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UNCIÓN

INFO

RMATIV

A

La función informativa es el proceso de recepción y transmisión de información, donde la información se concibe no sólo como ideas, conceptos, conocimientos; sino que incluye también los intereses, estados de ánimo, sentimientos o actitudes que se manifiestan en las personas. No obstante, también son informativos los que:

- Están físicamente al alcance del receptor.

- Son comprensibles para el receptor.

- Pueden ser corroborados por el receptor.

- Tienen alguna utilidad para el receptor.

Los pictogramas están presentes en todos los lugares y espacios públicos, nos informan de cada uno de los servicios allí presentes.

Algunas de las señalizaciones que habitualmente están presentes en las obras.

Incluso, por medio de un código

de color, el plano del metro nos

informa de los diferentes

recorridos de cada uno de los

itinerarios.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información Idealizan y establecen, en nombre de una organización,

unos sistemas de generación- diseminación y adquisición-consumo de datos, que

aseguran el flujo comunicacional necesario para mantener en funcionamiento una

organización.

Cabe reiterar, que los sistemas de información no transmiten información, sino que

transportan procesan y distribuyen datos.

NECESIDADES DE LA INFORMACIÓN

- La información es necesaria para cualquier directivo que deba fijar unos objetivos, así como para detectar y definir las áreas de problemas.

- El directivo precisa de la información para evaluar los rendimientos, tanto individuales como colectivos.

- Los miembros de una organización que desempeñen tareas independientes necesitan información que les permita ejecutar ajustes coordinativos sobre la marcha y concretar los límites reconocidos a su libertad de criterio en el cumplimiento de las funciones de trabajo.

- Todo miembro de una organización necesita información sobre el rendimiento y producción que se espera de él.

Las necesidades básicas de la información dentro de una organización se describen de la siguiente manera:

INFORMACIÓN INTENCIONAL Y NO INTENCIONAL

La información intencional se refiere a las consecuencias o reacciones que el

emisor intenta o pretende provocar. Es decir, la información intencional es,

básicamente, toda comunicación informativa.

Por otra parte, la información no intencional es toda aquella información que no esté

pensada por un emisor para consumo de determinados receptores.

OBSTÁCULOS A LA COMUNICACIÓN INFORMATIVA

Lee, Thayer, especifica cinco tipos de barreras a la comunicación efectiva de información, en el seno de las organizaciones:

A) BARRERAS ORGANIZACIONALES

La estructura y los procedimientos convencionales de la propia organización pueden constituir importantes barreras para la diseminación, efectiva o eficiente, de información.

Estas barreras nacen debido a:

- La distancia física entre los miembros de una organización, ya que esto impide su intercomunicación.

- La especialización de las funciones de trabajo complica y hace confuso el intercambio de información en las organizaciones.

- El poder, la autoridad y las relaciones de status pueden impedir el flujo correcto de información en el seno de una organización.

- La propiedad de la información, según la intensidad de las aspiraciones de las personas interesadas y de acuerdo con los medios utilizados.

B) BARRERAS INTERPERSONALES

Estas barreras surgen de los contactos interpersonales dentro de la organización, pero que son atribuibles a las personas a quienes afectan, más que a la organización como tal.

Estas barreras nacen debido a:

- El clima del contacto o relación interpersonal (como los noviazgos, el matrimonio, crianza de los hijos, tragedias, enfermedades, etc).

- Al chocar los valores del receptor y del emisor (es decir, cuando ambos se identifican con opiniones y valores diferentes) no se produce entre ellos un intercambio de información eficaz.

- Debido a actitudes conflictivas o antagónicas entre las personas.

- La forma en que nuestra actitud respecto a los medios de comunicación masiva ha podido afectar nuestra capacidad comunicacional con los demás.

C) BARRERAS INDIVIDUALES

Existen dos barreras de la comunicación informativa que proceden del individuo: sus aptitudes mentales y de actuación (aptitudes estratégicas) y su habilidad para recibir y transmitir información (aptitudes tácticas).

Estas barreras nacen debido a sus:

- Aptitudes estratégicas: cuando los hábitos mentales o de acción del individuo son anticuados o impropios (o incompetentes).

- Aptitudes tácticas: la incapacidad del individuo para recibir o transmitir información, en términos de su facultad comunicacional.

D) BARRERAS ECONÓMICAS

Surgen a partir de la distribución de nuestro tiempo y atención, tanto la que se dirige al directivo como la que procede de él.

Algunas barreras económicas pueden ser:

- Cuando una persona desea recibir o enviar ciertos datos. Pero la recogida, la preparación y presentación de un mensaje comprensible y concreto puede resultar excesivamente costosa.

- La proximidad, o lejanía, física de personas que frecuentemente necesitan intercambiar información.

FUNCIO

NES DE

MANDO Y

DE IN

STRUCCIÓ

N

Las funciones de mando y de instrucción se refieren, básicamente, a:

Los superiores jerárquicos, de cualquier índole social, familiar y/o cultural, en el momento de informar a sus subordinados para decirles que deben hacer, cómo deben hacerlo, para dirigirles, o para ordenarles determinado comportamiento, etc.

ORGANIZACIONES FORMALES

Es en las organizaciones formales, más que en las informales, donde los individuos jerárquicamente superiores, por su posición en la estructura de la organización, tienen el derecho y la obligación de mandar determinadas conductas, relativas a las tareas de los subordinados.

PODER Y AUTORIDADUna persona tiene poder sobre otra, en la medida en que le sea posible, ya sea divulgando o reteniendo información. El poder es específico de una relación.

La autoridad es el poder formalizado, normalizado y situado. La autoridad es específica de una posición jerárquica. Es el poder legitimado o convencionalizado.

