Docente: Mg. Juan Alberto PaucarRupay De la 1ra. a12da. Semana

CONTROL GERENCIAL

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y MARKETING ESTRATÉGICO

Docente: Mg. Juan Alberto Paucar Rupay

De la 1ra. a 12da. Semana

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Control

• Una empresa debe de estar encaminada por donde susdirigentes quieren que vaya. Para eso es indispensabletener control de ella.tener control de ella.

• El Control Gerencial es distinto de otros procesos deplanificacion y control que existen en la empresa.

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Control Gerencial• Proceso por el que los gerentes aseguran de obtener y

usar efectiva y eficazmente los recursos en consecución de los fines de la organización.usar efectiva y eficazmente los recursos en consecución de los fines de la organización.

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Control Gerencial• Proceso: SCG consiste de un proceso y una estructura.

• Proceso es conjunto de acciones que se suscitan.

• Estructura está compuesta por los arreglos organizacionales y los marcosinformativos.

• Gerentes: SCG es para uso de gerentes e involucra la interacción• Gerentes: SCG es para uso de gerentes e involucra la interacciónde un gerente con otro. Gerentes línea son puntos centrales enCG, juicios se incorporan a planes, influyen en los demás, y surendimiento es el que se mide. Departamento de control (staff)recoge, procesa, compara y presenta información, pero losgerentes de línea toman las decisiones.

• El CG es el control de los gerentes sobre los demás gerentes.

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Control Gerencial• Fines: Los fines de una organización se fijan en el proceso de

planeación estratégica. En el proceso de CG estos se tomancomo dados, aunque información del CG puede influir en fines.CG pretende facilitar el conseguir estos fines.

• Eficiencia y Efectividad: Efectividad es lograr los resultados.• Eficiencia y Efectividad: Efectividad es lograr los resultados.Eficiencia es la cantidad de producto resultante por unidad derecurso. No son sinónimos.

• Recursos: Todo requiere recursos. Los gerentes sonresponsables de conseguirlos y su uso.

• Aseguranza: No en función de que ellos hacen el trabajo, sinoque velan por que otros lo hagan.

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Características de SCG

• Enfoca su atención en programas y centros deresponsabilidad.

• Compara información planificada con real

• Es un sistema total. Abarca todos las areas de lacompañía. Es necesario esto para poder coordinarlas.compañía. Es necesario esto para poder coordinarlas.

• Montado alrededor de estructura financiera, aunquemedidas de eficiencia no monetarias son importantestambién.

• Rítmico. Tiene calendario fijo.

• Coordinado e integrado. Información debe cuadrar, noimporta como se la presente.

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Control OperativoEs el proceso de asegurar que las tareas específicas se lleven acabo efectiva y eficazmente.

Se concentra en tareas individuales de un centro.

Busca administrar procesos específicos en vez de como un todo.

Busca principalmente optimizar relacion producto / insumo(eficacia).

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Control Control Control Control OperativoOperativoOperativoOperativo

Característica Control Gerencial Control Operativo

Enfoque de Actividad Operación Completa Una sola tarea o área

Juicio Relativamente mucho. Decisiones Subjetivas

Relativamente Poco. Depende de Reglas.

Naturaleza de la Estructura Psicológica Racional

Naturaleza de la información

Integrada: información financiera en todo,

Confeccionada a medida para la operacion, a

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información financiera en todo, aproximaciones aceptables, futura e histórica

para la operacion, a menudo no financiera, precisa en tiempo real.

Personas involucradas Gerencia Supervisores

Actividad mental Administrativa, persuasiva Sigue instrucciones

Fuente Disciplinaria Psicología Social Economía. Ingeniería

Horizonte Temporal Semanas, meses, años Día a día

Tipo de Costos Discrecionales Elaborados

Procesos De SCG

• Programación

• Decidir sobre los programas a emprender y los recursos aproximados aasignar a c/u.

