Módulo de Facturación y Cartera. Manual Operativo.

Módulo de Facturación y Cartera.

Manual Operativo.

ITC Soluciones Tecnológicas SAS.

Bogotá 2015

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Módulo de Sarlaft - Manual Operativo.

Versión [4.6] 01.09.2015

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción Responsable

4.6 01.09.15 Generación del documento Nathaly Denithce Bejarano Bejarano

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Nathaly Bejarano Bejarano

Documentador




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Contenido

1. NEGOCIOS FIDUCIARIOS [Módulo]. .................................................................................................. 6

1.1 Introducción. .............................................................................................................................. 6

1.2 Mapa de proceso. ....................................................................................................................... 6

1.3 Objetivos del módulo. ................................................................................................................ 7

1.4 Conceptos básicos. ..................................................................................................................... 7

1.5 Facturación. ................................................................................................................................ 7

1.5.1 Funcionalidad ...................................................................................................................... 7

1.5.1.1 Generar Factura Comisión Fiduciaria [Famofact]. ....................................................... 7

1.5.1.2 Generar Factura Comisión Fiduciaria Contingente [Fdmofacg]. ............................... 10

1.5.1.3 Generar Cuenta de Cobro Diversas [Famoccdv] ........................................................ 14

1.5.1.4 Imprimir Facturación [Famoimfa]. ............................................................................. 17

1.5.1.5 Reimprimir Facturación [Famorifa]. .......................................................................... 19

1.5.1.6 Registro Notas de Ajustes [Famontfa]. ...................................................................... 22

1.5.1.7 Condonar Cartera [Fanocdcr]. ................................................................................... 26

1.5.1.8 Castigar Cartera [Famocgcr]. ..................................................................................... 28

1.5.1.9 Aplicar Saldos a Favor [Temoaban]. .......................................................................... 31

1.5.1.10 Registrar Facturas por Otros Conceptos [Famodocu]. .............................................. 34

1.5.1.11 Generar Recordatorio [Famoreco]. ........................................................................... 38

1.5.1.12 Generar Cierre de Cartera [Famocircr] ...................................................................... 41

1.5.1.13 Generar Archivo Plano Facturas/Recordatorio [Famoapfr]. ..................................... 43

1.5.1.14 Anular Facturas de Comisión Fiduciaria [Fdmoanpf]. ............................................... 45

1.5.1.15 Anular Notas de Ajustes [Famoannt]......................................................................... 47

1.5.1.16 Anular Cuenta de Cobro [Famoancc]......................................................................... 50

1.5.1.17 Anular Facturas por Otros Conceptos [Famoando]. .................................................. 52

1.5.1.18 Anular Condonaciones [Famoancd]. ......................................................................... 55

1.6 Bibliografía. ............................................................................................................................... 58




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CONVENCIONES.

(MA.FC.OP): Vinculo que referencia otro documento o manual, se encuentran agrupados por conjuntos de dos letras cada una. El primer conjunto corresponden al tipo de documento MA-manual. El segundo conjunto corresponde al módulo al que pertenece el documento de acuerdo a la siguiente nomenclatura:

AD - Administración y seguridad.

CB – Conciliaciones Bancarias

CC - Carteras Colectivas.

CO – Contabilidad.

CT – Contratos.

FC – Facturación y Cartera.

GC – Gestión Comercial.

NF – Negocios Fiduciarios.

NL – Normativo y legal.

PI – Portafolios de Inversión.

PP – Programación de pagos.

PR – Presupuesto.

RC – Riesgos y Cupos.

RE – Recaudos

SA – Sarlaft (Sistema de administración de lavado de activos y financiación del terrorismo).

TE – Tesorería.

El último conjunto corresponde al área a la que pertenece el documento:

SO – Soporte.

OP – Operativo.

CO – Consultas.

RE – Reportes.

UT – Utilitario.




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1. FACTURACION Y CARTERA [MÓDULO].

1.1 Introducción.

El módulo de FACTURACION Y CARTERA – permite realizar los registros de las operaciones de forma exacta y la administración de las facturas por conceptos de comisiones fiduciarias, las cuentas de cobro a las empresas del sistema, ingresar notas de ajustes ya sean créditos o débitos además puede realizar amortizaciones contables de comisiones y pagos realizados anticipadamente con el fin de generar información requerida por el usuario y poder operar de manera adecuada y eficiente.

1.2 Mapa de proceso.

Figura 1. Proceso General de Facturacion y Cartera.




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1.3 Objetivos del módulo.

- Validar, verificar e informar sobre las operaciones que se realizan de forma exacta. - Administrar las actividades de facturación de comisión. - Permite realizar ajustes y amortizaciones de la factura de manera organizada, evitando cualquier

error de registro.

1.4 Conceptos básicos.

- Fideicomiso: contrato o convenio por el cual una persona transfiere títulos cantidades de dinero o derechos, presentes o futuros, de su propiedad a otra persona para administrar o invierta los bienes en beneficio propio o en beneficio de un tercero llamado beneficiario.

- Archivo plano: Base de datos en formato ASCII que separa los registros mediante un carácter especial.

- Comisión fija: esta comisión es establecida en términos de una cantidad fija independientemente de las acciones que se realicen.

- Comisión variable: se refiere al cobro aplicable de la comisión en determinadas circunstancias.

- Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

- Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

- Condonación: La condonación de una deuda se caracteriza principalmente por ser un modo de extinguir las obligaciones de conformidad con lo establecido por el código civil, mediante la remisión o la condonación como también lo denomina la ley civil se perdona o se exonera a una persona del cumplimiento de una obligación, es decir, que el deudor queda liberado de la deuda en virtud de la remisión.

- Castigar cartera: se refiere al procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de recuperar.

1.5 Facturación.

1.5.1 Funcionalidad

1.5.1.1 Generar Factura Comisión Fiduciaria [Famofact].

Esta funcionalidad permite generar las facturas de las comisiones fiduciarias liquidadas en un periodo determinado por cada destinatario (tercero de facturación) asociado a un fideicomiso.




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Acceso: FACTURACIÓN» OPERATIVO» GENERAR FACTURA POR COMISIÓN FIDUCIARIA.

