UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

MONOGRAFIA: ORGANIZACION VIRTUAL

Curso: Gerencia Organizac iona l

Tutor: Enrique Laos Lopez Autora : Silvia Rojas Reyes

Lima, 7 de Febre ro de 2013.

Dedica toria En primer lugar al Creador del Universo Real que virtualmente nos rodea, con los continuos nacimientos estelares, y nos recuerdan el lugar que ocupamos en este nuestro pequeño planeta. Y a mis padres que con su virtuosismo hicieron virtualmente posible el nacimiento en el corazón de sus hijos, el anhelo por algo mejor, más noble y superior a lo que la realidad virtual pueda ser capaz de mostrar, la elevación del espíritu humano.

Agradec imientos A mis incondicionales amigos que virtualmente me apoyan en cada tramo de mi búsqueda de la ciencia del alma y el corazón, la siempre discutida Psicología Virtual.

CONTENIDO

RESUMEN................................................................................................................................................... 4

SUMMARY .................................................................................................................................................. 4

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 5

I. Generalidades: conceptos ...................................................................................................................... 6

II. LA ORGANIZACION COMO FUNCION ADMINISTRATIVA ...................................................... 8

Características de una organización e importancia ................................................................................. 10

Principios de una organización ............................................................................................................... 11

Proceso de una organización ................................................................................................................... 12

Descripción de funciones ........................................................................................................................ 12

Estructuras organizacionales ................................................................................................................... 13

III. ORGANIZACIÓN VIRTUAL (OV) .............................................................................................. 13

Conceptos y Definiciones ....................................................................................................................... 13

Características de una Organización Virtual (OV): ................................................................................ 14

Por que implementar una Organización Virtual...................................................................................... 15

Enfoques típicos en la implementación de Organizaciones Virtuales: ................................................... 15

Tecnologías ............................................................................................................................................. 16

IV. APLICACION DE LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES ...................................................... 17

Ejemplos de organizaciones virtuales ..................................................................................................... 17

Caso estudio en el sector privado ............................................................................................................ 18

Caso estudio en el sector público ............................................................................................................ 18

Problemas de comunicación ................................................................................................................... 21

La Gerencia ............................................................................................................................................. 21

Estrategia de migración ........................................................................................................................... 22

Conclusiones ............................................................................................................................................... 23

V. FUENTES DE INFORMACION ...................................................................................................... 24

RESUMEN Las Organizaciones Virtuales, porque implementar una organización virtual, que directrices o consejos debieran tomarse en cuenta a la hora de estructurar una organización de este tipo. Los conceptos, las definiciones acerca de la virtualidad y su aplicación práctica en entornos empresariales nos muestran la importancia de este tipo de organizaciones. SUMMARY Virtual organizations, why to implement a virtual organization, guidelines or tips that should be taken into account when structuring an organization of this type. The concepts, definitions of virtuality and its practical application in business environments show the importance of this type of organization.

INTRODUCCIÓN En el mundo actual en que vivimos necesitamos conocer las mejores estructuras organizativas para poder cumplir de forma eficaz y eficiente con las metas y objetivos que este cambiante mundo nos plantea. Y en el mundo de los negocios se hace imprescindible el conocimiento de las Organizaciones Virtuales. Si una empresa desea alcanzar la continuidad y permanencia en el mercado global, debe sin duda desarrollar y ampliar sus horizontes sobre la virtualidad de las Organizaciones Virtuales, y por que es tan importante su implantación, o migración hacia este tipo de organización.

ORGANIZACIÓN VIRTUAL

I. Generalidades: conceptos Organización

Es un sistema cuya finalidad es alcanzar unas metas a través de la gestión del talento humano o de los recursos humanos, de manera eficiente, dentro de unos planes y objetivos específicos.

Una organización tiene a su vez otros subsistemas que se interconectan y cumplen funciones especificas. Así como la ciencia de la Administración se dedica a su estudio, también otras ciencias lo hacen, como la Sociología, la Psicología y la Economía.

