MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS PROGRAMA …...• publicidad de las acciones cofinanciadas..... 27...

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

PROGRAMA OPERATIVO DE OBJETIVO 3, 2000-2006 DEL PAIS VASCO

Junio 2006

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1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 4

2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL PARA OPERADORES CON ACCESO AL SSU................................................................ 5

3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL PARA OPERADORES SIN ACCESO AL SSU................................................................ 10

4. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL....... 15

5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS................................................................................ 17

Requisitos de elegibilidad............................................................................................... 17

Documentación para la justificación .............................................................................. 17

Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores...................................... 20

6. MODIFICACIONES FINANCIERAS ...................................................................... 21

Recertificación................................................................................................................ 21

Modificaciones al Complemento de Programa .............................................................. 21

Infraejecución y sobreejecución ..................................................................................... 21

7. PISTA DE AUDITORÍA ........................................................................................... 23

8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL....................................................................... 26

8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE.................................................... 26

• Descripción del método de gestión................................................................. 26

• Publicidad de las acciones cofinanciadas ....................................................... 27

8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO DEL GOBIERNO VASCO..................................................................................... 27

9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES........................................................ 30

10. DIRECCIONES DE INTERES................................................................................ 31

ANEXOS ....................................................................................................................... 33 INSTRUCCIONES PARA RELLENAR LA RELACIÓN DE OPERACIONES CERTIFICADAS A FSE …………………………………………………………….34

PLANTILLA DE RELACIÓN DE OPERACIONES CERTIFICADAS A FSE……33

INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACIÓN DE LOS CUADROS DE COMPOSICIÓN DE LOS IMPORTES CERTIFICADOS A FSE ...................... 346

CUADRO-DETALLE DEL GASTO CERTIFICADO POR LOS BENEFICIARIOS AL FSE DE LA OFICINA DE CONTROL ECONOMICO DEL GOBIERNO VASCO .. 37

CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO DE LAS PRIORIDADES HORIZONTALES................................................................................................................................. 35

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CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE VERIFICACIONES DEL ART. 4 DEL REGLAMENTO 438/2001 …………………………………………………………….39

• Instrucciones para el cumplimiento de las verificaciones del art. 4 del Reglamento 438/2001

• Lista de comprobaciones a realizar

MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES..................................................... 21

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1. INTRODUCCIÓN

A lo largo de la andadura de este Programa Operativo de Objetivo 3 2000-2006 nos hemos puesto en contacto con las entidades participantes en repetidas ocasiones, algunas de ellas muy regulares y predecibles, otras más inesperadas, solicitando o enviando diversos documentos y justificaciones (informes anuales, parciales, visitas de verificación, ...). En todas esas ocasiones os hemos trasmitido instrucciones, hemos remitido escritos de la UAFSE o hemos intentado redactar clarificaciones para dirigir y facilitar la gestión y el seguimiento del PO.

El presente Manual de Procedimientos no es más que la recopilación ordenada y elaborada de todos esos escritos que en estos años habéis recibido. Responde a un deseo de facilitar la labor de todos y se considera complementario a la Guía de Gestión remitida por la UAFSE. Hemos optado por un formato electrónico porque lo consideramos un documento vivo y en continua actualización, y por supuesto abierto a vuestras sugerencias y necesidades.

En este momento la necesidad de actualización del Manual viene dada por la comunicación remitida por la UAFSE con el modelo de certificado y las instrucciones para el cumplimiento de las verificaciones del artículo 4 del Reglamento 438/2001 de la Comisión de 2 de marzo de 2001 por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) nº 1060/1999 del Consejo, en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales. La UAFSE exige la recepción de dicho certificado para toda certificación de gastos y solicitud de pagos que se haga dentro del marco del Programa Operativo comenzando con el Informe Anual 2005.

La otra novedad incluida en el Manual se refiere al requerimiento de la Intervención General del Estado (IGAE) de recibir la relación de operaciones certificadas dentro del Programa Operativo de acuerdo a una plantilla remitida al efecto.

Hemos incluido toda la información relevante a los requísitos arriba mencionados en el Manual. Con ello esperamos que siga sirviendo de ayuda y de fuente de consulta.

El Manual se puede consultar y descargar de la página web del Gobierno Vasco www.euskadi.net, dentro del apartado Fondo Social Europeo de la Viceconsejería de Trabajo del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social.

Vitoria-Gasteiz, junio 2006

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2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME AN UAL PARA OPERADORES CON ACCESO AL SSU

Para el mes de marzo del año siguiente debe remitirse a la unidad coordinadora de FSE del País Vasco el Informe anual del año que ha finalizado.

Dicho informe deberá contener los datos financieros y los datos de seguimiento del año correspondiente de acuerdo al formato requerido por el Sistema Informático de Seguimiento de la UAFSE (SSU) y la Memoria de las actuaciones realizadas en dicho año, asi como los documentos de “Certificado y Declaración de Gasto” y “Petición de Pago” debidamente cumplimentados, firmados y sellados. A todo ello habrá que adjuntar el “Certificado de cumplimiento de verificaciones del Art. 4 Reglamento 438/2001” que aparece como Anexo en este Manual acompañado de Lista de comprobaciones a realizar que se encuentra en el mismo anexo y la relación de operaciones certificadas en el modelo de plantilla que también aparece anexada a este Manual.

Adjuntamos instrucciones más detalladas para dar cumplimiento a todos estos requisitos.

Seguimiento financiero

Cada operador del PO deberá rellenar los datos financieros del año que certifica, del 1 de enero al 31 de diciembre (incluidos los que se presentaron en el informe parcial) en el capítulo correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).

Cuando aparezca la pantalla de “Datos del Informe de Seguimiento”, hay que rellenar que se trata de un Informe anual y que se acompaña una petición de pagos.

Los importes a consignar serán los correspondientes a aquellos gastos efectivamente pagados y certificados a 31 de diciembre del año que se certifica. Recordamos que la ejecución ha de desagregarse a nivel de actuación.

Seguimiento de indicadores de realización física

Cada operador del PO deberá rellenar los datos de “Realización” en el capítulo correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).

Cada actuación requiere la cumplimentación de una o varias tablas de seguimiento que están predeterminadas según el tipo de actuación y que aparecen en pantalla en el momento en que se abre cada actuación.

Sugerimos consultar la Ficha 4 de la Guía de Gestión que se refiere a la cumplimentación de Indicadores y que es imprescindible tener en cuenta.

Además es importantísimo tener en cuenta:

• Eje 1: no pueden aparecer ocupados en ninguna de las medidas ni actuaciones.

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Eje 1; Medida 2 (PLDs): no pueden aparecer parados de menos de 1 año o jóvenes parados de menos de 6 meses en la variable “Antigüedad en el paro”

• Eje 3: no pueden aparecer desempleados

• Eje 4: los beneficiarios de Garantía Social deberán incluirse en el apartado “Otros” de “Situación Laboral” de la tabla D1 y en caso de que se pueda cumplimentar la tabla D2, en el apartado “Otros” de “Situaciones Especiales”

• Eje 5: Los becarios serán considerados como “Otros” en los apartados correspondientes de las tablas a cumplimentar, nunca ocupados ni desempleados

• Eje 6: no pueden aparecer hombres, salvo en las actuaciones de conciliación de la vida familiar y laboral y de sensibilización.

Recordamos que en el eje 6 se incluirán únicamente las actuaciones específicas que tienen a las mujeres como principal destinatario.

Independientemente del eje, medida y actuación es muy importante rellenar los apartados de “Situaciones especiales” donde se recogen los datos de inmigrantes y discapacitados porque constituyen una variable que se tendrá en cuenta para la reserva de eficacia. Por tanto instamos a que se haga un esfuerzo para recabar estos datos.

Teniendo en cuenta que los sistemas de recogida de información tienen que estar ya adaptados a los requerimientos del FSE, insistimos en que

• Los datos físicos de beneficiarios tienen que rellenarse en la tabla D2. La tabla D1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de FSE en el Gobierno Vasco.

• El análisis de los indicadores de formación ha de rellenarse en la tabla G2. La tabla G1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de FSE en el Gobierno Vasco.

• Es imprescindible rellenar los apartados correspondientes a Formación en Medio ambiente y en Sociedad de la Información con dos criterios complementarios:

a) Cursos o actividades formativas específicas de Medio ambiente o NTICs (Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación)

b) Cursos o actividades formativas que incluyen el módulo de sensibilización medio-ambiental, u otro módulo de similares características, o que utilizan el CD de autoformación en medio ambiente, o que incluyen contenidos formativos en nuevas tecnologías o herramientas informáticas, respectivamente.

La ausencia de datos sobre formación en estos dos apartados, así como un resultado (porcentaje) muy bajo deberá explicarse justificadamente.

En esta línea, y para facilitar la verificación y el control de la integración de las prioridades horizontales en todas las actuaciones del PO hemos diseñado un Cuestionario que recoge aspectos relativos a cada una de estas prioridades a nivel

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de actuación y que habrá que remitir debidamente cumplimentado junto con el informe anual. (ver Anexo).

Seguimiento de indicadores de resultados

Aunque no suele ser posible aportar los datos de “Resultados” del año que se certifica, si a la fecha de la introducción de los datos del año que se certifica se tienen datos que complementan la información que se ha introducido en informes anteriores, se deberán completar en los capítulos correspondientes a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).

Por su parte, los resultados de inserción del año que se certifica se aportarán en el momento que se conozcan los datos, para lo cual se creará una nueva versión del informe anual correspondiente para incluir los resultados de ese tramo anual.

Si no han sido introducidos antes, dichos datos deberán aportarse para el mes de septiembre del año siguiente a la realización de la actuación.

Memoria

Además de los datos financieros, de seguimiento y de resultados que se introducen en el Sistema Informático (SSU), hay que redactar una memoria que ha de contener la siguiente información con respecto al año que se certifica:

- Una breve introducción haciendo referencia a la situación del mercado de trabajo en el ámbito de actuación de cada operador y “en general cualquier cambio en las condiciones generales que afecten a la ejecución de la intervención, en particular las tendencias socioeconómicas significativas, los cambios en las políticas nacionales, regionales o sectoriales” (art. 37 del Reglamento 1260/99).

- La descripción de la ejecución del año por eje, medida y actuación.

- Las disposiciones tomadas para garantizar la calidad y eficacia de la intervención (art. 37 del Reglamento 1260/99):

• referencia a las acciones de seguimiento, control financiero y evaluación, incluidos los procedimientos de recogida de datos.

• las medidas adoptadas para garantizar la publicidad de la intervención

• las medidas adoptadas para garantizar la compatibilidad con las políticas comunitarias (Estrategia Europea por el Empleo, Planes Nacionales de Acción para el Empleo, Igualdad de oportunidades, Sociedad de la Información, Medio Ambiente, Regímenes de Ayudas y respeto a las normas de competencia y a las normas de contratación pública)

En el apartado correspondiente a la descripción de las actuaciones habrá que especificar, por cada actuación:

- La comparación entre lo programado, es decir lo que estaba previsto realizar, y la ejecución informada en la memoria, esto es, lo efectivamente realizado

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- Una referencia a la articulación de la actuación dentro de los Planes Nacionales de Acción para el Empleo y a las prioridades transversales definidas en el Reglamento del FSE: la igualdad de oportunidades, el desarrollo local y la sociedad de la Información.

- Una referencia a la complementariedad de la actuación con la desarrollada por el INEM u otros operadores del PO de Objetivo 3 en el ámbito de trabajo de cada operador, si procede

- Los criterios de selección mediante los que se han elegido las actuaciones cofinanciadas y los criterios que se utilizan para la selección de los destinatarios últimos de las ayudas. La finalidad es mostrar de forma más explícita cómo se aplican las prioridades definidas en los MCA y en el Reglamento (CE) 1784/99, relativo al FSE.

Teniendo en cuenta que se trata de resaltar cómo se ponen en práctica las prioridades de programación, hemos elaborado una lista para recordar los términos de referencia básicos por eje:

1. Inserción y reinserción ocupacional: enfoque preventivo, diagnóstico individualizado de necesidades. Preferencia de las acciones que integran formación teórica y práctica laboral. Participación de las mujeres.

2. Refuerzo de la capacidad empresarial: primar el desarrollo de actividades en el sector servicios, especialmente actividades ligadas al medioambiente y a las nuevas tecnologías y las formas de la economía social. Participación de las mujeres

3. Refuerzo de la estabilidad del empleo: prioridad para las medidas de anticipación de la evolución de las cualificaciones, de la formación en nuevas tecnologías. Acceso de las mujeres a la formación.

4. Refuerzo de la educación técnico-profesional: en los PO regionales las prioridades son la formación de formadores, el desarrollo de nuevos curricula, la introducción de las nuevas tecnologías y las prácticas en empresas.

5. Refuerzo del potencial humano en investigación, ciencia y tecnología: acciones que contribuyan a la transferencia de la innovación al sistema productivo, particularmente en beneficio de las PYMES.

6. Participación de las mujeres en el mercado de trabajo: mejora de la empleabilidad en general y acciones de acompañamiento.

7. Integración de las personas con especiales dificultades: itinerarios integrados de inserción, mejora de las estructuras de atención. Particular énfasis en la población inmigrante

8. Fomento y apoyo a las iniciativas locales de empleo: acciones que formen parte de planes integrados y vinculación con los nuevos yacimientos de empleo.

