Diplomado en ALTA GERENCIA

Mauricio Arias Toro

Instructor

SESION No. 1

Octubre 17 de 2012

Definiciones

•Definición de Gerencia de Proyectos

•¿Por qué usar la Gerencia de Proyectos?

•Historia de la Gerencia de Proyectos

•El PMI

Metodología de la Gerencia de Proyectos

•Procesos

•Principios

•Áreas de conocimiento

Estructura Analítica del Proyecto

•Definición y objetivos

•Criterios para elaborar la EAP

•Niveles de la EAP

•Características del Lote de Trabajo

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Redes y Cronogramas de Actividades

•Historia y definiciones

•Red de Actividades

•Ruta Crítica

•Malla de Hitos y Puntos de Control

•Productos y Pasos

•Precedencias parciales

Riesgos de la Gerencia de Proyectos

•Análisis y gestión de riesgos

•Medidas para administrar los riesgos

•Errores Comunes en la Gerencia de Proyectos.

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Tabla de Análisis Organizacional

•Definición y propósito

•Ejemplo

•Interacción EAP / TAO

Presentaciones del Instructor.

Ejercicios entre los participantes.

Presentaciones por los participantes.

Lecturas de artículos recomendados.

Examen Final.

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√ CELULARES …

√ Cumplimiento de horarios Descanso de 15 minutos.

√ Participación en ejercicios

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Por ejemplo:

Con respecto al tema.

Sobre la metodología.

Asociadas a la bibliografía. Relacionadas con el instructor.

Concentradas en la evaluación.

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• Bibliografía sobre Gerencia de Proyectos:

o Biblioteca Virtual ISSUU

• Páginas WEB:

• www.pmi.org

• http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200#libros

• http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569

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Definición: la Gerencia de Proyectos es una DISCIPLINA para asegurar el éxito en manejar la calidad, los costos y la oportunidad de las iniciativas únicas y permitir la adecuada utilización de las personas y los recursos involucrados.

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• Definición del PMI: “La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.”

• “Dirigir un proyecto por lo general implica:

o identificar requisitos,

o abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los

interesados según se planifica y efectúa el proyecto,

o equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se

relacionan, entre otros aspectos, con:

• el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y

los riesgos.”

Fuente: PMI PBOK 4ª edición.

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¿Cuáles son las características diferenciadoras de los proyectos?

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TEMPORALIDAD: los proyectos siempre tienen una fecha límite y por

tanto, persiguen un objetivo transitorio.

CARÁCTER ÚNICO, NO REPETITIVO: las actividades y los objetivos de un

proyecto son esencialmente únicos y no repetitivos. Actividades o tareas

rutinarias que se realizan con carácter sistémico (semanal, mensual,

etc.) no son proyectos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDIBLES: los objetivos se establecen de

manera delimitada. El éxito o fracaso de un proyecto se mide en función

del grado de cumplimiento de los objetivos.

RESTRICCIONES ESTRICTAS DE DESEMPEÑO, TIEMPO Y RECURSOS: los

proyectos tienen requisitos de desempeño que cumplir, fechas de inicio y

finalización (calendario) y están sujetos a limitaciones de recursos y

costos (presupuesto).

¿Cuáles son las características diferenciadoras de los proyectos?

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CARÁCTER MULTIDISCIPLINARIO: los proyectos

implican por lo general a personas y recursos

de distintas áreas funcionales (y muchas veces

de distintas empresas).

¿Qué es un Proyecto?

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO único o SERVICIO en particular.

Comparación entre Trabajos OPERATIVOS y Trabajos en PROYECTOS.

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Trabajos OPERATIVOS Trabajo en PROYECTOS

PERSIGUEN OBJETIVOS:

Realizados por personas,

recursos limitados, actividades

planificadas y controladas

ACTIVIDADES OPERATIVAS:

Continuas y repetitivas

ACTIVIDADES PROGRAMADAS:

Temporales y únicas, a cualquier nivel

organizacional, desarrollan planes

estratégicos de la organización.

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1. Entregar Información Gerencial precisa.

2. Mantener la utilización de Recursos en tiempo real.

3. Administración saludable del portafolio de proyectos.

4. Ventaja competitiva dentro del mercado.

5. Reducir los costos operacionales.

6. Introducir mejores prácticas y metodologías probadas.

7. Facilitar la Transición Organizacional.

8. Incrementar la Satisfacción de Clientes.

9. Manejar modelos y proyectos con riesgos altos.

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Los proyectos se inician sea para tomar ventaja de una OPORTUNIDAD o para resolver un PROBLEMA.