Otros conceptos de organización (algunos autores)

Eugenio Sisto Velasco: Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

Isaac Guzmán V.: Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L. Massie: Es la estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril O´ Donnell: Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria

para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Virtual La palabra virtual es un concepto que se aplica en muchos campos con connotaciones algo diferentes, y también con significados diferentes. En el lenguaje diario o popular, la palabra “virtual” se usa en lugar de “casi”, por ejemplo, en la siguiente forma adverbial "Eso es virtualmente [casi] imposible". El término virtual también ha llegado a significar "modelado a través del uso de una computadora", donde los modelos de computadora son un equivalente físico. Por lo tanto, un mundo virtual modela el mundo real con estructuras en 3D y así la realidad virtual pretende modelar la realidad, mejorando un mundo virtual con mecanismos para los ojo y los movimientos de la mano. La palabra 'virtual' ahora modifica muchos nombres para los conceptos del mundo real: Equipo virtual, museo virtual, entorno virtual de aprendizaje (EVA), estudio virtual, y así sucesivamente. Todos los diseños virtuales suponen una imitación de la realidad básica. Los mundos virtuales no son considerados "reales" en el sentido concreto. Un mundo virtual, por ejemplo, existe concretamente como una serie de impulsos electrónicos sobre al menos una pieza de hardware. En resumen podemos definir una virtualidad, como "un equivalente físico o un modelo que no es tangible"- o sea, [un equivalente físico o modelo] algo que no se puede tocar. El concepto de virtualidad también puede aplicarse en los aspectos psicosomáticos: donde esa causa subjetivo comienza a afectar directamente al cuerpo. Podríamos hablar de Virtualidad Psicosomática, tenemos el caso del efecto placebo, que atenta la noción del dualismo mente / cuerpo (que con el adelanto constante de las Neurociencias esta re-configurando este concepto infundado dualista de mente/cuerpo. Lista de áreas donde se aplica la palabra virtual (no exhaustiva):

Ocio y recreación Arte virtual Banda virtual Estudio Virtual Las matemáticas, la física y la medicina La colonoscopia virtual Imagen virtual Paciente virtual El cribado virtual Cirugía virtual Telecomunicaciones y electrónica Canal Virtual Circuitos virtuales Tierra virtual Colas (de espera) virtuales Pantalla táctil virtual

Informática Virtual (informática) Línea aérea virtual Dispositivo Virtual Comunidad virtual Mundo virtual La realidad virtual Memoria virtual Educación y negocios Negocio virtual Organización virtual Red Virtual Educación Virtual Entorno virtual Museo Virtual Equipo Virtual Universidad Virtual

II. LA ORGANIZACION COMO FUNCION ADMINISTRATIVA Existen varios significados en administración de la palabra “organización” veremos aquí dos de esos conceptos: 1. Organización como entidad social: tiene objetivos específicos y una estructura hecha deliberadamente. La organización como una entidad social (constituida por personas), y orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultados; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc. Se ha planificado su estructura deliberadamente, ya que divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no animo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc. La organización puede tener dos formas diferentes:

a) Organización formal: tiene una división del trabajo, especializada en órganos y funciones en determinadas actividades. La organización esta planeada o definida en el organigrama, elaborado por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es una organización formalizada de modo oficial. b) Organización informal: es natural y espontánea, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal. 2. Organización como función administrativa: es parte integrante del proceso administrativo: la organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. La organización como integradora de recursos:

Direccion y

Gerencia

Area Marketing Comercial

Area RRHH

Area Administ.

Area Economica

Area de Calidad

Area tecnica

Características de una organización e importancia

a) Tiene Continuidad: no puede decirse que termina en un punto, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

b) Instrumento para el alcance de objetivos: se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

c) Tiene un método: proporciona los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

d) Productividad: evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.

e) Organización y delimitaciones: reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

La organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Continuidad Alcance de Objetivos Metodo Productividad Organizacion

y Funciones

Principios de una organización Vemos aquí nueve principios interrelacionados, para establecer una organización racional:

1. Objetivo: todas las actividades de la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

2. Especialización: una persona debe trabajar, hasta donde sea posible, en la

ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.

