Gerencia de la Información - UNITEC · 2009-02-23 · Gerencia de la Información Agenda...

Gerencia de la

Información

Nelson José Pérez Díaz

[email protected]

Gerencia de la Información

Agenda

• Sesión No. 1 - Revisión

• Sesiòn No. 2

- Impacto del uso de la Inf. en las Organizaciones

- Modelo Organizacional de Sistemas

- Tipos y Usos de los Sistemas de Informaciòn

- Modelo Conceptual de Relación

- Sistemas Estratégicos

- Competitividad y Sistemas

INTELIGENCIA

El conjunto de habilidades innatas o adquiridas,

sumadas a los conocimientos acumulados,

que nos permiten interpretar y solucionar

los desafíos permanentes de sobrevivencia.

Vargas, I.R. - O Cérebro Superior,, Ed. Conceito, Porto Alegre, RS, 2001

La relación Información – Inteligencia se define a partir de que:

Síntesis y análisis pueden transformar datos en información;

Para transformar información en inteligencia es necesario aplicar

experiencia y discernimiento.


INTELIGENCIA EMPRESARIAL

La IE es la capacidad y función de reunir y analizar

datos para de modo sistemático y organizado

obtener y difundir información relevante sobre el

ambiente externo y las condiciones internas de la

organización, que permita crear conocimiento apto

para la toma de decisiones y la orientación

estratégica.


PRODUCTOS DE INTELIGENCIA

Planeamiento Estratégico y de Mercado:

Perfiles estratégicos (de sector, de compañía, de producto, de

personalidad);

Estudios estratégicos (mercado; introducción de una compañía o

producto en una nueva área);

Estudios de tendencias (técnico, comercial, económico);

Evaluación de Negocios: fusiones, adquisiciones y alianzas;

Investigación y Desarrollo;

Prever Oportunidades y Amenazas;

“Anticipación” de acciones;

Estudios globales de la competencia;

Identificación de potencial oculto en los competidores;

Otros.


Una organización inteligente es

aquella en donde el enfoque de

aprendizaje se difunda

ampliamente, donde su mayor

potencialidad radique en su

capacidad de aprender.

Para organizar el proceso de obtención y procesamiento de Información utilizamos como

herramienta básica destinada a apoyar las decisiones de los

niveles estratégicos y tácticos de una organización el Ciclo de

Inteligencia:

INTELIGENCIA EMPRESARIAL


EL CICLO DE INTELIGENCIA

Diagnóstico

Planeamiento

ColectaAnálisis

Diseminación

Actualización

Diagnóstico

Determinar cuáles son las

necesidades de información;

Planeamiento

Planificación de los procesos

a efectuar;

Colecta

Capturar y almacenar la

información en bases de

datos;

Análisis

Evaluar y analizar la

información;

Diseminación

Distribución organizada y

coherente de resultados;

Actualización

Evaluación de resultados y

readecuación del sistema.


-

DD

El Diagnóstico es una etapa crítica del trabajo.

Antes de él, estamos sin saber a ciencia cierta qué

hacer. Después de él, el trabajo tiene un rumbo a

seguir.

?

?

?

?

-Identificación de NecesidadesFragmentar el tema en varias cuestiones elementales de forma tal, que la

suma de sus respuestas sea la información para el tomador de decisión.

-Contextualización

- Ver o enfocar el asunto desde diferentes puntos de vista

- Consultar fuentes referenciales

Diagnóstico


TecnologiaTecnologías

DesenvolvimentoDesarrollos

Tomador de

decisión

D



Tomador de

decisión



Tomador de

decisión

Entender cuáles son las n

ecesidades de informació

n del tomador de decision

es

y obtener un nivel de c

onocimiento tal sobre el te

ma que permita el comien

zo del trabajo.PLANEAMIENTO

Diagnóstico


Libros

Documentos

InternetEntrenamientos

Contactos telefónicos

Análisis de especialistas

Periódicos

Televisión

Bases de datos

Disponible

Abundante

Incompleta

Dudosa

Pública

Confusa

Necesaria

Sintética

Completa

Confiable

Confidencial

PrecisaInforme Sintético

Patentes

P

Cuáles fuentes de información se usan y

cómo usarlas?

Planeamiento Gerencia de la Información

~ 700.000 libros

p/año (2.000/día!)

