REVISION Y AJUSTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL …

1

REVISION Y AJUSTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE VENTA PARA MUEBLES BOVEL

PAOLA CRISTINA GOMEZ GRAJALES

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS PROFESIONALES PEREIRA

2009

2

REVISION Y AJUSTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE VENTA PARA MUEBLES BOVEL

PAOLA CRISTINA GOMEZ GRAJALES

Informe De Práctica Profesional

Tutor JORGE HERRERA

Administrador de Empresas con Especialización en Logística

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA

2009

3

AGRADECIMIENTOS

A todas aquellas personas quienes permitieron y apoyaron constantemente el proceso de práctica empresarial. Al administrador Jorge Herrera por su permanente disposición, por brindar la oportunidad de recurrir a su capacidad intelectual y su desinteresada ayuda. A la empresa Muebles Bovel Ltda. y todos sus directivos por permitirme realizar el proceso de práctica empresarial y estar siempre dispuestos a resolver mis dudas en el levantamiento de la información. A la Universidad Católica Popular del Risaralda por darme una formación intelectual que me permitiera desenvolver en el ámbito empresarial, y al departamento de prácticas profesionales por su constante interés y seguimiento en la práctica empresarial.

4

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 12

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 13 1.1 Reseña Histórica 13 1.2 Misión 13 1.3 Líneas De Producción 14 1.4 Políticas De Calidad 16

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 17

2.1 Numero De Trabajadores 17 2.2 Actividad Económica 17

3. DIAGNOSTICO DE INTERVENCION 19

3.1 Eje De Intervención 20

4. JUSTIFICACIÓN 21

5. OBJETIVOS 22

5.1 Objetivo General 22 5.2 Objetivos Específicos 22

6. REFERENTE CONCEPTUAL 23

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 28

8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS 29

9. CONCLUSIONES 45

10. RECOMENDACIONES 46

11. BIBLIOGRAFIA 47

5

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Organigrama 18

6

LISTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Pág.

Manual de Procedimientos 1. Proceso de Facturación 29 Manual de Procedimientos 2. Proceso de Facturación 30 Manual de Procedimientos 3. Proceso de Facturación 31 Manual de Procedimientos 4. Proceso de Garantías 35 Manual de Procedimientos 5. Proceso de Garantías 36 Manual de Procedimientos 6. Proceso de Garantías 37 Manual de Procedimientos 7. Proceso de Devoluciones 40 Manual de Procedimientos 8. Proceso de Devoluciones 41 Manual de Procedimientos 9. Proceso de Devoluciones 42

7

LISTA DE FLUJOGRAMAS

Pág.

Flujograma 1. Proceso de Facturación 32 Flujograma 2. Proceso de Facturación 33 Flujograma 3. Proceso de Facturación 34 Flujograma 4. Proceso de Garantías 38 Flujograma 5. Proceso de Garantías 39 Flujograma 6. Proceso de devoluciones 43 Flujograma 7. Proceso de devoluciones 44

8

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo 1. Memorando. 48 Anexo 2. Orden de Pedido. 49 Anexo 3. Remisión. 50 Anexo 4. Base de Datos de Remisiones op. 51 Anexo 5. Base de Datos Opac. 52 Anexo 6. Orden de Producción de Control Materia Prima. 53 Anexo 7. Respaldo de la Orden de Producción de Control Materia Prima. 54 Anexo 8. Factura de Venta. 55 Anexo 9. Memorando. 56 Anexo 10. Traslado de Mercancía. 57 Anexo 11. Base de Datos de los Traslados. 58 Anexo 12. Registro de Servicios. 59 Anexo 13. Respaldo del Registro de Servicios. 60 Anexo 14. Orden de Servicio. 61 Anexo 15. Servicios Técnicos. 62 Anexo 16. Base de Datos de Servicios Técnicos. 63 Anexo 17. Comprobante de Servicio Técnico. 64

9

GLOSARIO

SERVICIOS TECNICOS: Son aquellos productos terminados que después de haber llegado al cliente son devueltos a la fábrica por inconformidades, estos pueden ser cobrables o no cobrables.

• SERVICIOS TECNICOS COBRABLES: Son servicios cobrados al cliente debido a daños causados al mueble por parte de él, ya sea por mal uso del cliente final, por parte de los almacenes que lo utilizan para su exhibición y les causan tallados, golpes o rayones entre otros, este costo lo asume el almacén Credidescuentos, La bodega o en caso de que se haya dañado en el camión donde se trasporta se cobra al conductor del mismo.

• SERVICIOS TECNICOS NO COBRABLES: Son aquellos productos a los

cuales se les hace algún arreglo por algún defecto o daño que pueda tener y la empresa responde por el arreglo de estos como garantía.

TRASLADOS: Son aquellos muebles los cuales son devueltos a la fábrica por parte de la comercializadora, ésta pasa a ser parte del inventario de la fábrica. Los traslados van y llegan directamente de la bodega principal. ORDEN DE PRODUCCION: Es el formato que se utiliza para controlar los números consecutivos, los costos y las existencias. SUBPROCESO: Se le llama así a cada sección de la planta de producción por las cuales debe pasar el producto en proceso; éstas son: PREMAQUINADO: esta sección se encarga de captar e inspeccionar la madera en bloques para luego ser cortada en tablones y teleras, predimensionarla en ancho y grueso para darle secado en hornos y luego convertirla en piezas las cuales deben cepillar y moldurar con medidas exactas según especificaciones del producto y cantidades perdidas. Se debe hacer entrega de manera oportuna a la siguiente sección de material cortado para evitar retrasos en la producción. MAQUINADO: En este subproceso se toman las piezas para continuar el proceso del producto, se acanalan, según el diseño se espigan, se escoplan y se perforan si es necesario, además se lijan y se calibran. Los aglomerados se entregan cortados y en cantidades pedidas. También se encarga de ubicar la madera predimensionada en el subproceso de ensamble.

10

ENSAMBLE: Este subproceso se encarga de preensamblar en el banco de neumático y dejar secar el mueble para detallar. También se deben realizar las reparaciones y ajustes que se encuentran en la madera. PINTURA: Se encarga de recibir las piezas que pasaron por el subproceso de ensamble y aplicar resane en las uniones, lijar las piezas manualmente y aplicar sellador nitro, darle acabado final con máquina orbital y mantener la pieza en la cabina de sellado para aplicar sellador tinturado, luego pasa a bancos de suavizado y después pasa a la cabina de pintura para aplicar tinta y laca, se deja secar el mueble, para darle acabado final y pasarlo a terminado y tapicería. TAPICERIA: Esta sección arma el esqueleto del mueble (madera proveniente de Premaquinado), hace corte de tela y espuma, une la tela por medio de costura, se encarga de tapizar el mueble, ensamblar y pegar patas y felpa, etiquetarlo y por último empacar la sala. EMPAQUE Y DESPACHOS: Se acondiciona el mueble según accesorios requeridos, se etiquetan productos internamente y en el empaque, se empacan los productos terminados y luego se despacha la mercancía. PLAN DE PLAZOS: Es un cuadro que se hace mensualmente, en el cual está la información sobre los productos que se van a producir y sus respectivas fechas, por cada subproceso.

