UNIVERSIDAD POLITECNICA DEL VALLE DE MÉXICO.

PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA.PROFESOR: Ernesto Ruiz Ortiz Ortega.

Materia: Auditoria Administrativa.

[30/06/2015]

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PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

1. EL PROCESO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

La auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, una sección del gobierno, o cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.

Se lleva a cabo una revisión y consideración de la organización con el fin de precisar:

Pérdidas y deficiencias.Mejores métodos.Mejores formas de control.Operaciones más eficientes.Mejor uso de los recursos Físicos y humanos.

Se facilita entender una actividad como la auditoria administrativa si es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total.

Se entiende por procesos el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditoría comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta herramienta en forma correcta.

Es necesario advertir que con el “proceso de auditoria administrativa propuesto”, no se pretende crear un modelo rígido de metodología de trabajo para este tipo de auditoria. Se han realizado varios enfoques por diversos auditores, con el propósito de establecer marcos de referencia para la realización de auditorías administrativas.

El proceso que se propone más adelante para desarrollar este tipo de auditorías, representa un enfoque más.

Para una auditoría administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente bien definidas e interrelacionadas, conformando una metodología, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organización (pública o privada).

Durante el desarrollo de una auditoría administrativa, el auditor debe obtener toda la información relevante para después poder efectuar el análisis completo de la información que se obtuvo.

El objetivo principal de reunir información relevante es allegándose de datos correctos y confiables, ya que durante el análisis, la evaluación y el informe de auditoría, el auditor

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administrativo se basará principalmente en el examen de esa información para poder llegar a su evaluación.

Los errores en la información que fue obtenida, darán como resultado conclusiones y recomendaciones erróneas.

A continuación describimos el proceso en el siguiente cuadro:

Fase de identificación.

Fase de Instrumentación

Fase de planeación.

Fase de Examen

Estudio preliminar Diagnóstico.

Objetivo de la investigación. Definir el propósito final de la investigación. Determinar el tiempo disponible para la

investigación. Planear las fases y el volumen del trabajo. Determinar los medios de investigación e

información y la facilidad para obtenerlos. Obtener la autorización necesaria para la

orientación y el programa al que se sujetara la investigación.

Preparación (Programa de Trabajo)

Recopilación de la Información Técnicas de recopilación de datos Medición Papeles de Trabajo

Análisis funcional, Operacional, Actitudes, Condiciones de trabajo, etc.

Prever surgimiento de comportamientos Anticipar surgimiento de detonadores

Identificación de resultados Lineamentos generales Propuesta de implementación Presentación Objetivo Programa de acciones especificas Criterios de ejecución de de Auditoria de

seguimiento

Fase de Informe

Fase de Seguimiento

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La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de integrar un número de elementos que el “auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo podrá más tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y fecha de terminación del trabajo.

2 ESTUDIO PRELIMINAR.

No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas situaciones quien indica la necesidad de hacerlo, y una breve revisión de las situaciones posibles descubrirá la naturaleza del examen preliminar.

Con el propósito de jerarquizar los aspectos que habrán de requerir una atención más profunda por el auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina con estudio preliminar.

El estudio preliminar está encaminado a: “lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza y objetivos del estudio completo”.

Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no está enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien el estudio administrativo consiste en la revisión de aquellas áreas de la empresa que emiten un análisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema. En ese caso, el estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.

Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.Definiendo áreas en las que haya problemas de administración.¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar?¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos? ¿por dónde empezar?¿Hasta dónde debe llegar el estudio preliminar?Estimación del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.Proponer, en su caso, medidas correctivas.

Evaluar las áreas o secciones que pueden ser causa de una revisión posterior.Al proceder de este modo, el auditor estará en una posición ventajosa para apreciar el panorama de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el número de ayudantes que necesita y el tiempo que durara el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminación rápida de datos en una forma amplia o general con fines de exploración.

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2.1 Contenido del estudio preliminar

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global. Este estudio se requiere, independientemente de cuales sean los orígenes o razones de la auditoría, y abarca:

a.- Información documental. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varias de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta información documental puede ser; por ejemplo, sobre: reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos, contratos, etcétera.

b.- Información sobre el campo de trabajo. El aspecto más importante de la iniciación del campo de trabajo es la presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la auditoría administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio. Debe quedar claro que no se trata del enjuiciamiento del personal de la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia. La información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.

c.- Para completar este contexto global, es aconsejable visitar cada uno de los departamentos, conocer 19s productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etcétera.

d.- Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditoría).

En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrió definiciones en operaciones, funciones o departamentos que están originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestionarios.

e.- El estudio deberá extenderse más allá de una revisión de las políticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la función que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecnología, así como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas y objetivos, y aun la relación que tiene la función que va a ser auditada en relación con todas las operaciones de las empresas. Solamente después de una investigación de esta clase deberían analizarse los procedimientos.

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2.2 DEFINICION DEL AREA POR INVESTIGAR

Tenemos que definir cuál será la materia objetivo de nuestro estudio.Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concentrarse a la revisión de función específica, o bien un departamento o sección. Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con el objetivo de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

Existen revisiones que comprenden una o más áreas. En estos casos es conveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan una relación directa con las demás áreas auditadas.

