Final los rapidos
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~ 1 ~ Introducción Mediante nuestro proceso de estudio realizamos el proyecto de aprendizaje con el propósito de contribuir a las mejoras sobre los procesos administrativos, lo cual nos impulso a relacionarnos con la cooperativa de transporte Los Rápidos. Esta se encuentra ubicada en la Zona Industrial de La Mora II, para ello se recurrió a un diagnostico inicial que identificara los posibles problemas, en cuanto a los procesos administrativos se refiere, tales como planificación, organización, dirección y control de manera que se evidencio que presentaba deficiencia en cuanto a su empleo, para determinarlos se aplico una matriz DOFA posibilitando así, identificar las estrategias claves mediante las debilidades y fortalezas, oportunidades y amenazas. Para ello también se tomo en cuenta los datos geohistoricos, de manera que profundizáramos aun más en esta primera parte de investigación. En Venezuela se presenta una gran variedad de cooperativas para satisfacer las necesidades de la sociedad y distintos espacios geográficos del país, en uno de estos se encuentra nuestra comunidad objeto de estudio. La cual presenta confusión sobre los procesos administrativos al no aplicar correctamente una planificación para sus actividades como cooperativa de transporte o servicio público. Gracias a las estrategias claves identificadas previamente, se construyo un plan de acción, el cual está compuesto por una serie de elementos donde se identificaron las técnicas e instrumentos como parte de
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~ 1 ~
Introducción
Mediante nuestro proceso de estudio realizamos el proyecto de
aprendizaje con el propósito de contribuir a las mejoras sobre los procesos
administrativos, lo cual nos impulso a relacionarnos con la cooperativa de
transporte Los Rápidos. Esta se encuentra ubicada en la Zona Industrial de
La Mora II, para ello se recurrió a un diagnostico inicial que identificara los
posibles problemas, en cuanto a los procesos administrativos se refiere, tales
como planificación, organización, dirección y control de manera que se
evidencio que presentaba deficiencia en cuanto a su empleo, para
determinarlos se aplico una matriz DOFA posibilitando así, identificar las
estrategias claves mediante las debilidades y fortalezas, oportunidades y
amenazas. Para ello también se tomo en cuenta los datos geohistoricos, de
manera que profundizáramos aun más en esta primera parte de
investigación.
En Venezuela se presenta una gran variedad de cooperativas para
satisfacer las necesidades de la sociedad y distintos espacios geográficos
del país, en uno de estos se encuentra nuestra comunidad objeto de estudio.
La cual presenta confusión sobre los procesos administrativos al no aplicar
correctamente una planificación para sus actividades como cooperativa de
transporte o servicio público.
Gracias a las estrategias claves identificadas previamente, se
construyo un plan de acción, el cual está compuesto por una serie de
elementos donde se identificaron las técnicas e instrumentos como parte de
~ 2 ~
la metodología, el tiempo preciso para ejecutarlo, los recursos, las personas
involucradas y los responsables para facilitar la manera de proceder.
Para fortalecer la estructura del presente proyecto, se recurrió a
contenidos preestablecidos, tales como: proyectos de investigación, teorías
de diferentes fuentes de información y bases legales que presentaron
características similares a nuestra investigación, fueron necesarios para
cumplir con el nuevo perfil del egresado, por lo que se aplico un marco
epistemológico adecuado a la actualidad, siendo así necesario optar por un
enfoque cualitativo el cual es dialectico y sistemático acompañado con la
participación acción.
A través del enfoque antes mencionado, fue viable introducirse a la
comunidad a tal punto que se obtuvo hallazgos de mucha importancia. A
través de las técnicas e instrumentos de recolección de datos, en este caso:
las observaciones participantes y las entrevistas estructuradas, aplicadas a
una muestra intencional de la población específica, determinando así
informantes claves. Esa información nos otorgo un análisis de interpretación
de datos que nos permitió categorizar, estructurar, contrastar y así
aproximarnos a una teoría que nos permitió reflejar la alternativa para
construir las acciones de cambio que nos llevaron al cumplimiento de nuestro
objetivo.
De manera que con esto, se cumplió con lo preestablecido,
generándose una experiencia que se sistematizo, trasladándonos a un punto
general de aprendizaje, el cual se logro con la ejecución del plan de acción,
~ 3 ~
en donde se elaboro un sistema administrativo sobre el proceso de compras
y control de inventario de la cooperativa, así como también se aplicaron
formatos de; orden de compra, caja chica, toma física y presupuesto de
efectivo.
Recomendamos a los integrantes de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, primordialmente a tomar en cuenta nuestro producto, ya que
conocimos sus problemáticas en el cual elaboramos un manual con puntos
clave para resolverlas, de igual modo a implementar las técnicas o
herramientas administrativas que le ofrecemos con la intención de poder
simplificar sus actividades administrativas lo que les permitirá encaminarse
hacia la excelencia como organización.
SECCION I: DIAGNOSTICO INICIAL; contiene la presentación,
matriz de impacto, la matriz DOFA, las dimensiones geohistoricas, la
contextualización y planteamiento del problema, los objetivos a alcanzar, la
justificación y el plan de acción.
SECCION II: MARCO TEORICO REFERENCIAL; esta sección está
conformado por los antecedentes de la investigación, las bases teóricas,
bases legales y por último las vinculaciones con el Plan Nacional Simón
Bolívar, con el PNFA y con el tema generador.
SECCION III: REFERENTES METODOLOGICOS; está contemplada
por el marco metodológico, la metodología, el método, los informantes
~ 4 ~
claves, las técnicas de recolección de datos. El análisis e interpretación de
los hallazgos como; la categorización, la estructuración, la contrastación y la
aproximación teórica generando mayor validez y confiabilidad para la
investigación.
SECCION IV: SISTEMATIZACION: se refiere a la sistematización de
los objetivos, colectiva, de la comunidad y por ultimo contiene las preguntas
generadoras.
SECCION V: ACCIONES DE CAMBIO: desarrollo de las acciones de
cambio para la transformación, apertura de nuevas líneas investigativas y
contiene los referentes bibliográficos junto a los anexos.
~ 5 ~
SECCION I
DIAGNOSTICO INICIAL DEL PROBLEMA
1.1 Descripción de la Organización Objeto Estudio
Para poder realizar nuestro proyecto de aprendizaje y en efecto de
cumplir un diagnostico inicial era necesario conocer o identificar cuáles eran
las posibles problemáticas que se presentan en la cooperativa de transporte
Los Rápidos, para así poder brindar ayuda posibilitando la transferencia de
una solución a las problemáticas que se obtuvieran.
A través de las visitas a la cooperativa pudimos observar que la misma
tiene una serie de dificultades a nivel administrativo, clasificándolos por
medio de una matriz, tomando como principal motivo los procesos
administrativos como lo son; a) La planeación, b) La organización, c) La
dirección y d) El control., puesto que es el eje fundamental por el cual se
debe basar nuestro proyecto.
Mediante esta herramienta de diagnostico se pudo conocer las
diferentes problemáticas que se presentan en la organización, con la
finalidad de establecer la formulación del problema y de allí tener una base
~ 6 ~
para ejecutar nuestro trabajo de investigación. Siendo todo esto esencial
para cualquier trabajo de metodología investigación acción participación,
puesto que nos permite conocer la realidad de la comunidad estudiada, sus
problemas y sus posibles soluciones.
~ 7 ~
1.1.1 Matriz de Impacto (Tabla 1)
TEMA GENERADOR: Diseño, planificación, desarrollo e innovación de sistemas administrativos.
NIVEL
PLANEACION
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
ALTO
1. Las compras que se realizan dentro de la cooperativa por lo general son imprevistas, puesto que no se planifica adecuadamente un proceso de inventario desconociendo así las piezas o herramientas que se necesitaran en un periodo determinado.
1. Es necesario poder establecer una serie de normas o procedimientos para que las actividades que se realicen dentro de la cooperativa estén mejor orientadas y permitan mantener el orden.
1. Falta de conducción en cuanto a la ejecución de las compras y desarrollo del inventario, por consecuencia de la aplicación aislada e inadecuada de los procesos administrativos
1. Actualmente existe un descontrol sobre las compras que realiza la cooperativa y sobre el inventario de las mismas, puesto que no se manejan formatos de requisición, orden de compra, así como tampoco un formato de inventario. Por tal motivo se ocasiona un descontrol desconociendo que pieza se necesita, si hay existencia o no de algún repuesto, entre otros.
Fuente: Grupo IAP
~ 8 ~
1.1.2 Matriz DOFA (Tabla 2)
ANALISIS INTERNO ANALISIS EXTERNO
NIVEL DEBILIDADES FORTALEZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS
ALTO
Ejecución de las compras de
forma inapropiada en la
cooperativa.
Interés y disponibilidad por
parte de la directiva del
transporte en recibir ayuda
externa.
Optimizar los procesos
administrativos de la
Cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Inexistencia de los registros
de compras, utilizados como
soporte de la misma.
ALTO
Falta de un personal
encargado específicamente del
inventario de la cooperativa de
transporte.
Poseen conocimientos sobre
el manejo de los suministros
de forma manual adquiridos
por la experiencia laboral.
Disponibilidad de entes
académicos que puedan impartir
sus conocimientos adquiridos
generando así nuevas ideas.
Exceso o falta de repuestos
causado por el deficiente
manejo del inventario.
ALTO
No se planifica mensualmente
un presupuesto para las
compras de la cooperativa.
Suministra un servicio de
transporte eficaz a los
distintos usuarios.
Interés de los usuarios en hacer
uso del servicio de transporte
que ofrece la cooperativa Los
Rápidos.
Escasez de repuestos en
algunas ocasiones, lo que
podría producir el
incumplimiento del servicio.
MEDIO
Malversación del tiempo
causado por el registro manual
de las operaciones.
Disponibilidad de equipos
tecnológicos y mobiliarios que
permitan simplificar el registro
de las diversas operaciones.
Existencia de herramientas
tecnológicas que faciliten el
registro de las operaciones y
controles administrativos.
Desconocimiento en cuanto
al uso de las herramientas
tecnológicas.
Fuente: Grupo IAP
~ 9 ~
DO: Superar las Debilidades Aprovechando Las Oportunidades (Tabla 3)
NIVEL DEBILIDADES OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS
ALTO
Ejecución de las compras de forma
inapropiada en la cooperativa.
Optimizar los procesos administrativos
de la Cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Aprovechar la disposición de la directiva de la
Cooperativa de Transporte para Involucrarnos
en las distintas actividades, propiciando la
optimización de los procesos administrativos.
ALTO
Falta de un personal encargado
específicamente del inventario de la
cooperativa de transporte.
Disponibilidad de entes académicos que
puedan impartir sus conocimientos
adquiridos generando así nuevas ideas.
Usar la experiencia que los trabajadores
tienen en el manejo de los suministros y
unificarla con el conocimiento que el colectivo
de estudiantes presta para renovar el manejo
de los mismos.
ALTO
No se planifica mensualmente un
presupuesto para las compras de la
cooperativa.
Interés de los usuarios en hacer uso del
servicio de transporte que ofrece la
cooperativa Los Rápidos.
Mantener constantemente el servicio de
transporte para que el usuario se sienta
seguro y motivado en adquirirlo,
asegurándolo a través de la realización de
presupuestos mensuales para las futuras
compras.
MEDIO
Malversación del tiempo causado por
el registro manual de las
operaciones.
Existencia de herramientas
tecnológicas que faciliten el registro de
las operaciones y controles
administrativos.
Promover la utilización de herramientas
tecnológicas en la cooperativa Los Rápidos,
para agilizar el registro de las operaciones
administrativas, evitando la malversación del
tiempo.
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
~ 10 ~
FO: Uso Fortalezas Para Aprovechar Oportunidades (Tabla 4)
NIVEL FORTALEZAS OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS
ALTO
Interés y disponibilidad por parte de
la directiva del Transporte en recibir
ayuda externa.
Optimizar los procesos administrativos
de la Cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Aprovechar la disposición de la directiva de la
Cooperativa de Transporte para Involucrarnos
en las distintas actividades, propiciando la
optimización de los procesos administrativos.
ALTO
Poseen conocimientos sobre el
manejo de los suministros de forma
manual adquiridos por la experiencia
laboral.
Disponibilidad de entes académicos que
puedan impartir sus conocimientos
adquiridos generando así nuevas ideas.
Usar la experiencia que los trabajadores
tienen en el manejo de los suministros y
unificarla con el conocimiento que el colectivo
de estudiantes presta para renovar el manejo
de los mismos.
ALTO
Suministra un servicio de transporte
eficaz a los distintos usuarios.
Interés de los usuarios en hacer uso del
servicio de transporte que ofrece la
cooperativa Los Rápidos.
Mantener constantemente el servicio de
transporte para que el usuario se sienta
seguro y motivado en adquirirlo,
asegurándolo a través de la realización de
presupuestos mensuales para las futuras
compras.
MEDIO
Disponibilidad de equipos
tecnológicos y mobiliarios que
permitan simplificar el registro de las
diversas operaciones.
Existencia de herramientas
tecnológicas que faciliten el registro de
las operaciones y controles
administrativos.
Promover la utilización de herramientas
tecnológicas en la cooperativa Los Rápidos,
para agilizar el registro de las operaciones
administrativas, evitando la malversación del
tiempo.
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
~ 11 ~
DA: Reducir Las Debilidades y Evitar Amenazas (Tabla 5)
NIVEL DEBILIDADES AMENAZAS ESTRATEGIAS
ALTO
Ejecución de las compras de forma
inapropiada en la cooperativa.
Inexistencia de los registros de
compras, utilizados como soporte de la
misma.
Impulsar la mejora de la ejecución de las
compras a través de la utilización de formatos
que sirvan como soporte para la cooperativa
de transporte Los Rápidos.
ALTO
Falta de un personal encargado
específicamente del inventario de la
cooperativa de transporte.
Exceso o falta de repuestos causado
por el deficiente manejo del inventario.
Implementar los formatos adecuados para el
control del inventario y establecer a su vez
una persona encargada de esta tarea en la
cooperativa Los Rápidos.
ALTO
No se planifica mensualmente un
presupuesto para las compras de la
cooperativa.
Escasez de repuestos en algunas
ocasiones, lo que podría producir el
incumplimiento del servicio.
Gestionar mensualmente la creación de
presupuesto para futuras compras con la
finalidad de optimizar la planificación
mejorando así la prestación de los servicios
que ofrece la cooperativa de transporte.
MEDIO
Malversación del tiempo causado por
el registro manual de las
operaciones.
Desconocimiento en cuanto al uso de
las herramientas tecnológicas.
Dar a conocer el uso de los procesos
tecnológicos que se pueden aplicar en la
cooperativa para el fácil registro y
administración de los suministros
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
Fuente: Grupo IAP
~ 12 ~
FA: Uso Fortalezas Para Evitar Amenazas (Tabla 6)
NIVEL FORTALEZAS AMENAZAS ESTRATEGIAS
ALTO
Interés y disponibilidad por parte de
la directiva del Transporte en recibir
ayuda externa.
Inexistencia de los registros de
compras, utilizados como soporte de la
misma.
Impulsar la mejora de la ejecución de las
compras a través de la utilización de formatos
que sirvan como soporte para la cooperativa
de transporte Los Rápidos.
ALTO
Poseen conocimientos sobre el
manejo de los suministros de forma
manual adquiridos por la experiencia
laboral.
Exceso o falta de repuestos causado
por el deficiente manejo del inventario.
Implementar los formatos adecuados para el
control del inventario y establecer a su vez
una persona encargada de esta tarea en la
cooperativa Los Rápidos.
ALTO
Suministra un servicio de transporte
eficaz a los distintos usuarios.
Escasez de repuestos en algunas
ocasiones, lo que podría producir el
incumplimiento del servicio.
Gestionar mensualmente la creación de
presupuesto para futuras compras con la
finalidad de optimizar la planificación
mejorando así la prestación de los servicios
que ofrece la cooperativa de transporte.
MEDIO
Disponibilidad de equipos
tecnológicos y mobiliarios que
permitan simplificar el registro de las
diversas operaciones.
Desconocimiento en cuanto al uso de
las herramientas tecnológicas.
Dar a conocer el uso de los procesos
tecnológicos que se pueden aplicar en la
cooperativa para el fácil registro y
administración de los suministros
Fuente: Grupo IAP
~ 13 ~
1.1.3 Direccionamiento Estratégico: Misión y Visión
1.1.3.1 Misión
La Cooperativa Los Rápidos, ofrece servicios especializados en el
transporte de pasajeros con excelente calidad, garantizando el cumplimiento
y la eficacia del servicio brindando confianza y seguridad a nuestros clientes
para cumplir con nuestros valores.
1.1.3.2 Visión
Permanecer en constante crecimiento para consolidarnos como una
de las mejores cooperativas de transporte público, atendiendo
profesionalmente la demanda del transporte de pasajeros que nuestra
sociedad exige, mediante la actualización de nuestros equipos y la eficacia
de nuestros servicios.
~ 14 ~
1.1.4 Datos Geohistóricos
En 1999, tras la ineficacia y mal servicio del transporte público en
Venezuela, un grupo de personas, deciden fundar una asociación
cooperativa de transporte público terrestre denominada Los Rápidos,
dedicada a ofrecer un servicio que dé respuesta a las necesidades que se
presentaba en ese entonces. Por lo cual unen sus esfuerzos tanto
económicos como intelectuales con el fin de formar un transporte de
pasajeros cómodo, seguro y de calidad para todos los usuarios que se vean
en la necesidad de utilizar este medio de transporte.
A partir de ese momento se descubre la necesidad de un gran número
de personas que a diario se trasladan de un sitio a otro mediante este tipo de
transporte público como lo son los autobuses. Es aquí donde comenzaron las
actividades de la cooperativa, realizando un diagnostico para así conocer
cuáles eran las rutas con mayor frecuencia y por supuesto con mayor
movilidad de pasajeros, con el objetivo de dar respuesta a dicha necesidad.
La cooperativa de transporte Los Rápidos inicio sus operaciones el 28
de agosto de 1999, luego de haber realizado un estudio sobre las rutas más
transcurridas decidieron cubrir la ruta de La Victoria estado Aragua, a la
capital de nuestro país el Distrito Capital. Al principio de sus operaciones
solo abarcaron esta ruta y contaban con una sola unidad de transporte.
~ 15 ~
Es de suma importancia aclarar que dicha cooperativa de transporte
cubre las mencionadas rutas interurbanas de forma directa, es decir,
trasladan a los usuarios desde el punto inicial que sería el terminal de
pasajeros “José Félix Ribas” de La Victoria estado Aragua, a través de la
autopista regional del centro (ARC) hasta el terminal de pasajeros de La
Bandera Distrito Capital y viceversa.
Al transcurrir los años la cooperativa de transporte se fue fortaleciendo
debido al buen servicio que otorga y por ende fueron incrementando la flota
de unidades y a su vez ofrecer un servicio más amplio para los usuarios que
son el eje fundamental de dicha organización.
De igual modo la cooperativa al iniciar sus operaciones se planteo una
serie de valores que los distinguirían de los demás medios de transporte,
entre los cuales tenemos:
Calidad de Servicio: Filosofía de gestión proyectada a la
excelencia en la atención al ciudadano y en el servicio de
Transporte.
Vocación de Servicio: Disposición para dar oportuna y
esmerada atención a los requerimientos de los usuarios y a los
trabajos encomendados.
~ 16 ~
Identidad: Representar y difundir comunicacionalmente la
información de los signos, íconos y emblemas que dan
identidad a la cooperativa, resguardando con respeto y honor el
patrimonio y la cultura institucional.
Eficiencia: Capacidad de alcanzar objetivos y metas
programadas con el uso racional y óptimo de recursos.
Participación y Compromiso Social: Respuesta oportuna a las
demandas sociales en el marco del compromiso social y
cumplimiento de deberes cívicos.
Responsabilidad: Asumir los compromisos institucionales con
lealtad y eficiencia resaltando la capacidad de autoexigencia.
Honestidad y Transparencia: Conducta que excluye cualquier
comportamiento contrario a las normas, procedimientos y
demás disposiciones vigentes que regula la actividad de la
cooperativa.
Ética y Respeto: Comportamiento recto, íntegro, decoroso y
honorable en todas sus actuaciones ordinarias y
extraordinarias.
Cabe destacar que estos valores fueron implementados por la
cooperativa de transporte, con la finalidad de dar respuesta a las
necesidades que se presentaban durante ese periodo sobre el mal servicio
que prestaban las demás empresas dedicadas al transporte público.
~ 17 ~
Por otra parte tenemos que actualmente la cooperativa de transporte
expandió sus servicios, ofreciendo el traslado del personal que labora en
empresas privadas como serian; Ron Santa Teresa y Lomas de Níquel. Esta
cooperativa ofrece un servicio de transporte no solo a dichas empresas
privadas, sino que también cubre la ruta de la Victoria-Caracas, y de igual
modo ofrece sus unidades de transporte a las comunidades organizadas
como lo son; fundaciones, colegios públicos, alcaldías, entre otras.
Hoy en día la cooperativa cuenta con 6 unidades de transporte, que
están divididas u organizadas de la siguiente manera;
Una unidad fija para la empresa Ron Santa Teresa
Una unidad fija para la empresa Lomas de Níquel
Cuatro unidades para cubrir las necesidades de los usuarios
que se trasladan a diario entre la ruta la Victoria-Caracas.
En este momento la cooperativa de transporte se encuentra ubicada
en la zona industrial de la mora II. Es por ello que continuando con nuestro
diagnostico preliminar obtuvimos que dicha comunidad tiene como parroquia
Castor Nieves Ríos y pertenece al municipio “José Félix Ribas”.
El municipio José Félix Ribas tiene como capital la ciudad de la
victoria; la cual no se sabe a ciencia cierta la fecha de su fundación; sin
embargo según estudios realizados existen dos versiones: La más antigua
~ 18 ~
señala que la ciudad fue fundada por el Capitán Francisco de Loreto en el
Año de 1593, mientras otros afirman que la génesis de la Urbe se debe al
capitán Pedro Gutiérrez de Lugo y al padre Gabriel de Mendoza, quienes
supuestamente suscribieron el Acta de Fundación el día 18 de Noviembre de
1.620.
La Victoria entra en historia el 15 de Octubre de 1.726, con el
nacimiento de Juan Vicente Bolívar y Ponte, futuro padre del libertador
Simón Bolívar. Más tarde esta localidad juega un papel importante, ya que
es aquí donde se lleva a cabo la guerra de la Independencia en la que el
General Francisco de Miranda logra sus triunfos en las batallas del 20 y 29
de junio. Así como también el 12 de Febrero de 1.814 el General José Félix
Ribas triunfa frente a Boves en la batalla de la Juventud.
Luego de un siglo, a finales de la década de los 80 (1.987), la nueva
Ley de División política del Estado Aragua, desmiembra al entonces Distrito
Ricaurte y se crea el municipio José Félix Ribas cuya capital es la Ciudad de
La Victoria.
En el municipio se desarrollan actividades agrícolas y pecuarias, se
crían pollos de engorde, caprinos, y también se producen huevos. Existen
alrededor de 350 locales comerciales entre panaderías, bodegas,
charcuterías, licorerías, farmacias, supermercados, tiendas, restaurantes,
quincallas, librerías y empresas privadas.
~ 19 ~
Cabe destacar que la población de la mora II se encuentra dividida
entre dos factores, el poblacional y el empresarial puesto que habitan un
gran número de habitantes en residencias, pero la mayor parte de la
población se debe a la zona industrial, es decir, a las empresas privadas,
cooperativas, empresas de producción social (EPS), entre otros.
Hay que reiterar que existen muchas organizaciones sociales o
comunitarias, pero en cuanto a salud cuenta con la influencia de los médicos
cubanos lo cual ha sido de manera muy efectiva al igual que la ayuda que ha
prestado los convenios Cuba-Venezuela. A través de esta misión barrio
adentro se prestan ayudas de los diferentes servicios sociales, como:
odontología, medicina general, y optometría también cerca de la comunidad
se encuentra un centro de diagnostico integral (CDI).
Además la comunidad de la mora II cuenta con los servicios públicos
de electricidad, agua potable, aseo urbano, red de aguas blancas y aguas
negras (cloacas), venta de gas, servicios de transporte público y privado
(líneas de taxi), alumbrado público, teléfono residencial y también señal de
cable para Televisión e Internet.
El servicio eléctrico esta prestado exclusivamente por CORPOELEC
(antiguo ELECENTRO) con postes y trasformadores. La distribución es por
cable aéreo y la mayoría de las viviendas poseen medidor, las que no
poseen pagan una tarifa básica. Dada la zona industrial es indispensable que
todas las empresas tengan su medidor para así facturar de acuerdo al
consumo que realicen.
~ 20 ~
El aseo urbano es permanente, la basura se recoge 3 veces por
semana pero generalmente falla en la zona industrial por lo que en este
sentido vale acotar que la mayoría de las empresas han logrado organizarse
para construir una autogestión de sus propios contenedores de basura,
estos son de bloques tienen sus drenajes y algunos sus tapas; esto facilita a
su vez que el aseo tenga menos trabajo al retirar la basura y de igual modo
contribuye con el medio ambiente.
En la comunidad de La Mora II las manifestaciones culturales son las
misma del resto de la ciudad, practicando más comúnmente “la quema de
judas” y el carnaval. Escasea la celebración de las fechas patrias y culturales
como por ejemplo la llora, que es originaria de esta ciudad. Se puede
observar con cierta regularidad a los testigos de Jehová en ejercicio de su
predicación y estudios de libros en determinadas casas y sobre todo en las
diferentes empresas.
Como ya mencionamos anteriormente en la comunidad existen varias
organizaciones sociales, entre esas los consejos comunales de las
diferentes urbanizaciones residenciales, por lo que cabe mencionar que
estos se encuentran en buena disposición y a la vez se encuentran bien
estructurados dando así unas posibles soluciones a las problemáticas de los
sectores. Junto con la asamblea de ciudadanos y ciudadanas que
determinan a los voceros y voceras de la misma comunidad que se
conforman de esta manera:
Comité de salud.
Comité de educación.
~ 21 ~
Comité de tierra.
Comité de alimentación.
Contraloría.
Comité de protección.
Comité de seguridad.
Comité del banco comunal.
Comité de deporte.
Economía comunal.
Comité de gas.
Comité de turismo.
Comité de educación.
Por otra parte haciendo énfasis en el contexto educativo tenemos que
la comunidad de la mora II cuenta con la aldea universitaria, que fue fundada
recientemente y funciona como una Universidad Bolivariana de Venezuela.
~ 22 ~
Comunitario
Ingresos por el
servicios
Cotidiano
Turista
Privado
Servicio
Exonerado
Chofer recibe el 20%
de la producción del
dia
El 80% pertenece a la
cooperativa o transporte
Efectivo
Compra de repuestos
Caja Chica
A credito
Usuarios
Pago de nomina a
los choferes
Fundaciones Cooperativas Alcadia Colegios
Contado
Cuentas por pagar
Almacenamiento
Entrada al
Inventario
Mantenimiento de
las unidades
A credito
Cuentas por
cobrar
Pago pólizas de
seguro
DecontadoPago de gastos
operacionales
Alquiler
Agua
Luz
Compras de
papeleria
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LA GESTION CONTABLE DE LA COOPERATIVA DE
TRANSPORTE LOS RAPIDOS, UBICADA EN LA VICTORIA ESTADO ARAGUA
~ 23 ~
El mecánico pide
el repuesto o
pieza que necesita
Inicio
El coordinador
busca lo requerido
por el mecánico
en el deposito
¿hay en
existencia?
Si, despacha el
repuesto al
mecánico
Luego de haber
despachado el
repuesto lo registra
en su libreta
Registra la salida
del repuesto
No, el encargado se
dirige a la venta de
repuesto para solicitar lo
requerido
Luego de haber
realizado la
compra
Entrega el
repuesto al
mecanico
Por ultimo entrega
la factura a la
administración
para su pago
Factura
fin
FLUJOGRAMA ACTUAL DEL PROCESO DE COMPRAS QUE SE REALIZA EN LA COOPERATIVA
DE TRANSPORTE LOS RAPIDOS.
~ 24 ~
1.2 Contextualización del Problema
1.2.1 Planteamiento del problema
El ser humano desde su origen ha presentado un sinfín de
necesidades que son vitales para la existencia del mismo, entre las
necesidades más destacadas tenemos: Alimentación, salud, vestimenta,
empleo, sexo, afecto, entre otras. Aunque sin duda alguna, la necesidad de
transportarse es una de la más importante, puesto que día a día el ser
humano se debe movilizar de un lugar a otro para ir al trabajo, el hogar,
reuniones, escuela, universidades, etc.
La necesidad de transportarse surgió a comienzos de la era primitiva,
cuando los hombres se desplazaban a pies y descalzos por largas
distancias. Las cargas que llevaban consigo eran transportadas en ancas o
grupas, esto hacia que su traslado de un lugar a otro fuera lento y
arriesgado. Luego la necesidad de aumentar la carga hace que surja una
especie de cajones sin ruedas que permitiría arrastrar las cargas con mayor
facilidad, dichos cajones eran llamados Narria.
En los países fríos se fabricó el primer vehículo conocido por el
hombre llamado trineo, que surge de la misma Narria, este en su principio
era arrastrado por los hombres, aunque más tarde, se fueron domesticando
animales para realizar dicho esfuerzo.
~ 25 ~
Durante el periodo precolombino los incas poseían un rudimentario
pero eficiente sistema de caminos interconectados a lo largo y ancho de su
Imperio, por el cual trasladaban distintos tipos de mercaderías a pie ó a lomo.
En cambio otros pueblos utilizaron canoas o botes como medio de
transporte.
En realidad no se tiene la certeza de cuando apareció la rueda, ni
quien la creó, pero si es importante resaltar que esta ha ido revolucionando a
través de los tiempos. Desde sus inicios, el tronco se usó como elemento de
arrastre, luego le siguió la carretilla empujada por el hombre, las carretas,
coches, carrozas, movidos por animales hasta nuestros días. Lo que trajo
también como consecuencia la creación de las carretas, y de tener la
necesidad de crear caminos más anchos y lisos.
Fue entonces en el año 1800 donde se hicieron carreteras de tierra al
quitar la maleza y los árboles de estos senderos. Muchas de esas carreteras,
sin embargo, se hacían casi intransitables durante los periodos de mal
tiempo. En 1820, se realizaron mejoras en las carreteras la cual ya eran
denominadas autopistas, donde las empresas privadas cobraban un peaje
por haberlas construido, fue aquí donde se comenzaron a unir las principales
ciudades mediante la creación de las carreteras.
Es por eso que el transporte terrestre se desarrolló muy despacio
durante siglos, los principales medios de transporte como los carros y trineos
jalados por animales, raramente excedían de un promedio de 16 Km/h. El
transporte terrestre mejoró poco hasta 1830, año en el que el ingeniero
~ 26 ~
británico George Stephenson adaptó un motor de vapor a una locomotora,
desarrollando el primer ferrocarril a vapor e inició sus operaciones de
transporte entre Stockton y Darlington, en Inglaterra.
En América Latina los principales medios de transporte fueron
introducidos por los españoles y portugueses durante el siglo XVIII,
aprovechando las carreteras que ya los indígenas habían construido, siendo
transitadas por los caballos, mulas y vehículos sobre ruedas. Cabe destacar
que las vías de comunicación más modernas y extensas que se han creado
a través de los tiempos se encuentran en todo el continente europeo. Dichas
vías como autopistas son tomadas como modelo de construcción y
arquitectura para los grandes países de América Latina.
Es por tal motivo que en muchos países del mundo existe la
agrupación o asociación de personas que se unen con el fin de realizar
actividades económicas, motivados por sus necesidades con la intención de
satisfacerlas. Una de estas actividades son las relacionadas con las medios
de transporte como de carga y volqueteros, de pasajeros (colectivos, taxis,
por puestos), aéreo, marítimo, lacustre y fluvial, resaltando para este caso los
de transporte terrestre, conociendo que son combinaciones de redes,
vehículos y operaciones. Incluyen el caminar, la bicicleta, el coche, la red de
carreteras y los ferrocarriles, los cuales son de vital importancia puesto que
son los que permiten la circulación de personas en todo el territorio
dirigiéndolas efectivamente a sus destinos deseados.
