“GESTIÓN Y GERENCIA DE LA INFORMACIÓN”

MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS (MDRYT) VICEMINISTERIO DE COCA Y DESARROLLO INTEGRAL (VCDI) PROGRAMA DE APOYO PRESUPUESTARIO SECTORIAL (PAPS) ASISTENCIA TÉCNICA FINANCIADA POR EL CONVENIO DCI / 2007 / 19027

“GESTIÓN Y GERENCIA DE LA INFORMACIÓN”

VCDI ● VERSIÓN FINAL AJUSTADA ●

PREPARADO POR:

LEONARDO ZEGARRA TAPIA

MIRIAM ALVARADO BALDERRAMA

LA PAZ, NOVIEMBRE DE 2010.-

CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN: ............................................................................................................. 2 II. ANTECEDENTES DE LA ENCUESTA: ................................................................................ 4 III. REQUERIMIENTOS DE LA INFORMACIÓN: ....................................................................... 6

3.1. Información que se Recibe....................................................................................... 6 3.2. Información que se Elabora y Envía ........................................................................ 7 3.3. Dificultades en la Elaboración de Reportes ............................................................. 8 3.4. Sugerencias para Superar las Dificultades en la Elaboración de Reportes ............ 10

IV. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL EXTERNA: .................................................................... 11 4.1. Información Requerida por Instituciones Externas ................................................ 11 4.2. Instituciones Externas que Solicitan Información ................................................. 12 4.3. Periodicidad de la Solicitud de la Información ...................................................... 14 4.4. Formatos en los que se Procesa la Información Solicitada .................................... 15

V. MONITOREO Y SEGUIMIENTO: ..................................................................................... 16 5.1. Expectativas Institucionales sobre el VCDI .......................................................... 16 5.2. Seguimiento al Cumplimiento de los Objetivos del PNDIC ................................. 17 5.3. Seguimiento al Cumplimiento de PNDIC.............................................................. 18 5.4. Gestión y Seguiminteo de Convenios .................................................................... 19 5.5. Implementación de un Sistema de Monitoreo y Evaluación ................................. 20

VI. ÁRBOL DE PROBLEMAS: .............................................................................................. 22 VII. ÁRBOL DE OBJETIVOS: ................................................................................................ 23 VIII. CONCLUSIONES: .......................................................................................................... 24 IX. RECOMENDACIONES: ................................................................................................... 27 X. ANEXOS: ...................................................................................................................... 30

10.1. Lista de Personas Encuestadas ............................................................................... 30 10.2. Boleta de Encuesta ................................................................................................. 31

Gestión y Gerencia de la Información en el VCDI Versión Final Ajustada ● Noviembre de 2010 1

GLOSARIO DE SIGLAS Y ABREVIATURAS

ADEPCOCA: Asociación Departamental de Productores de Coca. ATI: Asistencia Técnica Internacional. AECID: Agencia Española de Cooperación Internacional de Desarrollo. CEP: Centro de Estudios y Proyectos CONALTID: Consejo Nacional de Lucha contra el Tráfico Ilícito de Drogas. COFECAY: Consejo de Federaciones Campesinas de los Yungas. DIGCOIN: Dirección de Comercialización e Industrialización de la Hoja de Coca. DIGPROCOCA: Dirección Nacional de Desarrollo de las Áreas Productoras de Coca. EPB: Estado Plurinacional de Bolivia. FONADAL: Fondo Nacional de Desarrollo Alternativo. GTZ: Agencia de Cooperación Técnica del Gobierno Alemán. IBTA: Instituto Boliviano de Tecnología Agropecuaria. IDH: Impuesto Directo a los Hidrocarburos. INIAF: Instituto Nacional de Innovación Agropecuaria y Forestal. LOE: Ley de Organización del Estado. MDRyT: Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras. MESDI: Mesa de Coordinación Sectorial. NCPE: Nueva Constitución Política del Estado. ONG’s: Organizaciones No Gubernamentales. ONU: Organización de las Naciones Unidas. ONUDD: Oficina de las Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito. OEA: Organización de Estados Americanos. PAPS: Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial. PNDIC: Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca. PND: Plan Nacional de Desarrollo. PRRAF: Plan para la Revolución Rural, Agraria y Forestal. POA: Programación Operativa Anual. SAFCO: Sistema de Administración Fiscal y Control. SENASAG: Servicio Nacional de Sanidad Animal e Inocuidad Alimentaria. SIGMA: Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa TGN: Tesoro General de la Nación. UE: Unión Europea. USAID: Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. VCDI: Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral. VDS: Viceministerio de Defensa Social.


MINISTERIO DE DESARROLLO RURAL Y TIERRAS (MDRYT) VICEMINISTERIO DE COCA Y DESARROLLO INTEGRAL (VCDI)

“GESTIÓN Y GERENCIA DE LA INFORMACIÓN EN EL VCDI”

● VERSIÓN FINAL AJUSTADA ●

I. INTRODUCCIÓN: En la gestión y gerencia de información se identifican diferentes destinatarios, entre los que se encuentran:

a. Los actores internos del VCDI, los que toman decisiones más relevantes en los procesos gerenciales, los que identifican las actividades críticas y los que están a cargo de estas actividades.

b. Los actores externos y operadores de política pública con los que coordina el VCDI, a quienes se les debe rendir cuenta por razones contractuales, financieras o de dependencia jerárquica (Ministerios, Viceministerios, Contraloría del Estado, Cooperación Internacional, Asamblea Legislativa, etc.).

c. La población objetivo, que debe ser informada sobre la gestión, para tener una opinión sobre el funcionamiento y canalizar sus demandas, propuestas y necesidades y así contribuir a los objetivos que persigue el VCDI.

d. La sociedad civil, que demanda conocer sobre la gestión de los programas y proyectos que forman parte del Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca.

