INFORME: Indicadores de Gestión por procesos · 2020-03-06 · Informe Indicadores de Gestión por...

INFORME: Indicadores de Gestión

por procesos Vigencia Cuarto trimestre 2019

Fecha: Febrero de 2020

Autor: Oficina Asesora Planeación y Sistemas

Informe Indicadores de Gestión por Proceso IV Trimestre 2019

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www.insor.gov.co

Contenido Introducción ................................................................................................................................... 4

Alcance ............................................................................................................................................ 4

Metodología .................................................................................................................................... 4

Resultados cuarto trimestre de 2019 ........................................................................................ 5

1. Procesos Estratégicos ........................................................................................................... 5

2. Procesos Misionales .............................................................................................................. 5

3. Procesos de Apoyo ................................................................................................................ 6

4. Subsistemas de Gestión ...................................................................................................... 7

5. Procesos de Evaluación ........................................................................................................ 7

Reporte de Indicadores de Gestión por Proceso ...................................................................... 8

Procesos Estratégicos ............................................................................................................... 9

Direccionamiento Estratégico ............................................................................................... 9

Comunicación Estratégica ................................................................................................... 13

Procesos Misionales ................................................................................................................. 15

Promoción de Derechos ...................................................................................................... 15

Gestión Educativa ................................................................................................................ 20

Procesos de Apoyo .................................................................................................................. 21

Servicio al ciudadano ........................................................................................................... 21

Gestión Documental ............................................................................................................ 22

Talento Humano ................................................................................................................... 24

Gestión Tic ............................................................................................................................. 27

Gestión Financiera ............................................................................................................... 28

Gestión de Bienes y Servicios ............................................................................................ 30

Subsistemas ............................................................................................................................. 33

Gestión de la Calidad ........................................................................................................... 34

Subsistema seguridad y privacidad de la información .................................................. 35

Subsistema seguridad y salud en el trabajo ................................................................... 36

Subsistema Gestión Ambiental .......................................................................................... 41

http://www.insor.gov.co/


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Procesos de Evaluación .......................................................................................................... 43

Medición y Mejora ................................................................................................................ 43

Evaluación y Control ............................................................................................................ 47

Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................. 49



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Introducción

Con el objeto de realizar un seguimiento a la gestión del Instituto, se realiza el presente

informe sobre el desempeño de los indicadores de gestión reportados durante el cuarto

trimestre del año 2019 por parte de los procesos, en el cual se analiza el cumplimiento

respecto a las metas y objetivos que apuntan a cada indicador, así como su clasificación

en cuanto a la eficiencia, eficacia, efectividad y calidad, según corresponda; los datos

presentados han sido reportados a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de

acuerdo al cronograma definido para esta vigencia y bajo los formatos establecidos.

Alcance

Este documento recoge los resultados de los indicadores de gestión por proceso del

cuarto trimestre 2019 reportados por los responsables de los procesos de las diferentes

áreas de la entidad: Subdirección Promoción y Desarrollo, Subdirección Gestión

Educativa, Secretaria General, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina

Jurídica, Oficina de comunicaciones y Control Interno.

Metodología

El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se

mide por medio de los indicadores de gestión por proceso, que se reportan con una

periodicidad establecida y de acuerdo a lo desarrollado en cada una de las actividades

en la entidad, permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento, el

resultado acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia

con respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada

indicador.

La importancia de la medición permite observar el grado en que se alcanzan las

actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a

través de la medición, permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar

hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es reportada en la carpeta compartida Medición

y Mejora, a través de las hojas de vida indicadores de gestión, código FOMM 12, luego

se consolidan los datos de cada uno de los indicadores en la Matriz de indicadores de

Gestión FOMM01 para control general; este informe se consolida con el reporte

trimestral de las áreas para el seguimiento y se presenta al Comité de Gestión y

Desempeño como insumo para el “Seguimiento y evaluación del desempeño

institucional” como se establece en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y debe

determinar los avances de la ejecución física del Instituto y establecer las causas o



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impedimentos en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas,

preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados.

Resultados cuarto trimestre de 2019

En el mapa de procesos de la Entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en

cuatro procesos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación; los 50 indicadores que se

manejan para expresar los avances que logra el INSOR, apuntan a estos procesos de la

siguiente manera:

Evaluación por procesos

1. Procesos Estratégicos

Los procesos estratégicos de la entidad, Direccionamiento Estratégico y Comunicación

Estratégica cuenta con el resultado de cinco (5) indicadores, reportados en el trimestre

por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y por el Grupo Interno de Trabajo de

Comunicaciones (Ver tabla No. 1).

El resultado obtenido en la gestión de los Procesos estratégicos es de un 94% quedando

en el rango de desempeño es Sobresaliente.

Tabla No 1 Indicadores procesos estratégicos

Proceso Promedio % de cumplimiento Metas

Direccionamiento Estratégico 93 %

Comunicación Estratégica 100 %

2. Procesos Misionales

A estos procesos aportan en este periodo seis (6) indicadores correspondientes a

Promoción y desarrollo y Gestión educativa.

El cumplimiento alcanzado fue de 97%, ubicándose en el rango de desempeño

sobresaliente. Los resultados por proceso son:

Tabla No 2 Indicadores procesos misionales




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Promoción de Derechos 99 %

Gestión Educativa 94 %

3. Procesos de Apoyo

Los ocho (8) procesos de apoyo reportan diecinueve (19) indicadores asociados a los

procesos de Servicio al ciudadano, dos (2) indicadores reportados; Gestión Bienes y

servicios, reportando en este periodo tres (3) indicadores; Gestión de las TIC tres (3)

indicadores; Gestión Talento Humano, cuatro (4) Indicadores; Gestión Financiera cuatro

(4) indicadores; Gestión de la Contratación, un (1) indicador; Gestión Jurídica, un (1)

indicador; Gestión documental, un (1) indicador.

En general los procesos de apoyo alcanzaron un cumplimiento 90%, quedando en el

rango de desempeño Satisfactorio, lo anterior, se debe a que algunos procesos no

obtuvieron los efectos proyectados y arrastraron los resultados obtenidos por los demás

procesos.

Los resultados de estos procesos fueron:

Tabla No 3 Indicadores procesos de apoyo


Servicio al ciudadano 97 %

Talento Humano 78 %

Gestión Documental 100 %

Gestión de las TIC 65 %

Gestión Financiera 98 %

Gestión Jurídica 100 %

Gestión de la Contratación 100 %

Gestión de Bienes y Servicios 100 %

El comportamiento de los procesos de apoyo fue: cinco (5) procesos con nivel

sobresaliente, dos (2) procesos con nivel satisfactorio y un (1) proceso con rango

deficiente. Los elementos a mejorar corresponden a implementar tecnologías en canales

de atención, fortalecer la gestión Ambiental, definir indicadores de impacto para medir

el antes y después de los espacios de aprendizaje, estructurar metas del nivel de



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ejecución presupuestal y medir el uso y apropiación de gestor documental y de las

herramientas tecnológicas.

4. Subsistemas de Gestión

Se reportan diez (15) indicadores de los subsistemas: Sistema de Gestión de calidad, un

(1) indicador; Gestión Ambiental, tres (3) Indicadores; Seguridad y salud en el trabajo,

nueve (9) Indicadores; Seguridad y privacidad de la información dos (2) indicadores. En

general los subsistemas alcanzaron un cumplimiento 61 %, quedando en el rango

desempeño más bajo.

