UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANAVICERRECTORADO ACADÉMICOCOORDINACIÓN DE PREGRADO

PROYECTO DE CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA

TEMA 3LA GERENCIA Y LA

INFORMACIÓN

BACHILLER (ES):PEDEMONTE, DIONIS.

VARGAS, RENIER.CROSBY, MAGLIS.

ZAPATA, YRENNIS.

PUERTO ORDAZ, MAYO DEL 2015.LA GERENCIA Y LA INFORMACIÓN

La gerencia no puede dado al comportamiento dinámico y proactivo de su rol en los mercados en donde actúa, muchas veces en escenarios cambiantes, llenos de oportunidades y amenazas, descuidar sus sistemas de información; el establecer un banco de datos de todo aquello que la involucre en pro de tomar las decisiones que le favorezcan.

En la actualidad son muchísimas las empresas, que carecen dentro de su operatividad de la definición y utilización de los sistemas de información, todo ello porque lo han descuidado, no han determinado lo que representan, lo que ello colabora en las tomas de decisiones, en fin no lo han involucrado en su cultura organizacional y desde luego, ello ha perjudicado seriamente sus logros.

Es muy lamentable el que muchos gerentes no se han identificado con lo que represente el alcance, uso, ventajas y necesidades de contar con buenos sistemas de información, mucha culpabilidad de ello lo han tenido las mismas instituciones que no han hecho énfasis en lo que se refiere a contar con un buen sistema de información y se le proporciona poca capacitación y formación al respecto.

Es significativo que la gerencia, como los ejecutivos de la empresa, estén claros que los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, todo ello debido a que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción.

LA GERENCIA Y LA ACCIÓN DE GERENCIAR

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.

De allí que, en muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerenciar tiene que desenvolverse como administrador, supervisor, delegador, etc. De allí la dificultad de establecer una definición concreta de ese término.

En una empresa siempre se da la necesidad de una buena gerencia y para ello se nos hace necesario la formulación de dos tipos de preguntas claves tales como ¿por qué y cuándo es necesaria la acción de gerenciar?

La respuesta a esta pregunta define, en parte, un aspecto de la naturaleza de la gerencia: “La gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio”. La afirmación de que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio nos dice “por qué” necesitamos una gerencia, pero no nos indica “cuándo” ella es requerida.

Siempre que algunos individuos formen un grupo, el cual, por definición, consiste de más de una persona, y tal grupo tiene un objetivo, se hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr dicho objetivo.

Los integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo, y la gerencia debe proveer liderazgo, dirección y coordinación de esfuerzos para la acción del grupo.

De esta manera, la cuestión “cuándo” se contesta al establecer que la gerencia es requerida siempre que haya un grupo de individuos con objetivos determinados.

ORIGEN, TIPOS Y CARACTERISTICAS DE LA GERENCIA

Se cree que la gerencia tuvo su origen en las antiguas civilizaciones de Egipto y Roma. En Egipto con la aparición de la estructura y en roma con el estado; mas adelante aparecen otras instituciones muy bien organizadas como la iglesia católica y el ejército donde estas aprenden a organizarse y ha jerarquizar los poderes.

Más tarde en la mitad del siglo XVIII y principios del XIX con la aparición de la revolución industrial en el que Inglaterra en primer lugar, y el resto de Europa, sufren transformaciones socioeconómicas, tecnológicas y culturales ; se expande el comercio , la mano de obra es reemplazada por las maquinas y por ende los trabajos son realizados en menos tiempo , se da el desarrollo de la definición de la organización de recursos que hoy conocemos como empresa, donde se da la creación del mercado y aparece lo que hoy conocemos como demanda y oferta.

Con todos estos aportes se da el nacimiento de lo que hoy conocemos como gerencia y su definición va sujeta de acuerdo al punto de vista de cada quien, de manera global , se podría decir que la gerencia es la ciencia que enseña la más eficiente forma de conducir empresas hacia metas previamente fijadas, estas metas se dan mediante un proceso social que lleva a una responsabilidad de planear, regular, y ejecutar las operaciones de una empresa, para lograr los propósitos. También se podría entender como la habilidad de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las operaciones.

Además, la gerencia no es una sola sino que existen varios tipos como son:

Gerencia Contemporánea: que es la que comprende el proceso de administrar, diseñar, planear, organizar, direccionar y controlar las operaciones de la organización, que mediante la coordinación de los recursos humanos y materiales, permiten alcanzar los objetivos de esta, de manera eficiente y efectiva.