Estos destinatarios tienen distintos requerimientos de información. Mientras más involucrados estén en la gestión, mayor es el requerimiento de información. Los actores externos, la población objetivo (beneficiarios) y la sociedad civil demandan información más agregada y menos frecuente. Dentro de este contexto, para que la información sea útil, debe ser confiable y oportuna. Por ello, son importantes los instrumentos de recolección de información, su sistematización, la periodicidad de su provisión y el análisis e interpretación de la misma.


Además, según el origen de la información, es importante identificar quién o quiénes se hacen cargo de su recolección. Un segundo elemento a considerar es cuándo y qué información se requiere, para definir su periodicidad, contenidos, formatos de presentación y su análisis e interpretación. La gestión de esta información, actualizada y precisa alimentará el sistema de monitoreo y evaluación del VCDI con el objeto de identificar los logros y avances del PNDIC y por ende de la política pública sectorial. Este sistema permitirá al VCDI evaluar el cumplimiento del PNDIC, de sus objetivos e indicadores que serán cuantificables. Asimismo, es necesario que exista una planificación institucional en el VCDI para que la política pública sectorial sea medible ó cuantificable para evidenciar sus logros y también la retroalimentación de la misma.


II. ANTECEDENTES DE LA ENCUESTA: Para identificar la gestión y la gerencia de la información en el Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral (VCDI), se ha llevado a cabo una encuesta, del 24 de agosto al 10 de septiembre, con el objetivo de determinar los requerimientos de información y el seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca (PNDIC), tomándose una muestra representativa de la Unidad de Desarrollo Integral y Producción (UDIP), del Gobierno Nacional (MDRyT y VIPFE) y de la Cooperación Internacional. La UDIP cuenta con 10 funcionarios, la muestra tomada para la encuesta representa el 60% del personal de la UDIP. Se incluye también al personal de FONADAL, VIPFE, MDRyT y Cooperación Internacional que apoya y financia el PNDIC. La encuesta fue realizada a 17 personas, 40% de las personas encuestadas son del VCDI, 12% de FONADAL, USAID y PAPS (UE), y 6% del MDRyT, VIPFE, ONUDD y CTB respectivamente (Ver Cuadro y Gráfico 1).


GRAFICO 1

Fuente: Elaboración Propia, 2010.

La encuesta también nos evidencia, la representatividad de la muestra porque involucra a los actores que intervienen en los requerimientos de información y seguimiento al PNDIC. Es así, que el 65% de las personas encuestadas son del Gobierno Nacional y el 35% de la Cooperación Internacional que apoya al PNDIC (Ver Gráfico 2).

GRÁFICO 2 Fuente: Elaboración Propia, 2010.

CUADRO 1MUESTREO DE LA ENCUESTA

Instituciones Personas EntrevistadasUSAID 2CTB 1ONUDD 1PAPS (UE) 2MDRyT 1VIPFE 1FONADAL 2VCDI 7Total 17Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.

Muestra de la Encuesta (En porcentajes)

PAPS (UE)12%

MDRyT6%

VIPFE6%

FONADAL12%

VCDI40%

USAID12% CTB

6% ONUDD6%

Muestra de la Encuesta (En porcentajes)

Cooperación Internacional

35%

Gobierno Nacional

65%


III. REQUERIMIENTOS DE LA INFORMACIÓN: 3.1. Información que se Recibe La información que se recibe de las diferentes áreas es el “input” para la elaboración de reportes e informes que están determinados dentro de las funciones de los funcionarios del VCDI. Respecto al tipo de información que se recibe tanto en la UDIP, como en FONADAL, MDRyT y la Cooperación, se ha evidenciado que existen reportes administrativos y reportes técnicos. En los primeros se encuentran el avance financiero de los proyectos, modalidades de financiamiento y reportes C-31 para su registro en el SIGMA, mientras que en los segundos están los informe técnicos: avance financiero, registro de proyectos en el VIPFE, solicitudes de proyectos y seguimiento a la ejecución financiera de los proyectos, información gerencial de los programas, y otros datos operativos de los proyectos. En ambos reportes se encuentran los informes trimestrales y ejecución presupuestaria. El resultado obtenido demuestra que el 67% son reportes técnicos y el 33% reportes administrativos, mostrando una vez más que la información se la genera y procesa en mayor proporción en las áreas técnicas de cada entidad (Ver Cuadro 2 y Gráfico 3).

CUADRO 2INFORMACIÓN QUE SE RECIBE

Tipo de Datos Informes Administrativos

Informes Técnicos

Informes trimestrales 1 1Datos operativos y financieros de proyectos 2 2Registro de proyectos en Inversión Pública 1Seguimiento a los proyectos 2Ejecución Presupuestaria 2 2Solicitud de requerimiento de proyectos 2Avance Financiero del I-80 1Seguimiento a la ejecución financiera 1Avances Cualitativos de FONADAL 1Proyectos y Programas de DIGCOIN 1Información Gerencial de ARCO, ACDIVOCA y FONADAL 1Modalidades de financiamiento 1 1C-31 para el registro en el SIGMA 1 1Total 8 16Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


GRÁFICO 3

Fuente: Elaboración Propia, 2010. 3.2. Información que se Elabora y Envía Dada la información que se maneja para la elaboración de reportes e informes, es necesario resaltar que cada Institución, VCDI, FONADAL, Cooperación Internacional y Gobierno Nacional (MDRyT y VIPFE), tienen la información necesaria que les ha permitido generar los reportes requeridos. Los tipos de reportes e informes que se envían varían de acuerdo a su competencia, que en su defecto es la misma información que se procesa y tiene que ser entregada a los inmediatos superiores y a los niveles que requieren la información para la elaboración de reportes gerenciales que se envían a instancias o entidades externas al VCDI. La encuesta refleja que del total de personas encuestadas, 69% de los reportes que se elaboran y envían son Informes Técnicos, en los que se encuentran la ejecución física y financiera de los proyectos, inversión de los proyectos, ejecución presupuestaria y de inversión pública; y 31% son reportes administrativos con POA’s, informes de trabajo de campo y de financiamiento externo (Ver Cuadro 3 y Gráfico 4).