1.5.1.1.1 Datos de entrada:

Figura 2 Datos de entrada para generar factura por comisión fiduciaria.

1.5.1.1.2 Precondiciones:

- Los usuarios deben estar creados como usuarios del sistema en estado Activo.

- El usuario debe tener activa la funcionalidad.

- Los fideicomisos deben tener comisiones liquidadas y autorizadas para el periodo a generar la factura de comisión.

- El periodo contable de la Sociedad Fiduciaria y fideicomisos no debe estar cerrado en la fecha de generación de la factura.

- El periodo de generación de la factura no debe estar cerrado en Facturación y cartera.

- El tercero de facturación no debe estar en estado suspendido.

1.5.1.1.3 Pasos para generar factura por comisión fiduciaria.




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Figura 3 Pasos para generar factura por comisión fiduciaria.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la sociedad fiduciaria.

- Periodo: ingrese el año y mes en que se va a realizar la facturación.

- Fecha: ingrese la fecha en la que se va a generar el proceso de facturación.

- Tipo de comisión: este campo es diligenciado por el sistema, indica si se generan las comisiones variables de forma independiente, el cual contiene tres campos a seleccionar por el usuario así:

No aplica: este campo es diligenciado por el sistema cuando no se genera comisiones variables de forma independiente.

Fija: este campo es diligenciado por el sistema para generar las facturas de las comisiones fiduciarias fijas liquidadas en el periodo.

Variable: este campo es diligenciado por el sistema para generar las facturas de las comisiones fiduciarias variables liquidadas en el periodo.

2. Fideicomisos asociados: en este bloque se recupera los fideicomisos y valores a cobrar por comisión Fiduciaria




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- Código: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica las facturas.

- Per: este campo es diligenciado por el sistema con el periodo en que se realiza la facturación: (M-mensual, B-bimensual, T-trimestral, S-semestral o A-anual).

- Concepto factura: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del periodo en que se realiza la facturación.

- Tl: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo de liquidación de la comisión: (AC-actual o AN-anterior).

- Valor liquida: este campo es diligenciado por el sistema con el valor acumulado de la comisión fija a facturar.

- Valor adicional: este campo es diligenciado por el sistema con valores que se adicionan a la factura por comisiones variables relacionadas a otros conceptos o servicios prestados.

- Valor N debito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de las notas débito registradas a una factura.

- Valor N crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de las notas crédito registradas a una factura.

- Valor iva: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total del iva.

- Valor timbre: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total del timbre aplicado.

- Valor descuentos: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los descuentos realizados en la liquidación de la comisión consultada.

- Valor total: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total a facturar.

- Ok: seleccione este campo para identificar la(s) factura(s) que se van a generar.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del fideicomiso generador de la comisión fiduciaria.

- Fecha facturar: este campo es diligenciado por el sistema con le fecha en que se está generando la factura.

- Desde mes: este campo es diligenciado por el sistema con el mes desde el cual se va a facturar.

- Hasta mes: este campo es diligenciado por el sistema con el mes hasta el cual se va a facturar.

- Seleccionar todos: seleccione este botón para identificar todas las facturas generadas.

- Detalle factura: seleccione este botón para generar la información de los valores que se aplicaron a la factura por cada uno de los responsables del pago, este botón solo se activa una vez se ha generado la factura.

- Generar factura: seleccione este botón para generar la factura por comisión fiduciaria.

1.5.1.2 Generar Factura Comisión Fiduciaria Contingente [Fdmofacg].

Esta funcionalidad permite generar la facturación de las comisiones fiduciarias cuyos terceros de facturación fueron suspendidos por cambio de calificación determinada por empresa (fideicomiso),




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los métodos en que se puede realizar los pagos son por caja o mediante la aplicación de saldos a favor.

Acceso: FACTURACIÓN» OPERATIVO» GENERAR FACTURA POR COMISIÓN FIDUCIARIA CONTINGENTE.


Figura 4 Datos de entrada para generar factura por comisión fiduciaria contingente.

1.5.1.2.2 Pre condiciones:



- Los fideicomisos deben tener comisiones liquidadas y autorizadas para terceros suspendidos para generar factura de comisión.

- El periodo contable de la Sociedad Fiduciaria y fideicomisos no debe estar cerrado en la fecha de generación de la factura.


1.5.1.2.3 Pasos para generar factura por comisión fiduciaria contingente.




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Figura 5 Pantalla para generar factura por comisión fiduciaria contingente.

1. Datos básicos:


- Tipo de proceso: seleccione el proceso que va a realizar:

Pago en caja: seleccione esta opción para que la factura se pueda dejar en estado confirmado y pendiente para el pago en el módulo programación de pago.

Cruce de saldos: seleccione esta opción para generar un cruce de cuentas entre lo adeudado y el saldo a favor que el cliente posee.

- Cliente: seleccione el número de identificación del cliente al quien se generará la comisión contingente.

- Fecha: ingrese la fecha en la que se está realizando el proceso de facturación.

- Fideicomiso: seleccione el código del fideicomiso el cual se realizara el respectivo cruce de saldos o generar la factura de comisión.

- Total condonado: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo absuelto por la sociedad.

- Saldo por legalizar: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo pendiente a legalizar, este saldo es el que se encuentra a favor del cliente.

2. Fideicomisos asociados:




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- Com: este campo es diligenciado por el sistema con el código de la comisión.

- Concepto fact: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del periodo en que se realiza la facturación.

- Mes ini: este campo es diligenciado por el sistema con el año y mes desde el cual se factura.

- Mes fin: este campo es diligenciado por el sistema con el año y mes hasta el cual se factura.

- Tp: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo de periodo en que se realiza la facturación.

- Per: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica el periodo de facturación correspondiente.

- Valor comisión: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de la comisión.

- Valor adicional: este campo es diligenciado por el sistema con valores que se adicionan a la factura referente a otros conceptos o servicios prestados.

- Nota debito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de las notas débito.

- Nota crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de las notas crédito.



- Mora causada: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la mora contingente causada.

- Descuentos: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los descuentos realizados en la liquidación de la comisión consultada.

- Valor total: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total a facturar.

- Ok: seleccione este campo para identificar la(s) factura(s) que se van a generar.