100.000 - 300.000

revistas científicas

~ 10.000.000 de

nuevos artículos

por año

~ 1.000.000

patentes por año

2.5 billones de

páginas en la Web

550 billones de

docs en la Web

~ 8.000 bases de

datos en la Internet

Centenares de

herramientas de

búsqueda

"Estamos ahogados en información, pero sedientos de conocimiento" - J. Naisbitt

CColecta y Almacenamiento


La Avalancha de Información

La extraordinaria cantidad de información disponible en los

diversos canales puede llegar a colapsar algunos sistemas de

inteligencia empresarial.

Infoxicación

Sobrecargar de información a los ejecutivos que tratan de

mantenerse bien informados puede ser tan negativo como la

desinformación.

CColecta y Almacenamiento


En la actualidad la cantidad y variedad de información con

que se cuenta sobrepasa ampliamente la capacidad

humana de asimilarla

Desafío

Análisis de

Información

tiempo

Lectura humana

Información disponible

Título:

Autor:

Fuente:

Resumen:

Palabras-Clave:

Clasificación:

Electrónica

Abundante

Título:

Autor:

Fuente:

Resumen:

Palabras-Clave:

Clasificación:

Estructurada

ATratamiento y Análisis


•Adaptación a los softwares

•Integración de datos de orígenes diversos

•Empadronamiento de nombres, etc.

•Agrupamiento de conceptos

•Reorganización de campos

•Complementación con datos externos

Las bases de datos no son desarrolladas para análisis automatizado

0

10

20

30

40

50

60

Esfo

rço

(%

)

Identificação de

necessidades de

informação

Preparação dos dados Tratamento bibliométrico Análise dos resultados e

assimilação do

conhecimento

Tratamento automatizado da informação

Necesidades

Preparación de los datos

Bibliometría

Análisis de los Resultados

60%

40%

20%

• Impacto en la calidad del Análisis

A

Idealist Dataview Matrisme Statistica/Excel

Infotrans

Tratamiento Automatizado de la Información


Esta etapa debería ser denominada “generador de inteligencia”.

Es en este punto que el analista transforma las informaciones

colectadas en una evaluación significativa, completa y confiable.

Nada sustituye la capacidad humana de pensar y reunir todos los

items en una solución completa para el problema que se está

investigando.

“Los modelos son óptimas herramientas para hacer un buen

análisis. Pero no son sustitutos para personas con mente abierta,

curiosidad y habilidad para recopilar datos”.

Miller, 2000

Fuente: Elisabeth Gomes - Fabiane Braga: Inteligência Competitiva

AAnálisis de Información


Existe gran variedad de herramientas para el tratamiento automatizado de la

información y poca integración. Algunas de estas son:

Inteligencia Competitiva: desarrollo interno, Knowledge.Works (Cipher Systems),

STRATEGY! Version 2.5 (Strategy Software, Inc.), Wincite Version 7.0 (Wincite Systems

LLC), Strategy! (vide www.fuld.com)

Text Mining: dtsearch, Smart TextMiner, DataSet for MSWord

Data Mining: Excalibur, RetrievalWare, Oracle Darwin, VantagePoint

Data Warehousing: Oracle Internet BI, Informix I-SPY

Mapping del Conocimiento: MSExchange, TheBrain.com

CRM: Siebel Applications, Intelligent CRM

Benchmarking: desarrollo interno, benchmarkindex

GroupWare/Workflow: MSExchange, Documentun

Agentes Inteligentes: Copernic, Kengi, TextWise

Tratamiento y análisis: Dataview, Matrisme, Infotrans, VantagePoint

A

Métodos y herramientas DAFO

Data Mining

de análisis Clasificación automatizada

Análisis bibliométrico

Análisis estadístico

Método Delphi

Análisis Automatizado


Esta etapa comprende la entrega de la información analizada, o sea, la

inteligencia, en un formato coherente y convincente, a quienes toman

las decisiones.

Aquí deben considerarse algunos puntos importantes:

• Definición de mecanismos de distribución, responsabilidad

de los analistas de información;

• Definición del lenguaje, forma y facilidad de acceso al

producto generado por el sistema;

• Definición de la frecuencia de envío de los productos a los

clientes;

• Credibilidad del análisis.

Los formatos de los productos son definidos de acuerdo con las

necesidades de los usuarios del sistema.

D

Diseminación


A

Estos sistemas deben ser evaluados bajo dos aspectos:

- El desempeño de cada una de las fases que lo componen

(fuentes de información escogidas, método de análisis);

- Los resultados prácticos obtenidos con el uso de los

productos generados por el propio sistema.