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En resumen, las memorias han de ser descriptivas y explicativas y tienen que recoger aspectos dignos de mencionar en cuanto a ejecución, cumplimiento de las prioridades horizontales, publicidad, etc.

Justificación de gastos

Junto con la Memoria habrá que enviar una relación de los gastos certificados en el Informe. Dicha relación recogerá:

• El listado de facturas con la siguiente información: nº de factura, concepto, fecha, proveedor e importe, y en su caso, la imputación de gastos realizada.

• Un listado de los gastos de personal con el porcentaje de imputación de nómina

Recordamos que los gastos certificados han de estar directamente relacionados con la actuación.

Remitimos al capítulo “Justificación de gastos” de este manual para todos aquellos aspectos que tendrán que tener presente en las certificaciones de gastos.

Así mismo, habrá que rellenar la relación de operaciones certificadas en el modelo de plantilla que también aparece anexada a este Manual y que a partir de la anualidad 2004 ha requerido la Intervención General del Estado (IGAE).

Las siguientes instituciones: Direcciones de Gobierno Vasco, Diputaciones Forales, Ayuntamientos de Vitoria-Gasteiz, Bilbao y Donostia-San Sebastian, Hobetuz y Mendikoi deberán rellenar el Cuadro detalle del gasto certificado por los beneficiarios al FSE de la Oficina de Control Económico que se presenta como anexo, de acuerdo con sus correspondientes instrucciones.

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3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME AN UAL PARA OPERADORES SIN ACCESO AL SSU

Para el mes de marzo del año siguiente debe remitirse a la unidad coordinadora de FSE del País Vasco el Informe anual del año que ha finalizado.

Dicho informe deberá contener los datos financieros y los datos de seguimiento del año correspondiente de acuerdo al formato requerido por el Sistema Informático de Seguimiento de la UAFSE (SSU) que en su momento les hemos remitido y que aparecen como anexo en este manual y la Memoria de las actuaciones realizadas en dicho año, asi como los documentos de “Certificado y Declaración de Gasto” y “Petición de Pago” debidamente cumplimentados, firmados y sellados. A todo ello habrá que adjuntar el “Certificado de cumplimiento de verificaciones del Art. 4 Reglamento 438/2001” que aparece como Anexo en este Manual acompañado de Lista de comprobaciones a realizar que se encuentra en el mismo anexo y la relación de operaciones certificadas en el modelo de plantilla que también aparece anexada a este Manual.

Adjuntamos instrucciones más detalladas para dar cumplimiento a todos estos requisitos.

Seguimiento financiero

Cada operador del PO deberá rellenar los datos de ejecución financiera en los cuadros del SSU. Concretamente el cuadro-tabla B. En el mismo se hará referencia explícita para cada actuación de cuál es el eje, medida y actuación correspondiente para su identificación de acuerdo a como aparece en el Complemento de Programa. En “año” se pondrá el año que se certifica y sobre el que se presenta el informe de ejecución. En FSE se pondrá la cantidad que resulte de aplicar el % correspondiente del eje de que se trate, a lo que hayamos cumplimentado en el Coste total elegible (eje 1: cofinanciación 40%, ejes 2, 3, 4, 5,7 y 8: 45% y eje 6, 50%) el resto se cumplimentará tal y como está representado.

Los importes a consignar serán los correspondientes a aquellos gastos efectivamente pagados y certificados a 31 de diciembre del año que se certifica, incluyendo aquellos que se presentaron, en su caso, para el informe parcial.

Seguimiento de indicadores de realización física

Cada operador del PO deberá rellenar los datos de “Realización” en las tablas correspondientes a “Seguimiento”. Cada actuación requiere la cumplimentación de una o varias tablas de seguimiento que están predeterminadas según el tipo de actuación.

Al igual que en la tabla de ejecución financiera, en cada una de las tablas de seguimiento de ejecución física a cumplimentar se identificará cada actuación, por eje, medida y actuación.

Sugerimos consultar la Ficha 4 de la Guía de Gestión que se refiere a la cumplimentación de Indicadores y que es imprescindible tener en cuenta.

Además es importantísimo tener en cuenta:

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• Eje 1: no pueden aparecer ocupados en ninguna de las medidas ni actuaciones.

Eje 1; Medida 2 (PLDs): no pueden aparecer parados de menos de 1 año o jóvenes parados de menos de 6 meses en la variable “Antigüedad en el paro”

• Eje 3: no pueden aparecer desempleados

• Eje 4: los beneficiarios de Garantía Social deberán incluirse en el apartado “Otros” de “Situación Laboral” de la tabla D1 y en caso de que se pueda cumplimentar la tabla D2, en el apartado “Otros” de “Situaciones Especiales”

• Eje 5: Los becarios serán considerados como “Otros” en los apartados correspondientes de las tablas a cumplimentar, nunca ocupados ni desempleados

• Eje 6: no pueden aparecer hombres, salvo en las actuaciones de conciliación de la vida familiar y laboral y de sensibilización.

Recordamos que en el eje 6 se incluirán únicamente las actuaciones específicas que tienen a las mujeres como principal destinatario.

Independientemente del eje, medida y actuación es muy importante rellenar los apartados de “Situaciones especiales” donde se recogen los datos de inmigrantes y discapacitados porque constituyen una variable que se tendrá en cuenta para la reserva de eficacia. Por tanto instamos a que se haga un esfuerzo para recabar estos datos.

Teniendo en cuenta que los sistemas de recogida de información tienen que estar ya adaptados a los requerimientos del FSE, insistimos en que

• Los datos físicos de beneficiarios tienen que rellenarse en la tabla D2. La tabla D1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de FSE en el Gobierno Vasco.

• El análisis de los indicadores de formación ha de rellenarse en la tabla G2. La tabla G1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de FSE en el Gobierno Vasco.

• Es imprescindible rellenar los apartados correspondientes a Formación en Medio ambiente y en Sociedad de la Información con dos criterios complementarios:

c) Cursos o actividades formativas específicas de Medio ambiente o NTICs (Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación)

d) Cursos o actividades formativas que incluyen el módulo de sensibilización medio-ambiental, u otro módulo de similares características, o que utilizan el CD de autoformación en medio ambiente, o que incluyen contenidos formativos en nuevas tecnologías o herramientas informáticas, respectivamente.

La ausencia de datos sobre formación en estos dos apartados, así como un resultado (porcentaje) muy bajo deberá explicarse justificadamente.

En esta línea, y para facilitar la verificación y el control de la integración de las prioridades horizontales en todas las actuaciones del PO hemos diseñado un

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Cuestionario que recoge aspectos relativos a cada una de estas prioridades a nivel de actuación y que habrá que remitir debidamente cumplimentado junto con el informe anual. (ver Anexo).

Seguimiento de indicadores de resultados

Aunque no suele ser posible aportar los datos de “Resultados” del año que se certifica, si a la fecha de la introducción de los datos del año que se certifica se tienen datos que complementan la información que se ha introducido en informes anteriores, se deberán completar en las tablas R o S correspondientes a “Seguimiento” de los cuadros de Excel.

Por su parte, los resultados de inserción del año que se certifica se aportarán en el momento que se conozcan los datos, para lo cual se enviarán a la unidad coordinadora para que a su vez los introduzca en el SSU. Un buen momento es el de la presentación del informe parcial en septiembre.

Memoria

Además de los datos financieros, de seguimiento y de resultados que se introducen en el Sistema Informático (SSU), hay que redactar una memoria que ha de contener la siguiente información con respecto al año que se certifica:

- Una breve introducción haciendo referencia a la situación del mercado de trabajo en el ámbito de actuación de cada operador y “en general cualquier cambio en las condiciones generales que afecten a la ejecución de la intervención, en particular las tendencias socioeconómicas significativas, los cambios en las políticas nacionales, regionales o sectoriales” (art. 37 del Reglamento 1260/99).

- La descripción de la ejecución del año por eje, medida y actuación.

- Las disposiciones tomadas para garantizar la calidad y eficacia de la intervención (art. 37 del Reglamento 1260/99):

• referencia a las acciones de seguimiento, control financiero y evaluación, incluidos los procedimientos de recogida de datos.

• las medidas adoptadas para garantizar la publicidad de la intervención

• las medidas adoptadas para garantizar la compatibilidad con las políticas comunitarias (Estrategia Europea por el Empleo, Planes Nacionales de Acción para el Empleo, Igualdad de oportunidades, Sociedad de la Información, Medio Ambiente, Regímenes de Ayudas y respeto a las normas de competencia y a las normas de contratación pública)

En el apartado correspondiente a la descripción de las actuaciones habrá que especificar, por cada actuación:

- La comparación entre lo programado, es decir lo que estaba previsto realizar, y la ejecución informada en la memoria, esto es, lo efectivamente realizado

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- Una referencia a la articulación de la actuación dentro de los Planes Nacionales de Acción para el Empleo y a las prioridades transversales definidas en el Reglamento del FSE: la igualdad de oportunidades, el desarrollo local y la sociedad de la Información.

- Una referencia a la complementariedad de la actuación con la desarrollada por el INEM u otros operadores del PO de Objetivo 3 en el ámbito de trabajo de cada operador, si procede

- Los criterios de selección mediante los que se han elegido las actuaciones cofinanciadas y los criterios que se utilizan para la selección de los destinatarios últimos de las ayudas. La finalidad es mostrar de forma más explícita cómo se aplican las prioridades definidas en los MCA y en el Reglamento (CE) 1784/99, relativo al FSE.

Teniendo en cuenta que se trata de resaltar cómo se ponen en práctica las prioridades de programación, hemos elaborado una lista para recordar los términos de referencia básicos por eje:

1. Inserción y reinserción ocupacional: enfoque preventivo, diagnóstico individualizado de necesidades. Preferencia de las acciones que integran formación teórica y práctica laboral. Participación de las mujeres.

2. Refuerzo de la capacidad empresarial: primar el desarrollo de actividades en el sector servicios, especialmente actividades ligadas al medioambiente y a las nuevas tecnologías y las formas de la economía social. Participación de las mujeres

3. Refuerzo de la estabilidad del empleo: prioridad para las medidas de anticipación de la evolución de las cualificaciones, de la formación en nuevas tecnologías. Acceso de las mujeres a la formación.

4. Refuerzo de la educación técnico-profesional: en los PO regionales las prioridades son la formación de formadores, el desarrollo de nuevos curricula, la introducción de las nuevas tecnologías y las prácticas en empresas.

5. Refuerzo del potencial humano en investigación, ciencia y tecnología: acciones que contribuyan a la transferencia de la innovación al sistema productivo, particularmente en beneficio de las PYMES.

6. Participación de las mujeres en el mercado de trabajo: mejora de la empleabilidad en general y acciones de acompañamiento.

7. Integración de las personas con especiales dificultades: itinerarios integrados de inserción, mejora de las estructuras de atención. Particular énfasis en la población inmigrante

8. Fomento y apoyo a las iniciativas locales de empleo: acciones que formen parte de planes integrados y vinculación con los nuevos yacimientos de empleo.

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En resumen, las memorias han de ser descriptivas y explicativas y tienen que recoger aspectos dignos de mencionar en cuanto a ejecución, cumplimiento de las prioridades horizontales, publicidad, etc.

Justificación de gastos






Así mismo, habrá que rellenar la relación de operaciones certificadas en el modelo de plantilla que también aparece anexada a este Manual y que a partir de la anualidad 2004 ha requerido la Intervención General del Estado (IGAE).

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4. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PA RCIAL

El Reglamento (CE) 1260/1999 “por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales” en el artículo 32 contempla la posibilidad de solicitar pagos intermedios para rembolsar gastos efectivamente pagados a lo largo del año que se pueden presentar a la Comisión tres veces al año, “debiendo presentarse la última a más tardar el 31 de octubre”.

La unidad responsable de FSE en la CAPV, una vez consultados los diversos operadores, realiza una sola solicitud de pago intermedio en el mes de octubre. Dicha solicitud será una opción que cada operador decidirá si aprovechar o no, salvo en los casos que esta unidad decida que es “obligatoria” y la requiera, sobre todo en el caso de aquellos operadores que realizan acciones a caballo entre dos años.

En consecuencia, todas aquellas instituciones que quieran o tengan que presentar informe parcial deberán enviar para el mes de septiembre del año en curso los gastos certificados y pagados a esa fecha junto con una breve memoria que adelante las previsiones de cierre y absorción de gasto de la anualidad y los documentos de “Certificado y Declaración de Gasto” y “Petición de Pago” debidamente cumplimentados, firmados y sellados, asi como el “Certificado de cumplimiento de verificaciones del Art. 4 Reglamento 438/2001” que aparece como Anexo en este Manual acompañado de Lista de comprobaciones a realizar que se encuentra en el mismo anexo. Los operadores con acceso al SSU rellenarán los datos financieros directamente en el aplicativo.






Las siguientes instituciones: Direcciones de Gobierno Vasco, Diputaciones Forales, Ayuntamientos de Vitoria-Gasteiz, Bilbao y Donostia-San Sebastian, Hobetuz y Mendikoi deberán rellenar el Cuadro detalle del gasto certificado por los beneficiarios al FSE de la Oficina de Control Económico que se presenta como anexo, de acuerdo con sus correspondientes instrucciones.

Recomendamos aprovechar la preparación del Informe parcial para introducir los datos de Resultados a los 6 meses correspondientes al informe anual del año anterior.