Hay varios criterios para determinar el “área”: existen casos en los cuales se toma como base para la auditoría el “proceso administrativo”, en otras, la revisión se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos y , por último, combinaciones de los anteriores.

Entre otras preguntas que conviene se formula el auditor, están las siguientes: ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar? ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos? ¿Cuándo habrá de efectuarse el estudio para que rinda resultados óptimos? ¿Por dónde empezar? ¿Se ha colocado bien la función en la estructura? ¿Está capacitado el personal para el trabajo? ¿Existe un programa integral de metas a lograr? ¿Hay productividad suficiente?

Al proceder en esta forma, el auditor estará en posición ventajosa para apreciar el panorama de lo que va a hacerse o al mismo tiempo determinar el número de ayudantes que necesitara y el tiempo que se llevara.

Esta estructura de referencia puede basarse en “cuestionarios” que incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente será un factor significativo que determinara el éxito general de esta fase del trabajo de auditoría administrativa.

Concluyendo: planear la auditoría administrativa es conocer previamente que es lo que vamos a hacer en cuanto a:

Trabajo a desarrollar El auditor administrativo, necesita de: Cuestionarios Comentarios y sugerencias Hojas de análisis y papelería necesaria

El auditor administrativo, dentro de los cuestionarios, comentarios y sugestiones, deberá preguntarse constantemente:

¿Quién lo hace? ¿Qué está haciendo? ¿Dónde se hace? ¿Cómo se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Porque se hace?

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El trabajo a desarrollar podrá ser totalidad o por aéreas:

Procesal: planeación, organización, dirección, control.Funcional: consejo de administración, gerencia, asesoría, producción, comercialización, personal, finanzas, etc

Analítico: puestos, tiempos, formas equipos, costos, materiales, etc. Básicamente la auditoria administrativa a desarrollarse dependerá de la calidad operativa de la administración, y sobre todo del control existente y otras características especiales de la empresa.

Después de este estudio, el siguiente paso consiste en definir y desarrollar un programa de auditoría.

2.3 DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR

La auditoría administrativa es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas de la empresa.

Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal función.El auditor administrativo tiene que decir cuáles son los detalles de estudio más necesario para alcanzar los objetivos y ver cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados y de control.

La auditoría administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un sector de ella, hasta el nivel más bajo de supervisión. El auditor necesita planear su trabajo, decidir qué es lo que va a hacer primeramente y cuándo.

El auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estudio, de la función o del proceso administrativo, por ejemplo en finanzas: ¿ se cumplen los objetivos a corto y largo plazo? ¿Cada cuánto de prevén las necesidades financieras con respecto al proceso administrativo? ¿Es adecuada la estructura orgánica? ¿Se cumplen adecuadamente las políticas? ¿Se aplican adecuadamente los procedimientos? ¿Es confiable un determinado control?

La información debe ser actual y digna de confianza, concreta y permitente. Los datos habrán de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realización del estudio.

2.4 PREPARACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Antes de implantar un programa general de auditoría administrativa, es necesario contar con la aprobación y el pleno respaldo de la dirección.

Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es importante determinar primeramente las necesidades generales, la relación entre ellas y precisar si tales necesidades abarcan todos los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir.

El auditor supervisor tiene que decidir qué factores son los más necesarios para lograr los objetivos del estudio, cuáles son los mejores métodos para lograrlos, cuál es el personal apropiado para hacerse cargo de la función, cuales son los factores limitativos y de control.

Las respuestas a estas interrogantes proporcionan cuando menos un punto de partida para la elección del plan a seguir.

Para elaborar un programa de auditoría, en una empresa grande o pequeña, el alcance de proyección es básico, ya que la amplitud de cobertura es muy importante.Habrá que llevar un “registro de tareas” supervisado por el auditor respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribirá toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditoría.

Se anotaran en el programa los datos siguientes:

Fecha de iniciación Descripción de tarea a efectuar Responsable Plazo fijado para su ejecución Cualquier otra información útil

3. PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Planeación)

Antes de comenzar una auditoria administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.

Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos.

A continuación expondré los pasos a seguir en obtención de la información en los que se basa un plan de auditoria administrativa, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuación auditoria.

3.1. DOCUMENTOS LEGALES

Escritura constitutiva

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Actas de asambleas de accionistas y consejos de administración Contratos celebradosContratos colectivos de trabajo Leyes que afectan a la empresaSituación fiscal Informes dirigidos a dependencias gubernamentalesInformes dirigidos a cámaras.

3.2. ELEMENTOS ADMINISTRATIVOSManuales de organizaciónPolíticas Análisis de puestos Descripción escrita y grafica de sistemas, procedimientos y métodos Catálogos de formas con sus instructivos Registro de firmas y autorizaciones

3.3. REGISTROS CONTABLESManual del sistema de contabilidad general y de costos Descripción del sistema Catálogo de cuentas e instructivo para su aplicación Guía de contabilizaciónFormas, registros e informesPresupuestosBalance generalEstado de origen y aplicación de recursos Estado de resultados Estado de cotos y producción Informe comparativo mensual y anual de ventas Informe mensual y anual de ventas y costo por producto Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración de ventas e indirectos

3.4. DE GRAFICAS Punto de equilibrio Ventas Producción Compras

3.5. GENERALFolletos de antecedentes históricosLocales para oficinas, almacén, plantas, sucursalesAtención a clientes, empleados y proveedores

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Forma de ejecutar una operación

4. INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRITATIVA

La elaboración de un método sistemático del procedimiento de auditoría administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual es sumamente útil basarse.

