Consolidación de Clientes … · Página 5 de 12 5. Proceso en Sistema (SAP) 5.1. Revisión de...
Transcript of Consolidación de Clientes … · Página 5 de 12 5. Proceso en Sistema (SAP) 5.1. Revisión de...
Consolidación de Clientes
2013
Página 1 de 12
ÍNDICE
Consolidación de Clientes 1. Objetivo ...................................................................................................................................... 2
2. Problemática ............................................................................................................................. 2
3. Actualidad .................................................................................................................................. 2
4. Propuesta de Solución ............................................................................................................. 2
4.1. Proceso .............................................................................................................................. 3
4.2. Procedimiento ................................................................................................................... 4
4.3. Políticas .............................................................................................................................. 4
5. Proceso en Sistema (SAP) ..................................................................................................... 5
5.1. Revisión de Formato ........................................................................................................ 5
5.2. Búsqueda de Padre Virtual/Hijo ..................................................................................... 5
5.3. Creación de Padre Virtual ............................................................................................... 7
5.4. Creación de Hijo(s) ......................................................................................................... 10
Página 2 de 12
CONSOLIDACIÓN DE CLIENTES
Al hablar de Consolidación de Clientes, nos referimos a realizar la agrupación de las diferentes razones sociales que tiene un mismo cliente (Socio de Negocio) al cual le brindamos un servicio o le ofrecemos algún producto. Esto nos ayudará para crear la perspectiva total de ventas hacia nuestros socios de negocios. Es muy importante realizar la agrupación ya que nos ayuda a contar con información más organizada para lograr tomar mejores decisiones dentro de la empresa.
1. Objetivo El objetivo de contar con grupos de clientes es que se logre tener la información
más organizada de cuáles son todas las razones sociales que tiene un cliente,
teniendo ésta agrupación por sucursal. Por otro lado nos ayudará a realizar la
depuración de clientes repetidos y tener centralizado el ingreso de Socios de
Negocios para evitar duplicidad y errores.
2. Problemática En este momento no se cuenta con información certera de cuántas y cuáles son las
razones sociales que tiene un mismo cliente al cual le facturamos. Por ésta razón no
podemos tener los datos exactos de saldos por cliente en las cuentas administrativas
y por consecuencia es difícil tomar decisiones al buscar tener un mayor flujo de
efectivo.
3. Actualidad Todas las razones sociales cuentan con un Socio de negocios, pero no se tiene la
forma de analizar los datos para poder identificar qué razones sociales son de un
mismo cliente y los saldos totales que tiene el Cliente.
Comercial manda al área Administrativa el Formato de solicitud de Alta de Cliente y
el área de Egresos-Administración lo da de alta. En ocasiones se tiene el mismo
cliente duplicado ya que no se realiza la búsqueda de existencia del cliente.
4. Propuesta de Solución Se propone realizar en el sistema grupos de todos los Socios de Negocio que pertenecen a un mismo Cliente. La responsabilidad de mantenimiento y creación de Socios se dejará en manos de una persona que por medio del control evitará la duplicidad de clientes y les asignará a todos los Socios el Padre correspondiente. Cada Grupo se conformará por un “Padre virtual”, que será el socio de negocio agrupador (no debe contar con RFC) y el o los socios de negocio que se agruparán
Página 3 de 12
por medio del código del Padre, a los cuales les llamaremos “Hijo(s)” (Cuenta con la Razón Social y el RFC del cliente).
4.1. Proceso
Consolidación de Clientes
Comercial Administración (Ingresos)
Fase
Solicitud de Alta Cliente
Llenar Formato de Alta
Formato Completo
Si
No
Crear Socio de Negocio (Hijo)
Aviso a Comercial de Cliente dado de
Alta
Alta de Cliente
Creación de Padre Virtual
Padre dado de Alta
Si
No
Realizar Asignación de Padre al Hijo
Página 4 de 12
4.2. Procedimiento
Proceso
El área Comercial es responsable de realizar el llenado del Formato de Alta de Cliente cuando se requiere tener una razón social nueva para facturación
El área de Ingresos-Administración se hará cargo de revisar si el formato está lleno completamente con los datos necesarios y así revisar en el sistema si ya se tiene dado de alta el Padre virtual que se designará a ese Socio de Negocio.
