MANUAL DE USUARIO HERRAMIENTA TABLERO DE CONTROL

INSTRUCTIVO MANUAL TABLERO DE CONTROL

CÓDIGO I-07-02 MTC

FECHA 01/06/2014

VERSIÓN 1

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1. GENERALIDADES

MANUAL DE USUARIO HERRAMIENTA TABLERO DE CONTROL


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OFICINA DE PLANEACIÓN

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 3

1. Generalidades Seguimiento a Metas .......................................................................... 4

2. Ingreso al Tablero de Control ...................................................................................... 4

3. Gestión del sistema ...................................................................................................... 5

3.1. Creación de Actividades .............................................................................................. 5

3.2. Reporte de Ejecución ................................................................................................... 7

3.2.1. Mis Pendientes .............................................................................................................. 7

3.2.2. Reportar Ejecución ....................................................................................................... 8

3.2.2.1. Reportando Ejecución de Indicadores de Cumplimiento ......................................... 9

3.2.2.2. Reportando Ejecución de Indicadores Numéricos ................................................. 10

3.2.2.3. Reportando Ejecución de Indicadores de Presupuesto ......................................... 12

POLÍTICAS DE MANEJO Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 12


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INTRODUCCIÓN El Tablero de Control es una herramienta para facilitar la planeación, seguimiento y evaluación de los Planes de Acción Anual que las unidades administrativas y académicas deben desarrollar como parte del Sistema de Planeación, de acuerdo con la Resolución 005 de 2009. Esta herramienta permite la gestión y autoevaluación por parte de las unidades, así como el control y monitoreo por parte de instancias superiores y de los organismos de seguimiento, como la Oficina de Planeación. A continuación se describen de manera general los pasos para el ingreso y gestión de la herramienta desde los usuarios creados para cada una de las unidades académicas y administrativas.


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1. Generalidades Seguimiento a Metas

El seguimiento a las metas PEID, registradas es el tablero de control es un proceso que debe desarrollarse de forma continua, por tal motivo es esencial la interacción frecuente con la herramienta lo cual permitirá realizar desde la unidades un seguimiento al cumplimiento de las actividades propuestas durante el bimestre, corroborar las observaciones realizadas desde la Oficina de Planeación y formular acciones de fortalecimiento o mejora a los procesos desarrollados. La dinámica para la gestión del tablero de control es la siguiente:

Dinámica de Gestión Herramienta Tablero de Control

Actividad Fecha de Cumplimiento

Responsable

PLANEACIÓN

Formulación de actividades Plan de Acción (siguiente vigencia)

1ra y 2da Semana de Diciembre

Unidades Académicas y Administrativas

Montaje de actividades en el Tablero de Control

Enero (3 Semana)

Unidades Académicas y Administrativas

Revisión y ajustes de actividades registradas en el tablero de control

Enero (4 Semana)

Oficina de Planeación Unidades Académicas y Administrativas

Socialización de planes de acción Febrero (1 Semana)

Oficina de Planeación

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Monitoreo al cumplimiento de metas de la Unidad

Permanente Unidades Académicas y Administrativas

Corte e Informe de seguimiento al cumplimiento de metas de las Unidad

Bimestral Unidades Académicas y Administrativas

Monitoreo al cumplimiento de metas de las Unidades Académicas y Administrativas

Permanente Oficina de Planeación

Informe de seguimiento al cumplimiento de metas de las Unidades Académicas y Administrativas

Cuatrimestral Oficina de Planeación

Socialización seguimiento a metas registradas en el Tablero de Control

Cuatrimestral Oficina de Planeación Unidades Académicas y Administrativas

Montaje y socialización de acta de reunión de seguimiento bimestral a metas

Cuatrimestral Comité Operativo De Autoevaluación Administrativa y Comité Central De Autoevaluación Y Acreditación

2. Ingreso al Tablero de Control El Tablero de Control es un aplicativo que funciona a través de un navegador de internet. Nota: Debido a que se han detectado inconvenientes con Internet Explorer, se recomienda usar otros navegadores como Firefox o Chrome. Para ingresar al Tablero de Control se debe digitar la siguiente dirección en la barra de navegación: http://tablerocontrol.ugc.edu.co/Strategy/ Aparecerá la siguiente pantalla:

http://tablerocontrol.ugc.edu.co/Strategy/


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Para ingresar se debe digitar: Usuario: Clave: Un ingreso exitoso para este usuario mostrará el siguiente menú en la parte superior:

Tablero de Control

Los menús y sus opciones cambiarán de acuerdo con los roles que tenga asignado el usuario correspondiente. En la esquina superior derecha, justo bajo el sello de calidad, se puede identificar el usuario en uso.

