Def pre proyecto

F. INGENIEROS ASOCIADOSTv xx Nª yy –zz p:3 Tel :2000000

Bogota- Colombia

ANÁLISIS DE SISTEMAS

DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOSDOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS

(SRS)

PRESENTADO A:

TUTOR LUIS ENRIQUE CAMARGOTUTOR LUIS ENRIQUE CAMARGO

PRESENTADO POR:

GINNA CABRERA COD: 52393384GINNA CABRERA COD: 52393384

CIELO GILMA VIVIANA ROJAS COD: 52048258CIELO GILMA VIVIANA ROJAS COD: 52048258

JIMMY JIMÉNEZ CANTOR COD: 79846728JIMMY JIMÉNEZ CANTOR COD: 79846728

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA “UNAD”UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA “UNAD”

FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA

INGENIERIA DE SISTEMAS

BOGOTA JUNIO 11 DE 2006


Bogota- Colombia

Proyecto “Control de Domicilios”Proyecto “Control de Domicilios”

Información del proyecto

Proyecto: “Control de Domicilios” CD - V 1.1Tiempo de ejecución: 02/03/ 2006 al 10/06/2006Resumen: Aplicación para la gestion del servicio de domicilios

Contenido del proyecto

o Resumen del proyectoo Identificación de Necesidades

o Factibilidad del proyecto

o Alternativas de solucion

o Solucion propuesta y presupuesto

o Requerimientos

o Modelo de procesos

o Modelo de datos

o Pantallas del programa

o Reportes

o Conclusiones


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Resumen del ProyectoResumen del Proyecto

Información del proyecto

Proyecto: “Control de Domicilios” CD - V 1.1Tiempo de ejecución: 02/03/ 2006 al 10/06/2006Resumen: Aplicación para la gestion del servicio de domicilios

para RICO BROSTER

Misión y Alcance

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

El cliente RICO BROSTER, pequeño empresario, es un negocio en crecimiento que obtiene la mayoria de sus ventas e ingresos a traves de la entrega de domicilios, area en la que esperan continuar creciendo durante los proximos años.

Sin embargo, actualmente no realizan una gestion adecuada de esta parte del negocio por lo que requieren contar con un mayor control que les permita ser mas efectivos en la atención al usuario, especialmente cuando el numero de domicilios es elevado, situación que se ha venido presentando frecuentemente.

Esta gestion inadecuada, ha venido generando inconvenientes internos que reflejan las deficiencias en el control interno, los clientes han llegado a verse afectados y el dueño del negocio no cuenta con un conocimiento claro sobre la realidad del negocio y el nivel de importancia de los domicilios dentro de sus ingresos. DESCRIPCION DEL OBJETIVO

El proyecto que describiremos a continuación tiene como objetivo presentar a nuestro cliente RICO BROSTER una aplicación dirigida a facilitar y mejorar la gestión del servicio de domicilios, ofreciendo una solución eficaz en cuanto a la administración y gestion adecuada de esta area del negocio, a traves del control y seguimiento a clientes, pedidos y repartidores; actividad clave para su crecimiento y por ende el incremento en sus ventas.


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DESCRIPCION DEL ALCANCE

El proyecto presentado esta enfocado en el área problema “Servicio a domicilios” de nuestro cliente RICO BROSTER, sin embargo, tiene la posibilidad a futuro de integrarse con nuevos modulos que permitan ampliar el software presentado en este proyecto, de manera que abarquen otras areas del negocio de acuerdo con las necesidades y requerimientos que se vayan presentando. A futuro, nuestro cliente tiene la posibilidad de ir adicionando dichos modulos o implementar la totalidad del software para contar con un control total del proceso y actividades internas del negocio facilitando su gestion.

ENTORNO Y FUNDAMENTOS

La forma de manejo de domicilios, El problema genera inconvenientes de tiempo al asumir la indagación manual de los datos pues al superar cierto número de ingreso en clientes, el proceso de búsqueda se vuelve de difícil manejo por lo mismo incrementa tiempo en el que se podría estar realizando un nuevo proceso de ingreso.

La manera en la que se realiza el ejercicio de ingreso y búsqueda en el lugar, se implementa por que así antecedió el proceso desde sus inicios cuando el manejo era pequeño, pero con el tiempo la credibilidad del negocio ha aumentado y así mismo su número de consumidores, lo que minimiza la agilidad en la atención.