3. Jerarquía: deben estar establecidos centros de autoridad de donde proviene la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4. Correspondencia de autoridad y responsabilidad: cada responsabilidad dada, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5. Unidad de mando: al darse una autoridad para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

6. Difusión: las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7. Amplitud de control: debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

8. Coordinación: debe existir un equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9. Continuidad: después de establecida la estructura organizacional, debe mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Proceso de una organización Para operar con la eficacia y eficiencia necesarias, es imprescindible establecer unos roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, y de esta manera poder alcanzar los objetivos establecidos. Un proceso dentro de una organización nos permite tener una estructura organizativa a través de la cual todos los participantes colaboran de forma sistemática para lograr los objetivos comunes.

Descripción de funciones El último paso que supone la organización, una vez establecidos los diversos departamentos y niveles jerárquicos, es la definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo. El puesto puede definirse como una unidad de trabajo específica e impersonal y se puede dividir en:

Planificacion

Organizacion

Direccion

Control

a) Unidad de trabajo: Hemos llegado a la parte final del aspecto teórico, nos encontramos en la determinación última de lo que cada hombre en concreto debe hacer. b) Específica: El puesto se constituye ante todo con lo que debe hacerse y lo que se requiere que el trabajador tenga para poder ocuparlo. Impersonal: El puesto es unidad teórica y por lo mismo, no se refiere a las personas concretas que lo ocupan. Estructuras organizacionales Son los distintos tipos, clases, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. Para determinar cuál es la clase de organización más adecuada, depende de varios factores, como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo, volumen de producción, etc. III. ORGANIZACIÓN VIRTUAL (OV) Conceptos y Definiciones Cada vez más organizaciones están buscando organizaciones virtuales para hacer frente a importantes recursos, el personal y las cuestiones logísticas. Hay muchas definiciones y conceptos de las organizaciones virtuales, veamos algunos: Puede definirse como una red flexible de entidades independientes unidas por la

tecnología de la información para compartir habilidades, conocimientos y tener acceso a la experiencia de otros en formas no tradicionales.

Una forma de cooperación, entre empresas, instituciones y / o personas, entregando un producto o servicio sobre la base de un entendimiento común del negocio. Las unidades participan en la colaboración y se presentan como una organización unificada.

Las organizaciones virtuales no necesitan tener todas las personas, o a veces ninguna de las personas, en un solo lugar para ofrecer su servicio. La organización existe, pero no se puede ver. Es una red, no una oficina.

La organización virtual se basa en las características de la organización en red. Ambos diseños organizacionales se concentran en formar alianzas y asociaciones con otras organizaciones para hacer un fondo común y compartir las habilidades, la tecnología y los costos.

Una organización virtual es un grupo de personas cuyos miembros y recursos pueden estar dispersos geográficamente, pero que funcionan como una unidad coherente mediante el uso de una ciberinfraestructura. Las Organizaciones virtuales son cada vez más importantes en muchos proyectos y organizaciones de negocios. Las inversiones centradas en el análisis socio-técnicos de las organizaciones virtuales son necesarias para aprovechar todo su potencial, especialmente en el área de administración y negocios. Características de una Organización Virtual (OV):

a) Es una red dispersa de las habilidades y capacidades - la estructura de un OV se distribuye entre varias ubicaciones que resulta en la capacidad de tener un grupo más amplio de habilidades y capacidades.

b) El uso de las telecomunicaciones y tecnologías de computación - Estas tecnologías sirven como facilitador que hace posible que una OV exista. Se podría argumentar que las OV han existido siempre - por ejemplo el personal de ventas que se desplaza, el personal subcontratado y el personal que trabaja en su casa. Sin embargo, lo que es nuevo es que la tecnología ha hecho que sea mucho más fácil dar soporte a los equipos de trabajo distribuidos. Las barreras de la distancia y el tiempo han sido superadas por la tecnología.

