PASOS DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD

¿CÓMO HIZO LA INSTITUCIÓN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD?

CELIA LEÓN CANTILLORECTORA

COLEGIO DISTRITAL DE EDUCACIÓN COOPERATIVA Y PARA EL TRABAJO

BARRANQUILLA, ENERO DE 2008

CAROLYN PEÑARANDAASESORA

Decisión del ProyectoDecisión del Proyecto

Se hizo con base en los requisitos Se hizo con base en los requisitos del cliente (Padres de Familia), la ley del cliente (Padres de Familia), la ley y el Proyecto Educativo Institucional; y el Proyecto Educativo Institucional; tomando como referencia la Norma tomando como referencia la Norma ISO 9001, versión 2005 y utilizando ISO 9001, versión 2005 y utilizando estrategias de participación, estrategias de participación, capacitación, compromiso, capacitación, compromiso, seguimiento, recursos e seguimiento, recursos e implementación con el fin de generar implementación con el fin de generar una cultura de la calidad en toda la una cultura de la calidad en toda la organización.organización.

Equipo de Trabajo con Equipo de Trabajo con AutoridadAutoridad

Una vez tomada la decisión se Una vez tomada la decisión se conformó un equipo de trabajo conformó un equipo de trabajo para planificar métodos para la para planificar métodos para la implementación y adopción de implementación y adopción de criterios para desarrollar grupos criterios para desarrollar grupos de trabajo, horarios, de trabajo, horarios, responsabilidades, responsabilidades, cronogramas de actividades, cronogramas de actividades, plan operativo, etc.plan operativo, etc.

Apoyo ExternoApoyo Externo

Se contrataron asesorías Se contrataron asesorías profesionales para orientar el profesionales para orientar el proceso, seleccionando a una proceso, seleccionando a una profesional en Ingeniería Industrial profesional en Ingeniería Industrial con Diplomado en Gestión de la con Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9000 y experiencia en Calidad ISO 9000 y experiencia en estandarización de procesos, quien estandarización de procesos, quien preparó con el equipo la preparó con el equipo la Documentación: Manual de Calidad, Documentación: Manual de Calidad, Manual de Procedimientos, Manual de Procedimientos, Descripciones de Cargo y Registros.Descripciones de Cargo y Registros.

Sensibilización a la Sensibilización a la OrganizaciónOrganización

Este proceso se inició en el año 2005 Este proceso se inició en el año 2005 con la comunicación de la decisión y la con la comunicación de la decisión y la motivación a formar parte del motivación a formar parte del proyecto, se retroalimentó en el año proyecto, se retroalimentó en el año 2007 modificando el Mapa de 2007 modificando el Mapa de Procesos, de acuerdo a los ajustes Procesos, de acuerdo a los ajustes realizados en el Diseño Curricular y el realizados en el Diseño Curricular y el Perfil de los Bachilleres y se actualizó Perfil de los Bachilleres y se actualizó en Enero del 2008 modificando el en Enero del 2008 modificando el procedimiento de Matrículas y creando procedimiento de Matrículas y creando los procedimientos para control de los procedimientos para control de riesgos entre otros cambios. riesgos entre otros cambios.

DiagnósticoDiagnóstico

Se trabajó de acuerdo a los Se trabajó de acuerdo a los resultados de la matriz DOFA, resultados de la matriz DOFA, al resultado de la Evaluación al resultado de la Evaluación Institucional 2005-2006 y se Institucional 2005-2006 y se tuvieron en cuenta las tuvieron en cuenta las necesidades y expectativas, necesidades y expectativas, quejas y reclamos de los padres quejas y reclamos de los padres de familia, estudiantes y de familia, estudiantes y comunidad para la formulación comunidad para la formulación del del Plan de MejoramientoPlan de Mejoramiento..

Política de Calidad, Objetivos Política de Calidad, Objetivos de Calidad y Propósitosde Calidad y Propósitos

Se redefinieron la Política de Se redefinieron la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad, los Objetivos de Calidad y los Propósitos de Calidad y los Propósitos de acuerdo a la norma ISO acuerdo a la norma ISO 9001:2005. La redefinición de la 9001:2005. La redefinición de la Política de Calidad tuvo como Política de Calidad tuvo como intenciónintención la formación integral la formación integral del estudiante y como del estudiante y como requerimiento del clienterequerimiento del cliente, la , la satisfacción de las necesidades.satisfacción de las necesidades.

Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico

Política de Calidad:Política de Calidad: Proporcionar una educación integral Proporcionar una educación integral

que satisfaga razonablemente las que satisfaga razonablemente las necesidades educativas y necesidades educativas y expectativas de nuestros expectativas de nuestros estudiantes, padres de familia y estudiantes, padres de familia y comunidad. Que se expresa en la comunidad. Que se expresa en la calidad de los procesos, la calidad calidad de los procesos, la calidad del ambiente laboral, la calidad de del ambiente laboral, la calidad de las decisiones, en una constante las decisiones, en una constante búsqueda del mejoramiento continuo búsqueda del mejoramiento continuo de la institución.de la institución.

Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico Objetivos de Calidad:Objetivos de Calidad: Aumentar el promedio académico de Aumentar el promedio académico de

los estudiantes de Básica en los los estudiantes de Básica en los niveles de comprensión lectora de niveles de comprensión lectora de sobresaliente a excelente en el año sobresaliente a excelente en el año 2008 y sostenerlo en el tiempo.2008 y sostenerlo en el tiempo.

Elevar el promedio de pruebas Elevar el promedio de pruebas ICFES pasando del nivel medio-bajo ICFES pasando del nivel medio-bajo al nivel medio en el año 2008 y al nivel medio en el año 2008 y sostenerlo en el tiempo.sostenerlo en el tiempo.

Elevar el promedio de estudiantes Elevar el promedio de estudiantes que van al mercado laboral y a que van al mercado laboral y a realizar estudios tecnológicos y realizar estudios tecnológicos y universitarios.universitarios.

Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico

Propósitos:Propósitos: Formación integral de los Formación integral de los

estudiantes.estudiantes. Desarrollo de competencias Desarrollo de competencias

básicas: interpretativa, básicas: interpretativa, argumentativa y propositiva.argumentativa y propositiva.

Formación en valores Formación en valores cooperativos.cooperativos.

Formación para el trabajo.Formación para el trabajo.

Direccionamiento EstratégicoDireccionamiento Estratégico

Forman parte del Forman parte del direccionamiento direccionamiento estratégico además:estratégico además:

Misión y VisiónMisión y Visión Principios y ValoresPrincipios y Valores FilosofíaFilosofía

Planificación de los ProcesosPlanificación de los Procesos

Caracterización de los Caracterización de los Procesos de Procesos de Direccionamiento, Direccionamiento, Misionales y de Soporte Misionales y de Soporte (Mapa de Procesos).(Mapa de Procesos).

Matriz de Relación.Matriz de Relación.

Matriz de RelaciónMatriz de Relación

Formación

Integral

Desarrollo

Competencias

Básicas

Formación

en valores

cooperativos

Formación

para el

Trabajo

Otros

Total

Valores como

ser humano

5 3 5 5 1 19

Buen nivel

académico

3 3 5 5 1 17

Tecnología de

punta

3 3 3 3 1 13

Formación en

un oficio

5 3 5 3 1 17

Bienestar

estudiantil

3 5 3 5 1 17

Cumplimiento

de horarios

5 3 5 5 1 19

Resultados

Icfes

3 3 1 1 1 9

Total

27 23 27 27 7

Propósitos

Requisitos

Interpretación Matriz de Interpretación Matriz de RelaciónRelación

Puntaje:Puntaje:1 = No hay relación1 = No hay relación3 = Algún tipo de relación3 = Algún tipo de relación5 = La mejor respuesta al cliente5 = La mejor respuesta al cliente

En el cruce de las dos variables de la matriz En el cruce de las dos variables de la matriz la suma de las filas horizontales nos prueba la suma de las filas horizontales nos prueba que tanta coherencia hay entre propósitos y que tanta coherencia hay entre propósitos y lo que quiere el cliente. Lo máximo en la lo que quiere el cliente. Lo máximo en la suma debe ser 30, por debajo de 15 estamos suma debe ser 30, por debajo de 15 estamos mal, por encima de 15 nos estamos mal, por encima de 15 nos estamos acercando al cliente.acercando al cliente.

La suma de las columnas verticales muestra La suma de las columnas verticales muestra que tan cerca está la institución a la que tan cerca está la institución a la intención de calidad ya que la política de intención de calidad ya que la política de calidad se forma con los propósitos que son calidad se forma con los propósitos que son coherentes con lo que quiere el cliente. coherentes con lo que quiere el cliente.

CapacitaciónCapacitación

Esta se inició con el Diplomado en Esta se inició con el Diplomado en Gestión de la Calidad en el Sector Gestión de la Calidad en el Sector Educativo realizado por la Rectora Educativo realizado por la Rectora con el ICONTEC en el año 2006. con el ICONTEC en el año 2006. Durante el 2007 y el 2008 se realizó Durante el 2007 y el 2008 se realizó la multiplicación a la Coordinadora y la multiplicación a la Coordinadora y a los Profesores. En el 2009 se a los Profesores. En el 2009 se profundizará la información a los profundizará la información a los profesores y se realizó la Revisión profesores y se realizó la Revisión por la Dirección.por la Dirección.

DocumentaciónDocumentación

Preparación de los Documentos Preparación de los Documentos Planificados: Procedimientos, Planificados: Procedimientos, Instructivos, Registros, Manual Instructivos, Registros, Manual de Calidad, Disponibilidad y de Calidad, Disponibilidad y Control de los mismos en los Control de los mismos en los puntos de uso y puntos de uso y almacenamiento y protección de almacenamiento y protección de registros.registros.