• Presupuestación

• Plan expresado en términos cuantitativos para un periodo específico. Cadaprograma se traduce al ámbito de responsabilidad de cada gerente.

• Operación y Contabilidad• Operación y Contabilidad

• Durante el periodo de operaciones se lleva registro de los recursos usados(costos) y de los ingresos.

• Informes y Análisis

• Información presentrada comparada con presupuesto. Se intente explicardiferencias entre real y presupuesto. Gerentes deben de decidir acción atomar de necesitarse.

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CONTROLCONTROLCONTROLCONTROLEl control es una etapa primordial en la administración,

pues, aunque una empresa cuente con magníficosplanes, una estructura organizacional adecuada y unadirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál esla situación real de la organización y no existe unmecanismo que se cerciore e informe si los hechos vande acuerdo con los objetivos.

Docente: Mg. Juan Alberto Paucar Rupay 10

de acuerdo con los objetivos.

CONTROLCONTROLCONTROLCONTROLLa etapa de control no existiría si la planeación y organización se

ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin

embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas

necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo

programado.


CONTROLCONTROLCONTROLCONTROLDefinición:

Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras

y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el

desarrollo de las actividades se produzca una comprobación,

previniendo errores y fallas, para proveer información segura,


previniendo errores y fallas, para proveer información segura,

proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la

operación y la adhesión a las políticas administrativas.

IMPORTACIA DEL CONTROLIMPORTACIA DEL CONTROLIMPORTACIA DEL CONTROLIMPORTACIA DEL CONTROL• Cierra el ciclo de la administración, de hecho, los controles son a

la vez medios de previsión.

• Se da en todas las demás funciones administrativas, hay control dela organización, de la dirección, de la integración, etc., es por elloun medio para manejarlas o administrarlas.

• Crea mejor calidad, las fallas de proceso se detectan y el procesose corrige para eliminar errores.


se corrige para eliminar errores.

• Enfrenta el cambio, la función de control sirve a los gerentes pararesponder a las amenazas o las oportunidades de todo ellos,porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando losproductos y los servicios de sus organizaciones.

• Facilita la delegación y el trabajo en equipo: el proceso de controlpermite que el gerente controle el avance de los empleados, sinentorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

CARACTERISTICAS DEL CONTROLCARACTERISTICAS DEL CONTROLCARACTERISTICAS DEL CONTROLCARACTERISTICAS DEL CONTROL

• ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS RESULTADOS

• COMPRENSION

• ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES:

• FLEXIBILIDAD


• FLEXIBILIDAD

• AUTOCONTROL

• NATURALEZA POSITIVA

• CLARIDAD Y OBJETIVIDAD

ELEMENTOS DEL CONCEPTOELEMENTOS DEL CONCEPTOELEMENTOS DEL CONCEPTOELEMENTOS DEL CONCEPTO

Relación con lo planteado:

Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que seestablecen en la planeación.

Medición:

Para controlar es imprescindible medir y cuantificar losresultados.


resultados.

Detectar desviaciones:

Una de las funciones inherentes al control, es descubrir lasdiferencias que se presentan entre la ejecución y laplaneación.

Establecer medidas correctivas:

El objeto del control es prever y corregir los errores.

PRINCIPIOSPRINCIPIOSPRINCIPIOSPRINCIPIOS

Del carácter administrativo del control.Es necesario distinguir las operaciones de control de las funciones decontrol. la función es de carácter administrativo y es la respuesta alprincipio de la delegación. las operaciones son de carácter técnico.

De los estándares.


De los estándares.

El control es imposible sino existen estándares de alguna maneraprefijados y será tanto mejor cuanto mas precisos y cuantitativos seandichos estándares.

PRINCIPIOSPRINCIPIOSPRINCIPIOSPRINCIPIOS

Del carácter medial del control.Un control deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, sejustifican ante los beneficios que de el se esperan.