c) Flexibles, dinámicas y activas- Las organizaciones ya no están limitadas por las barreras tradicionales de tiempo y lugar. Las OV soportan los cambios dinámicos en la organización, incluyendo los entornos de trabajo de los empleados y las estructuras de procesamiento. Activas, se refiere a la actitud de cambiar voluntariamente de productos y servicios, la dispersión geográfica, los patrones de comunicación. Esto tiene el potencial de llevar a mayores niveles de innovación y creatividad.

d) Integración - Cuando diferentes personas, grupos y organizaciones se reúnen en una OV, necesitan interactuar colectivamente para alcanzar el éxito. Esto implica mayores niveles de colaboración, la cooperación y la confianza. Esta integración aprovecha la sinergia de los individuos.

Por que implementar una Organización Virtual Situaciones que impulsan a muchas organizaciones a examinar e implementar una OV:

1) La necesidad de la innovación de procesos - esto es a menudo motivado por presiones de la competencia, las demandas de partes interesadas y otros factores para lograr una mayor productividad y calidad. Normalmente hay un aumento de 30 por ciento a 50 en la productividad como resultado de la implementación OV.

2) Compartir competencias principales - las OV ayudan a abordar los vacíos en una organización, resultantes de la puesta en marcha (inicios), cambios de personal y las jubilaciones.

3) Globalización - Muchas organizaciones se están dando cuenta de que hay una gran fuente de habilidades, conocimientos y experiencias no explotadas en el mundo.

4) Los trabajadores móviles - los conceptos de la OV pueden ayudar a numerosas empresas que emplean a trabajadores móviles, tales como auditores, consultores, personal de ventas y técnicos de servicio.

5) Reducción de costos - Mejorar la eficiencia a menudo significa reducir los gastos generales, tales como los activos físicos utilizados para apoyar los ambientes de trabajo tradicionales o los costes de redistribución a través de varias ubicaciones físicas.

6) Los cambios en los valores de los empleados y las actitudes hacia el trabajo - la calidad de vida es un factor importante especialmente para atraer y retener empleados de calidad. Los empresarios se han dado cuenta de que un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, los requisitos de la familia, la realización personal y la flexibilidad son aspectos importantes entre los empleados.

7) Los costos y los problemas de viaje - las OV abordan los problemas de transporte, como tiempo de viaje improductivo, molestias del tráfico, el coste del combustible y el impacto medioambiental de los vehículos.

Enfoques típicos en la implementación de Organizaciones Virtuales: Teletrabajo - los empleados trabajan en un lugar lejos del lugar de trabajo

habitual, pero no necesariamente en el hogar. Los ordenadores y equipos de telecomunicaciones se utilizan para mantener el contacto entre el teletrabajador y la oficina en casa.

Telecentros - estas oficinas satélite normalmente se encuentran en comunidades

fuera de las grandes ciudades y proporcionan espacio y equipo para los empleados que normalmente no se encuentran disponibles en el domicilio del teletrabajador.

El trabajo móvil - se refiere al entorno de trabajo de los trabajadores móviles que necesitan herramientas tales como teléfonos celulares, correo electrónico, buscapersonas, dispositivos inalámbricos y computadoras portátiles.

Escritorio caliente - esta forma de arreglo es para oficinas en las que los miembros del personal pasan una cantidad significativa de tiempo en las instalaciones del cliente. Se trata de la eliminación de los escritorios asignados permanentemente a todos o algunos de los empleados. Cuando llegan, se les asigna una estación de trabajo donde pueden tener acceso a sus documentos, archivos, aplicaciones y correo electrónico.

Los equipos virtuales - los empleados colaboran desde lugares remotos a través de correo electrónico, trabajo en grupo, la Intranet y / o la video conferencia.

