PROCESO: CÓDIGO: HSEQ.1 VERSIÓN SUBPROCESO: … FLOTA SUGAMUXI... · 2019-09-05 · EJ. HSEQ.1...

CARACTERIZACIÓN

PROCESO: GESTIÓN HSEQ

CÓDIGO: HSEQ.1

VERSIÓN: 2

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LOS

PROCESOS DE LA EMPRESA

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 09/07/2019

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Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente

A. OBJETIVO

Establecer las directrices que deben cumplirse para la elaboración, actualización y seguimiento de los

procesos, así como el manejo de la información generada por los mismos, con el fin de estandarizar

su administración, asegurando que la creación, modificación, distribución y almacenamiento de los

documentos de los procesos que son controlados de acuerdo con los requisitos del Sistema y de la

Norma ISO 9001, así como su continuo mantenimiento.

B. ALCANCE

El proceso Inicia con la Creación de procesos y finaliza con la ejecución de la disposición de los registros y es aplicable a todo el sistema de Flota SugamuxiS.A. C. RESPONSABLE

Personal designado en cada proceso

Ingeniero de calidad de procesos

D. REQUISITOS

- Norma ISO 9001

E. POLÍTICAS

POLÍTICAS DE CONTROL, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Cada uno de los responsables de procesos, subprocesos y actividades es responsable de verificar

la conformidad de los documentos que utiliza de acuerdo a la ejecución real, y asegurara el

cumplimiento de la normatividad legal aplicable.

Los documentos deberán ser revisados cuando existan cambios de responsabilidades, cambios de

versión, por solicitud de una auditoria, cambio en el proceso, cambio en la tecnología utilizada,

cuando el proceso sea racionalizado o a causa de una acción de mejoramiento.

El cambio de versión del documento está determinado por la magnitud del ajuste a realizar.

Cuando se considere que la modificación no afecta sustancialmente el contenido y el alcance del

documento como: errores de ortografía, redacción, invertir secuencia de actividades, no se cambia

la versión y surte todos los efectos para formalizar el documento en tal caso se modifica solamente

la fecha de la última revisión. Pero si la actualización del documento comprende cambio de

nombre de documento, modificación del objeto o alcance, eliminación de actividades, cambio del

indicador, entre otros, procede el cambio de versión.

Cada vez que se requiera, los responsables de las actividades de los procesos deberán revisar los

documentos y de ser necesario solicitar creación, modificación o eliminación del documento.

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Los responsables de la creación, modificación o eliminación de los documentos serán los

responsables de las actividades donde se manejan estos documentos o registros, el responsable

de la revisión será del Jefe Inmediato y el responsable de la aprobación es el Responsable de

Proceso al que pertenecen o el Gerente General.

En caso de no recibir contestación de la aprobación del documento por parte del responsable del

proceso dentro de los 5 días hábiles contados a partir de la fecha en que se envíe la notificación

para la validación se procederá a dar por aprobado, notificar su publicación y subir la información

al aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad.

Los documentos del sistema de gestión deberán estar debidamente identificado como lo solicita

este procedimiento, además del título, los documentos controlados deben tener código, fecha de la

última revisión y numero de versión fácilmente identificables.

Con una periodicidad de máximo un año los documentos donde se describan procesos,

subproceso o actividades del sistema de gestión, y los perfiles y manual de funciones de cargo

deben ser revisados por los responsables de los procesos, la revisión no implica necesariamente

el cambio de versión del documento, si no tiene cambios únicamente se actualiza la fecha de

revisión o aprobación y se deja registrada la revisión en el control de cambios.

Elaboración de instructivos, Guías, Manuales, Normas, Programas

Para la elaboración de Instructivos, Manuales, Guías, Normas, Planes y Programas que soportan

la ejecución de los procesos o procedimientos del sistema de gestión de Flota Sugamuxi S.A. se

deben considerar si él es una herramienta efectiva para la dependencia que lo solicita, estos

documentos deben tener siempre tres (4) elementos mínimos: Encabezado, Cuerpo, Control de

cambios, Aprobaciones.

Encabezado: Como mínimo contiene el logo de Libertadores, el titulo del formato, fecha de

elaboración, versión, código y paginación del documento

LOGO AUTORIZADO NOMBRE DE LA GUÍA

Código: XXXX

Versión: x

Fecha: xxxxx

Página x de x

Cuerpo: Es el contenido del documento, este debe contener mínimo Objetivo, Alcance,

Definiciones, Referencias normativas y el resto del contenido es libre de acuerdo a las

necesidades de documento.