Los resultados de los subsistemas se presentan a continuación:

Tabla No 4 Indicadores Subsistemas de gestión

Subsistemas Promedio % de cumplimiento Metas

Sistema de Gestión de calidad 100 %

Gestión Ambiental 20 %

Seguridad y salud en el trabajo 100 %

Seguridad y privacidad de la información 89 %

Los indicadores de Gestión Ambiental, requieren ajustes, debido a que las mediciones

han presentado variaciones y cambios extremos por la falla presentada en los tanques;

de esta manera, no permite reflejar la información detallada del consumo, se sugiere por

tanto replantear el mismo.

5. Procesos de Evaluación

Para este periodo se tuvieron en cuenta (5) indicadores, de los cuales tres (3) indicadores

están asociados al proceso de Medición y Mejora y que fueron reportados por parte de

la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Los otros dos (2) indicadores pertenecen al

proceso Evaluación y control. Los procesos de evaluación alcanzaron un 89 % quedando

en el rango de desempeño satisfactorio.

Los resultados de estos procesos fueron:

Tabla No 5 Indicadores proceso de evaluación



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Medición y Mejora 85 % *

Control y Evaluación 96 %

*Teniendo en cuenta que los indicadores se ajustaron incluyendo parámetros de

ubicación de indicadores en los rangos aceptable y deficiente, se excluyen estos dos indicadores puesto que por su valor afectan el porcentaje promedio y el cumplimiento ya

queda medido con el primer indicador, por tanto, estos indicadores se emplearán para efectos informativos y de mejora continua, mas no para el cálculo promedio. El incremento en el desempeño del indicador obedece a la incidencia del indicador de

riesgos, el cual refleja mayor cantidad de actividades reportadas frente a las previstas.

Reporte de Indicadores de Gestión por Proceso A continuación, se detallan los resultados de cada uno de los procesos:

✓ Direccionamiento Estratégico

✓ Comunicación Estratégica

✓ Promoción de Derechos

✓ Gestión Educativa

✓ Servicio al ciudadano

✓ Gestión Documental

✓ Gestión Talento Humano

✓ Gestión TIC

✓ Gestión Financiera

✓ Gestión Jurídica

✓ Gestión de la Contratación

✓ Gestión de Bienes y Servicios

✓ Medición y Mejora

✓ Control y Evaluación

✓ Subsistemas


Procesos Estratégicos

Direccionamiento Estratégico

Nivel de Cumplimiento Plan de Acción

En el cuarto trimestre vigencia 2019 se obtuvo un 99% de cumplimiento

en el Plan de Acción Institucional, teniendo un comportamiento gradual

acorde a la meta establecida para cada trimestre. De acuerdo al Modelo

operacional MIPG, el avance porcentual por dimensión se describe a

continuación:

• Talento Humano: 98,75 % • Direccionamiento Estratégico: 99,44 % • DE-Misional Gestión Educativa: 100 % • DE-Misional Promoción y Desarrollo: 100 % • Evaluación de Resultados: 100 % • Gestión con valores para resultados: 99,55 % • Gestión Control Interno: 98,67 % • Gestión del Conocimiento: 66 % • Información y comunicación: 99,75 %

El tablero de control de actividades cumplidas y rezagadas y el detalle de

avance por producto se encuentra en el siguiente enlace:

https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiM2YwYzIzMDYtYzUxMy00MWJhLT

lhMjctNDlhOTk2ZjBmZDg1IiwidCI6ImMwNmZiNTU5LTFiNjgtNGI4NC1hMTR

mLTQ3ZDBkODM3YTVhYiIsImMiOjR9


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Porcentaje avance de ejecución Plan de Adquisiciones

65%

75%79% 82%80% 80% 80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Sept Oct-Dic

% Avance de ejecución Plan de Adquisiciones

Resultado

Meta

Cuarto trimestre: Se encuentra en un nivel satisfactorio como quiera que se logró la

meta del 82%,de $4,424 millones programados, se ejecutó $3.631 millones; y de

167 procesos contractuales programados se realizaron 155 contratos que equivale al

93%, en número de procesos programados, con el siguiente comportamiento:

Funcionamiento- adquisición de bienes alcanzo una ejecución del 67%; por el

proyecto C2203-07004, alcanzó un avance del 87%; por el proyecto C2203-07005,

alcanzó un avance del 88% , por el proyecto C220307006 el 71% por el proyecto

C2299-07006 el 89% y por el C2299-07007 EL 96%, a nivel de Proyectos de Inversión

se superó la meta establecida en el PAA, ya que se logró cumplir con el 85%, de

$3,737 millones programados se ejecutaron $3,170,8 millones



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Nivel de Implementación y mantenimiento de MECI

82% 94%

100%100,00%

90% 90%

90%

90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene- Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct-Dic

Nivel de Implementación y mantenimiento de MECI

Resultado Meta

Direccionamiento Estratégico: Formato para la formulación y seguimiento del Plan Operativo,

Formato de Plan Anual de Adquisiciones;

Gestión Bienes y Servicios: Formato solicitud de comisión;

Gestión de la Contratación: formato Informe final de desarrollo del contrato, lista de chequeo

convenios interadministrativos, acta de inicio para la ejecución contractual, procedimiento de

planeación y etapa precontractual para la adquisición de bienes y servicios.

Gestión de TICS: Políticas de protección de datos personales;

Gestión Financiera: Formato de solicitud, liberación, adición o anulación de certificado de

disponibilidad presupuestal, Formato liberación de recursos contratos

El 100% de las áreas reportaron el avance en las actividades planteadas para la mitigación de

riesgos del tercer cuatrimestre.

3. Actividades de Control: reporta 100% de avance frente a un 100% de meta. Teniendo en

cuenta que se tenían programadas 3 actividades y se cumplieron 3. Desarrollar las sesiones

de Comité Coordinador de Control Interno (celebrado el 06 de noviembre de2019); Elaborar

planes de mejoramiento a partir de autoevaluaciones o auditorías internas (se constituyeron 2

planes de mejoramiento correspondientes a los procesos misionales y al SGSST); y Divulgar

las políticas y procedimientos relacionados con el uso de tecnología al interior del INSOR, la

cual fue llevada a cabo con una campaña de seguridad en los meses de noviembre y diciembre,

iniciando con una capacitación el 07 de noviembre de 2020.

4.Información y Comunicación: reporta 100% de avance frente a un 100% de meta. Se

cumplen 2 tareas programadas que corresponden a Implementar el plan de sensibilización de

las políticas y buenas prácticas de seguridad y privacidad de la información que se llevó a cabo

con una campaña durante los meses de noviembre y diciembre; e Implementar la Estrategia

de comunicación estratégica de la Entidad, la cual se cumplió en el tercer trimestre con el plan

de comunicaciones, actividad que estaba prevista para diciembre. Se mantiene las actividades

de fortalecimiento de la cultura del reporte, a través de cronograma de cierre de vigencia.

5. Monitoreo o supervisión continua: Reporta un 100% de avance frente a un 100% esperado.

La dependencia de Control Interno realizó 1 de 1 auditoría programada para el cuarto trimestre

de la vigencia. La auditoría ejecutada fue: Auditoria de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para

un cumplimiento del 100% de las auditorias programadas en la vigencia, se han realizado

seguimiento y monitoreo y se han realizado informes, seguimiento y análisis de plan de acción,

indicadores de gestión planes de mejoramiento y riesgos.

Cuarto trimestre: La ejecución de las actividades del plan operativo de fortalecimiento del MECI

medidas por este indicador, frente a lo previsto se ubicó en el 100%, frente a una meta del 100%.

Se tenían previstas 11 actividades y se reporta el avance de 11.

A continuación, se presenta el resumen de avance y se anexa plan operativo con el detalle:

1.Ambiente de control: De acuerdo al plan operativo se ejecutó el 100% de las actividades

programadas para el cuatrimestre que consistieron en el monitoreo del plan de acción, el cual se

encuentra publicado en la página web institucional http://www.insor.gov.co/home/planeacion-

gestion-y-control/planeacion-institucional/planeacion-2019/. Se observa avance en el PIC con un

cumplimiento del 58% de la malla curricular. Se observa actualización del procedimiento de

planeación y etapa contractual para la adquisición de B&S, se realiza capacitación de supervisión de

contratos por parte de Secretaria General.