3. Gestión del sistema

3.1. Creación de Actividades

A diferencia de los Indicadores (que solo pueden ser creados en el sistema por la Oficina de Planeación), las actividades deben ser creadas por las unidades académicas y administrativas. Cada dependencia debe definir el alcance, objetivo, redacción y cronograma de las actividades de sus indicadores. Las actividades son las tareas o pasos que deben completar para garantizar el cumplimiento de la meta anual establecida para un indicador. Al seleccionar el menú de “Tablero de Control”, opción “Indicadores”. Debe aparecer una pantalla con varios campos de búsqueda y en la parte inferior un listado de todos los indicadores que sean responsabilidad del


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usuario. El usuario no podrá consultar ni modificar indicadores en los cuales no haya sido asignado como responsable (ya sea como responsable directo o responsable de captura, como se explicó en las secciones de creación de indicadores). Las actividades asignadas a un indicador se pueden consultar al hacer clic sobre “Ver Actividades” en la parte inferior del cuadro de Descripción, a la derecha de cada indicador. Para crear una nueva actividad, digitar la fecha en que debe estar concluida la tarea propuesta y en el cuadro “Actividad” redactar el alcance y descripción de las tareas a desarrollar. Luego presionar el botón “Agregar”. Las actividades se listarán en la parte inferior cronológicamente y una bandera de color indicará el estado en que se encuentra. Así:

Actividad programada no vencida: La actividad está vigente pero su plazo no se ha vencido todavía.

Actividad pendiente por reportar: La actividad está vigente y su plazo ya se venció, pero aún no se ha reportado su ejecución.

Actividad en revisión: Actividad vigente a la cual han reportado ejecución pero no ha sido validada por la Oficina de Planeación. En el reporte Balance de Cumplimiento estas actividades cuentan como “no cumplidas”.

Actividad cumplida: La actividad cumplida y revisada satisfactoriamente.

Actividad anulada: La actividad ha sido anulada por la Oficina de Planeación y ya no se considera activa. Para los reportes de Balance de Cumplimiento posteriores a la fecha de anulación, esta actividad no se considera en ninguna de las columnas.

Utilizando la equis roja a la izquierda de cada actividad el usuario podrá eliminar una actividad. Sin embargo, si ya se ha hecho algún reporte de ejecución no se podrá eliminar la actividad y solamente los usuarios con rol de Oficina de Planeación podrán “anularla”. Las actividades no se pueden editar o modificar. Si se deben hacer cambios en una actividad se deberá eliminarla y crear una nueva actividad, o solicitar a la Oficina de Planeación la anulación de dicha actividad presentando las debidas justificaciones.


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Adicionalmente, en el menú “Tablero de Control”, opción “Ayuda”, se encuentra un video tutorial para agregar nuevas actividades. Importante: Solo es necesario crear manualmente actividades para los Indicadores de Cumplimiento. El sistema genera automáticamente las actividades para los indicadores numéricos y de presupuesto, basado en la frecuencia establecida para indicador.

3.2. Reporte de Ejecución

Cada unidad es responsable del reporte de ejecución de las actividades de los indicadores a su cargo. Para ello debe ingresar al aplicativo con el usuario asignado como responsable directo o responsable de captura de los indicadores de su área y seguir el procedimiento que se describe a continuación. El usuario que ha ingresado al sistema solo podrá consultar y reportar las actividades de aquellos indicadores a los que está asignado como responsable. 3.2.1. Mis Pendientes

En el menú de “Tablero de Control”, está la opción “Mis Pendientes”. En la pantalla aparecerán las actividades que ya se han vencido y que todavía no cuentan con un reporte de ejecución (o fue considerado incompleto en la validación hecha por la Oficina de Planeación).


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Esta es una forma rápida de identificar las actividades que deben ser reportadas, pero se debe recordar que si una actividad no se ha vencido, no aparecerá en este listado. El listado muestra las actividades relacionadas con indicadores de cumplimiento, numéricos y de presupuesto.

3.2.2. Reportar Ejecución

Consultar las actividades pendientes (ver Mis Pendientes) es una forma rápida para poder reportar la ejecución de las actividades. Otra forma de acceder a la pantalla para reportar ejecución es: En el menú “Tablero de Control”, seleccionar la opción “Indicadores” y posteriormente hacer clic en “Ver Actividades” del indicador que se quiere reportar.

Esto debe llevar a la siguiente pantalla:


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Presionar el botón “Crear Reporte” y se muestra una nueva pantalla donde los campos cambian dependiendo del tipo de indicador (Cumplimiento, Numérico o de Presupuesto).