DESCRIPCION GENERAL DEL APLICATIVO

El aplicativo propuesto para la solucion del problema se presenta como una alternativa sistematizada de fácil acceso y soporte a un costo adecuado teniendo en cuenta el tipo de negocio.

El software tiene como fin el manejo y control de los pedidos domiciliarios en un negocio de alimentos de consumo popular de infraestructura pequeña.


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Esta aplicación, facilitara la gestion de pedidos, clientes y domiciliarios permitiendo crear, editar, eliminar, buscar información, generar reportes, entre otros, a traves de una interfaz amigable y de facil acceso.

La configuración de la interfaz será realizada de manera comprensible teniendo en cuenta el perfil de usuarios que tendran acceso aunque estructurada con un nivel mínimo de seguridad para admitir el ingreso solo a usuarios autorizados

Repercusión

Esta aplicación se realizara de una manera práctica, casi didáctica, con el objeto de implementarla cuanto antes y facilitar su uso, a partir de unas características e instrucciones mínimas de capacitación y de fácil adaptación y aceptación del usuario.

Los usuarios de la aplicación son los primeros interesados en que este cambio se lleve a cabo ya que reconocen la necesidad de implementar un mecanismo agil y practico que permita gestionar adecuadamente los domicilios.


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IDENTIFICACION DE NECESIDADESIDENTIFICACION DE NECESIDADES

El asadero de pollos “Rico Broaster” ubicado en la entrada del barrio Quintanares, es un negocio que depende en su mayoría de los domicilios que expide. El negocio cuenta con dos empleados de cocina, dos empleados que atienden los domicilios una persona que maneja la caja y recibe los pedidos por teléfono, y el dueño que casi nunca permanece en el local. En total son 6 personas quienes trabajan actualmente en el lugar.

Actualmente los domicilios se manejan de la siguiente forma:

Recepción de la llamada telefónica, Toma de datos del cliente e ingreso en sistema manual (cuaderno) Informe de manera verbal a un empleado de cocina, Realización de empaque de pedido Envio a traves de los repartidores al cliente

El dueño del negocio considera que los siguientes inconvenientes se han venido incrementando durante los ultimos meses, por lo que considera vital brindar una solucion:

Algunos clientes se han quejado ante el dueño del negocio porque a pesar de hacer pedidos con cierta frecuencia, siempre se les solicita la misma información y nunca reciben su pedido con el valor de la compra por escrito.

La empleada que atiende las llamadas de los clientes tambien se encuentra inconforme por no tener un adecuado control sobre los pedidos.

Teniendo en cuenta que los domicilios son la principal actividad del negocio, el dueño tiene como objetivo mejorar la atención telefónica para así dar un mejor servicio y obtener un mayor flujo de pedidos que hagan crecer aun mas su negocio. Con el fin de identificar con mayor exactitud y evaluar otras oportunidades de mejora, conociendo aun mas el proceso, se realizaron visitas al negocio durante varios dias, en diferentes intervalos de tiempo, para la toma de información relevante. A continuación un resumen de lo observado:


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TIEMPO DE OBSERVACION

Días y horas en los que se efectuó la observación:

Lunes (1) : De 10:00 am a 2:00 pm Lunes (2): De 7:00 pm a 9:00 pmMiércoles (1): De 10:00 am a 2:00 pm Viernes(1): De 6:00 pm a 8:00 pmSabado (2): Promedio De 10:00 pm a 8:00 pm (En intervalos irregulares)Domingo(3): Promedio De 10:00 pm a 8:00 pm (En intervalos irregulares)

Es importante mencionar que se hizo énfasis en los horarios y dias de mayor afluencia de compradores. Cuando hay mayor cantidad de pedidos, las oportunidades de mejora son mas evidentes ya que es cuando se requiere mayor agilidad y control de cada una de las solicitudes.

DIAS Nº Llamadas Entrantes

Nº llamadas efectivas

Tiempo de toma de pedidos

Tiempo de revisión de

datos

Entre Semana

20 15 6MIN APROX

3MINAPROX

Fines de Semana

60 50 6MIN APROX

3MINAPROX

Total

Igualmente, adicional a la observación directa se realizaron algunas preguntas para aclarar las dudas que surgian sobre el detalle de algunas etapas en el proceso.