2. Gestión del Riesgo: reporta un 100% de avance en el plan operativo frente a meta del 100%. Se

realizó actualización de 10 documentos en el trimestre acorde con la solicitud de los procesos:



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Nivel de cumplimiento Plan Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

100%

83%

90%

98%

90% 90% 90% 90%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

105%


Nivel de cumplimiento Plan Participación

Ciudadana y Rendición de Cuentas

Resultado Meta

1 mesa de dialogo realizada para identificar las necesidades de las personas

sordas y generar recomendaciones para su inclusión social.

1 Pre-comité de Planeación Lingüística para contribuir al diseño de una

estrategia de fortalecimiento de la Lengua de Señas Colombiana y el Servicio

de Interpretación. con evidencias de la agenta de reunión y el listado de

asistentes.

1 video informativo sobre los avances en el proceso de alistamiento de la

ENILSCE el cual se encuentra en el siguiente enlace:

https://www.youtube.com/watch?v=FvYXtLB8Keo

1 conversatorio sobre Inclusión Laboral, donde el doctor JOSE LUIS BUITRAGO,

informa sobre todo el tema de inclusión laboral para los sordos

1 diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones - Espacio dialogo

Directivos INSOR, con algunos grupos de ciudadanos

1 Se llevo a cabo la audiencia pública de Rendición de Cuentas el día 12 de

diciembre de 2019. como evidencia se cuenta con el informe de la audiencia

pública y se puede consultar en la página web del INSOR en el link:

http://www.insor.gov.co/home/planeacion-gestion-y-

control/control/rendicion-de-cuentas/

Se Realizo y publicar el Informe de la audiencia de Rendición de Cuentas el

cual se puede visualizar en el siguiente link:

http://www.insor.gov.co/home/descargar/Informe_APRC_INSOR_2019.pdf

Se desarrollaron actividades de innovación abierta impulsadas por la Dirección

del INSOR espacios de dialogo con la comunidad dentro de la audiencia pública

de rendición de cuentas para orientar los procesos innovadores de la entidad.

Cuarto trimestre:

El Plan de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas tenía programadas

14 actividades para el cuarto trimestre de 2019 de la siguiente manera:

Se realizó el Monitoreo y Reporte a la Actividades del Plan de Participación en

la Gestión (Rendición de Cuentas) Correspondiente al IV Trimestre 2019

4. talleres de lengua de señas colombiana (LSC) realizados con instituciones

gubernamentales para promover la participación ciudadana de las personas

sordas

2. videos con ajustes razonables para la accesibilidad a la información y/o

contenidos de comunicación para personas sordas "Uso de los distintos y

diferentes escenarios de la secretaría"



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Comunicación Estratégica

Nivel de satisfacción de los usuarios internos frente a los productos solicitados

100% 100%80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene- Jun Jul-Dic

Satisfacción de los usuarios internos frente a los productos de comunicación solicitados

Resultado

Meta

Es importante destacar que el promedio de calificación en todas las encuestas

fue de 4.9 y que el indicador se cumplió en un 100%. Se recibieron 36

observaciones que fueron positivas a la gestión realizada por el equipo de

comunicaciones: "Excelente disposición del equipo de comunicaciones para la

elaboración y los ajustes requeridos"; "Muy buena disponibilidad del equipo y

oportunidad en la entrega"; "Cumplió con las expectativas, buen diseño y

claridad en la información."; "Excelente disponibilidad por parte del equipo de

comunicaciones"; "Como siempre oportuno y de calidad"; "Muchas gracias por

el apoyo y la celeridad"; "Gracias por la pronta gestión"

Aunque se ha dificultado que los usuarios internos respondan las encuestas de

satisfacción cuando reciben los productos solicitados al área de

comunicaciones, todos han manifestado su satisfacción y agradecimiento por

el cumplimiento y calidad de los productos.

De esta manera para la vigencia 2020 se implementará una estrategia que

fortalezca esta herramienta de percepción.



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Nivel de Cumplimiento Plan de Comunicaciones

92% 94%100% 100%90% 90% 90% 90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


Cumplimiento Plan de Comunicaciones

RESULTADO

META

El indicador evidencia la actitud destacada y el

compromiso del equipo de trabajo, pues a pesar de

haber sido un trimestre con múltiples solicitudes de

todas las áreas y muchas piezas gráficas y

audiovisuales para la Audiencia Pública de Rendición

de Cuentas, las metas se cumplieron en un 100%.



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Procesos Misionales

Promoción de Derechos

Nivel de cumplimiento de asesorías en materia de derechos de las personas sordas

100% 100% 100% 100%

95% 95% 95% 95%

80%

100%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct-Dic

Nivel de cumplimiento de asesorías en materia de derechos de las personas sordas

Resultado Meta

Para el último trimestre la meta del plan de acción era

realizar un convenio para asesorar a una institución en

materia de derechos de las personas sordas. De esta

forma, se realizó un contrato con la Procuraduría

alcanzando un 100% de la meta.

Se deja evidencia del contrato firmado con Procuraduría.

Por otro lado, como consecuencia del enfoque abordado

desde la SPD para asesorar entidades que atiendan

directamente a la población sorda, además de los

contratos planeados para el 2019 se logró realizar 6

convenios adicionales con las siguientes instituciones:

1. Superintendencia de Industria y Comercio

2. Departamento Administrativo Nacional de Estadística

3. Superintendencia de salud

4. ADE SAS

5. Escuela Superior de Administración Pública

6. IDIPRON



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Nivel de cumplimiento de producciones audiovisuales para la promoción de derechos de personas sordas

100% 100% 100% 100%

95% 95% 95% 95%

80%

100%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct-Nov

Nivel de cumplimiento de producciones audiovisuales para la promoción de derechos de personas sordas

Resultado Meta

Se realizaron 5 contenidos audiovisuales para

personas sordas con el fin de cumplir con la meta

establecida, donde se incluyeron videos de la

Procuraduría, la Contraloría, Migración, Escuela

Superior de Administración Pública, entre otros.

Por otro lado, como consecuencia de un estudio

de métodos y operaciones realizado desde la SPD

se logró producir 53 videos adicionales a la meta

inicial de 116.



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Nivel de cumplimiento a Acciones de asesoría a sectores administrativos en materia de derechos de las

personas sordas realizadas por demanda

100% 100% 100% 100%

95% 95% 95% 95%

92%

93%

94%

95%

96%

97%

98%

99%

100%


Nivel de cumplimiento a Acciones de asesoría a sectores administrativos en materia de derechos de las personas sordas

realizadas por demanda

Resultado Meta

De acuerdo con las solicitudes recibidas se

realizaron asesorías a 3 entidades: Supersalud,

Fundación Compartir y Ministerio de Ambiente. De

esta forma, se logra un resultado del 100% en el

nivel de cumplimiento a acciones de asesoría a

sectores administrativos en materia de derechos

de las personas sordas realizadas por demanda



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Nivel de cumplimiento en la atención de Requerimientos de información y datos relacionados con la población

sorda colombiana.

100% 100% 100% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-sep Oct- Nov

Nivel de cumplimiento en la atención de Requerimientos de información y datos relacionados con la población sorda

colombiana.

Meta Resultado

El grupo BIDES recibió 5 solicitudes en el tercer

trimestre mediante ORFEO, todas radicadas por

personas naturales. Las solicitudes fueron sobre

información estadística, documentos Excel e

indicadores sobre la población sorda. Se

respondió en los tiempos establecidos y así se

logró el 100% en el nivel de cumplimiento en la

atención de requerimientos.