Los programas “son medios que sirven de guía al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos”.

Los programas se concretan a señalar solo orientaciones sobre la forma en que habrá de planearse la revisión de una serie de procedimientos de los cuales se seleccionaran los que se estimen convenientes para la obtención de datos, en base con las circunstancias; en él se registrara posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de flexibilidad, los métodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la totalidad del personal de auditoría, a efecto de mantener un control apropiado sobre el programa completo.

4.1. CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS

El desarrollo de los procedimientos de auditoría, que son establecidos como guía de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular.

El programa de trabajo se clasifican en:

1.- programas generales: son aquellos que se limitan a un enunciado de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares 2.- programas analíticos: son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoría administrativa3.- programa tipo: son aquellos que enumeran los procedimientos de auditoría a seguirse en situaciones afines a 2 o más empresas 4.- programas por áreas: son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisión de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, producción, compras, personal, etc. Cualquiera que sea el programa que utilice, el auditor administrativo debe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajo cuando lo considere necesario.

4.2. VENTAJAS DE LOS PROGRAMASLas ventajas de trabajar con un programa son:

1. proporciona un plan a seguir2. sirve de practica al hacer la planeación de próximas auditorias

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3. si el programa es usado por áreas de responsabilidad, fijara la que le corresponda a cada información necesaria

4. el auditor estará en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la información necesaria

5. el programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisión

6. el supervisor de la auditoria puede planear las tareas que habrán de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al máximo

7. si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede obtener lo realizado rápidamente

8. cuando termina la auditoria, el programa sirve para verificar que no hubo omisión en su desarrollo

4.3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

En el manejo y control de las tareas se requiere una política y procedimiento definido que evite cualquier posible confusión.

Los procedimientos de auditoría incluyen la utilización y aplicación de cuestionario general, cuestionarios por área, hojas de análisis, revisión de documentación, determinación de porcentajes y muy especialmente, la entrevista. La elección de los procedimientos y la amplitud con que se desarrollan dependerá de la apreciación del auditor administrativo con las técnicas aplicables.

4.1 LA ENCUESTA

El auditor administrativo utiliza este método para obtener información por medio de la encuesta por cuestionario. Haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc.; esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.Además, será necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas que permitan referencias cruzadas.

También es indispensable conocer las opciones de los ejecutivos colocados en el nivel de dirección general de la empresa.

Tendrán que prepararse múltiples papeles de trabajo que detallen los procedimientos y el contenido de cada una de las preguntas. En esta fase del plan de auditoría, el auditor administrativo utilizados métodos que son el cuestionario y la entrevista

4.2 EL CUESTIONARIO.Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se necesita de datos fundamentales relativos a los diversos factores i categorías de la función o área. Los datos habrán de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyeran a la realización del estudio.

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Además, reflejaran el propósito, los objetivos, la autoridad y las funciones específicas, debiendo quedar asentados en forma ordenada.

Definición: "Son documentos que sirven como guía para buscar contestación. A interrogantes acerca del área de revisión“.

El auditor al preparar los cuestionarios no deberá conformarse con una descripción de los aspectos generales de la empresa, sino que estará obligado a desarrollar una investigación cuidadosa del procedimiento.

Deberá considerar también todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a seguir.

El auditor por ningún motivo deberá entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni deberá mostrarlo mientras se entrevista con el mismo. La información debe ser obtenida por medio de una cuidadosa investigación de datos.

Recomendaciones para la estructuración de un cuestionario.Con base en las pruebas a que debe ser sometido el cuestionario para su comprobación y ponderación, a continuación se sugieren algunas recomendaciones:

a) Todo cuestionario debe comprender preguntas cuya comprensión esté al nivel del QFUPO de entrevistados.

b) La síntesis debe ser clara y directa, el uso de frases largas requiere concentración del investigado y lo peligroso es que si no ha entendido bien la pregunta, responderá cualquier cosa.

c) Deben evitarse las preguntas de carácter conductivo, es decir, las que ponen prácticamente la respuesta en la boca del entrevistado así como evitar formular preguntas que faciliten respuestas monosílabas.¿Siempre se reúnen ustedes cuando se trata de coordinar un nuevo sistema? (mal formulada).¿Para la implantación de un nuevo sistema se reúnen ustedes la mayor parte de su tiempo, ocasional o periódicamente? (bien formulada).

d) El uso de palabras subjetivas, por ejemplo: malo, bueno, justo, etc., no conduce nunca a la cuantificación y calificación de lo que se quiere explicar.

El cuestionario puede ser general y por áreas.1. El cuestionario generalEste tipo de cuestionario se utiliza para efectuar en análisis global de la situación de una empresa.El auditor administrativo deberá llenar el mayor porcentaje del cuestionario en el lugar de trabajo.2. Cuestionario por áreasEste tipo de cuestionario se utiliza para buscar respuestas a varias interrogantes de la situación de un área o función (compras, relaciones industriales, ventas.

Este cuestionario debe estar elaborado de modo que incluya sólo cuestiones específicas concernientes a una función y al tipo especifico de estudio que se esté realizando.

