CONTRATACIÓN DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE...

INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATO

DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONA JURÍDICA

CODIGO: JU-I15

VERSION: 01

FECHA: 24-02-2015

CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Carlos Julián Ruíz Dionisio - Contratista

Laura Fernanda Gómez Ramírez Asesora Jurídica

Eduardo Navarro. Contratista Planeación y Sistemas

Carlos Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas

Representante de la Alta Dirección - SIG

24-02-2015

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INSTRUCTIVO

CONTRATACIÓN DIRECTA –

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

APOYO A LA GESTIÓN CON

PERSONA JURÍDICA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN

Primera Versión

Carlos Ruíz Laura Gómez

2015-02-24 01



CODIGO: JU-I15

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FECHA: 24-02-2015

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Tabla de contenido

1. OBJETIVO 3

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3

3. DEFINICIONES 3

4. DESCRIPCIÓN 5

5. CONTROL DE REGISTROS 12

6. ANEXOS 13



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1. OBJETIVO

Establecer el trámite para la celebración de contratación directa de prestación de servicios

profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica en el Instituto Distrital de Turismo.

2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder

de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.

La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe

enviar al Proceso Jurídico con anterioridad de mínimo ocho (8) días hábiles a la fecha

señalada en el Plan Anual de Adquisiciones para suscripción.

Únicamente se debe incluir el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación

de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” en la carpeta inicial

del contrato. El número máximo de folios de cada carpeta es de 200; si es necesario

generar una nueva carpeta para la continuidad del contrato, el folio debe iniciar en el

número 201.

3. DEFINICIONES

Análisis de Riesgos: Matriz mediante la cual la entidad lleva a cabo la administración de

Riesgos, entendida como el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal

de los eventos en el Proceso de Contratación, ello permite reducir la probabilidad de

ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.

CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.

Contratación directa: Modalidad de selección de contratistas donde las entidades

estatales conservan la potestad de escoger libremente, sin la necesidad de realizar una

convocatoria pública, a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del contrato.

Contratación directa por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

gestión con personas jurídicas: Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo

a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona jurídica que esté

en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y

experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza

intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones



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de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o

asistenciales.

CRP: Certificado de registro presupuestal.

Estudio del Sector: Análisis efectuado para determinar de mejor manera el servicio a

contratar, la clasificación del mismo en el sector al que pertenece y riesgos de la

contratación.

Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad

de los servicios en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio estimado

y los posibles oferentes.

Estudios previos: Documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del

contrato, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a

contratar, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por

la entidad.

Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Documento en el cual se encuentran proyectadas y

definidas las necesidades de bienes y servicios del IDT, que se requieren para lograr la

misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del

Estado y del Distrito.



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4. DESCRIPCIÓN

FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN

01. El Líder de Proceso Solicitante realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar la preexistencia de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad.

02. El (La) Asignado (a) para Trámite en la

Dependencia Solicitante elabora solicitud de CDP, para ello debe diligenciar el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.

03. El (La) Asignado (a) para el trámite en la dependencia solicitante remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.

04. El (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas remite a la dependencia solicitante, el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.

05. El (La) Asignado (a) para el trámite en la dependencia solicitante remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.

INICIO

LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE

01. Realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar el plan anual de Adquisiciones (PAA).

FI-F01

ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA

DEPENDENCIA SOLICITANTE

02. Elabora solicitud de CDP diligenciando el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.

FI-F01 ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA


03. Remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.

FI-F01 ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

04. Remite a la dependencia solicitante el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.

FI-F01 ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA


05. Remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.

A



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06. El (La) Asignado (a) para trámite en la dependencia solicitante recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP que irá archivado en la carpeta que se radicará en la Asesoría Jurídica, y envía el original de la Solicitud de CDP al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.

07. El (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y

Control Disciplinario remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.

08. El (La) Asignado (a) para Trámite en la Dependencia Solicitante, solicita y recepciona los documentos del Contratista.


