1

PRIMERA ETAPA Elaboración del Plan de

Objetivos y Metas SEGUNDA ETAPA

Documentación e implementación del Sistema de Gestión.

TERCERA ETAPA Revisión y certificación del

Sistema de Gestión.

2

Elaboración de la Estrategia de la Organización

Elaboración del Organigrama y Manual de Funciones de la organización

Elaboración del Mapa de Procesos

3

Visión. Misión. Valores. Política de Gestión (Calidad). Objetivos estratégicos.

4

Debe contener los siguientes aspectos: Futuro deseado. El alcance geográfico. En que momento. Ventaja a aprovechar para lograr dicha

visión.

5

Se trata de la imagen de lo que deseamos que sea nuestra organización en el futuro, de forma realista y atractiva: pensar el futuro en presente, de modo que sepamos hacia dónde queremos llevar nuestra organización, cómo queremos que nos vean nuestros clientes y la sociedad en general.

6

Debe contener los siguientes aspectos Compromiso con los clientes. Alta calidad de productos y servicios. Mejoramiento continuo. Ventajas y diferencias con los

competidores que permitan atraer y mantener clientes.

7

Consiste en cómo conseguiremos llegar a dar esa imagen que deseamos para el futuro. Es decir, qué camino se debe realizar para llegar a la visión que se plantea de la organización.

8

Son el conjunto de características y cualidades que buscamos en la personas que trabajan con nosotros, y que nos facilitarán llegar a la visión y seguir la misión que hayamos definido.

9

Debe contener lo siguiente (Requisito 5.3 ISO 9001:2000) Definir el negocio. Compromiso de cumplir requisitos y

mejorar continuamente los procesos. Da el marco de referencia para los

objetivos estratégicos.

10

Debe reflejar la manera actual de trabajar.

Debe incluir al Representante de la Dirección.

Debe estar en función de la organización y no de personas.

Debe ser aprobado por la Gerencia General

11

GERENCIA GENERAL

GERENCIA GENERAL

LOGISTICALOGISTICA

PRODUCCIONPRODUCCION

VENTASVENTAS

GESTIÓN DECALIDAD

GESTIÓN DECALIDAD

ADMINISTRACIONADMINISTRACION

COMPRASCOMPRAS

ALMACENESALMACENES

TRANSPORTESTRANSPORTES

ACONDICIONADOACONDICIONADO

PULIDOPULIDO

ACABADOSACABADOS

CONTROL DECALIDAD

CONTROL DECALIDAD

PUBLICIDADPUBLICIDAD

MARKETINGMARKETING

RECURSOSHUMANOS

RECURSOSHUMANOS

CONTABILIDADCONTABILIDAD

COBRANZASCOBRANZAS12

Explica de manera resumida las funciones de cada una de las posiciones del organigrama.

Incluye objetivos, responsabilidades y atribuciones de las posiciones.

Debe ser aprobado por la Gerencia General.

13

Refleja todos los Procesos que se realizan dentro de la organización y la interrelación entre ellos.

En una primera etapa es un documento preliminar.

Debe incluir los aspectos estratégicos, mejora continua y gestión de recursos (humanos e infraestructura) 14

No intentar diagramarlo en una sola hoja.

En nivel de detalle dependerá del alcance del Sistema de Gestión.

Debe ser aprobado por la Gerencia General.

