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Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GERENCIA SECCIONAL V
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA INTEGRAL A LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR
Vigencia 2008
Barranquilla D.E.I.P, Diciembre de 2009
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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Dr. IVAN DARIO GOMEZ LEE Auditor General de la República
Dr. FREDY CESPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal
Dr. ALVARO RAFAEL AGUILAR BOLAÑO Gerente Seccional V
LUISA FERNANDA RODRIGUEZ DIAZ Coordinadora
VANESSA LYSSETH CAMPO JIMENEZ ISABEL DE LA ASUNCION LOPEZ MARIBEL CORTES VELASQUEZ
JORGE ENRIQUE MUÑOZ VILLANUEVA EDGARDO ALONSO SANTIAGO ARRIETA
Grupo de Auditores
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TABLA DE CONTENIDO
Página INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 5 1. DICTAMEN DE LA AUDITORÍA...................................................................................................... 7 1.1 DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS .......................................................... 8 1.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO...................................................... 8 1.3. EVALUACIÓN DE LOS MACROPROCESOS AUDITADOS ................................................ 8 1.3.1. Gestión Administrativa .............................................................................................................. 8 1.3.1.1. Gestión Presupuestal ............................................................................................................. 8 1.3.1.2. Gestión Macrofiscal................................................................................................................ 9 1.3.1.3. Gestión del Talento Humano ................................................................................................. 9 1.3.1.4. Gestión de la Contratación Estatal......................................................................................... 9 1.3.1.5. Trámites Judiciales................................................................................................................. 9 1.3.2. Gestión Misional...................................................................................................................... 10 1.3.2.1. Gestión Misional de Control Fiscal....................................................................................... 10 1.3.2.2. Gestión misional respecto a las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativo sancionatorios.............................................................. 11 1.4. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA ................................................................... 11 2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD.............................................................................. 12 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA.............................................................................................. 13 3.1. EVALUACIÓN AL AREA DE CONTROL INTERNO........................................................... 13 3.1.1. Evaluación a las actividades desarrolladas en la Oficina Asesora de Control Interno de la
Contraloría Departamental de Bolívar. ................................................................. 13 3.2. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA ........................................................ 16 3.2.1. Gestión Contable..................................................................................................................... 16 3.2.1.1 Proceso Contable.................................................................................................................. 16 3.2.1.2.Gestión Presupuestal ............................................................................................................ 20 3.2.1.3. Austeridad en el Gasto......................................................................................................... 22 3.2.1.4. Gestión Macro Fiscal........................................................................................................... 23 3.2.2. Gestión del Talento Humano .................................................................................................. 24 3.2.3. Gestión Contractual................................................................................................................. 28 3.2.4. Evaluación de la Tecnología de Información .......................................................................... 30 3.2.5. Controversias Judiciales ......................................................................................................... 32 3.3. EVALUACION A LA GESTION MISIONAL ...................................................................... 33 3.3.1. Control Fiscal .......................................................................................................................... 33 3.3.1.1 Evaluación del Proceso de Revisión de Cuentas ................................................................. 33 3.3.1.2 Evaluación al Proceso Auditor. ............................................................................................. 35 3.3.1.2.1 Control Fiscal Ambiental .................................................................................................... 39 3.3.1.2.2 Evaluación al Patrimonio Cultural ...................................................................................... 42 3.3.1.2.3. Evaluación al Control a los Recursos de Salud ................................................................ 43 3.3.1.2.4. Evaluación a la Gestión de Traslados de Hallazgos......................................................... 45 3.3.2. Evaluación a la Gestión de Participación Ciudadana ............................................................. 45 3.3.3. Gestión Misional Respecto a las Indagaciones Preliminares, Procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios........................................................ 47 3.3.3.1 Evaluación a los Procesos de Responsabilidad Fiscal......................................................... 47 3.3.3.1.1 Indagaciones Preliminares................................................................................................. 47 3.3.3.1.2 Procesos de Responsabilidad Fiscal ................................................................................. 48 3.3.3.1.3 Procesos Administrativos Sancionatorios .......................................................................... 50
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3.3.3.1.4 Procesos de Jurisdicción Coactiva .................................................................................... 52 4. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS EN CONTRA DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR .................................................................................................... 55 5. EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO........................................... 63 6. ANALISIS DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA A LAS CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR............................... 72 7. RELACIÓN DE HALLAZGOS DETERMINADOS EN EL PROCESO AUDITOR ....................... 109
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INTRODUCCIÓN La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República en cumplimiento al contenido del artículo 274 de la Constitución Política Nacional, al Decreto - Ley 272 de 2000, a la Sentencia 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional y en desarrollo del Plan General de Auditorias establecido para la vigencia de 2009, programó practicar auditoria integral a la Contraloría Departamental de Bolívar a la vigencia 2008 entre el 26 y el 30 de octubre del 2009. Relacionado con lo anterior, el numeral 2 del artículo 17 del Decreto - Ley 272 de 2000, señala dentro de las funciones del Auditor General de la República, el “Prescribir los métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir cuentas y determinar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados, entre otros, que deberán aplicarse para el ejercicio de la vigilancia de la gestión y para la evaluación del Sistema de Control Interno”. Para la evaluación de los procesos se utilizó la valoración de riesgos, pruebas selectivas y análisis de evidencias documentales que soportan la gestión, permitiendo ampliar la comprensión y conocimiento de la entidad auditada, se evaluó su gestión financiera, de control fiscal, procesos fiscales y control interno, teniendo en cuenta la calidad, oportunidad y eficacia de las actividades realizadas; al respecto se emitirá un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros y el pronunciamiento de la cuenta para esta vigencia. Mediante la auditoría financiera se evaluó el sistema de registro y reporte de la información de acuerdo con los estados con corte a 31 de diciembre de 2008. De igual forma, se realizó una evaluación transversal de las operaciones internas de la Contraloría mediante los procesos completos que atraviesan toda la organización como son: presupuesto, contabilidad y tesorería, procesos administrativos, contratación, talento humano, desarrollo tecnológico y la implementación del nuevo Modelo Estándar de Control Interno “MECI”. Asimismo, con el objeto de emitir un pronunciamiento sobre la razonabilidad y consistencia de la información económica y social por el ejercicio de la vigencia 2008, durante la auditoría practicada se revisó el Balance a diciembre 31 de este periodo; el Estado de actividad financiera, económica y social y el Estado de cambios en el patrimonio; los anexos al balance general y las notas a los estados contables e Informes complementarios, libros de contabilidad, comprobantes de diario, conciliaciones bancarias, comprobantes de ingresos y egresos e informes de ejecuciones presupuéstales.
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Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en la gestión de la entidad y culminado el proceso de auditoría, se elaboró el presente INFORME DEFINITIVO que contiene la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración en los diferentes macroprocesos, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad. Igualmente se conceptúa sobre el cumplimiento de las normas, las disposiciones aplicables por la entidad en cada una de sus actuaciones y el desarrollo del sistema de control interno y ante lo cual se espera que los resultados de esta auditoría contribuyan al mejoramiento continuo de la Contraloría Departamental de Bolívar, además de facilitar y asegurar una eficiente fiscalización de los recursos públicos.
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1. DICTAMEN DE LA AUDITORÍA
Barranquilla D. E. I. P., 1 de diciembre de 2009. Doctor FABIAN OCHOA SANCHEZ Contralor General del Departamento Bolívar Cartagena – Bolívar La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política Nacional, el Decreto Ley 272 de 2000 y la Sentencia 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional, practicó la auditoría integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, en la cual se evaluó el balance general y el estado de actividad financiera, económica y social, el estado de cambios en el Patrimonio a 31 de diciembre de 2008 presentados por dicha Contraloría; los resultados de la gestión financiera, administrativa y misional y el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en los diferentes procesos desarrollados, la evaluación del sistema de control interno y la cuenta presentada de la vigencia del 2008. La preparación de los estados contables y de la información económica y social es responsabilidad de la entidad; la de la Auditoría General de la República consiste en producir un informe en el cual se exprese la opinión sobre la razonabilidad de dichos estados, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración, la verificación sobre el cumplimiento de las normas que la regulan. La auditoría se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión de la entidad y mediante pruebas selectivas de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, por tanto requirió la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen y el resultado de las pruebas proporcionan una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe.
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1.1 DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Auditoría General de la República, ha practicado el control financiero al balance general de la Contraloría Departamental de Bolívar a diciembre 31 de 2008, y a los estados de la actividad financiera, económica, social y de cambios en el patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia. El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, pruebas de documentos y registros de contabilidad, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración. Con base en los resultados descritos en el presente informe, la Auditoria General de la República emite Opinión Limpia sobre la razonabilidad de los estados contables consolidados a 31 de diciembre de 2008 de la Contraloría Departamental de Bolívar, ya que estos reflejan, en todos los aspectos importantes su situación Financiera, además fueron preparados y presentados conforme a principios y normas de contabilidad prescritas por la Contaduría General de la Nación. 1.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Teniendo en cuenta el análisis de todas las actividades ejecutadas por los directivos y demás funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar, orientadas al logro de los resultados operacionales, económicos y sociales que garantizan el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos y estrategias correlacionadas con el plan estratégico, misión y visión, se puede afirmar que el sistema de control interno operó de forma adecuada en la entidad, atendiendo los principios constitucionales que debe garantizar la administración publica.
1.3. EVALUACIÓN DE LOS MACROPROCESOS AUDITADOS 1.3.1. Gestión Administrativa 1.3.1.1. Gestión Presupuestal De la aplicación del sistema de legalidad en el proceso presupuestal, encontramos que cumplieron satisfactoriamente con los procedimientos y normas aplicables; mientras que en materia de gestión y resultados el nivel es muy bueno, sustentado en los porcentajes de recaudo, de ejecución, el pago de las obligaciones por pagar
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de la vigencia anterior y la utilización adecuada de los rubros de acuerdo con la naturaleza de las obligaciones y compromisos. 1.3.1.2. Gestión Macrofiscal La Contraloría Departamental de Bolívar presentó el informe sobre la situación financiera, económica y social de la Administración Central y los entes objetos de estudio de esta Contraloría, de acuerdo con la Ley 42 de 1993. En la vigencia 2008, la Contraloría Departamental, emitió dictamen a los estados financieros de las entidades sujetas de control. La entidad no evalúo en el período 2008, seguimiento a los planes de desempeño, ya que las entidades sujetas a este ente fiscalizador no suscribieron convenios. 1.3.1.3. Gestión del Talento Humano En la Contraloría Departamental se dieron avances durante la vigencia 2008, relacionados con la liquidación de nomina, se realizaron ajustes en la recepción y el manejo de las novedades de nómina, se solicitó la programación de vacaciones por oficina, y se adoptó la entrega de comprobantes de pago de nómina a los funcionarios; así mismo se establecieron con el propósito de organizar el flujo de información y la consulta de documentos relacionados con el personal, la recepción de solicitudes por escrito de certificaciones con plazos de tiempo al personal retirado como el personal activo. 1.3.1.4. Gestión de la Contratación Estatal La entidad de control fiscal dio aplicación moderada al procedimiento establecido para la contratación pública en los contratos suscritos en la vigencia 2008; se detectaron irregularidades procedimentales, legales y de cumplimiento de requisitos en la mayoría de los contratos, especialmente relacionados con la elaboración del plan de compras, expedición del certificado de idoneidad del contratista que debe expedir el ordenador del gasto, tampoco se expidió el concepto jurídico sobre la conveniencia o inconveniencia de la labor que se pretende contratar. 1.3.1.5. Trámites Judiciales La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia del 2008 reportó sesenta y dos (62) controversias judiciales. En términos generales se atendió la defensa de los intereses de la Contraloría Departamental de Bolívar, los expedientes revisados están organizados y mantienen las hojas de ruta actualizadas.
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1.3.2. Gestión Misional 1.3.2.1. Gestión Misional de Control Fiscal En lo referente al proceso de rendición de cuentas, la Contraloría General del Departamental de Bolívar recibió ochenta y un (81) cuentas, de las cuales se recibieron en término setenta y dos (72) y nueve (9) fueron extemporáneas. Se emitió pronunciamiento de no fenecimiento a la totalidad de las cuentas recibidas. El número de procesos sancionatorios aperturados en la vigencia 2008 fue de sesenta y siete (67). El proceso auditor adelantado por la Contraloría Departamental de Bolívar presentó indicadores de gestión regulares por la cobertura del PGA que dejó por fuera a los principales entes vigilados, desde hace dos vigencias no se audita a las entidades de mayor relevancia, complejidad y problemática social; no se trasladaron la mayor parte de los hallazgos configurados, hubo disminución en el número de informes definitivos comunicados y de planes de mejoramiento suscritos; se mejoró el contenido de los informes con argumentos más críticos y se mejoró la organización de los documentos generados en el proceso auditor. Respecto al proceso de participación ciudadana, en la vigencia auditada se corroboró que se recepcionaron entre quejas, denuncias y derechos de petición, ciento sesenta y cinco (165) las cuales fueron recibidas a través de correo, medios de comunicación, de forma personal y/o línea telefónica. De estas siete (7) fueron archivadas por improcedente, a quince (15) se les dio respuesta directa, ciento nueve (109) fueron trasladadas a la Dirección de Control posterior, veintinueve (29) fueron trasladadas a otras entidades, a dos (2) se les inició indagación preliminar y a tres (3) se les aperturó proceso de Responsabilidad Fiscal. En cuanto al control fiscal ambiental, se ejecutaron en el año 2008 veinticinco (25) auditorias ambientales de las cuales dos (2) fueron de seguimiento y veintitrés (23) especiales. La calidad de los informes elaborados permite establecer que si bien la Contraloría utiliza una estructura uniforme para la elaboración de los informes ambientales, el contenido de los mismos es plasmado en forma general no teniéndose en cuenta las particularidades propias de cada entidad evaluada. En cuanto al control fiscal a los recursos de salud para esta vigencia se implementaron auditorias con énfasis en el control sobre los recursos que financian el sector salud, su administración y disposición en la Secretaria Departamental de Salud y algunas entidades de salud. En materia de control fiscal del patrimonio cultural, la Contraloría no ejecutó auditorias sobre los recursos destinados al Patrimonio Cultural del departamento de Bolívar.
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En traslado de hallazgos no se llevan carpetas independientes para este propósito, además esta labor es muy incipiente pues no se realiza sobre la totalidad de los hallazgos trasladados y frente a las respuestas ofrecidas por las autoridades competentes la Contraloría no procesa la información. 1.3.2.2. Gestión misional respecto a las indagaciones preliminares, procesos de
responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativo sancionatorios. El grupo auditor en el trabajo de campo, se observó mejoramiento en el tramite procedimental establecido en la Ley 610 de 2000; en las indagaciones preliminares y en los procesos de responsabilidad fiscal, además se observó, notificaciones por edicto inadecuadas, insuficiencia en el traslado de pruebas del procesos auditor al proceso de responsabilidad fiscal. La gestión y los resultados de los procesos sancionatorios fueron positivos por el número de procesos adelantados, por la calidad y oportunidad de la sustanciación observada en cada uno de ellos y por las decisiones tomadas contra los investigados que no justificaron el incumplimiento del deber de rendir cuentas e informes. La observancia de la legalidad en estos procesos fue buena debido al cumplimiento de los procedimientos y trámites establecidos en la resolución reglamentaria y en el Código Contencioso Administrativo. Existen deficiencias en la fundamentación de las sanciones de multa y la valoración de la culpa en la conducta de los investigados. En materia de gestión y resultados el balance es deficiente, debido a que el recaudo reportado en la cuenta representa el 0,19% de la cuantía total de las obligaciones para el cobro coactivo; además, el cobro persuasivo y los acuerdos de pago no han surtido efectos adecuados, el despacho revocó once (11) títulos de recaudo cuyas cuantías superan los $160.000 miles y hasta el momento de la realización del trabajo de campo, no se han adoptado medidas efectivas por parte del despacho para mejorar la carga laboral de quienes sustancian estos procesos ni para dotar de mejores herramientas de trabajo a la dependencia encargada de efectuar el cobro coactivo. 1.4. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política Nacional, por el Decreto Ley 272 de 2000 y la Resolución Orgánica 016 de 2005 y como resultado de la revisión integral de la cuenta rendida por la Contraloría Departamental de Bolívar correspondiente a la vigencia 2008, emitió pronunciamiento de FENECIMIENTO de la cuenta.
ALVARO RAFAEL AGUILAR BOLAÑO Gerente Seccional V
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2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD
La Contraloría Departamental de Bolívar es un órgano de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos en los términos y condiciones establecidas en la Constitución y en las leyes. Ejerce el control fiscal en el Departamento de Bolívar a los organismos que integran la estructura central y descentralizada; las empresas industriales y comerciales, así como a los particulares que manejen fondos o bienes del Departamento. En la vigencia 2008, la Contraloría tuvo un presupuesto de ingresos inicial y definitivo de $3.190.670 miles, presentó una planta ocupada de cuarenta (40) funcionarios, ciento once (111) entidades sujetas a control con un presupuesto total de $1.323.296.072 miles y desarrolló las siguientes actividades: En lo referente a la evaluación del proceso de rendición de cuentas, se recibieron ochenta y un (81) cuentas, de las cuales setenta y dos (72) fueron en término y nueve (9) extemporáneas; emitiéndose para la totalidad de estas, pronunciamiento de no fenecimiento. En lo referente al proceso auditor se programaron en la vigencia cincuenta y tres (53) auditorias y se comunicaron con informe definitivo veintinueve (29). Se recepcionaron entre quejas, denuncias y derechos de petición, ciento sesenta y cinco (165) las cuales fueron recibidas a través de correo, medios de comunicación, de forma personal y/o línea telefónica. La Contraloría atendió cuarenta y cuatro (44) indagaciones preliminares, ochenta y tres (83) procesos de responsabilidad fiscal y reportó seiscientos cinco (605) procesos de jurisdicción coactiva.
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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1. EVALUACIÓN AL AREA DE CONTROL INTERNO 3.1.1. Evaluación a las actividades desarrolladas en la Oficina Asesora de
Control Interno de la Contraloría Departamental de Bolívar. En la Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008, a partir del mes de septiembre el señor Luis Anchique, es el encargado de apoyar a la entidad en la coordinación de la Oficina Asesora de Control Interno, para llevar a cabo auditorias, evaluaciones y seguimiento a todas las dependencias, emitir recomendaciones a los distintos procesos y procedimientos y evaluar la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Dentro de las actividades realizadas se encontraron las siguientes: Se realizó evaluación a la gestión desarrollada por las siguientes dependencias: Tesorería General, División Financiera y Presupuestal, Subcontraloría, Jurisdicción Coactiva, Control Posterior y la Oficina Asesora Jurídica, verificándose los compromisos adquiridos a través de los planes de acción adoptados en la vigencia evaluada, y de este resultado se emitieron recomendaciones muy puntuales, las cuales ayudaran al mejoramiento de la Contraloría Departamental. Se recomienda desarrollar visitas internas, basadas en el procedimiento establecido para ello, de tal forma que se discriminen y se demarquen cada una de las etapas: iniciando con la planeación, en esta etapa se deberán puntualizar los objetivos a desarrollar al momento de la visita a cada una de las dependencias, luego la etapa de ejecución donde se verificaran dichos objetivos y por ultimo una etapa de elaboración de informe tanto el preliminar como definitivo, para concluir con la suscripción de un plan de mejoramiento con sus correspondientes seguimientos. Se constató la realización de siete (7) comités de control interno dentro de las siguientes fechas: 8 de marzo, 16 de abril, 30 de septiembre, 30 de octubre, 2 de diciembre en el año 2008 y existen dos (2) que carecen de fecha. En las actas de los comités, se verificó que se le realizó seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Auditoria General de la Republica, se realiza constante seguimiento a la implementación del MECI y se verifica el avance del mismo, se revisa el cumplimiento de los informes de gestión entregados mensualmente por cada una de las dependencias, se realiza el respectivo seguimiento a las actividades que encierran cada uno de los planes de acción de cada dependencia, de igual forma dentro de estos comités se señalan puntos débiles que posee la entidad, a los
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cuales se recomienda identificar posibles soluciones para subsanar en el menor tiempo posible estas desviaciones presentadas. Las reuniones del Comité son espacios que deben ser aprovechados por la entidad para revisar, evaluar y adquirir compromisos con las diferentes áreas, para mitigar los riesgos internos y externos que afectan al ente y plantear posibles soluciones que deban ser evaluadas en las próximas reuniones, por lo que se recomienda hacer de estos comités una herramienta de control de las actividades más importantes dentro del desarrollo de las funciones de la entidad. De otro lado se verificó la presentación oportuna del Informe Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno ante el Departamento Administrativo de la Función pública, el día tres (3) de febrero de 2009 con el número de radicación 2190. Se verifico la realización de diez (10) arqueos de caja menor en las siguientes fechas: 3 de abril, 7 de abril, 8 de mayo, 30 de mayo, 27 de junio,16 de julio, 20 de noviembre, 28 de noviembre, 15 de diciembre y 29 de diciembre de 2008. Al final de la vigencia se vinculo a la entidad al señor Freddy Antonio Buelvas Solano a través de un contrato de prestación de servicios para apoyar a esta oficina en la realización de las actividades asignadas. Se recomienda que la oficina Asesora de Control Interno, siga perfeccionando los controles creados para un óptimo sistema de control interno en la entidad, y estar evaluando permanentemente a las dependencias, para optimizar los proceso y así constatar el cumplimiento de las funciones del ente de control fiscal del orden departamental. Avance en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Dentro del desarrollo de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), en la Contraloría Departamental de Bolívar, se verificó la existencia de actos administrativos y actividades adelantadas en las diferentes dependencias, de la siguiente manera: Dentro de los documentos que soportan los principios y valores éticos de la entidad se constató la existencia de un Código de Ética, el cual fue acogido a través de la Resolución No. 280 de fecha 12 de junio de 2006 y la Resolución No. 0281 del mismo mes y año donde se adopta el Código de Buen Gobierno. Existe además en la entidad un manual de funciones y competencias laborales el cual fue adoptado a través del Acto Administrativo 213 de fecha 8 de junio de 2007. Se verificó la existencia de un plan institucional de formación y capacitación,
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programa de inducción y reinducción, también un programa de bienestar y plan de incentivos. Dentro del elemento de estilo de dirección se encuentran suscritos planes de acción, donde se establecen los compromisos por niveles de responsabilidad, igualmente la entidad tiene su plan estratégico adoptado a través del acto administrativo No. 0121 de fecha 7 de abril de 2008 y el cual fue modificado a través del acto administrativo No 0848 de fecha 31 de diciembre de 2008, el cual contiene: misión, visión, principios y valores éticos, políticas de calidad y de desarrollo administrativo, objetivos corporativos, diagnostico de la entidad y estructura de la matriz estratégica. De igual forma se suscribieron acuerdos de Gestión, como también se han creado los diferentes indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en cada uno de los componentes. De igual manera se tiene definida la estructura organizacional y se han estructurado las caracterizaciones correspondientes a cada uno de los procesos. De otro lado se constató que se encuentran definidos los instrumentos para identificar, analizar y valorar los riesgos tanto internos y como externos que afectan a la entidad, identificados por procesos, como es la creación de un mapa de riesgos, como también se encuentra definida la política para la administración de los mismos. Del mismo modo en el manejo de la información primaria y secundaria dentro del sistema de información de la entidad, se tienen definidas las personas que hacen parte de la recepción y tramite, pero no se ha identificado como se debe archivar, bajo que lineamientos, como es el uso de las tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la Ley 594 de 2000. En cuanto a la información organizacional se tiene definida las políticas para el manejo de la comunicación informativa y manejo de medios de comunicación. En el subsistema de control de gestión se han definido elementos que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas en la entidad, haciendo efectiva las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos como son los siguientes elementos: indicadores y manuales de procedimientos. Además se han definido directrices claras para el manejo de los componentes de la información primaria, secundaria, sistemas de información y medios de comunicación, para tener en cuenta que estos componentes hacen parte fundamental de la operación de la entidad, ya que son insumos para la ejecución de los procesos y a su vez producto de los mismos. En el subsistema de control de evaluación encontramos el conjunto de componentes que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma
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permanente a través de la oficina asesora de Control Interno de la Entidad, la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejora. Este componente de autoevaluación durante la vigencia evaluada, se inicio su implementación, definiendo puntos de control que permite en cada área de la entidad medir la efectividad de los mismos en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Contraloría. Presentaron con oportunidad el informe ejecutivo anual de control interno y se encuentra diseñado un programa de auditorias interna. Además, se corroboró la elaboración de planes de mejoramiento institucional. Los subsistemas, componentes y elementos que hacen parte de MECI se encuentran implementados en su gran mayoría; sin embargo, para lograr los fines perseguidos se requiere promocionarlos y difundirlos para que sean adoptados y aplicados por todos los servidores de la entidad. 3.2. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA 3.2.1. Gestión Contable 3.2.1.1 Proceso Contable El análisis de los Estados Financieros reflejan la información resultante del proceso contable, las cifras fueron tomadas de los libros de contabilidad con corte a 31 de diciembre de 2008, contemplan los elementos relacionados con la medición de la posición financiera, económica, social y ambiental. Los libros oficiales de contabilidad del periodo evaluado, se sustentan en documentos fuentes, registran el cierre contable, revelan el origen de las operaciones y se encuentran debidamente aperturados por el Contralor Departamental y el contador. La estructura financiera de la Contraloría Departamental de Bolívar en la vigencia 2008 presentó el siguiente comportamiento: Activos. Los activos corrientes en la vigencia 2008 representan el 29.3% $473.199 miles de los activos totales $1.616.392 miles, siendo el rubro de Efectivo el de mayor incidencia dentro de estos activos por valor de $409.617 miles, le sigue el rubro de Deudores por valor de $63.582 miles.
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Los activos no corrientes representan el 70.7% de los Activos totales, donde se destaca la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo por valor de $635.103 miles, los Otros Activos corresponde a la suma de $508.090 miles. Cabe resaltar que el 3.9% de los deudores corresponden a cuotas de fiscalización y auditaje de vigencias anteriores, en este rubro la Contraloría está gestionando para la recuperación de estos saldos. Pasivo. Los pasivos corrientes de la entidad durante la vigencia 2008 representan el 100% del total de los pasivos $145.504 miles; las cuentas por pagar constituyen el 16% que equivale a $23.634 miles, las Obligaciones laborales y Seguridad Social representan el 76% por valor de $110.212 miles y Otros activos representan el 8% por valor de $11.658 miles. Patrimonio. El Patrimonio de la entidad en la vigencia 2008, presentó un valor de $1.470.888 miles, el cual en comparación con el periodo 2007 cuyo valor fue de $1.163.648 miles aumentó en la suma de $307.240 miles. Ingresos. En el periodo 2008, se obtuvo ingresos totales por $3.204.384 miles, que corresponden a los siguientes conceptos: Transferencias Departamentales por valor de $3.190.670 miles, y Otros Ingresos: por $13.714 miles, que comparado con el año 2007, que fue de $2.284679 miles, se incrementó en $919.705 miles. Cabe anotar que la Contraloría Departamental de Bolívar, reintegró a la Gobernación de Bolívar (tesorería) los Otros Ingresos por concepto de sancionatorios, rendimientos financieros, paz y salvo y las apropiaciones no utilizadas en la vigencia 2007. Gastos. Los gastos de la vigencia 2008, fueron de $2.846.336 miles discriminados así: Gastos de Administración $2.843.517 miles y Otros Gastos por $2.819 miles, confrontando los gastos del año 2008 con los del 2007 $2.238.293 miles se observa un aumento de $608.043 miles. Análisis y Resultado de la Auditoria. En la Contraloría Departamental de Bolívar al momento de realizar el trabajo de campo, se encontró que no se ha depurado en su totalidad el rubro de Deudores, estos corresponden a cuotas de Auditaje de vigencias anteriores, la entidad está haciendo la gestión para la recuperación de estos recaudos. Se constató que en la Contraloría Departamental de Bolívar, al momento de realizar el trabajo de campo, los libros principales (Libro Mayor y Libro Diario) a 31 de diciembre de 2008, se encuentran actualizados, archivados, foliados y
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registrados de acuerdo a la carta circular de la Contaduría General de la Nación que establece las normas relativas a los libros de contabilidad.
Se verificó en el trabajo de campo que la Contraloría Departamental de Bolívar suscribió el convenio con el Banco Davivienda, para realizar los pagos de Nóminas, cancelándose por medio de transferencia electrónica, los aportes parafiscales, y pagos de salud y pensión se realizan a través de la Planilla Única por medio de transferencia electrónica del banco Davivienda, los cuales se vienen desarrollando sin contratiempos hasta la fecha. En la vigencia 2008, la Contraloría registró mediante el programa Apolo Ultra la información contable, presupuestal y de tesorería, la nómina se lleva mediante el programa Zeus y la información de Almacén se lleva por medio de hojas de cálculo Excel, las cuales no garantizan total seguridad. Se evidenció que la entidad adquirió el software Apolo Ultra para el almacén y está funcionando desde Enero de 2009. En el Área de Contabilidad y Tesorería se encuentra el archivo de movimientos contables, documentos soportes y libros de contabilidad archivados, lo que garantiza su conservación. Cuentas Bancarias. En la revisión practicada a los saldos reportados en el formato 03 Información Financiera Cuentas Bancarias, se encontraron seis (6) cuentas, cinco (5) corresponde a los gastos de funcionamiento de la Contraloría y una (1) corresponde al recaudo de los fallos sancionatorios y de responsabilidad fiscal. La cuenta del Banco Colpatria, se encuentra inactiva por más de cinco años, se evidenció que se están haciendo las gestiones para cancelarla debido a que se encuentran embargadas, éstas cuentas están conciliadas y corresponden a los saldos presentados en el Libro Mayor y Balance. Caja Menor. Se constituyó mediante Resolución No. 0040 de enero 28 de 2008, por valor de $923 miles, contó con póliza de manejo vigente No. 1002210 de La Previsora S.A. se asignó como responsable de la misma a la señora Nacira Romero De La Ossa.. El fondo de la caja menor tuvo una rotación de quince (15) veces al año, lo que indica que en promedio cada veinticuatro (24) días se realizó un reembolso. Los reembolsos totales de la vigencia fueron de $9.911.069 (miles), ajustados al presupuesto de gastos de la vigencia 2008.
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Al revisar el libro auxiliar de caja menor se evidenció que este fue llevado y soportado con sus recibos de caja menor y sus facturas correspondientes. La legalización de la caja menor se hizo al cierre de la vigencia, según Resolución No.0787 de diciembre 26 de 2008. Garantía para el manejo de Fondos de Bienes de la Entidad. Se constató el aseguramiento de los bienes y fondos de la entidad en la vigencia 2008, con la Compañía de Seguros La Previsora S.A., según pólizas Nos. 1002748,1002880, 1002795, 1002210,1000221, 1006288 y 1006289. Retención en la Fuente y otros impuestos. La Contraloría Departamental de Bolívar, se encuentra al día con los pagos de retención en la fuente en la vigencia 2008. Es importante resaltar que durante esta vigencia las deducciones por salarios se efectuaron de conformidad con la Ley. Sostenibilidad del Sistema Contable. En la vigencia 2008 no se reunió el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Contraloría Departamental de Bolívar, teniendo en cuenta que habían hecho los ajustes y reclasificación en la vigencia anterior. Control Interno Contable. Existen situaciones contables en la Contraloría consignadas en el informe de control interno contable, que ameritan analizarlas y tomar decisiones, sobre algunas de las inconsistencias identificadas para hacer los ajustes necesarios. En cumplimiento de la Resolución No. 034 de enero 31 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, se realizó la evaluación anual del sistema de control interno contable correspondiente al período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008. El informe identifica debilidades y fortalezas, a su vez realiza recomendaciones como: • No se depuró en su totalidad el rubro de deudores. • Cuenta Inactiva y embargada con más de cinco años. • La Oficina de Control Interno, realizó evaluaciones a los procesos del área
financiera (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto), en las cuales se identificaron diversas inconsistencias, que dieron lugar a planes de mejoramiento, a los cuales se les efectúo el seguimiento de cumplimiento de las acciones correctivas. También se observó que el Contralor Departamental se apoya en los informes de la Oficina de Control Interno, para generar directrices a los Jefes de oficina y área.