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Deberá considerar también todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a seguir.

El auditor por ningún motivo deberá entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni deberá mostrarlo mientras se entrevista con el mismo. La información debe ser contenida por medio de una cuidadosa inv. De datos.

Recomendaciones para la estructuración de un cuestionarioComo base en las pruebas a que debe ser sometido el cuestionario para su comprobación y ponderación, a continuación se sugieren algunas recomendaciones:Todo cuestionario debe comprender preguntas cuya comprensión este al nivel del grupo de entrevistados.

La síntesis debe ser clara y directa, el uso de frases largas requiere concentración del investigado y lo peligroso es que si no ha entendido bien la pregunta, responderá cualquier cosa.

Deben evitarse las preguntas de carácter conductivo , es decir las que ponen prácticamente la respuesta en la boca del entrevistado así como evitar formular preguntas que faciliten respuestas monosílabas , si – no por ejemplo: siempre se reúnen ustedes la mayor parte de su tiempo ocasional o periódicamente? Bien formulado.

El uso de palabras subjetivas, por ejemplo: malo, bueno, justo, etc. No conduce nunca a la cuantificación de lo que se requiere explicar.El cuestionario puede ser general y por áreas.

El cuestionario general: Este tipo de cuestionario se utiliza para efectuar en análisis global de la situación de una empresa. El auditor administrativo deberá llenar el mayor porcentaje del cuestionario en el lugar de trabajo. Es recomendable para el auditor registrar la respuesta de todas las preguntas, aun cuando las respuestas, sean de carácter negativo.

Cuestionario por áreas: este tipo de cuestionario se utiliza para buscar repuestas a varias interrogantes de la situación de un área o función (compras, relaciones industriales, ventas), de la empresa. Este cuestionario debe estar elaborado de modo que incluya solo cuestiones específicas concernientes a una función y al tipo específico de estudio que se esté realizando.

4.3 AREAS DE ESTUDIO:Elementos de la administración PlaneaciónOrganización Integración Dirección Control

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4.3.1 ESTUDIO AREAS FUNCIONALESProducciónVentasFinanzasRelaciones industriales ComprasCréditos y cobranzasRelaciones publicas y humanasAlmacén, etc.

4.3 LA ENTREVISTA.

La recopilación de datos conduce a entrevistas y cambios de impresiones, a obtener información más efectiva, y también implica reunir diferentes clases de información: documentos, formas, procedimientos, graficas, órdenes administrativas; todo relacionado con el objeto de la investigación. La importancia, validez y frutos de la entrevista dependen de la habilidad de quien la emplea, además debe planearse su conducción detalladamente, como ya se ha dicho con anterioridad.

5. EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA (EXAMEN)

El análisis suministra una base de comprensión, para llegar a conocer la situación con mayor claridad. Una vez obtenida la información, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos y las causas que reduzcan su eficiencia.

5.1 LAS HOJAS DE ANÁLISIS

Definición: “Son hojas en las se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisión de la empresa".

Las hojas de análisis sirven al auditor para demostrar que ha efectuado una revisión en la empresa y le sin ven de base para su evaluación e informe final.

Las hojas de análisis deben incluir la obtención de datos recogidos en el desarrollo de la auditoría

Administrativa y guardarse cuidadosamente durante la revisión y posteriormente en el archivo del auditor.

1. Partes componentes de las hojas de análisis.

a) Encabezado. En primer término se pone el nombre de la empresa que se va a examinar, una descripción del contenido, el periodo que cubrirá el examen o fecha de cuándo va a quedar terminado y el nombre o iniciales del auditor administrativo.

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b) Contenido. Al planear una auditoría se deberá poner cuidado a los métodos qué se emplean para las verificaciones e investigaciones con respecto a las hojas de análisis que se prepararán.

c) No se deberá anotar lo que no tenga importancia. A veces es necesario copiar lo que aparece en los instructivos o bien anexar una fotocopia. Se deberán estudiar también las necesidades para cada hoja de análisis que se va a preparar.

d) Todas las hojas de análisis obtenidas de la empresa que no sea necesario retener por el auditor, deberán ser devueltas al terminarse la auditoría. ’

e) El auditor supervisor deberá verificar que las hojas de análisis estén completas, en la inspección, observación, confrontación, comprobación y rastreo al término de la auditoría.

f) índice de las hojas de análisis. Es más flexible usar en el índice números en lugar de letras, aun cuando es conveniente numerar 1U5 sub análisis con un número y una letra. Los símbolos para el índice deberán ser escritos con lápiz de color en la parte superior.

g) Entre las hojas de análisis preparadas deberán aparecer el programa de auditoría, los manuales de organización, cuadros ocupacionales, instructivos, sugestiones para auditorías futuras y comentarios recogidos durante el desarrollo de la misma, relacionados con los puntos que se cubrirán en el informe, o para discusión informal con el cliente.

h) Propiedad de las hojas de análisis. El auditor debe mantener "un control de las hojas de análisis para que compruebe que sus papeles representan trabajo “y que ha tenido las

bases necesarias para su evaluación e informa. Las hojas de análisis son propiedad del auditor.

i) Revisión de las hojas de análisis. La revisión de las hojas de análisis deberá ser completa, sistemática y crítica y ser confiada sólo a personas que están capacitadas para determinar si la auditoría ha sido ejecutada adecuadamente.

j) Objeto de revisión. El analista no deberá considerar el proceso de revisión de hojas de análisis como un trabajo que debe ser efectuado superficialmente, sino que deberá hacerlo eficientemente pues de este modo se desarrolla uno de los propósitos de la revisión que es no sólo encontrar deficiencias, sino determinar si se ha tomado nota de cada hecho presentado para darle el mejor servicio a la empresa.

