INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: IGD.03 INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Versión: 01 Página 1 de 19 Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental Aprobó Rector Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2019 Resolución no. 1657 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para la consulta de los documentos de Archivo durante su ciclo vital (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos de Archivo producidos o recibidos que se encuentren en los diferentes archivos de gestión de las Unidades Académico-Administrativas, Archivo Central e Histórico. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de conservación permanente. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico-Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias.
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Versión: 01
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Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental
Aprobó Rector
Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2019
Resolución no. 1657
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la consulta de los documentos de Archivo durante su ciclo vital (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). 2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos de Archivo producidos o recibidos que se encuentren en los diferentes archivos de gestión de las Unidades Académico-Administrativas, Archivo Central e Histórico. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de conservación permanente.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico-Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias.
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Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en
formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental. Documento de archivo: Es el registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento en construcción: No será considerada información pública aquella
información preliminar y no definitiva, propia del proceso de liberatorio de un sujeto obligado en calidad de tal.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
Gestión Documental: Es el conjunto de actividades y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la organización producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Índice de Información Clasificada y Reservada: Es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como Clasificada o Reservada.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Información Pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información Pública Clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarios y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo de la Ley 1712 del 2014.
Información Pública Reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 del 2014.
Publicar o divulgar: significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión.
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Sujetos obligados: Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida el artículo 5 de la Ley 1712 del 2014.
Tablas de Control de Acceso a los Documentos: La tabla de control de acceso es un instrumento de referencia, para determinar las agrupaciones documentales que serán objeto de uso, consulta y acceso por parte de usuarios internos y externos.
UAA: Unidad Académica y/o administrativa.
4. NORMATIVA
Ley n.° 594 de 2000 Ley General de Archivos Ley n.° 1712 de 2014 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
4.1 PRINCIPIOS DE LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Principio de transparencia: Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.
Principio de buena fe: En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las
obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolorosa o culposa.
Principio de la facilitación: En virtud de este principio los sujetos obligados deberán
facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
Principio de la no discriminación: De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán
entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.
Principio de la gratuidad: Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.
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Principio de la celeridad: Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos.
Principio de la eficacia: El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.
Principio de la calidad de la información: Toda información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.
Principio de la divulgación proactiva de la información: El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.
Principio de responsabilidad en el uso de la información: En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma.
5. EXCEPCIONES ACCESO A LA INFORMACIÓN
5.1 INFORMACIÓN EXCEPTUADA POR DAÑO DE DERECHOS A PERSONAS
NATURALES O JURÍDICAS
Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiera causar un daño a los siguientes casos:
a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado.
b) El derecho de toda persona a la vida, la salud y la seguridad. c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales.
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Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberá aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable. 5.2 INFORMACIÓN EXCEPTUADA POR DAÑO A LOS INTERESES PÚBLICOS
Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:
a) La defensa y seguridad nacional. b) La seguridad pública. c) Las relaciones internacionales. d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras
que no se haga efectiva la media de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.
e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales. f) La administración efectiva de la justicia. g) Los derechos de la infancia y la adolescencia. h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país. i) La salud pública.
Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.
6. CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO
6.1 CONSULTA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ENTRE
FUNCIONARIOS DE UNIDADES ACADÉMICO-ADMINISTRATIVAS Y USUARIOS
EXTERNOS
PASO 1. Diligenciamiento del Formato FGD. 49. Control de Consulta o Préstamo en los
Archivos de Gestión. El funcionario responsable de la consulta de la documentación deberá diligenciar el formato FGD.49 ya sea para solicitante interno (funcionario) o Usuario Externo.
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Formato FGD49. Control de Consulta y Préstamo en los Archivos de Gestión
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PASO 2. Identificación del Acceso a la Consulta. El funcionario de la Unidad Académico-Administrativa responsable de la Consulta, deberá identificar el tipo de acceso a la documentación si es clasificada, reserva o pública como se menciona en el numeral 5 de este Instructivo y también se encuentra reflejado en el Índice de Información Clasifica y las Tablas de Control de Acceso a los Documentos. Esto se tendrá en cuenta para dar trámite a la respectiva consulta facilitando la documentación a quienes tengan la debida competencia para la solicitud y consulta respectiva.
Enlace Índice de Información Clasificada y Reservada: https://bit.ly/2ls2Dza Ruta de consulta Índice de Información Clasificada y Reservada: Página web de la UniversidadTransparencia y acceso a la Información PúblicaInstrumentos de Gestión de Información Pública Índice de Información Clasificada y Reservada.