11

RESUMEN En la actualidad las empresas necesitan optimizar sus sistemas de información para disminuir la incertidumbre y tomar las mejores decisiones, las cuales ayudan a obtener ventajas competitivas. Una herramienta para evaluar los sistemas de información son los manuales de procedimientos es por esto que el desarrollo del presente trabajo, se constituye en la revisión y ajuste del manual de procedimientos para el proceso de ventas de la empresa Muebles Bovel Ltda. El manual de procedimiento fue descrito basándose en las entrevistas hechas a las personas involucradas, y también están representados en flujogramas, para así facilitar la identificación de los procesos que se hacen actualmente y tomar las decisiones necesarias para su cambio o modificación, según los requerimientos y futuras mejoras que planea la empresa con el módulo Xenco e implementación del código de barras en los procesos de facturación, garantías y devoluciones.

ABSTRACT At present, companies need to optimize their information systems to reduce uncertainty and make the best decisions, which help to gain a competitive advantage. A tool for evaluating information systems are the operating procedures for this reason the development of this paper constitutes a review and adjustment procedures manual for the company's sales Muebles Bovel Ltda. The manual procedure was described based on interviews with those involved, and are also represented in flowcharts, thereby facilitating the identification of processes that are currently taking the necessary decisions to change or modification, according to the requirements and future improvements that the company plans to form Xenco and implementation of bar code in the billing, warranties and returns.

12

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, los Manuales de Procedimientos se ha convertido en una de las herramientas administrativas más útiles y valiosas para facilitar la operación y la interconexión de las actividades, ya que permite conocer de forma detallada y ordenada las diversas actividades que se realizan en la organización.

Los Manuales de Procedimientos apoyados gráficamente por los flujogramas son de gran ayuda a las empresas ya que contienen en forma secuencial, ordenada y metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones asignadas a cada una de las áreas, otorgando a los empleados la claridad de sus funciones, así como ayudando a que las áreas de control interno de las compañías puedan exigir el cumplimientos de las normas establecidas.

Durante los últimos años se ha incrementado el interés de las empresas en mejorar sus sistemas de información ya que son un factor clave para la toma de decisiones y clave de gestión empresarial. “La información es el arma principal que ayudará a la gerencia, a los productos y los servicios y a la productividad a penetrar en el ambiente competitivo. El encanto de la tecnología informática no hará avanzar estas dimensiones, pero sí lo hará la necesidad de contender y sobrevivir en un ambiente competitivo y violento, un ambiente que incluye una competencia internacional más fuerte”1

1 Burch, J:G. y Grudnitski, G. Diseño de sistemas de información. México: Limusa, 1998. p.19

. Muebles Bovel no es ajeno a esta realidad y por lo tanto ha definido la implementación de un sistema de información llamado XENCO para así iniciar el proceso de código de barras, sistema que apoyara los diferentes procesos de la compañía y el manejo de inventarios. Con el propósito de facilitar a Muebles Bovel la implementación del nuevo sistema de información XENCO, el presente trabajo se orienta a revisar y ajustar los actuales manuales de procedimiento del proceso de venta con el fin de incluir todas las actividades que se desarrollan actualmente y que servirán de guía para realizar las pruebas pilotos con el nuevo sistema de información. A partir de esta actualización de los manuales se analizará si se puede mejorar o cambiar algunos procesos.

13

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. Reseña Histórica La empresa Muebles Bovel surgió de una idea que tuvo el señor Darío Botero Gómez fundador y actualmente propietario de crear una empresa para la fabricación de muebles para el hogar y abastecer de los mismos a una cadena de almacenes de la cual es también dueño. Después de un tiempo, la idea se concretó y finalmente fue fundada en el año de 1980, iniciando con 6 empleados. La empresa es una sociedad limitada y su único dueño es el señor Darío Botero Gómez. Muebles Bovel inició el proceso de certificación y el 28 de Diciembre de 2004 lo logró con la norma de calidad ISO 9001 versión 2000 en fabricación de muebles en madera para el hogar. 1.2. Misión Muebles Bovel Ltda. es una empresa fabricante de Muebles en madera línea hogar que satisface las necesidades y expectativas del cliente ofreciendo productos de la mejor calidad, confort y estilo a los mejores precios. Contamos con un equipo humano de amplia experiencia y continua capacitación, trabajamos con las mejores materias primas, maquinaria y tecnología. Contribuimos a la conservación del medio ambiente aprovechando al máximo los recursos renovables igualmente al desarrollo socioeconómico de la región y el país.

14

1.3. Líneas De Producción

4 SILLAS CUBIERTA PIAÑA

6 SILLAS CUBIERTA PIAÑA

4 SILLAS CUBIERTA PATAS

COMEDOR 4 PTS

COMEDOR 6 PTS

CAMA PEINADOR CON BUTACO NOCHERO

CAMA PEINADOR, MARCO ESPEJO Y BUTACO NOCHERO

• CABECERO • LARGUERO • PIECERO

ALCOBAS

LINEA DE MADERA

COMEDORES

15

1 SOFA Y 2 SILLAS 1 SOFA Y 3 SILLAS

• SALA 1*2

• SALA 1*3

• PUF

• CANAPE

LINEA DE TAPICERIA

CABECERO Y PIECERO PARTE ALTA CABECERO Y PIECERO PARTE BAJA LARGUEROS PARTE ALTA LARGUEROS PARTE BAJA GAVETAS BARANDA PASAMANOS ESCALERA

CAMAROTE PIRAMIDE

CAMAROTE

• VARIOS

• BIFET

• CONSOLA

• JUEGO DE MESAS

MESA CENTRO MESA AUXILIAR

16

Al salir el producto terminado de la fábrica es transportado en camionetas ya sea para ser llevado a la bodega principal ubicada en Dosquebradas, a las bodegas secundarias o almacenes si lo necesitan con mucha urgencia por medio de lo cuales llegan al cliente final, estos almacenes se llaman Credidescuentos los cuales son propiedad de la organización Darío Botero Gómez. Los almacenes están ubicados en las siguientes ciudades: Armenia, Pereira, Manizales, Dosquebradas, Anserma, Cartago, Chinchiná, Girardot, Espinal, Ibagué, Santa Rosa, Cali y Palmira. Y cuenta con una bodega principal en Dosquebradas y tres bodegas secundarias ubicadas en Pereira, Ibagué y Manizales. La cadena de distribución de la fábrica es: Muebles Bovel – Cliente Final Muebles Bovel – Bodega – Cliente Final o Almacén Muebles Bovel – Bodega Principal – Bodega Secundaria – Cliente

En caso de que algún almacén requiera de algún mueble con urgencia se lleva directamente allí. 1.4 . Política De Calidad

Muebles Bovel Ltda. tiene como política de calidad proporcionar productos y servicios que satisfagan las necesidades y expectativas establecidas por nuestros clientes. Así mismo nos comprometemos con ésta política a cumplir con los requisitos y mejorar continuamente nuestros procesos, productos y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. Esta política de calidad está basada en los siguientes principios: A. La calidad es un esfuerzo conjunto. B. El trabajo en equipo y la solución de problemas son la base del éxito de la empresa. C. La calidad de los productos que ofrecemos es nuestra permanente preocupación. D. La educación, capacitación y el entrenamiento de nuestro personal son la base del desarrollo

17

E. La alta calidad de los productos de muebles Bovel Ltda. Comienza con un alto grado en la calidad de sus materias primas. F. Optimizar el uso de las materias primas para evitar desperdicios; así contribuimos al máximo aprovechamiento de los recursos naturales. G. El reconocimiento del cliente como la razón de ser de la empresa.