Para ello, aquellos operadores con acceso al SSU tendrán que crear una nueva versión del informe anual correspondiente (sin acompañar petición de pago) para incluir los resultados de ese tramo anual.

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Aquellos operadores sin acceso al SSU tendrán que remitirnos las tablas de Resultados en Excel, tantas como sean requeridas por sus actuaciones, indicando expresamente eje, medida y actuación en cada una de ellas (consultar el anexo con los cuadros aclaratorios de las tablas que corresponde cumplimentar para cada actuación).

Es importante que los datos de resultados estén en concordancia con los que se introdujeron en las tablas D1/D2 de realización física. En concreto, y tal como se especifica en las notas a pie de tabla R, solamente hay que introducir datos de inserción de los beneficiarios de la actuación que estaban inicialmente parados en las tablas D1/D2.

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5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

Requisitos de elegibilidad

Para que un gasto sea elegible, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

• Que se trate de gastos de actividades asociadas a una actuación elegible.

• Que sean adecuados a los objetivos y contenidos del Complemento de Programa.

• Que el gasto certificado encaje en la definición de la Actuación que se hace en el PO ó CdeP

• Que exista constancia documental sobre su realización, de manera que sean verificables.

• Que se realicen dentro del periodo de actuación aprobado.

• Que sean gastos efectivamente realizados y pagados, excepto las contribuciones en especie y las amortizaciones.

En términos generales la documentación necesaria para justificar los gastos será: la factura original (marcada por un sello que indique que se trata de un gasto cofinanciado por el FSE) y el comprobante de pago.

Documentación para la justificación

De forma más detallada se establece a continuación la documentación que se debe conservar para justificar los siguientes gastos:

Gastos de personal:

Nóminas, los documentos de las cargas sociales (TC1 y TC2), los justificantes de pago y el contrato en el que se indique que esa persona desarrolla actividades relacionadas con el proyecto. Si en el contrato, por ser anterior al proyecto o por cualquier otro motivo, no está especificado se presentará un escrito elaborado por la persona competente (representante legal de la entidad), en el que se identifiquen los datos de la persona, las actividades que desempeña, el tiempo estimado de dedicación,…

Dietas y gastos de desplazamiento:

Para justificar los gastos relacionados con los desplazamientos se deben guardar los tickets de autopista o aparcamiento y las facturas de hoteles, restaurantes, avión, tren, autobús, kilometraje … Con cada desplazamiento se adjuntará, además de la documentación enumerada anteriormente, cualquier documento que asegure la realidad del gasto, por ejemplo, convocatorias de las reuniones, firmas de los asistentes, acuerdos celebrados, actas de las reuniones…

Gastos generales:

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Aunque se pretenden evitar en la medida de lo posible estos gastos de difícil justificación, se permite imputar los gastos corrientes como: electricidad, agua, teléfono, fax, material de oficina, fotocopias, correo, calefacción, mantenimiento, limpieza…, es decir gastos corrientes comunes directamente relacionados con la actuación.

Para justificar estos gastos hay que presentar las facturas correspondientes y los comprobantes de pago, así como un certificado en el que se especifique que criterio de imputación se ha seguido.

Se sugiere el siguiente criterio:

Nº de horas imputables al proyecto/Nº horas totales de actividad de la entidad

Ayuda directa a beneficiarios/as:

Se admite la imputación de las ayudas entregadas a través de abono de becas, becas salario, salario de inserción… Para justificarlas se presentará las condiciones necesarias para acceder a dichas ayudas, los documentos que justifiquen la percepción individualizada de dichas ayudas y justificante del pago (extracto bancario que refleje la transferencia o un recibí firmado por el/la perceptor/a)

Estas ayudas serán incompatibles con cualquier otra ayuda de la misma naturaleza financiada por la Unión Europea.

Subcontrataciones:

Todos las contrataciones deberán respetar los principios de transparencia, libre concurrencia (pedir al menos 3 presupuestos) y publicidad (dar publicidad de la convocatoria en el territorio de acción del proyecto, en algún periódico, en la pagina web del proyecto, en tablones de anuncio…). Si el organismo que contrata pertenece a la Administración Publica deberá respetar la Ley de contratos de la Administración Pública.

Para justificar estos gastos se debe presentar toda la documentación necesaria para la adjudicación: es decir todos los presupuestos solicitados, el criterio de selección elegido y la publicación que se ha realizado (en los casos que sea necesario), las facturas, los comprobantes de pago y el contrato.

Utilización de locales:

Se permite imputar el importe de los alquileres de locales destinados al proyecto. También se admite imputar la cesión de los locales como contribución en especie.

Por lo tanto en el caso de los alquileres se presentara el contrato, las facturas y los comprobantes de pago. Y en el caso de la cesión: la tasación que ha servido de base para el cálculo.

Utilización de equipos:

Se admite imputar: el alquiler de equipos, la amortización, el leasing, renting.

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Para justificar la amortización se debe presentar la factura de compra del bien (demostrar que no se ha recibido ninguna subvención), el criterio de amortización seguido y el criterio de imputación aplicado. En el caso del renting, leasing y alquiler, se presentara el contrato, las facturas y los comprobantes de pago.

Impuestos:

Sólo se admite el IVA como gasto subvencionable cuando es gasto para el destinatario último, y no tiene posibilidades de recuperarlo, es decir el IVA en aquellas entidades exentas de tributar por IVA. Para justificar esto los socios exentos solicitaran un certificado a la Hacienda Foral donde se acredite. El resto de tributos no son subvencionables.

En el caso de estar sujetos a la regla de la prorrata, se solicitara a la Hacienda Foral que expida un certificado en el que se indique la prorrata definitiva del ejercicio anterior.

Además de esta documentación se pide a los operadores:

• Que sean capaces de identificar dentro de su contabilidad todos los gastos relativos al proyecto. Para ello bastará con crear cuentas contables independientes o indicar en algún campo, que permita el programa informático, a que proyecto se refiere el gasto.

• Cada operador debe guardar las facturas originales durante al menos 3 años después de recibir el último pago de Fondo Social Europeo a disposición de las personas y organismo que estén facultados para inspeccionar este tipo de documentos.

• Las facturas deben de tener un sello de que están cofinanciadas por FSE, para evitar su sobrefinanciación.

CONTROL FINANCIERO

Con toda esta documentación se comprueba:

- Que los gastos están perfectamente identificados con el proyecto, es decir que guardan una relación directa con él, que están de acuerdo con los objetivos y contenidos del programa.

- Que realmente se han pagado.

- Que se adjunta toda la documentación necesaria.

- Que se han incurrido dentro del periodo de elegibilidad.

- Que están marcados mediante un sello que especifique que se trata de un gasto cofinanciado por el FSE.

- Comprobar los criterios de imputación seguidos para determinados gastos.

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- Comprobar que se cumplen los requisitos de publicidad, libre concurrencia y transparencia en las contrataciones externas.

Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores De acuerdo a lo indicado en el art. 38.6 del Regl. 1260/1999, “durante los 3 años siguientes al pago por parte de la Comisión del saldo relativo a una intervención, excepto cuando se haya decidido otra cosa en los acuerdos administrativos bilaterales, las autoridades responsables tendrán a disposición de la Comisión todos los justificantes (los originales o copias certificadas conformes con los originales en la forma comúnmente aceptada) relativos a los gastos y a los controles correspondientes a esa intervención. El plazo se suspenderá en caso de procedimiento judicial o de petición debidamente justificada de la Comisión”.

(*) Agradecemos a Esther Pérez Garcia, responsable del control financiero de la Iniciativa Equal en el País Vasco, el permiso para utilizar el material elaborado por ella en este capítulo.

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6. MODIFICACIONES FINANCIERAS

Recertificación

Si como resultado de algún proceso de control o de auditoria tanto interno como externo alguno de los operadores del Programa Operativo se ve en la necesidad de realizar una recertificación, deberá contactar con la unidad responsable de FSE en el Gobierno Vasco para iniciar el proceso de rectificación.

El proceso de recertificación puede tener como consecuencia tanto una minoración de las cantidades certificadas como un aumento de las mismas. Cualquiera de estos dos supuestos debe estar debidamente justificado mediante una memoria explicativa.

Con objeto de concentrar todos los posibles procesos de rectificación en un único momento en el tiempo, se ha optado por hacerlo coincidir con la presentación del Informe parcial y/o la cumplimentación de los resultados de inserción en el mes de octubre de cada año.

Modificaciones al Complemento de Programa La ejecución en el informe anual tiene que ajustarse a los ejes, medidas y actuaciones tal como aparecen en el Complemento del Programa. Tanto la cumplimentación de los datos financieros como los de seguimiento están ya estandarizados en el SSU y eso no permite variaciones sobre la marcha en ninguna de las variables a aportar.

No obstante, cuando existe una razón fundamentada y esencialmente con el objetivo de simplificar la gestión y concentrar actuaciones, se puede solicitar algún cambio que no afecte a la estructura de ejes y medidas del PO. Dichos cambios han de ser aprobados por el Comité de Seguimiento y sólo entonces se autoriza la modificación del SSU para adaptarse a la nueva situación.

Cambios mínimos de trasvases de cuantías dentro del mismo eje y la misma medida no requieren la aprobación del Comité de Seguimiento, pero si requieren introducir la información en el SSU por lo que deberán ser comunicados a la unidad responsable de FSE en el País Vasco con tiempo suficiente para que las modificaciones del SSU estén operativas para el siguiente informe anual o parcial que corresponda.

Infraejecución y sobreejecución

Infraejecución: si algún operador conoce ya que en alguna actuación no va a poder asumir el importe de ayuda que tiene concedido, deberá informarnos en cuanto tenga constancia de este hecho, para poder redistribuir ese dinero y no se produzca una pérdida de cofinanciación. Es particularmente importante que se haga un estudio realista de la previsión de gasto antes del final del periodo, cuando el reajuste sea ya imposible.

Sobreejecución: recordamos a los operadores que no pueden superar el montante total concedido para ninguna actuación individual sin antes ponerse en contacto con nosotras y recibir por nuestra parte una autorización expresa.

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Salvo que haya una redistribución de fondos como resultado de infraejecución de un operador, la sobreejecución en una actuación retraerá fondos de las otras actuaciones en las que operan.

Aún cuando en un momento dado se limite al operador la cuantía a meter a cofinanciación de FSE, si se han cumplido todos los requisitos de publicidad, elegibilidad, etc se recomendará al operador que mantenga esas cuantías como “colchón” para el caso en que tenga que sustituir un gasto por otro como fruto de una auditoria, o para el caso en que tenga que recertificar algunas cantidades y comunicando el importe excedente a las responsables de FSE.

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7. PISTA DE AUDITORÍA

La reglamentación aplicable a los Fondos Estructurales, especialmente el Reglamento (CE) 438/2001, resaltan la importancia de los sistemas de seguimiento y control de las intervenciones cofinanciadas y obligan a las autoridades pagadoras y de gestión a disponer de una serie de informaciones que permitan verificar la regularidad y eficacia en el uso de las ayudas. En este sentido establece que los sistemas de gestión y control deberán proporcionar una pista de auditoria suficiente.

La pista de auditoria debe garantizar que pueden compararse los importes totales certificados con los registros de gasto y sus justificantes y debe permitir verificar la asignación y transferencia de los fondos. Estos mecanismos deben reflejarse en un documento desarrollo de cada Programa Operativo, que será puesto a disposición de los servicios de la Comisión como parte de un procedimiento abierto de control.

Tras la Reprogramación del año 2004, esta unidad responsable de FSE en la CAPV solicita a todos los participantes en el PO de Objetivo 3 que revisen la pista de auditoria correspondiente a todas sus actuaciones que nos remitieron en su momento, siguiendo la descripción realizada por la UAFSE de los mecanismos de gestión y control y de acuerdo al siguiente índice (aquellos operadores que hayan introducido actuaciones nuevas deberán rellenar este apartado por primera vez):

1º.- Indicar la forma de intervención de que se trata, la Decisión de la Comisión que la aprueba y los ejes en los que se interviene.

2º.- Identificar la Dirección General (u otra Unidad) Coordinadora u órgano intermedio del Programa Operativo, responsable de certificar los gastos. Incluir un organigrama de la relación de la Unidad coordinadora con los gestores de todas las actuaciones. En el caso de las subvenciones globales identificar al organismo intermediario.

3º.- Describir los sistemas de seguimiento y de control del beneficiario final .

4º.- Explicar el sistema de codificación contable que permite identificar las partidas cofinanciadas en los presupuestos de ingresos y gastos.

5º.- Describir el sistema de flujos financieros desde que la ayuda comunitaria llega, por orden de la autoridad pagadora, a la cuenta del beneficiario final.

Junto con esto fue necesario rellenar, en el bloque de control del SSU, el epígrafe pista de auditoria.

� Órgano responsable de verificar la ejecución: es el encargado de efectuar los controles que garantizan que la actuación se lleva a cabo efectivamente y que procede, en consecuencia, su pago.

� Las unidades depositarias de la documentación contable y administrativa: expedientes de contratación, relativos a los convenios o a la convocatoria y

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otorgamiento de las subvenciones, libros o registros contables, facturas originales, documentos de pago, etc.

� Método de gestión, eligiendo una de las siguientes opciones:

• contratos,

• convenios,

• concesión de subvenciones

• ejecución directa del Presupuesto de gastos

� Detalle del método de gestión, identificando:

• Para los contratos:

- El órgano con capacidad de contratación.