Enlace Tablas de Control de Acceso a los Documentos: https://bit.ly/2lzadrv Ruta Tablas de Control de Acceso a los Documentos: Página web de la UniversidadTransparencia y acceso a la Información PúblicaInstrumentos de Gestión de Información Pública Tablas de Control de Acceso a los Documentos
PASO 3. Búsqueda de la documentación solicitada. El funcionario de la Unidad Académico-Administrativa responsable de la Consulta, buscará la documentación solicitada ya sea por el funcionario o usuario externo apoyándose de los Inventarios Documentales de Gestión.
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PASO 4. Consulta de la documentación por parte de los solicitantes. El funcionario de la Unidad Académico-Administrativa responsable de la Consulta, pondrá a disposición la documentación solicitada ya sea por el funcionario o usuario externo contemplando las restricciones del numeral 5 de este Instructivo para la consulta respectiva. PASO 5. Préstamo de la documentación. El funcionario de la Unidad Académico-Administrativa responsable prestará la documentación original en el caso de que no contenga ninguna restricción expuesta en el numeral 5 de este Instructivo únicamente a los funcionarios de la Universidad. Tanto los funcionarios o como usuarios que deseen una copia del documento consultado y no tenga ninguna restricción expuesta en el numeral 5 de este Instructivo, se le enviará escaneada en formato pdf la documentación por correo electrónico. Para el caso del Préstamo de las Historias Laborales se tendrá en cuenta el formato FTH.41del Proceso de Apoyo de Talento Humano.
Formato FTH.41 Préstamo de Historias Laborales
PASO 6. Devolución de la documentación prestada. El funcionario de la Universidad devolverá la documentación prestada según los términos de tiempo acordados por la Unidad Académico-Administrativa prestante. El funcionario responsable de la documentación que presto debe diligenciar el formato FGD.49 Control de Consulta y Préstamo en los Archivos de Gestión la parte de Devolución de los Documentos.
PASO 7. Archivo de la documentación consultado o prestada. El funcionario de la Unidad Académico-Administrativa responsable de la documentación consultada o prestada, archivará la documentación devuelta en la serie o subserie correspondiente.
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6.2 CONSULTA DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS AL ARCHIVO CENTRAL E
HISTÓRICO POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ACADÉMICO-
ADMINISTRATIVAS O USUARIOS EXTERNOS.
PASO 1. Identificar en el Inventario Documental la documentación transferida. La primera fuente para atender la consulta de los documentos en el Archivo Central e Histórico para los funcionarios de las UAA, será el Formato Único de Inventario Documental FGD.15 donde se registra las series y subseries transferidas al Archivo Central e Histórico.
DIA N.T.
EX C LU SIV O
GEST IÓN
D OC U M EN TA L
INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTROC ON SEC UT IVO
D E C A JA
FECHA :FECHA :
ENTREGADO POR :
CARGO :
FIRMA :
FECHA :
ELABORADO POR :
CARGO :
FIRMA :
RECIBIDO POR :
CARGO :
FIRMA :
Código: FGD.15
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
DE
NÚMERO
DE FOLIOSSOPORTE
FRECUENCIA
DE CONSULTAOBSERVACIONES
HOJA No.
NUMERO
DE ORDENCÓDIGO
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
REGISTRO DE ENTRADA
(N.T. = NÚMERO DE TRANSFERENCIA)
FECHAS EXTREMAS
NOMBRE UNIDAD ACADÉMICA Y/O ADMINISTRATIVA :
CODIGO UAA: OBJETO :
MESAÑO
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NOMBRE DE LAS SERIES,
SUBSERIES O ASUNTOS
Formato FGD15. Formato Único de Inventario Documental
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PASO 2. Realizar la Solicitud de Consulta de Documentos Transferidos. Tanto los funcionarios de la Universidad como los usuarios externos deben realizar la solicitud diligenciando el formato FGD.50 Solicitud y Consulta al Archivo Central e Histórico.
Formato FGD.50 Solicitud y consulta al Archivo Central e Histórico
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PASO 3. Búsqueda de la documentación solicitada por parte del funcionario encargado
del Archivo Central e Histórico. Una vez realizada la solicitud, el funcionario del Archivo Central, procederá por orden de requerimiento a la búsqueda e identificación de la documentación respectiva. Deberá tener en cuenta los Instrumentos Archivísticos: Índice de Información Clasificada y las Tablas de Control de Acceso donde se indican las restricciones de consulta y acceso a los documentos según la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
PASO 4. Apoyo en la búsqueda e Identificación dependiendo la complejidad y urgencia de
la Consulta. Cuando la consulta sea del funcionario de la Universidad, la Unidad solicitante apoyará en los casos necesarios en la búsqueda y recuperación de la documentación solicitada si es compleja y urgente.