~ 27 ~
Por lo general estas agrupaciones o asociaciones de personas son
denominadas Cooperativas, la cual es definida según Diana Fontanez (2005)
como “una asociación autónoma de personas agrupadas voluntariamente
para satisfacer sus necesidades económicas, sociales y culturales comunes
por medio de una empresa que se posee en conjunto y se controla
democráticamente” (p. 8)
Cabe destacar que las primeras agrupaciones denominadas
Cooperativas, se crearon en Inglaterra con la Revolución Industrial, debido a
la instalación de nuevas fábricas por lo que se requirió del hombre asalariado
que venía del campo a la ciudad, y en consecuencia tuvo que vivir en
condiciones infrahumanas, desarrollándose así dos clases sociales, la
burguesía social conformada por los industriales y la clase obrera. Esta
última en la búsqueda de mejores condiciones, dieron inicio a ideas
gremiales que conllevaron a iniciar un movimiento cooperativo que no tenía
una orientación técnica precisa, ya que su objetivo común era la
recuperación de sus derechos perdidos, organizándose así para obtener
beneficios en colectivo. Esto fue lo que se conoció en 1844, como el
cooperativismo de consumo de Gran Bretaña, extendiéndose a Europa y
después por todo el mundo, con la aparición de asociaciones, federaciones,
y uniones cooperativistas.
El movimiento cooperativista llego a Latinoamérica en el siglo XIX por
los inmigrantes europeos que se establecieron en países como Argentina
y Brasil, desarrollándose posteriormente al resto de Latinoamérica.
~ 28 ~
Las principales cooperativas existentes en América Latina son las
agrícolas, de crédito y de consumo. Al principio de la década de 1960
existían aproximadamente unas 15.000 cooperativas con 5.000.000 de
asociados. En Argentina existe desde 1928, una unión de sociedades
cooperativas, en Brasil se estableció en 1925 una central cooperativa
de bancos rurales populares. Las cooperativas de consumidores son
importantes en Argentina, Brasil y Chile, muchas de ellas han sido
establecidas como organizaciones mercantiles o dependencias
gubernamentales para sus empleos y disfrutan de exenciones de impuestos.
En Venezuela, durante la época precolombina se presentaron diversas
e importantes manifestaciones de organizaciones con base en la
cooperación, la comunidad indígena trabajaban las tierras comunitariamente
y se distribuían equitativamente la cosecha, las herramientas de trabajo eran
consideradas como propiedad colectiva.
El movimiento cooperativo venezolano, se inició en el siglo XIX casi
paralelamente cuando se inicia en los países vecinos, posteriormente, se
incorporaron otras experiencias. La primera cooperativa en Venezuela nace
en 1903, en Porlamar y se le denominó "Sociedad de Cooperativas de
Ahorro y Construcción de Porlamar". En 1910, se aprueba la primera Ley de
Asociaciones de cooperativas, pero adaptada a una situación distinta a la de
nuestro país, se basaba en la Ley Francesa.
Durante el gobierno de Eleazar López Contreras, se promovió el
desarrollo del cooperativismo y se fundaron más de 35 cooperativas de
~ 29 ~
diversos tipos, en 1941 se fundó el Centro de Estudios que reunió a un grupo
de intelectuales con la finalidad de difundir la idea cooperativista con sedes
en Puerto Cabello, Barquisimeto, Valencia, Mérida y Maracaibo.
No obstante durante el gobierno de Marco Pérez Jiménez, la actividad
cooperativa es nula y el movimiento cooperativo desaparece, casi en su
totalidad. La mayor época del cooperativismo en Venezuela parte del año
1961, durante el gobierno de Rómulo Betancourt, es la época que comienza
los frutos de la Reforma Agraria, cuando la educación llega a la zona más
alejada del país y cuando seriamente se piensa en una cooperativa
organizada, en condiciones muy favorables, promoviendo el desarrollo de las
cooperativas de vivienda, ahorro y crédito.
Luego al pasar de los años se fueron fortaleciendo las asociaciones
cooperativas en nuestro país y por tal motivo se creo, SUNACOOP adscrita
al Ministerio de Fomento que funcionaría como organismo supervisor y
administrador de la política del estado en esta materia, además de ser
organismo de integración nacional de cooperativas y el Consejo Nacional de
Educación Cooperativa.
Más recientemente, en 1999, con la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, se le da una significativa y enriquecedora
importancia al movimiento cooperativo en Venezuela como mecanismo de
participación en la economía nacional y de descentralización por
colaboración hacia las comunidades, se le da un realce, con esto ocurre un
descomunal repunte en la creación y reactivación de cooperativas.
~ 30 ~
El Cooperativismo es una doctrina económica social basada en la
conformación de asociaciones económicas cooperativistas en las que todos
los miembros son beneficiarios de su actividad según el trabajo que aportan
a la actividad de la cooperativa. El trabajo que aporta cada socio de una
cooperativa se convierte en beneficio para él mismo y, para todo el grupo de
trabajo conformado por todos los miembros de la cooperativa. Promueve la
libre asociación de individuos y familias con intereses comunes. Su intención,
es poder construir una empresa en la que todos tienen igualdad de derechos
y en la que el beneficio obtenido se reparte entre sus asociados según el
trabajo que aporta cada uno de los miembros.
1.2.2 Formulación del Problema
Actualmente en la ciudad de la Victoria existen diferentes
organizaciones cooperativistas destinadas a ofrecer un servicio de transporte
público terrestre, una de ella es la cooperativa de transporte Los Rápidos,
que es una organización como su nombre lo indica cooperativista, la misma
está conformada por cinco (5) personas la cual tiene como objetivo
fundamental cubrir la ruta de La Victoria Estado Aragua a la capital de
nuestro país el Distrito Capital, y por ende prestar un servicio a los distintos
usuarios o pasajeros que se trasladan cotidianamente mediante este tipo de
transporte.
La asociación cooperativa de transporte Los Rápidos inicio sus
operaciones el 28 de agosto de 1999, tras la ineficacia y sobre todo por el
mal servicio del transporte público que se presentaba durante dicho periodo.
~ 31 ~
Es de suma importancia acotar que el servicio de transporte público en
nuestro país presenta irregularidades en cuanto al lapso de salida de las
unidades, otra falla que presenta es que en Venezuela no existe un
organismo e institución que se encargue de realizar chequeos a las
diferentes unidades de transporte, para verificar si se encuentran en un
óptimo estado y así poder autorizar su funcionamiento. Hoy en día en
nuestro país observamos constantemente como existen unidades de
transporte público que se encuentran en mal estado ocasionando un alto
porcentaje de accidentes, inconvenientes en cuanto al tráfico, contaminación
al medio ambiente, entre otros.
Por otro lado, tenemos que en la actualidad debido al alto índice
inflacionario en nuestro país, más del 60% de la población no posee
suficientes recursos económicos, imposibilitando a su vez la adquisición de
un vehículo propio donde se pueda trasladar diariamente. Es por eso que
recurren a las unidades de transporte público como son los autobuses, que
tienen como función trasladar a personas de un sitio a otro y cobrar un
pasaje por el servicio que ofrece.
Los problemas mencionados anteriormente no afectan a la
cooperativa de transporte Los Rápidos debido a que cuentan con unidades
de transporte en óptimas condiciones, ya que a su flota se le aplica
constantemente un servicio de mantenimiento donde se chequean
cuidadosamente las partes de mecánica, carrocería, interior, entre otras.
~ 32 ~
A través de nuestras visitas a la cooperativa de transporte Los
Rápidos, nos hemos ido integrando con los cooperativistas o socios la cual
nos expusieron las diferentes problemáticas que se venían presentando en la
misma. Fue a través de nuestra integración y mediante las visitas constante
que realizamos como colectivo de estudiante que se comprobó que lo
planteado por los cooperativista era cierto.
Actualmente se presentan varios inconvenientes en dicha cooperativa,
pero en primera instancia utilizamos una matriz de impacto donde arrojo que
el proceso de compra y el control de inventario son las problemáticas de
mayor relevancia que se presentan en dicha organización. Por tal motivo,
enfocaremos nuestro trabajo de grado en los procesos anteriormente
mencionados con la finalidad de brindar una posible solución a los socios de
la cooperativa.
Por otra parte, a través del método de Investigación-Acción-
Participación se pudo comprobar que el proceso de compras se realiza de
manera imprevista, es decir, primero que nada no se planifica
constantemente un presupuesto para las posibles compras durante un mes,
de igual modo se realizan sin ningún tipo de formatos que a su vez permita el
soporte de la operación teniendo un respaldo de la misma. Esta problemática
se debe a que los socios desconocen los formatos que se deben utilizar para
este proceso, alegando que es un proceso engorroso y que a su vez no
poseen el tiempo suficiente para ponerlo en práctica.
~ 33 ~
En este mismo orden de ideas consideramos que la falta de formatos
como requisición y orden de compra, afectan las actividades de la
cooperativa. Sin embargo, la mayor problemática no es el proceso de
compra, sino que consideramos como colectivo de estudiante que el
problema radica a consecuencia de un mal ó ineficiente manejo del
inventario sobre las piezas, repuestos o herramientas que posea la
cooperativa, puesto que se puede dar la oportunidad de que en un día
feriado, o en horas no laborables alguna de sus unidades necesite un
repuesto de emergencia y por consecuencia se imposibilita el uso de dicha
unidad.
Cabe destacar, que el control de inventario no se maneja
apropiadamente en primera instancia debido a que no existe una persona
que se encargue específicamente de esta área de la cooperativa. En
segunda instancia observamos que se maneja un formato donde se
registran manualmente las piezas, herramientas o repuestos que se
adquieren y de igual forma los que salen cuando son requeridos por alguna
de sus unidades. Sin embargo dicho formato es inapropiado puesto que la
cooperativa debería manejar formatos electrónicos que faciliten la
sistematización de los registro y que a su vez sean menos inoportuno. Lo
más esencial es que la cooperativa maneje un formato para cada proceso u
operación, (entrada, proceso, salida) es decir, donde se plasmen las piezas
que se adquieren, otro formato donde se realice un proceso de inventario
constantemente y por último un formato donde se registren las salidas de
piezas o repuesto especificando claramente para la unidad que se utilizo.
~ 34 ~
Finalmente queremos mencionar que estas problemáticas afectan
directamente a la cooperativa, puesto que no llevan a cabo un proceso de
control apropiado para la realización de sus compras y sobre su inventario.
Como grupo investigador nos parece una problemática significativa puesto
que hoy en día cientos de personas dependen de unas unidades de
transporte público, en donde nos incluimos. Por tal motivo debemos brindar
una solución que sea efectiva para los asociados de la cooperativa, con la
finalidad de que ellos puedan optimizar sus operaciones internas y así poder
prestar su servicio a las personas que lo requieran.
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivo General:
Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de compra y control de
inventario de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en La
Victoria Estado Aragua.
1.3.2 Objetivos Específicos:
1. Diagnosticar la situación actual del proceso de compra y control de
inventario en la cooperativa de transporte Los Rápidos.
~ 35 ~
2. Determinar las necesidades para optimizar el proceso de compra y
control de inventario en la Cooperativa de transporte Los Rápidos.
3. Diseñar y establecer formatos para registrar los repuestos existentes
en la Cooperativa de transporte Los Rápidos, permitiendo así conocer
cuales repuestos se deben reponer en el próximo proceso de compra.
4. Elaborar y ejecutar un presupuesto de efectivo que permita abastecer
la compra de repuestos en el periodo de un mes, evitando la escasez
de los mismos.
5. Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de compra y control
de inventario de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en
La Victoria Estado Aragua.
1.3.3 Justificación
En estos momentos, en nuestro país se hace altamente necesario
invertir todo el proceso educativo que hasta ahora se estaba ejecutando, ya
que se desligaba totalmente del tema social, lo cual es negativo porque esto
es de vital importancia para nosotros debido a nuestra posición como
ciudadanos y más aún como futuros profesionales que nos estamos
desenvolviendo o desenvolveremos en el campo laboral, en donde debemos
tomar como prioridad este tema, buscando siempre y permanentemente el
bien común, impulsados continuamente por trabajar de forma paralela con
las comunidades o bien dicho la sociedad, de ahora en adelante no se da
~ 36 ~
cabida o no será posible seguir manteniendo esa brecha con las poblaciones
porque en definitiva no permite el progreso.
Ahora bien, nos basamos bajo un nuevo modelo educativo que se
diferencia por su humanismo, que se plantea a través del nuevo sistema
económico que como ya sabemos es el socialismo. Por ende es necesario
implementar una serie de valores con la finalidad de que el ciudadano de hoy
en día tenga otra visión del mundo y su alrededor.
Cabe destacar que el socialismo tiene como finalidad el
compañerismo, la hermandad, la igualdad de oportunidades, la equidad,
entre otros aspectos. Por tal motivo busca la conformación de organizaciones
sociales como por ejemplo cooperativas, consejos comunales, misiones,
entre muchas más. En nuestro caso basaremos el proyecto socio integrador
en una cooperativa que se especializa en el transporte público terrestre
denominada Los Rápidos. Esta a su vez tiene como objetivo ser una
organización social que ofrezca un servicio de transporte eficaz y eficiente,
trasladando a los pasajeros que se desplazan cotidianamente a la capital de
nuestro país.
Sobre la base de las consideraciones anteriores vimos la necesidad
de prestar nuestra ayuda a dicha cooperativa, puesto que su actividad se
basa en el traslado de personas y actualmente existe un gran número de
ciudadanos que utilizan este medio para ir a sus trabajos, hogares, escuelas,
universidades e infinidad de sitios. Se desconoce a ciencia cierta la cantidad
de personas que se benefician de esto, pero si se puede realizar una
~ 37 ~
aproximación y es por eso que expresamos que más de un 60% de la
población Venezolana usa el autobús como el principal medio de transporte.
La mencionada cooperativa presenta una problemática administrativa,
lo que en efecto puede presentar una desventaja para el servicio que presta,
es por ello que la realización del presente proyecto es trascendental puesto
que mediante su ejecución se resolverán los enigmas existentes,
fortaleciendo las debilidades, lo que le va a permitir a los involucrados
obtener como beneficios el mejor manejo de sus procesos administrativos,
para el desempeño eficaz de la actividad que realiza, teniendo efectos
favorables para esta entidad, debido a la innovación del sistema
administrativo que en este caso es relacionado con las compra y control de
inventario, esto a su vez es muy conveniente debido a que nos permite
fortalecer mas nuestros conocimientos como futuros Licenciados
Administrativos y como se mencionó anteriormente también como nuevos
ciudadanos.
Para ser más precisos se dotará a la cooperativa de un sistema
adecuado que le permita asignar los recursos en función de las necesidades
y objetivos fijados en un tiempo determinado, mejorando la gestión de las
compras y la toma en práctica de la elaboración de un presupuesto mensual,
también se fijarán puntos para solventar el manejo irracional de los recursos
por medio de la especialización de un individuo para el control efectivo de un
inventario para evitar la escasez de los mismos. Todo esto tendrá un
resultado positivo en el entorno de esta organización, ya que si la
cooperativa mejora estos puntos internos importantes prestará un buen
servicio, lo que posibilitara mantener los usuarios actuales y potenciales,
~ 38 ~
debido a su notable avance, manteniendo disponibles todas las unidades y
así mismo se disminuirá los accidentes de tránsito porque las unidades
estarán en óptimas condiciones.
~ 39 ~
1.4 Plan de Acción (Tabla 7)
Proyecto y propósito: Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de compra y control de inventario de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en La Victoria Estado Aragua.
Lugar o Espacio social: Cooperativa de transporte Los Rápidos. Periodo: 2012-II
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Diagnosticar la
situación actual
del proceso de
compra y
control de
inventario en la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos.
1). Integrarse con los
miembros de la
cooperativa
2). Visitar
frecuentemente a la
cooperativa para así
poder realizar entrevistas
a los asociados y
observar sus actividades,
con la finalidad de
recopilar información.
3). Elaborar una matriz
de impacto para conocer
las problemáticas de
mayor relevancia.
4). Por último realizar la
matriz DOFA para
conocer un poco más las
problemáticas que se
presentan en la
cooperativa.
1). Cuadernos
2.) Lápices
3). Grabadoras
4). Computador
5). Hojas
6). Autobús
7). Teléfono
Los asociados
de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
especialmente
el presidente de
la misma.
El colectivo de
estudiantes.
1). Establecer
reuniones con
los miembros de
la cooperativa.
2). Asistir a las
asambleas que
realicen.
Desde:
16-02-2012
Hasta:
02-04-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Integrarse con los
miembros de la
cooperativa, para
ser aceptados
dentro de su
organización y así
poder realizar
nuestro proyecto
socio integrador.
Conocer un poco
sobre las
problemáticas que
afectan a la
cooperativa y
saber si es
factible o no el
proyecto a
realizar.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 40 ~
Plan de Acción. (Tabla 8)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Determinar las
necesidades
para optimizar
el proceso de
compra y
control de
inventario en la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos.
1). Integrarse con los
miembros de la
cooperativa, con el fin de
observar y convivir las
actividades del día a día.
2). Conocer cuáles son
las debilidades que
presentan en el proceso
de compra y control de
inventario a través de la
matriz DOFA.
3). Realizar entrevistas a
los asociados de la
cooperativa.
1). Cuadernos
2.) Lápices
3). Grabadoras
4). Computador
5). Hojas
6). Autobús
7). Teléfono
Los asociados
de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
especialmente
el presidente de
la misma.
El colectivo de
estudiantes.
1). Asistir a las
instalaciones de
la cooperativa.
2). Convocar a
los asociados
para realizar las
entrevistas.
Desde:
16-02-2012
Hasta:
02-04-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Obtener la
información
necesaria para
abordar la
formulación del
problema y
conocer así los
inconvenientes
más resaltantes
que afectan a la
cooperativa, con
la finalidad de
plantearse unos
posibles objetivos,
que
posteriormente
serán ejecutados
para dar
respuesta a las
problemática
existentes.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 41 ~
Plan de Acción. (Tabla 9)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Diseñar y
establecer
formatos para
registrar los
repuestos
existentes en la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
permitiendo así
conocer cuales
repuestos se
deben reponer
en el próximo
proceso de
compra.
1). Requerir ayuda de
profesores o
profesionales en el área,
con la finalidad de
conocer cuales serian los
formatos más apropiados
para la cooperativa.
2). Investigar toda la
información que sea
necesaria sobre los
formatos, es decir, para
qué sirven, cómo se
utilizan, que beneficios
generan, entre otros.
3). Por último elaborar
los formatos y a su vez
un instructivo que
especifique claramente la
función de cada uno y
como se deben llenar
dichos formatos.
1). Libros
2). Computador
3). Hojas
4). Profesores y
profesionales
5).Instructivo
encuadernado
Los Asociados
de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos, junto al
colectivo de
estudiantes y los
profesores o
profesionales
que impartan
sus
conocimientos.
1). Implementar
talleres para dar
a conocer los
formatos y a su
vez aplicarlos
utilizando las
actividades de la
cooperativa, es
decir, realizar
junto a los
asociados un
proceso de toma
física sobre sus
inventarios.
Desde:
02-07-2012
Hasta:
10-08-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Dar respuesta a la
problemática
existente en la
cooperativa. De
igual modo tener
asesoría de los
profesores en esa
área con la
finalidad de
diseñar formatos
que sean de uso
fácil y que le
permitan
simplificar el
proceso de toma
física.
Los miembros de
la cooperativa se
sientan motivados
y agradecidos al
utilizar dichos
formatos
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 42 ~
Plan de Acción. (Tabla 10)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Elaborar y
ejecutar un
presupuesto de
efectivo que
permita
abastecer la
compra de
repuestos en el
periodo de un
mes, evitando
la escasez de
los mismos.
1). Diagnosticar los
convenios que tienen los
asociados de la
cooperativa con sus
proveedores, con la
finalidad de conocer los
plazos de créditos si son
a 15, 30, 45 o más días
y las compras que se
realizan al contado.
2). Solicitar a diferentes
proveedores cotizaciones
sobre los repuestos,
piezas o herramientas
que utiliza la cooperativa.
3). Analizar las
cotizaciones para así
elegir el proveedor que
se le hará el pedido,
tomando en cuenta el
costo, la disponibilidad, el
plazo de días acreditados
y los descuentos por
pronto pago.
1). Teléfono
2). Computador
3). Vehículo
5). Proveedores
Los asociados
de la
cooperativa,
junto a los
proveedores y el
colectivo de
estudiantes.
1). Establecer
cuáles son los
repuestos de
mayor
movilidad, con el
objetivo de
mantener
siempre un
mínimo y
máximo en
stock.
2). Buscar
nuevos
convenios con
diferentes
proveedores,
con el fin de
obtener mejores
descuentos y a
su vez mejores
condiciones de
crédito.
Desde:
11-06-2012
Hasta:
11-07-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Dar respuesta a
esta problemática
dentro de la
cooperativa, es
decir, que los
asociados puedan
elaborar un
presupuesto que
abarque todas las
compras que se
realicen en
periodos
mensuales con la
finalidad de que la
cooperativa no
imposibilite la
adquisición de
algún repuesto o
herramienta de
trabajo.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 43 ~
Plan de Acción. (Tabla 11)
Objetivos Específicos
Actividades Principales
Recursos Actores Actividades De soporte
Lapso de Ejecución
Responsables Resultados Esperados
Innovar el
sistema
administrativo
sobre el
proceso de
compra y
control de
inventario de la
cooperativa de
transporte Los
Rápidos,
ubicada en La
Victoria Estado
Aragua.
1) Diagnosticar la
situación actual del
proceso de compra y
control de inventario en
la cooperativa de
transporte Los Rápidos.
2) Determinar las
necesidades para
optimizar el proceso de
compra y control de
inventario en la
cooperativa de transporte
Los Rápidos.
1). Libros.
2). Computador.
3). Profesores y
profesionales.
4).Instructivo
encuadernado.
Asociados de la
cooperativa,
profesores y
colectivo de
estudiantes.
Supervisar los
efectos que se
puedan producir
a partir de la
implantación de
estas
estrategias, para
hacer los
ajustes
necesarios que
beneficien a la
cooperativa.
Controlar que
los objetivos que
han sido
planificados se
lleven a cabo de
la manera
prevista.
Desde:
10-09-2012
Hasta:
10-10-2012
Antonio Hernández
(presidente de la
cooperativa)
Yelitza Ramírez
(administradora de
la cooperativa)
Carlos De Freitas
(tesorero de la
cooperativa)
Alicia Ramírez
(contralor de la
cooperativa)
Julio Sánchez
(coordinador de la
cooperativa)
Grupo de proyecto.
Mejorar la
situación actual
que presenta la
Cooperativa, en
los puntos que el
colectivo de
estudiantes se va
a enfocar, como lo
son el proceso de
compra y control
de inventario, esta
meta se estaría
alcanzando con el
cumplimiento de
los objetivos
anteriores.
Fuente: Propia Equipo IAP
~ 44 ~
SECCION II
MARCO TEORICO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes de la Investigación
Según Martínez M. (2005) sostiene que la finalidad del antecedente
radica en “exponer lo que se ha hecho hasta el momento para esclarecer
el fenómeno objeto de la investigación” (p. 6). Así pues, los antecedentes,
son todos aquellos trabajos de grado que ya fueron realizados
anteriormente y que de alguna manera se relacionan con el objeto de
estudio presente en la investigación que se está realizando. Donde el
mismo suministre información importante o relacionada con la nuestra y
sirva para dar evidencia de elementos claves como motivos, problemas y
metodología utilizada, en estudios similares que pueden ser útiles para
desarrollar la investigación. Ante este basamento, se plantean a
continuación las investigaciones previas que sirven como marco
referencial al presente estudio.
Montesinos Helimar. (2008). PROPUESTA DE DESARROLLO DE
LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLE PARA LA
EMPRESA TRANSPORTE TAÑES, C.A. Titulo a obtener T.S.U.
especialidad de administración, mención costos, presentado en el Instituto
Universitario Experimental de Tecnología de La Victoria. El presente
trabajo de grado tiene como propósito establecer una propuesta para
desarrollar los procesos administrativos y así optimizar las operaciones
del transporte Tañes, C.A. Dicho trabajo utilizo como metodología, la
~ 45 ~
investigación de campo y teoría de carácter descriptivo con sustento en
una revisión bibliográfica y documentada como instrumento de
recolección de datos.
El motivo por el cual nos sirvió de antecedentes, fue que al igual
que nuestro proyecto, está dirigido hacia los procesos administrativos,
específicamente sobre la planificación y el control que se aplica en la
cooperativa de transporte Los Rápidos, dicho trabajo de grado nos
permitió obtener información acerca de algunos formatos que son de vital
importancia para nuestra investigación tales como; requisición de compra,
nota de entrega y nota de salida. Los formatos mencionados
anteriormente dan una respuesta o posible solución a la problemática que
se presentaba en dicha organización, semejándose a la nuestra y es por
eso que se justifica el presente trabajo como un antecedente para nuestra
investigación.
Pichardo Suzette y Morales Yulimar (2008). PROPUESTA DE UN
SISTEMA DE GESTION PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO DE
REPUESTOS Y SUMINISTROS PARA LAS MAQUINARIAS DE LA
EMPRESA CEBRA, S.A. UBICADA EN LA ZONA INDUSTRIAL DE
CAGUA, ESTADO ARAGUA. Titulo a obtener T.S.U. especialidad
administración, mención costos, presentado en el Instituto Universitario
Experimental de Tecnología de La Victoria. El presente trabajo de grado
destaca un sistema de distribución sobre el departamento de almacén,
otorgándole la simplificación al manejo de los inventarios. Dicha
investigación utilizó como instrumento de recolección de datos la
observación directa y la entrevista cerrada.
~ 46 ~
En la presente investigación los autores concluyen que el
departamento de almacén no venia ejecutándose de manera eficaz ni
eficiente, por lo cual proponen el diseño de un sistema para la distribución
de sus repuestos para las diversas maquinarias.
Los resultados obtenidos por los investigadores fue la necesidad de
diseñar un sistema de control sobre los inventarios de dicha empresa y
por ende presentaron como producto un sistema comprendido en cuatro
pasos; reorganización del almacén, implementación de normas, diseño de
formatos y definición de necesidades del personal y equipos del almacén.
La investigación mencionada anteriormente nos sirvió de base para
poder establecer los objetivos que serán fundamentales para nuestra
investigación, puesto que la cooperativa de transporte Los Rápidos,
presenta la misma problemática que la empresa la Cebra, es por ello que
consideramos la necesidad de tomar en cuenta la propuesta de dicho
trabajo.
La vinculación del presente antecedente con nuestro proyecto se
basa en la necesidad de implementar una serie de normas dentro de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, donde en primer lugar se
establezca una persona que se haga cargo específicamente del almacén,
dando a conocer los repuestos o piezas existentes, así como también los
faltantes y sobre todo mantener constantemente un registro de entrada y
salida de los repuestos que se manejan en el almacén o depósito. Para
poder realizar dichos registros es necesario la elaboración de formatos, ya
sean electrónicos o manuales con la finalidad de poder establecer un
~ 47 ~
mayor control sobre el stock de piezas o repuestos que se manipulan en
la cooperativa.
Por otra parte, es fundamental establecer o implementar una serie
de normas dentro del almacén, es por ello que como colectivo de
estudiantes consideramos entre las más destacadas, notificar los
repuestos o piezas faltantes, identificar dichas piezas o repuestos para así
poder facilitar su búsqueda, también es necesario mantener en orden las
piezas dentro del almacén, de igual modo la más importante seria
apuntar inmediatamente el repuesto o pieza que sale del almacén,
especificando claramente para qué unidad fue utilizado para así lograr
tener un mejor control sobre el inventario; estas serian unas posibles
normas que optimizaría el control del inventario dando una posible
solución a las problemáticas de la cooperativa de transporte Los Rápidos.
Guzmán Arlis y Rivas Helenis (2008). PROPUESTA SOBRE UN
SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA LAS COMPRAS A
CONSIGNACION DE REPUESTOS Y SUMINISTROS EN EL ÁREA DE
ALMACÉN Y DISTRIBUCION DE LA EMPRESA GENERAL MILLS DE
VENEZUELA UBICADA EN CAGUA, ESTADO ARAGUA. Titulo a
obtener T.S.U. especialidad administración, mención costos, presentado
en el Instituto Universitario Experimental de Tecnología de La Victoria. El
presente trabajo de grado tuvo como objetivo diseñar un sistema de
control sobre las entradas y salidas de los repuestos y suministros del
almacén, como la disminución de las compras innecesarias mediante el
establecimiento de procedimientos adecuados a la organización.
~ 48 ~
La presente investigación se vincula con nuestro proyecto, puesto
que presenta la misma problemática que la cooperativa de transporte Los
Rápidos, es por ello que dicha investigación nos sirvió de antecedente, ya
que nos permitió tener una idea sobre el posible producto que le podemos
ofrecer a la cooperativa en busca de una posible solución a sus
problemáticas.
Mediante dicho trabajo de investigación obtuvimos información
sobre los diferentes formatos como; requisición de compra, orden de
compra, despacho de producto, entre otros. Conociendo así para que
sirve cada uno de ellos y que ventajas o beneficios ofrecería si se aplica
en una organización, en nuestro caso la cooperativa de transporte Los
Rápidos.
Crisbell González y Roberto Chumbiauca (2008). PROPUESTA
PARA LA CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA
EMPRESA DE TRANSPORTE ASER, C.A. Fue un trabajo especial de
grado presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior
Universitario en la especialidad de administración, mención costos, en el
Instituto Universitario Experimental de Tecnología de La Victoria. La
investigación estuvo basada en la compras programadas, tuvo como
propósito describir dicho sistema en Venezuela y sus implicaciones como
forma de autofinanciamiento, a fines de conocer y comunicar su
funcionamiento e incidencia como negocio, la misma se apoyo como un
estudio documental utilizando métodos de recolección de datos y análisis
de información provenientes de fuentes secundarias, así como el contacto
directo con especialista en el área.
~ 49 ~
La presente investigación se relaciona con nuestro proyecto socio
integrador, ya que nos genera ideas sobre los métodos mediante el cual
debe ser ejecutado un programa de compras, tomando en consideración
las implicaciones que lleva un correcto sistema de compras programadas
con el autofinanciamiento. Resaltando así, la importancia de las compras
dentro de cualquier proceso administrativo de una empresa de servicio.
Es de vital ayuda puesto que dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, las compras que se realizan son autofinanciadas con los
recursos que obtienen en la prestación del servicio que ofrecen. Por lo
cual se debe programar correctamente la compra de repuestos más
importantes o esenciales con el fin de evitar la escasez de los mismos o la
inactividad de sus unidades por lo expuesto anteriormente.
Ordoñez M. (2007). ANALIZAR LA IMPORTANCIA DE LA
LOGÍSTICA DENTRO DE LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS DE UNA
ORGANIZACIÓN. Investigación realizada en la Universidad Central De
Venezuela (UCV), que tiene como finalidad conocer la Importancia de la
logística en la función de compras. Siendo la misma un estudio
documental y bibliográfico mediante un análisis cualitativo en donde
señala que la función más directa y clara de comprender la logística
empresarial es definida a través de la actividad que la constituye o la
conforman.
Vale destacar que la logística empresarial se ocupa del suministro
y gestión de materia prima e insumos, como la distribución de productos o
servicios, haciendo cargos para ellos de temas tales como el transporte y
mantenimiento del inventario.
~ 50 ~
Esta investigación nos sirvió de aporte, debido a que se desarrolla
información importante en cuanto al suministro y gestión de materia prima
e insumos, destacando que en nuestro lugar objeto de estudio el colectivo
de estudiantes se está involucrando con el inventario, esto nos propinó
muchos datos importantes, porque nos permitió conocer cuál es la mejor
manera de registrar los recursos que se tienen a disposición, teniendo un
control de los mismos, para así optimizar el manejo del inventario, con el
objetivo de registrar y controlar todos los recursos para así evitar la
escasez de repuestos en la cooperativa de transporte Los Rápidos, por
esta razón consideramos de gran aporte este trabajo especial de grado
para nuestra investigación.