Del principio de excepción.El control administrativo es mucho mas eficaz y rápido cuando se


El control administrativo es mucho mas eficaz y rápido cuando seconcentra en los casos en que no se logro lo previsto, mas bien en losresultados que se obtuvieron como se había planeado.

PREMISAS DEL CONTROLPREMISAS DEL CONTROLPREMISAS DEL CONTROLPREMISAS DEL CONTROL

• Un control debe ser consistente, usando siempre la mismaunidad de medida, sin mezclar manzanas con peras.

• Un buen control deja registro histórico impreso paraanálisis de largo plazo.

• Un buen control sintetiza la información relevante.


• El control debe ser económico.

• En control debe señalar tendencias y frecuencias.

PREMISAS DEL CONTROLPREMISAS DEL CONTROLPREMISAS DEL CONTROLPREMISAS DEL CONTROL

• El control efectivo prevé medidas correctivas ante lasdesviaciones.

• El control efectivo es estratégico, no solo operativo.

• El control efectivo sigue el principio de la excepción.

• Un control efectivo distingue entre síntomas y causas.


• Un control efectivo distingue entre síntomas y causas.

• Un control es oportuno y jerárquico.

• Los problemas de hoy, derivan de las soluciones de ayer.

Enfoques del Control

Existen tres enfoques distintos para diseñar sistemas de control

Control de Mercado

•Mecanismos de Mercados

•Establecer normas empleadas en el sistema de control

•Existe gran competencia


Enfoques para diseñar Sistemas de Control

Control Burocrático

Control de Clan

•Valores

•Cultura Organizacional

•Autoridad de la Organización

•Normas Reglamentos y políticas

Actividades Importantes del Control

�Comparar los resultados con los planes generales.

�Evaluar los resultados con los estandares de desempeño.

� Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

� Sugerir las acciones


�Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

�Comunicar cuales son los medios de medición.

� Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

� Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

� Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Condiciones para el ControlCondiciones para el ControlCondiciones para el ControlCondiciones para el ControlPara que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la h ora de tomardecisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes c ondiciones:

� Su propósito y naturaleza:

•Objetivos.

• Eficiencia.

• Responsabilidad Directriz.

• Proyección.

• Planes.


� Su estructura organizativa y planes:

� Su proceso:

• Planes.

• Comunicación, Dirección y Coordinación

•Establecimiento de Medidas.

• Determinar y Conocer Aspectos Estratégicos de la Empresa.

• Principio de Excepción

• Flexibilidad y Utilidad.

Instrumentos para Efectuar el ControlInstrumentos para Efectuar el ControlInstrumentos para Efectuar el ControlInstrumentos para Efectuar el Control

Los Instrumentos más comúnmente empleados para efectuar elcontrol son:


� Informes.

� Auditorias.

� Estudios de tiempo y movimiento.

Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

Tipos de ControlTipos de Control

RETROALIMENTACIÒNCONCURRENTE


RETROALIMENTACIÒNCONCURRENTEPRELIMINAR



Son los realizados antes que el proceso operacional

comience. Esta incluye la creación de políticas,

procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las

actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

En vez de esperar los resultados y compararlos con los

objetivos es posible ejercer una influencia controladora


PRELIMINAR

objetivos es posible ejercer una influencia controladora

limitando las actividades por adelantado.

Son deseables debido a que permiten a la

administración evitar problemas en lugar de tener que

corregirlos después, pero desafortunadamente este

tipo de control requiere tiempo e información oportuna

y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

Por Ejemplo: Si se va a producir telas tenemos que

verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.

Por ejemplo: un gerente de ventas de una

determinada tienda puede tener la política de que

todo cambio en el precio, respecto a los precios

publicados, debe ser autorizados por escrito por el


PRELIMINAR

publicados, debe ser autorizados por escrito por el

gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se

le permite que altere algún precio. Con esto se

puede observar que el gerente de ventas lleva un

control en su departamento a través de las

políticas existentes, cuyos empleados deben

cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.



Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección,

vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para

que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas

en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será

llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones

requeridas.


CONCURRENTE

requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la

supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las

acciones de un empleado de manera directa, el administrador

puede verificar de forma concurrente las actividades del

empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.


Por Ejemplo: Si se produce un producto

químico se tendrán que verificar las

temperaturas y las presiones del sistema para

verificar si esta en la condiciones adecuadas.


CONCURRENTE

verificar si esta en la condiciones adecuadas.

Por ejemplo, la mayor parte de las

computadoras están programadas para ofrecer

a los operadores respuestas inmediatas si se

presenta algún error. Si se introduce un

comando equivocado, los controles del

programa rechazan el comando y todavía así

pueden indicarle por qué es el error.



Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la

información de los resultados anteriores para corregir

posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

El control de retroalimentación implica que se han

reunido algunos datos, se han analizado y se han


RETROALIMENTACIÒN

reunido algunos datos, se han analizado y se han

regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso

que se está controlando de manera que puedan hacerse

correcciones.

El principal inconveniente de este tipo de control es que

en el momento en que el administrador tiene la

información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a

cabo después de la acción.


Por Ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un

producto el % de humedad en comparación con lo

anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un

error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la

acción correctora oportuna.

Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales

distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y


RETROALIMENTACIÒN

distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y

Sucursal C. El gerente general ha detectado que la

sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras

que sus otras dos sucursales están funcionando

correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si

esta información es causa suficiente para cerrar dicha

sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido

implementando

Áreas De Desempeño Del Control

El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que

se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de

desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa.

Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen:

· Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste


· Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste

en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre

otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible

que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las

etapas hasta el producto final.

La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo

de más trabajo en el producto.

También existe el control de información. Para contribuir a la buena

toma de decisiones del administrador se debe tener una

información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta

manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente

actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un

problema con mayor prontitud.


Por lo que se puede decir que el control de información consiste en

verificar que esta información sea veraz y comprobable, que

permita a los administradores ser más eficientes y efectivos en la

toma de decisiones.

Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el

control de costo. Una de las labores de un buen administrador está

el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la

producción.

El control de costo consiste en buscar la causa por la que se


El control de costo consiste en buscar la causa por la que se

presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El

gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado

los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de

manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación

adicional?.

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desealograr

La administración enfocada a procesos se basa en mejorarprocesos más que en perfeccionar funciones

Con este enfoque se marcan estándares que comprendensistemas, procedimientos, métodos de trabajo,seguimientos operacionales y auditorías que deben formarparte de un sistema de calidad


2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos

Requiere que la información sea procesada, interpretada ycomparada con los estándares de ejecución a fin deestablecer conclusiones sobre la ejecución real.

3.- Aplicación de la acción correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones oajustes a los recursos de la empresa, para esto esnecesario conocer las causas de desviación

PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL


PROCESO ADMINISTRATIVO

1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,diagnóstico, programas y presupuestos

2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades demando y procedimientos.

3.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, tomade decisiones, supervisión, delegación, instrucciones yde decisiones, supervisión, delegación, instrucciones ycomunicación.

4.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,determinación de las desviaciones, corrección de fallas yretroalimentación.


PLANEACION

Definiciones:

Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación derecursos materiales y humanos, la determinación de métodos y lasformas de organización, el establecimiento de medidas de tiempo,cantidad y calidad, la localización especial de las actividades yotras especificaciones necesarias para encausar racionalmente laconductadela personao grupo.conductadela personao grupo.

La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzarun objetivo

Planear es diseñar un método para lograr una meta definida

Planear es decidir de antemano que hacer, cómo hacerlo, cuándo yquién deberá llevarlo a cabo.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

RACIONALIDAD : La acción ordenada con fines específicos.

PREVISION : La planeación es previsión del futuro.

UNIVERSALIDAD : La planeación y la programación debenabarcar las diferentes etapas del proceso económico, social yadministrativo y prever las consecuencias que producirá suaplicación.aplicación.