3. Nuevo valor facturado comisión contingente:

3.1. Valores iniciales:

- Vr comisión: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la comisión disponible para condonar.

- Notas débito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas débitos.

- Notas crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas crédito.

- Iva: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total del iva aplicado.

- Timbre: este campo es diligenciado por el sistema con el valor del timbre.

- Descuento: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los descuentos realizados en la liquidación de la comisión.




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3.2. Valor a facturar:

- Vr comisión: ingrese el valor a facturar.

- Descuento condonado: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo absuelto por la sociedad.

- Totales: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total a facturar.

- Seleccionar todos: seleccione este botón para identificar todas las facturas registradas.

- Detalle factura: seleccione este botón para generar la información de los valores que se aplicaron a la factura por cada uno de los responsables del pago, este botón solo se activa una vez se ha generado la factura.

- Generar factura: seleccione este botón para generar la factura por comisión fiduciaria.

- Cruce: seleccione este botón para realizar el pago mediante el cruce de saldos.

1.5.1.3 Generar Cuenta de Cobro Diversas [Famoccdv]

Esta funcionalidad permite generar cuentas de cobro relacionadas al pago de servicios que la entidad presta por otros conceptos no relacionados al cobro de las comisiones fiduciarias.

Acceso: FACTURACIÓN» OPERATIVO» GENERAR CUENTA DE COBRO DIVERSAS.





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Figura 6 Datos de entrada para generar cuenta de cobro diversas.


- El usuario debe tener una orden de operación del pago de la sociedad con la desagregación de los terceros de tesorería.

1.5.1.3.3 Pasos para generar cuenta de cobro diversas.




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Figura 7 Pasos para generar cuenta de cobro diversas.

1. Datos básicos:


- Vigencia: ingrese el año en la cual se encuentra registrada la cuenta de cobro.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se generara la respectiva facturación.

2. Cuenta de cobro:

- Orden pago: este campo es diligenciado por el sistema con el número correspondiente a la orden de pago que se le aplicara las diversas.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se realizó el proceso.

- Proveedor: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del proveedor del servicio.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el código del fideicomiso que se le aplicara las diversas.




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- Deudor: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del deudor.

- Valor diversa: este campo es diligenciado por el sistema con el valor relacionado en la cuenta de cobro.

- Ok: seleccione este botón para identificar las cuentas de cobro generadas.

- Proveedor: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del proveedor.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del fideicomiso.

- Deudor: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del deudor.

- Seleccionar todos: seleccione este botón para identificar todas las cuentas de cobro.

- Cuentas por cobrar: seleccione este botón para generar la información de las cuentas de cobro generadas con el respectivo fideicomiso.

- Conceptos: seleccione este botón para generar la información de los conceptos por los cuales se generó la respectiva cuenta de cobro

- Generar cuenta de cobro: seleccione este botón para generar la respectiva cuenta de cobro.

1.5.1.4 Imprimir Facturación [Famoimfa].

Esta funcionalidad permite generar la impresión de las facturas registradas solo una vez por fideicomiso, además permite generar la factura en formato pdf para guardar el documento en una ruta definida.

Acceso: FACTURACIÓN» OPERATIVO» IMPRIMIR FACTURACIÓN.


Figura 8 Datos de entrada para imprimir facturación.




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- El usuario debe tener permiso sobre la empresa Sociedad Fiduciaria.

1.5.1.4.3 Pasos para imprimir facturación.

Figura 9 Pasos para para imprimir facturación.

1. Datos básicos:


- Sucursal: seleccione el número de la sucursal para que el sistema genere solo las facturas asociadas al fideicomiso inscritas en la sucursal seleccionada.

- Generar archivo pdf: seleccione este campo para indicar que las facturas se generen en PDF.

- Periodo: ingrese el año y mes que corresponde la factura a imprimir.

- Fecha: ingrese la fecha de las facturas a generar.




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2. Facturas por imprimir: este bloque recupera las facturas de comisión generadas en el periodo definido.

- Prefijo: este campo es diligenciado por el sistema con el número de resolución el cual establece el rango de facturación que puede utilizar la fiduciaria.

- No factura: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la factura en el sistema.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha que se generó la factura.

- Valor bruto: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la factura.

- Notas debito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas débito que tenga la factura registrada.

- Notas crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas créditos que tenga la factura registrada.

- Iva: este campo es diligenciado por el sistema con el valor del iva aplicado a la factura.

- Timbre: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de timbre aplicado a la factura.

- Descuentos: este campo es diligenciado por el sistema con los descuentos aplicados a la factura.

- Mora causada: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la mora causada en la factura.

- Valor total: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de la factura aplicando los impuestos y descuentos.

- Ok: seleccione este campo para identificar las facturas que serán impresas.


- Ciudad: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción de la ciudad.

- Cliente: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación y descripción del cliente.

- Marcar todas: seleccione este botón para identificar de forma masiva las facturas registradas.

- Reporte: seleccione este botón para que el sistema genere los archivos de las facturas mostrando la ruta donde se encuentra localizado el pdf (depende si se seleccionó el campo generar archivos Pdf) o mostrando en pantalla para imprimir.

1.5.1.5 Reimprimir Facturación [Famorifa].

Esta funcionalidad permite realizar la reimpresión de las facturas, se debe tener en cuenta la empresa a la cual ya se le genero factura y el rango en el que se encuentra la misma.

Acceso: FACTURACIÓN» OPERATIVO» REIMPRIMIR FACTURACIÓN




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Figura 10 Datos de entrada para reimprimir facturación.



- El usuario debe tener permiso sobre la empresa Sociedad Fiduciaria.


- Deben existir facturas generadas e impresas de comisión fiduciaria en el periodo.

1.5.1.5.3 Pasos para reimprimir facturación.




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Figura 11 Pasos para reimprimir facturación.

1. Datos para el registro:

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se está realizando la operación de impresión.

- Empresa: seleccione el código de la empresa a la cual se realiza el proceso de reimpresión de facturas.

- Sucursal: seleccione el número de la sucursal para que el sistema genere solo las facturas asociadas al fideicomiso inscritas en la sucursal seleccionada.

