INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN DIRECTA – CONTRATO
DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONA JURÍDICA
CODIGO: JU-I15
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
CONTROL DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
Carlos Julián Ruíz Dionisio - Contratista
Laura Fernanda Gómez Ramírez Asesora Jurídica
Eduardo Navarro. Contratista Planeación y Sistemas
Carlos Gaitán Sánchez Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección - SIG
24-02-2015
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INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y DE
APOYO A LA GESTIÓN CON
PERSONA JURÍDICA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN
Primera Versión
Carlos Ruíz Laura Gómez
2015-02-24 01
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO 3
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3
3. DEFINICIONES 3
4. DESCRIPCIÓN 5
5. CONTROL DE REGISTROS 12
6. ANEXOS 13
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1. OBJETIVO
Establecer el trámite para la celebración de contratación directa de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica en el Instituto Distrital de Turismo.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder
de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.
La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe
enviar al Proceso Jurídico con anterioridad de mínimo ocho (8) días hábiles a la fecha
señalada en el Plan Anual de Adquisiciones para suscripción.
Únicamente se debe incluir el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación
de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” en la carpeta inicial
del contrato. El número máximo de folios de cada carpeta es de 200; si es necesario
generar una nueva carpeta para la continuidad del contrato, el folio debe iniciar en el
número 201.
3. DEFINICIONES
Análisis de Riesgos: Matriz mediante la cual la entidad lleva a cabo la administración de
Riesgos, entendida como el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal
de los eventos en el Proceso de Contratación, ello permite reducir la probabilidad de
ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
Contratación directa: Modalidad de selección de contratistas donde las entidades
estatales conservan la potestad de escoger libremente, sin la necesidad de realizar una
convocatoria pública, a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del contrato.
Contratación directa por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión con personas jurídicas: Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo
a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona jurídica que esté
en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y
experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones
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de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o
asistenciales.
CRP: Certificado de registro presupuestal.
Estudio del Sector: Análisis efectuado para determinar de mejor manera el servicio a
contratar, la clasificación del mismo en el sector al que pertenece y riesgos de la
contratación.
Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad
de los servicios en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio estimado
y los posibles oferentes.
Estudios previos: Documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del
contrato, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a
contratar, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por
la entidad.
Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Documento en el cual se encuentran proyectadas y
definidas las necesidades de bienes y servicios del IDT, que se requieren para lograr la
misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del
Estado y del Distrito.
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4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
01. El Líder de Proceso Solicitante realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar la preexistencia de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad.
02. El (La) Asignado (a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora solicitud de CDP, para ello debe diligenciar el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.
03. El (La) Asignado (a) para el trámite en la dependencia solicitante remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.
04. El (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas remite a la dependencia solicitante, el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.
05. El (La) Asignado (a) para el trámite en la dependencia solicitante remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.
INICIO
LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE
01. Realiza consulta con el Asesor de Planeación y Sistemas para verificar el plan anual de Adquisiciones (PAA).
FI-F01
ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
02. Elabora solicitud de CDP diligenciando el formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad presupuestal” y gestiona firma del Líder de Proceso Solicitante.
FI-F01 ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
03. Remite al (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para su revisión y firma.
FI-F01 ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
04. Remite a la dependencia solicitante el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal” firmado.
FI-F01 ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
05. Remite a la Dirección General el Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, para gestionar su firma por parte del (la) Director(a) General, el cual debe ser devuelto al área solicitante.
A
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FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
06. El (La) Asignado (a) para trámite en la dependencia solicitante recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP que irá archivado en la carpeta que se radicará en la Asesoría Jurídica, y envía el original de la Solicitud de CDP al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.
07. El (la) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.
08. El (La) Asignado (a) para Trámite en la Dependencia Solicitante, solicita y recepciona los documentos del Contratista.
09. El (La) Asignado (a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora el Análisis del Sector teniendo en cuenta el manual para la elaboración de estudios del sector diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal www.colombiacompra.gov.co Así mismo si la contratación, el asignado para trámite en la Dependencia Solicitante deberá determinar los riesgos que afectan la contratación diligenciando el Formato JU-F36 “Matriz de Riesgos” y teniendo en cuenta el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación diseñado por la Agencia Nacional de Contratación Pública y publicado en el portal www.colombiacompra.gov.co De los anteriores documentos tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.
FI-F01
ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
06. Recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia de la solicitud del CDP y envía el original al (la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para trámite y expedición de CDP.