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.1. Número de trabajadores Actualmente la empresa Muebles Bovel cuenta con 88 empleados en todas sus secciones, de los cuales 10 son del área administrativa y los 78 restantes en la planta de producción son supervisores y operarios. 2.2. Actividad Económica Muebles Bovel Fabrica muebles en madera para el hogar. La planta de producción de Muebles Bovel Ltda. cuenta con un área total de 1800 mt² y presenta un tipo de distribución combinada por funciones; pues las diferentes operaciones que se realizan están agrupadas por subprocesos: Subproceso de premaquinado, maquinado, ensamble, pintura, tapicería y empaque y despachos. También cuenta con un tipo de distribución en cadena, ya que el material se desplaza a lo largo de la planta en un proceso continuo, pues las piezas siguen una secuencia lógica a través de cada subproceso desde que se inicia en premaquinado hasta que se despacha el producto terminado a la bodega principal.

18

Figura 1. Organigrama

Fuente: Muebles Bovel Ltda. Sistema de Gestión de Calidad

19

3. DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCIÓN

Muebles Bovel posee los manuales de procedimiento para cada uno de los procesos de la compañía, pero no aclaran detalladamente las actividades que se deben realizar, ni las personas responsables de dicha actividad. Así mismo no se encuentran la representación grafica de los manuales de procedimientos como son los flujogramas. No poseer un manual de procedimientos con la información detallada, ordenada e integral de las diversas operaciones que se realizan en una organización, puede traer problemas ya que son el apoyo para los empleados de la empresa cuando posean alguna duda, así como sirve de apoyo para la áreas de control de la empresa como es el área de auditoría. Los manuales de procedimientos sirven también para procesos de inducción a empleados nuevos, que le sirvan como guía ya en el desarrollo de sus actividades futuras. Se identifico el problema cuando se empezó a revisar los procesos de venta donde indica en forma muy resumida las actividades a realizar, el actual manual no puede instruir el personal en aspectos como actividades, objetivos, procedimientos, normas e interrelaciones de áreas, debido a esto no se puede identificar con claridad las posibles duplicidades, omisiones de actividades o la posibilidad de delegar funciones. En el manual actual sólo se encuentran los documentos físicos más utilizados, pero no están especificadas las bases de datos que se manipulan, tampoco están especificados los documentos de entrada y salida de cada proceso. Las técnicas usadas en el levantamiento de la información requerida para actualizar los manuales fueron: la entrevista, la observación directa y la revisión documental de los manuales actuales.

20

3.1. Eje de intervención En el proceso de práctica empresarial realizado en la empresa Muebles Bovel el eje de intervención es en el área de ventas, la cual tiene interconexiones con auditoría, producción, el subproceso de despacho y la administración.

21

4. JUSTIFICACION Los manuales de procedimientos son una herramienta que facilitan la instrucción y el cumplimiento de las actividades para cada cargo, deben ser revisados constantemente por los jefes de las diferentes áreas con el fin de validar si los procesos siguen vigentes o es necesario hacer algún cambio con el fin de obtener mejoramientos en los procesos. Estos ayudan a identificar las posibles omisiones o duplicidad de actividades, funciones que se pueden delegar y organización de los recursos de la empresa. Este mapa para la modificación de procesos, ayuda a cumplir los objetivos principales de la empresa y aumentar su competitividad en un entorno tan cambiante. Por esto es necesario la revisión y ajuste del manual de procedimientos en la empresa Muebles Bovel sobre el proceso de ventas el cual contiene los procesos de facturación, garantías y traslados, estos dan una visión amplia del posible exceso o ausencia de actividades en cada uno lo cual permite visualizar mejor su cambio o ajuste, ya que uno de los objetivos de la empresa es implementar en sus sistemas de información el módulo Xenco y códigos de barras, en los cuales estarían implícitas estas actividades.

.

22

5. OBJETIVOS

5.1. Objetivo General Revisar y ajustar el manual de procedimientos del proceso de ventas en Muebles Bovel. 5.2 Objetivos Específicos

• Identificar la necesidad de un manual de procedimientos más detallado para

el proceso de ventas en la empresa Muebles Bovel.

• Describir por medio de manuales de procedimientos y flujogramas, los procesos de facturación, devoluciones y garantías, los cuales están involucrados en el proceso de ventas.

• Analizar y recomendar sobre los pasos que se llevan a cabo en el proceso

de ventas en la empresa Muebles Bovel.

23

6. REFERENTE CONCEPTUAL Los manuales de procedimientos en la organización son el documento que describen las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de las áreas que hay en la empresa, éste incluye los puestos administrativos que intervienen aclarando su responsabilidad y participación. “Los manuales de organización son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación, que facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignación adecuada de los recursos humanos y, en consecuencia, facilitan lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado organismo social.”2

a. Presentar una visión de conjunto de la organización.

El manual de procedimientos es un documento importante en la empresa cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. “los objetivos del manual son:

b. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

c. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d. Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.

e. Facilitar el reclutamiento y selección de personal. f. Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las

distintas unidades orgánicas. g. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.”3

Los manuales se convierten en un tipo de mapa en el cual los cargos administrativos se pueden basar para mejorar los procedimientos. “Ya que la tarea principal de un administrador es delegar, organizar, supervisar y estimular. Esto hace evidente que existe una secuencia de acciones a seguir y nos indica que:

a. Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con que cuenta la empresa.

2 RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. 3a. Ed. México: Efcasa/Thomson., 2002. p 88. 3 Ibid. p.86

24

b. La delegación que induce el establecimiento de normas de actuación debe proceder al acto de supervisión.

c. Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuación y reconocer y recompensar la ejecución del trabajo para motivarlos.”4

Los manuales de procedimientos muestran el flujo de la información, la cual es muy importante para la empresa y de su optimización depende las buenas decisiones que se tomen en la empresa.

“la información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor que la utiliza para tomar decisiones. La información implica la comunicación y recepción de inteligencia o conocimiento. Evalúa y notifica, sorprende y estimula, reduce la incertidumbre, revela alternativas adicionales o ayuda a eliminar las irrelevantes o pobres, e influye sobre otros individuos y los estimula a la acción.”5

“las organizaciones operan en un mundo de desaciertos e intervención gubernamental; de políticas impredecibles a nivel monetario, fiscal, impositivo y regulador; de cambios abruptos en las políticas comerciales; de competencia doméstica e internacional; de disfunciones políticas y sociales; a decir verdad este es un ambiente implacable y competitivo en el que deben sobrevivir las organizaciones, para evitar el fracaso, sobrevivir y lograr éxito, las organizaciones deben explotar las dimensiones de oportunidad de una gerencia informada, de la diferenciación de productos y servicios y de una creciente productividad.”

El conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más cambiante y complejo, da origen a una necesidad urgente información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger las empresas de agentes externos que puedan afectar su estabilidad. Tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles, datos, a su vez, que se convierten en información externa para otras empresas solicitan esta información.

6

4 Ibid. p.87 5 Burch, J:G. y Grudnitski, G. Diseño de sistemas de información. México: Limusa, 1998. p.19 6 Ibid. p.34

Es por estas razones nombradas anteriormente que las organizaciones deben conocer y mejorar día a día sus sistemas de información, con el fin de lograr ventajas competitivas.