Control de Cambios: Tabla en la cual deben quedar registrados cualquier modificación en el

documento debe contener la versión, Fecha, Cambios realizados, y el responsable de estos.

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS

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Aprobaciones: Para asegurar que el documento se encuentra vigente y aprobado en los puntos

de uso se relaciona los responsables de revisar y aprobar en la parte final.

ELABORADO REVISADO APROBADO:

Elaboración de formato

Para la elaboración de los formatos que hacen parte del sistema de gestión de la empresa se

deben considerar los siguientes aspectos.

- Analizar si el formato es una herramienta efectiva para la dependencia que lo solicita

- Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia

objetiva de la realización de una actividad o tarea

- Los tamaños de los formatos son acordes a las necesidades propias de cada formato en las

distintas aplicaciones y ya sea que este impreso o en el sistema.

Formatos en Aplicaciones de Software (Digitales): Para los formatos incorporados en

aplicaciones de informática, aunque se propenda por una normalización priman las necesidades

específicas del usuario y de la aplicación misma.

Formatos Elaborados por Terceros (Imprenta): Son aquellos de uso masivo y generalizado

por varias dependencias, su contenido es diseñado acorde con las necesidades del formato y del

proceso mismo donde interviene, no obstante, debe contener como mínimo: Logo de la empresa

(Autorizado), Titulo del formato, versión, fecha de aprobación y código.

Formatos Internos: Son aquellos formatos que satisfacen las necesidades particulares de

una dependencia, su producción no es masiva y se realizan por medio impreso o magnético, cada

dependencia establece los criterios para la elaboración, conservando lo siguiente:

Encabezado: Como mínimo contiene el logo de la empresa y el título del formato.

Cuerpo: Es el contenido del formato

Identificación: En el pie de página o encabezado se debe colocar código, la versión y la fecha de

aprobación del formato.

Los cambios de los documentos que describen procesos y subprocesos se controlan a en una

tabla al final de cada documento en donde se deben describir la justificación de los cambios.

El estado de revisión de los documentos será controlado en las caracterizaciones de los

subprocesos a los que pertenecen, adicionalmente todos los documentos normalizados estarán

relacionados en el Listado Maestro de documentos.

Los procedimientos (actividades) serán controlados en las caracterizaciones de los subprocesos a

los que pertenecen.

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Si es necesario tener un documento impreso (diferente a los formatos) en el punto de uso este se

relacionará en la notificación de entrega y será marcado con un sello de COPIA CONTROLADA,

todo documento impreso que no posea este sello se considera COPIA NO CONTROLADA.

Cualquier caracterización de proceso, subproceso o procedimiento documentado impreso que se

encuentre fuera de la intranet y/o aplicativo de documentación de la empresa será considerado

como COPIA NO CONTROLADA, existen adicionalmente copias no controladas, las cuales

podrían ser distribuidas a personas externas de la entidad por solicitudes de información o

consultas, estas copias están identificadas con un sello de “COPIA NO CONTROLADA”, sobre

estas no hay responsabilidad de actualización.

Si corresponde la eliminación de un documento, se conserva el obsoleto en medio magnético y se

ubica en el disco duro del computador del Departamento de Calidad y se elimina el físico de la

carpeta del Sistema de Gestión y los puntos de uso (si aplica).

Los documentos de origen externo que sean procedimientos o instrucciones de trabajo que sean

incluidos al sistema de gestión se registraran en el Listado Maestro de documentos identificando

su origen como EXTERNO, las normas de tipo obligatorio (legal) o que la empresa acoja como de

obligatorio cumplimiento por su incidencia en las operaciones y demás actividades de la empresa

se registran en el Listado maestro de requisitos legales.

Con el fin de asegurar que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en todos los

puntos de uso, la información del “Listado Maestro de Documentos” y e l“Listado maestro de

requisitos legales” se puede consultar desde cualquier computador conectado a la red ingresar

con el usuario y contraseña asignados tal y como se describe en el documento FS.038 Acceso al

Manual de procedimientos de la empresa.

Los documentos del sistema de gestión serán identificados de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN CÓDIGO

Para documentos que describen procesos se utilizaran

letras mayúsculas seguidas.

EJ. HSEQ

Corresponde al proceso de Gestión HSEQ

Para documentos que describen subprocesos se

utilizara la codificación del proceso seguido de punto y

un numero de un digito (teniendo en cuenta el

consecutivo)

EJ. HSEQ.1

Corresponde al subproceso de

Administración documental de procesos

Para documentación de actividades o procedimientos

se utilizará la codificación del subproceso al que

pertenece seguido de punto y un número de un digito

(teniendo en cuenta el consecutivo).