Informes Técnicos y Administrativos (En porcentajes)

Informes Técnicos

67%

Informes Administrativos

33%


GRÁFICO 4

Fuente: Elaboración Propia, 2010. 3.3. Dificultades en la Elaboración de Reportes Debido a la variedad de respuestas obtenidas en las dificultades que se presentan al momento de elaborar los reportes, las mismas tuvieron que ser agrupadas en cuatro grupos. Entre las respuestas con mayor frecuencia según el orden de agrupación se encuentran: i) la información no está actualizada, ii) la información no llega oportunamente, iii) la información no está disponible, también, iv) bases de datos con formatos diferentes, v) no existe un mecanismo para validar la información, vi) falta de sistematización de la información, y vii) los técnicos están en visitas de campo cuando se solicita la información.

CUADRO 3INFORMES QUE SE ELABORAN Y ENVÍAN

Tipo de Datos Informes Administrativos

Informes Técnicos

Resultados de los proyectos 1 2Ejecución de Inversión Pública 2Ejecución física y financiera de los proyectos 5Seguimiento a los proyectos 4Ejecución Presupuestaria 3 3Informes de caminos vecinales 1 1Reportes de Asistencia Técnica 2 2Información para el SISEGER 2POA's 2 2Informes de trabajo de campo 2 2Costos de los proyectos 1Informes sobre financiamiento externo 1 1Total 12 27Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.

Informes Técnicos y Administrativos (En porcentajes)

Informes Administrativos

31%

Informes Técnicos

69%


Por los resultados de la encuesta evidenciamos que del total de personas entrevistadas, 30% de las dificultades se presentan por falta de Formatos de Registro Estándar, 28% por problemas en la Actualización de la Información, 26% a causa de Precisión de la Información y 16% por la carencia de un Sistema o Software adecuado, (Ver Cuadro 4 y Gráfico 5).

GRÁFICO 5


Dificultades en la Elaboración de Reportes (En porcentajes)

Sistema ó Softw are

16%

Actualización de la Información

28%

Precisión de Información

26%

Formatos de Registro

Estándard30%

CUADRO 4DIFICULTADES EN LA ELABORACIÓN DE REPORTES

Dificultades Sistema ó Software

Formatos de Registro Estándar

Actualización de la

Información


Las entidades no registran en el sistema 1Faltan datos o información en la carpeta de Proyectos 1 1 1Problemas técnicos en el manejo de la información 1Base de datos con formatos diferentes 5La Información no llega a tiempo 3 3 3No hay un Sistema para vaciar la información 2La Información no está actualizada 5 5No existe un mecanismo para validar la información 1 1 1A veces no llega la información 1 1Se tiene que estar detrás de la información de los proyectos 1 1Falta de Sistematización de la Información 3La base de datos no está actualizada 1 1Los técnicos están en el campo 1Se prepara la información para cada requerimiento 1 1 1La Información no está disponible 2 2 2Llenar la matriz de información es moroso y tarda mucho 1 1Monitorear el flujo de recursos PAPS 1 1 1Total 9 18 16 15Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


3.4. Sugerencias para Superar las Dificultades en la Elaboración de Reportes Las respuestas obtenidas para esta pregunta muestran una variedad de sugerencias, las que al igual que las dificultades se ha agrupado en cuatro grupos. De esta manera, notamos que para superar las dificultades en la elaboración de los reportes las sugerencias se dan mayoritariamente en el campo de formatos de registro estándar, seguida de precisión de la información, la que nos permite validar la información recibida, con respuestas como: i) estandarizar y sistematizar la información, ii) generar reportes únicos de presentación de informes, iii) tener una base de datos actualizada, iv) el VCDI debe centralizar y normar la información; y v) mayor objetividad y cualificación de los reportes. Los resultados evidencian que 34% de las sugerencias están en el campo de Formatos de Registro Estándar, 29% en Precisión de Información, 23% en Actualización de la Información y 14% en Sistema ó Software (Ver Cuadro 5 y Gráfico 6).

GRÁFICO 6


Sugerencias para Superar las Dificultades (En porcentajes)

Sistema ó Softw are

14%

Actualización de la Información

23%


29%

Formatos de Registro Standard

34%

CUADRO 5SUGERENCIAS PARA SUPERAR LAS DIFICULTADES

Sugerencias Sistema ó Software

Formatos de Registro Estándar

Actualización de la

Información


Implantar un sistema informático para optimizar el tiempo 2 2 2 2Debería existir un solo sistema 1 1 1 1Mejorar el módulo de reportes para la información por sectores 1 1 1 1Se debe estandarizar y sistematizar la información 1 1 1Generar reportes únicos de presentación de informes 1Que se tenga una base de datos actualizada 1 1 1Utilizar el SIPTA de FONADAL 1Mayor objetividad y cualificación de los reportes. 1 1 1Normar el envío de la información 1 1El VCDI debe centrarlizar la información 2 2Contar con más RRHH que actualice la información 1 1Total 5 12 8 10Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


