Doc1- carga laboral

Carga de Trabajo de la Secretaría Distrital de Salud – Investigación 1


Contenido 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3 2. MARCO NORMATIVO ................................................................................................ 5 3. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................... 11 4. MARCO METODOLOGÍCO ...................................................................................... 14 4.1. Técnicas para la Medición de Cargas de Trabajo .................................................. 14 4.2. Herramientas para la Medición de la Carga de Trabajo ......................................... 15 4.3. Levantamiento de la Información........................................................................... 16 4.4. Técnicas para el Levantamiento de la Información ................................................ 16 5. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CARGAS LABORALES EN LA SDS ................................................................................................ 19 5.1. Instrumentos o Herramientas Utilizadas para la Recolección y Consolidación de la Información ...................................................................................................................... 20 5.2. Levantamiento de la Información en cada una de las Dependencia de la SDS ..... 27 5.2.1. Procedimiento Utilizado en el Levantamiento de la Información en la SDS ....... 27 5.3. Análisis y Procesamiento de la Información .......................................................... 30 6. RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA MEDICIÓN DE CARGA LABORAL POR DEPENDENCIA ............................................................................................................... 32 7. ANÁLISIS Y PROYECCIÓN DE COSTOS ................................................................ 61 Es importante aclarar, que para determinar el costo de los nuevos cargos a crear en la planta de personal, incide el perfil que se defina conforme a los requisitos del cargo, lo cual está relacionado con el grado salarial aumentando o disminuyendo el costo relacionado. ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido. 8. BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................... 67


1. INTRODUCCIÓN Las organizaciones hoy en día se encuentran expuestas a todo tipo de factores internos y externos que afectan su normal funcionamiento, por consiguiente, el éxito en su gestión depende de las acciones que se desarrollen al interior de cada entidad, permitiéndoles afrontar los cambios requeridos para ser competitivas y alcanzar sus objetivos y metas propuestas, acordes a su misión y su visión. La Secretaría Distrital de Salud, con el fin de mejorar su funcionamiento y atender las necesidades de la población, inició un proceso de modernización y reorganización institucional con el cual se pretende establecer un nuevo modelo estructural, que le permita la competitividad y el cumplimiento de sus funciones actuales, y las metas a futuro. Este modelo parte del análisis de las nuevas responsabilidades dadas por los cambios normativos a nivel nacional y territorial, pero sobre todo teniendo en cuenta los cambios en la población y sus necesidades. En el marco del proceso de transformación institucional de las entidades públicas como el que adelanta la SDS, el levantamiento de cargas de trabajo busca establecer cuáles son las necesidades reales de personal requerido, para operar la cadena de valor establecida con el fin de alcanzar los objetivos institucionales. Dentro de este proceso se pretende crear una estructura acorde que permita el buen funcionamiento de la Secretaría, y cuente con el recurso humano necesario y suficiente para el cumplimiento de sus funciones. En ese sentido se procedió a realizar un estudio para la medición de las cargas laborales en cada una de las dependencias de la SDS. Para la realización de este estudio se tuvo en cuenta el conjunto de técnicas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública1, acorde con la normatividad vigente, y el análisis de los productos, procesos, procedimientos y actividades desarrollados en cada dependencia dentro de la nueva propuesta de Estructura Organizacional.2

1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Medición de Cargas de Trabajo Entidades Públicas. Bogotá, D.C., Septiembre de 2002. 2 SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD. Proyecto de Rediseño Institucional: Propuesta de Estructura Orgánica y Funcional.

Mayo de 2012.


Teniendo en cuenta lo anterior y del análisis efectuado de los perfiles en relación con los procesos desarrollados, se podrá determinar si existe déficit o excedente de empleos en la planta de personal actual. En este sentido la medición de carga laboral se constituye en un instrumento más que contribuye al mejoramiento de la gestión de la Secretaría, dentro del marco del proceso de acreditación en el que se encuentra inserta y acorde a las exigencias y necesidades planteadas por la nueva estructura. Este documento está estructurado con base en el marco legal, el marco conceptual y metodológico que fundamenta la modificación de las plantas de personal en las Entidades Públicas en Colombia, y su contenido contempla define los criterios que determinan las necesidades de personal por cada una de las Dependencias de la Secretaría Distrital de Salud, con base en el resultado de la medición de cargas de trabajo realizada. Las entidades públicas, están sujetas a las disposiciones normativas de la nación y a los factores externos que afectan el entorno y obligan a cambios organizacionales para garantizar la prestación de los servicios a la población, la cual es una variante más en este sector.


2. MARCO NORMATIVO En este capítulo se identifican, estudian y analizan las normas generales que se tuvieron en cuenta para el estudio de medición de carga laboral. 2.1. De orden Constitucional

Artículo 122. - No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente. Artículo 125. - Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Artículo 209. - La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. 2.2. De orden legal y reglamentario

Ley 443 de 1998. - En su Artículo 41., señala: Reforma de plantas de personal. Con el fin de garantizar la preservación de los derechos de los empleados de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la rama ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, que impliquen supresión de empleos de carrera, deberán motivarse expresamente y fundarse en: Necesidades del servicio. Razones de modernización de la administración. Basarse en estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas instituciones.

Ley 489 de 1998. - Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública. Regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública.


-Artículo 54. - Señala: “Con el objeto de modificar, esto es, variar, transformar o renovar la organización o estructura de los Ministerios, Departamentos Administrativos y demás entidades u organismos administrativos nacionales, las disposiciones aplicables se dictarán por el Presidente de la República conforme a las previsiones del numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y con sujeción a los siguientes principios y reglas generales: m) Deberán suprimirse o fusionarse los empleos que no sean necesarios y distribuirse o suprimirse las funciones específicas que ellos desarrollaban. En tal caso, se procederá conforme a las normas laborales administrativas”. - Artículo 115. - Señala: “Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo”. Decreto 1572 de 1998 - En su Artículo 148, establece: “Las modificaciones a las plantas de personal de las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse expresamente y fundarse en las necesidades del servicio o en razones que propendan por la modernización de la institución, las cuales estarán soportadas en estudios técnicos que así lo demuestren”. Decreto 2504 de 1998. - Determinó en su Artículo 7º.,”Modifícase el artículo 149 del Decreto 1572 del 5 de agosto de 1998, el cual quedará así: - Artículo 149. Se entiende que la modificación de una planta de personal está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otros, de: Mejoramiento o introducción de procesos, producción de bienes o prestación de servicios. Redistribución de funciones y cargas de trabajo.

PARÁGRAFO. Las modificaciones de las plantas a las cuales se refiere este artículo deben realizarse dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del interés general”.


Así mismo, el artículo 9º. modificó el artículo 154 del Decreto 1572 de 1988, donde se establece que los estudios técnicos deberán estar basados en: Análisis de procesos técnicos misionales y de apoyo. Evaluación de la prestación de servicios. Evaluación de las funciones asignadas y las Cargas de Trabajo de los Empleos.

Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Artículo 17. Planes y plantas de empleos, que todas las entidades deberán mantener actualizadas las plantas globales de empleo necesario para el cumplimiento eficiente de las funciones a su cargo, para lo cual tendrán en cuenta las medidas de racionalización del gasto y elaborar y actualizar anualmente planes de previsión de recursos humanos con el siguiente alcance: Cálculo de los empleos necesarios, de acuerdo con los requisitos y perfiles profesionales establecidos en los manuales específicos de funciones, con el fin de atender a las necesidades presentes y futuras derivadas del ejercicio de sus competencias. Identificación de las formas de cubrir las necesidades cuantitativas y cualitativas de personal para el período anual, considerando las medidas de ingreso, ascenso, capacitación y formación. Estimación de todos los costos de personal derivados de las medidas anteriores y el aseguramiento de su financiación con el presupuesto asignado. Artículo 46. Reformas de plantas de personal. Las reformas de planta de empleos de las entidades de la rama ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en Necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y Basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades, por la ESAP, o por firmas especializadas en la materia; estudios que deberán garantizar el mejoramiento organizacional y Ley 1093 de 18 septiembre 2006. Que adiciona al artículo 5 dos literales en el numeral 2. Decreto 3622 de 2005. Adopta políticas de desarrollo administrativo y reglamenta el capítulo cuarto de la ley 489 de 1999 en lo referente al sistema de desarrollo administrativo.


Decreto 2539 de 2005. “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos Ley 770 y 785 de 2005.” Decreto 1227. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 1537 de 1998. Artículo 95. “Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren”. Parágrafo: “Toda modificación a las plantas de empleos, de las estructuras y de los estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional deberán contar con el concepto técnico favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública”. Artículo 96. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas, de: - Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones. - Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro. - Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios. - Redistribución de funciones y cargas de trabajo. - Racionalización del gasto público. - Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas. ……………

Parágrafo 1. …………….Cuando se reforme total o parcialmente la planta de empleos de una entidad, no tendrá la calidad de nuevo nombramiento la incorporación que se efectúe en cargos iguales o equivalentes a los suprimidos a quienes los venían ejerciendo en calidad de provisionales. Artículo 97. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos:


- Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo. - Evaluación de la prestación de los servicios. - Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. Decreto 785 de 2005. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004. Articulo 3. “Niveles Jerárquicos de los empleos. Según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial”. Artículo 4. Determina la naturaleza general de las funciones para cada uno de los niveles jerárquicos de que trata el artículo 3º, de esta manera les corresponden las siguientes funciones generales: Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial. Nivel Profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.


Parágrafo. Se entiende por alta dirección territorial, los Diputados, Gobernadores, Concejales, Alcaldes Municipales o Distritales, Alcalde Local, Contralor Departamental, Distrital o Municipal, Personero Distrital o Municipal, Veedor Distrital, Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos, Gerentes de Unidades Administrativas Especiales y Directores, Gerentes o Presidentes de entidades descentralizadas. Acuerdo Distrital 199 de 2005 – El Artículo 6o define que para todas las Entidades y Organismos Distritales, el establecimiento o modificación de las plantas de empleos permanentes o temporales, estructuras organizacionales, vinculación de supernumerarios, deberán contar con el concepto técnico favorable del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. Se exceptúa de la aplicación de este artículo las plantas de empleados docentes de la Secretaria de Educación Distrital y la Universidad Distrital. Decreto 669 de 2011. - Artículo 14. Modificación plantas de personal. Las modificaciones a las plantas de personal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito y el Ente Autónomo Universitario, requerirán certificación de viabilidad presupuestal previa expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y del concepto previo de viabilidad técnica del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital o quien haga sus veces, con observancia de lo establecido en el artículo 74 de la Ley 617 de 2000 y previo el cumplimiento de los procedimientos y requisitos que establezca la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto.


3. MARCO CONCEPTUAL En relación al proceso, el Departamento Administrativo de la Función Pública define la Medición de Cargas de Trabajo como “una parte esencial dentro de la disciplina del Estudio del Trabajo que se requiere en una Reforma Organizacional, pero previamente a la medición, se precisa: Identificar los productos, procesos, etapas o fases y tareas que requiere la institución en cada Dependencia. Hacer el análisis de la organización o estructura de la entidad u organismo acorde con la normatividad vigente.” (Guía Medición de Cargas de Trabajo Entidades Públicas – DAFP). Este capítulo tiene como objetivo identificar los conceptos esenciales relacionados con la medición de carga laboral, dentro de los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.3 Actividades o tareas: Es el conjunto de operaciones realizadas en un procedimiento; la suma de actividades coherentes y ordenadas permite obtener productos; representa el grado de acción y transformación requerido para administrar los recursos dentro de un proceso. Actividades generales: son aquellas actividades de carácter general o común que se realizan de la misma manera en más de una dependencia o área de la Secretaría Distrital de Salud. Analista: Persona que cuenta con la formación y conocimientos necesarios para realizar el Estudio de Cargas Laborales, de acuerdo a la metodología previamente establecida. Dependencia: Unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de un objetivo especifico, se puede asimilar el término al de área, grupo u oficina. Denominación del empleo: Se refiere al nombre del cargo específico que debe realizar una determinada labor. Estudio de Carga Laboral: Un estudio de carga laboral es por definición un “conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de

3 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica para el Sector Público: Medición de Cargas de

Trabajo. Bogotá D.C., Septiembre de 2002.


trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución”. 4

Evidencias: Es la relación de hechos, datos, documentos, registros y de mas elementos verificables y contrastables con los cuales se puede demostrar y comprobar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades asumidas por el empleado en su desempeño laboral. Las evidencias exigibles pueden ser de desempeño, de producto y de conocimientos. (Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales - DAFP) Funciones esenciales: Son un conjunto de enunciados que indican que hace o qué debe hacer el empleo para lograr el propósito principal. (Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales - DAFP) Holgura: Es la libertad que tiene una actividad para alargar su tiempo de ejecución sin perjudicar otras actividades o el proyecto total. Identificación del empleo: conjunto de datos que describen la denominación, dependencia, código, grado, nivel jerárquico, número de cargos y cargos del jefe inmediato. (Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales - DAFP) Medición de la carga de trabajo: Es la cuantificación en tiempo de la carga de trabajo. Procesos: Los procesos al ser un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman y agregan valor a una serie de entradas específicas para convertirlas en bienes o servicios que contribuyen a la satisfacción de una necesidad, se componen de procedimientos. Procesos estratégicos: Son aquellos que orientan evalúan y hacen seguimiento a la gestión de la entidad, incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación y aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios. (Guía de Modernización de Entidades Públicas – DAFP) Procesos Misionales: Son aquellos que contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos y a la razón de ser de la organización; su objetivo fundamental es entregar los productos o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer sus necesidades. (Guía de Modernización de Entidades Públicas – DAFP)

