Repercusión del PGC en las soluciones de gestión...

50 Estrategia Financiera Nº 248 • Marzo 2008

Especial Software Contable

Repercusión del PGC

en las soluciones

de gestión empresarial

Repercusión del PGC

en las soluciones


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l 16 de noviembre de 2007, el Consejo de Mi-

nistros aprobó dos Reales Decretos referen-

tes a los nuevos "Plan General de Contabili-

dad" y "Plan General de Contabilidad de Pequeñas y

Medianas Empresas", publicados en el BOE los días 20

y 21 de noviembre del pasado año. Estos Planes sur-

gieron por el impulso del Parlamento Europeo para dar

solución a la necesidad de "homogenizar" la informa-

ción económico-financiera que facilitan las empresas

en todo el territorio europeo, de forma que ésta sea

comparable e inteligible para accionistas, empleados,

clientes, proveedores, instituciones financieras, Admi-

nistraciones Públicas y otros agentes sociales.

Dichos Planes, basados en las Normas Interna-

cionales de Contabilidad (NIC) y de las Normas In-

ternacionales de Información Financiera (NIIF), son

de aplicación obligatoria para todas las empresas

españolas en los ejercicios que comiencen a partir

del 1 de enero de 2008. Como una nueva normativa

que afecta a procesos de gestión básicos en las em-

presas y dado su cada vez más alto nivel de tecno-

logización de estas últimas, estos Planes impactan

de manera importante los sistemas informáticos

empresariales, requiriendo su adecuada revisión y

adaptación.

NUEVOS CRITERIOS DE VALORACIÓN

El precedente inmediato del Plan General Conta-

ble de 2007 es el PGC de 1990, que se aprobó igual-

mente por real decreto el 20 de diciembre de aquel

año, después de varios borradores y dando real-

mente poco tiempo para la adaptación de los pro-

gramas de contabilidad. Dicho Plan entró en vigor

el 1 de enero de 1991, regido por el principio conta-

ble de la prudencia, expresado en la contabilización

inmediata de las pérdidas y en retrasar la contabili-

zación de las ganancias hasta que las mismas no se

produzcan - precisamente el principio que más ha

cambiado en el PGC de 2007.

En el Plan de 2007, y en cuanto a criterios de va-

loración, se pasa de este modo del principio de pru-

dencia a aplicar un principio de valoración patrimo-

nial razonable, con el objetivo de que las cuentas de

las compañías reflejen el estado de la organización

de una manera más fiel y eliminando la diferencia

en la contabilidad entre el valor contable y el valor

real de la empresa. Para reflejar estos cambios a ni-

vel patrimonial, se han abordado varios cambios

contables, donde destacaríamos la aparición de dos

nuevos grupos de cuentas, el 8 y el 9, ligados res-

pectivamente a los gastos e ingresos imputables al

patrimonio neto.

La transformación en los criterios de valoración

ha causado un cambio en los informes oficiales de

cuentas, varios de los cuales se deben presentar en

un nuevo formato, a lo que se suma la creación de

dos nuevos informes. Estos nuevos formatos de in-

formes obedecen igualmente a un afán por recabar

más información de las cuentas, desglosándose, en

algunos casos, las cuentas hasta un nivel inferior al

incluir, en el caso de algunas, hasta cuatro dígitos

obligatorios con el fin de que se proporcione in-

formación más detallada sobre el estado de las

empresas.

IMPACTO EN LOS SISTEMAS

INFORMÁTICOS

La entrada en vigor del nuevo PGC ha obligado a

las empresas desarrolladoras de software a abordar

una adaptación adecuada en los sistemas de ges-

tión empresariales. De este modo, la creación de los

dos nuevos grupos de cuentas de ingresos y gastos

imputables al patrimonio neto (8 y 9) y su regulari-

zación contra unas cuentas diferentes de la 129,

contra la que hasta ahora se regularizaban las cuen-

tas de los grupos 6 y 7, ha causado una nueva forma

de distribución de las cuentas en la contabilidad em-

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Ficha Técnica

E

www.estrategiafinanciera.es[ ]

AUTOR: Pomar, Ignacio

TÍTULO: Repercursión del PGC en las soluciones de gestión empresarial

FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008

LOCALIZADOR: 20/ 2008

RESUMEN: Las aparentes complicaciones que supone la entrada en vigor delnuevo Plan General Contable están sujetas, no sólo a la normativa en sí, sinoa la falta de experiencia en su interpretación y aplicación. Por tanto, el pro-ceso de adaptación al nuevo PGC se atisba largo y en continua evolución, porlo que la experiencia y el know-how en este tipo de transacciones se conver-tirá en materia clave para poder estar actualizados.

