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GESTIÓN DOCUMENTAL Unidad 3 La tramitación de documentos en el marco de la Administración Electrónica Actualización marzo 2013
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Unidad 3 La tramitación de documentos en el marco de la
Administración Electrónica
Actualización marzo 2013
Gestión Documental IAAP
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Material elaborado por el Instituto Asturiano de Administración Pública “Adolfo Posada” Textos: Pilar Sánchez Vicente Deposito Legal: AS-00879-2013 Gobierno del Principado de Asturias - IAAP
www.asturias.es/iaap
Gestión Documental IAAP Unidad 3: La tramitación de documentos en el marco de la Admiinistración Electrónica
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Índice
Objetivos de la unidad ............................................................................................................................. 4
Mapa conceptual ..................................................................................................................................... 5
1. La Administración electrónica ......................................................................................................... 6
2. La Gestión Documental compartida: interoperabilidad ................................................................ 10
3. Sistemas de gestión de expedientes ............................................................................................. 12
3.1. Tramitador de expedientes .................................................................................................. 12
3.2. Sistemas integrados en el tramitador de expedientes ........................................................ 13
4. Registro electrónico ...................................................................................................................... 17
5. Firma electrónica ........................................................................................................................... 19
5.1. El Documento Nacional de Identidad electrónico ............................................................... 22
5.2. La Clave SAC ......................................................................................................................... 22
6. Protección de datos personales .................................................................................................... 24
6.1. Qué son los datos de carácter personal............................................................................... 24
6.2. Los ficheros de datos personales ......................................................................................... 25
7. La Sede electrónica del Principado de Asturias ............................................................................. 27
8. La Calidad en la Administración del Principado de Asturias: Cartas de Servicio ........................... 29
Anexo 1 - Normativa autonómica reguladora de la e-Administración del Principado de Asturias ...... 31
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Objetivos de la unidad
El objetivo de esta Unidad es conocer cómo han influido las tecnologías de la información y
documentación (TIC) en la tramitación de documentos y el cambio que ha supuesto en
nuestro trabajo la Administración Electrónica.
Al finalizar la Unidad serás capaz de:
Conocer el marco legislativo que ampara y desarrolla la e-Administración.
Diferenciar los tramitadores de expedientes dentro de los sistemas de Gestión
Documental.
Saber qué documentos no hay que pedir a los ciudadanos porque se pueden obtener
mediante la interoperabilidad.
Comprender cómo funciona el Registro Electrónico.
Distinguir los tipos de firma electrónica usados en la APA
Entender el papel de la Sede Electrónica en la e-Administración.
Saber cómo proteger tus datos personales
Apreciar la importancia de las Cartas de Servicio
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Mapa conceptual
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Fuente: www.ecivilis.com
1. La Administración electrónica Al hablar de Administración Electrónica nos estamos refiriendo al uso de técnicas y medios
electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de las actividades y procedimientos
que competen a la Administración. Este concepto hace referencia a la incorporación de las
tecnologías de la información y las comunicaciones a la Administración en dos vertientes:
desde el punto de vista interno, con el objetivo de transformar las oficinas
tradicionales en oficinas sin papeles, convirtiendo los procesos en papel en procesos
electrónicos;
desde una perspectiva externa, habilitar la vía electrónica como un nuevo medio
para la relación con la ciudadanía y las empresas.
Vamos a hacer un ligero repaso por la normativa estatal que marca las directrices del
cambio.
La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común,(LRJPAC) impulsa el empleo y
aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos por
parte de la Administración, al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus
competencias y de permitir a la ciudadanía relacionarse con las Administraciones
cuando fuese compatible con los “medios técnicos de que dispongan”. Su aplicación
era, por tanto, potestativa.
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La Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de
Comercio Electrónico, (LSSI) también conocida como La ley de Internet, se aplica a
empresas que presten servicios que correspondan a una actividad comercial o
servicios que persigan un fin económico en Internet. Todo aquel que en su página
web venda productos o haga cualquier tipo de publicidad, suya o de terceros, está
considerado como prestador de servicios de la sociedad de la información, con lo
cual está sujeto a la ley, que establece también garantías y derechos para los
usuarios de Internet.
Dando un paso adelante, y fijándose en las necesidades de la ciudadanía y la
evolución de la sociedad, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los
Ciudadanos de los Servicios Públicos, (LAE) desarrollada por el Real Decreto
1671/2009, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las
Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la
utilización de las tecnologías de la información tanto en la actividad administrativa y
en las relaciones entre administraciones, como en las relaciones con la ciudadanía:
Interoperabilidad, Seguridad, Transparencia, Accesibilidad, Firma electrónica,
Protección de datos…
Por su parte, la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la
Sociedad de la Información, se enmarca en el conjunto de medidas que constituyen el
Plan 2006-2010 para el desarrollo de la Sociedad de la información y de convergencia
con Europa y entre las Comunidades y Ciudades Autónomas (Plan Avanza). Se
persigue eliminar las barreras existentes a la expansión y uso de las tecnologías de la
información y de las comunicaciones (TIC) y garantizar los derechos de los
ciudadanos en la Sociedad de la Información. Se contemplan planes públicos (estatal
y autonómicos) para la generalización del uso de la factura electrónica en España,
impulsándose su uso obligatorio en el marco de la contratación con el sector público
estatal. Abre la puerta a la extensión de la banda ancha y estipula que los portales
públicos de Internet han de ser accesibles para personas mayores, discapacidades
intelectuales y físicas, etc.