- Las estipulaciones para la recepción conforme del bien o servicio objeto del contrato.

- Indicar si los gastos justificables se corresponden con los pagos al contratista.

• Para los convenios:

- Base normativa específica.

- Indicar si están sometidos al sistema de fiscalización previa de los servicios de Intervención y de verificación de legalidad por parte de los servicios jurídicos.

- Identificar a las partes intervinientes y el sistema de vigilancia de su cumplimiento.

- Cuando los convenios deben ser firmados para la futura ejecución de la operación, establecer la categoría de los futuros firmantes (ej. con Universidades, con agentes sociales, con Corporaciones Locales, etc.).

- Identificar los gastos subvencionables que se derivan de la ejecución del convenio ya sean del gestor de la actuación o de otra parte interviniente.

• Para el supuesto de convocatoria y otorgamiento de subvenciones:

- Identificar si es un sistema de convocatoria pública o si se trata de subvenciones nominativas.

- El órgano concedente y competente para instruir los expedientes de los cobros indebidos.

- La categoría de los destinatarios (Ej. centros de formación, empresas, desempleados, Corporaciones Locales, agentes sociales, etc.).

- Base normativa específica.

• Para el supuesto de la ejecución directa del presupuesto del beneficiario final:

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- Las partidas presupuestarias cofinanciadas (Programas, Capítulos y artículos).

- El o los centro/s de gasto (Ej. Dirección General, Centro de enseñanza, etc.)

- Los mecanismos de gestión del gasto correspondiente (ej. pago de nóminas, pago de gastos corrientes, etc.).

En el caso de que la información anteriormente proporcionada y que se encuentra introducida en el SSU sufra algún tipo de modificación, los operadores deberán ponerse en contacto con la unidad responsable de FSE en la CAPV para efectuar la pertinente actualización y comunicación a la UAFSE.

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8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE El objetivo de esta visita que realizan los servicios de control de la Unidad Administradora de FSE es obtener evidencia suficiente, pertinente y válida de la adecuación a los requerimientos de la normativa nacional y comunitaria de la gestión y el control que realiza el beneficiario final de una forma de intervención, examinando al efecto:

a) Los sistemas de control del beneficiario final.

b) Que las solicitudes de pago que se presentan o han presentado a la autoridad pagadora por ese beneficiario final sólo comprenden gastos efectivamente realizados dentro del periodo subvencionable establecido por la Decisión;

c) Que están justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente;

d) Que corresponden a actuaciones seleccionadas para recibir financiación de la intervención en cuestión, de conformidad con sus criterios y procedimientos de selección;

e) Que han cumplido las normas comunitarias y nacionales durante todo el período en el que se han realizado los gastos,

f) Que la pista de auditoria existe y se mantiene actualizada

El programa de trabajo de las visitas consiste en recabar:

• Información básica del promotor:

- Descripción de la organización (organigrama, personal, etc)

- Unidades que intervienen en la gestión y control del PO

- Descripción del sistema de gestión de las diferentes actuaciones desde que éstas se realizan hasta que el beneficiario final certifica los gastos

• Descripción del método de gestión

- Gestión directa (ejecución directa del presupuesto de gastos)

- Convenios de colaboración

- Contratos

- Concesión de subvenciones

• Sistema de control:

- Control financiero

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- Seguimiento y verificación de la realidad de la ejecución de las acciones y de su conformidad con la normativa de aplicación

• Justificación de los gastos realizados (sistema de justificación, comprobaciones que se realizan de gastos efectivamente pagados, contabilización específica de los gastos)

• Publicidad de las acciones cofinanciadas

• Verificación de la pista de auditoria

En relación a la/s actuación/es que se han decidido verificar, las visitas van a revisar:

• El marco legal de desarrollo de las acciones

• La descripción de la organización con que cuenta el gestor

• Método de gestión empleado

• Comprobación de la aplicación de los criterios generales en la selección de las actuaciones

• Relación y descripción de las acciones imputadas por el operador a esta actuación

• Examen de expedientes concretos de concesión de ayudas para esa actuación en el que se analiza la imputación de gastos, la elegibilidad de los mismos, la efectividad del pago y la adecuación a la normativa de aplicación

• Medidas de seguimiento y verificación que se hayan realizado hasta la fecha en lo relativo a esta actuación.

Periódicamente, el servicio de control de la UAFSE comunica a la unidad responsable de FSE en el País Vasco la entidad, la actuación y la anualidad que van a ser objeto de la visita de verificación, así como el programa de trabajo detallado. Dicha unidad se pone en contacto con la entidad para trasmitirle toda esta información.

8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO DEL GOBIERNO VASCO El artículo 17 de la Ley 14/1994, de 30 de junio, de control económico y contabilidad de la C.A.P.V. establece que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco es el organismo de control competente en cuanto a las operaciones financiadas por la Unión Europea y gestionadas por la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

En aplicación de ese artículo, la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco es la unidad responsable de realizar las labores de control que establece el artículo 10 del Reglamento (CE) nº 438/2001 para las operaciones gestionadas por la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y por sus entes dependientes (Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas).

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Las labores de control que la Oficina de Control Económico va a llevar a cabo cada año en aplicación del Reglamento (CE) nº 438/2001 se recogen tanto en el “Plan de Auditoria” que se aprueba mediante Orden de la Consejera de Hacienda y Administración Pública del Gobierno Vasco, como en el “Plan de Control” que la propia Oficina de Control Económico remite a la Intervención General de la Administración del Estado para su posterior envío a los servicios de la Comisión Europea.

Esas labores de control se realizan a través de dos tipos de auditoria distintos:

� Controles de los sistemas de gestión.

� Controles financieros o de regularidad.

a) Controles de los sistemas de gestión

El objetivo fundamental de estos controles es verificar la ejecución práctica y la eficacia de los sistemas de gestión y control aplicados por los gestores de ayudas financiadas por Fondos Estructurales con el fin de:

� Evaluar si los sistemas de gestión y control garantizan una utilización eficaz y regular de los Fondos Estructurales.

� Evaluar si la gestión se efectúa de conformidad con la normativa comunitaria, estatal y autonómica aplicable, y de acuerdo con los principios de una correcta gestión financiera.

� Evaluar si los sistemas de gestión y control establecen los mecanismos necesarios para asegurar que las declaraciones de gastos dirigidas a la Unidad Administradora del FSE en la CAPV son correctas y proceden de sistemas de contabilidad basados en justificantes verificables.

� Evaluar si los sistemas de gestión y control aseguran la prevención, detección y corrección de las irregularidades y su comunicación a la Unidad Administradora del FSE en la CAPV.

� Evaluar si los sistemas de gestión y control permiten llevar a cabo una fiscalización suficiente, según lo especificado en el Anexo I del Reglamento (CE) nº 438/2001 (pista de auditoria suficiente).

� Verificar si existe un adecuado reparto de responsabilidades y si se aplican controles en los diferentes niveles de gestión.

b) Controles financieros o de regularidad

Se trata de controles llevados a cabo sobre una muestra de transacciones con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si las operaciones se han desarrollado de conformidad con la normativa comunitaria, estatal y autonómica que resulte de aplicación en relación con la correcta obtención, disfrute y destino de las ayudas del FSE, así como el cumplimiento de la finalidad perseguida en la concesión de las citadas ayudas.

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Los objetivos específicos de estos controles son los siguientes:

� Verificar que los conceptos incluidos en la certificación de gasto del Programa Operativo (Objetivo 3) 2000-2006 son elegibles de acuerdo con lo establecido en la normativa comunitaria aplicable, así como con el objeto contemplado en los ejes y medidas correspondientes de dicho Programa Operativo.

� Verificar que los gastos certificados se encuentran incluidos en los registros contables del órgano gestor y que han sido pagados por éste en el ejercicio certificado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 30.2 del Reglamento (CE) 1260/1999.

� Verificar que atendiendo a la naturaleza del expediente, se cumplen los requisitos establecidos en el Reglamento (CE) 1159/2000 sobre las actuaciones de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales.

� Verificar que los gastos declarados cumplen con los requisitos recogidos en la normativa específica de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

� Verificar que la acción objeto de subvención ha sido efectivamente llevada a cabo en los términos en los que se aprobó.

El importe de gasto subvencionable analizado para las transacciones seleccionadas será como mínimo del 5% del gasto elegible total certificado al término del Programa Operativo País Vasco objetivo 3 2000-2006, y la selección de la muestra tendrá en cuenta los requisitos establecidos en el apartado 3 del artículo 10 del Reglamento (CE) nº 438/2001.

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9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES

El Reglamento (CE) nº 1681/94, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia, establece la obligación de comunicar las irregularidades a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), perteneciente a la Comisión.

Con objeto de poder cumplir adecuadamente con lo indicado en este Reglamento, la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco ha elaborado un documento denominado “Manual para los gestores de fondos estructurales en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco sobre la comunicación de irregularidades”, actualizado en su versión 2 de octubre/2005.

Dicho documento se encuentra como Anexo a este Manual, y en él se indica que dentro del proceso de comunicación de irregularidades debe cumplimentarse el modelo de “Ficha” que establece la Comisión y que se puede encontrar también como Anexo a este Manual.

Así mismo, en el Manual sobre comunicación de irregularidades elaborado por la Oficina de Control Económico se hace referencia a una “Guía” elaborada por la Comisión, documento que fue entregado en mano en la reunión llevada a cabo el 5-11-2004 con los gestores de este Programa Operativo.

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10. DIRECCIONES DE INTERES

UNIDAD ADMINISTRADORA DE FONDO SOCIAL EUROPEO

www.mtas.es/UAFSE

• Normativa europea Fondos Estructurales: Reglamentos, Decisiones, Comunicaciones:

www.mtas.es/UAFSE Documentos Normativa

• Guía de gestión de la UAFSE

www.mtas/uafse/es/guiagestion.htm

www.mtas.es UAFSE Gestión financiera y eficacia de la intervención Sistema de seguimiento Guía de gestión y control de las intervenciones de los Objetivos 1, 2 y 3

• Manual de orientaciones para las actividades de comunicación de las acciones cofinanciadas por el FSE

www.mtas.es UAFSE Gestión financiera y eficacia de la intervención Información y publicidad

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

• Módulo de medio ambiente

www.mma.es/polit_amb/fondos/redauto/integracion_areas_msmamb.htm www.mma.es politica ambiental red de autoridades medioambientales Información de interés - Módulo de sensibilización ambiental - Módulos ambientales sectoriales - Manuales de buenas prácticas ambientales en las familias profesionales

EMAKUNDE

• Evaluación con perspectiva de género www.emakunde.es Evaluación de las políticas activas de empleo

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www.emakunde.es/actualidad/empleo/indice_.htm

INSTITUTO DE LA MUJER www.mtas.es/mujer Igualdad en los fondos estructurales Buenas prácticas Documentos técnicos

LANBIDE www.lanbide.net Otros servicios: Europa Documentos UE

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ANEXOS

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INSTRUCCIONES PARA RELLENAR LA RELACIÓN DE OPERACIONES CERTIFICADAS A FSE

La información a registrar en cada una de las columnas del cuadro, es la siguiente: Nº.- Es un número correlativo de las operaciones relacionadas. Facilita la identificación a la hora de efectuar una selección de las mismas. Eje, medida y porcentaje de cofinanciación correspondiente. Actuación: Poner toda la codificación que aparece en los cuadros del aplicativo SSU (ej.: 1.1.A3. Número de expediente: Si no se utiliza una codificación por nº de expediente, dejarlo en blanco. Identificación de la operación: Debe figurar la naturaleza de la operación (curso, ayuda al empleo, jornada, campaña, estudio, ...) junto a la denominación de la misma (título del curso, nombre de la jornada o campaña, titulo del estudio...). En el caso de las actuaciones de Orientación e Información y asesoramiento se considerará que la actuación es toda ella una operación, luego no hace falta desglosarla, salvo que existan varias sedes, en cuyo en caso se considerará cada sede como una operación diferente. La operación incluye todos los gastos que se imputan a ella, esto es, el curso incluye los materiales, el profesorado, los gastos generales en el caso de que se incluyan, etc. No hay que presentar la relación de gastos incluidos en cada operación. Simplemente condensarlos todos bajo el epigrafe del curso. Lo mismo se aplica para otro tipo de operaciones: jornadas, campañas, estudios, … Los gastos se agrupan en una sola cifra que corresponde a todo lo imputado a cada una de estas actividades. Identificación del destinatario último: Nombre o razón social y NIF o CIF: Consignar el nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de ayudas al empleo, consignar el nombre de la persona beneficiaria y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF. Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona y su CIF. En el caso de los cursos, que normalmente incluirán más de una persona o empresa a las que se hacen pagos, en esta columna se identificará únicamente la entidad que da el curso y en esta línea se consignará el sumatorio de todos los gastos a que ha dado lugar el curso.

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Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos gastos generados por la impartición de un curso, la realización de un estudio, … se imputen a la operación que es ese curso, estudio .... Provincia de ejecución: donde se imparte el curso, donde tiene lugar la jornada, campaña, estudio, etc . Localización de la documentación financiera: Se trata de saber dónde estaría la documentación relativa a la ejecución de las acciones, en caso de que se quisiera efectuar comprobaciones. Normalmente será el operador incluido en el Programa Operativo Coste total certificado y ayuda FSE: en principio no precisan aclaración.

