INVENTARIO DE LA AGENDA

La primera tarea del responsable de la agenda es reunir la información que necesitará durante la campaña para tomar las mejores decisiones en la distribución del tiempo. Esta información se llama " Inventario de la Agenda" y consiste en:

Mapas.-Se deben tener mapas actualizados y detallados, donde se incluyan nombres de calles, carreteras y medios de comunicación de toda el área que comprende la campaña.

Áreas Clave (Targeting).-Es muy importante contar con estudios que definan la rentabilidad de las diferentes zonas que integran el distrito. Estos deberán estar en cartografía con códigos de color y en documentos que justifiquen los criterios tomados en cuenta para definir las prioridades (densidad poblacional, votación favorable, áreas de oportunidad, perfil psico-gráfico, atención de necesidades, etc.).

Lista de líderes.-Es importante elaborar una lista con la información general de todas las personas que de alguna manera ejerzan liderazgo entre la población. Esta deberá ser clasificada de acuerdo a la posible afinidad a nuestra campaña y partido, área de influencia, importancia en la comunidad de cada líder; de esta manera se podrá jerarquizar el acercamiento de la campaña a cada líder y la manera de lograr su apoyo.

Sectores y organizaciones internas (clasificación).-Se debe elaborar una lista de las organizaciones y grupos especiales que pueden influir en nuestra campaña investigando su:

1. Nivel de actividad2. Número de miembros y la manera de llegar a cada uno de ellos

Con el fin de programar las apariciones de los candidatos ante las organizaciones del área, es necesario clasificarlas en términos de:

Prioridad para la estrategia de campaña Accesibilidad Fuerza dentro de la comunidad Oportunidad que proporcionan de dirigirse a un grupo especial de votantes

Contactos.-Se debe contar con una relación de contactos en todo el territorio que abarcará la campaña, con la finalidad de que apoyen en los momentos en que ésta se dirija a sus áreas geográficas, mediante la organización de eventos y la elaboración de la agenda para dichos lugares.

Calendario de la Comunidad (Eventos Especiales).-Es necesario elaborar un calendario codificado por colores, que combine trabajo en áreas prioritarias, fechas de eventos importantes que ocurrirán durante la campaña (especialmente aquellos que reunirán gran cantidad de gente), días de reunión de organizaciones importantes y otras fechas que sea importante recordar al momento de definir los lugares y eventos a los que asistirá la candidata.

Centros de reunión.-Es importante contar con una lista de los centros de reunión donde se congreguen grandes grupos de personas y los grupos que la estrategia de campaña definió como prioritarios, tales como centros

comerciales, mercados, teatros, centros de diversión, estadios, universidades, etc. Se debe investigar la hora y los días en que estos lugares contarán con mayor afluencia de personas durante la campaña y también si es posible hacer proselitismo en ellos.

Lista de actividades.-Todas las actividades que se crean convenientes realizar en la campaña deben ser agrupadas en una lista para que se programen las más importantes en el calendario y se tenga prevista la realización de otras en casos necesarios.

Directorio.-Todas las personas y lugares que de alguna manera se relacionan con la campaña y la candidata deben ser agrupados en un directorio-

ESTRATEGIAS PARA LA INTEGRACIÓN DE LA AGENDA

La elaboración de la agenda no es una tarea fácil, ya que al elaborarla no solo se debe anotar las actividades que hará la candidata día con día, sino que se deben contemplar todas las acciones previas, posteriores y de la actividad misma que deben desarrollar todas las áreas de la campaña. Para hacer un poco más sencilla y efectiva la elaboración de la agenda se deben tomar las siguientes reglas:

Solo el encargado de la agenda hace la agenda.-EI encargado de la agenda fija los tiempos de ésta, impide que surjan confusiones y evita que las actividades de la candidata se desvíen de los objetives de la campaña.Siempre que alguien solicite una entrevista y haga una invitación a la candidata, ésta debe escudarse se en la agenda y en el encargado de esta, mas no debe tener la presión de aceptarla o rechazarla. La candidata NUNCA debe pronunciar la palabra “NO".

