INSTRUCTIVO_Ergonomia

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN

DEL CUESTIONARIO DE CONDICIONES ERGONÓMICAS

DE TRABAJO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

HERRAMIENTA REPSO

FECHA DE EJECUCION:

20 DE DICIEMBRE DE 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO

DE CONDICIONES ERGONÓMICAS DE TRABAJO DEL PERSONAL

ADMINISTRATIVO

HERRAMIENTA REPSO

COLPATRIA –ECOPETROL BOGOTÁ

DICIEMBRE DE 2010





HERRAMIENTA REPSO

FECHA DE EJECUCION:


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL

CUESTIONARIO DE CONDICIONES ERGONÓMICAS DE TRABAJO

DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE ECOPETROL

HERRAMIENTA REPSO

Elaboró

_______________________ María Carolina Jaramillo

Patricia Villafañe

Aprobó

_______________________ Mercedes Centeno





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FECHA DE EJECUCION:


CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4

OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 5

OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................ 5

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 6

1.1. Ingreso a la Herramienta Repso: .................................................................... 6

1.2. Ingreso del Registro y Datos Generales. ...................................................... 6

1.3. Ingreso de Datos al Cuestionario ................................................................ 10

1.4. Ingreso información Básica Cuestionario. .................................................. 12

1.5. Ingreso Cuestionario de Condiciones Ergonomicas ................................. 17

1.6. Ingreso de Comentarios ............................................................................... 18

2. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO REBA ............................................................. 21

2.1. Ingreso de Datos Ítem VER COMENTARIOS ............................................... 23

2.2. Ingreso de datos VER RECOMENDACIONES ............................................. 24





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INTRODUCCIÓN

Para un mejor diligenciamiento del Cuestionario de Condiciones Ergonómicas de

Trabajo para el Personal Administrativo, se crea un manual de procedimientos para la

aplicación y el ingreso de los datos dentro de la herramienta Repso; este manual

permite integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo y facilitar la

consulta de la información.

Para este propósito se describirán las actividades para la aplicación de la

herramienta, necesarias para la construcción por fases del Manual referido,

soportando cada uno de los procesos específicos.

Este Manual hará parte integral de la documentación, implementada por Ecopetrol

para el desarrollo tanto del cuestionario, como de las Evaluaciones Ergonómicas de

Trabajo, las cuales forman parte del Programa de Sistema de Vigilancia

Epidemiológica.

Así mismo este manual está divido en dos partes la primera esta comprendida por el

componente aplicativo donde se especifica la aplicación del cuestionario para ser

realizado por el profesional pertinente.

La segunda parte se expone en una secuencia ordenada las principales operaciones

o pasos que componen cada procedimiento, al ingresar los datos dentro de la

herramienta.

Para que tenga validez y se cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual

requiere de revisiones periódicas para su actualización.





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OBJETIVO GENERAL

Establecer el procedimiento para facilitar el ingreso de la información

correspondiente al Cuestionario de Condiciones Ergonómicas de Trabajo del

personal administrativo dentro de la herramienta Repso.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Permitir conocer el funcionamiento de la herramienta de una forma más sencilla y

dinámica, donde se mostrara el paso a paso de las tareas y requerimientos para

su adecuada ejecución.

Facilitar el proceso de aplicación y ser de gran utilidad en temas que requieren una

descripción más detallada.

Servir para el análisis o revisión de los diferentes procedimientos ejecutados dentro

del cuestionario.

Formar parte del sistema de consulta del personal que así lo requiera, para

comprender su aplicación y realizar un análisis más profundo de las tareas y demás

acciones.

Ser de gran utilidad en el aumento de la eficiencia de los profesionales que

apliquen la herramienta, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Construir una base para el futuro análisis del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos que el manual incluye





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1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Antes de iniciar el ingreso de datos en la herramienta Repso se debe tener en cuenta la

aplicación del Manual de Procedimientos de Cuestionario de Condiciones Ergonómicas para el

personal administrativo, pues la falta de algún dato afectaría el diligenciamiento de la

herramienta en Repso.

1.1. Ingreso a la Herramienta Repso:

Ingrese a la herramienta Repso, la cual fue elaborada para el manejo de la información en temas de Salud Ocupacional de Ecopetrol. Preferiblemente para un adecuado funcionamiento ingrese a los sistemas de navegación Explorer o Google Chrome por la página http://ecosaludocupacional.com ingresando el usuario y contraseña del portal que ha sido asignada para usted.

Seleccione el ítem correspondiente a “Ergonomía”, en la sección de Herramientas en este sitio se publican todos los informes con respecto a temas de Ergonomía aplicados a los diferentes funcionarios de la empresa. Durante su ingreso de nuevo es solicitado el usuario y contraseña que se le exige al inicio de la sección.