PROGAMA OPERATIVO:

BENEFICIARIO FINAL/ORGANO INTERMEDIO:

AÑO: RELACIÓN DE OPERACIONES CERTIFICADAS

Nº EJE MEDIDA %

COFI FSE

ACTUACIÓN NUMERO DE EXPEDIENTE

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

IDENTIFICACIÓN DESTINATARIO ULTIMO

(nombre o razón social y NIF o CIF)

PROVINCIA DE EJECUCIÓN

LOCALIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN FINANCIERA

COSTE TOTAL CERTIFICADO AYUDA FSE

INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACIÓN DE LOS CUADROS DE COMPOSICIÓN DE LOS IMPORTES

CERTIFICADOS A FSE

Detalle de la composición del importe certificado al FSE dentro de este PO por todos los gestores en cada ejercicio.

Para homogeneizar la información a recibir, se facilita una hoja de cálculo confeccionada en Excel. La información a facilitar debe contener, al menos, los siguientes datos para cada ejercicio en el que se ha imputado el gasto:

• Código del eje, medida y operación ó actuación del PO, así como “tipo de actuación”.

• Nombre del gestor.

• Nº POPR.

• Nº de expediente.

• Nombre y NIF/CIF del beneficiario o destinatario último.

• Importe de gasto subvencionable o elegible para el FSE dentro de PO.

• Concepto de la acción.

Deben tenerse en cuentas las siguientes cuestiones a la hora de cumplimentar esta información:

� En aquellos casos en los que la ejecución de un mismo expediente esté “repartido” entre distintas “actuaciones”, debe “repetirse” ese expediente en tantas filas como actuaciones distintas le afecten, repartiéndose consecuentemente el gasto subvencionable total del expedientes entre cada actuación.

� Para aclarar lo que debe entenderse bajo el término “beneficiario / destinatario último”, es necesario distinguir los siguientes “conceptos” de acciones subvencionables:

• “Inversión”: en el caso en que el “centro gestor” realice, bien directamente o bien mediante contratación, inversiones financiadas por FSE, se entenderá como “beneficiario” al propio “centro gestor”.

• “Subvención”: en el caso en que el “centro gestor” pague subvenciones o ayudas, se entenderá como “beneficiario” cada uno de los receptores de esas ayudas.

• “Beca”: cuando el “centro gestor” concede y abona becas, se entenderá como “beneficiario” cada uno de los receptores de esas becas.

• “Convenio”: si el “centro gestor” firma convenios con otras entidades para que éstas realicen acciones cofinanciadas por fondos estructurales, o para que éstas, a su vez, concedan subvenciones o becas a otras personas físicas o jurídicas, se entenderá como “beneficiario” cada uno de los receptores de la financiación establecida en esos convenios. No obstante,

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en el caso de que una entidad ha firmado un convenio con el “centro gestor” por el cual se nombra a la anterior “entidad colaboradora” para la gestión de subvenciones o de becas, deberá entenderse como “beneficiario” cada uno de los receptores finales de esas subvenciones o becas; en este último caso, deberá indicarse, mediante una nota en el “cuadro de texto” del documento de Excel, el nombre de esa “entidad colaboradora”.

• “Gasto directo”: en el caso en que el “centro gestor” realice, bien directamente o bien mediante contratación, acciones financiadas por fondos estructurales, se entenderá como “beneficiario” al propio “centro gestor”. Este es el caso, por ejemplo, de realización de campañas publicitarias, de campañas de sensibilización, edición de textos o de material audiovisual, formación de la propia plantilla, etc. En la columna "Concepto acción", en caso de que se trate de un programa de ayudas indicar la norma jurídica que lo regula (ej.: “Decreto xx/xxxx”, Decreto Foral xx/xxxx”, etc.), y en caso contrario, indicar el texto "Beca", "Convenio", "Gasto directo" u otro texto, de acuerdo a lo indicado en el citado documento.

� En la columna “Concepto acción” debe indicarse, en consonancia con los conceptos antes indicados, alguno de estos textos: “Inversión”, “Beca”, “Convenio”, “Gasto directo” o, excepcionalmente, otro texto. En caso de que el concepto de la acción se corresponda con una“Subvención”, deberá indicarse en esta columna el número del Decreto, Decreto Foral, etc. relativo a esa subvención (ej.: “Decreto xx/xxxx” ó “Decreto Foral xx/xxxx”).

DETALLE DEL GASTO CERTIFICADO AL FSE EN EL POPV OBJ ETIVO 3, 2000-2006 - EJERCICIO 200… [a] [a] [a]

Eje/M/Actuac. Tipo act. Gestor Nº POPR Nº Exped. Nombre beneficiario NIF/CIF beneficiario Gasto elegible Concepto acción

[a] Ver instrucciones de cumplimentación de estos datos.

CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO DE LAS PRIORIDADES HORIZONTALES

Tanto los Reglamentos pertinentes a Fondo Social Europeo, como el Marco Comunitario de Apoyo, el Programa Operativo y el Complemento de Programa dan una gran importancia a las prioridades horizontales de igualdad de oportunidades, sociedad de la información, medio ambiente y desarrollo local hasta el punto de qué se han convertido en aspectos centrales en la valoración de las actuaciones cofinanciadas por FSE. Sin embargo, son aspectos que presentan una gran dificultad de verificación y control. Con objeto de facilitar la evaluación del cumplimiento de dichas prioridades horizontales en las distintas actuaciones hemos diseñado el cuestionario que presentamos a continuación. Intentamos que refleje distintas líneas de aproximación a estas prioridades y focalice la atención en su seguimiento. Por lo tanto, a partir del Informe 2004 tendrá que rellenarse para cada una de las actuaciones en las que interviene cada operador. La cumplimentación de este cuestionario no exime de rellenar todos los campos solicitados en el aplicativo SSU. Instrucciones: Para cada una de las prioridades horizontales hemos identificado una serie de parámetros que hemos ordenado en forma de lista de comprobación, de modo que habrá que contestar poniendo una cruz en la columna correspondiente al SI o NO. Para cada uno de los parámetros existe una casilla que hemos denominado “Descripción”. En ella habrá que precisar brevemente cómo se concreta este parámetro en la actuación llevada a cabo por el operador.

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EJE ………, MEDIDA ………….., ACTUACIÓN …………………………………………..................... …………………………………………………………………………………………………………………

PRIORIDAD HORIZONTAL SOCIEDAD DE LA INFORMACION SI NO Descripción Impartición de cursos o actividades de formación específicas en éste área

Inclusión de materias o módulos relativos a las NTICs en las actividades de formación

Utilización de modelos de formación on-line (e-learning) como instrumento de aprendizaje

Aprovechamiento de las oportunidades ofrecidas por las redes telemáticas y nuevas tecnologías para atender a clientes a los que resulten útiles estos medios (peticiones de cita, herramientas de autodiagnóstico o de orientación a través de Internet, prescripción de cursos, consulta de demandas informativas).

Utilización de las posibilidades que ofrece la red telemática para la búsqueda de empleo a través de la utilización de distintos portales de internet,…

Otros: (Especificar)

MEDIO AMBIENTE SI NO Descripción Impartición de cursos específicos de medio ambiente. Inclusión del módulo de sensibilización medio ambiental en las actividades de formación.

Realización del CD de autoformación editado por el Gobierno Vasco y Hobetuz.

Creación de nuevas empresas de orientación medioambiental.

Actuaciones locales de sensibilización, formación y educación medioambiental, …


DESARROLLO LOCAL SI NO Descripción Proyectos de impulso del desarrollo local. Promoción de estructuras locales de concertación, tanto para el análisis de necesidades del territorio, como para la puesta en marcha de dispositivos de actuación y su evaluación y seguimiento …

Inclusión de la actuación en planes y estrategias de desarrollo endógeno de acuerdo con los agentes sociales y económicos locales

Contribución a la creación o ampliación de actividades empresariales especialmente en los campos vinculados al crecimiento endógeno

Contribución al establecimiento de mecanismos,

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proyectos y programas de cooperación público-privada y de cooperación interempresarial Otros: (Especificar)

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES SI NO Descripción En la programación o reprogramación se ha determinado la brecha existente entre los sexos en cada colectivo y las causas de las desigualdades detectadas.

Se han fijado de partida los resultados esperados, esto es, se han fijado los porcentajes de reducción de las diferencias detectadas en h. y m.

Se han realizado prospecciones en el mercado laboral para identificar las oportunidades reales de empleo para las mujeres.

Se han diseñado estrategias que aseguran la participación de las mujeres en las actividades con mejores perspectivas de futuro en cuanto a inserción, estabilidad en el empleo y promoción laboral.

Se han diseñado estrategias específicas para acercar a las mujeres a las NTICs.

Se han incluido actividades complementarias de puesta a nivel en conocimientos, habilidades y destrezas, así como actividades de refuerzo de la autoestima cuando sea necesario.

Se han incorporado estrategias que garanticen la financiación de proyectos empresariales viables promovidos por mujeres.

Se han integrado en los equipos de trabajo personas con competencias probadas en materia de igualdad de oportunidades.

Se han incorporado actividades de formación en materia de igualdad de oportunidades dirigidas a las y los profesionales intervinientes en todo el proceso.

Se han desarrollado actividades de sensibilización en materia de igualdad de oportunidades dirigidas al empresariado, sindicatos y otros agentes sociales y económicos, familias y sociedad en general.

Se cuenta con la participación activa de mujeres pertenecientes al colectivo de beneficiarias en el diseño y en el desarrollo del proceso.

Se han puesto en marcha medidas de conciliación de responsabilidades personales, familiares, profesionales y sociales.

Se ha trabajado en la articulación de las actuaciones: realización de las actuaciones de manera asociada a los servicios y dispositivos de apoyo públicos y privados

Se han diseñado indicadores que permiten evaluar los resultados en función de sus efectos sobre h. y m.


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INSTRUCCIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS

VERIFICACIONES DEL ART. 4 DEL REGLAMENTO 438/2001.

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INDICE

1. INTRODUCCION 2. OBJETIVO DE LAS VERIFICACIONES DEFINIDAS EN EL ART. 4 DEL REGLAMENTO

438/2001 3. ORGANOS RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO. 4. DESCRIPCION DE LAS COMPROBACIONES A REALIZAR .

4.1 Que las prestaciones de los bienes y servicios que van a ser certificados a la

Autoridad de Gestión para su cofinanciación han sido efectivamente realizados.

4.2 Que los gastos que van a ser declarados para solicitar pagos a la Autoridad

Pagadora son elegibles, están soportados mediante facturas o documentos

contables de valor probatorio equivalente y están efectivamente pagados.

4.3 Contratación pública.

4.4 Normativa sobre Ayudas de Estado.

4.5 Medio ambiente.

4.6 Igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.

4.7 Información y publicidad.

4.8 Conservación de la documentación relativa a la verificación de las operaciones

individuales in situ.

5. JUSTIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS COMPROBACIONES DEL ART 4 DEL

REGLAMENTO 438/2001 A LA AUTORIDAD DE GESTION.

6. SUPERVISIÓN DE LAS COMPROBACIONES DEL ART 4 DEL REGLAMENTO 438/2001 Y

CONSECUENCIAS DE SU INCUMPLIMIENTO.

7. PROGRAMAS OPERATIVOS OBLIGADOS AL CUMPLIMIENTO DE ESTAS

INSTRUCCIONES.

ANEXO

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1. INTRODUCCION

Desde el año 2002, la Autoridad Pagadora FSE ha realizado verificaciones de Art. 9 del Reglamento 438/2001 a la totalidad de los Beneficiarios Finales / Órganos Intermedios de los P.O. FSE. De los resultados de dichas verificaciones y de los controles efectuados por la Comisión Europea es posible extraer las siguientes conclusiones en relación con el cumplimiento del Art. 4 del Reglamento 438/2001:

- La UAFSE ha requerido el cumplimiento de estas exigencias reglamentarias de forma individualizada a cada beneficiario final/ Órgano intermedio/ Unidad de coordinación / Agrupación de Desarrollo, a la vista de las conclusiones y recomendaciones de los informes de verificación de Art. 9 del Reglamento 438/2001.

- En el caso de la Iniciativa Comunitaria Equal, para los proyectos de la segunda

convocatoria se dictaron instrucciones específicas el 27 de mayo de 2005, exigiendo el cumplimiento de este precepto reglamentario.

- Se ha constatado que, gran parte de los BF/OI sujetos a los sistemas y procedimientos

habituales de funcionamiento de las Administraciones Públicas cumplen parcialmente aspectos del Art. 4, por lo que, en gran número de casos, no cabe hablar de incumplimiento absoluto sino parcial. Así, es posible afirmar que los sistemas y procedimientos de las Administraciones Públicas legalmente establecidos (bases de convocatorias, Ley de Contratos de las Administraciones Publicas, Ley de Subvenciones y convocatorias de ellas derivadas, etc.), pueden garantizar el cumplimiento de parte de los requerimientos del Art. 4, tales como la verificación de la realidad de la obra o el servicio cofinanciado, el cumplimiento de los principios de publicidad y concurrencia en la contratación, etc.

- En relación con el cumplimiento de esta normativa, las principales debilidades de los BF/OI radican en:

o Falta de verificación de la elegibilidad de los gastos conforme al Reglamento

448/2004. o Falta de justificación documental o justificación incompleta. Cuando los BF/OI

verifican la realidad de la prestación, efectúan seguimiento, revisan los gastos que van a ser certificados, etc., frecuentemente no queda constancia documental que de fe de que estas tareas se han llevado a cabo y de sus consecuencias.