25

“La calidad de la información descansa sólidamente sobre tres pilares: exactitud, oportunidad y relevancia. Estos son los atributos claves de la información.”7

“un sistema de información recoge, procesa, almacena, analiza y difunde información para cumplir con un propósito específico. Al igual que cualquier otro sistema incluye entradas y salidas. Procesa las entradas y produce las salidas que se envían a los usuarios o a otros sistemas”

Debe ser exacta, es decir carente de errores, la información debe ser clara y reflejar adecuadamente el sentido de los datos en los que se basa. También trasmite una imagen clara al receptor lo cual puede requerir una presentación gráfica en vez de tabular. Otro atributo de la información es la oportunidad, es necesario recibirla justo cuando se necesita. También debe ser relevante este punto es clave para la calidad de la información, debe contener sólo los datos importantes. Los sistemas de información son un soporte para conducir la información de una mejor manera; ya que son un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

8

7 Ibid. p.21 8 Ibid, p. 56

En la entrada de información el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información, las manuales son aquellas que se toman directas por el usuario y las automáticas son aquellos datos que provienen de otros sistemas o módulos. El procesamiento de la información es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o con datos almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada de entrada al exterior. Las unidades más comunes de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Existen algunos factores los cuales se pueden nombrar como presiones del entorno; cliente, competencia y cambio, las cuales conllevan a repensar los procesos actuales de la organización:

26

“los clientes: quienes conocen actualmente lo que quieren, lo que están dispuestos a pagar y la manera de obtener productos y servicios en sus propios términos. La competencia: la cual está creciendo continuamente con respecto al precio, calidad, selección, servicio y prontitud de la entrega. La eliminación de las barreras comerciales, el aumento de la cooperación internacional y la creación de innovaciones tecnológicas provocan que se intensifique la competencia. El cambio continúa: los mercados, los productos, los servicios, la tecnología, el entorno administrativo y la gente se mantienen en cambio, con frecuencia de un modo impredecible e importante.”9

La reingeniería de procesos de negocios puede incorporarse en uno, algunos o todos los procesos de la organización.”

Estos factores nombrados anteriormente llevan a la empresa a un replanteamiento de los procesos para afrontar los diferentes factores del entorno, los cuales pueden estar fortalecidos o débiles en determinadas empresas y una buena forma de hacerlo es la reingeniería. “La reingeniería de procesos de negocios, es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios con el fin de lograr mejoras drásticas en medidas de desempeño, como calidad, costo, rapidez y prestación de servicios.

10

“Hay varias metodologías para realizar la reingería de procesos las que son claves pueden organizarse en tres fases, conocidas como la reingeniería de las 3 R, que involucra: rediseño, reequipamiento y reinstumentación.”

Por lo tanto se trata de una reconcepción fundamental de una organización y una visión global de la misma. Algunas preguntas que llevan a interiorizarse en los procesos de trabajo son: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos?, lo cual nos lleva a conocer el estado real en el que se encuentra la organización para implementar nuevas estrategias de mejora.

11

Cuando se habla de rediseño, se debe antes que todo, tener un ambicioso alcance de interfuncionalidad. Ya que no son mejoras en torno a un departamento o una función; se trata de mejorar las actividades interfuncionales. “otro aspecto clave del rediseño consiste en romper reglas o en utilizar un pensamiento inusual y enfocarse en un ambicioso resultado que la organización necesita alcanzar, como una entrega en 24 horas a cualquier cliente en cualquier parte del mundo.”

12

9 TURBAN,Efrain; McCLEAN, Ephraim; WETHERBE, James. Tecnologíasde información para la administración. México: CESSA. 2001, p.70 10 Ibid, p.86 11 Ibid, p.100 12 Ibid, p. 75

27

Otra de las metodologías es el reequipamiento, “en esta, el aspecto central es adquirir una buena comprensión de las aplicaciones y bases de datos de los sistemas de información básicos instalados en el presente.”13

• “Es necesario un liderazgo visible y apasionado para alcanzar el compromiso organizacional.

Los instalados en el presente en términos de equipo de cómputo y elementos similares, como también la relación con el software, los procedimientos y los datos disponibles en el momento. También es importante comparar la tecnología que se está usando con la que usan los mejores competidores.

La reinstrumentación una de las metodologías consiste en originar un cambio orgnizacional en el cual deben tomar en cuenta algunos principios como:

• Un esfuerzo de reingeniería debe ser consistente con las creencias y los valores que sustentan la organización para asegurar una alta aceptación organizacional.

• El cambio en los proceso de negocios debe equilibrarse con un cambio cultural simultáneo.”

13 Burch, y Grudnitski, Op. Cit., p.28.

28

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SEMANAS ACTIVIDADES

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

1

2

3

4 5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

CONOCIMIENTO Y ADAPTACION A LA EMPRESA

DEFINICION DEL PROYECTO

RECOLECCION DE LA

INFORMACION

PROCESAMIENTO DE LA

INFORMACION

ANALISIS DE LOS

RESULTADOS

ENTREGA INFORME FINAL

FIN DE LA PRACTICA

EMPRESARIAL

29

8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Manual de Procedimientos 1.

ENTRADA No. RESPONSABLE DOCUMENTO SALIDA

MEMORANDO 1 Secretaria

2 Memorando

3 Supervisor de Despacho

4 ¿Está el producto en la fábrica?

5

6

7

8 2 si

9

10

11

12

13

PROCESO DE FACTURACION Y DESPACHO

Lleva al supervisor de despacho el memorando.

Escribe las características del pedido en Registro, (si elproducto está en la fábrica), para dejar pendiente eldespacho del producto.

Elabora remisión, original y dos copias, la firma y entrega1 copia al conductor.

Carga y envía mueble al almacén en el camión, (segúndías de viajes programados por la bodega principal).

ACTIVIDAD

Recibe memorando por medio de un fax.

Verifica la existencia del producto en el plan de plazos,de lo contrario con el supervisor de tapicería si espoltrona, con el supervisor de empaque si es madera opregunta al jefe de producción si el producto está en

Si. - Informa al almacén de la existencia del producto pormedio de una llamada telefónica.

No. - Verifica por medio de una llamada telefónica laposible existencia del producto en la bodega principal osecundarias.

No. - Informa al almacén que no hay existencias pormedio de una llamada telefónica. (fin del procedimiento).

¿Está el producto en la bodega?

REMISION (copia)

Pasa la remisión (original y copia) al jefe de producción. Remisión (Original y una copia)

Remisión (Original y dos copias)

Resalta en el registro con un marcador el pedido parasaber que ya fue despachado.

Registro:Orden de Pedido (RG-MYV-02)

Registro:Orden de Pedido (RG-MYV-02)

30



14 Jefe de Producción

15

16 Auxiliar de Producción

17

18

19

20

21

22

23 Jefe de Producción

Remisión y Orden de Producción (RG-XRD-

07)

Orden de Producción (RG-XRD-07)

Remisión (Original y una copia)

Remisión (Original y una copia). Archivo:

REMISIONES OP01.xls

Remisión y Archivo: REMISIONES OP01.xls

Remisión y Archivo: REMISIONES OP01.xls

Actualiza los datos en una hoja en excel llamada opac,para confirmar si se cierra la orden de producción ocontinúa vigente.

Hoja donde se lleva el control de las op

Orden de Producción (RG-XRD-07) y Radicador OP

Apunta en una hoja el código de la orden de producción,para llevar un control que indique que se cerró y que estaen manos de la jefe de producción y la entrega a la jefede producción.

