EXPERIENCIA DEEXPERIENCIA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

EN EN EL PARC NATURAL DE LA ZONA VOLCÀNICA DE LA EL PARC NATURAL DE LA ZONA VOLCÀNICA DE LA GARROTXAGARROTXA

SUMARIOSUMARIO

0. Definición y objetivos del proyecto de Gestión del Conocimiento

1. Punto de partida y diagnosis previa

2. Implicaciones (personas, procesos, contenidos, tecnología…)

3. Propuesta de equipo de trabajo

4. Plan de trabajo (tareas, recursos disponibles, calendario de ejecución…)

5. Esbozo de presupuesto

6. Acciones realizadas

7. Conclusiones y puntos destacables

Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

0a. Definición del 0a. Definición del proyectoproyecto de Gestión del Conocimiento (GdC) de Gestión del Conocimiento (GdC)

CARENCIA DETECTADA

¿QUÉ PUEDE HACER LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

¿QUÉ SE PROPONE?

El principal recurso de información que utiliza el equipo de gestión del Parc -los contactos personales- no se formaliza de ningún modo. Por tanto son conocimientos informales irrecuperables si no se recurre al técnico que ha llevado a cabo el contacto.

La gestión del conocimiento puede formalizar los contactos personales que tiene el equipo de gestión del Parc. Es decir, se pretende convertir en explícito aquel conocimiento tácito que generan o reciben los gestores del Parc a través de sus contactos personales. También puede optimizar las nuevas tecnologías, y fomentar su uso para facilitar y aumentar el acceso a la información

Crear una base de datos, -o ampliar la base de datos del mailing existente con otros campos de interés-, para formalizar los contactos personales que tiene el equipo: ámbito temático al cual pertenecen, características, vinculación, acuerdos... Se propone el Centro de Documentación como pionera en la implantación

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1a.Punto de partida y diagnosis previa1a.Punto de partida y diagnosis previa

Auditoría de la

información

MAPA DE PROCESSOS DEL PARC NATURAL DE LA ZONA VOLCÀNICA DE LA GARROTXA

Direcció

Àrea administrativa

Centre de Documentació

Àrea de patrimoni

natural

Àrea de millora rural

Àrea d'educació ambiental,

divulgació i ús públic

F2.01 Realització de projectes

F1.01 Realització d'informes preceptius

E3.01 Realització d'estudis de recerca

Serveis inf. i pedagògicsF4.01Atenció als Centres d'InformacióF5.02 Serveis pedagògics

Servei de vigilància i manteniment

F3.01 Control d'activitatsS6.01 VigilànciaS7.01 Seguiments

S8.01 MantenimentS8.02 Manteniment preventiuS13.01Prevenció i resolució situacions emergència

F6.01 Consultes rebudes al CDS5.01 Obtenció i procés fons documental CD

S12.01 Senyalització

Gestió administrativa

F7.01 Control documentació adm. I consultesS9.01 Gestió magatzem de documentació

Gestió econòmica

S1.01 Contractació adm. Major i contractes majorsS2.02 Contractació adm. Menor (sense RAE)S3.01Contractació adm. Menor (amb RAE)E6.06 Selecció i avaluació de proveïdorsS11.01Ingressos derivats de la gestió PNZVG

Sistema de Qualitat

E6.05 Control de documentació i dades

E6.13 No conformitats

E6.14 Accions correctores i preventives

E6.16 Control de registres de qualitat

E6.17 Auditories internes de qualitat

S10.01 Creació de procediments i instruccions de treball

E1.01 Modif. Pla especial

E2.01 Programa d'actuació, pressupost, i memòria

E6.18 Formació

F5.01 Disseny i execució activitats formacióS4.01 Realització de publicacions

Se dio respuesta a las 5 preguntas de rigor necesarias para diseñar adecuadamente el proyecto de Gestión del conocimiento:

•¿Cuáles son los Factores Críticos de Éxito del Parc?