Dependencia Solicitante elabora el Análisis del Sector teniendo en cuenta el manual para la elaboración de estudios del sector diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal www.colombiacompra.gov.co Así mismo si la contratación, el asignado para trámite en la Dependencia Solicitante deberá determinar los riesgos que afectan la contratación diligenciando el Formato JU-F36 “Matriz de Riesgos” y teniendo en cuenta el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal www.colombiacompra.gov.co De los anteriores documentos tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.

FI-F01



06. Recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP y envía el original al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.

CDP SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN

CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO

07. Remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.

JU-F45 ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA


08. Solicita y Recepciona los documentos del Contratista, verifica que estén completos y sean los correctos teniendo en cuenta el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”.

Anexo Análisis del Sector y Análisis de Riesgos JU-

F36



09. Elabora el Estudio de Sector y el Formato JU-F36

Matriz de Riesgos y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.

A

A

http://www.colombiacompra.gov.co/

http://www.colombiacompra.gov.co/



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10. El (La) Asignado (a) para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora los estudios previos por medio del formato JU-F44 “Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” y tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.


Dependencia Solicitante realiza el montaje de la carpeta (la marca) según lo establecido en el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”, teniendo en cuenta incluir los registros enunciados en la etapa precontractual debidamente foliados.

Nota: Se deben incluir los registros de la etapa precontractual en la carpeta y diligenciar el número de folios en el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”; para las columnas:

No. de folios con el que inicia el documento.

Cantidad de folios que contiene el documento.

12. El (La) Asignado (a) para Trámite en la Dependencia Solicitante entrega la carpeta al Asignado como Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud de contratación.

Nota: El envío de documentos debe ser por medio del formato AD-F07 “Memorando” con radicado en el Sistema Distrital de Correspondencia (CORDIS).

JU-F45



11. Realiza el montaje de la carpeta (la marca) con los registros de la etapa precontractual debidamente foliados teniendo en cuenta el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”.

AD-F07



12. Entrega la carpeta al-a Asignado-a como

Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud de contratación.

A

A

10. Elabora los estudios previos por medio del formato JU-F44 “Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.





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13. El (La) Asignado (a) como Auxiliar Administrativo de Jurídica verifica si la documentación entregada o radicada está completa y foliada según el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”.

SI: Ir a la actividad 15.

NO: Ir a la actividad 14.

14. El (La) Asignado (a) como Auxiliar Administrativo

de Jurídica devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 11.

15. El (la) Asesor(a) Jurídico(a) asigna Abogado para realizar el trámite.

16. El (La) Abogado (a) Asignado (a) verifica que la documentación entregada o radicada está vigente, completa según el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”, así mismo debe verificar que los estudios y documentos previos se encuentren ajustados a las exigencias técnicas y legales correspondientes de conformidad con el servicio a contratar. SI: Ir a la actividad 18.


17. El (La) Abogado (a) Asignado (a) devuelve la

carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 11.

No 13.

¿Documentos

completos y

foliados según

el formato

JU-F45?

Si

11

ASESOR(A) JURÍDICO(A)

15. Asigna abogado para realizar el trámite.

ASIGNADO (A)

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

(JURIDICO)

14. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.

No

16.

¿Documentos

completos,

vigentes según

formato JU-F45 y

con el lleno de

requisitos legales y

técnicos

mínimos?

Si

11

ABOGADO(A) ASIGNADO (A)

17. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.

D D

B

C

A



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18. El (La) Abogado (a) proyecta la minuta del contrato y la remite al-a Asesor(a) Jurídico (a) para su revisión.

19. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) verifica si la minuta del contrato y los documentos del futuro contratista están correctos. SI: Ir a la actividad 21.


20. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) devuelve la minuta del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste. Ir a la actividad 18.

21. El (La) Abogado (a) Asignado (a) remite carpeta para firma del-a Director(a) General.

Nota: Se deja registro en el Libro de Correspondencia de la Dirección General.

22. El Área Jurídica una vez firmada la minuta por el-a Director(a) General se comunica con el Contratista para que proceda a firmar la minuta.

23. El Área Jurídica una vez firmada la minuta por las partes, entrega copia de la misma al Contratista para que realice los correspondientes trámites de expedición de la póliza (Si aplica). De otra parte solicita a la persona encargada la publicación de la minuta en los portales correspondiente.