4 Ibit.


Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento y operación de los procesos estratégicos y misionales de la organización. s. (Guía de Modernización de Entidades Públicas – DAFP) Procesos de control y evaluación: Son aquellos que adelantan las mismas dependencias responsables del proceso o la oficina de control interno o quien haga sus veces, para verificar que los resultados y acciones previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado. (Guía de Modernización de Entidades Públicas – DAFP) Procedimientos: Son la forma de desarrollar las etapas de un proceso y la unidad mínima que involucra una demanda inicial de recursos de diversa índole para generar un resultado tangible, medible y por lo tanto cuantificable. Las personas constituyen el recurso indispensable para el desarrollo de los procedimientos de una organización, puesto que a ellas corresponde la ejecución de las actividades que los integran. De manera general las actividades que integran los procedimientos son de carácter físico y mental y van desde las más simples, movimientos físicos de documentos, archivo documental, recepción de correspondencia, etc., hasta las más complejas, como la emisión de conceptos, toma de decisiones, diseño de metodologías, modelos de asistencia técnica etc. Por la razón anterior, la ejecución de los procedimientos generalmente involucra personas de diferente nivel ocupacional. La identificación de los procedimientos mediante los cuales las organizaciones cumplen con sus objetivos, su clasificación según la complejidad de las diferentes actividades que los integran, su valoración temporal, el personal de diferente nivel ocupacional que demanda su ejecución y la frecuencia con la que éstos se realizan en un determinado periodo de tiempo, permite determinar con alto grado de objetividad la cantidad y la calidad del personal que se requeriría para lograr el cumplimiento efectivo de la misión y los cometidos organizacionales. Nivel del empleo: Corresponde a la jerarquía, naturaleza de sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeño, se aplica lo establecido en el Decreto 785 de 2005. Tiempo de Holgura: Es el factor de tiempo estimado para cubrir las demoras inevitables, el descanso por fatiga y el tiempo personal. Tiempo estándar: Es el tiempo que invierte un empleado experimentado para efectuar a ritmo normal un trabajo específico, en condiciones bien determinadas y según métodos definidos.


4. MARCO METODOLOGÍCO 4.1. Técnicas para la Medición de Cargas de Trabajo Dentro de las técnicas establecidas por el Departamentos Administrativo de la Función Pública DAFP, se encuentra: El Método de los Estándares Subjetivos, Método de los Estándares Estadísticos y Método del Cronometraje. Dada la complejidad de cada una de las dependencias de la Secretaría Distrital de Salud, se recurrió a una combinación de estos métodos con el fin adaptarse a la situación encontrada, facilitando el levantamiento de la carga laboral, contando con las evidencias requeridas según el caso. Método de los Estándares Subjetivos: Se miden trabajos de tipo administrativo y de carácter intelectual donde es difícil la aplicación de otras técnicas, se le solicita a las personas experimentadas en la realización de los procedimientos que den un tiempo mínimo, un tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar su actividad dentro de condiciones normales. Para determinar el tiempo de desarrollo de una actividad, la fórmula que se aplica es: T= (Tm + 4 Tp + TM)/6 Donde: T = Tiempo resultante. Tm = Tiempo mínimo asignado a la actividad. Tp = Tiempo promedio asignado a la actividad. TM = Tiempo máximo asignado a la actividad. Método de los Estándares Estadísticos: Se establece el tiempo de la actividad sacando el promedio (media aritmética) de los tiempos de ella en períodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario. Ejemplo: Se conocen los tiempos de 4 períodos anteriores respectivamente, así: T1 = en minutos = en horas T2 = en minutos = en horas T3 = en minutos = en horas T4 = en minutos= en horas Sacamos el promedio de los 4 tiempos: T = (T1+T2+T3+T4)/ 4 = en minutos = en horas más el 7% de tiempo suplementario: en minutos o en horas. Da: T + Tiempo Suplementario = en minutos o en horas = tiempo estándar de la actividad.


Método del Cronometraje: este método es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos. Las Actividades se dividen en elementos operativos u operaciones elementales fáciles de reconocer y de separar de los demás, en los que está muy claro su comienzo y terminación. Se mide con un cronómetro el tiempo que un empleado experimentado y trabajando a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u operación. De los tiempos obtenidos se eliminan el mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio (media aritmética). A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de las tareas, se le agrega el 7% de tiempo suplementario o de holgura y el resultado es el tiempo estándar asignado a la tarea. Teniendo en cuenta la complejidad de algunas actividades que se realizan en la SDS tales como: la emisión de conceptos, la elaboración de documentos, proyectos, planes y programas etc., así como las respuestas de requerimientos de órganos de control, actividades que al establecer el tiempo de ejecución se encuentra que existe gran variabilidad, en razón a la complejidad y requerimientos de las mismas; Por lo anterior, para efectos metodológicos se establecieron clasificaciones que permiten tipificar y acercarse con mayor precisión a la realidad, tales como simple, complejo, muy complejo etc., en las que una misma actividad que se desarrolla varias veces, se le determinó a que categoría pertenece, separándolas por nivel de complejidad, y aplicado los tiempos definidos de acuerdo con la dificultad de cada una de las actividades clasificadas. 4.2. Herramientas para la Medición de la Carga de Trabajo Para el levantamiento, análisis y procesamiento de la información del Estudio de Cargas Laborales, en cada una de las dependencias de la Secretaría Distrital de Salud, se utilizaron las siguientes herramientas: Manual de Procesos y Procedimientos:

Contiene los procesos y los procedimientos de cada una de las dependencias y los responsables. Se convierte en un instrumento de consulta además de insumo para el diligenciamiento del Formato de Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia.


Manual de Funciones: Contiene las funciones de los empleos actuales dentro de la planta global, por nivel, perfil y dependencia, lo cual es necesario tener en cuenta en el desarrollo del proceso. Formato de Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia:

En él se registran los procedimientos, tareas o actividades que desarrolla la dependencia, productos generados, nivel y denominación del empleo, frecuencia mensual, tiempo total para la realización de cada una de las actividades relacionadas, tiempo invertido por cada nivel ocupacional en la realización de la tarea y observaciones realizadas durante el ejercicio. Formato que consolida la información por dependencias o áreas de trabajo:

En él se consolidan los resultados de la información procesada en el Formato de medición de cargas de trabajo por dependencia, el cual refleja la cantidad de personal requerido por la Secretaría Distrital de Salud para cada dependencia, conforme el nivel ocupacional establecido para el normal funcionamiento de la Secretaría. 4.3. Levantamiento de la Información El levantamiento de la información se constituye en la etapa fundamental del Estudio de Cargas Laborales, de la calidad de este trabajo dependen los resultados. Una vez surtido el análisis documental, el analista debe establecer el tiempo necesario para realizar las actividades identificadas en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Secretaría y a partir de esta información determinar el personal necesario para la ejecución de los mismos. 4.4. Técnicas para el Levantamiento de la Información De acuerdo a las prioridades del estudio, a los recursos disponibles y a las características propias de la Secretaría se definieron los siguientes mecanismos de levantamiento de información: Entrevista: Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Consiste básicamente, en celebrar reuniones


individuales o grupales con directivos o funcionarios, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. Dentro de una organización, la entrevista es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de comunicación o simpatía con el personal entrevistado, lo cual coadyuvara favorablemente en el desarrollo del estudio. Preparación de la Entrevista 1) Determinar la posición que ocupa en la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. 2) Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Manual de procedimientos, Formato de medición de carga laboral por dependencias). 3) Fijar un límite de tiempo de acuerdo al requerimiento de información y preparar la agenda para la entrevista. 4) Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad. 5) Hacer la cita con la debida anticipación.