UNIDAD : Que los planes y programas tengan unidad, que esténintegrados entre si y formen un todo organizado y compatible.

CONTINUIDAD : La planeación y la programación son un procesode duración permanente.

INHERENCIA : La planeación y programación son necesarias encualquier actividad humana y son inherentes a la administración.


ELEMENTOS DE LA PLANEACION

DIAGNÓSTICO : Investigar los problemas que se presentan y queobstaculizan el logro de los objetivos de la organización.

OBJETIVOS : Son los fines o metas que se pretenden alcanzar yasea con la realización de una sola operación de una actividadconcreta, de un procedimiento de una función completa o de todoel funcionamiento de la institución.

POLITICAS : Son líneas generales de acción que guían a losmiembros de una empresa.

PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado deacción que se considera el más recomendable para el logro de unobjetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones deuna organización tenga sus propios objetivos y de igual forma susplanes.


PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones deuna determinada entidad, por lo que se establecen objetivoso metascuantificables que se cumplirán a través de la integración de un conjuntode esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros asignados,con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en principioqueda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.

PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numéricamentelos resultadosdeunaorganización; incluyetreselementosprincipales.los resultadosdeunaorganización; incluyetreselementosprincipales.

1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planesconcretos, valorando costos y beneficios

2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados conel costo.

3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contralos cuales se puede comparar.


ORGANIZACIÓN

Definiciones:

Organización es el arreglo de funciones necesarias para lograr unobjetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidadasignadas a los puestos, que tienen a su cargo las ejecuciones delas funciones respectivas.

Organizaciónesel ordenqueguardanlos diferentesórganosqueOrganizaciónesel ordenqueguardanlos diferentesórganosqueconstituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, deresponsabilidad, interdependencia jerárquica, comunicación ydivisión del trabajo, necesarios.


DIVISION DEL TRABAJO

Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin deque pueda ser realizado por las diversas personas que integran unaunidad administrativa, el trabajo se divide en:

-FUNCIONES: (generales, específicas, ejecución, apoyo,asesoría, complementarios, primarias, secundarias)

-ACTIVIDADES : (genéricas, específicas)

-OPERACIONES: (físicas, mentales)


FORMAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL : Es la oficial, la teórica y se apegaa las normas materializadas en organigramas, contratos colectivoso individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL : Es la extra oficial, representalo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reaccionesindividuales y colectivas entre la organización formal en busca desatisfacción a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimientoo amistad.


ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas deun organismo y la relación que guardan entre si. Debido a lanecesidad de la división del trabajo y de los requerimientos deespecialización, nace la división en donde determinan la forma enque van a integrarselos diversosórganoso dependenciasde unaque van a integrarselos diversosórganoso dependenciasde unainstitución, relaciones de mando, niveles jerárquicos, procesos a sucargo, tramos de control, equipos de administración y ámbito deaplicación.


MANUALES

Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y

experiencias para documentar la tecnología acumulada sobre un tema

específico. Contienen información e instrucciones sobre la

organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se

consideran necesarios para la mejor ejecución de un trabajo.

Se clasifican en:

Manuales de Operación

Manuales de Organización

Manuales de Procedimientos


DIRECCION

La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización

dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre

a sus trabajadores.

Definición:

Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la

responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,

ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realización de

sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.


IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y

complejo de la administración, puesto que se ponen en juego

aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman

decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a

través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo.


PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y

grupales.

IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto más se impersonalice la

orden, será mejor obedecida.

RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden

deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamásdeben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás

saltarlos sin razón.

RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos

se resuelvan lo más pronto posible de modo que, sin lesionar la

disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.


ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA

DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o específica

- Puede ser temporal o ilimitada

- Puede ser individual o colectiva- Puede ser individual o colectiva

- Aumenta la eficacia administrativa

- Favorece la especialización

- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la

realidad


MANDO

Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser

obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.