EJ. HSEQ.1.1

Corresponde al procedimiento de Control

de documentos del subproceso de

Administración documental de procesos

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del proceso de Gestión HSEQ

Para Documentos Internos (Formatos, Guías,

Instructivos) se utilizarán las letras mayúsculas FS

(Flota Sugamuxi) seguido de punto un numero de tres

dígitos (teniendo en cuenta el consecutivo).

EJ. FS.001

Corresponde al Formato para

Caracterización de un proceso

POLÍTICAS PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN QUE SE DEBE MANTENER O

CONSERVAR COMO EVIDENCIA O REGISTROS

El cumplimiento del procedimiento y las políticas de la Información que se debe mantener o

conservar como evidencia o Registros es responsabilidad de todos quienes hagan uso y generen

registros que estén declarados en la caracterización del subproceso.

El jefe de cada área debe garantizar que los registros de su área permanezcan legibles, y

adecuadamente diligenciados.

Los registros que deban ser llenados a mano se lo hará en esfero, no con lápiz.

Se prohíbe que los registros y documentos presenten tachaduras, enmendaduras, remarcados y

anotaciones sobreescritas, de ser realmente indispensable corregir algún dato, se marcará el dato

erróneo con una línea, se escribirá el dato correcto al frente.

Los espacios de los registros que queden en blanco, deberán cruzarse con una diagonal.

Los registros en medio físicos serán protegidos en archivadores o estantes (algunos bajo llave) al

que solo tienen acceso las personas con acceso o autorizadas, proporcionando un entorno

adecuado para evitar su deterioro, daño o pérdida.

Los registros en medio magnéticos serán protegidos con la aplicación de políticas de seguridad,

antivirus, copias de seguridad y accesos restringidos (protección contra escritura o guardados en

formato pdf), establecidos y aplicados por la oficina de sistemas.

La identificación de los registros, así como el tipo y lugar de almacenamiento y recuperación, tiempo

de retención en archivo de gestión y archivo central y disposición final se define en la

caracterización de los subprocesos alos que pertenecen.

La notificación de los cambios realizados al sistema de gestión se lo hará por correo electrónico.

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F. ACTIVIDADES

El Subproceso de Administración documental de procesos está compuesto por las siguientes

actividades:

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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /

RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD

Todos los procesos

Solicitud de requerimiento de

empleados

Necesidades de modificaciones

Elaboración de Procesos

Elaborar los procesos del sistema de gestión que

reflejen las actividades que se desarrollan en la empresa

Caracterizaciones de procesos,

Caracterizaciones de subproceso

Diagrama de Flujo Indicadores

Registros y Formatos

Todos los procesos Según

Requerimientos

Todos los procesos Solicitud de creación o

modificación de documentos del sistema

Actualización de procesos

Mantener actualizados los procesos del sistema de la

empresa

Procesos Actualizados Caracterizaciones de

procesos y subprocesos actualizados

Procedimientos Actualizados

Indicadores Actualizados Registros y Formatos

Actualizados

Todos los procesos Según

Requerimiento

Todos los procesos Solicitud de creación o

modificación de documentos del sistema

Control de Documentos

Verificar el manejo de documentos controlados

utilizados en los procesos de la empresa

Documentos controlados verificados y actualizados

Todos los procesos Trimestral

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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /

RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD

Todos los procesos Caracterización del

proceso Control de registros

Verificar el manejo de los registros utilizados en los

procesos

Ejecución de las actividades de los

registros Todos los procesos Diario

G. INDICADORES

Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)