Después de esta observación se identificaron los siguientes puntos clave:

Problemas identificados:

En los días de menor afluencia de clientes, el pedido es tomado en cuaderno donde al final del dia, se totaliza tanto la cantidad de pedidos como el costo y se archiva en una carpeta hasta completar un mes (información suministrada). En este punto se identifican los siguientes aspectos negativos:


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o Este metodo manual es mas susceptible a errores humanos. o Al registrar la información manualmente, puede dificultarse la lectura

de la información si es consultada posteriormente, o debera acudirse a quien la registro para aclarar las dudas, lo que genera perdida de tiempo.

o Aunque se totalice la información no es claro el volumen de ventas por producto o como se comporto una semana con respecto a la anterior, lo cual no permite identificar oportunidades de mejora y crecimiento del propio negocio, especialmente enfocadas a otros aspectos como la satisfacción del cliente por el producto que se ofrece.

En los días de mayor afluencia de clientes, el control de pedido genera información dispersa, ya que al intentar hacer un despacho ágil, se omiten datos, o se presentan cruces de información y devolución del pedido debido a errores en la toma de datos, p.ejemplo, direcciones.

No cuentan con documentos de entrega del pedido o recibos que faciliten el control de lo solicitado y lo entregado para verificar la información registrada en el cuaderno.

La persona que realiza el proceso de recepción y toma de datos manual es la misma que realiza la atención de cuenta en las mesas, por lo mismo no es agil en su atención al cliente, especialmente cuando se encuentra realizando los procesos de manera simultanea, lo cual genera quejas y reclamos y hasta la perdida del cliente.

Vale la pena resaltar que la parte de cocina, en cuanto a tiempos de entrega y calidad de las comidas preparadas es agil y cumple adecuadamente con su rol dentro del negocio. Sin embargo los inconvenientes se presentan cuando les dan una instrucción incorrecta en cuanto a los alimentos que deben preparar para satisfacer cada una de las solicitudes de los clientes. Teniendo en cuenta que el “área problema” es la recepción y administración de los pedidos; que resaltamos nuevamente es un proceso de vital importancia para el negocio por su impacto en ventas, se decidio profundizar un poco mas y mediante la tecnica de entrevista, se realizaron diversas preguntas a quienes tienen relacion mas directa con esta area: el empleado que gestiona los domicilios y el dueño del negocio. Estas entrevistas se realizaron con el fin de conocer el punto de vista de estas personas en relacion al problema presentado.


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A continuación presentamos para documentación del proyecto cada una de las entrevistas realizadas:

Entrevista Nº 1Realizada al dueño y administrador del negocio RICO BROSTERDueño: Sr. Gustavo FernandezEntrevistador: Jimmy Jiménez_____________________________________________________________________________________¿Cuál es la actividad económica de su negocio?La venta de pollo a la broaster, y acompañamientos como papa salada, papa a la francesa, yuca, patacón, y variedad de bebidas.¿Sus ventas son en el local o a domicilio?En mayor proporción a domicilio por lo que alrededor hay varios conjuntos residenciales.¿Cuál es el proceso que desea mejorar?Quiero mejorar el servicio de domicilio ya que en ocasiones es demorado debido a que la persona encargada de recibir las llamadas debe tomar los datos a mano escribir el pedido y totalizar su valor.¿Unicamente quiere mejorar este proceso?Si, ya que el proceso en la cocina es bueno y no se presenta demora en la manipulación de los alimentos.¿No ha pensado en que el problema puede estar en la agilidad de la entrega por parte de los repartidores?.No, porque las distancias entre los conjuntos residenciales son muy cortas y contamos con una moto para llegar a los lugares que están mas retirados.¿Cuántas personas se encargan de la atención telefónica de sus clientes?Normalmente una sola persona que también se encarga de la caja.¿Esta capacitada para esa labor?Claro, para contratar a cualquiera de mis empleados no solo deben saber de este negocio, también deben haber estudiado aunque sea la primaria para que puedan con las cuentas.¿Esto quiere decir que esta persona entrega cuantas al finalizar el día?Correcto, ella hace una planilla diaria donde escribe el valor de cada venta.¿Tienen algún modelo de factura?No, únicamente se registran las ventas en la planilla elaborada por la empleada la cual debe cuadrar con el valor que se encuentra en la caja.