PASO 5. Entrega de la documentación por parte del Funcionario encargado del Archivo
Central al Funcionario solicitante para su consulta. El funcionario encargado del Archivo Central entregará bajo supervisión permanente la caja para su respectiva consulta al funcionario de la Unidad Académico-Administrativa o al usuario externo responsable de la solicitud. El funcionario encargado del Archivo Central brindará la asesoría necesaria, y la consulta se realizará en la Sala de Consulta de la Dirección de Certificación y Gestión Documental PASO 6. Reproducción del documento consultado. La documentación transferida al Archivo Central e Histórico no se prestará, en el caso de necesitar reproducción se le escaneará el documento solicitado y se enviará al correo electrónico en formato pdf teniendo en cuenta las restricciones expuestas en el numeral 5 de este Instructivo.
PASO 7. Registro de consulta. El funcionario encargado del Archivo Central diligenciará el formato registrando la consulta de la documentación en el formato FGD.50 Solicitud y Consulta al Archivo Central e Histórico, ya sea para funcionario de la Universidad o Usuario Externo. PASO 8. Archivo de la documentación consultada. El funcionario encargado del Archivo Central archivará la documentación consultada teniendo en cuenta el Inventario Documental.
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6.4 CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS POR PARTE DE
FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ACADÉMICO-ADMINISTRATIVAS O USUARIOS
EXTERNOS.
PASO 1. Realizar la Solicitud de Consulta de Documentos Transferidos. Tanto los funcionarios de la Universidad como los usuarios externos deben realizar la solicitud diligenciando el formato FGD.50 Solicitud y Consulta al Archivo Central e Histórico.
PASO 2. Identificar en el Inventario Documental la documentación consultada. El funcionario encargado atenderá por orden de requerimiento la consulta de los documentos en el Archivo Central e Histórico, consultando el Formato Único de Inventario Documental FGD.15 donde se registra las series y subseries que se encuentran microfilmadas. El funcionario tendrá en cuenta los Instrumentos Archivísticos: Índice de Información Clasificada y las Tablas de Control de Acceso donde se indican las restricciones de consulta y acceso a los documentos según la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Si no hay restricciones para la consulta de la documentación informará al encargado de la documentación microfilmada atender la solicitud.
PASO 3. Búsqueda en la Base de Datos de Rollos Microfilmados y Recuperación de la
Documentación solicitada. El funcionario encargado de la documentación microfilmada revisará la Base de Datos de Rollos Microfilmados para ubicar el rollo respectivo donde se encuentra la información solicitada y proceder a su recuperación. Una vez ubicados los rollos de microfilms los llevará a la Sala de Consulta.
Base de Datos de los Rollos Microfilmados
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PASO 4. Consulta y Lectura de los Rollos Microfilmados. El funcionario solicitante de la Universidad o usuario externo que solicitó la documentación, hará la revisión de los rollos de microfilm en la Sala de Consulta con el acompañamiento y supervisión del funcionario encargado de la documentación microfilmada. El funcionario encargado de la documentación microfilmada apoyará en la consulta y lectura en los casos que sean necesarios.
Rollos de Microfilm
Lector de Microfilm
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PASO 6. Reproducción del documento consultado. En el caso que se requiere una copia del documento microfilmado este se reproducirá en pdf con el escáner convertidor y se enviará al correo electrónico teniendo en cuenta las restricciones expuestas en el numeral 5 de este Instructivo.
Escáner convertidor de microfilm a pdf
PASO 7. Registro de consulta. El funcionario encargado de la documentación microfilmada diligenciará el formato registrando la consulta de la documentación en el formato FGD.50 Control de Consulta al Archivo Central e Histórico, ya sea para funcionario de la Universidad o Usuario Externo.
PASO 8. Archivo de la documentación consultada. El funcionario encargado de la documentación microfilmada archivará los rollos de microfilms consultados en su archivo respectivo.
Archivo Rollos de Microfilm
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6.4 CONSULTA DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS POR PARTE DE
FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ACADÉMICO-ADMINISTRATIVAS O USUARIOS
EXTERNOS.
PASO 1. Realizar la Solicitud de Consulta de Documentos Transferidos. Tanto los funcionarios de la Universidad como los usuarios externos deben realizar la solicitud diligenciando el formato FGD.50 Solicitud y Consulta al Archivo Central e Histórico.
PASO 2. Identificar en el Inventario Documental la documentación consultada. El funcionario encargado atenderá por orden de requerimiento la consulta de los documentos en el Archivo Central e Histórico, consultando el Formato Único de Inventario Documental FGD.15 donde se registra las series y subseries que se encuentran microfilmadas.
El funcionario tendrá en cuenta los Instrumentos Archivísticos: Índice de Información Clasificada y las Tablas de Control de Acceso donde se indican las restricciones de consulta y acceso a los documentos según la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Si no hay restricciones para la consulta de la documentación informará al encargado de la documentación digitalizada atender la solicitud.