H. REGISTROS CONTROLADOS

IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

FS.010 Solicitud de creación

o modificación de

documentos del sistema de

gestión

ARCHIVO MAGNÉTICO

Disco duro computador

departamento de calidad

Carpeta registros / documentos modificados / Por fecha de Solicitud

Abierto Perpetuo N/A

Respaldo en el computador del


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ALMACENAMIENTO

ACCESO



ARCHIVO CENTRAL

Memorando/mail de

divulgación de reuniones o

divulgación de actualización

de documentos

PAPEL

O

ARCHIVO MAGNÉTICO

Archivador / Oficina de

Calidad

o

Correo Ingeniero de

procesos

AZ Correspondencia / por

año

o

Correo electrónico / Por

Fecha

Abierto Un año No se envía Eliminación

FS.006 Caracterización de

Proceso actualizada ARCHIVO

MAGNÉTICO

Disco Duro computador de calidad

Aplicativo documentos

Carpeta Manual de procesos / Por Proceso

Abierto Hasta cuando se publique nueva

versión N/A

Carpeta Obsoletos / computador


FS.007 Caracterización del

Subproceso actualizada ARCHIVO

MAGNÉTICO





versión N/A



FS.010 Solicitud de creación

o modificación de documento

PAPEL

O

ARCHIVO MAGNÉTICO

Archivador / Oficina de

Calidad

o

Correo Ingeniero de

procesos

AZ Cambios en

documentación / por

solicitud de cambio

o

Correo electrónico / Por

Fecha

Abierto Un año No se envía

Eliminación

Respaldo en disco duro de computador oficina de calidad / carpeta Registros /

Control de

FS.013 Hoja de

levantamiento de información

de proceso

PAPEL Archivador / Oficina de Calidad

AZ Cambios en documentación / Por solicitud de cambio

Abierto Dos años No se envía

Eliminación

Respaldo en disco duro de computador oficina de calidad / carpeta Registros /

Control de documentos

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ALMACENAMIENTO

ACCESO



ARCHIVO CENTRAL

FS.008 Flujograma de

Procedimiento ARCHIVO

MAGNÉTICO





versión N/A



Formatos ARCHIVO MAGNÉTICO



Carpeta documentación SGC


versión N/A



Listado maestro de

documentos ARCHIVO

MAGNÉTICO



Carpeta Manual de procesos

Abierto Vigencia el Sistema

de gestión N/A N/A

I. DOCUMENTOS CONTROLADOS

CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN

FS.006 Formato caracterización de proceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la

Organización

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FS.007 Formato caracterización de subproceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la

Organización

FS.008 Formato flujograma de proceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la

Organización

FS.009 Listado maestro de documentos 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la

Organización

FS.010 Solicitud de creación o modificación de documento 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la

Organización

FS.011 Hoja de levantamiento de información de proceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la

Organización

FS.019 Listado Maestro de Requisitos Legales 2.0 19/03/2015 Todos los miembros de la

Organización

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J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS

DEFINICIONES

Información: Datos que poseen significado.

Documento: Información y su medio de soporte (formato, especificación,

procedimiento, plano, informe). Nota: el medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra

patrón o combinación de estos.

Información documentada: Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporcionar

evidencia de actividades realizadas.

Identificación de un registro: Especifica la manera de reconocer y

relacionar de una manera única e inconfundible los registros que se deben

controlar (nombre, código, versión (lo que aplique).

Almacenamiento de un registro: Especifica el quien, donde y como se

deben almacenar los registros de tal manera que se garantice su integridad,

protección y recuperación. Está conformado por los siguientes atributos:

- Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada

caso: En papel, en archivo magnético, microficha, cintas, CD, entre otros.

- Lugar: Determina el sitio de almacenamiento de tal manera que se

garantice la conservación del registro y de la información. Ej. Puede

conservar en archivador, gaveta, disco duro entre otros.

- Clasificación: Acción de organizar los registros de acuerdo a un criterio

definido. Especifica la manera como se deben organizar los registros para

facilitar su almacenamiento y posterior recuperación de una manera ágil,

depende de cada caso. Se puede tener en cuenta la manera de archivar

por ej. Por consecutivo, por orden cronológico, por orden alfabético, por

proveedor, por fecha, por tipo de servicio/producto, etc.

Acceso a un registro: Conjunto de medidas establecidas para consultar los

registros de solamente a las personas autorizadas. Aplica para los registros

que se llevan en papel y para los registros que se llevan en bases de datos.

Tiempo de retención de un registro: Específica por cuánto tiempo se deben

conservar los registros, se debe considerar su almacenamiento tanto en

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archivo inactivo (si aplica). Igualmente se debe tener en cuenta lo estipulado

en las tablas de retención documental.

Disposición de los registros: Acción a tomar sobre los registros cuando se

ha cumplido su tiempo de retención establecido por cada proceso del sistema

integrado de gestión. Ej, Eliminar (se puede destruir mediante picado o

incineración), Reciclar, Botar, Regalara, microfilmar, escanear y mantener a

perpetuidad.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

1.0 12/01/2015 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión y la gestión por procesos.

Ing. Cesar Silva

2 18/06/2018 Se revisa el documento con la norma ISO 9001:2015, se ajustan definiciones y se aclara control de registros con información que debe mantenerse o conservarse.

Ing. Cesar Silva

2 09/07/2019 Revisión y actualización de los documentos controlados Ing. Fabián Rodriguez

APROBACIONES

ELABORADO REVISADO APROBADO

Ing. Cesar Eliseo Silva Pérez Coordinador de Calidad

Ing. Fabián Rodriguez Coordinador de Calidad

Ing. Oscar Javier Cuadros Quiroz Gerente General

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