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Transaccional

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Proceso Transaccional | 1

Tabla de Contenido

Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes .............................................................................. 3

Elementos del proceso .................................................................................................................. 5

Registrar Solicitud de Viajes ............................................................................................... 5

Aprobar Solicitud de Viajes................................................................................................. 6

¿Solicitud Aprobada? ........................................................................................................... 7

Enviar Mensaje de Rechazo ................................................................................................ 7

Reservar ...................................................................................................................................... 7

Evento de Error ........................................................................................................................ 8

Manejar Error Inesperado .................................................................................................... 8

Notificar Error Inesperado.................................................................................................. 9

Evento de Cancelación ........................................................................................................10

Reserva Fallida.........................................................................................................................10

Notificar Reserva Fallida ...................................................................................................... 11

¿Anticipo Requerido? ...........................................................................................................12

Desembolsar Anticipo de Viaje ........................................................................................12

Reportar Gastos (regreso) ..................................................................................................13

Reservas ................................................................................................................................................. 14

Elementos del proceso ................................................................................................................ 14

Reservar Hotel ........................................................................................................................ 14

Reservar Automóvil ..............................................................................................................15

Reservar Vuelo ........................................................................................................................ 17



Notificar Empleado................................................................................................................18

Evento de Compensación...................................................................................................19

Cancelar Hotel .........................................................................................................................19

Cancelar Vuelo ....................................................................................................................... 20

Cancelar Automóvil .............................................................................................................. 20

Reporte de Gastos ............................................................................................................................. 22

Elementos del proceso ................................................................................................................ 22

Ingresar Gastos ...................................................................................................................... 22

Aprobar Reporte de Gastos .............................................................................................. 24

¿Aprobado? ............................................................................................................................. 25

Revisar Políticas ..................................................................................................................... 25

¿Políticas Correctas? ............................................................................................................ 26

Registrar Gastos..................................................................................................................... 27

Participantes ......................................................................................................................................... 28



Proceso Transaccional – Solicitud de Viajes

Versión: 1.0

Autor: Bizagi Process Modeler

Descripción

Bizagi es una poderosa herramienta fácil de utilizar. Con Bizagi se puede modelar

desde procesos pequeños y sencillos hasta grandes y complejos.

El proceso Solicitud de Viajes es un ejemplo de un proceso que es bastante

complejo, pero con la ayuda de Bizagi se logra modelar de forma fácil. El proceso

comienza cuando un empleado realiza una solicitud de viajes, el empleado debe

indicar los requerimientos de su viaje, por ejemplo, si es necesario realizar reserva

de hotel, de vuelos o si necesita un adelanto. El jefe del empleado puede aceptar,

rechazar o pedir cambios en la solicitud.

Si la solicitud es aprobada, el proceso continúa con el sub proceso Reservar. Si toda

las reservas que el empleado solicitó son exitosas, el sub proceso termina y se

continúa con la siguiente actividad, Desembolsar Anticipo de Viaje. Finalmente, al

regreso del viaje, el empleado debe registrar todos los gastos realizados.



El sub-proceso de reservas necesita una ejecución especial, ya que para continuar

con el resto del proceso, es necesario que todas las actividades dentro del sub-

procesos sean terminadas de forma exitosa. Si una de ellas falla, todas las

actividades que ya fueron terminadas necesitan una compensación, en otras

palabras, si una reserva falla, aquellas reservas que ya fueron realizadas necesitan

ser canceladas.

Por esto, es conveniente modelar el sub-proceso como una transacción. Las

transacciones están soportadas por un protocolo especial que asegura que todas

las partes involucradas tengan acuerdo completo: la actividad (en este caso el sub-

proceso) es completada o cancelada.

Una transacción o subproceso transaccional es realizado satisfactoriamente cuando

las tareas que se deben ejecutar dentro del subproceso terminan de forma exitosa.

El sub-proceso termina y se dice que la transacción ha terminado, en ese momento

los resultados de las tareas ejecutadas son salvados en la base de datos. Los

eventos de excepciones o cancelaciones son lanzadas sin afectar la información o

integración de la base de datos cuando la transacción no se completó

satisfactoriamente.

Alcance

La plantilla Transaccional ejemplifica el manejo de una sub-proceso transaccional

dentro de un proceso más grande.

Objetivos

Implementar un sub proceso transaccional para Reservas de viaje

Mostrar la implementación en Bizagi de un proceso transaccional

Mostrar la facilidad en el manejo de información y de actividades que se

logra al usar transacciones dentro de los procesos.



Elementos del proceso

Registrar Solicitud de Viajes

Descripción

La primera actividad es Registrar Solicitud de Viajes, donde un empleado ingresa

toda la información del viaje solicitado, es necesario que el empleado incluya sus

requerimientos, como hotel, vuelos, adelantos.

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Ingresar la fecha, y la ciudad de partida

basada en la información del empleado

Al Salir Calcular el monto total del avance

solicitado

Forma



Aprobar Solicitud de Viajes

Descripción

El jefe del empleado puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la solicitud, si el

empleado solicito por adelanto para el viaje, el jefe ingresa la cantidad aprobada.