2.2 Bases Teóricas
Indivisiblemente las investigaciones corresponden en hacer
búsquedas de definiciones, ya que estás comprenden un conjunto de
conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque
determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado.
Es por eso que las bases teóricas según Bernal Cesar (2006)
pueden definirse como “la ubicación del problema en una determinada
situación histórica social, sus relaciones con otros fenómenos, las
relaciones de los resultados por alcanzar con otros ya logrados, como
también definiciones de otros autores, clasificaciones, tipología por usar,
entre otras” (p. 88)
~ 51 ~
Las bases teóricas son fundamentales para toda indagación, ya
que estas tienen el objetivo de un método sistematizado y relacionado de
conocimientos que facilitan encontrar los resultados obtenidos en el
trabajo. En el cual, las investigaciones las debemos respaldar con la
búsqueda de definiciones y contrastar ambas, para verificar si existe una
relación entre las mismas, en el que, estas serian lucrativas y
beneficiarias para nosotros.
2.2.1 Inventario
Según Mónica Miguez y Ana Bastos (2006) es definido como “el
almacenamiento de bienes y productos que posee una entidad o persona,
para satisfacer una necesidad actual o futura”. (pág. 1).
El inventario es fundamental para cualquier organización, pero en
especial para las empresas o entidades dedicadas a ofrecer un servicio
en específico. En nuestro caso la cooperativa de transporte Los Rápidos,
es una organización destinada a ofrecer un servicio de transporte público
terrestre a los usuarios que se trasladan desde la ciudad de La Victoria
hasta el Distrito Capital. Es por ende que el inventario es de suma
importancia para dicha cooperativa, puesto que no almacenan productos
para luego ser comercializados, es decir, vendidos, sino que por lo
contrario posee en sus almacenes herramientas, repuestos, piezas, entre
otros, que luego serán utilizados para el mantenimiento de sus unidades
de transporte, con el fin de mantenerlas en óptimas condiciones y así
poder ofrecer un buen servicio de traslado a sus usuarios.
~ 52 ~
Sin embargo, dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos,
el inventario presenta algunos inconvenientes, puesto que no existe una
persona que se haga cargo específicamente de esta área ocasionando a
su vez un descontrol, debido a que se desconocen la cantidad o stock de
las herramientas, piezas o repuestos existentes dentro de la cooperativa,
así como también los faltantes en la misma.
De igual modo hay que mencionar que la cooperativa de transporte
Los Rápidos, realiza su inventario, o lo que mejor se conoce como la toma
física de sus herramientas, piezas o repuestos mensualmente y de modo
manual sin la ayuda de ningún formato que le permita simplificar dicha
tarea y a su vez obtener un mejor control. Es de suma importancia acotar
que como colectivo de estudiantes consideramos el ineficiente manejo del
inventario como una problemática de alto nivel, puesto que la cooperativa
es una organización destinada a ofrecer un servicio de transporte como
ya se había mencionado anteriormente y por ende debe mantener en
óptimas condiciones sus unidades de transporte para cumplir así con su
objetivo y función que sería trasladar a sus usuarios cotidianos. La razón
por la que se consideró como una problemática de alto nivel, es que se
puede dar la oportunidad donde en un día feriado, o en horas no
laborables alguna de sus unidades necesite un repuesto de emergencia y
por no disponer del mismo se imposibilite el uso de dicha unidad.
2.2.2 Compras
Según Carlos Noriega Milera (2004) las compras son “el conjunto
de acciones en adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el
~ 53 ~
momento y al precio más adecuado, con el proveedor más apropiado”
(pág. 13).
Vale destacar que hoy en día para poder realizar unas compras se
deben abarcar los diversos procesos, entre las cuales tenemos:
Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio
anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que
surja la necesidad.
Análisis de las necesidades: El departamento o encargado de
realizar las compras debe recibir los informes sobre la solicitud de
materiales, repuestos o herramientas y analizar la prioridad de las
peticiones para tramitar su gestión
Solicitud de ofertas y presupuesto: Es un paso obligado que se
debe seguir para evitar tomar decisiones anticipadas que puedan
afectar la economía de la organización, en nuestro caso la
cooperativa de transporte Los Rápidos.
Evaluación de las ofertas recibidas: Una vez recibidas las
cotizaciones de los proveedores hay que estudiarlas, analizarlas,
compararlas y examinarlas.
Selección del proveedor: Los factores que se comparan durante
la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las
garantías personales que la empresa que suministrará el producto
ofrece.
~ 54 ~
Seguimiento del pedido y los acuerdos: Se hace para verificar
que hemos recibido todo el material, los repuesto o herramientas
solicitados, y si corresponde a las características detalladas en el
pedido y si se han suministrado a tiempo.
Actualmente en nuestro mundo se está reconociendo la
importancia cada vez mayor que presenta la función de las compras en
cualquier empresa y por ende es necesario tener a profesionales en dicha
área para su mayor entendimiento con los proveedores, para la toma de
decisiones y por supuesto mejorar la imagen ante los clientes. En nuestro
caso la cooperativa de transporte Los Rápidos, no realiza compras de
materia prima para ser procesada y mucho menos para ser
comercializada. Sin embargo, la cooperativa realiza operaciones de
compras con la finalidad de adquirir los suministros de oficina, así como
también para sus unidades de transporte.
En este mismo orden de ideas podemos acotar que la cooperativa
realiza compras para su oficina tales como; hojas, talonarios, lápices, clip,
grapas, entre otros; los artículos mencionados anteriormente son
adquiridos con la necesidad de realizar sus operaciones administrativas.
Por otra parte tenemos que realizan compras para el mantenimiento de
sus unidades de transporte tales como; cauchos, filtros, aceites,
bombillos, correas, pasadores, entre otros. Los repuestos señalados
anteriormente son adquiridos según la necesidad que presenta la
cooperativa de mantener en stock, es decir, hay piezas que presentan
mayor movilidad de rotación y por ende se deben adquirir en mayores
cantidades y constantemente, así como a su vez habrán otras piezas que
son de menor movilidad por lo que son adquiridas en pocas cantidades y
en lapsos más prolongados.
~ 55 ~
De igual modo vale destacar que dentro de la cooperativa de
transporte Los Rápidos, las compras se manejan de manera imprevista,
puesto que en ocasiones se desconoce si hay existencia de algún
repuesto y se presenta la oportunidad de ser necesitado, sino hay el
repuesto se requiere la adquisición del mismo, ahora bien, esto sucede
puesto que no existe un control en el inventario, por otro lado tenemos
que los asociados de la cooperativa no utilizan los formatos apropiados
para el proceso de compra que serian; la requisición de compra y orden
de compra. Estos formatos le permitirían a la cooperativa tener un mejor
control sobre sus operaciones, puesto que obtendrían un soporte que
justifique las compras que se realicen en mencionada organización.
2.2.3 Presupuesto
Según Burbano R, Jorge E. y Ortiz G. (2004) el presupuesto es
definido como “un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, deben cumplirse en un
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas” (pág. 396).
El presupuesto es una herramienta administrativa que permite
expresar en términos financieros anticipaciones sobre los ingresos o
egresos que puede presentar una entidad, organización o persona. Su
importancia esta en conocer anticipadamente cuales serán las ganancias
o pérdidas que se presentarán durante un periodo determinado.
Para las organizaciones es de vital importancia, puesto que le
permite conocer cuáles serán sus resultados financieros y así poder
~ 56 ~
analizar dichos resultados. Vale destacar que si los ingresos son
superiores a los egresos se puede tomar la decisión de realizar posibles
inversiones, pero si los egresos son superiores, es decir, se presenta un
déficit de dinero se requerirá de créditos que permita el sustento de la
organización.
La cooperativa de transporte Los Rápidos, maneja un presupuesto
mensualmente que engloba las posibles compras de suministros,
repuestos, pago de servicios públicos, alquiler, entre otros, que se
realizarán durante dicho periodo. De igual modo abarcan los ingresos que
se obtendrán por el servicio que le ofrecen a las empresas privadas, así
como una posible estimación por el servicio que ofrecen a los usuarios
cotidianos.
Sin embargo, la cooperativa de transporte presenta inconvenientes
en esta área, en consecuencia sobre un mal manejo del inventario, puesto
que se desconocen la falta de repuestos sin ser notificados a la
administración, lo que ocasiona un descontrol sobre las operaciones
internas de la cooperativa, es decir, los asociados realizan su presupuesto
para conocer cuánto requerirán en dinero para cubrir sus compras, ya
sean artículos de oficina, electrodomésticos, repuestos, entre otros, y se
ha dado la ocasión de que por no tener un control sobre sus inventarios
se perjudica el proceso de compra, debido a que se ven en la necesidad
de adquirir repuestos que no estaban considerados en su presupuesto.
2.2.4 Innovación
La innovación es una actividad compleja en la que influye tanto
factores interno como externos, lo cual sería la introducción de un nuevo
~ 57 ~
producto, un nuevo método de producción, la apertura de un nuevo
mercado, la utilización de una fuente de aprovisionamiento, o la puesta en
práctica de una nueva estructura en un mercado. 1
Esto quiere decir que la Innovación permite la introducción de
nuevas ideas, donde busca generar cambios novedosos que se puedan
aplicar en una determinada organización, bridando la oportunidad de
incrementar la productividad dentro de la misma. Es por esto que
consideramos que en la cooperativa de transporte Los Rápidos, es
necesario la aplicación de nuevas ideas con la finalidad de lograr un
cambio, que a su vez permita ser ajustado al sistema administrativo en el
cual se está trabajando en dicha cooperativa.
Cabe destacar que este se fundamenta específicamente en dos
aspecto tales como; el proceso de compra, debido a su deficiente manejo
para ejecutar las mismas y a su vez se presenta un descontrol del
inventario lo que impide que tengan un conocimiento preciso sobre la
cantidad de suministro que utilizan o poseen en almacén. Es por ello que
nuestro proyecto socio integrador se basa en poder brindar nuevos
métodos y herramientas con la finalidad de realizar modificaciones en las
problemáticas mencionadas para lograr así optimizar dichos procesos
administrativos y así asegurar el servicio de transporte público a los
distintos usuarios.
Es por ello que la importancia de todo este trabajo para nosotros
es asesorar a los miembros de dicha cooperativa ofreciéndoles diferentes
1 María Sánchez (2008) El proceso innovador y tecnológico. Estrategias y apoyo público. Editorial
Netbiblo. La Coruña, España.
~ 58 ~
métodos y herramientas con el fin de ser aplicados para solucionar las
problemáticas antes mencionadas y así generar un mejor funcionamiento
interno de la cooperativa donde obtendrán resultados satisfactorios
durante la prestación de su servicio en el cual se beneficiaran los usuarios
y asociados de la cooperativa.
2.2.5 Planificación
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrá, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización. La planeación es el primer paso de los procesos
administrativos por medio del cual se define un problema, se analizan las
experiencias pasadas y se embozan planes y programas. 2
De acuerdo con lo antes mencionado se puede decir que en la
cooperativa Los Rápidos no llevan una adecuada planificación, debido a
que los miembros de esta organización no programan el proceso de
compra así como tampoco se planifican para realizar sus actividades
cotidianas, ya que todo lo realizan de manera imprevista, de igual modo
esta organización no tiene estipulada unas normas o procedimientos para
seguir a la hora de realizar el almacenaje de los repuestos.
2 Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima
Edición de, McGraw-Hill Interamericana pág. 7.
~ 59 ~
Esta falta de planificación es lo que trae como consecuencia que
los asociados de la Cooperativa al momento de realizar sus actividades,
en un momento dado, tengan que improvisar para poder cumplir con
algún proceso o inconveniente que se presente en dicho momento, esto
se prevendría si en la organización se implementaran una serie de
procedimientos a seguir que faciliten las actividades que se llevan a cabo
dentro de la misma.
2.2.6 Organización
Según Chiavenato (2004) lo define como “el establecimiento de la
estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos,
mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social” (pág. 8)
En pocas palabras la organización responde a las preguntas
¿Quiénes? Van a realizar las tareas, implica diseñar el organigrama de la
organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿Cómo? Se va
a realizar la terea; ¿Cuando? Se va a realizar. Proporcionando todas las
cosas útiles al funcionamiento de la empresa y puede ser dividida en
organización material y social.
La cooperativa de transporte Los Rápidos carecen de una buena
organización, ya que no tienen unas normativas estipuladas donde se les
indique los pasos a seguir en este caso para el almacenaje de los
repuestos, puesto que el deber ser seria identificarlos, clasificarlos y
~ 60 ~
ubicarlos de manera ordenada para que al momento que los asociados
necesiten algún repuesto tengan un fácil acceso en los almacenes y
puedan ubicar rápidamente la pieza que se necesite. En el depósito estos
son colocados de manera desordenada lo que ocasiona pérdidas de los
mismos así como también inconvenientes para encontrarlos.
2.2.7 Sistema
Según José Luis Kramis Joublanc (1994) “es la red de
procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado,
tendientes al logro de los fines de una organización”. (pág. 15).
Un sistema permite la integración de todos los elementos que
conforman una organización, en donde se debe de trabajar en conjunto
para alcanzar así un mismo objetivo. La esencia de un sistema es que su
funcionamiento se basa en dar y recibir información, lo cual nos permite
relacionar nuestro proyecto de la cooperativa de transporte Los Rápidos,
debido a que en la misma existen inconvenientes en cuanto a la
información, es decir, de alguna manera u otra no existe un encargado del
almacén lo que ocasiona a su vez que la administración de la cooperativa
no se entere frecuentemente sobre las piezas o repuestos que hagan
falta, así como tampoco los existentes dentro del almacén. Otro
inconveniente es que al no utilizar formatos que permitan mantener un
control sobre sus inventarios, se desconocen las diversas necesidades
que se presenten ocasionando esto un excedente o escasez de
repuestos.
~ 61 ~
En pocas palabras un sistema es un conjunto de actividades que
se deben de realizar dentro de cualquier organización, pero sin embargo
debe de existir un departamento que realice cada una de las diferentes
actividades con la finalidad de complementar así un ciclo de información
logrando los objetivos de la organización. Es por ello que como colectivo
estudiantil consideramos la necesidad de innovar el sistema
administrativo de la cooperativa de transporte Los Rápidos, para que los
asociados puedan repartirse sus actividades definiendo en primera
instancia un encargado del almacén, que informe con precisión y con
certeza a la administración sobre sus inventarios para que seguidamente
se realice un proceso de presupuesto para conocer las posibilidades que
tienen en adquirir los repuestos y por último realizar el proceso de compra
finalizando así el ciclo de las actividades necesarias para su buen
funcionamiento como cooperativa de transporte.
2.2.8 Control
Según Stephen P. Robbins y Mary Coulter (2005) lo define como
“el proceso que consiste en tres etapas las cuales son la medición del
rendimiento real, la comparación de este con una norma y la toma de
medidas administrativas para corregir desviaciones o normas
inadecuadas”. (pág. 460)
El control es la esencia de corregir y evaluar si lo que se está
haciendo es lo correcto sobre lo que se planteó, es aquí donde decimos
que en la cooperativa de transporte Los Rápidos, existe un descontrol
primero que nada en las compras puesto que no se planifica un
presupuesto que le permita conocer si disponen de efectivo o no para
~ 62 ~
ejecutar las compras, de igual modo no utilizan los formatos de requisición
ni orden de compra que le permita mantener un soporte sobre el proceso
que se llevo a cabo, es decir, no mantienen un comprobante sobre las
operaciones de compras lo que genera un descontrol sobre las mismas.
Por otra parte tenemos que por no utilizar las diversas
herramientas tecnológicas como formatos y cálculos de Excel, se
desperdicia mucho tiempo puesto que registran sus operaciones
administrativas manualmente, lo que genera un descontrol sobre el
tiempo que disponen. En este mismo orden de ideas, es necesario
mencionar que la problemática mas resaltante dentro de la cooperativa es
la falta de control, puesto que se puede evidenciar claramente como
existen fallas sobre sus controles internos lo que ocasiona un inmenso
desconocimiento sobre la disponibilidad de sus inventarios, efectivo, entre
otros.
2.2.9 Control de inventario
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde
dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel
apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es
lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las
operaciones mismas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se
~ 63 ~
podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es
que se conoce como Control Preventivo.3
En la cooperativa de transporte Los Rápidos no se aplican los
mínimos y máximos de cada repuesto que se debe mantener en stock,
debido a que no se ha implementado un control sobre sus inventarios. Es
por ello que para realizar las compras solo observan la movilidad que
tiene cada repuesto y de acuerdo con ese dato piden más o por lo
contrario piden menos según la movilidad de esa pieza. Esto es un grave
error, puesto que en ocasiones habrán piezas o repuestos que serán
utilizados con mayor frecuencia, mientras que otras no. Un ejemplo
puede ser, en los periodos de lluvia es muy usual y común que se dañen
los cepillos de limpia parabrisas y los motores del mismo debido al uso
repetitivo que se le dará, por lo cual la cooperativa debe ajustar los
mínimos y máximos de cepillos, pero en cambio en el periodo de verano
es muy difícil que se utilicen los cepillos puesto que no habrá lluvia, por lo
tanto ya no será una pieza con tanta movilidad, es decir, cada repuesto
debe tener un estudio o análisis para así conocer si será de mucha o poca
movilidad y su importancia.
2.2.10 Documentos de negocios
Son comprobantes escritos que se originan en las transacciones
mercantiles y/o financieras. Pueden ser emitidos por comerciante o
empresas y su función es la de demostrar la relación establecida entre las
partes que intervienen, las fases de ese negocio y las obligaciones que
3 Julio Juan Anaya Tejero (2007) Logística integral de la gestión operativa de la empresa. Editorial
Esic. Madrid, España. (Pág. 230).
~ 64 ~
surgen. Es decir que los documentos de negocios son la base de la
contabilidad de cada empresa.
Los comprobantes o mejor conocidos como documentos de
negocios son de vital importancia para toda organización, ya que estos
son generados por las transacciones realizadas, en nuestro caso la
cooperativa de transporte Los Rápidos al realizar una compra, ya sea de
repuesto o articulo de oficina. Vale destacar que los asociados de la
cooperativa carecen de estos documentos, debido a que no poseen los
conocimientos necesarios para implementarlos dentro de su organización,
es por eso que como colectivo estudiantil consideramos que es de vital
importancia asesorar a los integrantes de la cooperativa para que puedan
establecer el formato de orden de compra, ya que la misma permite tener
un control sobre este proceso autorizando así a la persona que vaya a
realizar dicho proceso.
2.2.11 Ausencia de formatos administrativos
En el mundo de los negocios la falta o ausencia de los formatos
administrativos manifiesta poca organización por parte de los entes
involucrados, significa una falta de un medio por el cual dejar siempre en
claro la forma que tiene los documentos de reunirse y el soporte en el
que están. Sin ellos, la administración se hace un trabajo cuesta arriba
casi imposible de realizar organizadamente.4
4 Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima
Edición de, McGraw-Hill Interamericana (pág. 52)
~ 65 ~
Básicamente una empresa que se encuentre trabajando sin ningún
tipo de formato administrativo está trabajando con los ojos cerrados, ya
que al hablar de dichos formatos hablamos de modelos administrativos de
compañías o empresas anteriores van probando y estableciendo según
su éxito, y que más tarde otras empresas van adaptando a su manera de
trabajar, copiándolos y generalizándolos a las necesidades que la misma
tenga en el momento.
Una manera rápida de saber cuando una empresa no está
trabajando con ellos, es cuando las técnicas, los procesos, modelos y
sistemas administrativos parecen no ser contemplados en un plan
empresarial. Esto y la falla de sus actividades constantemente dejan en
evidencia la ausencia de los formatos administrativos.
2.3 Bases Legales
Las bases legales constituyen el fundamento jurídico de la
investigación. Según M. Osorio (1986) están definidas como:
“Fundamentos, apoyo material. Conjunto de reglas para llevar a cabo un
propósito”. (Pág. 80). Es todo aquel conjunto de condiciones necesarias
que protegen o rechazan la naturaleza de las cosas y que encierra dichas
medidas en el marco de lo permitido. A continuación se hace mención a
los artículos más relevantes que sustentan el estudio de dicho proyecto.
~ 66 ~
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
TÍTULO VI
DEL SISTEMA SOCIO ECONÓMICO
Capítulo I
Del Régimen Socio Económico y la Función del Estado en la Economía
Artículo 299. El régimen socioeconómico de la
República Bolivariana de Venezuela se fundamenta en
los principios de justicia social, democratización,
eficiencia, libre competencia, protección del ambiente,
productividad y solidaridad, a los fines de asegurar el
desarrollo humano integral y una existencia digna y
provechosa para la colectividad. El Estado
conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el
desarrollo armónico de la economía nacional con el
fin de generar fuentes de trabajo, alto valor agregado
nacional, elevar el nivel de vida de la población y
fortalecer la soberanía económica del país,
garantizando la seguridad jurídica, solidez,
dinamismo, sustentabilidad, permanencia y equidad
del crecimiento de la economía, para garantizar una
justa distribución de la riqueza mediante una
planificación estratégica democrática participativa y
de consulta abierta.
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela nos
habla sobre fundamentar los principios como lo es la justicia social, la
democracia, la eficiencia, la libre competencia, la protección del ambiente,
~ 67 ~
la productividad y la solidaridad, a fines de asegurar un mejor desarrollo
humano e integrar una existencia digna y provechosa, para los
ciudadanos y ciudadanas que son parte y equipo de trabajo en la
cooperativa de transporte Los Rápidos.
Nuestro proyecto se relaciona con este articulo, ya que dicha
cooperativa debe tener en cuenta que mediante la práctica de su actividad
económica debe llevar a cabo cada uno de estos principios
fundamentales, con la finalidad de aportar al desarrollo integral de la
colectividad, satisfaciendo las necesidades de la misma, para que tengan
una existencia digna y provechosa. Cabe destacar que la cooperativa
también aportara al desarrollo económico de la nación, prestando su
servicio para el beneficio de la colectividad en general y generando
fuentes de trabajo lo que ayuda a fortalecer la soberanía económica del
país.
Artículo 308. El Estado protegerá y promoverá la
pequeña y mediana industria, las cooperativas, las
cajas de ahorro, así como también la empresa
familiar, la microempresa y cualquier otra forma de
asociación comunitaria para el trabajo, el ahorro y el
consumo, bajo régimen de propiedad colectiva, con el
fin de fortalecer el desarrollo económico del país,
sustentándolo en la iniciativa popular. Se asegurará la
capacitación, la asistencia técnica y el financiamiento
oportuno.
El país le brinda el apoyo a la comunidad para promover la
formación de cooperativas, así como lo dicta el artículo Nª 308 de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, estas
~ 68 ~
organizaciones se encargan de brindarles a la comunidad un servicio para
así solventar alguna problemática existente, en nuestro caso es la
cooperativa de transporte Los Rápidos, que se encarga de brindar un
servicio de transporte público terrestre, trasladando a los usuarios a sus
destinos para que la comunidad pueda llevar a cabo cada una de sus
actividades sin ningún problema, aportando de esta manera con la
solución de la problemática existente en el área de transporte, es
importante aclarar que las cooperativas son organizaciones sin fines de
lucro, tiene la finalidad de lograr fortalecer el desarrollo económico del
país, asegurando la asistencia técnica a las unidades y la capacitación
para su uso.
LEY ESPECIAL DE ASOCIACIONES COOPERATIVAS
Gaceta Oficial N° 37.285 de fecha 18 de septiembre de 2001
Decreto N° 1.440
Decreto N° 1.440 30 de agosto de 2001
Artículo 2°. Las cooperativas son asociaciones
abiertas y flexibles, de hecho y derecho cooperativo,
de la Economía Social y Participativa, autónomas, de
personas que se unen mediante un proceso y acuerdo
voluntario, para hacer frente a sus necesidades y
aspiraciones económicas, sociales y culturales
comunes, para generar bienestar integral, colectivo y
personal, por medio de procesos y empresas de
propiedad colectiva, gestionadas y controladas
democráticamente.
~ 69 ~
El articulo N° 2 de la ley de las cooperativas se vincula con el
propósito de nuestro proyecto ya que el mismo (el articulo) vela por la
integridad de las cooperativas y las características que la conforman; la
flexibilidad de sus asociaciones, su economía social, autonomía y las
diferentes actividades que realizan para generar un bienestar colectivo.
Es por ello que el trabajo que se busca realizar con la cooperativa de
transporte Los Rápidos, en el caso especifico de nuestro proyecto, deberá
guiarse siempre bajo este esquema fijado por la ley a la hora de realizar
cualquier movimiento en conjunto con quienes la conforman, es decir,
cualquier propuesta hecha por el colectivo para la mejora del proceso de
compra e inventario de repuestos dentro de la cooperativa deberá
elaborarse siempre pensando en preservar las funciones que legalmente
se realizan en este tipo de organización. Esta propuesta que será
planteada por el colectivo de estudiantes a los asociados, va a ser
discutidas entre ambos, mostrando de esta manera la participación social
e integración de los estudiantes con los dirigentes de la Cooperativa.
Valores cooperativos Artículo 3°. Las cooperativas se basan en los valores
de ayuda mutua, esfuerzo propio, responsabilidad,
democracia, igualdad, equidad y solidaridad. Sus
miembros promueven los valores éticos de
honestidad, transparencia, responsabilidad social y
compromisos por los demás.
La relación que guarda el tercer articulo en la ley especial de
asociaciones cooperativas se denota en los valores cooperativos que
deberán preservar los encargados de la cooperativa de transporte Los
~ 70 ~
Rápidos, para tener un buen basamento de lo que como organización
social quieren promover con el trabajo que realizan (en este caso, todo lo
relacionado con el servicio de transporte público que ofrece) tal y como se
ve en dicho artículo: equidad, solidaridad, democracia, responsabilidad,
ayuda mutua, honestidad y el esfuerzo propio. Toda actividad ejecutada
entre el colectivo y la comunidad para la realización de nuestro proyecto
se llevara a cabo para alcanzar los fines deseados solo si respetan los
valores o basamentos ya mencionados.
Artículo 38. Los organismos de integración, las
cooperativas de cooperativas o las constituidas por
entes jurídicos de carácter civil, sin fines de lucro,
que requieran contratar el trabajo a fin de realizar las
actividades necesarias para alcanzar su objeto, lo
harán preferentemente con cooperativas o empresas
de la Economía Social y Participativa. El estatuto y
reglamentos establecerán las modalidades de gestión
que les permitan una amplia participación en la
programación, ejecución y evaluación de los
procesos cooperativos.
De este tipo de organizaciones sin fines de lucros, se constituyen
las cooperativas o asociaciones que son creadas con el fin de satisfacer
una necesidad del consumidor y así poder alcanzar su objetivo primordial
o sus metas a corto, mediano y largo plazo, como es en este caso la
cooperativa de transporte Los Rápidos, que le presta el servicio de
transporte público terrestre a la comunidad de La Victoria hasta el Distrito
Capital, logrando así que los distintos usuarios o pasajeros se trasladen
de una manera cómoda y segura por las rutas que abarca dicha
~ 71 ~
organización, esta y todas las organizaciones llevan a la practica el
reglamento para realizar las modalidades de trabajo, ya que se encargara
de aplicar la amplia participación en cada planificación o decisión a tomar.
Prestación de servicios públicos Artículo 87. Las cooperativas como formas de
organización de la comunidad, podrán ser sujetos de
transferencia de la gestión de los servicios públicos,
previa demostración de su capacidad para prestarlos.
A tal efecto, éstos podrán otorgarse en concesión en
los términos previstos en la ley especial que regula
esta materia.
Tal y como se ve reflejado en la ley especial de asociaciones
cooperativas, en su artículo N° 87, los servicios de transporte público
ofrecidos a la comunidad por la cooperativa de transporte Los Rápidos,
podrán ser sujetos de transferencia en su gestión siempre y cuando
dichos servicios sean conocidos por satisfacer la necesidad del público
que los solicita. Esto será evaluado por esta ley, y en el caso de la
cooperativa donde como colectivo realizamos nuestro trabajo de proyecto,
será esta misma ley y articulo la que determine si cumple con lo
establecido para la transferencia de dicha gestión.
~ 72 ~
2.4 Vinculaciones
2.4.1 Vinculación del Tema Generador con el Proyecto
Tema Generador: “Diseño, planificación, desarrollo e innovación
de sistemas administrativos”
Haciendo uso del tema generador asignado a este trayecto se
deriva un sistema que nos permite como colectivo conocer y aprender lo
que se puede hacer con cualquier organización y los diferentes problemas
que allí puedan presentarse, siendo este tema generador la base
fundamental para el inicio de nuestro proyecto.
Por consiguiente, nuestro proyecto consiste en generar cierto grado
de innovación en el sistema administrativo, específicamente en los
procesos de compra y el control de inventario de la cooperativa “Los
rápidos”, guardando una estrecha relación con el tema generador pues
este, tiene como meta principal mejorar el sistema administrativo de dicha
asociación por lo que se necesita de un buen diseño que permita
desarrollar de una forma u otra una nueva representación de ver su
sistema administrativo y como trabajaran con él.
Básicamente, la relación puede entenderse al ver que el tema
generador es primordial para la formulación del proyecto que está
orientado a resolver las problemáticas de la cooperativa basándose en un
sistema administrativo que es llevado a cabo en la organización ya
mencionada permitiéndonos así cumplir con el propósito trazado.
~ 73 ~
2.4.2 Vinculación del Proyecto con el Plan Nacional
Simón Bolívar
Nueva ética socialista: Siendo esta la primera directriz del plan,
se fundamenta en los principios y valores humanistas del país lo que es
de gran importancia para alcanzar en cierto punto una verdadera
transformación social desde el núcleo de la sociedad misma, es por ello
que encontramos la relación de lo que es en esencia la nueva ética
socialista con nuestro proyecto siendo la cooperativa Los Rápidos una
sociedad creada bajo este régimen.
Con el servicio de transporte público terrestre que brinda dicha
cooperativa, los encargados de las unidades deben mantener a lo largo
de su jornada laboral una actitud afable y cordial con el público en
general que día a día utiliza este servicio. De igual modo se vincula
puesto que la cooperativa de transporte al fundarse se planteo una serie
de valores la cual lo distinguiría de las demás cooperativas dedicadas a
ofrecer un servicio de transporte.
Vale destacar que la cooperativa ofrece un servicio de transporte
éticamente, puesto que cumplen con sus objetivos y metas propuestas
evidenciándose esto en la preferencia de los ciudadanos al adquirir dicho
servicio.
Suprema felicidad social: Esta línea se basa en la satisfacción de
las necesidades básicas para mejorar la condición de vida de todo el
pueblo Venezolano, por lo cual se vincula con la cooperativa Los Rápidos,
~ 74 ~
ya que la misma tiene como objeto ofrecer un servicio de transporte
público de calidad y constancia con unidades adecuadas y en buen
funcionamiento garantizando así la seguridad de los pasajeros.
Es por ello que como colectivo estudiantil debemos generar nuevas
ideas aplicando nuestros conocimientos adquiridos con la finalidad de que
la cooperativa de transporte Los Rápidos, pueda superar sus debilidades
optimizando el servicio que ofrece a los diferentes usuarios satisfaciendo
así la necesidad básica de ser transportado de un lugar a otro.
2.4.3 Vinculación con las Líneas Estratégicas del P.N.F.A
Línea N° 1: Participación social en la gestión de las organizaciones
Esta línea refleja la relación e integridad colectiva entre los
estudiantes y la cooperativa necesaria para conocer qué tipo de
problemas existen y buscar la mejor manera de solucionarlos, que en este
caso se ve reflejado en su gestión de compras que es la principal razón
por la que el colectivo puede realizar el proyecto con la cooperativa “Los
Rápidos” teniendo como objetivo principal el innovar el sistema
administrativo de los procesos de compra y control de inventarios de la
organización, por esta vía se pretende solventar fallas localizadas dentro
de la cooperativa y obtener de esto un evidente mejoramiento en el
funcionamiento de las unidades de transporte público.
