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Administrador de

Proyectos Seis Sigma

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Seis Sigma | 1

Table of Contents

Administrador de Proyectos Seis Sigma ..................................................................................... 3

Elementos del proceso .................................................................................................................10

Cuadro del Proyecto ...........................................................................................................10

¿El Proyecto es Válido?.......................................................................................................13

Siguiente Fase ........................................................................................................................13

Definir .........................................................................................................................................13

Medir .......................................................................................................................................... 14

Analizar ..................................................................................................................................... 14

Mejorar .......................................................................................................................................15

Controlar ...................................................................................................................................15

Modificar Proyecto ................................................................................................................15

¿El Proyecto Puede Continuar? ........................................................................................ 17

Cancelar Proyecto ..................................................................................................................18

¿Proyecto Terminado? ........................................................................................................19

Actas ............................................................................................................................................19

Fase .......................................................................................................................................................... 20

Elementos del proceso ................................................................................................................ 20

Detallar Fase .......................................................................................................................... 20

Crear Entregable ................................................................................................................... 22

Finalizar Fase ........................................................................................................................... 23

Crear Entregable................................................................................................................................. 25


Seis Sigma | 2

Elementos del proceso ................................................................................................................ 25

Crear Entregable ................................................................................................................... 25

Aprobar Entregable.............................................................................................................. 27

¿Entregable Aprobado?...................................................................................................... 29

¿Se require otra Aprobación? .......................................................................................... 29

Finalizar Entregable .............................................................................................................. 29

Participantes ..........................................................................................................................................31


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Administrador de Proyectos Seis Sigma Versión: 1.0

Autor: Bizagi Modeler.

Descripción

Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas formas de mejorar sus

procesos. Algunas de ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento

en la metodología Seis Sigma.

Seis Sigma usa herramientas estadísticas para medir los procesos en términos de

variación y defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora

para el negocio. Una compañía que utiliza la metodología Seis Sigma es una

compañía que pone la satisfacción de sus clientes primero.

Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas

en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve, Control)

La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos, el

alcance y el resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma.

La segunda fase en Medir. En esta fase se evalúa el estado actual del proceso.

En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cuáles son las causas

de los problemas y/o de los defectos.

La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta.


Seis Sigma | 4

La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control

del proceso para evitar que las mejoras sean temporales.

Aunque la metodología Seis Sigma puede mejorar de buena forma los procesos

todavía requiere bastante trabajo manual, además generalmente los miembros del

equipo presentan sus resultados en una forma improductiva y poco eficiente.

Con el proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma, las compañías pueden

realizar sus proyectos de forma más eficiente. Administrador de Proyectos Seis

Sigma guía de manera fácil a todos los miembros del equipo a través del ciclo

DMAIC, reduce el tiempo de asignación de las tareas asociadas a cada fase,

asignando las actividades a las personas correctas en el momento indicado.

Adicionalmente el proceso ayuda a compilar la información resultante de cada

etapa de tal manera que se pueda acceder a ella de manera rápida y en cualquier

momento del proceso a través de las formas de resumen.

Objetivos

Contener toda la información en del proyecto.

Sugerir herramientas para cada etapa del ciclo DMAIC

Asignar a cada uno de los miembros las tareas del proyecto

Aprobar o solicitar modificaciones en cada uno de los entregables del

proyecto.

Dar acceso a toda la información del proyecto en todo momento y a todos

los involucrados.

Alcance

El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma fue diseñado para implementar

y controlar un proyecto de Seis Sigma. El proceso ayuda a cumplir los objetivos del

proyecto minimizando el esfuerzo y los recursos.

Adicionalmente Administrador de Proyectos Seis Sigma solicita toda la información

necesaria en cada una de las etapas del ciclo DMAIC.