Digita en la hoja de excel llamada facturación, lainformación de la remisión; para llevar un control de lascantidades y características del producto.

Busca en una carpeta llamada op vigentes la hoja delcódigo y producto nombrado en la remisión.

Escribe en la parte de atrás de la hoja nombrada en elpaso anterior, la fecha, cantidad y número de la remisión.

Verifica que el código del producto en las remisiones estévigente, comparándolo la información de una hoja enexcel en la cual se lleva seguimiento de las órdenes deproducción.

Pasa la remisión (original y copia) al auxiliar deproducción.

¿Continúa la orden de producción vigente o se cierra?

Suma los tiempos y calcula los unitarios de cadasubproceso por el cual paso el producto, pega un papel ala op física con ésta informacion, firma en la parte deatrás asegurando que salió esta cantidad.

ACTIVIDAD

No. - Retira la orden de producción de la carpeta opvigentes, en el radicador subraya con el marcador elcódigo de la op cerrada, escribe fecha de cierre a un ladodel producto.

31



35 Almacenista

36 Auditor

37 Remisión (original)

38 Secretaria

39 Auditor

40

41 Secretaria MEMORANDO

42 Factura de Venta

43 Secretaria y Mensajero

44

45 Memorando

MEMORANDO 46 Mensajero y Secretaria Memorando

47 Comercializadora

ACTIVIDAD

Programa: Xenco S.A y Remisión (copia)

Genera un memorando que de soporte a la factura y lohace firmar por la administradora quien lo compara yrevisa con la factura.

Factura de Venta y memorando

Pasa remisión original a la secretaria.

Genera la factura y la pasa a auditoría junto con laRemisión original.

Revisa que haya sido bien digitada por el almacenista enel programa Xenco y pone sello a la remisión paraasegurar que el proceso estuvo bien hecho.

Archiva Remisión original y devuelve la factura de venta ala secretaria.

Factura de Venta y Remisión (original)

Digita artículo, precio y cantidad de las remisiones en elprograma Xenco apoyado de las remisiones físicas ydevuelve las remisiones a auditoría.

FACTURA DE VENTA

Programa: Xenco S.A y Remisión (copia)

Envía con el mensajero el memorando a la fábricaMuebles Bovel.

Factura de Venta y Memorando


FIN DEL PROCEDIMIENTO

Envía la factura de venta y el memorando;con elmensajero de la comercializadora de la organizaciónDarío Botero Gómez.

Entrega la factura de venta y el memorando al gerente delogística, quien verifica, compara los documentos y firmael memorando.

La comercializadora se encarga de efectuar los cobros alos clientes de los productos facturados.

Entrega memorando a la secretaria, quien lo archiva.

Revisa factura de venta comprarándola con la remisión.

Archiva la copia de la factura de venta.

Gerente de Logística y Mensajero

Factura de Venta y Memorando


32

Flujograma 1.

ADMINISTRADORA Y SECRETARIA JEFE DE PN Y AUXILIAR DE PN AUDITORIA Y ALMACENISTA SUPERVISOR DE DESPACHOPROCESO DE FACTURACION Y DESPACHO

INICIO 1. Recibe memorando

2. Lo entrega al supervisor de despacho

3. Verifica la existencia del producto en

el plan de plazos

4. ¿Está el producto

en la fábrica?

NO

5. Verifica la existencia del producto en

la bodega

6. ¿Está el producto

en la bodega?

NO

7. Informa al almacén que no hay existencias

SI

8

SI

8. Informa al almacén de la existencia del producto

9. Escribe las características del pedido en

registro

10. Elabora remisión y entrega una copia

al conductor

11. Carga y envía mueble al almacén en

el camión

12. Resalta en el registro el

pedido que fue despachado

13. Pasa la remisión al jefe de producción

14. Verificaque el código escrito en las remisiones

esté vigente

15. Pasa remisión al auxiliar de producción

16. Busca en una carpeta la hoja del producto

nombrado en la remisión

17. Escribe en la parte de atrás de la hoja, la

fecha, cantidad y no. de la remisión

18. Digita en excel la

información de la remisión

19. Actualiza los datos en opac, y

confirma si se cierra la op o

continúa vigente

20. ¿Continúa

la op vigente?

SI

30. Archiva la op en la carpeta op

vigentes

31. Pone sello a la copia de la

remisión

21. Retira la op de la carpeta y la cierra en el

radicador

NO


33

Flujograma 2.

ADMINISTRADORA Y SECRETARIA JEFE DE PN Y AUXILIAR DE PN AUDITORIA Y ALMACENISTA SUPERVISOR DE DESPACHO

27. Verifica que en la op estén las materias primas utilizadas para

esa cantidad de de productos y la firma

22.Apunta en la hoja el código de la op, y la

entrega a la jefe de producción

23. Calcula los tiempos de cada subproceso por el cual paso el

producto, pega el papel a la op con ésta información y la firma en la parte de atrás

24. Pasa la op a la auxiliar de producción

25. Subraya la op en la hoja

donde se llev a el control de las

op cerradas

26. Entrega la op al administrador

28. Entrega la op a la auxiliar de producción

29. Subraya de nuevo el código de la op en la hoja de control y la

archiva en la carpeta de las op cerradas

32. Pasa la remisión al

auditor

33. Revisa cantidad y fecha en la op física

apoyado de la remisión

34. Revisa en el sistema que haya

sido bien digitada, pone sello a la

remisión y se archiva

35. (Almacenista) Digita características de las remisiones en

Xenco apoyado de las remisiones físicas y

las devuelve a auditoría

36. Revisa que haya sido bien digitada por el almacenista y pone

sello a la remisión física

37. Pasa la remisión original a la secretaria

38. Genera factura y la pasa a auditoría junto con la remisión

39. Revisa factura de venta comparándola con la remisión

40. Archiva remisión original y devuelve la factura de venta a la

secretaria

41. Genera un memorando que de

soporte a la factura y lo hace firmar por la administradora

34

Flujograma 3.

ADMINISTRADORA Y SECRETARIA JEFE DE PN Y AUXILIAR DE PN AUDITORIA Y ALMACENISTA SUPERVISOR DE DESPACHO

42. Archiva la copia de la factura de venta

43. Envía la factura de venta y el memorando con el mensajero a la

comercializadora.

44. Entrega la facturade venta y el

memorando al gerente de logística,

quien firma el memorando

45. Envía con el mensajero el

memorando a la fábrica Muebles Bovel

46. Entregamemorando a la

secretaria, quien lo archiva.

47. La comercializadora se encarga de efectuar

los cobros a los almacenes de los

productos facturados


35


ENTRADA No. RESPONSABLE DOCUMENTO SALIDA1 Almacén

2 Orden de Servicio

3

4

5

6

7 Auxiliar de Producción

8

9 Orden de Servicio

10

PROCESO DE GARANTÍASACTIVIDAD

Digita en excel las características del servicio técnicotomando como referencia el registro de servicios.

Servicios Técnicos (FO-MYV-03) y

Orden de servicio

Orden de Servicio y Registro de

Servicios (RG-PRD-

Registro de Servicios (RG-

PRD-04)

Entrega el registro de servicios a los supervisores delos subprocesos, según el defecto del mueble, demanera que este registro debe ir pasando por losmismos subprocesos por donde debe pasar el

Archivo: Base de Datos S.T y Registro de

Servicios (RG-PRD-

Crea una tarjeta llamada registro de serviciossoportada de la orden de servicio para cada mueble ogrupo de muebles, donde se escriben suscaracterísticas, en especial el defecto.