- Periodo: ingrese la el año y mes que corresponde la factura a reimprimir.

- Tipo doc: seleccione el tipo de documento de factura que se va a reimprimir.

- Desde factura: seleccione desde que factura se va a realizar la reimpresión.

- Hasta factura: seleccione hasta que factura se va a realizar la reimpresión.

- Generar archivo pdf: seleccione este campo para indicar que las facturas se generen en PDF.

- Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar la reimpresión de las facturas.

2. Identificación facturas por reimprimir:




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- Valor bruto: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la factura.

- Notas debito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas débito que tenga la factura registrada.

- Notas crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas créditos que tenga la factura registrada.



- Descuentos: este campo es diligenciado por el sistema con los descuentos aplicados a la factura.

- Mora causada: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la mora causada en la factura.



- Ciudad: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción de la ciudad.



1.6 Generales

1.6.1 Funcionalidad

1.6.1.1 Registro Notas de Ajustes [Famontfa].

Esta funcionalidad permite registrar las notas debito (incrementa el valor del documento) y crédito (disminuye el valor del documento) a una factura para generar el cambio del valor de la factura generando el saldo total a aplicar.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO»REGISTRO NOTAS DE AJUSTES.





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Figura 12 Datos de entrada para registro de notas de ajustes.




- Deben existir facturas asociadas a Fideicomisos para realiza el ajuste.

1.6.1.1.3 Pasos para para registro de notas de ajustes.




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Figura 13 Pasos para para registro de notas de ajustes.

1. Datos de entrada:


- Periodo: seleccione el periodo al que pertenece la factura a referenciar.

- Fideicomiso: seleccione el código del fideicomiso a quien se le realizo la facturación.

- Uper: este campo es diligenciado por el sistema con el último periodo de liquidación por comisión fiduciaria.

- Fecha: ingrese la fecha en la que se va aplicar la nota de ajuste.

- Tp mov: seleccione el tipo de movimiento de facturación uno para notas crédito o para notas débitos.

- Tp doc: seleccione el tipo de documento de facturación correspondiente al tipo de movimiento seleccionado en el campo anterior.

- Clase oper: este campo es diligenciado por el sistema con la clase de operación por la que se generó el documento.

- Tp oper: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo de operación por el cual se genero el documento.

- Clase: seleccione la operación:

Capital: seleccione esta opción para el ajuste sobre el valor de capital.




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Mora: seleccione esta opción para el ajuste sobre el valor de mora.

2. Identificación de facturas por ajustar:

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se generó la factura.



- Desc concepto: este campo es diligenciado por el sistema por el concepto de la factura.

- Estado: este campo es diligenciado por el sistema con el estado en que se encuentra actualmente la factura.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor bruto de la factura.



- Descuento: este campo es diligenciado por el sistema con los descuentos aplicados a la factura.


- Subtotal: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total asociado a la factura.

- Ok: seleccione este campo para identificar la factura a la cual se va a realizar el ajuste.


3. información de ajuste:

- Valores descuento: este bloque no se soporta.

- Saldos del documento: en este bloque solo se genera la información del valor de capital y el saldo total correspondiente a la factura.

3.1. Detalle ajustes de la nota:

- Capital: registre el valor ajustar sobre el valor a capital.

- Mora causada: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo de mora causada.

- Mora contingente: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo de mora contingente.

- Subtotal ajuste: este campo es diligenciado por el sistema con el valor ajustado.

- Abonos anticipados: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los pagos que se han




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realizad con anterioridad.

- Total ajustes: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de ajustes.

- Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar el ajuste.

- Grabar: seleccione este botón para guardar y finalizar el proceso de ajustes.

- Contabilidad: seleccione este botón para generar una nueva ventana con la información de contabilidad asociadas a las notas débitos o créditos una vez se ha grabado la operación.

1.6.1.2 Condonar Cartera [Fanocdcr].

Esta funcionalidad permite especificar el monto que se puede condonar a una factura, la condonación se aplica sobre el valor total de la factura.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» CONDONAR CARTERA.


Figura 14 Datos de entrada para condonar cartera.




- Deben existir facturas asociadas al Fideicomiso.




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1.6.1.2.3 Pasos para condonar cartera.

Figura 15 Pasos para condonar cartera.

1. Datos de entrada: ingrese la información solicitada por el sistema.


- Fideicomiso: seleccione el código del fideicomiso por el cual se generó la factura.

- Tercero: seleccione el número de identificación del tercero o deudor de la factura a condonar.

- Fecha: ingrese la fecha en la que se está aplicando la condonación.

- Secuencia de condonación: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la condonación, este campo solo se genera una vez está ejecutado el proceso de condonación.

2. Detalle de los documentos a condonar:

- Docu: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la factura.





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- No documento: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica a la factura externamente.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se realizó la factura a condenar.

- Vr documento: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de la factura.

- Sdo mora proy: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo de mora proyectada a la fecha.

- Sdo mora cgte: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la mora que se encuentra registrada en las cuentas contingentes.

- Sdo mora cau: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo de mora que se encuentra causada en el ingreso y cuentas por cobrar.

- Sdo tot moras: este campo es diligenciado por el sistema con el total de los intereses de mora.

- Sdo capital: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo de capital.

- Saldo a la fecha: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo total a la fecha.

- Vr provisión: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de provisión.

- Observaciones de la condonación: ingrese las observaciones pertinentes para realizar la condonación.

- Vr a condonar: ingrese el valor que va a condonar.

- Ejecutar condonación: seleccione este botón para realizar el proceso de registro de condonación.

1.6.1.3 Castigar Cartera [Famocgcr].

Esta funcionalidad permite realizar el proceso de castigo de cartera descargando el saldo de las facturas castigadas generando su respectivo efecto contable.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» CASTIGAR CARTERA.





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Figura 16 Datos de entrada para castigar cartera.




1.6.1.3.3 Pasos Para castigar cartera.




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Versión [4.6] 01.09.2015

Figura 17 Pasos para castigar cartera.

1. datos de entrada: ingrese la información solicitada por el sistema.

- Empresa: seleccione el código de la empresa a la cual se va a realizar el proceso de castigo de cartera.

- Fecha castigo: ingrese la fecha en la que se va a realizar el registro contable del castigo de cartera.