Gerencia Pública: es la capacidad de llevar a cabo lo propuesto, de actores gubernamentales para ejecutar los lineamientos programáticos de su agenda. Esta capacidad debe ser ejercida hoy día tomando en cuenta dos elementos fundamentales: racionalidad y consenso.

Gerencia Social: la trasciende la rentabilidad económica y procura la rentabilidad social.

Además existen características que están asociadas a la gerencia como son:

La Tarea

Las Funciones La Responsabilidad La Actividad La Conducción La Dirección La Administración La Coordinación

Estas características de la gerencia son esenciales para la aplicación en cualquier gerencia, ya que un verdadero líder en gerencia debe aplicarlas en su empresa y colaboradores.

Entonces, vemos como la gerencia no es nueva en la historia de la humanidad, sino, que es una ciencia antigua que ha ido evolucionando con el pasar de los años y ha tomado aportes de varias civilizaciones y cambios históricas significativos en la vida de los hombres. Dichos cambios y aportes han hecho que la gerencia sea hoy día parte esencial en la vida y la economía de cada país e individuo.

PROCESO GERENCIAL, ETAPAS Y FUNCIONAMIENTO

El proceso gerencial consiste en:

1. La Planificación2. La Organización3. La Dirección4. El Control

En forma gráfica el proceso gerencial estaría representado así:

A pesar de que la Gerencia es un proceso, constituye una unidad indisoluble, pues durante su aplicación, cada parte, cada acto, cada etapa se realiza al mismo tiempo y una con la otra están relacionadas mutuamente.

Por lo dicho, el proceso gerencial, es imposible dividirlo, sin embargo con el propósito de estudiar, comprender y aplicar mejor la administración, es necesario separar las funciones que comprende; aunque en la práctica, no siempre es posible separar una función de otra. La clasificación puede hacerse entre mecánica, y dinámica administrativa.

Dentro de la Mecánica Gerencial están incluidas las siguientes funciones:

Previsión, específica ¿Qué puede hacerse? Planificación, específica ¿Qué se va a hacer? Organización, específica ¿Cómo se va a hacer?

Dentro de la Dinámica Gerencial se encuentran las siguientes funciones:

Integración, específica ¿Con qué se va a hacer? Control, específica ¿Cómo se ha realizado?

Función de Previsión y Planificación

La primera función del proceso administrativo es la previsión y planeación, esta función consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos.

La planificación gerencial, es un proceso de selección de objetivos, alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un país, institución o empresa de que se trate.

Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa, aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos negativos. La planificación en síntesis es un proceso de proyección al futuro.

La planificación comprende en la práctica desde el nivel de ideas, pasando por el diseño de objetivos, metas, estrategias, políticas y programas, hasta los procedimientos.

Por lo dicho podemos afirmar que constituye una toma de decisiones, ya que incluye la elección de una entre varias alternativas.

Función de Organización

La segunda función del proceso gerencial es la organización, ésta es la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.

Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos) para alcanzar la producción.

En una forma más práctica implica la implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las

metas de una empresa y de cada una de sus partes; este agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura orgánica, constituye la función de organización.

Lógicamente hay empresas en que el propietario hace todo, ejecuta todas las funciones, no hay delegación de autoridad.

Función de Integración, Dirección - Ejecución

Comprende la mística de la subordinación y no de sometimiento. Los subordinados son debidamente orientados y el superior tiene una continua responsabilidad para hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y confianza. Para esto el superior hará uso de sus métodos específicos, con la tónica de liderazgo.

En otras palabras la función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, por que ellos quieren lograrlo; la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la dirección de una autoridad suprema.

Consiste también en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos. En síntesis significa poner en acción o actuar (dirigir el recurso humano)

La gestión significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para tomar decisiones extendiéndolas las ordenes e instrumentos, el director sabrá elegir la ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia.

Función de Control

El control es la cuarta función del proceso gerencial, éste consiste en la evaluación y corrección de las actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes.

Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y comprobar el objetivo trazado.

En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados con lo que se planeo previamente.

EL GERENTE, IMPORTANCIA, ROLES GERENCIALES Y PERFIL GERENCIAL DE ÉXITO

El término gerente denomina a quien está a cargo de la dirección o coordinación de la organización, institución o empresa, o bien de una parte de ella como es un

departamento o un grupo de trabajo. Como sería por ejemplo, un Gerente General, un Gerente de Finanzas, un Gerente de Personal, Gerentes de Sección, Gerentes de Turno, Gerentes de Proyecto, etc.