Tecnologías Las tecnologías básicas de apoyo de las Organizaciones Virtuales son Internet y la red mundial de telecomunicaciones, correo electrónico, programas como Google Drive, y videoconferencia. Veremos aquí la gestión del conocimiento de las tecnologías que sirven de soporte a las Organizaciones Virtuales. La Gestión del Conocimiento ha sido definido por el Centro Internacional de Estudios Aplicados en tecnología de la información como "una estrategia consciente de tener los conocimientos adecuados para las personas adecuadas en el momento adecuado y ayudar a la gente a compartir información y poner en acción de manera que se esfuercen por mejorar el desempeño organizacional." Gestión del conocimiento de las tecnologías que sirven de soporte a las Organizaciones Virtuales, en donde se establece un proceso de integracion: Con el fin de alcanzar unos objetivos específicos, una organización virtual recurre a muchas tecnologías de la información avanzadas para integrar en su interior empleados, equipos y departamentos y en el exterior a su red de subcontratistas. Los límites en una organización virtual, tanto interna como externamente, son mucho más abiertos que en una organización en red debido al uso de tecnologías de la información avanzadas que enlazan perfectamente a todos los socios. Una organización virtual se fundamenta en la disponibilidad y utilización de tecnologías de la información (TI) efectivas, confiables y complejas.

Tecnologías de colaboración Lenguaje extendido de comunicacion (XML - HTML) Intranets y extranets Los dispositivos personales Tecnologías inalámbricas La realidad virtual (VR) Portales

La organización virtual suele combinar muchas otras tecnologías más complejas. Los sistemas inter organizacionales (SIO) permiten combinar transacciones entre organizaciones, lo que las hace más eficientes y responsables. El comercio electrónico ofrece la posibilidad de vender y comprar productos e información por medio de líneas telefónicas, redes de computadoras y otros recursos electrónicos. Las extranet ofrecen acceso limitado a una organización a grupos u otras organizaciones, externas. El groupware permite enlazar equipos de trabajo dispersos, pros facilita el intercambio, eficaz y preciso de ideas, vuelve más efectivos los procesos y hace posible la realización de tareas paralelas. El groupware también ayuda a que los integrantes de los equipos apren-dan de la experiencia de los otros, el software proporciona un conjunto común de información. Las intranets son redes protegidas que se basan en Internet y que relacionan a los empleados mediante interfaces comunes cuyos hipervínculos se asocian con documentos, mensajes y recursos de información de multimedia. IV. APLICACION DE LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES Ejemplos de organizaciones virtuales El Reino Unido había ordenado que el 100 por ciento de sus servicios del gobierno estén en línea para el año 2005. El objetivo de este esfuerzo es que el Portal del Reino Unido pudiera permitir a los ciudadanos y a las empresas a realizar todas las

transacciones en línea oficiales. El objetivo era que todo el gobierno cumpliera los estándares digitales de acuerdo con los estándares mundiales. En el Reino Unido hoy en día, el 57 por ciento de la población de 60 millones de personas tienen acceso a Internet, y el 98 por ciento de los tres millones de empresas del país están conectados. Muchas organizaciones y agencias gubernamentales han establecido organizaciones virtuales. Caso estudio en el sector privado DELL Computadoras Dell - Las empresas se están alejando rápidamente de las organizaciones integradas verticalmente hacia entidades virtuales que dependen de socios de trabajo, para cumplir con las partes principales de su cadena de suministro. Esto significa que una empresa subcontrate alguna parte de sus operaciones a las empresas que de manera más eficiente, fiable y rentable harán el trabajo. Por ejemplo, la mayoría de los componentes de una computadora Dell son fabricados por otras compañías, mientras que Dell se centra en sus puntos fuertes - marketing, atención al cliente y la integración de estos componentes en los productos informáticos finales. Al comprar un ordenador de Dell, la organización virtual incluye el servicio al cliente de un representante de Dell, línea de montaje y equipo de montaje, la gente de suministro de diversos componentes, el camión y el conductor de UPS que ofrece el equipo, y la gente de MasterCard para pagar por ello. Todo el inventario del sistema, independientemente de la ubicación y la propiedad de la empresa, puede ser visto como un sistema único. Los beneficios pueden incluir menores niveles de inventario en todo el sistema y un mejor servicio al cliente. Por ejemplo, Dell trata de mantener tan pequeño como sea posible su inventario a la mano como sea posible. Caso estudio en el sector público SUNAT VIRTUAL Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria La SUNAT, ofrece a los contribuyentes mediante su Organización Virtual, una serie de servicios que prácticamente desde cualquier parte del mundo, con una conexión a internet se puede realizar un gran numero de tramites.