Entrevista Nº 2Realizada a la empleada encargada del área problema.Empleada: Srta: Juliana VargasEntrvistador: Jimmy Jiménez____________________________________________________________________________________

¿Cuánto lleva trabajando en este negocio?Aproximadamente dos años.¿Cómo es el horario de trabajo?


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Entramos a las 11 AM y salimos a las 11PM.¿Me podría contar en que consiste su trabajo?Claro, yo me encargo de la caja, de recibir los pedidos por teléfono, pasar la orden a la cocina y despachar al mensajero.¿Cómo lleva el control de las ventas?Cada vez que se hace una venta, se escribe el valor en una planilla que yo misma elaboro y guardo cada planilla dentro de una carpeta, cada carpeta corresponde a un mes.¿Cómo entraga cuentas al dueño?Yo sumo el valor de las ventas del día y el valor debe coincidir con lo que hay en la caja.¿Qué datos toma cuando un cliente hace un pedido?Dirección, teléfono y nombre.¿Con que frecuencia se reciben las llamadas para el servicio de domicilio?Eso depende, hay días que el teléfono no deja de sonar y hay otros días que hacemos pocos envíos.¿Usan algún tipo de factura?No, al cliente no se le entrega ningún recibo, el control se lleva con las planillas que le comente.¿Tiene algún otro procedimiento que ha omitido?No, en eso consiste mi trabajo aquí.¿Aparte de usted algún otro empleado recibe los pedidos?En algunas ocasiones lo hace uno de los empleados encargados de llevar los pedidos, cuando yo estoy tomo alguna orden en las mesa.

Una vez realizadas las entrevistas, y después de revisar y analizar todos los datos obtenidos en la etapa de conocimiento de este negocio, podemos concluir con total certeza que el problema esta presentandose en el area de recepcion y gestion de pedidos tanto telefonicos como en el local donde se encuentra ubicado el negocio. Para integrar los datos recopilados mediante las entrevistas y la observación usaremos la técnica de los árboles de decisión para visualizar con mayor claridad y de forma secuencial las condiciones y acciones en los procesos.

Condición =

Acción =

3

2

1

Pedido telefónico

Pedido a mesa

4

Tomar del pedido, pasarlo a cocina y servir a la mesa

Cliente conocido

Cliente nuevoToma del pedido, pasarlo a cocina y enviarlo con el mensajero

Buscar datos cliente, toma el pedido, pasarlo a cocina y enviarlo con el mensajero

5


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FACTIBILIDAD DEL PROYECTOFACTIBILIDAD DEL PROYECTO

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Objetivos que se buscan con la implementacion del nuevo software.

Facilidad y control en el manejo de datos (ingreso, eliminación, búsqueda, etc) enfocado a lograr una mayor agilidad en los procesos y reducir considerablemente el margen de error

Actualización constante e la información buscando ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Reducción en el tiempo de procesamiento y ejecución de tareas. Automatización de procesos y tareas manuales. Generacion de reportes que brinden una mayor claridad sobre el

negocio

Factibilidad Operativa.


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Los recursos humanos actuales con los que cuenta la empresa son:

Dueño de la empresa: (1) Cumple la función de administración del negocio, verificando que todas las actividades de la empresa estén funcionando

Recepcionista (1) Quien se encarga de la recepción de llamadas de pedido y atención de caja, mesas y aseo

Repartidor (2) : Encargado de llevar todos los pedidos a las direcciones correspondientes

Cocineros (2): Encargados de la manipulación y cocción de alimentos

El aplicativo a implementar, demanda para una operación garantizada del mismo, el uso y manejo de mínimo uno (1) de los miembros de la empresa. Sobre este punto, actualmente se encuentran en capacidad y disponibilidad: el dueño, la Recepcionista, y los dos Repartidores, quienes cuentan con el mínimo de nivel educativo necesario para su capacitación sobre el software y su respectiva manejo.

Factibilidad Técnica.