El poder mandar, incluye tres elementos:

•Determinar lo que debe hacerse

•Establecer como debe hacerse•Establecer como debe hacerse

•Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva

la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de

ejecución la tercera.


La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya

que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización.

El proceso de la toma de decisiones es como sigue:

- Diagnosticar el problema: Definir el problema

- Definir las alternativas más adecuadas

- Analizar las alternativas y compararlas

- Seleccionar la alternativa más conveniente


PRINCIPIOS DE SUPERVISION

El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de

responsabilidad más amplio y complejo que el de la administración

tradicional basada únicamente en la autoridad y el conocimiento del

trabajo, sino que además ubica como fundamental la satisfacción del

usuario y el desarrollo personal.

- Satisfacción del cliente o usuario: Es la única razón de la

organizaciónorganización

- Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas

- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje

- Aceptación del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio

- Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas

- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajoDocente: Mg. Juan Alberto Paucar Rupay 52

CONTROL

La etapa de control no existiría si la planeación y organización se

ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin

embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas

necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo

programado.

Definición:

Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y

en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo

de las actividades se produzca una comprobación, previniendo

errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes

de la empresa y promover la eficiencia en la operación y la adhesión

a las políticas administrativas.Docente: Mg. Juan Alberto Paucar Rupay 53

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desealograr

La administración enfocada a procesos se basa en mejorarprocesos más que en perfeccionar funciones

Con este enfoque se marcan estándares que comprendensistemas, procedimientos, métodos de trabajo,seguimientos operacionales y auditorías que deben formarparte de un sistema de calidad

2.- Medición de la ejecución Requiere que la información sea procesada, interpretada y2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos

Requiere que la información sea procesada, interpretada ycomparada con los estándares de ejecución a fin deestablecer conclusiones sobre la ejecución real.

3.- Aplicación de la acción correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones oajustes a los recursos de la empresa, para esto esnecesario conocer las causas de desviación


CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Selección de los criterios de control

- Recolección, concentración y procesamiento de datos

- Interpretación de los resultados- Interpretación de los resultados

- Elaboración de reporte de resultados

- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas


EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluación de resultados

Comparación de los resultados con lo planeado

Determinación de las causas de desviaciónDeterminación de las causas de desviación

Retroalimentación


INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la

desviación de una actividad sujeta a influencias internas y externas con

respecto a una unidad de medida convencional.

En la administración y evaluación por procesos, los indicadores


En la administración y evaluación por procesos, los indicadores

fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la

medición que realicen los responsables en los niveles de operación,

conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus

servicios y pueden tomar oportunamente las medidas correctivas o de

preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados.

Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:

CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace

coincidir en su forma y tamaño.

CONSISTENCIA: Característica de la información estadística


CONSISTENCIA: Característica de la información estadística

mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas

particulares de cuantificación.

CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario

acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente elgrado de cumplimiento de las metas en un períododeterminado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumosempleados en la consecución de una meta o en laejecución de una tarea, en una unidad de tiempo.

La productividad puede medirse en función de los recursoshumanos, materiales y financieros, sin embargo, no essiempre necesario utilizar las tres relaciones. El indicadorse seleccionará en función del insumo mas relevante a


se seleccionará en función del insumo mas relevante aconsiderar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar ocuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,manifiestan el grado de satisfacción de las expectativas orequerimientos de nuestros usuarios internos y externos,tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención ysolución a quejas, satisfacción por el otorgamiento delservicio, tiempos de traslado, etc.

Se dice que un producto o servicio es de calidad cuandosatisface plenamente al usuario

EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓNEVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN


¿Qué es un diagnóstico?¿Qué es un diagnóstico?

Es un proceso de descripción y análisis para explicar las situaciones

que ocurren en la realidad.que ocurren en la realidad.


¿QUÉ NO ES UN DIAGNÓSTICO?

NoNo eses unun censocenso..