15

16

GESTIÓN DERECURSOS

GESTIÓN DEPRODUCTOS

GESTIÓN DE LAMEJORA

CONTINUA

GESTIÓN DE LAESTRATEGIA

DEL NEGOCIO

RECURSOSNECESARIOS

RECURSOS NECESARIOSY AMBIENTE DE TRABAJO

NO CONFORMIDADESE INDICADORES

INFORMACIÓN PARALA DIRECCION

CLIENTES PEDIDOS

CLI

EN

TE

S

PRODUCTOSSOLICITADOS

QU

EJA

S Y

SU

GE

RE

NC

IAS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

CLIENTES

REVISION DEL SISTEMA DEGESTION DE CALIDAD

ESTABLECIMIENTO DE LA VISIONY MISION DEL NEGOCIO

ELABORACION Y REVISION DEPOLITICA DE CALIDAD YOBJETIVOS DE CALIDAD

DISEÑO DE ESTRATEGIAS,OBJETIVOS Y METAS

DISEÑO Y PLANIFICACION DEPROCESOS DE GESTION

COMUNICACION DE LOSOBJETIVOS Y LAS

RESPONSABILIDADES

ESTABLECIMIENTO DE LASRESPONSABILIDADES Y

JERARQUIAS

VISION Y MISIONDEL NEGOCIO

POLITICA DE CALIDAD YOBJETIVOS ESTRATÉGICOS

ACUERDOSDE LA

REVISION

NECESIDADES YEXPECTATIVAS DE

CLIENTES YPARTES INTERESADAS

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

MANUAL DE ORGANIZACION,FUNCIONES Y PERFILES

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS. RESPONSABILIDADES Y

JERARQUIAS DENTRO DE LOSPROCESOS

PLAN DEOBJETIVOS

Y METAS

MAPA DE PROCESOS

PLAN DEOBJETIVOS

Y METAS

GESTIÓNESTRATEGICA

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CLIENTES COMERCIALIZACION

IMPORTACIONES

DISEÑO

COMPRAS LOCALES

ALMACENAMIENTO DEMATERIA PRIMA

PLANIFICACION

PRODUCCION

ALMACENAMIENTO DEPRODUCTOS TERMINADOS

DESPACHO

BASES OPEDIDOS

REQUERIMIENTOSDE LOS CLIENTES

NECESIDADES

INSUMOS ADQUIRIDOS

INSUMOS PARALA PRODUCCION

PRODUCTOSTERMINADOS

PRODUCTOSTERMINADOS

NECESIDADES

INSUMOS ADQUIRIDOS

OR

DE

N D

E P

RO

DU

CC

ION

OR

DE

N D

E P

RO

DU

CC

ION

OR

DE

N D

E P

RO

DU

CC

ION

OR

DE

N D

E P

RO

DU

CC

ION

REQUERIMIENTOS

ESPECIFICACIONES

ESPECIFICACIONES

PRODUCTOSSOLICITADOS

GESTION DE LOS PRODUCTOS

18

Son aquellos Procesos que inciden en mayor grado en la consecución de los objetivos.

Se determinan por consenso de los participantes de cada proceso.

Es muy importante la participación de la Gerencia General

19

Consiste en asignar un responsable a cada Proceso determinado.

La asignación es a la posición del Organigrama y no a la Persona.

Debe ser difundido a todo el personal de la organización.

20

En coordinación con cada responsable de Proceso se establecen los objetivos específicos para dicho Proceso.

Se realiza entre el Gerente General y el Responsable del Proceso.

Debe ser difundido entre el personal del Proceso.

21

Se debe asignar el respectivo objetivo al Área correspondiente.

Se pueden establecer mas objetivos dentro de cada Área, llegando inclusive a los objetivos personales.

22

Documento que resume los Objetivos Estratégicos de la organización Procesos Claves Objetivos Específicos Indicador utilizado Metas que se desean alcanzar y Responsables.

23

Puede incluir además el periodo para alcanzar la meta.

Es Revisado y Aprobado por la Gerencia General.

Es difundido entre todos los Responsables.

Debe ser revisado al menos cada 3 meses.

24

OBJETIVO ESTRATÉGICO

PROCESOOBJETIVO

ESPECIFICOINDICADOR META RESPONSABLE

Proceso de comercialización y planificación.

Lograr ganar la mayor cantidad de licitaciones

% de licitaciones ganadas Aumentar 50% Gerente de Marketing y Ventas

Proceso de producción. Cumplimiento de planes de producción

Días de retrazo en la culminación del plan de producción

Reducir a 0 Gerente de Producción

Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo

Días de retrazo en la entrega de pedidos

Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas

Planeamiento estratégico. Cumplimiento de metas trazadas

Cantidad de metas alcanzadas por periodo

100% de metas cumplidas por año

Gerencia General

Proceso de comercialización y planificación.

Aumentar la cartera de clientes y posibles clientes.