Conducción de la Entrevista 1) Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio. 2) Explicar la función como analista dentro del proyecto y la función que se espera conferir al entrevistado. 3) Hacer preguntas específicas para obtener respuestas concretas ojala cuantitativas. 4) Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares. 5) Ser cortés y comedido, absteniéndose de emitir juicios de valores. 6) Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión. 7) Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas.

Resultado de la Entrevista 1) Escribir los resultados en el Formato de medición de carga laboral por dependencias. 2) Verificar la información recabada con el entrevistado frente a la documentación, generando correcciones o adiciones.


Observación directa: Otro mecanismo útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la Observación dentro del estudio es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace; además permite comparar la información recabada con la realidad, así mismo, ayuda a tener una idea de las condiciones y la forma de trabajo, es de vital importancia llevar apuntes del entorno y demás situaciones e información adicional adquirida en el proceso de levantamiento y cruzarlos con la información recolectada a través de entrevistas. Preparación para la observación 1) Determinar y definir la actividad o procedimiento que va a observarse. 2) Determinar el tiempo necesario de observación. 3) Obtener la autorización de la dirección para llevar a cabo la observación. 4) Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

Conducción de la observación 1) Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación. 2) Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica y consignar las mediciones en el Formato de medición de carga laboral por dependencias. 3) Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas. 4) Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores. 5) Observar las reglas de cortesía y seguridad.

Consolidación de la observación 1) Documentar y organizar formalmente las notas, impresiones, etc. 2) Revisar los resultados y conclusiones para contrastar con la información obtenida a través de otros medios y consolidar los resultados en el Formato de medición de carga laboral por dependencias.


Reuniones efectivas de trabajo La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo. Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo. 5. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CARGAS LABORALES EN LA SDS Para la realización del estudio de cargas de trabajo en la SDS, se conformó un grupo de trabajo integrado por el Despacho y la Dirección de Desarrollo de Talento Humano, como responsables del proceso, al igual que se definieron lo referentes en cada una de las dependencias, responsables en recolectar y consolidar la información correspondiente. Con el fin de alcanzar los objetivos propuestos en el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso, buscando objetividad e imparcialidad, así como veracidad, oportunidad, y calidad en la información, se instruyó a cada uno de los referentes asignados por dependencia, para que estos a su vez, coordinaran al interior de cada área el levantamiento de la información, teniendo en cuenta las instrucciones dadas por el equipo técnico de la SDS encargado del proceso. Por tal razón, se programaron reuniones periódicas con el fin de realizar el respectivo seguimiento y brindar la asesoría y asistencia técnica requerida, de acuerdo a las necesidades específicas de cada dependencia. A continuación se relaciona el cronograma de trabajo que recoge las diferentes etapas del proceso, y fija los tiempos para el cumplimiento y entrega de los productos relacionados con este estudio, el cual se relaciona a continuación:


Se tomó como base para la realización del proceso el Manual de funciones de la Secretaría Distrital de Salud, adoptado mediante Resolución No. 1178 del 19 de Diciembre de 2007, y el manual de procesos y procedimientos definido para la SDS, el cual se encuentra estandarizado en ISOLUCION. Dada la complejidad de cada una de las dependencias de la Secretaría Distrital de Salud, se recurrió a una combinación de los métodos relacionados anteriormente (El Método de los Estándares Subjetivos, Método de los Estándares Estadísticos y Método del Cronometraje) con el fin de adaptarse a la situación encontrada, facilitando el levantamiento de la carga laboral, e identificando las evidencias que soportan la carga laboral según el caso. 5.1. Instrumentos o Herramientas Utilizadas para la Recolección y Consolidación de la Información Para la recolección, consolidación y análisis de la información requerida en este estudio, se elaboraron los diferentes formatos acordes a la metodología propuesta por el DAFP para la medición de cargas de trabajo en entidades públicas.


5.1.1. Matriz Insumo, Producto y Frecuencia:

Inicialmente para una mejor orientación del proceso, se procedió a realizar un análisis de los macroprocesos, procesos y procedimientos de la SDS, teniendo en cuenta la ubicación de cada Dirección o Dependencia dentro de la estructura organizacional, y las funciones, procesos y procedimientos que tienen a cargo, según el documento. Para el diligenciamiento de dicha matriz se elaboró una guía con el objeto, en primera etapa, de recoger la información para establecer: productos, procesos, procedimientos, funciones, actividades, propias de la Secretaria Distrital de Salud D.C.. Este ejercicio partió de la estructura actualmente definida en la Secretaría Distrital de Salud, y los cargos relacionados con dicha estructura: Estructura Orgánica de la Secretaría Distrital de Salud (Decreto 122 de 2007)


Relación de los cargos existentes en cada dependencia de la Secretaría Distrital de Salud

Para obtener los resultados esperados en este proceso, se solicitó a cada uno de los referentes que participaron en él, determinar con claridad las Competencias y Funciones que tiene cada una de las direcciones, oficinas o dependencias, teniendo en cuenta la estructura actual establecida mediante el Decreto 122 de 2007 "Por el cual se establece la estructura organizacional de la Secretaría Distrital de Salud y se derogan las disposiciones contrarias", así como los desarrollos normativos posteriores, que afectan las funciones y competencias de la Secretaría y su correspondiente dependencia. 5.1.2. Formato de Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia:

El formato utilizado para la Medición de Cargas de Trabajo por Dependencias, corresponde al establecido por la función pública, adaptado a las necesidades de la SDS, para obtener un resultado más minucioso en cuanto a los perfiles ocupacionales, y permitir un mayor análisis en cuanto a las evidencias.

En ese sentido, se programaron reuniones con los referentes de cada una de las dependencias, con el fin de asesorarlos técnicamente sobre el diligenciamiento de la información en el formato establecido para medir las cargas laborales en la SDS. Así

mismo, se les manifestó la necesidad de socializar al interior de cada dependencia, los lineamientos dados por el equipo técnico de la SDS, con el fin de unificar criterios

metodológicos y de orientar el proceso de medición de cargas de trabajo, teniendo en cuenta la totalidad de las funciones y procedimientos existentes en cada una de las

Dependencias.