Acciones

Tipo Descripción

Al Salir Monto total de Adelanto aprobado

Forma



¿Solicitud Aprobada?

Descripción

El jefe del empleado puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la solicitud.

Condiciones de la Compuerta

Cambios Requeridos: El proceso regresa a la primera actividad, Registrar

Solicitud de Viajes

Si: Si la solicitud es aprobada el proceso continua con el sub proceso

Reservar

No: Si la solicitud fue rechazada, el empleado es notificado respecto al

rechazo.

Enviar Mensaje de Rechazo

Descripción

Enviar el mensaje de rechazo al empleado.

Script

Dear <TransactionProcess.Applicant.fullName> <TransactionProcess.Applicant.

Your travel request has been rejected. Travel Request <RadNumber>

Your boss <TransactionProcess.Applicant.idBossUser.fullName> has rejected your

travel request departing from <TransactionProcess.DepartureCity.Name> on the

<TransactionProcess.DepartureDate>

Best regards, Administrative Team

Reservar

Descripción

En el sub-proceso Reservar, el asistente de viajes realiza la reservas solicitadas por

el empleado (Automóvil, Vuelo, Hotel). Ya que el proceso está modelado como una

transacción, éste puede tener tres posibles salidas.



La primera es cuando todas las actividades son realizadas de forma exitosa. Es decir

cuando el asistente logra realizar todas las reservas sin problemas. El proceso

continua con el flujo normal.

Si no es posible realizar alguna de las reservas, es necesario cancelar aquellas que

ya fueron realizadas (compensación). Si este es el caso, luego de realizar las

compensaciones el proceso continúa por el flujo del evento de cancelación.

La última salida del sub proceso se presenta cuando ocurre un error inesperado.

Bajo este escenario es necesario interrumpir las actividades sin realizar ninguna

compensación y terminar el subproceso saliendo por el flujo del evento de error.

Evento de Error

Descripción

La reserva del vuelo se realiza a través de una interfaz, esto puede ocasionar un

error inesperado para lo que no se esté preparado., Si se presenta, es necesario

terminar el proceso. Las actividades son interrumpidas sin compensación, el

proceso continúa por el flujo del evento intermedio de error.

Manejar Error Inesperado

Descripción

Si durante la reserva del vuelo ocurre un error (la reserva se realiza a través de una

interfaz) el sub-proceso transaccional no puede continuar. Las actividades son

interrumpidas sin compensación, la información en la base de datos queda como

estaba antes de empezar el sub proceso y el proceso continúa por el flujo del evento

de error intermedio.



Forma

Notificar Error Inesperado

Descripción

Después de la actividad Manejo de Error Inesperado es necesario informar al

empleado acerca del error.



Script

Dear<TransactionProcess.Applicant.fullName>,

During the flight booking an unexpected error occurred and therefore we were

unable to complete your request.

<TransactionProcess.HandleErrorComments>


Evento de Cancelación

Descripción

Si durante el proceso Reservar alguna de las actividades falla (porque no hay

disponibilidad para las fechas deseadas) se lanza un evento de cancelación. El sub

proceso transaccional no puede continuar. Además requiere realizar la cancelación

de las reservas que ya fueron hechas (Compensación).

Reserva Fallida

Descripción

Si el proceso de reservas termina por que una de ella falló, el proceso continúa por

el flujo del evento intermedio de cancelación. Es necesario realizar los comentarios

respecto a la falla.



Forma

Notificar Reserva Fallida

Descripción

Si el sub proceso Reservas termina porque no se encontró disponibilidad en alguna

de las reservas, el proceso continua con la actividad Reserva Fallida, luego es

necesario informar al empleado acerca de la falla.

Script

Dear <TransactionProcess.Applicant.fullName>,

Your travel request was canceled because the hotel or the car booking were not

available.




¿Anticipo Requerido?

Descripción

Si el empleado solicitó un adelanto para el viaje, el proceso continúa con la actividad

Desembolsar Anticipo de Viajes.


Si: Si el empleado solicito un anticipo para el viaje, el proceso continúa con

la actividad Desembolsar Anticipo de Viaje

No: Si el empleado no solicito anticipo, el proceso continúa hasta que el

regreso del empleado con la actividad Reportar Gastos

Desembolsar Anticipo de Viaje

Descripción

Desembolsar el adelanto al empleado. La actividad solo es ejecutada si en la

solicitud de viajes el empleado pidió adelanto.



Forma

Reportar Gastos (regreso)

Descripción

Para una compañía es importante tener control acerca de los gastos hechos por los

empleados durante los viajes de negocios. En el sub-proceso Reportar Gastos, el

empleado ingresa todos los gastos realizados durante el viaje. El jefe debe aprobar

o rechazar estos, además el departamento administrativo debe cotejar que los

gastos sean acordes a las políticas de la compañía.