Cantidad de clientes nuevos por año

Aumentar 20% Gerente de Marketing y Ventas

Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo

Días de retrazo en la entrega de pedidos

Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas

Procesos de adquisición y mantenimiento de infraestructura.

Mantener la capacidad de producción al máximo

Cumplimiento de Plan de Mantenimiento

Retrazo injustificado máximo 15 días

Gerente de Producción

Proceso de almacenamiento. Mantener el stock de productos actualizados

Control de stocks físico Mínimo 6 controles de veces al año

Gerente de Logística

Proceso de producción. Fabricación sin reproceso % de reproceso (5%) Reducir al 2% Gerente de Producción

Número de auditorias internas realizadas por año

Mínimo 2 Gerencia General - Representante de la Dirección

Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna

Gerencia General - Representante de la Dirección

Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por año

Representante de la Dirección

Establecimiento y comunicación de responsabilidades y objetivos.

Impulsar una cultura de mejora continua dentro de la organización

3. DISMINUIR LA INCIDENCIA DE PRODUCTOS NO CONFORMES EN LA ORGANIZACIÓN

4. PROMOVER LA FORMACION INTEGRAL EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN

1. AUMENTAR EL NIVEL DE SATISFACCION DE LOS CLIENTES

2. INCREMENTAR DE MANERA SOSTENIDA EL VOLUMEN DE VENTAS

25

26

Determinar VISON, MISION,OBJETIVOS ESTRATEGICOS,

POLITICA DE CALIDAD

Establecer ORGANIGRAMA,MANUAL DE FUNCIONESDiseñar el MAPA DE PROCESOS

Establecer los PROCESOS CLAVEque inciden en cada OBJETIVO

ESTRATÉGICO

Establecer RESPONSABLES delprocesos de acuerdo al

ORGANIGRAMAEstablecer OBJETIVOSESPECIFICOS para cada

PROCESO CLAVE

Asignar OBJETIVOS ESPECIFICOSa cada área de la ORGANIZACIÓN

OBJETIVO ESTRATÉGICO

PROCESOOBJETIVO

ESPECIFICOINDICADOR META RESPONSABLE

Proceso de comercialización y planificación.

Lograr ganar la mayor cantidad de licitaciones

% de licitaciones ganadas Aumentar 50% Gerente de Marketing y Ventas

Proceso de producción. Cumplimiento de planes de producción

Días de retrazo en la culminación del plan de producción

Reducir a 0 Gerente de Producción

Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo

Días de retrazo en la entrega de pedidos

Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas

Planeamiento estratégico. Cumplimiento de metas trazadas

Cantidad de metas alcanzadas por periodo

100% de metas cumplidas por año

Gerencia General

Proceso de comercialización y planificación.

Aumentar la cartera de clientes y posibles clientes.

Cantidad de clientes nuevos por año

Aumentar 20% Gerente de Marketing y Ventas

Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo

Días de retrazo en la entrega de pedidos

Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas

Procesos de adquisición y mantenimiento de infraestructura.

Mantener la capacidad de producción al máximo

Cumplimiento de Plan de Mantenimiento

Retrazo injustificado máximo 15 días

Gerente de Producción

Proceso de almacenamiento. Mantener el stock de productos actualizados

Control de stocks físico Mínimo 6 controles de veces al año

Gerente de Logística

Proceso de producción. Fabricación sin reproceso % de reproceso (5%) Reducir al 2% Gerente de Producción

Número de auditorias internas realizadas por año

Mínimo 2 Gerencia General - Representante de la Dirección

Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna

Gerencia General - Representante de la Dirección

Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por año

Representante de la Dirección

Establecimiento y comunicación de responsabilidades y objetivos.