1.2. Ingreso del Registro y Datos Generales.

Al ingresar a la pagina se selecciona el link de “REGISTRO DE CUESTIONARIO” este registro

es utilizado para el ingreso de los datos de los funcionarios evaluados o para la búsqueda de

datos ya ingresados. (Visualizar imagen)

http://ecosaludocupacional.com/





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Para el diligenciamiento de la información preliminar, ingrese el registro del funcionario

evaluado o su número de cedula, en las casillas correspondientes, posteriormente de manera

inmediata aparecerán los demás datos generales del funcionario, como su nombre,

dependencia, fecha de nacimiento, sexo y fecha de ingreso.

Posteriormente se llenan los datos con respecto al tipo de contrato y escolaridad y finalmente

se pulsa el link “GUARDAR”: Los datos dependerán de la información brindada en la encuesta

por parte del funcionario (ver imagen a continuación)





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Una vez seleccionado el link “GUARDAR” aparecerá el ítem “VER ANTECEDENTES

LABORALES”, al escoger este ítem, aparecerá otro pantallazo donde se deberá ingresar

los datos que son solicitados en las casillas, para el caso del ingreso de la fecha se deberá

seleccionar la casilla del calendario y escoger la fecha completa referida al año, mes y día

aproximado del inicio y de la finalización de cada contrato en las empresas donde se laboró.

Posteriormente se da click en el link de la figura del diskette para guardar cada antecedente.

Si debe ingresar un numero de más datos laborales aparecerán en la parte superior mas

casillas en blanco para su llenado.

En el caso de alguna equivocación, una vez guardado el dato, se podrá eliminar mediante la

selección del punto rojo y de nuevo reingresar la información correcta.

Al finalizar toda la información de los antecedentes, seleccione el link situado en la parte baja

“CERRAR”, donde de nuevo lo remitirá a la información preliminar,

Seleccione el ítem “GUARDAR” situado en la parte inferior de “VER ANTECEDENTTES

LABORALES” con el fin de evitar la pérdida de la información.

1. Ingresar registro

2. Seleccionar tipo contrato y escolaridad





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En la parte baja aparecerá una casilla donde deberá seleccionar el ítem correspondiente

según sea el caso, para este manual se escogerá el ítem de CUESTIONARIO DE

CONDICIONES ERGONÓMICAS PERSONAL ADMINISTRATIVO. Al ser seleccionado

presione la figura del diskette para guardar y remitirlo a un nuevo pantallazo.





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1.3. Ingreso de Datos al Cuestionario

Al ingresar a la pantalla del cuestionario, se deberá dar link a la casilla azul con puntos

para escoger el sitio donde se realizó la aplicación del cuestionario.





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Se deberá seleccionar el “tipo padre” como “Ninguno” y en la sección de ”Observación” se

anotará el lugar específico donde se realizó la evaluación (edificio y piso o número de oficina).

En la sección de “modificaciones in Situ” se deberá anotar los cambios realizados durante la

visita, (estos cambios se realizan si el puesto lo permite en especial en puestos de tipo

administrativo, al modificar la altura de la silla o demás elementos del equipo de computo) que

favorezcan una mejor realización de las tareas dentro de su puesto de trabajo. En el caso

de no haber existido cambios in situ, se anotará el motivo de las no modificaciones.

Se deberá registrar la fecha en la que se realizó la aplicación del cuestionario para

posteriormente guardar los datos seleccionando el link “GUARDAR”.





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1.4. Ingreso información Básica Cuestionario.

En la primera parte, el cuestionario se refiere a la información básica del funcionario

evaluado, donde se ingresa:

La fecha de realización de la evaluación

Se selecciona la dominancia del funcionario ( Diestro, Zurdo o Ambidiestro)

Se ubica la talla del funcionario (centímetros) y el peso (kilogramos), de esta

forma el sistema arrojará la interpretación del índice de masa corporal

automáticamente.

En el tiempo de almuerzo se deberá ubicar el tiempo real en que el funcionario

toma este descanso específicado en minutos.

En la casilla de trabajo y descanso, se ubican los días de trabajo sobre los de

descanso como se evidencia en la casilla; 5 días laborados por 2 de

descanso se interpreta como 5/2.

Se selecciona el ítem de lugar de trabajo, donde el funcionario realiza su labor o los lugares

dependiendo si el funcionario labora en oficina o en campo, como ejemplo, en tal caso se

escogen los dos sitios.





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Al ingresar la “INFORMACION LABORAL ACTUAL”, se seleccionará el cargo, en el caso que el

sistema no lo seleccione de forma automática o cuando éste no sea el correcto.

Aparecerá una nueva ventana al seleccionar la casilla azul, en ella se podrá realizar la

búsqueda del cargo para su selección.

