Material de Implementación de SGC en instituciones ...

Implementación de SGC en instituciones educativas y el beneficio obtenido

Septiembre de 2019

8vo. Seminario en Calidad 2019 Innovando la Gestión de la Calidad

Darío E. Guaycochea Guglielmi Rafaela Blanca Silva López Mónica Silva López Apolo Juan González Martínez

Material de Consulta

UAM Unidad Lerma

La Unidad Lerma, la más pequeña y joven de la UAM fue aprobada por el Colegio Académico en la sesión 312, el 13 de mayo de 2009. Recibió a su primera generación de 3 licenciaturas en 2011.

Actualmente cuenta con

• 9 licenciaturas y un posgrado

• 2 posgrados en proceso de aprobación

• 88 profesores,

• 903 alumnos inscritos,

• 10,000 m2 de superficie construida, que aumentarán a 20,500 a fines del presente año.

8vo. Seminario en Calidad 2019


¿Cómo era la administración de la UAM Lerma antes del SGC?

No existían instrumentos específicos de la Unidad para organizar el trabajo administrativo y los servicios. Solo se contaba con los manuales de procedimientos institucionales, muy importantes pero insuficientes.

Se carecía de un esquema que asignara responsabilidades específicas, que permitiera controlar eficazmente los documentos, dar seguimiento a los trámites, deslindar responsabilidades y evaluar servicios y resultados entre otras cosas.



¿Por qué un SGC para la UAM Lerma?

En algunas organizaciones lo que anima a implantar un SGC es obtener una certificación por un organismo externo en el corto plazo, para ostentar un timbre de calidad en sus productos y servicios y para respaldar el desempeño de los mandos medios y superiores. No fue esto lo que se buscó en Lerma.

Lo que animó a emprender este proyecto fue aprovechar las bondades de la Norma ISO 9001-2015 en beneficio de la institución, procurando la mayor eficiencia, eficacia y transparencia en los procedimientos.

Asimismo se procuró reducir los recursos destinados al trabajo administrativo cotidiano en lugar de incrementarlo con la incorporación de nuevas prácticas.



Motivaciones internas

Necesidad de contar con procesos y

procedimientos ordenados,

eficientes, eficaces y trazables.

Motivaciones externas

Auditorías internas y externas,

acreditación de los planes de estudio,

transparencia y responsabilidad en

el manejo de fondos públicos.

¿Por qué un SGC para la UAM Lerma?



¿Con qué recursos contábamos para desarrollar un SGC?

En algunas organizaciones, incluso en universidades, se cuenta con oficinas y hasta departamentos completos para encargarse de la gestión de la calidad. En la UAM Lerma éramos conscientes desde el principio que no contaríamos con tal apoyo y que la única manera de enfrentar la tarea era con el trabajo de todas las áreas administrativas, debidamente coordinadas.

No habiendo posibilidades de abrir una oficina específica se distribuyó el trabajo entre las pocas existentes: la Oficina de Planeación e Información Institucional, la Coordinación de Campus Virtual y la Oficina del Secretario de Unidad principalmente.



¿Con qué recursos contábamos para desarrollar un SGC?

Tampoco se contaba con recursos suficientes para licencias de software, ni para capacitación. Lo primero se resolvió con el empleo de software libre y desarrollos propios, y para lo segundo se organizaron algunos cursos para mandos medios de Rectoría y Secretaría y se apeló a la experiencia acumulada en otras unidades y Rectoría General.

Otro recurso disponible y que no es menor son las normas y disposiciones institucionales, que emanan de diversos órganos conforme a la legislación universitaria; así como los planes de desarrollo institucional y unitario. El Plan de Desarrollo de la Unidad Lerma 2015-2024 fue aprobado por el Consejo Académico a principios de 2015 y fue el punto de partida para el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Lerma (SGCL).



¿Los procesos y procedimientos del SGC van aparte de las

normas y procedimientos institucionales?

Nooooo; todo lo contrario • No hay que duplicar o multiplicar manuales, procesos, informes,

guías, formatos

• Los procesos, procedimientos del SGCL y el sistema mismo en general

están integrados y son complementarios a las normas y procedimientos institucionales;

se articulan con los planes de desarrollo, los programas operativos y el presupuesto;

incorporan los informes de actividades, formatos, trámites diversos que están ordenados por la normativa institucional como parte del sistema



Normativa

institucional:

Legislación Nacional Ley Orgánica, Reglamentos,

Manuales, Acuerdos, Circulares

Sistema de gestión de

calidad

PDI PDL

POAs

Presupuesto: formulación,

ejercicio y evaluación

Informes de actividades

SIIUAM

Campus virtual



Antecedentes

Políticas Generales de la UAM

• Procurar que la planeación de las actividades se realice de manera sistemática, permanente y participativa por los miembros de la comunidad universitaria (5.1.1)

• Establecer las medidas operativas más adecuadas para el cumplimiento de planes, programas y proyectos (5.1.4)

• Evaluar periódicamente el desarrollo y resultado de los planes, programas y proyectos de las diferentes actividades institucionales y proponer medidas para fomentarlos, modificarlos o cancelarlos (5.1.5).

