DOCUMENTOS COMERCIALES U

ORGANIZACIONALES

Servicio Nacional de Aprendizaje SENATecnólogo Gestión Documental

Popayán 2014

CARTALa carta u oficio tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario. CÓDIGO LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE

ELABORACIÓN DESTINATARIO: Denominación o

título académico, Nombre del destinario, Cargo, Organización, Dirección, Nombre y lugar de origen, País

ASUNTO SALUDO TEXTO DESPEDIDA REMITENTE Y FIRMA RESPONSABLE LÍNEAS ESPECIALES: anexos, copias,

identificación del transcriptor, páginas subsiguientes.

TIPOS

MEMORANDOComunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre dependencias.

Encabezado: Denominación del documento, Código y fecha

Encabezamiento: destinatario, remitente y asunto.

Texto Despedida Remitente y firmas

responsables Líneas especiales

CIRCULARComunicaciones escritas de interés común dirigido a un grupo específico de personas Encabezado Código Lugar de origen y fecha de

elaboración Encabezamiento y

destinatarios Asunto Saludo Texto Despedida Remitente y firmas

responsables Líneas especiales Identificación de páginas

subsiguientes

ACTASExpresan lo tratado en una reunión o situación específica.

Titulo Denominación del

documento y número. Encabezamiento: Lugar de

origen y fecha de reunión, hora, lugar, asistentes, representaciones, invitados, ausentes.

Orden del día Desarrollo Compromisos Convocatoria Firmas, nombres y cargos Líneas especiales Páginas subsiguientes

INFORMES

A cargo de funcionarios y empleados autorizados. Se elaboran en papel con logo símbolo.Los informes pueden ser: Resumen ejecutivo Informe corto Informe extenso

Que tiene de una a tres páginas. Encabezamiento. Razón social,

dependencia, código, título, lugar de origen y fecha de elaboración.

Autoría del resumen ejecutivo Objetivo Temas o numerales Páginas subsiguientes Conclusiones Nombres, cargos y firmas Rúbrica Líneas especiales y otros

elementos esenciales para la documentación

Resumen ejecutivo

Que consta de una a 10 páginas Encabezamiento. Razón social,

dependencia, código, título, lugar de origen y fecha de elaboración.

Autoría del informe Objetivo Capitulo Páginas subsiguientes Conclusiones Nombres, cargos y firmas Rúbrica Líneas especiales y otros

elementos esenciales para la documentación organizacional.

Informe corto

Informe extenso

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificados: documento de carácter probatorio

que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Constancias: documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Código Lugar de origen y

fecha de elaboración

Cargo Identificación del

documento Texto Remitente y firmas

responsables

Partes certificados y constancias

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del empleado. identificación del documento Nombre Datos básicos Información laboral Información académica Experiencia laboral Investigaciones, publicaciones

y distinciones o premios

SOBRES COMERCIALES

Tiene como fin ser la proteger los documentos y la información para su entrega y envío. Tratamiento o título Nombre Cargo Organización Dirección o apartado Destino: local,

nacional e internacional.

MENSAJES ELECTRÓNICOS

Sistema de intercambio de información que se puede utilizar para enviar documentos adjuntos como cartas, memorandos, circulares etc…

Encabezamiento Cuerpo del texto Recomendaciones

AprendicesNancy Liliana Girón

María Angélica GolondrinoRocío del Pilar Valverde

GRACIAS