"En la revisión de las hojas de análisis se tiene la oportunidad de determinar que el examen fue hecho de acuerdo con los procedimientos de auditoría“, que se estimaron necesarios en vista de las circunstancias”.

k) Proceso de revisión. Las hojas de análisis deberán demostrar que han sido revisadas. Ya sea que aparezcan las iniciales del auditor en todas las hojas de análisis, o use marcas en el proceso de revisión. Los procesos esenciales para la revisión son los siguientes:

El cuestionario general y cuestionario por áreas deberán ser examinados cuidadosamente.

Las hojas de análisis agrupadas deberán ser verificadas para determinar si la clasificación es correcta. Cada análisis deberá ser revisado Deberá ser demostrado que se han hecho

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las pruebas necesarias Las escrituras, contratos, organizaciones, manuales, cuadros ocupacionales, deberán ser estudiados y cualquier asunto importante deberá ser considerado El significado de porcentajes, coheficientes y coeficientes rotativos, deberán ser comprobados.

l) La importancia de las hojas de análisis depende de la información contenida en ellas, con respecto al valor de los datos en los respectivos departamentos.

Unidad administrativa : Gerencia:

Fecha de inicio Fecha de terminación:

  5 4 3 2 1 0 Observaciones

1.- Breve descripción de puesto nombre, adminsitrador genereal director general, etc.              2.-Facultades del gerete general              3.- la gerencia general siguelos lineamientos              4.- ¿tiene la gerencia tiempo para planear nuevas actividades?              5.-¿se encuentra la gerencia ubicadadentro de la misma empresa              6.- realiza a gerencia juntas periodicas?              7.-¿evalua la gerencia los resultados?              

5.2 HOJA DE ANALISISEl procedimiento de la auditada aplicado a las diferentes clases de análisis, su valor no depende del grado de la información detallada contenida en los datos, sino de la importancia de los mismos.

Todos los datos deberán ser cuidadosamente analizados, para distinguir los principales de los secundarios y medir el grado de importancia.2) instrucciones de las hojas de análisis

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El auditor administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas, en los siguientes puntos:5 = Excelente. 4 = Buena.3 = Regular.2 = Deficiente. 1 = Mala.

Al efectuar la revisión de las hojas de análisis, se evaluará de acuerdo con las respuestas, calificándolas del 1 al 5 y se observará con mayor claridad el estado que guarda la empresa en el desarrollo de su administración.Posteriormente el auditor administrativo podrá aconsejar, en caso necesario, las medidas correctivas aplicables en la empresa.Por tal motivo el auditor administrativo tendrá que tener el mayor cuidado al hacer la calificación de las respuestas, agregando las observaciones que sean necesarias según el caso.

5.3 MEDICION DE LOS CUESTIONARIOS

Los cuestionarios se elaboran con el objeto de que los ejecutivos y los responsables de cada área de funciones respondan a ellos.

La evaluación de las preguntas, si se utiliza el método de puntos, puede ir por medio de una escala numérica del 1 al b o bien desde mala hasta excelente. los cuestionario son de utilidad si el auditor los valora con imparcialidad a través de un análisis adecuado en vista de las circunstancias. El análisis hecho por el auditor mediante cuestionarios proporciona la eficacia dela empresa y por consiguiente se pueden dar medidas correctivas a los puntos que se consideren débiles, tomando también en consideración los resultados obtenidos mediante la aplicación de las técnicas administrativas.

5.4 ARCHIVO CONSTANTE

Para el trabajo de auditoría administrativa se formara un archivo constante o permanente. Las ventajas del archivo constante son las siguientes:Los auditores pueden conocer rápidamente el desarrollo operacional de la empresa.

Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos, eliminando así revisiones repetidas de documentación extensa y búsquedas en pasadas hojas de análisis.

Sirve para evitar la preparación en cada revisión de hojas de análisis relativas a conceptos que han tenido poco o ningún cambio.

La visión global que se tiene del archivo constante es de utilidad para las auditorias subsecuentes, para conocer los objetivos, políticas procedimientos y operaciones de la empresa. El auditor administrativo tiene el deber de aumentar información veraz, oportuna y útil al archivo constante.

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6. EL INFORME DE AUDITORIADespués de haber analizado la información tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones. El informe indica la situación administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas.

Propósito.

Es informar en forma clara, pero concisa, él ¿por qué? Y ¿cómo? de la auditoria. Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinación de cómo redactar el documento señalado. El informe sirve para presentar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría.

Reportar condiciones Este reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar.

Marco de referencia de la acción administrativaLas recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.

Contenido de los informes de Auditoría Administrativa

Antes de iniciar la redacción de un Informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en él. Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas. Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresión.