Cuando NO se cuenta con un Padre Virtual:
Crear el Socio de Negocio (Padre virtual) del nuevo cliente
Crear el Socio de Negocio (Hijo)
Asignar al Socio de Negocio (Hijo) el código del Padre virtual que creamos.
Cuando el Socio de Negocio pertenece a un Padre dado de alta:
Dar de alta un Socio de Negocio (Hijo)
Asignar al Socio de Negocio (Hijo) el código del Padre que existía anteriormente.
4.3. Políticas
El nombre del Padre virtual, en el sistema SAP, deberá ser siempre en
mayúsculas y con el distintivo de “P-“al inicio: “P-NOMBRE COMERCIAL
CLIENTE”.
El RFC del Socio de negocio (Padre virtual) siempre deberá ser
“XXXXXXXXXXXX”(12 X)
El área de Administración-Ingresos no deberá realizar la Alta del Cliente si el
archivo de Formato de Alta de Cliente no se encuentra llenado
correctamente.
Página 5 de 12
5. Proceso en Sistema (SAP) 5.1. Revisión de Formato
Una vez que tenemos la solicitud de Alta cliente, tenemos que revisar los siguientes
puntos para estar seguros de contar con toda la información necesaria:
Tipo de Cliente
Sucursal
Tipo de Socio de Negocios
Datos de Facturación
Datos Generales del SN
Datos del Contacto
5.2. Búsqueda de Padre Virtual/Hijo
Ya que nos aseguramos de que el formato ésta llenado correctamente, buscamos
en el sistema la existencia de este Socio de Negocio para no realizar duplicidad de
información.
1. Abrir la opción de “Datos maestros socio de negocios” en el menú de Socios
de Negocios y hacer clic en el ícono de búsqueda.
Página 6 de 12
2. Escribir en el campo de Razón Social el nombre “P-“ o las letras con las que
inicia el Socio de Negocios, dependiendo si buscamos el Padre Virtual o un
Hijo. Hacer clic en “Buscar”.
3. Se desplegará la lista de Socios negocios donde buscaremos si tenemos o
no el Padre o Hijo que se requiere dar de Alta.
Página 7 de 12
5.3. Creación de Padre Virtual
1. Abrir la opción de “Datos maestros socio de negocios” en el menú de Socios
de Negocios y hacer clic en el ícono de “Crear”
2. Hacer clic en la lupa marcada para desplegar el código consecutivo
Página 8 de 12
3. Escribir el nombre del Cliente en el campo de Razón Social de la siguiente
manera: “P-NOMBRE CLIENTE COMERCIAL” (Siempre con mayúsculas)
4. En el campo de RFC realizar el llenado con 12 letras X “XXXXXXXXXXXX”
(Siempre con mayúsculas)
Página 9 de 12
5. Llenar el campo de “Padre” en el apartado de Campos definido por el usuario
de la siguiente manera: “P-Código del socio que estamos creando”. Hacer
clic en “Crear”
Nota: Cuando estamos creando un Padre NO es necesario llenar las pestañas
donde agregamos dirección de embarque, facturación, etc.
Página 10 de 12
5.4. Creación de Hijo(s)
1. Abrir la opción de “Datos maestros socio de negocios” en el menú de Socios
de Negocios y hacer clic en el ícono de “Crear”
2. Hacer clic en la lupa marcada para desplegar el código consecutivo
Página 11 de 12
3. Escribir el nombre de Razón Social como la pidió el Cliente.
4. En el campo de RFC realizar el llenado con el RFC del Cliente
c
Página 12 de 12
5. Llenar el campo de “Padre” en el apartado de Campos definido por el usuario
escribiendo el “Código del socio que le asignamos como Padre a ese Socio
de Negocio”. Hacer clic en “Crear”
Nota: Cuando estamos creando un Hijo es necesario llenar las pestañas donde
agregamos dirección de embarque, facturación, etc.