Impulsar una cultura de mejora continua dentro de la organización

3. DISMINUIR LA INCIDENCIA DE PRODUCTOS NO CONFORMES EN LA ORGANIZACIÓN

4. PROMOVER LA FORMACION INTEGRAL EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN

1. AUMENTAR EL NIVEL DE SATISFACCION DE LOS CLIENTES

2. INCREMENTAR DE MANERA SOSTENIDA EL VOLUMEN DE VENTAS

PLAN DE OBJETIVOS Y METAS

VISION de la EmpresaMISION de la EmpresaPOLÍTICA DE CALIDADObjetivos1. Objetivo A2. Objetivo B3. Objetivo C4. Objetivo D

S ecretaria

Im portac ionesE xportac iones

C om erc io E xterior

M arketin g G estión d e la C alid ad

F inanzasC on tab ilidadC ob ranzasS istem asR ecu rsos H u m an os

A d m in istrac ión

A lm acen esC om p ras localesD esp ach os

Log ística

A rm ado de k itsA rm ado de m ed idoresA feric iónA cab ados

P rodu cción

V en tas nacionalesL ic itac iones

C om erc ializac ió n

G eren te G en eral

MANUALDE

CALIDAD MOF YPERFILES

Documentación del Sistema de Gestión.

Implementación de la documentación. Revisión de la documentación.

27

Comprende los siguientes documentos: Manual de Calidad. Procedimientos Obligatorios

(6). Procedimientos adicionales. Instrucciones. Registros (formatos).

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Requisito: Mapa de Procesos. Consiste en el desarrollo del Mapa de

Procesos guardando relación con la Norma ISO 9001.

Debe ser aprobado por el Gerente General.

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Documento que contiene la descripción de la ejecución de algún Proceso.

Incluye a los responsables de las actividades.

Quién hace qué.

30

Identificación: Nombre descriptivo Número de código. Fecha de emisión. Número de revisión.

Contiene el cargo de: Elaborado Revisado Aprobado

31

Contiene: Objetivo: El resultado

esperado del Proceso que se esta documentado

Alcance: En qué área o proceso se aplica.

Definiciones: De términos que sean usados dentro del Procedimiento.

Referencias: Algún documento adicional necesario para su entendimiento

32

Desarrollo: Descripción del Proceso. Puede hacerse en prosa o usando diagramas de flujo.

Registros: Los registros generados durante el Procedimiento.

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Control de Documentos. Control de Registros. Manejo de Productos No

Conformes. Auditorias Internas. Manejo de las Acciones

Correctivas. Manejo de las Acciones

Preventivas.34

Norma ISO 9001:2000 (4.2.1): La documentación del sistema de

gestión de la calidad debe incluir: d) los documentos requeridos por la

organización para la planificación, operación y control eficaz de sus procesos...

Incluir todo Procedimiento que sea necesario o cuya ausencia podría ocasionar un error.

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Documentos cuyos contenidos están dirigidos a la descripción de tareas especificas mencionadas en los Procedimientos.

Deben ser realizados por las personas involucradas en las tareas.

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Identificación: Nombre descriptivo Número de código. Fecha de emisión. Número de revisión.

Contiene el cargo de: Elaborado Revisado

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Documentos destinados a conservar la evidencia del cumplimiento de los Procedimientos.

Deben estar orientados a la recolección de datos de los Procesos.

Cuanto menos sean mejor.

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ENTRADASSALIDAS

ACTIVIDAD1

ACTIVIDAD2

ACTIVIDAD3

ACTIVIDAD5

ACTIVIDAD4

ACTIVIDAD6

ACTIVIDAD7 PROCESOENTRADAS SALIDAS

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La documentación debe ser difundida entre las personas involucradas en ella.

El cumplimiento de lo documentado es obligatorio.

Se realizan las correcciones necesarias durante esta etapa.

La documentación es acorde al Plan de Objetivos y Metas.

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Revisión y Certificación del Sistema de Gestión Implementado.

Etapas: Selección Certificador Auditoria Interna Pre-auditoria Auditoria de Certificación.

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Realizada después del Curso respectivo.

Realizada por personal de la organización.

Primera evaluación formal del Sistema.

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Auditoria llevada a cabo por el Certificador a fin de hacer una evaluación preliminar del Sistema de Gestión establecido.

Permite enfrentar al personal con el Auditor Externo.

Es opcional pero recomendable.

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Acontecimiento final de la Implementación.

Toma 2 días aproximadamente. Es común que sea realizada por mas de

un auditor.

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