Manual Sep Sigesp

Manual de Usuario Sistema SIGESP Pág.: 1 de 24

Módulo: Solicitudes de Ejecución Presupuestaria

Cambios 02

Elaborado Por: LIC. Rosmely Rivas Ads Teresa Andrade TSU Juan Castellanos Firma

Revisado Por : LIC. Aníbal Barraez Firma:

Aprobado Por: Firma:

INFORMACIÓN GENERAL DEL MÓDULO DE SEP

Funciones

Registrar los pre-compromisos y compromisos que afecten el presupuesto y solicitudes sin afectación presupuestaria.

Ventajas.

Integración con el módulo de cuentas por pagar en los casos de compromisos directos. Integración con el módulo de inventarios y compra en los casos de pre-compromisos.

Objetivos: Registra los pre-compromisos referentes a la adquisición de bienes y servicios y asignaciones de obras o servicios que así lo requieran por la complejidad de los casos. De igual manera registra los compromisos en aquellos casos de actos con contraprestación cumplida o por el envío de transferencias. Adicional realiza registros de solicitudes sin afectación presupuestaria

Resultados: Solicitud de Ejecución Presupuestaria



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Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema

Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema

Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catálogo.

Buscar: Permite buscar registros por medio de catálogos

Procesar: Permite ejecutar una operación que involucra varios procesos.

Eliminar: Permite eliminar un registro.

Imprimir: Permite imprimir la información que se genera del sistema.

Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando.

Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP.

Iconos utilizados en el manual

Observe: Ver el ejemplo que se está mostrando

Haga Clic: Ejecutar una acción con el Mouse (Ratón).

Alerta: Mensajes que debe considerar

Señalar: Tilde la casilla correspondiente



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INGRESAR AL SISTEMA

Seleccione la Base de Datos correspondiente.

1. Seleccione la empresa

2. en el botón aceptar



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3. Ubíquese en el Módulo de Solicitud de Ejecución Presupuestaria

Una vez ingresado, notará el Menú del Módulo



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PROCESOS DEL MÓDULO DE SEP

REGISTRO

Opción para elaborar el (los) comprobante (s) de Solicitud de Ejecución Presupuestaria. Con este registro se ejecutan tanto el pre-compromiso del presupuesto como los compromisos directos. En el caso de los pre-compromisos, se establece enlace con los Módulos de Inventario y/o Compras. Para el caso de los compromisos directos, se enlaza directamente con el Módulo de Cuentas por Pagar. Este registro, una vez contabilizado, solo afecta la Contabilidad Presupuestaria. ¿Cómo Hacerlo?

Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción denominada Registro automáticamente visualizará los siguientes campos.

Fecha: Campo en el cual se coloca la fecha de registro de la SEP. La misma debe respetar el

mes y año del período activo o en ejecución. Estatus: Indica el estado actual del comprobante de SEP. Estos son: Registrada, Emitida,

Contabilizada, Procesada, Anulada y Despachada. Solicitud: Campo donde se genera automáticamente el número correlativo de cada registro de

SEP, al tildar Nuevo Tipo: Opción donde se escoge el tipo de SEP a registrar. Dicho campo despliega los tipos de

SEP previamente definidos en el Módulo de Configuración (Ver Manual de Configuración).



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: Esta permite identificar si la SEP a registrar es para solicitar materiales y/o suministros o activos. Cabe destacar que esta opciones están estrechamente relacionada con el tipo de SEP, es decir si el tipo de sep es de tipo pre-compromisos bienes las opciones se habilitan

Una vez seleccionado el tipo de SEP a registrar, se despliega la ventana completa para completar la elaboración de la solicitud.

Unidad Ejecutora: Seleccione la Unidad Ejecutora solicitante, es decir, la responsable del registro de la SEP. Estas Unidades vienen ya preestablecidas en el Módulo de

Configuración. Haga clic sobre la y elija la correspondientes desde el Catálogo de Unidad Ejecutoras.

Fuentes de Financiamiento: Seleccione la fuente de ingresos y/o recursos

correspondiente a sufragar el gasto presupuestario. Haga un clic sobre la para desplegar el Catálogo de Fuentes de Financiamiento, previamente definido en el Módulo de Configuración.

Destino: Seleccione si es un Proveedor o Beneficiario el destino de la SEP. Esta opción se habilita únicamente para los casos de SEP tipo Compromiso. De un clic en el ícono para desplegar las 2 opciones. Una vez hecho esto, automáticamente se genera una ventana con el Catálogo de Proveedores o Beneficiarios, según sea el caso.

