Reporte OC - Leadership Summit 2014.2
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OC “Los Picapiedras”
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Reporte del OC sobre la logística y organización del congreso nacional Leadership Summit 2014.2.
Transcript of Reporte OC - Leadership Summit 2014.2
OC “Los Picapiedras”
Equipo: •OCP•OC Logistic & Materials• OC Comm and Delegates•OC Finnance & Sales• OC SalesDivisión de tareas: • OC Log & Mat: búsqueda, negociación y contrato del lugar. Listado y compra de materiales, organización de las sesiones. Co-y compra de materiales, organización de las sesiones. Co-organización de la fiesta.• OC Comm & Delegates: Creación de grupo en facebook del evento, difusión del evento mediante diferentes medios: videos, post, comentarios, inbox, contacto directo con miembros. Elaboración de logo del evento y de calendario de difusión. Co- organización fiesta• OC Finnance & Sales: Responsable de las finanzas del evento, elaboración de presupuesto, registro de entrada y salida de dinero, organización de las facturas y gastos. Co- encargada de ventas (dividido por rubros)• OC Ventas: Co-encargado de ventas, contacto con empresas, seguimiento de propuesta, negociación.
Se requirió de apoyo por parte del equipo en las ventas, por lo cual participaron también: OCP y OC Mat & Log.
Para el tracking del equipo se utilizó una tracking tool, que incluía el calendario general del OC, calendario de difusión, presupuesto elaborado por OC Finn & Sales, cashflow, lista de presupuesto elaborado por OC Finn & Sales, cashflow, lista de inscriptos, calendario de los dos días del congreso.
A su vez para las ventas, se utilizó podio para llevar registro de las empresas, contactos por mail, llamadas y respuestas obtenidas. Lo cual facilitaba también el tracking del equipo Sales.
•3 cajas•2 proyectores•1 parlantes•3 zapatillas y alargues•20 lapiceras (compradas)•45 lapiceras (donadas) •18 marcadores (prestados)•5 marcadores (comprados) •150 hojas A4 (donadas)
•40 Collarines para ID (donados)•50 Globos (comprados)•Hojas de colores (donadas)•100 Vasos de plástico (comprados)•3 post it (donados)•5 post it (comprados)•8 Block de notas (donados)•1 Pincel•150 hojas A4 (donadas)
•212 Hojas tipo afiche (donadas)•5 Flipcharts (compradas)•30 Cuadernolas (donadas) •3 Cinta adhesiva•150 Hojas recicladas para sugarcubes•2 Tijeras (prestadas)•1 Cascola o pegamento (comprada)•20 Tarjetas de ID (donadas)
•1 Pincel•1 caja de temperas•impresiones
• El total gastado en materiales fue de 1442 pesos. De los cuales 662 pesos se destinaron a materiales escolares, 182 pesos a materiales para la fiesta y 598 en las impresiones.
• Villa Guadalupe. Ruta 5 Km. 42.500 (Canelones) Tel.: 4 332.06.00. Esta mal el numero, pero el lugar esta bueno, habría que conseguir contacto.• San Antonio María Claret. Rocha esq. Florida, (Progreso, Canelones) Tel.: 2 3689033 /25089725. Contacto: Sra. Nubia Martínez 098150648. Precio averiguado 170 por día por persona. Ya se realizó anteriormente congreso.• Casa Nuestra Señora de Luján. Parque del Plata. Tel: 4 375.51.69.• Casa del Peregrino. La Floresta Tel: 4 373.91.23• Otro mundo parque de vacaciones. http://www.viviotromundo.com/contacto.phphttp://www.viviotromundo.com/contacto.php• Campamento Emaus: Rincón de las Brujas, Tel.: 2 364.43.48/ 099696171. https://www.facebook.com/campamento.emaus, [email protected]• Parque 17 de febrero. 4 587.20.14 de 9:00 a 18:00 hs , https://www.facebook.com/parquediecisiete.defebrero•Campamento Artigas (ACJ). Tel: 2 400.11.16, http://www.acj-ymca.org/artigas/index.php• Juan XXlll. http://www.juan23.edu.uy/infraestructura/default.aspx
• Parque de vacaciones. Minas, Lavalleja Tel 22090312. http://www.parquedevacaciones.com.uy/origenes.htm•La Colonia (Cooperativa Artigas). http://www.cooperativaartigas.com.uy/ (se envía presupuesto adjunto)• Camping El Hidalgo (Cooperativa Artigas). Se adjunta presupuesto.•Colonia de vacaciones del BPS: se fue a averiguar al BPS y hay que enviar una carta con bastante anticipación, sobre todo porque está muy ocupado.•Casa de retiro y campo deportivo Melilla. Tel: 2 487.27.56 int 112 •Casa de retiro y campo deportivo Melilla. Tel: 2 487.27.56 int 112 •Centro “El Pelícano”. Tel: 2 222.13.56. Precio por día con comida inc. $950 •Casa Vianney. Tel: 2 322.84.32 . Beatriz Bonnet: [email protected] (precios altos, se envía presupuesto adjunto)• Parque de vacaciones UTE. Tel: 4 443.00.00 •Parque del Centro Militar. (Salinas) Tel: 43767094 . Miriam Peña: [email protected] • Casa Kolping. Contacto José María Poy, email: [email protected]
•Republica Afap: donó lapiceras, collarines para ID y flyers
•InterFer: hizo un 25% de descuento en materiales y un descuento menor en impresiones.
•Nexun: donó 30 cuadernolas
•Casa Kolping: hizo más del 50% de descuento en el alojamiento y quedó una buena relación entre las partes. Representante: José María Poy
Las sesiones se organizaron con cada Faci, donde se realizaba una lista de los materiales a utilizar. Se repartieron responsabilidades entre los componentes del OC, donde cada uno quedó encargado de reponer los materiales de las encargado de reponer los materiales de las sesiones de las distintas salas.
El canal utilizado para difusión del evento fue Facebook, se creó un grupo donde se invitó a todo AIESEC Uruguay. Se publicaban anuncios, post y videos, la mayoría creados por el OC Team. Dicho canal de comunicación se utilizó como herramienta para informar a la delegación, y también como medio para interactuar con cada uno de ellos, ya que se generaron instancias de desafíos y lúdicas. Se manejaron publicaciones semanales, a partir del comunicado del valor de Se manejaron publicaciones semanales, a partir del comunicado del valor de la Fee, cada semana se fue aumentando dicho valor, lo cual fomentó la temprana inscripción de los delegados.Además otro de los caminos que optimizaron las respuestas de los mismos, fue enviar mensajes privados a cada uno de los miembros, utilizando el mismo medio. La publicación del booklet fue la semana en la que se realizaba el congreso, por lo cual la delegación ya estaba ansiosa de saber cómo ir y que llevar. Esto además ayudo mucho a organizar el encuentro que se hizo en el primer día de congreso, para partir todos juntos en un lugar y a una determinada hora para el traslado al lugar del evento.