Dependencia: corresponde a la información de la Dirección, Subdirección, u Oficina de la SDS, en donde se aplicó el procedimiento para levantar cargas laborales. Las dependencias que se encuentran actualmente son las siguientes: Despacho del Secretario Subsecretaría de salud Oficina de Control Interno Oficina de Asuntos Disciplinarios Oficina Asesora de Comunicaciones Dirección de Salud Pública Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud Dirección de Aseguramiento en Salud Dirección de Planeación y Sistemas Dirección Administrativa Dirección Financiera Dirección Centro Regulador de Urgencias y Emergencias Dirección Jurídica y de Contratación Dirección de Participación Social y Servicio al Ciudadano Dirección Desarrollo del Talento Humano

Las dependencias propuestas en la nueva estructura son las siguientes: Despacho del Secretario Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Oficina de Asuntos Disciplinarios Oficina Asesora de Comunicaciones

Subsecretaría Corporativa Dirección de Gestión del Talento Humano Dirección Administrativa Subdirección Contratación Subdirección de Bienes y servicios Dirección Financiera

Dirección TIC Dirección Desarrollo Institucional y Calidad


Subsecretaría de Salud Pública Dirección de Salud Colectiva Subdirección de Determinantes en Salud Subdirección de Acciones Colectivas Dirección Epidemiología, Análisis y Gestión de Políticas de Salud Colectiva Subdirección de Vigilancia en Salud Pública Subdirección de Gestión y Evaluación de Políticas en SP

Subsecretaria de Servicios de Salud y Aseguramiento Dirección Urgencias y Emergencias en Salud Subdirección Centro Regulador de Urgencias y Emergencias Subdirección de Gestión de Riesgo en Emergencias y Desastres Dirección de Calidad de Servicios de Salud Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control de SS Subdirección de Calidad y Seguridad de SS Dirección Aseguramiento y Garantía del Derecho a la Salud Subdirección Administración de Aseguramiento Subdirección de Garantía del Aseguramiento Dirección de Provisión de Servicios de Salud

Subsecretaria de Gestión Territorial, Participación y Servicio al Ciudadano Dirección Participación Social, Gestión Territorial y Transectorialidad Subdirección Territorial RED NORTE Subdirección Territorial RED CENTRO ORIENTE Subdirección Territorial RED SUR Subdirección Territorial RED SUR OCCIDENTE Dirección Servicio a la Ciudadanía

Subsecretaria de Planeación y Gestión Sectorial Dirección de Planeación y Desarrollo Sectorial Dirección de Análisis de Entidades Públicas Distritales del Sector Salud Dirección de Infraestructura y Tecnología


Fecha de Consolidación: corresponde a la fecha de diligenciamiento de la matriz, este proceso se comenzó desde el mes de mayo de 2012. Horas Hombre Disponibles por Mes: es el estándar de horas promedio laborables en un mes, este promedio se obtuvo teniendo en cuenta el horario de trabajo de la SDS de 7:00 am a 4:30 pm de lunes a viernes descontando la hora de almuerzo, para un total de 8.5 horas diarias, se descontaron los días festivos del año (17 días), y el promedio de días hábiles de vacaciones (15 días hábiles). En total estándar en minutos al mes es de 10.370 minutos lo que equivale a 172.83 horas hombre disponibles por mes. Código del Procedimiento: en los casos en los que se identifica corresponde al código asignado para los procedimientos estandarizados en el Sistema Integrado de Gestión de la SDS (Isolucion). Nombre del Procedimiento: por el cual se identifica el procedimiento estandarizado o no que se relaciona en la matriz. Es de anotar que algunos de los procedimientos señalados no se encuentran estandarizados Insumo: Corresponde a la información que soporta la realización de las actividades No.: Orden numérico de las actividades relacionadas en la matriz. Actividad (Cuando la actividad no esté ligada a un procedimiento se lista adicional): corresponde a las acciones adelantadas dentro del procedimiento para la generación de un producto o servicio. Denominación del Empleo de Quien Realiza la Actividad: corresponde a la identificación objetiva del perfil que debe realizar la actividad. Frecuencia Mensual: se identifica como el número de veces que se repite la actividad relacionada durante el mes. Origen de la Frecuencia: corresponde a identificar los soportes que se tuvieron en cuenta al momento de realizar el cálculo de la frecuencia y definir el número de veces que se repite la actividad en el mes. Tiempo total por Actividad (Minutos): es la sumatoria del tiempo estándar en minutos relacionado por nivel en la realización de las actividades. Tiempo Estándar en Minutos por Nivel y por Actividad: corresponde al tiempo estándar que le dedica la persona a la realización de la actividad según el nivel jerárquico (Directivo, Asesor, Coordinador, Profesional Especializado, Profesional Universitario, Técnico, y Asistencial). Tiempo Total en Minutos por Nivel y por Actividad: corresponde a la totalización del tiempo estándar por nivel, en relación a la frecuencia o número de veces que se repite la actividad en el mes. Total en Minutos: es la sumatoria del tiempo total en minutos de todos los niveles que participan en el desarrollo de una actividad. Total en Minutos por Procedimiento o Actividad: Corresponde al tiempo total del procedimiento o actividad en minutos. Clientes: corresponde al usuario final de la información, o del producto o del servicio, puede ser interno o externo.


Producto Generado por Procedimiento o Actividad: es el resultante de ejecutar la actividad o procedimiento, puede ser tangible o intangible. Observaciones Generales: se relacionan todas aclaraciones pertinentes que tienen relevancia en el diligenciamiento de la matriz de carga laboral. La información registrada en el formato proviene del manual de procesos y procedimientos estandarizados de la Secretaría Distrital de Salud, adicionalmente se relacionaron las funciones y las actividades que se están realizando que no están plenamente formalizadas, dado a que obedecen a los últimos cambios normativos y a la dinámica del sector. Toda esta información fue levantada en las entrevistas realizadas a los funcionarios delegados por las Direcciones, Subdirecciones y Oficinas de la SDS, además de los informes entregados por cada una de estas Dependencias. Este formato permite el cálculo del requerimiento de personal por dependencia, identificando el nivel jerárquico, el promedio de minutos/horas/hombre/mes requeridas y la cantidad de productos generados por proceso en el mes. Los profesionales encargados del levantamiento y procesamiento de la información, validaron la información recolectada, en las reuniones y entrevistas realizadas con los referentes de cada dependencia, frente a lo relacionado al formato de medición de cargas de trabajo y las evidencias o soportes documentales con que cuente la entidad, para luego realizar los ajustes pertinentes y consolidar la información en este formato, teniendo en cuenta las observaciones realizadas. 5.1.3. Formato de empleos requeridos por dependencia en la SDS:

En este formato se consolidaron los resultados de la información recolectada en el Formato de medición de cargas de trabajo por dependencia, los cuales muestran la cantidad de personal requerido por la Secretaría Distrital de Salud para cada dependencia, de acuerdo con el nivel jerárquico o perfil adecuado a las características funcionales de la SDS.