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Nivel de satisfacción de entidades públicas y privadas frente a los servicios prestados por promoción de

derechos.

99% 99%

90% 90%

80%

100%

Ene-Jun Jul-Dic

Nivel de satisfacción de entidades públicas y privadas frente a los servicios de asesoría y asistencia técnica prestados.

Resultado Meta

Frente a las asesorías realizadas a la Fundación

Compartir, Medicina Legal, Seguros Alfa, SENA

central, Superintendencia de Industria y

comercio, ESAP y Supersalud, donde los

asistentes llenaron encuestas de satisfacción

calificando de 1.0 a 5.0 el contenido de las

mismas, la utilidad y aplicabilidad de la misma,

y la evaluación del facilitador, en promedio la

asesoría obtuvo una calificación de 4.9/5.0.

De esta forma, se logra un 99% en el nivel de

satisfacción de entidades públicas y privadas

frente a los servicios prestados por promoción

de derechos.



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Gestión Educativa

Nivel de satisfacción de los servicios de asesoría y asistencia técnica prestados

De acuerdo con los resultados obtenidos en las encuestas de

satisfacción de las asistencias técnicas realizadas en el 4º trimestre,

se observa que en el 94,3% de las encuestas se obtuvo una

calificación satisfactoria (en 377 encuestas de las 400 aplicadas, la

calificación asignada fue superior o igual a 4). En cuanto a las 23

encuestas en las que se registró una valoración promedio inferior a

4, es importante resaltar que en ninguna de ellas se obtuvo una

calificación inferior a 3.

Es posible afirmar que los resultados obtenidos en el 4º trimestre

coinciden con los resultados de las encuestas aplicadas en los

trimestres 3º y 4º, es decir que el alto grado de satisfacción con

respecto a los servicios de asistencia técnica prestados por la

Subdirección de Gestión Educativa se ha mantenido constante a lo

largo del año. En efecto, durante el 2019, en el 94,7% de las

encuestas se obtuvo una calificación satisfactoria, superando la meta

proyectada del 90%.

Nuevamente, con relación a los comentarios cualitativos, los

participantes valoraron de manera muy positiva el conocimiento y el

dominio del tema por parte de los facilitadores. A lo largo del año se

identificaron oportunidades de mejora relacionados con la asignación

de tiempos para desarrollo de las asistencias y con aspectos logísticos

de los encuentros.



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Procesos de Apoyo

Servicio al ciudadano

Nivel de cumplimiento en la atención a PQRSD

99,6%

97,8%

99,7% 100%

100% 100% 100% 100%

96,5%97,0%97,5%98,0%98,5%99,0%99,5%

100,0%100,5%

Ene-Mar Ene-Jun Ene-Sep Ene- Dic

Nivel de Cumplimiento en la atención a PQRSD

Resultado Meta

Se recibieron 401 solicitudes en el cuarto trimestre del 2019, de las cuales se respondieron

350 que debían contestarse en el mismo periodo, más 151 PQRSD que venían acumuladas

del trimestre anterior, dando un total de 501 que requerían respuesta en el IV Trimestre.

De las 501, fueron contestadas 500 en los términos legales establecidos, con un resultado

de cumplimiento del 99,8%.

De las 401 PQRSD recibidas, las solicitudes más frecuentes de los ciudadanos fueron

alrededor de las temáticas: Talleres de sensibilización/Curso de LSC (110), Intérpretes

(56), Otros (49), inclusión social (32), inclusión educativa (30), Inclusión laboral para la

población sorda (23), Servicios en salud (21), Solicitud de información INSOR y/o Oferta

de Servicios (20).

Las 6 dependencias que más atendieron PQRSD en orden descendente fueron: oficina de

servicio al Ciudadano (278), la Subdirección de Promoción y Desarrollo (47), Gestión

Educativa (26), Jurídica (22), Talento Humano (9) y Dirección (7).

De las 401 PQRSD recibidas, se observa que: 231 fueron realizados por Persona Natural,

y 170 fueron realizados por Persona Jurídica

En cuanto a los canales de atención se observó la siguiente distribución: 264 por el canal

correo electrónico, 86 por el canal telefónico, 34 de manera personal, 12 por correo

certificado/mensajería, 3 a través del sitio WEB y 2 por Skype.

Se hicieron cinco (5) traslados de solicitudes a otras entidades como fueron: MinTIC (2),

INCI (1) , Ministerio de Salud (1) y Supersalud (1).



22

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Nivel de satisfacción en atención de PQRSD

95% 94%90% 90%

80%

100%

Ene-Jun Jul- Dic

Nivel de calidad de respuesta a la atenciónPQRSD

Resultado Meta

Segundo Semestre: para este periodo se recibieron 93 encuestas de satisfacción que

califican los 6 canales de atención distribuidas así: Presencial (49), Correo electrónico

(16), Página web (16), Telefónico (9), Skype Video llamada en LSC (2) y correo

certificado (1)

Para cada canal se califican los siguientes criterios: Actitud del servidor público que lo

recibió (por su naturaleza este ítem no se califica para los canales de correo electrónico,

correo certificado y página web), Tiempo de respuesta a la solicitud, Claridad de la

información suministrada, Presencial, Conocimiento del servidor que lo orientó en su

respuesta, Respuesta a su PQRSD.

Se recibieron un total de 423 respuestas de las cuales 309 corresponden a excelente y

89 a Bueno para una suma de 398 respuestas satisfactorias dando así un 94% de

satisfacción en los ciudadanos que diligenciaron la encuesta. De otro lado se obtuvieron

15 respuestas con aceptable, 9 con regular y 1 con malo.



23

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Gestión Documental

Nivel Cumplimiento Gestión Documental

80%

100% 100% 100%

90% 90% 90% 90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Nivel Cumplimiento Gestión Documental

Resultado Meta

Durante el cuarto trimestre las acciones realizadas fueron:

- Se recibió el concepto por parte del archivo general de la

nación con observaciones, Se realizaron las correcciones

correspondientes y se volvió a enviar las TRD para su

convalidación por parte del AGN.

- Se continua con la organización física del Archivo Central

- Se elaboró el Banco Terminológico.

- Se realizó Visita a los archivos de gestión y se hizo

acompañamiento en la organización de estos.

- Se elaboran las guías y se hace el envío de correspondencia a

través de 4-72.

- Se direcciona a través de ORFEO la correspondencia interna y

externa que ingresa al Instituto.



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Talento Humano

Nivel de cumplimiento del Plan de Bienestar e Incentivos

100% 100% 100% 100%

95% 95% 95% 95%

92%

93%

94%

95%

96%

97%

98%

99%

100%

Nivel de cumplimiento del Plan Bienestar e Incentivos

RESULTADO

META

3. HALLOWEEN: Esta actividad se desarrolló con la organización de un concurso de

disfraces y se otorgó salir más temprano con el fin de permitir un espacio donde se

pudiera celebrar ese día en familia.

4. TORNEOS DEPORTIVOS: A través del Ministerio de Educación la Entidad participo

en los juegos organizados desde la estrategia de transformación cultural.

5. ELECCIÓN DEL MEJOR COMPAÑERO POR DEPENDENCIA: Dentro del plan de

Bienestar de la presente vigencia se contempló la asignación de incentivos de

funcionarios destacados por cada uno de los niveles, incluidos los colaboradores

vinculados a través de prestación de servicios.

Adicionalmente se cumplió con la asignación de incentivos a los mejores funcionarios

de Carrera Administrativa y Libre Nombramiento y Remoción no directivos, el

incentivo de acuerdo con el Plan de Bienestar 2019, correspondió a dos salarios

mínimos y un salario mínimo adicional al mejor empleado 2019.