Aclarar puntos de vista del auditorEs normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que está en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

Características

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El informe de auditoría operacional – administrativa debe contener como mínimo las siguientes características:OportunoSon emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y efectiva toma de acciones. Un informe es oportuno cuando se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en que se ha de tomar una decisión para la cual la información que se está plasmando ha de ser útil o necesaria en ese momento.

CompetenteSe refiere a presentar la información de manera que los resultados sean coherentes con los objetivos de la auditoría. Es decir que la información que estamos presentando debe cubrir con todos y cada uno de los objetivos que se fijaron al inicio de la auditoria operacional – administrativa, así como también es importante que en el proceso de la auditoria y redacción del informe no se divague en información que no sea de interés o este fuera de lugar dentro de la revisión que se pretendió desde su origen.

ObjetivoSon aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio. En este punto es importante que el auditor mantenga su independencia profesional para realizar un informe en el que se plasmara únicamente lo que sucede sin que se desviara la información o trate de encubrirse alguna acción por tratar de cubrir interés ajeno a el mejoramiento de la entidad.

ClaroSon aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo. Esta característica es sumamente importante ya que el informe se distribuye para gente que seguramente no tiene conocimientos del área contable, por lo que debe cuidarse el vocabulario a emplearse y la manera de redactar el informe evitando así malos entendidos o distracciones al lector por falta de comprensión al tener una mala redacción.

ConcisoVan al grano, se evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor número de palabras posible. Es necesario que un informe además de ser claro sea muy explicito, la redacción debe dirigirse directamente al asunto u observación a tratar, sin que se extienda o divague con situaciones que no van conforme al asunto que se está tratando.

SencilloSe debe emplear un vocabulario sencillo para que el informe adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un seguido aumento de eficacia y atracción. Esta característica se relaciona con los puntos anteriores, ya que además de utilizar un lenguaje claro y entendible se debe dar el toque profesional y personal para resaltar aquello de mayor importancia.

ConstructivosComo resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido. Es importante que la redacción del informe se realice de tal manera que lo que se plasme en este, sirva a la entidad a través de lo que se trasmite a las personas

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que se encuentran dentro de ella, y que son capaces de cambiar o tienen la autoridad necesaria para decidir la mejor opción. Es decir el informe debe utilizarse para mejora de la entidad.

IntegridadSe debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa sobre las situaciones encontradas, las conclusiones y recomendaciones. Es importante, que de cada observación hecha o tema a tratar se cuente con todo el respaldo necesario y la convicción de lo que se está diciendo es lo correcto o bien, los cambios que se proponen son los que deben hacerse.

RelevanciaSe refiere a incluir solo los hechos de importancia que repercutan en la operación del área auditada. En esta característica es necesaria la experiencia del auditor para que determine la importancia de cada observación hecha o a tratar con los directivos, ya que incluso en determinado momento se pueda comentar con las personas indicadas antes de presentar el informe a criterio del propio auditor, además de que no debe desviarse del objetivo de la auditoria, al reflejar situaciones que nada tienen que ver con el tema de estudio expuesto.

Como ya se ha comentado la redacción del informe debe tener lógica de lo que se está tratando, se recomienda iniciar con puntos más complejos y terminar con aquellos más sencillos que no representan mayor problema.

Además de que el principal convencido de todo lo que se ha plasmado debe ser todo el personal que participo en el trabajo de auditoria al contar estos con la experiencia y el conocimiento de todo el trabajo realizado.

UtilidadEs aportar elementos que contribuyan a una mejor administración, utilización y optimización de los recursos de la empresa. Esta característica puede resultar repetitiva, mas sin embargo es importante recalcar que todo aquello que se plasme en el informe y que se haga en el proceso de auditoría deberá servir y/o ser funcional para cumplir con los objetivos de la empresa, logrando que esta crezca, ya que de lo contrario no le funcionara a la entidad y será un trabajo sin resultados que al contrario de ayudarla a crecer hará cada vez mas débil a la entidad.

Estructura

En cuanto al contenido del informe, es de aceptación generalizada que, a diferencia de los informes de auditoría contable, hasta la fecha el informe de la auditoría operacional - administrativa no ha desarrollado un formato único con carácter universal.

Sin embargo, el contenido del informe debe estar íntimamente relacionado con el propósito de la auditoría operacional - administrativa, que siempre será el

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mejoramiento de la administración de una organización, por tanto, su evaluación se circunscribe al proceso administrativo, y el informe debe seguir este enfoque.

Independientemente de la portada y el índice, esenciales en todo trabajo, las partes que en general debe contener el informe son:

IntroducciónEn la introducción, deberán mencionarse aspectos como el propósito de la auditoría operacional - administrativa, que siempre será el mejoramiento de la administración; el objetivo, que siempre será la administración o proceso administrativo, y los elementos o áreas especificas sobre las que se llevó a cabo la auditoría, las cuales pueden ser muy variadas y de complejidad diversa, pudiendo ir desde un elemento de planeación, como un procedimiento; un elemento de organización, como la descripción de un puesto; un elemento de dirección, como la comunicación de las órdenes; un elemento de control, como la medición de algún resultado; hasta la evaluación del sistema administrativo global de la empresa, así como la mención de la salvaguarda de la responsabilidad del auditor; ya que esta se limita a expresar una opinión sobre las observaciones encontradas en los procesos y funciones de las áreas auditadas.También pueden mencionarse, en forma general y si el trabajo lo amerita, la metodología y herramientas empleadas, los problemas de índole operativa encontrados durante el trabajo de auditoría.