~ 75 ~
El objetivo se puede lograr si se tiene participación social, por eso
es tan necesaria para mejorar el trabajo interno en la cooperativa. Para
que el servicio que se quiere ofrecer funcione debe estar integrado a las
necesidades de la sociedad para que su existencia se mantenga durante
un largo periodo de tiempo, para ello “los rápidos” deberá prestar una
buena gestión en sus procesos ya mencionados para que el público que
se beneficia de sus servicios este satisfecho con el mismo, y dependerá
de la disposición de la cooperativa el si su gestión de compra se
fortalecerá y el objetivo podrá alcanzarse.
~ 76 ~
SECCION III
REFERENTES METODOLOGICOS
3.1 Marco Epistemológico
La teoría del conocimiento o filosofía de la ciencia en que se apoya
la metodología cualitativa, rechaza el "modelo especular" (positivista), que
considera al sujeto conocedor como un espejo y esencialmente pasivo, al
estilo de una cámara fotográfica. Acepta, en cambio, el "modelo
dialéctico", considerando que el conocimiento es el resultado de una
dialéctica entre el sujeto (sus intereses, valores, creencias, entre otras) y
el objeto de estudio.5
En pocas palabras se considera al asociado de la cooperativa y al
investigador como sujeto – objeto de la investigación, es por ello que este
proyecto es un modelo cualitativo enmarcado en la investigación acción
participación en la cual el conocimiento adquirido es el resultado de la
interacción con los miembros de la comunidad, además de que podemos
plasmar y contrastar las experiencias compartidas con ellos.
5 Martínez, M. (1998). La investigación cualitativa etnográfica en educación: Manual
teórico-práctico. 3ra edic. México: Trillas
~ 77 ~
3.2 Metodología
De acuerdo con la nueva visión educativa, el perfil del egresado
debe tener una orientación más humanista sobre los problemas que
afectan a la sociedad, con la finalidad de poder generar soluciones donde
exista una integración de todos los afectados en busca de una posible
solución.
Es por ello que al plantearnos la necesidad de realizar nuestro
proyecto socio integrador, como requisito para nuestra formación
académica decidimos orientar nuestra investigación en innovar el sistema
administrativo sobre el proceso de compra y control de inventario de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, debido a que es una organización
cooperativista que ofrece un servicio de transporte público.
Vale destacar que para poder realizar nuestro proyecto socio
integrador debemos basarnos en la metodología cualitativa, ya que no
buscamos obtener una cantidad de problemas o de datos que no
signifiquen nada, sino que por lo contrario debemos conocer cuáles son
las cualidades que están fallando y por ende las consecuencias que
ocasiona a su vez.
La investigación cualitativa se diferencia por:
Ser Inductiva: porque contribuye a que la formulación y la
contrastación de teorías y conceptos se produzcan de manera
simultánea a la recogida de datos.
~ 78 ~
Ser Holística: ya que las personas, los escenarios o grupos, no
son reducidos a variables sino que son considerados como un
todo; las personas son estudiadas en su contexto con su pasado y
en las situaciones en que se hallan.
Ser Interactiva: porque los investigadores cualitativos interactúan
con las personas que son objeto de estudio de modo natural y no
intrusivo.
Ser Humanista: porque cuando se reducen las palabras y actos de
la gente a ecuaciones estadísticas se pierde de vista el aspecto
humano de la vida social.
Ser Dinámica: porque los fenómenos sociales implican series de
eventos interconectados y esta metodología permite prestar
atención a los cambios que estos procesos son capaces de
producir.
Tiene alto grado de validez: ya que los estudios cualitativos están
destinados a asegurar un estrecho ajuste entre los datos recogidos
y lo que los sujetos estudiados realmente dicen y hacen. El
investigador, observando a las personas, escuchándolas y viendo
sus actividades, obtiene un conocimiento directo de la vida social,
no filtrado por conceptos, definiciones operativas y escalas
clasificatorias.
De acuerdo con lo antes expuesto podemos decir que nuestra
investigación se enmarca dentro de la metodología cualitativa, puesto que
se interesa en comprender la conducta humana de los participantes, en
este caso los asociados de la cooperativa de transporte Los Rápidos. Por
~ 79 ~
otra parte se puede decir que es una investigación holística, ya que se
desarrolla en un lugar donde se involucra a todas las personas afectadas
y se busca una posible solución a sus problemáticas.
3.3 Método
El Método de Investigación-Acción, es único cuando el
investigador no sólo quiere conocer una determinada realidad o una
problemática en específico de un grupo, sino que desea también
resolverlo. En este caso, los sujetos investigados participan como
coinvestigadores en todas las fases del proceso: planteamiento del
problema, recolección de la información, interpretación de la misma,
planeación y ejecución de la acción concreta para la solución del
problema, evaluación posterior sobre lo realizado, entre otros.
El fin principal de estas investigaciones no es algo exógeno a las
mismas, sino que está orientado hacia la concientización, desarrollo y
emancipación de los grupos estudiados.6
De acuerdo a lo expuesto por el autor señalado, la investigación-
acción, involucra a un grupo donde el sujeto y el objeto desarrollan
acciones en un sentido horizontal; donde se unen en grupos de discusión
en los cuales, cada uno de los actores expone sus ideas sobre un
problema que afecta a la comunidad, y en consenso deciden cómo
resolver, aplicando para ello, una intervención de estrategias en el
contexto donde se presenta el problema, a fin de resolverlo.
6 Martínez, M., (1986). “La capacidad creadora y sus implicaciones para la metodología
de la investigación”, Psicología (Caracas: UCV), vol.XII, núm.1-2, 37-62.
~ 80 ~
En este mismo orden de ideas, en nuestra investigación, con la
finalidad de obtener información acerca de las problemáticas que pudiera
presentar la cooperativa de transporte Los Rápidos, elaboramos dos
herramientas para asentar dicha información, ya que las técnicas de
investigación deben admitir que el investigador participe activamente
en el fenómeno de estudio, por lo que éstas tienen que ser abiertas y
flexibles, para que se adapten a la forma en que se interrelacionan los
sujetos en la investigación.
Como ya hemos mencionado anteriormente nuestro proyecto se
basa fundamentalmente en la metodología cualitativa, puesto que en
primer lugar es obligatoria por nuestra universidad y en segundo lugar
porque debemos realizar una investigación que nos permita interactuar
con la comunidad para así poder conocer con exactitud cuál es la
problemática que presenta la cooperativa de transporte Los Rápidos y es
por tal motivo que el objetivo principal de los proyectos socio integradores
es ayudar a la comunidad u organizaciones sociales para que puedan
superar sus problemáticas y así lograr un beneficio colectivo, en nuestro
caso para los distintos usuarios que se trasladan en las unidades de
transporte público terrestre desde La Victoria Estado Aragua, hasta la
capital de nuestra república el Distrito Capital.
3.3.1 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
La primera herramienta que utilizamos fue la observación participante,
que nos permitió incluirnos dentro del grupo para obtener información
interna y así lograr lo que realmente apoye nuestros propósitos. Según
Leal (2005) el objetivo de este tipo de investigación: “Es recoger datos de
modo sistemático directamente de los contextos y se fundamenta en el
~ 81 ~
principio de la convivencia personal del investigador con el grupo o
institución que se investiga” (p. 135).
De esta manera, en esta sección se hace una observación de la
realidad, es decir, de las prácticas que cada uno de los sujetos
involucrados realiza, la participación activa del investigador, las relaciones
e interrelaciones que se dinamizan en el día a día dentro de la
cooperativa de transporte Los Rápidos. Además, nos permite como
participantes mediante conversaciones, aclarar dudas y ampliar el
conocimiento que se tiene de la realidad que se estudia.
En otras palabras es aquella donde se tiene un contacto directo con
los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se
pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran datos
estadísticos originales, es decir, se consideran datos esenciales para la
investigación, ya que se está observando claramente cuáles son las fallas
que presenta la cooperativa así como también todo lo que la rodea.
La observación participante fue realizada por tres estudiantes que
conforman nuestro colectivo estudiantil, de igual modo la observación se
realizó con el propósito de recopilar información necesaria o esencial para
nuestro proyecto; entre los cuales tenemos:
1) En primer lugar nos enfocaremos en la estructura organizacional
que presenta la cooperativa, para conocer las actividades que
realiza cada integrante y a su vez como es la participación de cada
uno. De igual modo es de vital importancia observar las
~ 82 ~
instalaciones de la cooperativa para comprobar si son las más
adecuadas o presentan inconvenientes.
2) En segundo lugar consideramos de suma importancia observar
cómo se lleva a cabo la solicitud de algún repuesto o herramienta
por parte de los mecánicos al coordinador de la cooperativa, así
como también el proceso que se realiza para buscar en el almacén
la pieza solicitada.
3) En tercer lugar decidimos observar la manera en que se lleva a
cabo el inventario de la cooperativa, es decir, como se le da
entrada al repuesto que ingresa, de igual modo como se almacena,
por último la salida del mismo y como se registran dichas
operaciones.
4) Finalmente queremos observar de qué manera se realiza la toma
física de los repuestos y herramientas, así como también el modo
en que se registra dicha información para luego comprobar en la
administración las cantidades o stock.
La segunda herramienta utilizada en esta investigación es la entrevista
estructurada, esta se le aplica a todos los entrevistados haciéndoles las
mismas preguntas y en el mismo orden, tomando en cuenta que cada
entrevistado tiene la libertad de responder lo que piensa. Es una técnica
que permite obtener información necesaria pero con diferentes puntos de
vista.
~ 83 ~
Para poder aplicar nuestras entrevistas necesitamos de los
Informantes claves, la cual son personas que cuentan con un amplio
conocimiento acerca del medio o problema de estudio, ejemplo de los
mismos son: funcionarios, profesionales, líderes y dirigentes de
organizaciones populares, comunicadoras informales de la base social,
etc. La experiencia de estas personas es muy valiosa, tanto en los
primeros pasos de la investigación, en la fase previa del diseño del
proyecto para efectuar una primera aproximación al objeto de estudio,
como en las etapas posteriores del trabajo de campo, devolución difusión
de los resultados y puesta en marcha de las acciones propuestas. (s/p).
Es por ello que nuestro primer informante clave, es el presidente de
la cooperativa de transporte Los Rápidos, ya que consideramos es la
persona que mas conoce su organización y por ende nos otorgará
información confiable para nuestro proyecto. El segundo informante
clave, es la administradora de la cooperativa, puesto que es la encargada
de manejar los recursos económicos, así como también el proceso de
compras y finalmente nuestro tercer informante clave es el coordinador
de la cooperativa, quien se ocupa de buscar los repuestos, clasificarlos en
el almacén y a su vez es quien se encarga de verificar las piezas que
hagan falta.
En cuanto a nuestras entrevistas teníamos la intencionalidad de
conocer puntos clave para el desarrollo de nuestro proyecto:
1) Nuestra primera interrogante fue:
¿Dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos, existen
algunas normas o procedimientos que establezca como se debe
~ 84 ~
llevar a cabo el proceso de compra? La intencionalidad de esta
interrogante es clara, puesto que la realizamos con la finalidad de conocer
si dentro de la cooperativa se aplican unas normas o hay pasos a seguir
para realizar un proceso de compras, es decir, si solicitan un repuesto con
su debido formato (requisición), como dan por enterada a la
administración, entre otros.
2) Nuestra segunda interrogante fue:
¿Qué consideraciones se toman en cuenta para elaborar un
presupuesto sobre las compras? Con esta interrogante quisimos
indagar acerca de los aspectos que son considerados por parte de los
asociados para elaborar un presupuesto, es decir, cuales son las compras
más relevantes, es decir, las que se tienen que realizar con carácter de
urgencia.
3) Nuestra tercera interrogante fue:
¿Cómo asociado de la cooperativa solicitan cotizaciones a diferentes
proveedores? La intencionalidad de esta interrogante fue conocer si los
asociados solicitan cotizaciones a diferentes proveedores para luego
analizar y escoger la que genere mayores beneficios, tomando en cuenta
la cantidad o stock del proveedor, las condiciones de pago que ofrece, si
proporciona un descuento por pronto pago, la disponibilidad de entrega,
entre otros aspectos que son de suma importancia.
4) Nuestra cuarta interrogante fue:
¿Existe en la cooperativa la utilización o el manejo de una caja chica
para realizar las compras en un periodo determinado? La
~ 85 ~
intencionalidad de esta interrogante esta clara, puesto que se basó en
conocer si los asociados de la cooperativa utilizan una caja chica para
realizar ciertas compras.
5) Nuestra quinta interrogante fue:
¿Dentro de la cooperativa se aplican los mínimos y máximos que se
deben mantener como stock de repuestos? Con la presente
interrogante quisimos conocer si los asociados de la cooperativa,
mantienen un margen entre el mínimo y el máximo sobre los repuestos
que deben mantener en stock según sea su movilidad o rotación.
6) Nuestra sexta interrogante fue:
Después de haber realizado el proceso de compra, ¿Cómo se
clasifican los repuestos adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa? La intencionalidad de esta
interrogante fue conocer los pasos o el proceso que se lleva a cabo una
vez que se adquiere el repuesto faltante, con la finalidad de saber si se
aplican de manera correcta o presentan inconvenientes lo que trae como
consecuencia el mal manejo de sus inventarios.
7) Nuestra séptima interrogante fue:
¿Por qué como integrante de la cooperativa no manejan los formatos
de requisición y orden de compra? Con la presente interrogante
quisimos conocer con exactitud porque no se manejan los formatos
correspondientes a las compras, debido a que son los únicos soportes
que justificarían dicho proceso.
~ 86 ~
8) Nuestra octava interrogante fue:
¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma física para verificar los
repuestos o herramientas existentes? La intencionalidad de esta
interrogante era conocer cada cuanto tiempo se realiza un chequeo físico
de las piezas existentes, para verificar si son las mismas cantidades que
maneja la administradora de la cooperativa.
9) Finalmente nuestra interrogante fue:
¿Los integrantes de la cooperativa manejan algún formato que le
permita simplificar la toma física de sus inventarios? La
intencionalidad de esta interrogante es clara, puesto que quisimos
conocer si los asociados manejan algún formato que le permita simplificar
la toma física de sus inventarios.
Siguiendo en este mismo orden de idea, nuestra tercera
herramienta utilizada para la investigación fue el diario de campo. Según
Horacio Larrain, lo define como “un cuaderno especial en donde el
investigador va anotando, con bastante frecuencia, o incluso día a día,
los hechos que acontecen en una expedición, o visitas para
investigaciones.” (s/p)
~ 87 ~
3.4 Análisis e Interpretación de los Hallazgos
Es un proceso que consiste en el orden, codificación y análisis de
los hallazgos, recabados a través de los instrumentos de recolección de
datos, ya que tomando como base el significado de la palabra análisis que
no es otra cosa más que dividir las partes de un todo con la finalidad de
comprender los elementos que la componen. A continuación se
analizarán e interpretarán los hallazgos de nuestra investigación.
3.4.1 Categorización
Es la primera etapa que se debe desarrollar en la investigación
cualitativa que de acuerdo a Miguel Martínez Miguelez la define como “la
clasificación y codificación a través de un término o expresiones breves
que sean claras o inequívocas (categorías descriptiva), extraídas del
contenido o idea central de cada unidad temática, la cual puede estar
conformada a su vez, por uno o varios párrafos o escenas audiovisuales7”
Para ello se debe transcribir las entrevistas, las observaciones y el diario
de campo en un formato, codificando el texto de la misma manera para
facilitar el registro de las palabras o frases claves que nos lleve a
especificar las categorías.
En nuestra investigación aplicamos el proceso de categorización a
cada uno de los instrumentos de recolección de datos tales como la
observación participante, la entrevista estructurada y el diario de campo.
7 Citado por Romero, Ramírez y Muñoz de Miguel Martínez Miguelez, Ciencia y Arte en la
Metodología Cualitativa. Editorial Trillas: 2004 (pp.268)
~ 88 ~
Esta información en la observación y la entrevista la denominamos texto,
se vació en un formato, tal cual como fue escrita la misma asignándole un
numero consecutivo de líneas denominados número de líneas y se
extrajeron notas con los puntos más importantes de la investigación, es
decir, enunciados textuales de los informantes claves, la cual
denominamos notas; estas palabras o frases claves que dieron sentido a
la investigación, se reseñaron con los números de líneas que le fueron
asignados en la transcripción del texto.
A efectos de esta investigación se le realizó el proceso de
categorización a los instrumentos, comenzando por la observación
participante mostrada a continuación.
~ 89 ~
Categorización de la Observación (Tabla 12)
Observación 1
Observador: Vanessa Casuso
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos.
Hora: 9:15 AM
Fecha: 30-05-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Estructura organizacional
16 a 18
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Inicio de la Observación: En la mañana de hoy
como integrante del grupo IAP, me dirigí hacia
las instalaciones de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, con la finalidad de poder realizar mi
observación y así poder recabar información para
nuestra investigación. Como siempre los
integrantes de la cooperativa me recibieron de
buena manera dándome los buenos días, así
como también preguntándome en que podían
ayudarme. Les informe que asistí con la intención
de poder observar sus actividades y tomar nota
de algunos aspectos que serian de vital
importancia para nuestra investigación colectiva,
la cual accedieron con total amabilidad.
Estructura de la cooperativa: vale destacar que
ese día cada uno de los asociados tenía
cada uno de los asociados tenía una actividad distinta y todos trabajan entre sí para así poder cumplir con sus actividades (16 a 18)
~ 90 ~
Infraestructura
19 a 26
Falta de organización
28 a 33
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
una actividad distinta y todos trabajan entre sí
para así poder cumplir con sus actividades. De
igual modo se observa claramente que la
cooperativa cuenta con unas buenas
instalaciones, sin embargo el espacio se ha
hecho un poco pequeño y por ende los
asociados tienen un proyecto de ampliación para
tener mejores espacios que faciliten sus
actividades de mantenimiento, almacén, lavado,
entre otros. Una problemática que presenta la
cooperativa en cuanto a sus instalaciones es que
posee actualmente dos depósitos o almacenes
donde guardan sus repuestos, pero ninguno de
ellos está identificado, lo que trae como
consecuencia que desconozcan en cuál de los
dos está almacenado cualquier repuesto o
herramienta.
Solicitud de repuesto: luego durante mi
observación me acerqué hasta un depósito o
almacén, donde se encontraba allí el coordinador
de la cooperativa realizando sus actividades
cotidianas tales como, despachar alguna pieza,
limpiar un poco el almacén entre otras. Sin
embargo el coordinador de la cooperativa
presentaba inconvenientes puesto que era fin de
mes y necesitaba realizar una toma física a sus
inventarios para conocer las piezas faltantes.
la cooperativa cuenta con unas buenas instalaciones, sin embargo el espacio se ha hecho un poco pequeño y por ende los asociados tienen un proyecto de ampliación para tener mejores espacios que faciliten sus actividades de mantenimiento, almacén, lavado, entre otros (19 a 26) posee actualmente dos depósitos o almacenes donde guardan sus repuestos, pero ninguno de ellos está identificado, lo que trae como consecuencia que desconozcan en cuál de los dos está almacenado cualquier repuesto o herramienta (28 a 33)
~ 91 ~
Ausencia de formatos administrativos
49 a 51 54 a 56
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
Los inconvenientes que se presentaron durante
ese momento fue que entraban los mecánicos a
solicitar algún repuesto y el coordinador dejaba
de hacer su toma física para buscar la pieza
solicitada y en efecto perdía la secuencia de lo
que estaba haciendo, ya que no anotaba la pieza
que le solicitaron debido a que no posee ningún
formato y para ese momento tenía su block
ocupado realizando el proceso de inventario. Al
darme cuenta de la falta que cometió lo
interrumpí y le comente que no había anotado
dos piezas que habían salido del almacén y que
posteriormente le iban a faltar
Entrada y salida de repuesto: momentos más
tarde me acerqué hacia el segundo almacén,
donde estaba el presidente de la cooperativa
recibiendo unos repuestos que habían llegado
justamente en ese momento, observé como
bajaron las piezas y el momento en que el
presidente firmo la factura quedándose con la
copia, lo que quería decir que era una compra a
crédito. Posteriormente el presidente de la
cooperativa informó al coordinador que había
llegado esa mercancía y debía almacenarla, el
coordinador obviamente no había terminado de
realizar su toma física, por lo que guardó la
mercancía sin comprobar las cantidades y el
no anotaba la pieza que le solicitaron debido a que no posee ningún formato (49 a 51) le comente que no había anotado dos piezas que habían salido del almacén y que posteriormente le iban a faltar (54 a 56)
~ 92 ~
Falta de planificación
75 a 76
Ausencia de formatos administrativos
77 a 79
Toma física
81 a 85 88 a 92
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
estado de la misma. Luego despachó un
repuesto que había llegado justamente en ese
momento y observé claramente que sacó un taco
de hojas anotó la pieza y la volvió a guardar en
su bolsillo de la camisa, Esto se debe a que no
se establecen una serie de procedimientos, así
como tampoco manejan ningún formato que
permita tener un mejor control sobre la entrada y
salida de repuestos.
Toma física: como ya mencioné anteriormente
justamente ese día era fin de mes y el
coordinador estaba realizando una toma física
para saber que se necesitaba reponer,
apuntando en un block las piezas faltantes y las
de poca cantidades; un ejemplo que observé fue:
correa alternador (quedan 2), rodamiento del
alternador (no hay), carbones para alternador
m150 (queda 1), entre otros. Obviamente esto
lleva mucho tiempo, lo más apropiado seria un
formato donde estén todos los repuestos ya
escritos ordenadamente según su uso y se
marque únicamente las cantidades existentes.
Esto se debe a que no se establecen una serie de procedimientos (75 a 76) tampoco manejan ningún formato que permita tener un mejor control sobre la entrada y salida de repuestos (77 a 79) el coordinador estaba realizando una toma física para saber que se necesitaba reponer, apuntando en un block las piezas faltantes y las de poca cantidades (81 a 85) Obviamente esto lleva mucho tiempo, lo más apropiado seria un formato donde estén todos los repuestos ya escritos ordenadamente según su uso y se marque únicamente las cantidades existentes (88 a 92)
~ 93 ~
Categorización de la Observación (Tabla 13)
Observación 2
Observador: Yovana Arias
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos.
Hora: 10:00 AM
Fecha: 01-06-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Estructura organizacional
100 a 101 105 a 107
Infraestructura 111
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
Inicio de la Observación: En el día de hoy me
dirigí hasta las instalaciones de la cooperativa
de transporte Los Rápidos, con la finalidad de
observar sus actividades cotidianas y así poder
recabar información para nuestro proyecto socio
integrador.
Estructura de la cooperativa: en el momento
que llegué a la cooperativa estaba el presidente,
la administradora y el tesorero en la oficina
hablando sobre algunos inconvenientes que se
presentaron el día anterior en el terminal de
pasajeros José Félix Ribas de La Victoria, hay
que mencionar que los asociados participaron
libremente dando su opinión y al finalizar
llegaron a una solución. Por otra parte observé
que su oficina está en buenas condiciones pero
el presidente, la administradora y el tesorero (100 a 101) participaron libremente dando su opinión y al finalizar llegaron a una solución (105 a 107) su oficina está en buenas condiciones (111)
~ 94 ~
Falta de organización
109 a 113
Falta de organización
122 a 125
Ausencia de formatos administrativos
133 a 135
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
sin embargo es necesario organizar y clasificar
los documentos de la cooperativa en
archivadores, acordeones, entre otros; puesto
que se traspapelan a menudo sus documentos
de trabajo, ya sean facturas, comunicados, etc.
Solicitud de repuesto: posteriormente me
acerqué hasta un almacén que se encontraba
abierto, estaba allí un mecánico buscando una
pieza (tubo de gasoil) para una unidad que
estaba de mantenimiento en ese momento. El
mecánico se tardó varios minutos buscando la
pieza, debido a que en primer lugar el
coordinador no estaba para ese momento y en
segundo lugar las piezas no estaban
identificadas habiendo además otras muy
similares lo que traía visible confusión para el
mecánico. Finalmente con la muestra pudo
comprobar cuál era la pieza correcta y se
marchó del almacén.
Entrada y salida de repuesto: como ya
mencioné anteriormente un mecánico de la
cooperativa se dirigió hasta el almacén para
buscar una pieza, luego de haberla conseguido
se marchó del mismo sin apuntar la salida de
dicho repuesto, quejándose de que allí no había
nada en donde anotar (ya sea un formato, block
o cuaderno) lo que sacaban del almacén. Este a
es necesario organizar y clasificar los documentos de la cooperativa en archivadores, acordeones, entre otros; puesto que se traspapelan a menudo sus documentos de trabajo (109 a 113) las piezas no estaban identificadas habiendo además otras muy similares lo que traía visible confusión para el mecánico (122 a 125) allí no había nada en donde anotar (ya sea un formato, block o cuaderno) lo que sacaban del almacén (133 a 135)
~ 95 ~
Toma física
142 a 145 147 a 148
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
su vez le envió un mensaje de texto a la
administradora de la cooperativa informándole
que había sacado del almacén un tubo de gasoil
para la unidad número 3.
Toma física: finalmente tuve la oportunidad de
observar como realizaban el proceso de toma
física, ya que para ese momento se encontraba
el tesorero verificando las cantidades que
habían en stock con las marcadas por la
administración de la cooperativa. Vale destacar
que se presentaron muchos inconvenientes
puesto que faltaron varias piezas y de igual
modo sobraron unas pocas.
ese momento se encontraba el tesorero verificando las cantidades que habían en stock con las marcadas por la administración (142 a 145) faltaron varias piezas y de igual modo sobraron unas pocas. (147 a 148)
~ 96 ~
Categorización de la Observación (Tabla 14)
Observación 3
Observador: María Romero
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos.
Hora: 3:30 PM
Fecha: 12-06-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Estructura organizacional
157 a 159
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
Inicio de la Observación: en esta hora de la
tarde llegué a las instalaciones de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, donde
los asociados me recibieron con total amabilidad
y se pusieron a la orden para lo que necesitara.
Por lo cual saqué mis instrumentos de trabajo y
comencé a observar.
Estructura de la cooperativa: durante ese
momento se encontraban los asociados de la
cooperativa en una asamblea, discutiendo sobre
el aumento del pasaje, pude observar que cada
unos de los integrantes participó libremente y
planificaron una segunda asamblea con los
entes privados como Ron Santa Teresa y
Lomas de Níquel. Solicitud de repuesto:
continuando con mí observación me dirigí hacia
el almacén principal donde guardan la mayoría
de sus repuestos o piezas. Para ese momento
se encontraban los asociados de la cooperativa en una asamblea, discutiendo sobre el aumento del pasaje (157 a 159)
~ 97 ~
Falta de organización
167 a 171 173 a 180
Falta de planificación
189 a 190 191 a 195
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
se encontraba el coordinador de la cooperativa
buscando un repuesto que había sido solicitado
por el mecánico la cual no aparecía, es decir, el
repuesto solicitado no estaba en los estantes
del almacén, sin embargo, el coordinador
estaba seguro de haber visto en días anteriores
esa pieza. Minutos más tardes llegó el
presidente de la cooperativa y al enterarse del
inconveniente le dijo al coordinador que esa
pieza se había devuelto porque estaba
defectuosa, fue allí donde el coordinador se
acordó de lo sucedido hace dos días atrás, pero
no se había registrado nada por eso se
desconocía el motivo de su falta. Entrada y
salida de repuesto: minutos más tarde de mi
presencia en la cooperativa, llegó una
mercancía de valencia, específicamente eran 50
filtros de aire, 48 filtros de aceite, 96 filtros de
gasoil (debido a que utilizan dos por cada
cambio) y por último 3 tambores de aceite Shell
Helix, todo esto para las unidades Encava de la
cooperativa. Luego de haber bajado la
mercancía el coordinador y el tesorero
guardaron los repuestos en el almacén, donde
se observó claramente que se almacenaron de
manera brusca sin clasificarlos en estantes
diferentes o de manera más organizada debido
se encontraba el coordinador de la cooperativa buscando un repuesto que había sido solicitado por el mecánico la cual no aparecía, es decir, el repuesto solicitado no estaba en los estantes del almacén (167 a 171) Minutos más tardes llegó el presidente de la cooperativa y al enterarse del inconveniente le dijo al coordinador que esa pieza se había devuelto porque estaba defectuosa, fue allí donde el coordinador se acordó de lo sucedido hace dos días atrás, pero no se había registrado nada por eso se desconocía el motivo de su falta. (173 a 180) coordinador y el tesorero guardaron los repuestos en el almacén (189 a 190)
~ 98 ~
Toma física
203 a 207 207 a 208 209 a 210
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
a que no poseen un procedimiento para realizar
dicho labor, finalmente el coordinador llevó la
copia de la factura a la administradora para que
la archivara y a su vez anotara las piezas que
habían llegado.
Toma física: finalmente no tuve la oportunidad
de poder observar cómo se realizaba el proceso
de toma física, debido a que este proceso se
elabora los últimos de cada mes, pero sin
embargo tuve la oportunidad de observar los
apuntes sobre las tomas físicas de meses
anteriores y me di cuenta sobre la cantidad de
inconvenientes que se presentaban con muchos
productos. Por ejemplo si sobraba alguna pieza
se le colocaba el signo + y el número que
sobraba de esa pieza (+) y por lo contrario si
faltaban se colocaba con los signos <> y de
igual modo el número faltante, (<3>). El tesorero
de la cooperativa es el encargado de comprobar
las cantidades reales con lo apuntado y realizar
los ajustes que sean necesarios.
de manera brusca sin clasificarlos en estantes diferentes o de manera más organizada debido a que no poseen un procedimiento para realizar dicho labor, (191 a 195) tuve la oportunidad de observar los apuntes sobre las tomas físicas de meses anteriores y me di cuenta sobre la cantidad de inconvenientes que se presentaban con muchos productos (203 a 207) si sobraba alguna pieza se le colocaba el signo + (207 a 208) si faltaban se colocaba con los signos <> (209 a 210)
~ 99 ~
Categorización de la Entrevista (Tabla 15)
Entrevista 1
Entrevistador: Antonio Navarro
Entrevistado: Informante Clave N.1 (PRESIDENTE DE LA COOPERATIVA)
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos
Hora: 8:30 AM
Fecha: 23-05-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Entrevistador: muy buenos días señor
presidente, ¿Cómo amanece?
Informante: con los buenos días amigo mío
muy bien, ¿Y usted?
E: chévere señor presidente, como sabrá mi
visita se debe a la entrevista que teníamos
pautada para el día de hoy.
I: no se preocupe amigo, yo recuerdo lo
pautado para hoy, usted me dice cuando
comenzamos, estoy a su completa disposición
como ya verá.
E: buenos comencemos ya, voy a utilizar esta
grabadora para luego procesar la información
que no logre apuntar y como soporte de la
misma para el final del proyecto.
I: tranquilo, no tengo ningún problema
~ 100 ~
Falta de planificación
21 a 22 24 a 26
Presupuesto del efectivo
32 a 36 37 a 39
Proceso de compras
42 a 44
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
E: ¿Dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, existen algunas normas o
procedimientos que establezca como se debe
llevar a cabo el proceso de compra?
I: la verdad es que no, debido a que siempre
hemos trabajado en el día a día, es decir, si hace
falta comprar algún repuesto se le pide al
coordinador que lo haga y ya, no hemos
implementado un procedimiento debido a la mala
planificación que presentamos.
E: ¿Qué consideraciones se toman en cuenta
para elaborar un presupuesto sobre las
compras?
I: bueno como presidente de la cooperativa me
hago cargo de esta actividad, por eso tomamos
en cuenta primero que nada la disponibilidad de
efectivo que tengamos, segundo las deudas a
corto plazo que tengamos con los proveedores
fijos y por último los repuestos que son de mayor
urgencia. El problema está en que lo hacemos de
forma manual y no sabemos cómo realizar un
presupuesto que nos dé una información más
precisa o real.