Durante todo este proceso se programaron reuniones periódicas con los referentes de las dependencias o grupos d trabajo con el fin de revisar avances, resolver inquietudes, realizar ajustes a la información y brindar asesoría y asistencia técnica según se requiriera. 5.2. Levantamiento de la Información en cada una de las Dependencia de la SDS Para el levantamiento de la información en la Secretaría Distrital de Salud, se reiteró constantemente la importancia de la objetividad, veracidad e imparcialidad que se debía asumir en esta etapa, la cual resulta ser fundamental en la calidad del resultado del Estudio de Cargas Laborales. Una vez realizado el análisis funcional y normativo de cada una de las dependencias, se procedió a identificar las actividades definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos de la SDS, y las demás relacionadas en la matriz de carga laboral que aún no han sido estandarizadas, con el fin de establecer el tiempo estándar promedio necesario para realizarlas, y a partir de esta información determinar el personal necesario para la ejecución de las mismas. 5.2.1. Procedimiento Utilizado en el Levantamiento de la Información en la SDS Las etapas establecidas para el levantamiento de la información, de acuerdo a la metodología adaptada y aplicada en la SDS, son las siguientes: Analizar las funciones actuales de cada dependencia: se revisaron las funciones actuales que se desarrollan en cada dependencia, estableciendo si están estandarizadas dentro del manual de procesos y procedimientos, o si son actividades nuevas de obligatorio cumplimiento y están a cargo de la dependencia. Adicionalmente se clasificaron las actividades que debe realizar la SDS relacionadas con situaciones de carácter temporal, puesto que obedecen a programas o proyectos de inversión, y al


cumplimiento de metas específicas (ej: campañas, cubrimiento de eventos, pandemias etc.). Adicionalmente se identificaron las actividades que por norma o por adjudicación de nuevas funciones debe realizar cada dependencia, y que no se están haciendo debido a la capacidad de personal para asumirlas. Delegación de Referentes por Dependencia: se solicitó a los Directores y Jefes de Oficina, asignar un referente como responsable del diligenciamiento y de la entrega de la información en la dependencia correspondiente, con el cual se programaron las reuniones de trabajo para impartir los lineamientos y directrices en la aplicación de la metodología y desarrollo del proceso. Organización del proceso por cada dependencia: al hacer la revisión y el análisis correspondientes a los procesos y procedimientos de cada dependencia, se identificaron las actividades o tareas que actualmente se están realizando, y con base en esto se determinó el procedimiento para trabajar con cada una de ellas, y así programar las reuniones y entrevistas requeridas con los referentes de cada una de las áreas, necesarias para realizar la respectiva medición. Identificar los procesos o procedimientos transversales en la SDS y las áreas o dependencias que intervienen en ellos: Se procedió a identificar los procesos y procedimientos que son transversales en la SDS, y las actividades o los procedimientos que realiza cada una de las áreas o dependencias que intervienen en estos, para definir los alcances en el proceso de dichas áreas y realizar la medición correspondiente a la parte de intervención. Preparar el formato para la medición de cargas por dependencia: Una vez definido el formato para la medición de cargas laborales en la SDS, se procedió a realizar la socialización con cada uno de los referentes de las áreas o dependencias de la SDS, con el fin de instruir su diligenciamiento, para lo cual se explicó en las reuniones realizadas, los aspectos a tener en cuenta para la inclusión de los procedimientos y actividades y su frecuencia, los perfiles y tiempos relacionados con los mismos, entre otros. Identificación de los productos por proceso, procedimiento y actividad: Para la identificación de los productos de acuerdo a los procesos, procedimientos y actividades relacionadas, se entrevistó a cada uno de los referentes para definir el resultado obtenido al realizar dicha actividad, y se profundizó en los temas en donde no existía claridad en definir cuál era el producto (ej: atención al usuario, atención línea 123 el CRUE), los demás correspondían a productos concretos por actividad o procedimiento, como por ejemplo: comunicaciones enviadas, informes realizados, conceptos emitidos, etc.


Estimación de la cantidad de productos por periodo de tiempo: De acuerdo con la actividad realizada y el producto resultante, se procedió a hacer una revisión estadística y documental para determinar la cantidad promedio mensual de productos obtenidos. Estimación del tiempo promedio por actividad: Se solicitó a los referentes de cada proceso, que estimaran con base en su experiencia y conocimiento, para los casos en que no se tenía claro revisaran los tiempos y labores con los servidores que realizan la actividad, determinando el tiempo promedio utilizado en minutos, por cada uno de los niveles ocupacionales que participan en la realización de cada una de las actividades objeto de estudio, en condiciones normales y sin tener en cuenta los tiempos de espera o tiempos muertos. Esta información se registró en el formato asignando el tiempo en minutos según el nivel jerárquico correspondiente. Análisis del nivel de represamiento en los procesos de cada dependencia: Se encuestó a los referentes de cada procesos si el área de trabajo se encontraba al día, si existía trabajo atrasado y en qué cantidad, si se ha reforzado con contratistas o practicantes, etc., y se solicitó que evidenciar que tipo de trabajo se encontraba represado y registrar esta información en el formato. Identificación de perfiles ocupacionales: Se consultó a los referentes de cada dependencia, sobre el perfil de quien actualmente realiza la tarea o actividad analizando si está relacionado con las responsabilidades del proceso, y si se ajusta lo establecido en el Manual de Funciones de la Secretaría Distrital de Salud y los niveles ocupacionales establecidos por el Decreto 785 de 2005. Verificación de productos (Observación directa): Cumplidos los pasos anteriores para cada producto, y de acuerdo con las características de cada dependencia, se procedió a realizar una verificación física de los productos relacionados, con el acompañamiento del referente del proceso, para constatar la disensión, complejidad y cantidad, entre otros, del producto. Medición y cálculo de los tiempos de ejecución de las actividades: Se entrevistó a los referentes de cada proceso, para determinar los tiempos de ejecución de las actividades, con el fin de evitar una sobrestimación del mismo y registrar adecuadamente los tiempos en el formato, los cuales servirán para determinar el tiempo estándar. Verificación de evidencias: Se solicitó a los servidores públicos que participaron en el proceso, los informes de gestión, estadísticas, consecutivos, archivos de comunicaciones,


informes, y cualquier otra información que permitiera cuantificar la carga de trabajo que produce el área en general y contrastarla con la información recolectada en el formato. Establecer tiempos estándar: Se verificó el tiempo en minutos relacionado por cada una de las áreas o dependencias en cuanto a la realización de las actividades, y conforme a la experiencia de los servidores, la dinámica de los procesos, los recursos y las herramientas con las que cuenta la SDS, para la realización del trabajo, se estableció un tiempo estándar a cada una de las actividades relacionadas. Consolidación de la información por dependencias: Luego de un proceso de revisión y análisis de la información relacionada en el formato de medición de cargas de trabajo por dependencias, se procedió a realizar los ajustes pertinentes en cuanto a los datos de tiempo estándar, frecuencia mensual, productos por procedimiento o actividad para cada una de las actividades de la dependencia, teniendo en cuenta el nivel ocupacional del empleado que las debe desarrollar, con el fin de no sobredimensionar la carga laboral y de establecer los perfiles requeridos. El proceso relacionado con el levantamiento de la información abordó todas las áreas de la Secretaría Distrital de Salud. 5.3. Análisis y Procesamiento de la Información Con la información levantada se procedió a realizar el análisis, validación y procesamiento de la información según la metodología definida por el DAFP5. Para esto se aplicaron los siguientes criterios: 5 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica para el Sector Público: Medición Tiempo de trabajo La jornada semanal de trabajo por empleado es de 44 horas semanales, (artículo 33 Decreto 1042 de 1978, modificado por Decreto 85 de 1986). El estándar de horas promedio laborables en un mes en la SDS, se obtuvo teniendo en cuenta el horario de trabajo de la SDS de 7:00 am a 4:30 pm de lunes a viernes descontando la hora de almuerzo, para un total de 8.5 horas diarias, se descontaron los días festivos del año (17 días), y el promedio de días hábiles de vacaciones (15 días hábiles). La recomendación dada por la Función Pública sobre el tiempo de holgura que se debe considerar en el proceso de medición de cargas laborales, es del 7% como un tiempo de holgura razonable.