- Concepto: seleccione el concepto para realizar el castigo de cartera.

- Tipo mov: seleccione el tipo de movimiento de facturación que se encuentre asociado al castigo de c artera.

- Aplic: este campo es diligenciado por el sistema, indica la forma en que se aplicara el castigo de cartera: (FA-factura o CC-cuenta de cobro).

2. Facturas a castigar:

- Fideic: este campo es diligenciado por el sistema con el código del fideicomiso sobre el cual se realizó la liquidación de la comisión.

- Nro acta: ingrese el número que identifica el documento por el cual se realizó la aprobación del




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respectivo castigo de cartera.

- Fech apr acta: ingrese la fecha en que se aprobó el documento mediante el cual se castiga la cartera.


- Factura: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la factura.

- Cliente: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del destinatario de la factura.


- Valor factura: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de la factura.

- Vlr abono capital: este campo es diligenciado por el sistema con el valor abonado a capital.

- Vlr abono mora: este campo es diligenciado por el sistema con el valor abonado a mora.

- Vlr mora caus: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la mora causada.

- Vlr mora proy: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la mora proyectada.

- Saldo adeudado: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo actual adeudado.

- Provisión mora: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la provisión de mora.

- Provisión capital: este campo es diligenciado por el sistema con el valor que se ha provisionado con pagos anteriores.

- Saldo castigar: este campo es diligenciado por el sistema con el valor a castigar.

- Ok: seleccione este campo para identificar los saldos que se van a castigar.

- Cliente: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del cliente.

- Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar el castigo de cartera.

- Factura: seleccione este botón para generar una ventana con la información en detalle de la factura.

- Grabar: seleccione este botón para guardar y finalizar el proceso de castigo de las respectivas facturas.

- Contabilidad: seleccione este botón para generar una nueva ventana con la información de contabilidad asociadas a los castigos realizados.

1.6.1.4 Aplicar Saldos a Favor [Temoaban].

Mediante esta funcionalidad el usuario puede registrar en el sistema los pagos que se efectuados de manera anticipada en el sistema por concepto de comisiones fiduciarias de un conjunto de fideicomisos, el sistema mostrara los registros contables generados.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» APLICAR SALDOS A FAVOR.




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Figura 18 Datos de entrada para cargue legalizaciones de anticipos o aportes.

1.6.1.4.2 Pasos para cargue legalizaciones de anticipos y aportes.




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Figura 19 Pasos para cargue legalizaciones de anticipos o aportes.

1. Datos de entrada: ingrese la información solicitada por el sistema.

- Empresa: seleccione el código de la empresa a la cual se va a realizar el proceso de anticipos o aportes.

- Fecha: ingrese la fecha en la que se va a realizar el proceso de anticipos o aportes.

- Operación: seleccione alguna de las siguientes opciones.

Con facturas: seleccione esta opción para recuperar la información de los fideicomisos con facturas pendientes de pago (amortizadas o confirmadas).

Sin facturas: seleccione esta opción para recuperar la información de facturas pendientes para aplicar el pago.

2. Terceros con pagos anticipados por aplicar:

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el código del fideicomiso que tiene pagos realizados de forma anticipada.

- Nit tercero: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del deudor.

- Descripción del tercero: este campo es diligenciado por el sistema con el nombre del deudor.

- Vr recaudado: este campo es diligenciado por el sistema con el valor recaudado.




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- Vr aplicado: este campo es diligenciado por el sistema con el valor que se ha aplicado.

- Saldo por aplicar: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo endeudado.

- Ok: seleccione este campo para identificar los terceros con pagos anticipados por aplicar.

3. Documentos por aplicar pagos:

- Descripción del fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el nombre que identifica el fideicomiso.

- Origen: este campo es diligenciado por el sistema, indica el origen del documento.

- E: este campo es diligenciado por el sistema con el estado actual del documento.


- Nro doc: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica el documento adeudado.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se realizó el documento.

- Total dcmto: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total del documento.

- Abonos: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los abonos que se realizó al documento adeudado.

- Saldo: este campo es diligenciado por el sistema con el saldo adeudado actual del documento.

3.1. Detalle del documento:

- Valor bruto: este campo es diligenciado por el sistema con del documento.

- Iva: este campo es diligenciado por el sistema con el valor del impuesto del iva aplicado.

- Timbre: este campo es diligenciado por el sistema con el valor del impuesto de timbre aplicado.

- Descuentos: este campo es diligenciado por el sistema con los descuentos aplicados al documento.

- Notas crédito: este campo es diligenciado por el sistema, indica las notas crédito que se han realizado en el documento.

- Notas débito: este campo es diligenciado por el sistema, indica las notas débito que se han realizado en el documento.

- Total documentos: este campo es diligenciado por el sistema con el valor neto del documento.

- Aplicar: seleccione este botón para realizar el registro de aplicación de pagos anticipados, generando los respectivos registros contables de los abonos realizados.

1.6.1.5 Registrar Facturas por Otros Conceptos [Famodocu].




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Esta funcionalidad permite realizar el registro de facturas de forma manual indicando los montos a cobrar y los impuestos a aplicar, usándolo en los casos en los de operaciones no relacionados a una comisión fiduciaria.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» REGISTRAR FACTURAS POR OTROS CONCEPTOS.


Figura 20 Datos de entrada para registrar facturas por otros conceptos.





- La empresa a facturar debe tener parametrizada una resolución vigente y en estado activa.

- El tercero deudor de la factura debe estar creado como tercero de facturación en el módulo de facturación y cartera.

- El usuario debe tener parametrizado los tipos de movimientos para generar facturas manuales.

1.6.1.5.3 Pasos para registrar facturas por otros conceptos.




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Figura 21 Pasos para registrar facturas por otros conceptos.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la empresa por la cual se va a generar la factura.

- Fecha: ingrese la fecha en la que se está registrando la factura.

- Cargo: seleccione el cargo que se encuentra registrado el tercero responsable de la factura.

- Movim: seleccione el tipo de movimiento para realizar el proceso de generación de factura.

- Periodo: este campo es diligenciado por el sistema con el año y mes al que corresponde la comisión fiduciaria.