Resultados y recomendaciones del diagnóstico administrativoSi por la amplitud de la auditoría, ésta ameritó un diagnóstico administrativo previo, entonces el informe deberá contener dichos resultados.

Estos resultados hablarán en términos generales sobre las deficiencias y/o aciertos encontrados en la administración general del departamento, división o empresa. Una vez planteado esto, se harán las recomendaciones pertinentes al respecto, también en términos generales. Ejemplo de los asuntos tratados en este informe serían los siguientes:1. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la planeación.2. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la organización.3. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la dirección.4. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en el control.

Resultados y recomendaciones de la investigaciónDel estudio profundo de la administración del área investigada, sea ésta un simple método o todo el sistema administrativo de la empresa, se presentan los resultados y recomendaciones específicas para corregir las desviaciones y/o deficiencias encontradas en ellas.Ejemplos de algunos aspectos referidos a las recomendaciones serían:

1. Los pasos que deben seguirse en un nuevo procedimiento.2. La nueva técnica que va a usarse en un método de trabajo.3. La orientación que deben tener ciertas políticas.4. La relación de autoridad que debe darse entre dos departamentos.5. Las nuevas funciones que debe desempeñar una sucursal.6. El sistema de incentivos que se implementará entre los empleados.7. El tipo de liderazgo que se recomienda para la gerencia de piso.

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Todos estos asuntos quedan circunscritos en alguna fase del proceso administrativo, que siempre será el marco referencial.

AnexosLos anexos son muy importantes porque vienen a apoyar la información vertida en los temas anteriores. Este apoyo se da en forma de explicaciones ampliadas, gráficas representativas, descripciones detalladas, tipos de instrumentos empleados, listado de personas participantes, glosario de términos, entre otros. No se considera necesario ni prudente anexar los instrumentos específicos que fueron utilizados, ya que estos son propiedad intelectual del auditor. El auditor debe cuidar y evaluar todos sus papeles de trabajo, de éstos dependerá parte del éxito en su examen practicado. Los anexos son copias fieles de aquellos documentos que, por muy sencillo que parezcan, nos darán mucha información y apoyo al dictaminar o informar sobre hechos relevantes o desviaciones encontradas.

7 IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES (Seguimiento)

La implementación de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origino la auditoría administrativa. Aquí se aplicaran las medidas de mejoramiento administrativo.La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoria; se realiza en 3 fases:

a) Preparación Del ProgramaDeterminar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realizaciónEstablecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la implementaciónEstimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipoDelimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución

b) Métodos De ImplementaciónMétodos instantáneos: refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente

Método del proyecto piloto: realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global

Método en paralelo: representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores

Método parcial o por aproximaciones sucesivas: selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos, procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

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c) Integración De RecursosUna vez estructurado el programa de implementación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Después, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implementación, y en su caso, el acondicionamiento físico de la instalaciones.

Por último, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementación, se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución

ANEXOS

1. REPRESENTACIÓN GRAFICA DEL PLAN GENEREAL DE AUTITORIA ADMINISTRATIVA

Para la descripción grafica del plan general y de los programas específicas de la investigación, se recomienda utilizar graficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las técnicas de cambio clínico (C.P.M) y técnicas de programación, evaluación y revisión (PER T). Y también los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

2. ACTIVIDADES EN UN ESTUDIO DE AUDITORIA ADINISTRATIVA

1.-Definición del objetivo del estudio2.- Investigación preliminar3.- Autorización de la auditoria administrativa 4.- Elaboración del plan general de trabajo 5.-Recopilación de datos6.- estudio de sistemas en otra empresa7.- estudio de literatura técnica8.-Resumen de la investigación obtenida9.-Análisis de los datos 10.-Formulación del informe 11.-Apreciación de la empresa12.-Formulación de conclusiones y recomendaciones13.-Presentación del informe14.-Toma de decisiones por la dirección 15.- Implantación de recomendaciones

3. EJEMPLOS DE CUESTIONARIOS EN UN ESTUDIO DE AUDITORIA ADINISTRATIVA

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CUESTIONARIO POR AREA (CA)Departamento:

RELACIONES INDUSTRIALES Jefe del departamento Auditor

I.PLANES Y OBJETIVOS

¿Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos?¿Están esos planes y objetivos coordinados con los otros departamentos?¿Existe una clara comprensión de los objetivos en cuanto a factibilidad y sensatez? ¿Está por entero de acuerdo la dirección general con los planes y objetivos del departamento?¿Que aspectos deben considerarse para mejorar los planes y objetivos del departamento?

II.ESTRUCTURA ORGANICA

¿Se cuenta con un organigrama y esta actualizado?¿Es la estructura orgánica lógica y eficaz?¿Se delegan adecuadamente y se definen claramente los varios deberes y responsabilidades?¿Hay eficacia en las líneas de autoridad desde el punto de vista del control?¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar mejor las actividades?

III.POLITICAS-SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

¿Cómo se determinan las políticas relativas a las relaciones industriales?¿Están actualizadas las políticas y por escrito?¿Qué disposiciones se han tomado para asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas?¿Cuál es la política con respecto a ascenso y traslados?¿Existen controles apropiados en lo que concierne a salarios?