E: ¿Cómo asociado de la cooperativa solicitan
cotizaciones a diferentes proveedores?
I: en realidad muy poco, debido a que casi
siempre tenemos la urgencia de adquirir un
la verdad es que no, debido a que siempre hemos trabajado en el día a día (21 a 22) no hemos implementado un
procedimiento debido a la
mala planificación que
presentamos. (24 a 26)
primero que nada la disponibilidad de efectivo que tengamos, segundo las deudas a corto plazo que tengamos con los proveedores fijos y por último los repuestos que son de mayor urgencia (32 a 36) no sabemos cómo realizar un
presupuesto que nos dé una
información más precisa o
real. (37 a 39)
~ 101 ~
Descontrol administrativo
53 a 54 62 a 68
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
repuesto y por eso no disponemos del tiempo
suficiente para estar solicitando cotizaciones, ya
que es un proceso que requiere de tiempo y
también nuestros proveedores son de ciudades
lejanas, entonces por eso muy pocas veces
solicitamos cotizaciones.
E: ¿Existe en la cooperativa la utilización o el
manejo de una caja chica para realizar las
compras en un periodo determinado?
I: si, actualmente mantenemos el uso de la caja
chica con un fondo de 10.000 Bs mensuales,
por lo general se utilizan estos recursos para
realizar compras básicas como por ejemplo
bombillos, paños, productos de limpieza, entre
otros. Y las piezas que son más costosas son
canceladas a través de cheques, ya que por
motivos de seguridad no disponemos de tanto
efectivo dentro de la cooperativa. Lo que si te
puedo decir es que frecuentemente
presentamos inconvenientes cuando vamos a
cuadrar la caja, puesto que no manejamos un
formato ni registramos la información
electrónicamente lo que ocasiona un poco de
descontrol en los cuadres mensuales, casi
siempre nos sobran o faltan algunos bolívares.
E: ¿Dentro de la cooperativa se aplican los
mínimos y máximos que se deben mantener
en realidad muy poco, debido a que casi siempre tenemos la urgencia de adquirir un repuesto y por eso no disponemos del tiempo suficiente para estar solicitando cotizaciones (42 a 46) si, actualmente mantenemos el uso de la caja chica (53 a 54) frecuentemente presentamos inconvenientes cuando vamos a cuadrar la caja, puesto que no manejamos un formato ni registramos la información electrónicamente lo que ocasiona un poco de descontrol en los cuadres mensuales, casi siempre nos sobran o faltan algunos bolívares (62 a 68)
~ 102 ~
Control de inventario
73 a 75 76 a 78
Falta de organización
93 a 97
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
como stock de repuesto?
I: pues mira la verdad es que sí y no, te explico
porque, Sí debido a que según la movilidad de
cada pieza se piden más o por lo contrario se
piden menos. Sin embargo te digo que No,
puesto que no tenemos como un registro sobre
las piezas que son más utilizadas o las que
tienen mayores riesgo de ser dañadas, es decir,
hace falta comprar filtros de aceite, entonces ya
sabemos que eso es algo que no debe faltar,
sin embargo existen otras piezas la cual no le
prestamos atención pensando que son
insignificantes y resulta que hemos tenido
unidades accidentadas por ese tipo de piezas.
Lo que te quiero decir es que solamente
aplicamos esta herramienta con muy pocas
piezas, yo diría que solamente para filtros,
cauchos, correas, entre otros.
E: Después de haber realizado el proceso de
compra, ¿Cómo se clasifican los repuestos
adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
I: bueno como ya te dije anteriormente no
tenemos un procedimiento para realizar las
cosas, sino que lo hacemos de manera propia,
es decir, según sea la persona que la recibe
realiza un procedimiento diferente, en lo
según la movilidad de cada pieza se piden más o por lo contrario se piden menos (73 a 75) no tenemos como un registro sobre las piezas que son más utilizadas o las que tienen mayores riesgo de ser dañadas (76 a 78) no tenemos un procedimiento para realizar las cosas, sino que lo hacemos de manera propia, es decir, según sea la persona que la recibe realiza un procedimiento diferente (93 a 97)
~ 103 ~
Desconocimiento sobre documentos de negocios
107 a 108 109 a 111
Toma física
122 a 126
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
personal verifico primero que nada las
cantidades y piezas que llegaron para luego
firmar o hacer el pago de la factura y que la
administradora se encargue de anotar las
piezas que llegaron con la fecha y el proveedor
que lo trajo.
E: ¿Por qué como integrante de la
cooperativa no manejan los formatos de
requisición y orden de compra?
I: bueno la verdad es que desconocemos un
poco el formato de requisición, ósea sabemos
para que es utilizado o su función, pero no
sabemos cómo elaborarlo electrónicamente y
por eso no lo hemos implementado, de igual
modo la orden de compra si sabemos y en un
tiempo lo implementamos pero como te dije
anteriormente casi siempre las compras se
presentan de emergencia y es por eso que no
hemos podido establecer un proceso con
normas que defina que se debe hacer con los
pasos a seguir.
E: ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma
física para verificar los repuestos o
herramientas existentes?
I: este proceso se realiza una vez al mes, por lo
general es a final de mes, o a principios del
mismo para así conocer cuales piezas hacen
desconocemos un poco el formato de requisición (107 a 108) no sabemos cómo elaborarlo electrónicamente y por eso no lo hemos implementado (109 a 111) se realiza una vez al mes, por lo general es a final de mes, o a principios del mismo para así conocer cuales piezas hacen falta para reponerlas y tratar de no quedarnos sin stock. (122 a 126)
~ 104 ~
Ausencia de formatos administrativos
130 a 131 132 a 133
125
126
127
128
129
130
131
132
133
falta para reponerlas y tratar de no quedarnos
sin stock.
E: ¿Los integrantes de la cooperativa
manejan algún formato que le permita
simplificar la toma física de sus inventarios?
I: no, aquí no hemos podido implementar algún
formato que nos facilite realizar este proceso y
que a su vez nos permita tener un control sobre
nuestros inventarios.
no, aquí no hemos podido implementar algún formato que nos permita tener un control sobre nuestros inventarios. (130 a 133)
~ 105 ~
Categorización de la Entrevista (Tabla 16)
Entrevista 2
Entrevistador: Luis Zamora
Entrevistado: Informante Clave N. 2 (ADMINISTRADORA DE LA COOPERATIVA)
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos
Hora: 9:50 AM
Fecha: 25-05-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
Entrevistador: buenos días, gracias por
concederme una parte de su tiempo para poder
realizar esta entrevista.
Informante: no se preocupe para mí es un
placer poder ayudar en su trabajo de
investigación.
E: como se dará cuenta voy a utilizar este
formato para transcribir su respuesta.
I: tranquilo joven, comenzamos cuando usted lo
desee.
E: ¿Dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, existen algunas normas o
procedimientos que establezca como se
debe llevar a cabo el proceso de compra?
I: no chico, la verdad es que no debido a que
hacemos las cosas según se presenten en el
~ 106 ~
Falta de planificación
150 a 153
Presupuesto del efectivo
161 a 162
Proceso de compras
170 a 173
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
día a día, es decir, depende de la necesidad o
el inconveniente que se nos presente
improvisamos para así solucionar lo más rápido
posible.
E: ¿Qué consideraciones se toman en
cuenta para elaborar un presupuesto sobre
las compras?
I: bueno primero que nada la disponibilidad de
efectivo que tengamos, ya sea en caja chica,
banco, las cuentas por cobrar a fin de mes a los
entes privados, luego analizamos las cuentas
por pagar que tengamos y las necesidades más
urgidas que presente nuestro inventario. Sin
embargo no somos muy expertos haciendo un
presupuesto ya que lo hacemos de forma
manual y en muchas ocasiones nos
equivocamos.
E: ¿Cómo asociado de la cooperativa
solicitan cotizaciones a diferentes
proveedores?
I: hemos pedido pero en pocas ocasiones,
porque la mayoría de veces salimos corriendo a
comprar el repuesto que nos haga falta para
ese momento, y lo único que nos importa es
reparar la unidad y que pueda cumplir con su
depende de la necesidad o el
inconveniente que se nos
presente improvisamos para
así solucionar lo más rápido
posible. (150 a 153)
las necesidades más urgidas
que presente nuestro
inventario (161 a 162)
hemos pedido pero en pocas
ocasiones, porque la mayoría
de veces salimos corriendo a
comprar el repuesto que nos
haga falta para ese momento
(170 a 173)
~ 107 ~
Descontrol administrativo
179 a 181 182 a 185
Control de inventario
189 a 190 192 a 193
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
servicio
E: ¿Existe en la cooperativa la utilización o el
manejo de una caja chica para realizar las
compras en un periodo determinado?
I:si yo soy la encargada de administrar la caja
chica, pero siempre tengo inconvenientes
puesto que no proceso la información en un
computador y después tengo que estar sacando
todas las cuentas con la calculadora, lo que me
quita mucho tiempo y en veces me falta o sobra
dinero.
E: ¿Dentro de la cooperativa se aplican los
mínimos y máximos que se deben mantener
como stock de repuesto?
I: realmente no, debido a que no es algo que
está establecido, sino que depende de cada
pieza por ejemplo, si este mes se utilizaron 10
filtros y lo normal eran 8 bueno se pide en base
a lo que se utilizo en el último mes y así
sucesivamente por cada repuesto o pieza.
E: Después de haber realizado el proceso de
compra, ¿Cómo se clasifican los repuestos
adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
I:la verdad es que no existe un control para eso,
debido a que tenemos unos estantes donde
Almacenar cada pieza, lo más correcto sería
si yo soy la encargada de
administrar la caja chica, pero
siempre tengo inconvenientes
puesto que tengo que estar
sacando todas las cuentas con
la calculadora, lo que me quita
mucho tiempo y en veces me
falta o sobra dinero. (179 a
185)
realmente no, debido a que no es algo que está establecido, sino que (189 a 190) se pide en base a lo que se utilizo en el último mes (192 a 193)
~ 108 ~
Falta de organización
201 a 205 Desconocimiento sobre
documentos de negocios
216 a 218
Toma física
223 a 225 226 a 228
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
ordenarlas según su uso o compatibilidad, pero
por motivos de tiempo y desorganización se
almacena todo junto y en ocasiones se hace
difícil conseguir las piezas, en cuanto a la
entrada yo me encargo de apuntar en un block
aparte las piezas que tenemos y si por ejemplo
tenemos 2 baterías y llegaron 5 simplemente las
voy sumando en el mismo block y es allí donde
voy desglosando de igual modo a medida de
que vayan saliendo.
E: ¿Por qué como integrante de la
cooperativa no manejan los formatos de
requisición y orden de compra?
I: te puedo decir francamente que
desconocemos un poco sobre como poder
realizar estos formatos o mejor dicho como
poder adaptarlo a nuestras actividades, es por
eso que no lo utilizamos.
E: ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma
física para verificar los repuestos o
herramientas existentes?
I: el reconteo físico de nuestros repuestos o
piezas existentes en el almacén se hace
mensualmente, y eso porque es fundamental
comprobar físicamente que es lo que hay y que
no para así poder realizar las compras que sean
necesarias.
lo más correcto sería ordenarlas según su uso o compatibilidad, pero por motivos de tiempo y desorganización se almacena todo junto y en ocasiones se hace difícil conseguir las piezas (201 a 205) desconocemos un poco sobre como poder realizar estos formatos o mejor dicho como poder adaptarlo a nuestras actividades (216 a 218) el reconteo físico de nuestros repuestos o piezas existentes en el almacén se hace mensualmente (223 a 225) comprobar físicamente que es lo que hay y que no para así
~ 109 ~
Ausencia de formatos administrativos
233 a 234
229
230
231
232
233
234
E: ¿Los integrantes de la cooperativa
manejan algún formato que le permita
simplificar la toma física de sus inventarios?
I: no chico, aquí cuando hacemos el reconteo
físico vamos anotando en un block pieza por
pieza y las cantidades que hay.
poder realizar las compras que sean necesarias (226 a 228) vamos anotando en un block pieza por pieza y las cantidades que hay (233 a 234)
~ 110 ~
Categorización de la Entrevista (Tabla 17)
Entrevista 3
Entrevistador: Jesús Borges
Entrevistado: Informante Clave N. 3 (COORDINADOR DE LA COOPERATIVA)
Lugar: Cooperativa de transporte Los Rápidos
Hora: 9:00 AM
Fecha: 04-06-2012
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Falta de planificación
246 a 247 248 a 250
235
236
237
238
239
240
241
242
243
244
245
246
247
248
249
250
251
Entrevistador: buenos días por la mañana
señor coordinador, como sabrá me dirijo a usted
para poder realizar la entrevista que pautamos
para hoy.
Informante: buen día joven, con mucho gusto
como no, vamos a la oficina para que estemos
más cómodo.
E: ¿Dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, existen algunas normas o
procedimientos que establezca como se
debe llevar a cabo el proceso de compra?
I: lamentablemente no, aquí vivimos con un
corre, corre como ya sabes y pues depende de
la emergencia que tengamos nos queda es salir
corriendo para comprar lo que haga falta.
E: ¿Qué consideraciones se toman en
cuenta para elaborar un presupuesto sobre
lamentablemente no, aquí vivimos con un corre, corre (246 a 247) depende de la emergencia que tengamos nos queda es salir corriendo para comprar lo que haga falta. (248 a 250)
~ 111 ~
Presupuesto del efectivo
253 a 254
Proceso de compras
262 a 263
Descontrol administrativo
271 a 274
252
253
254
255
256
257
258
259
260
261
262
263
264
265
266
267
268
269
270
271
272
273
274
275
276
las compras?
I: principalmente los ingresos que obtenemos, así
como también los egresos y finalmente
analizamos si podemos pagar al contado o es
necesario una acreditación por parte de los
proveedores.
E: ¿Cómo asociado de la cooperativa solicitan
cotizaciones a diferentes proveedores?
I: muy espontáneamente lo hacemos, pero yo que
soy el encargado de hacer las compras te afirmo
que no podemos esperar a que nos coticen si
necesitamos el repuesto de una vez, ahora
cuando se da la ocasión de que no haya apuro si
se solicitan cotizaciones para saber quien lo tiene
más económico.
E: ¿Existe en la cooperativa la utilización o el
manejo de una caja chica para realizar las
compras en un periodo determinado?
I: si, las compras que son básicas se pagan con
el dinero de la caja chica, pero presentamos
inconvenientes en cuanto al registro de los
ingresos o egresos que tengamos, ya que lo
hacemos manualmente y perdemos tiempo.
E: ¿Dentro de la cooperativa se aplican los mínimos y máximos que se deben mantener
principalmente los ingresos que obtenemos, así como también los egresos (253 a 254) no podemos esperar a que nos coticen si necesitamos el repuesto de una vez (262 a 263) presentamos inconvenientes en cuanto al registro de los ingresos o egresos que tengamos, ya que lo hacemos manualmente y perdemos tiempo. (271 a 274)
~ 112 ~
Control de inventario
282 a 284
Falta de organización
292 a 295
Desconocimiento sobre documentos de negocio
299 a 300
277
278
279
280
281
282
283
284
285
286
287
288
289
290
291
292
293
294
295
296
297
298
299
300
301
302
303
como stock de repuestos?
I: no se aplican de manera correcta, puesto que
para poder realizar eso de manera correcta
sería indispensable analizar cada pieza del
inventario para saber que tanto es su movilidad,
aquí solamente pedimos mas si hace falta y si
no pues pedimos menos para no tener tantas
piezas que no se utilizan tanto.
E: Después de haber realizado el proceso de
compra, ¿Cómo se clasifican los repuestos
adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
I: bueno una vez que se compran los repuestos
si son para mantener en stock, se clasifican en
los estantes. Sin embargo se presentan
inconvenientes puesto que no se identifican o
se ordenan malamente y esto ocasiona que no
se encuentre la pieza fácilmente o hasta pueda
confundirse con alguna similar.
E: ¿Por qué como integrante de la
cooperativa no manejan los formatos de
requisición y orden de compra?
I: digamos que por un poco de
desconocimiento, también porque no hemos
tenido el apoyo de personas que nos puedan
ayudar en cuanto a este tema y por ultimo
debido a la mala planificación que se presenta
solamente pedimos mas si hace falta y si no pues pedimos menos para no tener tantas piezas (282 a 284) no se identifican o se ordenan
malamente y esto ocasiona
que no se encuentre la pieza
fácilmente o hasta pueda
confundirse con alguna similar.
(292 a 295)
digamos que por un poco de desconocimiento (299 a 300)
~ 113 ~
Toma física
309 a 313
Ausencia de Formatos administrativos
318 a 319
304
305
306
307
308
309
310
311
312
313
314
315
316
317
318
319
320
321
322
323
actualmente.
E: ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma
física para verificar los repuestos o
herramientas existentes?
I: bueno como ya sabrás yo soy el encargado
de realizar esta labor, actualmente lo hago los
últimos de cada mes cuando mucho los
principios, es fundamental puesto que dé hay
sacamos los repuestos que hagan falta para
luego ir a reponerlos.
E: ¿Los integrantes de la cooperativa
manejan algún formato que le permita
simplificar la toma física de sus inventarios?
I: no, como te dije anteriormente yo me encargo
de realizar este proceso y no manejamos ningún
tipo de formato, todo lo registró manualmente y
para serte franco es bastante fastidioso anotar
pieza por pieza. Sin duda algún nos hace falta
una herramienta que nos permita optimizar este
proceso.
actualmente lo hago los
últimos de cada mes cuando
mucho los principios, es
fundamental puesto que dé
hay sacamos los repuestos
que hagan falta para luego ir a
reponerlos. (309 a 313)
no manejamos ningún tipo de formato, todo lo registró manualmente (318 a 319)
~ 114 ~
Categorización del Diario de Campo (Tabla 18)
Con la finalidad de categorizar nuestros hallazgos recabados en el diario de campo plasmaremos textualmente
los hechos más relevantes que ocurrieron en el transcurso de nuestra investigación. Estas notas son extractos de
encuentros casuales con los asociados de la cooperativa de transporte Los Rápidos, que nos ofrecieron información
clave para nuestra investigación.
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Anotación Nª 1: tomada el día 28-03-2012 en
las instalaciones de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, ese día nos encontrábamos en
dichas instalaciones conversando con los
asociados y su vez recabando información para
nuestro trabajo. Durante nuestra visita en la
cooperativa tuvimos la oportunidad de
presenciar un inconveniente que se presentó en
la misma, ya que había una unidad en
mantenimiento, en donde los mecánicos se
dieron cuenta que era necesario cambiar un
amortiguador trasero debido a que estaba
partido en la base y era un peligro dejarlo así.
Es por ello que el mecánico solicitó al
coordinador que le despachara dicha pieza para
~ 115 ~
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Proceso de compra
17 a 20
Desconocimiento sobre documentos de negocios
22 a 24
Falta de organización
34 a 38 41 a 43
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
reemplazarla, luego de varios minutos en el
almacén el coordinador dijo que no había esa pieza,
por lo cual se dirigió a la administración para
solicitar a la administradora recursos económicos
con la finalidad de adquirir la pieza faltante. De
igual modo vale destacar que para realizar la
compra no se elaboró una orden de compra
autorizando al coordinador adquirir el repuesto
faltante
Anotación Nª 2: tomada en el almacén de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, el día 18-
04-2012 en horas de la mañana. Para ese momento
nos encontrábamos reunido con el coordinador de
la cooperativa, lo mas resaltante que podemos
destacar fue que, justamente llegó una mercancía
sobre unas hojas, guías, resortes, sapos traseros y
delanteros, entre otros, en donde tuvimos la
oportunidad de colaborar con el coordinador en
almacenar dichos repuestos. Cabe destacar que los
repuestos que llegaron no se identificaron, ya sea
con un número de parte o una breve descripción,
así como tampoco se almacenaron correctamente
sino una cosa por aquí y otra por allá. En pocas
el coordinador dijo que no
había esa pieza, por lo cual se
dirigió a la administración para
solicitar a la administradora
recursos económicos con la
finalidad de adquirir la pieza
faltante. (17 a 20)
no se elaboró una orden de
compra autorizando al
coordinador adquirir el
repuesto faltante (22 a 24)
Cabe destacar que los
repuestos que llegaron no se
identificaron, ya sea con un
numero de parte o una breve
descripción, así como
tampoco se almacenaron
~ 116 ~
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Toma física
51 a 56
Ausencia de formatos administrativos
58 a 62
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
palabras se quiere decir que no se organizan
las piezas según su uso o relación que tenga
cada una, lo correcto seria las piezas que sean
delanteras en un lugar y las traseras en otro
para así no confundirlas por ejemplo.
Anotación Nª 3: tomada el 02-05-2012 en el
almacén de la cooperativa de transporte Los
Rápidos. Ese día asistimos con la intención de
colaborar con el coordinador y el tesorero de la
cooperativa, puesto que iban a realizar su toma
física para conocer que repuestos tenían en
existencia o no, para así poder realizar un
nuevo proceso de compra. Minutos más tardes
comenzamos con la toma física de sus
inventarios, donde podemos mencionar que es
un proceso tedioso, puesto que debíamos
anotar pieza por pieza e ir contando físicamente
las cantidades existentes. Esto se debe a que
dentro de la cooperativa no se aplica ningún
formato que permita simplificar este proceso, lo
más idóneo sería un formato donde este escrito
el repuesto y solamente se marquen las
cantidades existentes, esto agilizaría el proceso
de toma física, ya que aprovecharían mas el
correctamente sino una cosa
por aquí y otra por allá (34 a
38) (41 a 43)
Minutos más tardes
comenzamos con la toma
física de sus inventarios,
donde podemos mencionar
que es un proceso tedioso,
puesto que debíamos anotar
pieza por pieza e ir contando
físicamente las cantidades
existentes (51 a 56)
lo más idóneo sería un formato
donde este escrito el repuesto
y solamente se marquen las
cantidades existentes, esto
agilizaría el proceso de toma
física (58 a 62)
~ 117 ~
CATEGORIA
N. DE LINEA
TEXTO
NOTAS
Descontrol administrativo
75 a 76 79 a 82
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
tiempo y seria más dinámico el reconteo de sus
repuestos.
Anotación Nª 4: tomada el 16-05-2012 en la
oficina de la cooperativa de transporte Los
Rápidos. Ese día estuvimos reunidos con los
Miembros de la cooperativa, la cual estuvimos
discutiendo sobre las técnicas de recolección de
datos que debíamos realizar. Sin embargo para
ese momento la administradora presentaba
inconvenientes con el cuadre de la caja, debido
a que había utilizado dinero de allí para realizar
algunas compras. El problema que se presenta
es que no utiliza las herramientas tecnológicas
como Excel para registrar de manera global
todos los ingresos o egresos obtenidos y que a
su vez le permita visualizar todo de manera
general. La administradora para poder cuadrar
la caja debía ir revisando factura por factura
apuntando en la calculadora el monto de cada
una y así conocer dichos resultados.
no utiliza las herramientas
tecnológicas como Excel (75 a
76)
para poder cuadrar la caja
debía ir revisando factura por
factura apuntando en la
calculadora el monto de cada
una y así conocer dichos
resultados. (79 a 82)
~ 118 ~
De este primer proceso de categorización emergieron siete
categorías que coinciden con los informantes claves que se seleccionaron
para la aplicación de los instrumentos, desprendidas del análisis realizado
al texto de cada uno de ellos y a las cuales se le dan sentido mediante las
notas crudas.
Falta de planificación: con esta categoría se busca obtener
información sobre los procesos o procedimientos que se llevan a cabo
dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos, ya sea para realizar
un proceso de compra o cualquier otra actividad que realicen. Esta
categoría se expresa claramente en la nota de la entrevista del informante
Nº 1; no hemos implementado un procedimiento debido a la mala
planificación que presentamos. (24 a 26)
Proceso de compra: para esta categoría quisimos conocer cuáles
son los aspectos más importantes que se realizan dentro de la
cooperativa para realizar una compra, ya sea de algún repuesto,
herramienta, artículo de oficina, entre otros. Destacando así que los
aspectos más importantes que se deberían tomar en cuenta para realizar
una compra en cualquier organización serian; solicitar cotizaciones,
buscar varias alternativas con diferentes proveedores, entre otros. Esta
categoría se expresó claramente en la nota de la entrevista del informante
Nª 3; no podemos esperar a que nos coticen si necesitamos el
repuesto de una vez. (262 a 263)
Descontrol administrativo: con la siguiente categoría tomamos
en cuenta los aspectos que son fundamentales para administrar una
organización, entre dichos aspectos están: si los asociados de la
~ 119 ~
cooperativa utilizan una caja chica para realizar algunas compras, así
como también si manejan formatos electrónicos a través de Excel para
mantener un control sobre los ingresos o egresos de la misma. Esta
categoría se expresó claramente en la nota del diario de campo: no
utiliza las herramientas tecnológicas como Excel, para poder cuadrar
la caja, debía ir revisando factura por factura apuntando en la
calculadora el monto de cada una y así conocer dichos resultados.
(79 a 82)
Falta de organización: se buscaba recabar información en cuanto
a los procedimientos que se realizan dentro de la cooperativa de
transporte Los Rápidos, es decir, si los asociados se distribuyen el
trabajo, de qué manera se organizan los repuestos, como se almacenan,
entre otros. Estos aspectos se evidenciaron claramente en la nota del
diario de campo: Cabe destacar que los repuestos que llegaron no se
identificaron, ya sea con un número de parte o una breve
descripción, así como tampoco se almacenaron correctamente sino
una cosa por aquí y otra por allá. (34 a 38)
Desconocimiento sobre documentos de negocios: con esta
categoría quisimos obtener información referente a los documentos que
se deberían utilizar para realizar cualquier tipo de negociación, ya sea
compra, venta, débito y crédito. En nuestro caso seria para la adquisición
de repuestos para las unidades de la cooperativa de transporte Los
Rápidos. Esta categoría se expresó claramente en la nota del diario de
campo: no se elaboró una orden de compra autorizando al
coordinador adquirir el repuesto faltante (22 a 24)
~ 120 ~
Toma física: la finalidad de esta categoría era conocer de qué
manera se ejecuta la toma física dentro de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, es decir, cada cuanto tiempo se realiza este proceso, cuales
técnicas utilizan para realizar la toma física de sus inventarios, así como
también que resultados se presentan al realizar este proceso. Esta
categoría se evidenció claramente en la nota de la observación Nº 1: era
fin de mes y el coordinador estaba realizando una toma física para
saber que se necesitaba reponer, apuntando en un block las piezas
faltantes y las de pocas cantidades. (81 a 85) también en la nota de la
observación Nª 2: faltaron varias piezas y de igual modo sobraron
unas pocas. (142 a 145)
Ausencia de formatos administrativos: la intencionalidad de esta
categoría era recabar información acerca de los diferentes formatos que
pudiesen utilizar los integrantes de la cooperativa para así simplificar sus
actividades y tener un mejor control, ya sea en el inventario, sobre
ingresos y egresos, requisición, entre otros. Esta categoría se obtuvo en
la nota de la entrevista del informante Nª 2: no, aquí no hemos podido
implementar algún formato que nos permita tener un control sobre
nuestros inventarios. (129 a 132)
3.4.2 Triangulación
Para realizar un estudio social completo es necesario utilizar tanto
las técnicas cuantitativas (encuestas) como las cualitativas (entrevistas,
observaciones, etc.). En este sentido, podemos decir, que la triangulación,
como la palabra lo indica, consiste en la percepción que se tiene de un
mismo evento visto por diferentes grupos o personas, al darnos una
~ 121 ~
imagen “casi real” y crítica (desde tres puntos de vista diferentes) De esta
manera, para Mackerman, J. consiste en “un procedimiento para
organizar diferentes tipos de datos en un marco de referencia o relación
más coherente, de manera que se puedan comparar y contrastar, de la
misma manera analiza la triangulación como una teoría del método para
la auto evaluación dentro de un sistema profesional democrático de
rendición de cuenta en el aula”. 8
Igualmente para Denzin (citado por Leal 2009), la triangulación se
define: “como la combinación de dos o más teorías, fuentes de datos,
métodos de investigación, en el estudio de un fenómeno singular” (p.
135). Lo antes expuesto nos demuestra que la triangulación es un
proceso necesario en la investigación acción, pues esta se compone de
un grupo importante de actores, cuya información contiene las respuestas
que se buscan, o las salidas a una situación problemática.
Por lo que, la comparación de distintos puntos de vista sobre un
mismo evento, producirá significados importantes para la elaboración de
las conclusiones y recomendaciones finales. Toda la información recogida
desde las tres ópticas se contrasta, poniendo de manifiesto las
coincidencias y los puntos de desacuerdo, para realizar una
reconstrucción de todos los procesos, pasos y resultados obtenidos en la
totalidad de la experiencia realizada.
8 Mackerman, J. (1996). La investigación Acción. Barcelona – España. Universidad
Nacional Abierta (UNA, 2006). Desarrollo Psicológico. Caracas: Ediciones de la U.N.A.
~ 122 ~
La triangulación puede ser de varios tipos como lo establece Miguel
Martínez Miguelez 9
a) Triangulación de métodos y técnicas: consiste en el uso de
múltiples métodos o técnicas para estudiar un problema
determinado (como, por ejemplo, el hacer un estudio
panorámico primero, con una encuesta, y luego utilizar la
observación participante o una técnica de entrevista).
b) Triangulación de datos: en la cual se utiliza una variedad de
datos para realizar el estudio, provenientes de diferentes
fuentes de información.
c) Triangulación de investigadores: en la cual participan
diferentes investigadores o evaluadores, quizás con formación,
profesión y experiencias diferentes.
d) Triangulación de teorías: consiste en emplear varias
perspectivas para interpretar y darle estructura a un mismo
conjunto de datos.
De acuerdo a esto y a efecto de la presente investigación, la
técnica de triangulación se usó desde dos perspectivas.
9 Citado por Romero, Ramírez y Muñoz de MARTINEZ MIGUELEZ, Miguel, Validez y
Confiabilidad en la metodología cualitativa. Paradigma, dic. 2006, vol. 27, no.2, p. 07-33, ISNN 1011-2251
~ 123 ~
Instrumento de análisis de los hallazgos, encontrados en los
instrumentos de recolección de datos la observación participante y la
entrevista, con el propósito de realizar una intersección de hallazgos con
la finalidad de realizar un análisis crítico desprendidos de los testimonios
recabados en cada instrumento, para la cual realizamos una triangulación
de datos, entendida como la verificación y la comparación obtenida en los
diferentes métodos.
Instrumento de validez y confiabilidad: se realizó a través de la
triangulación entre instrumentos de recolección de datos, para contrastar
las emergentes sub categorías que permitirán estructurar el significado de
las categorías madres emergentes del proceso de categorización de cada
instrumento.
~ 124 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 19)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de planificación
La verdad es que no,
debido a que siempre
hemos trabajado en el día
a día (21 a 22)
No hemos implementado
un procedimiento debido a
la mala planificación que
presentamos.
(24 a 26)
Depende de la necesidad
o el inconveniente que se
nos presente
improvisamos para así
solucionar lo más rápido
posible. (150 a 153)
Lamentablemente no,
aquí vivimos con un
corre, corre.
(246 a 247)
Depende de la
emergencia que
tengamos nos queda es
salir corriendo para
comprar lo que haga falta.
(248 a 250)
En la Cooperativa se
evidencia una falta de
planificación, debido a que
no han implementado un
procedimiento a seguir para
realizar el proceso de
compras, sino que lo
realizan de manera
improvisada, lo que
demuestra la necesidad de
implementar estrategias que
optimicen dicho proceso.
Presupuesto del efectivo
No sabemos cómo realizar
un presupuesto que nos dé
una información más
precisa o real. (37 a 39)
Las necesidades más
urgidas que presente
nuestro inventario
(161 a 162)
Principalmente los
ingresos que obtenemos,
así como también los
egresos (253 a 254)
Actualmente, en la
cooperativa no se realiza un
presupuesto del efectivo
debido a que no poseen los
conocimientos necesarios
para elaborar dicha
herramienta administrativa.