Dentro de los requisitos en la consecución de empleados el administrador manifiesta la exigencia educativa mínima de primaria y experiencia laboral en el manejo del sector de comidas; punto que facilita la comprensión del software para su efectiva capacitación y desempeño.

Actualmente el negocio no cuenta con el equipo de computo básico y necesario para la implementacion del software, pero el dueño ha manifestado su interes y disposicion a su consecución, para solucionar este aspecto a corto plazo.

Factibilidad Económica.

Dentro del estudio previo se observa que el interés de la empresa es reproducir el nivel de ventas y maximizar su calidad de atención que actualmente considera en buenos téminos de utilidad económica y desea proyectar un mayor crecimiento por lo que se determinan los siguientes gastos en los que la empresa debe incurrir para la implementacion del software:


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Adquisicion de un computador : Por encontrarse en etapa de expansión se requiere un equipo que permita el buen funcionamiento del software que se desarrollara y que facilite la opcion de integrar a futuro nuevos modulos que lo complementen y faciliten el manejo de otras areas del negocio como inventarios o compras. Las características requeridas son:

o Arquitectura: Para el funcionamiento del sistema deberá ser implementado sobre un hardware de 256 en RAM. Disco Duro de 80 gigas un Celeron o Duron de 1.2 , y , ,, monitor…

o Perifericos : Impresora que permita si lo desea imprimir los recibos y reportes generados por el sistema.

El nuevo sistema a implementar no genera un cambio traumático en la estructura organizacional manejada, simplemente la optimiza, lo cual es el interés principal de los actores de la misma. El rol que desempeñan los actores que van a interactuar en el nuevo proceso implementado no se vera afectado ya que con un mínimo de instruccion estarán en capacidad de realizarlo en menor tiempo ampliando su cobertura de atención.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIONALTERNATIVAS DE SOLUCION

Se plantean tres alternativas de solucion que ofrecen opciones diferentes en cuanto a costo y a la interfaz del usuario:

ALTERNATIVA 1

Desarrollo del aplicativo en Visual Basic, trabajando en entorno Windows. Para esta aplicación se requieren las licencias de Windows y el Office, adicional al desarrollo del aplicativo.

Esta alternativa incrementa el costo de la inversion en $1.350.000. por lo que en cuanto a costos, es la de mayor valor.

ALTERNATIVA 2

Realizar un aplicativo sobre DOS en el lenguaje C++ para Windows. Esta alternativa tendria como beneficio el no requerir de la licencia del Office, sin embargo no ofrece las misma interfaz grafica y su manejo se puede hacer mas


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dispendioso. En cuanto a costos, se ahorra el valor de la licencia del Office que tiene un costo de $950.000. Sin embargo, se requiere la licencia de Windows, que tiene un costo de $400.000.

ALTERNATIVA 3

Desarrollar el aplicativo para que trabaje sobre la plataforma Linux desarrollado en lenguaje C ++ para Linux en entorno grafico. Esta alternativa nos brinda las opciones de interfaz grafica amigable para el usuario y no requiere costos de licencias. La inversion seria la adquisición del equipo y el analisis, diseño e implementacion del nuevo Software.

SOLUCION PROPUESTA Y PRESUPUESTOSOLUCION PROPUESTA Y PRESUPUESTO

Dentro de los beneficios que se plantean con esta solucion esta la optimizacion de los procesos, lo que brinda mayor agilidad en la toma de información y la posibilidad de recibir un mayor numero de llamadas, duplicando su cobertura e incrementando su producción, especialmente los fines de semana. A nivel general, proporciona mayor organización y practicidad en el sistema de información que será de fácil manejo y permitira un control sobre las tareas con una interfaz de usuario amigable.

Desde el punto de vista técnico y económico, el proyecto resulta viable, dado que este tipo de software con variedad de utilidades ha sido implementado en otras empresas dedicadas al mismo negocio. Se estima que pueden llegar a incrementarse en un 50% el numero de pedidos que pueden ser recibidos en un lapso de 30 minutos, al reducir a la mitad la duracion de cada llamada.

