GUION DE PRODUCCIÓN – PODCAST

Título: Software con soporte RFID para trazabilidad de la línea de surtido de Productos AVON Ecuador s.a.

Autores: Jenny Correa, Patricio Cañizares y Diego Villalba Duración: 15 minutos (900 s) Observaciones: El encuadre de voces y los distintos medios de grabación hacen que en efecto la duración y la calidad del audio no sean exactos ni

completamente claros

Bloque Texto Duración Audio/Pista Musical

Intro/Cabecera: Apertura del Tema

1 En la actualidad todas las empresas que tienen una cadena de suministros donde manejan tanto ingreso como salida de materiales y productos necesitan tener control sobre sus procesos por lo que se hace muy importante el estudio de trazabilidad de los mismos tanto internos como externos de la compañía

En este caso trataremos el análisis para la implementación de un software con soporte en identificación por radiofrecuencia para trazabilidad en la línea de surtido de Productos Avon del Ecuador S.A.

35 s

Contenido: Definiciones

2 Para abordar el tema debemos tener claro los siguientes conceptos.

Trazabilidad se entiende como la capacidad para reconstruir el historial de un producto o la localización de un producto mediante una identificación registrada es un termino ampliamente usado en metodologías de mejoramiento continuo como lean six sigma

Radio Frecuency Identification es un sistema que al igual que un código de barras es considerado como sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos electrónicos detectables con radiofrecuencia

Supply Chain o cadena de suministros es el conjunto de procesos que abarcan la planificación de las actividades involucradas en la búsqueda, obtención y transformación de los productos

Como conceptos adicionales debemos tener claro son la mejora continua, indicadores de gestión y métricas de un proceso exitoso.

50 s

Contenido: La Empresa

3 Productos Avon Ecuador es una Empresa multinacional fundada por David Powell en 1886 como “The California Perfume Company”

Avon Es la compañía de venta directa de cosméticos más grande del mundo

Es la marca líder en productos antiedad, maquillaje y fragancias

Es la mayor productora de fragancias del planeta

Un labial vendido cada 3 segundos

Multinacional presente en mas de 100 países en los 5 continentes

Empresa con más de 6 millones de representantes

Uno de sus principales compromisos es la lucha contra el cáncer de seno alineado con el empoderamiento integral de la mujer

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Contenido: Descripción de la situación Actual

4 Para el desarrollo del software debemos realizar la descripción del proceso o situación actual, en este

caso para generar trazabilidad de facturas tenemos cuatro etapas 86 s

La primera es la impresión del kit de facturación desde una base de datos generada desde el área de procesamiento de órdenes donde se recopilan los pedidos por tres vías ordenes manuales, ordenes digitales y call center los mismos que verifican montos aceptables, datos etc, ,

El kit de facturación consta de 3 o 4 hojas el picking list, la factura y una hoja de pedido, dentro del picking list tenemos un código de barras el cual se escanea por primera vez luego de impreso para generar la primera base de datos de las órdenes a despacharse en el día

En el inicio del surtido las facturas se clasifican manualmente por zonas para poder embarcarlas dentro del transporte y la logística y tiempos de cargue sean efectivos, en este punto se escanea nuevamente la factura y el sistema ingresa estos datos para poder generar reportes de facturas vs ingresadas a la línea siendo el segundo punto de control

Al final del surtido los pedidos verifican solo por número total de órdenes proceso que es muy susceptible a fallas humanas

Una vez verificado el total de pedidos por zona se cierra con el cargue a transportes donde se embarcan varias zonas de algunas ciudades para ser despachadas a las terminales a lo largo de todo el país

Contenido: Identificación de Problemas

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De cada uno de los pasos descritos podemos denotar los siguientes problemas:

En la impresión del kit de facturación tenemos problemas de respuesta del servidor es decir en el tiraje de impresión se pierde la comunicación con el sistema y por ende el orden de facturación por lo que se desconoce en qué punto se debe reiniciar el proceso provocando que se pierdan facturas lo que obliga a verificar que el cien por ciento de facturas que deben ser lanzadas sean efectivamente lanzada mediante un escaneo al pie de las impresoras

En el inicio del surtido se presenta un tiempo muerto considerable y un reproceso al tener que ordenar las facturas nuevamente por zona

El kit de facturación va grapado por lo que en varias ocasiones existe un traspapelado de las facturas que puede provocar duplicidad de cajas

En el final del surtido se tiene que verificar y completar las órdenes de una zona con números totales lo que puede provocar que cajas de una zona se envíen por error a otra afectando a las representantes

De todos los problemas descritos de los pasos anteriores se produce el retraso en la salida del transporte.

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Contenido: Método Actual

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En las imágenes se muestra cómo se realiza la verificación de las facturas

De izquierda a derecha tenemos la impresión de facturas, luego de que las facturas se imprimen se escanean y entran al sistema de inventarios, para luego en el inicio de la línea se escanee por segunda vez verificando que todas las facturas entregadas sean lanzadas hacia la línea de surtido

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Contenido: Informes Actuales

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Con el método actual de trazabilidad tenemos que un módulo del software de inventarios nos permite revisar y generar reportes de consulta los mismos que pueden ser por día de facturación, por detalles de zona o por facturas no salidas, este tipo de consultas las realiza un master user que debe generar los reportes cada lapso en que se decida realizar la verificación.