NoNo eses unauna colectacolecta dede datosdatos..

NoNo eses unauna descripcióndescripción dede característicascaracterísticas..

NoNo eses unauna simplesimple formalidadformalidad enen loslos ProgramasProgramas..


DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL:

Es un proceso analítico que permite conocer la situación realde la organización en un momento dado para descubrirproblemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir losprimeros y aprovechar las segundas.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primerpaso esencial para perfeccionar el funcionamientocomunicacional de la organización.



Es un proceso de gestión preventivo y estratégico. Constituyeun medio de análisis que permite a la empresa pasar de unestado de incertidumbre a otro de conocimiento, para suadecuada dirección.

Por otro lado puede usarse como un proceso de evaluaciónpermanente de la empresa a través de indicadores quepermiten medir los signos vitales.



Permite identificar variables:

De tipo externo: demanda, consumidores, competencia, De tipo externo: demanda, consumidores, competencia,

evolución tecnológica.

De tipo interno: procesos, estrategia, estructura, cultura.


DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL: Necesidad

• Problema de productividad.

• Crecimiento de la organización.

• Clima organizacional, falta de motivación.

• Cultura organizacional.

• Deterioro de la organización.• Deterioro de la organización.

• Adecuación a nuevas situaciones .

• Fusión o compra.


DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL: Etapas

• Generación de información.

• Organización de la información.

• Análisis e interpretación de la información.


Necesidad:

1.Generación de información:

Abarca a su vez tres aspectos:

1. La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesosutilizados.

2. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue doscorrientes, los métodos usados para obtener información desde el cliente(entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor(observación).

3. La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de laestabilidad del sistema.


Necesidad:

2. Organización de la información, se considera tres aspectos claves:

- El diseño de procedimientos para el proceso de la información.

- El almacenamiento apropiado de los datos.

- El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil deconsultar.consultar.

3. Análisis e interpretación de la información, consiste en separar loselementos básicos de la información y examinarlos con el propósitode responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.


La Teoría del negocio

- Los tres supuestos.- Los tres supuestos.

- Las cuatro especificaciones.

- Cuidado preventivo.


La teoría del negocio:La teoría del negocio:La teoría del negocio:La teoría del negocio:

Hay innumerables técnicas de gestión hace décadas (reducción,contratación externa, gestión para la calidad total, análisis de valoreconómico, establecimiento de puntos de referencia, tercerización, etc.)Todas herramientas muy poderosas, para el “como hacer”.Todas herramientas muy poderosas, para el “como hacer”.


…La teoría del negocio:…La teoría del negocio:…La teoría del negocio:…La teoría del negocio:

Pero “que hacer” se está volviendo el reto central que tienen ante sí lasadministraciones, especialmente las de las grandes compañías que hangozado de prosperidad durante tanto tiempo.



Peter Drucker ha dado en cierta forma en el clavo al observar que lasherramientas existen, pero los empresarios no las utilizan por lacomplejidad que estas conllevan, así mismo el miedo al fracaso se havuelto una constante ineludible que este presente día con día en lasmicro y pequeñas empresas.

Dado la situación, el negocio termina en una crisis difícil de solucionar.



La causa fundamental de todas estas crisis es que se está haciendo loque se debe hacer, pero infructuosamente. En realidad, lo que explica elactual malestar de muchas grandes y prósperas organizaciones en todoel mundo es que su teoría del negocio ya no funciona.



Los supuestos:

• Son los que determinan el comportamiento de cualquier organización.

• Los que dictan las decisiones sobre qué hacer y que no hacer.

• Los que definen lo que la organización considera un resultado• Los que definen lo que la organización considera un resultadosignificativo.

Estos supuestos son la Teoría del Negocio.



Toda organización, sea o no empresa tiene una Teoría del Negocio.



