios o Descartar para abandonar el trabajo.

Los únicos datos que no se pueden cambiar son No. De Registro, Tipo, Tercero y Tipo de Movimiento.

Más...

Más...


23

TekhneBorrando un RegistroBorrando un Registro


Para eliminar los datos de un Registro de Documentos, primero seleccione Consultar un Registro por número y luego oprima el botón Borrar, y C.I.O. entra en el modo Borrando.

Aparece una ventana preguntando si realmente quiere borrar la información. No hay opción de Deshacer o Undo o similar después de confirmar con esta ventana.

Después de confirmar aquí, C.I.O. borra cualquier referencia a este registro, siempre y cuando no se haya generado ya una Orden de Pago.

Más...

Más...


24

TekhneNotas de Crédito - 1Notas de Crédito - 1

Desde la ventana inicial de Registro de Documentos y Facturas, se puede crear Notas de Crédito.

Hay una opción en la lista para crear notas nuevas, y otra para consultar las notas ya existentes en el sistema. Desde la ventana de consulta también puede crear nuevas notas, o modificar o borrar las notas existentes (aunque una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, queda protegida contra modificación).

Puede utilizar las notas de crédito creadas aquí para el pago parcial o total de ordenes de pago al mismo tercero. El uso típico sería para proveedores, cuando el detalle de algún pedido cambia después de generar la factura.


25


La ventana para crear notas es bastante sencilla.

El campo “No. Documento” es para colocar el número o identificación de la nota dado por el proveedor.

Finalmente puede colocar una descripción, y el valor de la nota. Este valor queda disponible para abonar a cualquier orden de pago hecha para este tercero. Termina el proceso con “Confirmar” como normal.

Debe dar un número único a cada nota y la fecha. Luego debe seleccionar el proveedor o tercero a quien la nota corresponde - doble clic en el campo trae la ayuda normal para escoger terceros.


26


La opción de “Consultar Notas de Crédito” muestra esta ventana. La lista puede mostrar todas las notas, o varias opciones como solo las notas pendientes, notas de un solo tercero, etc. Estos rangos deben ser elegidos en la ventana inicial.

El valor disponible es el valor de la nota todavía disponible para utilizar contra ordenes de pago.

Puede seleccionar cualquier nota, y modificar o borrarla. Pero una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, no se puede modificar ni borrar.

Este botón muestra las ordenes de pago en las cuales una nota de crédito ha sido utilizada


27


Para utilizar una Nota de Crédito, debe seleccionar la opción de “Agregar” un concepto en la orden de pago.

En la ventana de “Liquidación del Pago”, ahora existe la opción de “Aplicar la Nota de Crédito”. Al lado CIO muestra el valor de notas disponibles para este tercero. El botón solo estará activada si hay algún valor disponible.


28


La nota de crédito aparece en la liquidación. Si existen varias notas de crédito, CIO las aplica en orden de fecha hasta cancelar toda la cuenta por pagar, o gastar todas las notas disponibles. Cada nota aparecerá en una línea aparte.

Por ejemplo, si la cuenta por pagar es $1.000.000, y hay notas por $300.000 y $1.200.000 (en esta orden de fecha), CIO crea una línea aplicando la nota de $300.000, y una segunda línea aplicando $700.000 de la nota de $1.200.000. Queda disponible $500.000 de la segunda nota para utilizar en otra orden de pago.

Con la opción de “Modificar” un concepto, puede ajustar el valor aplicada de cualquier nota.


1 Tekhne Sección 5 Registro de Documentos Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de...

Documents

Transcript of 1 Tekhne Sección 5 Registro de Documentos Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 5 - Registro de...