6. CELEBRACIONES DECEMBRINAS: DÍA DE LAS VELITAS, NOVENA NAVIDEÑA,

DESPEDIDA DE FIN DE AÑO

El 20 de diciembre se celebró la tarde Navideña, espacio organizado en el Auditorio

de la Entidad donde cada proceso realizó un aporte para compartir con sus

compañeros, la Dirección General autorizó la tarde luego del evento para que los

colaboradores compartieran en familia.

7. INFORME DE GESTIÓN.

Actividad realizada en la sede de Compensar donde se realizó la presentación de

resultados de la Gestión 2019 por parte de la Dirección General, se realizaron

actividades de integración con un Bingo y cámara de fotos, fue una tarde divertida y

de integración, donde se resaltaron los logros obtenidos y se desataron los mejores

funcionarios de cada uno de los niveles de la planta de personal del INSOR.

El cumplimiento del Plan de Bienestar para el cuarto trimestre fue del 100%.

1. CUMPLEAÑOS SERVIDORES: Esta actividad se desarrolla a través de la

publicación de la fecha de cumpleaños de los funcionarios y contratistas en las

carteleras digitales, así como en el boletín EntreNos, se continua con la entrega de

una tarjeta de saludo por parte de la Directora General del INSOR.

2. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN DE CAJA DE COMPENSACIÓN

Con el cambio de la Caja de Compensación Familiar Compensar se han desarrollado

varias actividades de bienvenida a la Caja como prestamos con la línea de libranza,

compra de cartera y demás beneficios, la información que llega es enviada a cada

uno de los correos de los funcionarios desde Talento Humano



25

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Nivel de Cumplimiento del Plan de Capacitación

90% 91% 90%

58%

95% 95% 95% 95%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4

Nivel de Cumplimiento del Plan de Capacitación

RESULTADO

META

4. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL - RIEGO BIOLÓGICO: Capacitación

liderada por la profesional responsables de SGSST.

5. LEVANTAMIENTO DE CARGAS: Capacitación liderada por la profesional

responsables de SGSST.

6. INTELIGENCIA EMOCIONAL: Capacitación liderada por la profesional responsables

de SGSST.

7. MANEJO DEL TIEMPO: Capacitación liderada por la profesional responsables de

SGSST.

8. CAPACITACIÓN EN MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN V2: Esta

capacitación se continúa brindando de manera virtual a través de la página web del

DAFP, algunos funcionarios lograron culminar los dos niveles de formación.

9. GOBERNANZA PARA LA PAZ: Este espacio fue desarrollado gracias a la

colaboración de la funcionaria JOHANA BALAGUERA, de Servicio al Ciudadano, quien

dio un enfoque a la capacitación de los derechos humanos desde la tecnología para

personas sordas, tomando como referencia su experiencia en Europa en la

presentación de un proyecto para comunidad sorda, en Francia.

10. CURSO EN DERECHOS HUMANOS: No se desarrolló en este periodo, por no contar

con espacios en entidades que nos apalancan para estos temas de capacitación de

manera gratuita.

11. CURSO EN RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS: No se desarrolló en este periodo, por

no contar con espacios en entidades que nos apalancan para estos temas de

capacitación de manera gratuita.

12. TALLER DE INTERPRETACIÓN DE INDICADORES Y TOMA DE DECISIO-NES PARA

LA PREVENCIÓN DE INFRACCIONES AL DIH Y LOS DDHH: No se desarrolló en este

periodo, por no contar con espacios en entidades que nos apalancan para estos temas

de capacitación de manera gratuita.

* pese a no estar planeada dentro del periodo a reportar, se realizó capacitación

sobre supervisión de contratos, la cual tuvo resultados positivos tanto en el desarrollo

por parte del capacitador como en la evaluación aplicado una vez culminado el

evento.

El cumplimiento para este trimestre fue del 58%, a continuación, se describen cada

una de ellas en su cumplimiento como la exposición de las razones por las cuales

no fueron logradas:

1. ESPAÑOL BÁSICO PARA SORDOS: Esta actividad no fue realizada en el periodo,

por los proyectos a cargo de las Subdirecciones los profesionales que habían podido

aportar su conocimiento, no contaron con el tiempo para desarrollar esta

capacitación para nuestra población sorda.

2. CAPACITACIÓN AUDITORES: No se logró realizar esta capacitación por cuanto

no se asignaron recursos para desarrollarla.

3. USO ADECUADO DE VIDEO TERMINALES: Capacitación liderada por la profesional

responsables de SGSST.



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Porcentaje promedio de participación en actividades del plan de capacitación

Nivel de satisfacción de las capacitaciones respecto al PIC

68%

30%

43%54%

80% 80% 80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

% Participación en actividades del Plan de Capacitación

RESULTADO

META

100% 100% 100% 100%

80% 80% 80% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Nivel de satisfacción de las capacitaciones respecto al PIC

RESULTADO

META

El resultado obtenido para el cuarto trimestre fue del 43%,

la población proyectada fue 531 participantes y la

población real fue de 143, es importante manifestar que

continua siendo un factor importante la baja participación

de los funcionarios y contratistas en las diferentes espacios

que se diseñan para capacitación, en muchas ocasiones

manifiestan la falta de tiempo y el volumen de trabajo, es

necesario que la Alta Dirección apoye e incentive la

participación.

El resultado de la muestra tomada (2) fue de 4,1,

teniendo un rango de calificación del 1 a 5. lo que permite

evidenciar que el resultado de las capacitaciones fue

bueno, cabe mencionar que la muestra tomada fue sobre

las capacitaciones donde se evidenció mayor

participación de servidores.



27

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Gestión Tic

Nivel de Cumplimiento Gestión TICS

Nivel de Oportunidad en la atención de Servicios TI

90% 90% 90% 90%

80%

85%

90%

95%

100%

105%


Nivel de Cumplimiento Gestión TICS

Resultado Meta

66% 69%77%

69%

90% 90% 90% 90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Nivel de Oportunidad en la atención de Servicios TI

Resultado Meta

En este período se logró un cumplimiento del 91% de las

actividades programadas por los diferentes principios:

TIC ESTADO:

Tic para la Gestión: 7/7

Seguridad y Privacidad de la Información: 7/9

TIC PARA SOCIEDAD:

Tic para Servicios: 3/4

Gobierno Abierto: 12/12

Cuarto Trimestre: Durante el cuarto trimestre de 2019 se

recibieron 256 solicitudes entre incidencias y requerimientos,

donde se respondieron oportunamente 177 solicitudes. Las

demás solicitudes a pesar que no se dieron respuesta en el tiempo

oportuno se encuentran atendidas y cerradas. Se cuenta con 7

solicitudes del sistema de información Orfeo y una solicitud de

bienes y servicios las cuales a la fecha se encuentran atendidas,

pero no se ha realizado el cierre a cada solicitud por la persona

asignada, cabe resaltar que las 8 solicitudes mencionadas no se

registraron en el reporte, puesto que la solución a dichas

solicitudes depende de un tercero y no del grupo de soporte

técnico de TI.



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Gestión Financiera

Nivel de Oportunidad Entrega de Informes Externos

Nivel ejecución presupuestal

0%

50%

100%

150%


Nivel de oportunidad entrega de informes externos

Resultado Meta

25%

50%

75%100%

0%

50%

100%

150%


Nivel ejecución presupuestal

Resultado Meta

Se presentaron 12 informes a entes externos dentro de las

fechas establecidas para tal fin como son

PRESUPUESTO 4 : Tres (03) Informe Cualitativo al MEN y

elaborado y publicado un (01) informe de ejecución del gasto

correspondiente al III trimestre de 2019

CONTABILIDAD 3:Verficada y transmitida la información contable

en la plataforma del CHIP correspondiente al III trimestre 2019 el

30 de octubre de 2019 plazo establecido por la Contaduría

General de la Nación. Elaborados los estados financieros

correspondiente a los meses de septiembre y octubre de 2019.