Reservas

Versión: 1.0



Reservar Hotel

Descripción

El Asistente de viajes realiza la reserva del hotel, los datos del hotel deben ser

ingresados. Si no se encuentra ningún hotel disponible para realizar la reserva, el

asistente debe seleccionar la opción de Hotel no Disponible, para proceder a

realizar las cancelaciones de las reservas que si fueron exitosas.

Acciones

Tipo Descripción

Al Salir Lanzar Evento de Cancelación (Si no hay

hotel disponible)



Al Entrar Incluir información de la solicitud

Forma

Reservar Automóvil

Descripción

El asistente de viajes realiza la reserva de un automóvil, los datos de la reserva deben

ser ingresados. Si no se encuentra ninguna agencia de renta de automóviles

disponible para las fechas requeridas, el asistente debe seleccionar la opción de

Automóvil no Disponible para proceder a realizar las cancelaciones de las reservas

que si fueron exitosas.



Acciones

Tipo Descripción


Al Salir Lanzar Evento de Cancelación (Si no hay

carro disponible)

Forma



Reservar Vuelo

Descripción

El asistente de viajes realiza la reserva de los tiquetes aéreos a través de una interfaz.

Si durante el proceso se produce algún error, un mensaje es mostrado en la pantalla

y además se muestra un mensaje de error.

Acciones

Tipo Descripción


Al Salir Lanzar Evento de Error (Si se presenta

error en la reserva del vuelo)

Forma



Notificar Empleado

Descripción

Cuando el asistente de viajes termine todas las reservaciones de forma exitosa es

necesario notificar sobre la información de ellas al empleado.

Script

Good Day

Info about your trip.

Hotel:

Name: <TravelRequest.Hotel.HotelName>

Address: <TravelRequest.Hotel.Address>

Telephone: <TravelRequest.Hotel.Telephone>

City: <TravelRequest.Hotel.City.Name>

Flight:

Airline: <TravelRequest.DepartFlight.Airline.Airline>

Depart From: <TravelRequest.DepartFlight.DepartFrom.Name>

Depart on: <TravelRequest.DepartFlight.DepartingDateTime>

Arrive to: <TravelRequest.DepartFlight.ArriveTo.Name>

Arrive on: <TravelRequest.DepartFlight.ArrivingDateTime>

Car

Rental Car Company: <TravelRequest.Car.RentalCarCompany>

Book Confirmation: <TravelRequest.Car.CarConfirmation>

Pick up Date: <TravelRequest.Car.PickUpDate>

Return Date: <TravelRequest.Car.ReturnDate>

Best regards,

Administrative Team



Evento de Compensación

Descripción

Si el asistente de viajes no pudo realizar alguna de las reservas, es necesario

compensar (cancelar para el caso) aquellas que fueron hechas. El evento de

cancelación es lanzado, y las cancelaciones son realizadas desde la última actividad

realizada hasta la primera.

Cancelar Hotel

Descripción

Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del hotel. La

cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Hotel ya fue

terminada y de forma exitosa.

Forma



Cancelar Vuelo

Descripción

Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del vuelo. La

cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Vuelo ya fue

terminada y de forma exitosa.

Forma

Cancelar Automóvil

Descripción

Si alguna reserva no se pudo realizar es necesario cancelar la reserva del automóvil.

La cancelación de la reserva solo se debe realizar si la actividad Reservar Automóvil

ya fue terminada y de forma exitosa.



Forma



Reporte de Gastos

Versión: 1.0



Ingresar Gastos

Descripción

Es esta actividad el empleado debe ingresar la información de todos los gastos

realizados durante el viaje

Acciones

Tipo Descripción

Al Guardar Calcular el monto de los gasto

Al Salir Calcular el monto de los gasto

Validar si al menos un registro fue

incluido



Forma



Aprobar Reporte de Gastos

Descripción

El jefe del empleado puede aprobar, o rechazar el reporte de gastos

Forma



¿Aprobado?

Descripción

Si el reporte de gastos fue aprobado por el jefe, se continúa con la siguiente

actividad, si no el proceso regresa a Ingresar Gastos para que el empleado realice

los cambios necesarios.


No: Si el registro no fue aprobado, el proceso debe regresar a la actividad

Ingresar Gastos

Si: Si el registro fue aprobado, se debe continuar con la actividad Revisar

Políticas.

Revisar Políticas

Descripción

Revisar la información que fue aprobada. Es necesario que la información

concuerde con las políticas de gastos de viajes que tiene la compañía.



Forma

¿Políticas Correctas?

Descripción

Si el reporte concuerda con las políticas, el proceso continúa con la última actividad.


Si: Si el registro concuerda con las políticas de la empresa, el proceso

continúa con la actividad Registrar Gastos.

No: Si el registro no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso

regresa a Ingresar Gastos, para que el empleado realice los ajustes

necesarios.



Registrar Gastos

Descripción

Realizar el registro de los gastos.

Forma



Participantes Asistente de Viajes (Rol)

Persona encargada de realizar los trámites para los viajes de una persona o de un

empleado para una compañía.

Empleado (Rol)

Persona que realiza una solicitud de viajes, debe trabajar para la compañía.

Jefe (Rol)

Jefe del empleado

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