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Fundamental para las relaciones con la Administración y la validez jurídica de los
documentos es la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica que distingue
entre dos tipos de firma, la ‘firma electrónica avanzada’ y la ‘firma electrónica
reconocida’, estableciendo su eficacia jurídica y la validez de los servicios prestadores
de certificación. Se amplía con el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el
que se regula la expedición del Documento Nacional de Identidad y sus certificados de
firma electrónica.
El artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos, creaba el Esquema Nacional de Interoperabilidad
(ENI), que se desarrollaría en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se
regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración
Electrónica. En él se fijan las condiciones de recuperación y conservación de los
documentos, resaltando la necesidad de la definición de una política de Gestión
Documental, así como la inclusión del índice electrónico, la seguridad, los formatos
de los documentos y la digitalización de los mismos en soporte papel.
El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENS) se fija como objetivo
crear las condiciones de confianza necesarias para el uso de estos medios y establece
la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos, esto es, principios
básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la
información.
Otra ley que desarrolla la e-Administración y que atañe a la Gestión Documental y al
Archivo, es la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información
del sector público en cuanto que tiene por objeto la regulación básica del régimen
jurídico aplicable a la reutilización de los documentos elaborados o custodiados por
las Administraciones y organismos del sector público, con objeto de que estén
disponibles libremente para su uso. Esta práctica se llama Open Data.
Uno de los aspectos que subyace detrás del concepto de Administración Electrónica es el
cambio de los procedimientos tradicionales en papel a procedimientos electrónicos. Esto es
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importante, no se trata de reproducir el procedimiento “decimonónico” sino rediseñarlo y
adaptarlo a los nuevos medios y herramientas, lo que supone en la práctica la simplificación
de los trámites necesarios para llevarlo a cabo. La posibilidad de consultar el estado de su
expediente en las distintas fases de la tramitación aumenta la transparencia y calidad de la
Administración.
Una curiosidad: La Agencia Estatal Tributaria empezó a ofrecer servicios electrónicos en 1996, cuando sólo el 4% de la población mundial estaba conectada a Internet y en España apenas había 50.000 internautas. Se considera por ello la primera Administración Electrónica de nuestro país y ha servido de impulso y acicate para el resto. Cabe destacar que el desarrollo de los servicios telemáticos en la AET, lo hizo el personal informático de la propia Agencia, no fue externalizado a una empresa como luego sería práctica habitual de las Administraciones. Conste como ejemplo de la eficacia y las ventajas de los servicios desarrollados por los propios empleados públicos, como se vio por su rápida implantación y aceptación interna y externa.
Los procedimientos a seguir para alcanzar la Administración Electrónica vienen recogidos en un conjunto de leyes, decretos y resoluciones de diverso ámbito y rango. Hemos visto la normativa estatal que nos afecta y en el Anexo 1 encontrarás recogida la normativa autonómica. ¡Consúltala!
Recuerda:
Hablar de Administración electrónica es hablar de incorporar a la gestión Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) tanto en los procedimientos internos como en las relaciones con la ciudadanía.
De toda la normativa vigente, la más importante y que abrió la puerta al resto fue la Ley de Acceso Electrónico a los Servicios Públicos (LAE)
El rediseño de los procedimientos, la simplificación de los trámites y la interoperabilidad son claves en el desarrollo de la e-Administración.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad destaca la importancia de establecer políticas y Sistemas de Gestión Documental.
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Fuente: Clip Art Library
2. La Gestión Documental compartida:
interoperabilidad La cooperación y colaboración entre Administraciones es esencial para proporcionar
servicios a los ciudadanos y garantizarles su derecho a relacionarse con ellas por medios
electrónicos. La LAE establece el protagonismo de la interoperabilidad y consagra el
derecho de las personas a no aportar datos y documentos que ya obren en poder de las
Administraciones Públicas. Pero la Gestión Documental compartida se refiere tanto al
intercambio de datos como a la reutilización de la información intercambiada. Uno y otro
aspecto van estrechamente unidos.
Definiríamos interoperabilidad como la capacidad de dos o más aplicaciones o sistemas de
información para relacionarse e intercambiar datos sin necesidad de intervención externa.
Esta relación automática necesita, obviamente, de tecnología y comunicaciones que la hagan
posible, por ello se contempla también el intercambio y libre uso de aplicaciones,
programas, componentes y desarrollos informáticos entre las AAPP.