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3.2.1.2. Gestión Presupuestal Aprobación del presupuesto. El presupuesto inicial de la Contraloría Departamental de Bolívar de la vigencia 2008, fue aprobado mediante Ordenanza 05 de diciembre 21 de 2007, por la Honorable Asamblea Departamental, y desagregado por el Contralor Departamental de Bolívar, mediante Resolución 001 del 1 de enero de 2008, por valor de $3.190.670 miles.
Tabla 3-1: Distribución del presupuesto de ingresos
(Cifras en Miles)
DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO INICIAL INGRESOS VIGENCIA 2008 Transferencias Departamental 3.190.670 TOTAL $3.190.670
Fuente: Información suministrada por la Oficina de Presupuesto de la Contraloría. En el proceso presupuestal se implementaron mejoras a los procedimientos internos, a la organización documental y soportes de los registros presupuestales que permitieron mejorar los índices de gestión y resultados, tal como se advierte en los componentes de este tema explicados a continuación. Modificaciones al presupuesto. En esta vigencia, igual que en la inmediatamente pasada se presentaron pocas modificaciones al presupuesto; se registraron dos (2) traslados mediante resoluciones Nos. 0219 03 de junio y 0629 del 04 de noviembre de 2008, por cuantía total de $361.074 miles, tal como se observa en la siguiente tabla:
Tabla 3-2: Modificaciones al Presupuesto (Cifras en miles)
Resolución Fecha Traslado 0219 3-06--08 134.000 0629 04-11-08 227.074
TOTAL $361.074 Fuente: Información suministrada por la Dirección Financiera y Contable de la Contraloría.
El presupuesto final de la entidad después de las modificaciones (Traslados) fue de $3.190.670 miles. Las modificaciones fueron soportadas con sus respectivos Actos Administrativos. El PAC de la vigencia fue adoptado mediante Resolución No. 0002 Enero 2 de 2008 y, como consecuencia de los dos (2)) traslados presupuestales, fue debidamente modificado en una (1) ocasión mediante la Resolución No. 0689 Noviembre 28 de 2008.
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Ejecución presupuestal de ingresos. Para predeterminar los Ingresos de la vigencia 2008, se tomó como base los ingresos corrientes de libre destinación certificados por el Secretario de Hacienda en cuantía de $101.269.7 miles, y la categorización del Departamento en tercera categoría, mediante Decreto 583 del 29 de octubre de 2007, expedido por parte del Gobernador Departamental. Del presupuesto definitivo de ingresos y gastos cuantificado en $3.190.670 miles, la entidad recaudó la suma de $3.190.170, es decir, que el porcentaje fue del 99,98%, quedando un saldo por recaudar de solo $499.998 miles, tal como se aprecia en la siguiente tabla:
Tabla 3-3: Presupuesto de Ingresos de la Contraloría Departamental de Bolívar Vigencia 2008
(Cifras en miles) Descripción Valor a
Recaudar Valor
Recaudado Saldo x Recaudar
Transferencias Dptal 3.190.670 3.190.170 0 Cuotas de Fiscalización 18.000 17.500 499.998 TOTAL $3.190670 $3.190170 $ 499.998
Fuente: Información suministrada por la Oficina de Presupuesto de la Contraloría Al cotejar el libro de Ingresos con los recaudos contables y la información rendida se comprobó la elaboración de comprobantes de caja, cuyos valores concuerdan con los registros contables y presupuestales. Ejecución presupuestal de gastos. De los compromisos por pagar constituidos por valor de $41.984 miles, mediante Resolución No. 0554 del 31 de diciembre de 2007 fueron cancelados $41.984 miles; es decir, que se canceló en su totalidad la obligación. El porcentaje de ejecución del presupuesto de gastos fue del 92.5% representado en compromisos por valor de $2.952.711 miles; quedando un excedente o saldo no comprometido de $237.959 miles, los cuales deben ser devueltos a la Tesorería Departamental de Bolívar. Del monto de los compromisos presupuestales se pagó la suma de $2.952.711 miles, al cierre de la vigencia no quedaron obligaciones pendientes. Cabe resaltar que en el trabajo de campo se constató que el saldo no comprometido fue devuelto a la tesorería Departamental según comprobante de Egreso No. 4410 de Octubre 23 de 2009 y Resolución No. 0845 de 31 de Diciembre de 2008.
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3.2.1.3. Austeridad en el Gasto La Contraloría presentó el siguiente comportamiento en la ejecución de los rubros que comprometen la austeridad en el gasto:
Tabla 3-4: Ejecución presupuestal de los rubros de austeridad en el gasto público
(Cifras en miles)
Concepto 2007 2008 Diferencia %
Viáticos y Gastos de Viaje 124.834 178.366 42% Mantenimiento y Rep Vehiculo 11.777 14.607 24% Impresos y Publicaciones 7.542 14.376 90% Combustibles 15.000 12.000 -20% Servicio Telefónico Fijo 24.491 21.427 -13% Telefonía Móvil 6.266 3.251 -49% Servicio Energía 26.875 29.019 7% Servicio Agua y Alcantarillado 8.091 15.438 90% Servicio de Gas 135 148 9% Servicios Técnicos 0 0 0 Honorarios 92.610 266.180 187% Materiales y suministro 99.704 94.588 -5% Capacitación 8.554 26.744 212% Bienestar Social 2.400 13.896 479% TOTALES 428.279 690.040 161%
Fuente: Información suministrada por la Oficina de Presupuesto de la Contraloría. De acuerdo a lo consignado en el cuadro anterior observamos que: • El 50% de los rubros se incrementaron por encima del IPC, excepto el de
energía, combustible, telefonía Fija y Móvil y material y suministros que se situaron por debajo de éste,
• El rubro que mayor incremento presentó fue el de Bienestar Social, • El rubro de Capacitación fue el que presentó el segundo mayor incremento,
superior al 212%, • El rubro de Honorarios se incremento en 187%, • Los rubros de impresos y publicaciones y Servicio de Agua reflejan un aumento
del 90% es decir casi el doble de lo gastado en el 2007, • El rubro de viáticos - gastos de viaje refleja un aumento del 42% de lo gastado
en el 2007, • El Rubro de Mantenimiento de Vehiculo refleja un aumento del 24% de lo
gastado en la vigencia anterior, • Los rubros Combustible, Servicio de Telefonía Fija y móvil, materiales y
Suministros están por debajo de IPC.
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Los rubros de austeridad en el gasto, en conjunto, superaron el 161% de incremento respecto de la vigencia 2007; es decir, que se situaron por encima del índice de precios al consumidor en más de 20 veces. Las entidades de control están llamadas a dar ejemplo de austeridad y racionalidad en la ejecución presupuestal, por ello, y a pesar de las justificaciones dadas por el equipo directivo respecto del notable incremento en estos rubros atribuibles al incremento en las actividades misionales de auditorías, visitas de campo para verificación de actividades de participación ciudadana, así como en la dotación y mantenimiento de equipos de cómputo , la entidad debe implementar una política de austeridad en el gasto, así como diseñar puntos de control como aplicativos del sistema de control interno en este tema, que permitan realizar un control y seguimiento frecuente y efectivo, especialmente en el tema de viáticos y Honorarios. Se concluye que se debe hacer uso racional y prudente de los recursos y sobre todo, se deben evaluar permanentemente los resultados y beneficios alcanzados por la Contraloría. 3.2.1.4. Gestión Macro Fiscal Análisis Financiero del Departamento de Bolívar y sus Entidades Descentralizadas.
La Contraloría Departamental de Bolívar presentó el informe sobre la situación financiera, económica y social de la Administración Central y las entidades sujetas de control, de acuerdo con la Ley 42 de 1993.
Este documento contiene los principales resultados de las Finanzas Públicas del Departamento en el 2008, acompañado de un análisis de los mismos, incluye las cifras del Departamento y de las demás entidades sujetas de control. La base de los análisis contenidos en el informe la conforman la contabilidad de ejecución presupuestal y las estadísticas fiscales del Departamento de Bolívar. Deuda Pública: Mediante Resolución No. 065 de septiembre 24 de 2007 la Contraloría Departamental de Bolívar, reglamentó la refrendación y registro de la deuda publica del nivel territorial y la expedición de los certificados de registro de deuda publica.
El saldo de la deuda pública en el periodo 2006-2008 del Departamento de Bolívar es el siguiente:
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Tabla 3-5: Deuda Publica Departamento de Bolívar (Cifras en miles)
Vigencia Saldo Deuda Publica 2006 58.398.319 2007 28.725.585 2008 27.132.503
Fuente: Contraloría Departamental de Bolívar
Evaluación Convenios de Desempeño: La Contraloría Departamental no evalúo convenio de desempeño a los entes sujetos de control en el periodo 2008, ya que estos no suscribieron planes de desempeño. Entidades en Procesos de Reestructuración Financiera Ley 550 de 1999 y en Liquidación: A 31 de diciembre de 2008 la Gobernación de Bolívar, los municipios de Magangue y Achí se encontraban en Proceso de Restructuración Financiera (Ley 550/99). A 31 de diciembre de 2008, se encontraron en Proceso de Liquidación las siguientes entidades: ESE Hospital de San Pablo de Cartagena, ESE Hospital Montecarmelo de El Carmen de Bolívar, ESE Hospital San Juan de Dios de Simití, ESE Hospital San Juan de Dios de Mompox, ESE Hospital San Juan de Dios de Magangue, ESE Hospital Universitario de Cartagena, Empresa de Servicios Públicos de El Carmen de Bolívar, empresa de Servicios Públicos de San Juan, Industria Licorera de Bolívar y Lotería de Bolívar. Certificación del Balance: En la vigencia 2008, la Contraloría Departamental de Bolívar, emitió dictámenes a los estados financieros de las entidades sujetas de control dando cumplimiento a la Ley 42 de 1993. 3.2.2. Gestión del Talento Humano La Contraloría Departamental de Bolívar, cuenta con una planta de cargos global, según ordenanza No. 02 de Febrero 19 de 2001, y ajustada según Ordenanza 016 del 26 de Diciembre del 2006, por medio de la cual se ajusta el Manual Especifico de Funciones y las competencias laborales para los empleos de la planta de cargos; es así que a diciembre 31 de 2008, el ente de control contaba con una planta de personal de cuarenta (40) funcionarios integrados de la siguiente manera:
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Tabla 3-6: Planta de Personal
Conformación Planta de Personal
No. % Asistencial 15 37.5 Técnico 0 - Profesional 21 52.5 Ejecutivo 0 - Asesor 2 5 Directivo 2 5 Totales 40 100
Fuente: Formato No 14 Rendición de cuenta Vigencia 2008 En cuanto al nivel de profesionales que conforman la planta de personal corresponde a veintiún (21)1 funcionarios, es decir el 52.5%, siendo un nivel bajo, los diecinueve (19) restantes corresponden a asesores, asistencial y directivos que equivale al 47.5%. Evaluación de las hojas de vida. En este tema se encontraron los siguientes hechos: Las hojas de vida de los funcionarios se encuentran bien organizadas y foliadas, con los documentos reglamentarios, tales como formato de hoja de vida de la Función Pública, soportes de estudios y experiencia laboral, documentos de identificación, resoluciones de vacaciones, de cesantías, formatos de inscripción al régimen de seguridad social, evaluaciones de desempeño para los funcionarios de carrera administrativa con sus respectivos formatos, no obstante lo anterior las carpetas no se encuentran organizadas en forma de libro, de tal manera que las actuaciones que se vayan surtiendo sean los últimos folios Distribución de funcionarios por actividades realizadas. Según el personal involucrado en las actividades misionales y de apoyo de la Contraloría Departamental de Bolívar, durante la vigencia 2008 presenta la siguiente distribución:
Tabla 3-7: Distribución del Personal por Actividades Realizadas
ACTIVIDADES REALIZADAS CANTIDAD %
Área Misional Control Fiscal (Auditorias, Revisión de Cuentas, Responsabilidad Fiscal)
23 57.5
Funcionarios del área administrativa 17 42.5 TOTAL 40 100
Fuente: Formato 14 rendición de cuentas Vigencia 2008
1 Sumatoria de los niveles profesional, asesor y directivo.
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De acuerdo con lo anterior en lo que respecta a la distribución de actividades se observa que el 57.5% de los funcionarios se dedica a labores misionales, siendo este un porcentaje adecuado si se compara con los funcionarios que realizan labores administrativas y financieras que es del 42.5%, toda vez que la mayor parte de los funcionarios están dedicados a la consecución misional de la entidad. Manejo de la nómina. En el ciclo de nómina intervienen la Dirección Administrativa y Financiera encargada de elaborar las novedades y pagos, finalmente es revisada por el Contralor Departamental, en este proceso no se detectaron irregularidades. Es de anotar que a cada uno de los funcionarios se le hace entrega de un documento en el que se consignan todos los valores devengados, descuentos, embargos y demás deducciones que se efectúan, colocando además la identidad del funcionario y cargo que ocupa. Parafiscales y Aportes a los Fondos de cesantías, salud y pensiones. En cuanto a los pagos por estos conceptos correspondientes al año 2008, se encuentran al día, según certificación expedida por la Directora Administrativa y Financiera de la entidad de control fiscal, corroborado por el funcionario de la AGR que se encargó de analizar la parte contable en esa Contraloría.
Respecto al oficio remitido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a la Contraloría General de la Republica, el cual se hizo extensivo por parte de la AGR a las Contralorías territoriales, relacionado con deudas por pago de aportes parafiscales, se corroboró que la Contraloría Departamental de Bolívar, canceló la suma de dos millones ochocientos trece mil doscientos once pesos ($2.813.211 pesos Ml), que adeuda al ICFB de aportes parafiscales de vigencias anteriores; lo anterior según certificaciones expedidas por el Jefe de recaudo de la Regional Bolívar del ICBF y que fueron entregadas a la comisión de auditoria. Vacaciones. Para esta vigencia se mejoró notablemente en la programación y disfrute de las vacaciones de cada uno de los funcionarios de la entidad, se constató que no se reemplazó a ninguno de ellos con contratistas o supernumerarios, sustentado esto con la certificación expedida por el Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera de la Contraloría Departamental de Bolívar. Capacitación, bienestar social y salud ocupacional. En materia de bienestar social la entidad de control fiscal, organizó diferentes programas de integración, como el taller para fortalecer las actitudes positivas de las relaciones interpersonales de los funcionarios de la entidad, celebración de cumpleaños de los funcionarios, celebración del día de la secretaria, en la cual se logró la integración de todos los funcionarios de la Contraloría; los costos de estas
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actividades fueron asumidos en su totalidad por la Contraloría Departamental de Bolívar, los cuales suman el valor de $15.718 miles.
Las actividades desarrollas se fundamentan en la necesidad de protección, promoción y prevención de salud de todos y cada uno de los funcionarios que conforman la entidad.
Respecto al programa de capacitación en la entidad durante la vigencia 2008, se llevaron a cabo programas de formación concentrados en su mayoría en el personal directivo, ejecutivo y en un menor grado en el personal profesional y asistencial por un valor de $8.375 miles, que incluye gastos de viaje, viáticos y en algunos casos valores de la capacitación. Carrera Administrativa. La Contraloría Departamental de Bolívar, adoptó, los criterios legales y las directrices establecidas por la CNSC, para la evaluación de desempeño laboral de los empleados de esa entidad de control fiscal. Se realizaron las evaluaciones durante la vigencia y en las cuales se observó que se suscribieron recomendaciones de mejoramiento para cada uno de los funcionarios. Viáticos: El señor Contralor Departamental de Bolívar Fabián Ochoa Sánchez y la Subcontralora de la misma entidad Lilia Castro Julio, incurrieron en una presunta falta disciplinaria establecida en el artículo 35 numeral primero de la Ley 734 de 2002. De acuerdo con lo establecido por el Gobierno Nacional en el Decreto 668 del 4 de marzo de 2008 suscrito por el Presidente de la República en unión con el Ministro de Hacienda y Crédito Público y el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante el cual desarrollaron las facultades conferidas por el legislador en la Ley 4 de 1992, solo es procedente legalmente reconocer y pagar viáticos a los empleados públicos de las entidades estatales; es decir, que no es procedente pactar, reconocer ni pagar viáticos a Contratistas, debido a que éstos no tienen el carácter de empleados sino de auxiliares de la administración pública. De conformidad con los lineamientos de los artículos 5 y 19 de la Ley 909 de 2004 los contratistas no hacen parte de la planta de empleos públicos de las entidades del estado y en consecuencia, no es posible pagarles, con los recursos del presupuesto público, gastos de manutención y alojamiento para desarrollar las actividades pactadas en los contratos. En los contratos números 040, 033, 042, 055, 054, 031, 061, 010, 052, 041, 034 y 004 se pactó el pago de los viáticos a los contratistas por parte del contralor y de la contralora encargada, lo cual indica que los contratantes se apartaron del procedimiento consagrado en la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007 y sus
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decretos reglamentarios para convenir el pago de viáticos a los mentados contratistas. Los contratistas a los cuales se les reconocieron y pagaron manutención y alojamiento y sus cuantías, fueron los siguientes:
Tabla 3-8: Pago Viáticos a Contratistas – Vigencia 2008
(Cifras en miles) CONTRATO CONTRATISTA VIATICOS 040 Mérida López Torres 3.324 033 Santiago Prens Yance 8.247 042 Ruperto Zúñiga Escobar 4.972 055 Richard Villafañe Ortega 4.057 054 Samuel Palacio Paez 3.144 031 Humberto Méndez Rojas 2.885 061 Elsa Pérez Ortega 1.890 010 y 052 Carlos Cuesta Yépez 700 041 Yolanda Wong Baldiri 2.136 034 Wilson Peinado 1.516 004 Juan Carlos Añoro 120
Fuente: Formato 13 rendición de cuentas vigencia 2008 y papeles de trabajo En conclusión dentro del proceso de Talento Humano en la Contraloría Departamental se dieron avances durante la vigencia 2008, relacionados con la liquidación de nomina, se realizaron ajustes en la recepción y el manejo de las novedades de nómina, se solicitó la programación de vacaciones por oficina, y se adoptó la entrega de comprobantes de pago de nómina a los funcionarios; así mismo se establecieron con el propósito de organizar el flujo de información y la consulta de documentos relacionados con el personal, la recepción de solicitudes por escrito de certificaciones con plazos de tiempo al personal retirado como el personal activo. 3.2.3. Gestión Contractual Durante la vigencia auditada, la Contraloría reportó cien (100) contratos por valor de $618.675 miles a través de la Contratación Directa, de los cuales, cuarenta y dos (42) corresponden a órdenes o contratos de prestación de servicios; diez (10) de ellos, el objeto del contrato fue la realización de auditorias que se programaron en el PGA de la vigencia 2008, en las órdenes de prestación de servicios Nos. 042 y 055 de 2008, se contrató a dos economistas para el ejercicio de estas labores, siendo que en la Planta de personal de la entidad existen siete (7) funcionarios con el mismo perfil profesional inclusive adscritos en la dependencia de Control Posterior en calidad de auditores, de lo anterior el Jefe de la Dependencia de Control Posterior expidió certificación donde así lo manifiesta, lo que
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presuntamente viola el artículo 32 de la Ley 80/93 y las normas de austeridad en el gasto público especialmente el artículo 3 del Decreto 2209/98, que señala: “los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán”, por lo que originaría una presunta responsabilidad disciplinaria. Manual de Contratación. La entidad adoptó un manual de contratación actualizado con la Ley 1150/07 y el Decreto 2474/08, a través de la resolución No 093 de Marzo de 2008, la cual modifica la Resolución No 0110 del 13 de marzo de 2003, de igual forma se profirieron durante la vigencia dos resoluciones más que modificaron el manual de Contratación de la Contraloría Departamental de Bolívar, las cuales fueron las Nos. 0297 y 0843 de 2008. En el proceso contractual participa la Oficina jurídica, Administrativa y Financiera, el Despacho y la dependencia donde se origina la necesidad. Plan de compras. No se adoptó el plan de compras por medio de un acto administrativo ni se hicieron las modificaciones con esa formalidad, solo fue elaborado el plan de compras con fundamento en las encuestas de necesidades por dependencias y en el cual mantuvo la planificación adecuada para la adquisición de los elementos de papelería, oficina y aseo, implementó el comité de compras, no suscribió varios contratos con un mismo objeto contractual, hizo los estudios de conveniencia y oportunidad en todos los contratos, emitió los conceptos jurídicos. En cuanto al cumplimiento de formalidades en la realización del proceso contractual de la Contraloría, se encontraron las siguientes irregularidades: • En el Contrato de prestación de servicios No 040, no se encontraron los
comprobantes de pagos realizados al contratista. • En los contratos Nos. 071 y 090 no se encontró el certificado de idoneidad de
acuerdo con lo establecido por el articulo 82 del Decreto 2474 de 2008, el cual debe expedir el respectivo ordenador del gasto y/o a quien se haya delegado para tal fin.
• En los contratos Nos. 079 y 095 no se encontró los informes de actividad del contratista, al igual que el certificado de idoneidad del mismo el cual debe expedir el ordenador del gasto.
• En la carpeta del contrato No. 092, no se encontró los pagos de salud y pensión, hoja de vida de la Función Publica, certificado de idoneidad del contratista y los informes de actividades.
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• En la Carpeta de los contratos Nos. 097 y 099, evidenció que este anexo los pagos de salud y pensión como los respectivos informes de actividades del contratista.
• No se encontró los informes de actividades en la carpeta del contrato No. 028. • En ninguno de los contratos celebrados se encontró concepto que debe emitir
la oficina jurídica de la entidad ni el control previo administrativo que debe ejercer el Sistema de Control Interno.
3.2.4. Evaluación de la Tecnología de Información Durante la vigencia 2008 la Contraloría Departamental de Bolívar en su planta tecnológica contaba con treinta y cuatro (34) equipos de computo propiedad de la entidad, ocho (8) computadores portátiles adquiridos por intermedio de la Auditoria General de la Republica a través del proyecto “Mejoramiento de la Calidad del Proceso Auditor” y uno (1) donado en comodato por la Contraloría General de la República. Además cuentan con diez (10) impresoras láser, dos (2) impresoras de tinta y cinco (5) matriz de punto. También poseen una (1) cámara digital, un (1) scanner, un (1) modem, tres (3) Router, un (1) Access Point propiedad de la AGR y cinco (5) switches (uno (1) de 8 puertos, uno (1) de 16 puertos y cuatro (4) de 24 puertos). Todos los equipos se encuentran en Red. Durante la vigencia 2008 la administración de los recursos informáticos, asesoría en el soporte de los equipos, así como interventoría en contratos que afecten los recursos tecnológicos de la entidad para apoyar al despacho del Contralor en la ejecución de la políticas institucionales, en cuanto a tecnología y los procesos misionales de la entidad en lo que se refiere a su área de conocimiento, estuvieron a cargo del señor Carlos Andrés Cuesta Yepes y al final de la vigencia se contrató al señor Cristian Franco Castillo. Se recomienda ser específico en las tareas que desarrolla durante la vigencia del contrato y las responsabilidades que tiene a cargo. En estos momentos el servicio de Internet lo proporciona Telefónica Telecom Banda Ancha 2Gb, la entidad posee una página Web: www.contraloriadebolivar.gov.co y tienen creado un correo electrónico institucional [email protected]. El servicio de arrendamiento de Hosting del sitio web de la entidad y el aplicativo de rendición de cuenta fiscal en línea para la vigencia analizada se encontró que estaba contratado con la empresa COLNODO durante diez (10) meses contados a partir del mes de febrero de 2008. El aplicativo de rendición de cuenta fiscal en línea no ha sido utilizado. Por otra parte se contrató con la empresa Voice & Market Soluciones Ltda para el rediseño y puesta en funcionamiento de la página WEB de la entidad.
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En la Contraloría Departamental, encontramos que para el manejo de las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería utilizaron la aplicación Apolo Ultra, a la que se le realiza backup diario. También se verificó que al final de la vigencia evaluada la empresa Zeus Tecnología S.A. fue la entidad que suministró y realizó la instalación del aplicativo tecnológico “ZEUS Nomina SQL” para la actualización del software que actualmente ejecuta la nomina de los funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar. Asimismo se adquirió a través de la empresa Apolo Systemas y/o RAUL LOMBANA HERNANDEZ, un aplicativo tecnológico para la gestión documental de la entidad, el cual ya se encuentra actualmente en funcionamiento. Durante la vigencia 2008, se suscribió un (1) contrato para realizar mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de computación ubicados en el área financiera de la entidad y se verificó otro contrato para el mantenimiento preventivo y correctivo a la planta de equipos de computación al servicio de la entidad y de los gabinetes donde se encuentra el cableado de los mismos lo que incluyó treinta (30) equipos y limpieza a dos (2) rack. En la entidad se adquirieron cinco (5) computadores con sus respectivas licencias Windows Vista Basic y Microsoft Office 2007 Basic y una impresora multifuncional F2180, este contrato fue por valor de $12.600.000, a además a través de la empresa Comercial Universo Limitada se obtuvo un Antivirus para la entidad con un cubrimiento de 40 usuarios KL4853NAFP, para un año de servicio, este contrato fue de $1.820.000. También se compro un servidor HP ara la red de sistemas de la entidad, debidamente licenciado por valor de $11.980.000. Para esta vigencia se han establecido políticas de seguridad de la información, que reposa en los equipos de cómputo, para cada uno de los funcionarios y de forma general, ya que en la vigencia anterior cada funcionario era responsable de la información que reposa en cada uno de los equipos. En conclusión la infraestructura tecnológica con la que cuenta la Contraloría Departamental de Bolívar es adecuada para el normal desarrollo de sus funciones en cada una de las dependencias. Evaluación del convenio de la AGR Suscrito con la Contraloría Departamental de Bolívar Dentro del proyecto “Mejoramiento de la calidad del proceso auditor a nivel nacional”, la Contraloría Departamental de Bolívar fue una de las entidades beneficiadas, por lo tanto fue objeto de estudio por parte de la comisión auditora. Las herramientas informáticas que hacen parte del convenio son: ocho (8) equipos portátiles HP y un (1) Acess point inalámbrico PoE DLINK DWL3200AP.
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Se verificó que la entidad tenía conocimiento del convenio suscrito con la AGR y se encuentra firmado y con todos sus anexos. Con relación a los equipos entregados se encuentran en condiciones físicas adecuadas y se estaban ubicados en las dependencias misionales de la entidad. Se comprobó la existencia de la póliza de seguro No. 1000221, la cual se encuentra vigente, están asegurados todos los equipos de computo involucrados en el convenio suscrito. Respecto a la implementación del software Sistema Integral de Auditoria –SIA- Modulo Rendición Electrónica de Cuentas - Contralorías, dentro de las etapas que la Contraloría ha iniciado para el proceso de adecuación del sistema, se encontró: • Se solicitó el perfil de la contraloría a la Auditoria General de la Republica, con
el usuario y la clave del administrador. Con relación a la implementación de esta herramienta se requiere mayor compromiso de la alta dirección y las dependencias involucradas en el proceso para cumplir las obligaciones adquiridas con la Auditoría General de la República en la cláusula TERCERA del convenio mencionado. 3.2.5. Controversias Judiciales La Contraloría Departamental de Bolívar, rindió en la cuenta para la vigencia 2008, sesenta y dos (62) Controversias Judiciales. Las controversias judiciales en contra de la entidad fueron atendidas por el Asesor Jurídico del despacho y un contratista quienes mantienen una adecuada vigilancia y atención a los procesos judiciales, han representado la entidad en la defensa de sus intereses, contestando las demandas, presentando alegatos y realizando los seguimientos adecuados de cada proceso ante los despachos judiciales.
Tabla No. 3-9: Estado de las Controversias Judiciales Cant. Tipo de acción Autoridad Judicial 44
Nulidad y Restablecimiento del Derecho
Tribunal Contencioso Administrativo y Juzgados Administrativos
16 Reparación Directa Tribunal Contencioso Administrativo
1 laboral Juzgado Único civil de Mompox 1 ejecutivo Juzgado laboral del circuito de Cartagena
Fuente: Papeles de trabajo de la auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría.
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De lo anterior, se determina como Fortalezas:
• Las controversias judiciales están organizadas por carpetas debidamente foliadas.
• Las hojas de rutas están actualizadas, • La Oficina de Control Interno practicó visita para verificar cumplimiento al
plan de mejoramiento suscrito con la AGR. • Para la vigencia no fue condenada la Contraloría en los procesos en los
cuales se dictaron sentencia.
Debilidades: • En las carpetas de las controversias de vigencias anteriores, no reposan el
poder otorgado por el nuevo Contralor Departamental al asesor jurídico, ni fotocopias de las piezas procesales más importantes.
• No se envía informe de las cuantías de las Demandas Contenciosas Administrativas al Departamento de Contabilidad de la Contraloría Departamental para su registro contable.