Duración

Depende del Proyecto a Ejecutar


Seis Sigma | 5

Formas globales

1. Nombre: Forma Global

Descripción: Forma Global

Prototipo:

Formas de resumen

1. Nombre: PhaseSummaryForm

Descripción: Forma de resumen del sub proceso Fase

Prototipo:


Seis Sigma | 6

2. Nombre: DeliverableSummaryForm

Descripción: Forma de resumen sub proceso Crear entregable

Prototipo:

Formas de consulta

1. Nombre: Dash Board

Descripción: Forma de consulta del proceso

Prototipo:


Seis Sigma | 7

Pestañas

1. Nombre: Historia del Proyecto

Descripción: Muestra la historia del proyecto, es posible acceder a los

resultados parciales.

Prototipo:

2. Nombre: Historia de los Comentarios

Descripción: Se muestran los comentarios realizados a través del proceso

Prototipo:


Seis Sigma | 8

3. Nombre: Fase

Descripción: Información sobre una fase

Prototipo:


Seis Sigma | 9

4. Nombre: Cuadro de proyecto

Descripción: Información del Cuadro del Proyecto

Prototipo:


Seis Sigma | 10

Elementos del proceso

Cuadro del Proyecto

Descripción

El Administrador de Proyectos Seis Sigma comienza con la actividad Cuadro del

Proyecto. Esta es realizada por el patrocinador del proyecto. El patrocinador es la

persona dueña del proceso o la persona que tiene la autoridad para asignar

recursos para la elaboración del proyecto.

El Cuadro del Proyecto debe ser realizado para cada proyecto, en él se debe incluir

la justificación, los objetivos en alcance y los logros que se desean obtener con la

elaboración del proyecto.

Ejecutantes

Patrocinador

Asignaciones

Condición Descripción

Creador del Caso El creado del caso debe ser el

patrocinador del proyecto.

Notificar asignación

Si

Formas

Nombre: frm_Project_Charter

Descripción: Forma principal de la actividad


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Prototipo:


Seis Sigma | 12

1. Nombre: Add Team Member

Descripción: Forma de Adición de miembros del equipo Seis Sigma

Prototipo:

Comportamientos de las formas

Descripción

La forma tiene una validación sobre una grilla, es necesario ingresar al menos un

miembro al equipo de Seis Sigma.

Acciones

Tipo Descripción

Al Salir Establecer Definir como la primera fase

a ser ejecutada.

Establecer la fecha real en la cual

empieza la fase.

Validar que la fecha final del proyecto

sea mayor que la fecha inicial.

Validar que las fechas iniciales de cada

etapa sean mayores a las fechas finales.

Duración

1 día.


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¿El Proyecto es Válido?

Descripción

Si el equipo formado para realizar el proyecto en común acuerdo con el Cinturón

Negro del proyecto consideran que el proyecto no es un proyecto Seis Sigma, el

proyecto se debe cancelar.

Condiciones de la Compuerta

No: Si el proyecto no es válido, el proceso debe continuar en la actividad

Cancelar Proyecto

Si: Si el proyecto es un proyecto Seis Sigma valido, el proceso empieza la

primera fase del ciclo DMAIC, Definir.

Siguiente Fase

Descripción

La compuerta valida si el proyecto puede continuar a la siguiente fase o si se

requiere realizar algún cambio.


Cambios en el proyecto : Si el proyecto requiere realizar cambios, el proceso

continua en la actividad Modificar Proyecto, la cual es ejecutada por el

Cinturón Negro del proyecto

Flujo: Si la última fase fue terminada de manera exitosa, el proyecto puede

terminar.

Definir

Descripción

La primera fase del proyecto es Definir, en ella el equipo del proyecto debe describir

el estado actual del proceso, logrando responder a la pregunta ¿Qué está mal

actualmente?

El Administrador de Proyectos Seis Sigma de Bizagi apoya al equipo de distintas

maneras. El proceso indica los entregables más usados para el desarrollo de la fase


Seis Sigma | 14

Definir, reduce el tiempo de aprobación de ellos ya que el proceso facilita el flujo

de información entre los miembros del equipo.

Adicionalmente los resultados de todos los entregables son presentados a través

de las formas de resumen de tal forma que cualquier miembro del equipo pueda

acceder a ellos rápidamente.

Ejecutantes

Cinturón Negro

Medir

Descripción

La segunda fase es Medir. En esta etapa el equipo del proyecto debe especificar el

punto de partida del proyecto. Es muy importante que el equipo especifique la

información necesaria y la forma de recolección de ella.