- Secuencia: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número asignado para identificar el documento.


- Nro: este campo es diligenciado por el sistema en el momento de confirmar el documento de factura asignándoles un número.

- Fide: seleccione el código del fideicomiso beneficiario del pago de la factura.

- Tip doc: seleccione el tipo de documento para el proceso de generación de la factura.

- # cred: ingrese el número de crédito al que se va asociar la factura.




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- Tipo trans: seleccione si el pago se va a realizar de contado o a crédito.

- Anu: este campo es diligenciado por el sistema, indica si la factura se encuentra en estado anulado.

- Auxiliar: seleccione el número de identificación de la persona a quien se debe registrar la factura.

- Calific: este campo es diligenciado por el sistema con la calificación actual del auxiliar dentro de la empresa generadora de la factura.

- Estado: este campo es diligenciado por el sistema con el estado actual en que se encuentra el documento.

- Observ: ingreses las observaciones pertinentes para registrar el documento de factura.

2. Conceptos principales:

- Cpto: seleccione el código del concepto de facturación a registrar para generar la factura.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del concepto de factura.

- Centro de costos: seleccione el centro de costos asociado para realizar el registro de la factura.

- Área: seleccione el área si se maneja un presupuesto de recursos para el concepto de la factura.

- Recu: seleccione el recurso definido para el concepto de la factura.

- Cantidad: ingrese el número de unidades que se facturan para el concepto.

- Valor unitario: ingrese el valor unitario del concepto facturado.

- Valor total: este campo es diligenciado por el sistema generando la acción de multiplicar el valor unitario por la cantidad de unidades registradas.

3. Conceptos adicionales:

- Cpto: seleccione el código del concepto de adiciones a registrar para generar la factura.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del concepto de adicionales.



- Recurso: seleccione el recurso definido para el concepto de la factura.

- Porcentaje: este campo es diligenciado por el sistema, indica el porcentaje que calcula sobre el valor neto del concepto.

- Valor total: este campo es diligenciado por el sistema generando la acción de multiplicar el porcentaje por el valor total del concepto indicado en el bloque anterior.

- Subtotal: este campo es diligenciado por el sistema con el subtotal de los conceptos adicionales.

- Neto: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de los conceptos adicionales.




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4. Concepto de interés:

- Cpto: seleccione el código del concepto de interés a registrar para generar la factura.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del concepto de interés.



- Recurso: seleccione el recurso definido para el concepto de la factura.

- Porcentaje: este campo es diligenciado por el sistema, indica el porcentaje que calcula sobre el valor neto del concepto.

- Valor total: este campo es diligenciado por el sistema generando la acción de multiplicar el porcentaje por el valor total del concepto indicado en el bloque anterior.

- Garantías: seleccione este botón para generar una ventana permitiendo ingresar las garantías o respaldos que tiene el auxiliar (deudor) en caso de que el movimiento solicite garantías.

- Doc soporte: seleccione este botón para visualizar en detalle el documento, generalmente aplica en caso que el tipo de documento este asociado a contratos.

- Dcto cond: seleccione este botón para visualizar los descuentos condicionales.

- Cuotas: seleccione este botón para visualizar las cuotas asociadas para el pago.

- Confirmar: seleccione este botón para grabar y finalizar el proceso de registro de facturas por otros conceptos.

- Documentos: seleccione este botón para generar los documentos asociados.

- Radicación: seleccione este botón para visualizar la radicación del documento.

- Recaudos: seleccione este botón para visualizar los recaudos.

1.6.1.6 Generar Recordatorio [Famoreco].

Esta funcionalidad permite generar e imprimir de forma masiva los recordatorios de pagos generados para un rango de fideicomisos después de realizar el cierre.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» GENERAR RECORDATORIO.





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Figura 22 Datos de entrada para generar recordatorio.


- El usuario debe estar en estado Activo y tener permisos para acceder a la aplicación.

- El usuario debe realizar previamente las parametrizaciones necesarias para la generación de reportes.

- La empresa a verificar deberá tener recordatorios generados a la fecha de corte de cartera para ser visualizados e impresos a través de la funcionalidad.

- Solo se puede generar el recordatorio una vez el cierre de facturación y cartera se encuentre cerrado.

1.6.1.6.3 Pasos para generar recordatorio.




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Figura 23 Pasos para generar recordatorio.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la empresa en la que se imprime los recordatorios.

- Ciudad: seleccione la factura donde corresponde los recordatorios.

- Desde fide: seleccione el código del fideicomiso desde el cual se va a generar el recordatorio.

- Hasta fide: seleccione el código del fideicomiso hasta el cual se va a generar el recordatorio.

- Desde nit: seleccione el número del nit desde el cual se va a generar el recordatorio.

- Hasta nit: seleccione el número del nit hasta el cual se va a generar el recordatorio.

- Generar arch pdf: seleccione este campo para indicar que recordatorios se van a generar en PDF.

- Periodo de corte: ingrese el año y mes en que va a generar los recordatorios generados por el sistema.

2. Identificación de recordatorio por imprimir:

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el código del fideicomiso asociado.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del fideicomiso.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha de cierre que corresponde a los




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recordatorios.

- Nit: este campo es diligenciado por el sistema con el número del nit correspondiente a los terceros.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema con el nombre de los terceros.

- Nro recordatorio: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica el recordatorio.


1.6.1.7 Generar Cierre de Cartera [Famocircr]

Esta funcionalidad permite realizar el proceso de cierre de cartera generando los respetivos registros y movimientos para la calificación y provisiones, calculando las últimas comisiones y realizando los ajustes necesarios para obtener un cierre exitoso.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» GENERAR CIERRE DE CARTERA.

1.6.1.7.1 Datos de Entrada.

Figura 24 Datos para generar cierre de cartera.

1.6.1.7.2 Pasos para generar cierre de cartera.




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Figura 25 Pasos para generar cierre de cartera.

1. Datos básicos:

- Desde empresa: seleccione el código de la empresa desde la cual se realizara el cierre mensual de la cartera.

- Per ult cierre: este campo es diligenciado por el sistema con el último periodo que se ha generado cierre a la empresa del campo anterior.

- Fecha cierre: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se realizó el último cierre de la empresa.