3.3. EVALUACION A LA GESTION MISIONAL 3.3.1. Control Fiscal 3.3.1.1 Evaluación del Proceso de Revisión de Cuentas El proceso de rendición de cuenta en la Contraloría Departamental de Bolívar durante la vigencia 2008, se encontraba reglamentado por la Resolución No. 0027 de enero 20 de 2004, por medio de la cual se estableció el procedimiento y demás informes necesarios para evaluar la gestión fiscal del Departamento de Bolívar. Posteriormente, mediante Resoluciones Nos. 0078 de marzo 10 de 2004 y 0564 de diciembre 11 de 2006, se hicieron modificaciones a la Resolución No. 0027 de 2004, mediante las cuales se relacionó información adicional para su presentación por parte de las entidades sujetas a control, la cual había sido omitida anteriormente. La periodicidad de la rendición de cuenta consolidada se encuentra establecida por la vigencia fiscal comprendida entre el 1º de enero al 31 de diciembre, cuyo término máximo para la presentación de la cuenta es hasta el 28 de febrero del siguiente año. Sin embargo, la Contraloría Departamental de Bolívar, mediante la Resolución No. 0065 de febrero 21 de 2008, prorrogó el plazo de la rendición de cuenta de la vigencia 2007 por diez (10) días hábiles, teniendo en cuenta lo
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establecido en el parágrafo del artículo 52 de la Resolución No. 0027 de enero 20 de 2004. Lo anterior, fue motivado según lo consignado por la entidad, porque la gran mayoría de las alcaldías municipales, no habían hecho el empalme o recibido la documentación necesaria para la presentación del informe de gestión de la vigencia 2007, por parte de las administraciones salientes. En el formato de rendición de cuentas, la Contraloría reportó la información de la siguiente forma: Vigencia 2008 En término 72 Extemporáneas 9 En el trabajo de campo se verificaron cuarenta y dos (42) cuentas que representan el 52% del total de las presentadas por las entidades sujetas a control de la Contraloría Departamental de Bolívar, obteniéndose los siguientes resultados: Vigencia 2008 En termino 35 Extemporáneas 7 Durante la vigencia se rindieron en total ochenta y un (81) cuentas, las cuales fueron en su totalidad no fenecidas y no rindieron cuenta, treinta (30) entidades. Teniendo en cuenta que los sujetos de control de la Contraloría son ciento once (111), se concluye que las cuentas rendidas en la vigencia 2008 representan el 73% del total de las entidades, siendo conveniente que la entidad de control fiscal, siga adoptando mecanismos para la oportuna rendición de las cuentas por parte de la totalidad de las entidades sujetas a control. La entidad practicó Auditoria Gubernamental con enfoque integral, a la información de la cuenta a través de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administraron los sujetos vigilados los recursos puestos a disposición y los resultados de su gestión en el periodo de enero a diciembre de 2007. Teniendo en cuenta que dicha revisión se hizo de los formatos y documentos anexos como soportes, es decir, sobre la información física presentada, la Contraloría Departamental de Bolívar conceptuó que esta situación no le permitió comprobar las operaciones que las entidades realizaron durante la vigencia fiscal 2007 ni verificar las cifras contenidas en los estados contables para establecer su
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razonabilidad, por tanto, el pronunciamiento fue de abstención para la totalidad de las cuentas presentadas. En lo referente a los procesos administrativos sancionatorios, se verificó en el trabajo de campo, la apertura de sesenta y siete (67) procesos administrativos sancionatorios por no rendición o extemporaneidad en la presentación de la cuenta, los cuales se encuentran radicados con los siguientes números 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132 y 133 de 2008. 3.3.1.2 Evaluación al Proceso Auditor. La Contraloría Departamental de Bolívar, tuvo bajo su vigilancia el mismo número de entidades que en la vigencia 2006; es decir, ciento once (111) entes cuyos presupuestos de gastos ejecutados ascendieron a la suma de $1.323.296.072 miles; de los cuales uno (1) pertenece al nivel central, sesenta y cinco (65) del nivel descentralizado, cuarenta y cuatro (44) de nivel municipal y un (1) ente especial. PGA. Cobertura, Ejecución y Resultados: en el plan general de auditorías definitivo programaron la realización de cincuenta y tres (53) auditorias de las cuales reportaron la ejecución de cuarenta y nueve (49); sin embargo, en trabajo de campo se comprobó que las auditorías ejecutadas con informes definitivos comunicados al finalizar la vigencia fueron sólo veintinueve (29), quedando 20 en ejecución, de las cuales comunicaron 9 informes en enero del 2009; es decir, que la entidad ejecutó en la vigencia veintinueve (29) de las cincuenta y tres (53) auditorías programadas para un cumplimiento real del 54,7%, lo cual refleja desmejora con relación al cumplimiento del PGA de la vigencia anterior que alcanzó el 92%. Con relación a la cobertura presupuestal y la relevancia de las entidades a las cuales se programaron y ejecutaron auditorias en el 2008, tenemos que desde el año 2007 la Contraloría Departamental de Bolívar, ha desmejorado en la cobertura presupuestal y la relevancia de las entidades que audita, debido a que solo ha realizado auditorias especiales y de seguimiento, no realiza auditorias integrales, ha dejado de aplicar control fiscal a sus principales sujetos vigilados como son: Gobernación, Iderbol, Asamblea, Universidad de Cartagena, Lotería de Bolívar entre otras, ha dejado de ejercer control fiscal sobre el manejo dado al proceso de contratación, al manejo presupuestal, financiero y contable en las entidades sujetas a su vigilancia, lo cual es preocupante si se tiene en cuenta el riesgo que estos hechos representan y que la realidad fiscal, financiera y contractual de las
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entidades públicas del departamento de Bolívar y la realidad social demandan un control fiscal y un seguimiento minucioso y oportuno. Esta situación no es coherente con el mayor gasto de viáticos registrado en esta vigencia, registrando un incremento superior al 45% con relación a la vigencia anterior representado en más de $53.000 miles. En cuanto a resultados del proceso auditor encontramos que: Suscribieron cuatro (4) planes de mejoramiento en la vigencia frente a nueve (9) de la vigencia anterior y a veintidós (22) en el 2006; es decir, que en este tema registra desmejora. En la vigencia comunicaron veintinueve (29) informes de auditorías, veintitrés (23) de ellas en meses anteriores a noviembre, lo cual le debió permitir la posibilidad de suscribir por lo menos un número igual de planes de mejoramiento. Reportaron el trasladado quinientos treinta y siete (537) hallazgos así: ciento cuarenta y cuatro (144) fiscales, ciento cinco (105) penales y doscientos ochenta y ocho (288) disciplinarios; pero en el trabajo de campo se detectó que los trasladados fueron ciento veintidós (122) en total, tal como se analiza en el subtema de Traslado de Hallazgos de este informe. La muestra de auditoria escogida fue de diez (10) procesos auditores relacionados con municipios, entes descentralizados, nivel central y puntos de control, que corresponden al 34% de los ejecutados en la vigencia. Se examinó el proceso auditor desde la fase de planeación, ejecución, hasta el seguimiento de los planes de mejoramiento. De lo anterior observamos que: - La Contraloría no programó realizar mayor número de auditorías respecto a la
vigencia anterior, - Adelantó veintinueve (29) de las cincuenta y dos (52) programadas, lo cual
representa el 54,7% de lo programado, - La cobertura temática de las auditorías fue sobre los recursos del Sistema
General de Participación y medio ambiente, - No se realizó control fiscal a temas que suscitan quejas y denuncias
ciudadanas y en los medios de comunicación como el proceso Contractual, manejo y estado fiscal de los municipios y entes del departamento, calidad de los servicios de salud y educación pública,
- El PGA del 2008 no se articuló con el plan estratégico diseñado y adoptado por el actual contralor mediante Resolución 0121 de 2008, en el cual formularon como Objetivo Corporativo: “Mejorar la cobertura del control fiscal en el Departamento”.
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El presupuesto de las entidades a las que la Contraloría Departamental de Bolívar practicó los 49 ejercicios auditores fue de $ 414.331.337 miles, lo cual representa el 31,4% del presupuesto total de las entidades vigiladas que asciende a $1.323.296.072 miles, esto refleja una baja cobertura del control fiscal aplicado en el Departamento. Fortalezas Del examen del proceso auditor observamos unas fortalezas relacionadas con el PGA –resultados y contenido de los informes-, así: De fondo: • Cumplieron con la evaluación de las líneas de auditoria y los procesos
programados en los memorandos de planeación, • Los argumentos de los informes y el contenido de los mismos es más crítico y
menos descriptivo, • Los hallazgos fueron soportados probatoriamente, excepto los fiscales en los
que no se anexaron las pólizas de seguros de amparo de manejo, pruebas de la calidad de gestores fiscales de los presuntos investigados ni las hojas de vida de la función pública de los mismos,
• Trasladaron los hallazgos de auditoría en formatos preestablecidos para ello, con oficios de traslado e identificando los hechos, soportes probatorios, causas, época de ocurrencia, presuntos responsables, monto del detrimento o faltante y normas infringidas,
De forma: • Establecieron una estructura unificada para todos los informes de auditoría, • Elaboraron memorandos de encargos para las auditorías adelantadas en los
que establecieron objetivos generales y específicos, líneas de auditoría y programaron los tiempos de ejecución del trabajo de campo.
• Realizaron mesas de trabajo de discusión en trabajo de campo, • Comunicaron a las entidades auditadas sobre la práctica de los ejercicios de
auditorías, • Comunicaron los informes preliminares de auditoría y concedieron a los entes
vigilados términos para la presentación de descargos, • Organizaron por carpetas los memorandos de planeación, los oficios de
comunicación de las auditorías, los informes preliminares, los planes de mejoramiento, las auditorías y los hallazgos de acuerdo a su naturaleza penal, fiscal, disciplinaria o sancionatoria.
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Debilidades
De fondo: • La fase de planeación de las auditorías presenta debilidades, debido a que no
tienen en cuenta los resultados de la revisión de las cuentas, ni identifican procesos o subprocesos de mayores riesgos,
• No evaluaron la gestión ni resultados como sistema de control fiscal en las auditorias que practicaron,
• No auditaron a las principales entidades del departamento de Bolívar, • Los hallazgos no están construidos con la identificación de las causas, efectos
y criterios y en algunos casos no adjuntan a los hallazgos fiscales las pólizas de seguros que ampararon la gestión fiscal de los presuntos responsables, ni las hojas de vida de la función pública de los mismos,
• El porcentaje de planes de mejoramiento suscritos es bajo, lo cual afecta la efectividad del control fiscal aplicado por la entidad, que debe reflejarse en un mayor número de acciones correctivas encaminadas a suprimir las causas de las deficiencias detectadas a través del proceso auditor o a disminuir los efectos de aquellas.
De forma • En la mayor parte de los ejercicios de auditoría de la muestra examinada, no
cumplieron los tiempos programados, esto dio lugar a que varios informes definitivos no se comunicaran al finalizar la vigencia. Al respecto el señor contralor y el director de Control Fiscal manifestaron que el retraso en la entrega de la correspondencia y dificultades en la entrega y búsqueda de la información en los municipios incidió significativamente en el cumplimiento de los tiempos de auditoría.
• Los papeles de trabajo no se encuentran organizados adecuadamente con referencias documentales.
Rendición de la cuenta: El formato No 20 no fue diligenciado en su totalidad debido a que el monto del presupuesto de gastos ejecutados de los Municipios de Marialabaja, Mompox, Calamar, Cicuco y Montecristo no fueron suministrados; respecto al formato 21 relacionaron equivocadamente veinte (20) procesos auditores en los cuales no hubo comunicación de informe definitivo dentro de la vigencia 2008 y reportaron el traslado de quinientos treinta y siete (537) hallazgos pero en el trabajo de campo se encontró evidencia de haber trasladado sólo ciento veintidós (122); es decir, el 23% de los reportados.
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En conclusión, el proceso auditor adelantado por la Contraloría Departamental de Bolívar presentó indicadores de gestión regulares por factores como: La cobertura del PGA dejó por fuera a los principales entes vigilados, desde hace dos vigencias no se audita a las entidades de mayor relevancia, complejidad y problemática social; aunque no se trasladaron la mayor parte de los hallazgos configurados, los trasladados se incrementaron en aproximadamente un 100% respecto a la vigencia 2007; hubo disminución en el número de informes definitivos comunicados y de planes de mejoramiento suscritos; se mejoró el contenido de los informes debido a que los argumentos son más críticos y menos descriptivos y se mejoró la organización de los documentos generados en el proceso auditor. 3.3.1.2.1 Control Fiscal Ambiental
La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008, ejecutó veinticinco (25) auditorias ambientales en las modalidades de seguimiento (dos) y especiales (23). En el trabajo de campo, se tomó una muestra de ocho (8) informes de auditorias que representan el 30% de los cuales dos (2) corresponden a auditorias gubernamentales con enfoque integral de seguimiento línea medio ambiente a los municipios de Simití y Santa Rosa del Sur, mientras que las seis (6) restantes son auditorias gubernamentales con enfoque integral modalidad especial línea medio ambiente a los municipios de Calamar, Arroyohondo, Pinillos, Turbana, San Estanislao y Soplaviento. Fase de Planeación. Revisada esta fase se puedo constatar que se presenta incumplimiento de los tiempos establecidos siendo necesario implementar acciones que permitan identificar en la etapa de planeación la duración de las diferentes etapas del proceso auditor y darle cumplimiento. Fase de ejecución y elaboración de informe. En los informes de auditorias de modalidad especial línea medio ambiente se evaluaron aspectos como la organización administrativa para la gestión ambiental, instancias y competencias en materia ambiental, formulación y ejecución del esquema de ordenamiento territorial o plan de ordenamiento territorial en lo relacionado con el medio ambiente, formulación y ejecución del plan de desarrollo municipal en la parte ambiental, gestión en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua, alcantarillado, residuos sólidos, gestión en la prevención y atención de emergencias y salud publica en la vigencia fiscal enero 1 a diciembre 31 de 2007. De la revisión de los informes se puede evidenciar que si bien la Contraloría utiliza una estructura uniforme para su elaboración, su contenido es plasmado en forma general, no teniéndose en cuenta las particularidades propias de cada entidad evaluada, siendo necesario que se especifique y se caracterice según la entidad auditada los hechos que se presentan. Para ello, la Contraloría entre otros
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insumos cuenta con un cuestionario elaborado para la recolección de información ambiental de los municipios del departamento. En los informes de auditorias de seguimiento se verificó el cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos así: En la Auditoria Gubernamental con enfoque integral de seguimiento Medio Ambiente a la Alcaldía Municipal de Simití, se suscribió un plan de mejoramiento donde se identificaron nueve (9) observaciones de las cuales se verificó por parte de la Contraloría un cumplimiento del 67% de las actividades comprometidas. Mientras que en la Auditoria Gubernamental con enfoque integral de seguimiento Medio Ambiente a la Alcaldía Municipal de Santa Rosa del Sur, se identificaron en el plan de mejoramiento nueve (9) observaciones de las cuales se cumplió el 90% de las actividades comprometidas. Resultado de la Revisión de la documentación del proceso auditor. En el trabajo de campo se verificó que se elaboraron memorando de encargo, cronograma de actividades, oficio comunicando a la entidad la realización de la auditoria, sin embargo en algunas de las carpetas revisadas los documentos soportes no se anexaron en su totalidad y/o no se encuentran debidamente firmados por las personas que intervienen en su elaboración. Asimismo, no se encontró evidencia de los descargos presentados por las entidades sujetas a control. Es pertinente que la Contraloría realice un adecuado archivo en orden cronológico de la totalidad de los documentos soportes del proceso auditor y verifique que se encuentren debidamente firmados en aras de garantizar la custodia y veracidad de la información. Planes de Mejoramiento. En el año 2008 fueron remitidos dos (2) planes de mejoramiento por las Alcaldías Municipales de Santa Rosa Norte y Turbana mientras en el año 2009, fueron once (11) con las Alcaldías Municipales de Margarita, San Estanislao, Calamar, Arroyohondo, San Jacinto, Talaigua Nuevo, San Fernando, San Martín de Loba, Arjona, Hatillo de Loba y El Guamo. La Contraloría realizó seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento mediante la realización de dos (2) auditorias gubernamentales con enfoque integral de seguimiento medio ambiente a los municipios de Simití y Santa Rosa Sur de Bolívar. Entre otras actividades ambientales desarrolladas por la Contraloría Departamental de Bolívar, a través de la Oficina de Participación Ciudadana se constató en el trabajo de campo la realización de la Jornadas Cívico Ambientales en los municipios de Santa Catalina, Calamar, y San Juan Nepomuceno, sobre temas relacionados con el medio ambiente en procura de fortalecer el control fiscal participativo y colaborar con las comunidades en acciones concretas de promoción
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y protección medioambientales, las cuales buscan mejorar su calidad de vida y beneficiar el medio ambiente. Para esta vigencia la Contraloría, realizó el informe anual presentado ante la Asamblea Departamental de Bolívar, sobre el Estado de los Recursos Naturales y el Medio Ambiente del Departamento de Bolívar. Este documento presentó una visión sectorial en los municipios de la entidad territorial departamental, examinando con especial énfasis los recursos naturales (suelo, aire, agua, fauna y flora), evaluación de la organización administrativa para la gestión ambiental, evaluación de las competencias en materia ambiental, evaluación del esquema de ordenamiento territorial o plan de ordenamiento territorial y la formulación y ejecución del plan de desarrollo municipal, evaluación de la gestión ambiental en la prestación de los servicios públicos domiciliarios (agua potable, alcantarillado, residuos sólidos), matadero municipal, evaluación de la gestión del comité de atención y prevención de emergencias y evaluación de la gestión en materia de viviendas de interés social. Teniendo en cuenta los anteriores resultados y calificando los doce (12) subprocesos que integran la gestión ambiental que desarrollan las Contralorías, como lo señala el Manual del Proceso Auditor 2.0 expedido por la Auditoria General de la República, la entidad obtuvo un promedio del 78.3%, que muestra un nivel de satisfacción de “aceptable” y de “existencia media” del control fiscal que debe realizar. En general, se puede afirmar que la Contraloría esta cumpliendo con su función en materia de control fiscal ambiental, conforme a lo señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993 en lo relacionado con la evaluación de la gestión. Debilidades: • Incumplimiento de los tiempos establecidos en el memorando de planeación
para las diferentes etapas del proceso auditor, • Las carpetas soportes del proceso auditor no se encuentran adecuadamente
archivadas, si se tiene encuentra que algunos documentos no fueron anexados mientras que otros no se encuentran debidamente firmados,
• La Contraloría utiliza una estructura uniforme para la elaboración de los informes ambientales, sin embargo, el contenido de los mismos es plasmado en forma general.
Fortalezas: • La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008 ejecutó un
número representativo de auditorias ambientales (en total 25),
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• Se desarrollaron actividades ambientales a través de la Oficina de Participación Ciudadana entre las cuales se encuentran las Jornadas Cívico Ambientales en los municipios de Santa Catalina, Calamar y San Juan Nepomuceno, donde se realizaron charlas educativas con la participación de la ciudadanía sobre temas relacionados con el medio ambiente además de acciones concretas de promoción y protección medioambientales,
• La entidad elaboró un cuestionario para la recolección de información ambiental de los municipios del departamento de Bolívar.
3.3.1.2.2 Evaluación al Patrimonio Cultural La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008, no ejecutó auditorias al patrimonio cultural material e inmaterial que permitiera evaluar en términos financieros, de gestión, de calidad, de resultados o de legalidad, el ejercicio del control fiscal por parte de las entidades sujetas a control. Lo anterior, muestra incumpliendo del punto 16 del plan de mejoramiento suscrito con la Auditoria General de la República como resultado de la auditoria integral practicada a la vigencia 2006, el cual es objeto de evaluación en esta vigencia . La entidad presentó en el trabajo de campo explicaciones mediante oficio de fecha octubre 29 de 2009 donde consigna que “en cumplimiento del plan de mejoramiento que se suscribió para la vigencia 2007, donde quedó contemplado que se incluyera en el PGA 2008, la auditoria de impacto al Patrimonio Cultural, la Contraloría Departamental de Bolívar, efectivamente la programó para realizarla en octubre de 2008”. Asimismo, en el oficio hacen referencia a la solicitud de colaboración a la Auditoria General de la República, para llevar a cabo la auditoria bajo los parámetros establecidos para el desarrollo de auditorias al patrimonio cultural sin que hubiese sido posible según lo consignado por la Contraloría concretarse dicho apoyo, por lo que se reprogramó para desarrollarse del 3 de noviembre al 28 de diciembre de 2009. Teniendo en cuenta lo anterior y una vez revisados los oficios remitidos a las diferentes alcaldías del departamento en octubre de 2008, donde se solicitaba las ejecuciones presupuestales de manera discriminada de ingresos y gastos de los sectores cultura y deporte de las vigencias 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008 hasta el mes de octubre, se puede afirmar que la Contraloría si bien adelantó acciones tendientes al desarrollo de auditorias al patrimonio cultural no ha cumplido con su ejecución.
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3.3.1.2.3. Evaluación al Control a los Recursos de Salud La Contraloría en desarrollo de su plan general de auditorias para la vigencia 2008 programó cinco (5) auditorias en salud a entidades de ese sector: ESE Hospital Local del Municipio de Tiquisio, ESE Hospital Local del Municipio de Turbaco, ESE Giovanni Cristinni de El Carmen de Bolívar, además la Contraloría realizó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial en la Gobernación de Bolívar – Secretaria de Salud Departamental, en la cual se auditó: Asignación y distribución de recursos del Sistema General de Participaciones, recursos propios y otros recursos destinados a financiar el Fondo Departamental de Salud, examinándose el monto total de los recursos asignados por cada fuente de financiación, a cada uno de los componentes y su incorporación en el presupuesto durante la vigencia de 2007. La línea de ejecución de recursos consistió en la evaluación de los procesos presupuestal y contractual del componente prestación de servicios de salud a la población pobre, no cubierta con subsidios a la demanda para la vigencia del 2007 y los Recursos del 4.01% para la Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad en el Régimen Subsidiado. En las auditorias ejecutadas a las entidades de salud, mencionadas se desarrollaron las siguientes líneas de auditoría: Asignación, distribución y ejecución de recursos, examinándose el monto total de los Recursos del Fondo Local de Salud, Propósito General y Otros Recursos, asignados por la Nación, a través del Sistema General de Participaciones, Transferencias Nacionales, Departamentales, Recursos del Balance, Recursos Propios, ETESA, FOSYGA y la incorporación de los mismos al presupuesto de los entes territoriales. Evaluación formal: Los memorando de planeación puesto a disposición del grupo auditor, no estipula claramente los periodos en el cual se realizaran las fases del proceso auditor, no determinan las fechas en las cuales debe de cumplirse la totalidad del proceso auditor. En cuanto a la Auditoria Integral Modalidad especial en la Gobernación de Bolívar – Secretaria de Salud Departamental, el informe preliminar fue comunicado el 25 de septiembre del 2008 y el definitivo el 2 de diciembre 2008; Como producto de esta auditoría se configuró cinco (5) hallazgos fiscales por cuantía de $4.800.231 miles, veintiún (21) hallazgo disciplinario, treinta (30) administrativos y cuatro (4) penales. Por falta de un orden cronológico en el traslado de hallazgo en el informe definitivo, se encontró como debilidad el no traslado oportuno de uno (1) de los hallazgos encontrados en el proceso auditor.
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En este ejercicio auditor no se implementó el mapa de riesgos o la identificación de las áreas críticas de la entidad, no se cumplieron los términos programados en el memorando de encargo; para analizar los descargos y liberar el informe definitivo la entidad ocupó más de 2 meses. En cuanto a las demás auditorias en salud programadas, realizaron el trabajo de campo pero los informes no se comunicaron en las fechas estipuladas, incumpliendo con la programación del proceso auditor. Evaluación de fondo: De las auditorias analizadas en el trabajo de campo se observó que enfocaron el control sobre las áreas de la disposición de los recursos de la salud. Se cumplió con la evaluación de los procesos programados, se formularon argumentos críticos. Atendiendo la trascendencia del tema de la salud en el Departamento del Bolívar y la situación en que se encuentra no se debió dejar por fuera del control fiscal en temas esenciales como el comportamiento y gestión de las ESE frente al subsidio a la demanda (régimen subsidiado), ni la calidad de tales servicios, oportunidad del servicio de salud que se presta en el Departamento, no se aplicó el análisis de la gestión y resultados de los servicios prestados por la entidad, lo que conlleva a que no se conozca por parte del ente de control y de la ciudadanía en general la oportunidad, calidad y eficacia de la labor misional de la secretaria de Salud ni de las E.S.E’s, auditadas.
Debilidades del proceso auditor en salud: Inadecuado archivo de los documentos del proceso auditor en cuanto a las etapas, comunicaciones, papeles de trabajo, no se archivan en forma de libro, ni cronológicamente Se observó en el trabajo de campo que los traslados de los hallazgos son realizados por contratistas, que acompañaron el proceso auditor, labor que deben desarrollar los auditores de planta de la Contraloría. Además los traslados de hallazgo a Procesos de Responsabilidad Fiscal son enviados sin el material probatorio adecuado, como la póliza de manejo, carácter de funcionario publico, como la Resolución de nombramiento, acta de posesión, fotocopia de la declaración de bienes, fotocopia de la hoja de vida , y en algunos casos no se identifica la última dirección del investigado, documentos que orientan la investigación, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los investigados.
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3.3.1.2.4. Evaluación a la Gestión de Traslados de Hallazgos La Contraloría reportó el traslado de mil ciento cincuenta y dos (1.152) hallazgos correspondientes a ciento cuarenta y cuatro (144) fiscales, ciento cinco (105) penales y doscientos ochenta y ocho (288) disciplinarios, de igual forma reportó seiscientos quince (615) hallazgos administrativos. La determinación, análisis y calificación de los hallazgos se hace en mesas de trabajo en las que los auditores participan con el coordinador de auditoria y el Jefe de Control Posterior de la entidad. Los hallazgos son trasladados por el despacho del Contralor. El traslado de los hallazgos, no se hace en forma oportuna ya que una vez configurados se demoran mas de un (1) mes para hacerlo; en lo concerniente al seguimiento de los mismos se encontró que no llevan carpetas independientes para este propósito y que esta labor es muy incipiente, pues no se realiza sobre la totalidad de los hallazgos trasladados y frente a las respuestas ofrecidas por las autoridades competentes la Contraloría, no procesa la información. Se recomienda implementar mecanismos de control que permitan efectuar los traslados en un menor tiempo, responsabilizar a una dependencia para que ejerza el control sobre el seguimiento de la totalidad de los hallazgos trasladados. Se constató que no se trasladaron en la vigencia auditada, la totalidad de los hallazgos reportados en la cuenta, pues sólo se encontró evidencia del traslado de sesenta y siete (67) hallazgos a la Procuraduría existiendo una diferencia respecto a lo reportado en doscientos veintiún (221) hallazgos disciplinarios, treinta (30) de ciento cuarenta y cuatro (144) hallazgos fiscales reportados en la cuenta y veinticinco (25) de ciento cinco hallazgos penales. Frente a esta circunstancia la entidad de control fiscal es pertinente que aclare esta situación y soporte documentalmente los traslados de hallazgos restantes, con el propósito de establecer responsabilidad si hay lugar a ello por inconsistencias en la rendición de la cuenta o por omisión en el deber de efectuar el traslado de los mismos. 3.3.2. Evaluación a la Gestión de Participación Ciudadana En la vigencia 2008, se recepcionaron entre quejas, denuncias y derechos de petición, ciento sesenta y cinco (165) las cuales fueron recibidas a través de correo, medios de comunicación, de forma personal y/o línea telefónica. De estas siete (7) fueron archivadas por improcedente, quince (15) se les dio respuesta directa, ciento nueve (109) fueron trasladadas a la Dirección de Control posterior, veintinueve (29) fueron trasladadas a otras entidades, dos (2) se les inició indagación preliminar y a tres (3) se les aperturó proceso de Responsabilidad Fiscal. De estas quejas, denuncias y derechos de petición se tomo una muestra
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en el trabajo de campo de treinta y tres (33) de las cuales se pudo evidenciar que trece (13) fueron trasladas a otras entidades, seis (6) se les dio respuesta directa, once (11) fueron gestionadas por la división de control posterior y tres (3) a la División de Acciones Fiscales. De otro lado las quejas, denuncias y derechos de petición son archivados en carpetas individuales donde reposan todos los documentos que hacen parte de la trazabilidad de las mismas, desde su recepción, el traslado inicial que se le da, como la respuesta al quejoso ya sea parcial o definitiva, además se lleva un registro en Excel con sus actuaciones respectivas. De la atención y trámite dado a cada una de estas quejas se pudo constatar que estas son recepcionadas de forma adecuada, en los comités de participación ciudadana se les define el primer impulso a las mismas, y estas son acatadas de forma oportuna, sin embargo encontramos que no se le realiza seguimiento pertinente a cada una de ellas. Hay que tener en cuenta que en esta oficina durante la vigencia 2008 existía solo un funcionario encargado del manejo de las mismas, lo que muestra que por el gran volumen de las quejas en algunos casos no se realizaba un tramite y/o seguimiento acertado, por esto se recomienda involucrar a otros funcionarios que faciliten el desarrollo normal de las mismas y además coadyuven en el impulso adecuado de estas. Durante la vigencia 2008, se verifico contra las actas la realización de once (11) comités de quejas y denuncias, de fechas: 29 de enero, 29 de febrero, 25 de abril, 9 de junio, 27 de junio, 30 de julio, 22 de agosto, 25 de septiembre, 30 de octubre, 28 de noviembre y 30 de diciembre de la vigencia evaluada. Dentro del desarrollo de estos comités se designa el funcionario o dependencia a la que se le realiza el traslado para su respectivo tramite, como también se decide la orientación de alguna queja. En el acta No 2 de fecha 29 de febrero de 2008, se informan las debilidades que existen dentro de la entidad en cada una de las dependencias para el manejo de las mismas. Como también se enuncian los diferentes inconvenientes que se han presentado para el normal desarrollo de las mismas y se proponen soluciones a estos problemas, por lo que se recomienda tomar los correctivos necesarios y que sean evaluados en los comités posteriores para asegurar que estos sean corregidos en su totalidad. En cuanto a los mecanismos implementados en la Contraloría Departamental de Bolívar se realizaron tres (3) Jornadas Cívico Ambientales en los municipios de Santa Catalina, Calamar y San Juan Nepomuceno, las cuales fueron realizadas conjuntamente con otras entidades como son: CARDIQUE, ARMADA NACIONAL, IDERBOL, SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL, POLICIA NACIONAL, PERSONERIAS Y ALCALDIAS MUNICIPALES. En la ejecución de estas jornadas se realizaron charlas sobre diferentes temas como: control social y participación
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ciudadana, preservación del medio ambiente, siembra de árboles, recolección de materiales inservibles en patios, recuperación del parque, limpieza de arroyos, recolección y siembra de peces larvíboros, jornada de vacunación de personas, animales caninos y felinos, recuperación de los parques de las cabeceras municipales, brigadas de salud, de estas actividades se encontraron evidencias durante el trabajo de campo. Asimismo durante el desarrollo de estas jornadas se realizaron foros en temas específicos dirigidos a veedores y ciudadanía en general. De estos mecanismos implementados se pudo corroborar mediante material fotográfico la participación de la ciudadanía en estos eventos. 3.3.3. Gestión Misional Respecto a las Indagaciones Preliminares, Procesos
de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios
3.3.3.1 Evaluación a los Procesos de Responsabilidad Fiscal La actividad misional encaminada a determinar la responsabilidad fiscal por el detrimento del erario público de las entidades territoriales del orden municipal y departamental, la desarrolla la Contraloría Departamental de Bolívar a través de la División de Acciones Fiscales. 3.3.3.1.1 Indagaciones Preliminares La Contraloría a través de la Oficina de Acciones Fiscales para la vigencia 2008 reportó cuarenta y cuatro (44) indagaciones preliminares, de las cuales se tomaron como muestra de auditoria doce (12), que representan el 30% de la totalidad. De las escogidas en la muestra, se archivaron tres (3) y pasaron para procesos de responsabilidad fiscal, cuatro (4) y en tramite cinco (5). El siguiente cuadro muestra el estado de las indagaciones preliminares 2008:
Tabla No. 3-10: Estado de las Indagaciones Preliminares (Cifras en miles)
Indagaciones Preliminares N° % Cuantía Originaron proceso de responsabilidad fiscal. 4 33 415.711.384 Archivadas por no mérito 3 25 ND Archivadas por pago 0 0 0 En tramite 5 42 326.683.990 Total 12 100 742.395.374
Fuente: Papeles de trabajo de la auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría.
Fortalezas: • El recurso humano con el que cuenta es suficiente, tiene el perfil adecuado,
las cargas laborales son equitativas, recursos físicos y tecnológicos adecuados,
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• Las decisiones de archivo en las indagaciones fueron consultadas oportunamente, el grado de consulta de cada una de ellas se surtió en el término establecido.
Debilidades:
• Hallazgos. Los traslados de hallazgos del proceso auditor no son soportados, no se aportan las pólizas de amparo, funciones de los investigados, acta de posesión, numero de cedula, domicilio del investigado, entre otros.
• Pruebas.Se encontró debilidades en el soporte del acerbo probatorio para fundamentar el auto de apertura de las Indagaciones Preliminares, ya que no se dicta auto, que ordene el traslado de las pruebas determinadas en el proceso auditor.
• Se implementaron correctivos para darle cumplimiento al articulo 39 de la Ley 610 en cuanto a los términos procesales de tal manera que se redujo el término de sustanciación procesal de la Indagaciones Preliminares, no obstante lo anterior, se encontraron algunas que fueron decididas después de los seis meses que indica la ley.