El administrador de proyectos sugiere varias herramientas para ayudar a

contextualizar al equipo con el problema, con ellas se determina la forma como el

proceso está funcionando, cual es el impacto en el cliente la variación que tiene el

proceso e inclusive se ayuda a visualizar las causas de los problemas.

Analizar

Descripción

En la tercera fase, el quipo identifica y valida las causas de los problemas.

El Administrador de Proyectos es consiente que el equipo del proyecto debe

centrarse en dos cosas:

Análisis de la información

Análisis del proceso.

Por esta razón el Administrador propone entregables como “Capacidad del

proceso” y “Diagrama Causa y Efecto” para el análisis del proceso.

Para el análisis de la información se recomienda usar algunas herramientas

estadísticas como Diseño de experimentos, Análisis de Regresión y Correlación.


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Mejorar

Descripción

En las fases anteriores el equipo del Proyecto Seis Sigma entendió y validó las causas

que generan variación en el proceso y ha determinado cual debe ser el desempeño

deseado del proceso.

En la fase Mejorar el equipo da una solución al problema, define los recursos

humanos y tecnológicos necesarios para lograr los objetivos y poder ejecutar una

prueba de las mejoras en el proceso.

Controlar

Descripción

En esta etapa, el equipo necesita centrarse en dos cosas: Implementar la Solución y

el Plan de Control.

El equipo necesita monitorear la implementación de las mejoras basándose en los

resultados encontrados en la fase anterior, Mejorar, adicionalmente la

implementación debe incluir instrucciones de trabajo, plan de entrenamiento y el

Plan de Control.

El Administrado de Proyectos Seis Sigma utiliza las formas de resumen para

mostrar a todos los miembros del equipo toda la información relacionada con el

proyecto de tal forma que cualquier persona pueda acceder a la información de

forma fácil y rápida.

Modificar Proyecto

Descripción

Cuando el proyecto necesita cambios en los objetivos, en el alcance o en cualquier

otro dato, se ejecuta la actividad Modificar Proyecto.

El Administrador de Proyectos asigna la actividad al Cinturón negro del proyecto

que es la persona que tiene la autoridad de realizar estos cambios.

Ejecutantes

Cinturón Negro


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Asignaciones


Cinturón Negro El proyecto solo puede ser modificado

por el cinturón negro asignado al

proyecto.

Formas

1. Nombre: frm_Modify_Project

Descripción: La forma contiene la información necesaria para modificar el

proyector

Prototipo:


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Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Indicar la fase actual del proyecto

Al Salir Enviar email a los miembros del equipo

Notificaciones

Descripción Destinatarios Asunto de la

notificación

Cuerpo de la notificación

Informar

sobre los

cambio

realizados al

proyecto.

Cinturón

Negro

Cinturón

Verde

Patrocinador

Miembros

del Equipo

Seis Sigma

Cambios en

el Proyecto

Dear Team

The project had some changes

Please read the comment history and the

project chapter.

<SixSigmaProject.ProjectChapter.Project

BlackBelt.userName>

Good Day

Duración

1 día

¿El Proyecto Puede Continuar?


No: Si después de realizar la actividad Modificar Proyecto se decidió que el

proyecto debe ser cancelado, el proceso debe continuar en la actividad

Cancelar Proyecto.

Si: Si el proyecto puede continuar se evalúa a cual fase se debe regresar.


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Cancelar Proyecto

Descripción

Si un proyecto no está relacionado con los Objetivos Organizacionales o no está

claramente definido, éste no es un proyecto y debe ser cancelado.

Ejecutantes

Patrocinador

Asignaciones


Creador del Caso El creador del caso es la persona que

puede Cancelar el proyecto.


Si

Formas

1. Nombre: frm_Abort_Project


Prototipo:


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Notificaciones


notificación


El correo

avisa sobre

la

cancelación

del proyecto.