IV.PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

Hacer un estudio completo de las actividades de cada empleado.¿Se utiliza al máximo el personal?, en caso contrario. ¿Cómo podría lograse?¿Se proporciona suficiente orientación y adiestramiento a los empleados de nuevo ingreso?¿Se emplean especialistas en relaciones industriales?¿Cuál es el índice de rotación del personal?

V. DISPOSICION GENERAL Y RECURSOS FISICOS Preparar un plan general de distribución de espacio de oficina, mobiliario y equipo.¿Está distribuida la oficina de manera que se aproveche al máximo el espacio y que las áreas de trabajo sean eficientes?¿En qué estado se encuentra el mobiliario y equipo? Descríbase el equipo especial e indique si se utiliza al máximo

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¿Puede mejorarse el equipo?

VI.OPERACIONES Y METODOS DE CONTROL

Se tiene presente la adecuación, claridad y prontitud de los informes a la dirección?Se cuenta con métodos apropiados para satisfacer las necesidades del trabajo procedentes de fuentes internas y externas?Existen y se practican controles adecuados para registrar de carácter confidencial ¿Existen embotellamientos? ¿Qué se está haciendo para eliminarlos?Que se necesita para aumentar la eficiencia del departamento?

4. FASES DE DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En el desarrollo de la auditoria los elementos vitales son la investigación y el análisis dentro de un marco conceptual sólidamente elaborado. No puede haber ningún procedimiento mecánico de quitar y poner.En la figura se muestran elementos de la fase de desarrollo de una auditoria administrativa.

5. Procedimientos normativos relativos a la planeación de la auditoria.

Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer:Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar.

Recopilación de datos

Cuestionarios entrevistas planeadas hojas de análisis

Técnicas de análisis

Análisis de datos

Presentación final del informe

Graficas documentos informes

Resumen de la información

obtenida

Exposición del informe a los responsables

Formulación del informe

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Las características particulares e la empresa cuy información se examina, incluyendo dentro de este concepto las características de operación, sus condiciones jurídicas y el sistema de control interno existente.

La planeación de la auditoria puede verse afectada dependiendo del fin específico del trabajo a realizar; por ejemplo la adquisición de un negocio, la solicitud de un crédito bancario, la realización de unas emisiones de obligaciones, etcétera.

La planeación implica prever cuales procedimientos de auditoria van a emplearse, la extensión y oportunidades en que van a ser utilizadas y el personal que debe intervenir en el trabajo.

Una vez obtenida la información necesaria, el auditor va a prever cuales procedimientos vas a emplearse, la extensión y la oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo.

El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria.El resultado de la planeación de la auditoria se refleja finalmente en un programa de trabajo. Este es enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimiento de auditoria que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar, la oportunidad con que se han de aplicar y la asignación del personal.

Puede suceder que la planeación de una fase concreta del trabajo no pueda realizarse detalladamente sino que hasta un momento posterior. Cuando esto no afecta substancialmente a los planes para otras fases del trabajo, se puede diferir la planeación detallada de cualquier parte de la auditoria y comenzar el trabajo sobre otra fase de la misma. En resumen, podemos decir que no es necesario para una fase de trabajo de auditoria, que estén planeadas detalladamente todas las fases de ella, aunque si es necesario que esté planeada en lo general toda la auditoria y en particular la fase concreta que se va a desarrollar.

La planeación de la auditoria no puede tener un carácter rígido. El auditor debe estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando los resultados mismos del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones o ampliaciones a los programas previamente establecidos.

La planeación no debe entenderse únicamente como una etapa inicial anterior a la ejecución del trabajo, sino que esta debe continuar a través de todo el desarrollo de la auditoria. De igual manera, la supervisión no debe entenderse como una etapa final, sino que se inicia desde la planeación misma en la medida en que esta se delegue en otras personas.

PROPUESTA TÉCNICA

Naturaleza. Tipo de auditoría que se pretende realizar Alcance. Área (s) de aplicación Antecedentes. Recuento de auditorías anteriores Objetivos. Logros que se pretenden alcanzar Estrategia. Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de

recursos Justificación. Demostración de la necesidad de instrumentarla Acciones. Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución Recursos. Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

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Costo. Estimación global y específica de recursos financieros necesarios Resultados. Beneficios que se espera obtener

Información complementaria. Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo

PROGRAMA DE TRABAJO Identificación. Nombre del estudio Responsable(s). Auditor a cargo de su implementación Área(s). Universo bajo estudio Clave. Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos Actividades. Pasos específicos para captar y examinar la información Fases. Definición del orden secuencial para realizar las actividades Calendario. Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase Representación gráfica. Descripción de las acciones en cuadros e imágenes Formato. Presentación y resguardo de avances Reportes de avance. Seguimiento de las acciones Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avances.

BIBLIOGRAFIA.

Normas y procedimientos de auditoria. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A, C, decimotercera edición, enero de 1993 pág. 3040.

Auditoria administrativa. Enrique Benjamín Franklin Fincowsky. EDITORIALES D.A DE C.V PAG.61

http://www.clubensayos.com/Negocios/Implementacion-De-Recomendaciones/1356758.html

La auditoría administrativa José Antonio Fernández Arena.