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- Algunos OI/BF ya han puesto en marcha distintos sistemas para cumplir este requerimiento de Art. 4, que van desde crear departamentos ad hoc, hasta contratar empresas externas para la realización de esta tarea.

- Por último, es importante recordar que las verificaciones que exige el Art. 4 deben hacerse

antes de certificar y solicitar pagos a la UAFSE. La situación existente hace necesario que esta Unidad Administradora del Fondo Social Europeo fije criterios de aplicación del citado precepto reglamentario por los beneficiarios finales de los programas / las unidades de coordinación / los órganos intermedios / El organismo intermediario de la subvención global / El órgano responsable del control de las AD en los Proyectos de Iniciativa Comunitaria EQUAL y la forma de certificar el cumplimiento de esta obligación a la autoridad de gestión. Los sucesivos apartados de estas instrucciones desarrollan cada uno de los elementos que deben ser verificados, la documentación que debe estar disponible para su justificación y el modelo de certificado que deberá ser remitido a la Unidad Administradora FSE para la tramitación de las certificaciones y los pagos de ayuda FSE. 2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LAS VERIFICACIONES DEFINIDAS EN EL ART. 4 DEL

REGLAMENTO 438/2001 El Art. 4 del Reglamento(CE) 438/2001 de la Comisión de 2 de marzo de 2.001, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) Nº 1260/1999 del Consejo, en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales, dispone: “Los sistemas de gestión y control incluirán procedimientos para verificar la realidad de las

prestaciones de los bienes y servicios cofinanciados y de los gastos declarados, así como para

garantizar el cumplimiento de las condiciones de la correspondiente decisión de la Comisión

adoptada en virtud del Art. 28 del Reglamento (CE) Nº 1260/1999 y de las normas nacionales y

comunitarias aplicables, en particular, sobre la subvencionalidad de los gastos para la ayuda

procedente de los Fondos Estructurales en virtud de la intervención de que se trate, la

contratación pública, las ayudas estatales (incluidas las normas sobre la acumulación de las

ayudas), la protección del medio ambiente y la igualdad de oportunidades.

Los procedimientos deberán prever la conservación de la documentación relativa a la verificación

de las operaciones individuales in situ. La documentación deberá identificar el trabajo realizado,

los resultados de las verificaciones así como las medidas tomadas como consecuencia de las

anomalías detectadas. Cuando las verificaciones físicas o administrativas no sean exhaustivas,

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sino sobre muestras de operaciones, la documentación deberá identificar las operaciones

seleccionadas y el método de selección.”

Considerando lo dispuesto en el citado Art., los Beneficiarios Finales de las medidas FSE, deben verificar que, durante la ejecución de las operaciones, se cumple lo siguiente:

1. Que las prestaciones de los bienes y servicios que van a ser certificados a la Autoridad de Gestión para su cofinanciación, han sido efectivamente realizadas.

2. Que los gastos que van a ser declarados para solicitar pagos a la Autoridad Pagadora son elegibles, están soportados mediante facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente y están efectivamente pagados.

3. Que al ejecutar cada operación se respetan las normas nacionales y comunitarias aplicables, en particular en lo relativo a:

a. Contratación pública b. Ayudas estatales c. Protección del medio ambiente d. Igualdad de oportunidades e. Información y publicidad

4. Que el Beneficiario Final conserva y custodia toda la documentación justificativa de las operaciones certificadas a la Autoridad de Gestión y garantiza que la misma será puesta inmediatamente a disposición de los órganos de control que la soliciten.

El cumplimiento de estas tareas debe tener reflejo en una documentación justificativa que garantice que las certificaciones de gastos y las solicitudes de pagos que se remitan a la Autoridad de Gestión y Pagadora cumplen los requisitos establecidos en esta norma comunitaria. Los planes de trabajo que al efecto elaboren los Beneficiarios finales o los órganos intermedios para el cumplimiento de estos objetivos podrán afectar al 100 % de las operaciones a declarar o bien a una muestra de las mismas en cuyo caso “la documentación deberá identificar las operaciones seleccionadas y el método de selección”.

3. ORGANOS RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO. Los procedimientos a que se refiere el Art.4 del Reglamento 438/2001, hacen mención al establecimiento de mecanismos de comprobación y verificación de carácter administrativo (no son auditorías financieras ni de sistemas), por lo tanto, deberán estar incorporados en las estructuras de gestión administrativa como control interno y ejecutarse de forma paralela o simultánea a ellos.

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Por esta razón, la responsabilidad de llevar a cabo esta tarea corresponde a los beneficiarios finales de los programas operativos FSE como responsables de la ejecución (beneficiarios finales según el Art. 9 Reglamento1260/99, son los organismos y las empresas públicas o

privadas responsables de encargar las operaciones; en el caso de los regímenes de ayudas a

efectos del Art. 87 del Tratado y en el de las ayudas concedidas por organismos designados por

los Estados miembros, los beneficiarios finales son los organismos que conceden las ayudas;)

Sin perjuicio de lo anterior, pueden llevar a cabo el cumplimiento de esta obligación reglamentaria además:

a) Las unidades de coordinación del programa operativo. b) Los órganos intermedios del programa operativo. c) El organismo intermediario de la subvención global. d) El órgano responsable del control de las AD en los Proyectos de Iniciativa Comunitaria

EQUAL. Las verificaciones pueden realizarse: - A través de las mismas estructuras del Beneficiario Final/ Órganos Coordinadores/ Órganos

Intermedios que gestionan las operaciones. Esta alternativa podrá emplearse cuando, de acuerdo con el criterio de proporcionalidad en relación con el volumen económico del programa operativo gestionado, no sea necesario para garantizar una buena gestión financiera, establecer una separación adecuada de las funciones dentro de la organización de que se trate. (Art. 3 Reglamento CE 438/2001).

- Estableciendo departamentos y estructuras diferenciadas de la gestión. - Mediante la contratación de empresas externas. Cualquiera de las opciones es válida y debe ser determinada por el beneficiario final / las unidades de coordinación / los órganos intermedios / El organismo intermediario de la subvención global / El órgano responsable del control de las AD en los Proyectos de Iniciativa Comunitaria EQUAL de acuerdo con su organización y disponibilidad de recursos. 4.- DESCRIPCION DE LAS COMPROBACIONES A REALIZAR . 4.1 Que las prestaciones de los bienes y servicios que van a ser certificados a la

Autoridad de Gestión para su cofinanciación han sido efectivamente realizados. Habitualmente, los departamentos de gestión de las Administraciones Públicas, ya sea en procesos de concesión de subvenciones, contratación administrativa, etc., prevén la realización de comprobaciones previas al pago de la subvención, contrato, etc. para constatar que el objeto

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de las mismas se ha cumplido (visitando in situ el curso para comprobar la existencia de los alumnos, materiales, etc., solicitando comprobantes de vida laboral en el caso de ayudas a empresas para contratación de trabajadores, expidiendo actas de recepción de bienes y servicios en el caso de contratos administrativos, etc.). Estas comprobaciones previstas en nuestro derecho nacional o en los sistemas de gestión, previas a los pagos e independientes de los procesos de fiscalización y auditoría de las Intervenciones Generales, son comprobaciones asimilables a las exigidas en este apartado del Art. 4 citado. Consecuentemente, en los casos en que estas tareas ya se estén realizando de acuerdo con lo descrito en el párrafo anterior, la labor del beneficiario final / unidades de coordinación / órganos intermedios / organismo intermediario de la subvención global / órgano responsable del control de las AD en los Proyectos de Iniciativa Comunitaria EQUAL, respecto al cumplimiento de la norma comunitaria radica en la justificación documental de estos procesos. En algunos casos hay actas normalizadas que completan los funcionarios que realizan las comprobaciones, pero en otros no existen. Los servicios que lleven a cabo las tareas de comprobación del Art. 4 de los P.O. FSE deberán disponer instrucciones precisas para: o que las actas o informes disponibles justificativos de estas comprobaciones estén

debidamente conservados como justificación del cumplimiento de la obligación comunitaria. o Cuando los gestores no hayan realizado actuaciones para la comprobación de la realidad de

la prestación del bien o el servicio cofinanciado, deberán disponer los medios y procedimientos necesarios para iniciarlas a la mayor brevedad.

4.2 Que los gastos que van a ser declarados para solicitar pagos a la Autoridad Pagadora

son elegibles, están soportados mediante facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente y están efectivamente pagados.

El objetivo de esta comprobación es otorgar fiabilidad de que todos los gastos incurridos en la ejecución de las medidas del P.O. FSE, que serán certificados a la UAFSE son elegibles de acuerdo con el reglamento 448/2004 y evitar certificar aquellos que no lo sean. El beneficiario final, en el momento de revisar la documentación financiera correspondiente a la justificación de las operaciones, ha de comprobar : a) que los gastos a certificar son elegibles de acuerdo con lo especificado en los complementos

de programa y en el Reglamento 448/2004 de la Comisión de 10 de Marzo. Deberán quedar identificados aquellos que tras la comprobación no resulten elegibles y no sean certificados

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en consecuencia (amortizaciones defectuosamente imputadas, iva, gastos generales sin método de imputación, etc.).

b) Que cada gasto está justificado mediante la correspondiente factura pagada o documento contable de valor probatorio equivalente dentro del periodo de elegibilidad.

c) Que todos los gastos a certificar están pagados verificando el documento bancario correspondiente (extracto o cargo bancario).

Cada beneficiario final debe conservar los registros, actas, informes, etc, en los que queden registrados los procesos de determinación de los gastos que componen cada una de las certificaciones de gastos y solicitudes de pago que envie a la Autoridad de Gestión y Pagadora. 4.3 Contratación pública. Los Marcos Comunitarios de Apoyo y el Art. 12 del Reglamento 1260/99 establecen que “Las operaciones que sean cofinanciadas por los fondos estructurales deberán ajustarse a las disposiciones del Tratado …así como a las políticas y acciones comunitarias, incluidas las correspondientes a las normas …de contratación pública ”; En los programas operativos de España pueden darse dos circunstancias:

- que los beneficiarios finales sean Administraciones Públicas sujetas a la normativa sobre contratación pública o

- que los beneficiarios finales sean entidades de naturaleza jurídica privada a quienes resulta aplicable el derecho privado.

a) Beneficiarios finales sujetos a la normativa sobre contratación pública. En el caso de beneficiarios finales de P.O. FSE de naturaleza jurídica pública, éstos están sometidos a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, (Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, Texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas) en la que se transponen las directivas comunitarias en materia de contratación pública (77/62/CEE, sobre contratos de suministro y 71/305/CEE, sobre contratos de obras, 88/295/CEE y 89/440/CEE, 92/50/CEE, sobre contratos de servicios, 93/36/CEE y 93/37/CEE contratos de suministro y de obras, etc) y que garantiza a priori que los contratos que celebran las diferentes Administraciones Públicas españolas son consecuentes con los principios de publicidad y concurrencia. De otra parte, las Intervenciones Generales, tanto de la Administración del Estado como de las correspondientes CC.AA, tienen encomendadas, entre sus funciones, la de velar por la correcta

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aplicación de esta ley, circunstancia que garantiza, a priori, que las Administraciones Públicas obligadas a su aplicación cumplen con los requerimientos de publicidad y concurrencia. Cada beneficiario final, en cumplimiento del Art. 4 del Reglamento 438/2001, deberá justificar, cuando las operaciones cofinanciadas se han ejecutado por terceros mediante contratación administrativa:

- Que se ha aplicado el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio. - Que están disponibles todos los documentos justificativos de las distintas fases del

contrato. - Que en los documentos esenciales del contrato (anuncio, pliegos y contrato) se informa

que dicho contrato será cofinanciado por el FSE (cumplimento del reglamento 1159/2001 de información y publicidad)

b) Beneficiarios finales no sujetos a la normativa de contratación pública. En el caso de beneficiarios finales excluidos de la aplicación de la ley de contratos de las Administraciones Públicas, la Unidad Administradora del FSE, en distintas consultas y recomendaciones, ha fijado el criterio de que para garantizar el cumplimiento de lo previsto en el Art 12 del reglamento 1260/99 cuando la ejecución de las operaciones pretenda encomendarse a un tercero mediante contrato se realicen las siguientes actuaciones:

- Se soliciten al menos 3 ofertas que garanticen una mínima concurrencia competitiva. - Se publique el anuncio de esta contratación en cualquier medio que permita dar a

conocer esta información al mayor número posible de empresas interesadas en la contratación.