IV. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL EXTERNA: 4.1. Información Requerida por Instituciones Externas Las Instituciones externas que solicitan información al VCDI son las siguientes:

Grupo 1

Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Ministerio de la Presidencia Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo (VIPFE)

Grupo 2

Asamblea Legislativa Ministerio de Planificación del Desarrollo Ministerio de Medio Ambiente y Agua Ministerio de Salud y Deportes Ministerio de Relaciones Exteriores Viceministerio de Defensa Social Gobernaciones Departamentales Gobiernos Municipales Mancomunidades de Municipios Cooperación Internacional

La información y los reportes que se envían a estas instituciones se los puede dividir en dos grupos: los primeros que están establecidos por las normas y los segundos a requerimientos eventuales. Entre los primeros se encuentran:

1. Ministerio de Economía y Finanzas Públicas: Los reportes del SIGMA de la ejecución financiera, que es el seguimiento a la ejecución presupuestaria de la institución, se envían hasta el 10 de cada mes. Los POA’s se envían en sus formatos establecidos en agosto de cada año.

2. El VIPFE: Los reportes del SISIN sobre la ejecución física y financiera de los proyectos, se envía vía Web mensualmente.

3. MDRyT: Los reportes de la ejecución física y financiera, para el seguimiento a la ejecución presupuestaria y al POA para establecer el grado de avance y las dificultades que tiene el VCDI, se envían de forma trimestral. Actualmente el MDRyT ha implementado un Sistema de Información, Seguimiento y Evaluación a la Gestión por Resultados (SISEGER).


4. Ministerio de la Presidencia: Los reportes de los logros y actividades de los departamentos se envían según su efeméride departamental. Así mismo, el Ministerio de la Presidencia, administra y coordina el Sistema de Seguimiento y Evaluación de la Gestión Pública por Resultados (SISER).

Las otras instituciones solicitan la información según requerimiento, ocasiones especiales, para saber cuánto se ha logrado y avanzado en la ejecución, seguimiento y evaluación de los programas y proyectos. 4.2. Instituciones Externas que Solicitan Información A parte de que la información generada en el VCDI es socializada y utilizada dentro de la institución, la misma es también solicitada por otras instituciones. Esta pregunta demuestra la importancia de tener accesibilidad a la información por parte de los funcionarios para responder a los requerimientos de muchas instituciones que tienen una relación directa e indirecta con el VCDI. De las respuestas obtenidas se observa que 19% de las solicitudes de información provienen del VIPFE, 18% del MDRyT, 14% del Ministerio de la Presidencia, 13% de la Cooperación Internacional y Otros (Asamblea Legislativa, Ministerio de Medio Ambiente y Agua, Gobernaciones Departamentales, etc.), en menor proporción están con 9% el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, 7% el Ministerio de Planificación del Desarrollo y 7% el VCDI como solicitante para la Cooperación Internacional y FONADAL (Ver Cuadro 6 y Gráfico 7).

CUADRO 6INSTITUCIONES EXTERNAS QUE SOLICITAN INFORMACIÓN

Instituciones MDRyT Min. Presidencia

Min. Planificación del Desarrollo

Min. Economía Finanzas

VIPFE VCDI Cooperación Internacional Otros

USAID 1 1 1CTB 1 1 3ONUDD 1 1PAPS (UE) 2MDRyT 1 1 1 1VIPFE 1 1 1 1 2FONADAL 2 1 1 2 2 2VCDI 6 5 3 2 6 2Total 10 8 4 5 11 4 7 7Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


GRÁFICO 7

Fuente: Elaboración Propia, 2010. Del total de las respuestas se evidencia que los requerimientos de información de instituciones externas provienen mayoritariamente de las instancias gubernamentales con un 74%, seguida de la Cooperación Internacional y Otros con 13% (Ver Gráfico 8).

GRÁFICO 8


Instituciones Externas que solicitan Información (En porcentajes)

Gobierno Nacional

74%


13%

Otros13%

Instituciones Externas que solicitan Información (En porcentajes)

MDRyT18%

VCDI7%


13%

Otros13%

Min. Planif icación del Desarrollo

7%Min. Economía

Finanzas9%

VIPFE19%

Min. Presidencia14%


4.3. Periodicidad de la Solicitud de la Información Una vez que los reportes e informes han sido elaborados y enviados a las diferentes instancias, su frecuencia de solicitud es mayormente mensual. Los resultados de la encuesta evidencian que del total de respuestas recibidas 46% solicitan la información mensualmente, 18% según requerimiento, 15% trimestral , 12% semestral y 9% anual (Ver Cuadro 7 y Gráfico 9). Este comportamiento demuestra que el requerimiento de reportes e informes solicitados y establecidos por las instancias pertinentes es mayormente mensual, lo que evidencia que los funcionarios deben procesar información permanentemente y mantenerla actualizada para los distintos requerimientos internos o externos.

GRÁFICO 9


CUADRO 7FRECUENCIA SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Frecuencia TotalMensual 15Trimestral 5Semestral 4Anual 3Según Requerimiento 6Total 33Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.

Frecuencia de la Solicitud de Información (En porcentajes)

Mensual46%

Trimestral15%

Semestral12%

Anual9%

Según Requerimiento

18%


4.4. Formatos en los que se Procesa la Información Solicitada Cabe señalar que con esta pregunta se pretendía sondear el formato que cada funcionario utiliza para la elaboración de los reportes e informes solicitados. El resultado que obtuvimos es, que el uso del formato Excel es contundente, de todas las personas encuestadas el 43% utilizan este formato, seguidamente se encuentran los formatos de Word con 24%. El formato Sistema Administrativo Financiero1 con 18% que se utiliza en la Cooperación Internacional, FONDAL y en el VCDI la Contabilidad VISUAL y Otros con 15% en el que se encuentra SIGMA, SISIN, Power Point y Fox Pro (Ver Cuadro 8 y Gráfico 10).