ÓRDENES E INSTRUCCIONES

Dentro y fuera de la organización, todo directivo se dedica a controlar y regular su información educida, de cara a los objetivos marcados.

El directivo cuenta para ello con el sistema de comunicación regulatorio, que transporte órdenes e instrucciones procedentes de un superior jerárquico legitimado.

Las tres cuestiones más importantes que se desprenden del proceso de emisión de órdenes, dirección e instrucción son:

- Contenido: decidir el contenido de una orden o instrucción, o lo que no debe contener.

- Modo: debe ser directa e inequívoca.

- Intención: ¿Por qué el emisor ha transmitido esta orden? Aquí el receptor necesitará un cierto grado de comprensión de las intenciones del emisor, si se pretende que entienda lo que se le transmite.

INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Las instrucciones y los procedimientos, a diferencia de las órdenes e instrucciones, describen con más detalle cómo llevar a cabo la orden, norma, etc.

Los procedimientos suelen considerarse como órdenes permanentes en el seno de una organización. Mientras que las instrucciones son las pautas generales a seguir para realizar tareas nuevas. Asimismo, los procedimientos e instrucciones deben ser:

- Claros.

- Inequívocos.

- Detallados.

- Concretos, en cuanto a tiempo y lugar.

- Coherentes con las funciones, la capacidad, el buen criterio del receptor, con otros procedimientos e instrucciones. Coherentes con los objetivos de la organización.

ORGANIZACIONES INFORMALES

Estas organizaciones emergen espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

FUNCIO

NES DE

INFL

UENCIA

Y DE

PERSUASIÓ

N

Desde la existencia social del hombre la necesidad de modificar o influir los pensamientos, actitudes o conductas ha preocupado a los líderes políticos, religiosos, intelectuales o estéticos.

Aristóteles, tres siglos y medios antes de Cristo, estudió los problemas de la persuasión de masa. Éste apuntó que la comunicación efectiva con la masa depende de tres factores:

- Personalidad del orador.

- Transmisión de determinado estado de ánimo.

- Demostración clara de la autenticidad de lo que se dice.

PERSUASIÓN E INFLUENCIA

La persuasión es el proceso de afectar el pensamiento o la conducta (actitud) del receptor, de un modo que se supone redundará en beneficio del emisor y en perjuicio del receptor. La influencia, en cambio, refiere a un intento de mayor alcance para afectar al receptor de un modo supuestamente más favorable a sus intereses.

DOS TIPOS DE INFLUENCIA

La influencia se puede ejercer por dos tipos:

- Sobre la conducta de una o más personas.

- Sobre el sistema de comprensión de una o más personas.

LIDERATO

Menciona Lee, Thayer: El Liderato hay que entenderlo más que “carisma”. Los líderes perfeccionan sus aptitudes estratégicas y tácticas para influir en los demás según sus planes.

J E F E

- Manda a las personas.

- Inspira miedo.

- Dice YO.

- Mi empresa.

- Se preocupa por las cosas.

- Presume sus éxitos.

- Tiene empleados.

- Todo urge para hoy.

L I D E R

- Aconseja y guía.

- Inspira entusiasmo.

- Dice NOSOTROS.

- Nuestra empresa.

- Se preocupa por las personas.

- Comparte éxitos.

- Tiene un equipo de trabajo.

- Reparte el trabajo.

LA T

ECNOLOGÍA

DE L

A

COMUNICACIÓ

N

La “Tecnología Comunicacional” abarca todos los medios que sirven o producen las funciones y fines de la comunicación. Comprende todos los dispositivos, procedimientos y equipos creados para ampliar, aumentar y posibilitar o facilitar la comunicación del hombre consigo mismo y con los demás.

LOS PROGRAMAS (SOFTWARE) DE LA TECNOLOGÍA COMUNICACIONAL:

LENGUAJESLos lenguajes constituyen un aspecto fundamental de la tecnología comunicacional. Observemos tres tipos de lenguajes, sólo por mencionar algunos, pues, como dice el autor, no son más que tres ejemplos de lenguajes:

- El lenguaje que escribimos y hablamos normalmente. En nuestro caso sería el español.

- El lenguaje de los gestos (la expresión, la postura).

- El lenguaje de los números. El lenguaje de las matemáticas, aquel que ha facilitado la investigación y progreso de las ciencias físicas y sociales.

EL PROCESO MENTAL: ADAPTACIÓN Y ORIENTACIÓN RESPECTO AL ENTORNO

El lenguaje facilita y enriquece nuestra capacidad de adaptación y orientación hacia nuestros entornos.

¿Cómo?

De simple modo, podemos nombrar o identificar las cosas y acontecimientos de nuestros mundos circundantes (y hablarnos a nosotros mismos y a otros sobre ellos).

LOS EQUIPOS (HARDWARE) DE LA TECNOLOGÍA COMUNICACIONAL: LOS

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Hardware de la tecnología comunicacional se refiere a todo aquel componente físico y tangible que hace posible el envío de información de un dispositivo a otro por cualquier medio.

Algunos ejemplos, sólo por mencionar algunos:

- Microondas.- Radio.- Modem.- Bluetooth.- Scanner- Impresora

LAS COMPUTADORAS, UN ASPECTO DE LA TECNOLOGÍA COMUNICACIONAL

El papel de las computadoras, como componentes de los sistemas de comunicación, se utilizan para aumentar y extender las capacidades humanas de proceso y generación de información.

A comparación de las invenciones tecnológicas que transportan datos de un lugar a otro, la computadora, como tecnología comunicacional, procesa datos (mejor dicho, reduce, analiza, sintetiza, reorganiza, imprime en papel y presenta en pantalla formas o patrones de datos).