TESORERÍA 5: Realizado cinco (05) traslados a CUN por valor de

$169 millones e Informes de ReteICA y Retefuente; TECNICO

TESORERÍA 15: Tramitadas 15 cuentas de cobro

Para el IV trimestre de la presente vigencia el INSOR solicito

aplazamiento presupuestal por $406 millones; en este orden de

ideas a nivel de compromisos el INSOR ejecutó $8.366 millones

que equivalen al 96% del total del presupuesto vigente que es de

$8.719 millones. La ejecución está dada por el cumplimiento del

99.7% en gastos de personal con $4.362 millones; Adquisición de

Bienes y Servicios con el 94.7 % que equivalen a $613 millones e

Inversión con el 93 % que equivalen a $3.345 millones.



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Nivel ejecución PAC

Traslados CUN

92%

94%

96%

98%

100%

102%


Nivel ejecución PAC

Resultado Meta

100% 100% 100% 100%

97% 97% 97% 97%

95%

96%

97%

98%

99%

100%

101%


Recursos trasladados a la CUN

Resultado Meta

Para el IV trimestre de 2019, el INSOR solicito PAC por valor de

$2.428 millones de los cuales ejecutó $2.306 millones

correspondiendo al 95.0%; el 0.40% restante corresponde a

$8.6 millones de disponible. El mayor impacto en la ejecución

del PAC está dado por Gastos de personal con $1.370 millones

que equivalen al 58%, seguido por Inversión con $763 millones

es decir el 33%, el 8.3% corresponden a Adquisición de Bienes

y servicios ejecuto PAC por valor de $192 millones.

Con respecto a la meta que es del 97% de ejecución, el INSOR

ejecuto 95%, esto se debió a que el Ministerio de Hacienda no

asignó el total de PAC que requería la entidad manifestando que

se debía dar prioridad al pago de los contratistas persona

natural, quedando sin pago contratistas personas jurídicas.

En el IV trimestre de la presente vigencia el INSOR realizo cuatro

(05) traslados a CUN que suman $169.087.630.14 así: OCTUBRE

: Un traslados por $112 millones - En NOVIEMBRE Dos

traslados; uno por valor de $113 millones, y otro traslado por

valor de $10 millones y en DICIEMBRE Dos traslados; uno por

valor de $22.6 millones, y otro traslado por valor de $36.6

millones



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Gestión de Bienes y Servicios

Nivel de Exactitud de activos

Nivel de Exactitud de elementos de consumo por referencia

100% 100%100%100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Primer semestre Segundo semestre

Nivel de exactitud de activos

Meta Resultado

100% 100% 100%100% 100% 100%

0%20%40%60%80%

100%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-sep

Nivel de exactitud de elementos de consumo por referencia

Meta Resultado

Para la realización del inventario aleatorio del cuarto trimestre

de 2019, se descarga del sistema de control de inventario

SOLGEIN reportando un total de 203 referencias, El almacenista

realiza inventario del 30 de Septiembre al 02 de Octubre de 2019

y . Una vez realizada la toma física de elementos de consumo,

no se encontraron diferencias entre las cantidades identificadas

y las registradas en el sistema por lo que la exactitud del

inventario de elementos de consumo fue del 100%.

Para la realización del inventario aleatorio de los activos de la

entidad, se descarga del sistema de control de inventario

SOLGEIN, el total de elementos registrados al corte del 17 de

septiembre de 2019 y nos da como resultado un total de 1955

referencias.

Del total de 1955 bienes registrados al 17 de septiembre en el

aplicativo de Inventarios del INSOR, se identificaron físicamente

1952 de ellos, lo que corresponde a un porcentaje y exactitud

de inventarios de bienes del 99.8%. Se procede a revisar con

las áreas responsables los elementos presuntamente faltantes.



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Nivel de cuentas de Almacén conciliadas sin diferencia

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

0%

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Nivel de cuentas de Almacén conciliadas sin diferencia

Resultado Meta

De las tres conciliaciones (septiembre, octubre y noviembre 2019)

realizadas se evidencia que la información reportada por el Almacén

y conciliada con Contabilidad no presenta diferencia alguna en el

Trimestre VI de 2019, lo anterior por la debida interacción entre las

dos áreas citadas, además de la puesta a punto del software de

inventarios "solgein", lo que permite y facilita que las conciliaciones

de la entidad se realicen en tiempo real y de manera eficaz y veraz.

La conciliación correspondiente al mes de diciembre se presentará en

el I Trimestre de la vigencia 2020 por cierre de vigencia.



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Gestión de la Contratación

Nivel de Oportunidad Contractual

100%100%

0%

100%

95% 95% 95% 95%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct- Dic

Nivel de oportunidad contractual

Resultado Meta

Para el trimestre se suscribieron un total de 21 contratos de un

total de 21 solicitudes presentadas por las áreas usuarias con la

totalidad de los requisitos legales y reglamentarios. De acuerdo

a las necesidades manifestadas por las áreas usuarias, todos los

contratos fueron celebrados y entregados para la supervisión

dentro de los términos que exigían las necesidades

institucionales, en ningún caso superando los 10 días hábiles

establecidos para el trámite precontractual. Los contratos

reportados se celebraron bajo las siguientes modalidades:

- En el trimestre se tramitaron 15 Contratos de Prestación de

Servicios.

- En el trimestre se tramitaron 5 Contrataciones de Mínima

Cuantía.

- En el trimestre se tramitaron 1 Contratación por Subasta

Inversa.

Toda la documentación precontractual y contractual fue

debidamente publicada en la página de contratación del Estado,

plataforma SECOP II, según lo ordenan las normas.



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Gestión Jurídica

Porcentaje de cumplimiento de requerimientos Jurídicos

100% 100% 100% 100%100% 100% 100% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct- Dic

Porcentaje de cumplimiento de requerimientos Jurídicos

Resultado Meta

Se realizó un seguimiento permanente del aplicativo Orfeo y de

los Correos Electrónicos verificando la llegada de nuevas

peticiones, solicitudes internas, conceptos, demandas y

solicitudes de conciliación, registrando toda la información en la

Base de datos Peticiones, Comunicados Internos y Conceptos y

en el aplicativo Ekogui, con el fin de emitir las respuestas en

cumplimiento de los términos legales. Durante el periodo no se

recibieron nuevas demandas ni solicitudes de conciliación.



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Subsistemas

Subsistema Gestión de la Calidad

Nivel de Implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad

90%

100%

89%

100%

90% 90% 90% 90%

82%

84%

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%


Implementación y mantenimiento Sistema Gestión de Calidad

RESULTADO

META

Se realizan Campañas de apropiación del sistema de

gestión de calidad de forma virtual, por medio de correo

masivo y por el Boletín Entre Nos, donde se resalta la

importancia del uso diario del aplicativo del sistema de

gestión de calidad, también se da a conocer los tipos de

procesos que están en el mapa de procesos y de que

trata cada uno.



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Subsistema seguridad y privacidad de la información

Nivel de Cumplimiento Sistema seguridad y privacidad de la información

Nivel de Cumplimiento Plan de Sensibilización

100% 100% 100% 100%

90% 90% 90% 90%

85%

90%

95%

100%

105%


Plan de Sensibilización

Resultado Meta

Se programaron 9 actividades para el IV trimestre del año y

se ejecutaron 7 programadas, dos de dichas actividades no

se desarrollaron puesto que no se culminó la fase de riesgos,

la cual queda para dar continuidad en el año 2020, a su vez

la elaboración de un procedimiento que se debe verificar

como se organizará las actividades de recolección de datos

personales.