El catálogo de la unidad ejecutora varía de acuerdo a los niveles en

que se maneja la estructura presupuestaria. Nivel 3 o 5



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Concepto: Campo donde se describe la exposición de motivos, es decir, razón de la solicitud de ejecución presupuestaria, características de lo requerido y cualquier otro detalle significativo que respalde el registro de la SEP.

Beneficiario Alterno: Este campo es para la SEP de tipo Ayuda Económica, esto es con la finalidad que al momento de emitir un cheque sale es el nombre que se coloca en este campo a pesar que el proceso administrativo va a nombre de un beneficiario determinado.

Documento Origen: Este campo es una validación para las SEP que haces las veces de punto de cuenta ó campo de memorando. La validación funciona de la siguiente manera:

� Si es una sep de precompromiso validará solo por número de documento. � si es una sep de compromiso validara por documento y proveedor/beneficiario.

La idea es que el sistema valide que un mismo documento no se procese dos veces con una sep y en caso de que este número se deje en blanco no se hará ninguna validación.

Independientemente de que elija Proveedor o Beneficiario podrá notar el RIF de cada uno de ellos



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Agregar Detalle: Opción para agregar los artículos y/o conceptos de servicios a solicitar. Se muestran 2 opciones según sea el caso:

: Cuando la SEP es de tipo pre–compromiso bienes. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Bienes y Materiales.

Haga clic para

selecciona el

bien o material

a solicitar



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Cuando la SEP es de tipo compromiso. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Conceptos

Haga clic para seleccionar el concepto respectivo.



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: Cuando la SEP es de tipo pre-compromiso servicios. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Servicios

Para colocar el resto de la información se procede de la siguiente forma: Elija el bien o el concepto o el servicio solicitar y complete la siguiente información

Código y Denominación: Se genera de forma automática al seleccionar del catálogo el bien, concepto o servicios correspondientes.

Cantidad: Coloque la cantidad a solicitar Unidad: Seleccione la opción respectiva. Mayor o Detal Precio: Coloque el valor monetario. Sub-Total: El sistema calcula automáticamente este resultado. Cargos: El sistema calcula automáticamente este resultado. Total: El sistema calcula automáticamente este resultado.

Una vez que se complete los datos anteriormente descrito debe pulsar el botón , esto es con la finalidad de originar el asiento presupuestario Ejemplo: Se crea un sep y se colocan los detalles, al finalizar haga click en Crear Asiento

Haga clic sobre

el servicio a

solicitar



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Si por alguna razón necesita realizar alguna modificación en el Detalle de Bienes, debe pulsar nuevamente el botón Crear Asiento para actualizar el mismo y por ende el total general.



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Cuando elaboramos una SEP podemos cambiar la imputación presupuestaria siempre y cuando la misma se encuentre habilitada en el modulo de Configuración (Ver manual de configuración)

Veamos el siguiente ejemplo relacionado con un bien o material a solicitar

Observe que al final existen dos campos que son: (Eliminar un registro) y una pequeña cruz, esta cruz permite que usuario cambie la imputaciones presupuestaria. Haga clic sobre esta opción, automáticamente notará un Catálogo de Cuentas Presupuestarias, el mismo contiene las cuentas presupuestarias para cambiar la imputación presupuestaria en casos de requerir la misma.

Coloque la cuenta presupuestaria y la denominación

Haga clic sobre la

lupa.



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Inmediatamente visualizará el cambio de la estructura presupuestaria.

El sistema realizará esta modificación de estructura presupuestaria por aquellas que el usuario tenga acceso (Ver Manual de Seguridad). Las partidas presupuestarias se modificarán siempre y cuando estén previamente configuradas. (Ver Manual de Configuración)



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Completada la información notará la siguiente pantalla, luego haga clic sobre el icono de , que se encuentra en la barra de herramienta



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: Cuando la SEP es de tipo compromiso. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catálogo de Conceptos. El proceso a seguir es similar a los pasos descritos en el caso del Catálogo de Bienes y Materiales Una vez que se tilda el (los) artículo (s) o bien el (los) concepto (s), se refleja automáticamente en la pantalla principal, el cual presenta un formato con campos asociados al detalle de bienes y/o conceptos, que usted debe llenar.

Cantidad: Se coloca el número de artículos (o bien conceptos de servicios) que se desea solicitar.