DESCRIPTORES: Especial Software Contable, Plan General Contable, estadosfinancieros, software de gestión, criterios de valoración, asientos contables.

En aras de dar un mejor servicio a las empresas obligadas a acogerse al nuevo PGC, los proveedores de software han hecho un gran esfuerzo por informarlas y formarlas

sobre las implicaciones y necesidades que iba a traer aparejado. No obstante, no todos los nuevos criterios son informatizables, por lo que la responsabilidad última

recaerá sobre cada empresa

, Ignacio Pomar

Director General de Datisa



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presarial. En los sistemas ERP, se ha tenido que

desarrollar toda una nueva operativa, tanto con el

fin de interpretar los datos de las nuevas cuentas de

Patrimonio Neto creadas, como para recoger esos

cambios en la organización y regularización de

cuentas.

Formatos de estados financieros

En cuanto a los estados financieros que tienen

que incluir las cuentas anuales, la entrada en vigor

del nuevo PGC ha obligado a incorporar a las herra-

mientas informáticas de gestión ciertas modifica-

ciones, adaptando los formatos de informes oficiales

a lo estipulado en el BOE. Si bien el estado de Ba-

lance de Situación no ha requerido cambios signifi-

cativos, en el caso del Balance del Pérdidas y Ga-

nancias las TI han tenido que modificar el formato

del PGC de 1990 (en el que se detallan los gastos y

resultados positivos, separados de los ingresos y re-

sultados negativos, bastante incómodos de estudiar)

al nuevo formato del PGC 2007 en el que los gastos

se muestran con signo negativo, intercalados entre

los ingresos y ordenados con un criterio económico

que facilita la interpretación y justifica los resulta-

dos parciales de explotación, financieros, etcétera.

Se han tenido que crear, asimismo, los mecanismos

necesarios para la elaboración del nuevo informe

denominado Estado de cambios en el patrimonio

neto (que incluye el resultado de la cuenta de pérdi-

das y ganancias, los ingresos y gastos imputados di-

rectamente al patrimonio neto y las transferencias a

la cuente de pérdidas y ganancias). Otro tema son el

Estado Total de Cambios en el Patrimonio Neto y el

Estado de Flujos de Efectivo (este último no obliga-

torio cuando se pueden presentar las cuentas anua-

les en formato abreviado), cuya obtención automá-

tica no siempre es posible.

Dada, asimismo, la existencia del Plan Pymes,

además del Plan General Contable de 2007 global,

junto a otras excepciones, algunos desarrolladores

informáticos han recurrido a la opción de propor-

cionar a sus clientes un conjunto de informes ofi-

ciales parametrizables en el formato normal del PGC

2007, que es el formato más extendido existente en

el nuevo Plan; un conjunto de informes con forma-

tos abreviados (para todas aquellas empresas que

pueden presentar cuentas abreviadas) y unos for-

matos específicos para la presentación de los infor-

mes oficiales de las Pymes (para todas aquellas

compañías que, cumpliendo los preceptos estricta-

mente estipulados en el nuevo Plan, pueden recu-

rrir a una presentación más simplificada de sus

cuentas).

Asientos de regularización

Otro tema de interés, desde el punto de vista de

los sistemas informáticos de gestión, ha sido el

asiento de regularización de la cuentas de gastos y

de ingresos imputables al patrimonio neto, cuyos

saldos deben pasar a varias cuentas del subgrupo 13

(también a la cuenta 115) en función de la natura-

leza de los apuntes que recogen. Esto impide un

proceso completamente automático de este paso,

aunque caben soluciones manuales asistidas. Siguen

automatizables las funciones de regularización de

los grupos 6 y 7, el cierre de las cuentas de balance y

la apertura en el siguiente ejercicio de las cuentas

anteriores.