3.3.3.1.2 Procesos de Responsabilidad Fiscal En ésta vigencia fueron reportados en la cuenta ochenta y tres (83) procesos de responsabilidad fiscal de los cuales se tomó una muestra de veinticinco (25) procesos equivalente al 30%. El siguiente cuadro muestra el estado de los procesos de responsabilidad fiscal analizados en la vigencia 2008:
Tabla No. 3-11: Estado de los Procesos de Responsabilidad Fiscal (Cifras en miles)
Procesos de Responsabilidad fiscal revisados (25) No % Cuantía Fallados Con Responsabilidad fiscal 5 20 203.617 Fallados Sin Responsabilidad Fiscal 3 12 6.184.648 Archivados por No Mérito 5 20 776.542 Archivados por Caducidad 0 0 0 Archivados por Prescripción 0 0 0 Archivado por Pago 0 0 0 En tramite 12 48 17.761.790 Total 25 100 24.926.597
Fuente: Formato No 17 de la rendición de cuenta vigencia 2008 y papeles de trabajo auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría Departamental de Bolívar.
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Para la vigencia fiscal 2008 la División de Acciones Fiscales estuvo conformado por cuatro (4) profesionales del área del derecho, y un contratista de la rama del derecho. Control de Legalidad. Se observa mejoramiento en el cumplimiento en los términos previstos en la Ley 610 de 2000 para realizar el trámite de las Indagaciones Preliminares y de los Proceso de Responsabilidad Fiscal, se surte el grado de consulta a los procesos archivados Se garantiza el debido proceso y su trámite se adelanta con sujeción a los principios establecido en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política. Control de Gestión. Se verificó que los hallazgos trasladados y las quejas de los ciudadanos enviadas a Indagaciones preliminares y Procesos de Responsabilidad Fiscal fueron iniciados oportunamente, provenientes de irregularidades manifiestas. En cuanto a la vinculación del garante, algunas compañías fueron vinculadas en algunos procesos. Durante las investigaciones se realizan estudio de bienes. En cuanto a fallos con responsabilidad fiscal de la vigencia, se pudo verificar que fueron reajustados a valores presentes, y enviados oportunamente para el cobro coactivo, además se envió informe al Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General y a la Procuraduría General de la Nación, obligación establecida en el articulo 48, numeral 57 de la Ley 734 de 2002. Control de Resultado. De los ochenta y tres (83) procesos reportados para la vigencia 2008, profirió nueve (9) Fallos con Responsabilidad Fiscal, por una cuantía de $ 4.997.493 miles. Los expediente se encontraron debidamente foliados, su guarda y custodia es la adecuada. Debilidades: • Traslado de Hallazgos. En los traslados de hallazgos no se aportaron todos
los documentos soportes como la dirección actual, la hoja de vida, funciones y la póliza que ampara la gestión del funcionario.
• Recaudo de las Pruebas. Es de gran importancia para el proceso de Responsabilidad Fiscal las pruebas, las cuales deben ser allegadas o aportadas al proceso, para dar certeza del daño causado al detrimento patrimonial y de la responsabilidad del investigado. En algunos autos de
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apertura de los procesos de responsabilidad fiscal no se relacionan las pruebas determinadas en los hallazgos, las cuales deben servir de soporte en los procesos.
• Notificaciones. No se anexa al proceso copia del soporte de la guía del correo certificado, donde consta que el investigado recibió la citación, para que se presente a notificarse personalmente, y si no lo hace, se continua el tramite para notificarlo por edicto.
Seguimiento al Cumplimiento al Plan de Mejoramiento: En términos generales la Contraloría cumplió las acciones de mejoramiento y las acciones en relación con los fallos de responsabilidad fiscal, se verifico que se están expidiendo los oficios para las investigaciones de bienes de los presuntos responsables, las decisiones de archivo se están consultando, se están vinculando a las compañías aseguradoras. 3.3.3.1.3 Procesos Administrativos Sancionatorios En el trabajo de campo se encontró que la Contraloría, adelantó ciento treinta y seis (136) procesos sancionatorios durante la vigencia 2008, de los cuales aperturó sesenta y siete (67) contra los representantes legales de entidades vigiladas que no rindieron cuentas e informes en la vigencia 2007, en atención al compromiso suscrito con la Auditoría General de la República en el plan de mejoramiento vigente. Se comprobó que los procesos reportados corresponden a los encontrados en trabajo de campo. El procedimiento que regula estos procesos en la entidad está estipulado en la resolución interna No. 0401 del 28 de agosto de 2006. La atención y decisión en primera instancia de estos procesos está asignada en el manual de funciones al Director de Responsabilidad Fiscal de la entidad. La muestra seleccionada fue de veintiocho (28) procesos, respecto de los cuales encontramos: La Resolución 0401/06 establece en el artículo 16 que el pagador de las entidades donde laboran los funcionarios sancionados debe efectuar los descuentos, cuando transcurridos 10 días hábiles desde la firmeza de la resolución sancionatoria no se haya producido el pago, se recomienda a la entidad revisar la legalidad de esta disposición, teniendo en cuenta que dentro del proceso sancionatorios no es procedente decretar ni practicar medidas cautelares. De la revisión de la cuenta observamos que fueron archivados cuarenta y cuatro (44) procesos, cuarenta y uno (41) quedaron en trámite al finalizar la vigencia y
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cincuenta y uno (51) fueron decididos en primera instancia con multas cuantificadas en $186.624.374, de los cuales veintinueve (29) fueron trasladados a jurisdicción coactiva. Fortalezas: • Llevan un libro radicador de procesos actualizado, • Iniciaron investigaciones para determinar responsabilidades contra 67
representantes legales de entidades vigiladas que no rindieron cuentas e informes o lo hicieron en forma incompleta o no atendieron los requerimientos de información durante el trabajo de campo de las auditorías
• Requirieron información sobre los ingresos de los investigados para la época de ocurrencia de los hechos,
• Citaron a los investigados para notificarles el auto de apertura de la investigación,
• Efectuaron la notificación de los autos de apertura a todos los sujetos procesales, indicando en las actas de notificación los recursos que proceden y ante qué dependencias se interponen,
• Concedieron término para presentar descargos en todos los casos, • Impusieron sanciones por más de $186.000 miles en primera instancia, • Resolvieron los recursos de primera y segunda instancia interpuestos contra
las sanciones de multa, • Profieren Constancia de Ejecutoria al finalizar los procesos, • Trasladaron oportunamente las sanciones de multa para el cobro coactivo y • Remiten mediante oficio los expedientes para la decisión del recurso de
apelación. Debilidades: • Varios expedientes no fueron organizados cronológicamente en forma de libro,
sino al revés, • Los hallazgos son trasladados mediante oficio, sin diligenciar los formatos
correspondientes, • Al trasladar los hallazgos la Dirección de Control Fiscal no identifican, en todos
los casos, a los representantes legales de las entidades que no rindieron cuentas o lo hicieron extemporáneamente, así como tampoco las direcciones para notificaciones,
• Algunos hallazgos no presentan fecha de recibido en la Dirección de Responsabilidad Fiscal,
• En los autos de apertura no determinan las posibles sanciones aplicables a las infracciones que dan lugar a las investigaciones, tampoco ordenan la
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averiguación de ingresos de los procesados (radicados Nos.130, 109, 101 de 2008),
• Aparecen Edictos para notificación de autos de apertura sin mediar constancia de entrega de las citaciones a los destinatarios, (radicados Nos.130 y 102 de 2008),
• En los eventos en los que los sancionados pagan las multas antes de aperturar los procesos de cobro coactivo, no ordenan el archivo de los procesos por pago efectivo de las sanciones,
• La valoración de la culpabilidad de los investigados en las resoluciones sancionatorias examinadas presentan debilidades por falta de precisión,
• En las providencias en las que imponen multa no fundamentan la tasación de las mismas, ni tienen en cuenta circunstancias excluyentes o atenuantes como la colaboración mostrada por el investigado para presentar la información, eventos de fuerza mayor o caso fortuito, importancia o trascendencia de la información que no fue presentada o se hizo incompleta o extemporáneamente, reincidencia o no del investigado, gravedad de la falta por conducta dolosa o culposa,
La gestión y los resultados de los procesos sancionatorios fueron positivos por el número de procesos adelantados, por la calidad y oportunidad de la sustanciación observada en cada uno de ellos y por las decisiones tomadas contra los investigados que no justificaron el incumplimiento del deber de rendir cuentas e informes. La observancia de la legalidad en estos procesos fue buena debido al cumplimiento de los procedimientos y trámites establecidos en la resolución reglamentaria y en el Código Contencioso Administrativo. Se requiere mejorar la fundamentación de las sanciones de multa y la valoración de la culpa en la conducta de los investigados. 3.3.3.1.4 Procesos de Jurisdicción Coactiva Para la vigencia fiscal 2008, la entidad reportó en la cuenta seiscientos cinco (605) procesos de jurisdicción coactiva por cuantía de $26.093.896 miles, lo cual representa un incremento de cincuenta y tres (53) procesos y de 1.740.710 miles respecto de la vigencia 2007, representados en treinta y un (31) multas y 22 (veintidós) fallos con responsabilidad fiscal trasladados en la vigencia 2008. Se escogió una muestra de auditoría de Sesenta (60) procesos. La entidad reportó un recaudo en la vigencia de $50.106 miles. Estos procesos siguieron a cargo de la Jefatura de Jurisdicción Coactiva integrada por sólo dos (2) funcionarios de planta. Existen ochenta y seis (86) mandamientos de pagos que no se han notificado, de los cuales dieciséis (16) corresponden a títulos de recaudos de los años 2000 a 2004 por mas de $56.000 miles, de igual forma existen cincuenta y ocho (58)
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mandamientos de pago notificados desde los años 1999 a 2004 por más de $5.500.000 miles sin que se haya producido el recaudo efectivo de las obligaciones o la terminación de los procesos, tampoco existe certeza en los expedientes de la materialización o práctica de las medidas cautelares, esta situación fue detectada en ejercicios de auditorias practicados sobre las vigencias 2006 y 2007 sin que el despacho del contralor y el jefe de la división hayan adoptado medidas efectivas tendientes a obtener el recaudo de las obligaciones contenidas en esos procesos; es decir, que la entidad no ha mostrado una adecuada gestión frente al cobro de más de $5.556.000 miles, lo cual constituye una falta disciplinaria por incumplimiento a los deberes consagrados en los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en cabeza del Jefe de Jurisdicción Coactiva. El cumplimiento de los parámetros y disposiciones legales aplicables a los procesos de cobro coactivo fue deficiente debido a que: • De un universo de seiscientos cinco (605) procesos, suscribieron sólo 5
acuerdos de pago, • Archivaron once (11) procesos por medio de la figura de la Revocatoria Directa
afectando obligaciones por cuantías superiores a los $160.000 miles, • Las medidas cautelares decretadas no se practican, ni se requiere a los
pagadores o tesoreros para confirmar su cumplimiento, • Los estudios de bienes son ineficientes debido a que, a pesar de existir los
oficios remitidos a las entidades en la mayor parte de los expedientes de la muestra de auditoria, no existe prueba de que los oficios fueran remitidos en su totalidad o que llegaron a sus destinatarios y además, en el 90% de los casos no aparece prueba en los expedientes de que fueron atendidos,
• No se ha cumplido con la notificación de dieciséis (16) mandamientos de pago que presentan más de 5 años desde la ejecutoriedad de los títulos de recaudo, por lo que se recomienda estudiar la aplicación de la figura de la remisibilidad consagrada en el articulo 820 del Estatuto Tributario,
• Sólo a finales de la vigencia 2008 se adoptó la ley de normalización de cartera o Ley 1066/06 mediante la Resolución 0645 del 12 de noviembre.
En materia de gestión y resultados el balance es deficiente, debido a que el recaudo reportado en la cuenta fue de $50.106 miles que representa el 0,19% de la cuantía total de las obligaciones para el cobro coactivo por $26.093.896 miles, el cobro persuasivo y los acuerdos de pago no han surtido efectos adecuados y por otra parte, el despacho revocó once (11) títulos de recaudo cuyas cuantías superan los $160.000 miles; además hasta el momento de la realización del trabajo de campo, no se han adoptado medidas efectivas por parte del despacho para mejorar la carga laboral de quienes sustancian estos procesos ni para dotar
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de mejores herramientas de trabajo a la dependencia encargada de efectuar el cobro coactivo, esto a pesar de haber sido advertidas estas circunstancias en el informe de auditoria. Fortalezas: • Se iniciaron cincuenta y dos (52) procesos de cobro coactivo por los traslados
efectuados en la vigencia, • Se foliaron los expedientes adecuadamente, • El libro radicador de jurisdicción coactiva está diligenciado y actualizado, • En los expedientes de la muestra aparecen los oficios y formatos de las
comunicaciones a la Contaduría General de la Nación sobre la existencia de deudores al Estado cuyas obligaciones superan los 5 salarios mínimos legales mensuales y los 6 meses desde que se hicieron exigibles,
• Se libraron citaciones a los ejecutados para notificarles personalmente los mandamientos de pago,
• Según la información rendida en la cuenta notificaron más de 350 mandamientos de pago durante la vigencia 2008.
• Los correctivos sobre el contenido de los mandamientos de pago fueron adoptados en la vigencia 2009.
Rendición de la cuenta: Se detectaron errores en el formato 18 de la rendición de la cuenta, debido a que reportaron tres (3) procesos archivados por prescripción, pero en trabajo de campo comprobamos que fue uno (1) el archivado por ese fenómeno en la vigencia 2008. Según lo rendido en la cuenta aperturaron cincuenta y un (51) procesos en la vigencia, en trabajo de campo comprobamos que fueron cincuenta y dos (52), mientras que el informe de gestión del 18 de diciembre de 2008 oficio 112-1035 suscrito por el Profesional Especializado de Jurisdicción Coactiva reporta que los aperturados fueron cincuenta y cuatro (54); en el mismo sentido encontramos que en el proceso 057 reportaron notificado el mandamiento de pago el día 22 de agosto de 2008, pero en trabajo de campo no encontramos evidencia de ello. En trabajo de campo se comprobó, conjuntamente con la funcionaria encargada de los procesos de jurisdicción coactiva, que por error reportaron procesos como archivados, que se encuentran en trámite. Por las connotaciones de la información reportada en el formato 18 se recomienda comprobar la veracidad de la misma, comprobando el estado de los procesos y las fechas de notificación de los mandamientos de pago.
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4. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS EN CONTRA DE LA
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR 1.- SIQ No 217-2008-17. Denuncian irregularidades en el ejercicio del control fiscal que realiza el Contralor Departamental, sobre los Municipios del Departamento, especialmente a los de Calamar, Mahates, El Carmen de Bolívar, Arjona, Arroyohondo, San Cristóbal y San Estanislao, relacionado con el manejo presupuestal, contable, de control interno y fiscal de esos municipios. Para atender esta queja se hizo revisión de la información rendida por la Contraloría Departamental de Bolívar respecto a la vigencia 2008, encontrando que en ese año no hizo auditoría a los temas de Presupuesto, Contabilidad, ni Control Interno. Las auditorías ejecutadas por la entidad a 33 municipios del departamento se hicieron a los temas de Medio Ambiente, Recursos del Sistema General de Participaciones y seguimiento a planes de mejoramiento, por lo que no fue posible evaluar la calidad y resultados del control fiscal ejercido en esos temas; sin embargo, en el informe de auditoría de la vigencia 2008 la Auditoría General de la República resaltó como una debilidad del control fiscal que desarrolla la Contraloría Departamental de Bolívar, la ausencia de control fiscal en los temas de presupuesto, contratación, contabilidad y deuda pública durante los últimos dos años, así como la ausencia de control fiscal en las entidades de mayor complejidad y con mayores presupuestos, situaciones que fueron incluidas en el plan de mejoramiento vigente y en el que saldrá de el ejercicio de auditoría de la vigencia 2008. 2.- SIQ No 217-2008-19. Denuncia anónima contra el Contralor Departamental, donde se solicita se investigue el proceso de contratación que realiza en esa Contraloría, el cual satisface intereses clientelistas y personales, habiendo personal de planta para ejercer las labores contratadas. Al respecto, se solicitaron las carpetas de los contratos de la vigencia 2008, y se observó que en dos de ellos se contrató a dos economistas para la realización de las auditorias que se programaron dentro del PGA de la vigencia, existiendo personal de planta en la entidad con el mismo perfil para realizar esta labor. Lo anterior lo certifico el Jefe de la dependencia de control posterior y en la que se observa que dentro de la planta de personal de la entidad existen siete (7) economistas en esa dependencia para la ejecución de las auditorias a los distintos sujetos de control que tiene la entidad. Lo anterior en el acápite del proceso de contratación, se realizaron las valoraciones del caso y se configuró una presunta falta disciplinaria de acuerdo con lo señalado por el artículo 32 de la Ley 80/93 y las normas de austeridad en el gasto público especialmente el artículo 3 del
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Decreto 2209/98, que señala: “los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán”. 3.- SIQ No 217-2009-3. Se solicita la investigación sobre la conducta de la sub. – Contralora Departamental de Bolívar y el Señor Contralor Departamental relacionado con el ejercicio del Control Fiscal que ejerció sobre los hechos relacionados con la adquisición, a través de la figura de la Urgencia Manifiesta, de Mercaditos y elementos de asistencia humanitaria para los damnificados de la ola invernal de finales del 2007. La Gerencia Seccional V había hecho el recaudo de la información relacionada con estos hechos atendiendo la queja radicada en el SIQ en marzo de 2009, por lo que para hacerle seguimiento a estos hechos, se le solicitó información al despacho del señor Contralor Departamental de Bolívar para que aportara los soportes documentales y probatorios sobre el estado actual de las investigaciones relacionadas con estos temas de competencia de la Contralorías, así como de los procesos judiciales adelantados en los juzgados por parte de la Gobernación y de los contratistas y del fundamento legal que habilitó a la Subcontralora Lilia Castro Julio para atender personalmente la verificación de la información necesaria para emitir pronunciamiento sobre la Urgencia Manifiesta decretada por el Gobernador de Bolívar para atender las calamidades generadas por la ola invernal del 2007. De acuerdo a la información suministrada por el Despacho y a los análisis realizados por la comisión de auditoría la Contraloría Departamental de Bolívar si ha realizado seguimiento a los hechos relacionados con la Urgencia Manifiesta decretada por el Gobernador mediante decreto 690 de 2007, toda vez que la Contraloría se constituyó en parte civil en las investigaciones penales que se adelantan por estos hechos en la Fiscalía delegada ante los jueces penales de la ciudad de Cartagena de Indias. De igual forma encontramos que la entidad le ha hecho seguimiento a los procesos contenciosos administrativos cursantes contra los contratos suscritos bajo el amparo de la urgencia manifiesta. Finalmente se encontró que la doctora Lilia Castro Julio participó personalmente en la verificación de los hechos actuando en calidad de Contralora encargada, condición que le permitió asumir el conocimiento y decisión de la actuación administrativa relacionada con este tema. De acuerdo con la información suministrada por el despacho del Contralor, los procesos contenciosos administrativos y penales están en trámite.
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4.- SIQ No 217-2009-4. Se investigue la presunta extorsión que efectuaron el señor Contralor Departamental y la sub. – Contralora Departamental, en la auditoria que se llevó a cabo en el Municipio de Canta Gallo – Bolívar, en donde se arregló el proceso auditor por la suma de $60.000.000, además se investigue los contratos que estos señores tienen a través de terceros en la Alcaldía de Mahates y la ESE de ese Municipio, como también la exigencia que se le realizó a los alcaldes de los municipios de Santa Catalina, Calamar, San Juan Nepomuceno, Zambrano y el Guamo, en los cuales se les exigió contratos a cambio de exonerarlos de posibles sanciones. De acuerdo con el contenido de la queja la Subcontralora recibió dineros y un contrato del alcalde de Cantagallo y contratos en la ESE y la HUMATA del mismo municipio para favorecerlos en las auditorias adelantadas en esas entidades. Se solicitaron los procesos auditores que la entidad hubiere realizado sobre estos entes, así como los formatos en los cuales los municipios de Cantagallo, Santa Catalina, Calamar, San Juan Nepomuceno, Zambano y el Guamo, reportan a la Contraloría los contratos suscritos en la vigencia 2008, de lo cual no se encontró evidencia de que la subcontralora hubiere suscrito contrato alguno con esos entes públicos ni se encontraron evidencia de irregularidades en la planeación ni ejecución del proceso auditor que se realizó en esos entes durante la vigencia 2008. En la vigencia 2008 la Contraloría Departamental de Bolívar solo realizó una auditoría Especial al municipio de Cantagallo cuya línea de auditoría fue la evaluación a los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones destinados a los sectores salud y educación. En esta auditoría participaron 3 contratistas, un funcionario de planta como coordinador y la Subcontralora. En el informe de auditoría especial se configuraron 4 hallazgos fiscales por cuantía de $3.600.946.386, 5 penales y 16 disciplinarios; sin embargo, no se encontró evidencia que los mismos hayan sido trasladados a las autoridades y dependencias competentes por parte del Contralor Departamental, por lo que se le hará seguimiento al tema, solicitándole que se sirva remitir fotocopia de los soportes documentales en los que conste que se hayan efectuado los traslados respectivos. Por otra parte, advierte la comisión de auditoría que efectivamente la subcontralora Lilia Castro Julio participó en la auditoría practicada al municipio de Cantagallo en calidad de comisionada para realizar esa auditoría, tal como consta en las resoluciones 0140 y 0250, así como en la auditoria practicada al municipio de Magangué, según el contenido de las resoluciones 0203 y 0243 de 2008; incurriendo en la presunta falta disciplinaria descrita en el tipo del numeral 1º del
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artículo 35 de la ley 734 de 2002, al extralimitar las funciones que le fueron asignadas a su cargo en la ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones de la entidad. En otras palabras, la subcontralora realizó actividades que son de competencia de los funcionarios de control posterior. Según la Resolución 0243 de 2008 fue comisionada para la “… ejecución de las auditorías gubernamental (sic) con enfoque integral, modalidad especial vigencia 2007, en los municipios y fechas que se relacionan a continuación: … … …
MUNICIPIO COMISIONADO FECHA Magangué Lilia Castro Julio Del 16 al 18 de junio de 2008 … …” ARTÍCULO SEGUNDO: Reconocer y pagar a los comisionados como viáticos según la escala tarifaria aplicable a la asignación básica de cada uno de éstos las sumas de dineros que se señalan a continuación y correspondientes al número de días que dura la citada comisión, así: MUNICIPIO COMISIONADO DIAS VR. COMISION Magangué Lilia Castro Julio 2.5 x 146.000
Transporte 365.000 80.000
$445.000 …. …. …. FABIAN JAVIER OCHOA SÁNCHEZ Contralor Departamental En la resolución 0203 se comisionó a la subcontralora para “Que en cumplimiento al Plan General de Auditorías PGA vigencia 2008, se hace necesario comisionar a la doctora LILIA CASTRO JULIO, Subcontralora Departamental al municipio de Magangué los días 27 y 28 de mayo de 2008, con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución de la auditoría que se lleva en el citado municipio.”
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Igualmente en las resoluciones 0140 y 0250 se comisionó a la subcontralora para participar en la auditoria que se adelanta al municipio de Cantagallo y para practicar auditoria gubernamental con enfoque integral, modalidad especial vigencia 2007, en el sector salud al mismo municipio, respectivamente. De acuerdo con la Ordenanza 016 de 2006 y el manual de funciones de la entidad, los cuales no han sido modificados desde esas fechas según verificó la comisión de auditoría, las funciones para planificar y ejecutar auditorias propias del proceso auditor del control fiscal de la Contraloría Departamental de Bolívar, corresponden a los cargos de profesional universitarios código 219, grado 09 asignados a la dependencia de Control Posterior. Como quiera que el quejoso manifiesta la presunta ocurrencia de delitos como Estafa, Peculado y Extorsión, conductas que son de competencia de la Fiscalía General de la Nación de acuerdo a lo establecido en el artículo 250 de la C.P., se le dará traslado a la misma. 5.- SIQ No 217-2009-6. Solicitan se investigue la falta de vigilancia que realiza la Contraloría Departamental de Bolívar presuntas irregularidades que viene cometiendo al frente de la Gobernación de Bolívar el señor Gobernador Juaco Berrio Villareal. Con relación a esta queja, se solicito durante el trabajo de campo información al respecto y en fecha 28 de Octubre de 2009, la Subcontralora Departamental de Bolívar, comunica que efectivamente se recibió por parte del señor Libardo Sierra Rodríguez copia de unas denuncias presentadas por el quejoso ante la Procuraduría General de la Nación y la Fiscalía General de la Nación; de esto de inmediato se dio traslado al grupo de participación Ciudadana de la Contraloría con el fin de que evaluara el tramite a seguir. Respecto a esta queja la Subcontralora Departamental Lilia Castro Julio, rindió un informe a la comisión de auditoria en donde se establece el trámite dado a los derechos de petición que ha presentado el quejoso. 6.- SIQ No 217-2009-21. Solicitan se investigue la falta de vigilancia y control que debe ejercer la Contraloría Departamental al Municipio de Turbaco – Bolívar, relacionado con el hurto de impuestos y las regalías que ingresan a ese municipio. Al respecto se observó que la Contraloría Departamental de Bolívar no realizó auditoría al tema de las Regalías en el municipio de Turbaco, como tampoco al tema de los impuestos o recaudos del municipio, durante la vigencia 2008. En el examen que se hizo al PGA y a las auditorias ejecutadas en la vigencia 2008, se detectó que la entidad no ha efectuado control fiscal al tema presupuestal, financiero y fiscal de los municipios del departamento desde hace 2 años, por lo
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que, dentro del ámbito de nuestras competencias señaladas en el artículo 274 de la Constitución Política, el Decreto Ley 272 de 2000 y las sentencias C-499 de 1998 y 1339 de 2000, se incluyó la observación en el plan de mejoramiento vigente y en que se suscribirá como resultado de la auditoria practicada sobre la vigencia 2008, sobre los cuales se hará estricto seguimiento y valoración, a fin de determinar su cumplimiento y responsabilidades. 7.- SIQ No 217-2009-23. Solicitan se investigue la presunta sustracción de los recursos que ingresan a la ESE Centro de Salud Giovanni Cristinni del Municipio del Carmen de Bolívar por parte del señor Gerente; hechos estos conocidos por la Contraloría Departamental de Bolívar la cual no se ha pronunciado al respecto. Se reviso por parte del funcionario de la comisión de la Auditoria General de la Republica el proceso auditor que llevó a cabo la Contraloría Departamental de Bolívar sobre la vigencia fiscal 2008 en el la ESE Centro de Salud Giovanni Cristinni, encontrando que configuraron cinco (5) hallazgos administrativos y un (1) hallazgo disciplinario, no hubo hallazgos fiscales. La comisión de auditoría no encontró evidencia de irregularidades en el proceso auditor examinado. La Auditoría General de la República en ejercicio de sus competencias advierte que la configuración de los hallazgos de auditoría determinados en este ejercicio auditor presentan inconsistencias y debilidades, por cuanto les dieron connotaciones de hallazgos administrativos a hechos que podrían configurar conductas disciplinables y sancionables penal y fiscalmente, debido a que parecen involucrar presuntos detrimentos patrimoniales y presuntas irregularidades en el manejo de los recursos de la ESE. De acuerdo con lo anterior, se hará el seguimiento que corresponda al control fiscal que ejerza la Contraloría Departamental de Bolívar a la ESE Giovanni Cristinni. 8.- SIQ No 217-2009-24. Solicitan se investigue sobre una denuncia que se presento ante la Asamblea Departamental de Bolívar, la cual fue remitida a la Contraloría Departamental con el fin de que inicie las investigaciones del caso, en la cual se encuentra involucrada la Subcontraloría Departamental. La Contraloría Departamental, mediante oficio rinde las explicaciones solicitadas en el trabajo de campo referente a esta queja y en la que nos informa que, la denuncia remitida a la Asamblea Departamental donde se cuestiona la conducta de la Subcontralora Departamental de Bolívar relacionado con el chantaje a varios alcaldes para obtener contratos, se expidieron los oficios a los municipios involucrados en la queja con el fin de que manifiesten si algún funcionario de la Contraloría a exigido a dadivas o contrato alguno a cambio de ayudarles o
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exonerarlos en los procesos de auditoria que corresponde efectuar. Se hizo entrega a la comisión de auditoria de fotocopias de los oficios de respuestas de los alcaldes y gerentes de entidades presuntamente involucradas donde manifiestan que no han recibido presiones ni exigencias de funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar con el fin ayudarlos en los procesos auditores.
9.- SIQ No 217-2009-35. Queja Anónima sobre hechos que salieron publicados en el periódico El Universal de Cartagena en los cuales esta presuntamente involucrado el Contralor Departamental de Bolívar sobre hechos de corrupción relacionados con el sector salud del Departamento. Para atender los hechos materia de esta queja se solicitó información al Despacho y a Control Posterior de la entidad, así como fotocopia de los procesos auditores adelantados por la entidad en el sector salud del departamento, incluida la Gobernación y las ESE de los municipios. El señor Contralor Departamental, en fecha 29 de Octubre de 2009, manifiesta que la grabación es un montaje basado en pruebas ilegales en su contra, por personas que desean desacreditar su labor en el cargo de contralor Departamental. Agregó que los hechos fueron puestos en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, correspondiendo la investigación a la Fiscalía 16 de Cartagena, encontrándose al despacho para resolver un escrito donde se pide la preclusión de la investigación, basado en la ilegalidad de las pruebas y en su inocencia. De igual forma estos hechos también fueron puestos en conocimiento de la Procuraduría Regional de Bolívar y actualmente cursa una investigación disciplinaria en periodo probatorio. Al analizar el proceso auditor ejecutado por la Contraloría Departamental de Bolívar en la Secretaría de Salud departamental, incluidos los memorandos de encargo, informes de auditoria, papeles de trabajo y traslados de hallazgos, encontramos que en el proceso auditor de la Contraloría Departamental de Bolívar es presidido y dirigido por la Subcontraloría de la entidad, quien asignó a seis (6) contratistas como auditores (Ruperto Zúñiga Escobar, Mérida López Torres, Yolanda Wong Baldiris, Richard Villafañe Ortega, Carlos Cuesta Yépez y David Coneo Salgado), y de acuerdo con lo expuesto en el escrito de descargos al informe preliminar y los soportes documentales aportados con el mismo, asignó a un funcionario de la planta ocupada de la entidad como coordinador de esa auditoría. Finalmente, con relación a los hechos de la grabación, analizada la información y los documentos recaudados en el trabajo de campo se advierte que no comportan hechos de competencia de la Auditoría General de la República en los términos del artículo 274 de la C. P. y la sentencia C-1339 de 2000, y por estar conociendo
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la Fiscalía General de la Republica Seccional Cartagena (Fiscalía 16) y la Procuraduría General de la Nación de estos hechos, este Despacho realizará el seguimiento respectivo de los mismos ante esas entidades.
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5. EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
Como resultado de la auditoria integral practicada a la vigencia 2006, se suscribió un Plan de Mejoramiento con la Contraloría Departamental de Bolívar para que se adoptaran los correctivos necesarios de acuerdo con las observaciones formuladas por la Auditoria General de la República. Durante el trabajo de campo realizado por la Seccional V, el grupo auditor en pleno evaluó el plan de mejoramiento, obteniéndose los siguientes resultados:
DEFICIENCIAS ACCIONES CORRECTIVAS CALIFICACIÓN
1 Implementar un software en las áreas de Presupuesto Tesorería Almacén y Nómina, para garantizar que los saldos de los rubros sean concordantes con la información reportada en la cuenta, en cumplimiento a las políticas del estado y al deber de brindarles las herramientas necesarias para que los servidores públicos ejerzan sus funciones. La Contraloría debe implementar un Software en las dependencias mencionadas.
