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Escuela de Graduados Trabajo final para optar por el título de maestría en Dirección Comercial Diseño de un Departamento de Ventas para la Empresa Cabezotes y Más DM, SRL en el Distrito Nacional, 2014. Sustentante: Elvin Abreu 2012-2391 Asesora: Ivelisse Y. Comprés Clemente Santo Domingo, D.N. Agosto 2014

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Escuela de Graduados

Trabajo final para optar por el título de maestría en

Dirección Comercial

Diseño de un Departamento de Ventas para la Empresa

Cabezotes y Más DM, SRL en el Distrito Nacional, 2014.

Sustentante:

Elvin Abreu

2012-2391

Asesora:

Ivelisse Y. Comprés Clemente

Santo Domingo, D.N.

Agosto 2014

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RESUMEN

La propuesta de la creación de un departamento de venta en la empresa Cabezotes y Mas, DM, SRL en el Distrito Nacional, 2014 tiene como objetivo lograr organizar el área de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL, crear los puestos del departamento de ventas, diseñar el organigrama, establecer políticas y normas para los empleados, asignar las funciones específicas a los empleados y realizar una división de la ruta de ventas a nivel nacional para los empleados. El tipo de investigación que se utilizará será exploratoria para conocer los aspectos positivos y negativos que existen en el manejo del área de ventas de la empresa. Se aplicará una encuesta a los vendedores de la empresa para conocer su punto de vista sobre el área de ventas y se realizará una entrevista al gerente general para ver su nivel de satisfacción con los vendedores. Los hallazgos de la investigación arrojan que los vendedores no rinden reporte a la hora de llegada a la oficina, las reuniones de ventas son realizadas mensualmente, los vendedores no presentan reportes del trabajo realizado, el ambiente laboral es considerado bueno, es necesario un plan de motivación en la empresa y la organización de la ruta de ventas. Con la creación de un departamento de ventas, la empresa podrá ser más competitiva en el mercado pues contará con una organización de rutas, funciones para los empleados, programas de capacitación, remuneraciones como parte de incentivos y un seguimiento continuo por parte del gerente y el supervisor de ventas.

ABSTRACT

The proposal for the creation of a sales department in the company Cabezotes y Más, DM SRL in the National District, 2014 aims to achieve organize the sales department in Cabezotes y Más, DM, SRL, create jobs in the sales department, designing the organizational structure, establish policies and standards for employees, assign specific functions to employees and make a division of the route sales nationwide for employees. The type of research to be used is exploratory for both positive and negative aspects that exist in the management of the sales of the company. A survey company marketers to know its point of view on the sales area and an interview will take place at GM to see their level of satisfaction with vendors apply. The findings of the research show that sellers pay no report at the time of arrival at the office, sales meetings are held monthly, sellers have no reports of work performed, the work environment is considered good, and we need a plan motivation in the company and the organization of the sales route. With the creation of a sales department, the company will be more competitive in the market as an organization will have routing functions for employees, training, compensation and incentives as part of an ongoing monitoring by the manager and sales supervisor.

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ÍNDICE

DEDICATORIA ................................................................................................... viii

AGRADECIMIENTOS ..........................................................................................ix

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES SOBRE VENTAS Y DEPARTAMENTO

DE VENTAS ......................................................................................................... 4

1.1-Ventas ............................................................................................................ 4

1.2-Tipos de Venta ............................................................................................... 5

1.2.1-Venta Minorista o al Detalle ......................................................................... 5

1.2.2-Venta por Teléfono (telemarketing) ............................................................. 5

1.2.3-Venta Online (en línea o por internet) ......................................................... 5

1.2.4-Venta por Correo ......................................................................................... 6

1.2.5-Venta por Máquinas Automáticas ................................................................ 6

1.3-Estrategias de Ventas .................................................................................... 6

1.3.1-Tipos de Estrategias de Ventas ................................................................... 7

1.3.1.1-Reducir los Precios .................................................................................. 7

1.3.1.2-Complementar las Ventas con Premios o Regalos .................................. 7

1.3.1.3-Realizar Ofertas ....................................................................................... 7

1.3.1.4-Crear Servicios que Vinculen al Cliente Durante un Periodo de Tiempo.. 8

1.3.1.5-No Esperar a que El Cliente Vaya a la Empresa, sino ir a Buscarlo ........ 8

1.4-Objetivos de las Ventas .................................................................................. 9

1.5-Forma de Presentar los Objetivos de Ventas ................................................. 9

1.6-Técnicas de Ventas ...................................................................................... 10

1.7- Departamento de Ventas............................................................................. 11

1.8-Importancia del Departamento de Ventas .................................................... 11

1.9-Creación de un Departamento de Ventas .................................................... 12

1.10-Puestos del Departamento de Ventas ........................................................ 12

1.10.1-Gerente de Ventas .................................................................................. 13

1.10.1.1-Funciones del Gerente de Ventas ........................................................ 13

1.10.2-Supervisor de Ventas .............................................................................. 14

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1.10.2.1-Funciones del Supervisor de Ventas (Anderson, 2011) ....................... 14

1.10.3-Vendedor ................................................................................................. 15

1.10.3.1-Funciones de los Vendedores .............................................................. 15

1.11-Fuerza de ventas ........................................................................................ 16

1.11.1-Objetivos de la Fuerza de Ventas ........................................................... 16

1.11.2-Diseño de la Estrategia y Estructura de la Fuerza de Ventas ................. 17

1.11.2.1-Estructura de la Fuerza de Ventas por Territorio .................................. 17

1.11.2.2-Estructura de la Fuerza de Ventas por Productos ................................ 17

1.11.2.3-Estructura de la Fuerza de Ventas por Clientes ................................... 18

1.11.2.4-Estructuras Complejas de los Equipos de Ventas ................................ 18

1.12-Proceso de Venta ....................................................................................... 18

1.12.1-Prospección o Búsqueda de Clientes Potenciales .................................. 19

1.12.2-Clasificación de Prospectos .................................................................... 19

1.12.3-Preparación ............................................................................................. 19

1.12.4-Presentación ........................................................................................... 20

1.12.5-Argumentación ........................................................................................ 21

1.12.6-Manejo de Objeciones ............................................................................. 21

1.12.7-Cierre de Ventas ..................................................................................... 22

1.12.8-Seguimiento ............................................................................................ 23

1.13- Objetivos Generales de Ventas. (Amstrong G. y., 2008) ........................... 23

CAPÍTULO II: INVESTIGACIÓN DEL MANEJO DE VENTAS DENTRO DE LA

EMPRESA CABEZOTES Y MÁS DM, SRL. ....................................................... 26

2.1-Historia de Cabezotes y Mas, DM, SRL ....................................................... 26

2.2-Misión, Visión y Valores de Cabezotes y Mas, DM, SRL ............................. 27

2.2.1-Misión ........................................................................................................ 27

2.2.2-Visión......................................................................................................... 28

2.2.3-Valores ...................................................................................................... 28

2.3-Productos Importados por Cabezotes y Mas, DM, SRL .............................. 28

2.3.1-Camiones .................................................................................................. 28

2.3.1.1-Tipos de Camiones ................................................................................ 28

2.3.2-Cargadores Frontales ................................................................................ 29

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2.3.2.2-Tipos de Cargadores Frontales .............................................................. 29

2.3.3-Bulldozer ................................................................................................... 30

2.3.4-Rodillos ...................................................................................................... 30

2.3.5-Motoniveladora .......................................................................................... 30

2.3.6-Excavadora ............................................................................................... 31

2.3.6.1-Tipos de Excavadoras ............................................................................ 31

2.3.7-Retropala ................................................................................................... 32

2.4-Tipo de Investigación ................................................................................... 32

2.5-Métodos de Investigación ............................................................................. 32

2.6-Herramientas de Investigación ..................................................................... 32

2.6.1-Encuesta ................................................................................................... 32

2.6.1.1-Objetivos de la Encuesta ........................................................................ 33

2.6.1.2-Determinación del Tamaño de la Muestra .............................................. 33

2.7-Entrevista ..................................................................................................... 33

2.7.1-Objetivos de la Entrevista .......................................................................... 33

2.8-Información arrojada por las encuestas ....................................................... 34

2.9-Análisis de las Encuestas ............................................................................. 42

2.10-Análisis de la Entrevista ............................................................................. 43

2.11-Diagnóstico ................................................................................................. 44

Departamento de Ventas en Cabezotes y Más DM, SRL en el Distrito Nacional,

201 ..................................................................................................................... 46

CAPÍTULO III: DISEÑO DE UN DEPARTAMENTO DE VENTAS PARA LA

EMPRESA CABEZOTES Y MÁS DM, SRL. ....................................................... 47

3.1-Descripción ................................................................................................... 47

3.2-Objetivo ........................................................................................................ 49

3.2.1-Objetivo General ....................................................................................... 49

3.2.2-Objetivos Específicos ................................................................................ 49

3.3-Estrategias ................................................................................................... 50

3.4-Plan de Acción ............................................................................................. 50

3.5-Organigrama del Departamento de Ventas .................................................. 52

3.6-Creación de Puestos del Departamento de Ventas ...................................... 53

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vi

3.6.1-Gerente de Ventas .................................................................................... 53

3.6.1.1-Perfil del Gerente de Ventas .................................................................. 53

3.6.1.2-Actitudes del Gerente de Ventas ............................................................ 53

3.6.1.3- Conocimientos Específicos ................................................................... 53

3.6.1.4- Cualidades Personales, Sociales y Conductuales ................................ 54

3.6.2-Supervisor de Ventas ................................................................................ 54

3.6.2.1-Perfil del Supervisor de Ventas .............................................................. 54

3.6.2.2-Actitudes del Supervisor de Ventas ........................................................ 54

3.6.2.3-Conocimientos Específicos .................................................................... 55

3.6.2.4-Cualidades Personales, Sociales y Conductuales ................................. 55

3.6.3-Vendedor ................................................................................................... 55

3.6.3.1-Perfil del Vendedor ................................................................................ 56

3.6.3.3-Actitudes y Habilidades .......................................................................... 56

3.7- Funciones de los Puestos del Departamento de Ventas ............................. 57

3.8-División de Rutas a Nivel Nacional ............................................................... 59

3.9-Normas y Políticas del Departamento de Ventas ......................................... 59

3.10-Recursos Humanos .................................................................................... 60

3.11-Recursos Financieros ................................................................................. 61

3.12-Recursos Tecnológicos .............................................................................. 62

CONCLUSIONES ............................................................................................... 63

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 67

ANEXOS

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LISTA DE TABLAS

Tabla No.1. Rendir reporte a la hora de llegada a la oficina. .............................. 34

Tabla No.2. Frecuencia de reunión de personal para planear objetivos y

estrategias de ventas. ........................................................................................ 35

Tabla No.3. Presentación de reportes por trabajo realizado. ............................. 36

Tabla No.4. Consideración de la remuneración pagada. .................................... 37

Tabla No 5. Consideración sobre el ambiente laboral. ....................................... 38

Tabla No.6. Consideración sobre elementos necesarios para realizar el trabajo

de manera más eficiente. ................................................................................... 39

Tabla No.7. Presencia de un plan de motivación de la empresa. ....................... 40

Tabla No.8. Aspectos que los vendedores desean que la empresa mejore para

incrementar las ventas. ...................................................................................... 41

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DEDICATORIA

A Dios:

Por estar siempre presente en mi vida, darme la salud y los conocimientos para

lograr mis metas.

A mis Padres, Tarquin Abreu y Rafaela Castillo:

Por estar disponibles para mí en todo momento y brindarme su apoyo en todas

mis decisiones.

A mi novia, Marychell Lendebol:

Por estar presente en cada momento de mi vida.

A mi equipo de trabajo, José Jiménez y Keila Caraballo.

Por siempre ayudarme en todo lo que he necesitado.

Elvin Abreu

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ix

AGRADECIMIENTOS

A Dios:

Por haberme acompañado y guiado a lo largo de mi maestría, por ser mi

fortaleza en los momentos de debilidad, por brindarme salud y una vida llena de

aprendizaje y felicidad.

A mis padres, Tarquin Abreu y Rafaela Castillo:

Por apoyarme en todo momento, moral y económicamente, por los valores que

me han inculcado, y por haberme dado la oportunidad de tener una excelente

educación en el transcurso de mi vida.