Entrega al auxiliar de producción el registro deservicios junto con la orden de servicios.

Auxiliar de Despachos y Servicios

Marca el mueble con un carton pequeño donde dice sus características.

Llena un formato tomando como referencia la orden deservicio, para llevar un control de los servicios que

Recibe mueble y orden de servicio.

SERVICIO TÉCNICO

llega camión con servicios técnicos de los almacenes.

Entrega la orden de servicio y el registro de serviciosal auxiliar de despachos y servicios.


Servicios (RG-PRD-

Archiva en una carpeta la orden de servicio según elalmacén de procedencia.



Servicios (RG-PRD-

36

Manual de Procedimientos 5. ENTRADA No. RESPONSABLE DOCUMENTO SALIDA

11

12

13

14

15

16

17 Administrador

18

19 Cuenta de Cobro

20 Administrador Cuenta de Cobro

21 Auditoría

CUENTA DE COBRO

Crea la cuenta de cobro en una hoja de excel paracada servicio tomando como referencia el registro deservicios y la remisión, las imprime y las entrega alauxiliar de producción.

Registro de Servicios (RG-PRD-

04), Remisión y Cuenta de Cobro





Remisión (original) y Registro de

Servicios (RG-PRD-04)

Verifica que en la cuenta de cobro esté la mismainformación del registro de servicios y la remisión.

Auxiliar de Producción

Devuelve las cuentas de cobro al administrador parahacer las respectivas correcciones y entrega registrosde servicios a auditoría.

Corrige las cuentas de cobro, las imprime nuevamentey las entrega a los auditores.

Verifica que en la cuenta de cobro esté la mismainformación del registro de servicios y la remisión.

Archiva el registro de servicios y remisión original paraentregar a fin de mes a la administradora quien hacelos respectivos cobros.

SERVICIO TECNICO

Comprobante de Servicio Técnico

(FO-MYV-07)

Genera remisión del servicio que se va a despachar(original y dos copias), la cual es firmada por elsupervisor de despachos y por el conductor quetransporta el servicio.

Remisión y Comprobante de Servicio Técnico

(FO-MYV-07)

Remisión y Comprobante de Servicio Técnico

(FO-MYV-07)

Escribe en la parte de atrás del registro de servicios lacantidad de materiales usados y tiempo utilizado parael arreglo del defecto del mueble.

Supervisor del subproceso Registro de


ACTIVIDAD

Recibe tarjeta, la cual toma como referencia paragenerar el comprobante de servicio técnico.(estedocumento se hace firmar por la inspectora de

Entrega dos copias de la remisión y una copia delcomprobante de servicio técnico (el cual llega alcliente final) al conductor del camión que transporta elmueble, y despacha el producto .


Entrega el registro de servicios al auxiliar dedespachos y servicios.

Registro de Servicios (RG-

PRD-04)

37

Manual Procedimientos 6.


22 Cuenta de Cobro


.24

25 Informe Estadístico

26 Gerente Informe Estadístico


28 Mensajero Cuenta de Cobro

29 Logística Cuenta de Cobro

30 Mensajero Centa de Cobro

31 Secretaria Cuenta de Cobro

Fin del procedimiento

ACTIVIDAD

Imprime y Entrega el informe al gerente y archivacuentas de cobro en la carpeta de 2009 donde estántodas las de éste año.

Revisa el informe y devuelve al auxiliar de producción.

Archiva informe en la carpeta del 2009. Auxiliar de Producción

Entrega las cuentas de cobro del respectivo mes aldepartamento de logística en la comercializadora.

Firman una copia y la envían de nuevo con elmensajero a la fábrica muebles bovel. (logística seencargan de efectuar los cobros por las reparacioneshechas a los servicios técnicos)

Entrega una copia de cuenta de cobro a la secretariade la fábrica muebles bovel.

Introduce la información de la cuenta de cobro en lacontabilidad y la archiva.

Base de Datos S.T y Cuenta de Cobro

Digita en excel el costo de la reparación de cadaservicio que está en la cuenta de cobro y crea informeestadístico de los servicios del mes y los acumuladosen el año.

Devuelve las cuentas de cobro al administrador para que haga las respectivas correcciones.

Corrige las cuentas de cobro, las imprime nuevamentey entrega una copia al auxiliar de producción y envía 2copias con el mensajero al departamento de logísticaen la comercializadora.


38

Flujograma 4.

ALMACEN AUXILIAR DE DESPACHOS Y SERVICIOS Y SUPERVISOR AUXILIAR DE PRODUCCION, ADMINISTRADORA Y AUDITORIAPROCESO DE SERVICIOS TECNICOS

INICIO1. llega camión con

servicios técnicos de almacenes

2. Recibe mueble y orden de servicio

3. Marca el mueble con sus características

4. Llena un formato para

llevar control de los servicios que

entran

8. Entrega la orden de servicio y el

registro de servicios al auxiliar de

despachos y servicios

7. Digita en excel las características del

servicio técnico tomando como

referencia el registro de servicios

6. Entrega al auxiliar de

producción el registro de

servicios junto con la orden de

servicios.

5. Crea un registro de servicios soportada de

la orden de servicio para cada mueble o grupo de

muebles.

9. Archiva en una carpeta la orden de

servicio según el almacén de procedencia

10. Entrega el registro de servicios a supervisores de los subprocesos, según

el defecto del mueble

11. Escribe en la parte de atrás del registro de servicios la cantidad de

materiales usados y tiempo utilizado para el arreglo del defecto del

mueble

12. Entrega el registro de servicios al auxiliar de

despachos y servicios

15. Entrega dos copias de la remisión y una copia del comprobante de servicio técnico al conductor del

camión que transporta el mueble, y despacha el

producto

13. Recibe tarjeta, la cual toma como

referencia para generar el

comprobante de servicio técnico

14. Genera remisión del servicio que se va a

despachar, la cual es firmada por el supervisor

de despachos y por el conductor que transporta

16. Archiva el registro de servicios y remisión original para

entregar a fin de mes a la administradora quien hace los

respectivos cobros

17. Crea la cuenta de cobro para cada servicio

tomando como referencia el registro de servicios y la remisión y las entrega al auxiliar de

producción.

18. Verifica que en la cuenta de cobro

esté la misma información del

registro de servicios y la remisión

19. Devuelve las cuentas de cobro al administrador para hacer las respectivas

correcciones y entrega registros de servicios a

auditoría

20. Corrige las cuentas de cobro, las imprime

nuevamente y las entrega a los auditores

21. Verifica que en la cuenta de cobro esté la misma información del registro de servicios y la

remisión

22. Devuelve las cuentas de cobro al

administrador para que haga las respectivas

correcciones

39

Flujograma 5.