-Mediante encuestas y pesquisas sobre la satisfacción de los usuarios

con los productos que reciben;

-A través de evaluaciones económicas (indicadores) de los resultados

obtenidos con decisiones tomadas basándose en la inteligencia

adquirida (productividad, inversiones en innovación, reducción de

costos);

- En discusiones internas en el ámbito del equipo.

Actualización


Un sistema destinado a la creación e inducción de inteligencia en

una organización debe buscar la simplicidad, valorizando más los

resultados que la infraestructura.

El énfasis ha de hacerse en la búsqueda de informaciones que

agreguen valor al proceso de toma de decisiones, teniendo en

cuenta siempre la forma escogida para presentar la información.

La habilidad de diseminar y comprender rápidamente el

contenido de inteligencia es una característica esencial en el

ambiente dinámico y competitivo en que se desenvuelven las

diferentes entidades.

A

Actualización



Gestión de losRecursos de Información

Gestión de laInteligencia Corporativa

Gestión del Conocimiento

Aplicación

Integración

Gestión de la Información


Gary Hamel. Profesor de Harvard

“En algún garaje, un emprendedor está

fabricando una bala en la que ha grabado

el nombre de su empresa. Ud. Tiene una sola opción:

DISPARAR PRIMERO”


Interpretación

y Realización

del Futuro

Globalización

ComunicaciónTecnología de Información

Liberalización

La Era del

Conocimiento

Competencias Técnicas

Nivel de Educación

Tecnologías Avanzadas

Relaciones

El Reto de la Empresa Moderna...


• Entorno cambiante de los negocios

– Gestión y Control en un mercado global

• corporación global dispersa

• comunicación con proveedores y

clientes

• funcionamiento 24 horas en entornos nacionales diferentes,...

– Competencia en mercados mundiales

• el éxito de las grandes empresas depende de su capacidad de funcionar globalmente

• el comercio exterior de las economías de los principales países representa

más del 25% del PIB

– Grupos de trabajo globales

– Sistemas de entrega globales

• Sistemas de Información

– la información aumenta su valor y ofrece

nuevas oportunidades de negocio

– los SI permiten controlar la información

global dispersa


• economías basadas en el conocimiento y la información

– transformación de las economías industriales de los principales países hacia economías de servicio

– la fabricación se desplaza hacia países con salarios bajos

• mayores cuotas de productividad gracias a la información y el conocimiento

• nuevos productos y servicios intensivos en conocimiento e información

– precisan gran cantidad de aprendizaje, conocimientos y evolución de éstos para su producción

– servicios de información económica y bursátil online, buscadores web, juegos de ordenador, tarjetas de crédito, servicios de entrega urgente, sistemas de reservas,...

– intensificación del uso de conocimientos en la elaboración de productos tradicionales (por ejemplo, automóviles)

• el conocimiento, la información y la tecnología como activo estratégico de las empresas

• vida del producto más corta• entorno turbulento y poco predecible


Problemática de las Empresas Modernas

• Tener acceso a información clave a tiempo.

• Tomar las mejores decisiones de negocios.

• Responder rápidamente a un mercado.

Cambiante.

• Mejorar la comunicación con los clientes y entre

trabajadores.

• Estimular la innovación entre empleados

• Mejorar el retorno de la inversión/ el servicio.


Mundo DistribuidoNuevos retos

• Usuarios = Empleados.

• Conexiones con líneas

dedicadas.

• Datos alfanuméricos.

• Desarrollo en series

• Usuarios = WWW

(clientes).

• Conexiones ocasionales.

• Datos multimedia.

• Desarrollo iterativo.

Antes Ahora


Mundo DistribuidoNuevos retos

• Actualizaciones anuales.

• 7x24 excepcional.

• Usuarios expertos.

• Implementación JIT

(Just In Time).

• 7x24 requerido.

• Usuarios comunes.

Antes Ahora


ORG Demanda Oferta

Competidores y

su Tecnología

Estrategia y objetivos

de negocio

ProcesosDeseable Factible

Arquitecturas de TI/SI

Punto

de Conciliación

Modelo de Equilibrio SI / TI - Organización


Equilibrio Dinamico - Organizacional

Estrategia

Procesos y

Tareas

Estructura

Tecnología

Gente y

Cultura

Organización

como

Sistema


Definición

“Conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (procesamiento) y diseminar (salida) datos e información, que cuenta además con un mecanismo de retroalimentación para el cumplimiento de un objetivo”

“MurdickMurdick & Munson

¿Qué es un SISTEMA de INFORMACIÒN?