Partes de una Teoría del Negocio:



Partes de una Teoría del Negocio:

En primer lugar, hay supuestos sobre el entorno de la organización, yEn primer lugar, hay supuestos sobre el entorno de la organización, ycuando hablamos del entorno nos referimos a la sociedad y su estructura,el mercado, el cliente y la tecnología.

Estos supuestos definen aquello por lo que se paga a una organización.



En segundo lugar, hay supuestos sobre la misión especifica de laorganización, que consta de lo que una organización considera que sonorganización, que consta de lo que una organización considera que sonlos resultados significativos, o sea, señalan la forma en que esaorganización se ve a si misma haciendo cosas que importan en laeconomía y en la sociedad en conjunto.



Por ultimo lugar, hay supuestos sobre las competencias nuclearesnecesarias para llevar a termino la misión de la organización. Estossupuestos definen en que se debe sobresalir una organización parasupuestos definen en que se debe sobresalir una organización paramantener el liderazgo.

Para lograr una teoría valida y concisa, lleva años de trabajo duro, depensar y experimentar para llegar a una teoría valida, coherente y clarade la empresa.



Especificaciones válidas para una Teoría válida del negocio.

1. Los supuestos sobre el entorno, misión y competencias nuclearesdeben ajustarse a la realidad.

2. Los supuestos de los tres campos tienen que encajar unos en otros.



3. La teoría de la empresa debe ser conocida y comprendida por todos losmiembros de la organización; cuando se va alcanzando el éxito, la teoríade la empresa tiende a darse por supuesta y, en efecto, cada vez va a sermenos consistente.

La organización la descuida y empieza a saltarse algunas reglas, a buscar loexpeditivo en lugar de lo correcto; deja de pensar, de poner cosas enLa organización la descuida y empieza a saltarse algunas reglas, a buscar loexpeditivo en lugar de lo correcto; deja de pensar, de poner cosas endudas. La teoría de la empresa se vuelve “cultura”. Pero la cultura no es unsustituto de la disciplina y la teoría de la empresa es disciplinaria .



4. La teoría de la empresa dice que la misma debe ponerse a pruebaconstantemente ya que nuestro entorno esta en continuo cambio.



1. Abandono.-

Sin un abandono sistemático y decidido, la organización será incapaz dereaccionar de forma constructiva ante las oportunidades que se creancuando su teoría de la empresa caduca.cuando su teoría de la empresa caduca.



2. Estudiar que sucede fuera de la empresa y principalmente enfocarse alos no clientes.

Los primeros signos de un cambio fundamental no aparecen dentro denuestra propia organización o entre nuestros propios clientes; sino casisiempre surgen primero entre quienes no son nuestros clientes. Estospor lo general son mas numerosos.siempre surgen primero entre quienes no son nuestros clientes. Estospor lo general son mas numerosos.



Para diagnosticar rápidamente los problemas, los directores tienen queprestar atención a las señales de peligro. La teoría de la empresa quedasiempre anticuada cuando esa empresa alcanza sus objetivos originales.



Así, pues, conseguir los objetivos no es un motivo de celebración, sinode replanteamiento. Otro signo seguro de que la teoría de unaorganización esta en crisis, es el rápido crecimiento.

Cualquier organización que doble o triplique su tamaño en un periodoCualquier organización que doble o triplique su tamaño en un periodorelativamente corto por fuerza ha dejado pequeña su teoría.


Gracias Gracias

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PRIMER TRABAJO: DE EXPOSICIÓN GRUPAL

EL CONTROL INTERNO EN EL SECTOR PÚBLICO:

1. NORMATIVIDAD VIGENTE2. EL CONTROL INTERNO EN EL ESTADO.3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS 3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS

ENTIDADES DEL ESTADO

IMPRESO Y EN ARCHIVO EN WORD Y POWER POINT.

SEGUNDO TRABAJO: INDIVIDUAL:DOS EJEMPLOS POR CADA TIPO DE CONTROL

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Docente: Mg. Juan Alberto PaucarRupay De la 1ra. a12da. Semana

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