ÁREA JURÍDICA

23. Entrega copia de la minuta al Contratista y solicita publicación en los portales de contratación.

ABOGADO (A) ASIGNADO (A)

21. Remite carpeta para firma de la minuta por parte del-a Director(a) General.

Minuta del contrato

No

19. ¿La

minuta y los

documentos

del futuro

contratista se

encuentran

correctos?

Si 18

ASESOR(A) JURÍDICO(A)

20. Devuelve minuta y el Acto Administrativo del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste.

C

D

ÁREA JURÍDICA

22. Tramita firma de la minuta con el Contratista.

ABOGADO ASIGNADO

18. Proyecta la minuta y la remite para revisión del-a Asesor(a) Jurídico (a).



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24. El (La) Abogado (a) Asignado (a) diligencia debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su correspondiente trámite.

25. El (La) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CRP al Área Jurídica.

26. El Área Jurídica recibe e incluye en la carpeta el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario.

27. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica recibe para Revisión de Póliza (Si aplica).

SI: Ir a la actividad 28.


28. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica para Aprobación de Póliza recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza teniendo en cuenta el formato JU-F14 “Aprobación de Póliza”. Posteriormente archiva los registros en la carpeta. Ir a la actividad 29.

CRP

CRP

FI-F02

SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN

CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO

25. Remite CRP al Área Jurídica.

ABOGADO (A) ASIGNADO (A)

24. Diligencia debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su trámite.

ÁREA JURÍDICA

26. Recibe el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y lo archiva en la carpeta.

Póliza JU-F14

Si

27. ¿Se

requiere

póliza para el

contrato?

No

E

ASIGNADO (A) DEL ÁREA

JURÍDICA (APROBACIÓN

O REVISIÓN DE PÓLIZA)

28. Recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza, mediante el formato JU-F14 “Aprobación de póliza”, posterior a ello archiva los registros de la carpeta.

29

F

D



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29. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica una vez cuente con la carpeta completa procede a foliar los documentos de la etapa contractual y diligencia el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” para las columnas:

No. de folios con el que inicia el documento.

Cantidad de folios que contiene el documento.

Posteriormente entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica.

30. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica comunica vía correo electrónico la designación del-a Supervisor (a) del Contrato.

31. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica archiva la carpeta.

32. El (La) Supervisor (a) del Contrato realiza seguimiento al contrato teniendo en cuenta lo establecido en el Instructivo JU-M02 “Manual de Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.

JU-F45

Designación como

supervisor (a) del contrato

FIN

SUPERVISOR (A) DEL CONTRATO

36. Realiza seguimiento al contrato.

ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA

34. Comunica vía correo electrónico la designación del-a Supervisor (a) del Contrato.


35. Archiva la carpeta.


29. Folia los registros de la etapa contractual incluidos en la carpeta y diligencia formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”, etapa contractual y entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica.

F



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5. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre Responsable (*) Ubicación

Tiempo de Retención Disposición

Final Archivo Gestión

Archivo Central

JU-F45

Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica

Asesor(a) Jurídico

Archivo oficina Jurídica

2 18 Selección

N/A Pantallazo Plan de Compras

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

FI-F01 Solicitud de disponibilidad presupuestal

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A CDP Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

JU-F44

Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Análisis del Sector Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

JU-F36 Matriz de Riesgos Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

AD-F07 Memorando (solicitud de contratación)

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Minuta del Contrato Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

JU-F14 Aprobación de póliza Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A Garantía Única Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

FI-F02 Solicitud de registro presupuestal

Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

N/A CRP Asesor(a) Jurídico


2 18 Selección

(*) Se deja claridad que la Responsabilidad señalada recae única y exclusivamente respecto del archivo y

custodia de los documentos más no de la elaboración con el lleno de los requisitos técnicos y jurídicos, ni de

la remisión y entrega de los mismos en los plazos que se señalen para el efecto en el Plan Anual de

Adquisiciones.



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6. ANEXOS

Anexo 1. JU-F44 “Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

gestión con persona jurídica”

Anexo 2. JU-F14 “Aprobación de póliza”

Anexo 3. JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo

a la gestión con persona jurídica”

Anexo 4. JU-F36 “Matriz de Riesgos”

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