De la misma forma se realiza la selección del oficio, donde se deberá ubicar la profesión del

funcionario como ejemplo: ingeniero, psicólogo o enfermero.

La “Fecha de ingreso al cargo” se anotará con su respectivo día mes y año, y el sistema

arrojará automáticamente el tiempo en el cargo.

En el ítem de “Trabajo a Turnos”, se diligenciará las horas efectivas laboradas, si éstas no son

exactas se escribirá en número decimal, por ejemplo, 8.5 horas (8 horas y 30 minutos).





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En la sección “TIPO DE TRABAJO QUE REALIZA”, se deberá escoger si el trabajo es

realizado de forma individual en pareja o en equipo, se debe tener en cuenta que la selección

depende del porcentaje de tiempo en que realiza dicho tipo de trabajo.





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FECHA DE EJECUCION:


En la sección “ Antecedentes de Tabaquismo”, cuando el funcionario manifiesta que es

fumador se deberá anotar el numero de cigarrillos fumados y su frecuencia.

En el caso de ser fumador social se hará la misma anotación con el número de cigarrillos

fumados y su frecuencia, clasificado en diaria, semanal, mensual o anual.

En el caso de que sea ex fumador ,se deberá anotar hace cuantos meses dejó de fumar, el

número de cigarrillos que fumaba y su frecuencia ( ver gráfica a continuación).

En la sección “Actividades Extralaborales”, se selecciona el ítem “VER ACTIVIDADES

EXTRALABORALES”, donde aparecerá una nueva ventana para seleccionar el tipo de

actividad si es “Deportiva o Doméstica/Hobbie”, esta última se entiende como actividades del

hogar, barrer, trapear etc o hobbies como leer (tiempo libre), tocar algún tipo de instrumento

como ejemplo.

Se escribe en la actividad, el número de veces que la realiza, su frecuencia y la duración en

minutos.

Una vez registrada la información completa por columna, se dará link en la figura del diskette

que refiere a guardar la información. En el caso de alguna equivocación una vez guardado el

dato, se podrá eliminar mediante la selección del punto rojo y de nuevo reingresar la

información correcta.





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FECHA DE EJECUCION:


Con respecto a los “Turnos Laborales”, se seleccionara el link “VER, TURNOS LABORALES”

donde aparecerá una nueva ventana, en ella se escogerá la jornada de inicio y de finalización

de la jornada laboral, delimitando el tiempo en horas, minutos y jornada a.m o p.m.

Se dará click en la figura del diskette que refiere a guardar la información. En el caso de alguna

equivocación una vez guardado el dato, se podrá eliminar mediante la selección del punto

rojo y de nuevo reingresar la información correcta, para pulsar en el link de “CERRAR” y

volver al menú de información básica.

En el punto “Identificar tareas”, seleccione el link “AGREGAR TAREAS”, donde aparecerá una

nueva ventana para realizar la búsqueda por tareas y escogerla según corresponda. Al

seleccionar la tarea, se regresa a la pantalla de información básica donde aparecerá la tarea

seleccionada.

Registre la cantidad de veces que se realiza dicha tarea y su frecuencia calificada como diaria,

semanal, mensual y anual, así como su duración en minutos.





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En la parte de observaciones se anotará la descripción breve de la tarea. (Esta actividad se

realizará cada vez que se requiera un nuevo ingreso de una tarea).

Al llenar la información total de cada tarea seleccione el ítem “GUARDAR”, con el fin de no

perder la información.

1.5. Ingresar Cuestionario de Condiciones Ergonómicas

Seleccione el link a diligenciar ( de los ubicados en la parte superior, Ambiente de

Trabajo, Requerimientos Cognitivos, Requerimientos Físicos y Elementos locativos), y

diligencie las preguntas de acuerdo a la escala.

Se debe tener en cuenta que al activar la pestaña se despliegan varios tipos de escala

de respuesta. Determinela de acuerdo a su criterio.

Al finalizar el diligenciamiento de los ítems, de ser necesario ubique en la parte de

observaciones algún dato de importancia.

En el link de “CERRAR CUESTIONARIO” aparece el resumen de las calificaciones del

Cuestionario, y en la parte inferiro se encuentra un link que dice “CERRAR

CUESTIONARIO” el cual se recomienda NO ACTIVAR ya que de hacerlo usted no

podría realizar modificaciones al cuestionario a menos que su usario tenga ese

permiso.





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1.6. Ingreso de Comentarios

Seleccionar el link “VER COMENTARIOS”, este ítem realiza la apertura de una

ventana para agregar el comentario pertinente al informe (ejemplo: a continuación se

anexa informe de…) y se anexa el archivo haciendo click en el link de “EXAMINAR”,

el informe Anexo Evaluación de Puesto de Trabajo.