El costo generado por la inversión del proyecto se encuentra dentro de las demarcaciones indicadas por el dueño del negocio inicialmente, quien manifiesta


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que dicha suma sera restituida sin dificultad por el mismo negocio a corto plazo ya que el agilizar pedidos significara un incremento significativo en las ventas. Por este motivo no tiene inconveniente en realizar la inversion. Sin embargo, de acuerdo con lo planteado, se le ofrece la opcion de pago en dos contados.

A continuación la propuesta definitiva de costos para la alternativa de solucion que a nuestro modo de ver es mas favorable debido a la situación actual del negocio:

Costo de Hardware e impresora: 1’500.000 IVA incluido Costo del Software:

El costo del nuevo software incluye: analisis, diseño e implementacion del nuevo software.

Forma de pago: 50% al inicio - 50% al finalizar

La propuesta estara vigente dentro de los 45 dias siguientes a la presentacion de la misma.

REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS

USUARIOS

Esta aplicación deberá ser ejecutada por los siguientes tipos de usuarios:

Operador: Encargado de la toma de pedidos, ingreso de datos básicos, generación de ordenes de pedido y despacho.

Administrador: encargado de acceder al sistema para control de eventos diarios y manipulación de cambios (cambios de menú , valor y costos de menú..)

GLOSARIO


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Cliente: Persona a la que se le asignara el producto o servicio Recibo: Formato con el detalle del producto y valor solicitado. Repartidor: Persona que se encarga de llevar el pedido al cliente Clave: Palabra confidencial específica que permitirá el acceso al sistema

diferente para cada usuario


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REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

INGRESO Y PERMISOS PARA ACCESO AL APLICATIVO

1. Clave de ingreso: Al ingresar la aplicacion, presentara una Opción de seguridad que solicita la clave para ingresar al software y dar acceso a diferentes niveles de consulta o manipulación de datos. Solo el usuario con acceso de administrador otorgara claves para que otros empleados tengan acceso como operarios.

2. El sistema debera incluir hora y fecha del sistema a cada movimiento efectuado (diario de actividades)

3. Al ingresar, el software generara una pantalla para la eleccion de las opciones de ingreso y manejo de la información. Se presentaran tres opciones: Pedidos, Reportes, Administración. El modulo Administración sera solamente habilitado para el administrador, si es operador se generara un mensaje de error y no se permitira el acceso.

4. Al ingresar, el software generara una pantalla de menú con tres opciones: cliente nuevo, cliente antiguo y reportes.

OPCIONES PARA EL INGRESO Y MODIFICACION DE LA INFORMACION

5. El sistema deberá permitir ingresar, buscar, modificar, guardar y eliminar información, de acuerdo con el nivel de acceso de cada usuario.

INGRESO DE UN NUEVO PEDIDO

6. El modulo de pedidos permitira crear un nuevo pedido, seleccionando de una lista de productos los elegidos por el cliente, permitiendo ingresar cantidad, precio, nombre del cliente. Permitira tambien acceder a la opcion nuevo cliente.

7. El ingreso de la Opción nuevo cliente al sistema debe pedir los datos personales básicos (cédula, nombre, teléfono, dirección),creando así una base de datos de cliente

8. Todas las operaciones de un cliente se tramitaran a través de su numero de cedula o su nombre que será la identificación principal del cliente en el sistema. Igualmente, el sistema le asignara un codigo de manejo interno.

9. Al crear un nuevo cliente, se debe solicitar al usuario el ingresar el numero de cedula después de su nombre. Si no ingresa dicho numero no podrá continuar alimentando el resto de la información (campo obligatorio).


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10.Al escoger la Opción cliente antiguo el sistema generara una petición de dato (cedula o codigo) para identificarlo

11.La para crear un nuevo pedido mostrara el listado de los productos activos con sus datos (codigo, precio, tipo de comida, cantidad) y los precios actuales que el usuario podra seleccionar por el codigo o seleccionando el producto de la lista. No hay un limite de productos a escoger.

12.Se presentará la Opcion Repartidores que vincula a los repartidores con el pedido realizado

13.Se presentara una opcion quejas y reclamos que se puede asignar a un repartidor

ACTIVIDADES EXCLUSIVAS PARA EL ADMINISTRADOR

14.El sistema permitirá ingresar la Opción de creación de “Listado de Productos” que se organizara como una nueva base de datos. Cuando se ingrese un nuevo producto el sistema deberá solicitar: nombre del producto, precio, tipo de comida, cantidad. El sistema debe generar un codigo para identificar cada producto ingresado. Debe permitir eliminar productos y antes de eliminar solicitar confirmacion de esta operación.

