TERCERA UNIDAD:

Organización

Documental

Unidad de Clasificación y Descripción

Objetivos

• Identificar las principales etapas

de la organización documental y

conocer los instrumentos

vinculados al proceso de

organización.

• Conocer las principales etapas del

proceso de organización

documental y su aplicación con

instrumentos como el cuadro de

clasificación

Resultados Esperados

Contenidos del módulo

1.- Concepto de organización documental

2.- Principio de procedencia y orden original

3.- Tipos de clasificación

4.- Agrupaciones a que da origen la clasificación documental

5.- Cuadro de clasificación

6.- Concepto de ordenación documental

7.- Tipos de ordenación documental

8.- Elaboración de un cuadro de clasificación

¿Qué se entiende por

organización

documental?

Organización documental

Procedimiento intelectual y

físico, consistente en identificar

y disponer los documentos

respetando su procedencia y

orden original, para proteger su

contexto de creación y

conseguir su control físico e

intelectual.

Incluye las fases de clasificación

y ordenación documental.

Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de

modo que represente la naturaleza del organismo

reflejado en él.

Facilitar la localización conceptual de los documentos

Organización documental

Ordenación Clasificación

Principios teóricos

Procedencia

Mantener agrupados, sin

mezclarlos con otros, los

documentos procedentes

de una misma entidad

(productor documental), ya

sea una administración

pública o privada, una

persona o una familia.

Orden original

Identificar y respetar la

estructura o disposición

asignada por el productor

a los documentos.

La Clasificación consiste en agrupar

jerárquicamente los documentos de

un fondo mediante agregados o

clases documentales, desde los

más amplios a los más específicos,

de acuerdo a los principios de

procedencia y de orden original.

Según esta definición los agregados

documentales vienen dados por los

propios creadores, las personas, las

oficinas y divisiones administrativas

que tramitan los documentos en el

desempeño de sus funciones.

Tipos de clasificación

Orgánica

Funcional

Asuntos o materias

Clasificación Orgánica

Para su desempeño, las instituciones

requieren dotarse de una estructura

organizacional jerárquica, que permita

la distribución de funciones y

responsabilidades, constituyendo

áreas especializadas de

funcionamiento.

La clasificación de los documentos a

partir del elemento orgánico consiste

identificar los documentos producidos

por cada área que forma parte de la

estructura orgánica de la institución.

3.3. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 3.3.2 SECCION PERSONAL

3.3.2.1 Registro de personal 3.3.2.2 Contratos eventuales 3.3.2.3 Contratos permanentes 3.3.2.4 Expedientes

3.3.2.4.1 Oposición y concurso 3.3.2.4.2 Personales

3.3.2.5 Oficios 3.3.2.6 Memorándums

Clasificación funcional

Las instituciones se crean para cumplir

fines determinados y con funciones

específicas y para cuyo cumplimiento

desarrollan actividades, generalmente

regladas y sometidas a un

procedimiento, como resultado de las

cuales se producen documentos.

La clasificación funcional consiste en

agrupar jerárquicamente los documentos

asociándolos a las funciones y

actividades desarrolladas por una

institución a lo largo de su gestión.

Clasificación por materias

La clasificación temática se hace a partir del contenido de los

documentos, lo cual contradice los principios fundamentales de la

archivística (procedencia y orden original), ya que este tipo de

clasificación por materia rompe con las relaciones orgánicas de

los documentos y puede exigir su reordenamiento físico.

Su aplicación puede darse en colecciones documentales que, a

diferencia de los fondos, carecen de unidad de procedencia

porque no responden a una gestión institucional o personal. Por

el contrario, están constituidas por documentos de procedencia

heterogénea, cuya relación se encuentra determinada por un tema

o asunto o por el coleccionista.

Agrupaciones a que da origen la clasificación documental

Fondo documental

Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una

persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades”.

Secciones o subfondos

Un fondo puede dividirse en secciones concordantes con las divisiones administrativas o funcionales de la institución

que produce el fondo. La sección es, por tanto, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa

subdivisión orgánica y/o funcional.

Serie

El conjunto de documentos producidos en una determinada secuencia por un proceso administrativo o trámite repetitivo

producto de una actividad desarrollada por una unidad y que corresponde por lo general al mismo tipo documental y/o

materias.

Unidad documental compuesta

Conjunto secuencial de documentos producto de una tramitación administrativa, que sirve como antecedente y

fundamento a la resolución de la autoridad.

Unidad documental simple

La unidad documental simple “es la unidad archivística más pequeña e intelectual y físicamente indivisible”.