Unidad: En caso de solicitar artículos, dependiendo de la unidad de medida configurada al artículo en el Módulo de Inventario, se coloca Detal o Mayor. Precio: se coloca el valor del artículo y/o concepto de servicio. Este valor en algunos casos,

viene establecido en la configuración del artículo en el Módulo de Inventario, o en el caso de los conceptos, en el Módulo de Configuración

Una vez colocado el valor en Precio/Unid. , de un clic al mouse y automáticamente se verá reflejado el Sub-Total, Cargos y Total en todos los campos de de la pantalla que requiera dicho valor, exceptuando la opción

Cambiar, esta opción permite modificar la imputación presupuestaria, haga clic sobre este enlace para que pueda visualizar el Catálogo de Cuentas Presupuestarias



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Luego haga clic e inmediatamente notará el cambio de la estructura presupuestaria.

Si desea eliminar un concepto, tilde el icono y elimina la fila completa. Debe darle clic por cada concepto que se desee eliminar. .



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Completados los datos observará una pantalla similar. Haga clic sobre el icono de , que se encuentra en la barra de herramientas.

Como podrá observar el proceso a seguir es similar a los pasos descritos en el caso del Agregar Bienes lo mismo sucede con los servicios a solicitar.



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APROBACION: Esta opción permite certificar los registros de Solicitud de Ejecución Presupuestaria previamente guardados. ¿Cómo Hacerlo?

Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la segunda opción denominada Aprobación automáticamente visualizará los siguientes campos.

Fecha: Esta opción Permite colocar la fecha para aprobación de la SEP. Muestra siempre la

fecha del día que ejecuta el proceso. Solicitud: Este Campo que funciona como filtro de búsqueda, para ubicar un número

específico de solicitud. Tipo: Esta opción permite filtrar la búsqueda de un tipo específico de SEP. Ej.: Bienes,

Servicios, Conceptos. Unidad Ejecutora: Esta opción para filtrar por Unidad Ejecutora asociada a la SEP que se

desea aprobar. Fecha de Registro: Opción para filtrar por rangos de fecha los registros de las SEP. Destino: Permite filtrar la búsqueda por Proveedor o Beneficiario. Aprobación/Reverso de Aprobación: Seleccione la operación a ejecutar.



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Después de tildar la solicitud Haga clic sobre el icono , que se encuentra en la barra de herramienta



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Anulación: Esta opción permite anular las aprobaciones de aquellas solicitudes previamente registradas sin afectar la ejecución del presupuesto. ¿Cómo Hacerlo?

Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la tercera opción denominada Anulación automáticamente visualizará los siguientes campos.

Solicitud: Este Campo que funciona como filtro de búsqueda, para ubicar un número específico de solicitud.

Tipo: Esta opción permite filtrar la búsqueda de un tipo específico de SEP. Ej.: Bienes, Servicios, Conceptos.

Unidad Ejecutora: Esta opción para filtrar por Unidad Ejecutora asociada a la SEP que se desea revesar la aprobación.

Fecha de Registro: Opción para filtrar por rangos de fecha los registros de las SEP. Destino: Permite filtrar la búsqueda por Proveedor o Beneficiario. Aprobación/Reverso de Aprobación: Tilde la operación a ejecutar.



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Después de tildar la solicitud Haga clic sobre el icono , que se encuentra en la barra de herramienta



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REPORTES: Esta opción permite visualizar los reportes de los registros de Solicitud de Ejecución Presupuestaria., según la necesidad del usuario. ¿Cómo Hacerlo?

Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción denominada EJECUCION PRESUPUESTARIA: En esta opción podrá visualizar todas las solicitudes que fueron emitidas y clasificar dicha información de acuerdo a la importancia requerida.

Haga clic sobre la lupa para buscar las solicitudes

Seleccione la opción de tipo para emitir el reporte

Coloque el intervalo del proveedor, beneficiario o todas

Coloque las fechas de registros de SEP

Coloque las unidades ejecutoras asociadas a la SEP registrada

Seleccione los tipos de SEP a

mostrar en el reporte

Tilde los estatus en que se encuentra las solicitudes y las deseadas a mostrar en el reporte

Tilde el tipo de ordenamiento a mostrar en el reporte

Seleccione el usuario que registró la SEP



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Completados los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta



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UBICACION DE SOLICITUDES: Esta opción permite generar reporte que indica el estatus y el

documento relacionado en el que se encuentra la SEP

¿Cómo Hacerlo?

Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la segunda opción denominada Ubicación de Solicitudes observaremos los siguientes campos:

Completados los datos haga clic en que se encuentra en la barra de herramienta

Seleccione el intervalo de solicitudes a consultar

Seleccione el intervalo de proveedores o beneficiarios a consultar

Seleccione la opción

correspondiente a consultar

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