El intercambio de información entre los órganos origen y destino de la información ha de
realizarse con las máximas garantías de seguridad, integridad y confidencialidad, de
conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección
de datos personales (LOPD)
Seguridad en el acceso: Para acceder a un servicio de consulta se debe estar
registrado y disponer de un usuario y contraseña o certificado digital que autentique
a la persona. Igualmente, el organismo que consulta se autentica ante el organismo
consultado mediante un certificado digital o sello electrónico.
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Integridad en los mensajes: todos los mensajes, tanto de consulta como de
respuesta, van firmados electrónicamente para garantizar la integridad y no repudio.
Confidencialidad de las comunicaciones: en función de la sensibilidad de los datos
intercambiados puede ser necesario establecer un cifrado sobre los mensajes.
La Interoperabilidad está consagrada en legislación estatal básica para todas las
Administraciones Públicas y éstas tienen el deber de articular los medios adecuados para
intercambiar la información por medios electrónicos, garantizando la confidencialidad,
seguridad e integridad de los datos mediante procesos de auditoría y de custodia. Para
conseguir estos objetivos, la LAE crea el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
regulado por el Real Decreto 4/2010 de 8 de enero, establece el conjunto de criterios y
recomendaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la
toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad y el intercambio de
información y define las normas técnicas de interoperabilidad.
Recuerda:
La LAE consagra el derecho de las personas a no aportar datos y documentos que ya obren en poder de las Administraciones Públicas.
Las Administraciones debemos comunicarnos, transfiriendo datos e intercambiando información, para facilitarle las relaciones entre nosotros y con la ciudadanía.
Interoperabilidad significa que dos o más aplicaciones informáticas intercambian sus datos sin mediación externa.
La LOPD dispone que el intercambio de información ha de realizarse con las máximas garantías de seguridad, integridad y confidencialidad.
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Fuente:pip.blog.euskadi.net
3. Sistemas de gestión de expedientes
3.1. Tramitador de expedientes
Un Tramitador de Expedientes es un Sistema de Gestión Documental utilizado para tramitar
expedientes administrativos a partir de la definición de un procedimiento. La definición del
procedimiento y sus fases es, por tanto, una operación crucial y previa a la implantación del
sistema. La adopción de medios electrónicos para su tramitación hace necesario un esfuerzo
de reinterpretación, simplificación y reducción de los trámites, objetivo primordial de la
Administración Electrónica.
Tres grandes bloques de acciones han de ser coordinados y consensuados por un equipo
multidisciplinar que incluya gestores del procedimiento, informáticos, documentalistas y
personal del Servicio de Procesos Administrativos. Las reuniones han de ir regidas por los
principios de simplificación administrativa, reducción de cargas y reutilización de
información.
Identificación del tipo de procedimiento administrativo: Ayudas y subvenciones,
Inscripciones, Sanciones, Homologaciones, Autorizaciones… Hemos de tener muy
claro qué tipo de procedimiento tramitamos y, sobre todo, no mezclar unos
procedimientos con otros por el simple hecho de estar relacionados entre sí o ser
gestionados en la misma oficina.
Definir sus fases, actos y flujos entre ellos, para elegir las plantillas que nos
proporcionen toda la documentación necesaria para la tramitación. La recogida de
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requisitos y el análisis funcional permitirán definir los pasos del proceso. Aquí se
exige a los gestores el mayor esfuerzo, sobre todo en tratar de no reproducir en la
aplicación los trámites en papel.
Analizar la documentación a aportar con la solicitud y permitir a la ciudadanía la
posibilidad de no presentar documentos que ya obren en poder de la Administración:
es lo que se conoce como Interoperabilidad.
En el Principado coexisten dos plataformas corporativas de tramitación automatizada de
expedientes:
SPIGA (Sistema de Producción y Gestión Administrativa)
EUG (Escritorio Unificado de Gestión)
Existen también otros sistemas de gestión de expedientes específicos de un área, como
PACA (Principado de Asturias Control de Ayudas), diseñado y utilizado para tramitación de
procedimientos relacionados con el sector agrícola.
El más generalizado es EUG, que está integrado a su vez con otros sistemas de información y
bases de datos corporativas.
3.2. Sistemas integrados en el tramitador de expedientes
Plataforma de Interoperabilidad
En nuestra Administración la aplicación que permite el intercambio de información y datos
entre distintos departamentos del Principado y con otras AAPP con otras se llama INTEROP y
es una aplicación web a la que se accede a través de la dirección
http://interoperabilidad.asturias.es siempre que estés registrado como usuario y tengas
permiso de acceso.
A través de esta aplicación tenemos disponibles los siguientes documentos, que ya no hace
falta pedir a los ciudadanos:
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DOCUMENTOS INTEROPERABLES ORGANISMO PROVEEDOR DE DATOS
DNI/NIE Ministerio del Interior. Dirección General de la Policía.
Certificado de empadronamiento de residencia actual.
Instituto Nacional de Estadística.
Certificados de estar al corriente con las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
Agencia Estatal de la Administración Tributaria / Ente Público de Servicios Tributarios / Tesorería General de la Seguridad Social.