A mi novia, Marychell Lendebol:

Por ser una parte muy importante de mi vida, por haberme apoyado en las

buenas y en las malas, sobre todo por su paciencia y amor incondicional, y por

ayudarme a tomar la decisión de hacer esta maestría y siempre estar ahí.

A mis compañeros de trabajo José Jiménez y Keyla Cedeño:

Por siempre estar a ahí, por creer en mí y haberme brindado la oportunidad de

crecer profesionalmente junto a ellos, gracias a ellos, hoy soy mejor persona.

A mi amigo, Miguel Lendebol:

Por siempre estar dispuesto ayudar en lo que fuera necesario para que esta

maestría fuera posible en mi vida.

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x

A mis compañeros de maestría:

Por ser una mano amiga en esta trayectoria, por las tareas que realizamos en

equipo y por las salidas en las cuales compartimos y nos conocimos mejor.

Elvin Abreu

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INTRODUCCIÓN

La creación de un departamento de ventas para una empresa dedicada a

comercializar productos es la base que le permitirá a la empresa desarrollar

actividades de negocios a corto y largo plazo. La rentabilidad de la empresa

dependerá esencialmente de la organización de su área de ventas y de la

función de cada uno de sus empleados.

La presente investigación se basará en el diseño de un departamento de

ventas para la empresa Cabezotes y Más DM, SRL en el Distrito Nacional, 2014.

El objetivo principal de este proyecto será organizar el área de ventas de la

empresa a partir de asignación de funciones y ruta de ventas por vendedor.

Con el diseño de un departamento de ventas para la empresa Cabezotes

y Más, DM, SRL se pretende analizar la necesidad de crear un departamento de

ventas dentro de una empresa, determinar los factores necesarios para crear un

departamento de ventas para la empresa, analizar los beneficios del diseño de

un departamento de ventas en Cabezotes y Más DM, SRL e investigar los

costos de diseñar un departamento de ventas para la empresa Cabezotes y Más

DM, SRL en el Distrito Nacional, 2014.

La creación de un departamento de ventas para Cabezotes y Más, DM,

SRL es de gran importancia para la empresa pues le permitirá crear un orden en

el área de ventas para que los vendedores realicen funciones destinadas para

sus puestos de trabajo en el horario preciso y el momento indicado.

El tipo de investigación que se utilizará será exploratoria porque se

indagara sobre los aspecto positivos y negativos que existen en el manejo del

área de ventas de la empresa Cabezotes y Más DM, SRL, para tener

parámetros al momento de crear el departamento de ventas de la empresa. El

método de investigación que se utilizará será análisis debido a que se explicará

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la forma de cómo funciona el área de ventas de la empresa para establecer las

mejoras y crear un departamento de ventas de acuerdo a las necesidades de la

misma. Las herramientas de investigación a utilizar serán una encuesta a los

vendedores para conocer su percepción sobre el área de ventas de la empresa y

su grado de satisfacción en el trabajo. También, se realizará una entrevista al

gerente general para conocer el grado de supervisión y control que tiene en el

área de ventas, analizar las técnicas de motivación que utiliza y conocer su

opinión respecto a la organización del área de ventas en la empresa.

Para el desarrollo de la investigación y de la monografía se utilizarán

diversas fuentes bibliográficas para ampliar conceptos con la opinión de

expertos en la materia.

El trabajo se desarrolla en tres capítulos, en los cuales se plantean temas

importantes para lograr la creación exitosa de un departamento de ventas en la

empresa Cabezotes y Más, DM, SRL.

En el primer capítulo: “Aspectos generales sobre ventas y el

departamento de ventas” se presentaran las definiciones relativas y los

conceptos básicos sobre ventas y departamento de ventas.

En el segundo capítulo “Investigación del Manejo de las ventas dentro de

la empresa Cabezotes y Mas, DM, SRL” se describirá la situación de la

empresa, su historia, cartera de productos y su forma de realizar negocios.

También, se llevará a cabo todo lo relacionado con la investigación a través de

encuestas y entrevistas. Todo esto, para presentar un diagnóstico detallado de

la situación de la empresa mediante la recopilación de información primaria de

mano de los vendedores y el gerente general de Cabezotes y Más, DM, SRL.

El tercer capítulo: “Diseño de un departamento de ventas para la empresa

Cabezotes y Más DM, SRL” se presentará la manera como se creará el

departamento de ventas en la empresa, la asignación de puestos y

responsabilidades para los empleados del área de ventas, se establecerán

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políticas y normas para mantener un orden dentro del departamento de ventas y

se asignarán rutas de ventas específicas por vendedor. También, se explicarán

los recursos necesarios para llevar a cabo la creación del departamento de

ventas en la empresa Cabezotes y Más, DM, SRL.

Se presentarán las conclusiones de la investigación en base a la

información arrojada por las encuestas y a la creación del departamento de

ventas. También, se brindarán recomendaciones para la empresa Cabezotes y

Más DM, SRL.

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CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES SOBRE VENTAS

Y DEPARTAMENTO DE VENTAS

En este capítulo se presenta información general y detallada sobre

ventas y el departamento de ventas, se darán definiciones de diferentes autores,

para lograr tener un mayor manejo de la terminología presentada en este

proyecto, la cual será utilizada frecuentemente en el desarrollo del mismo.

1.1-Ventas

Las ventas de definen como un contrato en el que el vendedor se obliga a

transmitir una cosa o un derecho al comprador, a cambio de una determinada

cantidad de dinero. También la venta puede considerarse como un proceso

personal o impersonal mediante el cual, el vendedor pretende influir en el

comprador. (Bengoechea, 2009)

La venta es la ciencia que se encarga del intercambio entre un bien y/o

servicio por un equivalente previamente pactado de una unidad monetaria, con

el fin de repercutir, por un lado, en el desarrollo y plusvalía de una organización

y nación y, por otro, en la satisfacción de los requerimientos y necesidades del

comprador. (Parra, 2005)

Ricardo Romero define la venta como "la cesión de una mercancía

mediante un precio convenido. La venta puede ser: 1) al contado, cuando se

paga la mercancía en el momento de tomarla, 2) a crédito, cuando el precio se

paga con posterioridad a la adquisición y 3) a plazos, cuando el pago se

fracciona en varias entregas sucesivas". (Romero, 2007)

La venta es una función que forma parte del proceso sistemático de la

mercadotecnia y se define como toda actividad que genera en los clientes el

último impulso hacia el intercambio". Se menciona que la venta es donde se

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hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores (investigación de

mercado, decisiones sobre el producto y decisiones de precio). (Espejo, 2004)

1.2-Tipos de Venta

Existen diferentes tipos de venta en el mercado debido a los formatos de

negociación, tipos de productos y tipos de clientes. A continuación se detallaran

los diferentes tipos de venta.

1.2.1-Venta Minorista o al Detalle

Es la venta que implica una interacción cara a cara con el cliente. Dicho

de otra forma, es el tipo de venta en el que existe una relación directa entre

el vendedor y el comprador. Según Kotler, Armstrong, Cámara y Cruz, la venta

personal es la herramienta más eficaz en determinadas etapas del proceso de

compra, especialmente para llevar al consumidor a la fase de preferencia,

convicción y compra. (Amstrong, 2004)

1.2.2-Venta por Teléfono (telemarketing)

Este tipo de venta consiste en iniciar el contacto con el cliente potencial

por teléfono y cerrar la venta por ese mismo medio. Según Stanton, Etzel y

Walker, los productos que se pueden comprar sin ser vistos son idóneos para

las ventas por teléfono. (Stanton, 2006)

1.2.3-Venta Online (en línea o por internet)

Este tipo de venta consiste en poner a la venta los productos o servicios

de la empresa en un sitio web en internet (por ejemplo, en una Tienda Virtual),

de tal forma, que los clientes puedan conocer en qué consiste el producto o

servicio, y en el caso de que estén interesados, puedan efectuar la compra

"online", por ejemplo, pagando el precio del producto con su tarjeta de crédito,

para luego, recibir en su correo electrónico la factura, la fecha de entrega y las

condiciones en las que recibirá el producto. (Stanton, 2006).

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1.2.4-Venta por Correo

Este tipo de venta consiste en el envío de cartas de venta, folletos,

catálogos, vídeos, cds y/o muestras del producto a los clientes potenciales

mediante el correo postal, pero con la característica adicional de que se incluye

un "formulario de pedido" para que la persona interesada pueda efectuar la

compra, ya sea enviando el formulario (también) por correo, realizando una

llamada telefónica o ingresando a una página web para hacer efectivo el pedido.

(Amstrong, 2004)

1.2.5-Venta por Máquinas Automáticas

Según Stanton, Etzel y Walker, la venta de productos por medio de una

máquina sin contacto personal entre comprador y vendedor se llama venta por

máquinas automáticas. Su atractivo radica en la conveniencia o comodidad de la

compra. Los productos vendidos en máquinas vendedoras automáticas son

habitualmente marcas prevendidas, bien conocidas, con una alta tasa de

rotación, de alimentos y bebidas. Las máquinas vendedoras pueden ampliar el

mercado de la compañía por estar ante los clientes en el lugar y el momento en

que éstos no pueden ir a una tienda. Por consiguiente, el equipo vendedor se

encuentra casi en todas partes. (Stanton, 2006)

1.3-Estrategias de Ventas

La estrategia de ventas es un tipo de estrategia que se diseña para

alcanzar los objetivos de venta. Suele incluir los objetivos de cada vendedor, el

material promocional a usar, el número de clientes a visitar por día, semana o

mes, el presupuesto de gastos asignados al departamento de ventas, el tiempo

a dedicar a cada producto y la información a proporcionar a los clientes (slogan

o frase promocional, características, ventajas y beneficios del producto).

(Bengoechea, 2009)

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1.3.1-Tipos de Estrategias de Ventas

Dentro del área de ventas existen una gran cantidad de estrategias a

utilizar dependiendo del tipo de mercado, producto o servicio, categoría de

cliente, objetivos de ventas y demás elementos que engloban el intercambio de

bienes y servicios dentro de un territorio de ventas. (Fernández, 2007)

Las estrategias de ventas más comúnmente utilizadas son:

1.3.1.1-Reducir los Precios

Esta es una estrategia muy utilizada y es muy útil, pero sin duda muy

peligrosa, ya que, si se reducen los precios, la competencia de igual forma lo

puede hacer y simplemente se habrá logrado perder el margen de beneficios y

seguir compitiendo con las mismas dificultades que antes ya se tenían, pero con

menos margen de ganancias.

1.3.1.2-Complementar las Ventas con Premios o Regalos

Esta estrategia reduce el margen, sin embargo puede ser un arma de

doble filo, ya que si se abusa de ésta, el producto puede quedar vinculado al

regalo y posteriormente ser mucho más difícil de vender sin el regalo. Con esta

estrategia se conseguirían ventas corto plazo lo que significa un gran beneficio,

pero probablemente se den problemas a medio plazo, lo que significaría una

pérdida muy significativa.

1.3.1.3-Realizar Ofertas

Esta estrategia no es lo mismo que reducir los precios u ofrecer regalos.

Se refiere a crear paquetes de los productos que combinados ofrezcan un valor

añadido y, con esto poder ofrecer un precio menor que al comprar cada producto

individualmente. Con este método se reduce el margen pero se aumenta el

volumen de ventas. Lo significativo de este punto es poder incluir algún producto

o servicio que no tenga la competencia para que en ningún caso pueda ser

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igualado y sea totalmente único en el mercado. Además permite que en el futuro

estos productos puedan ser vendidos nuevamente por separado.

1.3.1.4-Crear Servicios que Vinculen al Cliente Durante un Periodo de

Tiempo

Esta estrategia permite tener un “colchón” de ingresos asegurado durante

un periodo de tiempo. Se trata de poder hacer una propuesta demasiado

atractiva de corto plazo que invite al cliente a aprovechar la oportunidad, pero

que dé a la empresa los beneficios a lo largo del periodo de vida del servicio. Es

decir, que si se vende un servicio de suscripción, crear un contrato que vincule al

cliente por 18 meses y regalarle por ejemplo los 2 primeros meses, que sólo

suponen un 11% de descuento sobre el total, además de que se pueden incluir

cláusulas de penalización, para evitar sufrir un volumen grande de ventas que se

caen al 4to o 5to mes, y que en lugar de producir ventas traerían pérdidas a la

empresa.