Para el año 2008, en el presupuesto de la Contraloría Departamental de Bolívar, se tiene una partida para la compra de un software financiero o la implementación y actualización de las falencias que tiene el programa actual y así cumplir con las recomendaciones impartidas por ustedes.
La Contraloría cumplió con las recomendaciones impartidas por el grupo Auditor. Acción Cumplida
2 Gestionar la devolución del gravamen 4x100 ante las entidades bancarias, La Contraloría debe iniciar los mecanismos necesarios para el cumplimiento de este recaudo.
Nosotros desde el mes de mayo de 2006, solicitamos a las diferentes entidades financieras la exoneración de dicho gravamen, las gestiones que realizamos en ese entonces permitió que el Banco Davivienda exonerara a las cuentas de la entidad el impuesto antes mencionado , con relación al Banco Agrario se le solicito la exoneración, estamos en espera de una respuesta positiva.
La entidad cumplió con el recaudo del gravamen financiero y la exoneración de este tributo a la entidad. Acción Cumplida
3 Cancelar las cuentas Bancarias inactivas con más de cinco (5) años de vencimiento. La Contraloría debe iniciar el trámite respectivo para la cancelación de estas
Me permito informarle que esta entidad procedió desde inicio de la vigencia del 2007 a realizar la depuración de la cuentas Bancarias, logrando reducir las cuentas a dos Entidades Financieras: La única cuenta que no se logro
La Contraloría aportó pruebas de desembargo a la cuenta del Banco Colpatria, pero aun no ha logrado cancelarla debido que actualmente esta vigente otro
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cuentas bancarias. cancelar fue la cuenta corriente No. 15110110205 del Banco Colpatria, por que sobre ella actualmente esta vigente un embargo del Juzgado Sexto Laboral del Circuito de Cartagena, por valor de $10.807.942.00 demanda ejecutiva laboral interpuesta por la Doctora NOHEMI DEL ROSARIO CARVAJAL. Hasta tanto el Juzgado no emita la orden del desembargo, la entidad Financiera no cancela la cuenta. No obstante lo anterior ya que se coordino ante el Juzgado el trámite de desembargo de dicha cuenta.
embargo. Acción Parcialmente Cumplida
4 Implementar en su totalidad y mantener actualizada la pagina Web de la entidad ya que es una herramienta de ayuda tanto para la entidad como para toda la ciudadanía.
Establecer la organización y actualización de la pagina WEB, de la entidad.
Se realizaron los cambios necesarios para subsanar esta debilidad. Acción Cumplida
5 Seguir preservando una cultura para el cuidado de las herramientas informáticas de la entidad. La Contraloría debe iniciar un plan de acción con el fin de que las herramientas informáticas se mantengan en buen estado.
Establecer un plan de mejoramiento preventivo y correctivo con el fin de mantener en buen estado las herramientas informáticas.
Se realizaron los correspondientes mantenimientos preventivos y correctivos a la plataforma tecnológica con la que cuenta la entidad. Acción Cumplida
6 Los planes de mejoramiento contribuyen a la verificación del cumplimiento de las observaciones hechas por la Contraloría en las Auditorias ejecutadas, por lo que es pertinente el adecuado seguimiento a dichos planes verificando periódicamente su grado de cumplimiento. La Contraloría debe ejercer mayor seguimiento en cada uno de los planes
Incrementar las auditorias de seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por los entes de control y la Contraloría Departamental.
Se realizaron cuatro (4) auditorias de seguimiento a planes de mejoramiento. No se hizo seguimiento a todos los suscritos y vigentes. Acción Parcialmente Cumplida.
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de mejoramiento suscrito con sus vigilados.
7 La participación activa de la comunidad en la conservación y protección de los recursos naturales del medio ambiente del departamento conviene ser incentivadas para la Contraloría para hacer más efectiva su labor en materia de Control fiscal ambiental. L contraloría debe dar mayor participación a la comunidad.
Capacitar a la comunidad en la conservación y protección de los recursos Naturales directamente o con el apoyo de otras entidades.
Se verificó la realización de Jornadas Cívico Ambientales en los municipios, donde se realizaron charlas educativas sobre temas relacionados con el medio ambiente además de acciones concretas de promoción y protección medioambientales. Acción Cumplida.
8 Se sugiere aperturar los cuatro (4) procesos administrativos sancionatorios por no rendición de cuenta que se encuentran pendientes, dando lugar con ello a que se diluya el control fiscal sobre la disposición de los recursos en el departamento de Bolívar. La Contraloría debe iniciar lo más pronto posible esos procesos administrativos sancionatorios.
Aperturar los cuatro (4) procesos administrativos sancionatorios pendientes.
Se aperturaron los cuatro (4) procesos administrativos sancionatorios pendientes Nos. 059, 064, 065 y 066, los cuales se encuentran culminados. Acción Cumplida.
9 El derecho de contradicción permite fortalecer el proceso de retroalimentación entre la Contraloría y sus entidades sujetas a vigilancia en el medio ambiente, de ahí la importancia de su incorporación dentro de las fases que conforman el proceso auditor. La Contraloría debe dar mayores garantías a sus vigilados para ejercer este derecho.
Realizar informes preliminares para que el auditado tenga el derecho de contradicción.
No se encontró evidencia en las carpetas soportes del proceso auditor de los derechos de contradicción presentados por las entidades auditadas. Acción No Cumplida.
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10 Para el fortalecimiento de la entidad en la etapa de planeación de las auditorias se sugiere implementar los mapas de riesgo. La Contraloría debe implementar mapa de riesgos con el fin de dar fortalecimiento al proceso auditor.
Implementar los mapas de riesgos de la División de Control Posterior para fortalecer el proceso auditor.
No se han implementado los mapas de riesgos en la entidad como insumo de la fase de planeación, tampoco se ha implementado procedimiento alguno para identificar los procesos o áreas críticas de las entidades vigiladas. Acción No cumplida.
11 Para una mejor organización todos los papeles de trabajo producto del proceso auditor incluyendo los oficios de comunicación de informes, los informes preliminar y definitivo se recomienda archivarlos cronológicamente.
Archivar cronológicamente los papeles de trabajo.
Se implementaron correctivos para organizar los documentos generados en el proceso auditor. Acción Cumplida.
12 Para que la entidad cumpla con los tiempos establecidos en cada una de las etapas del proceso auditor se propone tener en cuenta durante los ejercicios auditores el cronograma establecido para ello. La Contraloría debe tener un cronograma para cada uno de los ejercicios auditores que realice.
Exigir a los auditores el cumplimiento del cronograma de actividades
Los cronogramas de actividades no se cumplen en la mayor parte de los procesos auditores. Acción No Cumplida.
13 Mejorar sustancialmente la calidad de los informes de auditoria en lo concerniente a la profundidad y críticas teniendo en cuenta las líneas de auditorias definida previamente en el memorando de planeación. La Contraloría debe implementar mecanismos tendientes al mejoramiento y calidad de los informes de
Exigir a los auditores calidad en la rendición de informes de auditoria.
Se implementaron mecanismos para mejorar la calidad de los informes, logrando la formulación de argumentos menos descriptivos y más críticos, pero persisten debilidades serias en la configuración adecuada de los hallazgos. Acción Parcialmente Cumplida.
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auditorias. 14 Hacer mayores énfasis
en el control sobre los recursos que financian el sector de salud, su administración y disposición. La Contraloría debe vigilar con sumo cuidado los recursos destinados para el mejoramiento de los recursos en salud.
Programar auditorias sobre el sector salud.
La Contraloría realizó auditoria a los recursos destinados al sector salud. Acción Totalmente Cumplida.
15 Hacer énfasis en la gestión resultado de los entes que administran y manejan los recursos de la salud en el departamento. La Contraloría debe profundizar la vigilancia sobre los recursos que van destinados para la salud en el Departamento.
Programar auditorias sobre el sector salud.
La Contraloría realizó auditorias a los recursos destinados al sector salud, pero no auditó lo referente a gestión, calidad y resultado de la prestación del servicio de salud. Acción Parcialmente Cumplida.
16 Incluir auditorias al Patrimonio Cultural del Departamento de Bolívar. La Contraloría debe incluir para la próxima vigencia fiscal auditoria al patrimonio cultural del Departamento.
Programar auditorias al patrimonio cultural en el Dpto. Bolívar
La Contraloría no ejecutó auditorias al patrimonio cultural material e inmaterial del Departamento de Bolívar. Acción No Cumplida.
17 La dependencia encargada del traslado de hallazgos no los organiza en carpeta individuales por su naturaleza ni les hace seguimiento periódico, inaplicando las normas sobre manejo de información documental y dificultando el seguimiento y control sobre el tema.
Organizar en carpetas y realizar seguimiento al traslado de hallazgos.
Persiste deficiencia en la dependencia encargada de la organización y traslado y seguimiento de los hallazgos. Acción no cumplida.
18 Cumplir con los procedimientos y etapas procesales establecidas en la Ley 610 de 2000 para el trámite de las indagaciones
Cumplir con los procedimientos y etapas procesales establecidas en la Ley 610 de 2000.
La Contraloría se ha ajustado a la ley en cuanto al procedimiento de la Indagaciones Preliminares y Procesos de Responsabilidad
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preliminares y de los procesos de responsabilidad fiscal. La Contraloría debe implementar un plan de acción con el fin de que se cumpla con lo señalado por la ley 610 de 2000
Fiscal pero las etapas procesales necesitan de mayor impulso con el fin de cumplir con lo señalado en la Ley 610 /2000. Acción Parcialmente Cumplida.
19 Surtir las notificaciones de los autos de apertura de las indagaciones preliminares y de los procesos de responsabilidad fiscal. La Contraloría debe notificar los autos de apertura como señalan los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo y en los términos adecuados.
Notificar los autos de apertura de las indagaciones preliminares de acuerdo a los establecido en los artículos 44 y 45 del CCA.
La Contraloría no aporta en el proceso los soportes de las guías de entrega de la correspondencia. Acción Parcialmente Cumplida.
20 Procurar la vinculación de las Compañías Aseguradoras en todos los procesos de responsabilidad fiscal o dar traslado a la Procuraduría cuando los presuntos responsables no hayan tomado las pólizas de manejo y cumplimiento. Las Contralorías deben vincular a las Compañías de Seguro de acuerdo con lo señalado por los artículos 44 y 45 de la Ley 610 de 2000.
Vincular las compañías de seguros en los procesos de responsabilidad fiscal cuando el funcionario la haya tomado o en su defecto dar traslado a la Procuraduría.
Aún permanecen procesos sin vincular a las compañías aseguradoras. Acción Parcialmente Cumplida.
21 Realizar un adecuado y completo estudio de bienes de todos los investigados en la totalidad de los procesos de responsabilidad fiscal que se adelantan. La Contraloría debe ser minuciosa al momento de realizar el respectivo estudio de bienes de los presuntos responsables.
Realizar un estudio minucioso sobre los bienes de los presuntos responsables.
Se realizan estudios de bienes a los presuntos responsables. Acción Cumplida.
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22 Comunicar el auto de apertura oportunamente. La Contraloría debe realizar la comunicación de los autos de apertura a la mayor brevedad posible.
Comunicar los autos de apertura dentro del término legal.
La dirección de responsabilidad fiscal comunicó y notificó oportunamente la totalidad de los autos de apertura de procesos sancionatorios. Acción Cumplida.
23 Librar oportunamente los oficios de citación que se produzcan en los procesos. La Contraloría debe enviarles a los investigados la comunicación relacionada con el archivo o resolución sancionatoria que se produzcan en los procesos de manera oportuna.
Enviar oportunamente a los investigados la comunicación sobre el archivo o sanción que se produzca.
La dirección de responsabilidad fiscal citó oportunamente a los investigados para las notificaciones personales de las decisiones proferidas. Acción Cumplida.
24 Indicar en las actas de notificación de las resoluciones sancionatorias los recursos que proceden y en el termino para interponerlos. La Contraloría al momento de notificar a los investigados de las resoluciones que se prefieran en los procesos sancionatorios, debe indicarles los recursos que proceden contra ellas, de acuerdo con lo señalado por los artículos 47 y 48 del CCA.
Incluir en los autos de notificación los recursos de ley que procedan contra la decisión tomada de acuerdo a los arts. 47 y 48 del CCA.
La dirección de responsabilidad fiscal diseñó y aplicó un acta de notificación personal en la que indican los recursos de ley para agotar vía gubernativa, en qué términos y ante que dependencia. Acción Cumplida.
25 Confirmar con las entidades bancarias las circunstancias del pago depositante, fecha, monto y destinatario. Con el fin de asegurar que los sancionatorios hayan depositado el valor de las multas impuestas, la Contraloría debe
Solicitar a la entidad bancaria el envío de la certificación o constancia de pago del valor de la multa impuesta a los sancionados.
En los eventos en los que hubo pago de las obligaciones ejecutadas, se requirió información para confirmar el monto, fecha, consignante y beneficiario de los depósitos. Acción Cumplida.
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solicitar a la entidad bancaria respectiva el envío de la certificación o constancia de pago del valor de la multa impuesta a los sancionatorios.
26 Los mandamientos de pagos deben notificarse siguiendo el procedimiento legal señalado. La Contraloría debe notificar los autos de mandamiento de pago de acuerdo con lo consagrado en el articulo 564 del C.P.C.
Practicar los mandamientos de pagos siguiendo los procedimientos consagrados en el articulo 564 del C.P.C.
La entidad reportó la notificación de cerca del 80% de los mandamientos de pago, de lo cual se comprobó en trabajo de campo que se notificaron siguiendo el procedimiento consagrado en el artículo 564 del CPC. Acción Cumplida.
27 Practicar la notificación del mandamiento de pago con la mayor celeridad posible a fin de evitar la perdida de fuerza ejecutoria del titulo de recaudo o de la caducidad de la acción, especialmente en los enunciados en vigencias anteriores. La Contraloría debe notificar oportunamente los autos de mandamiento de pago.
Notificar oportunamente el mandamiento de pago con la mayor celeridad posible.
La entidad reportó la notificación de cerca del 80% de los mandamientos de pago. Al finalizar la vigencia 2008 aún existían 86 mandamientos de pago sin notificar, la mayoría de ellos de vigencias de 2000 a 2004. Acción Parcialmente Cumplida.
28 Realizar un estudio completo y general de los bienes de los ejecutados y ordenar la práctica de medidas cautelares con el propósito de garantizar el recaudo de las obligaciones a favor del erario público. La Contraloría debe implementar la práctica de medidas cautelares sobre los bienes de los presuntos ejecutados, de acuerdo con el estudio de bienes que se haga de ellos.
Imponer y practicar medidas cautelares a los sancionados previo estudio de los bienes que poseen.
En el trabajo de campo no se encontró evidencia de haberse practicado o materializado las medidas cautelares ordenadas en los expedientes sobre los bienes de los ejecutados. Acción No Cumplida.
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29 Comunicar al departamento de contabilidad por parte de la División de jurisdicción coactiva, sobre la existencia de títulos ejecutivos para su registro. La dependencia encargada debe informar de inmediato de ello al departamento de Contabilidad de la entidad.
Informar al Departamento de Contabilidad sobre la existencia de títulos ejecutivos.
Los títulos judiciales fueron registrados contablemente por la entidad por las acciones correctivas implementadas, tal como consta en una certificación suscrita por el Tesorero y por los registros contables efectuados en la vigencia. Acción Cumplida.
Resultado al Seguimiento al Plan de Mejoramiento
MATRIZ DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
PROCESOS EVALUADOS % CUMPLIMIENTO
Oficina de Control Interno 87 AREA ADMINISTRATIVA Informática 100
Proceso Auditor 53
Indagaciones Preliminares 74
Procesos de Responsabilidad Fiscal 85
Procesos de Jurisdicción Coactiva 67
Procesos Administrativos Sancionatorios 100
AREA MISIONAL
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 81
Con base en las verificaciones y comprobaciones realizadas por el grupo auditor, se concluye que el avance de cumplimiento del plan de mejoramiento resultado de la auditoria integral practicada a la Contraloría Departamental de Bolívar, vigencia 2006 fue del 81%. El mayor porcentaje de incumplimiento se obtuvo en Proceso Auditor, Proceso de Jurisdicción Coactiva e Indagaciones Preliminares. Al nuevo plan de mejoramiento que surja como resultado de la presente auditoria, deberán incorporarse aquellas acciones correctivas que no se cumplieron.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
72
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Co
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La Contraloría suscribió las Ordenes de
servicios Nos 042 y 055, en donde se
contrato a dos economistas cuyo objeto
del contrato fue la realización de
auditorias que se programaron en el
PGA de la vigencia 2008, siendo que
en la Planta de personal de la entidad
existen siete (7) funcionarios con
el
mismo
perfil
profesional
inclusive
adscritos en la dependencia de Control
Posterior en calidad de auditores.
Efectivamente m
ediante contratos números 042 y 055,
de fecha 6 de m
ayo y 13 de junio de 2008, fueron
contratados dos profesionales del área de las ciencias
económicas, m
ediante la m
odalidad de contratación de
prestación servicios profesionales.
El objeto de estos
contratos
fue ”la prestación de
servicios
profesionales, como economistas
para el
AP
OY
O al área de control posterior en la realización de
las
auditorias
programadas
dentro del PGA de la
presente vigencia”.
De igual forma los contratistas se comprometieron con
las
siguientes
obligaciones: Recibir la inducción del
cargo por parte del jefe de división,
AP
OY
AR
a la
comisión en
la realización de las auditorias programadas
en los
diferentes
municipios
y sujetos
de control
atendiendo lo establecido en el memorando de encargo
y a presentar un informe mensual de
la gestión
realizada, entre otros.
Con base a lo anterior fueron comisionados
como
profesionales de apoyo a las siguientes auditorias:
Secre
tari
a d
e S
alu
d d
e B
olí
var: Fue comisionado el
Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la coordinación del
líder de la comisión Doctor Alberto de la Barrera Díaz
profesional universitario de planta de esta institución
(anexo oficio de fecha mayo 8 de 2008); posteriormente
fue ampliada dicha auditoria mediante oficio fechado
agosto 4 de 2008 en donde se comisiona al Doctor
Richard Villafañe Ortega en compañía de cinco
profesionales más(anexo oficio agosto 4 de 2008), con el
No
se
acep
tan
la
s
exp
lic
acio
nes
de
la
Co
ntr
alo
ría, en razón a que los contratos
de prestación de servicios con personas
naturales
o jurídicas, sólo se podrán
celebrar cuando no
exista personal de
planta con capacidad para realizar las
actividades que se contratarán de acuerdo
con lo señalado por el artículo 1° del
Decreto 2209 de 1998; se entiende que no
existe personal de planta en el respectivo
organismo, entidad, ente publico o persona
jurídica, cuando es imposible atender la
actividad con personal de planta, porque de
acuerdo con los manuales específicos, no
existe personal que pueda desarrollar la
actividad para la cual se requiere contratar
la prestación del servicio, o cuando el
desarrollo de la actividad requiere un grado
de
especialización
que
implica
la
contratación del servicio, o cuando aun
existiendo personal en la planta, este no
sea suficiente, la inexistencia de personal
suficiente deber acreditarse por el jefe del
respectivo organismo.
De acuerdo con lo anterior y como quedo
anotado en el hallazgo, se contrataron a
dos
economistas
para la realización de
auditorias dentro del PGA de la vigencia
2008 de la Contraloría Departamental de
Bolívar, existiendo personal de planta en la
entidad para la realización de estas labores;
inclusive hay en la entidad de control siete
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
73
objeto de auditar algunos contratos específicos a raíz de
un debate realizado al
interior
de la Asamblea
Departamental sobre el tema de salud; dicha auditoria
arrojó los siguientes resultados : Se determinaron 30
hallazgos
administrativos, de los
cuales
21 tienen
presunta connotación
disciplinaria,
5 fiscales
y 4
penales.
Alc
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ía
Mu
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del
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del
Carm
en
de B
olí
var
: Fueron comisionados
los
Doctores
Ruperto Zúñiga
Escobar y Richard Villafañe Ortega, bajo la coordinación
del líder de la comisión Doctor Elvis Yépez Yépez
profesional universitario de planta de esta institución
(anexo validación de encargo de auditoria); dichas
auditorias arrojaron los siguientes resultados: Alcaldía
Municipal del Carmen de Bolívar Se determinaron 19
hallazgos
administrativos, de los
cuales
13 tienen
presunta connotación disciplinaria y 9 tienen presunta
connotación
fiscal;
ESE
Giovanni
Cristinni
se
determinaron 5 hallazgos administrativos de los cuales 1
tiene presunta connotación disciplinaria.
Alc
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ía M
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de A
rro
yoH
on
do
Bo
líva
r mediante
memorando de encargo fechado noviembre 6 de 2008
fue comisionado el D
octor Richard Villafañe Ortega, bajo
la coordinación del líder de la comisión D
octora Ketty
Solórzano torrecilla profesional universitario de planta de
esta institución (anexo oficio); dicha auditoria arrojó los
siguientes resultados: Se determinaron 23 hallazgos
administrativos
de los
cuales
17 tienen presunta
connotación disciplinaria y 2 tienen presunta connotación
fiscal.
Alc
ald
ía
Mu
nic
ipal
de
Mo
nte
cri
sto
B
olí
var:
Fue
comisionado el Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la
coordinación del líder de la comisión Doctor Alberto de la
Barrera Díaz profesional universitario de planta de esta
institución (anexo oficio de noviembre 6 2008); dicha
auditoria
arrojó
los
siguientes
resultados:
Se
determinaron 31 hallazgos administrativos, de los cuales
(7)
funcionarios
con el
mismo perfil
profesional (economistas) los cuales como
se
ha
dicho
están
adscritos
a
la
dependencia de control fiscal en calidad de
auditores. Lo anterior guarda total armonía
con lo establecido por el artículo 23 del
Decreto 26 de 1998, que señala: "Los
órganos públicos solo podrán celebrar
contratos de consultoría o de p
resta
ció
n d
e
serv
icio
s
con
personas
naturales
o
jurídicas cuando no exista personal de
planta especializado para la labor requerida.
" (Negrillas fuera de texto).
De otro lado tampoco es de recibo aceptar
el dicho de la Contraloría al manifestar que
las dos personas contratadas participaron
activamente, en la atención de denuncias
con los radicados números: 26782, 26783,
26784,
26598,
26599,
26339,
27122,
27312, 26647, 27310, entre otras, lo cual ha
sido fundamental, si se tiene en cuenta que
esta entidad tenía un gran cúmulo de
denuncias
pendientes
de trámite por la
escasez de personal, ya que si se revisa el
objeto del contrato de cada uno de ellos,
esa labor no esta señalada expresamente
dentro de cada uno de los
contratos,
máxime si se revisa de igual forma los
estudios de conveniencia y necesidad en
los
cuales
se tiene
que determinar las
actividades que se necesitan contratar.
Se m
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
74
30 tienen presunta connotación disciplinaria y 1 tiene
presunta connotación fiscal.
Como se puede confrontar con los oficios de encargos
los Doctores Ruperto Zúñiga Escobar y Richard Villafañe
Ortega, cumplían su actividad de apoyo a la comisión
bajo el liderazgo de un profesional de planta de la
Institución.
Igualmente, participaron activamente, en la atención de
denuncias con los radicados números: 26782, 26783,
26784, 26598, 26599, 26339, 27122, 27312, 26647,
27310, entre otras, lo cual ha sido fundamental, si se
tiene en cuenta que esta entidad tenía un gran cúmulo
de denuncias pendientes de trámite por la escasez de
personal.
Por otro lado, podemos indicar que el perfil profesional y
ocupacional de estos dos profesionales de la economía
es integral en lo que concierne el manejo y control de la
cosa pública.
El Doctor Richard Villafañe Ortega ha tenido experiencia
laboral en diferentes áreas de distintas empresas del
estado, jefe de almacén y
jefe de compras
en la
Empresa Social del Estado Hospital San Pablo de
Cartagena, liquidador de impuestos Departamentales en
la G
obernación de Bolívar, Asesor de la comisión de
presupuesto de la Honorable Asamblea Departamental
de Bolívar y prestó sus servicios profesionales en el área
de Control Interno de la ESE Hospital Local de
Cartagena en donde en coordinación con el Jefe de
Control Interno realizó labores
relacionadas
con la
planeación y Organización del sistema de control interno
de la entidad; de igual forma así como lo pueden
constatar en la página colgada en internet de la
Corporación Universitaria del Caribe CECAR, que la
especialización en Gerencia Pública realizada por el
Doctor Villafañe en esta institución, le da un perfiles
profesional con conocimiento de recursos
humanos,
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
75
planeación del desarrollo local y
regional,
manejo
eficiente del presupuesto y contratación pública entre
otros; y
le da un perfil
ocupacional donde están
preparados para desempeñarse en los organismos de
inspección, vigilancia, y control del estado, como asesor
de los entes territoriales y de las empresas sociales del
estado entre otros.
El Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, además de ser
economista tiene una experiencia en el sector publico de
más
de 20 años
en especial en el sector Salud,
ocupando cargos como Jefe de la sección financiera de
la Secretaria de Salud departamental de Bolívar, y como
Jefe de la División Administrativa, de donde le toco
apoyar todo el proceso de descentralización de la salud
en el Departamento de Bolívar, asesor en diferentes
oportunidades del Departamento Administrativo Distrital
de salud de Cartagena- DADIS, donde apoyó todo el
Proceso de la creación de la E.S.E. Distrital de
Cartagena. La experiencia del Dr. Zúñiga en el sector
de la Salud ha sido fundamental en las
auditoria
realizadas, ya que en la planta de personal no hay un
funcionario con experiencia similar en este sector, más
si se tiene en cuenta los constantes cambios normativos
e institucionales que se vienen realizando en el sector
salud y la gran cantidad de recursos manejados por este
sector.
Es
de anotar, que como ustedes
mismos
dejaron
plasm
ado en el Informe de Auditoría vigencia 2007, esta
Contraloría no realizaba auditorias a los recursos del
sector salud, lo cual fue redireccionado y debidamente
atendido por esta entidad a partir de la vigencia 2008, lo
cual ameritó la vinculación de profesionales como los
economistas en cuestión, quienes han dado resultados
excelentes, tal como se evidencia en los informes y
hallazgos de auditoría, en los cuales ellos participaron.
De la m
isma m
anera, les manifiesto que la Contraloría
Departamental de Bolívar, tiene ciento once (111)
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
76
sujetos de control, sin contar instituciones educativas, y
solo cuenta con 10 Profesionales de planta para labor
auditora, lo cual resulta realmente precario para ejercer
un buen control. Es así, como a nuestra llegada a la
Contraloría vimos la necesidad, lo cual quedó plasm
ado
en el Plan Estratégico 2008-2011, de vincular personal
profesional e idóneo, para ampliar la cobertura y calidad
en la ejecución del PGA y mejorar la atención y trámite
de denuncias. Igualmente, ampliamos el número de
líneas
de auditoría y
su impacto, tales
como la
evaluación y análisis de la asignación, distribución y
ejecución de recursos, tanto propios como del Sistema
General de Participaciones, mientras que anteriormente
sólo se miraban los comprobantes de egresos, que
correspondían sólo a una parte de la línea de ejecución
de recursos.
Por último, les informo que hemos ampliado cobertura
en el número de municipios
auditados, haciendo
presencia en más de 30 municipios de los 45 del
departamento, igualmente realizamos
auditoría a la
Secretaría de Salud
Departamental y a varias ESE
Municipales, las
cuales
no habían sido objeto de
auditoría desde hace varios años. Así mismo, el
número de hallazgos trasladados, tanto fiscales, como
penales y disciplinarios, es m
uy superior a los que se
habían evidenciado en vigencias anteriores.
Por lo expuesto, considero que es por lo menos injusto,
que se cuestione la contratación de estos dos
profesionales altamente capacitados y con experiencia,
pues
considero que le han aportado mucho a la
institución para la mejora de sus resultados, como lo
pueden corroborar con quienes ellos han apoyado en la
labor de auditoría. Es más, considero que se requieren
más profesionales tanto del perfil de ellos que es muy
integral, como de otras profesiones que también hemos
contratado, para poder realizar una mejor labor de
control fiscal y con mayor cobertura, por ello en la
actualidad se está adelantando un estudio de perfiles,
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
77
cargas laborales, funciones, con el fin de presentar ante
la Honorable Asamblea Departamental una nueva
estructura orgánica para la contraloría más acorde a las
necesidades actuales de control y realista en la parte
presupuestal,
pues
como
ustedes
conocen
el
presupuesto de las contralorías territoriales está sujeto a
bruscas variaciones que dificultan planear a largo plazo,
y el gasto de personal de planta es por naturaleza
creciente e inflexible.
2
Tale
nto
hu
man
o
La Contraloría reconoció y
pagó
VIATICOS a diez (10) CONTRATISTAS
vinculados
a la entidad durante la
vigencia 2008 para apoyar
a la
dirección de Control Posterior en las
auditorias programadas en esa m
isma
vigencia.
El D
ecreto 4944 del 27 de diciembre de 2007 por el cual
se liquida el Presupuesto General de la Nación para la
vigencia fiscal de 2008, se detallan las apropiaciones y
se clasifican y definen los gastos, en su artículo 39 al
definir las
apropiaciones
dentro del presupuesto
nacional, las divide en tres grandes grupos a saber:
Gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y de
inversión.
Dentro del primer grupo se define lo concerniente a
viáticos y gastos de viajes en los siguientes términos:
“V
IÁT
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S Y
GA
ST
OS
DE
VIA
JE
Por este rubro se le reconoce a los empleados
públicos y, según lo contratado, a los trabajadores
oficiales del respectivo órgano, los gastos de
alojamiento,
alim
entación y transporte,
cuando
previa resolución, deban desempeñar funciones en
lugar diferente de su sede habitual de trabajo.
Este rubro también incluye los gastos de traslado
de los empleados públicos y sus familias cuando
estén autorizados para ello y, según lo contratado,
a los trabajadores oficiales.
N
o s
e p
od
rán
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tar
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sí
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el
resp
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co
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.
Se aceptan las explicaciones dadas por la
Contraloría,
analizada la contradicción y sus
documentos soportes se constató por parte
del
grupo auditor
la procedencia del
reconocimiento y
pago de viáticos
a
contratistas, en los
eventos
en que se
estipula o conviene en el texto de los
contratos,
siempre
que
se
haya
fundamentado en la formación de los
mismos. En el caso de los contratos objeto
de la observación, se comprobó que la
circunstancia de los viáticos fue prevista en
la minuta de los mismos.
La Gerencia Seccional V de la AUDITORIA
GENERAL DE LA NACION efectuará
seguimiento
al
proceso
contractual,
especialmente
en
el
tema
del
reconocimiento y
pago de viáticos
a
contratistas.
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
78
Los viáticos solo podrán computarse como factor
salarial para la liquidación de cesantías y pensiones
cuando se cumplan las condiciones señaladas en la
letra i) del artículo 45 del Decreto-Ley 1045 de1978.
El Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República y la Dirección Nacional
de
Estupefacientes podrán pagar con cargo a este
rubro los gastos de esta naturaleza al Personal
Militar, de Policía, de Seguridad y del INPEC a su
servicio.
Las
entidades
públicas
a
las
cuales
el
Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, o
la Policía Nacional presten servicios de protección y
seguridad personal a sus funcionarios, podrán
cubrir con cargo al rubro de viáticos y gastos de
viaje de sus respectivos presupuestos, los gastos
causados por los funcionarios que hayan sido
designados por aquel para tal fin.