Los sistemas de cierre virtual, en los que los cál-

culos matemáticos de regularización, cierre y aper-

tura de un nuevo ejercicio se efectuaban automáti-

camente en el momento en que estos asientos eran

necesarios (fundamentalmente para la obtención de

los Libros oficiales), permitiendo un sistema de con-

tabilización continuo sin fronteras entre ejercicios, la

gestión en las fases de cambio de ejercicio, la con-

sulta histórica inmediata de cualquier cuenta, así

como la obtención de estudios analíticos para cual-

quier período independiente del ejercicio contable y

la obtención de estados financieros a cualquier fe-

cha, se han tenido que modificar para incluir la re-

gularización de los grupos 8 y 9 de forma provisio-

nal hasta que los datos introducidos para un ejerci-

cio se puedan considerar concluyentes y se pueda

introducir el asiento definitivo.

Comparativas y herramientas de traspaso

Además de los cambios ya enumerados por la

entrada en vigor del nuevo PGC, queda todavía uno

muy importante, que es la conversión de cuentas (y

asientos) según los nuevos criterios de codificación.

Si bien no es obligatorio adoptar la codificación

que se utiliza en el R.D. para explicar las relaciones

contables y los contenidos de los estados financie-

ros, es indudable el beneficio que se obtiene por

aplicar una normalización, y más teniendo en cuenta

que ha sido una costumbre que se sigue en nuestro

país unánimemente desde el primer PGC en 1973,

aspecto que favorece una interpretación mas inme-

diata de los informes y que indudablemente facilita

de forma destacable la comunicación entre las em-

presas de TI y sus usuarios.

Para esta tarea nos podemos plantear dos obje-

tivos distintos. Uno es convertir el plan de cuentas y

los saldos iniciales de éstas. Ésta, más sencilla, per-

mitirá comenzar la contabilización del ejercicio 2008

con los criterios del nuevo plan, pero de alguna

forma rompe la continuidad con los datos del pa-

sado cuando sea necesario recurrir a ellos. En cual-

quier caso, es conveniente no ignorar que las cuen-

tas anuales del ejercicio 2008 se tendrán que pre-

sentar con los datos del ejercicio anterior

convenientemente transformados a los nuevos cri-

terios para que sean comparables.

Otra solución consistirá en convertir tanto el

plan de cuentas como los asientos de ejercicios an-

teriores, desde la fecha que sea útil. Ésta presenta

dos ventajas destacables: disponer para consultas

de los datos históricos establecidos con los criterios


actuales, facilitando su interpretación, y seguir dis-

poniendo de la información del pasado reciente

completamente homogénea con los datos actuales,

lista para cualquier estudio comparativo.

Una funcionalidad muy útil asociada a la que

comentamos, que han incorporado algunos progra-

mas, ha sido la ejecución de un análisis previo al

traspaso, que permita a la compañía analizar cómo y

dónde se envían los datos del PGC 1990, además de

la generación de un listado con posibles incidencias

que se presentarán en la operación. El objetivo prin-

cipal de estas herramientas es facilitar esta tarea,

advertir posibles incidencias e informar de procesos

que habrá que ejecutar manualmente cuando no

sean susceptibles de resolver automáticamente por

requerir una calificación que no está explícita en los

propios datos. Gracias a ello, se facilita la labor de

los contables y su toma de decisiones en la adapta-

ción, optimizando el proceso de traspaso.

Por otro lado, y con el fin de apoyar una conta-

bilidad no sólo orientada al cumplimiento de los re-

quisitos legales, sino que proporcione información

clave para la toma de decisiones y para la mejora de

la rentabilidad en la organización, algunos provee-

dores han ido más allá en el desarrollo de estas fun-

cionalidades de traspaso, creando herramientas más

completas y que permiten el traspaso no sólo del úl-

timo ejercicio, sino de todos los ejercicios fiscales

que se desee, del PGC 1990 al PGC de 2007. Dicha

funcionalidad permite todo tipo de comparativas y

la evaluación de cuál habría sido el estado de la em-

presa, de haber llevado a cabo la contabilización se-

gún los criterios de uno u otro plan contable para

un determinado año.

En cuanto al paso de la codificación de las cuen-

tas contables con tres dígitos, a su codificación obli-

gatoria a través de tres y cuatro dígitos, este último

cambio implica la adaptación de sus sistemas infor-

máticos a esta nueva codificación. Las empresas que

ya utilizaban un número de dígitos mayor, asimismo

deben comprobar si sus sistemas TI soportan el

nuevo número de dígitos resultante o recodificar las

cuentas adecuadamente.