Lo que ocasiona un
desconocimiento sobre la
disponibilidad de efectivo y
así saber con qué recursos
disponen para las compras.
~ 125 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 20)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Proceso de compras
En realidad muy poco, debido a que casi siempre tenemos la urgencia de adquirir un repuesto y por eso no disponemos del tiempo suficiente para estar solicitando cotizaciones (42 a 44)
Hemos pedido pero en
pocas ocasiones, porque
la mayoría de veces
salimos corriendo a
comprar el repuesto que
nos haga falta para ese
momento (170 a 173)
No podemos esperar a que nos coticen si necesitamos el repuesto de una vez (262 a 263)
En la Cooperativa pocas
veces se aplica la solicitud de
cotizaciones, debido a que no
cuentan con el tiempo
suficiente y toman como
prioridad la adquisición del
repuesto a la brevedad
posible, para que no se
interrumpa la prestación del
servicio. Por tal motivo es
fundamental optimizar la
planificación de las compras.
Descontrol administrativo
Frecuentemente
presentamos inconvenientes
cuando vamos a cuadrar la
caja, puesto que no
manejamos un formato ni
registramos la información
electrónicamente lo que
ocasiona un poco de
descontrol en los cuadres
mensuales, casi siempre nos
sobran o faltan algunos
bolívares.(62 a 68)
Si yo soy la encargada
de administrar la caja
chica, pero siempre
tengo inconvenientes
puesto que tengo que
estar sacando todas las
cuentas con la
calculadora, lo que me
quita mucho tiempo y en
veces me falta o sobra
dinero.
(179 a 185)
Presentamos
inconvenientes en
cuanto al registro de los
ingresos o egresos que
tengamos, ya que lo
hacemos manualmente
y perdemos tiempo.
(271 a 274)
Debido a la falta de formatos
los registros que se realizan
se hacen manualmente, lo
que trae como consecuencia
que haya inconvenientes para
cuadrar la caja, presentando
en algunas ocasiones
sobrantes o faltantes de
efectivo, además de que
estos registros son muy
extensos por la falta de una
herramienta electrónica.
~ 126 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 21)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Control de inventario
Según la movilidad de
cada pieza se piden más o
por lo contrario se piden
menos (73 a 75)
No tenemos como un
registro sobre las piezas
que son más utilizadas o
las que tienen mayores
riesgos de ser dañadas.
(76 a 78)
Realmente no, debido a
que no es algo que está
establecido, sino que (189
a 190)
Se pide en base a lo que
se utilizo en el último mes.
(192 a 193)
Solamente pedimos mas
si hace falta y si no pues
pedimos menos para no
tener tantas piezas.
(282 a 284)
No se tiene un control sobre
los inventarios, puesto que
según sea la movilidad del
mes anterior se hará el
pedido para reponer las
piezas faltantes, es decir,
actualmente en la
cooperativa no se aplican
los mínimos y máximos para
cada repuesto, lo que
ocasiona en veces la
inactividad de una unidad
por falta de algún repuesto.
Falta de organización
No tenemos un
procedimiento para
realizar las cosas, sino
que lo hacemos de
manera propia, es decir,
según sea la persona que
la recibe realiza un
procedimiento diferente
(93 a 97)
Lo más correcto sería
ordenarlas según su uso o
compatibilidad, pero por
motivos de tiempo y
desorganización se
almacena todo junto y en
ocasiones se hace difícil
conseguir las piezas (201
a 205)
No se identifican o se
ordenan malamente y
esto ocasiona que no se
encuentre la pieza
fácilmente o hasta pueda
confundirse con alguna
similar.
(292 a 295)
Actualmente existe una
desorganización en la
cooperativa puesto que
cuando llega una mercancía
no se ordena ni clasifican
los repuestos
correctamente, sino que se
almacena todo junto y es
por esto que en ocasiones
se hace difícil conseguir una
pieza en específico en un
momento dado.
~ 127 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 22)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Desconocimiento sobre documentos de
negocios
Desconocemos un poco el
formato de requisición
(107 a 108)
No sabemos cómo
elaborarlo
electrónicamente y por
eso no lo hemos
implementado
(109 a 111)
Desconocemos un poco
sobre como poder realizar
estos formatos o mejor
dicho como poder
adaptarlo a nuestras
actividades (216 a 218)
Digamos que por un poco
de desconocimiento
(299 a 300)
Los integrantes de la
cooperativa poseen
desconocimientos sobre los
formatos de requisición y
orden de compra, lo que
ocasiona un descontrol en
el proceso de compra y a
su vez no poseen un
soporte que justifique dicho
proceso.
Toma física
Se realiza una vez al mes,
por lo general es a final de
mes, o a principios del
mismo para así conocer
cuales piezas hacen falta
para reponerlas y tratar de
no quedarnos sin stock.
(122 a 126)
El reconteo físico de
nuestros repuestos o
piezas existentes en el
almacén se hace
mensualmente
(223 a 225)
Comprobar físicamente
que es lo que hay y que
no para así poder realizar
las compras que sean
necesarias (226 a 228)
Actualmente lo hago los
últimos de cada mes
cuando mucho los
principios, es fundamental
puesto que dé hay
sacamos los repuestos
que hagan falta para
luego ir a reponerlos.
(309 a 313)
El proceso de toma física
es realizado en periodos de
un mes, para conocer
cuáles son las piezas que
han salido del inventario.
Lo más apropiado seria
que la toma física debería
realizarse en periodos de
tiempo más cortos para
supervisar así cuales son
los repuestos faltantes para
poder reponerlos lo más
pronto posible evitando así
la escasez de los mismo.
~ 128 ~
TRIANGULACION DE LAS ENTREVISTAS (Tabla 23)
CATEGORIAS
INFORMANTE 1
INFORMANTE 2
INFORMANTE 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Ausencia de formatos administrativos
No, aquí no hemos
podido implementar
algún formato que nos
permita tener un control
sobre nuestros
inventarios. (130 a 133)
Vamos anotando en un
block pieza por pieza y
las cantidades que hay
(233 a 234)
No manejamos ningún
tipo de formato, todo lo
registró manualmente
(318 a 319)
El registro de las piezas
existentes es anotado en
un block, lo que hace el
proceso muy extenso
debido a que se registra
pieza por pieza. Esto se
debe a que no cuenta
con formatos que
faciliten y simplifiquen el
registro de las piezas.
Para obtener un mejor
control sobre sus
inventarios deberían
implementar formatos
electrónicos que innove
este proceso.
~ 129 ~
TRIANGULACION DE LAS OBSERVACIONES (Tabla 24)
CATEGORIAS
OBSERVADOR 1
OBSERVADOR 2
OBSERVADOR 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Estructura organizacional
Cada uno de los
asociados tenía una
actividad distinta y todos
trabajan entre sí para así
poder cumplir con sus
actividades (16 a 18)
El presidente, la administradora y el tesorero (100 a 101) Participaron libremente dando su opinión y al finalizar llegaron a una solución (105 a 107)
Se encontraban los
asociados de la
cooperativa en una
asamblea, discutiendo
sobre el aumento del
pasaje (157 a 159)
Se evidenció que la
Cooperativa está
organizada, en cuanto a los
cargos que cumplen cada
uno de los involucrados,
cada uno tiene claro cuál
es la función que debe
cumplir dentro de la
organización.
Infraestructura
La cooperativa cuenta con unas buenas instalaciones, sin embargo el espacio se ha hecho un poco pequeño y por ende los asociados tienen un proyecto de ampliación para tener mejores espacios que faciliten sus actividades de mantenimiento, almacén, lavado, entre otros (19 a 26)
Su oficina está en buenas
condiciones (111)
Se pudo observar que la
oficina y todo el espacio de
trabajo de la Cooperativa
están actualmente en
buenas condiciones, pero
cabe destacar que se le
hará una ampliación ya que
la infraestructura es un
poco pequeña, esta
ampliación le permitirá
realizar sus actividades
cómodamente.
~ 130 ~
TRIANGULACION DE LAS OBSERVACIONES (Tabla 25)
CATEGORIAS
OBSERVADOR 1
OBSERVADOR 2
OBSERVADOR 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de organización
Posee actualmente dos
depósitos o almacenes
donde guardan sus
repuestos, pero ninguno
de ellos está identificado,
lo que trae como
consecuencia que
desconozcan en cuál de
los dos está almacenado
cualquier repuesto o
herramienta (28 a 33)
Las piezas no estaban
identificadas habiendo
además otras muy
similares lo que traía
visible confusión para el
mecánico
(122 a 125)
Se encontraba el
coordinador de la
cooperativa buscando un
repuesto que había sido
solicitado por el mecánico
la cual no aparecía, es
decir, el repuesto
solicitado no estaba en los
estantes del almacén
(167 a 171)
Se presenció que hay
piezas que no están
identificadas, lo que en
ocasiones trae
inconvenientes, puesto que
al momento de buscar una
pieza determinada ésta no
es encontrada con facilidad
y son confundidas con
otras piezas similares.
Ausencia de formatos administrativos
No anotaba la pieza que le
solicitaron debido a que
no posee ningún formato
(49 a 51)
Le comente que no había
anotado dos piezas que
habían salido del almacén
y que posteriormente le
iban a faltar (54 a 56)
Allí no había nada en
donde anotar (ya sea un
formato, block o cuaderno)
lo que sacaban del
almacén (133 a 135)
Se observa claramente que
no registran en ningún tipo
de formato las piezas que
entran o salen, lo que
puede traer un
desconocimiento en cuanto
a las cantidades que pueda
haber en un momento
dado.
~ 131 ~
TRIANGULACION DE LAS OBSERVACIONES (Tabla 26)
CATEGORIAS
OBSERVADOR 1
OBSERVADOR 2
OBSERVADOR 3
POSICION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de planificación
Esto se debe a que no se
establecen una serie de
procedimientos (75 a 76)
Coordinador y el tesorero
guardaron los repuestos
en el almacén (189 a 190)
De manera brusca sin
clasificarlos en estantes
diferentes o de manera
más organizada debido a
que no poseen un
procedimiento para
realizar dicho labor, (191 a
195)
Hay poca planificación
debido a que no se guían ni
se rigen por un
procedimiento para realizar
el proceso de clasificación
de los repuestos, sino que
realizan de manera
imprevista y al azar.
Toma física
El coordinador estaba
realizando una toma física
para saber que se
necesitaba reponer,
apuntando en un block las
piezas faltantes y las de
poca cantidades
(81 a 85)
Ese momento se
encontraba el tesorero
verificando las cantidades
que habían en stock con
las marcadas por la
administración
(142 a 145)
Faltaron varias piezas y
de igual modo sobraron
unas pocas.
(147 a 148)
Tuve la oportunidad de
observar los apuntes
sobre las tomas físicas de
meses anteriores y me di
cuenta sobre la cantidad
de inconvenientes que se
presentaban con muchos
productos
(203 a 207)
Se presenció que el
proceso de toma física de
los repuestos es registrado
en un block, apuntando y
verificando pieza por pieza
cual es el stock que se
tiene en existencia
mensualmente.
~ 132 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 27)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Falta de planificación
Coordinador y el tesorero guardaron los repuestos en el almacén (191 a 192) De manera brusca sin clasificarlos en estantes diferentes o de manera más organizada debido a que no poseen un procedimiento para realizar dicho labor, (193 a 197)
La verdad es que no, debido
a que siempre hemos
trabajado en el día a día (21
a 22)
No hemos implementado un
procedimiento debido a la
mala planificación que
presentamos.
(24 a 26)
El coordinador le dijo al tesorero que colocara unos repuestos en cualquier parte del primer almacén porque no sabía donde se encontraban los otros repuestos que quedaban en existencia. (69-73)
El principal inconveniente que
presenta la cooperativa es la
falta de planificación, debido a
que no se organizan para
realizar sus actividades
cotidianas como adquirir un
repuesto y a su vez
clasificarlo ordenadamente
para facilitar así la búsqueda
del mismo sin equivocación y
de igual modo no tener
escasez.
Proceso de compras
También quedo en
evidencia que cuando
realizan las compras,
además de hacerlas de
manera imprevista no
utilizan una orden de
compra. (183 a 187)
En realidad muy poco, debido a que casi siempre tenemos la urgencia de adquirir un repuesto y por eso no disponemos del tiempo suficiente para estar solicitando cotizaciones (43 a 46)
El coordinador dijo que
no había esa pieza, por
lo cual se dirigió a la
administración para
solicitar a la
administradora
recursos económicos
con la finalidad de
adquirir la pieza
faltante. (17 a 21)
El proceso de compras se
aplica de manera ineficiente,
puesto que no se conoce con
anticipación la necesidad de
algún repuesto, permitiendo
así solicitar cotizaciones a
diferentes proveedores, sino
que se presenta la
emergencia del repuesto y se
debe reponer lo más rápido
posible para el
funcionamiento de las
unidades.
~ 133 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 28)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Descontrol administrativo
Cuando realizaba el proceso de cuadre de caja, buscó todas las facturas para comprobar una por una y dar soporte de las salidas de efectivo. (67 a 70)
Si yo soy la encargada de
administrar la caja chica,
pero siempre tengo
inconvenientes puesto que
tengo que estar sacando
todas las cuentas con la
calculadora, lo que me quita
mucho tiempo y en veces me
falta o sobra dinero.
(180 a 186)
No utiliza las herramientas
tecnológicas como Excel
(77 a 78)
Para poder cuadrar la caja
debía ir revisando factura
por factura apuntando en
la calculadora el monto de
cada una y así conocer
dichos resultados.
(81 a 84)
Es evidente que se presenta
un descontrol con el cuadre
de la caja chica, debido a
que no manejan Excel como
herramienta tecnológica, por
lo que pierden mucho
tiempo haciendo los registro
de manera manual.
Falta de organización
Posee actualmente dos depósitos o almacenes donde guardan sus repuestos, pero ninguno de ellos está identificado, lo que trae como consecuencia que desconozcan en cuál de los dos está almacenado cualquier repuesto o herramienta (29 a 34)
No tenemos un
procedimiento para realizar
las cosas, sino que lo
hacemos de manera propia,
es decir, según sea la
persona que la recibe realiza
un procedimiento diferente
(94 a 98)
Cabe destacar que los
repuestos que llegaron no
se identificaron, ya sea con
un numero de parte o una
breve descripción, así
como tampoco se
almacenaron
correctamente sino una
cosa por aquí y otra por
allá (35 a 39) (43 a 44)
Actualmente se presenta
una desorganización porque
no tienen unos pasos a
seguir para guardar en los
almacenes los repuestos,
además que no tienen
lugares fijos lo que genera
constantemente la confusión
y las pérdidas de algunos
repuestos, por lo general las
piezas que son pequeñas.
~ 134 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 29)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Desconocimiento sobre documentos
de negocios
Se evidencio que al
momento de realizar las
adquisiciones de
repuestos no usan
formatos de orden de
compras. (183 a 186)
Desconocemos un poco el
formato de requisición
(108 a 109)
No sabemos cómo
elaborarlo
electrónicamente y por
eso no lo hemos
implementado (110 a 112)
No se elaboró una orden
de compra autorizando al
coordinador adquirir el
repuesto faltante (22 a
24)
Es evidente el
desconocimiento por parte
de los asociados, puesto
que no saben cómo deben
usar un formato de orden
de compra para realizar
sus adquisiciones de
repuestos, reflejando así la
necesidad de ser
orientados en cuanto a la
aplicación del mismo
Toma física
Ese momento se
encontraba el tesorero
verificando las cantidades
que habían en stock con
las marcadas por la
administración
(144 a 147)
Faltaron varias piezas y de
igual modo sobraron unas
pocas.
(149 a 150)
El reconteo físico de
nuestros repuestos o
piezas existentes en el
almacén se hace
mensualmente
(224 a 226)
Comprobar físicamente
que es lo que hay y que
no para así poder realizar
las compras que sean
necesarias (227 a 229)
Minutos más tardes
comenzamos con la toma
física de sus inventarios,
donde podemos
mencionar que es un
proceso tedioso, puesto
que debíamos anotar
pieza por pieza e ir
contando físicamente las
cantidades existentes (53
a 58)
Es indiscutible que los
asociados desconocen los
pasos que se deben seguir
para realizar la toma física
de sus inventarios de
manera correcta, siendo
necesario asesorarlos con
la finalidad de poder
guiarlos para que puedan
realizar este proceso de
manera eficaz y así
obtener mejores
resultados.
~ 135 ~
TRIANGULACION DE METODOS (Tabla 30)
CATEGORIAS
OBSERVACION
ENTREVISTA
DIARIO DE CAMPO
OPINION DE LOS INVESTIGADORES
Ausencia de formatos administrativos
No anotaba la pieza que le
solicitaron debido a que no
posee ningún formato (51
a 53)
Le comente que no había
anotado dos piezas que
habían salido del almacén
y que posteriormente le
iban a faltar (56 a 58)
No manejamos ningún
tipo de formato, todo lo
registró manualmente
(320 a 321)
Lo más idóneo sería un
formato donde este
escrito el repuesto y
solamente se marquen
las cantidades existentes,
esto agilizaría el proceso
de toma física (60 a 64)
Se pudo evidenciar
claramente que dentro de
la cooperativa no se utiliza
ningún formato para
realizar la toma física sobre
sus inventarios. Lo que
ocasiona una malversación
del tiempo y a su vez una
desmotivación puesto que
es un proceso bastante
tedioso. Lo más apropiado
seria usar formatos que
simplifiquen dicho trabajo y
poder aplicarlos en
periodos más cortos para
así poder tener un mejor
control sobre los
inventarios.
~ 136 ~
3.4.3 Estructuración
Según Martínez Miguelez (2006) lo define de la siguiente manera,
“todo el proceso de estructuración es también un ejercicio continuo que tiene
a validar una compresión realista y autentica del tópico estudiado”. (p.07-33).
Al obtener la información que emergió del proceso de categorización, estas
categorías por separado, no expresan el significado que vinculadas,
relacionadas y estructuradas le dan a nuestra investigación.
Es por esto que al momento de continuar con esta fase, se vinculan
las que emergieron del proceso de categorización, con las sub categorías
emergentes del análisis crítico de los investigadores, que generó de la
triangulación de los diferentes métodos.
Este proceso se realizó valiéndonos de instrumento visuales donde las
categorías están representadas con rectángulos azules y las sub categorías
están representadas con óvalos verdes, además la vinculación o relación
existente entre cada una de ellas se representó con flechas de color negro.
Con el propósito de generar conceptos breves, que definan el conjunto de
relaciones que le dan respuesta a nuestras inquietudes investigativas, estos
breves conceptos se ubicaron debajo de cada representación gráfica con el
fin de darle sentido a este proceso y por ende facilitar la compresión del
mismo.
Las relaciones de categorías y sub categorías que dieron como
resultado el proceso de estructuración fueron:
~ 137 ~
Estructuración de los hallazgos
Fuente: Equipo IAP (Figura 1)
Actualmente en la cooperativa se presenta una falta de planificación,
debido a que no se rigen por un procedimiento para realizar el proceso de
compras lo que puede ocasionar una escasez de repuestos. Esto se puede
eliminar implementando las estrategias más apropiadas para optimizar el
proceso de compras.
~ 138 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 2)
En la cooperativa de transporte Los Rápidos, no se realiza un
presupuesto del efectivo debido a que no poseen los conocimientos
necesarios para elaborar dicha herramienta, lo que a su vez genera un
desconocimiento sobre la disponibilidad de efectivo que posee la
cooperativa para realizar las compras necesarias. Por tal motivo es
fundamental elaborar e implementar esta herramienta administrativa dentro
de la cooperativa, con la finalidad de que puedan conocer con los recursos
que disponen para sus compras.
~ 139 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 3)
El proceso de compras es ineficiente, puesto que no se conoce con
anticipación la necesidad de un repuesto, trayendo como consecuencia
que no se puedan solicitar cotizaciones a diferentes proveedores por falta de
tiempo. Por tal motivo es necesario optimizar la planificación dentro de la
cooperativa para así mejorar de igual modo el proceso de compra
~ 140 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 4)
La falta de herramientas tecnológicas como Excel, genera un descontrol
administrativo debido a que los registros se realizan manualmente
presentándose en ocasiones faltante o sobrante de efectivo. Por tal motivo
es indispensable implementar un formato electrónico que permita tener un
control sobre la caja chica.
~ 141 ~
Control de Inventario
Siendo necesario
En la cooperativa
No se aplica
Puede ocasionar
Inactividad de una unidad
Conocer la movilidad
Realizar
El proceso de compras
Optimizando
Fuente: Equipo IAP (Figura 5)
Actualmente en la cooperativa no se aplica los mínimos y máximos de
stock sobre sus inventarios, lo que puede ocasionar la inactividad de una
unidad por la falta de algún repuesto. Por tal razón es necesario conocer la
movilidad de cada pieza para saber las cantidades que se necesitan y así
poder realizar el proceso de compras optimizando de esta manera el control
de los inventarios.
~ 142 ~
Falta de Organización
En la cooperativa
Ordenan los repuestos
Clasificar e identificar
Confusiones o perdidas
Se presenta
DebidoGenerandoEs fundamental
Optimizando
La organización del inventario
Fuente: Equipo IAP (Figura 6)
Hoy en día en la cooperativa se presenta una falta de organización,
debido a que no se ordenan los repuestos correctamente y esto genera
confusiones o pérdidas de los mismos. Por tal motivo es fundamental
clasificar e identificar las piezas con el fin de optimizar la organización de los
inventarios.
~ 143 ~
Desconocimiento sobre documentos de negocios
Los asociados de la cooperativa
Poseen Ocasionando descontrol
En el proceso de compras
No poseen
Soporte que justifique
Es indispensable
Brindar asesoría
Fuente: Equipo IAP (Figura 7)
Los asociados de la cooperativa poseen desconocimiento sobre los
documentos de negocios, ocasionando un descontrol en el proceso de
compras debido a que no poseen un soporte que justifique dicho proceso.
Por lo cual es indispensable brindar asesoría sobre la orden de compra
como documento de negocio.
~ 144 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 8)
Los asociados desconocen los pasos que se deben seguir para realizar
correctamente el proceso de toma física, por lo que es necesario brindarles
asesoría para que puedan obtener un control sobre sus inventarios y así
poder reponer rápidamente los repuestos que hagan falta evitando la
escasez de los mismos.
~ 145 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 9)
La ausencia de formatos administrativos ocasiona pérdidas de tiempo,
debido a que se deben anotar en block las piezas faltantes. Esto se puede
solucionar implementando formatos de control que simplifiquen el proceso
de la toma física.
~ 146 ~
Conlleva
No se elabora
Se presenta
Se debe
Generando
De
Ocasionando
ESTRUCTURACION DE LOS HALLAZGOS
Falta dePlanificación
En la cooperativa
Se presenta
Realizar
No se rigen por un procedimiento
Debido
El proceso de compras
Ocasionar
Escasez de repuestos
Se elimina
Implementando estrategias
Proceso de Compras
Es
Ineficiente
No se conoceCon anticipación
La necesidad de un repuesto
En consecuencia
No soliciten cotizaciones
Es necesario
Optimizar la planificación
Mejorando así
Toma Física
Se desconocen los pasos a seguir
Para realizar
Es necesario
Control sobre los inventarios
Obteniendo
Brindar asesoría
Reponer
Los repuestos faltantes
Evitando
La escasez
Porque
Control de Inventario
Siendo necesario
En la cooperativa
No se aplica
Puede ocasionar
Inactividad de una unidad
Conocer la movilidad
Realizar
El proceso de compras
Optimizando
Falta de Organización
En la cooperativa
Ordenan los repuestos
Clasificar e identificar
Confusiones o perdidas
Se presenta
DebidoGenerandoEs fundamental
Optimizando
La organización del inventario
Descontrol Administrativo
La falta de herramientas tecnológicas
Genera
Debido
Los registros son manuales
Presentando
Faltante o sobrante de
efectivo
Es indispensable
Implementar formato electrónico
Permita
Control sobre la caja chica
Presupuesto del Efectivo
La cooperativa
No se realiza
No poseen los conocimientos
Debido
Desconociendo asi
Disponibilidad del efectivo
Para
Las compras
Ausencia de formatos administrativos
Ocasiona
Anotan en un block las piezas faltantes
Debido
Perdidas de tiempo
Solución seria Implementar
formatos de control
Desconocimiento sobre documentos de negocios
Los asociados de la cooperativa
Poseen Ocasionando descontrol
En el proceso de compras
No poseen
Soporte que justifique
Es indispensable
Brindar asesoría
~ 147 ~
3.4.4 Contrastación
Esta etapa de la investigación consiste en “relacionar
y contrastar sus resultados con aquellos estudios paralelos o similares
que se presentaron en el marco teórico referencial”, (Martínez, 2004,
p.77) para ver cómo aparecen desde perspectivas diferentes o sobre
marcos teóricos más amplios y explicar mejor lo que el estudio
verdaderamente significa. Es, por consiguiente, también un proceso
típicamente evaluativo, que tiende a reforzar la validez y la confiabilidad.
De este proceso se desprende las diferentes perspectivas desde
las cuales se quiere ver un mismo problema, haciendo la salvedad que al
llegar aquí la capacidad investigativa de los autores ha sido fortalecida
con la adquisición de saberes de las etapas anteriores a esta, por lo cual
al llevar a cabo este proceso se contrasta los conocimientos emergidos de
esta investigación, con lo de investigaciones previas a esta.
Partiendo de lo anteriormente expuesto se muestra el proceso de
contrastación realizado a partir de las 9 categorías emergentes en nuestro
proyecto, la cual fueron contrastadas por teorías o investigaciones
incluidas en el marco teórico referencial y por ultimo de este proceso
surgió un análisis crítico que va a ser usado posteriormente como base al
proceso de aproximación teórica de nuestro trabajo.
~ 148 ~
10 Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill Interamericana pág. 7.
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 31)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Falta de Planificación
Se presenta
Debido
Realizar
Ocasionar
Eliminar
Actualmente en la cooperativa
se presenta una falta de
planificación, debido a que no
se rigen por un procedimiento
para realizar el proceso de
compras lo que puede
ocasionar una escasez de
repuestos. Esto se puede
eliminar implementando las
estrategias más apropiadas para
optimizar el proceso de
compras.
Consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que
habrá, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de
tiempos y números necesarios para
su realización. La planeación es el
primer paso de los procesos
administrativos por medio del cual se
define un problema, se analizan las
experiencias pasadas y se embozan
planes y programas. 10
Una empresa que lleve a cabo
una mala planificación puede
tener como consecuencia que los
objetivos que se hayan propuesto
no se cumplan
satisfactoriamente. Es por esta
razón que se debe implantar en la
Cooperativa unos procesos
prácticos que estén relacionados
con los objetivos que se desea
alcanzar y elegir los medios para
ejecutar los mismos, esto le
permitirá tener un control
eficiente sobre este proceso.
~ 149 ~
11
Burbano R. Jorge E. y Ortiz G. Enfoque moderno de planeación y control de recursos. Ed. MC Graw Hill, México. (pág. 396)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 32)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Presupuesto del Efectivo
No se realiza
Debido
Genera un
desconocimiento
Para
En la cooperativa de transporte
Los Rápidos, no se realiza un
presupuesto del efectivo debido
a que no poseen los
conocimientos necesarios para
elaborar dicha herramienta, lo
que a su vez genera un
desconocimiento sobre la
disponibilidad de efectivo que
posee la cooperativa para
realizar las compras necesarias.
Por tal motivo es fundamental
elaborar e implementar esta
herramienta administrativa
dentro de la cooperativa, con la
finalidad de que puedan conocer
con los recursos que disponen
para sus compras
“un plan de acción dirigido a cumplir
una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que,
deben cumplirse en un
determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas” 11
(pág. 396).
Para asegurar el funcionamiento
y la prestación del servicio de la
Cooperativa, es obligatorio
realizar un Presupuesto del
efectivo, que permita abarcar las
compras necesarias que van a
llevar a abastecer el stock o
inventario de la Cooperativa de
Transporte, esta herramienta es
importante porque nos permite
prever la futura disponibilidad del
efectivo, si va a haber un
excedente o una falta de efectivo
y las decisiones que se pueden
tomar a partir de estos
resultados.
~ 150 ~
12
Carlos Noriega Milera (2004) Compras, principios y aplicaciones. Editorial Limusa, S.A, grupo Noriega. México, D.F. (pág. 13)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 33)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Proceso de Compra
Es
Conoce con anticipación
Consecuencia
Necesario
Mejorar
El proceso de compras es
ineficiente, puesto que no se
conoce con anticipación la
necesidad de un repuesto,
trayendo como consecuencia
que no se puedan solicitar
cotizaciones a diferentes
proveedores por falta de tiempo.
Por tal motivo es necesario
optimizar la planificación dentro
de la cooperativa para así
mejorar de igual modo el
proceso de compra
“el conjunto de acciones en adquirir
bienes y servicios de la calidad
adecuada, en el momento y al precio
más adecuado, con el proveedor
más apropiado” 12
(pág. 13).
En la cooperativa actualmente el
proceso de compra es ineficiente
puesto que no se solicitan
cotizaciones que permita obtener
precios accesibles de los
repuestos que se piensa adquirir.
La Cooperativa debe mejorar
este proceso ya que es
importante que se aplique
correctamente, permitiendo a la
empresa obtener beneficios
empresariales para ahorrar
costes, consiguiendo los
repuestos a precios competitivos,
y satisfacer al cliente, en tiempo
y cantidad.
~ 151 ~
13
Robbins Stephen y Coulter Mary (2005) Administración octava edición, PEARSON EDUCACION, México. (pág. 460)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 34)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Descontrol
Administrativo
Genera
Debido
Es indispensable
Permita
La falta de herramientas
tecnológicas como Excel,
genera un descontrol
administrativo debido a que los
registros se realizan
manualmente presentándose en
ocasiones faltante o sobrante de
efectivo. Por tal motivo es
indispensable implementar un
formato electrónico que permita
tener un control sobre la caja
chica.
“el proceso que consiste en tres
etapas las cuales son la medición del
rendimiento real, la comparación de
este con una norma y la toma de
medidas administrativas para
corregir desviaciones o normas
inadecuadas”. 13
(pág. 460)
El colectivo de estudiantes
coincide que es importante que
en la Cooperativa se pueda
aprovechar al máximo el
desarrollo de la informática, para
optimizar la capacidad de
generar, almacenar, procesar y
transportar información, teniendo
un control administrativo
eficiente, sustituyendo de esta
manera los métodos manuales
que en la misma se practican y
eliminando el descontrol
administrativo que se evidencia
en dicha organización
~ 152 ~
14
Julio Juan Anaya Tejero (2007) Logística integral de la gestión operativa de la empresa. Editorial Esic. Madrid, España. (Pág. 230)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 35)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Control de Inventario
No se aplica
Puede
Ocasionar
Es necesario
Realizar
Optimizando
Actualmente en la cooperativa
no se aplica los mínimos y
máximos de stock sobre sus
inventarios, lo que puede
ocasionar la inactividad de una
unidad por la falta de algún
repuesto. Por tal razón es
necesario conocer la movilidad
de cada pieza para saber las
cantidades que se necesitan y
así poder realizar el proceso de
compras optimizando de esta
manera el control de los
inventarios.
El control operativo aconseja
mantener las existencias a un nivel
apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de
donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a
las operaciones mismas, debido a
que si compra si ningún criterio,
nunca se podrá controlar el nivel de
los inventarios. A este control pre-
operativo es que se conoce como
Control Preventivo.14
Con la finalidad de que no haya
una escasez repentina de
repuestos, que significaría la
paralización de la prestación del
servicio de alguna unidad, el
grupo IAP está convencido que
en la Cooperativa se debe
supervisar las cantidades de
repuestos existentes, para tener
un buen control de inventario,
manejando los mínimos y
máximos de stock, de esta
manera se estaría evitando la
insuficiencia de repuestos.