SIPropiciar actividadesde valor agregado

Aquellas actividades que proveenmecanismos que puedan reconocerel potencial y/o relacionarlo conun problema específico en un ambiente específico.

Metodologías de desarrollo de SI

Proveer éxito en:Reconocer dicho potencial.Construir formas que permitan la selección.A largo plazo, sustento en el valor agregado.

Los Sistemas de Información


¿Por Qué Sistemas de INFORMACIÒN?

Una economía global

Transformación de economías industriales

Revolución de conocimiento

Hacen permanentemente posible que las

organizaciones obtengan mejoras en la manera

en que realizan sus actividades

El valor de la información está directamente

relacionado con la ayuda que otorguen en el

cumplimiento de las metas organizacionales


Funciones de los Sistemas de INFORMACIÒN

Almacenamiento

O

Insumo

Clasificar

Ordenar

Calcular

Salida

O

Producto

Accionistas Competidores

ProveedoresClientesInstitución

Sistema de información

Entidades

Reglamentarias


Sistema de Información Gerencial


gerencial ó administrativa

(MIS)

“Management Information

System”

Es un conjunto de personas,

procedimientos, software, bases de

datos y dispositivos, para suministrar

información rutinaria a los tomadores

de decisiones. El interés particular de

un MIS es la eficiencia operativa

Base de Datos

Común


administrativa de

manufactura

Otros sistemas de

información

administrativaTPS

Sistema de

información

administrativa de

finanzas

Sistema de

información

administrativa de

mercadeo


Sistema para el soporte de

decisiones

(DSS)

“Decision Support Systems”

El campo de interés es la eficacia en

la toma de decisiones. Un MIS ayuda a

que se “hagan correctamente las

cosas”, un DSS ayuda a “hacer las

cosas correctas.”

Base de modelos

Base de Datos

extensa

Acceso a base de

datos extensaMMSDBMS

Bases de datos

Computadora con

acceso a redes

Gestor de diálogos

Sistema de Soporte a las Decisiones


Sistemas Expertos

Sistemas expertos e

Inteligencia Artificial

Desarrollar máquinas que se

comportan en forma inteligente.

Provee la información de los expertos

Inteligencia

Artificial

Robótica

Sistemas de

visión

Procesador

de lenguaje

natural

Sistemas de

aprendizaje

Redes

neurales

Sistemas

expertos


Evolución organizacional de los Sistemas de INFORMACIÒN

Procesamiento

de Transacciones

Solicitud y

Análisis de

Información

Automatización

de Tareas

Satisfacer

Necesidades

de Información

Apoyar e Impactar

Estrategias de

Negocio

Apoyar e

Impactar el

Aprendizaje

Organizacional

Codificación

y Distribución

de Conocimiento

PED

SIG

SE

SSD

SIE

SGA

Eficiencia Efectividad Competitividad Crecimiento Sostenido


Sistemas de INFORMACIÒN en la Organización

Nivel

estratégico

Nivel de

administración

Nivel de

conocimiento

Nivel Operativo

Sistema de

apoyo a

ejecutivos

Sistemas expertos

DSS

MIS

Sistema de trabajo

de conocimiento

SIG

Sistema de

procesamiento de

transacciones

(TPS)


Taxonomía Jerárquica

S.I.Ejecutivos(SIE)

S.I.Gerencial(SIG)

S. Soporte de Dec.(SSD)

Sist. de Conocimiento

Sist. de Proc. de Datos

Laudon & Laudon, 1996


Sistemas de INFORMACIÒNVs. Administración cambiante

SoftwareEstrategia del

Negocio

Base de

datos

Telecomu

nicaciones

Hardware

Sistemas de Información

Sistemas de Información


Pensamiento e Información

¿Son únicamente los sistemas de

información una necesidad

administrativa y operativa o

tienen alguna utilidad de alto

nivel, estratégica, dentro de las

organizaciones?


Cambio en la Concepción de la Información

Período Concepción de la info

rmación

Sistemas de informaci

ón

Finalidad

1950 - 1960 Requerimiento burocráti

co necesario y perverso.

Un dragón de papel

Los SI correspondientes

a este período se denom

inaban máquinas electró

nicas de contabilidad (M

EC)

Velocidad en la contabili

dad y en el procesamien

to de documentos

1960 - 1970 Apoyo a propósitos gene

rales

Sistemas de información

para la administración (S

IA). Fábrica de informaci

ón

Velocidad a los requerim

ientos generales de infor

mación a ser presentada

.