1.3.1.5-No Esperar a que El Cliente Vaya a la Empresa, sino ir a Buscarlo

Esta estrategia puede ser un tanto extraña, sin embargo es muy sencilla.

Consiste en crear diversas propuestas especiales para clientes adaptándolas al

perfil de cada uno. Siempre hay varios tipos de perfiles entre los clientes por lo

que hay que conocerlos bien para saber sus necesidades, y si no se conocen

bien hay que invertir un poco de tiempo para hacerlo. Una vez que se han

diferenciado los perfiles de cada cliente se realiza un envío de llamadas

automáticas de voz que por un bajo precio permitirá contactar con todos ellos en

muy poco tiempo haciéndoles propuestas de ventas y cerrando las ventas y

optimizando su tiempo en vender solamente a los clientes interesados.

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1.4-Objetivos de las Ventas

Los objetivos comerciales son una parte fundamental de los objetivos

generales de la empresa, siendo estos las condiciones y sucesos que se desean

alcanzar mediante la acción de la fuerza de ventas. Los objetivos buscan motivar

y orientar los esfuerzos de la organización de ventas. (Fernandez, 2004)

Cuando se precisan las líneas maestras a seguir durante un ejercicio

económico y se define, de una manera exacta y concreta, la responsabilidad de

cada sector coordinando las actividades comerciales, se evitan muchos males

en la dirección Comercial. Ahora bien, la fijación de los objetivos es el resultado

de un proceso, de trabajo en equipo.

El objetivo de planificar con cuidado y esmero la estructura organizativa

del departamento no es más que el de coordinar los recursos materiales y

humanos existentes, para poder alcanzar un nivel óptimo en la consecución de

los objetivos generales establecidos.

Los objetivos deben establecerse a diferentes niveles y que, en cada

nivel, sea preciso que participe el personal implicado en su consecución. Por ello

se tienen que establecer objetivos que no solo sean conocidos por todo el

departamento, sino que hayan sido establecidos de común acuerdo con el

personal.

1.5-Forma de Presentar los Objetivos de Ventas

Precisos, simples y comprensibles: Todos deben entender lo mismo y sin

dificultad, requiriendo su expresión en términos que no ofrezcan dudas y

con un ámbito perfectamente delimitado (sujeto, objeto, cuantía y

alcance). (Fernandez, 2004)

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Razonables: La implantación de objetivos complejos no representa un

mejor rendimiento entre los empleados ya que podrían ser difíciles de

alcanzar.

Con ánimo de ser cumplidos: Se da en la adecuación de los objetivos a

las circunstancias de la venta y en la atención que se pone en su

cumplimiento, expresada en su relación con sistemas de remuneración,

incentivo y motivación.

Expresados por escrito: Es aconsejable presentarlos con carácter de

compromiso formal, debiendo ser firmados en prueba de conocimiento y

aceptación, para ser realizados por el personal que será el responsable

del cumplimiento de los objetivos.

El personal implicado se sentirá seguro de sí mismo e ilusionado, puesto

que verá recompensado su esfuerzo. Creando un clima laboral de cumplimiento

y eficiencia, dado que sus superiores trabajarán conjuntamente con ellos para

poder alcanzar dicho objetivos.

1.6-Técnicas de Ventas

Las técnicas de ventas constituyen el cuerpo de métodos usados en la

profesión de ventas. Las técnicas en uso varían mucho, desde la venta

consultiva centrada en el cliente hasta el muy presionado "cierre duro". Todas

las técnicas necesitan algo de experiencia y se mezclan un poco con

la psicología para conocer qué motiva a otros a comprar algo ofrecido por uno.

(Vélez, 2010)

Existen diferentes técnicas de ventas desarrolladas por todo tipo de

vendedores profesionales entre las que cabe destacar: (Fernández, 2007)

Método AIDDA (Atención, Interés, Demostración, Deseo y Acción)

desarrollada por el Instituto Alexander Hamilton, de Estados Unidos, a fines

del siglo XIX y difundida por medio de sus cursos por correspondencia.

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Método SPIR (Situación, Problema, Implicación, Resolución) desarrollada en

1990 por Rank Xerox.

Método Percy H. Whitting AICDC (Atención, Interés, Convicción, Deseo y

Cierre), que aparece en su libro "Las cinco grandes reglas de la venta".

(Traducción española por editorial Omega, Barcelona).

1.7- Departamento de Ventas

Es el representante del cliente dentro de la empresa. Su función radica en

maximizar, satisfacer y motivar al consumidor para elevar la rentabilidad de la

propia empresa por el incremento de su participación en el mercado. Igual

importancia tiene la actividad de la venta como el servicio de posventa. (Ongallo,

2007)

Además, el departamento de ventas es el que se encarga de la

distribución y venta de los productos, de dar seguimiento a las diferentes rutas

de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales

comerciales. En este departamento se prepara diariamente el pedido de ventas

a manufactura según su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para

lanzamiento de productos, promociones y ofertas. (Ford, 2009)

1.8-Importancia del Departamento de Ventas

La importancia del departamento de ventas radica en su responsabilidad

de distribuir los bienes y servicios al público. Los vendedores suelen trabajar en

diferentes zonas de venta, establecen metas de ventas para ellos mismos (o

hacen que se las definan); y están en constante capacitación y

perfeccionamiento de su terreno de juego para tener éxito en conseguir que las

personas compren el producto o servicio. Además, el departamento de ventas es

el encargado de garantizar que el producto llegue al cliente en el tiempo y la

forma acordados. (Gutierrez, 2008)

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1.9-Creación de un Departamento de Ventas

La creación de un departamento de ventas dentro de una empresa

constituye una parte fundamental de la misma, ya que, éste será el encargado

de generar ingresos y brindar oportunidades de crecimiento a la organización.

Para crear un departamento de ventas es necesario tomar en cuenta varios

aspectos relevantes como son: la demanda de la empresa, la participación

comercial en el proceso de ventas general del cliente, la función de la empresa

al momento de distribuir el producto, los objetivos y metas del canal, los clientes

actuales y potenciales de la empresa, la zona geográfica que debe cubrir el

canal de distribución, los objetivos y metas de la fuerza de ventas, la base de

datos de la empresa, así como la capacitación y manejo de la fuerza de ventas.

(Lambin, 2010)

Toda la información necesaria para crear un departamento de ventas es

la que permitirá calcular cual será el alcance y las funciones de la fuerza de

ventas, la información para generar estrategias impactantes y la definición del

estilo de dirección necesario para el tipo de empresa y producto. Debido a todo

esto, es preciso conocer los aspectos preliminares antes de iniciar con la

creación del departamento de ventas.

1.10-Puestos del Departamento de Ventas

El departamento de ventas está compuesto de diferentes puestos de

trabajo que aseguran el correcto funcionamiento de las actividades de la

empresa. Por esta razón se explicaran los puestos más relevantes que

conforman el departamento de ventas y que serán de utilidad en la monografía.

(Amstrong, 2004)

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1.10.1-Gerente de Ventas

Es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o

departamento de ventas. Éste debe elaborar planes estratégicos de las ventas,

presupuestos y demás paquetes contables que la organización necesite,

además de realizar reportes mensuales de las ventas realizadas en la compañía

mediante registros, facturas, archivos y otros documentos que hacen parte del

departamento de ventas. (Diez, 2004)

1.10.1.1-Funciones del Gerente de Ventas

Preparar Planes Y Presupuestos de Ventas

Este debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en

cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos

planes. (Anderson, 2011)

Establecer Metas y Objetivos

Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son más

idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno

en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos

y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el

próximo trimestre.

Calcular la Demanda y Pronosticar las Ventas

Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden

en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la

demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el

mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe ser

lo más preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como

la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro

compromiso con acreedores.

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Determinar el Tamaño y la Estructura de la Fuerza de Ventas

Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado

que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien está llamado a

estructurar el departamento.

Reclutamiento, Selección y Capacitación de los Vendedores

Esta función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la

empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados

por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idónea seria

que Recursos Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se

le presente al gerente y este elijas los mejores candidatos para ser

incorporados a la empresa.

Compensar, Motivar y Guiar a la Fuerza de Venta

La compensación y la motivación, son dos prácticas similares porque

lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus

clientes, con una sensación de confianza.

1.10.2-Supervisor de Ventas

Es el encargado de mantener informada a la Gerencia de Ventas sobre el

desempeño de los vendedores de la empresa. (García, 2008)

1.10.2.1-Funciones del Supervisor de Ventas (Anderson, 2011)

Responsable del reclutamiento y selección de nuevos colaboradores, así

como mantener completa su dotación.

Mantenerse permanentemente actualizado sobre los productos de la

empresa para poder brindar información adecuada y capacitar a su

equipo.

Establecer reuniones semanales para el seguimiento y coach de su

equipo.

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Verificar que los Ejecutivos de Ventas tengan una excelente presentación

personal frente a sus clientes (uniforme, fotocheck, materiales, etc).

Llevar un control diario de las ventas realizadas, elaborando cuadros de

seguimiento por colaborador y otros reportes de gestión que le sean

solicitados.

Supervisar a su equipo en el campo.

Hacer cumplir a cabalidad el manual de funciones del Ejecutivo de

Ventas.

1.10.3-Vendedor

Es el protagonista central, vital e insustituible de todos los procesos de

venta y mercadotecnia, es aquel que ofrece un bien o servicio por el cual recibe

una remuneración. (Andraka, 2011)

1.10.3.1-Funciones de los Vendedores

La función o tarea del vendedor no consiste únicamente en vender y

brindar un buen servicio al cliente sino, en realizar un conjunto de actividades

que le permitan lograr determinados objetivos, como: (Ford, 2009)

Retener a los clientes actuales.

Captar nuevos clientes.

Lograr determinados volúmenes de venta.

Mantener o mejorar la participación en el mercado.

Generar una determinada utilidad o beneficio.

Establecer un nexo entre el cliente y la empresa.

Contribuir activamente a la solución de problemas.

Administrar su territorio de ventas.

Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa.

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1.11-Fuerza de ventas

La fuerza de ventas es el conjunto de vendedores con los que cuenta la

empresa, es aquello que generalmente enlaza la empresa con los clientes

actuales y potenciales. La fuerza de ventas representa a la empresa ante los

clientes y les asesora en lo que sea necesario, mientras que por otro lado avisa

a la empresa acerca de datos que pueden interesar de los clientes como las

preocupaciones o quejas. (Castro, 2005)

1.11.1-Objetivos de la Fuerza de Ventas

Los objetivos de la fuerza de ventas deben basarse en el carácter de los

mercados principales de la compañía y en la posición que desea ésta en estos

mercados. Las ventas de persona a persona son el contacto y herramienta de

comunicación más costosos que utiliza la compañía. (Castro, 2005)

Por otra parte, las ventas de persona a persona son también la

herramienta más efectiva en las etapas del proceso de compra, como la

educación del comprador, la negociación y las etapas de cierre de tratos. Es

muy importante que la compañía considere con todo cuidado dónde y cuándo

utilizar representantes de ventas para facilitar la labor de comercialización.

Los representantes de ventas realizan una o más de las siguientes labores

para sus compañías:

Prospección: buscan y cultivan nuevos clientes.

Distribución: deciden cómo distribuir su escaso tiempo entre clientes

potenciales y clientes.

Comunicación: comunican hábilmente información acerca de los

productos y servicios de la compañía.

Ventas: conocen el arte de la venta: acercamiento, presentación,

respuesta a objeciones y cierre de ventas.

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Servicio: proporcionan varios servicios a los clientes: consultoría,

asistencia técnica, diseño de financiamientos, y agilizar los envíos.

Recopilación de información: realizan investigaciones de mercado y

trabajo de reconocimiento e información de los clientes.

Asignación: deciden a cuáles clientes asignar los productos durante

períodos de escasez de los mismos.