ALMACEN AUXILIAR DE DESPACHOS Y SERVICIOS Y SUPERVISOR AUXILIAR DE PRODUCCION, ADMINISTRADORA Y AUDITORIA


23. Corrige las cuentas de cobro, y entrega

una copia al auxiliar de producción y envía 2

copias al departamento de logística en la

comercializadora

24. Digita en excel el costo de cada servicio que está en la cuenta

de cobro y crea informe estadístico de los

servicios

25. Imprime y Entrega el informe al gerente y

archiva cuentas de cobro

26. Revisa el informe y devuelve al auxiliar de

producción

27. Archiva informe en la carpeta del 2009

28. Entrega las cuentas de cobro del respectivo mes al departamento

de logística en la comercializadora

29. Firman una copia y la envían de nuevo con

el mensajero a la fábrica muebles bovel

30. Entrega una copia de cuenta de cobro a la secretaria de la fábrica

muebles bovel

31. Introduce la información de la

cuenta de cobro en la contabilidad y la archiva

40


ENTRADA No. RESPONSABLE DOCUMENTO SALIDA1 Almacén

2

3

4

5

6

7 uxiliar de Producció

8

9

10

11

12 Carpeta: Control de Tarjetas y Registro de Servicios (RG-

PRD-04)

Genera Registro de servicio donde escribeprincipalmente el defecto del mueble y algunascaracterísticas tomando como referencia la copia deltraslado de mercancía.

Digita la información más resumida del traslado demercacía, ya que esta es tomada por laadministradora para efectuar las devoluciones delmes.

Traslado de Mercancía (una

copia)Traslado de

Mercancía (una copia) Y Base de Datos TES.xls1


copia) y TES.xls


copia) Traslado de

Mercancía (una copia) y Registro de Servicios (RG-

PRD-04)Carpeta: Control de Tarjetas y Registro de Servicios (RG-

PRD-04)

Entrega el documento al auxiliar de producción.

TRASLADO DE

MERCANCI

Llega el traslado de mercancía de los almacenes.

Recibe el traslado de Mercancía y dos copias deldocumento donde están sus indicaciones.

Pone sello a la copia del traslado para asegurar quese realizó el proceso de digitación.

Digita la información en excel tomando comoreferencia el traslado de mercancía.

Verifica que la mercancía haya llegado como estádescrita en el documento y hace firmar una copia porel supervisor de despachos.

Envía una copia para la bodega principal, de la cualllegan todos los traslados.

Escribe en la copia que queda del traslado el defectoy características del mismo que faltaron por describiren el documento.


copia)

Auxiliar de Despachos y

Traslado de Mercancía (dos

copias)Traslado de

Mercancía (dos copias)


copia)

Copia en una carpeta llamada control de tarjetas lainformación escencial del traslado para generar unnúmero consecutivo y tener control de las tarjetas elcual es copiado esta.

Entrega tarjeta (Registro de Servicios) al auxiliar dedespachos y servicios y lo hace firmar en la carpetacontrol de tarjetas para asegurar que si la recibió.

PROCESO DE DEVOLUCIONESACTIVIDAD

41


ENTRADA No. RESPONSABLE DOCUMENTO SALIDA13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 Administrador

24


04) Registro de



04)

Entrega el registro de servicios a los supervisores delos subprocesos, según el defecto del mueble, demanera que este registro debe ir pasando por losmismos subprocesos por donde debe pasar elmueble.

Entrega todas las tarjetas (Registros de Servicios) delmes a la administrador.

Revisa con el sistema tomando como referencia lasremisiones que sí se les haya dado salida.

Carpeta: Control de Tarjetas

Revisa en el sistema cuáles de los traslados queestán en las tarjetas salieron de la fábrica en el mes,tomando como referencia las remisiones de traslados.

Escribe en la parte inferior de la tarjeta la fecha desalida y el número de remisión.

Resalta en la carpeta control de tarjetas lanumeración de tarjetas que fue devuelta.


Base de Datos TES.xls1, Registro de Servicios (RG-

PRD-04) y Remisiòn

Escribe en la parte de atrás del registro de servicios lacantidad de materiales usados y tiempo utilizado parael arreglo del defecto del mueble.


04) y Remisiòn

Supervisor del Subproceso

Entrega el registro de servicios al auxiliar dedespachos y servicios.


04)

Base de Datos TES.xls1, y

Remisiòn



04)Registro de

Servicios (RG-PRD-04) y Cuenta de

Cobro

Crea la cuenta de cobro en una hoja de excel paracada traslado tomando como referencia el registro deservicios, las imprime y las entrega al auxiliar deproducción.


04) y Cuenta de Cobro


Escribe en un cuaderno el número de tarjeta querecibió para llevar un control de las tarjetas.


Archiva todas las tarjetas en una misma parte y lasdevuelve al auxiliar de producción a fin de mes.


Verifica que en la cuenta de cobro esté la mismainformación del registro de servicios.

ACTIVIDAD

CUENTA DE COBRO

42

Manual de Procedimientos 9. ENTRADA No. RESPONSABLE DOCUMENTO SALIDA

25 Cuenta de Cobro


27 Auditoría

28 Cuenta de Cobro


.30


32 Gerente Informe Estadístico


34 Mensajero Cuenta de Cobro

35 Logística Cuenta de Cobro

36 Mensajero Centa de Cobro

37 Secretaria Cuenta de Cobro

Fin del procedimiento


04) y Cuenta de Cobro

Digita en excel el costo de la reparación de cadatraslado que está en la cuenta de cobro y crea informe estadístico de los traslados del mes y los acumulados en el año.



Introduce la información de la cuenta de cobro en lacontabilidad y la archiva.

Entrega una copia de cuenta de cobro a la secretariade la fábrica muebles bovel.

Archiva informe en la carpeta del 2009.

Entrega las cuentas de cobro del respectivo mes aldepartamento de logística en la comercializadora.

Firman una copia y la envían de nuevo con elmensajero a la fábrica muebles bovel. (logística seencargan de efectuar los cobros por las reparacioneshechas a las devoluciones)

Revisa el informe y devuelve al auxiliar de producción.

Verifica que en la cuenta de cobro esté la mismainformación del registro de servicios.

Devuelve las cuentas de cobro al administrador para que haga las respectivas correcciones.

Corrige las cuentas de cobro, las imprime nuevamentey entrega una copia al auxiliar de producción y envía 2copias con el mensajero al departamento de logísticaen la comercializadora.

Devuelve las cuentas de cobro al administrador parahacer las respectivas correcciones y entrega registrosde servicios a auditoría.

Corrige las cuentas de cobro, las imprime nuevamentey las entrega a los auditores.

ACTIVIDAD

Base de Datos TES.xls1 y Cuenta

de Cobro

Imprime y Entrega el informe al gerente y archivacuentas de cobro en la carpeta de 2009 donde estántodas las de éste año.

43

Flujograma 6.