Estos también son llamados coordinadores, y supervisan el trabajo de otras personas de tal forma que logren los objetivos de la organización. Los empleados no administrativos trabajan directamente en una labor o tarea y no tienen a alguien que les reporte. Las organizaciones o Empresas estructuradas tradicionalmente tienen gerentes de primera línea, gerentes de nivel medio y de nivel alto. En otras organizaciones de configuraciones más generales, los gerentes pueden no ser identificables fácilmente, aunque alguien debe desempeñar esa función.

Importancia del Gerente

En un estudio de Gallup Organization basado en entrevistas, donde dos millones de personas de 700 compañías entrevistadas, se encontró que la variable más importante de la productividad y la lealtad no era el sueldo, las prestaciones ni el ambiente de trabajo sino la calidad de relación entre los empleados y sus superiores directos. Además se encontró que la manera en que una compañía maneje a su personal tiene influencia notoria en su desempeño financiero. En este informe se concluye que “no hay duda de que es benéfico manejar bien al personal”, y alguien fundamental para que esto sea factible -y de buena forma- es sin duda el Gerente.

El Gerente es alguien que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organización. Su trabajo no es de realizaciones personales sino ayudar a los demás a hacer su trabajo y conseguir logros.

Los gerentes, en la mayoría de las organizaciones, desarrollan cada día, por medio de sus experiencias y aprendizajes, nuevas habilidades que les permiten crecer tanto personalmente como profesionalmente, ya que integran las rutinas de gestión como un elemento clave en la asimilación de las principales competencias que les permite exteriorizar los comportamientos claves que llevan al éxito a la organización mediante la acción adecuada y requerida frente a las diversas situaciones tanto internas como externas, con las cuales se reta la capacidad gerencial de quienes ocupan un cargo de dirección en la empresa. La tarea gerencial implica el desarrollo de diferentes competencias que permiten a la organización contar con personas idóneas para el cargo y de esta manera trascender incluso la forma como fueron nombrados, es decir que no basta con tener el título de gerente para ser y actuar como tal frente a las realidades cada vez más cambiantes y dinámicas del entorno empresarial.

Roles Gerenciales

El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposición a fin de obtener el máximo posible de beneficio de los

mismos. En otras palabras, maximizar la utilidad productiva de la organización, sección, etc.

En la práctica moderna, el gerente es generalmente un empleado, remunerado parte por un salario y -a veces- parte a través ya sea de bonos de producción u otorgamiento de acciones de la organización para la cual trabaja.

Las tareas de gerencia son una parte importante de las funciones de un empresario. Sin embargo, ese es un término utilizado en general para designar a quien esté a cargo de una empresa, siendo, en ese sentido, un término más restringido: mientras los empresarios son gerentes, no todo gerente es empresario.

Los Roles Gerenciales definen como una serie de conductas que realizan los directivos de una organización, sin importar el nivel, durante el desarrollo de sus tareas y actividades. Segun Mintzberg en su libro "The nature of managerial work" (La naturaleza del trabajo directivo, 1973). Se identificaron 10 roles que podían ejercer los directivos de forma individual o conjunta en una misma acción, y estos roles se clasificaron en 3 categorías:

Roles Interpersonales:

Representante o cabeza visible: Consiste en cumplir con unos deberes relacionados con aspectos más sociales de la empresa. Este rol se representa, por ejemplo, cuando un directivo actúa a un acto en nombre o representación de la empresa.

Líder: Relacionado con el tipo de relación del directivo con sus subordinados y su capacidad de motivarlos, dirigirlos, orientarlos hacia la consecución de objetivos.

Enlace: Se crea, por parte del directivo, una red de contactos dentro y fuera de la empresa, en función del nivel que ocupe dentro de la misma. Generalmente, estos vínculos laterales son más fuera de la empresa cuando se trata de niveles directivos altos, mientras que si hablamos de niveles más operativos, la red de contactos suelen incluir directivos de otras unidades de la organización.

Roles Informativos:

Monitor: Relacionado con las búsqueda y obtención continua de información que nos pueda tener algún tipo de utilidad en un momento presente o futuro.

Difusor: Una vez obtenida información, se transmite al resto de niveles directos de nivel inferior para ayudar en una mejor toma de decisiones por parte de todos los directivos y personal de la organización.

Portavoz: La transmisión de información se realiza de forma "pública", generalmente al exterior de la organización.

Roles Decisorios:

Emprendedor: Referido a la búsqueda de oportunidades, a la toma de iniciativas que promueva el cambio o la orientación a nuevos escenarios.