Otras áreas de la gestión afectadas

El área de la gestión empresarial más afectada

por la entrada en vigor del nuevo PGC de 2007 ha

sido, sin duda, la contabilidad, pero existen otras va-

rias áreas cuyos procesos están relacionados con

ésta, y como consecuencia, también requieren algu-

nos cambios para su adaptación a la nueva legisla-

ción.

En el ámbito de la gestión del inmovilizado, los

"gastos de establecimiento" desaparecen como in-

movilizados, y en los casos (poco frecuentes) que se

tramitan con estos aplicativos deberán pasar a otros

ámbitos. Los restantes inmovilizados no modifican

su tratamiento contable, pero sí la codificación de

las cuentas contables en las que se registran las va-

loraciones que les corresponden (adquisición, amor-

tización acumulada, deterioro

de valor, dotación para

amortizaciones, pérdidas

por deterioro, y pérdi-

das y beneficios por

enajenación o baja).

Aunque este trabajo

es puntual, general-

mente será necesario au-

tomatizar estos cambios. En

los inmovilizados que en el

nuevo PGC se reclasifican como

Inversiones inmobiliarias, si existen,

también será necesaria su recatalogación,

así como los activos que se han adquirido por arren-

damiento financiero.

En el ámbito de la gestión comercial, los cam-

bios son casi anecdóticos. No se modifica la codifi-

cación las cuentas de proveedores, clientes (excepto

moneda extranjera), compras, ventas, impuestos, re-

tenciones... Han cambiado los códigos de cuentas de

descuentos por pronto pago, sobre compras y sobre

ventas (que también cambian de calificación en la

cuenta de pérdidas y ganancias, pasado del grupo

financiero al de explotación).

Otra variación que conviene señalar es también

la efectuada en la valoración del leasing, en el área

de gestión de la tesorería. Los bienes adquiridos en

leasing, que según el Plan de 1990 se podrían consi-

derar como bienes inmateriales, se valoran ahora

como bienes materiales que se necesitan contabili-

zar en la parte del inmovilizado.

Facilitar la gestión de la asesoría

Las implicaciones de la llegada del Nuevo PGC

2007 no se han dejado ver únicamente al nivel de la

gestión de cada organización empresarial individual,

sino también en un sector muy afectado por cual-

quier cambio en este tipo de legislación – el de las

asesorías contables y fiscales. Sujetas a la necesidad

de variar la contabilidad, según los criterios del

nuevo plan, no sólo de una sino de cientos de em-

presas, las soluciones de gestión TI específicas para

este sector también han tenido que ser adaptadas a

la nueva realidad, dotándolas de herramientas que

permitan una conversión automatizada de las cuen-

tas del viejo al nuevo Plan, evitando a la vez los múl-

tiples errores que podrían ocurrir en este traspaso

complejo de un alto número de datos. Otras ayudas

inestimables son los análisis simultáneos previos a

las labores de conversión.

Cuándo hacer el traspaso al nuevo PGC

Una vez que se hayan contabilizado todos los

apuntes del ejercicio 2007, incluidos ajustes y perio-

dificaciones, y la compañía considere que la infor-

mación contable es definitiva, ha llegado el mo-

mento propicio de efectuar la conversión.

Al nivel de sistemas informáticos, para aquellos

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programas que llevan a cabo una gestión contable

por años, la conversión al nuevo PGC se tiene que

llevar a cabo obligatoriamente antes de empezar a

contabilizar en el año 2008, lo que implica la con-

versión de una manera brusca y con fecha de cadu-

cidad, ya que previamente no se puede contabilizar

ningún movimiento de 2008.

Los sistemas informáticos basados en un con-

cepto de contabilidad continua y en línea, sin em-

bargo, permiten una conversión al nuevo PGC me-

nos drástica y más uniforme, donde la compañía

puede seguir contabilizando sus movimientos del

año 2008 (según los preceptos del Plan 1990) y lle-

var a cabo el traspaso propiamente dicho en el mo-

mento que lo necesite. Las aplicaciones de contabili-

dad que posibilitan el proceso continuo de ejerci-

cios, incrementan de esta forma, la utilidad del

sistema al permitir la no interrupción del proceso

administrativo contable mientras se efectúan los

ajustes definitivos del ejercicio anterior. Esto supone

una ventaja especialmente efectiva en esta circuns-

tancia en la que es necesario realizar cambios en los

criterios (no sólo en la codificación) para disponer

de un histórico financiero comparable.