•¿Cuáles son los ciclos de negocio del Parc?

•¿Cuáles son las fases críticas de los ciclos de negocio en que las acciones tienen que ser rápidas y eficaces?

•¿Quién interviene en cada fase?

•¿Qué información se utiliza para garantizar el éxito de aquellas acciones?

1b.Mapa de procesos1b.Mapa de procesos

PERSONAS-Equipo de gestión (18 personas)-1 Documentalista -2 Informáticos

PROCESOS-35 procesos (ISO9000)-Se empieza por los procesos referentes al Centro de Documentación:

F6.01 Consultas recibidas en el Centro de Documentación

S5.01 Obtención y proceso del fondo documental del Centro de Documentación

CONTENIDOS-Expertos y especialistas-Usuarios nivel A (equipo PN)-Usuarios nivel B (CD, Bibliotecas,

archivos, investigadores, asesores y colaboradores…)

-Proveedores de información-Instituciones/Particulares con quién

hacemos intercambios

2. Implicaciones2. Implicaciones

TECNOLOGÍA-Red LAN entre los Pentium II y

Pentium III del equipo de gestión

-Se propone adquirir la base de datos: SQL Server 2000 Enterprise (25 clientes)

RECURSOS HUMANOS RRHH, perfil, dedicación, entrenamiento RRHH: 1 documentalista Dedicación: 10% de su jornada diaria durante 6 meses, con posible prórroga cuando se aplique a otras áreas, durante el mantenimiento, etc. Entrenamiento: Formación en gestión del conocimiento, en funcionamiento del Parc y del Centro de Documentación. RRHH: 2 informáticos (1 analista y 1 programador) de una empresa asesora Dedicación: plena durante 2-3 meses Entrenamiento: Conocimientos de análisis, de programación, del SQL server... RRHH: Resto del equipo de gestión del Parc Dedicación: Puntual en esta primera etapa, porque sólo tendrán que entrar los datos de la encuesta, participarán en las valoraciones del proyecto, y, con la implantación progresiva del programa al resto de áreas adquirirán protagonismo Entrenamiento: Para responder el cuestionario para el mapa de conocimiento, es necesario un cierto conocimiento del Parc y su funcionamiento. También es mejor tener una cierta metodología de trabajo para poder definir mejor las fuentes de información utilizadas. En lo referente al tema de la base de datos, ya está prevista la formación necesaria.

3.Propuesta de equipo de trabajo3.Propuesta de equipo de trabajo

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4a.Plan de trabajo (tareas, recursos, calendario de ejecución…)4a.Plan de trabajo (tareas, recursos, calendario de ejecución…)

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PRODUCCIÓN Ene. Feb. Mar. Abril May. Jun. Julio Ago. Sep. Oct. Nov. Dic

RECOLECCIÓN DATOS Y PROPUESTA GdCRECURSOS MATERIALES:Documentación ISO, Memorias e información sobre el PN

CDCD

RELLENAR LA ENCUESTA DE GdCRRMM:Tabla-encuesta

EEGG

ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS PARA HACER UN SISTEMA DE GdC DEL PN

INFINF..

DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE LA BD, DE LA INTERFÍCIE DE USUARIO... RRMM: Ordenadores y programas a cargo de la empresa contratada

INSTALACIÓN DEL PROGRAMA Y FORMACIÓNRRMM:Ordenadores y programas específicos

ENTRAR DATOS DE LOS CONTACTOS EXISTENTESRRMM:Ordenadores

ENTRAR NUEVOS DATOS Y MANTENIMIENTORRMM:Ordenadores e impresoras para imprimir resultados

BALANCE RESULTADOSRRMM: Informes de seguimiento, evaluación.