Gestor de Problemas o Árbitro de Conflictos: Si surgen conflictos en alguno de los niveles de la organización entre personas o departamentos, el directivo los resuelve.

Asignador de Recursos: Decisiones sobre la distribución de los recursos tangibles de la organización (humanos, técnicos, financieros) para obtener unos objetivos determinados.

Negociador: Relacionado con la posición del directivo a la hora de negociar soluciones ante un determinado problema con otra parte.

No todos los directivos ejercen los roles descritos ni la intensidad con que las ejerce va a ser la misma. Eso va a depender del tipo de organización, del lugar o puesto que ocupen en la jerarquía, del grado de autonomía y libertad para tomar decisiones dentro de la organización o de la naturaleza del trabajo que realice o supervise y dirija.

Perfil Gerencial de Éxito

El Gerente ha de ser agente de cambio y gestor de desarrollo social, cuya acción genera satisfacciones a empleados, inversionistas, usuarios y sociedad en general. Debe estar preparado para el constante crecimiento personal y profesional, con el objeto de enriquecer el proceso de liderazgo y desarrollo de la dirección del equipo de trabajo. Le corresponde ser un Profesional con visión holística y pensamiento sistémico que integre la comprensión de la filosofía gerencial moderna y su aplicación práctica, orientada de un modo prospectivo al mejoramiento de la calidad humana, laboral, comunicacional, espiritual y productiva de las organizaciones, haciéndolas más competitivas en los mercados globales, dentro de un contexto de desarrollo sostenible. Éste especialista participa en la dirección de las empresas de hoy y del futuro, como estratega, formado en principios que engloben la libertad, liderazgo y responsabilidad social, con amplia cultura empresarial y preparado para aplicar los conocimientos y habilidades gerenciales en la solución creativa e innovadora de los problemas de comunicación, motivación y actuación personal de quienes conforman las empresas productivas y de servicios, del sector público y privado, en un mundo sistematizado, cambiante y altamente competido.

El camino hacia el éxito se constituye por la búsqueda de oportunidades, madurez en los procesos de negociación y la actitud para interrelacionarse e intervenir en los conflictos positivos y negativos que se presenten en una organización.

A través de la Programación Neurolingüistica (PNL) el gerente analizará por medio de sus sentidos la organización y filtración de lo que percibe del medio ambiente; es pertinente el uso de esta herramienta debido a que la apreciación creada de la otra parte ya sea a través de los medios verbales o no verbales, puede ser positiva o negativa.

El construir un adecuado perfil gerencial involucra actitudes intrínsecas en cada gerente que acompañadas de una adecuada cultura gerencial se convierte en:

Actitud positiva y directa al conocimiento gerencial, estratégico, comunicacional y de motivación acompañada de sus experiencias pasadas como fuente de reflexión y apoyo para resolver situaciones y climas organizacionales conflictivos.

Flexibilidad de pensamiento y comportamiento, a través de la inteligencia emocional que le permita adaptarse a los diferentes escenarios que se le presenten aprovechando lo mejor de ellos.

Agudeza perceptiva excepcional, alineada con las realidades del entorno intra, inter y extraorganizacional, capaz de brindarle una visión clara de los comportamientos alejados cercanos a los fines de la organización.

Actitud entusiasta hacia los logros específicos de la organización que le permiten flexibilizar y tomar decisiones en pos de los objetivos y dirección de la organización.

Capacidad comunicativa que le brinda la seguridad en la emisión y recepción de mensajes, reconociendo los pormenores de las capacidades interpretativas y resolutivas de las personas ligadas a él y sus funciones, respetándolas y utilizándolas sabiamente.

Esto se puede practicar, aprender y perfeccionar, para ello hay que modelar el aprendizaje dónde se aúnen conocimientos, habilidades y destrezas para alcanzar dicho objetivo. Mediante la correcta utilización del lenguaje se consigue que la otra parte negociadora se cree una imagen positiva y esté predispuesto a negociar o, por el contrario, una incorrecta utilización del lenguaje hace que ésta imagen sea negativa e interrumpa el hacer del negociador.

Todos percibimos a través de los sentidos, pero la teoría de la PNL refleja que hay personas que utilizan con más frecuencia, la percepción del mundo exterior, unos sienten más que otros. Hay personas que perciben el exterior preferentemente por la vista, otros por el oído y otros por el olfato, gusto y tacto, dando lugar a los visuales, auditivos y kinestésicos respectivamente.

Conocer qué tipo de persona es la otra parte negociadora (auditiva, visual y kinestésica) facilita al gerente la preparación del proceso dialéctico; el cual ha de estar construido sobre la base de un adecuado lenguaje verbal para utilizarlo en la comunicación.