De igual form
a la Unidad de Salud del Ministerio de
Defensa Nacional, podrá pagar con cargo a este
rubro los gastos de esta naturaleza al personal
Militar del área asistencial -m
édicos, odontólogos,
bacteriólogos, enferm
eros, auxiliares de enferm
ería
y psicólogos- que están al servicio del Subsistema
de Salud de las Fuerzas m
ilitares.” (Negrillas fuera
del texto)
Después de ser estudiada la norma anterior, vemos
como es procedente la autorización de pagar viáticos a
contratistas de entidades públicas, estando supeditada a
que previamente ésta circunstancia se encuentre
expresamente pactada dentro del contrato por ser de la
esencia del objeto a desarrollar dentro del mismo,
criterio que de manera unánime se ha venido adoptando
dentro de la ejecución de los presupuestos de cada
entidad estatal,
y entre ellos
de la Contraloría
Departamental de Bolívar desde años atrás.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
79
Este criterio concuerda de manera absoluta con el
principio de legalidad presupuestal, que establece que
cada gasto debe ser reconocido y tener apropiación del
presupuesto estatal en normas jurídicas, y viéndolo así,
nos es forzoso concluir que no podría ser de otra forma,
ya que se estaría violando los principio que rigen el
gasto público y la gestión fiscal.
Por otro lado, es necesario indicar que no incluir el pago
de viáticos a los contratistas que apoyan el proceso
auditor, cuyos honorarios están por el orden de los
$2.000.000 mensuales antes de descuentos, equivaldría
a hacer imposible la ejecución del objeto contractual, por
cuanto las distancias entre C
artagena y los diferentes
municipios y los costos de hospedaje y alim
entación
harían imposible que se pudiera m
antener el equilibrio
contractual contemplado en el Estatuto de Contratación.
Es de anotar que el año inmediatamente anterior, se
presentaron ante la Auditoria G
eneral de la República
dos denuncias anónimas, por supuestas irregularidades
en los contratos de prestación de servicios que adelanto
esta entidad durante el 2008, que son los mismos que se
auditaron en la presente vigencia, dando como resultado
que se hicieran dos actuaciones, tanto por parte del ex
gerente de la Seccional V de la AGR, como por parte del
Grupo auditor que realizo la visita, dando como resultado
el
archivo y
la desestimación de los
hechos
denunciados, por
cuanto encontraron en orden y
ajustados
al ordenamiento legal la documentación
soporte de dichos contratos.
3
Pro
ceso
Au
dit
or
La subcontralora Lilia Castro Julio
participó en la auditoría practicada al
municipio de Cantagallo en calidad de
comisionada para realizar esa auditoría,
tal como consta en las Resoluciones
0140 y 0250, así como en la auditoria
practicada al municipio de M
agangué,
según el contenido de las Resoluciones
Es necesario precisar que las comisiones otorgadas
mediante los citados actos administrativos no estaban
encaminadas a que la doctora Lilia Castro Julio, en su
calidad
de Subcontralora, realizara auditorias. Sin
embargo, se requirió su desplazamiento a los municipios
citados,
en
ejercicio
de
sus
funciones
como
Subcontralora por las siguientes razones:
Cuando iniciamos
la ejecución del PGA 2008, se
En la contradicción se afirma que la
Subcontralora no fue comisionada para
realizar actividades
de
auditora, que su
participación fue para la instalación del
trabajo
de
campo
y para
el
acompañamiento en m
esas de trabajo en
los municipios; sin embargo, en la parte
motiva de las Resoluciones no se dice que
el objeto de la comisión de la Subcontralora
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
80
0203 y 0243 de 2008; incurriendo en la
presunta falta disciplinaria descrita en el
numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734
de 2002, al extralim
itar las funciones
que le fueron asignadas a su cargo en
la Ordenanza 016 de 2006 y
las
estatutarias consagradas en el manual
de funciones de la entidad. En otras
palabras,
la
subcontralora
realizó
actividades
que
están
asignadas
estatutariamente a los
profesionales
universitarios código 219, grado 09.
procedía por parte del Contralor, la Subcontralora o el
Profesional
Especializado de Control
Posterior
a
acompañar al grupo auditor designado a instalar y
presentar ante los entes vigilados el procesos auditor,
informando los objetivos y el alcance de la auditoria a
practicar. Este es un ejercicio sano y que se hace en
muchos entes de control,
entre ellos la Contraloría
General de la República, por lo cual no veo que se deba
hacer la afirmación de que estaba realizando auditoria,
sino simplemente cumpliendo una de sus funciones de
Subcontralora. Esto en cuanto a la Resolución No 0140
del 24 de abril de 2008.
En relación a las Resoluciones No 0203, 0243 y 0250 de
2008, en estas se comisionó a la doctora Lilia Castro, en
su calidad de Subcontralora,
para que realizara
acompañamiento técnico
y seguimiento a dichos
procesos auditores, que valga decir, fueron de los más
complejos, por cuanto se trata de dos
entes
que
manejan un presupuesto importante dentro del
departamento, y como se dijo en una respuesta anterior,
apenas hasta el año pasado implementamos en la
Contraloría Departamental la evaluación a la asignación,
distribución y ejecución de recursos del SGP, etesa,
fosyga y de regalías, lo cual hacía necesario que se les
hiciera a los grupos auditores un acompañamiento, por
cuanto correspondía aplicar nuevas metodologías dentro
del proceso auditor, que como se anotó era nueva para
la Profesionales Auditores de la entidad, más no para la
doctora Lilia Castro, quien conoce el tema y tiene una
amplia experiencia en control fiscal y en proceso
auditor, en la Contraloría General de la República, en la
cual se viene m
anejando desde hace varios años las
líneas de auditoría implementadas en el 2008 en esta
contraloría, que se indicaron anteriormente.
Por lo anterior, consideramos
que la Subcontralora
estuvo comisionada en ejercicio de sus funciones, en
especial lo establecido en los numerales 3, 5, 8 y 11 del
era el de instalar
las
comisiones
de
auditorías en el trabajo de campo, tampoco
dicen que realizaría acompañamiento en
mesas de trabajo.
Aún más, en lo relacionado con la auditoría
al municipio de C
antagallo, se dice en el
escrito de descargos que su participación
fue para la instalación de la comisión de la
auditoría, lo cual no corresponde con el
contenido de la Resolución 0140 de 2008,
pues en ella se le comisiona para una labor
que demanda 4 días de labores, ni con el
contenido de la Resolución 0250 del mismo
año en la que se comisiona para una labor
de auditoría de 5 días en el municipio de
Cantagallo.
Respecto del acompañamiento al municipio
de Magangue, soportado, presuntamente
con las Resoluciones 203 y 243 de 2008,
tenemos que el contenido de ésta última no
corresponde con lo afirm
ado en los
descargos, debido a que en la parte motiva
de esa Resolución no se indica que el
objeto de la comisión haya sido para
realizar
acompañamiento en mesas
de
trabajo, o para dar a conocer los alcances y
parámetros del proceso auditor; lo cual si se
hizo en la Resolución 203 de 2008 donde
se indica que la Subcontralora va a realizar
seguimiento a la ejecución de la auditoría
que se realizaba en Magangué.
Se m
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
81
Manual especifico de Funciones
aprobado por
la
Ordenanza No 16 de 2006.
4
Por
falta de cuidado,
la auditoría
especial ejecutada a la Secretaría de
Salud Departamental fue realizada por
seis contratistas
designados
por
la
subcontralora, sustituyendo las labores
asignadas por la Ordenanza 016 de
2006 y el manual de funciones de la
entidad a los auditores de la planta
ocupada de la entidad, vulnerando lo
dispuesto por el inciso 2 del artículo
267 de la CP y el artículo 31 de la Ley
42 de 1993 y desatendiendo lo decidido
por la Honorable Corte Constitucional
en Sentencia C-374 del 24 de agosto
de 195, M.P. Antonio Barrera Carbonell.
El
PGA 2008 fue aprobado por
el
Contralor
Departamental de Bolívar, la Subcontralora y por el
Profesional Especializado de Control Posterior, los
cuales establecieron los procesos auditores a efectuar y
los funcionarios encargados para ejecutarlo. Fue así
como mediante el m
emorando No 220-072 expedido por
el Profesional Especializado de Control Posterior, se
designó como líder
de dicho proceso auditor
al
Profesional Universitario de Planta Alberto de la Barrera
Díaz, lo cual está ratificado en el oficio 100-361 dirigido
por el C
ontralor Departamental al G
obernador, en donde
le informa el inicio del proceso auditor, los objetivos y el
alcance.
Posteriormente, con el objeto de auditar unos procesos
de embargo de recursos contra la Secretaría de Salud
Departamental, algunos contratos específicos a raíz de
un debate realizado al
interior
de la Asamblea
Departamental sobre el tema de salud que también
trascendió en algunos medios de comunicación, y con el
fin de realizar algunos
procedimientos
de auditoría
especializados en el área de sistemas, fue necesario
ampliar los términos de ejecución de dicha auditoria, así
como asignar a unos contratistas idóneos para que
apoyaran dicha auditoria, por cuanto el resto
del
personal de planta auditor estaba en esos momento
adelantando auditoria en otras entidades.
Igualmente, le informo que gracias
a la ampliación
efectuada a la auditoria y la evaluación realizada con el
apoyo de los contratistas se dieron unos excelentes
resultados
de dicho
proceso,
determinándose 30
hallazgos
administrativos, de los
cuales
21 tienen
presunta connotación
disciplinaria,
5 fiscales
y 4
penales.
En relación a la designación de los Profesionales para
De acuerdo con los soportes documentales
(memorando de encargo, oficios y actas) y
lo afirmado en el escrito de contradicción se
observó que en la Auditoría realizada a la
Secretaría
de
Salud
Departamental
participó el funcionario Elvis Yepes Yepes
de la planta ocupada de la entidad en
calidad de Coordinador.
Cabe aclarar que en el trabajo de campo no
fue posible determinar la existencia de
actas de m
esas de trabajo ni de oficios de
requerimiento de información en trabajo de
campo ni en la fase de planeación de la
auditoría.
En conclusión,
en el
proceso auditor
realizado sobre la Secretaría de Salud
Departamental participó un funcionario de la
planta
ocupada
de
la
Contraloría
Departamental en calidad de Coordinador,
por lo tanto se retira el hallazgo.
Se r
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
82
apoyar las auditorias en algunos momentos que se
requiere, sean contratistas o de planta, en la entidad
existe un procedimiento,
donde el
Contralor, el
Subcontralor y el Profesional Especializado de Control
Posterior evalúan el perfil requerido para los procesos a
auditar, y la disponibilidad de personal en ese momento,
y de acuerdo a ello, se procede a atender.
5
Pro
ceso
de J
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icció
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va
Existen dieciséis (16) mandamientos de
pago
cuyos
títulos
de
recaudos
quedaron ejecutoriados
en los
años
2000 a 2004 por mas de $56.000.000
que no se han notificado, así como 58
mandamientos
de pago notificados
desde los años 1999 a 2004 por más
de $5.500.000 (miles) sin que se haya
producido el recaudo efectivo de las
obligaciones
por
deficiencias
en el
impulso de los mismos, tampoco existe
prueba en los
expedientes
sobre la
práctica de las medidas cautelares; es
decir, que la entidad no ha m
ostrado
una adecuada gestión frente al cobro
de m
ás de $5.556.000 (miles), lo cual
constituye presunto incumplim
iento a
los
deberes
consagrados en los
numerales 1 y 2 del artículo 34 de la
Ley 734 de 2002, en cabeza del Jefe de
Jurisdicción Coactiva.
Señala la auditoria que existen 86 mandamientos de
pago que no se han notificado de los
cuales
16
corresponden a títulos de recaudo de los años 2000 a
2004, afirmación que no coincide con el examen de los
expedientes pues se evidencia que en 2004 se realizó la
publicación de un edicto en el cual se citaba a los
deudores desde el proceso 001 al 213 para que se
notificaran del mandamiento de pago y luego fueron
notificados quienes no comparecieron, por medio de
curadores
ad litem,
los
mandamientos
de pago
subsiguientes del 214 al 620 fueron notificados algunos
personalmente, por conducta concluyente y otros a
través
de curadores
ad litem. Efectivamente los
mandamientos
de
pago
fueron
notificados,
las
averiguaciones de bienes se realizaron en un numero de
111.096 oficios de solicitud de bienes que supera en
más del 200% lo que se hizo en el año anterior, sobre
inmuebles,
automotores,
vinculación
laboral,
establecimientos de comercio y enviamos oficios de
cobro persuasivo, pero ni aun con todo este despliegue
de gestiones ha sido posible conseguir bienes sobre los
cuales aplicar las medidas cautelares ni persuadirlos de
realizar
acuerdos
de
pago.
La
costumbre
de
insolventarse para soslayar el cumplim
iento de las
obligaciones de parte de algunos funcionarios públicos
hace nugatoria cualquier gestión.
Cabe anotar, que en la actualidad esta área ha sido
fortalecida con
recurso humano, consistente en 2
profesionales
del derecho, quienes
se encuentran
vinculados mediante contrato y han apoyado el proceso
coactivo en la presente vigencia.
Continúan diciendo que
el
cumplim
iento de los
La Contraloría no desvirtuó probatoriamente
lo detectado por la comisión de auditoría en
la revisión de la cuenta y confirmado por la
misma en el trabajo de campo; es decir, no
desvirtuó
que
existieran
un
número
significativo de mandamientos de pagos de
más de 5 años sin que se haya producido
recaudo alguno, ni que se hayan realizados
gestiones
adecuadas
para obtener
el
recaudo de tales obligaciones.
Afirman haber notificado la totalidad de los
mandamientos de pago, pero no aportaron
las
pruebas
documentales, este hecho
resulta contradictorio con
la información
rendida en la cuenta de la vigencia 2008 y
con lo encontrado por la comisión de
auditoría en el trabajo de campo.
Respecto a la gestión general en los
procesos coactivos, la entidad no desvirtuó
las deficiencias detectadas por la comisión
de
auditoría,
pues
el
recaudo
es
insignificante frente al valor total de la
obligaciones para el cobro coactivo, debido,
a precisamente, las
deficiencias en la
gestión e impulso de los
procesos
coactivos, dado que registran pocos
acuerdos de pagos suscritos y vigentes,
registran un alto número de procesos
revocados y no existe prueba de que las
medidas cautelares se hayan practicado.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
83
parámetros
y disposiciones legales
aplicables
a los
proceso de cobro coactivo fue deficiente debido a que:
•
So
lo
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5
acu
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de
pa
go.
Podemos señalar que los acuerdos de pago
son actuaciones
que se inician con la
manifestación de la voluntad de pagar el
deudor, lo cual no depende del funcionario
responsable del cobro coactivo.
•
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los
$160.0
00
mil
es. Es preciso señalar que las
Revocatorias
Directas
no
fueron decisiones
tomadas en Jurisdicción Coactiva y en esta
división, por haber desaparecido de la vida
jurídica el titulo ejecutivo, se procedió a decretar
el archivo de los procesos afectados con esta
medida.
•
Las
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to.
Sobre m
edidas cautelares nos referimos en el
primer punto, pero es preciso señalar que en la
mayoría de los casos cuando el titulo ejecutivo
llega a jurisdicción coactiva para cobro ya estos
funcionarios no laboran en la entidad afectada.
Sin embargo se denunció ante la procuraduría
a seis (6) funcionarios
por no aplicar las
medidas cautelares.
•
No
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20 d
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Esta
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señala la auditoria el radicado de los procesos
que supuestamente no tienen el mandamiento
de pago notificado, pero analizando la cuenta y
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
84los
expedientes
encontramos
casos
en
los
cuales
la
casilla
correspondiente
a
notificaciones
no está diligenciada pues
al
habérsele decretado una medida de revocatoria
directa se procedió a
su archivo y
fueron
excluidos del proceso de notificación, lo mismo
que quienes se acercaron a realizar pago total
fueron archivados.
A continuación relacionamos los procesos que no tienen
fecha de notificación en la
cuenta
rendida
en
2008 y que están en las anteriores condiciones, los otros
corresponden a vigencias anteriores que por problemas
técnicos no fueron dados de baja al rendir la cuenta de
2008:
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2008.
Proceso
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Fecha
Asuntos Realizados
258
Salin
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Caja
Nº 7
Archivado 19-08-08
313
Carlos
Quezada
Caja
Nº 3
Archivado 23-02-08
325
José
Orozco
Ariza
Caja
Nº 7
Archivado 15-05-08
384
Edesio
Fonseca
Soto
Caja
No. 7
Archivado 25-06-08
409
Pedro
Pérez
30-07-
08
Archivado
423
Cadir
Ibañez
Franco
03-04-
08
Archivado
439
Juan A.
Perez
Vargas
20-10-
08
Archivado
451
Betina
Julio
Caja
No. 7
Archivado 23-07-08
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
85
452
Eloy
Taborda
26-03-
08
Archivado
466
Rogelio
Diaz
Caja
No. 7
Archivado 18-06-08
484
Manuel
Arrieta
Archivado 26-02-08
512
Heriberto
Urrego
Caja
No. 7
Archivado 15-12-08
535
Mario del
Castillo
Caja
No. 7
Revocatoria
562
Heriberto
Urrego
15-12-
08
Pago Total
583
Danis M.
Salcedo
2008-
08-05
Revocatoria Directa
590
Alfredo
del Rio
26-02-
08
Revocatoria Directa
602
Laissa
Eljaiek
26-06-
08
Pago Total
604
Elsy
Peña
Barrios
08-04-
08
Revocatoria Directa
608
Zenaida
Vargas
15-10-
08
Pago Total
643
Prospero
Carbonel
l Blanco
27-08-
08
Revocatoria Directa
•
Señalan que en el proceso 057 se reportó notificado
en la cuenta el día 22
de agosto de 2008,
verificando en la cuenta y
en el expediente
respectivo encontramos que la fecha de notificación
corresponde a 2
2 d
e a
go
sto
de 2
002 notificado por
curador ad litem.
•
Con respecto a los procesos aperturados, se pudo
verificar con el libro radicador de procesos que se
aperturaron 51 durante esa vigencia.
•
Es preciso señalar que si bien el recaudo es bajo,
también es
cierto que este ha mejorado
ostensiblemente pasando de $15.000.000.oo en el
2007 a $50.000.000.oo en el 2008 que representa
un 300% mas, igualmente pasamos de un indicador
de recaudo de 0.04% a 0.19%, lo cual indica que si
bien el recaudo es bajo, también es cierto que
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
86
hemos mejorado. Ahora hay que tener en cuenta
que la debilidad en el recaudo de la cartera es una
situación que afecta a todas las contralorías del país
por
la “insolvencia”
provocada para evadir el
cumplim
iento de las
obligaciones
de muchos
deudores. O
tro m
otivo que incide en que a pesar
que ha ido mejorando cada año se vea bajo el
recaudo se debe a que en la División de Jurisdicción
Coactiva la cartera es muy abultada, por lo cual y de
acuerdo a la normatividad vigente se ha procedido a
la conformación de los Comités de
Normalización
de Cartera y de Sostenibilidad Contable con los
cuales estamos
trabajando el
tema de la
remisibilidad. Además
en estos
momentos
la
entidad está realizando una afiliación a la Cifin con
el fin de poder realizar las consultas necesarias para
la aplicación de la figura de la remisibilidad, y poder
detectar así mismo donde
tienen dineros y poder
librar medidas cautelares sobre ellos, lo mismo que
identificar el último lugar de residencia reportado y
línea telefónica.
Este servicio que prestará Cifin también estará a
disposición de la División de Acciones Fiscales para que
dentro de los procesos que adelanten puedan también
decretar medidas cautelares y de esta manera evitar que
cuando el proceso llegue a Jurisdicción Coactiva ya los
funcionarios
no
se encuentren laborando y
estén
insolventes. Por lo anterior esperamos en el primer
trimestre de 2010 estar saneando la cartera lo que nos
permitirá mostrar mayor eficiencia.
6
Pro
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Posibles
actos
de
corrupción
relacionados con el sector salud del
Departamento de Bolívar, en el que
aparecen presuntamente involucrados
un
diputado
de
la
Asamblea
Departamental de Bolívar, el Director
del Hospital Regional del Caribe y el
señor
Contralor
Departamental
de
Como les manifesté por escrito desde el momento en
que realizaron la auditoria al indagarme al respecto, lo
considerado hallazgo es un montaje en
mi contra de las
personas que desean desacreditar mi labor en el cargo
de Contralor Departamental de Bolívar.
La grabación comentada en los anónimos obedece a
pruebas falsas e ilegales., que fueron enviadas de igual
manera a la Fiscalía General de la Nación y se
Se a
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licacio
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as p
or
la C
on
tralo
ría en razón a que estos hechos
sobre posibles actos de corrupción en el
sector salud del Departamento de Bolívar
están siendo investigados por la Fiscalía
Seccional No 16 de Cartagena, al igual que
en la Procuraduría General de la Nación; al
respecto la Auditoria General
de la
Republica-Gerencia Seccional V realizara
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
87
Bolívar.
encuentran en conocimiento de la fiscalía Seccional 16
de Cartagena con radicado No. 1300160011292009-
01932 encontrándose al despacho para resolver una
solicitud de preclusión de investigación presentada por
los abogados de la defensa, basados en la ilegalidad de
las pruebas y en mi absoluta inocencia, se recolectaron
todos las pruebas ordenadas por la Fiscalía las cuales
demuestran que todo es una farsa.
El mismo anónimo fue enviado a la Procuraduría
Regional en donde se adelanta una investigación
prelim
inar con radicado No. 075-004226-2009 que se
encuentra en periodo probatorio.
El compulsarme copia a la fiscalía y Procuraduría seria
inocuo teniendo en cuenta que las investigaciones las
están conociendo con anterioridad a los hallazgos y se
atentaría contra el debido proceso constitucional, ya que
nadie puede ser investigado dos veces por los mismos
hechos.
los seguimientos a que hay lugar con el fin
de evacuar las investigaciones de carácter
fiscal que se adelantan.
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Posibles
actos
de
corrupción
relacionados con el sector salud del
Departamento de Bolívar, en el que
aparecen presuntamente involucrados
un
diputado
de
la
Asamblea
Departamental de Bolívar, el Director
del Hospital Regional del Caribe y el
señor
Contralor
Departamental
de
Bolívar.
Como les manifesté por escrito desde el momento en
que realizaron la auditoria al indagarme al respecto, lo
considerado hallazgo es un montaje en
mi contra de las
personas que desean desacreditar mi labor en el cargo
de Contralor Departamental de Bolívar.
La grabación comentada en los anónimos obedece a
pruebas falsas e ilegales., que fueron enviadas de igual
manera a la Fiscalía General de la Nación y se
encuentran en conocimiento de la fiscalía Seccional 16
de Cartagena con radicado No. 1300160011292009-
01932 encontrándose al despacho para resolver una
solicitud de preclusión de investigación presentada por
los abogados de la defensa, basados en la ilegalidad de
las pruebas y en mi absoluta inocencia, se recolectaron
todos las pruebas ordenadas por la Fiscalía las cuales
demuestran que todo es una farsa.
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ría en razón a que estos hechos
sobre posibles actos de corrupción en el
sector salud del Departamento de Bolívar
están siendo investigados por la Fiscalía
Seccional No 16 de Cartagena, al igual que
en la Procuraduría General de la Nación; al
respecto la Auditoria General
de la
Republica-Gerencia Seccional V realizara
los seguimientos a que hay lugar con el fin
de evacuar las investigaciones de carácter
fiscal que se adelantan.
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Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
88
El mismo anónimo fue enviado a la Procuraduría
Regional en donde se adelanta una investigación
prelim
inar con radicado No. 075-004226-2009 que se
encuentra en periodo probatorio.
El compulsarme copia a la fiscalía y Procuraduría seria
inocuo teniendo en cuenta que las investigaciones las
están conociendo con anterioridad a los hallazgos y se
atentaría contra el debido proceso constitucional, ya que
nadie puede ser investigado dos veces por los mismos
hechos.
2
Por una queja anónima esta G
erencia
atendió unos hechos en los que está
implicada
la
Subcontralora
Departamental de Bolívar Lilia Castro
Julio,
relacionados
con
presuntos
hechos de extorsión y cohecho que
involucran a funcionarios de la alcaldía
de Cantagallo, Mahates, y la ESE de
ese m
ismo m
unicipio, así como de los
municipios de Santa Catalina, San Juan
Nepomuceno, Zambrano, El Guamo,
Santa Catalina y Calamar, por lo que se
dará traslado a la Fiscalía Seccional de
Bolívar.
Al respecto le informo que este despacho adelantó las
diligencias pertinentes las cuales fueron comunicadas
a la Auditoria General de la República mediante oficio
No. 100-330 dirigida a la doctora SUSANA DEL
CARMEN ABRAHAM D. y posteriormente al doctor
ALVARO RAFAEL AGUILAR B. con oficio 100-492, de
lo cual se informó a la comisión de auditoria con oficio
No. 100-713 dirigido a la doctora LUISA FERNANDA
RODRÍGUEZ Coordinadora Comisión de Auditoria.
Si bien la contraloría había entregado
información relacionada con los hechos, en
virtud a unos requerimientos de la Gerencia
Seccional V librados para atender una queja
ciudadana, la misma se encuentra en
trámite y sin decidir debido a que se había
incorporado en el proceso auditor para
hacer acopio de mayor información y para
verificar la que había sido entregada por la
Contraloría Departamental;
sin embargo,
dado que se trata de posibles conductas
punibles, la valoración de la procedencia de
una investigación penal no corresponde a la
Auditoría General de la República si no a
la Fiscalía G
eneral de la Nación, por esta
razón, se remitirá a esta por competencia.
Se m
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1
Co
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ol
Inte
rno
Por
falta de planeación
la oficina
asesora de control interno no incluye en
sus actividades a desarrollar dentro de
la vigencia la realización
de visitas
internas, para ejercer un control más
Aceptamos las sugerencias o recomendaciones de la
Auditoria General de la Republica, por falta de una mejor
planeación para ejercer un control m
ás efectivo en cada
una de las dependencias de la entidad a través de
Auditorias
internas
(visitas). Sin embargo, para la
vigencia del 2009 hemos desarrollado un plan de
La entidad aceptó la debilidad encontrada.
Se m
an
tien
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azg
o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
89
efectivo en el seguimiento de las tareas
que
realiza
cada
una
de
las
dependencias de la entidad.
auditoría interna, encuestas, planes de m
ejoramiento
internos y actas de compromiso en cada uno de los
veintiún procesos de la entidad que presenten fallas o
deficiencias a corregir.
2
Co
nta
bil
idad
. Por falta de diligencia
no se ha
depurado en su totalidad el rubro de
Deudores,
como
lo
establece
el
régimen de Contabilidad.
En la vigencia 2009 creamos el C
omité de Normalización
de cartera el cual está realizando estudios para la
depuración de la cuenta de deudores por concepto de
cuotas de fiscalización, ya que esta situación es mas
jurídica que financiera. En reuniones adelantadas con el
área jurídica y el área de cobro coactivo, se determinó
definir los conceptos jurídicos para esta depuración y
envío posteriormente al comité en mención para su
depuración y envío al área financiera, para que se
hagan los correspondientes ajustes contables. Este
procedimiento debe culminar a más tardar el 31 de
diciembre de la presente vigencia.
No se aceptan las explicaciones dadas por
la Contraloría teniendo en cuenta que en la
vigencia 2008, no se adelantó ninguna
gestión,
como lo aceptan en su respuesta.
Se
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o.
3
Tale
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Las
carpetas
no
se
encuentran
organizadas en forma de libro, de tal
manera que las actuaciones que se
vayan surtiendo sean los últimos folios.
Se tendrá en cuenta la observación que presentaron
para organizar las
carpetas, teniendo en
cuenta lo
establecido en la ley de archivo para esta clase de
documentos.
La Contraloría acepto la observación por lo
tanto s
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azg
o.
4
La Contraloría pago la suma de
$34.295.000.oo,
por
concepto
de
viáticos a diez (10) contratistas a través
de ordenes de prestación de servicios.
La respuesta
está contenida en el punto anterior, folios
03 y 04. Se debe tener en cuenta que los Entes
sujetos de control (Municipios) se encuentran ubicados
a lo largo del Departamento de Bolívar, muchos de ellos
a una gran distancia de Cartagena.
Se aceptan las explicaciones dadas por la
Contraloría,
analizada la contradicción y sus
documentos soportes se constató por parte
del
grupo auditor
la procedencia del
reconocimiento y
pago de viáticos
a
contratistas, en los
eventos
en que se
estipula o conviene en el texto de los
contratos,
siempre
que
se
haya
fundamentado en la formación de los
mismos. En el caso de los contratos objeto
de la observación, se comprobó que la
circunstancia de los viáticos fue prevista en
la minuta de los mismos.
La Gerencia Seccional V de la AUDITORIA
GENERAL DE LA NACION efectuará
seguimiento
al
proceso
contractual,
especialmente
en
el
tema
del
reconocimiento y
pago de viáticos
a
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
90
contratistas.
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5
Co
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La Contraloría suscribió las órdenes de
servicios Nos 042 y 055, en donde se
contrato a dos economistas cuyo objeto
del contrato fue la realización de
auditorias que se programaron en el
PGA de la vigencia 2008, siendo que
en la Planta de personal de la entidad
existen siete (7) funcionarios con
el
mismo
perfil
profesional
inclusive
adscritos en la dependencia de Control
Posterior en calidad de auditores.
Efectivamente m
ediante contratos números 042 y 055,
de fecha 6 de m
ayo y 13 de junio de 2008, fueron
contratados dos profesionales del área de las ciencias
económicas, m
ediante la m
odalidad de contratación de
prestación servicios profesionales.
El objeto de estos
contratos
fue” la prestación de
servicios
profesionales, como economistas
para el
AP
OY
O al área de control posterior en la realización de
las
auditorias
programadas
dentro del PGA de la
presente vigencia”.
De igual forma los contratistas se comprometieron con
las
siguientes
obligaciones: Recibir la inducción del
cargo por parte del jefe de división,
AP
OY
AR
a la
comisión en
la realización de las auditorias programadas
en los
diferentes
municipios
y sujetos
de control
atendiendo lo establecido en el memorando de encargo
y a presentar un informe mensual de
la gestión
realizada, entre otros.
Con base a lo anterior fueron comisionados
como
profesionales de apoyo a las siguientes auditorias:
Secre
tari
a d
e S
alu
d d
e B
olí
var: Fue comisionado el
Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la coordinación del
líder de la comisión Doctor Alberto de la Barrera Díaz
profesional universitario de planta de esta institución
(anexo oficio de fecha mayo 8 de 2008); posteriormente
fue ampliada dicha auditoria mediante oficio fechado
agosto 4 de 2008 en donde se comisiona al Doctor
Richard Villafañe Ortega en compañía de cinco
profesionales más (anexo oficio agosto 4 de 2008), con
el objeto de auditar algunos contratos específicos a raíz
de un debate realizado al interior de la Asamblea
Departamental sobre el tema de salud; dicha auditoria
arrojó los siguientes resultados : Se determinaron 30
hallazgos
administrativos, de los
cuales
21 tienen
presunta connotación
disciplinaria,
5 fiscales
y 4
No se aceptan las
explicaciones
de la
Contraloría, en razón a que los contratos de
prestación de servicios
con personas
naturales
o jurídicas, sólo se podrán
celebrar cuando no
exista personal de
planta con capacidad para realizar las
actividades que se contratarán de acuerdo
con lo señalado por el artículo 1° del
Decreto 2209 de 1998; se entiende que no
existe personal de planta en el respectivo
organismo, entidad, ente publico o persona
jurídica, cuando es imposible atender la
actividad con personal de planta, porque de
acuerdo con los manuales específicos, no
existe personal que pueda desarrollar la
actividad para la cual se requiere contratar
la prestación del servicio, o cuando el
desarrollo de la actividad requiere un grado
de
especialización
que
implica
la
contratación del servicio, o cuando aun
existiendo personal en la planta, este no
sea suficiente, la inexistencia de personal
suficiente deber acreditarse por el jefe del
respectivo organismo.