•Anglo•Nexun•El Trigal•Conaprole•Pepsico•Pagnifique•Arcor
•Papeleria Flober•Alberto Gandulia•Aldo Express•Papelería Galli•Disco•Frigorífico Centenario•Bimbo
•Nestlé•Portezuelo
•Arcor•ANCAP•Salus•UTE•Sebamar•Coca Cola•Los Sorchantes•Nativa•Papiros•Mosca Hermanos
•Bimbo•Mc Donalds•Danone•Cascada •El Patriarca •InterFer•Mondelez International•Urupress•Los Nietitos•República AFAP
•AngloEvaluaron la propuesta y se mostraron interesados aunque al final no se concretó nada. • NexunTuvimos un primer contacto que no llegó a nada y con el segundo logramos hacer la venta. Siempre nos contactamos vía Facebook. •El TrigalPrimero con el mail de contacto no se consiguió nada, ya que al hablar decían que no había llegado. Posteriormente, luego de esperar en el teléfono, se consiguió el mail de un gerente, y se le escribió a él. Luego de esto, en el follow consiguió el mail de un gerente, y se le escribió a él. Luego de esto, en el follow up de la empresa, ya sabían el motivo del llamado pero siempre respondieron que lo estaban considerando y nunca se concretó nada•ConaproleMandamos la carta al mail de contacto y nunca obtuvimos respuesta hasta que fuimos a Conaprole y entregamos la carta en recepción. Ahí preguntamos y se consiguió contactos directos con la gente de secretaria, pero de todas formas no llegamos a cerrar, tal vez por falta de tiempo. Se perdió mucho tiempo en la enviada de mails.
•PepsicoRespondieron el mail y pidieron número de contacto nuestro, pero tampoco se concretó nada. •PagnifiqueLlamar directamente porque los mails ni los leen. De todas formas nos dijeron que tenían el presupuesto comprometido. •ArcorNuestro contacto allí tuvo que viajar a fines de setiembre a Buenos Aires y cuándo se llamó para ver como seguía la negociación, respondió otra persona, la cual no estaba al tanto de la propuesta y se tuvo que volver a empezar.. Al la cual no estaba al tanto de la propuesta y se tuvo que volver a empezar.. Al final nos dijeron que el presupuesto de donaciones estaba acotado y no iban a participar. •ANCAPPrimero mandamos al correo de contacto, llamamos, nos dijeron desde Marketing que estaban evaluando la propuesta. A la semana nos dijeron que le escribiésemos a presidencia de ANCAP. La siguiente semana nos dijeron que rescribiésemos a comunicación externa. La otra semana, cuando contactamos no sabían quiénes éramos. No se pudo concretar nada. •SalusImposible de contactar, no nos respondieron el mail y el teléfono de contacto 0800 no lo atiende nadie.
•UTESe logró contacto con secretaría de presidencia, pero respondieron que no estaban interesados. La respuesta fue rápida y concisa. •SebamarLlamamos varias veces y a pesar de que nos comunicamos con gente de Marketing, nunca se cerró nada. •Coca ColaLlamamos y hablé con una mujer de ventas, y me pasó su correo y su número de interno. Le escribí y la llamé varias veces después y nunca respondió. •Los Sorchantes /Bimbo •Los Sorchantes /Bimbo Bimbo compró Los Sorchantes. Respondieron que ellos donaciones solo hacen a principio de año. •NativaEl teléfono de recepción no sirve de nada. Gio consiguió un contacto en Ventas, el cual me pasó el contacto para hablar con Marketing, pero esto fue tres días antes del congreso y no se cerró nada. •Papiros/Mosca Hermanos/Alberto Gandulia/ALDO Express/Papelería GalliMajo se contactó con ellas, aunque en los materiales se negoció únicamente con InterFer. •Papelería FloberRechazaron la propuesta
•DiscoHay que comunicarse a través de la página institucional. Obtuvimos respuesta, aunque nos rechazaron. •Frigorífico CentenarioEl mail no lo leyó nadie. Cuando llamamos nos pasaron un correo específico para las donaciones, pero nunca nos respondieron. Faltó tiempo. •McDonaldsSe consiguió el correo gracias al contacto que hizo el OC en el 2012. No se concretó nada. Realizan donaciones, pero hay que hacerlo con tiempo.•Danone•DanoneSe contacta con la página web institucional, nunca nos respondieron, el teléfono no lo atiende nadie. •CascadaMandamos dos veces el mail, las dos veces nos dijo que nunca llegó. •El PatriarcaEs una panadería pequeña, se consiguió donación por conocimiento del dueño. Lo hizo más de amable que por hacer un negocio, ya que no tenía nada de promoción física para ofrecernos distribuir•InterFerMajo consiguió un descuento del 25% con esta papelería.