PROCESO DE DEVOLUCIONES (TRASLADOS)ALMACEN Y LOGISTICA

AUXILIAR DE DESPACHOS Y SERVICIOS

AUXILIAR DE PRODUCCION Y AUDITORIA

GERENTE, ADMINISTRADORA Y SECRETARIA

INICIO1. Llega el traslado

de mercancía de los almacenes

2. Recibe el traslado de

Mercancía y copias del documento

donde están sus indicaciones

3. Verifica la mercancía y hace

firmar una copia por el supervisor de

despachos

4. Envía una copia para la

bodega principal, de la

cual llegan todos los traslados

5. Escribe en la copia del traslado

características del mismo que faltaron por describir en el

documento

6. Entrega el documento al

auxiliar de producción

7. Digita la información

tomando como referencia el traslado de mercancía

8. Digita la información más

resumida del traslado de

mercacía en otra hoja de excel

9. Pone sello a la copia del traslado para

asegurar que se realizó el proceso de

digitación

10. Genera Registro de

servicio tomando como referencia la copia del traslado

de mercancía

11. Copia en una carpeta la

información del traslado para generar

un número consecutivo y tener

control de las tarjetas

12. Entrega tarjeta al auxiliar de despachos

y servs. y lo hace firmar en la carpeta para asegurar que si

la recibió

13. Escribe en un cuaderno el

número de tarjeta que recibió para llevar un control de las tarjetas

14. Entrega la tarjeta a los

supervisores de los subprocesos, según

el defecto del mueble

15. Escribe en la parte de atrás de la tarjeta la

cantidad de materiales usados y tiempo

utilizado para el arreglo del defecto del mueble

16. Entrega el registro de servicios al auxiliar de

despachos yservicios

17. Archiva todas las tarjetas en una misma parte y las devuelve al

auxiliar de producción a fin de mes

18. Resalta en la carpeta control de tarjetas la

numeración de tarjetas que fue

de vuelta

19. Revisa en el sistema cuáles de los traslados que

están en las tarjetas salieron

de la fábrica en el mes

20. Escribe en la parte

inferior de la tarjeta la

fecha de salida y el número de remisión

21. Revisa con el sistema tomando

como referencia las remisiones que sí se les haya dado salida

22. Entrega todas las tarjetas del mes al

administrador

23. Crea la cuenta de cobro para cada

traslado tomando como referencia la

tarjeta, las imprime y las entrega al auxiliar

de producción

44

Flujograma 7.

ALMACEN Y LOGISTICA

AUXILIAR DE DESPACHOS Y SERVICIOS

AUXILIAR DE PRODUCCION Y AUDITORIA

GERENTE, ADMINISTRADORA Y SECRETARIA

24. Verifica que en la cuenta de cobro esté la

misma información de

la tarjeta

25. Devuelve las cuentas de cobro al administrador para

hacer las respectivas correcciones 26. Corrige las

cuentas de cobro, las imprime

nuevamente y las entrega a los

auditores27. Verifica que en la cuenta de cobro

esté la misma información del

registro de servicios

28. Devuelve las cuentas de cobro al administrador para

que haga las respectivas

correcciones29. Corrige las cuentas de cobro, las imprime

nuevamente y entrega una copia al

auxiliar de producción y envía 2 copias con el

mensajero al departamento de

logística en la comercializadora

30. Digita en excel el costo de la

reparación de cada traslado que está

en la cuenta de cobro y crea

informe estadístico de los traslados

31. Imprime y Entrega el informe al gerente y archiva cuentas de cobro en la carpeta de 2009 donde están todas

las de éste año

32. Revisa el informe y devuelve al auxiliar

de producción33. Archiva informe en

la carpeta del 2009

34. Entrega las cuentas de cobro del

respectivo mes al departamento de

logística en la comercializadora

35. Firman una copia y la envían de nuevo con el mensajero a la fábrica

muebles bovel

37. Introduce la información de la

cuenta de cobro en la contabilidad y la

archiva

36. Entrega una copia de cuenta de cobro a la secretaria de la fábrica

muebles bovel



45

9. CONCLUSIONES

• Debido a la rigurosa descripción de los procesos de facturación, garantía y devoluciones, que se presentan en este trabajo; la cual brinda precisión y claridad del proceso de ventas, se pueden identificar los extensos pasos que se practican diariamente para cada uno de ellos.

• Con ayuda del flujograma se puede identificar que en el proceso de facturación se recorre un camino muy largo desde que llega el memorando con el cual los almacenes hacen sus pedidos hasta la secretaria genera la factura. Ya que existen procesos que se hacen doblemente, por ejemplo el despachador en el paso número 10. Genera la remisión con el objetivo de entregársela al conductor y en el paso número 14. La remisión debe ser revisada por el jefe de producción, quien le agrega más información, entonces la remisión debe ser hecha con ayuda de varias personas y no sólo una.

• En el mismo proceso de facturación nombrado en el párrafo anterior existe otro caso de duplicidad, ya que la actividad número 22. La auxiliar de producción debe llevar un control cuando le entrega la orden de producción que fue cerrada al jefe de producción y en el paso número 24. La recibe de nuevo sólo para llevar un control y entregársela a la administradora y en el paso 29. La recibe de nuevo para archivarla.

• El proceso de servicios técnicos es un poco más corto comparado con el de facturación, ya que la información no debe ser verificada de manera tan repetitiva. Con éste proceso se pueden reconocer las actividades necesarias para copiarlas en el sistema Xenco en el cual se puede acceder a esta información, igual de organizada pero de una manera más eficiente, por su fácil manipulación y disponibilidad oportuna de la información.

• En el proceso de traslados hay una duplicidad en la actividad número 7 y la 8 ya que se digita la misma información en dos bases de datos una para la administradora y la otra para el área de producción.

46

10. RECOMENDACIONES

• Acondicionar el área de despachos con un computador el cual sea manipulado por el supervisor de despachos con el objetivo de generar la remisión con todas sus características en tiempo real y así evitar pasos en los que debe intervenir el jefe de producción, la auxiliar de producción, y disminuir actividades en auditoría las cuales son repetitivas; para ello se debe tener punto de red donde tenga acceso a una base de datos alimentada y actualizada diariamente para así disponer de la información necesaria para la creación de la remisión como: vigencia de las órdenes de producción y precios de los productos producto terminado; Y con esto tener una mayor concentración de las actividades en cada cargo.

• Igualmente en el proceso de los servicios técnicos se debe ingresar la

información desde despacho que es el lugar donde se reciben, para eliminar algunos pasos manuales y tener la información en tiempo real, por esto es necesario que el auxiliar de producción esté en despachos ingresando la información de los servicios que llegan a la empresa diariamente, mientras que el auxiliar de despachos y servicios se encarga de recibirlos y marcarlos, para esta recomendación es necesario como en la anterior el equipamiento del computador en esta área.

• En el proceso de devoluciones es necesario que de igual manera se ingrese

la información en el momento en que llega y es necesario el auxiliar de despachos quien revisa la mercancía y dirige su llegada y la auxiliar de producción para que esté ingresando la información en el sistema al mismo tiempo. Y de allí poder tomar toda la información solicitada por las diferentes áreas de la empresa.

• Es necesario llevar un seguimiento de los manuales y actualizarlos para

que sirvan como base para la implementación del programa Xenco y códigos de barra. También debe comunicarse a las personas que están involucradas en los procesos nombrados

47

11. BIBLIOGRAFIA

• Burch, J:G. y Grudnitski, G. Diseño de sistemas de información. México: Limusa, 1998.

• RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. 3a. Ed. México: Efcasa/Thomson., 2002.

• Burch, J:G. y Grudnitski, G. Diseño de sistemas de información. México: Limusa, 1998.

•

TURBAN,Efrain; McCLEAN, Ephraim; WETHERBE, James. Tecnologíasde información para la administración. México: CESSA. 2001,

48

ANEXO 1.

49

ANEXO 2.

50

ANEXO 3.

51

ANEXO 4.

52

ANEXO 5.

53

ANEXO 6.

54

ANEXO 7.

55

ANEXO 8.

56

ANEXO 9.

57

ANEXO 10.

58

ANEXO 11.

59

ANEXO 12.

60

ANEXO 13.

61

ANEXO 14.

62

ANEXO 15.

63

ANEXO 16.

64

ANEXO 17.

REVISION Y AJUSTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL …

Documents

Transcript of REVISION Y AJUSTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL …