Reuniones del profesorado ¿herramientas eficaces o ladronas de tiempo?

Deberían ser un factor básico en la organización del trabajo del profesor y la mejora de su rendimiento y, sin embargo, a veces son percibidas como ladronas de tiempo. Para que las reuniones sean realmente efectivas y apreciadas por los profesores resulta necesario respetar una serie de criterios. Pautas sencillas, como las que presentamos en este artículo, y que están ligadas al sentido de la planificación, al sentido común y a nuestra actitud en el entorno educativo.

Cuando las reuniones están bien planteadas, dirigidas y canalizadas, pueden contribuir eficazmente a mejorar la competitividad, el rendimiento en el aula, la capacidad de innovación del equipo y a fomentar un buen clima de trabajo entre sus miembros.

Para ello, hoy en día, las mejores prácticas de gestión del tiempo invitan a un replanteamiento del porqué, para qué y con quién nos reunimos. Más aún, nos exigen proyectar el día después para garantizar que los hitos que se alcancen tengan continuidad.

A continuación, ofrecemos algunas recomendaciones para conseguir que el tiempo que dedicamos a reunirnos sea realmente fructífero. Para facilitar la incorporación de estas buenas prácticas, hemos agrupado las distintas iniciativas en torno a las fases de la reunión: preparación, desarrollo y seguimiento.

1. Consejos para el antes: preparar a fondo el encuentro

En primer lugar, es necesario valorar la necesidad real de organizar una reunión, con la complejidad logística que conlleva respecto de otro tipo de soluciones, antes de convocarla. Lo que en apariencia sería lógico sucede a veces como un acto reflejo motivado por querer sacar adelante un proyecto con ímpetu o urgencia, como puede ser la organización de una semana cultural en el colegio compaginándose con las clases diarias.

En caso de considerar necesario celebrar un encuentro, conviene organizar los detalles con la mira puesta en conseguir los objetivos marcados. De la reflexión previa que se lleve a cabo pensando en las propias metas, se puede extraer información para incluir en la convocatoria lo que permitirá que los asistentes estén informados e involucrados desde el inicio.

La puntualidad es un signo inequívoco de respeto que hay que cumplir, así como cualquier otra medida que evite interrupciones como silenciar

el teléfono

Se completará la convocatoria, estructurada adecuadamente, con datos significativos: lugar, día y hora; orden del día y tiempos estimados de duración, así como la referencia a la documentación asociada en caso que la hubiera.

2. Consejos durante la reunión para desarrollarla con éxito

La mejor noticia para quien organiza una reunión es que todo transcurra con normalidad, conforme al orden del día. En otras palabras, que el marco, la hora de inicio y el final se ajusten al programa establecido. La puntualidad es un signo inequívoco de respeto que hay que cumplir, así como cualquier otra medida que evite interrupciones -por ejemplo, silenciar el teléfono-, procurando contribuir entre todos a mantener un clima óptimo

Es esencial que alguien ejerza ese papel asegure un correcto seguimiento de la agenda -que es conveniente respetar sin modificaciones, salvo comentarios al término de la reunión- y asigne los turnos de palabra. La fórmula más productiva de cierre es repasar con los participantes el resumen de conclusiones final, con especial énfasis en los acuerdos logrados.

3. Consejos post-reunión: seguir correctamente los acuerdos

Al término de un encuentro, es fundamental elaborar un acta, documento especialmente valioso cuando transcurre el tiempo y la memoria empieza a flaquear.

Es aconsejable designar a la persona encargada de redactarlo, habitualmente el responsable de la reunión u otra nombrada al efecto que haya asistido a la misma, que recojan quiénes han participado, así como la información más significativa. También puede ser interesante establecer mecanismos de seguimiento y revisar periódicamente que se hayan cumplido.

10 claves para tener en cuenta

A la hora de plantearse convocar una reunión, hay una serie de elementos que, como anfitrión, se deben tener en mente para llevarla a término con éxito:

1 Valorar si existen buenas alternativas a la reunión para lograr los mismos resultados con mayor rapidez: correo electrónico, multiconferencia u otras.

2 Elegir cuidadosamente la lista de asistentes entre las personas relacionadas con el tema y evitar asistencias innecesarias.

3 Esmerarse en la elaboración del orden del día e identificar a quién corresponde exponer cada punto, así como el tiempo estimado de intervención. La convocatoria incluirá referencias, en su caso, a la documentación de referencia vinculada a cada uno de los temas y deberá incluirse en el envío a los asistentes, para que puedan analizarla y preparar adecuadamente la reunión.

4 Asegurarse de que hay un líder que lleve a buen puerto la reunión, una persona -habitualmente suele ser el Director del Colegio- que dirige la puesta en común, fomenta la toma de decisiones y vela por el cumplimiento de los acuerdos.

5 Animar a la formulación de preguntas que mejoren la comprensión de los temas.

6 Respetar -en sentido amplio- los términos de la reunión: ajustarse a la agenda, mantener la mente abierta y respetar los horarios de inicio, presentación y clausura.

7 Al finalizar el encuentro, repasar con los participantes los acuerdos, principales iniciativas y aspectos eventualmente delicados previa elaboración del acta.

8 Detallar los aspectos más relevantes en el resumen y someterlo a las consideraciones de cuantos hayan asistido antes de plantearlo como definitivo.

9 Efectuar un seguimiento de los acuerdos alcanzados que los asistentes responsables deben cumplimentar en plazo.

10 Poner en práctica estos diez consejos cuanto antes y comprobar los resultados en la próxima reunión.

Elena del Pino del Cerro

Alumna de Grado Educación Primaria

2º B