1.11.2-Diseño de la Estrategia y Estructura de la Fuerza de Ventas

Los directores de marketing tienen que resolver varias preguntas relativas

al diseño y la estrategia de la fuerza de ventas. ¿Cómo se deben estructurar las

tareas y las actividades de los vendedores? ¿Qué tamaño debe tener la fuerza

de ventas? ¿Deberían los vendedores vender por cuenta propia o trabajar en

equipos con otros empleados de la empresa? ¿Deben estar “en campo” o por

teléfono o Internet?

Una empresa puede dividir las responsabilidades de ventas en función de

distintos criterios.

1.11.2.1-Estructura de la Fuerza de Ventas por Territorio

Se asigna a cada vendedor una región geográfica en exclusiva para que

venda toda la línea de productos o servicios de la empresa a todos los clientes

de ese territorio. Esta organización define claramente la tarea de cada vendedor

y las cuentas que tiene que rendir. También aumenta el deseo de los

vendedores de crear relaciones con los clientes locales lo que, a su vez,

mejorará la eficacia de las actividades de venta. Finalmente, puesto que cada

vendedor se traslada dentro de una zona geográfica limitada, los gastos de viaje

son relativamente reducidos. (Castro, 2005)

1.11.2.2-Estructura de la Fuerza de Ventas por Productos

Los vendedores deben conocer sus productos, sobre todo cuando son

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numerosos y complejos. Esta necesidad, junto con el crecimiento de la gestión

de productos, ha llevado a muchas empresas a adoptar una estructura de la

fuerza de ventas por productos, por la que los vendedores venden distintas

líneas de productos. Esta estructura puede generar problemas si un único gran

cliente compra muchos productos distintos de la empresa.

1.11.2.3-Estructura de la Fuerza de Ventas por Clientes

Cada vez hay más empresas que recurren a una estructura de la fuerza

de ventas por clientes, por la que se organiza la fuerza de ventas en función de

los distintos clientes o industrias. Se pueden crear equipos de ventas

independientes para las distintas industrias, para atender a los clientes actuales

frente a la búsqueda de otros nuevos y para las grandes cuentas frente a las

cuentas más pequeñas. Incluso muchas empresas tienen equipos de ventas

especiales para satisfacer las necesidades de grandes clientes individuales.

(Castro, 2005)

1.11.2.4-Estructuras Complejas de los Equipos de Ventas

Cuando una empresa vende una gran variedad de productos a muchos

tipos de clientes en una zona geográfica amplia, suele combinar varios tipos de

estructuras de la fuerza de ventas. Los vendedores pueden estar especializados

por clientes y territorios, por productos y territorios, por productos y clientes, o

por territorio, productos y clientes. (Castro, 2005)

1.12-Proceso de Venta

Toda venta personal sigue un proceso conformado por varias etapas

denominado proceso de ventas, que va desde la prospección o búsqueda de

clientes potenciales hasta el cierre de la venta y la posterior relación de

postventa. (Anderson, 2011)

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1.12.1-Prospección o Búsqueda de Clientes Potenciales

La primera etapa del proceso de ventas es la prospección o búsqueda de

clientes potenciales (prospectos), es decir, consumidores que tengan buenas

posibilidades de convertirse en clientes de la empresa. (Anderson, 2011)

Para la búsqueda de prospectos es posible acudir a diversas fuentes tales

como las bases de datos de la propia empresa, o referencias que proporcionen

clientes actuales, proveedores, o vendedores que no sean de la competencia.

También es posible buscar en directorios de Internet, investigar

prospectos a través de llamadas telefónicas o el envío de correos electrónicos, o

acudir si previa invitación a empresas.

1.12.2-Clasificación de Prospectos

Una vez que se ha encontrado prospectos se procede a darles una

clasificación en función a variables tales como su capacidad financiera, su

volumen de ventas, su autoridad para decidir la compra, su accesibilidad, su

ubicación, su perspectiva de crecimiento. (Anderson, 2011)

Y luego, una vez clasificados los prospectos y determinado la importancia

de cada uno, se procede a elaborar una lista de éstos ubicándolos en orden de

importancia para que, de ese modo, determinar a cuáles se les dará mayor

prioridad.

1.12.3-Preparación

En la etapa de preparación se recolecta y estudia toda la información que

pueda ser útil del prospecto que se haya decidido contactar, por ejemplo, su

nombre completo, su edad, su nivel de educación, su estilo de vida, sus

necesidades, su capacidad de pago, su poder de decisión, sus posibles motivos

de compra, su estilo de compra. (Anderson, 2011)

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Y luego, en base a la información recolectada y estudiada del prospecto,

se procede a planificar los siguientes aspectos:

La forma en que se hará contacto con el prospecto (a través de una visita

personal, una llama telefónica, una carta de presentación, o un correo

electrónico).

Si se solicitará previamente una cita, o se hará una visita en frío.

El objetivo de la visita (si será para recabar mayor información, o para

efectuar una venta inmediata).

El momento en que se realizará la visita (teniendo en cuenta, sobre todo, la

disponibilidad del prospecto).

La presentación que se realizará.

Los argumentos que se darán.

Las características del producto que se resaltarán (aquellos que podrían ser

de mayor interés para el prospecto).

Las estrategias o técnicas de ventas que se utilizarán.

Las respuestas a posibles preguntas u objeciones.

Los posibles cierres de ventas.

1.12.4-Presentación

En la etapa de presentación el vendedor se presenta ante el prospecto, lo

saluda amablemente, se identifica (de ser necesario identifica también a la

empresa que representa), y explica el motivo de su visita. (Anderson, 2011)

La presentación es fundamental para crear una buena impresión en el

cliente, en este primer contacto el vendedor debe presentarse a la cita o

entrevista puntualmente, con ropa formal, bien aseado y bien peinado.

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Asimismo, debe mostrarse amable, simpático, mantener el rostro y una

postura que transmita seguridad y tranquilidad, tener una actitud de confianza,

transmitir profesionalidad, y tener una sonrisa sincera.

1.12.5-Argumentación

En la etapa de argumentación el vendedor presenta el producto al

prospecto, dando a conocer sus principales características, beneficios y

atributos, yendo de lo general a lo particular, en orden de importancia.

(Anderson, 2011)

La argumentación no debe ser una presentación del producto “enlatada”

(presentación que el vendedor previamente ha memorizada y repite

sistemáticamente a todos sus prospectos), sino que cada argumentación debe

adecuarse a las necesidades o intereses particulares de cada cliente.

Es decir, cada argumentación debe ser diferente y adaptarse a cada

cliente, resaltando las características, beneficios o atributos del producto que

podrían satisfacer sus necesidades particulares, que podrían resolver su

problema, o que más podrían interesarle.

Asimismo, el cliente no debe ser un espectador pasivo, sino que se debe

promover su participación, lo cual a su vez permitirá conocer mejor sus

necesidades o su problema, y así, adaptar la argumentación o la entrevista en

general a dichas necesidades o problema.

1.12.6-Manejo de Objeciones

En la etapa del manejo de objeciones el vendedor hace frente a las

posibles objeciones que pueda realizar el prospecto, por ejemplo, cuando dice

que el producto lo ha visto en la competencia a un menor precio, o que éste no

cuenta con una característica que le gustaría que tuviera. (Anderson, 2011)

Ante una objeción siempre se debe mantener la calma y nunca polemizar

o discutir con el cliente, se debe tomar la objeción como un indicio de que el

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cliente tiene interés en el producto, pero que antes necesita mayor información o

requiere que se le aclaren algunas dudas, y luego tratar de hacer frente a la

objeción.

Por ejemplo, tomando la objeción como una oportunidad para brindar

mayor información y convertirla en una razón de compra, señalando ventajas en

el producto que puedan contrarrestar la objeción y negar la validez de la

objeción.

1.12.7-Cierre de Ventas

En la etapa del cierre de ventas el vendedor trata de cerrar la venta, es

decir, trata de inducir o convencer al prospecto de decidirse por la compra.

(Anderson, 2011)

Para lograr ello el vendedor debe ser paciente, esperar el momento

oportuno (el cual podría darse incluso al principio de la presentación), y nunca

presionar al cliente, sino inducirlo sutilmente.

Una forma de hallar el momento es oportuno es identificando señales en

el cliente que indiquen que quiere cerrar el trato, las cuales podrían incluir

acciones físicas, comentarios o preguntas, por ejemplo, podría erguirse en su

asiento e indicar su aprobación asintiendo con la cabeza, o preguntar acerca de

los precios y condiciones del crédito.

Y una vez identificado el momento oportuno, algunas técnicas que el

vendedor podría utilizar para cerrar la venta son solicitar el pedido, reseñar los

puntos del acuerdo, ofrecerse a redactar el pedido y preguntarle al cliente si

desea tal o cual modelo.

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1.12.8-Seguimiento

La última etapa del proceso de ventas es el seguimiento, etapa

indispensable para asegurar la satisfacción del cliente y, por tanto, aumentar la

posibilidad de que vuelva a comprar o que recomiende el producto o servicio a

otros consumidores. (Anderson, 2011)

Algunas formas de hacer seguimiento podrían ser llamar al cliente

inmediatamente después de la entrega del producto para preguntarle si éste le

llegó en las condiciones pactadas, o llamarlo después de una semana para

preguntarle cómo le está yendo con éste.

Otras formas de hacer seguimiento podrían consistir en programar visitas

para asegurarse de que la instalación del producto haya sido la correcta, o para

asegurarse de que el cliente le esté dando un buen uso, y que no tenga ningún

problema al respecto.

1.13- Objetivos Generales de Ventas. (Amstrong G. y., 2008)

A) Obtención de una determinada cifra de ventas o cuotas de venta:

Persiguen cristalizar el esfuerzo global de marketing, siendo la base de

determinación de la rentabilidad de sus acciones más directas.

Su magnitud global, debe tener su expresión en cada territorio y

vendedor.

Si la promoción, seguimiento y control se requiere hacer más exhaustiva:

desglosarse (por producto, por clientes y/o por campañas específicas).

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B) Hacer nuevos clientes:

Estrategias de penetración o en mercados en crecimiento, está enfocado

a la estabilidad y crecimiento de la cartera (en número de clientes o como

cifra o cuota de venta a realizar en clientes nuevos.

C) Incrementar las compras medias por cliente:

Enfocado a mejorar la actuación en cada cuenta.

Requiere su expresión en % o cifra de venta, pudiendo referirse a la

cartera o por c/cliente.

D) Incrementar el volumen medio de cada pedido:

Pilar del anterior, busca la alteración de hábitos de compra a favor de la

optimización de los costes fijos por pedido.

Indirectamente, puede propiciar la promoción de la totalidad de la cartera

de productos en cada cliente.

Puede ser expresado por cartera de pedidos de un territorio o por

clientes.

E) Obtener una determinada cuota de mercado:

Típico objetivo de Marketing, es el único que provee una perspectiva

relativa. Añade la consideración de resultados de la acción de todos los

competidores que concurren.

Sus resultados evidenciarán la idoneidad de los objetivos y la

meritoriedad de los resultados.

Puede referirse a territorios o a clientes que se nutren de más de un

provee.

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F) Conseguir un determinado margen comercial:

Calidad económica de operaciones y rentabilidad de la acción de ventas.

Impedir exceso de descuentos de precio.

Promocionará la venta de productos de mayor margen.

G) Disminución del período medio de cobro.

Mejor cualificación de clientes y operaciones.

Involucra a ventas en la gestión de cobros.

Se expresará en números de días promedio por territorios y/o por

clientes.

El departamento de ventas es fundamental para la rentabilidad y el

crecimiento de las empresas. A través del mismo se crean posiciones y se

asignan funciones a cada empleado y, se le da el debido seguimiento a cada

uno de ellos. La supervisión correcta de un departamento de ventas garantizara

que las cosa se hagan bien y que no se vean afectados los numero de ventas,

por lo cual, siempre estarán de manera positiva a favor de la empresa

La dimensión o el tamaño del departamento de ventas dependerá del

tamaño de la empresa, tipos de producto, la demanda del mismo y las áreas

geográficas que la empresa desee abarcar.

A través de los departamentos de ventas las empresas organizan su

fuerza de ventas para brindar productos y servicios al mercado de una manera

organizada y efectiva que se traduce en ingresos para la organización.

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CAPÍTULO II: INVESTIGACIÓN DEL MANEJO DE

VENTAS DENTRO DE LA EMPRESA CABEZOTES Y MÁS

DM, SRL.