De acuerdo con lo anterior y como quedo
anotado en el hallazgo, se contrataron a
dos
economistas
para la realización de
auditorias dentro del PGA de la vigencia
2008 de la Contraloría Departamental de
Bolívar, existiendo personal de planta en la
entidad para la realización de estas labores;
inclusive hay en la entidad de control siete
(7)
funcionarios
con el
mismo perfil
profesional (economistas) los cuales como
se
ha
dicho
están
adscritos
a
la
dependencia de control fiscal en calidad de
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
91
penales.
Alc
ald
ía
Mu
nic
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del
Carm
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d
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Bo
líva
r y
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Mu
nic
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GIO
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NI
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IST
INI
del
Carm
en
de B
olí
var
: Fueron comisionados
los
Doctores
Ruperto Zúñiga
Escobar y Richard Villafañe Ortega, bajo la coordinación
del líder de la comisión Doctor Elvis Yepes Yepes
profesional universitario de planta de esta institución
(anexo validación de encargo de auditoria); dichas
auditorias arrojaron los siguientes resultados: Alcaldía
Municipal del Carmen de Bolívar Se determinaron 19
hallazgos
administrativos, de los
cuales
13 tienen
presunta connotación disciplinaria y 9 tienen presunta
connotación
fiscal;
ESE
Giovanni
Cristini
se
determinaron 5 hallazgos administrativos de los cuales 1
tiene presunta connotación disciplinaria.
Alc
ald
ía M
un
icip
al
de A
rro
yo H
on
do
Bo
líva
r mediante
memorando de encargo fechado noviembre 6 de 2008
fue comisionado el D
octor Richard Villafañe Ortega, bajo
la coordinación del líder de la comisión D
octora Ketty
Solórzano torrecilla profesional universitario de planta de
esta institución (anexo oficio); dicha auditoria arrojó los
siguientes resultados: Se determinaron 23 hallazgos
administrativos
de los
cuales
17 tienen presunta
connotación disciplinaria y 2 tienen presunta connotación
fiscal.
Alc
ald
ía
Mu
nic
ipal
de
Mo
nte
cri
sto
B
olí
var:
Fue
comisionado el Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la
coordinación del líder de la comisión Doctor Alberto de la
Barrera Díaz profesional universitario de planta de esta
institución (anexo oficio de noviembre 6 2008); dicha
auditoria
arrojó
los
siguientes
resultados:
Se
determinaron 31 hallazgos administrativos, de los cuales
30 tienen presunta connotación disciplinaria y 1 tiene
presunta connotación fiscal.
Como se puede confrontar con los oficios de encargos
los Doctores Ruperto Zúñiga Escobar y Richard Villafañe
Ortega, cumplían su actividad de apoyo a la comisión
bajo el liderazgo de un profesional de planta de la
auditores. Lo anterior guarda total armonía
con lo establecido por el artículo 23 del
Decreto 26 de 1998, que señala: "Los
órganos públicos solo podrán celebrar
contratos de consultoría o de p
resta
ció
n d
e
serv
icio
s
con
personas
naturales
o
jurídicas cuando no exista personal de
planta especializado para la labor requerida.
" (Negrillas fuera de texto).
De otro lado tampoco es de recibo aceptar
el dicho de la Contraloría al manifestar que
las dos personas contratadas participaron
activamente, en la atención de denuncias
con los radicados números: 26782, 26783,
26784,
26598,
26599,
26339,
27122,
27312, 26647, 27310, entre otras, lo cual ha
sido fundamental, si se tiene en cuenta que
esta entidad tenía un gran cúmulo de
denuncias
pendientes
de trámite por la
escasez de personal, ya que si se revisa el
objeto del contrato de cada uno de ellos,
esa labor no esta señalada expresamente
dentro de cada uno de los
contratos,
máxime si se revisa de igual forma los
estudios de conveniencia y necesidad en
los
cuales
se tiene
que determinar las
actividades que se necesitan contratar.
Se m
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l h
all
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
92
Institución.
Igualmente, participaron activamente, en la atención de
denuncias con los radicados números: 26782, 26783,
26784, 26598, 26599, 26339, 27122, 27312, 26647,
27310, entre otras, lo cual ha sido fundamental, si se
tiene en cuenta que esta entidad tenía un gran cúmulo
de denuncias pendientes de trámite por la escasez de
personal.
Por otro lado, podemos indicar que el perfil profesional y
ocupacional de estos dos profesionales de la economía
es integral en lo que concierne el manejo y control de la
cosa pública.
El Doctor Richard Villafañe Ortega ha tenido experiencia
laboral en diferentes áreas de distintas empresas del
estado, jefe de almacén y
jefe de compras
en la
Empresa Social del Estado Hospital San Pablo de
Cartagena, liquidador de impuestos Departamentales en
la G
obernación de Bolívar, Asesor de la comisión de
presupuesto de la Honorable Asamblea Departamental
de bolívar y prestó sus servicios profesionales en el área
de Control Interno de la ESE Hospital Local de
Cartagena en donde en coordinación con el Jefe de
Control Interno realizó labores
relacionadas
con la
planeación y Organización del sistema de control interno
de la entidad; de igual forma así como lo pueden
constatar en la página colgada en internet de la
Corporación Universitaria del Caribe CECAR, que la
especialización en Gerencia Pública realizada por el
Doctor Villafañe en esta institución, le da un perfiles
profesional con conocimiento de recursos
humanos,
planeación del desarrollo local y
regional,
manejo
eficiente del presupuesto y contratación pública entre
otros; y
le da un perfil
ocupacional donde están
preparados para desempeñarse en los organismos de
inspección, vigilancia, y control del estado, como asesor
de los entes territoriales y de las empresas sociales del
estado entre otros.
El Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, además de ser
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
93
economista tiene una experiencia en el sector publico de
más
de 20 años
en especial en el sector Salud,
ocupando cargos como Jefe de la sección financiera de
la Secretaria de Salud departamental de Bolívar, y como
Jefe de la División Administrativa, de donde le toco
apoyar todo el proceso de descentralización de la salud
en el Departamento de Bolívar, asesor en diferentes
oportunidades del Departamento Administrativo Distrital
de salud de Cartagena- DADIS, donde apoyó todo el
Proceso de la creación de la E.S.E. Distrital de
Cartagena. La experiencia del Dr. Zúñiga en el sector
de la Salud ha sido fundamental en las
auditoria
realizadas, ya que en la planta de personal no hay un
funcionario con experiencia similar en este sector, más
si se tiene en cuenta los constantes cambios normativos
e institucionales que se vienen realizando en el sector
salud y la gran cantidad de recursos manejados por este
sector.
Es
de anotar, que como ustedes
mismos
dejaron
plasm
ado en el Informe de Auditoría vigencia 2007, esta
Contraloría no realizaba auditorias a los recursos del
sector salud, lo cual fue redireccionado y debidamente
atendido por esta entidad a partir de la vigencia 2008, lo
cual ameritó la vinculación de profesionales como los
economistas en cuestión, quienes han dado resultados
excelentes, tal como se evidencia en los informes y
hallazgos de auditoría, en los cuales ellos participaron.
De la m
isma m
anera, les manifiesto que la Contraloría
Departamental de Bolívar, tiene 111 sujetos de control,
sin contar instituciones educativas, y solo cuenta con 10
Profesionales de planta para labor auditora, lo cual
resulta realmente precario para ejercer un buen control.
Es así, como a nuestra llegada a la Contraloría vimos la
necesidad,
lo cual quedó plasm
ado en el Plan
Estratégico 2008-2011, de vincular personal profesional
e idóneo, para ampliar la cobertura y calidad en la
ejecución del PGA y m
ejorar la atención y trámite de
denuncias. Igualmente, ampliamos el número de líneas
de auditoría y su impacto, tales como la evaluación y
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
94
análisis de la asignación, distribución y ejecución de
recursos, tanto propios como del Sistema G
eneral de
Participaciones, mientras
que anteriormente sólo se
miraban
los
comprobantes
de
egresos,
que
correspondían sólo a una parte de la línea de ejecución
de recursos.
Por último, les informo que hemos ampliado cobertura
en el número de municipios
auditados, haciendo
presencia en más de 30 municipios de los 45 del
departamento, igualmente realizamos
auditoría a la
Secretaría de Salud Departamental y a varias ESE,S
Municipales, las
cuales
no habían sido objeto de
auditoría desde hace varios años. Así mismo, el
número de hallazgos trasladados, tanto fiscales, como
penales y disciplinarios, es m
uy superior a los que se
habían evidenciado en vigencias anteriores.
Por lo expuesto, considero que es por lo menos injusto,
que se cuestione la contratación de estos dos
profesionales altamente capacitados y con experiencia,
pues
considero que le han aportado mucho a la
institución para la mejora de sus resultados, como lo
pueden corroborar con quienes ellos han apoyado en la
labor de auditoría. Es más, considero que se requieren
más profesionales tanto del perfil de ellos que es muy
integral, como de otras profesiones que también hemos
contratado, para poder realizar una mejor labor de
control fiscal y con mayor cobertura, por ello en la
actualidad se está adelantando un estudio de perfiles,
cargas laborales, funciones, con el fin de presentar ante
la Honorable Asamblea Departamental una nueva
estructura orgánica para la contraloría más acorde a las
necesidades actuales de control y realista en la parte
presupuestal,
pues
como
ustedes
conocen
el
presupuesto de las contralorías territoriales está sujeto a
bruscas variaciones que dificultan planear a largo plazo,
y el gasto de personal de planta es por naturaleza
creciente e inflexible.
6
No se adoptó el plan de compras por
medio de un acto administrativo ni se La entidad ha venido adoptando el plan de compras a
través de acta debidamente firmada por el Comité de La Contraloría aceptó la observación por lo
tanto s
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
95
hicieron las
modificaciones con esa
formalidad.
Compras, igual se hace cuando se modifica, sin
embargo, tendremos en cuenta su observación para que
se adopte por medio de resolución.
7
Co
ntr
overs
ias J
ud
icia
les
Por falta de cuidado en las carpetas de
las
controversias
de
vigencias
anteriores,
no
reposan
el
poder
otorgado por
el
nuevo Contralor
Departamental al asesor jurídico, ni
fotocopias
de las
piezas
procesales
más importantes con el fin de verificar
la gestión
de la defensa de los
intereses de la Contraloría.
Acogemos
la observación,
anexando en cada
expediente el poder y las fotocopias de las piezas
procesales más importantes que se hayan dado en
cada proceso.
La Contraloría tomará los
correctivos
al
respecto.
Se m
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o.
8
Por falta de información no se reportan
las
cuantías
de las
Demandas
Contenciosas
Administrativas
al
Departamento de Contabilidad con el
fin de informar al área financiera.
Acogemos la observación, la oficina jurídica a partir de
la fecha, enviará un informe a contabilidad con las
demandas contenciosas adm
inistrativas debidamente
cuantificadas.
La Contraloría acoge la observación.
Se
man
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o.
9
Pro
ceso
Au
dit
or
Por dificultades en el recaudo de la
información en el trabajo de campo, por
demoras en la comunicación de los
informes de auditoria y por falta de
cuidado y
de compromiso,
no se
cumplieron los
tiempos
programados
para las etapas del proceso auditor,
especialmente los de comunicación de
informes, incumpliendo lo establecido
en el PGA de la vigencia 2008.
Esta situación siempre se ha venido presentando y
tenemos que tratar de buscar mecanismos para su
corrección, debido a que como se está enviando un
informe prelim
inar y esperar la respuesta o descargos de
este informe para realizar el definitivo, pero en la
mayoría de los municipios el correo demora demasiado
en llegar, tanto al municipio como la respuesta para
hacer el análisis, pero de todas maneras tenemos que
buscar los mecanismos para corregir esta observación.
Lo otro, es que nos hemos trazado unos PGA muy
ambiciosos y amplios, teniendo en cuenta la lim
itante de
personal que padecemos
y que nos
dificulta dar
cumplim
iento estricto a lo programado.
La entidad aceptó la observación.
Vale agregar que para la programación
adecuada del PGA es recomendable tener
en cuenta los factores reales de riesgo que
afectan la ejecución del mismo, entre los
cuales se encuentran las lim
itaciones de
personal y las dificultades en la entrega de
la correspondencia.
Se m
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o.
10
La fase de planeación de las auditorías
–por falta de compromiso y disposición-
presenta debilidades, debido a que no
tienen en cuenta los resultados de la
revisión de las cuentas, ni identifican
procesos o subprocesos de mayores
riesgos, como insumos indispensables
para identificar los procesos o áreas de
mayor riesgo en las entidades vigiladas
Dentro de la fase de planeación si se tiene en cuenta la
rendición de la cuenta efectuada por los sujetos de
control, lo que sucede es que buscando mejorar la
calidad de las auditorias y la cobertura del control fiscal a
cargo de este ente, se han efectuado auditorias
especiales, donde se orienta la evaluación a los
Recursos del Sistema G
eneral de Participaciones, que
como todos sabemos son los que alim
entan en casi su
totalidad las
finanzas
municipales. Esto
lo hemos
La entidad no probó que la revisión de las
cuentas se incorpore efectivamente a las
auditorías que ejecutan.
Se m
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
96
y como herramienta adecuada para
racionalizar
el
tiempo del
proceso
auditor; inobservando el
deber
de
ejercer la función pública con eficiencia
y eficacia tal como lo consagra el art.
209 de la CP.
efectuado, principalmente con el fin de optim
izar el poco
recurso humano que tiene la entidad en el proceso
auditor, para mejorar la calidad de los informes y de los
hallazgos
auditoria, como en efecto
sucedió, pero
consideramos que es sano hacer algunos ajustes para
mejorar.
11
Por negligencia y falta de control, no se
suscribieron planes de mejoramiento al
finalizar los ejercicios auditores con la
comunicación
de
los
informes
definitivos, incumpliendo el deber de
exigir la implementación de acciones
correctivas a los entes vigilados, según
lo establecido en el artículo 100 de la
Ley 42/93.
Consideramos
que no hubo negligencia ni falta de
control,
simplemente que por la dificultad de las
comunicaciones con los diferentes municipios, m
uchas
veces hay que esperar más del tiempo requerido para
que se presenten los planes de mejoramiento, porque no
se recibe oportunamente ni en la entidad controlada,
como
tampoco
nosotros,
pero
buscaremos
los
mecanismos para subsanar y mejorar esta situación.
Es necesario indicar, que a nuestra llegada a la CDB
encontramos que realmente hay un problema de falta de
rendición de cuentas e informes, así como de entrega de
planes de mejoramiento por parte de los sujetos de
control, por lo que se han adoptado medidas de control y
seguimiento para m
ejorar; igualmente realizamos en el
mes de febrero de este año una capacitación a los entes
sujetos de control sobre la importancia de rendir cuenta
y presentar los informes y planes de mejoramiento
oportunamente,
que considero han dado algún
resultado, si se tiene en cuenta que de las auditorias
ejecutadas
en el 2008, en este mismo año se
suscribieron siete planes de mejoramiento y en el 2009
veinticuatro.
La falta de control ha dado lugar a que
existan demoras e incumplim
iento de los
términos para la revisión y aprobación de
los planes de mejoramiento. La comisión de
auditoría encontró planes de m
ejoramiento
que son revisados 3 meses después de
presentados a la entidad. Esta situación es
preocupante si se tiene en cuenta que la
suscripción de los planes de m
ejoramiento
marca el inicio de los compromisos de los
funcionarios de las entidades para aplicar
correctivos
efectivos
y oportunos
a las
deficiencias detectadas.
Se m
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o.
12
La subcontralora Lilia Castro Julio
participó en la auditoría practicada al
municipio de Cantagallo en calidad de
comisionada para realizar esa auditoría,
tal como consta en las Resoluciones
0140 y 0250, así como en la auditoria
practicada al municipio de M
agangué,
según el contenido de las Resoluciones
0203 y 0243 de 2008; al extralim
itar las
funciones que le fueron asignadas a su
Es necesario precisar que las comisiones otorgadas
mediante los citados actos administrativos no estaban
encaminadas a que la doctora Lilia Castro Julio, en su
calidad
de Subcontralora, realizara auditorias. Sin
embargo, se requirió su desplazamiento a los municipios
citados,
en
ejercicio
de
sus
funciones
como
Subcontralora por las siguientes razones:
Cuando iniciamos
la ejecución del PGA 2008, se
procedía por parte del Contralor, la Subcontralora o el
En la contradicción se afirma que la Sub
contralora no fue comisionada para realizar
actividades
de
auditora,
que
su
participación fue para la instalación del
trabajo
de
campo
y para
el
acompañamiento en m
esas de trabajo en
los municipios; sin embargo, en la parte
motiva de las Resoluciones no se dice que
el objeto de la comisión de la Sub contralora
era el de instalar
las
comisiones
de
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
97
cargo en la ordenanza 016 de 2006 y
las
estatutarias
consagradas
en el
manual de funciones de la entidad. En
otras palabras, la subcontralora realizó
actividades
que
están
asignadas
estatutariamente a los
profesionales
universitarios código 219, grado 09.
Profesional
Especializado de Control
Posterior
a
acompañar al grupo auditor designado a instalar y
presentar ante los entes vigilados el procesos auditor,
informando los objetivos y el alcance de la auditoria a
practicar. Este es un ejercicio sano y que se hace en
muchos entes de control,
entre ellos la Contraloría
General de la República, por lo cual no veo que se deba
hacer la afirmación de que estaba realizando auditoria,
sino simplemente cumpliendo una de sus funciones de
Subcontralora. Esto en cuanto a la Resolución No 0140
del 24 de abril de 2008
En relación a las Resoluciones No 0203, 0243 y 0250 de
2008, en estas se comisionó a la doctora Lilia Castro, en
su calidad de Subcontralora,
para que realizara
acompañamiento técnico
y seguimiento a dichos
procesos auditores, que valga decir, fueron de los más
complejos, por cuanto se trata de dos
entes
que
manejan un presupuesto importante dentro del
departamento, y como se dijo en una respuesta anterior,
apenas hasta el año pasado implementamos en la
Contraloría Departamental la evaluación a la asignación,
distribución y ejecución de recursos del SGP, etesa,
fosyga y de regalías, lo cual hacía necesario que se les
hiciera a los grupos auditores un acompañamiento, por
cuanto correspondía aplicar nuevas metodologías dentro
del proceso auditor, que como se anotó era nueva para
la Profesionales Auditores de la entidad, más no para la
doctora Lilia Castro, quien conoce el tema y tiene una
amplia experiencia en control fiscal y en proceso
auditor, en la Contraloría General de la República, en la
cual se viene m
anejando desde hace varios años las
líneas de auditoría implementadas en el 2008 en esta
contraloría, que se indicaron anteriormente.
Por lo anterior, consideramos
que la Subcontralora
estuvo comisionada en ejercicio de sus funciones, en
especial lo establecido en los numerales 3, 5, 8 y 11 del
Manual especifico de Funciones
aprobado por
la
auditorías en el trabajo de campo, tampoco
dicen que realizaría acompañamiento en
mesas de trabajo.
Aún más, en lo relacionado con la auditoría
al municipio de C
antagallo, se dice en el
escrito de descargos que su participación
fue para la instalación de la comisión de la
auditoría, lo cual no corresponde con el
contenido de la Resolución 0140 de 2008,
pues en ella se le comisiona para una labor
que demanda 4 días de labores, ni con el
contenido de la Resolución 0250 del mismo
año en la que se comisiona para una labor
de auditoría de 5 días en el municipio de
Cantagallo.
Respecto del acompañamiento al municipio
de Magangue, soportado, presuntamente
con las Resoluciones 203 y 243 de 2008,
tenemos que el contenido de ésta última no
corresponde con lo afirm
ado en los
descargos, debido a que en la parte motiva
de esa Resolución no se indica que el
objeto de la comisión haya sido para
realizar
acompañamiento en mesas
de
trabajo, o para dar a conocer los alcances y
parámetros del proceso auditor; lo cual si se
hizo en la Resolución 203 de 2008 donde
se indica que la Subcontralora va a realizar
seguimiento a la ejecución de la auditoría
que se realizaba en Magangué.
Se m
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o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
98
Ordenanza No 16 de 2006.
13
Por falta de compromiso la Contraloría
Departamental de Bolívar no ejerce
control fiscal sobre sus entes vigilados
más
importantes,
representativos,
complejos o de mayor trascendencia en
el Departamento, generando ineficacia
en el control fiscal aplicado en el
departamento e impunidad por
los
malos
manejos
o deficiencias
en la
administración
de
los
recursos
estatales.
Creo que no se puede m
anifestar falta de compromiso,
por cuanto en el PGA de 2008 y en el de 2009 se
incluyeron casi todos los importantes del departamento.
Es así como se hizo el año pasado auditoría ante la
Secretaría
de
Salud
Departamental,
ente
muy
representativo del orden departamental, igualmente, se
hizo auditoria en Magangué, que es
el segundo
municipio del departamento después de Cartagena, en
el C
armen de Bolívar, en Cantagallo, ente que recibe los
mayores por Regalías en Bolívar, entre otros. En la
actual vigencia se auditó la Secretaría de Educación
Departamental,
IDERBOL, Fondo de Transporte y
Transito de Bolívar, entes representativos del orden
departamental. Igualmente, se adelanta auditoria en la
Universidad de Cartagena.
Considero además
que nuestra intención es
hacer
auditorias en todos los entes bajo nuestro control, sin
embargo, no tenemos
el personal ni los
recursos
suficientes para hacerlo. No obstante, tendremos en
cuenta esta observación para tratar de incluir siempre en
el PGA las entidades más representativas
En la vigencia 2008, la Contraloría no
realizó auditorías a sus principales entes
vigilados, tal como se dijo en el informe de
auditoría:
Universidad
de
Cartagena,
Iderbol,
Asamblea
Departamental,
Gobernación ni entidades descentralizadas
del nivel departamental. La cobertura sobre
los municipios es para resaltar, pero por las
limitaciones presupuestales y de personal,
se hace necesario priorizar el control fiscal
que se realiza en el departamento, a fin de
focalizarlo sobre los entes que presentan
mayor
complejidad, mayores
riesgos
o
deficiencias o que manejan presupuestos
mas representativos.
Se m
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o.
14
En la configuración de los hallazgos,
por
falta
de
conocimiento,
de
capacitación y
deficiencias en las
mesas de configuración de hallazgos,
no se identifican con claridad las
causas con el fin de identificar con
claridad
las
acciones
correctivas
pertinentes,
inobservando
los
principios
de eficiencia del servicio
público establecido en el artículo 209
superior.
Aceptamos
la observación, indicando que se hace
necesario que los auditores profundicen más en el
análisis de los
hallazgos,
para lo cual
también
consideramos que se hace necesario una capacitación
con los funcionarios de Acciones Fiscales, para analizar
la configuración y estructuración de los mismos, debido
a que en la entidad existe un formato preestablecido que
contiene:
� Características del hallazgo
� Descripción de los hechos
� Donde y cundo sucedieron los hachos
� Normas presuntamente violadas
� Material probatorio
� Presunto responsables
La entidad aceptó la observación.
Se
man
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Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
99
15
Por
falta de cuidado,
la auditoría
especial ejecutada a la Secretaría de
Salud Departamental fue realizada por
seis contratistas
designados
por
la
subcontralora, sustituyendo las labores
asignadas por la ordenanza 016 de
2006 y el manual de funciones de la
entidad a los auditores de la planta
ocupada de la entidad, vulnerando lo
dispuesto por el inciso 2 del artículo
267 de la CP y el artículo 31 de la ley
42 de 1993 y desatendiendo lo decidido
por la Honorable Corte Constitucional
en Sentencia C-374 del 24 de agosto
de 195, M.P. Antonio Barrera Carbonell.
El
PGA 2008 fue aprobado por
el
Contralor
Departamental de Bolívar, la Subcontralora y por el
Profesional Especializado de Control Posterior, los
cuales establecieron los procesos auditores a efectuar y
los funcionarios encargados para ejecutarlo. Fue así
como mediante el m
emorando No 220-072 expedido por
el Profesional Especializado de Control Posterior, se
designó como líder
de dicho proceso auditor
al
Profesional Universitario de Planta Alberto de la Barrera
Díaz, lo cual está ratificado en el oficio 100-361 dirigido
por el C
ontralor Departamental al G
obernador, en donde
le informa el inicio del proceso auditor, los objetivos y el
alcance.
Posteriormente, con el objeto de auditar unos procesos
de embargo de recursos contra la Secretaría de Salud
Departamental, algunos contratos específicos a raíz de
un debate realizado al
interior
de la Asamblea
Departamental sobre el tema de salud que también
trascendió en algunos medios de comunicación, y con el
fin de realizar algunos
procedimientos
de auditoría
especializados en el área de sistemas, fue necesario
ampliar los términos de ejecución de dicha auditoria, así
como asignar a unos contratistas idóneos para que
apoyaran dicha auditoria, por cuanto el resto
del
personal de planta auditor estaba en esos momento
adelantando auditoria en otras entidades.
Igualmente, le informo que gracias
a la ampliación
efectuada a la auditoria y la evaluación realizada con el
apoyo de los contratistas se dieron unos excelentes
resultados
de dicho
proceso,
determinándose 30
hallazgos
administrativos, de los
cuales
21 tienen
presunta connotación
disciplinaria,
5 fiscales
y 4
penales.
En relación a la designación de los Profesionales para
apoyar las auditorias en algunos momentos que se
requiere, sean contratistas o de planta, en la entidad
De acuerdo con los soportes documentales
(memorando de encargo, oficios y actas) y
lo afirmado en el escrito de contradicción se
observó que en la Auditoría realizada a la
Secretaría
de
Salud
Departamental
participó el funcionario Elvis Yepes Yepes
de la planta ocupada de la entidad en
calidad de Coordinador.
Cabe aclarar que en el trabajo de campo no
fue posible determinar la existencia de
actas de m
esas de trabajo ni de oficios de
requerimiento de información en trabajo de
campo ni en la fase de planeación de la
auditoría.
En conclusión,
en el
proceso auditor
realizado sobre la Secretaría de Salud
Departamental participó un funcionario de la
planta
ocupada
de
la
Contraloría
Departamental en calidad de Coordinador,
por lo tanto se retira el hallazgo.
Se r
eti
ra e
l h
all
azg
o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
100
existe un procedimiento,
donde el
Contralor, el
Subcontralor y el Profesional Especializado de Control
Posterior evalúan el perfil requerido para los procesos a
auditar, y la disponibilidad de personal en ese momento,
y de acuerdo a ello, se procede a atender.
16
Co
ntr
ol
Fis
cal
Am
bie
nta
l Los
informes
de
las
auditorias
ambientales
por falta de
disposición
presentaron
deficiencias
en
su
elaboración, teniendo en cuenta que se
plasm
aron en forma general los hechos
encontrados,
inobservando
las
particularidades
propias
de
cada
entidad evaluada las cuales contribuyen
a la identificación de las falencias, la
elaboración de las acciones correctivas
y la posterior
verificación de su
cumplim
iento
por
parte
de
la
Contraloría.
Analizada la observación hecha en relación con la
inobservancia de las particularidades propias de cada
entidad, se procederá cuando así lo amerite a detallar
cada una de las
falencias, acciones
correctivas
y verificación de dichas acciones, partiendo de lo general y
aterrizando en lo anteriormente enunciado.
La entidad aceptó la observación contenida
en el hallazgo administrativo. Se le hará
seguimiento con el propósito de comprobar
su cumplim
iento.
Se m
an
tie
ne e
l h
all
azg
o.
17
Se presentaron deficiencias en la etapa
de planeación por falta de previsión
hecho que generó incumplim
iento de
los
tiempos
establecidos
siendo
necesario implementar acciones
que
permitan identificar la duración de las
diferentes etapas del proceso auditor
para su cumplim
iento.
En las auditorias de m
edio ambiente no hubo m
uchos
inconvenientes en el cumplim
iento de las etapas, por lo
que en la mayoría se cumplió, pero de todos modos se
tendrá en cuenta esta observación con el fin de cumplir
en su totalidad con el proceso de las auditorias de medio
ambiente.
Debido a que la Contraloría no desvirtúo
con sus
explicaciones
las
deficiencias
encontradas en la etapa de planeación,
se
man
tie
ne e
l h
all
azg
o.
18
Los papeles de trabajo de las auditorías
debido a la falta de compromiso de los
auditores
no
se
encuentran
organizados
adecuadamente y
en
algunos casos no se firman por quienes
en ellas intervienen incumpliendo los
fines de la gestión documental y las
normas de archivo, hecho que genera
desorganización en los soportes de las
auditorías ejecutadas.
Esta observación
se tendrá en cuenta, organizando
debidamente los documento que hacen parte de de la
auditorias.
La entidad aceptó la observación contenida
en el hallazgo administrativo.
Se m
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o.
19
Co
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cal
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Patr
imo
nio
Cu
ltu
ral
La C
ontraloría por falta de directrices
Para este año se programó esta auditoría, por lo cual se
empezó a recaudar la información necesaria, no
La Contraloría en su descargo no desvirtuó
el hallazgo; se verificará en el próximo
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
101
claras
no
ejecutó
auditorias
al
Patrimonio Cultural incumpliendo con
su función de vigilar el m
anejo de estos
recursos en el departamento de Bolívar
y generando incertidumbre sobre la
gestión fiscal adelantada.
obstante les debemos informar que se ha tenido mucha
dificultad para conseguir la información necesaria, sobre
todo por tratarse de varias vigencias.
ejercicio auditor que se haya ejecutado la
auditoria al patrimonio cultural que la
entidad programó para el año 2009.
Se m
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o.
20
Co
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cal
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los
Re
cu
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s
de
Salu
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La Contraloría por falta de planeación
no audito el tema de gestión y resultado
de los servicio de salud a la población
Bolivarense
lo
que
genera
el
desconocimiento sobre el tem
a.
La Contraloría desde el año pasado incluyó dentro de su
PGA auditoria al sector salud, incluyendo la Secretaría
de Salud Departamental de Bolívar y algunas ESE
Municipales
y departamentales, así mismo en la
presente vigencia se cuenta en la auditoria ante salud
departamental
con un auditor
medico que está
evaluando este tema. No obstante en la programación
de los próximos PGA, se programaran auditorias en el
sector salud que evalúen esta línea específica.
La contraloría tomará los correctivos.
Se
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ne e
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azg
o.
21
Tra
sla
do
de h
all
azg
os
No se trasladaron en la vigencia
auditada, la totalidad de los hallazgos
reportados en la cuenta.
Por las
razones
expuestas en uno de los
puntos
anteriores, en donde la respuesta de los
informes
prelim
inares, no se reciben a tiempo porque el correo
demora demasiado y si no tenemos la certeza del
recibido, estos hallazgos se caen porque le violamos el
derecho a defensa y
debido proceso, por lo que
tendremos que buscar mecanismos para cumplir con el
tiempo establecido en el proceso auditor. No obstante,
les manifestamos que en la vigencia 2009 se dio el
traslado de los hallazgos que quedaron pendientes de
2008, a los diferentes organismos de control y acciones
Fiscales, tal
como se puede observar
en las
comunicaciones que se anexan al presente informe.
No
se a
cep
tan
las e
xp
lic
acio
nes d
ad
as
p
or
la
Co
ntr
alo
ría, debido a que el
resarcimiento del erario publico, se busca
es
a través
de los
diferentes
procesos
fiscales
(sancionatorio y
responsabilidad
fiscal) que aperture la entidad y esto se da a
través
de un oportuno traslado de los
hallazgos que se configuren en cada uno de
los procesos de auditoria que se realicen a
los entes bajo vigilancia y si bien es cierto
muchos
de esos
hallazgos
se han
trasladado durante la vigencia 2009,
también es cierto que durante la vigencia
fiscal 2008 fueron comunicados
varios
informes
definitivos
y los
hallazgos
que
quedaron en firme en cada una de ellas no
se trasladaron en la vigencia
Se m
an
tien
e e
l h
all
azg
o.