Por ejemplo:

Colocar o posicionar un producto en el mercado. Responder al requerimiento de un CLIENTE por un nuevo servicio o

producto. Trasladar las sedes administrativas u operativas/productivas de una

empresa. Mejorar la atención de quejas y reclamos. Responder adecuadamente y dentro de los tiempos a requerimientos

legales. Implantar un cambio organizacional. Montar un nuevo sistema de información. Etc. Etc.

Algunas personas argumentan que la administración de proyectos comenzó con las pirámides de Egipto, otros que fue con la construcción de la Gran Muralla China.

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La mayoría de las personas consideran que la administración moderna de proyectos se inició con el “Proyecto Manhattan”.

En la segunda mitad del siglo XIX, el mundo empresarial comenzaba a ser más complejo.

Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construcción comenzó en 1870.

De repente, los líderes empresariales debieron enfrentarse a organizar el trabajo manual de miles de trabajadores, además del procesamiento y montaje de las materias primas en cantidades sin precedentes.

Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (1856–1915) comenzó a realizar estudios detallados del trabajo. Aplicó el razonamiento científico y demostró que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales.

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Taylor presentó el concepto de trabajar con más eficiencia en lugar de más esfuerzo y tiempo. La inscripción en la tumba de Taylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de la administración: "El padre de la administración científica".

El socio de Taylor, Henry Gantt (1861–1919), estudió detalladamente el orden de las operaciones en el trabajo. Estudió la construcción de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra Mundial.

Sus diagramas de Gantt muestran las tareas de proyecto en su lado izquierdo y barras gráficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el lado derecho.

Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analítica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron prácticamente sin cambios durante casi cien años

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Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares y gubernamentales, además del suministro reducido de mano de obra en época de guerra exigieron nuevas estructuras organizativas.

Se presentaron diagramas de red que muestran las dependencias entre las tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros o nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante líneas que conectan los cuadros. Aparecieron los Diagramas PERT, y el método de ruta crítica: serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica.

Permitió a los administradores tener más control sobre proyectos muy complejos con su enorme variedad de tareas e interacciones numerosas.

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El PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE - PMI es una asociación de profesionales que practican la gerencia de proyectos como profesión, y se dedica a:

• Producir estándares y otras publicaciones relacionadas exclusivamente con la Gerencia de Proyectos.

• Proveer educación en Gerencia de Proyectos.

• Ofrecer oportunidades de Certificación.

• Facilitar oportunidades de intercambio profesional

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Algunos datos sobre el PMI

• El PMI fue fundado en Estados Unidos en 1969.

• Tiene actualmente más de 600,000 miembros en 185 países.

• Hay más de 260 capítulos organizados en más de 100 países del mundo.

• Colombia tiene su capítulo con sede en Bogotá. http://pmicolombia.org

• Hay más de 840 profesionales certificados PMP en Colombia.

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¿Qué es el PMBOK®

• Es la norma de Gerencia de Proyectos promulgada por el PMI. Ha sido aceptada dentro del conjunto de normas de la American National Standard con la designación ANSI/PMI 99-001-2004.

• Esta norma ha sido adoptada internacionalmente para definir los procesos de gerencia necesarios para realizar proyectos de todo tipo.

• Se titula en Inglés “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” y va en su 4ª edición de 2008.

• En Español se titula “Fundamentos para la Dirección de Proyectos – Guía del PMBOK”.

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¿Cuáles son las certificaciones que ofrece el PMI?

• Project Management Profesional - PMP®

• Profesional en Gerencia de Proyectos

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• Certified Associate in Project Management - CAPM®

• Asociado Certificado en Gerencia de Proyectos

• Program Management Profesional - PgMP®

• Profesional en Gerencia de Programas.

• Otras.

Procesos

Ciclo

Principios

Áreas de conocimiento

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Procesos de

Iniciación

Procesos de

Planeación

Procesos de

Control

Procesos de

Ejecución

Procesos de

Cierre

• Mantener el proyecto dentro del alcance, el presupuesto y el tiempo previsto originalmente.

• Reportar oportunamente los cambios.

• Informar el avance al cliente.

• Analizar y gestionar los riesgos.

• Realizar permanentemente el seguimiento y el control.

• y siempre trabajar en equipo con y por sus colaboradores.

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Los seis (6) estados de las personas en un proyecto son:

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Procesos de

Iniciación

Procesos de

Planeación

Procesos de

Ejecución

Procesos de

Terminación

Procesos de Control

Nivel

de

Actividad

Fase de

Inicio

TIEMPO DEL

PROYECTO

Fase de

Terminación

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Se compone de procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.

Durante el proceso de iniciación se refina la descripción del alcance inicial y los recursos que la organización está dispuesta a invertir.