Para lograr conocer el manejo de las ventas dentro de la empresa

Cabezotes y Mas, DM, SRL, primero se debe conocer su historia, misión, visión,

valores, productos, estrategia de ventas y empleomanía. Además, se deberá

conocer la forma como se manejan las ventas en la empresa y saber con qué se

cuenta para el diseño del departamento de venta.

2.1-Historia de Cabezotes y Mas, DM, SRL

Los inicios de Cabezotes y Más, DM, SRL se remontan a principios de los

años 87, en aquel entonces con la empresas Suple-Equipo, donde solo se

vendían equipos amarillos importados desde Estados Unidos. Posteriormente,

en 1994, los fundadores de la empresa deciden cambiar el nombre a Euro-

equiment y adquieren la distribución de una marca de camiones procedencia

italiana llamada Astra. Es aquí donde la empresa inicia la comercialización de

equipos americanos y europeos al mismo tiempo.

Basados en el mismo concepto de importadores de equipos y con la alza

del euro, en 1999, se fundó Cabezotes y Más, DM, SRL, con la finalidad de

paralizar la importación de equipos europeos y aprovechar un mercado virgen en

la República Dominicana. Durante los siguientes siete años la empresa se

dedicó a ofertar camiones tipo cabezotes, los cuales eran muy demandado para

la época, haciendo que la empresa creciera un 150% y se vieran en la obligación

de poner una sucursal en la Vega para lograr acercase más a los clientes del

Cibao.

En 2007, se detienen las operaciones en la sucursal de la Vega, por una

baja demanda producto de la situación económica de la época. En 2008, se

detienen las operaciones de la oficina principal y para el 2009, la empresa

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abandona la idea de solo importar camiones y hace una nomenclatura de su

inventario. En ese entonces, se reactivan las importaciones de equipos amarillos

de procedencia americana y, desde entonces, la empresa no sólo vende

camiones sino todo tipo de equipos de construcción.

A partir del año 2010, la empresa ha ido fortaleciendo los esfuerzos de

desarrollo por medio de la creación de las condiciones que ayudan al

crecimiento de la empresa. Esto se ha logrado a través de la aplicación de

políticas de negocios conservadoras que maximizan la experiencia ganada a

través de los años. Se han enfocado los esfuerzos en el fortalecimiento de la

institucionalidad y la planificación interna.

Hoy en día la empresa Cabezotes y Más, DM, SRL cuenta con una

buena posición en el mercado y ofrece una vasta base de productos y equipos

de construcción.

2.2-Misión, Visión y Valores de Cabezotes y Mas, DM, SRL

A continuación se presentará la misión, visión y valores de la empresa

para conocer la esencia de la misma y tener un más amplio conocimiento de

ella.

2.2.1-Misión

Nuestra misión es la venta de soluciones orientadas a los sectores de

transporte, construcción y minería, a través de líneas de equipos usado,

importados desde Estados Unidos, de la más alta calidad y diversidad,

basándonos en el continuo desarrollo de nuestros trato personalizado, con el fin

de lograr la mayor satisfacción de nuestros clientes.

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2.2.2-Visión

Nuestra visión es establecernos como opción más atractiva del mercado

en venta de equipos pesados en los sectores de transporte, construcción y

minería, ofertando soluciones que permitan una plena satisfacción de las

necesidades de nuestros clientes.

2.2.3-Valores

Responsabilidad

Trabajo en equipo

Innovación

Integridad

Empatía

2.3-Productos Importados por Cabezotes y Mas, DM, SRL

Los productos que la empresa Cabezotes y Más, DM, SRL importa para

la venta en el país son equipos pesados, los cuales se describen a continuación.

2.3.1-Camiones

Un camión es un vehículo motorizado para transporte de bienes. A

diferencia de los coches, que suelen tener una construcción monocasco,

muchos camiones se construyen sobre una estructura resistente

denominada chasis.

2.3.1.1-Tipos de Camiones

Cabezotes.

Volteos

Plataforma

Furgones

Cisternas

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Refrigerado

2.3.2-Cargadores Frontales

Es una máquina de uso frecuente en construcción de edificios, minería,

obras públicas como pueden ser carreteras, autopistas, túneles, presas

hidráulicas y otras actividades que implican el movimiento de tierra o roca en

grandes volúmenes y superficies.

Sirve para apartar objetos pesados del terreno de construcción y mover

grandes cantidades de material en poco tiempo.

2.3.2.2-Tipos de Cargadores Frontales

Mini cargadoras, ocupan espacios muy reducidos y esto permite que sean

muy versátiles a la hora de operar. El balde o «cazo» de carga es de

aproximadamente medio metro cúbico.

Pequeñas: son las que tienen un balde de carga de un metro cúbico

Medianas: son las que tienen balde mayor de un metro cúbico y hasta tres

metros cúbico.

Grandes: son las que el balde posee una capacidad de carga de entre tres y

cinco metros cúbicos.

Especiales, son aquellas que se fabrican especialmente a pedido

de empresas que trabajan yacimientos mineros muy grandes y poseen

baldes de más de cinco metros pudiendo llegar hasta diez

Con neumáticos, son de rápido traslado y muy operables en todo terreno,

con rocas y nieve se le instalan cadenas metálicas tipo malla para proteger

las cubiertas.

Con movimiento de cadenas u oruga, se utilizan para trabajan

en terrenos muy rocosos y escarpados.

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30

Con motores eléctricos, en interiores de minas y en lugares cerrados que

impiden la ventilación ya que no emiten gases de combustión como ocurre

con los motores de explosión.

Con motores a explosión, son la mayor cantidad de máquinas que existen en

el mercado, los hay de pocos (CV) caballo vapor y de muchos, también se le

denomina a la potencia del motor HP.

Con motores neumáticos, se emplean en yacimientos mineros, los que

tienen sistemas hidráulicos en cantidad para poder ser empleadas en los

interiores de los yacimientos, ya que no despiden monóxido de carbono, por

funcionar sus motores con aire.

Articuladas, esto permite que la máquina se doble en la mitad y el espacio

de retroceso y giro sean menor.

2.3.3-Bulldozer

El buldócer o bulldozer (del inglés: niveladora) es un tipo de topadora que

se utiliza principalmente para el movimiento de tierras, de excavación y empuje

de otras máquinas. Aunque la cuchilla permite un movimiento vertical de

elevación, con esta máquina no es posible cargar materiales sobre camiones o

tolvas, por lo que el movimiento de tierras lo realiza por arrastre.

2.3.4-Rodillos

Una apisonadora, aplanadora o compactadora es una máquina pesada

que consta de un tractor y de un cilindro de gran peso que va delante y funciona

a modo de rueda delantera.

2.3.5-Motoniveladora

Es una máquina de construcción que cuenta con una larga hoja metálica

empleada para nivelar terrenos.

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31

Generalmente presentan tres ejes: la cabina y el motor se encuentran

situados en la parte posterior, sobre los dos ejes tractores, y el tercer eje se

localiza en la parte frontal de la máquina, estando localizada la hoja niveladora

entre el eje frontal, y los dos ejes traseros

La principal finalidad de la motoniveladora es nivelar terrenos, y

refinar taludes. Una de las características que dan gran versatilidad a esta

máquina es que es capaz de realizar el refino de taludes con distintas

inclinaciones.

El trabajo de la motoniveladora suele complementar al realizado

previamente por otra maquinaria de construcción, como excavadoras o

escarificadoras.

2.3.6-Excavadora

Es una máquina autopropulsada, sobre neumáticos u orugas, con una

estructura capaz de girar al menos 360º (en un sentido y en otro, y de forma

ininterrumpida) que excava terrenos, o carga, eleva, gira y descarga materiales

por la acción de la cuchara, fijada a un conjunto formada por pluma y brazo o

balancín, sin que la estructura portante o chasis se desplace.

2.3.6.1-Tipos de Excavadoras

Existen dos tipos de excavadoras diferenciadas por el diseño del conjunto

cuchara-brazo-pluma y que condiciona su forma de trabajo:

Excavadora frontal o pala de empuje: La cual se caracteriza por tener la

cuchara hacia arriba. Tiene mayor altura de descarga. Útil en trabajos de

minería, cuando se cargan materiales por encima de la cota de trabajo.

Retroexcavadora: tiene la cuchara hacia abajo. Permite llegar a cotas más

bajas. Utilizada sobre todo en construcción para zanjas, cimentaciones y

desmontes.

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32

Normalmente se suele referir de forma errónea a la pala mixta como

retroexcavadora.

2.3.7-Retropala

Se denomina pala mixta, backholder o retroplala a una cargadora de

mediana potencia que monta sobre un tractor de neumáticos un equipo de pala

cargadora en su parte delantera y una retroexcavadora (o retropala) en su parte

posterior. Se suele llamar de forma errónea retroexcavadora.

2.4-Tipo de Investigación

La investigación que se utilizara será exploratoria porque se indagara

sobre los aspecto positivos y negativos que existen en el manejo del área de

ventas de la empresa Cabezotes y Más DM, SRL, para tener parámetros al

momento de crear el departamento de ventas de la empresa.

2.5-Métodos de Investigación

El método de investigación a utilizar será análisis debido a que se

explicará la forma de cómo funciona el área de ventas de Cabezotes y Más DM,

SRL para establecer las mejoras y crear un departamento de ventas de acuerdo

al tipo de empresa.

2.6-Herramientas de Investigación

Las herramientas de investigación a utilizar serán la encuesta y la

entrevista para determinar los aspectos positivos y negativos del área de ventas

de Cabezotes y Más DM, SRL y aplicar mejoras en el diseño del departamento

de ventas.

2.6.1-Encuesta

Esta herramienta será aplicada a los cinco empleados asignados al área

de venta y se pretende con esta encuesta conocer la percepción que tienen los

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33

vendedores sobre el área de venta en la empresa Cabezotes y Mas, DM, SRL.

Ver anexos 1

2.6.1.1-Objetivos de la Encuesta

Conocer el nivel de seguimientos y control que tienen los empleados del

área de venta de la empresa Cabezotes y más, DM, SRL.

Conocer el grado de satisfacción que tienen los empleados del área de

ventas.

Conocer los elementos que los empleados desean que se mejoren en el

área de venta.

Determinar las necesidades de los vendedores para optimizar su trabajo.

2.6.1.2-Determinación del Tamaño de la Muestra

El tamaño de la muestra se determinará a partir de un censo, es decir, se

encuestará el total de la población debido a que el departamento de ventas de

Cabezotes y Mas, DM, SRL solo posee cinco (5) empleados.

2.7-Entrevista

Esta herramienta será aplicada al gerente general ya que el área de

ventas esta asignados a él, porque la empresa no posee ninguna posición que

supervise está área y con esta se pretende con conocer la percepción que tiene

el gerente sobre los vendedores y el área de venta en la empresa Cabezotes y

Mas, DM, SRL.

2.7.1-Objetivos de la Entrevista

Conocer el nivel de satisfacción del gerente general con el área de venta.

Conocer el nivel de supervisión y control que tiene el gerente general con

el área de venta.

Analizar las técnicas de motivación que utiliza el gerente de ventas.

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34

2.8-Información arrojada por las encuestas

Tabla No.1

Rendir reporte a la hora de llegada a la oficina.

Variable Frecuencia %

Si 0 0.00

No 5 100.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.1

De los 5 vendedores encuestados, 5 encuestados para un 100%

mencionan que no rinden reporte de su hora de llegada a la oficina.

0%

100%

Gráfico No.1

Si No

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35

Tabla No.2

Frecuencia de reunión de personal para planear objetivos y estrategias de ventas.

Variable Frecuencia %

Diario 0 0.00

Interdiario 0 0.00

Semanal 0 0.00

Mensual 5 100.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.2

De los 5 vendedores encuestados, 5 encuestados para un 100%

comentan que la frecuencia de reunión de personal para plantear objetivos y

estrategias de ventas es mensualmente.

0% 0%

0%

100%

Gráfico No.2

Diario Interdiario Semanal Mensual

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36

Tabla No.3

Presentación de reportes por trabajo realizado.