15.El sistema permitirá ingresar la Opción de creación de “Repartidores” que se organizara como una nueva base de datos. Cuando se ingrese un nuevo pedido, el usuario debera asignar un repartidor al pedido solicitado.

REPORTES

16.El sistema generara 5 Reportes para visualizar en pantalla y si el usuario lo requiere puede imprimirlos o guardarlos. Deben tener fecha y hora del sistema para cada movimiento registrado.

17.Reporte 1: Recibo numerado, para ordenes de pedido donde estarán plasmados datos propios del mismo: datos de cliente (detalle: fecha, dirección y teléfono, datos del pedido (consumo y valor). Con alternativa en pantalla y/o impresión).

18. Reporte 2: Pedidos organizados por fechas por semana, mes, semestre y año y su valor.

19. Reporte 3: Reporte por repartidor, ingresando el codigo del repartidor mostrara el numero de pedidos entregados y el numero de reclamos efectuados por el cliente por dia, semana, mes

20.Reporte 4: Frecuencia de pedidos por cliente que visualiza la frecuencia de llamadas efectivas del cliente por semana, mes, semestre.


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21.Reporte 5: El sistema debera generar un reporte diario de las actividades realizadas por cada usuario en el sistema

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

1. Debido al perfil presentado por los usuarios donde se delimita su uso e interacción con la automatización, el sistema deberá brindarle un entorno agradable a través de ventanas

2. El sistema presentara opciones de fácil administración a través de botones, que le genere confianza de uso y agilidad de proceso

3. Así mismo se brindara un botón de ayuda como guia para un correcto manejo del sistema que aclare las principales dudas en cuanto al funcionamiento del mismo

4. Debera brindar mecanismos de seguridad para que no exista ingreso a personal que no ha sido autorizado, asi unicamente el administrador tendra autorización para la creación de nuevos usuarios

5. Se podra activar la generacion automatica de los reportes si asi se desea antes de cerrar el software.

6. Hardware del sistema:El sistema deberá ser implementado sobre un equipo con especificación fisicas para un mejor funcionamiento de 256 en ram un disco duro minimo de 40 gigas

7. El sistema deberá tener acceso a un periférico que permita imprimir reportes en el momento que se especifique

8. La contraseña debera tener como minimo 8 caracteres y debe incluir numeros letras y combinación de mayusculas y minusculas, de lo contrario no sera aceptada como valida

9. El usuario podra elegir el color de los fondos de pantalla entre 3 entornos que estaran disponibles de manera que el usuario se sienta comodo con el que sea de su agrado

10.El sistema minimizara la ventana después de 30 minutos sin ser utilizada11.Cuando la ventana del sistema se minimiza se activa el protector de pantalla12.El sistema avisara con una alarma cuando haya llegado la hora de cerrar el

negocio13.La aplicación dara la bienvenida al usuario que ingrese para hacer mas

amigable su manejo14.Se utilizara letra Arial 12 y existira la opcion de aumentar o disminuir su

tamaño (tres opciones) para facilidad del usuario


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15.Cuando aparezca el listado de productos mostrara un aviso en pantalla que recuerde al usuario que si el producto no esta disponible debe ofrecer otras alternativas para realizar el pedido.

16.Permitir hacer una anotacion si el cliente no realiza el pedido registrando el motivo

17.El sistema se despide cuando se cierra la sesion del usuario18.El sistema permite guardar los reportes en diskettes, cd o disco duro

protegidos por contraseña, si lo desea el usuario.19.El software de manera semanal genera un Back up para proteger la

información registrada20.El aplicativo mostrara al usuario la información en Español y no va a tener

opcion de otro idioma ya que no es requerido.21.Los reportes tendran un formato sencillo (ver modelos) con el fin de

economizar tinta para impresión.


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PANTALLAS DEL PROGRAMAPANTALLAS DEL PROGRAMA

Junio 11 de 2006 1:00 p.m.