Certificación catastral. Dirección General del Catastro.
Certificación del grado de discapacidad, emitido por la Administración del Principado de Asturias.
Centro de Valoración de Discapacidad del Principado de Asturias.
Situación de alta en la Seguridad Social Tesorería General de la Seguridad Social
Datos de desempleo Servicio Público de Empleo Estatal
Titulaciones universitarias y no universitarias Ministerio de Educación
Registro electrónico de entrada y salida
La principal ventaja de los Registros Electrónicos para los ciudadanos, es que permiten la
recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de Internet, 24
horas al día, todos los días del año (24x7x365) Y los gestores pueden registrar desde la
propia aplicación sin desplazarse físicamente a un registro.
Asturcon XXI
Es un sistema de de gestión económico financiero integrado con el gestor de expedientes
que permite el control y seguimiento de la ejecución presupuestaria en los
procedimientos de contratación y gestión de subvenciones.
Base de terceros corporativa
Contiene información sobre personas físicas y jurídicas, que han tenido relación alguna
vez o de alguna forma con la Administración del Principado de Asturias. Concretamente,
se recoge: Su nombre y apellidos, NIF, dirección postal completa, dirección electrónica y
teléfono de contacto.
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Comunicaciones electrónicas
Son utilizadas para enviar avisos a la persona interesada en un procedimiento o acto
administrativo. No tienen ningún valor jurídico a efectos de plazos. Pueden realizarse a
través del correo electrónico o sms, con consentimiento expreso de la persona
interesada.
Publicación en el Perfil del Contratante
El Perfil de Contratante de la Administración del Principado de Asturias contiene
información pública sobre licitaciones y adjudicaciones e incluye datos referentes a la
actividad contractual, tales como: los anuncios de información previa, las fases por las
que va pasando el procedimiento de contratación y la documentación relativa a las
mismas, las contrataciones abiertas y sus plazos, los contratos adjudicados, los
procedimientos anulados, la adjudicación provisional de los contratos, la definitiva,
normativa sobre contratación, etc. El acceso al Perfil de Contratante de la Administración
del Principado de Asturias se realizar a través de la Sede Electrónica del Principado de
Asturias.
Consulta del estado de un expediente
En la sede electrónica también puedes consultar el estado de la tramitación de tus
expedientes en Área personal.
Cuadro de mandos
Sistema de indicadores de la gestión que facilitan el análisis, el control, la evaluación y la
toma de decisiones.
Metadirectorio
Contiene las credenciales, perfiles y roles de todo el personal al servicio de la
Administración del Principado de Asturias. Para acceder a cualquier aplicación
corporativa es necesario estar dado de alta como usuario.
Los tramitadores de expedientes de la APA se integran con otros sistemas corporativos de Información y Gestión Documental para interoperar e intercambiar datos.
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Recuerda:
Un Tramitador de Expedientes es un Sistema de Gestión Documental utilizado para tramitar expedientes administrativos
En la APA se utilizan dos, SPIGA y EUG
Automatizar un procedimiento significa repensar y simplificar los trámites y tareas que conlleva, no reproducir el proceso en papel
Gracias a la aplicación Interop no tenemos que pedir a los ciudadanos los documentos que podemos obtener a través de intercambio de datos con otras administraciones, y que son: DNI/NIE, Certificado de empadronamiento, Certificados de estar al corriente con las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social, Certificación catastral, Certificación del grado de discapacidad, Alta en la Seguridad Social, Datos de desempleo y Titulaciones universitarias y no universitarias.
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………Fuente: Clip Art Library……….
4. Registro electrónico Cualquier documento que sale de o entra a la Administración tiene que pasar por el
Registro, para dejar constancia en un asiento de:
-El número correlativo asignado.
-La fecha y hora de recepción/emisión.
-Los datos identificativos del remitente.
-Los datos identificativos del destinatario.
-Naturaleza y contenido de la solicitud, escrito o comunicación.
Si realizamos presencialmente esta sencilla operación estamos obligados a desplazarnos en
una franja horaria limitada y sufrir colas. Es por ello que uno de los primeros impulsos a la
Administración Electrónica vino con la creación de los Registros Electrónicos.
El Decreto que regula el de la APA, así como la normativa que lo desarrolla, lo llama Registro
Telemático, pero la LAE estipuló que todos los registros telemáticos pasaran a llamarse
electrónicos a partir de esa ley, así que en nuestra Comunidad Autónoma es fácil encontrar
las dos denominaciones conviviendo.
El Registro electrónico (o telemático) permite realizar trámites administrativos a través de
Internet 24 horas al día todos los días del año, sin tener que desplazarse a una oficina
administrativa o a Correos. Concretamente permite:
Recibir y remitir solicitudes, escritos, comunicaciones y formularios electrónicos
correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que lo contemplen.
Vienen especificados en la normativa reguladora del Registro (ver en Anexo 1).
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Recibir cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier órgano o
entidad del ámbito de la APA.
