1.-LOS LIBROS CONTABLES

1.1 CONCEPTO.-

Según Ayala (2002) define a los libros de contabilidad como: “libros especiales, diseñados para anotar las operaciones que realiza la empresa a lo largo de su vida”. (Pág. 12).Rojas (2002) nos brinda otra definición: “los libros de contabilidad son unos cuadernos especiales de mayor tamaño que los corrientes en los que se registra las operaciones comerciales y administrativas que realiza una empresa o institución”. (Pág. 49)En conclusión, los libros contables conforman una base de datos, donde en forma ordenada, clara y precisa; se registran todas las operaciones mercantiles que se realice en una entidad.

1.2 FINALIDAD

Dejar constancia cronológica de las operaciones realizadas, de modo tal que al fin de cada ejercicio, el empresario pueda conocer la situación económica real.

Vigilar la política comercial adoptada para orientar las actividades económicas de la empresa en forma segura y productiva.

Controlar el movimiento de dinero y valores, las cuentas por cobrar y por pagar y las ventas, costos y gastos de explotación y todo otro rubro que contribuya a poner de manifiesto la situación patrimonial, financiera y económica de la empresa.

Documentar los derechos y obligaciones con terceros, pues se considera a los libros de contabilidad elementos de pruebas en las controversias que pudieren producirse.

2. REGISTROS CONTABLES

2.1 CONCEPTO.- Los libros o registro de Contabilidad son conjuntos de hojas de una misma estructura gráfica, encuadernadas o no, que lleva el empresario para anotar en ellas las operaciones que realiza diariamente, sujetándose a las disposiciones legales y a los principios en que se funda la técnica contable.

2.1.1 PRESCRIPCIÓN DE LOS REGISTROSTodos los libros y registros contables deben ser guardados por cinco años a contar a partir desde el 1° de enero del año siguiente al año en que fue registrado.

2.1.2 LIBRO DIARIOTiene por objeto, como su nombre lo indica, registrar día a día por orden riguroso de fechas, todas las operaciones que efectúa el comerciante o compañía mercantil, indicando claramente, en cada una de ellas el deudor y el acreedor. La registración en este libro se conoce con el nombre de Asiento, y en cada uno de los asientos el debe es igual al haberDEBE = HABER

2.1.3 LIBRO MAYOREs uno de los libros no obligatorios de la contabilidad; su misión consiste en clasificar sistemáticamente los hechos contables atendiendo a la naturaleza de los elementos patrimoniales, cuya realidad económica ha sido captada ya en el libro diario, por orden cronológico, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.

Libro de balances

Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar.

2.1.4 LIBRO INVENTARIO:

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

3. CLASIFICACIÓN

3.1 Según el orden en que se efectúan las anotaciones:3.1.1 registros cronológicos: registran los hechos contables en el orden en que ellos se presentan en el tiempo, efectuando las anotaciones directamente de los documentos comerciales respaldatorios, ejemplo es el libro diario.3.1.2 registros sistemáticos: resumen las anotaciones efectuadas en los registros cronológicos, ejemplo es el libro mayor.

3.2 desde el punto de vista técnica3.2.1 principales: en estos se registran en forma analítica o resumida, todos los efectos de los hechos económico-administrativo. Estos libros recogen la totalidad de las cuentas con saldo inicial o que han tenido movimiento durante el período contable. Son los que se consideran imprescindibles en toda Contabilidad:

Inventario, Balances, Diario

Caja Mayor.

3.2.2 auxiliares: estos registros se utilizan para anotar en forma analítica o detallada algunas cuentas principales. Tienen como función facilitar el manejo

del sistema contable a través de la descentralización de ciertas anotaciones. Ejemplos:

registro de ventas registrado de compras registro de ingresos profesionales registro de letras por cobrar registro por pagar planilla de sueldos planilla de salarios libro de importaciones libro de exportaciones libro de bancos registro de caja chica

Registro de ventas Es un auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones. Los documentos que sustentan las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, etc.

Registro de compras El registro de Compras es un libro auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble. El registro se realiza en forma detallada, ordenada y cronológica de cada uno de los documentos de compras de bienes y servicios que registre diariamente.

Planilla de sueldos y salariosLa planilla de sueldos y salarios es un documento que expone información periódica mensual en valores monetarios relativa al conjunto de remuneraciones, aportes, patronales, descuentos laborales y otros beneficios que perciben los dependientes de una empresa.

3.2.2.1 libro banco: es un libro que tiene un rayado especial en el cual se registrarlas operaciones que efectúa la empresa con el banco o los bancos con los cuales mantiene relaciones económico financieras, mediante las cuentas corrientes que para tal efecto se abren y mantienen

3.2.3 complementarios o de registros: son los que se emplean para registrar determinadas informaciones que no se hallan entrelazadas directamente con los asientos de contabilidad, ejemplos son los libros de vencimientos a pagar o cobrar,

libro de actas.

Copiador de cartas

3.3 Desde el punto de vista legal:

3.3.1 principales Libro diario Inventario. Balances Caja Actas

3.3.1.1 Libro caja: en este libro se registran tanto los ingresos, como los egresos de efectivo y cheques, incluyendo todas las operaciones que aumentan o disminuyen el disponible de las cuentas corrientes bancarias, como: cobranza de letras, descuentos, mantenimiento de cuentas y otros propios en la actividad relacionada con los bancos.

3.3.2 Libros indispensables u obligatorios: son aquellos que debe llevar obligatoriamente el comerciante, de acuerdo con lo estipulados por las leyes y reglamentos, ejemplo:

Registro de ventas Registro de compras Planilla de sueldos Planilla de salarios Formas del sistema computarizado Diario auxiliar

3.3.3 libros optativos o voluntarios: son libros que el comerciante tiene la facultad de utilizar de acuerdo a la necesidad que requiera su empresa. Ejemplo:

Cuentas corrientes de proveedores

Cuentas corrientes de clientes

Almacén

Letras por cobrar

Caja chica

Caja borrador

Bancos

Kardex

Planilla de cobranzas

Letras por pagar