CDP SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
07. Remite el CDP, una vez se haya expedido y firmado, a la dependencia solicitante.
JU-F45 ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
08. Solicita y Recepciona los documentos del Contratista, verifica que estén completos y sean los correctos teniendo en cuenta el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”.
Anexo Análisis del Sector y Análisis de Riesgos JU-
F36
ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
09. Elabora el Estudio de Sector y el Formato JU-F36
Matriz de Riesgos y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.
A
A
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FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
10. El (La) Asignado (a) para Trámite en la Dependencia Solicitante elabora los estudios previos por medio del formato JU-F44 “Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” y tramita firma por parte del Líder de Proceso Solicitante.
11. El (La) Asignado (a) para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza el montaje de la carpeta (la marca) según lo establecido en el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”, teniendo en cuenta incluir los registros enunciados en la etapa precontractual debidamente foliados.
Nota: Se deben incluir los registros de la etapa precontractual en la carpeta y diligenciar el número de folios en el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”; para las columnas:
No. de folios con el que inicia el documento.
Cantidad de folios que contiene el documento.
12. El (La) Asignado (a) para Trámite en la Dependencia Solicitante entrega la carpeta al Asignado como Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud de contratación.
Nota: El envío de documentos debe ser por medio del formato AD-F07 “Memorando” con radicado en el Sistema Distrital de Correspondencia (CORDIS).
JU-F45
ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
11. Realiza el montaje de la carpeta (la marca) con los registros de la etapa precontractual debidamente foliados teniendo en cuenta el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”.
AD-F07
ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
12. Entrega la carpeta al-a Asignado-a como
Auxiliar Administrativo de Jurídica, adjuntando el formato AD-F07 “Memorando” en el cual se hace la solicitud de contratación.
A
A
10. Elabora los estudios previos por medio del formato JU-F44 “Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” y tramita firma del Líder de Proceso Solicitante.
ASIGNADO (A) PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
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FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
13. El (La) Asignado (a) como Auxiliar Administrativo de Jurídica verifica si la documentación entregada o radicada está completa y foliada según el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”.
SI: Ir a la actividad 15.
NO: Ir a la actividad 14.
14. El (La) Asignado (a) como Auxiliar Administrativo
de Jurídica devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 11.
15. El (la) Asesor(a) Jurídico(a) asigna Abogado para realizar el trámite.
16. El (La) Abogado (a) Asignado (a) verifica que la documentación entregada o radicada está vigente, completa según el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”, así mismo debe verificar que los estudios y documentos previos se encuentren ajustados a las exigencias técnicas y legales correspondientes de conformidad con el servicio a contratar. SI: Ir a la actividad 18.
NO: Ir a la actividad 17.
17. El (La) Abogado (a) Asignado (a) devuelve la
carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante. Ir a la actividad 11.
No 13.
¿Documentos
completos y
foliados según
el formato
JU-F45?
Si
11
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
15. Asigna abogado para realizar el trámite.
ASIGNADO (A)
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(JURIDICO)
14. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.
No
16.
¿Documentos
completos,
vigentes según
formato JU-F45 y
con el lleno de
requisitos legales y
técnicos
mínimos?
Si
11
ABOGADO(A) ASIGNADO (A)
17. Devuelve la carpeta al Asignado para Trámite en la Dependencia Solicitante.
D D
B
C
A
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FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
18. El (La) Abogado (a) proyecta la minuta del contrato y la remite al-a Asesor(a) Jurídico (a) para su revisión.
19. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) verifica si la minuta del contrato y los documentos del futuro contratista están correctos. SI: Ir a la actividad 21.
NO: Ir a la actividad 20.
20. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) devuelve la minuta del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste. Ir a la actividad 18.
21. El (La) Abogado (a) Asignado (a) remite carpeta para firma del-a Director(a) General.
Nota: Se deja registro en el Libro de Correspondencia de la Dirección General.
22. El Área Jurídica una vez firmada la minuta por el-a Director(a) General se comunica con el Contratista para que proceda a firmar la minuta.
23. El Área Jurídica una vez firmada la minuta por las partes, entrega copia de la misma al Contratista para que realice los correspondientes trámites de expedición de la póliza (Si aplica). De otra parte solicita a la persona encargada la publicación de la minuta en los portales correspondiente.
ÁREA JURÍDICA
23. Entrega copia de la minuta al Contratista y solicita publicación en los portales de contratación.
ABOGADO (A) ASIGNADO (A)
21. Remite carpeta para firma de la minuta por parte del-a Director(a) General.
Minuta del contrato
No
19. ¿La
minuta y los
documentos
del futuro
contratista se
encuentran
correctos?