Se programaron 5 actividades y se ejecutaron 5

en su totalidad de acuerdo al plan de

sensibilización del modelo de seguridad y

privacidad de la información



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Subsistema seguridad y salud en el trabajo

Estructura sistema gestión seguridad y salud en el trabajo

100% 100% 100% 100%

90% 90% 90% 90%

85%

90%

95%

100%

105%

Ene- Mar Abr-Jun Jul- Sep Oct- Dic

Estructura Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Resultado Meta

4. La asignación de responsabilidades de los distintos niveles de la

empresa frente al desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo;

5. La asignación de recursos humanos, físicos y financieros y de otra

índole requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo;

6. La definición del método para identificar los peligros, para evaluar y

calificar los riesgos, en el que se incluye un instrumento para que los

trabajadores reporten las condiciones de trabajo peligrosas;

7. La conformación y funcionamiento del Comité Paritario o Vigía de

seguridad y salud en el trabajo;

8. Los documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo SG-SST;

9. La existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las

condiciones de salud de los trabajadores para la definición de las

prioridades de control e intervención;

10. La existencia de un plan para prevención y atención de emergencias

en la organización; y

11. La definición de un plan de capacitación en seguridad y salud en el

trabajo.

Para la estructura del plan de trabajo 2019 se dio el cumplimiento del

100% de las actividades programadas.

1. La política de seguridad y salud en el trabajo y que esté comunicada;

2. Los objetivos y metas de seguridad y salud en el trabajo;

3. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su

cronograma;



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Nivel de ejecución Sistema Gestión seguridad y salud en el trabajo

100% 100% 100% 100%

95% 95% 95%

90%

85%

90%

95%

100%

105%


Nivel de ejecución del Sistema Gestión Seguridad y Salud en el trabajo

Resultado Meta

4. Mantenimiento y cumplimiento de las actividades de gestión documental

del SG-SST.

5.Realizar la actualización y seguimiento de la matriz legal.

6. Campaña de comunicaciones del SG-SST.

7. Verificar el cumplimiento de los requisitos del SST para las adquisidores y

contratación anual de la entidad.

8. Seguimiento de evaluaciones médicas ocupacionales.

9. Implementar Sistemas De Vigilancia Epidemiológica.

10.Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo

11.Aplicación batería psicosocial

12. Mediciones ambientales

13. Inspecciones de SST

14.Verificación de la entrega de elementos de protección personal

15.Actualizar plan de gestión del riesgo de desastres.

16. Realizar simulacro

17. Atender y realizar seguimiento a las auditorias del SG-SST realizada por

entes internos o externos.

Para el trimestre se realizaron 20 tareas dando cumplimiento con el 100% de lo propuesto

del plan de trabajo.

1. Verificación del cumplimiento de las funciones y responsabilidades del COPASST.

2. Verificación del cumplimiento de las funciones y responsabilidades del comité de

convivencia laboral

3.En cumplimiento de la tarea se realizó 4 capacitaciones donde se toma registro

fotográfico y listados de asistencia las cuales son:

-EPP y Riesgo biológico -Manejo del tiempo -Levantamiento de cargas

-Uso de video terminales



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Cumplimiento Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo

80% 80%

90% 90%90% 90% 90% 90%

75%

80%

85%

90%

95%


Cumplimiento Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo

Resultado Meta

4. Evaluación de las no conformidades detectadas en el

seguimiento al plan de trabajo anual en seguridad y salud en el

trabajo.

5. La evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de

mejora, incluidas las acciones generadas en las investigaciones

de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales, así como de las acciones generadas en las

inspecciones de seguridad; .

6. La evaluación de los resultados de los programas de

rehabilitación de la salud de los trabajadores;

7. Análisis de los registros de enfermedades laborales,

incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por

enfermedad;

8. Análisis de los resultados en la implementación de las

medidas de control en los peligros identificados y los riesgos

priorizados.

9. Evaluación y cumplimiento del cronograma de mediciones

ambientales.

De los requisitos establecidos en el numeral 2.2.4.6.22 del decreto 1072

se cumplieron los siguientes:

1. Cumplimiento de los requisitos normativos aplicable.

2. Cumplimiento de los objetivos en seguridad y salud en el trabajo -SST;

3. El cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el

trabajo y su cronograma;



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Severidad de los Accidentes Laborales

Frecuencia de los Accidentes Laborales

Mortalidad de Accidentes Laborales

0,00

1,00

Ene-Jun Jul-Dic

Severidad de los Accidentes Laborales

Resultado Meta

- -- - -

1

1

Ene-Jun Jul-Dic

Frecuencia de los Accidentes Laborales

Resultado Meta

0%

50%

100%

Ene-Dic

Mortalidad de Accidentes Laborales

Resultado

Meta

No se muestra resultado del indicador esto que en el

segundo semestre no se presentaron accidentes de

trabajo.

No se muestra resultado del indicador esto que en el

segundo semestre no se presentaron accidentes de

trabajo en el INSOR.

No se muestra resultado del indicador esto que en el 2019

no se presentaron accidentes de trabajo.



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Prevalencia de Enfermedad Laboral

Incidencia de Enfermedad Laboral

Ausentismo

-0% -

0,50

1,00

Ene-Dic

Prevalencia EL

-

0,50

1,00

Ene-Dic

Incidencia EL

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%


TÍTU

LO D

EL E

JE

Ausentismo

Resultado

Meta

En el trimestre de los 72 funcionarios que hay en planta

en la entidad para los 64 días hábiles de trabajo se

presentaron 174 días perdidos lo cual corresponde al

3,8% por incapacidad de enfermedad común, al

verificar el aplicativo del visor.

No se muestra resultado del indicador, debido a que en el

año 2019 no se presentaron notificaciones de enfermedad

laboral.

No se muestra resultado del indicador, debido a que en el

año 2019 no se presentaron notificaciones de enfermedad

laboral.



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Subsistema Gestión Ambiental

Nivel de consumo de agua por persona

3%0% 0%

2%

-20%

1%-1% -1% -1% -1% -1% -1%

-30%

-20%

-10%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Dic-Ene Ene-Marz Marz-May Jun-Jul Ago-Sept Oct-Nov

Nivel de consumo de agua por persona

Resultado Meta

Debido a que se realizó replanteamiento del indicador se

presentará resultado de la medición de los parámetros para el

primer trimestre.

Para el sexto bimestre se reportó un consumo total de 112

metros cúbicos, para este periodo se reporta el periodo 12 de

septiembre 2019 a 09 noviembre 2019 , por ser el periodo de

facturación del servicio de acueducto, con un total de 142

personas el indicador reportado es de 0,79 m3/ persona, con

respecto al periodo anterior se tuvo un disminución de 1m3 en

el consumo por persona de 0,80 m3 A 0,79 m3. el cual se hace

necesario mantener estrategias para el buen uso y protección

del recurso hídrico.

Nota: se hace necesario realizar y replantear indicador para el

2020, para mantener un seguimiento más claro del consumo

del agua.

*Este indicador se mide con el primer bimestre, teniendo en

cuenta que no se cuenta con reporte del segundo y cuarto

bimestre por fallas de los medidores de la entidad.