Control de Domicilios V.1.1

Control Acceso

Por favor ingrese su usuario y contraseña

SalirAyuda

Usuario

Contraseña

Bienvenido GustavoAccesando…


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Junio 11 de 2006 1:00 p.m.

Control de Domicilios V.1.1

ReportesPedidos

Administración

SalirAyuda

Junio 11 de 2006 1:00 p.m.

Control de Domicilios V.1.1PEDIDOS

Pedido

Clientes

SalirAyuda

•Cliente nuevo•Actualizacion datos Cliente antiguo

•Cliente•Detalle del pedido•Asignar repartidor•Quejas y reclamos


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Junio 11 de 2006 1:00 p.m.

Control de Domicilios V.1.1PEDIDOS

Pedido

SalirAyuda

•Cliente•Detalle del pedido•Asignar repartidor•Quejas y reclamos

Detalle del pedido

Pollo BroasterGaseosa familiarPorcion de papaPorcion de yuca

1112

Cantidad Productos


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REPORTESREPORTES

REPORTE 1

Fecha Junio 11 de 2006Hora 1:00 p.m.

Cliente: Pedro ManosalvaDireccion: Calle 100 No. 9Telefono 6516931

Cantidad Producto Valor Unit Valor Total1 Pollo entero asado 15000 150001 Gaseosa Familiar 4000 40002 Porciones papa a la francesa 3000 6000

Total 25000

REPORTE 2


Reporte Semana 1 Mes Junio

Fecha Pedido ValorJunio 11 de 2006 Pedro Manosalva 25000Junio 10 de 2006 Luis Felipe Velez 50000Junio 10 de 2006 Paola Fonseca 10000Junio 9 de 2006 Luisa Aponte 80000

Total 165000


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REPORTE 3


Reporte JunioRepartidor Jose Perez

Fecha Pedido ValorJunio 11 de 2006 Pedro Manosalva 25000Junio 2 de 2006 Pedro Manosalva 50000Junio 1 de 2006 Pedro Manosalva 10000

Total 85000

No. Pedidos 3

Reclamos realizados Ninguno

Detalle ReclamosN/A

REPORTE 4


Reporte JunioCliente Pedro Manosalva

Fecha Pedido ValorJunio 11 de 2006 Pedro Manosalva 25000Junio 2 de 2006 Pedro Manosalva 50000Junio 1 de 2006 Pedro Manosalva 10000

Total 85000

No. Pedidos 3


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REPORTE 5


Fecha reporte diario Junio 11 de 2006Usuario Jose Perez

Hora Pedido11:00 a.m. Ingresa Pedido12:00 a.m. Cancela Pedido1:00 p.m. Genera reporte

Actividades realizadas 3


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CONCLUSIONESCONCLUSIONES

El análisis sobre la implementación del Software en el establecimiento RICO BROSTER, determina una solucion clara al requerimiento del cliente en cuanto a lo que se refiere con el manejo adecuado de la información para la gestion de los domicilios. Estimamos que esto brindara una mayor agilidad que permita recuperar y/o captar un de mayor numero de pedidos, al disminuir no solo el tiempo de ejecución de cada proceso sino tambien los errores. Así mismo se concede una organización a los datos almacenados que permiten:

Control sobre la información registrada Control sobre Flujo de llamadas Control sobre personal repartidor Control sobre Flujo de pedidos Control sobre generación de reportes Control sobre la gestion de esta area en el negocio

El software no solo esta en capacidad de solventar las necesidades solicitadas en el momento de implantación, sino que presentará la opción de interactuar con aplicativos adicionales y posteriores que le permitan establecer un proceso de sistematización general de la empresa previendo ampliación de ventas, actividades, y sedes gestionando así, una administración total de la empresa.

Por facilidad de costos, sugerimos iniciar con este modulo que apunta a la necesidad principal del cliente, sin embargo, existe la posibilidad de incluir paulatinamente otros modulos para vincular la parte contable, compras, inventarios, etc. Que permitan tener a futuro una vision y control completo que faciliten la gestion total del negocio, especialmente si se encuentra en paulatino crecimiento.

Igualmente, recomendamos evaluar la posibilidad de que una persona este tiempo completo dedicada a atender las llamadas de manera que no deba atender tambien los pedidos en las mesas. Esto pensando en el incremento en el volumen de pedidos.

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