- Se motiven las razones por las que se adjudica el contrato a una de las empresas licitantes (mejor precio, mejores condiciones técnicas, etc)

Estas recomendaciones son coincidentes con lo previsto en el Art. 31.3 de la Ley 38/2003, de 17 noviembre, general de subvenciones. Respecto al cumplimiento del Art. 4 del Reglamento 438/2001, el beneficiario final debe justificar que, cuando las operaciones cofinanciadas se han ejecutado por terceros mediante contrato privado, en la preparación y adjudicación de éste se han llevado a cabo las actuaciones descritas anteriormente. 4.4. Normativa sobre Ayudas de Estado. En aplicación de lo dispuesto en los Arts. 87 y 88 del Tratado de la Unión Europea, las actuaciones cofinanciadas por los Fondos estructurales están sujetas a la normativa comunitaria en materia de Ayudas de Estado y de competencia, que hace necesario la aprobación de estas

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ayudas por la Comisión. Además, estén o no cofinanciadas, en virtud de lo dispuesto en el apartado 3 del art. 88 del Tratado, se debe notificar a la Comisión cualquier medida por la que se establezcan, modifiquen o prorroguen ayudas estatales a las empresas. El beneficiario final, con carácter previo a la certificación de gastos y solicitud de pago a la Autoridad de Gestión, habrá de comprobar que las operaciones a certificar contienen o no Regímenes de ayuda. En el caso de contener un régimen de ayuda habrá de comprobar si se trata de ayudas notificadas o ayudas que no necesitan notificarse. 4.5. Medio ambiente Las operaciones cofinanciadas por Fondos Estructurales deben ser conformes a las normas y políticas de mejora y protección del medio ambiente. En las actuaciones FSE, esto no tiene la relevancia de otros fondos estructurales. En la verificación del cumplimiento de la normativa medioambiental se comprobará:

- Si el medio ambiente es objetivo principal de la operación, así como si es favorable o neutro.

- Si es necesario el estudio de impacto ambiental y la Evaluación de Impacto Ambiental (EIA). verificando el cumplimiento de las recomendaciones medioambientales.

- La operación afecta o no a zonas del territorio que gozan o gozarán en el futuro de algún tipo de protección ambiental, (Zonas de Especial Protección de las Aves (ZEPA), Lugares de Interés Comunitarios (LIC) y/o Espacio Natural Protegido).

4.6. Igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres. El principio de Igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres se ha aplicado sistemáticamente y de modo transversal en el proceso de programación. Es preciso, entonces, velar por que el cumplimiento de este principio se realice de forma coherente con las prioridades establecidas por la Comisión Europea. Deberá comprobarse, en cumplimiento del Art. 4, si este principio de igualdad entre hombres y mujeres se cumple en las operaciones a certificar. 4.7. Información y publicidad.

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El objetivo de las acciones de Información y publicidad es dar la mayor notoriedad y transparencia a las operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales y poner de relieve las posibilidades que ofrecen a sus beneficiarios potenciales, conforme a lo dispuesto en el Reglamento (CE) 1159/2000 de la Comisión. El Beneficiario final debe verificar el cumplimiento de este Reglamento comprobando que en las operaciones certificadas se menciona la cofinanciación del FSE en:

- publicaciones (guías, trípticos, folletos, ...) - vallas, placas conmemorativas, carteles - contenidos digitales y/o audiovisuales (web, e-mail, CD Rom ...) - medios de comunicación (prensa, radio, ...) - contratos cuyo coste sea cofinanciado (anuncio, pliego, etc) - otros

4.8. Conservación de la documentación relativa a la verificación de las operaciones individuales in situ. El Beneficiario Final deberá conservar y custodiar toda la documentación justificativa de las operaciones certificadas y de los controles realizados sobre las mismas, garantizando que será puesta inmediatamente a disposición de los órganos de control que la soliciten: La obligación de conservar toda la documentación justificativa esta recogida en el Art. 38.6 del Reglamento General 1260/99. “Durante los tres años siguientes al pago por parte de la Comisión del saldo relativo a una intervención, excepto cuando se haya decidido otra cosa en los acuerdos administrativos bilaterales, las autoridades responsables tendrán a la disposición de la Comisión todos los justificantes (los originales o copias certificadas conformes con los originales en la forma comúnmente aceptada) relativos a los gastos y a los controles correspondientes a esa intervención. Este plazo se suspenderá en caso de procedimiento judicial o de petición debidamente justificada de la Comisión. Cuando el depositario de la documentación no sea el Beneficiario Final, este deberá verificar que la unidad administrativa responsable cumple la obligación reglamentaria. 5. JUSTIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS COMPROBACIONES DEL ART 4

REGLAMENTO 438/2001 A LA AUTORIDAD DE GESTION PO FSE. Realizadas estas verificaciones, el responsable del P.O. FSE, en cada certificación de gastos y solicitud de pagos que presente, debe poner en conocimiento de la Autoridad de Gestión FSE,

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que ha cumplido con estas obligaciones de verificación expidiendo al efecto el certificado anejo que confiere a la Autoridad de Gestión FSE fiabilidad de que el beneficirio final cumple con los requerimienos del Art. 4 del Reglamento 438/2001. Ello sin perjuicio de la información que sobre los trabajos de verificación del Art. 4 del Reglamento 438/2001, y de sus resultados a lo largo de la anualidad, se decida manifestar en el informe anual de ejecución, El beneficiario final debe disponer de la información necesaria para justificar la realización de las comprobaciones exigidas y resumidas en el certificado, conservando al efecto los informes de control, las actas de visitas in situ, listados de comprobación o check-list, actas de recepción de bienes o servicios, etc. En esta información deberán identificarse al menos las siguientes cuestiones: - Departamentos que han realizado la verificación. - Identificación de las operaciones verificadas, - Forma de realizar las comprobaciones (visita “in situ”, justificación documental, etc.) - Departamento que custodia la documentación de la verificación. - Resultados de la verificación. - Irregularidades detectadas. - Correcciones realizadas (financieras, publicidad, contratación, etc.) 6. SUPERVISION DE LAS COMPROBACIONES DEL ART 4 REGLAMENTO 438/2001 Y

CONSECUENCIAS DE SU INCUMPLIMIENTO. La Autoridad de Gestión es garante y responsable último ante la Comisión Europea de la correcta aplicación del Art. 4 del Reglamento CE 438/2001, por lo que tiene la responsabilidad de supervisar su cumplimiento. El incumplimiento de esta obligación podrá dar lugar a repercusiones financieras por la Comisión que afectan a la totalidad de los programas de acuerdo con el Reglamento CE 448/2001. Consecuentemente, desde la notificación de estas instrucciones, la Unidad Administradora FSE no aceptará ninguna certificación de gastos y solicitud de pagos que no vaya acompañada del certificado adjunto que garantice la realización de las comprobaciones del Art. 4 Reglamento CE 438/2001. En el caso de la anualidad 2005, no se gestionará ningún pago hasta disponer del certificado, para lo cual los beneficiarios finales dispondrán de plazo hasta el 15 de octubre de 2006.

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En caso de no cumplirse este requisito esta Unidad Administradora podrá adoptar las medidas que estime necesario de acuerdo con el R.D. 683/2002 de 12 de julio. 7. PROGRAMAS OPERATIVOS OBLIGADOS AL CUMPLIMIENTO DE ESTAS

INSTRUCCIONES.

a) Están sujetos al cumplimiento de estas instrucciones todos los P.O. respecto a los cuales la Unidad Administradora del FSE tenga la consideración de Autoridad de Gestión de los programas :

- PO/1 y 3 FSE SISTEMA DE FORMACION PROFESIONAL - PO/1y 3 FSE INICIATIVA EMPRESARIAL Y FORMACION CONTINUA - PO/1 y 3 FSE-FEDER LUCHA CONTRA LA DISCRIMINACIÓN - PO/1 y 3 FSE FOMENTO DEL EMPLEO - PO/3 FSE ARAGON - PO/3 FSE BALEARES - PO/3 FSE CATALUÑA - PO/3 FSE COMUNIDAD DE MADRID - PO/3 FSE NAVARRA - PO/3 FSE PAIS VASCO - PO/3 FSE LA RIOJA - PO/3 FSE ASISTENCIA TECNICA DE LA AUTORIDAD DE GESTION - P.I.C. EQUAL (2000ES050PC001)

b) En el caso de los programas operativos en los que es Autoridad de Gestión la Dirección

General de Fondos Comunitarios –DGFC- (Ministerio de Economía y Hacienda), si éstos han aplicado para la parte FSE del Programa Operativo, las instrucciones impartidas por la DGFC, deberán remitir a la UAFSE el certificado previsto al efecto, en dichas instrucciones. En caso contrario, deberán aplicarse, para la parte FSE, las presentes instrucciones, remitiendo a la UAFSE el certificado adjunto. Los P.O. con participación FSE en los que es Autoridad de Gestión la DGFC son:

- PO/1 I+D+I. - DOCUP . - P.O.I /1 ANDALUCIA. - P.O.I /1 EXTREMADURA. - P.O.I /1 CASTILLA LA MANCHA.

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- P.O.I /1 CASTILLA LEON. - P.O.I /1 MURCIA. - P.O.I /1 VALENCIA. - P.O.I /1 CANARIAS. - P.O.I /1 CEUTA. - P.O.I /1 MELILLA - P.O.I /1 GALICIA. - P.O.I /1 ASTURIAS. - P.O.I /1 CANTABRIA. - PO / 1 FSE ASISTENCIA TECNICA DE LA AUTORIDAD DE GESTION

EL SUBDIRECTOR GENERAL DE LA UAFSE

Fdo. Carlos Tortuero Martín. ANEXO

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Certificado de cumplimiento de verificaciones Art. 4 Reglamento 438/2001 Programa Operativo / DOCUP/ Agrupación de Desarrollo (Nº CCI y Título): Decisión de la Comisión nº: de: /Resolución UAFSE de: Referencia (POPR/ Subvención Global): El abajo firmante, titular de la unidad de coordinación del programa/ del órgano intermedio/ del organismo intermediario de la subvención global/ organismo representante de la AD, CERTIFICA :

PRIMERO: Que se han efectuado las verificaciones previas exigidas por el Art. 4 Reglamento CE 438/2001, de

los gastos que se certifican en la declaración de fecha ....... por importe de ..............., Habiéndose comprobado exhaustivamente – por muestreo (táchese lo que no proceda):

1. Que las prestaciones de los bienes y servicios cuyo coste se certifica han sido efectivamente

realizadas. 2. Que los gastos declarados para solicitar pagos a la Autoridad Pagadora son elegibles, están

soportados con facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente y están pagados. 3. Que al ejecutar cada operación se respetan las normas nacionales y comunitarias aplicables y en

particular las relativas a: a. Normas sobre Contratación pública b. Normativa sobre Ayudas estatales c. Protección del medio ambiente d. Igualdad de oportunidades e. Información y publicidad

4. Que el Beneficiario Final conserva y custodia la documentación justificativa de las operaciones certificadas a la Autoridad de Gestión, y garantiza que la misma será puesta a disposición de los órganos de control que la soliciten.

SEGUNDO: Que se dispone de la documentación justificativa de la realización de estas comprobaciones (informes,

actas de visitas in situ, listados de comprobación, actas de recepción de bienes o servicios, etc). en las que se identifican: 1. Los departamentos que han realizado la verificación. 2. Las operaciones verificadas, 3. Forma de realizar las comprobaciones (visita “in situ”, justificación documental, etc.) 4. En el caso de comprobaciones realizadas por muestreo, las operaciones seleccionadas estarán

debidamente identificadas y el método de selección descrito de forma expresa. 5. El departamento que custodia la documentación de la verificación. 6. Los resultados de la verificación y las irregularidades detectadas. 7. Correcciones realizadas (financieras, publicidad, contratación, etc.)

Fecha :....... de.......................... de........... unidad de coordinación del programa/ del órgano intermedio/ del organismo intermediario de la subvención global/ organismo representante de la AD Firma: (indicar nombre y cargo)

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LISTA DE COMPROBACIONES A REALIZAR

Art. 4, Reglamento 438/2001 Las prestaciones de los bienes y servicios que van a ser certificados a la Autoridad de Gestión para su cofinanciación han sido efectivamente realizados Se realizan comprobaciones del cumplimiento de las actuaciones

Especificar documento justificativo

Se realizan actas o informes justificativos de estas comprobaciones y se conservan debidamente

Especificar documento justificativo y donde está

Los gastos que van a ser declarados para solicitar pagos a la Autoridad Pagadora son elegibles, están soportados mediante facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente y están efectivamente pagados Se comprueba que los gastos a certificar son elegibles de acuerdo con lo especificado en los complementos de programa y en el Reglamento 448/2004 de la Comisión de 10 de Marzo


Se comprueba que cada gasto está justificado mediante la correspondiente factura pagada o documento contable de valor probatorio equivalente dentro del periodo de elegibilidad


Se comprueba que todos los gastos a certificar están pagados verificando el documento bancario correspondiente (extracto o cargo bancario).


Se conservan los registros, actas, informes, etc, en los que quedan registrados los procesos de determinación de los gastos que componen cada una de las certificaciones de gastos y solicitudes de pago

Especificar dónde

Contratación pública Beneficiarios finales sujetos a la normativa sobre contratación pública Se comprueba que se ha aplicado el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio

Especificar en qué contrataciones y el documento justificativo

Se comprueba que están disponibles todos los documentos justificativos de las distintas fases del contrato


Se comprueba que en los documentos esenciales del contrato (anuncio, pliegos y contrato) se informa que dicho contrato será cofinanciado por el FSE (cumplimento del reglamento 1159/2001 de información y publicidad)


Beneficiarios finales no sujetos a la normativa de contratación pública Se comprueba que se solicitan al menos 3 ofertas que garanticen una mínima concurrencia competitiva


Se comprueba que se publica el anuncio de esta contratación en cualquier medio que permita dar a conocer esta información al mayor número posible de empresas interesadas en la contratación


Se comprueba que se motivan las razones por las que se adjudica el contrato a una de las empresas licitantes (mejor precio, mejores condiciones técnicas, etc.)