Datos del Portal de la SUNAT

Total de paginas visitadas 199.000.000 por mes

Total de transacciones 17.752.538 en el 2010

Visitantes unicos 600.000 visitantes unicos por mes

Transferencia de archivos 2.800 GB por mes

Servicios del ruc: Permite el acceso a la base de datos del RUC actualizada en tiempo real. Integrar a los aplicativos de las entidades externas el acceso a datos del contribuyente. Acceder a la base de datos del RUC centralizada y actualizada en linea a nivel nacional. Acceder a la información del RUC a pedido y retornando solo los campos requeridos por las entidades externas. Beneficios para los exportadores: Exportar desde cualquier punto de nuestro país. Colocar sus productos en otros países (PROMPERU) Un tramite aduanero: gratuito, ágil y sencillo Reducción de tarifas y tiempos de llegada (SERPOST). Formalización y manejo de gestión de empresas (MI EMPRESA) Declaraciones y pagos por internet 2010 1- Declaración Jurada 9.874.650 2- Pago de Documentos Aduaneros 961.644 3- Pago en Tributos Internos 977.298

Cuadro ejemplo de Organización Virtual (SUNAT Virtual):

Problemas de comunicación Los problemas de comunicación no son siempre de naturaleza técnica, si no que mayormente están relacionados con los factores humanos. Los miembros de un equipo virtual pueden encontrar frustrante de que los mensajes se malinterpretan o no son recibido por los demás miembros, lo que resulta en ineficiencias. Las áreas que causan estas dificultades incluyen el correo electrónico informal, la jerga técnica, la confusión sobre los protocolos de teleconferencia y listas de distribución obsoletas. Existe el problema con respecto a la ambigüedad acerca de quién incluir en las comunicaciones. Para ser conservador, un miembro del equipo virtual puede enviar mensajes a todos en el equipo, lo que contribuye a la sobrecarga de buzón. Por otro lado, los miembros del equipo pueden, involuntariamente, dejar en el aire (no llegar) aspectos importantes de comunicación, lo que conduce a situaciones en las que la información crítica no se ha recibido de una manera oportuna. La falta de interacción cara a cara y la ausencia de lenguaje corporal o inflexiones vocales tienden a reducir la calidad del mensaje entregado. Por otra parte, un receptor puede malinterpretar el tono del mensaje, debido a la forma en que se construye el mensaje (por ejemplo, el uso de mayúsculas, jerga e-mail y los iconos, establecer el nivel de importancia como urgente). Finalmente, hay un problema con la tienda y reenvío de sistemas de comunicación asíncrona en que a menudo se necesita tiempo para comunicarse. No es la demora en espera de una respuesta después que un mensaje se entrega. Esto puede ser un problema cuando la información crítica debe ser transmitida de una manera oportuna. La Gerencia Los nuevos gerentes de una Organización Virtual necesitan ser conscientes de la necesidad de un nuevo estilo de gestión, debido a los problemas especiales que hay que afrontar en un entorno de trabajo distribuido, como por ejemplo:

a) Abuso potencial y pérdida de tiempo - La falta de interacción cara a cara puede resultar en que el empleado se centre en actividades no laborales.