INVERSIÓN PARA LA ADAPTACIÓN AL PLAN

En el caso del nuevo PGC de 2007, y al afectar el

mismo básicamente a los sistemas informáticos de

gestión contable de las empresas, la adaptación no

tiene por qué requerir obligatoriamente el cambio

de hardware o de comunicaciones, debido a requeri-

mientos del sistema superiores, etcétera. Además, se

trata de una adaptación que requiere cambios pun-

tuales y no una reprogramación completa de los

aplicativos, como en el caso del Euro o el año 2000,

de modo que para una compañía que ha ido actua-

lizando regularmente sus sistemas de gestión la in-

versión para la adaptación consistirá únicamente en

la adquisición e instalación de la última versión de

su programa (este coste que incluso se evitará en el

caso de las compañías en contrato de manteni-

miento con su proveedor de software).

Diferente es el caso de las empresas, cuyo pro-

veedor de software no ha resuelto satisfactoria-

mente la adaptación al nuevo PGC en sus productos,

caso en el que la compañía deberá plantearse ur-

gentemente el cambio de su sistema, con la

consiguiente inver-

sión para la adqui-

sición de licencias,

costes de los servi-

cios de consultoría e

implantación, forma-

ción etcétera.

La inversión re-

querida, asimismo,

será mayor para las

empresas que no han ido

actualizando sus sistemas de gestión en los

últimos años y que, por tanto, deberán

abordar la adquisición de un nuevo programa, siste-

mas hardware y red de mayores capacidades.

Cuanto más antigua sea la versión, mayor será el

gasto.

Actitudes para afrontar el cambio

La adaptación al nuevo PGC no reviste una es-

pecial complejidad a nivel informático y de cara al

cliente final, ya que el usuario cuenta con múltiples

asistentes para la instalación automática de las nue-

vas versiones, prácticamente sin la necesidad de

ayuda externa. Una de las claves para la adaptación

adecuada al Plan, reside de este modo no tanto en el

departamento informático, sino en la información y

formación del contable (o de cualquier persona con

responsabilidades sobre la contabilidad de la em-

presa) tanto en el Plan en sí, como en el funciona-

miento de los programas de TI que lo soportan.

Uno de los principales problemas de las empre-

sas a día de hoy es el desconocimiento del Plan. Por

parte de los proveedores de software se ha hecho y

se está haciendo un importante esfuerzo por formar

e informar a las empresas a través de múltiples cur-

sos y seminarios (muchos de ellos, gratuitos), pero

hay que tener en cuenta que los principales cam-

bios del Plan se refieren a criterios de valoración no

“informatizables”, sobre cuya aplicación en cada em-

presa deben tomar la decisión final sus propios res-

ponsables. En este sentido, y para una adecuada

adaptación, las compañías necesitan no sólo contar

con un sistema informático adaptado, sino con el

adecuado nivel de conocimiento.

CONCLUSIÓN

Las facilidades en la contabilización según los

criterios del PGC de 1990, que existían hasta hoy, se

han debido no sólo a la normativa en sí, sino a la

experiencia adquirida en su interpretación y aplica-

ción, apoyada por las soluciones informáticas de

gestión. En este sentido, y en el nuevo Plan, todavía

falta mucho camino por recorrer, desarrollando y

asentando nuevas prácticas sobre cómo hacer las

cosas.

Desde el punto de vista de los desarrolladores

de software de gestión, el trabajo tampoco ha lle-

gado a su fin. Paralelamente al continuo esfuerzo

por la mejora en la automatización de las varias he-

rramientas para la transición, comparativas, gene-

ración del asiento de regularización, etcétera, dichos

proveedores, asimismo, deben estar atentos a todos

los cambios legales que vayan surgiendo sobre la

nueva normativa. El mismo 31 de diciembre de 2007

ya salieron publicadas las primeras modificaciones

referentes al recientemente aprobado Plan, revisa-

das con el fin de analizar su implicación al nivel de

sistemas de gestión. Se trata, por tanto, de un pro-

ceso largo y de continua evolución, donde un factor

importante sigue siendo la experiencia y know-how

en este tipo de transiciones de cada proveedor. 9

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