Plan de Desarrollo Institucional

Objetivo estratégico A4

Contribuir al desarrollo de las funciones sustantivas, al crecimiento de la Universidad y al aprovechamiento eficiente y responsable de los recursos institucionales.



Antecedentes

Plan de Desarrollo de la Unidad Lerma

Objetivo estratégico A01

Ofrecer servicios efectivos, que promuevan la optimización del cumplimiento de las funciones académicas, el bienestar y la seguridad de la comunidad universitaria, basados en instructivos y procedimientos documentados (sistema de gestión de calidad) en una plataforma digital.

Otros

La Universidad cuenta con experiencia en gestión de la calidad, a través de los trabajos realizados por algunas de sus unidades.



Los primeros pasos para la implantación del SGCL

27 miembros del personal de confianza de la Rectoría y Secretaría de la Unidad participaron del curso de

educación continua Análisis e Implementación de la Norma ISO 9001-2015, del 28 al 30 de marzo de 2016.

El Rector de la Unidad integró la Comisión Encargada de Formular una Propuesta para el Sistema de Gestión De Calidad de la Unidad Lerma, que inició sus trabajos en

mayo de 2016.

Una vez que la Comisión realizó su trabajo y emitió dictamen el Rector de la Unidad creó el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Lerma por acuerdo

02/2017 del 26 de abril de 2017.

Los primeros 8 procesos con procedimientos se publicaron el 01 de junio de 2017 mediante circular SUL

03/2017 de la Secretaría de Unidad.



El empleo de software libre

Fue decisión de la Unidad emplear software libre

para las necesidades del proyecto no solo por las

restricciones presupuestales.

Aunque se hubieran tenido recursos se consideró

conveniente no emplearlos en licencias de software

sino investigar la disponibilidad de software

libre lo suficientemente robusto para el desarrollo de un sistema confiable.



Bizagi Modeler

Aplicación basada en el estándar Business Process Model and

Notation (BPMN) que brinda la posibilidad de documentar y modelar

procesos de negocio fácilmente.

Realiza publicaciones de gran calidad en

SharePoint, Word, PDF y muchos otros formatos. Estos, además, pueden

ser exportados e importados a través de

XML.

Cuenta con una interfaz de usuario muy cómoda.

Los archivos se componen,

fundamentalmente, de diagramas de flujo y pueden representar cualquier cosa que

desees.

Programado en Java y .NET



Bizagi Modeler



Permite la gestión de procesos de negocio.

Conecta y comparte, aumentando la participación en el proceso de colaboración entre los interesados en el modelado de procesos.

Realiza exportaciones HTML sin conexión de todos los procesos


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ADONIS



Sistema de Gestión de Calidad UAM Lerma



Taxonomía de Procesos

Procesos Estratégicos: soporte para la toma de decisiones.

• Son estratégicos porque condicionan la definición y la consideración de los demás procesos y actividades que deben ofrecer un soporte para la toma de decisiones.

Procesos Clave: soporte para la operación de la institución.

• Diseño, planificación y supervisión de la estrategia académica, de los recursos, y los proyectos operativos.

Procesos de Apoyo: complementan los procesos anteriores.

• Necesarios para operar adecuadamente los procesos clave y estratégicos.



Clasificación de procesos y procedimientos



Formato de procesos

Incluir ejemplo



Formato de procesos



Formato de procedimientos



Tabla de tareas



Formatos y

guías



Definiciones y acrónimos



Lista de procesos y procedimientos


Normatividad y Lineamientos


Beneficios obtenidos


Atender los Objetivos Estratégicos del PD-UAML: A01

Organización del trabajo administrativo y los servicios: solicitud – ejecución – evaluación

Alineación de procesos con la Estructura Organizativa de la UAML

Ambiente de trabajo adecuado: definición clara de funciones y responsabilidades; los participantes son conscientes de como su rol incide en la calidad y éxito de los procesos

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Permite considerar las necesidades y expectativas de los usuarios y participantes

Sinergias: comunicación y coordinación entre instancias y áreas

Gestión: obtención de información sobre posibles mejoras, gracias a la documentación y análisis sobre el desarrollo de los procesos

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Eficiencia y transparencia en el desarrollo de procesos

Optimización en el uso de los recursos, reducción de tiempos

Calidad en los procesos, al establecer pautas a seguir

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Un camino hacia la mejora continua:

¿ El proceso es de calidad?

¿Satisface las expectativas del usuario?

A nivel externo, ha permitido la atención de auditorias

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Nuevas etapas del desarrollo del SGCL


Control de documentos

Auditorías internas

Atención a no conformidades

Revisión de indicadores




REPLA, RETRA; al momento no están publicados los procedimientos institucionales que emanan de estos reglamentos

Actualización de procesos en

términos de las reformas

reglamentarias

Incorporación de la divisiones y

departamentos académicos al

SGCL

Inicia el presente año con la

aprobación de los procesos de

sistemas escolares

Revisión por alta dirección


Los ponentes hacen un reconocimiento a todo el personal de la Rectoría y Secretaría de la Unidad Lerma que participó y continúa participando de este esfuerzo, en particular a la Lic. Ana Angélica Chávez Miranda, así como el apoyo de la Unidad Azcapotzalco.



Gracias



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