- Hasta empresa: seleccione el código de la empresa hasta la cual se realizara el cierre mensual de la cartera.

- Per ult cierre: este campo es diligenciado por el sistema con el último periodo que se ha generado cierre a la empresa del campo anterior.

- Fecha cierre: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se realizó el último cierre de la empresa.

- Proceso: seleccione alguna de las siguiente opciones:

Cerrar: seleccione esta opción para realizar el cierre de cartera.

Deshacer cierre: seleccione esta opción para revertir el cierre siempre y cuando no se hubiera generado ningún tipo de movimiento.




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Contabilidad: seleccione esta opción para generar el registro contable del proceso de cierre

Presupuesto: seleccione esta opción para generar el efecto presupuestal producto de la calificación de cartera.

- Procesa periodo: este campo es diligenciado por el sistema con el periodo a procesar. - Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se ejecuta el proceso. - Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar el proceso de cierre o deshacer

cierre. - Procesar: seleccione este botón para generar el proceso seleccionado.

2. Log de procesos: en este bloque se identifica el detalle del proceso de cierre y los errores que se

generan.

1.6.1.8 Generar Archivo Plano Facturas/Recordatorio [Famoapfr].

Esta funcionalidad permite generar las facturas con cobro automático, facturas pagadas por el cliente y los recordatorios en un archivo plano; esta funcionalidad está disponible en versiones 4.6 y posteriores.

Acceso: GENERALES » OPERATIVO» GENERAR ARCHIVO PLANO DE FACTURAS O RECORDATORIOS.


Figura 26 Datos de entrada para generar archivo plano de facturas o recordatorios.




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Versión [4.6] 01.09.2015


- El usuario debe estar creado en estado Activo.

- El usuario debe tener permisos para la funcionalidad.

- Deben existir las facturas a generar en el archivo.

1.6.1.8.3 Pasos para archivo plano de facturas o recordatorios.

Figura 27 Pantalla para archivo plano de facturas o recordatorios.

1. Datos básicos:

- Desde empresa: seleccione el código de la empresa desde la cual se va a generar el proceso de archivos de facturación.

- Hasta empresa: seleccione el código de la empresa hasta la cual se va a generar el proceso de archivos de facturación.

- Periodo: ingrese el periodo que corresponde a las facturas o recordatorios a generar.

- Archivo a generar: seleccione el archivo que va a generar:

Facturas con cobro automático: seleccione esta opción para identificar las facturas generadas a los fideicomisos.

Facturas pagadas por el cliente: seleccione esta opción para identificar las facturas pagadas directamente por el tercero.

Recordatorios: seleccione esta opción para identificar los recordatorios.




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- Generar: seleccione este botón para generar el archivo de facturación o recordatorio.

1.7 Anulaciones

1.7.1 Funcionalidad

1.7.1.1 Anular Facturas de Comisión Fiduciaria [Fdmoanpf].

Esta funcionalidad permite realizar anulaciones de facturas que se encuentren registradas en el sistema.

Acceso: ANULACIONES » OPERATIVO » ANULAR FACTURAS DE COMISION FIDUCIARIA.


Figura 28 Datos de entrada para anular facturas de comisión fiduciaria.




- Deben existir facturas de comisión de Fideicomisos para anular.

1.7.1.1.3 Pasos para anular facturas de comisión fiduciaria.




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Versión [4.6] 01.09.2015

Figura 29 Pasos para creación de encag proyecto.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la empresa que tiene registradas las facturas a anular.

- Periodo: ingrese el periodo al que pertenece la factura a anular.

- Fecha a anular: ingrese la fecha a la que pertenece la factura a anular.

2. Fideicomisos: este bloque indica la información de los fideicomisos que cuentas con facturas liquidadas.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica al fideicomiso.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del fideicomiso.

- Tpfact: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo de factura generada: (N-factura generada normal o C-factura corriente).

- Desde mes: este campo es diligenciado por el sistema con el mes inicial al que pertenece la factura.

- Hasta mes: este campo es diligenciado por el sistema con el mes final al que pertenece la factura.

- Ok: seleccione este campo para indicar el fideicomiso al cual se va a generar la operación.




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Versión [4.6] 01.09.2015

- Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar la anulación de las facturas.

3. Facturas por anular asociadas al fideicomiso:

- Cliente: este campo es diligenciado por el sistema con el cliente o responsable del pago de la factura.


- No factura:

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con le fecha en que se generó la factura.

- Valor bruto: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la factura sin ningún descuento o impuesto.



- Notas débito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de las notas débito.

- Notas crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de las notas crédito


- Descuentos: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los descuentos realizados en la liquidación de la comisión consultada.

- Vlr total: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total facturada.

- Ok: seleccione este campo para identificar la(s) factura(s) que se van a anular.

- Seleccionar todo: seleccione este botón para indicar que todas las facturas asociadas al fideicomiso se van anular.

- Anular factura: seleccione este botón para realizar el proceso de anulación de la(s) respetiva factura(s).

- Contabilidad anulación: seleccione este botón para consultar el comprobante contable generado por la operación, este botón solo se activa una vez se ejecute el proceso de anulación.

1.7.1.2 Anular Notas de Ajustes [Famoannt].

Esta funcionalidad permite realizar la anulación de las notas débito y créditos que se efectuaron, esta anulación solo se puede realizar en el mismo periodo en que se encuentra la nota de ajuste.

Acceso: ANULACIONES » OPERATIVO » ANULAR NOTAS DE AJUSTES.




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Figura 30 Datos de entrada para anular notas de ajustes.

1.7.1.2.2 Pasos para anular notas de ajustes.




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Figura 31 Pasos para anular notas de ajustes.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la empresa a la cual pertenece la factura que se le hicieron las notas de ajustes.

- Periodo: este campo es diligenciado por el sistema con el periodo al que pertenece la factura.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se está realizando la anulación de nota.

- Tercero: seleccione el número de identificación del tercero contable al cual se le genero la factura con la respectiva nota.

- Tipo: seleccione el tipo de nota que va anular:

Crédito: seleccione esta opción si la nota que va a anular es nota crédito.

Debito: seleccione esta opción si la nota que va a anular es nota débito.