Variable Frecuencia %

Si 0 0.00

No 5 100.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.3

De los 5 vendedores encuestados, 5 encuestados para un 100%

mencionan que no presentan reportes por el trabajo realizado.

0%

100%

Gráfico No.3

Si No

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37

Tabla No.4

Consideración de la remuneración pagada.

Variable Frecuencia %

Excelente 0 0.00

Buena 2 40.00

Regular 3 60.00

Mala 0 0.00

Muy mala 0 0.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.4

De los 5 vendedores encuestados, 3 encuestados para un 60%

consideran que la remuneración pagada es regular mientras que 2 encuestados

para un 40% consideran que la remuneración pagada es buena.

0%

40%

60%

0% 0%

Gráfico No.4

Excelente Buena Regular Mala Muy mala

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38

Tabla No.5

Consideración sobre el ambiente laboral.

Variable Frecuencia %

Excelente 1 20.00

Buena 3 60.00

Regular 1 20.00

Mala 0 0.00

Muy mala 0 0.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.5

De los 5 vendedores encuestados, 3 encuestados para un 60% considera

que el ambiente laboral es bueno, 1 encuestado para un 20% considera que el

ambiente laboral es excelente y 1 encuestado para un 20% considera que el

ambiente laboral es regular.

20%

60%

20%

0% 0%

Gráfico No.5

Excelente Buena Regular Mala Muy mala

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39

Tabla No.6

Consideración sobre elementos necesarios para realizar el trabajo de manera más eficiente.

Cuadro No.6

Variable Frecuencia %

Un Smartphone 2 40.00

Una Tableta 1 20.00

Una Laptop 1 20.00

GPS 1 20.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.6

De los 5 vendedores encuestados, 2 encuestados para un 40% considera

que el elemento necesario para realizar el trabajo de una manera más eficiente

es un Smartphone, 1 encuestado para un 20% considera que es una tableta, 1

encuestado para un 20% considera que una laptop y un encuestado para un

20% considera que un GPS.

50%

20%

10%

20%

Gráfico No.6

Un Smartphone Una Tableta Una Laptop GPS

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40

Tabla No.7

Presencia de un plan de motivación de la empresa.

Variable Frecuencia %

Si 0 0.00

No 5 100.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.8

De los 5 vendedores encuestados, 5 encuestados para un 100%

comentan que en la empresa no existe un plan de motivación para los

empleados.

0%

100%

Gráfico No.7

Si No

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41

Tabla No.8

Aspectos que los vendedores desean que la empresa mejore para incrementar las ventas.

Cuadro No.8

Variable Frecuencia %

Organización de la ruta de ventas 2 40.00

División de los sectores por vendedor 1 20.00

Incentivos atractivos para los

vendedores

1 20.00

Contratación de más personal 1 20.00

Total 5 100.00

Fuente: 5 vendedores.

Fuente: Cuadro No.8

De los 5 vendedores encuestados, 2 encuestados para un 40%

consideran que el aspecto que se debe mejorar en la empresa para incrementar

sus ventas es la organización de la ruta de ventas, 1 encuestado para un 20%

considera que se debe mejorar la división de los sectores por vendedor, 1

encuestado para un 20% considera que se necesitan incentivos atractivos para

los vendedores y 1 encuestado para un 20% considera que es necesaria la

contratación de más personal.

40%

20%

20%

20%

Gráfico No.8

Organización de la ruta deventas

División de los sectores porvendedor

Incentivos atractivos paralos vendedores

Contratación de máspersonal

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42

2.9-Análisis de las Encuestas

El nivel de seguimiento y control que tienen los empleados del área de

ventas de la empresa Cabezotes y más, DM, SRL. es muy bajo debido a que los

vendedores no informan sobre la hora de llegada a la oficina y, por lo tanto,

pueden llegar a la hora que consideren conveniente, lo cual no es sano para las

ventas diarias.

Además las reuniones realizadas para planear los objetivos y estrategias

de ventas se presentan una vez al mes, lo cual es considera como un tiempo

enorme entre reunión y reunión para verificar los objetivos del departamento, ver

como se están cumpliendo y analizar las mejoras necesarias a implementar.

Los empleados de ventas de Cabezotes y más, DM, SRL no presentan

reportes del trabajo realizado a su superior, por lo cual, pueden realizar

diferentes funciones pero no están expresas en un papel y las visitas realizadas

diariamente a los clientes o la ventas no llevan un record por el cual se pueda

evaluar el desempeño del vendedor y premiarlo o corregirlo de acuerdo a su

actitud.

Respecto a la remuneración pagada a los empleados de ventas de

Cabezotes y más, DM, SRL consideran que es regular y buena debido a que los

empleados entienden que merecen una remuneración mayor por su trabajo

realizado e, incluso merecen ser reconocidos por el manejo de diferentes

negociaciones.

Los vendedores de Cabezotes y más, DM, SRL consideran que el

ambiente laboral es bueno y excelente debido a que trabajan libremente sin

trabas al momento de realizar negociaciones y tienen delimitados los descuentos

que pueden realizar en diferentes tipos de camiones y de acuerdo a la categoría

de los clientes. Ahora bien, uno de los vendedores considera que el ambiente

laboral es regular, pues es necesario crear diferentes tipos de controles en el

área de ventas.

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43

Los elementos considerados por los empleados de Cabezotes y más, DM,

SRL para realizar su trabajo de manera más eficiente son Smartphone, tabletas,

laptops y GPS. Es decir, los vendedores consideran que es necesario inyectarle

tecnología al área de ventas para desempeñar mejor las negociaciones con los

clientes y poseer mayor información.

En Cabezotes y más, DM, SRL no existe un plan de motivación para los

empleados de ventas, lo cual genera insatisfacciones en los vendedores, pues

es necesario motivar a los empleados a través de diferentes estrategias y, la

empresa, hasta el momento no ha utilizado ninguna.

La necesidad de los vendedores para optimizar su trabajo e incrementar

las ventas se basa en la organización de la ruta de ventas, la división de los

sectores por vendedor, incentivos atractivos para los vendedores y contratación

de más personal.

2.10-Análisis de la Entrevista

De acuerdo a la entrevista realizada, el gerente no se siente satisfecho

con el área de ventas, ya que, los empleados no están cumpliendo las metas y

los objetivos programados, las ventas han ido bajando los últimos meses pues

los vendedores están desordenados en cuanto a ruta, seguimiento de los

clientes y organización. Realmente, los vendedores están en la calle en 85% del

tiempo, y no sabe a ciencia cierta si éstos están trabajando o haciendo

diligencias personales, dato que preocupa mucho al gerente.

El gerente de Cabezotes y más, DM, SRL entiende que el clima laboral es

bastante bueno puesto que no se ha evidenciado ningún problema entre los

vendedores. Además, todos son muy dispuestos y respetuosos.

El gerente da seguimiento a los vendedores mediante una reunión

mensual, en la cual los vendedores reportan al gerente las visitas realizadas y

negocios pendientes. Mediante estas reuniones, el gerente mide el rendimiento

de cada empleado y una vez cada quince días sale con dos de los vendedores a

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44

visitar clientes potenciales. Además trata de mantener un contacto telefónico

mediante el día.

Es importante destacar que el tiempo que el gerente de ventas les dedica

a los vendedores es limitado porque éste ocupa la gerencia general y, por ende,

tiene muchas funciones a su cargo y otras áreas que atender.

Los vendedores tienen un buen porcentaje de comisión, por las ventas de

los equipos, también cuentan con un incentivo por cumplimiento de meta.

2.11-Diagnóstico

A continuación se presentará un diagnóstico de las encuestas realizadas

a los cinco vendedores de la empresa Cabezotes y más, DM, SRL y de la

entrevista sostenida con el gerente de la empresa para mostrar una visión de la

situación de la compañía para el mes de julio del 2014.

Los empleados del área de ventas de Cabezotes y más, DM, SRL no son

supervisados constantemente por el gerente general debido a que él mismo se

encarga de obligaciones concernientes a toda la empresa y, por lo tanto, tiene

muchas responsabilidades. Por estas razones, los vendedores aunque cuentan

con un horario establecido para llegar a la oficina, no lo cumplen pues no son

supervisados ni cuestionados sobre la hora de entrada o salida de la oficina.

Las reuniones realizadas en la oficina se realizan sólo una vez al mes y,

por lo tanto, no es tiempo prudente para tratar todos los temas que los

vendedores desean pues sólo cuentan con una o dos horas de reunión para

resumir los aspectos positivos y negativos de las negociaciones con los clientes

durante un mes completo. Por ende, la frecuencia de reuniones realizada no es

prudente para el área de ventas. Es necesario ampliar el tiempo de reuniones y

la frecuencia de las mismas.

Otro inconveniente presentado en el área de ventas es el hecho de que

los vendedores no rinden reportes de ventas, el gerente considera que no es

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45

necesario pues al momento de que se venda algún equipo él debe aprobar el

mismo. Sin embargo, sería de gran importancia que el gerente tuviera control

absoluto de los movimientos de sus vendedores en todo momento y semana tras

semana.

Los reportes de ventas permiten a la empresa monitorear las actividades

realizadas por cada uno de los vendedores cada semana y, por lo tanto, tener un

mejor control de cómo se realizan las ventas y la forma de reaccionar de los

vendedores ante determinadas situaciones. Es primordial para Cabezotes y

Más, DM, SRL que los vendedores rindan reportes pues brindara a la empresa

mayor control sobre las funciones realizadas por los mismos.

El ambiente laboral dentro de Cabezotes y Más, DM, SRL es muy bueno

debido a que existe un clima saludable para trabajar entre los empleados, existe

una comunicación constante con el gerente general para tomar decisiones de

peso y los vendedores trabajan de una manera amigable las negociaciones y los

clientes. Es importante señalar que aunque los vendedores se encuentran en un

muy buen clima laboral respecto a comodidades y relaciones interpersonales, la

empresa necesita aplicar varios controles que aseguren el desempeño del área

de ventas en la empresa.

Es necesario que dentro de la empresa se incluyan elementos

tecnológicos para servir de apoyo a los empleados en las ventas. De esta

manera, los vendedores podrán mostrar la cartera de productos y servicios

disponibles en tiempo y espacio a los clientes, incluir nuevos equipos en el

portafolio, enviar cotizaciones desde cualquier parte del país y mantener una

comunicación constante con los demás miembros del equipo.

El gerente considera que el área de ventas no está cumpliendo las metas

y los objetivos programados pues han ido bajando en los últimos meses y una

de las razones de esto es la falta de motivación de los vendedores respecto a la

remuneración recibida por parte de la empresa.

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46

Un plan de motivación dentro de la empresa Cabezotes y Más, DM, SRL

incrementaría el nivel de satisfacción de los empleados y los haría sentirse más

cómodos respecto a sus funciones dentro de la empresa. La motivación dentro

del área de ventas es muy importante debido a que generará un mejor clima

laboral y mayor disposición por parte de los empleados para realizar sus

funciones de acuerdo a las políticas y normas que se establecerán con el diseño

del departamento de ventas de la empresa.

La organización de la ruta de ventas y la división de los vendedores por

sector es un aspecto relevante para lograr un orden dentro del área de ventas de

Cabezotes y Más, DM, SRL. Esto permitirá delimitar hasta dónde puede llegar

un vendedor y dónde debe empezar la ruta otro. Además, se evitará que dos

vendedores visiten y negocien con un mismo cliente.

Departamento de Ventas en Cabezotes y Más DM, SRL en el

Distrito Nacional, 201

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47

CAPÍTULO III: DISEÑO DE UN DEPARTAMENTO DE

VENTAS PARA LA EMPRESA CABEZOTES Y MÁS DM,

SRL.

En este capítulo se presentarán los objetivos que se pretenden lograr con

la creación del departamento de ventas, las estrategias, plan de acción, los

puestos necesarios para conformar el departamento, normas y políticas,

presupuestos y la coordinación de las rutas de ventas de los vendedores. Esta

parte del trabajo mostrará todo lo necesario para la creación del departamento

de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL.

3.1-Descripción

El diseño de un departamento de ventas para la empresa Cabezotes y

Más, DM, SRL surge debido a la necesidad de organizar el área de ventas en la

empresa y establecer objetivos medibles y alcanzables en períodos de tiempo

estimados.