•Mondelez InternacionalTenían un problema con el depósito y no pudieron donar. •UrupressAl principio estaban entusiastas porque pensaron que nos podían apoyar con impresiones, pero luego les dijimos que preferíamos efectivo y se lo tomaron medio mal. Apoyaron, pero fue un poco tenso. •Los Nietitos•Los NietitosNos respondieron bien, evaluaron la propuesta y la rechazaron. •República AFAPSe consiguió hacer la venta el día antes del congreso, se mostraron muy interesados, se obtuvieron colgantes, lapiceras y apoyo económico. •NestléNo estaban interesados. •ClaldySolo donan productos excedentes y no tenían para la fecha que solicitamos.
En líneas generales, las negociaciones con empresas no fueron exitosas. Las empresas de la lista que contribuyeron fueron: República AFAP, Panadería El Patriarca, Urupress y Nexun. Con InterFer se logró un acuerdo comercial, y rebajaron los precios un 25%. Nuestro primer problema fue cuándo presentamos nuestras propuestas las empresas siempre nos atendieron como donaciones, y no cómo oportunidades de hacer negocios. Por eso, muchas veces se recibió respuestas del estilo “solo donamos si tenemos excedentes”, “nuestro presupuesto de donación lo “solo donamos si tenemos excedentes”, “nuestro presupuesto de donación lo fijamos a principios de año”. También está el caso de las empresas que claramente no están interesadas y no responden los mails y cuándo se las llama dicen no haber recibido nada. Otra dificultad fue el tema del tiempo, muchas empresas demoraban mucho en tomar la decisión ya que tenían que consultarlo con las juntas ejecutivas de la organización. Sin embargo, hay casos que demuestran lo contrario, como fue República AFAP, que nos contactó el día anterior a la conferencia. Esto me demostró que no debíamos haber frenado el follow up a las empresas antes, y haber seguido hasta el último momento.
Del aprendizaje también se rescata, que los mails de recepción nunca son útiles, que hay que lograr tener un contacto adentro y si se puede ir a la empresa mejor. Y en cuánto a los éxitos logrados, se observa, que la mitad de las donaciones se lograron de empresas pequeñas (Urupress y Panadería El Patriarca) con las que teníamos contactos adentro. Fueron más una ayuda de conocidos que una venta corporativaconocidos que una venta corporativa
El Budget:
El budget en un principio me causó muchos problemas ya que no había entendido muy bien que era lo que tenía que hacer, lo que hizo que en un principio diera números negativos bastante grandes. Me parece que la persona que se encargue de las finanzas tiene que tener una preparación, si es que no tiene formación previa en manejar una preparación, si es que no tiene formación previa en manejar presupuestos.Para calcular la fee y el budget me fue útil el Excel, estaría bueno que el budget de la próxima tracking tool incluyera las fórmulas necesarias para que cuando se varíe un dato, no haya necesidad de hacer todas las cuentas nuevamente si no que sea únicamente agregar los nuevos datos y que la planillas se encargue del resto.
Controles y actualización:
Los pagos de los fees se hicieron complicados, ya que no se estableció desde un principio. Que cada persona que se inscribiera debería contactar. Por otro ayudó mucho en el control de la plata que solo dos persona dentro del OC (OCP y OC Finnance), se encargaran de guardar el dinero.Tanto los gastos, como los ingresos deben ser ingresados en el cashflow Tanto los gastos, como los ingresos deben ser ingresados en el cashflow en cuanto aparecen. Así este mantiene un orden claro. Estaría bueno que se agregara dos celdas que muestren el total de plata disponible y gastada que se actualice cuando se agreguen nuevos valores.
Fee:
Creo que esto fue lo más sencillo para calcular. (Alojamiento+Comidas+Materiales) Cantidad de personas.