GRÁFICO 10


1 Los Sistemas Administrativos Financieros que utilizan las Agencias de Cooperación, son los siguientes: FIT (CTB), PROFI (ONUDD), FINIX (USAID) y SIPTA (FONADAL).

CUADRO 8FORMATOS PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN SOLICITADA

Instituciones Excel Word Sistema Admi-Financiero Otros

USAID 2 2CTB 1 1ONUDD 1PAPS (UE) 2 2MDRyT 1 1VIPFE 1 1FONADAL 2 2 2VCDI 6 2 1 4Total 15 8 6 5Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.

Formatos para procesar la Información Solicitada

(En porcentajes)

Excel 43%

Word 24%

Sistema Admi-Financiero

18%

Otros15%


V. MONITOREO Y SEGUIMIENTO: 5.1. Expectativas Institucionales sobre el VCDI Con esta pregunta se pretendía conocer cómo está posicionado actualmente el VCDI, tanto en el ámbito gubernamental, como en la Cooperación Internacional y con los funcionarios del VCDI. Las respuestas fueron diversas y al mismo tiempo tenían una misma dirección, por este motivo han sido agrupadas en tres grupos, los resultados muestran que 55% de las personas encuestadas opinan que el VCDI requiere el fortalecimiento y al mismo tiempo la capacidad para operar en la política pública sectorial, 28% manifiesta que el VCDI debe coadyuvar con la gestión de programas y proyectos en el marco del PNDIC y 17% que debe realizar la coordinación gubernamental con otras instancias estatales (Ver Cuadro 9 y Gráfico 11).

GRÁFICO 11


Que se espera del VCDI (En porcentajes)

Coadyuve en la Gestión de

Programas y Proyectos

28%

VDCI Fortalecido y

con Capacidad55%

Realice Coordinación

Gubernamental17%

CUADRO 9EXPECTATIVAS INSTITUCIONALES SOBRE EL VCDI

Resultados

Coadyuve en la Gestión de Programas y

Proyectos

VDCI Fortalecido y

con Capacidad

Realice Coordinación

Gubernamental

Que incorporen los resultados del programa al PNDIC 2Que soliciten la información de manera planificada 1Los plazos en el VCDI estén alineados con las expectativas del CTB 1Que ayude en la gestión y seguimiento de los programas 2El VCDI requiere fortalecimiento institucional 2El VCDI utilice el sistema por diseñarse 1Exista análisis e interpretación de la información 1Se requiere de políticas claras 1Que realice un seguimiento a la política sectorial 2Que coordine con las instancias del MDRyT 1Mayor capacidad de gestión 2Que tome en cuenta la asistencia técnica en temas particulares 2Total 5 10 3Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


5.2. Seguimiento al Cumplimiento de los Objetivos del PNDIC La pregunta estaba dirigida a conocer el grado en que el PNDIC está logrando sus objetivos. Las respuestas una vez más fueron variadas y fueron nuevamente agrupadas para su mejor apreciación y comprensión. Del total de respuestas obtenidas 37% de las personas encuestas alude que NO se puede medir el cumplimiento de los objetivos del PNDIC, 26% enfatiza que NO se han logrado los objetivos del PNDIC, mientras que un 16% afirma que SI se están logrando los objetivos del PNDIC, pero no se los puede medir; y que el diseño y cumplimiento del PNDIC no ha sido socializado y 5% asegura que utiliza muy pocos lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo - PND (Ver Cuadro 10 y Gráfico 12).

GRÁFICO 12


CUADRO 10SE ESTÁN CUMPLIENDO DE LOS OBJETIVOS DEL PNDIC

Cumplimiento del PNDICNo se puede

medir el cumplimiento

No se han logrado los objetivos

Si , pero no se los puede

medir

El PNDIC no se ha

socializado

Utiliza pocos Lineamientos

del PND

No se sabe si se estan cumpliendo los objetivos porque no se puede medir 4No se están alcanzando los objetivos del PNDIC 2El PNDIC tiene falencias 1El diseño y cumplimiento del PNDIC no ha sido socializado 3Utiliza muy pocos lineamientos del PND 1El PNDIC no es medible ni cuantificable 2De alguna manera se están cumpliendo aunque no todos 1Hasta el momento no se han visto resultados 3Si se están cumpliendo, pero no se puede medir los resultados 2Total 7 5 3 3 1

Cumplimiento de los Objetivos del PNDIC (En porcentajes)

No se puede medir el

cumplimiento37%

No se han logrado los objetivos

26%

Si , pero no se los puede medir

16%

El PNDIC no se ha socializado

16%

Utiliza pocos Lineamientos

del PND5%


5.3. Seguimiento al Cumplimiento del PNDIC Del total de respuestas obtenidas para conocer el cumplimiento del PNDIC, que es el instrumento de planificación estratégica que permite establecer los lineamientos de desarrollo institucional del VCDI, se evidencia una amplitud de respuestas y opiniones que han sido consideradas y para su mejor sistematización han sido agrupadas en tres grupos. Los resultados nos muestran que 60% coincide que, el nuevo PNDIC requiere de un Sistema de Monitoreo y Evaluación, 16% complementa que la implementación del PNDIC no tiene relación directa con sus objetivos y 6% manifiestan que: i) los lineamientos del PNDIC deben estar bajo el PND y Plan Sectorial, ii) el nuevo PNDIC debe reflejar la visión de la Cooperación Internacional, iii) el proceso de diseño del nuevo PNDIC debe ser liderado por el VCDI, y iv) el VCDI no tiene una lectura e interpretación adecuada del PNDIC (Ver Cuadro 11 y Gráfico 13).