PASO 3. Búsqueda en la Base de Datos de Documentos Digitalizados y Recuperación de
la Documentación solicitada. El funcionario encargado de la documentación digitalizada revisará la Base de Datos de Documentos Digitalizados para ubicar el pdf respectivo donde se encuentra la información solicitada y proceder a su recuperación.
Base de Datos Documentos Digitalizados
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PASO 4. Consulta y Lectura de los Documentos Digitalizados. El funcionario de la Universidad o usuario externo que solicitó la documentación, hará la revisión de los pdf en la Sala de Consulta con el acompañamiento y supervisión del funcionario encargado de la documentación digitalizada. El funcionario encargado de la documentación digitalizada apoyará en la consulta y lectura en los casos que sean necesarios.
PASO 5. Entrega del Documento Digitalizado. En el caso que se requiere el documento se enviará el pdf al correo o se indicará el link para su consulta al correo electrónico teniendo en cuenta las restricciones expuestas en el numeral 5 de este Instructivo.
PASO 6. Registro de consulta. El funcionario encargado de la documentación digitalizada diligenciará el formato registrando la consulta de la documentación en el formato FGD.50 Solicitud y Consulta al Archivo Central e Histórico.
6.3 RECOMENDACIONES GENERALES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN LA
CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO TANTOS PARA FUNCIONARIOS
DE LAS UNIDADES ACADÉMICO-ADMINISTRATIVAS COMO USUARIOS
EXTERNOS.
Los documentos resguardados en la Dirección de Certificación y Gestión Documental no están en condiciones de préstamos, solo se podrán consultar teniendo en cuenta el numeral 5 de este Instructivo.
La consulta de la documentación del Archivo Central e Histórico se realiza en la Sala de Consulta; no está permitido el ingreso a los depósitos de archivo a personal no autorizado.
La consulta se atenderá en los horarios laborales establecidos en la UIS. No se permitirá el consumo de alimentos y bebidas en la sala de consulta. Se podrá restringir o suspender el servicio de consulta en el caso de actividad de fumigación
o cese laboral autorizado. La posibilidad reprográfica depende del estado de conservación de los documentos.
No se permite modificar, dañar o mutilar los documentos de consulta del Archivo Central e Histórico.
El funcionario encargado del Archivo Central e Histórico garantizará la seguridad de la información y para ello estará obligado a impedir la salida de los documentos de la Institución y a revisar los documentos consultados, una vez los entregue el usuario.
La salida de los documentos de archivo solo será aceptada para atender a su restauración o para participar de una exposición cuyo guion haya sido aceptado por la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
No se autoriza el ingreso a la Sala de Consulta mecanismos de copia tales como celulares, cámaras fotográficas, USB, scanner, tablet, discos externos, etc.
El usuario debe cuidar los documentos que son patrimonio de la UIS y de toda la comunidad y hacer un uso correcto de los bienes muebles o inmuebles de la sala de consulta.
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6.5 CONSULTA DE DOCUMENTOS RADICADOS POR FUNCIONARIOS DE LAS
UNIDADES ACADÉMICO-ADMINISTRATIVAS O USUARIOS EXTERNOS
PASO1. Solicitud de Consulta de los Documentos Radicados. Para la consulta de documentos radicados ya sean despachados o recibidos por funcionarios de las Unidades Académico-Administrativas o usuarios externos se deberá diligenciar el Formato FGD.48 Solicitud de Consulta de Documentos Radicados.
Formato FGD48. Solicitud de Consulta de Documentos Radicados
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PASO 2. Búsqueda de la Documentación Radicada. El funcionario encargado de la Digitalización de la Correspondencia ya sea Despachada o Recibida será el responsable de la
búsqueda de las comunicaciones solicitadas teniendo en cuenta los Instrumentos Archivísticos: Índice de Información Clasificada y las Tablas de Control de Acceso donde se indican las restricciones de consulta y acceso a los documentos según la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. PASO 3. Entrega de la Documentación Solicitada. El funcionario encargado de la
Digitalización de la Correspondencia ya sea Despachada o Recibida en caso de requerir el documento enviará copia en pdf al correo electrónico o el link para su consulta al correo electrónico teniendo en cuenta las restricciones expuestas en el numeral 5 de este Instructivo y terminará de diligenciar el formato en la parte que indica exclusivo Dirección de Certificación y Gestión Documental.
PASO 4. Control Entrega de Documentos Radicados. El funcionario encargado de la Digitalización de la Correspondencia ya sea Despachada o Recibida llevar el control de la entrega de los Documentos Radicados solicitados en el Formato FGD.24 Control de Entrega de Documentos Radicados.
Formato FGD24. Control Entrega de Documentos Radicados
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
REALIZADOS
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