Desarrollo De Ferias Y Exposiciones

Desarrollo de Ferias y Exposiciones

Lic. Josu Garritz AlcaláDirección ComercialRemex, Grupo CIE

Mérida, Yucatán22 de Septiembre, 2006

1.- Introducción a Grupo CIE

2.- Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia

3.- El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México

4.- Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

5.- El Operador de Ferias y Exposiciones

6.- El Expositor

7.- Preguntas y Respuestas

¿Qué vamos a ver hoy?

Ingresos de Grupo CIE en 2005: $ 8,659 millones de pesos

Contexto de las Ferias y Exposiciones:

La Mercadotecnia

Prec

io

Prod

ucto

Distrib

ució

n

Publicidad


La Mercadotecnia

Toda empresa tiene la misión fundamental de ejercer un comercio. Deberá siempre cambiar productos o servicios por dinero. Del éxito de este intercambio dependerá el futuro de la organización.

Lo comercial, por lo tanto, es fundamental en una empresa y el Marketing es la aplicación de las herramientas que van a permitir a la empresa desempeñarse adecuadamente en el aspecto comercial.

Cuando una empresa aplica el Marketing lleva a cabo las siguientes actividades:

Puede estudiar al consumidor: Investigación de Mercados Puede comunicarse con el consumidor: Publicidad y Promoción Puede vender a sus clientes: Ventas Puede cuidar cada producto en función de su mercado: Product

Management.

Filosofía del Marketing


La Mercadotecnia

La aplicación de la Mercadotecnia se debe de hacer mediante un plan estratégico. Por lo general este plan se compone de los siguientes elementos:

Marketing Mix

Investigación de Mercado Producto Precio Distribución Comunciación y Publicidad Promoción de Ventas


La Mercadotecnia

Las Ferias y Exposiciones buscan contribuir con el ejercicio comercial de las empresas, por lo tanto la participación en estos eventos debe de ser considerada dentro del Plan Anual de Mercadotecnia.

Las Ferias y Exposiciones pueden ser consideradas como parte de las estrategias de:

Ferias y Exposiciones

Investigación de Mercado Distribución Comunciación y Publicidad Promoción de Ventas

El Mercado de las Ferias y Exposiciones

en México


en México

Características del Mercado Mexicano

El turismo de negocios en el país se encuentra en un periodo de crecimiento sostenido.

El negocio de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y demás eventos ha tenido un crecimiento importante en México, acentuándose en los últimos años.

Los esfuerzos de las principales asociaciones encargadas de impulsar, organizar, promover y agrupar a los participantes de la industria comienzan a ser canalizados de mejor manera, incrementando el potencial de demanda en el país.

La actividad en este mercado ha motivado la construcción de nuevos recintos con el fin de seguir posicionando a México como un país con infraestructura adecuada para este tipo de eventos.


en México

Conclusiones:

• La facilidad de acceso, variedad de actividades, destinos y costo de los servicios ha logrado que México empiece a posicionarse como un un país importante para el turismo de negocios.

• La creciente importancia de este segmento de negocios en México ha impulsado la creación de una oferta completa de servicios con una gran variedad de recintos y salones.

Distribución Nacional de Recintos

71%

29%

República Mexicana Distrito Federal

Infraestructura Nacional

Metros Cuadrados Disponibles:

1,293,911

Número de Salones Disponibles: 3,402


en México

Infraestructura DF Mts. Cuadrados Disponibles: 232,108

Superficie Total Ctro. Banamex: 41,125

Participación (%): 17.7

Número de Salones: 536 Número de Salones Ctro. Banamex: 19

Participación (%): 3.5

RecintosFerias y

ExposicionesCongresos y

Convenciones

Centro Banamex 4 15WTC DF 4 14Expo Santa Fe 4 6Auditorio Nacional 2 1Centro Tlanepantla 2 - Ceneyco 4 6Sports Palace 2 1Sheraton Centro Histórico 2 6IMSS, Ctro Médico Nal. S XXI 2 10ICC - 30Poliforum Siqueiros - 7

Total 26 96Hoteles 414

26 510Gran Total 536

OFERTA DE SALONES EN EL DISTRITO FEDERAL

• Conclusiones:

Más del 70% de la superficie destinada a eventos en el Distrito Federal corresponde a Centro Banamex, WTC Cd. de México y Expo Santa Fe.

41,125

18,840

41,497

0

20,000

40,000

60,000

Superficie Aprovechable (m2) CentroBanamex

WTC Cd.DeMéxicoExpoSanta Fe


en México

Principales Recintos Feriales en el País

Zona Metropolitana: Centro Banamex WTC Ciudad de México Expo Santa Fe

Nacional: Expo Guadalajara Cintermex Polifórum León Expo Chihuahua Yucatán Siglo XXI WTC Veracruz CC Puebla


en México


en México

Valor de Mercado

Valor de Mercado Zona Metropolitana:$226.91 millones de pesos8.9 millones de mts vendidos

43%

57%

Total Z.M. Ctro. Banamex

74%

26%

Total Nacional Ctro. Banamex

Valor de Mercado Nacional:$486 millones de pesos 22.9 millones de metros vendidos


en México

En Nuestro País se llevan a cabo más de 300 Ferias y Exposiciones anualmente en las siguientes categorías:

Sector Num de eventos aproxAlimentos y Bebidas 25Artes Gráficas y Libros 13Comunicación, Mercadotecnia y Medios 20Construcción 23Curtiduría, Calzado y Maroquinería 14Decoración, Regalos y Manualidades 18Deportes, Hobbies y Entretenimiento 18Ecología y Recursos Naturales 9Educativo y Capacitación 21Informática y Automatización 11Metal-Mecánica 9Muebles 11Mujeres, Niños, Bodas y más 42Químico 6Regional, Agropecuario, Veterinario 57Salud y Belleza 21Sectores Diversos 13Textil y Vestido 20Transporte de Carga, Pasaje y Automotriz 20Turismo, Hoteles y Restaurantes 13

TOTAL 384

Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

Las Exposiciones por lo general son eventos con las siguientes características:

se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido en un momento en el tiempo también bien definido son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias

actividades económicas o sectores industriales

¿Qué es una Exposición?

Definición:LAS EXPOSICIONES SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y LA GENERACIÓN DE NEGOCIOS ENTRE DIFERENTES ACTORES CON INTERESES PARTICULARES EN UN SECTOR ECONÓMICO.


Las Ferias por lo general son eventos con las siguientes características:

se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido en un momento en el tiempo también bien definido son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias

actividades económicas, sectores industriales, actividades culturales y/o de entretenimiento

¿Qué es una Feria?

Definición:LAS FERIAS SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PÚBLICOS CON INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMÁTICO DEL EVENTO.


Las exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B2B o Trade Shows

EXPOS = BUSINESS TO BUSINESS

Las Ferias son eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B2C o Consummer Shows

FERIAS = BUSINESS TO CONSUMER

En Conclusión


El Expositor y El Visitante

Finalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de las Ferias y Exposiciones.

El Expositor: es la persona o empresa que está interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc.

El Visitante: es la persona o empresa que tiene algún interés en la oferta de los expositores así como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc.

El Operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.


Como las Ferias y Exposiciones son especializadas en

algún tema, por lo general son organizadas por un ente

con experiencia y conocimientos en dicho tema y una

empresa experta en la organización de eventos.

Modelo de un evento Exitoso

Institución Experta + Organizador = Comité Organizador

¡E v e n t o E x i t o s o !

¡E v e n t o E x i t o s o !


El Operador de Ferias y Exposiciones

Remex surge a principios de la década de los 90.

Hemos organizado más de 130 exposiciones en 15 años.

Somos la única empresa en México que es parte de la

estructura organizacional de un recinto, Centro

Banamex. Esta ventaja competitiva da a Remex una

mayor solidez y presencia en el mercado mexicano de

las exposiciones.

Semblanza Remex


Remex opera exposiciones orientadas tanto a business to

business (trade shows), como a business to consumer (consumer

shows), ventaja que muy pocas empresas de la industria poseen.

B2B: ISA Expo Control Abastur Rest-Hotel México Fire & Safety Expo Médica Hospital Cemex 100 años Enlace Empresarial México

B2C: Festival de la Palabra la Gran

Feria del Libro Salón Internacional del

Automóvil México Fútbol Show Salón Internacional del Tuning


Más de 800 clientes al año (expositores y patrocinadores)

Más de 340,000 visitantes Más de 120,000 m2 de exposición Participación en las siguientes

industrias:o Automotrizo Turismoo Manufacturao Automatización y Control Industrialo Seguridad / Prevencióno Editorial o Educativao Deportiva / Fútbol

Datos Sobresalientes


¿Qué hace un Operador?

El operador es una empresa especializada en la

organización de Ferias y Exposiciones.

Esta empresa generalmente está compueta por las

siguientes áreas:

Comercial y Ventas

Operaciones

Atención a Clientes

Mercadotecnia y Relaciones Públicas

Administración y Finanzas


¿Qué hace un Operador?

Estas áreas se coordinan y trabajan en tres tiempos

con diferentes actividades en cada tiempo.

Antes del evento

Durante el evento

Después del evento

Integración de Cartera

Contacto con Clientes

Reservación de espacio

Contratación

Envío de factura(s)

Envío de Manual del Expositor

Gestión de Cobranza

Atención a Expositores

Montaje

Evento

Preventa

Desmontaje

Evaluación

Áreas de un Operador

Ventas

Administración


Operaciones

Mercadotecnia y RP


Área Comercial

Pre-venta Revisar precios y plano Revisar contrato con expositores Determinar fuerza de ventas Asignación de cuota y cartera a vendedores Apoyar eventos de promoción

Venta Contacto / Visita prospectos Cerrar ventas y contratos Actualizar plano de exposición Registro de ventas


Cartera de clientes y prospectos Establecer criterios de calificación Elaborar cartera de prospectos Calificar cartera de acuerdo a criterios Contacto a clientes con base en criterios de la cartera

Área Comercial

Ejemplo de cartera SIAM


Reporte de Ventas

El reporte de Ventas es el documento que indica al Comité

Organizador sobre los avances reales del evento.