Debido a que Cabezotes y Más DM, SRL no cuenta con un departamento

de ventas, es importante crear el mismo orientado a posicionar los camiones y

de equipos pesados en el mercado. El gerente general es el encargado de

aprobar las ventas de los equipos y autorizar la salida de los camiones de las

instalaciones de la empresa pero, él mismo no realiza un monitoreo constante de

los vendedores debido a que tiene bajo su cargo toda la empresa en sí.

La fuerza de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL no posee funciones

específicas ni delimitación de zonas para cada puesto por lo cual, los empleados

realizan muchas veces las mismas actividades con los mismos clientes. Esta es

una de las razones por las cuales es necesario establecer políticas y normas

dentro de la empresa para obtener mejores resultados del área de ventas.

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48

La organización de todos los empleados del área ventas de Cabezotes y

Más DM, SRL en un departamento de ventas establecerá un formato de trabajo

con basado en orden y responsabilidades de acuerdo a los puestos de cada

empleado. Se asignarán las funciones para cada puesto a través de una

descripción de puestos, la cual además brinde el perfil que necesita tener el

profesional para ocupar uno de los puestos del área de ventas.

Además, para asegurar el correcto desempeño del departamento de

ventas de Cabezotes y Más DM, SRL se contratará un gerente de ventas que

esté a cargo de todo el personal y pueda manejar directamente a la fuerza de

ventas. El gerente de ventas rendirá informes al gerente general de la empresa,

el cual podrá ocuparse de la empresa como tal y tomar decisiones importantes

sobre el área de ventas. A través de la inclusión de un gerente de ventas, el

departamento mantendrá un orden continuo y podrá funcionar de manera óptima

y de acuerdo a las exigencias del mercado.

Dentro de las modificaciones que se realizarán con el diseño del

departamento de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL se contratará a un

supervisor de ventas con experiencia en el área para monitorear constantemente

a los vendedores y estar al pendiente de las negociaciones importantes para

informar directamente al gerente de ventas y, entre ambos, puedan realizar

estrategias para apoyar a los vendedores. El supervisor de ventas cumplirá la

tarea de inspeccionar constantemente el trabajo de los vendedores, de esta

manera, los mismos se verán obligados a cumplir con todas las normas de la

empresa sin excepción, pues necesitarán rendir informes de manera verbal y

escrita al supervisor.

El diseño del departamento de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL

persigue una mejora en el área de ventas de la empresa y en el desempeño de

cada uno de los vendedores. Además, con el diseño del mismo se brindará

mayor libertad al gerente general para dedicarse de lleno a su cargo sin tener

que estar 100% al pendiente del área de ventas. La contratación de un gerente y

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49

un supervisor de ventas ayudarán al departamento a ser más efectivo pues los

vendedores estarán monitoreados día tras día.

El orden dentro de las ventas de Cabezotes y Más DM, SRL garantizará

un desarrollo de la empresa y le brindará oportunidades para negociaciones

potenciales

3.2-Objetivo

Los objetivos de la propuesta buscan lograr un orden dentro del área de

ventas de Cabezotes y Más DM, SRL por lo cual se plantearán a continuación el

objetivo general y los específicos.

3.2.1-Objetivo General

Organizar el área de ventas de Cabezote y Más DM, SRL a través del

diseño de un departamento de ventas en la empresa.

3.2.2-Objetivos Específicos

Crear los puestos del departamento de ventas de Cabezotes y Más DM,

SRL.

Diseñar el organigrama del departamento de ventas de Cabezotes y Más

DM, SRL.

Establecer políticas y normas para los empleados del departamento de

ventas de Cabezotes y Más DM, SRL.

Asignar las funciones específicas a los empleados del departamento de

ventas de Cabezotes y Más DM, SRL.

Realizar una división de la ruta de ventas a nivel nacional para los

empleados del departamento de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL.

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50

3.3-Estrategias

Creación de dos nuevos puestos: se crearan los puestos de Gerente de

ventas y supervisor de ventas.

Creación de normas y políticas: mediante la creación de las políticas y

norma, habrá más control y orden de los vendedores.

Implementar un plan de motivación: con el plan de motivación se espera

que los vendedores trabajen con más entusiasmo en lograr su meta.

Suministrar planes de capacitación: estos nos ayudara a tener empleados

más capacitados a la hora de realizar sus funciones.

Coordinar y trazar rutas específicas a los vendedores: mantendrá un

orden en las rutas de ventas, evitando que dos vendedores visiten los

mismos clientes.

3.4-Plan de Acción

Para llevar a cabo la creación del departamento de ventas de Cabezotes

y Más DM, SRL se crearan dos nuevos puestos. El primer puesto a crear será

Gerente de Ventas debido a que el área de ventas no cuenta con este puesto y

a través de la implementación del mismo se espera organizar a los vendedores

para que trabajen todos bajo una misma línea.

Además, se creará el puesto de supervisor de ventas para monitorear a

los vendedores y garantizar que realicen sus funciones de acuerdo a lo

estipulado en la descripción de puestos. Con la creación del puesto de

supervisor de ventas, los vendedores sentirán la presión de realizar reportes de

ventas, explicar los motivos de sus visitas y comunicar las razones de compra.

Para garantizar el correcto funcionamiento del área de ventas y lograr que

funcione de manera organizada se crearan normas y políticas. Las normas y

políticas a implementar serán la hora de llegada de los vendedores, a partir del

inicio de la organización del área de ventas en departamento como tal, los

vendedores deberán llegar a las 8:30 a.m. diariamente. Los vendedores deberán

vestir formalmente en horario laborable. Cada vendedor respetará su ruta de

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51

ventas y en caso de que un cliente de otra ruta lo contacte debe ponerlo en

contacto.

Uno de los problema de la empresa era la supervisión de los vendedores,

y que el gerente general no podía destinar tiempo suficiente en esa área, para

superar esto se crearan 2 puesto nuevos, el gerente de ventas y el supervisor de

venta, de esta manera el gerente general podrá poner sus esfuerzo en otra área.

El gerente de ventas será el encargado de crear las metas y los objetivo de la

fuerza de venta, preparar los reporte en base a la información suministrada por

el supervisor y así el gerente general pueda visualizar los nuevo de las ventas

sin esta dentro del departamento, el supervisor de ventas será en encargado de

encaminar y supervisar a los vendedores para que realicen sus funciones de

manera correcta, de esta manera el departamento de venta será mucho más

eficiente y rentable.

El gerente general y el gerente de ventas junto crearan normas y políticas

las cuales ayudaran a crear un orden, haciendo que se trabaje de forma más

ordenada y organizada, estas serán cumplidas por todo el departamento de

ventas.

Se crearán incentivos, por captación de nuevos clientes, por cumplimiento

de meta, se aumentaran los porcentajes de comisiones y se tomara en cuenta la

hora de llegada para pago de dieta diarias, con esto buscaremos motivar a los

empleados hacer su trabajo de manera más eficiente.

Se contratarán experto en la materia de ventas, cierre de negocio, manejo

y resolución de conflicto, liderazgo y mercadeo para que imparta curso de

capacitación a todos nuestro personal de venta, de esta manera podremos tener

empleados más capacitados y ser más productivos a la hora de hacer sus

deberes.

Mediante la coordinación de ruta, podremos organizar a los vendedores

de manera que no se pierda mercado y que dos vendedores no visiten el mismo

cliente, de esta manera podremos ser mucho más efectivo a la hora de colocar

la mercancía.

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52

3.5-Organigrama del Departamento de Ventas

Fuente: Autor

El gerente general es el encargado de supervisar todos los

departamentos, revisar los informes presentados por el gerente de ventas y los

otros gerentes.

El gerente de ventas será la persona encargada del departamento de

ventas, será quien creara las metas colectivas e individuales del departamento,

este se reportara a su superior el gerente general y trabajara directamente con

su subalterno el supervisor de ventas e indirectamente con los vendedores.

El supervisor de ventas será el encargado velar por que los vendedores

cumplan sus objetivos y metas, será el intermediario entre el gerente de ventas y

los vendedores, este se reporta con su superior el gerente de venta y trabaja

directamente con sus sobártenos los vendedores.

Los vendedores son el último escalón del organigrama, serán los

encargados de colocar los productos en el mercado, no tiene ningún subalterno

y se reportan directamente a supervisor de venta.

Gerente de Ventas

Vendedor 1 Vendedor 2 Vendedor 3 Vendedor 4 Vendedor 5

Supervisor de Ventas

Gerente General

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3.6-Creación de Puestos del Departamento de Ventas

Los puestos que van a comprender el departamento de venta serán:

Gerente de ventas, supervisor de ventas y cinco vendedores.

3.6.1-Gerente de Ventas

El gerente de ventas debe lograr sus deberes dentro de un esquema

mayor de objetivos organizacionales, estrategias de marketing y objetivos de

mercado.

3.6.1.1-Perfil del Gerente de Ventas

Edad: 25 a 35 años

Sexo: Masculino

Estudios profesionales: Maestría en Marketing o carreras afines.

Experiencia: 3-5 años en el área.

3.6.1.2-Actitudes del Gerente de Ventas

Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.

Capacidad de respuesta a la demanda del cliente.

Actitudes positivas en las relaciones entre clientes

Acostumbrado a trabajar bajo presión y por objetivos.

Capacidad de toma de decisiones.

Capacidad de liderazgo.

3.6.1.3- Conocimientos Específicos

Sistemas

Idiomas

Finanzas

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Mercadeo

Publicidad

3.6.1.4- Cualidades Personales, Sociales y Conductuales

Habilidades para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar

soluciones.

Actitud positiva y liderazgo.

Buena organización.

Facilidad de relacionamiento, comunicación y trabajo en equipo.

Capacidad de trabajo bajo presión.

Comunicación efectiva.

3.6.2-Supervisor de Ventas

El supervisor de ventas debe supervisar y dar seguimiento a su equipo de

ventas, atención a clientes especiales, planeación y seguimiento de ventas y

cobranza.

3.6.2.1-Perfil del Supervisor de Ventas

Edad: 25 a 35 años

Sexo: Masculino

Estudios Profesionales: Marketing o carreras afines.

Experiencia: 2 años en el área.

3.6.2.2-Actitudes del Supervisor de Ventas

Manejo en supervisión de ventas.

Cobranza.

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Atención a clientes.

Excelentes habilidades de liderazgo y manejo de personal.

Habilidades de trabajar bajo presión.

Proactivo.

Honesto.

Integro.

Analítico.

Líder.

Disponibilidad de viajar.

3.6.2.3-Conocimientos Específicos

Sistema

Idioma

Finanza

Elaboración de presupuestos

Contabilidad

3.6.2.4-Cualidades Personales, Sociales y Conductuales

Habilidad para anticipar problemas, detectar irregularidades y generar

soluciones.

Organización y orden.

Comunicación y trabajo en equipo.

Capacidad de trabajar bajo presión.

Disciplina, autoprendizaje y polivalencia.

3.6.3-Vendedor

El vendedor será responsable por la generación de oportunidades,

seguimiento y concreción de negocios.

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3.6.3.1-Perfil del Vendedor

Edad: 20 a 35 años

Sexo: Masculino /Femenino

Estudios Profesionales: Marketing o carreras afines. Técnico en Ventas

Presencia Física: Buena

Experiencia: 1-2 años en el área.

3.6.3.3-Actitudes y Habilidades

Excelente capacidad de relacionamiento e interactuación.

Reconocidas aptitudes para la concreción de negocios.

Proactividad para satisfacer necesidades de clientes potenciales y de la

empresa.

Fluidez al hablar.

Capacidad de Persuasión.

Conocimiento de temas diversos.

Determinación y Paciencia.

Tener buena memoria y tacto.

Responsabilidad.

Saber escuchar.

Habilidad para encontrar clientes.

Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes.

Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los clientes.

Habilidad para hacer presentaciones de venta eficaces.

Habilidad para cerrar la venta.

Habilidad para brindar servicios posventa.

Habilidad para retroalimentar a la empresa de lo que sucede en el

mercado.

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3.7- Funciones de los Puestos del Departamento de Ventas

Para que los empleados designados en cada puesto puedan realizar su

trabajo de manera óptima es necesario trazar sus funciones de manera clara y

específica.