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Nivel consumo de energía por persona

Nivel de consumo Impresiones

-20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Enero -Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct-Dic

Nivel consumo de energía por persona

Resultado Meta

-50%

0%

50%

100%

150%

200%

Marzo Abr-Jun Jul-Sep Oct-Dic

Nivel de consumo Impresiones

Resultado Meta

El consumo del periodo septiembre a noviembre 2019 fue de

10941,5634 kw por persona, con respecto al consumo del

periodo anterior 2018 fue de 141,22 kw por persona, el

aumento se dio en un 99% esto sobre la cantidad de equipo y

elementos electrónicos que cuenta el instituto de una año a otro,

es necesario realizar campañas de sensibilización sobre el

cuidado del ahorro de energía , e seguimiento de las de

inspecciones a los puesto de trabajo para verificar que lo equipos

que no se estén utilizando estén apagados y campañas de

sensibilización del cuidad de los recursos naturales.

Para el trimestre de octubre a diciembre del 2019 se realizaron

30,367 impresiones y para el mismo periodo del año 2018 se

realizaron 31,939 impresiones, el cual se disminución, pero se

identifica que es un gran número de consumo de papel, cual se

deben tomar acciones correctivas para buscar estrategias de

buenas prácticas medioambiental para el cumplimiento de la

política cero papel.



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Procesos de Evaluación

Medición y Mejora

Cumplimiento de las metas establecidas en los indicadores de gestión

*Gestión Educativa (1)

*Servicio al Ciudadano (2)

*Gestión de Bienes y Servicios(2) En este caso el de conciliación lo cumplieron

parcialmente porque no alcanzarona incluir el resultado de la conciliación de

diciembre.

*Gestión Tics (2)

*Gestión de Talento Humano (2)

*Gestión Financiera (2)

*Gestión de la Contratación (1)

*Gestión Jurídica (1)

*Gestión Documental (1)

*Medición y Mejora (1)

*Evaluación y Control (1)

*Subsistemas (11)

*Estratégicos (1)

En general se observó oportunidad en el reporte de indicadores

Se anexa matriz de indicadores

Del total de 51 indicadores previstos para el periodo (Incluye cuatrimestrales y

semestrales), 24 de ellos cumplieron con el porcentaje de meta previsto, en las

hojas de vida de indicadores (Dentro del conteo no se tienen en cuenta dos

indicadores de medición y mejora relacionados con indicadores en rango

satisfactorio y deficiente). Que corresponden a los procesos:

*Direccionamiento Estratégico (3)

*Comunicación Estratégica (2)

*Promoción de Derechos (4)



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% Indicadores en rango satisfactorio

17%14%

12%

8% 8% 8% 8%

-1%

2%

5%

8%

11%

14%

17%

20%

Ene- Mar Abri- Jun Jul-Sep Oct- Dic

% Indicadores en rango satisfactorio

Resultado Meta

Del total de 51 indicadores previstos para el periodo (Incluye

cuatrimestrales y semestrales), 6 de ellos no alcanzaron la

meta y se ubicaron en el rango de satisfactorio.

Frente al periodo anterior disminuyó la cantidad de indicadores

con este desempeño. Cabe resaltar que los indicadores del

Plan de acción, nivel de cumplimiento de atención a las

PQRDS, nivel de cumplimiento de gestión TICS y el nivel de

implementación y mantenimiento del SGC; que para el tercer

trimestre no había cumplido la meta, para el cuarto trimestre

obtuvo mejores resultados.



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Nivel cumplimiento plan de mejoramiento

100%

89%

67%

82%

95%

95% 95% 95%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene- Mar Abri- Jun Jul-Sep Oct- Dic

Nivel Cumplimiento Plan de Mejoramiento

Resultado Meta

En el Plan de Mejoramiento institucional para el cuarto

trimestre fueron programadas 82 actividades, las cuales

cuenta con evidencia de ejecución 67 de ellas. 15

actividades no cuentan con reporte ni evidencia de

ejecución durante el periodo evaluado. Durante el periodo

se suscribió el plan de mejoramiento del SG – SST lo que

implicó aumento en las actividades de la vigencia. El caso

de bienes y servicios continua con las indicaciones de la

dirección, en el cual, el proceso debe realizar análisis de

los subhallazgos y presentar las actividades a desarrollar

en la vigencia 2020.

El proceso de Gestión de contratación no reportó avances

en este periodo (8 actividades previstas) ni el proceso

Gestión de Bienes y servicios



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Nivel cumplimiento administración de riesgos

198%

116%100%96% 96% 96%

0%20%40%60%80%

100%120%140%160%180%200%

Ene- Abr May - Ago Sep-Dic

Nivel Cumplimiento Administación de Riesgos

Resultado Meta

De los 14 procesos de la entidad, para el tercer

cuatrimestre se tenían previstas 110 actividades y

se reportaron 110 actividades. Se presentó retraso

en el reporte por parte de los responsables por

cierre de vigencia. A pesar del incumplimiento al

plazo pactado desde la Oficina de Planeación con el

cronograma de reporte de cierre de año, se aprecia

calidad en las evidencias. Todos los procesos

reportaron en este periodo de medición



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Evaluación y Control

Porcentaje cumplimiento de reportes

100% 100%

90% 92%

32%

22%29%

17%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene- Mar Abr - Jun Jul - Sept Oct - Dic

% Cumplimiento Entrega Informes

Resultado Meta

Control Interno produjo durante el cuarto trimestre de la

vigencia 2019 los siguientes seguimientos de ley, así:

1.Informe de seguimiento plan de mejoramiento

institucional; 2. Informe de seguimiento indicadores; 3.

Informe de gestión contractual SIRECI; 4. Informe de

austeridad; 5. Seguimiento a la ejecución presupuestal; 6.

Informe de seguimiento Plan de Acción Institucional; 7.

Informe de seguimiento Plan Sectorial; 8. Informe

pormenorizado del estado de control interno; 9. Arqueo de

almacén; 10. Arqueo de cajas menores; 11. Seguimiento

al sistema contable; 12. Seguimiento a Acuerdos de

Gestión. No se pudo realizar Informe de seguimiento a la

ejecución de la audiencia pública de rendición de cuentas

por modificación en la programación y ubicación de la

misma, por razones de orden público, circunstancia que

posterga el informe de audiencia pública de rendición de

cuentas de la Oficina Asesora de Planeación y por

consiguiente el informe de seguimiento de Control Interno.



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Porcentaje cumplimiento de auditorías

0%

100% 100% 100%

0%

50%

25% 25%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Ene- Mar Abr - Jun Jul - Sep Oct - Dic

% Cumplimiento Auditorias

Resultado Meta

La dependencia de Control Interno realizó 1 de 1 auditoría programa

para el cuarto trimestre de la vigencia. La auditoría ejecutada fue:

Auditoria de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para un cumplimiento

del 100% de las auditorias programadas en la vigencia.


Conclusiones y recomendaciones

• En la batería de indicadores del INSOR se encuentran registrados 52 indicadores

de gestión y 2 indicadores estratégicos. Para el cuarto trimestre fueron analizados

52 indicadores debido a que tiene definida la periodicidad por trimestre. De los 14

procesos del Sistema de gestión, tan solo el 60% se encuentra en el rango

sobresaliente. Se menciona la importancia del monitoreo y apropiación de esta

información y seguimiento por parte de los procesos, así como la importancia de

estos instrumentos para la toma de decisiones de los procesos.

• Se observa el interés manifestado por parte de los líderes procesos para el reporte

oportuno de los indicadores y grado de apropiación sobre las variables medidas.

• Se recomienda a los procesos de Gestión de Contratación y Gestión Jurídica

realizar reporte en los tiempos establecidos

• Se recomienda socialización de los resultados de los indicadores al interior de las

áreas, para establecer cursos de acción o fortalecer la gestión interna en pro del

logro de resultados.

• Se solicita realizar una revisión y estructuración de los indicadores de gestión para

la vigencia 2020, ya que lamentablemente al recopilar y analizar los datos, los

procesos presentan información básica de la gestión institucional.

INFORME: Indicadores de Gestión por procesos · 2020-03-06 · Informe Indicadores de Gestión por...

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