4b.Plan de trabajo (tareas, recursos, calendario de ejecución…)4b.Plan de trabajo (tareas, recursos, calendario de ejecución…)

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DISTRIBUCIÓN Ene.Ene. Feb.Feb. Mar.Mar. Abr.Abr. May.May. Jun.Jun. Jul.Jul. AgostAgost Sep.Sep. Oct.Oct. Nov.Nov. Dic.Dic.

PROPUESTA A DIRECCIÓN Y EQUIPO DE GESTIÓN RRMM: Informe con la propuesta

IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO AL CD

IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO AL AREA DE PATRIMONIO NATURAL

IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO AL RESTO DE AREAS DEL PNRRMM: Ordenadores y programa específico

BALANCE DE RESULTADOSRRMM: Informes de seguimiento, evaluación..

+ Promoción (Difusión al resto del equipo, al Servicio de Parques, en Congresos, revistas…)

5.Esbozo de presupuesto5.Esbozo de presupuesto

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Coste del proyecto de Gestión del Conocimiento que hemos planteado

ARRANQUE DEL PROYECTO E IMPLANTACIÓN A OTRAS ÁREAS

1. Documentalista: 6 meses de proyecto (120 días) x tiempo 10% de 94,61 =1135,32€

2. Instalaciones: 4 meses de proyecto (80 días) x tiempo 10% de 9,168 = 73,344 €

3. Empresa que haría el diseño, la programación, la instalación del software: 2500 €

4. Programa SQL Server 2000 Enterprise para 25 usuarios: mínimo aprox. 2000 €

5. Resto del equipo del Parc: es muy difícil cuantificar las horas destinadas a laimplantación, coordinación… pero se estima que por el tiempo y dedicación detodos supondría: 1000 €

COSTE TOTAL APROXIMADO DEL PROYECTO: 6708,664

MANTENIMIENTO DEL PROYECTO

Es necesario un mantenimiento de la base de datos tanto en lo referente ala entrada de datos, como en el mantenimiento informático. Se propone queel mantenimiento informático sea un coste fijo en el presupuesto anual delParc. Normalmente se considera presupuesto para mantenimiento el 10%del coste global del proyecto que han hecho los informáticos.

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6b.Acciones realizadas sobre la base de datos del mailing existente6b.Acciones realizadas sobre la base de datos del mailing existente

CAMPOS PROPUESTOS PARA LA BASE DE DATOS•Nombre de la fuente de información (persona de contacto)•Localización (lugar de trabajo, dirección, teléfono, mail...)•Resultado obtenido : bueno, regular, insuficiente, etc.•Acuerdos •Nombre de la persona que ha hecho el contacto•Fecha del último contacto •Descriptores del tema y geográficos(Agradecimiento: ICT)

7.Conclusiones y puntos destacables7.Conclusiones y puntos destacables

Todo conocimiento no explicitado corre el riesgo de perderse.

Para llevar a cabo un proyecto de gestión del conocimiento, es necesario un profundo conocimiento de la institución.

Para asegurar el éxito del proyecto se tiene que tener en cuenta: la vinculación con la estrategia de negocio, el reconocimiento de la gestión del conocimiento como proceso continuo, una visión global de la situación, el pragmatismo, la motivación...

Para empezar un proyecto de gestión del conocimiento se aconseja que se empiece en una área piloto. Es necesario determinar el equipo y plan de trabajo, unos procesos, contenidos y tecnologÍa necesarios. Además del presupuesto y la motivación.

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Esperamos vuestras sugerencias, dudas, comentarios... Esperamos vuestras sugerencias, dudas, comentarios... a la siguiente dirección: a la siguiente dirección:

Parc Natural de la Zona Volcànica de la GarrotxaParc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa

Av. Santa Coloma s/nAv. Santa Coloma s/n

17800 OLOT (GIRONA)17800 OLOT (GIRONA)

Tel. 972 26 46 66 C.e. Tel. 972 26 46 66 C.e. wgrabolo@gencat.netwgrabolo@gencat.net

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