Si 18
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
20. Devuelve minuta y el Acto Administrativo del contrato al-a Abogado (a) Asignado (a) para su correspondiente ajuste.
C
D
ÁREA JURÍDICA
22. Tramita firma de la minuta con el Contratista.
ABOGADO ASIGNADO
18. Proyecta la minuta y la remite para revisión del-a Asesor(a) Jurídico (a).
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24. El (La) Abogado (a) Asignado (a) diligencia debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su correspondiente trámite.
25. El (La) Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario remite el CRP al Área Jurídica.
26. El Área Jurídica recibe e incluye en la carpeta el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario.
27. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica recibe para Revisión de Póliza (Si aplica).
SI: Ir a la actividad 28.
NO: Ir a la actividad 29.
28. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica para Aprobación de Póliza recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza teniendo en cuenta el formato JU-F14 “Aprobación de Póliza”. Posteriormente archiva los registros en la carpeta. Ir a la actividad 29.
CRP
CRP
FI-F02
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
25. Remite CRP al Área Jurídica.
ABOGADO (A) ASIGNADO (A)
24. Diligencia debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de registro presupuestal” y lo envía al-a Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para su trámite.
ÁREA JURÍDICA
26. Recibe el CRP enviado por el Subdirector(a) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y lo archiva en la carpeta.
Póliza JU-F14
Si
27. ¿Se
requiere
póliza para el
contrato?
No
E
ASIGNADO (A) DEL ÁREA
JURÍDICA (APROBACIÓN
O REVISIÓN DE PÓLIZA)
28. Recibe del Contratista la póliza del contrato (si aplica), tramita la aprobación de la póliza, mediante el formato JU-F14 “Aprobación de póliza”, posterior a ello archiva los registros de la carpeta.
29
F
D
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FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
29. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica una vez cuente con la carpeta completa procede a foliar los documentos de la etapa contractual y diligencia el formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica” para las columnas:
No. de folios con el que inicia el documento.
Cantidad de folios que contiene el documento.
Posteriormente entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica.
30. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica comunica vía correo electrónico la designación del-a Supervisor (a) del Contrato.
31. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica archiva la carpeta.
32. El (La) Supervisor (a) del Contrato realiza seguimiento al contrato teniendo en cuenta lo establecido en el Instructivo JU-M02 “Manual de Supervisión de Contratos”. Ir al Fin.
JU-F45
Designación como
supervisor (a) del contrato
FIN
SUPERVISOR (A) DEL CONTRATO
36. Realiza seguimiento al contrato.
ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA
34. Comunica vía correo electrónico la designación del-a Supervisor (a) del Contrato.
ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA
35. Archiva la carpeta.
ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA
29. Folia los registros de la etapa contractual incluidos en la carpeta y diligencia formato JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica”, etapa contractual y entrega la carpeta a la persona encargada del archivo de la asesoría jurídica.
F
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5. CONTROL DE REGISTROS
Código Nombre Responsable (*) Ubicación
Tiempo de Retención Disposición
Final Archivo Gestión
Archivo Central
JU-F45
Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica
Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
N/A Pantallazo Plan de Compras
Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
FI-F01 Solicitud de disponibilidad presupuestal
Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
N/A CDP Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
JU-F44
Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona jurídica
Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
N/A Análisis del Sector Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
JU-F36 Matriz de Riesgos Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
AD-F07 Memorando (solicitud de contratación)
Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
N/A Minuta del Contrato Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
JU-F14 Aprobación de póliza Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
N/A Garantía Única Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
FI-F02 Solicitud de registro presupuestal
Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
N/A CRP Asesor(a) Jurídico
Archivo oficina Jurídica
2 18 Selección
(*) Se deja claridad que la Responsabilidad señalada recae única y exclusivamente respecto del archivo y
custodia de los documentos más no de la elaboración con el lleno de los requisitos técnicos y jurídicos, ni de
la remisión y entrega de los mismos en los plazos que se señalen para el efecto en el Plan Anual de
Adquisiciones.
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6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F44 “Estudios previos para prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión con persona jurídica”
Anexo 2. JU-F14 “Aprobación de póliza”
Anexo 3. JU-F45 “Lista de Chequeo Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo
a la gestión con persona jurídica”
Anexo 4. JU-F36 “Matriz de Riesgos”
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