Para los gerentes la aplicación de la PNL requiere práctica y entrenamiento, debe disponer de expresiones y palabras para cada tipo de personas, con el fin de que la comunicación resulte fluida, variada dirigida con un vocabulario de comprensión, conocimiento, competencia y enmarcada hacia la sensibilidad, serenidad, solidaridad y sencillez; esto es el reflejo de la perseverancia, iniciativa, laboriosidad y optimismo con el que se desenvuelve el gerente creativo, con sentido común e imaginativo, leal, honesto y sincero con ideales propios construidos desde su interior. El perfil gerencial busca construir recursos que

optimicen el comportamiento del líder y las relaciones consigo mismo, y con terceras personas.

Toda conducta humana tiene una estructura que puede ser identificada, aprendida o modificada. La programación neurolingüística (P.N.L.) es un método actualmente aplicado para hacer aflorar todo el potencial que anida en la mente del ser humano.

LA INFORMACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LA GESTIÓN GERENCIAL

La información son usadas como base fundamental para la gerencia, en la actualidad las empresas están solicitando información, con mayor regularidad, por la globalización de los mercados, lo cual hace que los gerentes estén más pendientes de lo que sucede en cualquier parte y de lo que hacen sus clientes y competidores.

La información es la herramienta que hace ver los negocios de una manera diferente, por lo tanto la alta gerencia debe requerir la información en el momento adecuado.

La información necesaria básicamente para la gerencia, se distribuye en

Información Básica, Información de Productividad Información de Competencia Información de Asignación de Recursos

Esto con la finalidad de generar riquezas, y que la empresa continúe en marcha; ésta información permite dirigir la táctica. Para la estrategia la alta gerencia requiere información organizada del entorno.

Asimismo, la estrategia debe basarse en información relacionada con los mercados, clientes y no clientes; la tecnología propia de la empresa y de la competencia, finanzas en el ámbito mundial y el ambiente económico mundial.

Por lo tanto, el gerente tiene que estar informado, tanto de sus subordinados como de la red de su entorno, lo cual le permite reunir información de suma importancia, para dirigir la táctica y la estrategia de la organización.

Los tipos de información dependen de los niveles de la organización, clasificándolas de la siguiente manera: rutinas altamente resumidas de transacciones, costos y utilidades; informes de resúmenes de áreas funcionales cruzadas; informes especiales; pronósticos e informes no funcionales.

La alta gerencia requiere de información para enfrentar con éxito los diversos problemas que aquejan a la empresa en la actualidad, y prever las posibles consecuencias del futuro.

Esta información también puede clasificarse en interna y la que proporciona el entorno. La información del entorno le permite a la gerencia emprender con éxito nuevas iniciativas para posicionarse en el mercado.

La habilidad de las empresas de diferenciarse de las demás y de competir con ellas, se basa en su capacidad de diferenciarse a la hora de manejar los flujos de información, de utilizarlos para atesorar conocimientos y de aplicarlos para desarrollar nuevas oportunidades de negocios.

Lo cual, exige la captura, proceso, análisis e interpretación de la información suministrada por los empleados, por los proveedores, clientes, competencia y entes gubernamentales, lo que se constituye en parte fundamental en la tarea del gerente.

Los sistemas de información en la empresa son necesarios porque soportan las funciones operativas, incrementando la productividad o reduciendo costos, permitiendo mejorar la estructura competitiva del negocio, a través de nuevos servicios al cliente, nuevos productos, nuevos mercados, adquisiciones de nuevos negocios y oportunidades de inversión.

Vistos de esta manera, los sistemas de información están en constante evaluación, por la dinámica de los procesos de innovación, por lo tanto, se hacen mejoras continuas o cambios al sistema de información para mantenerse delante de la competencia. Estos cambios lo denomina Rojas, L. et.al, (1999) el síndrome del cambio incremental.

La dinámica de los procesos de innovación, la incertidumbre ante el futuro y la falta de conocimiento sobre la situación actual, hacen que el gerente solicite información, la cual en algunos casos no es posible tenerla, porque los cambios ocurren tan rápidamente que no es posible mantenerse al día sobre los conocimientos informáticos, con el propósito de suministrar la información que la alta gerencia requiere; porque se tiene desconocimiento de cómo se distribuye y se aplica adecuadamente la información, lo cual no deja de ser una paradoja que la necesidad de la información para la gerencia en las empresas sea uno de los menos documentados.