Adecuar la agenda al perfil de la candidata.-Hay que estar consciente de las fortalezas y debilidades de la candidata, a fin de colocarle en situaciones que destaquen sus virtudes y minimicen sus debilidades. Desde el principio de la campaña hay que crear un sistema que se ajuste a ella y a la vez logre los objetivos estratégicos de la campaña. Por ejemplo, buscar la afinidad con la mujer (de género), pláticas ante empresarios o gente con quien se tenga interés común.

Conocer todos los detalles de cada evento.-Los elementos involucrados en cada evento al que asista la candidata, deben conocer toda la información detallada de dicho evento; el encargado de la agenda debe proporcionarles, con la anticipación adecuada un itinerario detallado de las actividades de cada día. La candidata debe saber exactamente lo que se espera de él en cada aparición (discursos largos, ofrecimientos, agradecimientos, solicitudes, etc.). Para cada evento se debe contar con un formato que reúna la información básica necesaria: fecha, hora y lugar del evento, tipo de evento (recepción, cena, gira, mitin, etc.), tipo y número de personas que asistirán, Io que se espera del candidato, tipo de ropa que se debe llevar, acompañantes de la candidata, personas importantes que estarán presentes, si habrá cobertura de prensa, fecha en que se recibió la invitación, encargado del evento, programa del evento, ternas a tratar, información del último contacto con el área o sector a tocar, posibles preguntas a enfrentar, además de alguna información específica del evento que sea de utilidad. Toda esta información debe ser archivada para futuras referencias.

Equipo de avanzada.-Es preciso contar con un grupo de personas que se anticipe a la llegada de la candidata aproximadamente 30 min. antes a cualquier evento, esto con el fin de prever cualquier eventualidad que pueda presentarse y checar que el recinto reúna los requerimientos para que el evento se lleve a cabo con éxito.Es conveniente elaborar un check list donde se enumeren los requerimientos mínimos necesarios para cada tipo de reunión (mitin, desayuno, juntas con líderes, etc.) y se eviten errores de última hora.

Contar con direcciones precisas de los eventos.-Se debe conocer el área donde se desarrollará la campaña y los tiempos de traslado, las mejores rutas, avenidas y calles para llegar de un evento a otro. Este es crucial para optimizar el tiempo y programar el mayor número posible de actividades productivas.

No programar con demasiada anticipación.-La agenda debe ser flexible porque la campaña es cambiante. Para evitar el riesgo de cancelar un evento programado con demasiada anticipación se debe de dar un plazo razonable de dos semanas para aceptar o rechazar apariciones de la candidata, salvo eventos excepcionales importantes como puede ser el cierre de campaña.También se debe EVITAR dejar a la gente en suspenso en espera de algún evento, por Io que se debe responder claramente si o no.

Toda solicitud o invitación a la candidata debe ser por escrito.-Esto debe ser para formalizar cada evento y proteger, tanto a la candidata como al que extiende la invitación.

Informar a la candidata después de cada evento.-Cada evento se debe evaluar después de realizado, elaborando un informe que contenga: cantidad de asistentes, comentarios de los mismos, personas importantes presentes y sus comentarios, presencia y cobertura de la prensa, así como los aspectos positivos y negativos, entre otros puntos.Este informe se debe proporcionar a la candidata y a los elementos de la campaña involucrados para ir mejorando la organización de eventos.

Llevar el seguimiento de cada evento.-Después de cada evento se deben enviar cartas de agradecimiento personalizadas a organizadores y asistentes en su caso.Hacer un archivo con fotos, videos, recortes de prensa, discursos, peticiones, compromisos, nombres de asistentes, etc.; Dar contestación a los asuntos que quedaron pendientes de respuesta y en su caso publicar las conclusiones del evento.

La agenda debe ser activa no reactiva.-Se debe de contar con una estrategia de agenda basada en los objetivos del Plan de Campaña para que las apariciones de la candidata sean creativas y políticamente productivas, constantemente se deben buscar nuevas formas de presentar a la candidata y su campaña, además de estar atento a aprovechar las oportunidades políticas. La agenda no puede estar esperando acontecimientos y acciones de los

adversarios para programarse, sino debe llevar la iniciativa de la campaña y aprovechar las oportunidades que se vayan presentando.