El archivo a anexar debe estar en formato PDF (Adobe), para permitir que sea subido

a la herramienta Repso.





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Regrese a la página principal para seleccionar el link “VER RECOMENDACIONES”,

aparecerá una nueva ventana para realizar el anexo de las recomendaciones

generadas en el informe anexo Evaluación de Puesto de Trabajo.

Seleccione el tipo de recomendación, para lo cual debe elegir uno de los siguientes

ítems que aparecen al desplegar la pestaña:

Actividades de Salud en General: Valoraciones médicas, nutricionales, etc.

Actividades de Seguimiento: Seguimiento a recomendaciones dadas, x ej: el uso

de elementos ergonómicos, seguimiento a las recomendaciones médicas.

Adquisiciones: Elementos ergonómicos, sillas, persianas, etc.

Capacitaciones: Todos los temas de capacitación.

Consejerías: Recomendaciones puntuales en los puestos de trabajo.

Evaluaciones ocupacionales, conceptos, visitas: De ser necesarias para evaluar un

punto que deba ser tratado por otro profesional o esté fuera del alcance del

profesional.

Mantenimiento de instalaciones: Enchufe, estanterías, pisos, aire acondicionado,

cables, luminarias.





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Manuales y Procedimientos: En el caso que no existan y haya que crearlos o

reformarlos.

Material Educativo: Entregar documentos físicos (cartillas, volantes).

Mediciones de Higiene: Térmico, lumínico.

Proyectos de Intervención: Diseño de herramientas, planos, etc.

Programa de Vigilancia Epidemiológica: Se remiten para la población en general no

un caso puntual, a menos que se considere necesario.

Orden y Aseo: Campañas destinadas a este aspecto, organización física de las

áreas de trabajo.

Promoción y Prevención: Pausas, realización de reuniones, etc.

Ingrese el Nombre de la Actividad según sea el caso; ejemplo Dotar de apoyapiés,

asegurar cables etc.

En la parte del detalle, describa la recomendación según sea el caso y escoja el link

de “ACEPTAR” para guardar los cambios.

Seleccione el link de volver para regresar a la página del cuestionario.





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2. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO REBA

Al finalizar el ingreso de todos los datos en el cuestionario, regrese a la página principal

(Información Preliminar) y seleccione el link con el nombre de “REBA”, a continuación

presione sobre la imagen del diskette con el fin de guardar.





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FECHA DE EJECUCION:


Aparecerá de forma inmediata una ventana con los datos básicos ingresados anteriormente

en el cuestionario, donde se seleccionara el ítem : 1. LADO DERECHO

Al seleccionar el ítem LADO DERECHO, aparecerá la calificación REBA para esta

lateralidad, escoja según su criterio la respuesta y la subcategoría de corrección si

corresponde, al igual que las demás puntuaciones y continuar a “GUARDAR” la información

siga el mismo procedimiento para el LADO IZQUIERDO.

Tenga en cuenta que la calificación será arrojada de manera automática al presionar el link

“GUARDAR”.





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2.1. Ingreso de Datos Ítem VER COMENTARIOS

Seleccione el link “VER COMENTARIOS”, donde aparecerá una nueva ventana, ingrese el

comentario, por ejemplo “anexo informe….”, y seleccione el archivo, el cual deberá estar

convertido al formato PDF (adobe acrobat), para agregarlo en el sistema.





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FECHA DE EJECUCION:


2.2. Ingreso de datos VER RECOMENDACIONES

Regrese a la página principal para seleccionar el link “VER RECOMENDACIONES”,

aparecerá una nueva ventana para realizar el diligenciamiento de las recomendaciones

generadas en el INFORME ANEXO EVALUACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGOS

ERGONOMICOS METODOLOGIA REBA.

Seleccione el “Tipo” de recomendación clasificado en varios ítems como se menciona en el

punto 1.6. Ingreso de comentarios para el registro del cuestionario ergonómico.

Ingrese el Nombre de la recomendación según sea el caso; ejemplo Dotar de apoyapiés, esta

recomendación dependerá de la tarea calificada en REBA.

En la parte del detalle, describa la recomendación según sea el caso y escoja el link de

“ACEPTAR” para guardar los cambios.

Seleccione el link de volver para regresar a la página del cuestionario.

Recuerde que para el ingreso de una nueva tarea en la calificación REBA se deberá realizar

el mismo procedimiento.





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DEPARTAMENTO : NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO DE CONDICIONES ERGONOMICAS DE TRABAJO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO HERRAMIENTA REPSO RESPONSABLES: MARIA

CAROLINA JARAMILLO PATRICIA VILLAFAÑE FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2010

REVISA:MERCEDES

CENTENO CARGO:

APROBO : CARGO:

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