b) Seguridad – los recursos de la Organización pueden estar abiertos a los intrusos

y hackers.

c) Gestionar y controlar a distancia – los gerentes tradicionales no se sienten seguros, especialmente en una crisis cuando sus empleados trabajan de forma remota.

d) Asegurar la auto-motivación y autodisciplina del empleado - Mantener a los empleados centrados en su trabajo puede ser un reto cuando hay una supervisión administrativa limitada.

e) Definir los objetivos y límites de responsabilidad - en un equipo virtual es indispensable para evitar la duplicación de esfuerzos o dejar de lado (olvidar) algún aspecto de trabajo clave.

f) La pérdida de contacto personal - los empleados pueden extrañar la camaradería de un entorno de oficina tradicional.

Existen condiciones organizativas y de mercado que impiden a los empleados de participar en una Organización Virtual. Puede haber una falta de ajuste estratégico para la empresa. Por ejemplo, la compañía quiere centrarse en la interacción con el cliente cara a cara en lugar de utilizar las tecnologías de la comunicación. Además, puede haber resistencia cultural particularmente en una organización donde la confianza y el compartir son difíciles de conseguir. Por otra parte, una Organización Virtual no puede tener éxito donde el conocimiento no puede ser fácilmente compartido, tal vez debido a restricciones de seguridad. Por último, la falta de la informática y las tecnologías de comunicación pueden detener la implementación de una Organización Virtual. Estrategia de migración Veamos algunas líneas generales para realizar una transición o cambio hacia una Organización Virtual: Designar o contratar un profesional capaz.

Establecer una fuerza de trabajo (equipo)

Identificar una visión específica para la Organización Virtual.

Identificar los requerimientos de negocio.

Realizar estudios de viabilidad.

Desarrollar un plan de migración.

Ofrecer una formación y preparación para los empleados.

Convocar una reunión cara a cara de intercambio.

Conclusiones Una Organización Virtual, es virtualmente posible planificarla, estructurarla y crearla da acuerdo a los objetivos, fines y misión de una organización. La pregunta importante a responder es “como realizar la mejor transición hacia una Organización Virtual”. Podemos concluir dando algunas premisas que traten de contestar esta pregunta: Establecer una visión. Conocer el estado final propuesto para identificar la dirección en la que la organización debería enfocarse. Considerar la posibilidad de nuevas formas de trabajo y de gestión de las personas. Debido a la naturaleza única de las organizaciones virtuales, los gerentes deben buscar formas diferentes, por ejemplo, de evaluar el desempeño del empleado. Conocer, o al menos comprender las nuevas tecnologías. Para maximizar el valor, es importante conocer las ventajas e inconvenientes de las diferentes tecnologías utilizadas para apoyar las organizaciones virtuales. Buscar los colaboradores adecuados. No solamente los miembros adecuados para formar un equipo virtual interno, sino también buscar los socios adecuados externos. Sin duda el estado actual de las tecnologías de la informática y la comunicación nos permiten vislumbrar un enorme y positivo futuro del continuo avance de las Organizaciones Virtuales.

V. FUENTES DE INFORMACION

Introducción a la Administración, Sergio Hernandez.

Business Minds (Editorial Prentice Hall Financial Times)

Buffa, E.S. (1983), Modern Production/Opera tions Management. New York:

John Wiley and Sons.

Lester Thurow. La guerra del siglo XXI. Editorial Vergara: México, 1992. pp-

79 – 130.

Porter, Michael. La Ventaja Competitiva de las Naciones. Ed. Vergara:

Buenos Aires, 1991.

Sotres Arévalo, Salvador G. La Empresa Virtual. Nuevo paradigma de la

administración contemporánea –Teoría Virtual de la Administración. Ed.

Sotres, 2003. y Tatevari Ediciones en 2007

Fuentes d ig ita les

Harper, Douglas. Virtual. Online Etymology Dictionary. Dictionary.com.

Wikipedia

Diccionario de la Real Academia Española.