Cinturón

Negro

Cinturón

Verde

Patrocinador

Miembros del

Equipo Seis

Sigma

Cancelación

del

proyecto

The Project

<SixSigmaProject.ProjectChapter.ProjectN

ame> was aborted because

<SixSigmaProject.CancelProjectReason>

<SixSigmaProject.ProjectChapter.ProjectS

ponsor.userName>

Good day

Duración

1 día

¿Proyecto Terminado?


No: Si el proyecto no ha finalizado, se debe poder regresar al evento Actas.

Si: Si el proyecto ha finalizado, el proceso termina.

Actas

Descripción

El Administrador de Proyectos ayuda a la administración de las actas resultantes de

las diferentes reuniones que el equipo del proyecto durante este. El evento está

disponible durante que todo el tiempo del proyecto.


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Fase

Versión: 1.0

Autor: Bizagi Process Modeler.

Descripción

Todas las fases del ciclo DMAIC se estandarizaron y se ejecutan de la misma forma

con ayuda del sub proceso Fase. En cada fase se deben establecer los detalles de

ella, como los entregables o herramientas necesarias, la información resultante,

conclusiones, etc.


Detallar Fase

Descripción

El Administrador de Proyectos Seis Sigma sugiere las herramientas (entregables)

más usadas para el desarrollo de cada etapa del proyecto. La persona que realiza

esta actividad (Cinturón Negro) debe escoger entre las herramientas sugeridas y

adicionalmente establecer un orden para la ejecución de cada una de ellas.


Seis Sigma | 21

Es posible crear entregables adicionales a los sugeridos por el proceso si el

Cinturón lo considera necesario.

Ejecutantes

Cinturón Negro

Asignaciones


Cinturón Negro El cinturón negro del proyecto debe

definir los detalles de cada fase.


No

Formas

1. Nombre: frm_Set_Phase_Details>

Descripción: La forma muestra y solicita la información necesaria para el

desarrollo de cada fase.

Prototipo:


Seis Sigma | 22

2. Nombre: FrmGridAddPhaseDeliverable

Descripción: Forma de adición de entregables

Prototipo:


Descripción

Se valida que al menos un entregable ha sido seleccionado.

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Filtrar los entregables de cada fase

Actualizar la fecha real en la cual

comienza la fase

Al Salir Remover los entregables que no fueron

seleccionados

Duración

1 día

Crear Entregable

Descripción

En el sub proceso de Crear Entregables todos los entregables seleccionados y/o

agregados son creados y aprobados. Cada entregable es creado en el orden

establecido en la actividad Detallar Fase.


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Cada entregable abre un sub proceso ya que las información que se debe adjuntar

en cada uno es diferente. Además la creación de los entregables puede ser dividida

entre diferentes miembros del equipo con roles iguales.

Tipo de ciclo

Múltiples instancias

Orden MI

Secuencial

Finalizar Fase

Descripción

Cuando todos los entregables escogidos para la fase han sido creados y aprobados

en necesario continuar con la siguiente actividad. Si la fase termina de manera

correcta el proceso es guiado a la siguiente etapa de forma automática, si no, la

persona que ejecuta la actividad debe seleccionar la opción de Modificar Proyecto.

Ejecutantes

Cinturón Negro

Asignaciones


Cinturón Negro El cierre de cada fase debe ser realizado

por el Cinturón Negro asignado al

proyecto.


No

Formas

1. Nombre: frm_Finalize__Phase



Seis Sigma | 24

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al Salir Actualizar la fecha real de finalización de

la etapa

Asignar la siguiente etapa del proceso

Al Entrar Actualizar la fecha de finalización del

proyecto


Seis Sigma | 25

Crear Entregable

Versión: 1.0

Autor: Bizagi Process Modeler.

Descripción

En el sub proceso de Crear Entregable todos los entregables seleccionados en la

actividad Detallar Fase son creados y aprobados.

Cada entregable abre un sub proceso independiente ya que la información que

debe ser suministrada por el ejecutor de la actividad difiere de entregable a

entregable.


Crear Entregable

Descripción

Es importante incluir toda la información que resulte de la elaboración de un

entregable, por ejemplo todos los datos recolectados, el análisis de datos, graficas,

resultados y conclusiones.