MODELO DE NIVELES DE ORGANIZACIÓN DE UN FONDO

FONDO

S-Fondo

Unidad documental

compuesta

Unidad documental

compuesta

Unidad documental

compuesta

docExpedi

ente

Unidad documental

compuesta

S-Fondo S-Fondo

Serie Serie Serie

Unidad documental

simple

Unidad documental

simple

Cuadro de clasificación

1. Instrumento archivístico, jerárquico y lógico, que refleja las relaciones entre

las funciones, actividades y procesos de una organización, con su producción

documental.

2. Herramienta para vincular los documentos al contexto de su creación, que

facilita su gestión a lo largo de su ciclo de vida.

Para su elaboración se requiere el conocimiento previo de la organización, como

misión o negocio, marco legal, historia, procedimientos, esto es, el contexto en

el cual fueron producidos los documentos.

CORPORACION NACIONAL FORESTAL (CONAF)

DIRECCION

EJECUTIVA

FISCALIA

SECRETARIA

COMUNICACIONES

GERENCIA

FINANZAS Y

ADMINISTRACION

OFICINA DE

ESTUDIO DE

SISTEMAS

DEPTO.

ADMINISTRACION DEPTO.

R.R.H.H DEPTO.

FINANZAS

SE

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SE

CC

. C

ON

TR

OL

FIN

AN

CIE

RO

GERENCIA

FORESTAL

OFICINA

TECNICA

OFICINAS

REGIONALES

DEPTO. AREAS

SILVESTRES

PROTEGIDAS

DEPTO.

MANEJO DEL

FUEGO

DEPTO.

CONTROL

FORESTAL

SE

CC

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AU

NA

SIL

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CIO

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LE

S

Esquema parcial de cuadro de clasificación orgánico y desarrollo

de sus series

2. GERENCIA FORESTAL

2.2. DEPARTAMENTO DE CONTROL FORESTAL 2.2. l. SECCION NORMALIZACION

2.2.1.1 Notas técnicas 2.2.1.2 Recopilaciones de disposiciones legales 2.2.1.3 Manuales técnicos 2.2.1.4 Informes

2.2.1.4.1 Informe estadísticos 2.2.1.4.2 Informe de plagas y enfermedades 2.2.1.4.3 Informe de fauna

2.2.1.5 Partes de fuego 2.2.1.6 Memorándums 2.2.1.7 Correspondencia

Concepto de ordenación

Es una tarea material

consistente en relacionar unos

elementos con otros de

acuerdo con un criterio

establecido de antemano,

bien sea fecha, letras del

alfabeto, números o una

mezcla de elementos. La

ordenación se aplica sobre

diversos niveles: documentos,

series, expedientes, etc.

Orden cronológico: La fecha de los documentos

es el criterio empleado por este método, siguiendo

los componentes de la misma de mayor a menor

(año, mes, día). Comenzando por el año más

remoto, los elementos se suceden hasta la fecha

más reciente, dentro de cada año por meses y

dentro de estos por días.

Tipos de ordenación

Inicio Fin

Orden Alfabético: Utiliza las letras del abecedario

como criterio de ordenación. En este criterio

podemos encontrar orden de tipo onomástico, que

utiliza las letras de los nombres de personas, y

orden de tipo geográfico o toponímico, que utiliza

nombres de lugares según su jerarquía espacial.

Tipos de ordenación

Orden Numérico: Establece la ordenación de los

documentos siguiendo la serie de los números

desde el uno en adelante.

Orden Alfanumérico: Consiste en la combinación de

letras y números para componer códigos de

ordenación.

Tipos de ordenación

Orden Numérico con carpeta de Oficios Ordinarios

AÑO 1989

Of. Ord.

Nro. 1

Of. Ord.

Nro. 2

Of. Ord.

Nro. 3

Of. Ord.

Nro. 4Of. Ord.

Nro. 5

Enero Febrero Marz

o

Inicio Fin

• ¿Por qué es importante la organización

para la gestión documental?

Elaboración de un cuadro de clasificación

(40 minutos por grupo)

A partir del texto entregado, identifique: Nombre institución,

marco legal, fecha de creación.

Elabore un cuadro de clasificación identificando al menos:

• Nombre del Fondo documental

• Niveles de organización

• Nombre de procedimientos administrativos

• Nombre de series documentales

• Nombre de Unidades documentales

¡¡¡¡Gracias por vuestra atención !!!!

Patricia Huenuqueo

David Padilla

Julieta Mandiola

8 de enero 2020

Bibliografía

• Cruz Mundet, José, Manual de archivística, Madrid, 1996.

• Cruz Mundet, José, Archivística. Gestión de documentos

y administración de archivos, Madrid, Alianza Editorial,

2012.

• Villaseca Reyes, Osvaldo: Directrices para la

Organización de Archivos, 2004.