Expedir automáticamente recibos acreditativos de la remisión de solicitudes,
escritos, comunicaciones y formularios por parte de los ciudadanos incluyendo la
fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.
Remitir los datos recibidos al sistema de gestión de expedientes, concretamente a la
oficina gestora del trámite que se solicita.
A efectos de plazos, hay que tener en cuenta:
El Registro electrónico se rige, a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a
los interesados como a las Administraciones Públicas, por la fecha y hora oficial de la
sede electrónica.
A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se
refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día
inhábil se entenderá realizada en las cero horas y un segundo del primer día hábil
siguiente.
Serán considerados días inhábiles los así declarados en el calendario anual como días
inhábiles para la APA.
Puedes presentar tus papeles por Internet 24 horas al día, 7 días a la semana (24x7)
Recuerda:
El Registro electrónico aparece contemplado en la normativa asturiana como Registro telemático, no te confunda, es lo mismo.
Permite recibir y remitir escritos con las mismas garantías y validez jurídica que si se hiciera el trámite de forma presencial.
Los procedimientos que admiten solicitudes y aportación de información por vía telemática se publican en el BOPA.
El Registro Electrónico se mide por la fecha y hora de la Sede Electrónica, que son las oficiales.
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Fuente: Clip Art Library
5. Firma electrónica Cualquier documento dirigido a la Administración o remitido por ella ha de tener un
remitente plenamente identificado y estar firmado por la misma persona o su apoderado. Si
ese documento es electrónico, estamos hablando de certificación electrónica o firma digital.
La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están
asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:
Identificar al firmante de manera inequívoca
Asegurar la integridad del documento firmado, esto es, que es exactamente el
mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación alguna.
Asegurar que el firmante no puede repudiar lo firmado, es decir, que los datos que
utiliza para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no
podrá decir que no ha firmado el documento.
Hay dos tipos de Firma Electrónica:
Firma Electrónica avanzada. Se considera Firma Electrónica avanzada cuando:
o Permite identificar al firmante
o Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.
o Está vinculada al firmante y a los datos a que se refiere de manera única
o Ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su
exclusivo control.
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Firma Electrónica reconocida. Se considera como tal la Firma Electrónica avanzada
basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de
creación de firma. La Firma Electrónica reconocida tendrá respecto de los datos
consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación
con los consignados en papel.
En el Principado de Asturias utilizamos los siguientes sistemas de Firma Electrónica:
Para identificarse en la Sede Electrónica. Las personas que quieran relacionarse por
medios electrónicos con la APA pueden utilizar:
o Documento Nacional de Identidad Electrónico. el DNI electrónico es el
documento nacional de identidad que acredita electrónicamente la identidad
personal de su titular y permite la firma electrónica de documentos. Está
explicado con más detalle a continuación.
o Certificados de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Es un
certificado gratuito y permite realizar gestiones con la mayoría de las AAPP, al
igual que el e-DNI. Desde consultar multas, hacer la declaración de la renta,
solicitar servicios, firmar documentos, etc. Se obtiene en CERES.
o Certificados del Consejo General de la Abogacía Española. Este organismo
emite dos tipos de certificados, ambos admitidos en la Sede:
Certificado de Empleado: identifica al personal que mantiene una
vinculación jurídica con un Colegio de Abogados o un Consejo.
Certificado de Colegiado: identifica a los colegiados (abogados o
colegiados no ejercientes) dentro del ejercicio de su ámbito
profesional.
o Certificados de Firmaprofesional. Firmaprofesional es una autoridad
certificadora reconocida que emite varios tipos de certificados: de colegiado y
vinculados a un colegio o empresa. Todos ellos son también reconocidos en la
APA.
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o Certificados de Camerfirma. Camerfirma, como Autoridad de Certificación,
emite los siguientes certificados reconocidos por la APA para la realización de
trámites telemáticos
Certificado de pertenencia a empresa: Es un certificado de persona
física que incluye la circunstancia o atributo de la relación laboral o
contractual del firmante con una determinada entidad. Es el que
tenemos los empleados de la APA para firmar como tales
Certificado de representante: Es un certificado de persona física que
incluye la relación de representación legal o de apoderamiento
general del firmante respecto a una determinada entidad.
Certificado de apoderado especial:Es un certificado de persona física
que incluye la relación de apoderamiento especial del firmante
respecto a una determinada entidad.
Certificado de Persona jurídica: Es un certificado que incluye la
relación de representación del solicitante (persona física) respecto del
firmante (la entidad persona jurídica).
En la actuación administrativa automatizada: Para realizar trámites electrónicos, los
empleados que no quieran usar su e-DNI tienen a disposición los Certificados de
Camerfirma para AAPP. Estos certificados, además de los datos personales, incluyen
información sobre la relación laboral o contractual del firmante con el Principado de
Asturias, que es la que le legitima para actuar como empleado público.