ImplementaciónImplementación

Desarrollo de los procesos, Desarrollo de los procesos, divulgación y entrega de divulgación y entrega de documentos de calidad a la documentos de calidad a la Coordinadora de Aseguramiento de Coordinadora de Aseguramiento de la Calidad quien administra el S.G.C. la Calidad quien administra el S.G.C. y distribuye los Procedimientos que y distribuye los Procedimientos que le corresponden a cada uno de los le corresponden a cada uno de los usuarios del sistema: Docentes, usuarios del sistema: Docentes, Personal Administrativo y de Personal Administrativo y de Servicios, Coordinadora, Portero, Servicios, Coordinadora, Portero, Celador, Asistente, Aseadora, Celador, Asistente, Aseadora, Secretaria y Auxiliar Administrativa.Secretaria y Auxiliar Administrativa.

Revisión por la DirecciónRevisión por la Dirección

Reajustar para Reajustar para evaluar evaluar oportunidades de oportunidades de mejora en la eficacia mejora en la eficacia y cambios en el y cambios en el Sistema de Gestión Sistema de Gestión de la Calidad.de la Calidad.

Mejoramiento ContinuoMejoramiento Continuo

Para la mejora continua se usa la metodología Para la mejora continua se usa la metodología P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) para P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) para cada uno de los procesos.cada uno de los procesos.

Esta metodología conduce a detectar aún sin Esta metodología conduce a detectar aún sin auditorías las auditorías las No ConformidadesNo Conformidades que a su vez que a su vez permiten realizar Acciones Correctivas y permiten realizar Acciones Correctivas y Preventivas para mejorar el direccionamiento y Preventivas para mejorar el direccionamiento y funcionamiento de todos los procesos funcionamiento de todos los procesos institucionales, administrativos, académicos o institucionales, administrativos, académicos o misionales y los que tienen que ver con el entorno misionales y los que tienen que ver con el entorno comunitario.comunitario.

Las No Conformidades en este caso tienen que ver Las No Conformidades en este caso tienen que ver con las quejas, reclamos y sugerencias de padres con las quejas, reclamos y sugerencias de padres de familia, estudiantes y comunidad.de familia, estudiantes y comunidad.

Metodología PHVAMetodología PHVA

EstaEsta metodología conocida como “Planificar-Hacer- metodología conocida como “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” (PHVA) se aplica a todos los Verificar-Actuar” (PHVA) se aplica a todos los procesos descritos en el mapa de procesos. PHVA procesos descritos en el mapa de procesos. PHVA puede describirse brevemente como:puede describirse brevemente como:

Planificar: Establecer los objetivos y procesos Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos de los estudiantes y padres de con los requisitos de los estudiantes y padres de familia y las políticas de la organización.familia y las políticas de la organización.

Hacer: Implementar los procesos.Hacer: Implementar los procesos. Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de

los procesos y los productos respecto a las los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.producto, e informar sobre los resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. continuamente el desempeño de los procesos. Legislación Educativa M.E.N. Ley 715. Ley 115, Legislación Educativa M.E.N. Ley 715. Ley 115, Resoluciones y Decretos.Resoluciones y Decretos.

Metodología PHVAMetodología PHVA

La metodología del PHVA se utiliza La metodología del PHVA se utiliza desde el punto de vista educativo desde el punto de vista educativo teniendo en cuenta los siguientes teniendo en cuenta los siguientes aspectos:aspectos:

Quién es el Cliente del proceso Quién es el Cliente del proceso educativo?educativo?: La sociedad, el estado, : La sociedad, el estado, los padres de familia, los los padres de familia, los estudiantes.estudiantes.

Cuáles son los requisitos del Cuáles son los requisitos del producto?producto?: : Los que establece el Los que establece el PEI y el Manual de Convivencia de PEI y el Manual de Convivencia de la institución.la institución.

Pre - auditoríasPre - auditorías

Se realizarán Se realizarán internamente por la internamente por la Coordinadora de Coordinadora de Aseguramiento de la Aseguramiento de la Calidad y el Equipo de Calidad y el Equipo de Gestión de la Calidad.Gestión de la Calidad.

Primer Ciclo de Auditorías Primer Ciclo de Auditorías InternasInternas

Lo realizará la Asesora Lo realizará la Asesora Externa quien formulará Externa quien formulará las las Acciones Correctivas Acciones Correctivas y Preventivasy Preventivas basada en basada en los hallazgos que los hallazgos que encuentre o encuentre o No No ConformidadesConformidades..

Auditoría ExternaAuditoría Externa

A largo plazo para A largo plazo para la certificación la la certificación la realizará la entidad realizará la entidad asignada por el asignada por el M.E.N y/o la M.E.N y/o la Secretaría Distrital.Secretaría Distrital.