El sistema no se encuentra en línea y no muestra en ninguna pantalla alarmas donde se pueda notar si falta una factura y se reimprima o se tenga decisión sobre salidas de camiones sin facturas con problemas etc

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Este método es muy manual dado que se necesitan de dos recursos para realizar el escaneo de facturas luego de la impresión y en el inicio del surtido lo que lo hace un proceso “caro” desde el punto de vista de tiempos muertos generados al proceso

Contenido: Propuesta de Trazabilidad

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Con todos los problemas descritos más los que se puedan presentar se definen las siguientes condiciones como las ideales las mismas que son:

Eliminación de escaneo en etapa de facturación e impresión

Escaneo único en el momento del lanzamiento es decir cuando se realiza la impresión de etiquetas

Reporte de diferencias visual en pantalla principal del controlador al final de la línea

Instalación de controles en 3 puntos básicos que para efectos prácticos deben ser Impresión – Inicio Picking y carque)

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Contenido RFID

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El sistema de funcionamiento ideal para la propuesta, es una plataforma que cuente con el siguiente equipamiento

Computadores que tengan lectores RFID directamente conectados a sus puertos seriales en cada uno de los puntos descritos en la lámina anterior

PDA’s con módulos de Radio Frecuencia y red inalámbrica incorporada.

Equipos de RFID que realicen la transmisión de sus datos y recepción de comandos mediante puertas Ethernet incorporadas.

Estos equipos como hardware de soporte para el programa que se pretende introducir el mismo que deberá representar

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Contenido RFID

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Para la sustentación del programa y de la propuesta

Se generaron 3 áreas principales del desarrollo.

El módulo de captura de datos,

La base de datos local y

la interfaz de revisión de pasos por el pórtico.

Todos estos procesos son indispensables en la implementación del sistema completo, registrando correctamente los pasos por el pórtico, almacenando la información sin duplicidades, para luego poder desplegar esa información para el uso de los datos por el personal encargado.

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Contenido Propuesta Trazabilidad Integral

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Modelo de Base de Datos

El modelo de almacenamiento de los datos, se trató de mantener simplificado, creando una base de datos ligera, para capturar todos los datos en caso que circulen muchos volúmenes en un pequeño período de tiempo

Con esto se podrá tener un detalle mayor, reduciendo así el tiempo de verificación, tiempos de impresiones de varias etiquetas en el momento de despacho y la carga se podrá realizar en mayor volumen.

En la gráfica podemos notar el diagrama entidad entidad para la generación de la base de datos donde vamos agrupando en cascada los productos de cada proceso anterior

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Contenido Propuesta Trazabilidad Integral

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Con esta propuesta se pretende desarrollar un enfoque de suministro diferente que garantice la reducción al mínimo de errores de entrega de productos, la reducción de tiempos en el proceso de verificación del Picking y la garantía de mantener proceso con altos estándares.

Es necesario considerar que lo concerniente al Picking es de los más importantes en la cadena de

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suministros, lo cual puede afectar al mismo hecho de disminución de producción, pérdida de reveneu o alguna afectación a la imagen de la empresa.

Contenido: Propuesta Trazabilidad Integral

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La logística y la gestión adecuada de la cadena de suministro son armas estratégicas para conseguir tiempos de respuesta rápidos, reducir costes de almacenaje y transporte y obtener unos niveles de servicio competitivos.

Esta tecnología deberá cumplir con las normas propuestas en este documento, puesto que puede someterse a sistemas fraudulentos lo cual puede ser un gran prejuicio para la empresa.

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Contenido Propuesta Trazabilidad Integral

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El servidor es el encargado de controlar tanto la validez de la información capturada desde un TAG, revisando si se encuentra la información contenida en la base de Datos que corresponda y almacena los datos en la base de datos local.

Es decir que el servidor debe tener la capacidad para manejar todos los datos y enlazarlos con las bases de datos que se vayan generando

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Contenido Resultados esperados

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En la tabla contigua podemos ver un ejemplo de cómo se debería ir generando el reporte en cada uno de los puntos de control adicional por día tenemos que ver que no solo estos reportes son los importantes sino que el sistema al estar enlazado con el sistema de facturación es importante que tome acción sobre los datos no conformes y diferencia

Adicional debemos tener que los puntos de control deben contar con alertas visuales a nivel de operario y que se encuentre en línea para que la toma de decisiones sea lo más oportuna posible

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Contenido Resultados

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En este caso debemos tener en cuenta que no es solo importante que cada factura sea despachada sino también que sea despachada para la zona que corresponde por eso en esta lámina mostramos un ejemplo de cómo se debería mostrar los resultados para verificar si una zona está siendo despachada completa esto nos permitiría asegurar que los despachos son verificados cien por ciento y que la efectividad al momento de la entrega sea mayor a la actual

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Contenido RFID

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Se debe llevar el indicador de Facturas no despachadas

Donde por el trabajo diario y por diferencia en el momento que se detecte una diferencia entre dos puntos de control se debe generar la factura automáticamente

Es así que en el alcance del proyecto se verá afectado el OTD On Time Delivery que es el tiempo en que un pedido tarda en llegar a la representante y se mide sobre el universo de representantes la mejora estará en el rango de uno a dos puntos porcentuales que representa en la cuenta de transportes aproximadamente 30K de ahorro al año.

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