GRÁFICO 13


CUADRO 11SEGUIMIENTO ALCUMPLIMIENTO DEL PNDIC

Cumplimiento del PNDIC

Nuevo PNDIC requiere de un sistema

de M&E

PNDIC sin relación directa

con sus objetivos

Lineamientos PNDIC deben estar bajo el

PND y PS

Nuevo PNDIC debe reflejar

la visión de la CI

El proceso de diseño

liderado por el VCDI

El VCDI sin lectura e

interpretación del PNDIC

El PNDIC es un instrumento de Planificación y no tiene indicadores 4Falta un sistema de seguimiento y evaluación del PNDIC 4No se puede medir los resultados 3El PNDIC es un documento de posicionamiento estratégico 2La implementación del PNDIC no tiene un relación directa con sus objetivos 1Los lineamientos del PNDIC deben estar bajo el PND y Plan Sectorial 1El nuevo PNDIC debe reflejar la visión de la cooperación internacional 1El proceso de diseño debe ser liderado por el VCDI 1El VCDI no tiene una lectura e interpretación adecuada del PNDIC 1Total 11 3 1 1 1 1Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.

Seguimiento al Cumplimieno del PNDIC (En porcentajes)

60%16%

6%6%

6% 6%

Nuevo PNDIC requiere de unsistema de M&E

PNDIC sin relación directacon sus objetivos

Lineamientos PNDIC debenestar bajo el PND y PS

Nuevo PNDIC debe reflejarla visión de la CI

El proceso de diseñoliderado por el VCDI

El VCDI sin lectura einterpretación del PNDIC


5.4. Gestión y Seguimiento de Convenios Los resultados que presenta la encuesta respecto a la gestión y seguimiento a los convenios reflejan contundentemente que no se realiza el seguimiento respectivo y la mayoría de los encuestados no conocen los convenios. Del total de respuestas el 82% No conoce los convenios que financia el sector y solamente el 18% Si los conoce. Resultado similar se obtuvo con los convenios con financiadores del PNDIC, 86% No los conocen y 14% Si los conocen. Se evidenció que se elabora y trabaja a través de convenios con las organizaciones de productores, pero no se realiza el seguimiento respectivo a los mismos (Ver Cuadro 12, Gráficos 14 y 15).

GRÁFICO 14


Conoce los Convenios con Financiadores del PNDIC

(En Porcentajes)Si

14%

No86%

CUADRO 12GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONVENIOS

Convenios Si NoConoce los convenios que financia el sector 2 9Se realiza Seguimiento a los Convenios 0 13Conoce los convenios con los Productores 2 0Se realiza Seguimiento a los Convenios c/Productores 0 2Total 4 24Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


GRÁFICO 15


5.5. Implementación un Sistema de Monitoreo y Evaluación La encuesta dirige esta pregunta a la necesidad de contar con un sistema de monitoreo y evaluación del PNDIC. Las personas encuestadas dieron su apreciación y expresaron su aprobación porque piensan que si es importante esta herramienta para el seguimiento al PNDIC. Las respuestas tuvieron que ser agrupadas para su mejor sistematización y presentación. Los resultados muestran que 52% afirma que debe identificarse los indicadores del sistema de monitoreo y evaluación del PNDIC, mientras que 32% ve la necesidad de levantar una línea de base sectorial y 16% subraya que debe solicitarse y sistematizarse periódicamente la información que alimentará el sistema de monitoreo y evaluación del VCDI (Ver Cuadro 13 y Gráfico 15).

Conoce los Convenios que Financia el Sector (En porcentajes)

Si18%

No82%

CUADRO 13IMPLANTAR UN SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PNDIC

Sistema de Monitoreo y EvaluaciónDiagnóstico y una

Línea de Base Sectorial

Identificar Indicadores del Sistema de M&E

Solicitar y Sistematizar

Priódicamente la Información

Contribuyen con el diseño de la base de datos 2Debe haber un buen diagnóstico y un buena línea de base 3Se debería tener indicadores específicos, actividades y logros alcanzados 3Debe fortalecer y mejorar las capacidades de monitoreo y seguimiento al PNDIC 2Se podrá sistematizar la información 1Se conocerá a que indicadores se apunta 1Si porque se tendría la información 1Si porque sería un gran paso 2La CTB está de acuerdo con una línea de base para medir los resultados 1Mejorará los indicadores y objetivos para medir los resultados 1Deberá existir metas anuales y de efecto para el quinquenio 1Si y deberá ser concertado con los actores 1Total 6 10 3Fuente: Elaboración Propia en base a la Encuesta, 2010.


GRÁFICO 14


Implantar un Sistema de Monitoreo y Evaluación del PNDIC

(En porcentajes)

Diagnóstico y una Línea de

Base Sectorial32%

Identif icar Indicadores del Sistema de M&E

52%

Solicitar y Sistematizar

Priódicamente la Información

16%


VI. ÁRBOL DE PROBLEMAS:


VII. ÁRBOL DE OBJETIVOS:


VIII. CONCLUSIONES: En base a los resultados obtenidos de la encuesta realizada al personal del VCDI, a funcionarios de la cooperación internacional y funcionarios de instituciones del Gobierno Nacional que tienen relación directa con el VCDI, se llega a las siguientes conclusiones:

1. La información se genera principalmente en las áreas técnicas de los programas y proyectos del sector. Los técnicos recolectan los datos directos como indicadores de base que son transmitidos como insumo informativo a su inmediato superior y seguidamente al Viceministro. Sin embargo, la información que se recibe es heterogénea y dispersa.