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ENTREGABLE

Acta de constitución del proyecto

Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que

autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos

para aplicar los recursos a las actividades del proyecto

•Contrato

•Enunciado del trabajo del

proyecto

•Factores ambientales de

la empresa

•Activos de los procesos de

la organización

Desarrollar el Acta

de Constitución

del Proyecto

Acta de

Constitución del

Proyecto

(Project Charter)

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ENTREGABLE

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto

Descripción narrativa del alcance del proyecto y una descripción del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento común entre los interesados

•Acta de Constitución del

Proyecto

•Enunciado del trabajo del

proyecto

•Factores ambientales de

la empresa

•Activos de los procesos de

la organización

Desarrollar el

Enunciado

preliminar del

alcance del

proyecto

Enunciado

preliminar del

alcance del

proyecto (PPSS)

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Procesos y áreas de conocimiento

Procesos Área de

conocimiento

4.1. Desarrollar el Acta de

Constitución del Proyecto (Project

Charter)

INTEGRACIÓN

4.2. Desarrollar el Enunciado del

Alcance Preliminar del Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)

INTEGRACIÓN

1) Se organizan en equipos de tres (3) personas.

2) Seleccionar dos (2) proyectos que sus organizaciones estén adelantando actualmente.

3) Analizar en qué fase de desarrollo se encuentra (iniciación, planeación, ejecución, control o cierre).

4) Examinar en qué estado se encuentran las personas involucradas en el proyecto (entusiasmo, desilusión, pánico, búsqueda del culpable, premio al no-participante)

5) Presentar su resultado al Instructor explicando:

a. Objetivo de cada uno de los Proyectos

b. Fase actual de cada Proyecto

c. Estado de las personas participantes en cada Proyecto

6) Tienen veinte (20) minutos para el ejercicio en clase.

7) Entregar por e-mail el viernes 19 a las 12 M.

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Ayudar a recoger información de varias fuentes de diverso

grado de completitud y confianza.

Desarrollar el plan de gestión del proyecto.

Identificar, definir y madurar el alcance del proyecto, el costo

del proyecto y planificar las actividades del proyecto.

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ENTREGABLE

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Es un documento formalmente aprobado

Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un

proyecto antes que sea realizado

•Enunciado del alcance del

proyecto preliminar

•Procesos de dirección de

proyectos

•Factores ambientales de

la empresa

•Los procesos de la

organización

Desarrollar el Plan

de Gestión del

Proyecto

Plan de Gestión

del Proyecto

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Procesos y áreas de conocimiento

Procesos Área de

conocimiento

5.1. Planificación del alcance ALCANCE

5.2. Definición del alcance ALCANCE

5.3. Crear EAP (WBS) ALCANCE

6.1. Definición de actividades TIEMPO

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO

6.3. Estimación de los recursos de las actividades TIEMPO

6.4. Estimación de la duración de las actividades TIEMPO

6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO

7.1. Estimación de costos COSTO

7.2 Presupuesto del proyecto COSTO

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Procesos y áreas de conocimiento

Procesos Área de

conocimiento

8.1. Planificación de la calidad CALIDAD

9.1. Planificación de los recursos humanos RRHH

10.1. Planificación de las comunicaciones COMUNICACIONES

11.1. Planificación de la gestión de riesgos RIESGOS

11.2. Identificación de riesgos RIESGOS

11.3. Análisis cualitativo de riesgos RIESGOS

11.4. Análisis cuantitativo de riesgos RIESGOS

11.5. Planificación de la respuesta a riesgos RIESGOS

12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES

12.2. Planificar la contratación ADQUISICIONES

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Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido

en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del

proyecto.

Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las

actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.

Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e

implementa los cambios aprobados.

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ENTREGABLE

Dirigir y gestionar la ejecución del Proyecto

Es la coordinación de personas y recursos, la integración y realización de

actividades, conforme al Plan de gestión del proyecto (PGP)

Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Acciones correctivas aprobadas

•Acciones preventivas aprobadas

•Solicitudes de cambio aprobadas

•Reparación de defectos aprobada

•Reparación de defectos validada

•Procedimiento de cierre

administrativo

Dirigir y gestionar

la ejecución del

Proyecto

•Productos entregables

•Cambios solicitados

•Solicitudes de cambio implementadas

•Acciones correctivas implementadas

•Acciones preventivas implementadas

•Reparación de defectos implementada

•Información sobre el desempeño del

trabajo

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Procesos y áreas de conocimiento

Procesos Área de

conocimiento

8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD

9.2. Contratar el equipo del proyecto RRHH

9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH

10.2. Distribuir la información del proyecto COMUNICACIONES

12.3. Solicitar respuestas de proveedores ADQUISICIONES

12.4. Selección de proveedores ADQUISICIONES