Inducción proceso de compras
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PROCESO COMPRAS
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PROCESO COMPRAS
OBJETIVO
Atender de forma eficiente los requerimientos de la empresa usuaria y losprocesos, asegurando su continuo abastecimiento, así mismo larentabilidad de la organización a través de la adquisición de bienes yservicios, dentro del cumplimiento de la legislación aplicable y lasdirectrices del SGI.
Proceso de compras
Gerencia corporativa
•Cada vez que se recibe o
entrega un pedido.
•El cumplimiento de los
requisitos para Selección,
Monitoreo y seguimiento al
desempeño de los proveedores
(Evaluación y Reevaluación).
•Medición y Verificación
Cumplimiento de los
indicadores de gestión del
proceso para generar
información de entrada para la
revisión y la mejora.
•Aplicación de Acciones
Correctivas, Preventivas y de
mejora al proceso y a los
proveedores de mutuo acuerdo y
ser necesario.
•Atención de Quejas, Reclamos y
No Conformidades relacionadas
con su proceso.
•Revisión y Validación de
Objetivos, indicadores y metas.
•Planificación de Compras de acuerdo
con las necesidades del cliente.
•Planeación de la Evaluación y
Reevaluación de Proveedores.
• Planeación de Actividades para
mejora del proceso
Proceso de compras
Gerencia corporativa
• Cumplir con las directrices para la
selección, monitoreo seguimiento y
registro de proveedores.
• Gestionar las solicitudes de los procesos y
empresas usuarias.
• Cumplir con el monitoreo, Evaluación y
reevaluación de proveedores
programadas.
• Realizar la Calificación de Proveedores de
Productos/Servicios Críticos y el control
de calidad del servicio de estos
proveedores.
• Controlar existencias y compras de los
insumos.
• Control Base de Datos Proveedores.
• Gestionar ordenes de compra, recibo y
entrega pedidos.
CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO DE
COMPRA
INFORME DE LA ENTREGA PERFECTA
CUMPLIMIENTO PLAN DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
MAQUINARIA Y EQUIPO
CUMPLIMIENTO PLAN DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
INFRAESTRUCTURA
Proceso de compras
Gerencia corporativa
EQUIPO DE TRABAJO
Coordinador Nacional Compras-Cali
Ivonne Rincón Cortes
Cel. 3188273497
Asistente de Compras-Cali
Lizeth Zuleta García
co
Cel. 3165292966
Gerente Corporativo-Cali
Armando Gil Molina
Cel. 3178514560
Asistente de Compras-Bogotá
Diógenes Gil Acevedo
Cel. 3174355173
Auxiliar de Almacen- Cali
Yurley Salazar Grajales
Cel. 3162086868
Proceso de compras
Gerencia corporativa
Responsable Requerimientos
Ivonne Rincón Cortés-Coordinador
Nacional de Compras
Solicitudes de Empresas usuarias: Insumos, maquinaria,
dotación, Epps, equipos computo, comunicaciones, compras de
reinversión y todas las solicitudes de clientes.
Lizeth Zuleta-Asistente Compras Solicitud Gastos internos: papelería y elementos internos,
equipos computo y comunicación, publicidad, insumos aseo planta,
reparaciones locativas, apoyo en gestión de gastos de viaje.
1. Detectar la necesidad de compra y gestionar visto bueno de
jefe inmediato para gastos internos
2. Toda solicitud de compra debe ser tramitada teniendo en
cuenta el cronograma de solicitud de gastos internos
3. Para las solicitudes de Elementos, Materiales, Insumos,
Equipos, Dotación deben diligenciar el formato COM-FOR-
001, para la solicitud de servicios debe tramitarse por escrito a
través de un correo electrónico
4. Toda compra debe ser aprobada por el responsable SAC para
cada empresa usuaria y por la Gerencia Corporativa para
gastos internos, las entregas se realizarán de acuerdo a esta
aprobación.
5. Toda compra debe ser soportada con el recibido a satisfacción
a través del COM-FOR-001 para todos los requerimientos y el
COM-FOR-005 para entrega de dotación por trabajador en
misión
PROCESO DE LA COMPRA
Proceso de compras
Gerencia corporativa
RESPONSABLES DE REQUERIMIENTOS
CRONOGRAMA SOLICITUD REQUERIMIENTOS INTERNOS
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 3 8 9 10 11 12 13
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 14 15 16 17 18 19 20
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 21 22 23 24 25 26 27
25 26 27 28 29 30 31 29 28 29 30 31
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 1 1 2 3 4 5
4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12
11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19
18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26
25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25
25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31
1
2
3
ENERO FEBRERO MARZO
ABRIL MAYO JUNIO
SOLICITUD GASTO INTERNO PROCESO COMPRAS AÑO 2016
Realización y envío de pedido en formato COM-FOR-001, enviar por ticket ó ubicación en red, ruta:
Consolidación, visto bueno, aprobación y compra de los requerimientos de gasto interno
Entrega de requerimientos a solicitantes
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1. Todos los pedidos deben solicitarse a
través del COM-FOR-001, si no viene en el
formato deberá realizarse nuevamente
2. Los solicitantes que no tengan acceso a
serviticket deben ubicar los pedidos en la
siguiente ruta: Y:\ARCHIVOS DE
CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO
COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\1.