2. La información generada en los programas y proyectos del sector no ha podido ser

sistematizada y actualizada como para convertirse en insumo informativo para la elaboración de reportes e informes que son requeridos, tanto a nivel interno como externo. Consecuentemente, la información estratégica está en peligro de no reflejar el trabajo que se realiza, los logros alcanzados, los ajustes necesarios a implementar y otros relacionados con la implementación de la política pública sectorial (PNDIC).

3. Cada programa y proyecto del sector cuenta con una base de datos diferente,

motivo por el cual los datos se procesan de diferente manera y no pueden ser utilizados en las instancias que los requieren al interior del VCDI. Para el envío y la solicitud de información se utilizan diferentes formatos de bases de datos.

4. El uso de diferentes bases de datos, que en su mayoría están en Excel, da lugar a

que se transcriban los datos una y otra vez de una base de datos a otra con el riesgo de que el contenido pierda precisión y actualidad con el proceso de transcripción. Los datos que se envían en algunos casos están incompletos, no están actualizados, no se envían los datos solicitados y/o no se obtienen los datos en las fechas que se solicitan.

5. La diversidad de formatos en los que se recibe y/o envía la información, genera:

Menor eficacia y eficiencia en el trabajo; Mayor tiempo empleado para el procesamiento y sistematización de la

información; y Limita la fluidez de la información generada por las áreas técnicas hasta

que llegue a las diferentes instancias en las que se la requiere.


6. Los reportes e informes que se elaboran y envían a las diferentes instancias, tienen una frecuencia de solicitud mayormente mensual. Paralelamente, se elaboran reportes que por la normatividad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y del Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo, deben ser presentados a principios de cada mes.

7. Ante la solicitud de informes o reportes por instancias externas se confronta con

las siguientes dificultades: i) la información no está actualizada, ii) la información no llega oportunamente, iii) la información no está disponible y iv) no existe un mecanismo para validar la información. Más aún si consideramos que los técnicos de la UDIP distribuyen su tiempo entre trabajo en gabinete y visitas de campo.

8. El VCDI no cuenta con un sistema o método para gerenciar los convenios firmados

entre el Estado Plurinacional con las agencias cooperantes referidos al sector del desarrollo integral con coca, ni tampoco se realiza un seguimiento adecuado al avance y cumplimientos de los mismos. Algo similar ocurre con los convenios con organizaciones locales de productores.

9. El VCDI, como líder del sector, actualmente no ha logrado gerenciar la información

y reportar periódicamente sobre los avances del PNDIC. El VCDI como responsable del seguimiento y monitoreo, no cuenta con un sistema que le permita tomar conocimiento sobre los avances del PNDIC, así como tampoco puede realizar enmiendas y ajustes al mismo.

10. En el marco de la planificación estratégica sectorial de largo plazo (PNDIC), el VCDI no cuenta con un mecanismo de planificación de mediano y corto plazo, que a través del monitoreo y la evaluación, permita identificar avances y/o desviaciones, respecto a los objetivos, metas e indicadores planteados en el PNDIC, el PEI del MDRyT y la programación operativa anual (POA).

11. El PNDIC carece de una estructura de planificación de marco lógico o cuadro de

mando integral, que identifique un objetivo general, objetivos específicos, metas, productos, indicadores y responsables institucionales.

12. No se cuenta con información sobre el avance del PNDIC, debido a la ausencia de

un mecanismo de seguimiento y evaluación. Cada programa y proyecto de los organismos cooperantes, en el marco de sus competencias legales, realizan sus intervenciones y cuentan con sus propias bases de datos, que no alimentan una base de datos única que centralice la información, la misma que debería estar gerenciada ó administrada por el VCDI.


13. Ante la ausencia de información agregada y sistematizada sobre la ejecución de

los programas y proyectos de la Cooperación Internacional, no se puede verificar el cumplimiento de la mayor parte de las metas previstas en el PNDIC.

14. El VCDI no cuenta con una herramienta informática ni otro mecanismo manual que

sistematice la información y datos necesarios para cuantificar y agregar los indicadores de efecto, indicadores de resultado, indicadores de la línea base y las metas establecidas en el PNDIC.

15. El VCDI no cuenta con criterios técnicos, metodológicos ni un procedimiento

operativo para realizar la evaluación intermedia ni la evaluación ex-post de la política pública sectorial (PNDIC).

La identificación de estas dificultades se debe a la ausencia de un “Sistema de Monitoreo y Evaluación” que contribuya al acceso, procesamiento, y envío oportuno y preciso de reportes; generando pérdida de tiempo, imprecisión y des-actualización en el procesamiento y envío de la información, aspectos que no favorecen a la planificación, ejecución y control de los procesos y procedimientos operativos; en consecuencia la gestión y gerenciamiento de la información tiende a ser poco eficaz.


IX. RECOMENDACIONES: A partir del análisis realizado se recomienda lo siguiente:

1. La información principal, generada en las áreas técnicas de los programas y proyectos del sector, debe ser homogénea, estructurada y precisa para que pueda ser transmitida como insumo informativo.

2. Los programas y proyectos del sector deben contar con un sistema u otro

mecanismo para que la información que evacuan esté sistematizada y actualizada, para la elaboración de reportes e informes, tanto a nivel interno como externo. Consecuentemente, la información estratégica reflejará el trabajo que se realiza, los logros alcanzados, los ajustes necesarios a implementar y otros relacionados con la implementación de la política pública sectorial.

3. Los programas y proyectos del sector deben utilizar una base de datos estándar,

donde los datos se procesen en un formato uniforme, para que la información pueda ser de fácil acceso para las instancias que la requieren al interior del VCDI.