3.7.1-Gerente de Ventas

Elaborar el informe anual de ventas de la organización.

Planeación y presupuesto de ventas.

Determinación del tamaño y estructura de la organización de ventas.

Reclutamiento, selección y entrenamiento de la fuerza de ventas.

Analizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente

al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la

causa de desbalances y las posibles medidas correctivas

Realizar programación de asignación de recursos para los programas y

proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los

procesos.

Análisis del volumen de ventas, costos y utilidades.

Medición y evaluación del desempeño de la fuerza de ventas.

Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la

compañía para un mejor ambiente laboral.

Monitoreo del ámbito de la comercialización.

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3.7.2-Supervisor de Ventas

Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.

Manejar, actualizar y clasificar la base de datos de los clientes de cartera

y potenciales

Verificar los registros contables y administrativos del departamento de

ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos.

Ejecución de todo el proceso de ventas. El Supervisor de Ventas tiene la

responsabilidad de asistir al Gerente de ventas en el proceso de

Planificación, Organización, Dirección, Coordinación y Control del proceso

de ventas.

Rediseñar, clasificar y organizar las rutas de ventas

Vigilar permanentemente la caja chica y hacer las debidas reposiciones

de dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuantía.

3.7.3-Vendedor

Prospectar nuevos clientes.

Mantener y retener a los clientes.

Incrementar las compras de los clientes actuales.

Conocer los productos de su empresa

Conocer el mercado de sus clientes.

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3.8-División de Rutas a Nivel Nacional

Vendedor 1: Ruta Distrito Nacional.

Vendedor 2: Ruta Santo Domingo Este.

Vendedor 3: Ruta Zona Norte-Este. Higüey, La Romana, El Seibo, San

Pedro de Macorís, Hato Mayor, Monte Plata, Nagua, Samaná y Sánchez

Ramírez.

Vendedor 4: Ruta Norte-Oeste. Villa Altagracia, Bonao, La Vega, San

Francisco de Macorís, Santiago, Puerto Plata, Monte Cristi, Valverde,

Dajabón y Moca.

Vendedor 5: Ruta Sur: San Cristóbal, Bani, Azua, San José de Ocoa,

Barahona, San Juan de la Maguana, Independencia, Pedernales y Elías

Piña.

3.9-Normas y Políticas del Departamento de Ventas

La hora de llegada es la 8:30am y la hora de salida es a la 5:30pm, el

vendedor que no cumpla con esa norma será amonestado.

El código de vestimenta es camisa, pantalón de tela, corbata y chaqueta.

Se respetaran las rutas de venta de cada vendedor, si un cliente de otra

ruta lo contacta, tiene que referir el cliente al encargado de la ruta, usted

recibirá un porcentaje de la comisión.

Cada vendedor debe presentar un reporte de las visitas realizadas

semanalmente.

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Cada vendedor debe presentar el reporte de los nuevos clientes y las

nuevas ventas al fin de cada mes.

Solo se recibirá dinero en cheques bancarios y cheques de compañías.

Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un

mejor ambiente al momento de la ejecución de sus labores.

Prohibido realizar diligencias personales en la hora de trabajo sin previo

aviso.

3.10-Recursos Humanos

Para que el departamento de venta funciones de manera correcta se

conservaran los 5 vendedores actuales, a estos se le asignara una serie de

funciones que tendrán que cumplir. Se crearan dos nuevos puestos:

Gerente de ventas: Este será el encargado con mayor poder de decisión

en el departamento y será la cabeza que guiara el departamento de

ventas, este se reportara al gerente general, antigua cabeza del área de

ventas y trabajara directamente con el supervisor de ventas.

Supervisor de ventas: Este será el enlace entre los vendedores y el

gerente de ventas, este estará a cargo de supervisar y dirigir la fuerza de

ventas, el seguimiento diario, este se reportara al gerente de ventas.

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3.11-Recursos Financieros

Presupuesto del departamento de Ventas

Mensual

Pagos por Servicios………………………….......…………….…RD$37,900.00

Luz……………..…..………......................................………..……RD$17,500.00

Agua………………….................................………………….…...…RD$ 700.00

Teléfono………................................…………………….…….…..RD$ 4,700.00

Flota……………………….………..............................................RD$ 15,000.00

Pagos por Salarios…………………………….......................…RD$235,000.00

Gerente de Ventas…….............................………......................RD$ 70,000.00

Supervisor de Ventas…………...................................................RD$ 40,000.00

Vendedores………………….............................................….….RD$125,000.00

Pagos por Comisión por equipos……...............................…RD$110,000.00

Pagos por Combustible y Viáticos………......................…...RD$ 115,000.00

Pagos por Mezcla de Marketing……….................…….……..RD$255,000.00

Publicidad en prensa…………..….............................................RD$160,000.00

Publicidad en exteriores...........................……………….………RD$ 95,000.00

Imprevistos…………………………….…………........................RD$ 37,645.00

Total Presupuesto del mes.....................................................RD$760,545.00

RD$760,545.00 x 12 meses = RD$ 9,126,540.00

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3.12-Recursos Tecnológicos

Los recursos tecnológicos a utilizar serán:

7 tabletas, marca Apple, un para cada integrante del departamento de

venta, estas ayudaran a los vendedores a vender de una manera más

efectiva, ya que andarán con todas la información e imágenes del

inventario.

Una flota para cada integrante del departamento, para de esta manera

tener una contante comunicación entre todos los empleados del

departamento.

El departamento de ventas es fundamental para que la empresa obtenga

un crecimiento adecuado, los puesto de gerente de ventas y supervisor de

ventas, juntos con los vendedores son personal suficiente para lograr las metas

de la empresa, las normas y políticas ayudaran a mantener el orden en la

empleomanía, las rutas ayudan a un mejor manejo de cliente, y el presupuesto

es razonable para los beneficios que puede llegar a producir un venta efectiva

de la mercancía.

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CONCLUSIONES

Tener el mejor producto y un excelente posicionamiento de nada sirve,

sino hay ventas. Por esto, el departamento de ventas lo más importante dentro

de una empresa dedicada a la comercialización de productos. Las ventas

representan un área muy delicada dentro de las empresas, ya que, son las que

generan el ingreso monetario que les permite a las empresas crecer o caer.

El departamento de ventas es el encargado de conectar los productos de

la empresa con el mercado, este tiene distintas funciones dentro de las que

podemos encontrar: el manejo y distribución de la mercancía, encargado de los

ingresos de la empresa y encargado de contratación, entrenamiento y

capacitación de la fuerza de ventas.

La creación del departamento de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL le

permitirá a la empresa brindar un mejor servicio al mercado a través de la

organización de su fuerza de ventas.

Los hallazgos de la investigación demuestran que los vendedores de la

empresa no rinden reporte a la hora de llegada a la oficina. Las reuniones de

ventas son realizadas en Cabezotes y Más DM, SRL una vez al mes, razón por

la cual, el gerente general no se encuentra informado de la situación de sus

vendedores y de las posibles negociaciones.

Los vendedores de Cabezotes y Más DM, SRL no presentan reportes de

las ventas realizadas ni rinden informes sobre las visitas diarias o los avances de

las negociaciones en proceso. Esta es una de las causas por las cuales se

evidenció falta de control por el gerente general.

El 60% de los vendedores encuestados considera la remuneración

pagada como regular, lo cual evidencia que es necesario revisar la forma como

se remunera a los empleados del área de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL.

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El ambiente laboral de Cabezotes y Más DM, SRL es considerado como

bueno por los empleados debido a que trabajan con libertad en las

negociaciones.

Los elementos necesarios para realizar el trabajo de una manera más

eficiente en el área de ventas son Smartphones, tablets, laptop y un GPS. Ahora

bien, se tomaron en cuenta las necesidades reales de los vendedores para

seleccionar que elementos adquirirá la empresa para optimizar las

negociaciones de la fuerza de ventas.

Cabezotes y Más DM, SRL no cuenta con un plan de motivación para los

empleados del área de ventas. Por ende, los empleados no rinden de la misma

manera porque no son motivados por la empresa.

Los vendedores encuestados desean que en el área de ventas de

Cabezotes y Más DM, SRL se mejore la organización de la ruta de ventas, la

división de los sectores por vendedor, creación de incentivos atractivos para los

vendedores y contratación de más personal.

El diseño de un departamento de ventas para la empresa Cabezotes y

Más, DM, SRL surge debido a la necesidad de organizar el área de ventas en la

empresa y establecer objetivos medibles y alcanzables en períodos de tiempo

estimados.

La organización de todos los empleados del área ventas de Cabezotes y

Más DM, SRL en un departamento de ventas establecerá un formato de trabajo

con basado en orden y responsabilidades de acuerdo a los puestos de cada

empleado. Se asignarán las funciones para cada puesto a través de una

descripción de puestos, la cual además brinde el perfil que necesita tener el

profesional para ocupar uno de los puestos del área de ventas.

El diseño del departamento de ventas de Cabezotes y Más DM, SRL

persigue una mejora en el área de ventas de la empresa y en el desempeño de

cada uno de los vendedores. Además, con el diseño del mismo se brindará

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mayor libertad al gerente general para dedicarse de lleno a su cargo sin tener

que estar 100% al pendiente del área de ventas. La contratación de un gerente y

un supervisor de ventas ayudarán al departamento a ser más efectivo pues los

vendedores estarán monitoreados día tras día.

El orden dentro de las ventas de Cabezotes y Más DM, SRL garantizará

un desarrollo de la empresa y le brindará oportunidades para negociaciones

potenciales.

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RECOMENDACIONES

Para que Cabezotes y Más DM, SRL continúe optimizando su desarrollo en el

área de ventas, se recomienda:

Las normas y políticas son muy importantes, el gerente de ventas debe

asegurarse que cada empleado la reciba por escrito, para que de esta

manera se cumplan de manera efectiva y no se alegue no conocimiento

de las mismas.

Las metas y objetivos de la empresa deben estar a la vista de todos, para

que tengan claro hacia dónde se desea llegar.

Cada miembro del departamento de ventas debe conocer sus

responsabilidades y llevarlas a cabo; no sobrepasando los límites

establecidos alcanzando un mayor desempeño de cada miembro.

Las decisiones que tome cada empleado afecta de manera positiva o

negativa a la empresa, por eso se debe tener una capacitación continua

para así reducir los riesgos de que los empleados cometan errores.

El seguimiento contante sobre los vendedores, podremos saber con

tiempo las dificultades que pueda tener con un cliente y darle el soporte

necesario para logar la satisfacción del cliente y la venta para la empresa.

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BIBLIOGRAFÍA

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ANEXOS

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Anexo 1. Encuesta para los Empleados

1. ¿Tiene usted que reportarse a la hora de llegada a la oficina?

a. Si

b. No

2. ¿Con que frecuencia se reúne el personal para planear los objetivos y

estrategias del área de venta?

a. Diario

b. Interdiario.

c. Semanal

d. Mensual

e. Otro. Especifique:______________________

3. ¿Tiene usted que rendir reporte por el trabajo realizado?

a. Si

b. No

4. ¿Cómo considera la remuneración pagada?

a. Excelente

b. Buena

c. Regular

d. Mala

e. Muy mala

5. ¿Cómo considera su ambiente laboral?

a. Excelente

b. Bueno

c. Regular

d. Malo

e. Muy malo

6. ¿Qué considera usted que es necesario para realizar su trabajo de

manera más eficiente?

a. Un Smartphone.

b. Una tableta.

c. Una laptop.

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d. GPS.

e. Otro. Especifique: ________________________.

7. ¿La empresa cuenta con algún plan de motivación?

a. Si

b. No

8. ¿Mencione un aspecto que desea que la empresa mejore para

incrementar las ventas?

a. Organización de la ruta de ventas.

b. División de los sectores por vendedor.

c. Incentivos atractivos para los vendedores.

d. Otro. Especifique:____________________

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Anexo 2. Entrevista para el Gerente General

1. ¿Cómo se siente usted con el área de venta de la empresa Cabezotes y

Mas, DM, SRL?

2. ¿Qué controles aplica usted en el área de ventas para que las cosas se

hagan de la manera correcta?

3. ¿De qué manera usted mantiene una supervisión en el área de venta?

4. ¿Cuáles son las técnicas que utilizar para motivar a sus empleados?