- Numero: ingrese el número que identifica la nota de ajuste que va a anular.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de la nota de ajuste.





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- Factura: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la factura.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación y descripción del fideicomiso que se le facturo.

- Observación: este campo es diligenciado por el sistema con las observaciones registradas en el momento de registrar la nota de ajuste.

2. Información sobre la anulación:

- Observación: ingrese las observaciones pertinentes para realizar el proceso de anulación de la nota de ajuste.

- Confirmar: seleccione este botón para grabar y finalizar el proceso de anulación de notas.

- Contabilidad: seleccione este botón para consultar el comprobante contable generado por la operación, este botón solo se activa una vez se ejecute el proceso de anulación.

1.7.1.3 Anular Cuenta de Cobro [Famoancc].

Esta funcionalidad permite anular las cuentas de cobro que se han generado en el sistema.

Acceso: ANULACIONES » OPERATIVO » ANULAR CUENTA DE COBRO.


Figura 32 Datos de entrada para anular cuenta de cobro.




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1.7.1.3.2 Pasos para anular cuenta de cobro.

Figura 33 Pasos para anular cuenta de cobro.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la empresa a la cual pertenece la cuenta de cobro.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema o puede ser modificado con la fecha en la que se está generando la anulación de la cuenta de cobro.

2. Fideicomisos asociados:

- Deudor: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del deudor de la cuenta de cobro.

- Cuenta de cobro: este campo es diligenciado por el sistema con el número de la cuenta de cobro a anular.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se realizó la cuenta de cobro.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el número del fideicomiso relacionado con la cuenta de cobro.




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- Orden pago: este campo es diligenciado por el sistema con la orden de pago asociada a la cuenta de cobro.

- Vigencia: este campo es diligenciado por el sistema con el año de vigencia de la cuenta de cobro.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor que le corresponde a la cuenta de cobro.

- Ok: seleccione este campo para identificar la(s) cuenta(s) de cobro a anular.

- Deudor: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del deudor de la cuenta de cobro.


- Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar el proceso de anulación de la cuenta de cobro.

- Orden de pago: seleccione este botón para generar la información de la orden de pago relacionada con la cuenta de cobro.

- Anular cuenta de cobro: seleccione este botón para realizar el proceso de anulación de la(s) cuenta(s) de cobro.

1.7.1.4 Anular Facturas por Otros Conceptos [Famoando].

Esta funcionalidad permite realizar la anulación de las facturas generada por otros conceptos no asociados a una comisión fiduciaria.

Acceso: ANULACIONES » OPERATIVO » ANULAR FACTURAS POR OTROS CONCEPTOS.





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Figura 34 Datos de entrada para anular facturas para otros conceptos.


- El usuario debe encontrarse en estado activo y con los permisos correspondientes.

- Los fideicomisos deben tener facturas generadas por otros conceptos.

- La empresa sociedad debe estar Activa.

- El estado de la factura a anular debe estar en estado confirmado.

1.7.1.4.3 Pasos para anular facturas para otros conceptos.




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Figura 35 Pasos para anular facturas para otros conceptos.

1. Datos básicos:

- Empresa: seleccione el código de la empresa a la cual pertenece la factura por otros conceptos.

- Vigencia: ingrese el año de vigencia de la factura por otros conceptos.

- Fecha: ingrese la fecha que corresponde a la factura a anular.

2. Documento:

- To doc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento.

- Código: este campo es diligenciado por el sistema con el código que identifica en el sistema el documento.

- Documento: este campo es diligenciado por el sistema con el número del documento.

- Crédito: este campo es diligenciado por el sistema con el número del crédito.

- Tercero: este campo es diligenciado por el sistema con el número del nit del tercero.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor correspondiente al documento.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha de creación del documento.

- Estado: este campo es diligenciado por el sistema con el estado actual del documento: (C-




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confirmado o G-grabado).

- A: seleccione este campo para identificar qué documento se va anular.

- Observaciones: ingrese las observaciones pertinentes para realizar la anulación del documento.

- Tipo documento: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del documento a anular.

- Tercero: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del tercero.

- Anular: seleccione este botón para anular los documentos seleccionados generando una ventana con la información del documento anulado.

- Ver detalle: seleccione este botón para generar el detalle del documento anulado.

1.7.1.5 Anular Condonaciones [Famoancd].

Esta funcionalidad permite realizar la anulación de las condonaciones generada.

Acceso: ANULACIONES » OPERATIVO » ANULAR CONDONACIONES.


Figura 36 Datos de entrada para anular condonaciones.







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- Deben existir facturas asociadas al Fideicomiso.

1.7.1.5.3 Pasos para anular condonaciones.

Figura 37 Pasos para anular condonaciones.

1. Datos básicos:


- Fideicomiso: seleccione el código del fideicomiso por el cual se generó la condonación.

- Tercero: seleccione el número de identificación del tercero deudor de la condonación a anular.

- Fecha entre: ingrese la fecha en la que se realizó la condonación.

- Cdcr entre: ingrese el rango del Cdcr entre los que se encuentra la condonación a anular.

2. Condonaciones realizadas:

- Cdcr: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la condonación.

- Empresa: este campo es diligenciado por el sistema con el código de la sociedad fiduciaria.

- Tercero: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del tercero




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deudor de la condonación a anular.

- Descripción del tercero: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del tercero.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en que se efectuó la condonación.

- Vr condo: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total condonado.

- F crea: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha y hora en que se creó en el sistema la condonación.

- Usuario: este campo es diligenciado por el sistema con el nombre del usuario que realizo la condonación.

3. Facturas condonadas:

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el código del fideicomiso por el cual se generó la condonación.

- Docu: este campo es diligenciado por el sistema con el número que identifica la condonación.

- Vr cond: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total condonado.

3.1. Comprobantes contables generados:

- Cias: este campo es diligenciado por el sistema con el código de la empresa y el fideicomiso.

- Tpco: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo de comprobante contable.

- Periodo: este campo es diligenciado por el sistema con el periodo en que se generó la condonación.

- Nrocom: este campo es diligenciado por el sistema con el número correspondiente al comprobante.

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Módulo de Facturación y Cartera. Manual Operativo.

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