Tienes toda la información sobre Firma Electrónica en http://firmaelectronica.gob.es
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5.1. El Documento Nacional de Identidad electrónico
El e-DNI expedido por la Dirección General de la Policía incorpora un circuito integrado o
chip que contiene:
Idénticos datos personales que los impresos en la tarjeta (nombre y apellidos,
filiación, fecha y lugar de nacimiento, fotografía, firma digitalizada y huella dactilar
digitalizada).
Certificado reconocido de Autenticación que permite identificarnos de cara a
realizar cualquier trámite en la Administración u otro Organismo Público o Privado
que así lo contemple. Garantiza electrónicamente la identidad del ciudadano al
realizar una transacción telemática. Este Certificado asegura que la comunicación
electrónica se realiza con la persona que dice ser, con el certificado de identidad y la
clave privada asociada al mismo.
Certificado reconocido de Firma Electrónica que permite firmar electrónicamente
cualquier documento o trámite de un procedimiento electrónico sustituyendo a la
firma manuscrita. Por tanto, garantiza la identidad del suscriptor y del poseedor de la
clave privada de identificación y firma.
Claves privadas para activar dichos certificados.
5.2. La Clave SAC
Hay otros sistemas de Firma Electrónica, como la utilización de claves concertadas en un
registro previo como usuario. Un ejemplo es el caso de la Clave SAC (Clave del Servicio de
Atención Ciudadana del Principado de Asturias)
La Clave SAC consiste en un código aleatorio o número secreto que suministra la
Administración del Principado de Asturias a todas aquellas personas que lo soliciten. Hay dos
tipos de claves, para personas físicas y para personas jurídicas (clave maestra).
La clave SAC combinada con el NIF/NIE, permitirá a su titular la consulta sobre el estado de
determinados expedientes en los que figure como interesado, así como realizar servicios y
trámites a través de la sede electrónica https://sede.asturias.es.
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Recuerda:
La firma electrónica permite identificar al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad y no repudio del documento firmado.
Hay dos tipos de firma electrónica: avanzada y reconocida. Esta última es la que tiene idéntico valor que la firma manuscrita respecto al documento firmado.
La APA admite que los ciudadanos nos remitan documentos con varios tipos de firma electrónica: e-DNI, Certificado de la FNMT, Camerfirma, Firmaprofesional y los Certificados del Consejo de la Abogacía.
Para emitir documentos electrónicos entre nosotros, a otras administraciones o a la ciudadanía, podemos utilizar el e-DNI o el Certificado de Camerfirma para AAPP.
La Clave SAC, que se obtiene gratuitamente en el Servicio de Atención Ciudadana, combinada con el NIF/NIE, permite la consulta sobre el estado de los expedientes en los que se figure como interesado, así como realizar servicios y trámites a través de la sede electrónica.
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Fuente: eniac.biz
6. Protección de datos personales La clave en la tramitación electrónica es la protección de los datos personales que viajan
asociados a los documentos.
6.1. Qué son los datos de carácter personal
Un dato de de carácter personal es cualquier información referida a una persona física que
permita identificarla o hacerla identificable.
Hay datos que te identifican claramente, como el nombre, los apellidos, el D.N.I., dirección, teléfono…
Pero también existen otros datos en que la información no aparece relacionada con su titular, pero permite identificar a esa persona, por ejemplo una dirección de correo electrónico o una dirección de Internet.
Incluso usando nombres falsos se puede rastrear la persona que está detrás.
Los datos de carácter personal se clasifican atendiendo al carácter más o menos reservado
de la información. Esta distinción encuentra su reflejo en el Real Decreto 1720/2007, de 21
de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de
protección de datos de carácter personal, que establece distintos niveles de medidas de
seguridad atendiendo al tipo de datos recogidos en los ficheros a los que resultan aplicables.
•Datos de nivel básico: cualquier dato de carácter personal no incluidos en los
niveles superiores. Nombre, apellido, edad, dirección, teléfono
•Datos de nivel medio: datos relativos a la comisión de infracciones administrativas
o penales, datos relativos a Hacienda Pública, datos de servicios financieros y de
servicios de solvencia patrimonial y crédito.
•Datos de nivel alto: datos que reflejen ideología, religión, creencias, origen racial o
vida sexual y datos recabados para fines policiales sin consentimiento de sus
interesados. Estos son los datos especialmente protegidos por la Ley.
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La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal,
(LOPD), reconoce al ciudadano la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad
para disponer y decidir sobre los mismos.
Se considera tratamiento de datos personales cualquier operación automatizada o no
automatizada que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación,
bloqueo, cancelación, comunicación, consulta, interconexión y transferencia de los mismos.
6.2. Los ficheros de datos personales
Cuando hablamos de fichero estamos refiriéndonos a un conjunto de datos ordenados, en
este caso personales, no importa cual sea la forma de almacenamiento, organización, acceso
o transmisión de los datos, siempre que exista un criterio de organización del mismo.
Hay dos tipos de ficheros en función de su forma o soporte:
Automatizados: ficheros informáticos.
No automatizados: ficheros en soporte papel.