3.2.2.1. Reportando Ejecución de Indicadores de Cumplimiento

Para los indicadores de cumplimiento se muestra la siguiente pantalla:


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En la parte superior aparecen los datos básicos del indicador al que pertenece la actividad, luego se muestra el nombre y la fecha de vencimiento prevista para dicha actividad y finalmente aparece un espacio para reportar la ejecución.

Actividad completada o incumplida: Si la actividad se ha finalizado satisfactoriamente, el usuario debe

marcar la casilla “Se completaron los compromisos de la actividad”. De lo contrario, debe dejarla en

blanco.

Finalizado el: Introducir la fecha en que se concluyeron las tareas relacionadas con esta actividad. Este

campo desaparece cuando no se ha marcado la casilla anterior.

Detalle: Independientemente de si se ha cumplido o no con la actividad el usuario debe diligenciar este

campo con un resumen ejecutivo de los principales logros obtenidos al ejecutar esta tarea, o las razones

por las cuales no fue posible cumplir con los compromisos y las alternativas de acción. También debe

mencionar la evidencia existente que permita verificar la ejecución de las tareas mencionadas, ya sean

físicas o digitales, y la ubicación correspondiente.

Archivos Anexos: Si la actividad lo amerita, se pueden subir al sistema archivos de soporte y evidencia.

El tamaño máximo por archivo es de 10 MB y las extensiones admitidas incluyen las siguientes: doc,

docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, gif, jpg, png, tiff, zip, rar, entre otras. Es posible anexar varios archivos en un

solo reporte.

Finalmente, hacer clic en el botón “Reportar”. La actividad cambiará su estado de “Pendiente” a “En Revisión” para ser validada por la Oficina de Planeación. Mientras no sea aprobada en esta validación seguirá apareciendo como “no cumplida” en el Balance de Cumplimiento. No se pueden hacer reportes parciales, sino que tan pronto le presiones “reportar” queda para evaluación de la Oficina de Planeación. Si esta oficina considera que la información presentada no es suficiente para calificar como finalizada una actividad, ésta retornará nuevamente al estado de “pendiente” y será necesario completar los reportes correspondientes. Importante: Una vez se reporte ejecución de una actividad no será posible eliminar la actividad. Si se presenta algún inconveniente después de ser reportada una ejecución, se deberá solicitar a la Oficina de Planeación anular la actividad y presentar la correspondiente justificación.

3.2.2.2. Reportando Ejecución de Indicadores Numéricos

Cuando se trata de un indicador numérico, la pantalla que aparece es la siguiente:


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En la parte superior aparecen los datos básicos del indicador al que pertenece la actividad, luego se muestra el nombre y la fecha de vencimiento prevista para dicha actividad y finalmente aparece un espacio para reportar la ejecución.

Actividad completada o incumplida: Si la actividad se ha finalizado satisfactoriamente, el usuario debe

marcar la casilla “Se completaron los compromisos de la actividad”. De lo contrario, debe dejarla en

blanco.

Valor: Introducir el resultado que arrojó el indicador para el periodo en cuestión, según la fórmula

establecida por la unidad. Se debe tener en cuenta el signo decimal que el computador de origen tenga

configurado (coma o punto).

Detalle: Independientemente de si se ha cumplido o no con la actividad el usuario debe diligenciar este

campo con un resumen ejecutivo de los principales logros obtenidos al ejecutar esta tarea, o las razones

por las cuales no fue posible cumplir con los compromisos, justificaciones del nivel de desempeño y las

alternativas de acción. También debe mencionar la evidencia existente que permita verificar la el cálculo

del indicador, ya sean físicas o digitales, y la ubicación correspondiente.

Archivos Anexos: Si la actividad lo amerita, se pueden subir al sistema archivos de soporte y evidencia.

El tamaño máximo por archivo es de 10 MB y las extensiones admitidas incluyen las siguientes: doc,

docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, gif, jpg, png, tiff, zip, rar, entre otras. Es posible anexar varios archivos en un

solo reporte.

Finalmente, hacer clic en el botón “Reportar”. La actividad cambiará su estado de “Pendiente” a “En Revisión” para ser validada por la Oficina de Planeación. Mientras no sea aprobada en esta validación seguirá apareciendo como “no cumplida” en el Balance de Cumplimiento. Si la Oficina de Planeación considera que la información presentada no es suficiente para calificar como finalizada una actividad, ésta retornará nuevamente al estado de “pendiente” y será necesario completar los reportes correspondientes. Importante: Una vez se reporte ejecución de una actividad no será posible eliminar la actividad. Si se presenta algún inconveniente después de ser reportada una ejecución, se deberá solicitar a la Oficina de


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Planeación anular la actividad y presentar la correspondiente justificación. 3.2.2.3. Reportando Ejecución de Indicadores de Presupuesto

Inicialmente, se ha previsto que solamente la Sección de Presupuesto tendrá permisos para reportar el presupuesto de ingresos, gastos e inversión de todas las unidades (ver Roles de Usuarios). El aplicativo del Tablero de Control está preparado para recibir una interface proveniente del sistema de presupuesto con esta información, pero requiere ser ajustada cuando dicho sistema pueda generarla. Para ingresar al aplicativo los valores de presupuesto programado y ejecutado se deben usar las opciones con los mismo nombres en el menú “Tablero de Control”, como se muestra en la imagen siguiente. Estas opciones solamente estarán disponibles dependiendo de los roles que tenga el usuario.

