Unidad 3.Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Descripción: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión DocumentalLíder de Compras

MEMORANDOFECHA: Septiembre 15 de 2015DE: GERENCIA DE CALIDADPARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL y LIDER DE COMPRASREF: AUDITORIA PROCESO DE COMPRAS

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las COMRAS, al suministrar materiales, insumos y servicios, dentro de los estándares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser

atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Compras, el 30 de septiembre del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las instalaciones de la empresa Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de septiembre próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA

Gerencia de Calidad

Representante de Calidad:Auditor Líder:

Equipo Auditor:

SECTOR COMPRAS

Objetivo. • Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio.• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados.• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad.Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las COMPRAS dentro de los estándares establecidos como modelo, al suministrar materiales, insumos y servicios.• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.

• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

.Suministrar oportunamente los repuestos y/o insumos necesarios para mantener el buen funcionamiento de los equipos y herramientas de trabajo.

Alcance:Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

CriterioISO 9001/2008SGC de Formatos y Registros

Metodología

Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Septiembre próximo.

Indicadores

Evaluación de proveedoresVolumen de compra:Compras generadasVentas totales

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Representante de CalidadAuditor LíderEquipo AuditorEquipo Auditor

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail xxxxxxx Cualquier duda comunicarse al celualr: xxxxxx. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

1

Manual de Calidad

Procedimiento de Compras para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la información.

Horario de apertura del servicio.• Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible.• Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.• Registro de cada servicio con observaciones y/o hallazgos• Procedimiento de de Compras. • Procedimiento de entrega y transferencia compras, de insumos y respuestos.• Se comentan los hallazgos encontrados al Coordinador de Gestión Documental.

2

Procedimientos

3Instrucciones de trabajo paso a paso

4 Formatos y registros.

5 Documentación completa

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación queusarádurante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control.

Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas a desarrollar.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría(ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO SI NOLista de Verificación: XManual de Calidad XProcedimientos XInstrucciones de trabajo paso a paso XFormatos y registros XDocumentación completa XHorario de apertura del servicio XSeñalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. X

Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 30 de Septiembre de 2015 Auditor(es): Proceso auditado: compras Auditado(s): Lider de Compras

N°Evidencia de

auditoríaCriterios de la

auditoríaHallazgos de la

auditoríaC NCM NCm

1 Evaluación de proveedores incompletos

Nueva capacitación

Falta evaluación de algunos proveedores

X

2

Formato de Inspeccion, Manual de procedimientos

Cap. Compras y logística

En algunos proveedores no se tiene en cuenta el formato de inspeccion para el recibo de mercancía en el procedimiento

X

3Reevaluación del proeveedor

Cap. Compras y logística

Falta la reevaluacion del proveedor ya que no esta la evaluacion primera.

X

OBSERVACIONES

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.

C: Conformidad NCM: No Conformidad MayorNCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 30 de Septiembre de 2015 en las instalaciones de la empresa, • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos reglamentarios • Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (3) no conformidades relacionadas con el procedimiento de compras. La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.

ASPECTOS RELEVANTES

• El liderazgo del Lider de Compras, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema.• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • Se destaca el compromiso del personal del área, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS POR MEJORAR

• La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por el personal responsable.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

• La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad,

considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la empresa.• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas.

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA

INTERNA

• La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal.• En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos.

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE

LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA

AUDITORÍA ANTERIOR.

• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de 3 No conformidades pendientes, de 5 que habían sido detectadas en la auditoría anterior.• Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.

Fecha de ejecución: 30 de Septiembre de 2014Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: Septiembre 30 de 2015

Representante de Calidad:Auditor Líder:

Equipo Auditor:

SECTOR

Objetivo.

• Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio.• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados.• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad.Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las COMPRAS dentro de los estándares establecidos como modelo, al suministrar materiales, insumos y servicios.• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

.Suministrar oportunamente los repuestos y/o insumos necesarios para mantener el buen funcionamiento de los equipos y herramientas de trabajo.

Alcance:Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

CriterioISO 9001/2008SGC de Formatos y Registros

Metodología

Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Septiembre próximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Representante de CalidadAuditor LíderEquipo AuditorEquipo Auditor

OBSERVACIONES: La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3/Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar elaporte al foro temático, la actividad interactivay la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades/ Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin deverificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad.Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría.Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.