En función de la naturaleza de la persona u órgano titular del fichero, se pueden clasificar
en:
De titularidad privada: Son ficheros de titularidad privada aquellos cuyo responsable
es una persona física o una persona jurídica, en ambos casos de naturaleza privada.
De titularidad pública: Su responsable es una Administración Pública y han sido
creados como consecuencia del ejercicio de potestades públicas.
La LOPD recoge una serie de derechos fundamentales de los ciudadanos respecto a los datos
que obran en nuestro poder:
Derecho de acceso: Permite a la persona conocer y obtener gratuitamente
información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento en un
fichero.
Derecho de rectificación: Permite corregir errores, modificar los datos que resulten
ser inexactos o incompletos y garantizar la certeza de la información objeto de
tratamiento.
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Derecho de cancelación: Permite que se supriman los datos que resulten ser
inadecuados o excesivos sin perjuicio del deber de bloqueo recogido en la LOPD.
Derecho de oposición: Es el derecho del afectado a que no se lleve a cabo el
tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo.
La AEPD es la autoridad de control independiente que vela por el cumplimiento de la
normativa sobre protección de datos y garantiza y tutela el derecho fundamental a la
protección de datos personales. Tiene, entre otras, dos publicaciones de interés:
Guía para el ciudadano y Recomendaciones a usuarios de Internet
Recuerda:
Los datos personales son de tres tipos o nivel: bajo, medio y alto.
La LOPD reconoce al ciudadano la facultad de controlar sus datos personales y la
capacidad para disponer y decidir sobre los mismos.
Sobre tus datos personales puedes ejercer los derechos de acceso, cancelación,
rectificación y oposición.
En función del soporte, los ficheros se clasifican en manuales y automatizados.
En función de la naturaleza del titular, los ficheros se clasifican en públicos y
privados
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7. La Sede electrónica del Principado de
Asturias La Sede Electrónica del Principado de Asturias es la herramienta que la Administración del
Principado de Asturias pone a disposición de la ciudadanía y las empresas para acceder a la
información, tramitación y servicios on-line, garantizando la integridad, veracidad y
actualización de la información, trámites y servicios electrónicos publicados en ella.
Podemos acceder directamente con la dirección https://sede.asturias.es o a través del portal
corporativo institucional http://www.asturias.es. Https (HyperText Transfer Protocol Secure)
es distinto de http (HyperText Transfer Protocol) y significa en castellano Protocolo Seguro
de Transferencia de Hipertexto. Frente al espacio web habitual, abierto y vulnerable, nos
garantiza un entorno seguro para el envío de datos personales y contraseñas. Es el utilizado
para transacciones comerciales y bancarias, fíjate como cambia la barra de navegación.
Cumpliendo los requisitos establecido por la LAE para las sedes electrónicas, podemos
encontrar en ella:
Identificación del Principado de Asturias como titular de la sede y responsable de la
gestión y de los servicios puestos a disposición en la misma.
Normativa relacionada con la sede y el Registro Electrónico (Telemático)
Información necesaria para la correcta utilización de la sede
Verificación gratuita de los certificados admitidos en la sede.
Sistemas de Firma Electrónica aceptados en la sede.
Fecha y hora oficiales.
Cartas de servicios
Acceso al Boletín Oficial en formato electrónico (e-BOPA)
Catálogo de Servicios y trámites, como puerta de entrada a la teletramitación:
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o Iniciación electrónica generalizada de trámites a través de la Oficina Virtual de
Registro.
o Servicios con tramitación electrónica completa.
Consulta del estado de los expedientes en Área Personal
Perfil del contratante.
Oferta de empleo público.
Tablón de anuncios de información pública y notificaciones, con el mismo valor
jurídico que su publicación en BOPA.
Información sobre la sede y utilidades.
Información relacionada con la protección de datos de carácter personal
Quejas y sugerencias.
Recuerda:
La APA garantiza la integridad, veracidad y actualización de la información, trámites y servicios publicados en la Sede Electrónica.
Cuando veas en la barra de navegación las iniciales HTPPS delante de la dirección web, te están indicando que navegas en un entorno seguro.
La Sede Electrónica es la puerta de entrada a la teletramitación y la presencia en Internet de nuestra Administración electrónica.
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8. La Calidad en la Administración del
Principado de Asturias: Cartas de Servicio El artículo tercero de la LRJPAC establece como criterios rectores de la actuación
administrativa la eficiencia y el servicio al ciudadano. En su aplicación, la Administración del
Principado de Asturias viene estableciendo mecanismos de mejora continua y simplificación
administrativa. Estas iniciativas se realizan desde una orientación al ciudadano y los
compromisos asumidos se reflejan en las cartas de servicio.