Coordinación con agendas de otras campañas del Partido.-En caso de que existan otras campañas del Partido trabajando la misma área, debe haber coordinación con estas cuando los candidatos coincidan en giras o eventos y también para abarcar la mayor área posible con las campañas de ambos.

SISTEMA DE LA AGENDA

Debido a la delicado e importante que es la elaboración de la agenda se necesita contar con un sistema definido que permita al encargado de la misma, contar con los siguientes mecanismos que permitirán llevar una programación efectiva del tiempo de la candidata:

Respuesta a solicitudes e invitaciones.-Cualquier invitación para la candidata debe ser respondida de una manera rápida y por escrito. Cuando la respuesta sea negativa por no convenir a la campaña o empalmarse con otro evento ya programado, se debe enviar una carta de agradecimiento que exprese cuanto lamenta la candidata no poder asistir, pero con la firma del Coordinador de Campaña En los casos en que se considere probable la aceptación se debe analizar la información del evento o actividad y si no se puede llegar a una decisión de aceptación o rechazo se debe enviar una carta firmada por el Coordinador de Campaña informando que la aceptación esta pendiente, debiendo resolver en definitiva a la mayor brevedad.Cuando se decida aceptar una invitación se deberá enviar una carta de aceptación y archivar en orden cronológico para poder informar a las áreas de campaña que corresponda para que se preparen adecuadamente para el evento.Es conveniente contar con cartas modelo para responder las invitaciones en cualquiera de los tres casos citados anteriormente, esto permitirá ser mas eficiente y rápido.

El Libro de la Agenda.-Es la herramienta más importante del encargado de la agenda y consiste de las siguientes secciones básicas:

1. Planificador Semanal.- Contiene todos los eventos de una semana. Una vez que un evento es aprobado cae inicialmente dentro de esta agenda, se debe anotar la hora, fecha y lugar del evento, el contacto y el responsable del evento, dirección y teléfono. Se deben incluir las fechas oficiales, políticas, legales, históricas, de fiesta popular y de los eventos que tengan grandes concentraciones de gente.

2. ltinerario.- Es la etapa final en la elaboración de la agenda, viene a ser una agenda completa para un día, una gira o una semana y debe incluir toda la información vital de los eventos que se desarrollarán como direcciones precisas, formas de llegar a los lugares, acompañantes, tipo de eventos, tiempos y formas de traslado, datos de contactos y organizadores, etc.

3. Mapas.- Se debe contar con mapas detallados y generales que permitan ubicar los lugares a visitar de manera rápida y clara.

4. Directorio.- Aquí debe estar integrada las listas de líderes, contactos y personas relacionadas con la campaña que se recopilaron en el inventario de la campaña y durante la campaña misma.

5. Áreas prioritarias (Targeting).- Estos son mapas con códigos de color y listas de las áreas que identifiquen las prioridades geográficas de la campaña.

6. Cartas Modelo.- Son las cartas con las que se dará respuesta de aceptación, rechazo, resolución pendiente y agradecimiento a las invitaciones y solicitudes de presencia del candidato.

7. Calendarlo de la Campaña.- Es el cronograma general de la campaña donde se incluyen las actividades de todas las áreas de la misma (comunicación, electoral, estructura básica, etc.)

8. Agenda de otras personas.- Se deben incluir la agenda de otras personas importantes de la campaña como el cónyuge del candidato, otros candidatos, EL CUARTO DE GUERRA, presidente del Partido, etc.).

Lo que NO se debe hacer.-Existen errores que comúnmente se cometen al elaborar una agenda y darle seguimiento tales como:

⁻ ACEPTAR invitaciones a áreas o eventos de baja prioridad.⁻ OLVIDAR informar de las visitas del candidato los líderes de áreas y organizaciones.⁻ SALIRSE de la agenda programada.⁻ CANCELAR algún evento.⁻ PERDER TIEMPO con quienes no votarán por ningún motivo a nuestro favor.⁻ ACEPTAR invitaciones sin revisar la agenda escrita.⁻ PRESIONAR a la candidata con la decisión de aceptar o rechazar invitaciones.⁻ RETARDAR respuesta en caso de invitaciones pendientes.