~ 153 ~
15
Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill Interamericana (pág. 8)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 36)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Falta de Organización
Se presenta
Debido
Genera
Es fundamental
Optimizar
Hoy en día en la cooperativa se
presenta una falta de
organización, debido a que no
se ordenan los repuestos
correctamente y esto genera
confusiones o pérdidas de los
mismos. Por tal motivo es
fundamental clasificar e
identificar las piezas con el fin
de optimizar la organización de
los inventarios.
“el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la
determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación
de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del
grupo social” 15
(pág. 8)
Después de cada proceso de
compra, el encargado de realizar
la clasificación de los repuestos
debe hacerlo de manera
ordenada, es decir, en los
almacenes de la Cooperativa
debe haber lugares específicos
para cada tipo de piezas de
manera que no haya confusiones
ni desorganización al momento
de necesitar una pieza, sino que
se ubiquen con facilidad. Con la
aplicación de este método se
estaría descartando una falta de
organización, y se estaría
controlando y salvaguardando los
recursos de la empresa ya que
no habría perdidas de repuestos
~ 154 ~
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 37)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Desconocimiento sobre
documentos de negocios
Poseen
Ocasionando un
descontrol
No poseen
Es indispensable
Los asociados de la cooperativa
poseen desconocimiento sobre
los documentos de negocios,
ocasionando un descontrol en
el proceso de compras debido a
que no poseen un soporte que
justifique dicho proceso. Por lo
cual es indispensable brindar
asesoría sobre la orden de
compra como documento de
negocio.
Son comprobantes escritos que se
originan en las transacciones
mercantiles y/o financieras. Pueden
ser emitidos por comerciante o
empresas y su función es la de
demostrar la relación establecida
entre las partes que intervienen, las
fases de ese negocio y las
obligaciones que surgen. Es decir
que los documentos de negocios son
la base de la contabilidad de cada
empresa.
Es importante que en la
Cooperativa se manejen con
facilidad documentos de
negocios como son (Notas de
debito, notas de crédito, Orden
de compra, facturas, entre otros),
teniendo soporte de todas las
transacciones comerciales que
se llevan a cabo en la misma.
Para aplicar el manejo de estos
documentos en la empresa el
colectivo de estudiantes facilitara
información a los involucrados de
cómo se debe llevar a cabo el
registro de información en los
documentos ya mencionados.
~ 155 ~
16
Mónica Miguez Pérez y Ana Isabel Bastos (2006). Introducción a la gestión de stocks, proceso de control, valoración y gestión de stocks. Editorial Gesbiblo, S.L, Madrid España. (pág. 1)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 38)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Toma Física
Para realizar
Es necesario
Obtener
Reponer
Evitando
Los asociados desconocen los
pasos que se deben seguir para
realizar correctamente el
proceso de toma física, por lo
que es necesario brindarles
asesoría para que puedan
obtener un control sobre sus
inventarios y así poder reponer
rápidamente los repuestos que
hagan falta evitando la escasez
de los mismos.
“el almacenamiento de bienes y
productos que posee una entidad o
persona, para satisfacer una
necesidad actual o futura”. 16
(pág. 1).
La toma física es importante en
la Cooperativa, puesto que es el
proceso que permite conocer
cuál es la existencia de repuesto
que tiene la misma, para
posteriormente realizar el
proceso de compras. En esta
empresa se debe mejorar la
aplicación de este proceso, de
manera que no se siga
realizando de manera manual,
sino que se implanten formatos
que faciliten el conteo de las
piezas.
~ 156 ~
17
Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill Interamericana (pág. 52)
CONTRASTACION DE CATEGORIAS EMERGENTES (Tabla 39)
CATEGORIAS ANALISIS DE CATEGORIAS
TEORIAS A CONTRASTAR ANALISIS CRITICO
Ausencia de Formatos
Administrativos
Ocasiona
Debido
Solucionar
La ausencia de formatos
administrativos ocasiona
pérdidas de tiempo, debido a
que se deben anotar en block
pieza por pieza las cantidades
existentes. Esto se puede
solucionar implementando
formatos que simplifiquen el
proceso de la toma física.
“significa una falta de un medio o herramienta por el cual se va dejar siempre en claro la forma que tiene los documentos de reunirse y el soporte en el que están, manifiesta poca organización de los involucrados. Sin ellos, la administración se hace un trabajo cuesta arriba casi imposible de realizar organizadamente”. 17
(pág. 52)
Esta ausencia de formatos para aplicar los distintos procesos, proviene del desconocimiento que se tienen para la aplicación de los mismos. Por esta razón el colectivo IAP impartirá en la Cooperativa como se debe manejar todos estos formatos para que se solucione esta problemática y así la organización pueda funcionar de una manera más correcta, simplificando los pasos que se llevan a cabo dentro de la misma.
~ 157 ~
SECCION IV
SISTEMATIZACION
4.1 Sistematización de los objetivos:
Objetivo 1: Diagnosticar la situación actual del proceso de compra
y control de inventario en la cooperativa de transporte Los Rápidos.
Fue necesario dirigirnos en varias ocasiones a la cooperativa para
cumplir con este objetivo, empezando por indagar para así conocer la
situación en la que se encontraba la misma en cuanto al funcionamiento
del proceso de compra y control de inventario. En el cual se pudo
presenciar de cerca como se aplicaban dichos procesos bajo el marco de
la investigación acción participación como metodología utilizada.
Los resultados que arrojo el diagnostico preliminar fue que dichos
procesos no son ejecutados correctamente, ya que los miembros de la
cooperativa no utilizaban ningún tipo de formatos, entorpeciendo así la
ejecución de las compras, así como también para conocer cuál era la
existencia de sus repuestos en un momento dado.
El aprendizaje significativo:
El primer objetivo de nuestro proyecto es de suma importancia, ya
que este nos permitió conocer los problemas de mayor relevancia que
presentaba la cooperativa de transporte Los Rápidos, luego de haber
~ 158 ~
indagado de manera profunda se pudo comprobar cómo se aplicaban los
procesos administrativos en dicha organización.
De igual modo a través de nuestros conocimientos adquiridos
logramos identificar distintas fallas que presentaban los miembros de la
cooperativa como era la falta de planificación, el ineficiente manejo del
proceso de compra y a su vez el más resaltante el descontrol sobre el
stock de repuestos en el almacén.
Objetivo 2: Determinar las necesidades para optimizar el proceso
de compra y control de inventario en la cooperativa Los Rápidos.
Para profundizar y realizar estrategias que le dieran respuesta a las
problemáticas encontradas en la cooperativa de transporte Los Rápidos,
fue necesario elaborar la matriz DOFA, el cual nos permitió conocer
cuáles eran las debilidades y fortalezas dentro de la cooperativa así como
también las oportunidades y amenazas que la rodean.
En cuanto a su proceso de compra y control de inventario se
debieron aplicar ciertas técnicas de recolección de datos y a través de
esto se dieron distintas posibles soluciones para mejorar dichos procesos,
trazando a su vez lineamientos que nos permitieron conocer de qué
manera se podrían mejorar si son aplicados correctamente dentro de la
cooperativa, debido a que los mismos se ajustaron a las necesidades
encontradas en cuando a la ejecución de las compras y desarrollo del
inventario.
~ 159 ~
El aprendizaje significativo:
Una vez estudiada la problemática, se parte en dar o brindar
soluciones a la misma, de esta manera como colectivo desarrollamos
distintas estrategias para cada uno de esos problemas encontrados en los
procesos al plantear las distintas soluciones para ayudar a solventar las
problemáticas, todo esto siendo posible a los conocimientos adquiridos
previo a esta investigación. Esos conocimientos fueron la clave para
poder mejorar el proceso de compra y el control de inventario. Vale
destacar que gracias a las unidades curriculares de; organización y
sistemas, presupuesto de efectivo y fundamentos de la administración se
pudo detectar fácilmente los pasos que no se aplicaban en la cooperativa
para realizar una compra y sobre todo para la toma física.
Objetivo 3: Diseñar y establecer formatos para registrar los
recursos existentes en la cooperativa de transporte los rápidos,
permitiendo así conocer cuales repuestos deben reponerse en el próximo
proceso de compra.
Una de las principales problemáticas que se presentaba en la
cooperativa es que no utilizaban formatos electrónicos ni manuales que
les permita conocer con anticipación que repuestos deben reponerse, asi
como tampoco un control sobre los mismos. Es por ello que como
colectivo estudiantil realizamos una serie de procedimientos que se deben
cumplir para poder realizar una compra y a su vez la toma física.
~ 160 ~
En conjunto con los miembros de la cooperativa realizamos un
formato con cada una de las piezas existentes en su almacén,
dividiéndolos según su uso, por ejemplo; partes eléctricas, mecánicas,
carrocería y tapicería. Esto se realizo con la intención de que sea mucho
más fácil tener un control sobre su stock de repuesto y así conocer las
cantidades que van quedando para evitar la escasez de los mismos.
El aprendizaje significativo:
Con la finalidad de resolver las problemáticas como meta principal,
fue necesario establecer estos formatos para que el proceso de compra
se hiciera eficientemente y el control de inventario el adecuado, además
hay que acotar que los formatos son herramientas que le dan a la
organización un mayor potencial en su trabajo lo que hace necesario su
utilización si se quiere alcanzar el éxito en la realización de los procesos.
Por tal motivo este objetivo fue establecido, siendo de suma importancia
para el colectivo como estudiantes de Administración el que se apliquen
los formatos que se han mencionado siendo esenciales para llevar a cabo
en los procesos con los que trabajamos, al igual que sucedería en toda
organización.
Objetivo 4: Elaborar y ejecutar un presupuesto de efectivo que
permita abastecer la compra de repuestos en el periodo de un mes,
evitando la escases de los mismos.
Basándonos en uno de los principales problemas de la cooperativa
de transporte Los Rápidos, la falta de planificación de el proceso de
~ 161 ~
compra, se considero implementar una herramienta gerencial para la
cuidadosa y eficiente planeación necesaria de el efectivo donde podrán
programar sus ingresos como sus desembolsos permitiéndoles ejecutar
las compras de repuestos en el tiempo estipulado y mantener la
existencia de los mismos. De este modo, las compras se realizarían de
acuerdo a lo anteriormente planificado y se encontrarían repuestos
cuando sean necesarios en la cooperativa, en el momento en que esto
suceda.
El aprendizaje significativo:
El cuarto objetivo es de suma importancia para los miembros de la
cooperativa, dado que con el mismo le fueron facilitadas una serie de
herramientas que les permitirán calcular el presupuesto del efectivo
logrando implementar un procedimiento para el proceso de compra.
Entonces, fue primordial para nosotros brindarles los conocimientos que
como estudiantes tenemos y ser así parte de la organización mediante
nuestra ayuda, comprobando asi que la planificación es el principal
proceso administrativo, ya que es la esencia para llevar una buena
administración de los recursos.
Objetivo 5: Innovar el sistema administrativo sobre el proceso de
compra y control de inventario de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, ubicada en La Victoria, estado Aragua.
Basándonos en nuestro tema generador, y en lo que son los
sistemas administrativos mediante un diagnostico inicial, establecimos
~ 162 ~
este último objetivo en la investigación en donde cumplimos con todo lo
que queríamos lograr desde el inicio de nuestro proyecto, aplicándolo de
manera general en donde deben interactuar todos los elementos y poder
implementar un sistema administrativo sobre el proceso de compra y
control de inventario realizando estrategias y diseñando manuales que
pudieran mostrarle a los miembros de la organización como debía ser el
funcionamiento de esos procesos para controlarlos. Por tal motivo
ejecutamos dicho objetivo elaborando un sistema administrativo
acompañados de unos flujogramas donde se especificaba cada paso que
se debía realizar para el proceso de compras y control de inventario, todo
esto con la finalidad de que puedan aplicar las herramientas que les
ofrecimos.
El aprendizaje significativo:
Tomando en cuenta que nuestra principal intención era innovar o
mejorar el sistema administrativo del proceso de compra y control de
inventario se implementaron formatos junto con otras herramientas
tecnológicas para simplificar las actividades dentro de la organización, lo
que les permitirá tener un control sobre sus inventarios , asi como
también se desarrollaron manuales de normas y procedimientos en donde
se especifica cómo debe trabajarse en la organización para lograr la
eficiencia en los procesos aplicados Destaca de este objetivo el hecho de
que a través del conocimos la importancia del deber ser y lo importante de
la buena administración dentro de toda organización.
~ 163 ~
4.2 Sistematización Colectiva
Nuestro proyecto socio integrador se basa en innovar el sistema
administrativo sobre el proceso de compras y control de inventario de la
cooperativa de transporte Los Rápidos, ubicada en La Victoria estado
Aragua. Dicha organización se encuentra ubicada en la calle B, Zona
Industrial de La Mora II, fue a partir del mes de Enero de 2012 cuando se
comenzó a trabajar en la cooperativa, donde fuimos aceptados por el Sr.
Antonio Hernández actual presidente de la organización.
Luego nos invito para una reunión que tenía en sus instalaciones
donde nos presento a los demás miembros de la cooperativa y
planteamos por primera vez frente a ellos cual era nuestro propósito y de
que se trataba nuestra investigación de grado. A su vez interactuamos
con los miembros de la organización así como también conocimos un
poco el ambiente donde realizaríamos nuestro proyecto. Luego
ejecutamos un diagnostico más completo para conocer los diversos
problemas que se presentaban dentro de la cooperativa y sobre todo el de
mayor relevancia relacionado a nuestra tema generador; Diseño,
planificación, desarrollo e innovación de sistemas administrativos
Para poder obtener información más profunda y valida aplicamos
técnicas de recolección de datos como lo fue la observación participante y
las entrevistas estructuradas, la cual se le aplicaron a los miembros claves
que estábamos seguro que suministrarían información fundamental; en
este caso seleccionamos como informantes claves al presidente,
administradora y coordinador de la cooperativa de transporte Los
Rápidos.
~ 164 ~
Cabe destacar que nuestros informantes claves nos suministraron
información muy valiosa y precisa, conociendo en sí el principal problema
que se presentaba en la cooperativa siendo de ámbito administrativo, ya
que los miembros de la organización no se planificaban adecuadamente,
por el cual se presentaban otros inconvenientes como consecuencia de
una mala planificación.
En el momento de haber conocido la problemática que se
presentaba dentro de esa organización como colectivo estudiantil
decidimos brindar asesoría en cuanto al tema, puesto que era
fundamental para los miembros de la cooperativa.
Durante el desarrollo de nuestro proyecto se fueron obteniendo
otras problemáticas la cual tuvimos que abarcar puesto que eran
relevantes para esta organización. Posteriormente tuvimos que realizar un
sistema administrativo en donde se desarrollaron todos los puntos que se
necesitaban resolver dentro de la cooperativa, elaborando así un manual
bien completo con cada una de las categorías y como se debe realizar
cada actividad correctamente en conjunto de las herramientas que
simplificaran dicha actividad.
4.3 Sistematización de la comunidad.
Primero que nada queremos darles las gracias a estos jóvenes
quienes se acercaron hasta nosotros con el fin de poder realizar su
investigación en el cual nos ofrecieron una ayuda muy significativa sin
~ 165 ~
recibir nada a cambio más que la adquisición de nuevos conocimientos y
experiencia en cuanto a las actividades relacionadas con sus estudios.
Vale destacar que como miembros de la cooperativa de transporte
Los Rápidos, nos sentimos muy agradecidos con este colectivo
estudiantil, ya que compartieron con nosotros sus conocimientos
ayudándonos así a encontrar la solución de nuestros problemas de
ámbito administrativo.
De igual modo queremos comprometernos a que utilizaremos sus
técnicas y herramientas para que su esfuerzo no sea en vano, además
que obtendremos resultados satisfactorios que es lo fundamental para
nuestra organización. Finalmente queremos invitarlos a que sigan en la
lucha con sus estudios, ya que son unos jóvenes muy inteligentes con
mucho talento y aprovechamos la oportunidad para decirles que nuestras
puertas siempre estarán abiertas para ellos.
4.4 Preguntas Generadoras
Planificación: ¿Dentro de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, existen algunas normas o procedimientos que establezca como
se debe llevar a cabo el proceso de compra?
La presente interrogante fue fundamental en nuestro trabajo de
grado la cual nos permitió obtener información acerca de la planificación
que se lleva a cabo dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos,
~ 166 ~
el cual nos arrojo que los miembros de dicha organización no siguen unos
pasos para realizar sus compras.
Presupuesto público y privado: ¿Qué consideraciones se toman
en cuenta para elaborar un presupuesto sobre las compras?
Con esta interrogante obtuvimos información primordial para
nuestra investigación, ya que detectamos una problemática de ámbito
administrativo puesto que los miembros de la cooperativa no manejan
esta herramienta para conocer la disponibilidad de efectivo que poseen en
un momento determinado.
Organización y sistemas: ¿Cómo asociado de la cooperativa
solicitan cotizaciones a diferentes proveedores?
Después de haber realizado el proceso de compra, ¿Cómo se
clasifican los repuestos adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
Las presentes interrogantes se realizaron con la intencionalidad de
conocer si dentro de la cooperativa existen normas o procedimientos que
detalle cómo se debe realizar cada acción dentro de la misma.
Obteniendo así un resultado negativo, puesto que no se había establecido
unos lineamientos que a su vez le permitirán mantener un control sobre
sus actividades, como por ejemplo: el control del inventario, realizar las
compras de una manera eficaz, entre otros.
~ 167 ~
SECCION V
ACCIONES DE CAMBIO
5.1.1 Falta de planificación:
Al establecer paso que construyan Sistemas Administrativos, se
logra fortalecer la planificación organizacional, cumpliendo así con las
Entradas, Proceso y Salidas, retroalimentando de forma continua.
1. El proceso de compra requiere ser mejorado para que se cumpla,
como primer paso, la necesaria antelación de los materiales o
suministros. Que solicitan los departamentos, mediante las
requisiciones emitidas de almacén al especialista en compra, que
también debe asegurar el dinero en el presupuesto de efectivo o
caja chica, luego debe aplicar otros pasos que definirán el
proceso.
2. Investigación de los proveedores en aspectos legales, económicos,
técnicos y post-venta, luego se selecciona al proveedor para
negociar. Si no es la primera vez que se compra se verifica el
historial de proveedores de la empresa.
3. Negociación iniciada a través del envió formal de la Orden de
Compra.
~ 168 ~
4. En el tiempo que transcurre la negociación el especialista hace un
seguimiento vía telefónica o personal para asegurar que la compra
cumpla las condiciones sin imprevistos.
5. Controlar el pedido entregado mediante soporte de documentos
(Orden de compra, Presupuesto de proveedor y requisición)
entregados a almacén.
El desarrollo efectivo del proceso anterior, promueve el comienzo
del Sistema del proceso de control de inventario, que tiene como primer
paso la adquisición del producto, cumpliéndose con esta entrada la
activación del proceso que es de la siguiente forma:
1. Al recibir el producto se controla por medio de este el stock de
inventario. Para así conocer cuando está en su máximo o mínimo de
stock, dando respuesta a la requisición de los departamentos.
2. Ubicación de un lugar o depósito fijo para los repuestos. En donde
se logra el resguardo de los mismos.
3. Supervisar las entradas y salidas de repuestos, mediante la
continua toma física con sus respectivos formatos que facilitan el
proceso.
~ 169 ~
5.1.2 Falta de organización:
Se debe determinar para cada proceso la persona encargada
para el proceso de compra y control de inventario para así comenzar
a cumplir el método de organización.
En las compras estas personas se encargarán de mantener el
sistema en constante retroalimentación, respetando cada una de sus
fases (entrada, proceso, salida). Generando como resultado la
satisfacción de la necesidades de los departamentos.
Este se encargará o tendrá como responsabilidad de priorizar y
seleccionar las solicitudes de los departamentos, de seleccionar e
investigar los proveedores antiguos y potenciales, de examinar el
presupuesto de efectivo y caja chica (Fondo fijo), de negociar con
proveedores, de monitorear dicha negociación sin abandonar al
proveedor, de controlar la entrega del pedido con soporte de
documentos.
La persona encargada del control de inventario también será
responsable de mantener dicho proceso en constante
retroalimentación.
Esta persona debe ejecutar un correcto almacenamiento de
repuesto, un óptimo conteo de los mismos, una manipulación
adecuada de formatos y un registro eficiente de las salidas de
repuestos.
~ 170 ~
Saber que organizamos lo planificado para darles al sistema un
funcionamiento óptimo, recordando que al planificar de igual forma
organizamos, direccionamos y controlamos, al igual cuando
procedemos a organizar planificamos, direccionamos y controlamos.
Podemos visualizarlos en la siguiente figura:
Fuente: Equipo IAP (Figura 11)
Por la razón anterior, se debe aplicar los procesos administrativos
de forma efectiva para no obstaculizar el desempeño de la cooperativa de
transporte, aprovechando al máximo el tiempo, aplicando un sistema
administrativo bajo conocimientos apropiados.
~ 171 ~
5.1.3 Toma Física:
Como una medida de control interno de la empresa se debe
comprobar que los inventarios indicados en los registros contable existen
físicamente, por lo cual reviste de alta importancia la toma física de
inventarios, ya que por medio de estos se puede verificar la existencia de
los mismos, así como el cumplimiento adecuado de los controles internos
implementados como políticas por la administración de la compañía. El
proceso de la toma física de inventarios juega un papel fundamental en la
Cooperativa, ya que es el proceso de clasificación de sus herramientas o
piezas. La correcta implementación de un proceso de toma física de
inventarios es de vital importancia en todas las organizaciones y las
operaciones diarias de la empresa, con el objetivo de ser una tarea que
facilite los procesos siguientes a la toma física.
Es por esta razón, que se desea modernizar dicho proceso con el
fin de que se realice de la manera más adecuada, puesto que en la
actualidad solo se registra en un block las piezas de mayor movilidad. El
colectivo de estudiantes junto con los asociados de la Cooperativa lo que
desea es que se registre de manera tecnológica, en formatos de fácil
manejo, todas las piezas existentes para así tener el conocimiento de la
existencia de cada repuesto, lo que facilitaría la planificación del próximo
proceso de compras y su respectivo presupuesto.
Los formatos utilizados para innovar el proceso de Toma Física
son:
~ 172 ~
CONTROL DE INVENTARIO NOVIEMBRE 2012
DESCRIPCION
RECIBIDO TOTAL
DE
ART.
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM Total
"PARTES MECANICAS" DIA CANT
AMORTIGUADORES DELANTEROS
34788 4 4
AMORTIGUADORES TRASEROS
34787 4 4
BASES DE MOTOR 4 4
BOCINAS T-30 50 50
BOCINAS T-31 27 27
BOCINA P/ LIMPIA PARABRISA 6 6
CORREAS
CORREAS B-41 15 15
CORREAS B-44 ORIGINAL 21 21
CORREAS B-45 21 21
EMPACADURA DE MULTIPLE 2 2
ESPARRAGO DELT. GRANITE 19 19
ESPARRAGOS L DELANTEROS 20 20
ESPARRAGOS L TRASEROS 20 20
ESPARRAGOS R. DELANTEROS 20 20
ESPARRAGOS R. TRASEROS 20 20
ESTOPERA TRAS .PUNTA ( NEGRA) 18 18
ESTOPERA TRAS. INTERNA (GRANDE) 18 18
~ 173 ~
ESTOPERAS DELANTERAS PEQ. 9 9
FRAN CROHS / USADOS 4 4
GANCHO DE HOJA U DELANTERA 5 5
GANCHO DE HOJA U TRASERA 10 10
GEMELOS DELAN. O COLGANTES 9 9
GUAYA ACELERADOR ECOLOGICO 3 3
GUAYA FRENO DE MANO 1 1
GUAYAS PARA PUERTAS 1 1
GUIAS DELANTERAS 18 18
GUIAS TRASERAS 20 20
HOJA DEL. MAESTRA 84-526-1 5 5
HOJA DEL. SEGUNDA 84-526-2 5 5
HOJA DEL. TERCERA 84-526-3 4 4
HOJA DEL. CUARTA 84-526-4 2 2
HOJA DEL. QUINTA 84-526-5 2 2
HOJA TERCERA 750 REFUERZO 22343-
1 2 2
HOJA TRAS. MAESTRA 84-730-1 4 4
HOJA TRAS. SEGUNDA 84-730-2 4 4
HOJA TRAS. TERCERA 84-730-3 5 5
HOJA TRAS. CUARTA 84-730-4 2 2
HOJA TRAS. QUINTA 84-730-5 2 2
PASADORES DELANTEROS 19 19
PASADORES TRASEROS 18 18
ROL. TRASERA GRANDE 32215 19 19
~ 174 ~
ROL. TRASERA PEQUEÑA 32213 19 19
ROL.DELAN. PEQUEÑA TR080803R-9 17 17
ROL.DELANTERA GRANDE 32310 25 25
ROLINERA 6304 2 2
ROLINERA PUENTE CARDAN 1 1
SAPITOS DELANTEROS DER R 6 6
SAPITOS DELANTEROS IZQ L 7 7
SAPOS TRASEROS 1 1
TORNILLOS PARA PASADORES DELT 16 16
TORNILLO PARA SAPITOS 3 3
SOPLADOR USADO 5 5
MOTORES SOPLADORES 0 0
DESCRIPCION
RECIBIDO TOTAL
DE
ART.
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM Total
"PARTES MECANICAS" DIA CANT
ARANDELAS PLANAS P/ PASADORES 9 9
GRASERAS CURVAS 3 3
GRASERAS RECTAS 30 30
GRASERAS TIPO L 28 28
TAMBORES DELANTEROS 410 2 2
TAMBORES TRASEROS 408 2 2
TRAMPA DE AGUA 0 0
TUBOS INYECCION ECOLOGICO 0 0
TUERCA DE PASADORES DELANTEROS 8 8
TUERCA PUNTA DE EJE DELANTERA 5 5
~ 175 ~
TUERCA PUNTA DE EJE TRASERA 5 5
VALVULA PEDAL DE FRENO 0 0
TAPONES PARA CARTE 0 0
"LUBRICANTES"
ACEITE Semisintetico 15W40 Motor 1 1
CUÑETE DE GRASA 3 3
CUÑETE DE GRASA FERNANDO 1 1
PAILA DE ACEITE DE TRANSMISION (1/4) (1/4)
LIGA DE FRENOS DE 1/4 DE LITRO 23 23
LIQUIDO LIMPIAPARABRISAS Mr Card 34 34
DESENGRASANTE Hidra Sol 10 10
PAILA DE ACEITE DE CAJA ALLISON 0
PAILA DE ACEITE DE MOTOR 2 2
"GOMAS"
GOMA PARA VICERAS 18 18
GOMAS DE FRENOS DELANT 31 31
GOMAS DE FRENOS TRASEROS 5 5
GOMAS PARA BALANCIN 4 4
GOMAS PARA FILTROS DE AIRE 3 3
"FILTROS"
FILTRO ACEITE 7041 PARMO 57 57
FILTRO DE AIRE A/A F-46496 0 0
FILTRO DE AIRE GRANDE 42520 42 42
FILTRO DE CAJA ELECTRONICA
4 4
~ 176 ~
ALLISSON
FILTRO GASOIL 33260 WIX 126 126
FILTRO GASOIL 4054 PARMO 54 54
"ACCESORIOS"
COPAS MERCEDES 25 25
EMBLEMA DE ENCAVA 4 4
ESTRELLA NUEVAS 11 11
ESTRELLA USADAS 11 11
COPAS ENCAVA 10 10
LIMPIAPARABRISAS ( CEPILLOS) 11 11
MANILLAS PARA PUERTA CROMADA 7 7
REPUESTERA 0 0
CERRADURA CUADRANTE 0 0
CERRADURA PORTA PAQUETE 11 11
TAZAS DELANTERAS (USADAS) 1 1
TAZAS TRASERAS (USADAS) 2 2
TAZAS DELANTERAS (NVAS) 2 2
TAZAS TRASERAS (NVAS) 2 2
RUEDAS PARA CARRUCHA 64 64
DESCRIPCION
Total
"Partes eléctricas"
YODERA 2 2
BALASTROS 9 9
BASE DE TERMOSTATO 3 3
~ 177 ~
BASES DE MICA DE TECHO 7 7
BASES DE MICAS JABONERAS 51 51
BOMBILLOS DE MUELA AZUL 24 24
BOMBILLOS DE MUELA BLANCO 16 16
BOMBILLOS DOS CONTACTOS 35 35
BOMBILLOS HALOG H-3 . 14 14
BOMBILLOS HALOG. H-1 10 10
BOMBILLOS FAROS HALOGENOS H-4 2 2
BOMBILLOS H-7 8 8
BOMBILLOS I CONTACTO 44 44
BOMBILLOS UN CONTACTO PEQ 19 19
BOMBILLOS FLUORECENTES PEQ 3 3
BORNES 0 0
BORNES FERNANDO 0
COCUYOS AZULES 34 34
ENCHUFE DE RELEX 9 9
PANTALLA / LUZ ALTA 1 1
FAROS HALOGENOS AMARILLOS(IVICA) 1 1
FAROS HALOGENOS BLANCOS
(NEOLITE) 4 4
FAROS HALOGENOS BLANCOS 0 0
BOMBILLOS FLORECENTE GRANDES 3 3
MICA PORTA PLACA 9 9
MICA AMARILLA DERECHA 8 8
~ 178 ~
MICA AMARILLA DERECHA (Con Base) 1 1
MICA AMARILLA IZQUIERDA 5 5
MICA AMARILLA IZQUIERDA (Con Base) 1 1
MICA AMARILLA JABONERA COMP 1 1
MICA AMARILLA JABONERA S/BASE 4 4
MICA DE TECHO BLANCA 13 13
MICA DE TECHO ROJA 12 12
MICA DE TECHO NARANJA 16 16
MICA DE TECHO VERDE 14 14
MICA DE TECHO AZUL 3 3
MICA ROJA JABONERA COMPLETA 0 0
MICA ROJA JABONERA S/BASE 12 12
PANTALLA HALOGENO NVA 1 1
PORTAFUSIBLES GRANDE 6 6
PORTAFUSIBLES PEQUEÑOS 8 8
REGULADOR DE VOLTAJE 0 0
RELEX 11 11
SOCATE UN CONTACTO 5 5
SOCATES DEMUELA 7 7
SOCATES DOS CONTACTOS 8 8
SWICHE DE PUERTA 8 8
ALTERNADOR 0
VENTIDOR 4 4
COMPRESOR 0 0
~ 179 ~
DESCRIPCION
RECIBIDO TOTAL
DE
ART.
LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM Total
Dpto. de Pintura DIA CANT
DESENGRASANTE DE PINTURA (galón) 0 0
FONDO ACRILICO (galón) 1 1
FONDO ACTIVADO (galón) 4 4
CATALIZADOR DE FONDO ACTIVADO 3 3
MACILLA PLASTICA (galón) 0 0
PINTURA BLANCA 1 1
BULTO DE ESTOPA (30 KILOS) NO NO
PINTURA BLANCA ESPECIAL 0 0
PINTURA NEGRA ACRILICA 0 0
PINTURA NEGRA SINTETICA 0 0
PROMOTHOR DE ADICION 0 0
REDUCTOR 0 0
TRANSPARENTE / 1/4 (Omar) 8 8
CATALIZADOR DE TRANSP ¼ 8 8
TRANSPARENTE / Uretano (Galón) 7600 0 0
ACTIVADOR DE TRANSP 7600 0 0
SILICON ROJO 4 4
SILICON GRIS 5 5
ANTISILICON 1 1
GARRAFA DE SOLVENTES 3 3
POTE DE SOLVENTE 0 0
TRIPAS 0
~ 180 ~
TRIPAS 9/00/20 MICHELLIN 0 0
PROTECTORES USADOS 5 5
TRIPAS KOREANAS (NUEVAS) NEXEN 38 38
PROTECTORES NUEVOS 9 9
HERRAMIENTAS 0
LLAVE RUEDA 3 3
BODY SCHUTZ 0 0
Rin Negro 0 0
Rin Blancos 6 6
POSA MANOS 13 13
ARANDELAS DE PRESION 51 51
GATO 1 1
CUÑA 2 2
FARO TRASERO 1 1
CHAPALETA PEQ. 2 2
CAJA CON ESPARRAGO 1 1
TUBO P/ ESCAPE 1 1
MALLA P/ ESCAPE 1 1
CHAPALETA GRANDE 2 2
~ 181 ~
El proceso de Inventario de la Cooperativa se refleja de la siguiente
manera:
~ 182 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 12)
~ 183 ~
PROCESO DE INVENTARIO EN LA COOPERATIVA LOS RAPIDOS
ENCARGADO DEL
ALMACENADMINISTRACION MECANICOS
ENCARGADO DE
LAS COMPRAS
INICIO
ADQUIERE EL
REPUESTO Y LO
ENTREGA EN
ALMACEN
RECIBE Y
VERIFICA CADA
REPUESTO
¿CORRECTO?