Cambio en la Concepción de la Información

Período Concepción de la inf

ormación

Sistemas de informac

ión

Finalidad

1970 – 1980 Control administrativo

a las necesidades del us

uario

Sistemas de soporte de

decisiones (SSD. Sistem

a de soporte gerencial

Mejorar y adaptar de m

anera específica la tom

a de decisiones

1985 - 2000 Recurso estratégico.

Ventaja competitiva.

Arma estratégica

Sistemas estratégicos Promover la sobreviven

cia y prosperidad de la

institución


Impacto de los Sistemas de Información

El USA TODAY es un diario que se vende en todo EE UU.

Este primer “periódico nacional” utiliza en la oficina

principal los avances de la tecnología de generación de

información y de transmisión para crear el contenido de

cada edición. Posteriormente, la copia se transmite vía

satélite a 17 plantas de impresión distribuidas en

diversas áreas geográficas. Cada edición de 36 páginas

se crea y transmite en 8 horas, incluyendo páginas en

color. El periódico depende de la tecnología de la

computadora y de vías de comunicación para su

existencia. Sin ellas, la distribución nacional de manera

oportuna sería imposible.


¿Qué es un Sistema Estratégico de Información?

Cambian las metas, operaciones,

productos o relaciones con el

entorno de las instituciones para

ayudarlas a ganar una ventaja sobre

la competencia


La Cadena de Valor

Destaca las capacidades de las

actividades que agregan un margen

de valor a los productos o servicios

de la empresa indicando donde los

sistemas de información pueden ser

mejor aplicados para alcanzar una

ventaja competitiva


Tipos de Actividades en la Cadena de Valor

Actividades primarias

Actividades preponderantemente orientadas a

la producción de los productos y servicios de la

empresa

Actividades secundarias

Actividades que hacen posible que puedan

ocurrir las actividades primarias


Cadena de Valor Agregado

INFRAESTRUCTURA ORGANIZ.

DESARROLLO DE R.R.H.H.

DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS

SUMINISTROS

Acti

vid

ad

es

de

So

po

rte

ActividadesPrimarias

Log.Entrada

Operac.Log.

SalidaMercadeoy Ventas

Serv.


Las 5 Fuerzas de Porter

Substitutos

Proveedores Clientes

GobiernoCompetidoresPotenciales

Ventaja Competitiva

Poder de Negociaciónde los Proveedores

Amenaza de Prod/Serv. Substitutos

Amenaza de NuevosCompetidores

Políticas Gubernamentales

Poder de Negociaciónde los Clientes

Rivalidadentre

Competidores

EMPRESA


Ejemplo de UPS

monitorización deniveles y costesdel servicio

PDAs, lectores decódigo de barras,redes inalámbricas,computador central,WWW,...

entrega depaquetes y sistemade rastreo.especificación deprocedimientos deidentificación depaquetes, inventarios,...

GESTIÓN

TECNOLOGÍA DELA INFORMACIÓN

ORGANIZACIÓN

SISTEMA DEINFORMACIÓN

permite rastrear en todomomento la situación de cadapaquete, desde el remitentehasta el destinatario

Mejora del servicio alcliente.Se cumple el lema de“el mejor servicio y lastarifas más bajas”

SOLUCIÓNDENEGOCIO

DESAFÍOS DENEGOCIO

Oportunidades delas nuevas tecnologíasRastrear los envíosMejorar el servicio al cliente


Ejemplo de InPart

Desarrollar modelode negocioLocalizar clientes

WWWSoftware multimediaOrdenadores

IngenierosDiseñadoresProveedores y fabricantes de componentes

GESTIÓN

TECNOLOGÍA DELA INFORMACIÓN

ORGANIZACIÓN

SISTEMA DEINFORMACIÓN

Localizar componentes on-linePersonalizar modelosObtener modelos on-line

BeneficiosMejorar servicio al clienteReducir tiempo y costes

SOLUCIÓNDENEGOCIO

DESAFÍOS DENEGOCIO

Oportunidades delas nuevas tecnologíasGasto en catálogos tradicionales


“Las computadoras son rápidas, precisas y estúpidas, los humanos son lentos, imprecisos y brillantes. Juntos tienen un poder más allá de nuestra imaginación”

Albert Einstein


Pirámide InformacionalExplicación Asignación No. 1

Datos

Información

Conocimiento

Inteligencia

Cualitativo

Cuantitativo


Technology is dominated by two

types of people: those who understand what they do not manage,

and those who manage what they do

not understand.

Putt's Law

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