4. Contar con una base de datos única que facilite la transcripción de los datos

obtenidos para que se constituyan en una información exacta, precisa, actualizada y veraz.

5. Se debe estandarizar los formatos para recibir y/o enviar información que apunte a:

Mayor eficacia y eficiencia en el trabajo; Menor tiempo empleado para el procesamiento y sistematización de la

información; y Favorecer la fluidez de la información generada por las áreas técnicas,

hasta que llegue a las diferentes instancias que la requieren.

6. La elaboración de reportes e informes a las diferentes instancias que la requieren, debe planificarse con una frecuencia mensual para su presentación a principios de mes y así dar cumplimiento a la normatividad del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y del Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo.

7. La solicitud de informes y/o reportes por instancias externas al VCDI, debe estar

apoyada por un sistema u otro mecanismo, con el que se logrará: i) información actualizada, ii) información a tiempo, iii) información disponible y iv) con un mecanismo para validar la información.


8. El VCDI debe implementar un sistema o método que garantice la gestión de los convenios firmados entre el Estado Plurinacional con las agencias cooperantes, referidos al sector del desarrollo integral con coca, y así realizar un adecuado seguimiento al avance y cumplimiento de los mismos. Similar situación debe darse en los convenios con organizaciones locales de productores.

9. El VCDI, como líder del sector y responsable del seguimiento y monitoreo al

PNDIC, debe contar con un sistema que le permita acceder a una base de datos única para gerenciar y administrar la información, así podrá reportar de manera periódica los avances e identificar las necesidades de ajuste al PNDIC.

10. En el marco de la planificación estratégica sectorial de largo plazo (PNDIC), el VCDI debe contar con un mecanismo de planificación de mediano y corto plazo, que a través de la implementación del monitoreo y evaluación, permita identificar avances y/o desviaciones, respecto a los objetivos, metas e indicadores planteados en el PNDIC, el PEI del MDRyT y la programación operativa anual.

11. El PNDIC debe contar con una estructura de planificación de marco lógico o cuadro

de mando integral, que identifique un objetivo general, objetivos específicos, metas, productos, indicadores y responsables institucionales.

12. El VCDI debe implementar un mecanismo de seguimiento y evaluación que

alimente una base de datos única y que centralice la información de los programas y proyectos de los organismos cooperantes, la misma debe estar gerenciada por el VCDI para identificar y obtener información sobre los avances del PNDIC.

13. El VCDI debe tener acceso a la información agregada y sistematizada sobre la

ejecución de los programas y proyectos de la Cooperación Internacional, para que le permita verificar el cumplimiento de las metas previstas en el PNDIC.

14. El VCDI debe contar con una herramienta informática u otro mecanismo manual

que sistematice la información y datos necesarios para cuantificar los indicadores de efecto, indicadores de resultado, indicadores de la línea base y las metas establecidas en el PNDIC.

15. El VCDI debe diseñar e identificar criterios técnicos, metodológicos y un

procedimiento operativo (manuales y guías), para realizar la evaluación intermedia y la evaluación ex post de la política pública sectorial plasmada en el PNDIC.


En síntesis, el diseño e implementación de un “Sistema de Monitoreo y Evaluación” contribuirá al acceso, procesamiento, y envío oportuno y preciso de reportes; optimizará el tiempo, precisión y actualización del procesamiento y envío de información, aspectos que favorecerán a la planificación, ejecución y control de los procesos y procedimientos; en consecuencia la gestión y gerenciamiento de la información será más eficaz.


X. ANEXOS: 10.1. Lista de Personas Encuestadas

N° Nombre y Apellidos Institución

1 Mary Norris USAID

2 Walter Acarapi USAID

3 Alessandro Boccoli PAPS (UE)

4 Hernán Benchaya PAPS (UE)

5 Manuel Quiroga CTB

6 Carlos Díaz ONUDD

7 David Mercado MDRyT

8 Rosina Alba VIPFE

9 Raúl Garcia FONDAL

10 Oscar Martínez FONDAL

11 Willy Gutiérrez VCDI

12 Policarpio Pérez VCDI

13 Zorzaly Rodríguez VCDI

14 Rubén Canaviri VCDI

15 Juana Lecoña VCDI

16 Juan Carlos Tapia VCDI17 Verónica Schlusselberg VCDI

ENTREVISTAS VCDI, INSTITUCIONES Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL


10.2. Boleta de Encuesta

SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN VCDI ENCUESTA A FUNCIONARIOS VCDI Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Nombre y Apellidos: Cargo: A. Requerimiento de la Información

Qué información recibe Qué información elabora Qué información envía Qué dificultades tienen en la elaboración de reportes Que sugiere para superar estas dificultades en la elaboración de reportes B. Información Institucional Externa Qué instituciones externas solicitan información Qué información solicitan (Se envía información SISIN y SIGMA) Con que frecuencia envía la información Mensual Trimestral Semestral Anual


Qué formato utiliza para procesar la información que procesa y envía Tienen un sistema para elaborar los reportes administrativos financieros C. Monitoreo y Seguimiento al PNDIC Qué se espera del VCDI Conocen el PNDIC y sus objetivos Si No Se están cumpliendo los objetivos del PNDIC Cómo concibe los lineamientos del PNDIC Conoce el manejo de convenios Está de acuerdo con los indicadores y la información que se utilice ó que alimente el sistema de monitoreo y seguimiento

Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral

Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras

Estado Plurinacional de Bolivia

©2010 Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial • P.A.P.S. La Paz, Noviembre 2010.‐

“GESTIÓN Y GERENCIA DE LA INFORMACIÓN”

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