Gestión Documental

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO2 0 1 0

Inicio

• La gestión documental comienza desde el momento en que se crea y/o recibe un documento y es responsabilidad de todos los miembros de una organización, para ello es necesario identificar el documento, función, ciclo vital y control ; lo que permitirá en un futuro su consulta y recuperación; estos se convierten en el testimonio de la gestión administrativa.

Qué es un Archivo

• “Es uno o mas conjuntos de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuentes de historia” Archivo General de la Nación (1994 : p.39)

Importancia del los Archivos

Testimonio de la Actividad

Investigación

ConservaciónProtección

Defensa de los derechos de los

ciudadanos

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

4 PRINCIPIOS

1. PROCEDENCIALos archivos de quien creó los

documentos no deben ser

mezclados con los creados por otros

2. Orden OriginalSe debe mantener el

orden y con las identificaciones que

recibieron en el curso de la actividad oficial de la

dependencia que los manejo

3. Descripción ColectivaIdentificar claramente el contenido de un archivo ,

no documento por documento , sino de

manera colectiva

Continuación• Consiste en agrupar y describir los

cuerpos documentales de manera progresiva y continua desde el más extenso y general hasta el mas pequeño y especifico hasta llegar a describir con ellos las actividades o funciones de la dependencia.

4 Niveles

de Control

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO (C.V.D.)ETAPA DONDE SE CONSERVAN FUNCION

1 Los documentos adquieren un valor primario

Archivos de oficina o de gestión: su responsabilidad es custodiar la documentación que se encuentra en trámite o su uso es muy frecuente

Son testimonio de la gestión administrativa Formación de asuntos o expedientes y de las series documentales.Elaboración de Bases de Datos para recuperar fácilmente informaciónPreparación de los envíos a los Archivos Centrales

2. Pérdida paulatina del valor primario

Archivo Central : recibe los documentos de los distintos archivos de oficina , una vez que las necesidades de consulta o son constantes

Servir de apoyo a la gestión administrativa

CONTINUACION C.V.D.

Etapa Donde se conservan Función

3. Desaparece el valor primario , predominan en su caso los valores históricos e informativos ( valores secundarios)

Archivo intermedio: recibe la documentación de distintos archivos centrales de la administración cuando su consulta es esporádica . La custodia hasta que se agotan sus valores primarios y transfiere aquella que debe ser conservada definitivamente en el archivo histórico

Servir como fuentes de información y apoyar estudios históricos.

4. Valor secundarios de los documentos de conservación permanente

Archivo Histórico : recibe la documentación que tiene valores secundarios y la conserva de forma permanente.

Servir a la Investigación y la cultura.

Esquema General de un sistema de archivo

Gestión Directa

Oficina Sucursales

Oficinas Principales

Archivo General

Archivos Centrales

Archivos de Oficina

Archivos de Oficina

Archivos Centrales

Archivos de Oficina

Asuntos

•Conjunto organizado de documentos de la misma tipología documental ejemplos actas, planillas, reportes, formatos, correspondencia

Expedient

es

•Conjunto organizado de documentos de diferentes tipologías que representan las actuaciones y tramite en atención de una actividad administrativa, ejemplos: contratos, negocios, casos jurídicos

Apoyo

Informativ

o

•Conjunto variado de documentos que contienen información necesaria para el desarrollo de la gestión administrativa pero que no han sido originados en la dependencia . Ejemplos textos legales, boletines, revistas.

•Estos no deben considerarse documentos de archivo y por tanto no deben ser transferidos a los archivos centrales ni generales

Documentos que se encuentran en el Archivo

Cómo garantizar la recuperación de los documentos

Organización desde la creación o recepción de los documentos•Conocer la documentación que se

produce, manuales de procesos y procedimientos

Conformar los asuntos o expedientes •Respetar el orden dentro de las carpetas•Identificar claramente la carpeta

Localizar los documentos tanto físicos como electrónicos•Garantizar la confidencialidad•Archivar de manera inmediata

bibliografía

B anco de la Republica. La Gestión documental. B ogotá: 2004 1 6 p.