22
La Contraloría no lleva una carpeta
individual
para cada
uno de las
modalidades de los hallazgos (Fiscal,
Disciplinario y Penal).
La Contraloría no presentó descargos
sobre este
hallazgo.
No se presentaron contradicciones
por
parte de la Contraloría.
Se
man
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ne
el
hall
azg
o.
23
Part
icip
ació
n C
iud
ad
an
a
Por falta de planeación a la totalidad
Me permito informarles que este proceso ha venido
teniendo una m
ejora ostensible en su trámite, teniendo La entidad reconoce las debilidades en esta
área,
situación
que
esperamos
sea
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
102
de las quejas, denuncias y peticiones
no se les
realiza un seguimiento
periódico, para tener conocimiento del
estado de cada una de ellas y revisar
de esta forma si el impulso dado ha
sido el adecuado y efectivo.
en cuenta que las limitaciones de personal afectan a
ésta área, que desde el año pasado ha sido saturada por
una gran cantidad de denuncias, como resultado de la
motivación dada por esta dependencia a los ciudadanos
en los foros y actividades desarrolladas, lo que hace
difícil que se pueda realizar el seguimiento adecuado a
todas y cada una de las denuncias.
subsanada en la evaluación de la siguiente
vigencia.
Se m
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o.
24
Ind
ag
acio
nes P
reli
min
are
s
Por falta de gestión los funcionarios
sustanciadores no imprimieron a todos
las
indagaciones
prelim
inares
el
impulso adecuado conllevando a que
algunas indagaciones prelim
inares se
decidiera meses
después de los
estipulados por el art. 39 de la Ley 610
del 2000.
Si es cierto, algunas indagaciones superaron el término
legal pero a la presente fecha todas se encuentran
totalmente terminadas
pasando unas
a proceso de
responsabilidad fiscal y otras finiquitadas con auto de
archivo.
Se acota que dicho incumplim
iento se obedeció a las
cargas de trabajo que superan la premediación normal
de actuaciones
que cada profesional universitario
comisionado debe adelantar.
Gracias a los planes de m
ejoramiento implementados
como mecanismo de control interno se ha normalizado la
situación lo que permite que en adelante no se incumpla
dicho término.
La Contraloría tomará los correctivos.
Se
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o.
25
Pro
ceso
s d
e R
esp
on
sa
bil
idad
Fis
cal.
Por falta de cuidado el funcionario
sustanciador no allega al proceso las
pruebas relacionadas en los traslados
de los hallazgos.
El hallazgo se traslada al proceso con sus soportes y así
se hace constar en el auto de apertura de proceso, en
términos generales. Para mejoramiento se acoge el
criterio de la auditoria integral en el sentido que en
adelante se relacionaran cada una de las
pruebas
documentales que hacen parte de los soportes del
proceso, pues ello redundaría en una mejor garantía del
derecho de defensa de los vinculados como presuntos
responsables.
La Contraloría tomará los
correctivos
relacionando las pruebas trasladas en el
hallazgo, las cuales se harán valer en el
proceso de responsabilidad fiscal.
Se
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o.
26
El funcionario sustanciador por falta de
cuidado no anexa al proceso la copia
de la entrega del soporte de la guía con
la cual se envía la citación para que el
presunto
implicado
se
notifique
personalmente, y en caso de no hacerlo
se continúe con el trámite para la
notificación por edicto.
Es verdad, en casos muy particulares no se encontró
allegada a la actuación la guía de correo que da cuenta
del envío y
recibo de la citación o
comunicación
procesal, no obstante, es una sugerencia que será
también tenida en cuenta para que en adelante se le de
estricto cumplim
iento, para evitar nulidades que puedan
generarse traumatismos en el discurrir del proceso.
La Contraloría tomará los correctivos.
Se
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o.
27
Pro
ceso
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an
cio
na
tori
os
Son casos excepcionales en los que se ha omitido
La entidad aceptó la observación.
Se
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
103
El
auto
de
apertura
de
las
investigaciones
sancionatorias
no
identificó con claridad a los presuntos
responsables como personas naturales,
ni
advirtió a éstos que pueden
presentar
o pedir pruebas
con la
presentación de los
descargos, en
cumplim
iento al principio del debido
proceso administrativo; dando lugar a
confusión
sobre
los
presuntos
investigados y a causales de nulidad
por no permitirle a aquellos aportar o
pedir pruebas.
identificar en debida forma a los presuntos responsables,
sin embargo,
implementaremos
un mejoramiento
respecto de esta situación, adoptándose el correctivo
desde el mismo memorando de antecedentes
que
remiten las
otras
dependencias
de la Contraloría
Departamental de Bolívar, evitando con ello posibles
traumatismos
en cuanto a la individualización del
procesado. En igual forma, se procederá respecto a la
indicación de la facultad
de aportar pruebas
y la
información expresa respecto del término para ser
aportadas o allegadas al proceso por el procesado.
man
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o.
28
La tasación de las multas impuestas
por la Contraloría no tuvo en cuenta
circunstancias
excluyentes
o
atenuantes
como
la
colaboración
mostrada por
el
investigado para
presentar la información, eventos de
fuerza
mayor
o
caso
fortuito,
importancia o trascendencia de
la
información que no fue presentada o se
hizo incompleta o extemporáneamente,
reincidencia o no del
investigado,
gravedad de la falta por conducta
dolosa o culposa; desatendiendo el
principio
del
debido
proceso
administrativo,
dando
lugar
a
la
ocurrencia de causales
de nulidad
procesal.
Son casos muy puntuales en los que no se ha tenido en
cuenta la ocurrencia de los posibles factores legales
que inciden en la tasación de las multas o la valoración
de posibles causales de exclusión de responsabilidad o
atenuantes, no obstante, se acoge favorablemente la
sugerencia de la auditoria integral en el sentido que en
cada uno de los procesos, sin excepción, se proceda a
dar valoración estricta de dichos factores y se tenga en
cuenta los factores de exclusión o atenuación de la
sanción.
La entidad aceptó la observación.
Se
man
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o.
29
Pro
ceso
s C
oacti
vo
Existen mandamientos
de pago sin
notificar con m
ás de tres años desde
que quedaron ejecutoriados y procesos
con más
de cinco años desde que
fueron notificados los mandamientos de
pago sin que se haya producido el
recaudo efectivo y
total
de las
obligaciones y en los que no existen
acuerdos de pago vigentes; situaciones
Señala la auditoria que existen 86 mandamientos de
pago que no se han notificado de los
cuales
16
corresponden a títulos de recaudo de los años 2000 a
2004, afirmación que no coincide con el examen de los
expedientes pues se evidencia que en 2004 se realizó la
publicación de un edicto en el cual se citaba a los
deudores desde el proceso 001 al 213 para que se
notificaran del mandamiento de pago y luego fueron
notificados quienes no comparecieron, por medio de
curadores
ad litem,
los
mandamientos
de pago
La Contraloría no desvirtuó probatoriamente
lo detectado por la comisión de auditoría en
la revisión de la cuenta y confirmado por la
misma en el trabajo de campo; es decir, no
desvirtuó
que
existieran
un
número
significativo de mandamientos de pagos de
más de 5 años sin que se haya producido
recaudo alguno, ni que se hayan realizados
gestiones
adecuadas
para obtener
el
recaudo de tales obligaciones.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
104
generadas por sobrecarga laboral de
los 2 funcionarios responsables de los
605 procesos
de cobro coactivo,
además por y falta de compromiso para
impulsar
oportunamente
estos
procesos; inobservando lo consagrado
en el artículo 209 de la C. P.
subsiguientes del 214 al 620 fueron notificados algunos
personalmente, por conducta concluyente y otros a
través
de curadores
ad litem. Efectivamente los
mandamientos
de
pago
fueron
notificados,
las
averiguaciones de bienes se realizaron en un numero de
111.096 oficios de solicitud de bienes que supera en
más del 200% lo que se hizo en el año anterior, sobre
inmuebles,
automotores,
vinculación
laboral,
establecimientos de comercio y enviamos oficios de
cobro persuasivo, pero ni aun con todo este despliegue
de gestiones ha sido posible conseguir bienes sobre los
cuales aplicar las medidas cautelares ni persuadirlos de
realizar
acuerdos
de
pago.
La
costumbre
de
insolventarse para soslayar el cumplim
iento de las
obligaciones de parte de algunos funcionarios públicos
hace nugatoria cualquier gestión.
Cabe anotar, que en la actualidad esta área ha sido
fortalecida con
recurso humano, consistente en 2
profesionales
del derecho, quienes
se encuentran
vinculados mediante contrato y han apoyado el proceso
coactivo en la presente vigencia.
Continúan diciendo que
el
cumplim
iento de los
parámetros
y disposiciones legales
aplicables
a los
proceso de cobro coactivo fue deficiente debido a que:
•
So
lo
se
su
scri
bie
ron
5
acu
erd
os
de
pa
go.
Podemos señalar que los acuerdos de pago
son actuaciones
que se inician con la
manifestación de la voluntad de pagar el
deudor, lo cual no depende del funcionario
responsable del cobro coactivo.
•
Arc
hiv
aro
n o
nc
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11)
pro
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o
ob
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acio
nes
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lor
su
peri
or
a
los
$160.0
00
mil
es . Es preciso señalar que las
Revocatorias
Directas
no
fueron decisiones
tomadas en Jurisdicción Coactiva y en esta
Afirman haber notificado la totalidad de los
mandamientos de pago, pero no aportaron
las
pruebas
documentales, este hecho
resulta contradictorio con
la información
rendida en la cuenta de la vigencia 2008 y
con lo encontrado por la comisión de
auditoría en el trabajo de campo.
Respecto a la gestión general en los
procesos coactivos, la entidad no desvirtuó
las deficiencias detectadas por la comisión
de
auditoría,
pues
el
recaudo
es
insignificante frente al valor total de la
obligaciones para el cobro coactivo, debido,
a precisamente, las
deficiencias en la
gestión e impulso de los
procesos
coactivos, dado que registran pocos
acuerdos de pagos suscritos y vigentes,
registran un alto número de procesos
revocados y no existe prueba de que las
medidas cautelares se hayan practicado.
Se m
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l h
all
azg
o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
105
división, por haber desaparecido de la vida
jurídica el titulo ejecutivo, se procedió a decretar
el archivo de los procesos afectados con esta
medida.
•
Las
med
idas
cau
tela
res
decre
tad
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no
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racti
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ni
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te
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para
co
nfi
rmar
su
cu
mp
lim
ien
to.
Sobre m
edidas cautelares nos referimos en el
primer punto, pero es preciso señalar que en la
mayoría de los casos cuando el titulo ejecutivo
llega a jurisdicción coactiva para cobro ya estos
funcionarios no laboran en la entidad afectada.
Sin embargo se denunció ante la procuraduría
a seis (6) funcionarios
por no aplicar las
medidas cautelares.
•
No se ha cumplido con
la notificación
de
dieciséis mandamientos de pago que presentan
mas de 5 años desde la ejecutoriedad de los
títulos de recaudo, por lo que se recomienda
estudiar
la aplicación de
la figura de la
remisibilidad consagrada en el artículo 820 del
Estatuto Tributario. N
o señala la auditoria el
radicado de los procesos que supuestamente
no tienen el mandamiento de pago notificado,
pero analizando la cuenta y los expedientes
encontramos
casos
en los
cuales
la casilla
correspondiente a notificaciones
no está
diligenciada pues al habérsele decretado una
medida de revocatoria directa se procedió a su
archivo y fueron excluidos del proceso de
notificación, lo mismo que quienes se acercaron
a realizar pago total fueron archivados.
A continuación relacionamos los procesos que no tienen
fecha de notificación en la
cuenta
rendida
en
2008 y que están en las anteriores condiciones, los otros
corresponden a vigencias anteriores que por problemas
técnicos no fueron dados de baja al rendir la cuenta de
2008:
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
106
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N
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TIF
ICA
CIO
N
V
IGE
NC
IA
2008.
Proceso
Nom
bre y Apellidos
Fecha
Asuntos
Realizados
258
Salin Hadechines
Caja
Nº 7
Archivado 19-08-
08
313
Carlos Quezada
Caja
Nº 3
Archivado 23-02-
08
325
José Orozco Ariza
Caja
Nº 7
Archivado 15-05-
08
384
Edesio
Fonseca
Soto
Caja
No. 7
Archivado 25-06-
08
409
Pedro Pérez
30-07-
08
Archivado
423
Cadir
Ibañez
Franco
03-04-
08
Archivado
439
Juan
A.
Perez
Vargas
20-10-
08
Archivado
451
Betina Julio
Caja
No. 7
Archivado 23-07-
08
452
Eloy Taborda
26-03-
08
Archivado
466
Rogelio Diaz
Caja
No. 7
Archivado 18-06-
08
484
Manuel Arrieta
Archivado 26-02-
08
512
Heriberto Urrego
Caja
No. 7
Archivado 15-12-
08
535
Mario del Castillo
Caja
No. 7
Revocatoria
562
Heriberto Urrego
15-12-
08
Pago Total
583
Danis M. Salcedo
2008-
08-05
Revocatoria
Directa
590
Alfredo del Rio
26-02-
08
Revocatoria
Directa
602
Laissa Eljaiek
26-06-
08
Pago Total
604
Elsy Peña Barrios
08-04-
08
Revocatoria
Directa
608
Zenaida Vargas
15-10-
Pago Total
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
107
643
Prospero Carbonell
Blanco
27-08-
08
Revocatoria
Directa
•
Señalan que en el proceso 057 se reportó notificado
en la cuenta el día 22
de agosto de 2008,
verificando en la cuenta y
en el expediente
respectivo encontramos que la fecha de notificación
corresponde a 2
2 d
e a
go
sto
de 2
002 notificado por
curador ad litem.
Con respecto a los procesos aperturados, se pudo
verificar con el libro radicador de procesos que se
aperturaron 51 durante esa vigencia.
30
El impulso de los procesos coactivos no
fue eficiente en la vigencia 2008,
debido a que las medidas cautelares
no se practican, la mayor parte de los
estudios de bienes no son atendidos
por las
entidades
requeridas
ni son
reiterados por parte de la entidad, la
gestión para la suscripción de acuerdos
de pago no fue eficiente, incumpliendo
el deber de actuar con eficiencia en el
ejercicio de la función pública tal como
lo establece el artículo 209 de la CP;
generando con ello descuido en el
recaudo de obligaciones por más de
$5.556.000.000.
Es preciso señalar que si bien el recaudo es bajo,
también
es
cierto
que
este
ha
mejorado
ostensiblemente pasando de $15.000.000.oo en el 2007
a $50.000.000.oo en el 2008 que representa un 300%
mas, igualmente pasamos de un indicador de recaudo
de 0.04% a 0.19%, lo cual indica que si bien el recaudo
es bajo, también es cierto que hemos mejorado. Ahora
hay que tener en cuenta que la debilidad en el recaudo
de la cartera es una situación que afecta a todas las
contralorías del país por la “insolvencia” provocada para
evadir el cumplim
iento de las obligaciones de m
uchos
deudores. Otro motivo que incide en que a pesar que ha
ido mejorando cada año se vea bajo el recaudo se debe
a que en la División de Jurisdicción Coactiva la cartera
es
muy
abultada, por lo cual y
de acuerdo a la
normatividad vigente se ha procedido a la conformación
de los
Comités
de
Normalización de
Cartera y
de
Sostenibilidad Contable con los
cuales
estamos
trabajando el tema de la remisibilidad. Además en estos
momentos la entidad está realizando una afiliación a la
Cifin con el fin de poder realizar las consultas necesarias
para la aplicación de la figura de la remisibilidad, y poder
detectar así m
ismo donde tienen dineros y poder librar
medidas cautelares sobre ellos, lo mismo que identificar
el último lugar de residencia reportado y línea telefónica.
Este servicio que prestará Cifin también estará a
Respecto a la gestión general en los
procesos coactivos, la entidad no desvirtuó
las deficiencias detectadas por la comisión
de
auditoría,
pues
el
recaudo
es
insignificante frente al valor total de la
obligaciones para el cobro coactivo, debido,
a precisamente, las
deficiencias en la
gestión e impulso de los
procesos
coactivos, dado que registran pocos
acuerdos de pagos suscritos y vigentes,
registran un alto número de procesos
revocados y no existe prueba de que las
medidas cautelares se hayan practicado.
Se m
an
tien
e e
l h
all
azg
o.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
108
disposición de la División de Acciones Fiscales para que
dentro de los procesos que adelanten puedan también
decretar medidas cautelares y de esta manera evitar que
cuando el proceso llegue a Jurisdicción Coactiva ya los
funcionarios
no
se encuentren laborando y
estén
insolventes. Por lo anterior esperamos en el primer
trimestre de 2010 estar saneando la cartera lo que nos
permitirá mostrar mayor eficiencia.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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7. RELACIÓN DE HALLAZGOS DETERMINADOS EN EL PROCESO AUDITOR
BREVE DESCRIPCION PRESUNTOS
RESPONSABLES PRESUNTO
DETRIMENTO NORMAS
INFRINGIDAS HALLAZGOS DISCIPLINARIOS
1
Contratación La Contraloría suscribió las Ordenes de servicios Nos 042 y 055, en donde se contrato a dos economistas cuyo objeto del contrato fue la realización de auditorias que se programaron en el PGA de la vigencia 2008, siendo que en la Planta de personal de la entidad existen siete (7) funcionarios con el mismo perfil profesional inclusive adscritos en la dependencia de Control Posterior en calidad de auditores.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar.
Artículo 32 de la Ley 80/93 y las normas de austeridad en el gasto público especialmente el artículo 3 del Decreto 2209/98.
2
Proceso Auditor La subcontralora Lilia Castro Julio participó en la auditoría practicada al municipio de Cantagallo en calidad de comisionada para realizar esa auditoría, tal como consta en las Resoluciones 0140 y 0250, así como en la auditoria practicada al municipio de Magangué, según el contenido de las Resoluciones 0203 y 0243 de 2008; incurriendo en la presunta falta disciplinaria descrita en el numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, al extralimitar las funciones que le fueron asignadas a su cargo en la Ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones de la entidad. En otras palabras, la subcontralora realizó actividades que están asignadas estatutariamente a los profesionales
Lilia Castro Manga, Subcontralora.
Numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, Ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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universitarios código 219, grado 09.
3
Proceso de Jurisdicción Coactiva Existen dieciséis (16) mandamientos de pago cuyos títulos de recaudos quedaron ejecutoriados en los años 2000 a 2004 por mas de $56.000.000 que no se han notificado, así como 58 mandamientos de pago notificados desde los años 1999 a 2004 por más de $5.500.000 (miles) sin que se haya producido el recaudo efectivo de las obligaciones por deficiencias en el impulso de los mismos, tampoco existe prueba en los expedientes sobre la práctica las medidas cautelares; es decir, que la entidad no ha mostrado una adecuada gestión frente al cobro de más de $5.556.000 (miles), lo cual constituye presunto incumplimiento a los deberes consagrados en los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en cabeza del Jefe de Jurisdicción Coactiva.
Carlos Lambis Chadid, Jefe de Jurisdicción Coactiva.
Numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002,
HALLAZGOS PENALES
1
Por una queja anónima esta Gerencia atendió unos hechos en los que está implicada la Subcontralora Departamental de Bolívar Lilia Castro Julio, relacionados con presuntos hechos de extorsión y cohecho que involucran a funcionarios de la alcaldía de Cantagallo, Mahates, y la ESE de ese mismo municipio, así como de los municipios de Santa Catalina, San Juan Nepomuceno, Zambrano, El Guamo, Santa Catalina y Calamar, por lo que se dará
Lilia Castro Manga, Sub contralora.
Numeral 1º del artículo 35 de la ley 734 de 2002, Ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
111
traslado a la Fiscalía Seccional de Bolívar.
HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS DEFICIENCIAS PROCESO AREA RESPONSABLE
1
Control Interno Por falta de planeación la oficina asesora de control interno no incluye en sus actividades a desarrollar dentro de la vigencia la realización de visitas internas, para ejercer un control más efectivo en el seguimiento de las tareas que realiza cada una de las dependencias de la entidad.
Control Interno. Oficina Asesora de Control Interno.
Luis Anchique, Jefe Oficina Asesora de Control Interno.
2
Contabilidad. Por falta de diligencia no se ha depurado en su totalidad el rubro de Deudores, como lo establece el régimen de Contabilidad.
Contabilidad y Tesorería.
Administrativa y Financiera.
Gabriel Miranda Contador, Ariel Herrera Guerrero Jefe Administrativo y Financiero Luis Simarra Torres Tesorero General.
3
Talento Humano Las carpetas no se encuentran organizadas en forma de libro, de tal manera que las actuaciones que se vayan surtiendo sean los últimos folios.
Talento Humano. Despacho Subcontraloría.
Lilia Castro Julio, Subcontralora Departamental.
4
Contratación La Contraloría suscribió las órdenes de servicios Nos 042 y 055, en donde se contrato a dos economistas cuyo objeto del contrato fue la realización de auditorias que se programaron en el PGA de la vigencia 2008, siendo que en la Planta de personal de la entidad existen siete (7) funcionarios con el mismo perfil profesional inclusive adscritos en la dependencia de Control Posterior en calidad de auditores.
Contratación. Despacho del Contralor.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar.
5 No se adoptó el plan de compras por medio de un acto
Contratación. Despacho del Contralor.
Fabián Ochoa Sánchez,
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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administrativo ni se hicieron las modificaciones con esa formalidad.
Contralor Departamental de Bolívar.
6
Controversias Judiciales Por falta de cuidado en las carpetas de las controversias de vigencias anteriores, no reposan el poder otorgado por el nuevo Contralor Departamental al asesor jurídico, ni fotocopias de las piezas procesales más importantes con el fin de verificar la gestión de la defensa de los intereses de la Contraloría.
Controversias Judiciales.
Oficina Asesora Jurídica.
Edgar Mendoza Saleme, Asesor Jurídico
7
Por falta de información no se reportan las cuantías de las Demandas Contenciosas Administrativas al Departamento de Contabilidad con el fin de informar al área financiera.
Controversia Judiciales
Oficina Asesora Jurídica
Edgar Mendoza Saleme, Asesor Jurídico.
8
Proceso Auditor Por dificultades en el recaudo de la información en el trabajo de campo, por demoras en la comunicación de los informes de auditoria y por falta de cuidado y de compromiso, no se cumplieron los tiempos programados para las etapas del proceso auditor, especialmente los de comunicación de informes, incumpliendo lo establecido en el PGA de la vigencia 2008.
Proceso Auditor. Subcontraloría y División de
Control Posterior.
Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.
9
La fase de planeación de las auditorías –por falta de compromiso y disposición- presenta debilidades, debido a que no tienen en cuenta los resultados de la revisión de las cuentas, ni identifican procesos o subprocesos de mayores riesgos, como insumos indispensables para identificar los procesos o áreas de mayor riesgo en las entidades vigiladas y como herramienta adecuada para
Proceso Auditor. Subcontraloría y División de
Control Posterior.
Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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racionalizar el tiempo del proceso auditor; inobservando el deber de ejercer la función pública con eficiencia y eficacia tal como lo consagra el art. 209 de la CP.
10
Por negligencia y falta de control, no se suscribieron planes de mejoramiento al finalizar los ejercicios auditores con la comunicación de los informes definitivos, incumpliendo el deber de exigir la implementación de acciones correctivas a los entes vigilados, según lo establecido en el artículo 100 de la Ley 42/93.
Proceso Auditor. Subcontraloría y División de
Control Posterior.
Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.
11
La subcontralora Lilia Castro Julio participó en la auditoría practicada al municipio de Cantagallo en calidad de comisionada para realizar esa auditoría, tal como consta en las Resoluciones 0140 y 0250, así como en la auditoria practicada al municipio de Magangué, según el contenido de las Resoluciones 0203 y 0243 de 2008; al extralimitar las funciones que le fueron asignadas a su cargo en la ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones de la entidad. En otras palabras, la subcontralora realizó actividades que están asignadas estatutariamente a los profesionales universitarios código 219, grado 09.
Proceso Auditor. Subcontraloría y División de
Control Posterior.
Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.
12
Por falta de compromiso la Contraloría Departamental de Bolívar no ejerce control fiscal sobre sus entes vigilados más importantes, representativos, complejos o de mayor trascendencia en el Departamento, generando ineficacia en el control fiscal aplicado en el departamento e
Proceso Auditor. Despacho del Contralor,
Subcontraloría y División de
Control Posterior.
Fabian Ochoa Sánchez, Contralor Departamental, Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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impunidad por los malos manejos o deficiencias en la administración de los recursos estatales.
13
En la configuración de los hallazgos, por falta de conocimiento, de capacitación y deficiencias en las mesas de configuración de hallazgos, no se identifican con claridad las causas con el fin de identificar con claridad las acciones correctivas pertinentes, inobservando los principios de eficiencia del servicio público establecido en el artículo 209 superior.
Proceso Auditor. Subcontraloría y División de
Control Posterior.
Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.
14
Control Fiscal Ambiental Los informes de las auditorias ambientales por falta de disposición presentaron deficiencias en su elaboración, teniendo en cuenta que se plasmaron en forma general los hechos encontrados, inobservando las particularidades propias de cada entidad evaluada las cuales contribuyen a la identificación de las falencias, la elaboración de las acciones correctivas y la posterior verificación de su cumplimiento por parte de la Contraloría.
Proceso Auditor. División de Control Posterior y auditores.
Abel Guerrero Ramos, Jefe de División y auditores.
15
Se presentaron deficiencias en la etapa de planeación por falta de previsión hecho que generó incumplimiento de los tiempos establecidos siendo necesario implementar acciones que permitan identificar la duración de las diferentes etapas del proceso auditor para su cumplimiento.
Proceso Auditor. Despacho del Contralor
Departamental, División de
Control Posterior y auditores.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar, Abel Guerrero Ramos, Jefe de División y auditores.
16
Los papeles de trabajo de las auditorías debido a la falta de compromiso de los auditores no se encuentran organizados adecuadamente y en algunos casos no se firman por quienes en ellas intervienen
Proceso Auditor. División de Control Posterior y auditores.
Abel Guerrero Ramos, Jefe de División y auditores.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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incumpliendo los fines de la gestión documental y las normas de archivo, hecho que genera desorganización en los soportes de las auditorías ejecutadas.
17
Control Fiscal al Patrimonio Cultural La Contraloría por falta de directrices claras no ejecutó auditorias al Patrimonio Cultural incumpliendo con su función de vigilar el manejo de estos recursos en el departamento de Bolívar y generando incertidumbre sobre la gestión fiscal adelantada.
Proceso Auditor. Despacho del Contralor
Departamental, División de
Control Posterior.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar y Abel Guerrero Ramos, Jefe de División.
18
Control Fiscal a los Recursos de Salud La contraloría por falta de planeación no audito el tema de gestión y resultado de los servicio de salud a la población Bolivarense lo que genera el desconocimiento sobre el tema.
Proceso Auditor. Despacho del Contralor
Departamental, División de
Control Posterior.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar y Abel Guerrero Ramos, Jefe de División.
19
Traslado de hallazgos No se trasladaron en la vigencia auditada, la totalidad de los hallazgos reportados en la cuenta.
Proceso Auditor. Despacho del Contralor.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar.
20
La Contraloría no lleva una carpeta individual para cada uno de las modalidades de los hallazgos (Fiscal, Disciplinario y Penal).
Proceso Auditor. Despacho del Contralor.
Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar.
21
Participación Ciudadana Por falta de planeación a la totalidad de las quejas, denuncias y peticiones no se les realiza un seguimiento periódico, para tener conocimiento del estado de cada una de ellas y revisar de esta forma si el impulso dado ha sido el adecuado y efectivo.
Participación Ciudadana.
Subcontraloria. Lilia Castro Julio, Subcontralora Departamental.
22
Indagaciones Preliminares Por falta de gestión los funcionarios sustanciadores no imprimieron a todos las indagaciones preliminares el
Indagaciones preliminares.
División de Acciones Fiscales.
Carlos García Marrugo, Jefe División de Acciones Fiscales.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
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impulso adecuado conllevando a que algunas indagaciones preliminares se decidiera meses después de los estipulados por el art. 39 de la Ley 610 del 2000.
23
Procesos de Responsabilidad Fiscal. Por falta de cuidado el funcionario sustanciador no allega al proceso las pruebas relacionadas en los traslados de los hallazgos.
Proceso de Responsabilidad
Fiscal.
División de Acciones Fiscales.
Carlos García Marrugo, Jefe División de Acciones Fiscales.
24
El funcionario sustanciador por falta de cuidado no anexa al proceso la copia de la entrega del soporte de la guía con la cual se envía la citación para que el presunto implicado se notifique personalmente, y en caso de no hacerlo se continúe con el trámite para la notificación por edicto.
Proceso de Responsabilidad
Fiscal.
División de Acciones Fiscales.
Carlos García Marrugo, Jefe División de Acciones Fiscales.
25
Procesos Sancionatorios El auto de apertura de las investigaciones sancionatorias no identificó con claridad a los presuntos responsables como personas naturales, ni advirtió a éstos que pueden presentar o pedir pruebas con la presentación de los descargos, en cumplimiento al principio del debido proceso administrativo; dando lugar a confusión sobre los presuntos investigados y a causales de nulidad por no permitirle a aquellos aportar o pedir pruebas.
Procesos Sancionatorios.
Investigaciones Fiscales.
Carlos García Marrugo, Director de Responsabilidad Fiscal.
26
La tasación de las multas impuestas por la Contraloría no tuvo en cuenta circunstancias excluyentes o atenuantes como la colaboración mostrada por el investigado para presentar la información, eventos de fuerza mayor o caso fortuito, importancia o trascendencia de la información que no fue
Procesos Sancionatorios.
Investigaciones Fiscales.
Carlos García Marrugo, Director de Responsabilidad Fiscal.
Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008
117
presentada o se hizo incompleta o extemporáneamente, reincidencia o no del investigado, gravedad de la falta por conducta dolosa o culposa; desatendiendo el principio del debido proceso administrativo, dando lugar a la ocurrencia de causales de nulidad procesal.
27
Procesos Coactivo Existen mandamientos de pago sin notificar con más de tres años desde que quedaron ejecutoriados y procesos con más de cinco años desde que fueron notificados los mandamientos de pago sin que se haya producido el recaudo efectivo y total de las obligaciones y en los que no existen acuerdos de pago vigentes; situaciones generadas por sobrecarga laboral de los 2 funcionarios responsables de los 605 procesos de cobro coactivo, además por y falta de compromiso para impulsar oportunamente estos procesos; inobservando lo consagrado en el artículo 209 de la C. P.
Procesos Coactivos.
Investigaciones Fiscales.
Nohora Pacheco Ortiz, Profesional de Jurisdicción Coactiva y Fabian Ochoa Sánchez Contralor Departamental de Bolívar.
28
El impulso de los procesos coactivos no fue eficiente en la vigencia 2008, debido a que las medidas cautelares no se practican, la mayor parte de los estudios de bienes no son atendidos por las entidades requeridas ni son reiterados por parte de la entidad, la gestión para la suscripción de acuerdos de pago no fue eficiente, incumpliendo el deber de actuar con eficiencia en el ejercicio de la función pública tal como lo establece el artículo 209 de la CP; generando con ello descuido
Procesos Coactivos.
Investigaciones Fiscales.
Nohora Pacheco Ortiz, Profesional de Jurisdicción Coactiva y Fabian Ochoa Sánchez Contralor Departamental de Bolívar