5 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Metodológica para el Sector Público: Medición de Cargas de

Trabajo. Bogotá D.C., Septiembre de 2002.


En total el tiempo estándar en minutos laborables al mes es de 10.370 minutos lo que equivale a 172.83 horas hombre disponibles por mes, incluyendo el tiempo de holgura. Con base en lo anterior, y teniendo en cuenta la experiencia del equipo conformado por la SDS para la realización de este estudio, se programaron y ejecutaron las siguientes etapas: Análisis y validación de la información consolidada: Se verificó la veracidad y calidad de la información, se solicitó a cada uno de los delegados por dependencia de la SDS, completar la información faltante y realizar las correcciones pertinentes de las inconsistencias encontradas, dado a que se detectó inicialmente una sobrestimación de la carga laboral, dando un resultado muy por encima de la realidad. En ese sentido, se orientó a la estimación de tiempos estándar teniendo en cuenta los diferentes niveles de complejidad que pueden resultar en la realización de determinada actividad (alta, media, baja), con el fin de clasificar la frecuencia según corresponda conforme a los datos estadísticos que se tienen de los procesos. También se detectó que el tiempo en minutos que se relacionaba por perfil en algunos casos se había sobrestimado, al calcularlo con la frecuencia, lo cual hacía que se duplicara en la totalización. En otros casos se calculaba el tiempo total sin considerar que era el efectivamente aplicado a la respectiva actividad, de acuerdo al perfil que la debe ejecutar, y no contabilizar los tiempos no productivos. En algunos casos en los que se requiere de acuerdo con las funciones de la dependencia, la realización de visitas de campo, y que se tienen conformados grupos interdisciplinarios que asisten todos al mismo tiempo, se orientó tener en cuenta el tiempo total de la visita y no el individual, al igual que en las reuniones, comités, juntas, etc.. Para los casos en que los procesos o actividades están sujetos a la demanda del servicio, se contemplo establecer la necesidad de personal con base en los turnos habilitados, o puestos de atención existente, pero sobre todo sin desmejorar la calidad del servicio (eje: donación de sangre, atención al usuario, atención línea 123 etc.). Como la Secretaría plantea unos cambios estructurales, se tuvo en cuenta que la carga laboral se relacionara directamente con la ubicación del proceso correspondiente, teniendo en cuenta que no se fuera a duplicar en la medición por dependencia. Así mismo, para el caso de los proceso transversales que son realizados por varias áreas o dependencias, para que solamente se relacionara la información referente a la participación del área en el proceso, identificando las actividades comunes y particulares.


Calculo del tiempo mensual por actividad ( en minutos): En el Formato de medición de cargas de trabajo por dependencia, se multiplicó el tiempo estándar (Tstd) por la frecuencia mensual de cada actividad o tarea (F) y se obtuvo el tiempo mensual por actividad o tarea (Tm). Tm = Tstd * F Calculo de las horas hombre requeridas por nivel del empleo: En el Formato de medición de cargas de trabajo por dependencia, se realizó la conversión de las horas hombres a minutos, se sumaron los tiempos mensuales de las actividades para cada nivel ocupacional y se determinó el tiempo requerido por cada nivel en el área o dependencia (Tmxn). Tmxn = Σ Tm. Calculo del número de empleados por nivel del empleo: En el Formato de medición de cargas de trabajo por dependencia, se dividió el valor de las horas hombre (convertido a minutos) requeridas por cada nivel (Tmxn), por las horas mes (convertido a minutos) de la jornada de trabajo normal. (JT) No. Empleados por nivel = Tmxn / JT Calcular el número de empleados por dependencia o área de trabajo: En el Formato de medición de cargas de trabajo por dependencia, se sumó el número de empleados requeridos de cada nivel ocupacional en la dependencia para obtener el total de empleados requeridos. Σ No. Empleados por nivel = No. Empleados por dependencia. 6. RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA MEDICIÓN DE CARGA LABORAL POR DEPENDENCIA Dentro del análisis se identificaron las funciones actuales de la SDS A continuación se describen los resultados obtenidos en el cálculo de carga laboral para la nueva estructura de la Secretaría de la Secretaría Distrital de Salud, los cuales contemplan el personal estrictamente necesario para el cumplimiento de las funciones de cada dependencia, bajo las condiciones normales de trabajo. Los datos relacionados en este punto son el resultado del análisis y posteriormente de los cálculos efectuados durante el proceso, los cuales se resumen en el Formato Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia, en el que se consolida la información por


dependencias o áreas de trabajo, arrojando el cálculo del requerimiento de personal por dependencia, el promedio horas hombre mes requeridas (convertido en minutos) y la cantidad de productos generados por proceso en el mes. A continuación se relacionan los cargos existentes en la actual planta de empleos de la Secretaría Distrital de Salud, de acuerdo al nivel, denominación, código y grado salarial:


Fuente de información: planta actual agosto 31 de 2012 – Dirección Desarrollo de Talento Humano

Así mismo, se relacionan los cargos existentes en la actual planta de empleos de la Secretaría Distrital de Salud, de acuerdo con el nivel jerárquico dado por el Decreto 785 de 2005:


Relación de cargos de la planta de personal de la SDS por nivel y dependencia:


De igual manera se relacionan los contratistas por prestación de servicios de la Secretaría Distrital de Salud con corte al 31 de agosto de 2012, teniendo en cuenta su ubicación en las respectivas dependencias:


Fuente de información: planilla de contratistas agosto 31 de 2012 – DDTH.

Relación de Contratistas de la SDS a agosto 31 de 2012:

Fuente de información: planilla de contratistas agosto 31 de 2012 – DDTH.


En la siguiente tabla se relacionan la totalidad de cargos de planta y el total de contratistas a 31 de agosto de 2012, por cada una de las dependencias de la SDS:


Fuente de información: planta actual y planilla de contratistas agosto 31 de 2012 – DDTH.

Comportamiento Histórico Contratistas de Prestación de Servicios

El comportamiento en la contratación del talento humano en la SDS se ha mantenido constante y en aumento durante los últimos años, debido a las restricciones de carácter presupuestal que no han permitido realizar modificaciones de fondo a las plantas de personal. Sin embargo en lo corrido del 2012, se ha notado una leve disminución debido a la política de mejoramiento de las condiciones laborales (formalización del empleo), más no a las necesidades de la institución.


Fuente de información: planilla de contratistas a junio de cada año – DDTH.


En el presente gráfico se muestra el porcentaje de participación del personal de planta y del personal de contrato por prestación de servicios, en donde se refleja que el personal de planta no es suficiente para el cumplimiento normal de las funciones de la SDS, ya que este solamente representa un 30%:

Fuente de información: planta actual y planilla de contratistas agosto 31 de 2012 – DDTH.

Una vez ajustada y consolidada toda la información en los formatos de medición de carga laboral por dependencia, a continuación se presenta la información sobre los resultados de la medición de carga laboral, para cada una de las dependencias (Despacho, Subsecretarías, Direcciones, Subdirecciones y Oficinas), establecidos en la nueva estructura de la Secretaría de Salud, conforme a los resultados del proceso:


DESPACHO DEL SECRETARIO

OFICINA JURIDICA


OFICINA CONTROL INTERNO

OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES


SUBSECRETARIA CORPORATIVA

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN FINANCIERA


DIRECCIÓN TIC


DIRECCIÓN DESARROLLO INSTITUCIONAL Y CALIDAD

SUBSECRETARIA DE SALUD PÚBLICA

DIRECCIÓN DE SALUD COLECTIVA


SUBDIRECCIÓN DE DETERMINANTES EN SALUD

SUBDIRECCIÓN DE ACCIONES COLECTIVAS


DIRECCIÓN EPIDEMIOLOGÍA, ANÁLISIS Y GESTIÓN DE POLÍTICAS DE SALUD COLECTIVA

SUBDIRCCIÓN DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA


SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PÓLITCAS EN SALUD PÚBLICA

SUBSECRETARIA DE SERVICIOS DE SALUD Y ASEGURAMIENTO


DIRECCIÓN DE URGENCIAS Y EMERGENCIAS EN SALUD

SUBDIRECCIÓN CENTRO REGULADOR DE URGENCIA Y EMERGENCIAS


SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL RIESGO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

DIRECCIÓN DE CALIDAD DE SERVICIOS DE SALUD


SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE SERVICIOS DE SALUD

SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD Y SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD


DIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO Y GARANTIA DEL DERECHO A LA SALUD

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE ASEGURAMIENTO


SUBDIRECCIÓN DE GARANTÍA DEL ASEGURAMIENTO

DIRECCIÓN DE PROVISIÓ DE SERVICIOS DE SALUD


SUBSECRETARIA DE GESTION TERRITORIAL, PARTICIÁCIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO

DIRECCIÓN PARTICIPACIÓN SOCIAL, GESTIÓN TERRITORIAL Y TRANSECTORIALIDAD

SUBDIRECCIÓN TERRITORIAL RED NORTE


SUBDIRECCIÓN TERRITORIAL RED CENTRO ORIENTE

SUBDIRECCIÓN TERRITORIAL RED SUR


SUBDIRECCIÓN TERRITORIAL RED SUR OCCIDENTE

DIRECCIÓN SERVICIO A LA CIUDADANÍA


SUBSECRETARIA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN SECTORIAL

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO SECTORIAL


DIRECCIÓN DE ANÁLISIS DE ENTIDADES PÚBLICAS DISTRITALES DEL SECTOR SALUD ADSCRITAS

DIRECCIÓN DE INSFRACTUCTURA Y TECNOLOGÍA


Relación de la información consolidada por cada una de las dependencias de la nueva estructura propuesta, del resultado del levantamiento de carga laboral realizado a agosto de 2012:


funciones como ente rector cabeza del sector salud, que coordina y orienta la ejecución de la política pública en salud, ejerciendo el control de tutela hacia las 22 Empresas Sociales del Estado adscritas. En cuanto al cumplimiento de sus funciones misionales, la SDS en algunos de sus macroprocesos como lo son la realización de la vigilancia sanitaria y ambiental de los determinantes de salud, y la inspección y control de prestadores de servicios de salud en el Distrito Capital, contempló solamente el personal estrictamente necesario para conformar equipos técnicos interdisciplinarios de coordinación, y una planta mínima para realizar esta labor.

7. ANÁLISIS Y PROYECCIÓN DE COSTOS Debido a que el costo es un factor decisivo para llevar a cabo este proceso, a continuación se relacionan los costos de la planta actual y propuesta de la Secretaría Distrital de Salud, teniendo en cuenta la totalidad de factores salariales y prestacionales que se cancelan a la fecha:


La relación porcentual de los cargos nuevos que se pretenden crear en la planta de personal de la Secretaría Distrital de Salud, es mayor en un 80.4% en los cargos del nivel Profesional, seguido por el nivel técnico con un 9.9% como los más representativos. Esto se justifica debido a la complejidad de funciones y procesos que están a cargo de la Entidad como cabeza del sector salud de Bogotá D.C..


Gráficamente, el costo anual de la planta de personal propuesta estaría representada en un 31% correspondiente al valor de los 401 cargos actuales, y un 69% que correspondería 1.031 cargos que se requieren conforme a los resultados del estudio de medición de a cargas de trabajo realizado en la SDS.

Teniendo en cuenta el resultado del estudio técnico y la necesidad de crear una escala salarial que motive a los servidores públicos de planta a mejorar su desempeño laboral, para aspirar a posibles ascensos que se puedan presentar dentro de la Entidad, se plantea la creación de diversos grados salariales en cada uno de los niveles jerárquicos de la nueva planta propuesta.


8. BIBLIOGRAFIA AVILEZ M José A, Monografía, Recolección de datos, 2005. BARRANCO, Francisco Javier, Planificación estratégica de recursos humanos. Del marketing interno a la planificación. Madrid: Pirámide, 1993. Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía Medición de Cargas de Trabajo Entidades Públicas. Bogotá, Septiembre de 2002. Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la Racionalización de Trámites, Procesos y Procedimientos. Bogotá, Febrero de 2002. Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía Modernización de Entidades Públicas. Bogotá, Septiembre de 2002. Departamento Administrativo de la Función Pública, Red Universitaria de Extensión en Calidad, Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, Bogotá, D.C. Septiembre de 2006 Departamento Administrativo de la Función Pública, Comisión Nacional del Servicio Civil, Escuela Superior de Administración Pública. Instructivo para el ajuste del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales, Bogotá, Agosto de 2002. GALOFRÉ Isart Alberto, Documento Técnicas para el Análisis de Cargas de Trabajo y la Racionalización de las Plantillas. Junio de l997. NIEBEL Benjamín, FREIVALDS Andris, Ingeniería Industrial, Editorial Alfaomega, 2001. Oficina Internacional del Trabajo, Introducción Al Estudio Del Trabajo, Editorial Limusa, 1996. SANCHEZ BARRIGA, Técnicas de administración de recursos humanos. México: Limusa, 3ª ed. Unidad 3. 1993. WERTHER, William B, Jr. y DAVIS, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos. México: Mcgraw-Hill, 3ª ed. 1990.


ANEXOS Anexo 1. Medición de Carga Laboral Despacho del Secretario, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Oficina de Asuntos Disciplinarios, Oficina Asesora de Comunicaciones. Anexo 2. Medición de Carga Laboral de la Subsecretaría Corporativa Anexo 3. Medición de Carga Laboral de la Subsecretaría Salud Pública Anexo 4. Medición de Carga Laboral de la Subsecretaría de Servicios de Salud y Aseguramiento Anexo 5. Medición de Carga Laboral de la Subsecretaría de Gestión Territorial, Participación y Servicio al Ciudadano Anexo 6. Medición de Carga Laboral de la Subsecretaría de Gestión y Planeación Sectorial Anexo 7. Documento Centralización en la Operación de la Vigilancia Sanitaria y Ambiental – Documento de trabajo julio 27 de 2012 – Dirección de Salud Pública.

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