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Normativa sobre Ayudas de Estado (sólo aplicable a los organismos que convoquen ayudas) Se ha comprobado que las operaciones a certificar contienen o no Regímenes de ayuda y si se trata de ayudas notificadas o ayudas que no necesitan notificarse

Especificar

Medio ambiente Se comprueba si el medio ambiente es objetivo principal de la operación, así como si es favorable o neutro


Igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres Se comprueba si se cumple en las operaciones a certificar


Información y publicidad Se comprueba si se cumple en las operaciones a certificar


Conservación de la documentación relativa a la verificación de las operaciones individuales in situ Se comprueba que se conserva toda la documentación justificativa de las operaciones certificadas y de los controles realizados sobre las mismas


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MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBR E LA

COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO GOBIERNO VASCO

Versión 2 Octubre/2005

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INDICE

1. Legislación relativa a la comunicación de irregularidades. ………………………44

1.1. Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en Fondos Estructurales

1.2. Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en el Fondo de Cohesión

1.3. Otra legislación

2. Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”. …………………41

3. Importe mínimo de deuda a comunicar. ………………………………………….41

4. Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94. ……………………………………………………………………………...41

4.1. Comunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación (artículo 3 Reglamento 1681/94)

4.2. Comunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94)

4.3. Comunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda (artículo 5.2 Reglamento 1681/94)

4.4. Aclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar

5. Procedimiento de notificación de irregularidades en la C.A.P.V. en aplicación del Reglamento 1681/94. ………………………………………………………………….43

6. Irregularidades en el ámbito de FEOGA. ………………………………………..…44

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Legislación relativa a la comunicación de irregularidades Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en Fondos Estructurales

La comunicación de irregularidades de Fondos Estructurales está regulada, fundamentalmente, por el Reglamento (CE) nº 1681/94.

Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en el Fondo de Cohesión

La comunicación de irregularidades relativas al Fondo de Cohesión está regulada en el Reglamento (CE) nº 1831/94. Ese Reglamento es prácticamente una copia del 1681/94, por lo que los comentarios relativos al 1681/94 (fondos estructurales) valen para el 1831/94 (Fondo de Cohesión).

Otra legislación

El Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95 del Consejo define qué se entiende por irregularidad.

La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) envía el 15-11-2000 una “Guía elaborada por la Comisión Europea para cumplimentar la ficha de comunicación trimestral de irregularidades de acuerdo con los Reglamentos (CE) 1681/94 y 1831/94”. En este documento se incluye el modelo de ficha de comunicación de irregularidades que debe cumplimentarse, y se indica qué información debe señalarse en los distintos apartados de la ficha.

A través del Documento de trabajo del 19º COCOLAF, emitido por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) el 11-4-2002, denominado “Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, la OLAF da una serie de aclaraciones sobre este asunto.

Mediante carta de la DG Regio y OLAF nº D (2003) 831336 el 24-9-2003, la Comisión (DG Regio y OLAF) remite, vía IGAE, un Informe, de 30-6-2003, de “auditoria sobre los sistemas y procedimientos de notificación y seguimiento de las irregularidades en el marco de los Reglamentos (CE) nº 1681/94 y 1831/94. Visita efectuada entre los días 2 a 5 de diciembre de 2002”.

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Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude” Según el artículo 1.2 del Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95, “constituirá irregularidad toda infracción de una disposición del derecho comunitario correspondiente a una acción u omisión de un agente económico que tenga o tendría por efecto perjudicar al presupuesto general de las Comunidades o a los presupuestos administrados por éstas, bien sea mediante la disminución o la supresión de ingresos procedentes de recursos propios percibidos directamente por cuenta de las Comunidades, bien mediante un gasto indebido”. La diferencia entre “fraude” e “irregularidad” es que en el fraude hay intención de cometer un acto delictivo (por ejemplo, falsificar la fecha de una factura para que sea elegible), y en la irregularidad no. Importe mínimo de deuda a comunicar Según el artículo 12 del Reglamento 1681/94, sólo deben comunicarse a la Comisión las irregularidades detectadas superiores a 4.000 ecus/euros (665.544 pta.) de presupuesto comunitario (o sea, de ayuda de la U.E.). Para importes inferiores, la comunicación a la Comisión sólo se hará sólo en el caso de que la misma lo solicite expresamente. Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 Comunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación (artículo 3 Reglamento 1681/94)

De acuerdo al artículo 3 del Reglamento 1681/94, dentro de los 2 meses siguientes al final de cada trimestre deben comunicarse a la Comisión las “irregularidades que hayan sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial”.

De acuerdo a lo indicado en el documento de trabajo del 19º COCOLAF denominado “Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, emitido por la OLAF el 11-4-2002, debe entenderse que “el primer acto de comprobación es la primera manifestación, incluso de carácter interno, de la administración o de instancias judiciales nacionales, por la que se constata, basándose en hechos concretos, la existencia de una irregularidad. Ello no impide a las autoridades administrativas o judiciales retirar o corregir posteriormente esa primera comprobación en función del desarrollo del procedimiento administrativo o judicial”. Para los casos de irregularidades detectadas como consecuencia de controles realizados por órganos de control distintos de los gestores (por ejemplo, por la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco), de acuerdo al escrito de OLAF D/10768, de 6-9-2004, debe considerarse como el “primer acto de comprobación administrativa o judicial” el propio informe de control emitido, y no el momento en el que se inicie el proceso de reintegro.

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En el artículo 3 del Reglamento 1681/94 se indican los datos que deben facilitarse en esa 1ª comunicación de irregularidades, datos que se recogen en el modelo de ficha establecido por la OLAF. Comunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94)

De acuerdo al artículo 5.1 del Reglamento 1681/94, “dentro de los 2 meses siguientes al término de cada trimestre, los Estados miembros informarán a la Comisión, haciendo referencia a cualquier comunicación anterior efectuada en virtud del artículo 3, de los procedimientos incoados como consecuencia de las irregularidades comunicadas así como de los cambios significativos que se hayan producido en dichos procedimientos, y en particular, acerca de los siguientes extremos:

• importe de las recuperaciones efectuadas o previstas,

• medidas cautelares adoptadas por los Estados miembros para salvaguardar la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas,

• procedimientos administrativos y judiciales que se hayan incoado con vistas a la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas y a la aplicación de las sanciones,

• razones del eventual abandono de los procedimientos de recuperación; en la medida de lo posible, se informará a la Comisión antes de tomar esta decisión,

• eventual abandono de las acciones penales.

Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas, o judiciales o los elementos fundamentales de las mismas relativas a la conclusión de dichos procedimientos.” Comunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda (artículo 5.2 Reglamento 1681/94)

De acuerdo al artículo 5.2 del Reglamento 1681/94, “Cuando un Estado miembro considere que la recuperación de un importe no es posible o previsible, indicará a la Comisión, mediante comunicación especial, el importe no recuperado y las razones por las que, a su juicio, dicho importe quede a cargo de la Comunidad o del Estado miembro. Dichas informaciones deberán ser suficientemente detalladas, con objeto de que la Comisión pueda adoptar, a la mayor brevedad posible y tras concertación con las autoridades del Estado miembro de que se trate, una decisión sobre la imputabilidad de las consecuencias financieras a efectos del tercer guión del apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) nº 4253/88.”

En este caso, de acuerdo al artículo 5.3 del Reglamento 1681/94 “la Comisión podrá pedir expresamente al Estado miembro que prosiga el procedimiento de recuperación.”. Aclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar

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Irregularidades corregidas / no corregidas

Deben comunicarse a la Comisión todas las irregularidades, incluso las que se corrijan automáticamente y se excluyan de un Programa Operativo o Docup a través de “descertificaciones” o “rectificaciones” del gasto declarado. Una irregularidad que se descertifica en el mismo momento en el que se pone de manifiesto conlleva una comunicación, al mismo tiempo, en aplicación de los artículos 3 y 5.1 del Reglamento 1681/1994.

Irregularidades por incumplimiento de normas europeas / nacionales

Según indica el apartado 1.2 del Documento “Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)” de la OLAF, de 11-4-2002, deben comunicarse las irregularidades que vulneran directamente el derecho comunitario, pero también las que vulneran las disposiciones nacionales.

Excepciones a la obligación de comunicar

No existe obligación de comunicar en los siguientes casos:

• Cuando el gestor o beneficiario final comunica a la autoridad administrativa correspondiente que ha cometido un error involuntario (baile de cifras,…..).

• Cuando la autoridad (por ejemplo, un órgano de gestión) constate un error de subvencionalidad del proyecto y proceda a retirar el importe antes de haber efectuado el pago (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la OLAF sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002”). Si lo detectase una vez efectuado el pago, sí habría que comunicarlo.

• Cuando exista Fuerza Mayor (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la OLAF sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002”).

Irregularidades en el ámbito de FEOGA

De acuerdo a lo indicado en el párrafo 2º del artículo del Reglamento 1681/94, las irregularidades correspondientes a medidas financiadas por las dos secciones del FEOGA (Feoga-Orientación y Feoga-Garantía) deben comunicarse de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento 595/91 (aplicable a Feoga-Garantía).

En consecuencia ha de entenderse que las irregularidades relativas a las ayudas financiadas en el ámbito de la CAPV por Feoga-Orientación en el marco de la I.C. LEADER+ han de comunicarse de acuerdo al Reglamento 1681/94, puesto que en toda la Unión Europea es la sección Orientación de Feoga quien financia la I.C. LEADER+.

Procedimiento de notificación de irregularidades en la C.A.P.V. en aplicación del Reglamento 1681/94

Los órganos de la C.A.P.V. que gestionan las ayudas financiadas por Fondos Estructurales son los responsables de iniciar el trámite de notificación de irregularidades previsto en los artículos 3 y 5 del Reglamento 1681/94, tanto para los casos de irregularidades detectadas a través de controles realizados por el propio órgano gestor

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como de controles realizados por otros órganos externos (Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco, Tribunal Vasco de Cuentas Públicas, Tribunal de Cuentas Estatal, Comisión Europea, Tribunal de Cuentas Europeo, etc.).

Para ello, deberán enviar al Organismo Intermedio que corresponda (por ejemplo, en el caso de las ayudas cofinanciadas por el FSE, a la Dirección de Empleo y Formación del Gobierno Vasco) la siguiente documentación tan pronto como conozcan la existencia de la irregularidad (artículo 3 del Reglamento 1681/94) o se produzca una modificación en el proceso de recuperación (artículo 5 del Reglamento 1681/94): • “Ficha de comunicación de irregularidades” debidamente cumplimentada, tanto en

soporte papel como en soporte informático (Word); en este último caso, el documento en Word deberá enviarse por correo electrónico a la dirección que facilite el Organismo Intermedio.

Para cumplimentar adecuadamente una “Ficha”, deben tenerse en cuenta las directrices establecidas en la “Guía elaborada por la Comisión Europea”, remitida por IGAE el 15/11/2000, y tener en cuentas las siguientes cuestiones:

• No deben cumplimentarse los datos de “Caso nº” y “Fecha de envío”, datos que serán cumplimentados por la IGAE.

• Dentro del apartado 27-“Observaciones” de la “Ficha” debe incluirse, cuando sea de aplicación, el número o código del expediente a efectos del órgano gestor, precedido del siguiente texto:

“Nº expediente asignado por el órgano gestor:” Las dudas que surjan sobre la cumplimentación de los datos de la “Ficha” podrán consultarse al Organismo Intermedio o a la Oficina de Control Económico.

• En el caso de que la irregularidad se produzca como consecuencia de un expediente de reintegro o de devolución, ya sea total o parcial, de una ayuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia del documento que justifique la devolución de dicho importe (resolución mediante la que se solicita el reintegro, etc.).

• En caso de que el órgano gestor considere que no es posible o previsible la recuperación de la deuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia de la “comunicación especial” que en aplicación del artículo 5.2 del Reglamento 1681/94 debe enviarse a la Comisión, así como copia de toda la documentación generada por las actuaciones tendentes a la recuperación de las sumas indebidamente percibidas.

Tan pronto como un Organismo Intermedio reciba de algún organismo gestor la comunicación de una irregularidad o de una modificación en el proceso de recuperación de una irregularidad, procederá a trasladar todos los documentos recibidos a la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco. Esa comunicación deberá ser en soporte papel, y en soporte informático, a la dirección que facilite la Oficina de Control Económico, para todos los documentos así remitidos por los órganos gestores, especialmente para la “Ficha de comunicación de irregularidades”. Posteriormente, la Oficina de Control Económico transmitirá a la IGAE toda la documentación recibida, para su posterior remisión a la OLAF.

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La comunicación de irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 y 1831/94 por parte de la Oficina de Control Económico a la IGAE debe ser antes del día 15 del mes en que deba realizarse la comunicación a la OLAF, o sea, antes del 15 de mayo, 15 de agosto, 15 e noviembre y 15 de febrero, respectivamente, para las irregularidades detectadas en el 1º, 2º, 3º y 4º trimestre de cada año. En los casos en que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco conozca la existencia de una irregularidad o de una modificación en el procedimiento de recuperación de una irregularidad, detectada por cualquier organismo, cuyo proceso de comunicación hacia la Comisión no se haya iniciado, podrá bien requerir al órgano de gestión correspondiente el inicio de dicho proceso, bien iniciar de oficio el trámite de notificación, en cuyo último caso podrá solicitar al citado órgano de gestión los datos necesarios para efectuar dicha comunicación.

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