Las Cartas de Servicio representan una doble función:
Interna: permiten reconsiderar y simplificar los trámites y procedimientos
administrativos para asegurar los compromisos e indicadores que se reflejan en ellas;
Externa: informan y facilitan a los ciudadanos el ejercicio efectivo de sus derechos y
el compromiso con ellos en unos niveles de calidad satisfactorios en la gestión de los
servicios
Las Cartas de Servicio publicadas hasta ahora en la Sede Electrónica son:
Atención ciudadana
Boletín Oficial del Principado de Asturias
En materia de sanidad
En materia de consumo
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En materia de parques naturales
En materia de bienestar social
En materia de emprendedores, industria y comercio
En materia de cartografía
En materia de transporte
En materia de pesca marítima
En materia de caza y pesca
Recuerda:
Las Cartas de Servicio materializan el compromiso de la APA con la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía.
Las Cartas de Servicio tienen una doble función: interna y externa.
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Anexo 1
Normativa autonómica reguladora de la e-Administración del Principado de Asturias
El conjunto legislativo estatal es de aplicación en las Comunidades Autónomas, lo que
implica que tanto nuestras relaciones con la ciudadanía como con otras administraciones
han de estar regidas por los principios establecidos con claridad en la Ley 11/2007. Pero,
además, el Principado de Asturias ha desarrollado sus propias normas, que afectan sobre
todo al Registro Electrónico, la normalización de formularios, la interoperabilidad y la
teletramitación.
Es muy importante conocer como estas normas afectan a la tramitación de los
procedimientos administrativos. Ya no tiene sentido, como hemos visto, solicitar a las
personas documentos que ya obran en nuestro poder.
Resolución de 2 de junio de 2011, de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad, por la que se ordena la publicación del Acuerdo del Principado de Asturias y el Ministerio de Política Territorial y Administración Pública de revisión del Convenio de Colaboración entre el Principado de Asturias y el Ministerio de Administraciones Públicas para la prestación mutua de servicios de administración electrónica, suscrito el 28 de marzo de 2008.
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Resolución de 1 de febrero de 2011, de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad, por la que se ordena la publicación del Convenio Marco de Colaboración entre el Principado de Asturias y la Administración General del Estado en materia de reducción de cargas administrativas.
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Resolución de 20 de octubre de 2010, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se establecen las condiciones del proceso de digitalización de los documentos aportados por los ciudadanos al Registro General Central del Principado de Asturias.
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Resolución de 8 de febrero de 2010, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se publican los procedimientos adaptados para la transmisión
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tecnológica y automática de cesión de datos relativos a certificación catastral y certificado de grado de discapacidad, para el ejercicio del derecho recogido en el artículo 6.2 b) de la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
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Resolución de 15 de octubre de 2009, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se publican los procedimientos adaptados para la transmisión tecnológica y automática de cesión de datos relativos al certificado de hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias con la Hacienda del Principado de Asturias, certificado de hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones con la Agencia Estatal de Administración Tributaria y certificado de hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones frente a la Seguridad Social; para el ejercicio del derecho recogido en al artículo 6.2 b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
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Resolución de 6 de agosto de 2009, de la consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se regula el modelo o sistema electrónico de solicitud para la iniciación de los procedimientos a solicitud del interesado por medios electrónicos de los servicios que presta el Principado de Asturias en la sede electrónica así como la implantación de la aplicación tecnológica para su tratamiento, elaboración, diseño y publicación.
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Resolución de 9 de enero de 2009, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se publican los procedimientos adaptados para la transmisión tecnológica y automática de cesión de datos relativos a DNI/NIE y Certificado de Empadronamiento para el ejercicio del derecho 6.2 b) de la ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos
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Decreto 115/2008, de 20 de noviembre, de modificación del Decreto 111/2005, de 3 de noviembre, sobre registro telemático
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Resolución de 11 de marzo de 2008, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, sobre tramitación de planes o proyectos de sistemas de información o comunicaciones en la Administración del Principado de Asturias.
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Resolución de 30 de octubre de 2007, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se aprueba la segunda modificación del Decreto 111/2005, de 3 de noviembre, sobre Registro Telemático.
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Resolución de 23 de mayo de 2007, de la Consejería de Industria y Empleo, por la que se crea el Registro Telemático de empresas y actividades comerciales del Principado de Asturias.
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Resolución de 1 de julio de 2006, de la Consejería de Economía y Administración Pública, por la que se modifica el Anexo I del Decreto 111/2005, 3 de noviembre, sobre Registro Telemático.
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Resolución de 9 de diciembre de 2005, de la Consejería de Economía y Administración Pública, por la que se establecen los criterios de disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación de la información en los sistemas informáticos de soporte del Registro Telemático.
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Decreto 111/2005, de 3 de noviembre, sobre registro telemático.
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Resolución de 14 de septiembre de 2004, de la Consejería de Economía y Administración Pública, por la que se establece el procedimiento para el pago por vía telemática de los tributos y demás ingresos de derecho público no tributarios de la Administración del Principado de Asturias.
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Curso realizado por:
Instituto Asturiano de Administración Pública Adolfo Posada,
Gobierno del Principado de Asturias
Textos:
Pilar Sánchez Vicente
Depósito legal: AS-00879-2013
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