Área: Seleccionar el Área de Seguimiento según se ha definido en los parámetros del administrador del

sistema.

Año: Sólo en la pantalla de Presupuesto Programado. Seleccionar el año para definir el presupuesto

anual.

Fecha de Corte: Sólo en la pantalla de Presupuesto Ejecutado. Seleccionar el periodo para el cual se

quiere reportar ejecución. El periodo cambiará dependiendo de la frecuencia con la cual se haya definido

el indicador. Tener especial cuidado de escoger siempre el último día del periodo en cuestión.

Al presionar el botón “Consultar” se listarán todas aquellas unidades que tengan indicadores de presupuesto creadas. Cada dependencia tendrá habilitados los campos de presupuestos dependiendo si tienen creados indicadores de Ingreso, Gasto o Inversión. En el caso que se aprecia en la imagen anterior, dentro del Área “Vicerrectoría Académica” solamente la unidad Oficina de Planeación tiene indicador de presupuesto creado y solamente para gastos. Importante: Si es necesario modificar los datos de presupuesto (programado o ejecutado) simplemente seguir estos mismos pasos. Introducir un nuevo valor sobrescribirá los datos anteriores. Esto se ha establecido así, debido a que solamente la Sección de Presupuesto y aquellos con permisos de Oficina de Planeación o de Administrador tendrán permisos para realizar estas acciones. Recordar que las cifras deben estar en miles de pesos.

POLÍTICAS DE MANEJO Y RECOMENDACIONES

Las actividades a registrar en el tablero de control por cada una de las Unidades Académicas y

Administrativas, son las que resultan de la formulación del plan de acción anual interno de cada unidad en

el mes de diciembre y, estas actividades deben cargarse al sistema en el año siguiente, hasta la tercera

semana de enero, como plazo máximo.


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El seguimiento se debe realizar de forma participativa, a partir la creación de un equipo conformado por el

líder del área, secretario académico, asistente y demás personas que se designen para esta actividad.

De acuerdo con el monitoreo permanente de la herramienta se puede identificar cuáles de las

actividades, de acuerdo a la gestión de la Unidad se van a cumplir y, en caso contrario, cuáles no

podrán ser ejecutadas; en tal caso se debe reportar en la herramienta la solicitud de reprogramación, la

cual se soportará con una comunicación del jefe de la unidad donde se exprese las razones por las

cuales se requiere reprogramar la actividad y la fecha futura en que se realizará.

Es importante ser precisos en los comentarios registrados en la herramienta, éstos deben definir

claramente el cumplimiento alcanzado en desarrollo de las actividades propuestas, (redacción de los

resultados, contenidos, firmas completas, conclusiones, fechas, fotos integradas a los informes, cuadros

con títulos, etc.) acordes con las actividades ejecutadas.

Las actividades se consideran como finalizadas, cuando cumplen con el reporte dentro de las fechas

programadas (5 días hábiles después de finalizado el bimestre) y, cuando las evidencias demuestren

concordancia con la ejecución de la meta propuesta.

La actividad se estima como reporte incompleto cuando dentro de éste no se describe y demuestra a

cabalidad los resultados y meta lograda o, cuando las evidencias aportadas no evidencian la ejecución

proyectada.

La actividad se da por anulada cuando por motivos de fuerza mayor no se logre ejecutar, previa

autorización escrita de la alta dirección.

Las actividades programadas en el tablero de control, se podrán reprogramar por máximo dos períodos

continuos, siguientes a su programación inicial.

En caso de identificar inconvenientes con la interacción de la herramienta o necesidades de asesoría

para el montaje de evidencias favor informar a la Oficina de Planeación, para poder brindar el soporte

necesario.

Es importante informar brevemente la ubicación física y/o digital de anexos de cada reporte en el tablero

de control.

Cuando la información supere 25 megas y no se pueda cargar en el tablero del control se debe informar

la ubicación física de los soportes.


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2. REGISTROS: No aplica

3. CONTROL DE CAMBIOS:

No REV

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01/05/2014 Emisión inicial

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