DEVUELVE AL
ENCARGADO DE
COMPRAS
CLASIFICA E
IDENTIFICA
CADA UNA DE
LAS PIEZAS
REALIZA UNA
LISTA CON LOS
REPUESTOS
EXISTENTES
LISTA DE
REPUESTOSRECIBE LA LISTA
DE REPUESTOS
EXISTENTES
¿FALTA?
SE ENVIA UNA
LISTA PARA EL
PROXIMO
PEDIDO
LISTA DE
REPUESTOS
FALTANTES
SE LE NOTIFICA
AL PRESIDENTE
FIN DE MES, SE
EMITE UN
LISTADO PARA
LA TOMA FISICA
SE LE ENVIA AL
ENCARGADO
DEL ALMACEN
LISTA PARA LA
TOMA FISCA
RECIBE EL
LISTADO Y
REALIZA LA
TOMA FISICA
AL FINALIZAR LA
TOMA FISICA LO
ENVIA A
ADMINISTRACION
LISTA DE LA
TOMA FISICA
A
NO
SI
NO
SI
~ 184 ~
PROCESO DE INVENTARIO EN LA COOPERATIVA LOS RAPIDOS
ENCARGADO DEL
ALMACENADMINISTRACION MECANICOS
ENCARGADO DE
LAS COMPRAS
VERIFICA LOS
MINIMOS Y
MAXIMOS DE
CADA REPUESTO
EMITE UNA
REQUISICION
CON LAS PIEZAS
FALTANTES
REQUISICON DE
COMPRASRECIBE LA
REQUISICON DE
COMPRAS
SOLICITA AL
ENCARGADO
DEL ALMACEN
UN REPUESTO
DESPACHA EL
REPUESTO
SOLICITADO
EMITE LA NOTA
DE SALIDA DEL
REPUESTO
UTILIZADO
NOTA DE SALIDA HACE USO DEL
REPUESTO
FIN
ENVIA LA NOTA DE
SALIDA A
ADMINISTRACION
RECIBE LA NOTA
DE SALIDA
A
~ 185 ~
Cuando el pedido llega a la Cooperativa, el encargado de compra
adquiere los repuestos y los entrega al almacén, siendo el encargado del
almacén quien recibe y verifica que cada repuesto esté correctamente.
Seguidamente, se clasifican e identifican cada una de las piezas,
procediendo a realizar una lista con todos los repuestos existentes, dicha
lista es enviada al departamento de administración, donde la responsable
verificará que no falte repuestos de los que se habían solicitados, en caso
de faltar alguno de dichos repuestos se le envía una lista al encargado de
compras con el repuesto faltante para que sea solicitado nuevamente en
el próximo proceso de compras. En caso de no haber un faltante, se le
notifica al presidente.
El fin de mes, la administradora emite un listado que se envía al
encargado de almacén para la toma física, al recibir el listado, se procede
a realizar dicho proceso. Al momento que el encargado de almacén
termina el proceso de toma física, lo envía a administración.
La administradora verifica los mínimos y máximos de stock de cada
repuesto y emite una requisición con las piezas faltantes, luego es
enviada al encargado de compras.
Al momento de presentarse la necesidad de un repuesto para
alguna de las unidades de transporte, los mecánicos solicitan al
encargado de almacén dicho repuesto. Este despacha el mismo, emite la
nota de salida y envía dicha nota al departamento de administración. La
~ 186 ~
administradora recibe la nota de salida, hace el registro, y los mecánicos
hacen el uso del repuesto solicitado.
5.1.4 Control de Inventario:
Los Inventarios en la Cooperativa de transporte Los Rápidos,
son bienes tangibles que se tienen para el uso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la prestación de sus servicios.
Por el motivo de no realizarse una Toma Física adecuada, trae
como consecuencia que no haya un control de inventario, generando un
desconocimiento sobre la movilidad de las distintas piezas, esto puede
significar en un momento dado que alguna unidad quede inactiva por la
falta de un determinado material o repuesto. Por esta razón, se hace
necesario conocer la movilidad de todos los repuestos existentes, con el
objetivo de que se controle con precisión el inventario de materiales y
repuestos en almacén, de esta manera podrá prever su consumo
estimado de materiales, lo que tendría como ventaja la planificación del
próximo proceso de compra y de esta manera abastecer el Stock de
inventario de la cooperativa.
Para que esto suceda, el colectivo de estudiante propone como
solución a los asociados de la cooperativa, como ya se mencionó
anteriormente, la implementación de formatos en el proceso de toma
física, que le permita a la cooperativa tener un eficiente control de
inventario, de todos sus materiales o repuestos existentes en el almacén,
de esta manera la cooperativa podrá controlar con precisión sus niveles
de inventarios.
~ 187 ~
5.1.5 Presupuesto de efectivo:
La administración del efectivo es de principal importancia en
cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías
y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de
las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser
rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se
centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y
el control interno de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a
la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el
efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no
desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es
responsable del control interno es decir de la y protección de todos
los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita
un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que
los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
La administración del efectivo es una de las áreas más importantes
de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas
liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar
las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos
activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos
para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así los riesgos de
~ 188 ~
una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas
por cobrar) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza, el
dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos
los activos líquidos.
La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para
el éxito de cualquier organización. Se debe tener cuidado de garantizar
que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al
mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de
cheques. El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera
utilidades".
Es por ello que dada la problemática en la cooperativa de
transporte Los Rápidos, los asociados no manejan correctamente la
disponibilidad del efectivo, ya que no elaboran un presupuesto para así
conocer con anticipación cuales serian sus posibles ingresos con el cual
dispondrían para poder realizar las compras, ya sean planificadas o
inesperadas.
Por tal motivo decidimos aplicar una herramienta que aprendimos
en la unidad curricular de Presupuesto Público y Privado, la cual consiste
en manejar un formato simple de Excel donde los asociados, en este caso
la administradora podrá registrar sus posibles ingresos y egresos, con el
fin de conocer sus posibles activos en efectivo.
A continuación los formatos que utilizamos.
~ 189 ~
Cooperativa de Transporte
LOS RAPIDOS, R.L.
Programa de Ingresos de Efectivo
Mes:
Pronostico de Ingresos Semana I Semana II Semana III Semana IV
Servicios Cotidianos:
Ruta: La Victoria-Distrito Capital
Ruta: Maracay-Valencia
Servicios Privados:
Lomas De Niquel
Ron Santa Teresa
Otros Ingresos:
Total Ingresos
~ 190 ~
Cooperativa de Transporte
LOS RAPIDOS, R.L.
Programa de Desembolsos de Efectivo
Mes:
Pronostico de Egresos Semana I Semana II Semana III Semana IV
Egresos Fijos:
Caja chica
Sueldo Administrativo
Cuentas por Pagar:
Proveedores
Aseguradoras
Otros Egresos
Total Egresos
~ 191 ~
El programa de ingresos de efectivo está representado por las 4
semanas que posee el mes, debido a que dentro de la cooperativa hacen
el cierre de sus actividades mensualmente. De igual modo se colocaron
las principales fuentes de ingresos que son; la ruta de La Victoria –
Distrito Capital y a su vez Maracay – Valencia. Por otra parte se colocaron
los ingresos que se obtienen por el servicio que se ofrece a las dos
empresas privadas, las cuales son; Lomas de Níquel y Ron Santa Teresa.
El formato que se presenta a continuación, se elaboro de la manera
más sencilla y practica para que los asociados de la cooperativa puedan
utilizarlo sin ningún tipo de inconvenientes y sobre todo con la intención
de que sea fácil y lo puedan implementar, es una petición que nos
hicieron los miembros de la cooperativa.
Finalmente la intencionalidad de esta propuesta es que los
miembros de la cooperativa puedan visualizar semanalmente los ingresos
que obtienen y así tomar decisiones, como por ejemplo; si disponen de
efectivo cancelar las facturas que tengan pendientes, decidir si realizar
algunas otras compras que no sean tan esenciales, entre otros.
~ 192 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 13)
~ 193 ~
PROCESO DE COMPRAS DE LA COOPERATIVA LOS RAPIDOS
ENCARGADO DEL
ALMACENPROVEEDOR ADMINISTRACION
ENCARGADO DE
LAS COMPAS
INICIO
RECIBE LA
REQUISICION DE
COMPRAS
EVALUA LOS
PROVEEDORES
POTENCIALES Y
SUS PRECIOS
¿EXISTE
DISPONIBILIDAD DE
EFECTIVO?
SOLICITA
COTIZACION A
LOS
PROVEEDORES
SOLICITUD DE
COTIZACION
EMITE ORDEN A
CAJA CHICA
A
A
NO
SI
B
B
RECIBE LA
SOLICITUD DE
COTIZACION
ESTABLECE LOS
PRECIOS Y
CONDICIONES
DE PAGO
LISTA DE
PRECIOS
C
C
RECIBE LISTA
DE PRECIO Y
SELECCIONA
MEJOR OPCION
ENVIA ORDEN DE
COMPRA A
PROVEEDOR,
ADMINISTRACION Y
ALMACEN
ORDEN DE
COMPRA
D
D
RECIBE ORDEN
DE COMPRA
RECIBE ORDEN
DE COMPRA
D
RECIBE ORDEN
DE COMPRA
D
PREPARA EL
PEDIDO, ELABORA
FACTURA Y ENVIA
E
E
RECIBE EL PEDIDO
Y COMPARA CON
ORDEN DE COMPRA
FIRMA Y SELLA LA
FACTURA, ENTREGA
COPIA A
ADMINISTRACION
COPIA FACTURA
F
F
RECIBE COPIA
DE LA FACTURA
PARA PROCESO
DE PAGO
EMITE PAGO AL
PROVEEDOR
G
G
RECIBE EL PAGO Y
ENVIA FACTURA
ORIGINAL
ADMINISTRACION
H
H
RECIBE LA
FACTURA
ORIGINAL Y
CONTABILIZA
FACTURA
ORIGINAL
FIN
~ 194 ~
5.1.6 Proceso de compra
El proceso de compra se inicia con la solicitud de un material o producto
por cualquier departamento de la cooperativa de transporte, siendo por
esto necesario desarrollar este proceso de forma idónea, como primer
paso el especialista en compra revisa todas las requisiciones que le han
llegado de almacén, para que partiendo de esto el mismo tome prioridad,
es decir, verifique cada requisición e identifique cual producto es el más
necesitado de todos los departamentos solicitantes.
El especialista en compra evalúa precios referenciales para
examinar el presupuesto de efectivo elaborado por la gerencia, ya que
este es una herramienta que sirve como método de previsión, debido a
que mediante esta se hace una cuidadosa alineación eficiente del efectivo
que contribuye de forma satisfactoria y significativa en la estabilización de
los saldos de caja principal y mantiene estos saldos razonablemente
cercanos a las continuas necesidades de efectivo que demanda la
organización, si por alguna razón este presupuesto no tiene saldo
positivo de dinero, se debe recurrir al fondo fijo que debe tener toda
organización como parte también opcional del presupuesto llamado caja
chica para desembolsar el monto requerido para cubrir la compra, claro
está, siempre y cuando sea para un gasto menor.
Se conoce que caja chica es un fondo fijo para gastos menores que
debe crearse con la emisión de un cheque y ser cuidado por un
responsable llamado tesorero o custodio, que se encargue de verificar en
cualquier momento los sobrantes y faltantes de la misma y además tiene
la potestad de hacerle disminuciones o aumentos de cualquier tipo de
~ 195 ~
porcentaje, también puede realizar reposiciones a este fondo fijo, pero
todo esto con la ayuda de los soporte de documentos de los gastos
realizados.
Cuando se logra establecer el dinero, ya sea del presupuesto de
efectivo o de caja chica se procede a implementar el segundo paso en
donde se hacen las indagaciones sobre el listado que se debe poseer
sobre proveedores, si no es la primera vez que se realiza una compra
solo se procede a revisar el historial de proveedores según antiguas
requisiciones, pero cuando es la primera vez que se van a ejecutar las
compras, se debe tener previamente un listado de proveedores
potenciales ya examinados referente a su legalidad y los productos que
ofrecen, para que se puedan hacer rápidamente las compra con el
proveedor correcto.
El producto debe cumplir las condiciones económicas (precio unitario
y por lote, descuentos, rebajas, gastos de transporte, modalidad de pago
y recarga por demora en pago), condiciones técnicas (calidad, tiempo de
garantía, repuesto y mantenimiento) y las condiciones de post-venta
(fecha de entrega, devoluciones, revisión de precios).
Cuando se recauda toda la información necesaria se procede a
realizar formalmente el envió de solicitud de cotizaciones a los
proveedores seleccionados, para que los mismos especifiquen precio,
calidad y entre muchos aspectos más que transforman esta solicitud de
cotizaciones en un presupuesto, el cual se reenvía al especialista en
compra para que entre todos estos proveedores elija la mejor opción en
conjunto con el departamento solicitante.
~ 196 ~
Seleccionado el proveedor se le emite la orden de compra aplicando
con esto el tercer paso, orden de compra que se distribuirá de la
siguiente forma; la original al proveedor y copia a administración para que
lleve una optima contabilización de los gastos, resguarde los documentos
para ser información de soporte y emita pagos, otra copia a almacén para
mantenerlo informado de los productos que se han solicitado para la
organización y mantenga un adecuado control de stocks y por ultimo una
copia al departamento solicitante para que tenga archivado un soporte de
documentos ante cualquier inconveniente, cabe destacar que a esta
orden de compra al enviarla se le adjuntara; copia del presupuesto del
proveedor seleccionado y copia de requisición, se resalta que todos estos
formatos son requeridos por la ley para tener un optimo control en las
organizaciones y por ende deben elaborarse correctamente.
En el desarrollo de la negociación se ejecuta el cuarto paso por
parte del especialista en compra, el cual debe monitorear que todos los
productos que se están solicitando cumplan con todos las
especificaciones de calidad para que no exista ningún inconveniente a la
hora de ser entregados, este tipo de seguimiento se puede realizar vía
telefónica o personalmente.
Cuando el proveedor traslada la mercancía a almacén y le entrega
factura, este comienza a emplear el quinto paso, ya que recibe pedido y
lo compara con la copia de documentos que posee (copia de orden de
compra, copia de presupuesto y copia de requisición), para controlar si los
productos entregados cumplen con todos las especificaciones requeridas,
luego firma y sella la factura original y copia, al proveedor le otorga la
copia de la factura y envía factura original a administración para que emita
pago, registre operación contablemente y despida proveedor.
~ 197 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 14)
5.1.7 Descontrol Administrativo:
La mayoría de las empresas tienen disponible un fondo de efectivo para
efectuar pagos frecuentes por montos relativamente pequeños, este fondo se
conoce como Caja chica. Al final de cada mes debe hacerse una reposición del
monto por los gastos efectuados. El cual consiste en un fondo fijo que la
Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos necesarios. Cuando se
establece un fondo de Caja chica, el presidente estima la cantidad necesaria
para cancelar los pagos más frecuentes y de menor valor. Si se comprueba
que este fondo es insuficiente para cubrir todos estos gastos estimados durante
un período, el presidente puede solicitar el aumento de dicho fondo.
En el caso de la cooperativa de transporte Los Rápidos, es necesario
innovar el proceso que se lleva a cabo para el registro de los egresos que son
utilizados de dicho fondo. Debido a que como ya se menciono en anteriores
ocasiones, estos registros son elaborados manualmente lo que genera
pérdidas de tiempo y a su vez dificultades para el cuadre de las misma, ya que
deben de sumar monto a monto.
~ 198 ~
Como colectivo estudiantil gracias a los conocimientos adquiridos a
través de la unidad curricular de TIC´S, decidimos que para poder innovar los
registros de la caja chica es necesario implementar un formato electrónico que
le permita mantener un mejor control sobre los egresos que se vayan
presentando dentro de la organización.
A continuación una breve explicación de los formatos electrónicos que
utilizamos para dicha problemática:
CAJA CHICA
SEMANA DEL 19/11/2012 AL 24/11/2012
FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO
19/11/2012 APERTURA DE CAJA CHICA 10.000,00
19/11/2012 2 SILICON ( unid 01) 80,00 9.920,00
20/11/2012 PROPINA ESCAPE ERLAND 150,00 9.770,00
20/11/2012 Unid 13 ventana chofer(Desayuno/ Almuerzo) 150,00 9.620,00
20/11/2012 ELECENTRO PROPINA 1.500,00 8.120,00
21/11/2012 Repuestos de Van Negra (Julio Hernández) 1.200,00 6.920,00
21/11/2012 Desayuno/ Almuerzo (unid 02 parabrisas) 180,00 6.740,00
22/11/2012 PAGO DE TITULO DE GRANITE 1.000,00 5.740,00
22/11/2012 RAYAR CAUCHOS (MARTIN) 600,00 5.140,00
22/11/2012 FONDO AYUDA ( SR ANTONIO) 250,00 4.890,00
22/11/2012 Pago de Revisiones INTTT 370,00 4.520,00
22/11/2012 AIRE BUS 7R 880,00 3.640,00
23/11/2012 ASEO 20,00 3.620,00
23/11/2012 RESINA 360,00 3.260,00
23/11/2012 FRENOS (unid 11/ 08T/ 14)
700,00 2.560,00
24/11/2012 BUSHING MANGUERA DE AIRE 121,00 2.439,00
24/11/2012 COLABORACION 300,00 2.139,00
2.139,00
TOTAL GASTOS BS.F 7.861,00
CAJA 10.000,00
GASTOS 7.861,00
Efectivo 2.139,00
Efectivo /Físico 2.140,00
SOBRANTE 1,00
faltante -
~ 199 ~
5.1.8 Desconocimiento sobre Documentos de Negocios:
Los documentos de negocios o mercantiles, son aquellos creados para
dar fe o dejar constancia de haberse realizado una operación comercial. Estos
documentos también tienen como finalidad facilitar los controles administrativos
de la empresa y sirven de soporte para los registros en su contabilidad.
Actualmente, en la cooperativa no se conoce la forma de uso e
implementación de estos documentos en las tareas diarias de la organización,
lo que genera en ocasiones un descontrol administrativo. Por esta razón, se
hace necesario que el colectivo de estudiantes, basándose en los
conocimientos adquiridos en la unidad curricular de contabilidad, realice una
asesoría a los asociados, explicando cómo se debe aplicar estos documentos y
la función que cumplen dentro de la misma.
Por otro lado, estos puntos también se explicarán detalladamente en un
manual de normas y procedimientos que será elaborado por el colectivo IAP,
con el objetivo de que puedan adquirir el conocimiento e implementarlos dentro
de la organización, de esta manera se estaría satisfaciendo la necesidad que
se tenía en cuanto al desconocimiento sobre documentos de negocios, además
se le brindaría un control administrativo eficiente optimizando los procesos que
se llevan a cabo.
~ 200 ~
El documento se explica de la siguiente manera:
Orden de compra:
La orden de compra es un formulario preparado por el agente
responsable del almacén, quien solicita ante el departamento de compras la
adquisición de determinados artículos a un precio convenido. La solicitud
también especifica los términos de pago y de entrega.
El documento original se envía al proveedor y las copias usualmente van
al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y
otra copia para el departamento de compras.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el
original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De
esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el
comprador, para demostrar qué materiales o repuestos ha solicitado, el tipo de
gasto y cuanto gastó; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso
de facturación. A continuación el formato que se desea implementar:
~ 201 ~
5.1.9 Ausencia de Formatos Administrativos:
Los formatos administrativos ayudan a las distintas organizaciones a
tener un mejor control en los distintos procesos que realizan, la aplicación de
~ 202 ~
los mismos brinda beneficios y seguridad al área administrativa, mejorando
dichos procesos haciéndolos más eficientes.
La Cooperativa de transporte Los Rápidos, posee esta debilidad, puesto
que muchos de sus procesos se realizan de forma manual, por ejemplo, como
ya se ha mencionado anteriormente, el proceso de Toma Física se realiza
anotando en un block las piezas existentes, metodología que no es la mejor.
Otro proceso que no es realizado correctamente son los desembolsos de
efectivo que se realiza en caja chica, pues estos son registrados manualmente
lo que origina un descontrol administrativo, estos son ejemplos claros de que
existe una ausencia de formatos administrativos en varias de las operaciones
realizadas por la Cooperativa.
Esta necesidad va a ser satisfecha, como ya se mencionó anteriormente
con la implementación y puesta en práctica de distintos formatos que ayudará a
tener más control y más eficiencia en cada uno de los procesos que se llevan a
cabo en la empresa, como sería la Toma Física, el control de caja chica,
proceso de compras, entre otros; además que los simplificaría de manera
significativa ahorrando tiempo en las labores de la organización
~ 203 ~
5.2 Aproximación Teórica
El proceso de teorización es definido de la siguiente manera: Einstein
solía decir que “la ciencia consiste en crear teorías”. Pero una teoría es un
modo nuevo de ver las cosas, y puede haber muchos modos diferentes de
verlas. De aquí, también la idea de que toda teorización es un ejercicio
continúo de validación y de creación de credibilidad en nuestros
resultados.18
El proceso de teorización utiliza todos los medios disponibles a su
alcance para lograr la síntesis final de un estudio o investigación. Más
concretamente, este proceso tratará de integrar en un todo coherente y
lógico los resultados de la investigación en curso, mejorándolo con los
aportes de los autores reseñados en el marco teórico referencial después
del trabajo de contrastación.
Es por tal motivo que nuestro propósito es poder innovar el sistema
administrativo que se lleva a cabo dentro de la cooperativa de transporte Los
Rápidos, para que así puedan optimizar los procesos administrativos,
específicamente en la planificación y el control, ya que es donde se presenta
la mayor problemática de dicha cooperativa.
18
Citado por Romero, Ramírez y Muñoz de MARTINEZ MIGUELEZ, Miguel, Validez y
Confiabilidad en la metodología cualitativa. Paradigma, dic. 2006, vol. 27, no.2, p. 07-33, ISNN
1011-2251
~ 204 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 15)
~ 205 ~
Fuente: Equipo IAP (Figura 16)
Control
~ 206 ~
5.3 Conclusión
La innovación del sistema administrativo sobre el proceso de compra
y control inventario dará como resultados grandes beneficios para la
cooperativa de transporte Los Rápidos, debido a que obtendrá un mejor
flujo de repuestos, para así prestar sus servicio de transporte en optimas
condiciones sin ningún inconveniente, ya que con la aplicación de este
sistema trabajaran con la previsión de los repuestos y su correcto
resguardo.
Al promover un proceso de compra mas optimo se lograra priorizar
las necesidades de los departamentos, es decir, realizar un análisis más
profundo y detallado sobre la solicitud de repuestos, para luego efectuar
las indagaciones sobre la disponibilidad del efectivo que activara e iniciara
el desarrollo de este proceso, continuando con la captación de
proveedores antiguos o potenciales, para negociar con ellos conociendo
las distintas condiciones sobre la compra del producto, haciendo durante
el progreso de esta negociación un seguimiento para recibir
satisfactoriamente lo comprado, usando así implícitamente el método de
previsión. Además se implementaran los formatos adecuados como las
requisiciones y las órdenes de compra, cumpliendo con esto el marco
legal que deben regirse las organizaciones, obteniendo una recopilación
de documentos que servirán como soporte para la contabilidad de la
empresa.
La innovación del proceso de control de inventario otorgara
beneficios a la cooperativa de transporte, ya que se podrá establecer un
lugar fijo que servirá como depósito (Almacén) y concretar a la persona
~ 207 ~
responsable de ejecutar este proceso, además se lograra agilizar la toma
física de los suministros, mediante la presencia de los formatos correctos
para este conteo, generando con todo esto una motivación para su
realización, manteniendo así efectivamente un adecuado monitoreo de las
entradas y salidas de repuestos.
Para completar la idea antes expuesta se resalta que para la
obtención de esta innovación se deben aplicar los procesos
administrativos (planificación, organización, dirección y control) de forma
correcta para construir un eficiente y eficaz sistema administrativo que
cumpla una entrada, proceso, salida y retroalimentación acoplada con la
organización.
~ 208 ~
5.3.1 Recomendaciones
Según Álvarez, Juan Luis, Jurgenson Gayou (2003) “las
recomendaciones, en un estudio de investigación están dirigidas a
proporcionar sugerencias a la luz de los resultados obtenidos”(S/p). Es
por tal motivo que las recomendaciones que aconseja el colectivo
estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua
“Federico Brito Figueroa”, a la cooperativa de transporte Los Rápidos son
los siguientes:
1. Optimizar los procesos administrativos, específicamente el de
planificación para que los miembros de la cooperativa puedan realizar
sus actividades correctamente.
2. Solicitar cotizaciones a diversos proveedores para conocer las
propuestas que puedan ofrecer y así poder escoger la que más se
ajuste a la organización.
3. Utilizar las herramientas tecnológicas como Excel, con la finalidad de
que puedan simplificar el registro de su caja chica, asi como también
tener un control sobre sus inventarios.
4. Implementar las acciones de cambio que como colectivo estudiantil
elaboramos partiendo de sus problemáticas, con la única finalidad de
que puedan ser solucionadas satisfactoriamente.
~ 209 ~
5.4 Referentes Bibliográficos.
Álvarez, Juan Luis, Jurgenson Gayou (2003) Como hacer investigación
cualitativa. Fundamentos y Métodos. Editorial Paidos. México
Bernal Cesar Augusto (2006) Metodología de la investigación para
administración económica humanidades y ciencias sociales, 2 da edición
pearson educación, (p. 88)
Burbano R. Jorge E. y Ortiz G. Enfoque moderno de planeación y control
de recursos. Ed. MC Graw Hill, México. (pág. 396)
Carlos Noriega Milera (2004) Compras, principios y aplicaciones. Editorial
Limusa, S.A, grupo Noriega. México, D.F. (pág. 13)
Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de
la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill
Interamericana pág.7.
Chiavenato Idalberto, (2004) Introducción a la teoría general de
la administración, Séptima Edición de, McGraw-Hill
Interamericana pág.8.
Citado por Romero, Ramírez y Muñoz de MARTINEZ MIGUELEZ, Miguel,
Validez y Confiabilidad en la metodología cualitativa. Paradigma, dic.
2006, vol. 27, no.2, p. 07-33, ISNN 1011-2251
~ 210 ~
Citado por Romero, Ramírez y Muñoz de Miguel Martínez Miguelez
(2004). Ciencia y Arte en la Metodología Cualitativa, Editorial, Trillas.
(p.286)
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial N
36.860 del 30 de Diciembre de 1999.
Crisbell González y Roberto Chumbiauca (2008). Propuesta para la
creación de un departamento de compras en la empresa de transporte
Aser, C.A. Instituto Universitario Experimental de Tecnología de La
Victoria, Venezuela.
Diana Fontanez (2005) Herramientas para emprendedores [Documento
en línea] Disponible en: www.comerciohispano.com [Consulta: 2012,
Marzo 10].
Guzmán Arlis y Rivas Helenis (2008). Propuesta sobre un sistema
administrativo para las compras a consignación de repuestos y
suministros en el área de almacén y distribución de la empresa general
Mills de Venezuela, ubicada en cagua estado Aragua. Instituto
Universitario Experimental de Tecnología de La Victoria, Venezuela.
Horacio Larrain (2008). [Documento en línea] disponible en: http://eco-
antropologia.blogspot.com/2008/02/el-diario-de-campo-o-bitcora-el.html
~ 211 ~
José Luis Kramis Joublanc (1994) Sistemas y procedimientos
administrativos: metodología para su aplicación en instituciones públicas y
privadas. 4ª Edición, Universidad Iberoamericana. México.
Julio Juan Anaya Tejero (2007) Logística integral de la gestión operativa
de la empresa. Editorial Esic. Madrid, España. Pág. 230
Leal. (2005). La Autonomía del Sujeto Investigador. Y la Metodología
de Investigación. Valencia-Venezuela. (p.135)
María Sánchez (2008) El proceso innovador y tecnológico. Estrategias y
apoyo público. Editorial Netbiblo. La Coruña, España.
Martínez, M. (1998). La investigación cualitativa etnográfica en
educación: Manual teórico-práctico. 3ra edic. México: Trillas
Martínez, M. (2005). Seminario y taller sobre metodología cualitativa.
Universidad Simón Bolívar, Caracas, Venezuela. (p.6)
Martínez, M., (1986). “La capacidad creadora y sus implicaciones para
la metodología de la investigación”, Psicología (Caracas: UCV), vol.XII,
núm.1-2, 37-62.
Mónica Miguez Pérez y Ana Isabel Bastos (2006). Introducción a la
gestión de stocks, proceso de control, valoración y gestión de stocks.
Editorial Gesbiblo, S.L, Madrid España. (pág. 1)
~ 212 ~
Montesinos Helimar. (2008). Propuesta de desarrollo de los procesos
administrativos y contables para la empresa de transporte los Tañes, C.A.
Instituto Universitario Experimental de Tecnología de La Victoria,
Venezuela.
Ordoñez M. (2007). Analizar la importancia de la logística dentro de la
función de compras de una organización. Instituto Universitario
Experimental de Tecnología de La Victoria, Venezuela.
Pichardo Suzette y Morales Yulimar (2008). Propuesta de un sistema de
gestión para el control del inventario de repuestos y suministros para las
maquinarias de la empresa La Cebra, S.A. ubicada en la zona industrial
de cagua, estado Aragua. Instituto Universitario Experimental de
Tecnología de La Victoria, Venezuela.
Proyecto Nacional Simón Bolívar Desarrollo Económico y Social de la
Nación 2007 – 2013.
Robbins Stephen y Coulter Mary (2005) Administración octava edición,
PEARSON EDUCACION, México. (pág. 460)
Tomás Alberich Nistal (2007) “Perspectiva y prácticas de Educación
Investigación Participativa”. Universidad Complutense de Madrid, España.
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Anexos.
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ENTREVISTA
INFORMANTE CLAVE #:_____________________
CARGO: _______________________________________________
FECHA: _________ LUGAR: ____________ HORA: ____________
1- ¿Dentro de la cooperativa de transporte Los Rápidos, existen algunas
normas o procedimientos que establezca como se debe llevar a cabo el
proceso de compra?
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2- ¿Qué consideraciones se toman en cuenta para elaborar un
presupuesto sobre las compras?
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3- ¿Cómo asociado de la cooperativa solicitan cotizaciones a
diferentes proveedores?
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4- ¿Existe en la cooperativa la utilización o el manejo de una caja
chica para realizar las compras en un periodo determinado?
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5- ¿Dentro de la cooperativa se aplican los mínimos y máximos que
se deben mantener como stock de repuestos?
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6- Después de haber realizado el proceso de compra, ¿Cómo se
clasifican los repuestos adquiridos, es decir, de qué manera se le da
entrada al inventario de la cooperativa?
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7- ¿Por qué como integrante de la cooperativa no manejan los
formatos de requisición y orden de compra?
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8- ¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma física para verificar los
repuestos o herramientas existentes?
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9- ¿Los integrantes de la cooperativa manejan algún formato que le
permita simplificar la toma física de sus inventarios?
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OBSERVACION
OBSERVADOR #:_______
FECHA: _________ LUGAR: ____________ HORA: ____________
1- Estructura y la organización que presenta la cooperativa:
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2- Solicitud de repuesto:
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3- Toma física:
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4- Observaciones extras:
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fotosssssssss