El Administrador de Proyectos Seis Sigma ayuda en el almacenamiento de toda la

información del proyecto, además ofrece una alternativa de consulta y de


Seis Sigma | 26

modificación de la información rápida y efectiva a través de las formas de resumen

y de la actividad Modificar Proyecto.

Ejecutantes

Cinturón Verde

Asignaciones


Miembro del equipo Seis Sigma Las actividades se asignan a los

diferentes miembros del equipo Seis

Sigma por carga de trabajo.


Si

Formas

1. Nombre: frm_Create_Deliverable


Prototipo:


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2. Nombre: FrmGridAddDeliverableFile

Descripción: Forma de adición de resultados del entregable

Prototipo:


Descripción

Validar el número de registros de la grilla Resultados del Entregable, es necesario

ingresar al menos uno.

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Establecer la fase actual del proyecto

Duración

5 días

Aprobar Entregable

Descripción

Todos los entregables necesitan de dos aprobaciones: una por el Cinturón Verde y

otra por el Cinturón Negro. La compuerta verifica después de cada aprobación si

es necesaria una adicional, si es el caso el proceso regresa a la actividad Aprobar

Entregable, de lo contrario se puede continuar. Si en algún punto un entregable no

es aprobado el proceso regresa a la actividad Crear Entregable y el proceso de

aprobar el entregable vuelve a comenzar.


Seis Sigma | 28

Ejecutantes

Cinturón Negro

Asignaciones


Cinturón Negro y Cinturón Verde Todos los entregables necesitan dos

aprobaciones, Cinturón Negro y

Cinturón Verde, la regla valida un

contador que indica cual debe ser el

encargado cada vez.

Formas

1. Nombre: frm_Approve_Deliverable

Descripción: Información necesaria para aprobar el entregable.

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al Salir Se debe incluir en la grilla de

aprobaciones cada una de las

aprobaciones (Cinturón Negro y Verde)


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¿Entregable Aprobado?

Descripción

Todos los entregables necesitan de varias aprobaciones. Si el entregable es

aprobado el proceso continua con la siguiente validación, si no se el proceso

regresa a la actividad Crear Entregable.


No: Si es entregable no es aprobado, el proceso regresa a la actividad Crear

Entregable

Si: Si el entregable es aprobado se continua con la siguiente validación

¿Se require otra Aprobación?

Descripción

Todos los entregables necesitan de varias aprobaciones, una por el Cinturón Verde

y otra por el Cinturón Negro. La compuerta valida en cual aprobación va el proceso.


Si: Si el entregable requiere de otra aprobación, el proceso continua con la

actividad Aprobar Entregable, además se valida quien es la persona que

debe realizar la aprobación.

No: Si el entregable no necesita otra aprobación se continua con la última

actividad del sub proceso Finalizar Entregable

Finalizar Entregable

Descripción

El resultado del entregable en enviado al equipo.


Seis Sigma | 30

Notificaciones


notificación


Informar

Finalización

del

entregable

Cinturón

Negro

Cinturón

Verde

Miembros del

Equipo Seis

Sigma

Finalizar

Entregable

Dear Team

The deliverable

<PhaseDeliverables.DeliverableName>

is ended.

Please review the information about it.

<PhaseDeliverables.DeliverableResult>

Good Day

<PhaseDeliverables.SixSigmaProjectPha

se.SixSigmaProject.ProjectChapter.Proje

ctBlackBelt.userName>


Seis Sigma | 31

Participantes

Cinturón Verde (Rol)

Un Cinturón Verde es una persona que ha recibido entrenamiento en la aplicación

de técnicas de la metodología Seis Sigma, además puede y/o ha liderado proyectos

de mejora en su área de trabajo.

Cinturón Negro (Rol)

Un Cinturón Negro es un profesional que entiende y puede explicar la filosofía y

los principios de la metodología Seis Sigma, además tiene un amplio conocimiento

en diferentes técnicas y herramientas estadísticas que soportan la ejecución del

proyecto. El cinturón Negro es el líder del proyecto.

Patrocinador (Rol)

El Patrocinador es la persona que es dueña del proceso o es una persona que tiene

la autoridad para asignar recursos para la ejecución del proyecto.

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