Clasificación Contratados En Proceso de Firma Reservados AAA AA Cancelados

Área Comercial

Ponderación

95%

80%

65%

15%

5%

18-Ene-06

m2 ponderado

Contratados 4,089 3,885

En Proceso de Firma 864 691

Sub Total 4,953 4,576

Reservados 1,788 1,162

Total Neto 6,741 5,738

Cancelaciones

AAA 150 23

AA 186 9

TOTAL BRUTO 7,077 5,770

Presupuesto 7,400

Avance 91% 78%

Por Vender 659

Rest-Hotel Abastur 2006

Área Comercial


Reporte de Ventas


Operaciones

Actividades antes del evento

Elaborar propuesta plano pre-venta

Actualizar plano con avance de venta

Elaborar plano definitivo de montaje

Desarrollar plan y check-list del evento

Planear y coordinar el evento en montaje

Asignar funciones y áreas a cubrir al personal de apoyo

Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo

Recomendar proveedores idóneos (registro, mamparas,

alfombra, seguridad, servicios adicionales)

Planos


Actividades durante el evento y al terminar Recibir recinto Coordinar personal de apoyo (floor manager) Coordinar y supervisar montaje con proveedores Supervisar servicios a expositores Asignar stands a expositores Coordinar colocación de señalamientos Coordinar montaje de requerimientos inauguración y Clausura Controlar funcionamiento del evento Coordinar desmontaje Entregar recinto

Operaciones


Manual del Expositor

Elaboración de contenido para manual de expositor Captura de contenido por parte de atención a clientes Entregar el manual para su impresión / difusión a

expositores Apoyar a expositores en aclaración de dudas Entrega de materiales y gafetes a expositores Encuestas de satisfacción de expositores


Manual SIAM


Publicidad, Promoción y Relaciónes con Prensa y

Gobierno

Plan de Marketing Plan de Medios Diseño e Implementación de Promociones Investigación de Mercado Encuestas a visitantes y Expositores Eventos y Boletines con Prensa Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo

Mercadotecnia y RP

Plan de Mercadotecnia SIAM

La última Pieza, El Expositor

El Expositor

Ser Más para Ganar Más

El Expositor busca que su participación en un

evento favorezca el logro de sus objetivos

comerciales.

Una exposición es una Gran Oportunidad de

Negocios para ellos.

Pero para que esto suceda se debe de

preparar.

El Expositor

Plantear Objetivos

Amplia Diversidad de Objetivos

1. Colocar Pedidos

2. Lanzamiento de Productos

3. Ubicar nuevos Clientes

4. Investigación de Mercado

5. Presentaciones Físicas de Productos

6. Programa de Relaciones Públicas

7. Conocer a la Competencia y el Mercado

8. Alianzas Estratégicas

9. Fortalecimiento de Imagen

10. Citas con Clientes Actuales

11. Otros

El Expositor

Planeación Prepararse para el evento. Materiales, gente

y actividades Listado de Materiales Artículos Promocionales Material para Exponer Formatos de registro, pedidos, etc. Stand Papelería Reglamento Personal Publicidad Tarjetas Personales Mucho Más

El Expositor

El Evento El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer

Minuto

Calcular tiempo Neto de evento Crear Saludo Atractivo Atender al visitante por su nombre Preparar despedida. Artículo Promocional Evaluación Diaria (ventas, contactos, contexto, etc.) Marcar correcciones para el día siguiente No sentarse, no comer en el stand No fumar Usar el celular lo menos posible No cerrar antes de tiempo

El Expositor

Post-Evento

Evaluación Inmediata y de retorno de Inversión

Hacer una junta con todo el staff que participó en el

evento y conocer todos los puntos de vista Hacer una evaluación cuantitativa de los objetivos Hacer un reporte de cierre de evento Seguimiento a contactos y prospectos de ventas Evaluación cada bimestre, trimestre o semestre de los

resultados comerciales

TOTAL DE VISITANTES 23,800

VISITANTES CONTACTADOS 4,650 20%

VISITANTES INTERESADOS 1,860 8%

DESPUÉS DE SEGUIMIENTOCIERRE 75 0.3%

NO CIERRE 1,785 8%

TOTAL DE VENTAS 5,450,000$

PROMEDIO POR CLIENTE 72,667$

% DE UTILIDAD DEL NEGOCIO (8%) 436,000$

(-) INVERSIÓN EN EVENTO 198,000

UTILIDAD HASTA ESTA EVALUACIÓN 238,000

Evaluación Expositor

El Expositor

A N T E S D E T E R M I N A R . . .

VIVAN CON PASIÓN

COMPROMÉTANSE CON SUS SUEÑOSCOMPROMÉTANSE CON SUS SUEÑOS

ASUMAN SU RESPONSABILIDAD

¡ MUCHAS GRACIAS !¡ MUCHAS GRACIAS !

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Investor Relations

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