SOLICITUD PEDIDOS\ASOLICITUDES
PAPELERIA,CAFETERIA Y ASEO GASTO
INTERNO
3. La Asistente de gerencia consolida las
solicitudes Bogotá y gestiona visto bueno
de Gerencia Regional, la Asistente de
Compras consolida Cali y Ciudades
4. Todos los pedidos serán aprobados por la
Gerencia Corporativa y se realizarán las
entregas de acuerdo a esta aprobación
5. Para las regionales Pereira, Medellín,
Barranquilla, Ibagué y Bucaramagna se
realizará un pedido bimensual
Ruta cronograma: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTASGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTIONPROCESOS\COM\0. PLANEACION PROCESO COM
Proceso de compras
Gerencia corporativa
SOPORTES DE ENTREGA DE REQUERIMIENTOS
Ruta Copia Controlada: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTIONPROCESOS\COM\7. COPIAS CONTROLADAS COM
COM-FOR-001 COM-FOR-005
Proceso de compras
Gerencia corporativa
Naturaleza Documentación requerida
PersonaJurídica
Cámara y comercio
RUT
Certificación bancaria (si la certificación
no está a nombre del proveedor debe
enviar carta autenticada autorizando el
pago a otro tercero)
Cedula Representante Legal
alidar con Compras si el proveedor aplica
para realizar registro (COM-FOR-002
Registro Proveedor) y otros requisitos.
PersonaNatural
RUT/ Cámara y Comercio
Certificación bancaria (si la certificación
no está a nombre del proveedor debe
enviar carta autenticada autorizando el
pago a otro tercero)
Cedula Representante Legal
Validar con Compras si el proveedor
aplica para realizar registro (COM-FOR-
002 Registro Proveedor) y otros
requisitos.
Las cuentas de cobro deben tener todos
los datos requeridos por el modelo de
cuenta de cobro suministrado por el
proceso de compras.
Si se requiere realizar compra a un proveedor puntual se debe validar con el proceso de compras que el
proveedor se encuentre registrado en el sistema, en caso contrario se debe solicitar y enviar los siguientes
documentos:
• En caso de que el proveedor entregue la
factura/cuenta de cobro directamente al
solicitante, debe enviarla de manera
inmediata a compras teniendo en cuenta
los tiempos de envío para asegurar que el
documento sea radicado en la oficina
principal dentro de las fechas establecidas
• Cada solicitante debe verificar las
condiciones de entrega de los productos o
servicios y firmar recibido a satisfacción en
la remisión que el proveedor presenta
como soporte de facturación
• Ningún colaborador está autorizado para
informar fechas de pago a proveedores,
deben consultar con el proceso de
tesorería para brindar esta información
• Deben radicar las facturas sólo en original
en la sucursal principal, de acuerdo al
cronograma de cierre de facturación
proveedores
Proceso de compras
Gerencia corporativa
TRAMITES DE PROVEEDORES
CIERRE DE FACTURACION PROVEEDORES
Sólo se radicaran facturas correspondientes al mes en curso en la ciudad de Cali, hasta
las fechas indicadas para cada periodo:
ENERO FEBRERO MARZOVIERNES MARTES MIERCOLES
ABRIL MAYO JUNIOVIERNES LUNES JUEVES
JULIO AGOSTO SEPTIEMBREVIERNES LUNES VIERNES
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRELUNES MIERCOLES VIERNES
CRONOGRAMA CIERRE FACTURACION PROVEEDORES
RUTA CRONOGRAMA: :\ARCHIVOSDE CONSULTA SGI\DOCUMENTOSUSO COMUN\14-GESTIONPROCESOS\COM\0. PLANEACIONPROCESO COM
Proceso de compras
Gerencia corporativa
GASTOS DE VIAJE
1. Detectar necesidad de viaje: Todo colaborador debe justificar requerimiento a través
de plan de trabajo y presentarlo a jefe inmediato para que defina con Gerencia de
Planeación y Desarrollo o Gerencia General viabilidad de viaje.
2. Enviar cotización a proveedor: Dentro de nuestras instalaciones contamos con un
asesor de nuestro proveedor de viajes. Todo colaborador debe enviar a través de correo
datos de rutas y horarios para que el proveedor inicie cotización:
3. Selección de opciones: El proveedor envía opciones y cada colaborador debe gestionar
elección y visto bueno de la opción por parte de jefe inmediato, en este paso y no antes
se diligencia el formato SOLICITUD Y APROBACION DE GASTOS DE VIAJE.4. Aprobación: El colaborador/jefe inmediato gestiona aprobación por parte de Gerencia
de Planeación y Desarrollo o Gerencia General a través del formato y lo envía al correo
electrónico de Recio para que inicie el proceso de compra.
RUTA POLÍTICA GASTOS DE VIAJE: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\11. GASTOS DE VIAJES\POLITICA Y FORMATOS UTILIZADOS
Proceso de compras
Gerencia corporativa
SOLICITUD Y APROBACION DE GASTOS DE VIAJE
Proceso de compras
Gerencia corporativa
